Diseñar un sistema de planificación financiero para los activos circulantes de la empresa Ferretería Pepino S.A. (página 2)

Aunado a esto, se observa la importancia que tiene la planificación financiera, más aun en los actuales momentos donde se destaca la globalización y competitividad en todas las áreas empresariales, lo que exige de las organizaciones al ciudadano de los recursos financieros y especialmente en la toma de decisiones, en la adquisición de financiamiento y administración de capital.

En la actualidad con tantas variantes de la economía (inflación, devaluación, altas tasas de interés, bajo precio del petróleo, recortes presupuestales, desempleo en aumento, bajas en la Bolsa de Valores, inseguridad, etc.) pareciera ser que no existe una forma capaz ya no digamos de garantizar sino tan sólo de dar un esbozo de las condiciones futuras de las empresas.   Una forma es sin duda la planeación financiera, que consiste en diversas técnicas para la evaluación del futuro previsible de una empresa.   El punto de equilibrio, el estudio de apalancamiento, pronósticos financieros y todos los estados financieros proforma que sean necesarios nos dan ese esbozo que mencionábamos arriba.

Primordialmente la finalidad de la planificación financiera es de elaborar planes financieros a largos y corto plazo, los cuales a su vez dictan parámetros generales reflejados en los planes; estos son guías operacionales para alcanzar los objetivos de la empresa, de manera que bajo un esquema de controles disminuya la probabilidad de desviación o definición.

Así también, la planificación financiera es una herramienta que afortunadamente cada vez se utiliza mas en los Proyectos de Inversión; tanto si es un proyecto nuevo como si es de ampliación de capacidad o nuevos productos o servicios, ha probado ser de gran utilidad, ya que permite saber con un grado muy cercano  de exactitud, cuáles son las posibilidades de éxito o fracaso.

El actual administrador financiero tiene la obligación de aplicar estas técnicas en su empresa, ya que de no hacerlo, queda en desventaja con otras, dado lo cambiante de las condiciones económicas del país y del mundo con esto de la globalización; el administrador  financiero aparte de dominar estas herramientas, tiene que estar muy al pendiente de su entorno vigilando las expectativas de crecimiento del país, del estado,

de su giro, y de su empresa; asimismo el comportamiento del Índice Nacional de Precios al Consumidor, y otros índices, las tasas de interés y si es importador o exportador los tipos de cambio.  

Existen dos aspectos principales en la Planificación Financiera, como son la planeación del efectivo y la de utilidades. En cuanto al primer aspecto, el proceso de planeación del efectivo se centra en la elaboración del presupuesto de caja el cual suele denominarse predicción del efectivo. Y el proceso de planeación de utilidades se centra en la elaboración de estados pro-forma, estados de resultados y balance general. Por otra parte, la planificación financiera capacita al ejecutivo para mantener el control sobre las actividades y funciones que se realizan en la empresa.

Uno de los objetos principales de cualquier unidad organizacional, desde la más sencilla hasta la más compleja es la búsqueda hacia la maximización de los recursos.

Tal es el caso de las ferreterías o empresas que se dedican a la compra y venta de materiales de construcción evolucionan a alta velocidad, generando interesantes medios de gran potencial para las empresas que en este medio compiten, aunque cada ve son mayores las exigencias en cuanto a calidad y eficiencia en los productos y servicios.

La empresa Ferretería Pepino S.A., ubicada en Coro – Estado Falcón, no escapa a esta realidad y como muchas empresas de comercio en general que se dedican a la compra y venta de materiales de ferretería, se han visto afectadas considerablemente en su normal funcionamiento y crecimiento organizacional.

De acuerdo a la entrevista aplicada (Anexo 2) a una unidad de análisis de cinco (5) Gerencias íntimamente relacionadas con el area administrativa y de finanzas de la empresa en estudio (Gerente General, Gerente de Administración y Finanzas,Gerente de Almacén, Gerente de Compras y Gerente de Ventas) se pudo observar, como situaciones problemáticas, dos elementos:

• El proceso llevado a cabo por la empresa para planificar los activos circulantes, se ha realizado de manera informal, debido a que el mismo se conduce en base a confianza familiar su sus directivos y con conveniencia personal, y.

• .la mayoría del activo circulante restante es depositado en el banco, lo cual no es del todo adverso; sin embargo sería conveniente reinvertirlo a los efectos de hacer crecer la inversión y lo activos de la empresa sin acudir al endeudamiento, práctica frecuente en la que se incurre.

Todo este refleja nos demuestra, que no se cuenta con una planificación financiera; por lo tanto se evidencia la necesidad de un plan de inversión adecuado, para que la empresa utilice mejor los recursos y así prestar un servicio mas eficiente, de esta manera se denota que la empresa requiere solicitar una buena estrategia de inversión para mejoras de la misma, y sin duda esto aportaría grandes beneficios financieros.

Dado a esta necesidad, la investigación se origina por la preocupación de la empresa Ferretería Pepino S.A., debido a fallas presentadas en el manejo de sus activos circulantes y el deseo de contar con un sistema de planificación financiera, que beneficie a la empresa. En consecuencia el trabajo que se va a realizar ofrece una respuesta basado en principios de Administración Financiera y de Contabilidad generalmente aceptado, así como las normas de auditoria, para optimizar el desarrollo de de las diferentes actividades de la organización, su crecimiento y duración dentro del mercado así como una retroalimentación constante que de manera sistemática contribuyen a corregir sus fallas, de allí la importancia de esta investigación.

El diseño de esta propuesta permitirá lograr la distribución adecuada de los activos circulantes y así aportar información para ser utilizada en la toma de decisiones en proyectos y presupuestos para alcanzar una mayor responsabilidad en la administración del mismo. Esta investigación servirá como base para futuros estudios, de empresas con problemas similares, así como también fuente de consulta para posteriores investigaciones.

Por lo anteriormente expuesto las investigadoras presentan la interrogante para ser demostrada en el desarrollo de este trabajo; ¿Cómo diseñar un sistema de planificación financiera para los activos circulantes; podrá solucionar las debilidades encontradas en la empresa Ferretería Pepino S.A. ubicada en Coro – Estado Falcón?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Diseñar un sistema de planificación financiero para los activos circulantes de la empresa Ferretería Pepino S.A. ubicada en Coro – Estado Falcón.

Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual del manejo financiero del activo circulante de la empresa Ferretería Pepino S.A.

• Identificar la estructura financiera de los activos circulantes, manejados por la empresa Ferretería Pepino S.A.

• Elaborar un Sistema de Planificación Financiera para el activo circulante de la empresa Ferretería Pepino S.A.

Justificación de la Investigación

La empresa Ferretería Pepino S.A., como anteriormente se ha dado a conocer, sufre una deficiencia en el manejo de sus recursos financieros, así como en las diversas actividades necesarias en el logro del óptimo funcionamiento de la misma, a saber, planificación, dirección, coordinación, ejecución y control.

En consecuencia se justifica que un sistema de planificación financiera para la Ferretería Pepino S.A., constituiría una herramienta de vital importancia que servirá para esclarecer los movimientos del efectivo (caja chica y banco), también será socialmente positivo pues colaborara con el beneficio de los socios y su núcleo familiar; y del mismo modo cumplir con las exigencias de la clientela involucrada, ya que con un buen plan financiero de su efectivo, se podrá invertir este en pro del beneficio colectivo , tanto para la empresa como para sus administradores.

Igualmente, la investigación se justifica desde los siguientes puntos de vista:

• Teórico: la investigación abordará la rigurosidad científica, donde se demuestra el uso de investigaciones que pueden ser utilizadas en la administración de empresas, que faciliten una mejor organización de datos, ahorro de tiempo y espacio.

• Metodológico: el estudio presenta un aporte metodológico, como antecedente a posteriores investigaciones que deseen profundizar sobre el tema presentado.

• Practica: la propuesta que se presentará puede ser utilizada en otras empresas que deseen mejorar el manejo de sus activos circulantes.

Alcances y Limitaciones

Al iniciar cualquier trabajo de investigación se requiere definir y limitar los aspectos, áreas o actividades que van a ser sujetas a estudios, porque de esta forma se concentran los esfuerzos y orientan las funciones para lograr los objetivos planteados.

Esta investigación estará dirigida a la empresa Ferretería Pepino S.A. ubicada en Coro – Estado Falcón. Específicamente para el área Materiales de Construcción de la Ferretería Pepino S.A. La investigación se enfocará directamente al área de administración, planificación y contabilidad por ser estas las encargadas de manejar los activos circulantes. Con esta propuesta se suministró una herramienta de Planificación que permite optimizar el desarrollo de las operaciones y proporcionar estados financieros fidedignos.

Además de ser una herramienta para esta empresa en particular, esta investigación proporciona información sustancial para cualquier empresa en desarrollo que desee mantener un alto rendimiento financiero.

Las conclusiones se pondrán aplicar en la empresa objeto de estudio por la particularidad en sus características generales. Cabe señalar que la investigación solo llega hasta la Propuesta de un sistema de planificación financiera de los activos circulantes de la empresa Ferretería Pepino S.A., específicamente en el área de Materiales de Construcción. Y la aplicación y ajuste de corrección va a depender de la decisión de la Gerencia General.

Al inicio de la investigación se observo un factor limitante en cuanto a suministrar información lo que fue subsanado por la investigadora, ya que oriento al personal y dueños de la empresa en relación a la contribución que se brindara al aplicar el estudio en la empresa para mejorar la activad por ellos desempeñada en el área de planificación fía naciera de los activos circulantes.

Las limitaciones encontradas se refieren fundamentalmente a la disponibilidad inmediata de la información que se requiera, por lo que la misma solventase en la suficiente antelación.

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigación

Noriega, (2003) Diseño de un Sistema Contable Administrativo para la Empresa Speed Car Wash. Ubicada en Coro, Estado Falcón. La siguiente investigación tiene por objetivo proponer un diseño de un Sistema Contable Administrativo, cuya estructura sea de fácil manejo adaptado a los requisitos y necesidades de la empresa que permita procesar datos contables específicos; convirtiéndolos en información confiable que pueda ser utilizado para una efectiva toma de decisiones y mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa. La necesidad primordial de elaborar este proyecto fue garantizar la calidad de los procesos Contable-Administrativos de la Empresa. Su desarrollo fue bajo la modalidad de proyecto factible apoyado en una investigación de campo de tipo descriptiva y evaluativo, con una población de diez (10) personas, constituidas por el personal que labora en el área Contable-Administrativos de la Empresa.

El aporte a la presente investigación viene dado por la explicación y la importancia que representa realizar mejoras en el manejo de los Activos Circulantes, con la actualización de una Planificación Financiera.

Batidas, (2000). Propuesta de un Sistema de Control Interno para la Sección de Caja y Banco de la Empresa Sidetur Planta Casima, ubicada en Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Se propuso un Sistema de Control Interno para la Sección de Caja y Banco de la Empresa Sidetur Planta Casima, el cual permitirá mejorar las deficiencias existentes en el manejo y control del efectivo debido a las carencias de métodos adecuados para la administración de los recursos monetarios, ausencia de herramientas y otros. La Propuesta fue realizada bajo la modalidad de proyecto factible, basada en una investigación de campo de tipo descriptivo, bibliográfico y documental. Los resultados obtenidos demostraron que existe deficiencia en el proceso de emisión de cheques y planificación de los pagos, se incorporaron ciertas modificaciones contables basadas en los principios de contabilidad generalmente aceptados.

El aporte a la presente investigación, es que las empresas necesitan algunas modificaciones en los controles internos para que estas se adapten a los cambios actuales del entorno y mantenerse en el mundo exigente y competitivo; dicho esto, cabe resaltar que le servirá de apoyo a esta investigación ya que se basa en planificar financieramente los activos circulantes, parte de los cuales se mencionan en el antecedente anteriormente descrito, como lo son Caja y Banco.

Márquez, (2002). Propuesta de un Control Interno para optimizar las operaciones de Administración y Contabilidad de la Empresa Mayor, C.A.; ubicada en Maracay, Estado Aragua. Trabajo elaborado bajo la modalidad de proyecto factible basado en una investigación de campo de carácter descriptivo. El autor determinó que los procesos contables afectan directamente las decisiones financieras de la organización.

La relación existente entre el trabajo de Márquez y el presente trabajo, es que ambas investigación determinan que los procesos de Control Interno y Planificación Financiera deben establecerse claramente en función de las necesidades de la empresa.

Bases Teóricas

Para el desarrollo de esta investigación se presenta un complejo de postulados según diversos autores, que hacen referencia al problema investigado, y que permite obtener una visión completa de las formulaciones teóricas sobre las cuales se ha fundamentado el conocimiento para lograr la propuesta de un sistema de planificación financiera.

Sistema

La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS). Cabe señalar que la TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Los supuestos básicos de la TGS son:

• Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.

• Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas.

• Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.

• Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.

• Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

• Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.

• Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.

• Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

Desde un punto de vista histórico, se verifica que:

• La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombre-máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril. .

• La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre-máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales.

• La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.

• La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional.

• Después de la segunda guerra mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables.

• La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.

• Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.

• El enfoque antiguo fue débil, ya que 1) trató con pocas de las variables significantes de la situación total y 2) muchas veces se ha sustentado con variables impropias.

• El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite reconceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces de naturaleza completamente diferente.

Características de los sistemas

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).

• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.

• Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

• Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

• En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propias energías y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

Clasificación de los Sistemas de una Empresa

Los sistemas operativos que manejan las distintas empresas en sus negocios se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Sistemas de Producción. Tiene como finalidad manejar y controlar todas las operaciones relacionadas con el proceso productivo de una empresa manufacturera o de servicios. Su función principal es la planificaron de la producción, la cual permite determinar lo que se va a producir de acuerdo a un presupuesto estimado de ventas.

• Sistema de Ventas. Este sistema ofrece información necesaria sobre las tendencias de las ventas, la posición en el mercado y objetivos de ventas, información sobre precios y tendencia de los mismos, información sobre las actitudes de clientes y consumidores, y costo de distribución.

• Entre los principales subsistemas están: facturación y cobranza, control de los canales de distribución, y mercadeo

• Sistema de Administración y Finanzas. Este sistema reúne todas aquellas funciones que se derivan de las clasificaciones ya nombradas. Ejemplo de ello son las cuentas por pagar, cuyo origen responde a las necesidades de financiamiento que tiene la empresa.

Además de las cuentas por pagar, se encuentran las compras dentro del Sistema Administrativo y Finanzas. Un Sistema de Compras surge para controlar todas las adquisiciones que se realicen en relación con el proceso productivo o el funcionamiento de las actividades administrativas (ordenes de compras, registro de proveedores).

En cuanto a los activos fijos, su control debe ser muy estricto, sobre todo si la empresa requiere el uso intensivo de éstos; ya que junto con los inventarios para la venta representan un monto importante con respecto al activo total de la empresa.

Con relación a los inventarios, estos deben permitir controlar todos los materiales, repuestos y suministros de una organización. Los inventarios manejan dos movimientos: entradas y salidas. El primer movimiento comprende compras de materia prima, materiales y suministros, devoluciones de productos, entre otros. En las salidas encontramos la venta de productos, transferencia de productos entre almacenes, aparte de algunas actividades similares.

En lo que respecta a los bancos, este debe ser uno de los rubros de los estados financieros sobre los cuales la compañía debe mantener un estricto control desde el punto de vista administrativo y operativo. Se requiere que existan algunas normas, procedimientos y controles aplicables al efectivo como registro de retiros y depósitos o control sobre las conciliaciones bancarias.

Finalmente se encuentra el aspecto contable. La importancia de un sistema contable radica en que alrededor de éste se mueven todos los demás sistemas. Por ejemplo, si el sistema de cuentas por pagar genera información errónea y esta es transferida al sistema contable, las cifras de los estados financieros se verán afectadas y deberán ser corregidos ocasionando una perdida de trabajo y tiempo a la empresa.

Cabe destacar que en la obtención de los objetivos de una empresa, es necesario mantener un equilibrio entre los tres sistemas ya mencionados: sistema de producción, sistema de ventas y sistema de administración y finanzas. De lo contrario se le concedería mayor importancia a un sistema en relación con otro cuando todos en realidad son importantes.

Proceso Administrativo

Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales esta la integración corporativa, la estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.

Las empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las partes que la integran es necesario que dentro de una organización se deben establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una organización.

Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.

Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.

La administración científica se interesaba en la organización del esfuerzo operativo o de taller y, por lo tanto, era un micro enfoque. En contraste, se desarrolló un cuerpo de conocimiento durante la primera mitad del siglo XX, que hacía hincapié principalmente en el establecimiento de principios administrativos generales aplicables a los altos niveles de organización. March y Simón se refería a este cuerpo de conocimientos como "teoría de proceso administrativo

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.

Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo.

Planeación

     "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización ".A. Reyes Ponce.

    "La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas.

Organización

     "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

    "Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.

Dirección

    Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Burt K. Scanlan.

    Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión. Lerner y Baker.

Ejecución

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades Importantes de la Ejecución

• Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

• Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

• Motivar a los miembros.

• Comunicar con efectividad.

• Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

• Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

• Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Activos

Son activos los recursos económicos del ente, que pueden estar constituidos por:

• Dinero,

• Otros bienes tangibles (mercaderías, muebles, inmuebles) o intangibles (derecho a utilizar una patente),

• Derechos contra terceros  de recibir dinero u otros bienes (mercaderías) o servicios (alquiler de un inmueble por un determinado tiempo).

Un bien es un activo si:

• El bien tiene utilidad económica para el ente. Debe ser apto para brindar futuros beneficios. Un bien no es activo si ha tenido un costo de adquisición, pero no tiene utilidad económica.

• El acceso a los beneficios que produce están bajo el control del ente. La propiedad de un bien es independiente de su tenencia. Los bienes de una sociedad comercial no forman parte del activo de sus socios.

• El derecho sobre el bien debe tener su origen en una transacción u otro hecho ocurrido con anterioridad. El carácter de activo no depende de la forma de adquisición de los bienes (compra, producción propia, donación).

Para reconocer contablemente a un activo, no sólo deben cumplirse las condiciones mencionadas, sino que debe existir también la posibilidad de asignarle un importe en moneda sobre bases objetivas y susceptibles de verificación. Por esto, es normal que se excluyan de los estados contables los activos intangibles no identificables autogenerados.

Clasificación del Activo

Romero, (1995), clasifica al activo de acuerdo a su disponibilidad se divide en dos grandes grupos los activos circulantes y los activos no circulantes. Con esta clasificación se pueden derivar otra serie de sub-clasificaciones de acuerdo a las circunstancias y necesidades de información que se presente o se requiera en un momento dado y de forma general. En el Cuadro Nº 1, se muestra la clasificación del activo de acuerdo a su disponibilidad.

Tabla 1. Clasificación del Activo

Fuente: Elaborado con datos tomados de Principios de Contabilidad, Romero (1995) (p.73)

Activo Circulante

Representa los medios líquidos, entendiendo por disponibilidad líquida o medios líquidos aquellos elementos que son dinero efectivo o que son inmediatamente convertibles en dinero (cheque) y que sirven para hacer frente a los pagos cuya obligación asume la empresa.

Según Romero, (1995), el activo circulante son aquellas partidas que se representan o convierten en efectivo, son bienes o recursos que se esperan brinden un beneficio económico futuro, ya sea por su venta, uso o consumo. Es importante señalar que esta formado por las cuentas como efectivo y los activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año aproximadamente.

Entre las principales cuentas que conforman el activo circulante tenemos: la cuanta caja, cuenta por cobrar, efectos por cobrar, inventarios, artículos de escritorio, prepagados, entre otros.

El Efectivo

Según Kennedy y Mc Mullen, (1990), el efectivo ".incluye el dinero, y en general, cualquier partida aceptada como deposito bancario a su valor nominal."

En tal sentido son parte del efectivo, monedas de curso legal, depósitos en cuenta corriente en los bancos, cheques y cualquier otro documento de crédito pagadero a la presentación, que los bancos aceptan depositar como si fueran dinero, esto es deposito a la vista, moneda extranjera que opera en el país, cheques de gerencia, giros bancarios, cheques de viajero, entre otros; por lo cual no habiendo ninguna restricción sobre estos documentos, están en disponibilidad inmediata para cualquier uso comercial.

Cuentas por Cobrar

Sarratud & Maldonado (1993), señalan que las cuentas por cobrar son derechos contra terceros, bien sean naturales o jurídicas, que posee la empresa para una fecha de vencimiento determinada.

Las cuentas por cobrar se reflejan en el Balance General indicando el monto total adeudado de los clientes a la empresa, pero el saldo adeudado no será cancelando totalmente por lo cual se crea una estimación o provisión por cuantas incobrables.

Inventario

Es el valor de la mercancía en existencia, que pertenece a la empresa y que esta destinada a la venta en el curso normal de operaciones, o que habían de ser convertidas directa o indirectamente en productos terminados destinados a la venta.

Uno de los activos más grandes en las Empresas de ventas al por menor o al por mayor es el Inventario de mercancías. Las ventas de estas mercancías con precios por encima del costo es la fuente principal de ingresos.

Para una empresa mercantil, el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio. La mercancía disponible para la venta normalmente será convertida en efectivo dentro de un periodo menor de un año y por tanto es tenida en cuenta como un activo corriente.

En el balance General, el inventario se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar, porque es justo un paso adicional de la conversión en efectivo.

Planificación Financiera

La planificación financiera es un arma de gran importancia con que cuentan las organizaciones en los procesos de toma de decisiones. Por esta razón las empresas se toman muy en serio esta herramienta y le dedican abundantes recursos.

El objetivo final de esta planificación es un "plan financiero" en el que se detalla y describe la táctica financiera de la empresa, además se hacen previsiones al futuro basadas en los diferentes estados contables y financieros de la misma. El plan lo que pretende es plantear unos objetivos a cumplir (posibles y óptimos) para ser evaluados con posterioridad.

Aunque la obtención de esta estrategia financiera es el objetivo final de la planificación; éste no se da con observaciones vagas, echas por encima, de las situaciones financieras de la empresa (financiamiento e inversión) solo se presenta después de un extenso y concienzudo análisis de todos los efectos, tanto positivos como negativos, que se pueden presentar para cada decisión que se tome con respecto a la financiación o inversión.

Estas decisiones deben ser tomadas en conjunto y no separadamente ya que esto podría acarrear problemas al no tener en cuenta decisiones que traen consigo consecuencias para otros sectores de la empresa.  

Una buena planificación debe llevar al directivo a tomar en cuenta los acontecimientos que pueden dar al traste con el buen desempeño de la compañía o al menos logren entorpecerla, esto con el fin de tomar medidas que contrarresten estos efectos. Todos los análisis y observaciones nos llevan a pensar que la planificación no es solo previsión, ya que prever es tener en cuenta el futuro probable dejando de lado lo improbable o las sorpresas (deseables o indeseables).  

Los requisitos para una buena Planificación Financiera son:

• a. Previsión: Se debe prever lo probable y lo improbable, sea de beneficio o desmedro para la empresa.  

• b. Financiación óptima: No existe un plan óptimo. "Los planificadores financieros deben hacer frente a los asuntos sin resolver y arreglárselas lo mejor que puedan, basándose en su criterio".  Balancear deuda, ingresos, costos, costo de capital, tasa de retorno, etc.,  no es fácil pero es la tarea del director financiero de una firma.  

• c. Mirar el desarrollo del plan: Observar si ha sido viable el camino que se ha tomado y si no es así tratar de hacer las modificaciones que sean necesarias. "… los planes de largo plazo sirven como puntos de referencia para juzgar el comportamiento posterior".

Otro punto en que el planificador financiero debe ser cuidadoso, es en no involucrarse demasiado en los detalles porque se pueden pasar por alto ítems de gran importancia dentro de la estrategia.

Como no existe una teoría que lleve al óptimo plan financiero, la planificación se realiza mediante procesos de prueba y error, antes de inclinarse por un plan definitivamente, se pueden formular variadas estrategias basadas en diferentes sucesos futuros. Cuando se proyectan buena cantidad de planes se emplean modelos de planificación que permiten prever las consecuencias futuras, aunque no dan el óptimo plan, sí hacen la tarea más sencilla y abreviada y nos pueden acercar a él. La planificación financiera a corto plazo se ocupa directamente de los activos y pasivos a corto plazo o circulantes en una empresa.

Los activos actuales más importantes son: cuentas por cobrar, existencias o inventarios, tesorería y títulos negociables. Los pasivos más importantes son las cuentas por pagar y los prestamos bancarios a corto plazo. Estos activos y pasivos de corto plazo son los componentes del fondo de maniobra o capital neto de trabajo, que no es más que la diferencia entre los mismos (Ac-Pc).

Para que una empresa funcione eficientemente debe tener capital invertido en instalaciones, maquinaria, inventarios, etc. El costo total de estos activos son las llamadas necesidades acumuladas de capital de la empresa. Estas pueden cubrirse con financiación a largo o corto plazo de acuerdo a las variaciones que presente en el período.

Para obtener un mejor nivel de financiación a largo plazo en relación con las necesidades acumuladas se tiene en cuenta: ajustes de vencimientos, necesidades permanentes de fondo de maniobra y la comodidad de los excedentes de tesorería.

La planeación financiera es una declaración acerca de lo que habrá de lograrse en una fecha futura; se formula el método a través del cual se habrán de lograr las metas financieras. Comienzan con el establecimiento de metas a largo plazo. Las metas a largo plazo reflejan las estrategias de la gerencia en relación con su participación en el mercado, productos, técnicas de producción, capacidad de producción y rentabilidad. Éstas están respaldadas por los objetivos a corto plazo, que detallan las ventas, costos y utilidades para el año actual.

En este sentido se tiene que los gerentes desarrollan planes detallados para alcanzar estos objetivos a corto plazo. Una vez que la gerencia lo revisa y aprueba, el primer año del pronóstico o presupuesto pasa ser el plan operacional y financiero de la compañía. Los planes operacionales y financieros incluyen presupuestos detallados de ventas, producción, número de empleados, eficiencia laboral, compra y utilización de materiales, etc.

¿Qué es el plan financiero?

Es la suma de todas las propuestas de inversión y presupuestos de capital de las distintas unidades de negocios de la empresa. Tres pasos clave:

1) Identificación de las metas financieras de la empresa.

2) Análisis de las diferencias entre esas metas y su status financiero actual.

3) Definición de las acciones necesarias para que la empresa logre sus metas financieras.

La principal meta de la empresa es el crecimiento dado que el crecimiento permitirá maximizar el valor de la empresa.

Elementos comunes a la planeación financiera

Si bien la planeación financiera depende de cada empresa y de cada momento en particular, existen ciertos elementos que son comunes a todos los planes financieros. Dichos elementos son:

Pronóstico de ventas. Todos los planes financieros requieren de un pronóstico de ventas. Que este sea exacto no es posible puesto que las ventas dependen del estado futuro e incierto de la economía. El departamento de ventas estimará las unidades que se venderán en el año. Seguidamente se revisan los precios de los productos comparándolos con los de los competidores, así como con las estimaciones de costos.

Se deben prever probables aumentos en los costos, tanto de mano de obra como de materiales. Se debe prestar atención especial a la fijación de los precios de los productos que produjeron menos utilidades que lo estimado. Es importante notar que las ventas están compuestas por precio multiplicado por cantidad de productos vendidos (se puede modificar precio o bien volumen). Hay que tener en cuenta cuestiones estratégicas que impliquen no subir los precios de determinados productos.

Costos. Los gerentes de los departamentos hacen estimaciones preliminares de sus costos, revisándolas con los altos ejecutivos. Una revisión inicial le permite a la gerencia determinar las tendencias de los costos, después de conocer el volumen estimado de ventas y hacer los ajustes que considera de acuerdo a los objetivos a largo plazo y las perspectivas a corto plazo. Posteriormente es necesario consolidar los pronósticos de ventas y los costos que cada departamento y cada producto, y las potenciales necesidades de financiamiento en los pronósticos totales de la compañía. Hay que tener en cuenta que mediante la estimación de las ventas y de los costos se define la rentabilidad de una compañía.

Estados financieros pro forma. Estimados al fin del plan financiero (o unidad de tiempo). Los planes financieros tendrán un balance general pro forma, un estado de resultados pro forma y de origen y aplicación de recursos pro forma. Estos aspectos, en conjunto, reciben el nombre de estados financieros pro forma.

Requerimientos de activos. El plan debe describir los requerimientos de activos necesarios para que la empresa desarrolle las políticas que estableció.

Requerimientos financieros. En esta parte se debe incluir la política de financiamiento y la política de dividendos.

Conexión. Significa definir las variables de conexión que van a permitir coordinar entre las distintas actividades que se encuentran en el plan financiero. Por ejemplo, si se espera que las ventas crezcan a una tasa y que las deudas para soportar esas mayores ventas crezcan a una tasa menor, debe haber una variable de conexión entre los distintos crecimiento planeados, de manera tal que no se producirá una falta de encadenamiento entre las mismas.

Supuestos económicos. Se debe expresar el medio económico en quien empresa estelares en volverse a lo largo de la vida del proyecto en cuestión. Entre los supuestos económicos que deberán hacerse está el nivel de las tasas de interés.

El Objetivo Financiero

Tradicionalmente se ha venido considerando como objetivo de la empresa la maximización del beneficio. Sin embargo, este objetivo se ha criticado mucho; actualmente se defiende la existencia de un conjunto de objetivos, consecuencia de un proceso de negociación entre los distintos participantes de la empresa, que de un modo u otro espera algo de ella.

A pesar de que hoy día se acepta que la empresa debe alcanzar diversos objetivos, la moderna Administración Financiera plantea como objetivo prioritario la maximización del valor de mercado de la empresa desde el punto de vista de sus propietarios (accionistas, en el caso de una sociedad anónima). También se plantea como la maximización del valor de las acciones de la empresa, aunque este objetivo plantearía problemas en el caso de empresas que no coticen en bolsa.

• Aunque se ha criticado este objetivo, se asume de forma más generalizada debido a que:

• Se puede compatibilizar con el objetivo de máximos beneficios: a mayor beneficio, mayor valor de la empresa.

• Es operativo y sencillo.

• Es único.

• Es un objetivo cuantificable, y por tanto susceptible de incorporar a modelos matemáticos.

Hay que destacar que este objetivo es idóneo para las grandes empresas que cotizan en bolsa; sin embargo, presentan dificultades operativas al intentar aplicarlo a las PYMES.

Respecto a cómo se consigue este objetivo habría que considerar que la toma de decisiones no se realiza por los propietarios sino por los directivos; sin embargo existen al menos cuatro motivos por los que la actuación de los directivos tenderá a satisfacer los intereses de los accionistas maximizando el precio de las acciones:

• a) El primero es la existencia de un mercado de trabajo que paga más a aquellos directivos que han conseguido mejores resultados con los precios de sus acciones.

• b) En las pequeñas empresas que no cotizan en bolsa, el motivo más evidente para que el directivo actúe en interés del accionista es la amenaza de despido. Pero también en las grandes empresas se han producido casos en los que los accionistas han despedido a directivos que no actuaban en su interés.

• c) La posibilidad que ante una bajada en los precios de las acciones surja otra empresa que desee adquirirla para cambiar la dirección y mejorar con ello el valor de la empresa. (Es lo que se conoce como OPA hostil no deseada por los directivos).

• d) Hay ocasiones en que los directivos son compensados con acciones ante buenos resultados por lo que son a la vez accionistas, y de esta forma están interesados en que sus acciones valgan lo más posible.

Este objetivo (MAXIMIZAR LA RIQUEZA DE LOS ACCIONISTAS), presenta una triple vertiente interrelacionada, la decisión de inversión o presupuesto de capital, la decisión de financiación y la decisión de dividendos. La optimización de la decisión conjunta de perseguir siempre la maximización del valor de la empresa para sus accionistas, o lo que es lo mismo, la riqueza de estos.

Las Decisiones Financieras.

El análisis de las decisiones financieras se sitúa dentro del área de la Dirección Financiera y constituyen el nexo de unión entre la teoría financiera y la política financiera. Debido a las interacciones existentes entre las decisiones financieras y a su interrelación con el objetivo de la empresa, la Dirección Financiera se ocupa de evaluar el efecto combinado de dichas decisiones sobre el objetivo financiero.

Este tipo de decisiones empresariales suponen un aumento o disminución del empleo de los recursos de las empresas y responden a los tres interrogantes planteados por SALOMON (2000) :

• ¿Cuál debe ser la dimensión de la empresa y su ritmo de crecimiento?

• ¿Qué clases de activos debe poseer la empresa?

• ¿Cuál debe ser la composición de su pasivo?

Estas cuestiones están estrechamente ligadas. El volumen total de activos dependerá de las posibilidades específicas de inversión, así como de las posibilidades de financiación. Las facilidades para obtener recursos financieros dependerán a su vez de la cantidad y calidad de los proyectos de inversión en los que van a ser utilizados. Las tres cuestiones constituyen tres aspectos de un mismo problema fundamental, las cuales deben resolverse simultáneamente en la práctica.

Así, la empresa ha de hacer frente a tres categorías de decisiones financieras:

• Volumen y destino de sus inversiones.

• Volumen de los dividendos a distribuir.

• Volumen y origen de los recursos a utilizar.

Es decir, decisiones de inversión, decisiones de dividendos y decisiones de financiación. Cada una ha de valorarse en relación con el grado de cumplimiento del objetivo financiero de la empresa.

Quizás la decisión económico-financiera fundamental de la empresa sea la determinación del nivel y composición de su inversión. La empresa puede invertir en activos físicos o financieros (títulos). Las decisiones de inversión de la empresa determinan la renta futura de la misma. La rentabilidad de las inversiones se ve influida tanto por factores externos al control de la dirección como por decisiones de producción.

Decisión de Inversión

La decisión de inversión consiste en la colocación de capital en proyectos de inversión de los que se esperan beneficios futuros (Van Horne, 1.986).

La dirección se encuentra con tres problemas importantes que afectan a la decisión de inversión: el primero de ellos es localizar nuevas oportunidades de inversión; el segundo es estimar los flujos de tesorería de los proyectos; y el tercero, establecer una regla o técnica de decisión consistente que permita elegir entre diversos proyectos de inversión.

La regla de decisión debe ofrecer la propiedad antes mencionada de maximizar la riqueza de los accionistas.

La estimación de los flujos de caja no es sencilla debido a que son flujos esperados y por tanto futuros, por lo que no pueden estimarse con certeza. Por este motivo, los proyectos de inversión deben evaluarse en función de su rentabilidad esperada y del riesgo económico que llevan consigo.

Para la valoración de proyectos de inversión a partir de la rentabilidad esperada y del riesgo se seleccionan un conjunto de proyectos de inversión para elegir entre estos el proyecto que maximice la rentabilidad para un determinado tipo de riesgo o bien que minimice el riesgo para un determinado nivel de rentabilidad.

Decisión de Financiación

Las decisiones de financiación determinan los medios que la empresa ha de utilizar para financiar sus inversiones.

La empresa se va a plantear si financiar sus inversiones con fondos propios o con fondos provenientes del endeudamiento, es decir, con fondos ajenos.

Cada uno de los medios que utiliza la empresa para financiarse supone un coste, que en su conjunto, da lugar a lo que se conoce como coste de capital de la empresa.

El coste de capital, por consiguiente, relaciona, a través de la tasa de rendimiento requerida de los proyectos de inversión, las decisiones de inversión con las de financiación. La empresa al conocer el coste de capital va a seleccionar las inversiones a realizar y estas serán las que incrementen el valor de la empresa, es decir, las inversiones cuya tasa de rendimiento interna sea mayor al coste de capital de los recursos financieros utilizados.

Decisión de Dividendos

La decisión de dividendos consiste en determinar el volumen óptimo de distribución de beneficios que permita mantener una política adecuada de autofinanciación y una retribución suficiente a las acciones de la empresa. Por tanto la política de dividendos supone la decisión de distribuir beneficios versus retención de los mismos para reinvertirlos en la empresa.

El tema central que se deriva de la decisión de dividendos es si el valor de la empresa en el mercado es independiente o no de la política de dividendos seguida por la empresa.

Los economistas no están de acuerdo en esta cuestión y hay dos posturas claramente opuestas. Por un lado, Modigliani y Miller (1.961) afirmaron que la política de dividendos es irrelevante para el valor de la empresa en el mercado. Por otro lado Gordon (1.962) dice que existirá una política óptima de dividendos que maximice el valor de la empresa al suponerse que el comprador de una acción paga sus futuros dividendos.

La Estructura Económica – Financiera de la Empresa

La empresa necesita disponer de recursos financieros para poder llevar a cabo su actividad de producción y comercialización. Necesita recursos financieros con que financiar las inversiones necesarias para poder realizar su actividad productiva así como para poder hacer frente al pago de los gastos corrientes originados por la misma.

El Balance, principal modelo para el análisis económico-financiero de la empresa, recoge en el pasivo los diferentes tipos de recursos financieros que utiliza la empresa, mientras que relaciona las materializaciones de esos recursos (empleos o inversiones). En otros términos, el activo recoge el capital en funcionamiento o capital productivo y el pasivo el capital de funcionamiento o de financiamiento.

La estructura económica de la empresa está formada por la inversión tanto en activo fijo como en activo circulante.

La inversión en activo fijo (largo plazo) viene determinada fundamentalmente por la capacidad de absorción del mercado, es decir, por la demanda. Una demanda insatisfecha es condición necesaria, aunque no suficiente, para que se produzca una inversión en activo fijo y en consecuencia para que la empresa nazca o crezca.

La inversión en activo circulante (corto plazo) es aquella que se hace para asegurar el funcionamiento del ciclo de explotación y depende, fundamentalmente, del tamaño del activo fijo. La inversión en activo circulante es, por tanto, una inversión derivada o complementaria de la inversión en activo fijo.

La estructura financiera de la empresa está formada por los recursos que necesita la empresa para llevar a cabo su actividad, es decir, los distintos medios de financiación, el origen del capital. Vamos a agrupar los recursos financieros en los siguientes apartados:

Recursos Propios.

Capital y reservas. El capital social junto con las reservas constituyen los fondos propios de la empresa. Estos son las fuentes de financiación más estables o permanentes, ya que no tienen vencimiento, y al mismo tiempo son los que soportan un mayor riesgo pues, en caso de quiebra, los socios participan en el valor resultante de la liquidación de la empresa en último lugar, después de haber reembolsado los demás créditos.

Resultados.

Recursos Ajenos.

Están formados por todas las deudas que tiene la empresa.

• Créditos a largo y mediano plazo

• Créditos a corto plazo.

Vamos a representar gráficamente la estructura económico-financiera de la empresa:

Definición de Términos Básicos

Activos

Está representado por todos los valores positivos, es decir, lo que la empresa posee y tiene derecho a recibir de cualquier persona o entidad con excepción de su dueño: dinero, mercancías, mobiliario, equipos, edificios, terreno, y lo que le deben los clientes, ya que tiene el derecho de convertir esa deuda en dinero oportunamente.(p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Activos Circulantes

Efectivo u otros activos que se esperan que se conviertan en efectivo, se vendan o se consuman, por lo general en el término de un año o antes, como consecuencia de las operaciones normales de una empresa. (p.www.leyes.com.py/

documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Balance General

Es el estado financiero que muestra, en una fecha determinada, la estructura y el valor del Activo de una empresa, así como la composición y el valor del Pasivo y el Capital. Muestra la situación económica de la empresa en un momento determinado. Estado de situación.

(p.www.leyes.com.py/documentaciones/Diccionarios/contable/Indice.html)

Conciliaciones Bancarias

Proceso Sistemático de comparación entre los ajustes contable de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicación de las diferencias encontradas.

(p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Control Interno

Lineamientos y procedimientos detallados que se emplean para dirigir las operaciones y garantizar la exactitud de los informes y el cumplimiento de leyes y reglamentos.(p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Cuentas por Cobrar

Todos los derechos monetarios contra otras entidades, incluidas personas, empresas mercantiles y otro tipo de organizaciones.

(p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Fondo de Caja Chica

Fondo especial de efectivo que se utiliza para el pago de cantidades realmente pequeñas. (p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Iliquidez

Difícilmente convertido en líquido. Lo contrario de liquidez. Fondos no realizables pueden ser convertidos en efectivo, pero usualmente con gran pérdida de valor. (p. www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Liquidez

Es la mayor o menor facilidad que tiene el tenedor de un título o un activo para transformarlo en dinero en cualquier momento.

(p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Obligaciones

Compromiso con que se reconocen deudas o se compromete su pago u otra prestación o entrega. En términos contables, las obligaciones están constituidas por el pasivo de una empresa.

(p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

Planificación Financiera

Es una declaración acerca de lo que habrá de lograrse en una fecha futura; se formula el método a través del cual se habrán de lograr las metas financieras. Es el que se detalla y describe la táctica financiera de la empresa, además se hacen previsiones al futuro basadas en los diferentes estados contables y financieros de la misma (p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice. html)

Sistema

Conjunto de elementos ordenados e interdependientes entre si cuya operación sincronizada permite al conjunto desempeñar ciertas funciones.

(p.www.leyes.com.py/documentaciones/diccionarios/contable/Indice.html)

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Modalidad de la Investigación

El presente estudio se enmarcó dentro de la modalidad de Proyecto Factible, ya que se pretendió solucionar la problemática confrontada por la empresa Ferretería Pepino S.A., a través de la propuesta de un Sistema de Planificación Financiera de Activos Circulantes del área de Materiales de Construcción, para mejorar el manejo del efectivo, cuentas por cobrar e inventarios que presenta dicha empresa. UPEL (Universidad Pedagógica Experimental Libertador) (1998), define el Proyecto Factible como "la elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar los problemas de las organizaciones o grupos sociales" (p.7).

Descripción de la Metodología

Fase 1. Diagnostico de la situación actual del manejo financiero del activo circulante de la empresa Ferretería Pepino S.A.

Este objetivo se logró a través de la aplicación de una entrevista estructurada adaptada a una Escala de Likert (Anexo 2) a una unidad de análisis de cinco (5) Gerencias de la empresa Ferretería Pepino S.A. Además de la observación directa realizada en las visitas a la empresa en estudio para conocer el manejo de movimientos diarios y como se realizan los procedimientos administrativos regularmente.

La respuesta a la interrogante de este objetivo específico se evidencia en la información recabada.

Según esta entrevista, la planificación de sus activos circulantes no es la más adecuada ya que se ha estadio utilizado, para destinar el efectivo, un proceso informal en donde la confianza familiar predomina como benefactor, mas no utilizándolo para invertirlo a conveniencia de la mismísima empresa en estudio.

Fase 2. Identificación de la estructura financiera de los activos circulantes en el área de Materiales de Construcción, manejados por la empresa Ferretería Pepino S.A.

Para el segundo (2°) objetivo, por medio de observación directa, se obtuvo a través de la Guía de Recolección de Información, Revisión de Libros Auxiliares y Mayores ubicados en la Gerencia de Administración y Finanzas de la empresa, información veraz y precisa de la estructura financiera de los activos circulantes de la empresa en cuestión, esta información se traduce en la siguiente tabla:

Tabla 2. Activos Circulantes manejados por la empresa Ferretería Pepino S.A. en el área de Materiales de Construcción.

Fuente: Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos. Elaborado por Aguilar, Cantor (2006).

La información recabada tuvo relevancia para el desarrollo de la propuesta objeto de la investigación ya que nos muestra el rango diferencial entre años y la posibilidad de utilidades que se pueden prestar para negociaciones futuras en pro de la empresa, por medio de una buena planificación de esas finanzas.

Fase 3. Elaborar un Sistema de Planificación Financiera para el Activo Circulantes de la empresa Ferretería Pepino S.A. en el área de Materiales de Construcción.

Este objetivo se define tomando en cuenta la inversión financiera y las diferentes formas de manejo de efectivo, en donde la empresa puede requerirlo acorde a sus necesidades e intereses. Para esto se realizó una revisión bibliográfica en diversas fuentes de estudios o información que tratan sobre el tema en cuestión y por otra parte se tomó en cuenta las consultas a especialistas en la materia tratada en este trabajo especial de grado.

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS DE LA VIABILIDAD

Recursos Humanos

Para la puesta en práctica de esta propuesta se cuenta con un personal capacitado como lo son: un contador, cinco (5) Gerencias altamente ligados a la administración de la empresa, Auxiliares del área de finanzas y 3 secretarios contables.

También se precisa de asesores financieros, como lo son los funcionarios bancarios de las diferentes entidades financieras con las cuales siempre se ha trabajado.

Recursos Materiales

Todos los equipos contables con que cuenta la empresa están a disposición para la realización y puesta en marcha de un plan financiero, ya sean calculadoras, sumadoras, cajas registradoras, computadoras, impresoras, ticketeras, entre otras.

Recursos Financieros

La empresa Ferretería Pepino C.A cuenta con dinero circulante suficiente para poner en práctica un plan financiero, en pro de la empresa en cuestión, como es con el que se cuenta en caja y banco, cuantas por cobrar y en el inventario de mercancía.

CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

Descripción del Problema

Contar con un Sistema de Planificación Financiera, es vital para cualquier empresa, pues el manejo del Activo Circulante, debe ser considerada parte integrante de la economía financiera de la organización. Una labor fundamental que permite determinar el grado de rendimiento que más le interesa y tener en cuenta los riesgos en este aspecto que puede afrontar cualquier empresa.

En esta perspectiva se tiene como una de sus funciones primordiales evaluar el efecto combinado entre la teoría financiera y la política financiera. La información obtenida, a través de los diferentes ratios, permite conocer la dimensión real de la empresa y el ritmo de crecimiento, así como sus fortalezas y debilidades financieras, donde invertir y donde dejar de hacerlo si fuere el caso.

Como se pone en evidencia el manejo de esta información es, a su vez, fundamental para conocer la composición del activo y del pasivo, datos que permiten aplicar decisiones sobre inversión, aplicación de dividendos, financiación de operaciones o establecimiento de reservas

Objetivos

El objetivo fundamental a los efectos del presente estudio consiste en que las participantes adquieran las competencias, es decir, los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para el desempeño de su futuro trabajo como empleados en el área económica financiera de la administración de empresas, con el objeto de mejorar y optimizar la gestión económica financiera para obtener una mayor rentabilidad. Y en segundo lugar:

• Realizar el análisis de la actividad económica financiera de la empresa Ferretería Pepino S. A. que permita la toma de decisiones en cuanto al manejo de su activo circulante.

• Diseñar un Sistema de planificación financiera, mediante la identificación de los factores clave, los indicadores de gestión y la utilización del cuadro de mando.

• Buscar los mejores métodos de gestión económica financiera para obtener una mayor rentabilidad de la empresa.

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN FINANCIERA PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA FERRETERÍA PEPINO S. A.

Basado en los argumentos presentados anteriormente con relación al marco conceptual que se debe manejar, se propone a continuación el Plan de Inversión, específicamente del excedente del activo circulante en calidad de deposito en entidades bancarias, para la Ferretería Pepino C. A., a saber:

• Inversión en la Bolsa de Caracas

Pasos a seguir en la Negociación de los Valores

Cuando un inversionista desea comprar o vender acciones sobre un determinado valor negociable en la Bolsa, se acude a un corredor quien está en capacidad de orientarlo acerca de los pasos a seguir en la compra o venta de éstos.

Cabe señalar que toda operación que se realice en la Bolsa de Valores de Caracas deberá liquidar a través de la Caja Venezolana de Valores, lo que conlleva a un Registro del Inversionista en esta última, a través de la apertura de una Cuenta de Valores. Dicho registro se formaliza con la entrega de un Deposito de Valores bajo la representación de un corredor miembro de la bolsa, identificado como cuenta principal, por lo cual, el inversionista se convierte en sub-cuentista de la casa de bolsa.

Esta apertura de cuenta no conlleva de manera alguna la obligatoriedad por parte del inversionista a permanecer o mantener los valores adquiridos en la Caja de Valores, pues también existen los Agentes de Traspaso ante los cuales el inversionista podría acudir a fin de registrarse como accionista de la empresa emisora, con la presentación de la Ficha de Accionista, quedando registrado de esta manera en el respectivo Libro de Accionistas, de la empresa emisora. Ello puede ser realizado por el mismo inversionista o a través de su corredor de bolsa.

Cuando se trata de la venta de acciones y éstas no se encuentran depositadas en la Caja de Valores, el inversionista deberá solicitar su traslado hacia la Caja de Valores, a través de la firma de un Contrato de Deposito, previo a realizar la operación de venta. De esta forma se garantiza el correcto cumplimiento y liquidación de la operación realizada a través de la bolsa.

Cumplidos los pasos anteriores, el corredor de bolsa concurre a una sesión de mercado, antes denominada rueda y ejecuta las diferentes operaciones.

Para hacer operaciones de compra/venta de valores en Venezuela se requiere previamente de una autorización para actuar como Corredor Público de Valores, que se obtiene una vez cumplido con diversos requisitos legales y con la respectiva autorización de la Comisión Nacional de Valores.

El corredor es un intermediario que cumple una función fiduciaria, pues está obligado a ejecutar las instrucciones de su cliente en las mejores condiciones posibles en virtud del contrato suscrito a tal fin con éstos.

Una vez realizada la operación en bolsa, el corredor indicara a su cliente (inversionista) las condiciones bajo las cuales fueron pactadas las operaciones, en cuanto al precio y plazo de liquidación. El inversionista procederá entonces a cancelar al corredor el monto efectivo de la(s) operación(es), más los gastos señalados por este tales como impuestos y comisiones previamente establecidas y convenidas entre ambas partes.

Llegada la fecha de vencimiento y liquidación de la operación, el corredor entregará al inversionista el comprobante de liquidación correspondiente.

Los miembros de la bolsa pueden ser corredores individuales o Casas de Bolsa. Cuando los corredores se constituyen como personas jurídicas lo hacen bajo la figura de Sociedad de Corretaje, la cual, al comprar una acción y ser admitidos como miembros de la Bolsa de Valores de Caracas, son considerados propiamente "casas de bolsa".

Estas sociedades son cada vez más sólidas, brindan al público inversionista un margen de mayor seguridad, cuentan con personal calificado y utilizan una tecnología financiera de punta.

Requisitos para la Inscripción de Valores

De acuerdo con el Reglamento Interno de la Bolsa de Valores de Caracas, específicamente en el Artículo 31, se tiene que la inscripción de títulos valores en la Bolsa de Valores de Caracas se llevará a cabo mediante el cumplimiento de las siguientes formalidades:

1) Los títulos valores emitidos de acuerdo a lo establecido por la Ley Orgánica de Crédito Público, se inscribirán en la Bolsa de Valores de Caracas sin necesidad de requerimiento alguno por parte del ente emisor, una vez que la Bolsa reciba la información pertinente en cuanto a la ley que autoriza la emisión y a los correspondientes Decretos que establecen las características de ésta.

2) Las acciones de sociedades mercantiles serán inscritas a solicitud de la respectiva entidad para lo cual ésta enviará a la Junta Directiva de la Bolsa los siguientes recaudos:

• Copia certificada de su Documento Constitutivo y de sus Estatutos sociales vigentes.

• Copia de sus Balances debidamente dictaminados de acuerdo con las normas legales, acompañados de los informes de los Comisarios y de la Junta Administradora, correspondientes a los últimos tres (3) años, o desde su constitución, si el lapso fuere menor.