Distribución de espacio

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Concepto:

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes

Objetivos:

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio

El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.

Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.

Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de asignación de espacio deben estar relacionados con la planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehículos tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

Para obtener una disposición efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una organización debemos contar con unidades de mejoramiento administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores externos y un grupo de trabajo integrado con ese propósito.

Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio.

Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integración total, que se refiere a la distribución que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total.

La mínima distancia recorrida, que es el tipo de distribución que permite que los objetos, documentos, materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulación, que encierra la distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.
Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.
Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.
Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente.
Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.
Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme.
Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.
Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos.
Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.
Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.
Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación.
Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y maquinas.
Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua.
Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y suministros.
La imagen de la organización debe transmitir orden y confianza.

Las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliarios se les conoce como plantillas, moldes o modelos, estos hacen que el procedimiento sea mas sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. En su preparación deben considerarse algunos elementos, entre ellos, la escala; al momento de hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo material sean exactas con arreglo a la escala empleada, los moldes deben tener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertas. La escala mas adecuada es la de 1:50 es decir, 2cm = 1m.

Pueden emplearse modelos magnéticos, que son usados sobre una pieza triplay cubierta de acero, que sirve como base, donde los elementos pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos.

Los moldes pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera. Además es recomendable utilizar diferentes colores para los diversos tipos de muebles, maquinas y equipos tanto nuevos como viejos, así como también para distinguir las diferentes unidades administrativas. En el plano definitivo pueden utilizarse las plantillas sobre los dibujos de los distintos elementos materiales, los que resultan muy útiles en especial para las áreas de circulación.

Cada modelo debe rotularse para saber a que unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Pueden utilizarse hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.

Se pueden crear maquetas tridimensionales del área de trabajo, mobiliario, maquinas, equipos, entre otros, con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. Las maquetas, son dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. Además, ofrecen una facilidad de comprensión y una mejor distribución a través de la presentación tridimensional en comparación con los modelos bidimensionales.

Para la elaboración de las maquetas, es necesario que los modelos estén hechos a escala con precisión. Se debe utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella, los modelos para hacer más fácil su identificación. Adicionalmente se puede hacer uso de imanes, colocándolos debajo de los objetos tridimensionales, y pegando el plano en una lamina de metal para mover los objetos con facilidad dentro del plano.

Otra de las técnicas que podemos utilizar es el diseño asistido por computadoras, el cual, simplifica y agiliza la tarea de distribución del espacio en las áreas de trabajo, permitiendo el manejo del ambiente laboral a través de pantallas graficas.

Esta herramienta se consigue en forma de paquete para facilitar su uso; el contenido de este paquete incluye conceptos fundamentales, requerimientos de hardware, definición general del ambiente de trabajo, utilerías básicas, instrumentos de dibujo y edición, manejo de pantallas y vistas, bloques y multilíneas, organización del dibujo por niveles, elaboración de texto y edición, acotamiento e impresión del dibujo e, importación y exportación.

Planeación de la distribución del espacio.

La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas y tablas de decisiones.

Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo.

La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva.

Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de computadoras, etcétera.

Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribución final.

Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá registrarse el numero de empleados de uno y otro sexo, por unidad orgánica especifica, identificando puestos y numero de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.

Previsión de necesidades futuras.

La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio, donde debe cubrirse la organización, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si se están contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas, desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la organización, invertir recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribución. Estas medidas influirán sobre el volumen de trabajo ya que determinan el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo.

En la etapa de los procedimientos, es indispensable considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de flujo, diagramas de programación de computadoras, diagramas de distribución de espacio o matrices de especificaciones o requerimiento de espacio.

En cuanto a lo que mobiliario se refiere, se deben tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo.

En el ámbito referente al personal, es necesario prever el numero de personal, para proyectar la instalación de servicios dirigidos a los mismos, como sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etcétera.

Estimación de la superficie requerida.

Esta superficie se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.

Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, numero total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y numero de puestos por categorías, numero de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y numero total de puestos contemplado.

La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo, una descripción de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.

La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

En la estimación de las áreas de trabajo están incluidos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a portería, instalación para equipo de aire acondicionado, escalera, tiro de elevadores, corredores, equipos electrónicos, calefacción y transportación dentro del edificio, y las áreas ocupadas por columnas U otro tipo de estructuras, si a la superficie neta se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida.

La tercera etapa de la planeación comprende la ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales, se debe tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.

Los requerimientos de un tipo especifico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.

Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, se requiere planear el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la organización buscando facilitar el trabajo, respetar su flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer una imagen positiva y que el personal se desempeñe con mayor eficiencia en su trabajo.

Métodos para preparar el plan de distribución.

Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física, numero de identificación para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa del espacio. La distribución final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes y proveedores.

Ambiente físico.

La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al publico, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.

Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta:

La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, mas bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.
Luz natural: se considera que la orientación mas adecuado para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.
Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió.
Temperatura ambiente; los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.
Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en el se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

Ubicación de la oficina.

Para determinar la ubicación adecuada para la oficina, podemos considerar varios factores que encierran preguntas claves cuyas respuestas solo podran ser : malo, regular, bueno o excelente. Cada respuesta tiene un puntaje, una vez analizadas diferentes posibles ubiocaciones para la oficina, se comparan los resultados arrojados por las respuestas que indican los factores, y se procede a la eleccion del lugar mas adecuado para la ubicación de la oficina, dependiendo de las necesidades.

Factor 1: Adaptabilidad del espacio.

Responde a la pregunta:

¿Se puede adaptar el espacio a las necesidades de la oficina? ¿Hay lugar para la expansión?

Factor 2: Instalaciones del edificio.

Responde a la pregunta: ¿Hay entradas, alambrados, tomas, salidas, ductos, protección contra incendios, y otras instalaciones fijas adecuadas?

Factor 3. Proximidad del edificio a factores comerciales.

Responde a la pregunta: ¿Esta el edificio cerca de clientes, de centros comerciales, restaurantes y hoteles, y tiene servicio de correos?

Factor 4: Costo implicado.

Responde a la pregunta: ¿Es la tasa razonable y de acuerdo con los precios competitivos?

Factor 5: Existe la luz natural y ventilación.

Responde a la pregunta: ¿La exposición esta al norte, sur, este u oeste? ¿Tiene áreas encristaladas? ¿Las ventanas dan a la calle o a lotes abiertos? ¿Son altos los techos?

Factor 6: Características del edificio.

Responde a la pregunta: ¿Tiene el edificio apariencia favorable, buen nombre y dirección, que sean fáciles de pronunciar y recordar, y carga adecuada del piso y techos altos?

Factor 7: Ausencia de mugre y ruido.

Responde a la pregunta: ¿Esta el área general exenta de mugre y ruido? ¿el área en si, es limpia y tranquila?

Factor 8: Estabilidad de inquilinos?

Responde a la pregunta: ¿Tienden los inquilinos del edificio a ser permanentes?

Para analizar las respuestas de los factores usamos la siguiente tabla:

Edificios inteligentes

Este tipo de construcción es una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología micro eléctrica que regula la ambientación de una organización.

Entre sus objetivos se encuentra conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. Establecer un clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximos sus capacidades, productividad y satisfacción personal. Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo y reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material.

Las instalaciones inteligentes están compuestas por diferentes sistemas de información, los cuales pueden alternarse según su alcance e interacción. El numero y calidad de los servicios que operan y controlan variará con la inversión que se destine a su diseño, el cual puede incluir energía, clima, mantenimiento y soporte, seguridad, telecomunicaciones, base de datos, servicios de reproducción, fax, correo electrónico, temperatura, sonido, y resguardo de información.

En una organización inteligente, la productividad se puede incrementar en forma sustancial, toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados y permiten identificar tendencias tanto positivas como negativas, aprender de la experiencia, generar recomendaciones, exponer conclusiones, producir reportes y reconocer limitaciones.

Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computacionales que resuelven problemas expresados en términos simbólicos mas que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial los cuales se clasifican en:

Sistemas expertos, basados en conocimientos, sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano.
Sistemas de lenguaje natural, procesamiento de lenguaje natural que abre una puerta para el dialogo directo entre el hombre y la computadora, lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo.
Sistema de percepción de visión, habla y tacto. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema, o de este usuario en forma comprensible.

La ambientación de trabajo inteligente repercute directamente sobre las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo, ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera:

Fisiológicas: apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista, oído, respiración y libertad de altas temperaturas, falta de luz, exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones.
Psicológicas: fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad, sentido de apreciación y reconocimiento, tranquilidad, comodidad y estabilidad.
Sociológicas: también reconocidas como socio-culturales, estas necesidades son en parte satisfechas mediante una mejor comunicación, interrelación personal, disminución de la irritabilidad, flexibilidad, sentido de integración e imagen personal.
Económicas: permiten el ahorro de energía, conservación de la planta productiva, preservación del espacio, empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable.

Adaptabilidad del espacio

Se le da máxima prioridad a la adaptabilidad del espacio, porque el que se elija debe permitir un arreglo adecuado para todos los escritorios, sillas, máquinas y necesidades del personal. El espacio debe tener forma y tamaño convenientes. Es preferible evitar las áreas de formas extrañas, por lo general, las mejores son las formas rectangulares.

Es aconsejable calcular las necesidades futuras del espacio y tomar en cuenta estos cálculos al considerar la adaptabilidad del espacio. Se pueden anotar los datos en forma vertical mostrando las columnas de identidad (oficina privada, computadora, archivo, etc.) el número de la unidad, la superficie de espacio del piso que se requiere por unidad, y la necesidad de espacio total por identidad y por toda la oficina.

Las futuras necesidades significan algo más que sólo reservar un espacio mayor que el necesario para las necesidades corrientes. Debe tenerse presente el dónde y el cómo de los futuros cambios que alteren las actuales necesidades de espacio. Por lo general las futuras consideraciones se subsanan ya sea rentando pisos enteros o subarrendando lo que ahora no se necesita, o procurándose opciones sobre áreas adyacentes.

Algunos ejecutivos creen que es conveniente proporcionar arreglos en el espacio para acomodar por lo menos cinco años de probabilidades, o sea el tiempo especificado en el contrato de arrendamiento.

La diferencia entre el "espacio rentado" y el "espacio utilizable", debe señalarse. Por lo general, se paga por el espacio rentado, que es el área medida entre las superficies interiores de los límites externos. Incluye áreas para columnas, salientes, pilastras y arreglos de ventanas, necesarios para el edificio. El espacio utilizable es el área efectiva que puede utilizarse para la oficina, y por lo general es del 80 al 85 % del espacio rentado.

Características del edificio

Al considerar las características del edificio, deben tomarse en cuenta decisiones basadas en factores tales como si el edificio es moderno o antiguo, si su nombre tiene buena reputación, si su nombre y dirección son fáciles de pronunciar y recordar, si es bien conocido, y si ofrece servicios adecuados, incluyendo servicio de ascensor, conserjería y vigilancia nocturna.

Un factor técnico de importancia es la carga viva de piso permisible. Por lo menos se necesitan 75 Lb (37.5 Kg.) por pie cuadrado, y una cifra de 100 libras es deseable para una completa flexibilidad en el arreglo.

Las alturas de piso a techo deben ser de minino 8 pies; sin embargo para las grandes superficies, lo más apropiado es de 10 a 12 pies. Los techos bajos crean una sensación de congestionamiento y hacen a la oficina más difícil de ventilar; los techos altos hacen difícil el alumbrado, la sensación y ruido y calefacción. Además, debe tomarse en cuenta el espacio de columnas, ya que por lo general los canceles de la oficina general están unidos a columnas.

Es aceptable un espacio de 20 x 20 pies o más; los espacios de menos de 18 pies por lo común no son satisfactorios. A lo largo de los muros exteriores, una dimensión constante de aproximadamente cinco pies, de centro a centro de las secciones de las ventanas, o ventanas y paños de muro alternados, facilitan la colocación de los canceles y acomodamiento de unidades de equipo.

Ausencia de mugre y ruido

Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles. La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas. Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental. Además, el tipo de negocio de los inquilinos vecinos, con especial referencia a la cantidad de transito y de operaciones que se ejecutan, también podrían tener importancia desde el punto de vista del ruido.

Estabilidad de los inquilinos

Por lo general se considera ventajoso ubicar la oficina en un edificio en donde los inquilinos sean estables. Las mudanzas frecuentes de los inquilinos que llegan o se van no son deseables desde el punto de vista de empresas sólidas. Las compañías de bienes raíces, firmas de abogados y firmas financieras se encuentran entre las más estables.

En algunos casos, su inquilinato en la misma ubicación se extiende a 25 años o más. En contraste los agentes de fabricantes y las agencias de publicidad tienden a mudarse con más frecuencia. Sin embargo, muchos de ellos permanecen en la misma ubicación por 10 o 15 años y, si bien esto es relativamente inferior, todavía refleja un fuerte elemento de estabilidad.

Alumbrado del edificio

El ambiente físico de una oficina también está influido por los principales factores de acondicionamiento del espacio: luz, color, música y sonido y aire. Todo esto es tomado en cuenta por el gerente durante el esfuerzo de organizar. Con mucha frecuencia, se utilizan los servicios de especialistas en estos factores, pero el gerente de la oficina debe estar familiarizado con las prácticas y conocimientos básicos en cada área.

Un alumbrado adecuado es esencial para una oficina exitosa. Muchas de las tareas de la oficina requieren de mucha lectura de material impreso con letra pequeña. Una buena luz de cantidad, difusión y brillantez suficientes, es imperativa.

La cantidad de luz a un pie de distancia de una bujía estándar se define como bujías-pie, es decir en una conversión rápida sería un watt por pie cuadrado de área proporciona 15 bujías-pies. La cantidad de luz recomendada se muestra a continuación:

Valores de Iluminación Recomendados para Trabajo de Oficina

Para ver el cuadro seleccione la opción "Descargar" del menú superior

La difusión de la luz es necesaria para que un objeto pueda ser visto por el ojo humano con claridad y facilidad. La buena luz no es absolutamente uniforma. En contraste, las sombras bruscas, fuentes y contrastantes, son moletas y deben evitarse.

La difusión adecuada de la luz se obtiene haciendo que venga la luz en diferentes cantidades procedentes de varias fuentes y direcciones adecuadas, debe brindarse con discreción.

La brillantez está determinada por la cantidad de luz reflejada por un objeto, debe estar asociada a una superficie, es esta la que hace que el ser humano la vea. El acabado de una superficie, su color y el tipo de material son las principales influencias que regulan el valor de reflectancia.

También es importante saber jugar con los contrastes, ya que no es igual ver un papel blanco sobre un escritorio negro (en este caso se necesita menos luz, por el contraste de colores), que sobre un escritorio blanco (aquí se requiere de mucha luz, porque no existe un buen contraste).

Fuentes de Luz y Diseños Básicos

Las fuentes para el alumbrado de una oficina incluye la luz natural, la fluorescente (se considera como la principal fuente para las oficinas, ya que se asemeja a la luz natural) y los focos de filamentos. La luz natural varía durante todo el día y día a día, por lo general deben usarse otras fuentes de luz para mantener la cantidad de ésta que se requiera.

También es aconsejable contar con luz natural como una fuente menor, debido a sus benéficos efectos psicológicos, un empleado se siente mejor cuando ocasionalmente puede ver hacia fuera y ver la luz del sol, observar el tiempo, etc. El arreglo de la oficina debe destacar las características arquitectónicas y decorativas que ayuden a hacer un ambiente alegre para trabajar.

Acondicionamiento de color en la oficina

El color no solo embellece la oficina sino que mejora las condiciones bajo las cuales se ejecuta un trabajo. Ahora está bien establecido que el color afecta las emociones humanas, los sentidos y los procesos del pensamiento. Un color determinado impresionará las mentes de algunos individuos con una sensación o pensamiento particularmente favorable; otro color tendrá el efecto opuesto.

Unos colores levantan y otros imparten sensación se depresión. Algunos tienden a acelerar la acción de la mente, otros la retardan.

Selección de colores

El plan general de color para una oficina puede seguir uno de muchos arreglos, dependiendo de las preferencias individuales. Sin embargo, es normal que se desee un equilibrio adecuado y esto significa el uso correcto de unos cuantos colores, no una variedad de ellos al azar.

El arreglo monocromático es popular. Esto describe el uso de varios tonos de color para pisos, paredes y cortinas, junto con el toque de un color brillante. Como punto de partida, el escritorio se escoge de un color determinado, la cubierta del piso se selecciona de acuerdo con este color básico, para que armonice con el del escritorio. Luego se pueden usar tonos más ligeros que la cubierta del piso en las paredes y en las cortinas. El toque que acentúe el color puede estar en la silla o en accesorios tales como los cuadros, accesorios del escritorio y lámparas.

GUÍA DE LOS COLORES QUE SE SUGIEREN PARA UNA OFICINA

Para ver el cuadro seleccione la opción "Descargar" del menú superior

La relación entre el color y el alumbrado es interesante. Como se indicó con anterioridad, el color tiene una influencia significativa sobre el alumbrado de la oficina. Los colores claros aumentan la intensidad de la luz y los colores oscuros la disminuyen. Esto se debe a que los colores claros reflejan los rayos de la luz, en tanto que los colores obscuros la absorben.

Por estas razones cualquier zona normalmente oscura se aclarará cuando se empleen colores claros para techos, paredes y pisos. Además el uso del color influye en las proporciones aparentes de un área. Esto se debería al efecto reflejante y contractivo de la luz producida por distintos colores.

Los colores oscuros parecen que adelantan un área, los colores claros la retiran. En consecuencia, en efecto dimensional de un cuarto angosto y largo puede cambiarse mediante el uso del un color oscuro en las paredes extremas y un tono más claro o del mismo color, o de un matiz que armonice, en las otras paredes.

Acondicionamiento de música y sonido.

La música sirve como una ayuda ambiental debido a que el poder fisiológico y psicológico de la música pueda ser utilizado para producir y mejorar el patrón de comportamiento.

La música puede poner a usted alerta o relajado, feliz o triste. Los programas "Música Mientras Trabaja" están diseñados para mejorar las condiciones de trabajo, para aliviar la fatiga mental y visual, para reducir la tensión nerviosa y para hacer que los empleados se sientan mejor en términos generales. Ciertos programas son populares y efectivos.

En lo general, los tipos de trabajo de oficina que derivan los máximos beneficios de la música, son archivo, correspondencia, recepción, perforado de tarjetas, verificación, y mecanografiado. Los beneficios comunes también incluyen la disminución del ausentismo en un 5 al 10%, la reducción de un 30-35% en los errores de los empleados y una disminución notable de conversaciones no esenciales de los mismos.

La música está específicamente arreglada, orquestada y grabada para cumplir un objetivo dado. La música es estimulante y está diseñada para un tipo de trabajo específico así como del temperamento de los empleados.

La música solo se toca por intervalos específicos, ya que se obtienen mejores resultados con patrones de este tipo.

El acondicionamiento del sonido se coloca a la cabeza de la lista de factores de acondicionamiento espacial. Una oficina ruidosa rara vez es una oficina eficiente.

Las principales características del sonido son:

Límite de frecuencia de las vibraciones.
Intensidad (fuerza de las vibraciones).
Calidad (el modo o tipo de vibración).
Reflexión (las cualidades sustentantes una vez que el sonido a cesado en su fuente).
La expectancia y aceptación del individuo.

Es de gran interés el volumen, el cual está determinado tanto por la intensidad como por el tono, con el énfasis de la intensidad. Para tener una medición relativa de la gama de intensidades del sonido, se emplea una unidad de medida llamada "decibel".

La escala de decibeles va del 0 al 110. una oficina tranquila registrará 37 decibeles, una gran sección mecanográfica unos 70 decibeles, una fábrica de calderas 97 decibeles,

El ruido de la oficina puede ser controlad en varias formas. Un medio efectivo es ubicarla en un lugar tranquilo. Los pisos superiores de un edificio, o las zonas no expuestas en forma directa a fuentes de ruido son las que se recomiendan. Además cuando sea práctico, deben separarse las fuentes de ruido del resto de la oficina.

Colóquense las máquinas ruidosas en una sección separada o afuera, en un área lateral. También ayudan los cojines de fieltro colocados debajo de la máquina de escribir, calculadoras y otro tipo de máquinas. También existe muebles a prueba de sonidos, estos son muy útiles para solucionar el problema del ruido en la oficina.

Por último, pero nunca de menos importancia se puede hacer un llamamiento al personal, destacando la consideración para otros de evitar conversaciones innecesarias dentro de la oficina.

Acondicionamiento del aire.

El verdadero aire acondicionado regula cuatro condiciones atmosféricas básicas:

Temperatura.
Circulación.
Contenido de humedad.
Limpieza.

Es posible controlar sólo una o varias de éstas condiciones. Pero tal control se lama con más propiedad acondicionamiento parcial de aire. Se puede utilizar una unidad central o varias unidades individuales. Se dispone de varios tamaños y capacidades. Las unidades individuales para un pequeño grupo de oficinas o para parte de un área del piso han crecido en popularidad.

Algunas están diseñadas para un solo cuarto y son portátiles. El costo de acondicionamiento de aire es razonable y bien vale la pena el gasto porque ayuda a la salud y a la comodidad, ayuda a mantener una productividad consistente y satisfactoria y reduce los costos de limpieza y decoración.

Observando con más detenimiento las condiciones atmosféricas básicas anteriormente mencionadas expliquemos:

Primero está la temperatura. Está demasiado elevada en la mayoría de las oficinas. Esto conduce a incomodidad y somnolencia. Deben instalarse reguladores n los aparatos de calefacción de manera que no se produzcan temperaturas excesivas. Es conveniente adquirir "conciencia del termómetro" y mantener la temperatura de la oficina dentro de límites razonables, esto es, alrededor de 22°C. si se emplea acondicionamiento de aire gama la temperatura recomendada es de 24° a 27°C dependiendo de la temperatura exterior. Una diferencia muy grande entre la temperatura de la oficina y la externa a ella no es muy recomendable.

La falta de una ventilación adecuada hace que una persona se sienta somnolienta e indebidamente cansada. A 21°C, un cuerpo humano adulto en descanso despide una pequeña cantidad de calor, que debe ser transportada por el aire circundante, de lo contrario el cuerpo se sobrecalienta.

Los requisitos de una ventilación normal es de aproximadamente de 2.000 pies cúbicos de aire por persona por hora. Para las áreas sin acondicionamiento de aire los ventiladores de abanico y de ventana ayudan mucho a proporcionar una ventilación adecuada. La práctica de abrir las ventanas y airear la oficina por períodos estipulados, a media mañana, medio día y a media tarde, sirve de mucho para expulsar el aire viciado y refrescar la oficina.

La humedad, o contenido de agua en el aire, afecta definitivamente la comodidad y la eficiencia de un ser humano. A la misma temperatura, el aire húmedo se siente caliente y el aire seco se siente fresco. La humedad excesiva puede causar cansancio físico.

La humedad relativa es el término que se emplea para describir la intensidad de saturación de humedad en el aire.

La limpieza no necesita aclaración. Registros limpios, mejor condición de operación para las máquinas, menor mantenimiento de oficina y el trabajo en una zona limpia libre de polvo, es muy conveniente.

El Método AMCO-PACT

La mayoría está de acuerdo en que la utilización del espacio de la oficina ayudará no sólo a lograr que se desempeñe el trabajo de oficina específico, sino también a satisfacer las preferencias personales y las necesidades humanas. Para este fin, se ofrece el método AMCO-PACT; éste se ilustra en la siguiente figura:

El Método AMCO-PACT es efectivo para el arreglo de la oficina

En esta figura se ve como se desarrolla la ubicación del espacio de la oficina y los datos derivados del análisis de AMCO (la Actividad o función desarrollada, Máquinas o equipos utilizados, Canal o flujo de instalaciones de servicios del edificio requeridas, y Organización), que da el número de las personas y el respectivo tipo de trabajo que ejecutan.

A su vez, estos factores AMCO están influenciados por PACT, que representan las Preferencias personales de la gente involucrada, deseos estéticos (Aesthetic, en inglés) que debe satisfacerse, Costo del arreglo, y consideraciones de Tiempo.

El análisis de la actividad está derivado del estudio de los sistemas, procedimientos y métodos prescritos de la oficina. Representa la acción que debe emprenderse para la ejecución del trabajo y las condiciones requeridas para ejecutarlo en forma adecuada, son determinados y evaluados. Asimismo, se prevén las probables necesidades para cinco o diez años. Por lo general, se hace un estudio y comprobación de las operaciones a cada nivel con un miembro correspondiente administrativo. Si parecen necesarios algunos estudios especiales, se practican, de manera que se dispongan de una información completa de sistemas y métodos.

El análisis de Maquinas y equipos afectan el arreglo de la oficina. Los datos sobre estos requisitos se obtienen del análisis de la actividad antes discutida. Esto ayuda a trabajar estrechamente con el personal de sistemas y métodos. Es necesario un inventario de las maquinas y equipos en uso en la oficina, lugares donde están colocadas, y si parecen adecuadas para un uso continuado ya sea continuado ya sea con el arreglo actual o con el propuesto. La necesidad de un equipo especial garantiza una investigación cuidadosa. Todos estos tipos de información son necesarios para evaluar y tomar en cuenta el efecto de las máquinas y equipos sobre el arreglo.

El análisis del Canal incluye el estudio del actual del flujo de instalaciones de servicio del edificio, y una evaluación no solo del número, tipo y ubicación de las unidades, sino también de las mismas ayudas del canal, incluyendo tamaño y ubicación de los ductos, con ductos del piso y line4s de fuerzas requeridas. Por lo general los datos del canal se registran en hojas especialmente diseñadas para facilitar su estudio. Algunas incluyen las preguntas que se deben formular, diagramas para llenar, y otros en que se pide que se anote una información especifica. La omisión puede dar como resultado, por ejemplo, que los teléfonos tengan que ser cambiados de lugar, que las tomas de corriente tengan que ser cambiadas de lugar.

El análisis de la Organización incluye: número del personal que será alojado y para cada uno, el nivel organizacional, la unidad organizacional, los proyectos por unidad organizacional y la autoridad formal. Se recomienda para prever las futuras necesidades, que se hagan proyectos para cinco o diez por unidad organizacional.

Uniendo los datos del análisis de máquinas y equipos, pueden obtenerse los siguientes datos, que se recomiendan para cada empleado: nombre, titulo de la función, máquinas y tamaño de cada una, muebles y su tamaño y otras necesidades diversas. Tales datos mostraran el formato especifico del personal que de razón por las necesidades del mayor espacio que se requiera.

PACT

La utilización del espacio para la oficina, condicionada por el análisis de la actividad, de las máquinas y del equipo, canal y organización, está constreñida por las cuatro fuerzas primarias de PACT. Como se indico en la figura anterior, una de éstas constituye las Preferencias personales de los empleados (tanto administrativos como no administrativos).

El arreglo de la oficina será o no efectivo, dependiendo de que los empleados utilicen bien y les agrade el ambiente espacial de trabajo que se proporcione. Lo que sea importante para las personas que utilicen el arreglo, es vital y, si es factible, debe incluirse en el arreglo del espacio. Los arreglos también son humanos y emocionales. El elemento personal es fuerte en los arreglos de oficinas que logran el mayor éxito.

Los deseos estéticos (Aesthetic), o la A en PACT, ameritan una profunda consideración. El arreglo debe ser agradable a la vista y de acuerdo con el buen gusto en el diseño. Presentar una combinación armoniosa de las herramientas del trabajo de oficina, e impartir una atmósfera de la cual le agradaría a uno formar parte.

El Costo es siempre importante. Ya sea que se trate de personas, de máquinas, sillas, escritorios, mesas, archiveros, gabinetes, espacios, pasillos o de oficinas privadas, todo lo que interviene en el arreglo de la oficina está afectado por el costo.

El Tiempo también afecta al arreglo originado por los datos proporcionados por el análisis de AMCO. Un sistema que se piense sea temporal tiene que diferir mucho de otro que se considere permanente. Hay estilos en los arreglos de oficinas no muy distintos a los diseñados en automóviles y proyectos de plantas de casa.

¿Quién va y a Dónde?

Después de aplicar el método AMCO – PACT, la siguiente tarea es determinar la ubicación general de las varias unidades del total del espacio utilizable. Para este propósito se usan los estudios del flujo de funciones.

El resultado de este estudio es mostrar en forma gráfica la relación de los componentes, como se muestra en el siguiente diagrama de bloques:

Diagrama de bloques que muestra la relación de los componentes

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Cada bloque identifica al departamento o unidad que se incluirá en el arreglo. La anchura de la línea que une a los bloques indica la cantidad de flujo de trabajo y los requisitos de capacidad física para la comunicación entre estas dos unidades.

Estos esfuerzos muestran quién trabaja con quién y a dónde va cada uno. El flujo puede ser por papeles, o por personas. Se trata de minimizar esto último, pero ambos deben ser utilizados.

Una interesante técnica para determinar la mejor relación de los componentes se utiliza por una computadora. Primero, se traza un diagrama de bloques en el cual se muestran las mediciones para cada flujo. A continuación se hacen ajustes para encontrar el mejor arreglo entre las unidades y que contribuyan a la efectividad del total medidas por costo o tiempo para los diversos flujos de trabajo y esfuerzos de comunicación. Los datos de entrada de la computadora principal con el costo total del flujo de trabajo para un patrón dado. Después, se calcula el cambio en el costo de cambios entre las unidades.

Concepto de Importancia del Arreglo

Es una idea práctica de un arreglo de oficina que capta la disponibilidad de la habilidad y destreza humanas así como una utilidad mejorada de muchos muebles modernos y de las máquinas de la actualidad.

Canales Movibles

Para dividir formalmente el espacio de la oficina como lo requieran los arreglos aprobados se emplean mucho los canales movibles. Proporcionan no sólo una mayor flexibilidad sino también el control del espacio y permite desusados diseños que puedan adoptarse a un costo factible. En mucho de los casos, el costo de construir canales movibles es de sólo el 15% de paredes permanentes de mosaico y yeso. Además, se eliminan incomodidades objetables tales como ruido, alboroto, materiales de desecho, esperar que seque el yeso y la pintura, y después de la división, limpieza de alfombras, cortinas y muebles.

Los canales móviles, hechos de metal, madera o plástico se arman y desarman con facilidad. Se disponen de varias alturas, proporcionan aislamiento, pero no interfieren con la ventilación y el alumbrado. El alambrado y las tomas están contenidas en la base de los tableros y en las uniones. Los canales tienen acabados de fábrica y gran variedad de estilos y colores.

Preparación del Arreglo de la Oficina

Primero, obténgase un dibujo o plano del área disponible. Si no, mídase el espacio e indique las dimensiones en un boceto bien dibujado. Debe señalarse la ubicación y tamaño exacto de las ventanas, resaltes del edificio y arcos de las puertas, ductos para el alambrado telefónico, instalaciones para agua corriente, entrada y salida, para adaptar un arreglo sugerido depende de lo completo y exacto que sean estos datos.

A continuación, determínense la ubicación, dependerán de cosas tales como superficies y medidas del espacio disponible y del tipo general de la oficina. Las instalaciones del edificio, tales como entradas y salidas, escaleras, ascensores, salones de descanso, etc. sugerirán las zonas de mayor tráfico. A partir de esta información, se pueden sugerir en el arreglo la colocación de los pasillos principales, cuartos de almacenamiento, de recepción y guardarropa.

En tercer lugar, formular respuestas tentativas respecto al uso del salón de recepción, de conferencias y oficinas privadas.

Cuarto, estudiar los datos de los análisis de la actividad, máquinas y equipos, del canal y de la organización, como se indico anteriormente. La coordinación de la información en un cuadro general permite identificar el número de empleados y máquinas y equipos que se necesiten en cada unidad organizacional. Adaptar los principales segmentos de las necesidades de espacio a espacio utilizable de que se disponga, suena como unir piezas de rompecabezas. Pero poco a poco, un ajuste aquí y otro acá, las áreas claves comienzan a tomar forma y empieza a desarrollarse en forma satisfactoria todo el arreglo desde un punto de vista general.

Ahora ya se esta listo para elaborar los detalles específicos, principiando por hacer planillas (o utilizar modelos) de todas las unidades físicas. Una plantilla es un patrón a escala, hecha de cartoncillo o de papel, que se utiliza para representar la superficie de piso ocupado por una unidad física. Para cada una de estas se hace una plantilla por separado para considerarla en el arreglo (detalles como esquinas recodadas, redondeadas, etc.). Esto incluye también a cada una de las máquinas y, oficinas privadas, salón de conferencias, recepción, etc.

En vez de plantillas, pueden emplearse modelos tridimensionales de las unidades físicas, son dimensionalmente exactos y muestran de una ojeada el arreglo de la oficina. Muchas personas pueden visualizar con más claridad con modelos a escala que con un dibujo técnico al cual pueden no estar acostumbradas. También se pueden realizar plantillas magnéticas o modelos que se sostienen firmemente en una base, que se pueden mover para mostrar distintos arreglos.

Las plantillas o modelos requieren mucho tiempo y no se pueden apresurarse, si son magnéticos, se fotografía el arreglo provisional y se hacen copias, de manera de proporcionar una referencia adecuada. Después se revisa todo el arreglo y se hacen los ajustes menores que sean necesarios para satisfacer las necesidades particulares.

Se agregan marcas adecuadas para indicar los principales flujos de trabajo, del alambrado eléctrico y telefónico, y el nombre del empleado que ocupará cada unidad. Esta información es necesaria para entender por completo el arreglo y para que el ejecutivo de la oficina pueda visualizar el flujo de trabajo de una mejor manera.

Por ultimo, se hace otra revisión con el grupo interesado. El primer grupo es el de los altos gerentes, se les señala donde están colocados, cuales son las facilidades que se les proporcionan y las principales consideraciones que determinaron el arreglo recomendado, pueden que se sugieran cambios menores, que pueden ser incorporados. El mismo método se sigue con cada grupo. Una vez que todos los grupos hayan dado su aprobación de sus respectivos acomodos, se somete todo el plan a los altos gerentes, indicando que arreglo tiene la aprobación de los grupos. La aceptación de los grupos es por lo general una formalidad.

Normas para el Espacio de la Oficina

Los estudios muestran que un valor de 60 pies cuadrados de espacio utilizable para cada uno de los empleados generales de oficina es una norma conveniente. De 75 a 85 pies por empleado es un área típica y bastante grande. Sin embargo, no existe una regla objetiva que norme el número de pies cuadrados por empleado.

La superficie está influenciada por muchos factores: la naturaleza del trabajo, la superficie total disponible, la extensión de las áreas de servicio, la necesidad de aislamiento, el número y tipo del equipo y de las máquinas, exposición y obstrucciones dentro del mismo espacio total. También podemos calcular más o menos el espacio del personal administrativo, ejecutivo principal de 400 a 450 pies cuadrados; ejecutivo intermedio de 275 a 300 pies cuadrados y ejecutivo supervisor de 110 a 125 pies cuadrados.

Estos datos son mas valiosos principalmente porque existe mas uniformidad en lo que se proporciona para máquinas y muebles a un ejecutivo o a un supervisor. En la mayoría solo se aplican métodos simétrico – técnico.

Escritorio: Las sugestiones para el espacio mínimo, es acomodando los escritorios con medidas de 50 x 30" como unidades aisladas con pasillos adyacentes, o si se acomodan por partes, extremo contra extremo, con pasillos juntos a cada escritorio.

Pasillos: Los pasillos principales o corredores deben ser de 5 a 8 pies de ancho, dependiendo de la cantidad de tráfico que se maneje. Los principales pasillos, en el área de una oficina deben ser de 4 a 5 pies de ancho, y la medida de los pasillos secundarios deberá ser de 3 a 4 pies de ancho. Los pasillos trasversales deben quedar a unos 50 pies.

Archivos: El espacio de los archivos depende de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo. Cuando se utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando frente uno con el otro.

La Oficina Privada: Las decisiones respecto al uso de una oficina privada sólo deberá hacerse después de un amplia consideración de las circunstancias individuales. Debe utilizarse una oficina privada cuando su uso esté dictado por hechos y un criterio recto. Nunca porque siempre se ha proporcionado para un puesto en particular o porque las solicitudes o en ocasiones las presión la han puesto en uso.

Por el lado favorable está la necesidad de prestigio. Es por esta razón que los miembros de la alta gerencia, jefes de departamento y profesionales cuentan con oficinas privadas, esto ayuda a dar peso, influencia y respeto a estos grupos ante los ojos de los demás empleados y de quienes visitan la oficina.

Hay afirmaciones que dicen, que el trabajo creativo, tal como redactar textos publicitarios y la preparación de reportes elaborados justifica por lo general el uso de una oficina privada. Asimismo, los empleados dedicados a análisis intrincados, planeación original y la consolidación de recapitulaciones de estadísticas de importancia. Pero observe que un salón de conferencias puede ser utilizado para tal propósito.

Oficina Privada que cuenta con un escritorio, tres sillas, archivos y librero en 81 pies cuadrados de espacio:

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La figura sugiere el arreglo de una oficina privada que hace un uso excelente del espacio. Por otra parte, los argumentos en contra de este tipo de oficinas incluyen primero, interfieren con la efectividad de la supervisión. La cercanía del supervisor con los empleados, la familiaridad con los problemas que se presenten y estando en el corazón de todo lo que sucede en la unidad, se pueden perder cuando el supervisor está separado en una oficina privada.

Los segmentos de espacio individual, segregado de un área grande, requieren de arreglos especiales, lo cual significa materiales y mano de obra adicionales.

Recepción: La sección de recepción y recepcionista crean la impresión inicial de la empresa en el visitante, y las primeras impresiones suelen ser las mas duraderas. El salón de recepción debe ser invitador, la exhibición de los productos o servicios de la compañía es muy efectiva y ayuda a la creación de crédito mercantil. El mantenimiento de esta área es básico. Las sillas deben estar alineadas, con periódicos y revistas colocados en orden en una mesa, los ceniceros deben conservarse limpios, no debe manejar el tránsito ordinario y necesario entre las distintas tareas de la oficina, debe crearse una paso auxiliar al de la recepción para que transiten los empleados sin necesidad de entrar en contacto con los visitante, para evitar las distracciones. También es conveniente colocar instalaciones sanitarias en esta área.

La recepcionista debe ser amistosa y debe dar a los visitantes un tratamiento cortés y rápido. Debe descubrir qué persona, en su caso, debe hablar con el visitante y hacer arreglos para que éste lo vea de inmediato, debe estar totalmente familiarizada con los asuntos que maneja la cada uno de los empleados que tienen visitantes. Se debe disponer de un folleto para consultas, para el control es una buena práctica que la recepcionista mantenga un registro de los visitantes, que incluya la fecha, el nombre del visitante y de su compañía y a la persona que visita.

Cuarto de la Computadora: La iluminación del cuarto debe estar un tanto igualada con el área de las máquinas, ya que con frecuencia el personal tiene que trabajar en varias máquinas. La mayoría de las computadoras generan una cantidad considerable de calor, y para mantener condiciones satisfactorias de operación, se requiere aire acondicionado durante todo el año. Varios gerentes recomiendan un sistema de enfriamiento separado del normal para el edificio.

Este espacio es útil, ya que las grandes cantidades de discos, tarjetas, cintas, impresiones de computadora y registros microform, requieren una gran área para archivo y rápida recuperación. El cuarto de la computadora aloja a un centro de información vital.

Salón de Conferencias: Para reuniones en privado, se recomienda mucho un salón de conferencias. La mayoría de las oficinas privadas no son adecuadas para la celebración de juntas. Los participantes pueden ser acomodados en forma mas satisfactoria aun gran número de ellos, y cada uno puede tener un lugar conveniente para escribir o tomar notas, con un mínimo de interferencias y distracciones. Este espacio debe estar colocado en forma conveniente en donde el transito de entrada y salida al salón sea menos molesto para los demás empleados de la oficina. (Ver figura Pág. siguiente)

Guardaroropa: Se pueden proporcionar fácilmente para el guardarropa ya sea en cuartos separados (armarios o vestidores), en este caso debe tener uno para damas y otro para caballeros, o colocar colgadores de ropa en las áreas de las oficinas.

Cambios de Oficina: Los cambios en los arreglos de la oficina pueden necesitar una mudanza, una vez concluido el arreglo, se debe comunicar al personal la información que deseará conocer, como la decoración general que se utilizará, el sitio en donde serán colocados en el nuevo arreglo, el momento aproximado de la mudanza y las características sobre salientes del nuevo arreglo. Para esto se debe tomar algunas medidas como, numerar las cosas para el nuevo arreglo, etiquetar y numerar el mobiliario, equipos y máquinas para designar su colocación exacta en el nuevo arreglo.

Se recomienda que se designe un comité para la mudanza, por lo general esta integrado por el presidente con los jefes de departamento como miembro, estos últimos escogerán dos ayudantes. El día en que ésta se efectúa, el comité sirven como representantes que ayudan a coordinar la mudanza, dirigen el tránsito, comprueban que todo se coloque en las ubicaciones correspondientes en sus áreas respectivas y responden preguntas sobre cosas que no estén numeradas o no sepan donde colocarlas.

Como recomendación es mejor programar la mudanza para un fin de semana o en los periodos de vacaciones, permitiendo un máximo de 60 horas continuas (Ej. Viernes 6 p.m. A Lunes 6 a.m.) y disponiendo el número adecuado de camiones y cuadrillas. También se debe tomar en cuenta el cambiar una sección de la oficina a la vez, ya que mudar dos o tres al mismo tiempo puede dar como resultado un serio contratiempo. Lo que deba colocarse en las zonas mas alejadas, deberá ser mudado primero, para terminar con las cosas que van en la entrada. Esto hace más cómoda y rápida la mudanza.

Arreglo de un Salón de Conferencias para diez personas:

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Los planos son los que de alguna manera fijan el tamaño de los objetos o personas que se verán en la imagen. Existen diversos tipos de plano: el Gran Plano General, que privilegia el ambiente y distingue muy poco a las personas; el Plano General, que encuadra a las personas de la cabeza a los pies y busca resaltar el protagonismo de las figuras principales; el Plano Americano, que toma a la persona de la cabeza a las rodillas y permite un mayor acercamiento a su rostro; el Plano Medio, que recorta el cuerpo humano a la altura de la cintura y privilegia la acción y la expresión del personaje; el Primer Plano, que toma al personaje a muy poco distancia y se acerca aun más a su estado emocional; y finalmente el Plano Detalle que selecciona sólo una parte de la figura humana o de un objeto, para destacarla (los ojos o las manos). Permite así ver un detalle que, quizás, de otro modo hubiera pasado desapercibido.

La elección de los planos no es arbitraria. Un mayor o menor acercamiento a la figura o a los objetos que aparecen en la foto busca aumentar o disminuir la fuerza expresiva y la implicación emotiva de quien mirará la imagen.

Simplificación del trabajo

Importancia de la simplificación del trabajo

La simplificación del trabajo de oficina es el sentido común organizado para eliminar el desperdicio del material, del equipo, del tiempo, de la energía y del espacio en el desempeño del trabajo de oficina.

Las posibilidades de mejoramiento están limitadas solo por la habilidad, la imaginación y la agresividad del analista. No existe ninguna formula secreta. En ocasiones, los no profesionales se refieren erróneamente a la simplificación del trabajo como la aceleración aplicada a los métodos.

La simplificación del trabajo implica un aumento en el ritmo del trabajo de producción, no la aceleración de sus movimientos de un empleado. Esto último se refiere a apresurar todas la etapas del trabajo, tanto las necesarias como las innecesarias. En contraste, por medio de la simplificación del trabajo se mejora el ritmo del trabajo de producción desempeñando solo las etapas necesarias en una forma normal.

Sin embargo, la simplificación del trabajo de oficina no solo se aplica a los procedimientos y a los métodos, sino también a las formas de oficina y al arreglo y disposición del equipo y de las maquinas.

Guías para la simplificación del trabajo.

Con el tiempo se han reunido muchas listas de guías para la simplificación del trabajo de oficina. Para nuestros propósitos, se estudia los que siguen:

1. Promover La "Participación De Conocimientos" Por Todo Empleado De La Oficina Por Medio Del Entrenamiento Y Estimulo En El Uso De La Simplificación Del Trabajo.

El deseo entusiasta y fuerte del empleado eficaz de una forma mejorara para hacer el trabajo en forma satisfactoria, y el entendimiento de la razón para hacer en la forma mejorada son consideraciones esenciales. En su mayor parte, este se logra fomentando la participación del empleado en las planeaciòn de la mejora; en esta forma se promueve el interés, la auto aceptación y cooperación del empleado.

Pero no basta solo con la participación. Nada más frustrativo para los empleados que se les pida que tomen parte en una actividad de la cual saben poco o nada. Esto quiere decir que deben proporcionarse conocimientos. Lo ideal son los programas de entrenamiento cortos y efectivos. Se deben poner a disposición de los empleados de oficina tanto la información como los ejemplos. De esta forma se cuanta con su participación gracias a sus conocimientos.

2. Hacer La Serie De Actividades Productiva Y Sencilla

La serie adoptada de actividades debe representar la mejor combinación posible para concluir el trabajo, tomando en cuanta las facilidades disponibles y las condiciones de trabajo. Es justificar cada actividad por su esencialidad y eliminar todas las que no sean necesarias.

Hasta donde sea posible, deben aumentarse los que contribuyen directamente al objetivo, o los llamados elementos productivos de un procedimiento; y a ala inversa, deben reducirse los elementos no productivos a un mínimo absoluto. Por lo general esto produce una mayor productividad.

3. Combinar Siempre Que Sea Posible Las Actividades De Trabajo Y Evitar El Recopiado

Con frecuencia se encuentra un copiado innecesario de datos. En algunas oficinas esto forma parte de la manera aceptada de procesar información. La mayoría de las actividades deben ser combinadas para evitar el recopiado entre ellas.

4. Reducir Las Distancias Reducidas A Su Mínima Expresión

El movimiento de papeleo o de personas es costoso y es un despilfarro; en su mayoría no representa un esfuerzo a un propósito. En consecuencia, deben revisarse cuidadosamente los movimientos; si no son esenciales deben ser eliminados. Esto quiere decir que todo lo innecesario que no sea útil en la empresa

5. Arreglar Las Actividades Para Obtener Un Flujo Uniforme De Una Etapa A La Otra O Un Patrón Rítmico Para El Empleado En Lugar De Trabajo

Las cantidades excesivas o aumentos repentinos de trabajo indebidamente pesado tienden a desanimar a los empleados de la oficina. Como resultado, invade al empleado la sensación de que nunca está al corriente de su trabajo y de nunca lograr nada.

En contraste es igual de molesta la situación de regular con cuidado el trabajo para mantenerlo constantemente ocupado. Un flujo de trabajo es lo más conveniente.

Aplicación De La Simplificación Del Trabajo De Oficina

En la aplicación de simplificación de trabajo de oficina se siguen 4 etapas básicas:

Seleccionar el trabajo que va a simplificarse
Reunir todos los datos respecto a este trabajo.
Idear mejoras para:

Analizar estos hechos
Usar preguntas seleccionadas.

Aplicar los medios mejorados derivados.

Muchos creen son cinco los tipos de trabajo de oficina a los que por lo general se les debe prestar mayor atención

Cuellos de botella: trabajo que atrasa todo lo que antecede y detiene a lo que sigue.
De acá para allá: trabajo que implica mucho ajetreo.
de larga duración: trabajo que requise mucho tiempo para terminarse
Muchos preparativos y guardar. Trabajo que necesita salir y arreglar papeles especiales.
Mucha actividad pero poco logro: trabajo que siendo ejecutado con mucho gusto y agitación por personas muy ocupada, al investigar se observa que es muy poco lo que se ha logrado.

Gráficas Comunes para la Simplificación del Trabajo de Oficina

Estas gráficas sirven para proporcionar los hechos en un proyecto de simplificación de trabajo en una forma clara y comprensiva. Específicamente, las gráficas para la simplificación del trabajo sirven para los siguientes propósitos:

Ayudar a lograr la organización y visualización de los hechos.
Ayudar en el análisis y evaluación de estos hechos.
ayudar a formular un procedimiento o método mejorado.
Ayudar a convencer a otros del valor del medio mejorado.

A menos que la gráfica sirva a uno o varios de estos propósitos, no deberá ser dibujada. Con frecuencia se suele utilizar mas de una gráfica, y la combinación correcta de varias por lo general descubre información y pistas para la simplificación del trabajo.

Gráfica del Proceso

Una de las gráficas mas útil en la simplificación del trabajo, es la gráfica del proceso que muestra los pasos sucesivos detallados de un proceso. Puede dibujarse para todo procedimiento que cubra muchos departamentos o puede limitarse a parte separadas de un procedimiento. Los pasos están indicados por breves enunciados y símbolos arreglados en forma vertical y en orden cronológico.

Gráfica del Flujo del Procedimiento

Este tipo de gráficas es muy efectiva cuando se utilizan formas con copias múltiples. Describe en forma grafica la distribución y pasos subsecuentes de cada forma, desde su concepción física hasta su archivo permanentemente o destrucción. Por lo general no es difícil construir este tipo de gráfica.

Diagrama de Movimientos

Un diagrama de movimiento en el espacio. Se traza en un arreglo a escala del plano de la planta de la oficina, de manera que pueda medirse el movimiento de su relación apropiada con los factores físicos.

Estas gráficas son útiles para descubrir retrocesos, para visualizar el movimiento físico implicado y para localizar congestionamientos y cuellos de botellas, de manera que puedan corregirse con rapidez.