Elaboración de un plan de mejoramiento del Perfil de Visitador Médico

En la presente investigación presentamos un perfil competitivo para el Visitador Médico del Química Ariston, el cual, de acuerdo con este análisis, responde a las exigencias del Mercado Farmacéutico de Panamá. Este trabajo es motivado por una firme convicción de que el talento humano representa el pilar más importante de toda empresa. El perfil que se presenta es el resultado de contrastar fuentes primarias y secundarias; se trata de una investigación innovadora, teniendo en cuenta que actualmente la distribución farmacéutica panameña no cuenta con ningún estudio formal relacionado con el tema.

El trabajo inicia con un marco teórico en donde se recogen conceptos relacionados con competencias, gestión por competencias y perfil por competencias, para ésto se tuvo en cuenta autores de la Escuela de David McClelland, profesor de la Universidad de Harvard y maestro reconocido en la investigación de este tema. Igualmente, con el propósito de obtener información relacionada con el perfil del Visitador Médico se recurrió a entidades de farmacias y drogas, las cuales desafortunadamente no cuentan con información específica, por lo cual se consultaron textos de reconocidos capacitadores de la industria farmacéutica a nivel mundial, entre los cuales se encuentran Perry Cebedo y Salvador Thompson. Posteriormente, a través de colaboradores de la Industria Farmacéutica Química Ariston, en especial Gerentes de Recursos Humanos y Gerentes de Entrenamiento, se obtuvo información relacionada con perfiles que se quieren desarrollar por algunos para la empresa, al igual que un texto elaborado por Data Research, Compañía que ofrece cursos de capacitación para profesionales panameños que deseen vincularse al sector como Visitadores Médicos. Esta información permitió aterrizar la información al contexto nacional.

Finalmente se consultaron datos disponibles en la Web, en donde se encontraron artículos tanto nacionales como internacionales, de mucha actualidad, que ayudaron a complementar la información requerida.

En cuanto a fuentes primarias, se manejó la herramienta de encuesta, desarrollando este ejercicio con Visitadores Médicos que representan un modelo de preguntas dirigido a la industria farmacéutica, teniendo en cuenta su experiencia y características profesionales. La muestra se delimitó a la ciudad de Panamá, tomando en cuenta a seis visitadores médicos con alta experiencia

Luego de analizar la información recolectada se desarrolló un perfil de competencias para el Visitador Médico de las Distribuidoras Farmacéutica panameña, el cual se contrastó con el perfil definido Química Ariston, para así presentar una serie de estrategias en ventas para el perfil competitivo, el cual, tomando como referencia la presente Investigación, responde a los requerimientos actuales de las Distribuidoras Farmacéuticas. Como conclusión se puede afirmar que la empresa Química Ariston, en términos generales, puede mejorar el perfil de Visitador Médico alineado con el Sector farmacéutico, el cual puede ser enriquecido, teniendo en cuenta los puntos clave identificados en este análisis, así presentar una serie de estrategias de un perfil competitivo, que incluye los aspectos más relevantes de la investigación

Abstrac

In the present research we present a competitive profile for the Medical Visitor of Ariston Chemistry, which, according to this analysis, responds to the demands of the Pharmaceutical Market of Panama. This work is motivated by a firm conviction that human talent represents the most important pillar of any company. The profile presented is the result of contrasting primary and secondary sources; this is an innovative research, taking into account that currently the Panamanian pharmaceutical distribution does not have any formal study related to the subject.

The work begins with a theoretical framework in which concepts related to competencies, competency management and competency profile are collected. This was done by authors of the School of David McClelland, a professor at Harvard University and a recognized teacher in research of this topic. Likewise, in order to obtain information related to the profile of the Medical Visitor, drug and drug agencies were used, which unfortunately do not have specific information, so we consulted texts of recognized trainers of the pharmaceutical industry worldwide, among which are Perry Cebedo and Salvador Thompson.

Later, through collaborators of the Ariston Chemical Pharmaceutical Industry, in particular Human Resources Managers and Training Managers, information was obtained regarding profiles that some companies want to develop, as well as a text developed by Data Research, Company that offers training courses for Panamanian professionals wishing to be linked to the sector as Medical Visitors. This information allowed the information to land in the national context.

Finally, we consulted data available on the Web, where articles were found both nationally and internationally, which were very topical, helping to complement the information required.

As for primary sources, the survey tool was handled, developing this exercise with Medical Visitors who represent a model of questions addressed to the pharmaceutical industry, taking into account their experience and professional characteristics. The sample was delimited to the city of Panama, taking into account six medical visitors with high experience

After analyzing the information collected, a profile of competencies was developed for the Medical Visitor of the Panamanian Pharmaceutical Distributors, which was contrasted with the defined profile of Ariston Chemistry, in order to present a series of sales strategies for the competitive profile, taking as reference the present Research, responds to the current requirements of the Pharmaceutical Distributors.

As a conclusion, it can be stated that the company Chemistry Ariston, in general terms, can improve the profile of Doctor Visitor aligned with the Pharmaceutical Sector, which can be enriched, taking into account the key points identified in this analysis, thus presenting a series of strategies of a competitive profile, which includes the most relevant aspects of the research

Introducción

Una de las preguntas más frecuentes de la Alta Gerencia, en la mayoría de las organizaciones, se relaciona con cómo mejorar su competitividad en un mercado que se caracteriza por ser riesgoso, cambiante y altamente exigente.

El capital humano representa un pilar esencial en el desarrollo de toda compañía y frente al contexto actual significa una verdadera ventaja diferencial competitiva.

Entonces, ¿Cómo contar con un Recurso Humano altamente competitivo? Diseñando un adecuado perfil por competencias, alineado con el Plan Estratégico Organizacional, que garantice la selección y desarrollo de un personal idóneo. Un perfil, que tal como lo menciona, garantice un desempeño superior por parte de los colaboradores y que sea conciso, fiable, flexible y adaptable a los cambios que ocurran tanto dentro de la organización como en el entorno.

El perfil de un Visitador Médico para incrementar competencias debe ser revisado periódicamente, con el propósito de responder proactivamente a los requerimientos del sector hospitalario y farmacéutico. Para un contexto actual se requiere un talento humano igualmente actualizado, por lo cual es tarea de la Alta Gerencia velar porque el perfil de su capital humano esté alineado con las exigencias del mercado.

El presente trabajo tiene como objetivo presentar un perfil sugerido para el Visitador Médico de la empresa Química Ariston, que le permita a la organización incrementar su competitividad en el sector farmacéutico de la ciudad de Panamá, teniendo en cuenta las condiciones actuales de la industria.

Capítulo I:

Fundamentación

• Antecedentes del problema

• Análisis de la situación

En esta fase se detallan una serie de análisis de los procesos farmacéutico como: Entorno, mercado, distribución, márgenes, registros sanitarios y sus requisitos, productos a registrar, importaciones, marketing farmacéutico con visita médica, que requiere una empresa dedicada a la producción y venta de productos fármaco en Panamá.

Es aquí donde se marca la tendencia de la visita médica frente a esto. El visitador debe tener un perfil de persona necesaria tanto el médico como el farmacéutico, por consecuencia, actuar y gestionar clientes.

• Análisis del entorno farmacéutico en Panamá

Panamá es, creemos, un mercado enormemente atractivo para el sector que nos encontramos tratando en este estudio, a pesar de que, y como se pudo observar a lo largo de la nota, el mercado cuenta con un importante obstáculo, que es el del registro sanitario exigido por ley. Es una barrera importante, pero esa misma barrera a la vez provoca escasez de proveedores y por tanto escasez de competencia con lo que, y aunque y éste es un mercado pequeño, de apenas 2,800.000 habitantes, las condiciones del mismo lo hacen atractivo para plantearse la posibilidad de exportar aquí.

El 16 de febrero de 1961 el Gobierno Nacional emite el Decreto 93 que reglamenta el registro y control de especialidades farmacéuticas y productos similares y en dicha norma se establece claramente que corresponde a la Universidad de Panamá la responsabilidad de desarrollar los análisis, para comprobar la calidad de éstos productos y remitir directamente a la Dirección de Farmacia y Drogas del ministerio de Salud dichos resultados para la posterior emisión del registro sanitario.

El 17 de octubre de 1961, como respuesta a la normativa antes citada y como parte de las estrategias de la Organización Panamericana de la Salud para apoyar a los países miembros en la necesidad de controlar la calidad de los medicamentos que se les ofrecía a la población panameña en este sentido. La Universidad de Panamá crea el Laboratorio Especializado de Análisis, mejor conocido por sus siglas de L.E.A. el cual comenzó a funcionar dentro del edificio de la Facultad de Ciencias Naturales y Farmacia.

Después de la creación del Laboratorio Especializado de Análisis, se designa al Dr. Justo Caballero como su primer director desde 1961 hasta 1963, fecha en que se encarga de la dirección el Dr. Jerónimo O. Averza C.

El instituto Especializado de Análisis inició su camino hacia la excelencia, elaborando el Manual de Buenas Prácticas de Laboratorio en el año 2000, bajo la dirección de la Profesora Vilma A. Turner, quien instaló el Comité de Calidad el 13 de noviembre de ese mismo año. Esta acción tuvo un avance modesto, pues un sistema de gestión de calidad sólo prospera en la medida en que la alta gerencia esté plenamente identificada con el mismo.

Posteriormente, en el año 2007, el Rector Magnífico, Dr. Gustavo García de Paredes señaló la necesidad de certificar algunas unidades de la Universidad de Panamá y el instituto figuró dentro del grupo escogido. Se dio inicio, entonces, al trabajo de divulgar la norma vigente, que en ese momento era la ISO 9001:2000, capacitar al personal en lo referente a la elaboración de la documentación, implementar, someter la documentación al organismo certificador, formar el grupo de Auditores Internos, auditar el sistema de gestión de calidad, esperar la Auditoría de Diagnóstico y la de Certificación.

• Marketing farmacéutico y visita médica

Con el venir de los años, aparece el término que engloba todos los conceptos y es el representante para el trabajo de la visita médica. Este representa a la empresa en sus actividades que realiza en el ámbito laboral, pero también fuera de él. El representante médico debe cumplir a cabalidad lo que la empresa espera de él sin embargo, fuera del trabajo también es una persona intachable, debe conducir con corrección sus actividades. Este perfil cambio la industria farmacéutica, el 70% son egresados del área de la salud, para hablar el mismo idioma de los médicos.

Dada la versatilidad del mercado, el Visitador Médico también tiene otras funciones: representar el producto o fármaco, representar en las farmacias, apoyar al vendedor y promotor, realizar ventas directas; asistir, en lo posible, a congresos que representen sus productos, cubrir zonas dispuesto y disponible siempre, atento a los médicos; renovando constantemente su target (listado médico) que cumplan con las exigencias del laboratorio.

• Mercado farmacéutico (oferta, demanda, comercio exterior)

La primera y principal idea que hay que tener en cuenta cuando se entra a analizar este sector, es la de las enormes dificultades que entraña la comercialización del producto. El registro sanitario de un producto demora hasta 6 meses y los gastos, consecuencia del mismo, se hacen tan elevados que, paradójicamente en un país en donde el 95% de los medicamentos son importados y el 80% del gasto total proviene de la Caja del Seguro Social, la entrada al mercado se hace sólo accesible para los grandes laboratorios. La competencia se vuelve casi inexistente y como consecuencia de ello los precios terminan elevándose.

• Distribución farmacéutica

La figura del distribuidor en un mercado tan complejo como el panameño se antoja absolutamente indispensable.

Él es el que va a marcar las pautas de actuación en todo momento, con lo que nuestra confianza en él debe de ser máxima.

Estas pautas irán orientadas, normalmente, a tratar de que el largo proceso de entrada en el mercado sea lo menos gravoso para el posible fabricante. Se tratará en la gran mayoría de los casos de registrar un pequeño número de productos que permitan arrancar en la actividad y generar el movimiento comercial suficiente para acometer los gastos de registro de nuevos productos.

El distribuidor también se encargará de la contratación, por cuenta del fabricante, de los visitadores médicos, indispensables hoy en día para que el producto introducido tenga éxito.

Estamos hablando de personal muy calificado (licenciados en medicina, farmacia, odontología y otros.) que requieren de licencia oficial para actuar como tales.

El número de distribuidores en el mercado panameño es escaso.

La sistemática de registro y de la distribución es tan complicada, que el propio funcionamiento del mercado excluye a los que no están preparados para actuar en él.

• Márgenes farmacéuticos

La práctica habitual es la siguiente. El distribuidor suele cargarle al producto un 30% de margen, excluidos los gastos. Junto a él nos encontramos con el beneficio del retailer, que rondará el 30/35% dependiendo siempre del volumen de pedidos y ventas que la promoción y visita médica generen.

• Registro Sanitario, Farmacias y Drogas

Como ya mencionado anteriormente, aparece regulado en la Ley 10 de enero de 2001. En ella se establece la obligatoriedad del registro para medicamentos y productos farmacéuticos, así como los requisitos para la obtención del mismo y que a continuación les enumeramos:

Medicamentos y productos farmacéuticos

1. Solicitud mediante abogado.

2. Certificado de libre venta emitido por la autoridad de salud del país de procedencia o tipo organización mundial de la salud.

3. Certificado de buenas prácticas de fabricación del laboratorio, expedido por la autoridad sanitaria del país de origen.

4. Estudios clínicos (para productos innovadores, nuevas indicaciones y aquellos que reglamente la autoridad de salud).

5. Fórmula cuantitativa.

6. Especificaciones del producto terminado.

7. Método de análisis.

8. Certificado de análisis.

9. Etiquetas y envases.

10. Monografía del producto por registrar.

11. Muestras.

12. Estudios de estabilidad para los productos que lo soliciten por primera vez.

13. Patrones analíticos, cuando se requieran.

14. Refrendo de un farmacéutico idóneo, que puede ser el Regente.

15. Refrendo del Colegio Nacional de Farmacéuticos.

Tabla 1 – Tasas y conceptos en servicio a la Dirección Nacional de Farmacias y Drogas Nacional

(Dirección de Farmacias y Drogas de Panamá)

Presentación de recibos de pago (Ministerio de Economía y Finanzas, pruebas de análisis de laboratorio autorizado, tasa por servicio que corresponda a la Dirección Nacional de Farmacia y Drogas.

El proceso de registro como ya hemos dicho anteriormente es un proceso largo, tedioso y complejo. Requiere de paciencia y de enorme colaboración entre las partes implicadas en el mismo (fabricante y distribuidor). La mayor diligencia en la entrega de los documentos necesarios puede llevar por ejemplo a una reducción del tiempo normal de registro (como hemos dicho 6 meses).

Decir en este punto y en relación con la presentación de documentos, que mucha de la información/documentación que se pide es información/documentación extremadamente sensible. Sin esta documentación ningún visitador médico podrá realizar visitas, muestreo, al personal facultado de salud.

• Producto para registrar e importaciones

Este análisis se realiza en el laboratorio de la Universidad de Panamá que es el único habilitado para esa función con lo que puede decirse que es el causante principal de la demora, al tener no sólo que analizar medicamentos, sino también alimentos, cosméticos y otros. En este punto es necesario hablar también de otro registro, el del Registro Nacional de Oferentes en el que hay que estar inscrito para participar en las compras que realiza el Estado.

Es un registro de producto y exige además del registro sanitario ya mencionado, información técnica del producto, así como certificaciones de prueba (esas pruebas se realizan en humanos con lo que todo, en nuestra opinión parece un sin sentido.) para el fabricante que en muchos casos muestra enormes reparos para aportarla.

Como se ha mencionado anteriormente, el 95% de los medicamentos que se comercializan en Panamá, son importados. España ocupa un lugar predominante en este capítulo y así es el 4º producto que más se exporta desde nuestro país y eso se demuestra al observar las estadísticas de importación de muchas de las partidas, en las que nuestro país aparece en primer lugar.

• Reseña de la empresa de análisis Química Ariston (EQA)

El presente trabajo analiza a EQA, que en la actualidad cuenta con una estructura de operación con más de 60 productos farmacéuticos, su planta de producción está ubicada en Quito y tiene cuatro filiales en las principales ciudades Ecuador, Quito, Malta y Cuenca del país y una sede en la ciudad de Panamá, en el área de Punta Pacífica. La empresa cuenta con un total de 250 empleados a nivel global.

• Departamentos EQA

Producción

Se producen los diferentes medicamentos bajo normas estrictas de calidad. Este departamento se divide en cuatro áreas:

• Área de sólidos. Comprimidos, grageas, cápsulas y suspensiones para reconstituir.

• Área de líquidos. Se producen jarabes y suspensiones.

• Área de semisólidos. Se elaboran geles y cremas.

• Área de antibióticos. Principalmente comprimidos, se producen en una zona totalmente independiente.

Las materias primas para todos los productos son importadas de Alemania, EE. UU., China, India, entre otros.

Control de calidad

Verifica el cumplimiento de especificaciones. Para alcanzar la más alta calidad durante todas las etapas de producción nuestros profesionales trabajan con equipos de laboratorio de alta tecnología, como: dos HPLC (cromatografía líquida de alto rendimiento), equipos de disolución, instrumentos para determinar la dureza, friabilidad y el grado de desintegración de comprimidos

Investigación y desarrollo

Crea, desarrolla, busca, optimiza productos de altos estándares. El desarrollo y diseño de cada producto es cuidadosamente planificado y supervisado a lo largo de diferentes etapas en cada proceso se revisa, verifica y valida el uso y estado de los equipos técnicos.

Recursos Humanos

Selecciona el mejor personal de acuerdo con perfiles establecidos para cada área. Genera, como un proceso en cadena, los siguientes beneficios y ventajas: mejora y aprovecha las capacidades y habilidades de los trabajadores, aumenta el rendimiento, la calidad y la producción, tanto del trabajador como de la empresa; la buena relación interpersonal entre los trabajadores crea motivación y buen clima, la buena relación interpersonal entre los trabajadores y RRHH hace que todos se sientan escuchados y valorados?, la renovación de los puestos de trabajo o la creación de nuevos puestos son implementados de forma armoniosa para todos, los puestos de trabajos son ocupados por personas competentes para ese puesto y compatible con el equipo de trabajo.

Contabilidad y Finanzas

Realiza los ingresos al sistema de las distintas cuentas, pagos de impuestos, presentación de balances financieros.

Ventas y marketing

Crea promociones y comunica a los clientes los beneficios de los productos. Nuestro personal tiene la formación, experiencia y habilidades requeridas en la industria farmacéutica. Reciben continuamente el entrenamiento necesario para trabajar bajo el lema: "Mejora continua".

Tecnología de la información

Verifica el correcto funcionamiento de los equipos tecnológicos de EQA, brindando soporte a los usuarios en el buen uso de mismos.

La empresa de análisis fue establecida en el año de 1972. Es una compañía 100% privada, fabrican y comercializan productos farmacéuticos en todo el Ecuador, lo que han logrado con éxito durante todos estos años.

Como resultado de ello han logrado la confianza de millones de pacientes y médicos, alcanzando los primeros lugares dentro de las empresas farmacéuticas internacionales como Panamá y nacionales en el Ecuador.

Sus clientes tienen la opción de elegir entre una amplia gama de productos que los distingue de sus competencias.

El desarrollo de esta investigación se enfoca en la fase de las visitas médicas, en su ideal de contribuir a la salud de sus clientes actuales y futuros a nivel nacional e internacional.

Es un conjunto ordenado de actividades donde el personal llamado visitador médico realiza para informar, persuadir o recordar al profesional de salud facultado para prescribir acerca de las características, ventajas y beneficios de los productos farmacéuticos que promociona, asumiendo la responsabilidad de proporcionar información técnica y científica para la valoración de sus productos.

• Misión, visión y valores de la empresa

Misión

"Preservar la salud humana, mediante el desarrollo, producción y comercialización de productos farmacéuticos con altos estándares de calidad para alcanzar la máxima satisfacción de nuestros clientes externos e internos; en un ambiente de trabajo seguro y promoviendo el cuidado de la naturaleza."

Visión

Ser líder en el mercado farmacéutico a nivel nacional con proyección a multinacional por medio de innovaciones tecnológicas siendo responsables por nuestras propias acciones y apoyándonos positivamente. A través de una comunicación abierta y una actitud leal y profesional, generamos trabajo en equipo que produce resultados exitosos.

Valores de la empresa

Profesionalismo

Pertenencia: sentimos que formamos parte y nos identificamos con los objetivos de la empresa.

Productividad: aprovechamos adecuadamente los recursos de la empresa y superamos las metas establecidas, produciendo mayor rentabilidad.

Proactividad: tenemos la actitud para tomar la iniciativa y asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan de modo activo.

La comunicación, integridad y trabajo en equipo: somos responsables por nuestras propias acciones y nos apoyamos positivamente a través de una comunicación abierta, una actitud leal y profesional, generando trabajo en equipo que produce resultados exitosos.

• Organigrama de la empresa EQA

Química Ariston cuenta con un organigrama que permite una adecuada dirección tanto del área administrativa, financiera, comercial con personal capacitado.

En cada una de las funciones que se cumplen dentro de la empresa todas son de suma importancia, es por ellos que quienes obtienen estos puestos deben conocer a profundidad sus deberes y funciones a realizar.

(Química Ariston, 2005)

• Mapa de los procesos de la compañía

Ilustración 1 – Organigrama de la empresa

Química Ariston cuenta con mapa de procesos, el cual permite definir las responsabilidades de cada uno de los roles claves de la organización con la finalidad de cumplir a tiempo y en forma las diferentes funciones.

(Química Ariston, 2005)

Ilustración 2 – Mapa de procesos

• Políticas de trabajo para el Visitador Médico de EQA

El visitador médico de Química Ariston tiene la responsabilidad de realizar las siguientes actividades:

En un ciclo promocional completo (20 días)

Deberá visitar:

• Médicos en ciudad de Panamá

• Deberá realizar visita institucional, clínica y hospitalaria a la especialidad de Medicina General.

• Ciclo de visitas médicas (20 días)

• Farmacias ciudad de Panamá

• Capacitación institucional u hospitalaria a los médicos, enfermeras según la parrilla promocional.

• Realizar reportes, cronogramas, fichero o directorio médico

• Ventas indirectas a través de la prescripción médica

• Otras actividades promocionales que la compañía indique: congresos, seminarios, ferias promocionales, entre otras.

• Situación actual del problema

En un mercado caracterizado por cambios constantes, como es el de la industria farmacéutica, donde competidores son cada vez más agresivos y los consumidores más exigentes, se requiere desarrollar ventajas diferenciales, competitivas, garantizando el máximo de productividad, a partir del desarrollo del potencial y las competencias de las fuerzas de ventas, es por esta razón que en el contexto actual cobra especial relevancia el papel de Visitador Médico. Quien representa un generador de riqueza para la industria farmacéutica, gracias a que su activa participación permite negociaciones efectivas, duraderas y rentables con los clientes objetivo: Médicos y dependientes de farmacia.

Representa entonces el Visitador Médico un valor intangible y parte del capital intelectual con que cuenta la industria farmacéutica, pues es claro que sin su intervención no sería posible la actualización permanente del cuerpo médico y dependientes de farmacia, con la consecuente trasmisión de beneficios para el paciente.

Ilustración 3 – Ciclo de venta de la industria

(Química Ariston, 2005)

¿Cómo lograr entonces con un recurso humano más calificado y competente de la Industria? Sin lugar a duda la respuesta se fundamenta en el desarrollo de las competencias del Visitador Médico, las cuales, como está ampliamente demostrado, garantizan en logro de los objetivos estratégicos de la organización.

Quienes han tenido algún tipo de acercamiento con la industria farmacéutica reconocen que éste es un sector en donde la capacitación y entrenamiento de la fuerza de ventas representa un pilar de su crecimiento, quiere decir que en la medida que se desarrollen efectivamente las competencias del Visitador Médico, se está más cerca del cumplimiento de los objetivos trazados por la organización, en busca del incremento de su participación en el mercado, garantizando la rentabilidad esperada.

Por lo anterior, es fundamental llevar a cabo una comparación del perfil definido para el Visitador Médico de EQA, frente al Visitador Médico de la industria, con el propósito de identificar aspectos relacionados con el desarrollo de ventajas diferenciales, cuya implementación permita a la Empresa Química Ariston, incrementar la competitividad de su fuerza de ventas. En este sentido cobra especial relevancia la actual investigación.

En EQA, la mayor de sus problemáticas es el Departamento de Ventas específicamente la División Farma, con la realización de las visitas médicas hospitalarias institucionales y farmacéuticas, actualmente, no se cumple con la cobertura establecida por la empresa.

Análisis realizados manifestaron que existía un problema para completar el número mínimo requerido de visitas médicas periódicamente. Entre las manifestaciones más comunes están: falta de tiempo debido a los tranques en la ciudad de Panamá y el exceso de obligaciones que deben cumplir los Visitadores Médicos antes y después de la visita médica.

La realización de las visitas ejecutadas por el Visitador a Médico es una actividad que éste deberá realizar 10 veces en el día y para lo cual dispone de 8 horas, nos referimos a un promedio de 48 minutos para realizar cada visita.

Los 48 minutos asignados deberá compartirlos entre el proceso de preparar la visita y realizar la misma, cabe especificar que este tiempo no se cumple casi nunca, ya que el tiempo de visita para cada médico es diferente, porque depende mucho de la disponibilidad de tiempo que éste nos brinde al momento de visitarlo.

Formulación de los tiempos en la pre-visita y visita

• Tiempo de movilización de una visita a otra. (10 minutos)

• Organización de las muestras médicas y materiales para la visita médica.

• Llevar a cabo la visita. (2 minutos)

• Revisión del close-up para realizar una visita por objetivos. (2 minutos)

• Revisión de anotaciones para tener en cuenta el médico o farmacia a visitar. (2 minuto)

• Objetivos

• Objetivo General

Elaborar un alto perfil de la visita médica para ser competitivos en el mercado hospitalario y farmacéutico.

• Objetivos específicos

• Estudiar los registros de visitas médicas que cumplan con los parámetros de efectividad organizacional.

• Diagnosticar la participación del mercado en ferias, congresos y actividades, principalmente, a costa de los competidores para asegurar la posición de los productos y obtener un mayor retorno de ello.

• Evaluar el crecimiento donde se amplíen los puntos de ventas en el país y aumentar la cartera de médicos prescriptores.

• Alcance, proyección y límite del proyecto

• Alcance

El presente proyecto analiza el mercado farmacéutico en los límites de la ciudad Panamá.

La investigación está basada, únicamente, al rubro de la prescripción de medicina general que abarca el sector hospitalario público y privado para los profesionales de la visita médica.

• Limitaciones

No cuentan con plataformas tecnológicas que permita la actualización de registros de las visitas médicas en tiempo real, problemáticas en la base de datos médicos, ya que están incompletas y desactualizadas la falta de presupuesto para hacer un análisis más profundo de la problemática.

• Justificación del proyecto

Tabla 2 – Justificación del proyecto

Este diseño de proyecto busca mejorar una de las necesidades más importantes de una empresa, dedicada a la distribución farmacéutica, el cual es satisfacer las necesidades del sector de la salud de sus clientes, mediante la producción y comercialización de sus productos con servicios de calidad y excelencia.

Su principal fuerza es el Departamento de Ventas, conformado por vendedores promotores y Visitadores Médicos, este departamento debe considerar tener un programa de capacitaciones periódicamente, adiestramiento en técnicas de ventas, para cumplir con las metas y objetivos de la empresa.

En la actualidad su principal problema es la falta de coberturas médicas lo cual produce bajo rendimiento en ventas que afectan beneficios para la empresa.

Esto perjudica al Departamento de Ventas con despidos, a fin de resolver y buscar solución a la problemática que se viene presentando.

Los factores socio ambientales como: los tranques, los recursos adecuados para la visita médica, las disposiciones de muestras, la imagen y la capacidad. Pueden convertirse en pérdidas en la división de ventas y ocasionar el ingreso de nuevas marcas en el mercado que compitan con las nuestras, aumentar el interés de la competencia por obtener mayores beneficios económicos que puedan, eventualmente, constituir el riesgo de afectar la prescripción de nuestros productos en el mercado.

Por todo lo anterior, este proyecto permite mejorar la problemática a fin de dar soluciones prácticas al Departamento de Ventas.

El interés de la presente investigación se basa en la importancia de las actividades que un Visitador Médico debe realizar en hospitales privados, hospitales públicos, clínicas, farmacias y actividades dentro del marco de la empresa.

Según manifestó el Dr. Roberto Hahn Klinge dentro de la organización el Departamento de Ventas, específicamente, demanda mayor atención e inversión; es un estudio que a pesar considerar realizarlo en la empresa aún no se ha trabajado por la falta de recursos humanos, a pesar de los conocimientos técnicos no se ha logrado posicionar la marca en todas las farmacias del país, pero sí en puntos estratégicos donde hay muy poca prescripción médica, sin embargo, existen problemas de salud que abordan una gran demanda.

El Gerente de la empresa Ing. Rubén Jiménez manifiesta la importancia que tiene evidenciar la necesidad de prestar atención a la problemática. Actualmente, existen directorios médicos incompletos que no permiten que se expongan datos, cifras, porcentajes para trabajar de acuerdo con los resultados.

Por ello a través de esta investigación se pretende dar una solución para cumplir con la visión de la empresa y calidad de sus servicios.

Además de consolidad futuros estudios con esta problemática, ayuda a extender los servicios de la empresa a todas aquellas clínicas, farmacias hospitales privados y públicos con el fin de poder cumplir con las metas y objetivos de la empresa.

El interés investigativo, ético y profesional es proponer posibles soluciones, alternativas, que se encuentren al alcance de esta investigación localizada en la empresa Química Ariston LTDA. sede en la ciudad de Panamá.

• Impacto beneficios esperados

El presente proyecto intenta por una parte que haya rentabilidad en el proceso de las visitas médicas, que se restablezca un plan de mejoras continuas para llegar a las metas establecidas de la empresa. Por otra parte, trata de detectar necesidades reales de la información en los reportes médicos, cronogramas de visitas médicas, directorios médicos o ficheros actualizados y completos en la visita médica.

Poder definir y extender el directorio de prescriptores facultados de la salud, comprometidos con los productos, que ayuden aumentar la rotación de los mismos en los diferentes puntos farmacéuticos y extender a más. Ésto consiste en clasificarlos en prescriptores rentables y no rentables donde, el Visitador Médico podrá optimizar tiempo de visita, muestras médicas y folletos científicos con información veraz de los productos.

Como impacto indirecto se trata de crear una cultura emprendedora dentro de la empresa de forma que, cada vez como sea posible, la empresa tenga nuevas carteras de clientes y más prescriptores a nivel del territorio nacional para beneficio y crecimiento de la empresa y sus colaboradores.

Al mismo tiempo, trata de reordenar al personal de ventas que no tenga el interés y la motivación de cumplir con las metas y objetivos de la empresa.

Se definirán diferentes estrategias de ventas, de producto, de promoción, de seguimiento post venta, de acuerdo con la problemática mencionada, donde se seleccionará un plan de mejoramiento más apropiado y se establecerán objetivos para cumplir con dichas mejoras que ayuden a cumplir las metas de acuerdo con el cronograma establecido.

Capítulo II:

Marco Teórico

• Bases teóricas

• Competencias y gestión por competencias

¿Qué entendemos por competencias? A continuación, se ofrecen algunas competencias las cuales pueden ser múltiples y variadas de acuerdo con los diferentes autores y modelos:

• 1) Las competencias son repertorios de comportamientos, que algunas personas dominan mejor que otras, lo que las hace eficaces a una situación determinada (Levy Leboyer 1997).

Según este autor, son además observables en la realidad del trabajo e igualmente en situaciones de test y ponen en práctica de manera integrada, aptitudes, rasgos de personalidad y conocimiento. Por lo tanto, se considera un trazo de unión en las características individuales y cualidades requeridas para llevar a cabo las misiones del puesto.