Ensayo sobre el uso de las tic`s en la contabilidad (página 2)

El segundo aspecto, aunque también muy estrechamente relacionado con el primero, es más técnico. Se deben usar las TIC´S para aprender y para enseñar. Es decir el aprendizaje de cualquier materia o habilidad se puede facilitar mediante las TIC´S y, en particular, mediante Internet, aplicando las técnicas adecuadas. Este segundo aspecto tiene que ver muy ajustadamente con la informática educativa.No es fácil practicar una enseñanza de las TIC´S que resuelva todos los problemas que se presentan, pero hay que tratar de desarrollar sistemas de enseñanza que relacionen los distintos aspectos de la Informática y de la transmisión de información, siendo al mismo tiempo lo más constructivos que sea posible desde el punto de vista metodológico.Llegar a hacer bien este cometido es muy difícil. Requiere un gran esfuerzo de cada profesor implicado y un trabajo importante de planificación y coordinación del equipo de profesores. Aunque es un trabajo muy motivador, surgen tareas, tales como la preparación de materiales adecuados para el alumno, porque no suele haber textos ni productos educativos adecuados para este tipo de enseñanzas. Tenemos la oportunidad de cubrir esa necesidad. Se trata de crear una enseñanza de forma que teoría, abstracción, diseño y experimentación estén integrados.

Las discusiones que se han venido manteniendo por los distintos grupos de trabajo interesados en el tema se enfocaron en dos posiciones. Una consiste en incluir asignaturas de Informática en los planes de estudio y la segunda en modificar las materias convencionales teniendo en cuenta la presencia de las TIC´S. Actualmente se piensa que ambas posturas han de ser tomadas en consideración y no se contraponen.De cualquier forma, es fundamental para introducir la informática en la escuela, la sensibilización e iniciación de los profesores a la informática, sobre todo cuando se quiere introducir por áreas (como contenido curricular y como medio didáctico).Por lo tanto, los programas dirigidos a la formación de los profesores en el uso educativo de las Nuevas Tecnologías de la información y Comunicación deben proponerse como objetivos:

– Contribuir a la actualización del Sistema Educativo que una sociedad fuertemente influida por las nuevas tecnologías demanda.- Facilitar a los profesores la adquisición de bases teóricas y destrezas operativas que les permitan integrar, en su práctica docente, los medios didácticos en general y los basados en nuevas tecnologías en particular.- Adquirir una visión global sobre la integración de las nuevas tecnologías en el currículum, analizando las modificaciones que sufren sus diferentes elementos: contenidos, metodología, evaluación, etc.- Capacitar a los profesores para reflexionar sobre su propia práctica, evaluando el papel y la contribución de estos medios al proceso de enseñanza-aprendizaje.

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En resumen las nuevas tecnologías de la información y Comunicación son aquellas herramientas computacionales e informáticas que procesan, almacenan, sintetizan, recuperan y presentan información representada de la más variada forma. Es un conjunto de herramientas, soportes y canales para el tratamiento y acceso a la información. Constituyen nuevos soportes y canales para dar forma, registrar, almacenar y difundir contenidos. Algunos ejemplos de estas tecnologías son la pizarra digital (ordenador personal + proyector multimedia) y por supuesto, la Web.

Para todo tipo de aplicaciones educativas, las TIC´S son medios y no fines. Es decir, son herramientas y materiales de construcción que facilitan el aprendizaje, el desarrollo de habilidades y distintas formas de aprender, estilos y ritmos de los aprendices.

DESARROLLO

DEFINIENDO LA TECNOLOGÍA

Tecnología de la información:

(TIC´S) se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones.

La tecnología de la información (TIC´S) está cambiando constantemente en el registro de las operaciones contables que en las empresas se están llevando acabo, las personas que trabajan con el gobierno en empresas privadas, que dirigen personas que trabajan como profesionales en cualquier campo, utilizan las TIC´S cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de las TIC´S en los procesos de la empresa manufactura y ventas se han expandido grandemente.

La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo, sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten y toman mejores decisiones para lo cual tengan una forma mas adecuada para competir con las demás empresas

Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Este tipo de ventaja competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre independiente a adoptar  los nuevos procedimientos  o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a  los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.

TECNOLOGÍA EN LA CONTABILIDAD

El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información.

Al incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen dos consecuencias:

• Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).

• Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información

En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información.

Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:

• Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real

• Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet

• Liquidar los impuestos por Internet

• Enviar facturas por intercambio electrónico de información.

Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodológicos.

Evolución de la contabilidad

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad mas antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: " La suma de aritmética, Geometría, Proportioniet Proporcionalita" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestros días. Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono.

El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha trascendido hasta nuestros días, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la teoría de la partida doble.

La revolución industrial provoco la necesidad de adoptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun mayor importancia.

La contabilidad de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de teneduría ha decaído en incapacidad. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles diversas que han exigido a través de los años, para mejorar la calidad de la información financiera en las empresas.

La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables:

. Tecnología.

. Complejidad y globalización de los negocios.

. Formación y educación.

La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno Internet. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.

INFORMACIÓN CONTABLE

Contabilidad:

Técnicas que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objetivo de facilitar a los interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.

Estados financieros:

Informes cuantitativos sobre la situación financiera y los resultados de las operaciones de los participantes del mercado, que deben ser remitidos periódicamente a la superintendencia general de valores. Incluyen información de activos, pasivos y patrimonio así como de ingresos y gastos.

Los estados financieros: son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período.

• El balance general

• El estado de resultados

• El estado de cambios en el patrimonio

• El estado de cambios en la situación financiera

• El estado de flujos de efectivo

Balance general: es el estado que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento determinado. El balance se estructura a través de tres conceptos patrimoniales: el Activo, el Pasivo y el Patrimonio Neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.

El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad.

El Pasivo muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse.

El Patrimonio Neto es la diferencia del Activo menos el Pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos.

Las partidas de Beneficio y Pérdida son alternativas. Si se ha producido una pérdida aparecerá al pie del balance en el activo. Si se ha producido un Beneficio aparecerá al pie del balance en el Pasivo.

Estado de pérdidas o de resultados

El estado de resultado o estado de pérdidas y ganancias es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.

La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercancías hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultados

• ventas netas

• compras totales o brutas

• compras netas

• costo de lo vendido

Estado de cambios en el patrimonio

Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.

También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

Esta es la estructura del estado de cambios en la situación financiera para sociedades limitada:

Estado de flujo de efectivo: Aquél que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darán en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo.

Balance comparativo: Se refiere a un documento contable que nos proporciona información sobre los aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el Capital Contable de operaciones que se efectúan durante un ejercicio.

 Para poder saber las modificaciones en que incurrieron el Activo y el Pasivo, así como del aumento o disminución del Capital referente a los movimientos practicados en un ejercicio, es indispensable comparar el Balance que se formula al principio del ejercicio y el Balance que se formula al termino del ejercicio, esto si se quiere practicar un balance comparativo durante el ejercicio, el Balance inicial será el que se formula al inicio y el Balance final será el Balance al cual se requiere saber la información.

 En otras palabras podemos distinguir entre Balance inicial y Balance final, el primero se refiere al principio de un ejercicio determinado y el Balance final se refiere al del término del ejercicio. En resumen el Balance Comparativo es el que compara el Balance inicial contra el Balance final.

 Capital contable: El Capital Contable tiende a afectarse (aumentar o disminuir) cuando un ente económico se ve afectado en sus cuentas de Activo o Pasivo, así tenemos que las disminuciones de Capital Contable se deben al egreso o pago o cuando se reduce el Capital parcialmente (los socios retiran parte del capital). Por otro lado se aumenta cuando se perciben ingresos o aportaciones adicionales de Capital Contable (los socios aportan más capital a la empresa).

Catalogo de cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberían agregarse al sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General

• Activo

• Pasivo

• Capital

Estado de Resultado

• Ingreso

• Costos

• Gastos

• otros ingresos

Egresos:

Son costos y gastos de comercialización y operaciones técnicas, financieras, administrativas, propias de la actividad de seguros privados que realizan entidades de seguro, intermediarias y auxiliares.

Los egresos de cada entidad se realizan de acuerdo a modalidad y especialidad, sujetos a disposiciones legales en vigencia y reglamentos emitidos por la superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros -Intendencia de Seguros.

Ingresos: Entrada de dinero en la empresa procedentes de la venta de bienes o servicios típicos de su explotación. En sentido amplio se consideran también ingresos, los ingresos financieros y los ingresos accesorios a la explotación, ventas, y cualquier cuenta de resultados que de lugar a un cobro o derecho de cobro.

Póliza:

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

• Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

• En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

• Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

• Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

• Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros

TIPOS DE PÓLIZAS:

Póliza Contable

La póliza es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la información necesaria para su identificación.

Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas.

Los datos contenidos en las pólizas se registrarán en el libro diario, para después ser concentrados en el libro mayor.

Las pólizas contables se pueden clasificar en:

            Póliza de ingresos.                    Póliza de egresos.          Póliza de diario.

En la póliza de ingresos se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos que la póliza de ingresos debe contener son:

·       Especificación del tipo de póliza.

·       Nombre del ayuntamiento.

·       Columnas para el número de cuenta, número de subcuenta y nombre de las cuentas.

·       Columnas para el parcial, el debe y el haber.

·       Renglón para sumas iguales.

·       Espacio para anotar el concepto.

·       Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

·       Espacio para señalar la fecha y número de póliza.

Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas correspondientes al catálogo de cuentas.

La póliza de egresos sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos de la póliza de egresos son:

• Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• Nombre del ayuntamiento.

• Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc.

• Columna para el número de cuenta.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

• Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

La póliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• ·       Nombre del ayuntamiento.

• ·       Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.

• ·       Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• ·       Renglón para sumas iguales.

• ·       Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

• ·       Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y cronológica cada una de las pólizas.

Libro Mayor: En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la información contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. El libro mayor también se utiliza como medio de reclasificar y resumir por cuentas la información detallada cronológicamente en el libro diario.

El objetivo de estas unidades es que conozcamos de que manera está influenciada la tecnología en el área de contabilidad, primero saber como ha ido evolucionando la contabilidad desde cuando inicio, cuando el hombre se vio en la necesidad de implementar un sistema de símbolos gráficos que años mas tarde se transformaron en jeroglíficos, para poder tener un control de su vida económica y de lo que poseían como los bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, y consumía, entre otros; esto debido a que su memoria no le bastaba para guardar la información que se requería, y como ha sido el proceso desde entonces hasta la actualidad. La tecnología ha sido un factor importante dentro de la contabilidad porque gracias a ella se ha podido mejorar el mecanismo de la forma como se llevaba a cabo la contabilidad, ya que todo era a mano y era mas tardado; ahora con los programas informáticos; los sistemas de información que sirve para ordenar, clasificar y registrar todas almacenar y procesar la información y las operaciones que se requieren, además de los sistemas de computo administrativos, que en su base de datos tienen diferentes paquetes contables que ayudan a facilitar el trabajo del contador de una manera mucho mas rápida y confiable, como lo son cuentas por cobrar, nominas, pólizas de egresos, ingresos y diario, entre otros mas.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

• Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

• Resumen de la información: para que la información contable sea utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Marx seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitarán la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Marx necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

Características de un sistema de información contable efectivo.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Objetivos de la información contable.

La información contable debe servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubiesen experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.

CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

• La información es útil cuando es pertinente y confiable.

• La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.

Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciará hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Y SU ENTORNO

Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se estudia la empresa mediante el enfoque de sistemas, es el ambiente, el medio en que esta inserta y al cual pertenece con un sentido de dependencia. Esta dependencia y subordinación de la empresa a su entorno, le plantea determinadas exigencias a las cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.

La finalidad de toda empresa puede plantearse en tres planos diferentes:

• Producir bienes y /o servicios en forma eficiente de manera de satisfacer mejor las necesidades de la población.

• Lograr resultados positivos en el desarrollo de sus actividades.

• Permitir la realización del hombre en su trabajo y contribuir a su desarrollo integral, por una parte, y por otra cumplir con las obligaciones sociales y públicas a las que se encuentra obligada por el hecho de ser miembro de una comunidad.

Lo anterior, es sin considerar el fin último de la empresa que es lograr la supervivencia y desarrollo para alcanzar sus objetivos.

El entorno necesita información de los tres aspectos. Esta información se materializa en estados a informes que provienen del sistema de información de la empresa.

Los centros que requieren información se identifican como organismos e instituciones de carácter sectorial y nacional, tales como ministerios, superintendencia de: Sociedades Anónimas, Bancos e Instituciones Financieras, y el Banco Central. La información que necesita el entorno, tradicionalmente en su mayor parte, se satisface mediante los estados financieros que proporciona el subsistema de información contable. Dicha información se caracteriza por ser agregada.

En cambio, los requerimientos de información interna son relativamente mayores y más complejos, debido a que la información es la base en que se sustenta la permanente toma de decisiones que se produce en todos los niveles y en todas las áreas de la empresa. Si consideramos además, que las funciones principales el proceso administrativo (identificadas como investigación y diagnostico, planificación y control) determinan necesidades de información diferenciada con características opuestas, resultan evidentes las dificultades que enfrenta el sistema de información para "producir" lo que de él se espera. Así, por ejemplo, en la investigación y diagnostico interesa la información de hechos pasados y presentes y es, por lo tanto, objetiva y posible de verificar. En cambio, la planificación requiere de información proyectada que muestre consecuencias de diversas alternativas; esta información es subjetiva, aún cuando se basa en hechos conocidos y tienda a no ser verificable.

El control, por su parte, necesita de estándares que le permitan medir y evaluar, en consecuencia, la información debe permitir vigilar los resultados oportunamente con el objeto de efectuar correcciones. Para ello debe ser fácilmente accesible y lo mas cercanamente posible al lugar donde se realizan los hechos.

En muchas oportunidades el verdadero problema no se encuentra en no disponer de la información necesaria, sino que esta dado por la situación contraria, es decir, tener demasiada información. Esta situación proviene principalmente de las siguientes causas:

• No existe un estudio tendiente a determinar las reales necesidades de información.

• No se revisan en forma periódica las necesidades de información para:

• Detectar aquella que ya no sea útil y eliminarla del sistema.

• Recoger los nuevos requerimientos y agregarlos al sistema.

• Cuando se realiza lo señalado en a y en b, generalmente resulta un trabajo largo y difícil determinar las necesidades de los usuarios, dado que estos no tienen claridad suficiente respecto de sus funciones y de sus atribuciones

LIMITACIONES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Primero que nada las limitaciones de la información contable van a depender del tipo de información que se está utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.

 Costos Unitarios

Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un corte del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.

Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes:

1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos incrementales y no los del promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta información ocupan los costos variables ya que pueden considerarse incrementales.

2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.

3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios generalmente son una aplicación de tasas predeterminadas a los costos indirectos.

Costos Estándares

Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándares se determinan con anticipación a la producción.

Las limitaciones de estos costos serian:

1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual especifica.

2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.

3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Objetivo:

El objetivo principal del sistema de información contable en las empresas, es facilitar el registro contable de las operaciones que se efectúan en las mismas de una manera más fácil y cómoda, manejando los sistemas de información en la cual permite que la empresa evite realizar dichos registros en forma manual. De igual manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que tiene en todas las áreas para que así pueda tomar mejores decisiones y dar un mejor rumbo a su empresa para tener una mejor competitividad

Un sistema de información: Es un conjunto de elementos conectados que recoge datos, los procesa y convierte en información, almacena y posteriormente lo da a conocer a sus usuarios. La contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos. El SIC no sólo ha de ser un sistema que facilite información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un simple control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. También el sistema de información contable es una buena vía para que las empresas tengan una comunicación mas adecuada tanto interno como externo, ya que por medio de la notificación que se estará dando en dichas empresas habrá una mejor organización y una buena toma de decisiones que los lleve a mejorar día a día y ser competitivos en el mercado.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que les suministra de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Como señala John Kotter, las empresas están protegiendo "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica"

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor. Como dice Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no " Desde mi punto de vista personal y retomando un poco lo ya mencionado el sistema de información es de suma importancia en la organización de las empresas además la creatividad y el desempeño de cada empleado, no importa el área de trabajo solo que haya una buena comunicación entre ellos para así las actividades que se pretendan realizar tengan éxito y sea de buena calidad por el mismo bien de la empresa. Para que tenga una mejor toma de decisiones.

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica de alguna empresa. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadoras, como también de registros manuales e informes impresos, pero para que todo esto sea posible la empresa debe de proporcionar la información adecuada para poder llevar acabo dicho registro y llevar un control de una forma adecuada de la empresa y así tener una buena administración de la misma y llegar a tomar buenas decisiones.

TIPOS DE PROGRAMAS ENTRE EL USUARIO Y EL EQUIPO

SISTEMAS INFORMÁTICOS

Informática: El término informática proviene de la fusión de los términos "Información" y "automática", y se define como la ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la información, como soporte de los conocimientos y comunicaciones humanas, llevado a cabo mediante elementos automáticos, así como el conjunto de técnicas, métodos y máquinas aplicadas a dicho tratamiento. La real academia española de la lengua, da la siguiente definición: "Conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de computadoras electrónicas". De esta última definición podemos deducir que hay tanto una ciencia informática como unas técnicas informáticas.

Cuando se ocupa de la información como materia esencial de estudio, con esta información es preciso: representarla en forma eficiente y automatizable, transmitirla sin errores ni pérdidas, y almacenarla para poder acceder a ella y recuperarla tantas veces como sea preciso, procesarla para obtener nuevas informaciones más elaboradas y más útiles a nuestros propósitos

Sistemas informáticos: Conjunto de elementos interconectados o relacionados para el tratamiento de información. El más básico es un ordenador típico. Los más complejos son las redes, sistemas de procesamiento en paralelo.

En este término suelen incluirse los elementos físicos, el software, y otros relacionados. Así el contenido en "hardware" de una habitación en la que se encuentra instalado un ordenador también se puede denominar "el sistema", es decir, amplios elementos fabricados por distintas empresas y con diferentes cometidos. Suele contener este término el software básico, tal como el sistema operativo, y los compiladores, depuradores, enlazadores. También un conjunto de programas dedicados a una aplicación específica, lo que incluye este software, el básico, los soportes, la documentación, manuales de procedimiento.

Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Podría entenderse que si no se consigue alguna de las dos finalidades señaladas, no habría información, pero es prácticamente imposible que no concurra alguna de ellas cuando un ser humano se encuentra ante una exposición de conocimientos. Para que la información sea la adecuada se tendrán que cumplir unos cuantos requisitos: precisión, significatividad, etc.

PROGRAMAS INFORMÁTICOS

Un programa informático, secuencia de instrucciones que una computadora puede interpretar y ejecutar.

Un programa informático es el conjunto de instrucciones que ha de ejecutar un ordenador para realizar una tarea dada. Dichas instrucciones pertenecen a un lenguaje de programación determinado.

Los pasos que realiza un ordenador para ejecutar un programa son:

• . Carga del programa desde el disco a memoria.

• . Ejecución del programa desde la memoria

Todos los programas se ejecutan desde la memoria del ordenador, esto es debido a que los discos actuales son muy lentos.

Se denomina software, programática, equipamiento lógico o soporte lógico a todos los componentes intangibles de una computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware). Esto incluye aplicaciones informáticas tales como un procesador de textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software de sistema como un sistema operativo, que permite al resto de programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de aplicaciones

SISTEMAS INFORMÁTICOS

Un sistema informático es la síntesis de hardware, software y de un soporte humano. Un sistema informático típico emplea un ordenador que usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar datos. El ordenador personal o PC, junto con la persona que lo maneja y los periféricos que los envuelven, resultan de por sí un ejemplo de un sistema informático. Internet en cambio no lo es pero se defiende, sino es más bien una red de redes.

Incluso el ordenador más sencillo se clasifica como un sistema informático, porque al menos dos componentes (hardware y software) tienen que trabajar unidos. Pero el genuino significado de "sistema informático" viene mediante la interconexión. Muchos sistemas informáticos pueden interconectarse, esto es, unirse para convertirse un sistema mayor. El interconexión de sistemas informáticos puede tornarse dificultoso debido a las incompatibilidades. A veces estas dificultades ocurren entre hardware incompatible, mientras que en otras ocasiones se dan entre programas informáticos que no se entienden entre sí.

Un sistema informático suele estar compuesto por una unidad central de proceso (CPU), dispositivos de entrada, dispositivos de almacenamiento y dispositivos de salida. La CPU incluye una unidad aritmético-lógica (ALU), registros, sección de control y bus lógico. La unidad aritmético-lógica efectúa las operaciones aritméticas y lógicas. Los registros almacenan los datos y los resultados de las operaciones. La unidad de control regula y controla diversas operaciones. El bus interno conecta las unidades de la CPU entre sí y con los componentes externos del sistema. En la mayoría de las computadoras, el principal dispositivo de entrada es el teclado. Dispositivos de almacenamiento son los discos duros, flexibles (disquetes) y compactos (CD). Dispositivos de salida que permiten ver los datos son los monitores e impresoras.

SISTEMAS DE CÓMPUTO ADMINISTRATIVOS.

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.

SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Los sistemas de apoyo a las decisiones (SAD) usan computadoras para el facilitar el proceso de toma de decisiones de tareas semiestructuradas.

Estos sistemas están diseñados no para reemplazar el criterio administrativo, sino para apoyarlo y hacer mas efectivo el proceso de toma de decisiones. Los sistemas de respaldo a las decisiones ayudan también a los gerentes a reaccionar rápidamente a los cambios de necesidades. Por lo tanto, queda claro que el diseño de un sistema efectivo requiere de un conocimiento profundo de cómo los gerentes toman las decisiones.

ENFOQUE DE SISTEMAS A LA TOMA DE DECISIONES

Por lo general no se puede tomar decisiones en un ambiente de sistema cerrado. Además, cada departamento o sección de una empresa; los gerentes de estas unidades organizacionales tiene que ser sensibles a las políticas y programas de otras unidades organizacionales y de toda la empresa. Más aún, las personas dentro de la empresa son parte del sistema social y sus pensamientos y actitudes se tienen que tomar en cuenta cada vez que un gerente toma una decisión.

Los gerentes para solucionar sus problemas toman en cuenta los diversos elementos del ambiente del sistema no significan que renuncien a su papel como tomadores de decisiones. Alguien tiene que seleccionar un curso de acción entre diversas alternativas, tomando en cuenta los acontecimientos y fuerzas en el ambiente de una decisión.

TIPOS DE SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES:

• Sistema de Soporte a la toma de Desiciones (DSS)

• Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS)

• Sistemas para la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

• Sistemas Expertos de Soporte a la toma de Decisiones (EDSS)

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE  A LA TOMA DE DECISIONES

Interactividad: sistema computacional con la posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.

• Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.

• Frecuencia de Uso: Tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función.

• Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos.

• Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocráticos, Participativos, etc.

• Desarrollo: Permite que el usuario desarrolle de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.

• Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.

• Comunicación Inter.-Organizacional: Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas. 

• Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de acceder información de la base de datos corporativos.

• Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.

COMPONENTES FUNCIONALES QUE INTEGRAN UN DSS:

Una de las características que poseen un DSS es la facilidad que un usuario, sin tener conocimientos amplios sobre sistemas computacionales, pueda desarrollar sus propios modelos de decisión. Estos modelos son construidos con ayuda de herramientas, que en términos generales se clasifican en herramientas de hardware y software. Las primeras están constituidas por todos los elementos del hardware, incluyendo microcomputadoras, monitores de alta resolución, impresoras, etc. Las herramientas de software son aquellas que permiten al usuario generar sus propias aplicaciones, manipular su información particular y, en general, interactuar con el DSS. 

EL MODELO

Esta facilidad permite al usuario utilizar  modelos clásicos, que se encuentran desarrollados y disponibles, formando la base de modelos. Estos pueden incluir:

• Inventarios

• Control de proyectos

• Programación lineal

• Simulación

• Colas

• Análisis Estadísticos

• Planeación financiera de escenarios

Es una representación abstracta en donde se ilustran los componentes o relaciones de un fenómeno.

LA BASE DE DATOS

Es una colección de datos actuales o históricos de un número de aplicaciones o grupos, organizada para un acceso fácil a partir d una gama de aplicaciones.

Otras de las facilidades de los DSS, es la posibilidad de manejar y almacenar información, incluyendo funciones tales como:

• Acceso a las bases de datos corporativas.

• Generación de información privada en bases de datos locales.

• Manipulación de la información a través de técnicas de manejo de información, consolidaciones, etc.

BASES DE DATOS CORPORATIVAS. Es la base de datos que integra toda la información de la compañía, la cual pueden consultar los diferentes usuarios para construir y utilizar herramientas para la toma de decisiones.

BASES DE DATOS LOCALES Y ARCHIVOS PROPIETARIOS. Las bases de datos locales y los archivos propietarios son generadas y utilizadas por los usuarios, para lo cual debe de tomarse de la base de datos corporativa. Las bases de datos locales y los archivos propietarios pueden ser manipuladas por el usuario, permitiendo su creación, consulta y modificación.

SISTEMA DE SOFTWARE 

Permite una interacción fácil entre los usuarios del sistema y la base de datos del DSS y la base de modelos.

INTERFASE CON EL USUARIO

Una parte fundamental de los DSS es facilidad para explorar la información a través de gráficas de alta calidad y reportes que se diseñan y obtienen en intervalos cortos de tiempo, así como la disponibilidad de lenguajes de muy alto nivel para facilitar la consulta de información que contiene la base de datos.

La mayoría de los DSS permiten a los usuarios desarrollar sus propios modelos de decisión. Esto implica la posibilidad de manejar entrada, procesamiento, almacenamiento, y salida de información.

En este sentido el usuario diseña sus propios formatos de entrada y salida, así como la estructura de almacenamiento de información y las funciones de procesamiento, de tal forma que el sistema puede evolucionar de manera permanente, a través de los cambios que periódicamente se van integrando a la aplicación. Esta forma de desarrollo denominada prototipo, es diferente al proceso tradicional de desarrollo de un sistema transaccional típico. En este último, el usuario tiene que definir de antemano todos los requerimientos de sus sistemas de aplicación durante las fases de análisis antes de iniciar la fase de diseño.

Otra característica que se deriva de estos Sistemas de desarrollo es el concepto de aplicaciones desechables; es decir, modelos de decisión que fueron desarrollados en un tiempo muy corto, para apoyar una decisión particular. Una vez tomada la decisión no repetitiva, el modelo que se desarrolló carece de valor y desecha, o bien, se almacena para usarse con modificaciones en una decisión posterior.  

FACTORES PARA EL ÉXITO DE UN DSS  

Capacitación

• Involucramiento

• Experiencia de los usuarios

• Apoyo de la alta dirección

• Nivel de utilización

• Novedad de la aplicación

APLICACIONES.

Una de las aplicaciones que se podrían tener en el modelo de soporte a la toma de decisiones es que puede utilizarse en la industria para desarrollar y actualizar el presupuesto de operaciones y financiero, el cual debido a la extensa gama de productos y líneas que maneja es necesario incorporarla a través de un modelo computacional. Es importante resaltar la conveniencia de que toda la información que se utiliza en este modelo provenga de los sistemas transaccionales de la empresa, tales como contabilidad, general, facturación, etc.

Ejemplo de Aplicaciones:

Organización                               Aplicación Bank of América………………….. Perfil del cliente Burlington Coat Factory…………. Local del negocio e inventarios National Gypsum………………….. Planeación corporativa y dirección

TENDENCIAS FUTURAS.

• Apoyo a las decisiones simultáneas: Los sistemas de apoyo en un futuro tendrán una fuerte tendencia a apoyar el proceso de decisiones en grupo a través de los sistemas de apoyo para la toma de decisiones en grupo. Lo cual será posible gracias al desarrollo  e innovación  de las comunicaciones de datos en funciones tales como correo electrónico, redes locales y teleconferencias. 

• Sistemas distribuidos de apoyo a las decisiones: Lo anterior implica la existencia de sistemas de apoyo a las decisiones desarrolladas en diversas localidades remotas, reforzando las comunicaciones de datos entre los mainframes o servidores y las computadoras personales, lo cual será útil para la toma de decisiones secuenciales. En este caso se requerirá de los principales paquetes de apoyo  a las decisiones secuenciales. En este caso se requerirá de los principales paquetes de apoyo a las decisiones se desarrollen para que corran en computadoras personales y mainframes, para lo cual deben resolver las interfaces entre ellas.

• Apoyo gráfico: Los soportes gráficos agilizaran la visualización de la información y por ende, la velocidad con que se tomen las decisiones.

• Computadoras personales: Se seguirán utilizando las computadoras personales para el apoyo al proceso de toma de decisiones, principalmente con el uso de hojas electrónicas, gráficas y bases de datos personales.

• Reconocimiento de voz: Se tenderá a sistemas altamente compatibles que puedan incluso trabajar con patrones de reconocimiento de voz, lo cual minimizará la entrada de información por medio del teclado.

• Descentralización del  proceso de toma de decisiones: Tradicionalmente el proceso de toma de decisiones ha estado centralizado en la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, los estándares de trabajo que imponen las técnicas de calidad total y reingeniería de procesos presuponen que las decisiones deben tomarse en el nivel más bajo posible de la organización, a fin de poder reaccionar con rapidez a las continuas y cambiantes demandas de los clientes. Esto requerirá que las personas dispongan de información fresca y actualizada en todos los niveles de la empresa

SISTEMA MANEJADOR DE BASE DE DATOS.

El DBMS es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los accesos a las bases de datos. Se compone de un lenguaje de definición, de datos de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. El lenguaje de definición de datos (DDL) es utilizado para describir todas las estructuras de información y los programas que se usan para construir, actualizar, e introducir la información que se contiene en una base de datos. El DDL contiene un diccionario de datos que se utiliza para almacenar y crear las definiciones de los datos. Incluyendo localización, forma en que se almacena y algunas otras características. El lenguaje de definición de datos debe permitir describir los datos y las estructuras de los archivos del sistema, especificando la forma en que serán agrupados en registros o divididos en campos. Una vez  que se tiene la definición de la base de datos, el DBMS se encarga de construir y generar las estructuras de información de manera automática.

El lenguaje de manipulación de datos (DML) es utilizado para escribir programas que crean, actualizan y extraen información de las bases de datos. A pesar de que el DBMS proporciona gran ayuda al programador en ocasiones es necesario escribir programas para extraer datos dando respuestas a requisiciones especiales. El lenguaje de consulta (SQL) es empleado por el usuario para extraer información de la base de datos. El lenguaje de consulta permite al usuario hacer requisiciones de datos sin tener que escribir un programa, usando instrucciones como el SELECT, el PROJECT y el JOIN. 

La secuencia conceptual de operaciones que ocurren para accesar cierta información que contiene una base de datos es la siguiente: 1.- El usuario solicita cierta información contenida en la base de datos. 2.- El DBMS intercepta este requerimiento y lo interpreta. 3.- El DBMS realiza las operaciones necesarias para accesar y/o actualizar la información solicitada.

Una de las ventajas del DBMS es que puede ser invocado desde programas de aplicación que pertenecen a sistemas transaccionales escritos en algún lenguaje de alto nivel para la creación o actualización de las bases de datos, o bien para efectos de consulta a través de lenguajes propios que tienen las bases de datos o lenguajes de cuarta generación.

TELEFONÍA IP

Hasta hace relativamente poco tiempo, la voz era transmitida de forma diferente a los datos. Pero… ¿Por que no convertir la voz a datos y transmitirla como tal? La respuesta a esta pregunta nos la da el concepto de telefonía IP. En el desarrollo de la telefonía IP ha tenido mucho que ver el espectacular auge que ha sufrido Internet en los últimos años, puesto que para transmitir la voz en forma de datos nos apoyamos de forma directa en el protocolo IP, pilar básico de Internet.

La tecnología IP es una tecnología inmediata a la de VOIP, de forma que permita la realización de llamadas telefónicas ordinarias sobre redes IP u otras redes de paquetes utilizando un PC, gateways y teléfonos estándares. En general, servicios de comunicación (voz, fax, aplicaciones de mensajes de voz)

OBJETIVOS

El tema de la telefonía IP aparece cada vez con mayor frecuencia en todas partes del mundo ya sea en entornos domésticos, profesionales; aun ritmo mucho mayor las empresas privadas están renovando sus sistemas telefónicos para adoptar una tecnología llamada telefonía IP. En la agenda de los directivos y jefes de tecnología de las empresas, que buscan herramientas que les permitan ser mas rentables y les ayude a los empleados a aumentar su productividad generando así mayores ingresos a la empresa, es atractivo integrar sus Comunicaciones a una sola red, económica y flexible, en especial si tienen grandes necesidades telefónicas. Antes, el modelo que seguían las organizaciones consistía en una red para los datos y en un conmutador para las comunicaciones de voz. Hoy la tendencia señala que en una sola red pueden transmitirse estos dos contenidos, además de video (a estas redes que soportan datos, voz y video se les conoce como "convergentes"). Para transmitirlo, se utiliza el Protocolo de Internet (IP), que es un estándar para el acceso a Internet y redes empresariales.

IMPORTANCIA

Su importancia radica en que Telefonía IP frente a la tradicional: es muy barata, es decir este sistema reduce los costos de las llamada (hasta un 74%), cuyo precio depende del mercado pero no del tiempo de conexión. Como las llamadas se utilizan usando una red de costos (como Internet) la reducción en costos puede ser grande, especialmente para las compañías con sucursales en distintas ciudades o países, debido al ahorro en tarifas de larga distancia del mundo ya se realizan mediante redes IP, los principales beneficios de la telefonía IP son: ahorros en costos de interconexión, existe una mejor administración de cambios y movimientos, mayor facilidad para cambiar sitios de trabajo, mejor productividad de trabajadores remotos, es decir trabajadores que se encuentran distantes de las empresas, reducciones del viaje del personal del soporte de sistemas.

La reducción de costos de telefonía IP se da en las actividades de administración, mantenimiento y operación del PBX (Private Branco Exchange o Private Business Exchange, el uso de un PBX evita conectar todos los teléfonos de una empresa de manera separada a la red de Telefonía local publica, evitando a su vez que se tenga que tener una línea propia con cargos mensuales y salidas de llamadas hacia la central telefónica que regresen nuevamente para comunicarse internamente) y de la red.

Por ejemplo; cuando una empresa requiere instalar un nuevo teléfono en el sistema tradicional, alguien tiene que hacer la instalación de la línea, revisar el cableado, realizar la programación del sistema, en cambio con la Telefonía IP se puede activar o desactivar un teléfono simplemente oprimiendo un botón en el PBX IP, y la Telefonía IP, se conecta en cualquier punto de la red y el sistema lo reconoce de inmediato. La mayor distribución geográfica en varias ciudades de un mismo país de muchas compañías ha sido uno de los factores que ha impulsado la Telefonía IP, cuando las compañías estaban basadas en un solo lugar, era evidentemente mucho más fácil realizar reuniones personales. Pero cuando se tienen empleados en el otro lado del mundo, ¿Cómo puede haber una comunicación efectiva? Ofreciendo una solución a este dilema esta la tecnología de Voz sobre IP(VO IP) es el transporte de voz encapsulada en paquetes de datos, utilizando el Protocolo de Internet (IP) sobre redes privadas o públicas. Es la base de las comunicaciones IP, pero es simplemente el medio de transporte y por si solo no ofrece mayores ventajas sobre las tecnologías de telefonías tradicionales pero por otra parte, la voz o telefonía por Internet es un servicio que permite a cualquier persona hacer y recibir llamadas telefónicas utilizando una conexión a Internet en lugar de la telefonía publica tradicional.

En cuanto a la mejora de la productividad, los proveedores creen que Telefonía IP es un gran facilitador del teletrabajo. Hoy, una persona puede estar en cualquier lugar del mundo y recibir una llamada en su línea IP como si fuera una llamada local. En países como Japón y Estados Unidos muchas están Pagándoles a sus empleados una conexión a Internet de alta velocidad en sus casas, con aplicaciones de Telefonía IP, pues en ciertos casos son más eficientes y ahorran los costos relacionados con las oficinas (esto implica arriendos, servicios, etc.)

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

A continuación se presentara algunas aplicaciones de la telefonía IP en forma precisa con el objetivo de que el lector tenga mayor información sobre Telefonía IP Y capte su grado de importancia, véase las siguientes:

• Administración inteligente de llamadas. El usuario escoge como reaccionar ante una llamada a su línea IP: puede responder por medio de una aplicación del Chat, contestar con voz (el modo más tradicional), seleccionar que la línea del tono de ocupado según quien llame, o redirigir la llamada a otro numero, entre otras opciones.

– Servicios de directorio. Acceso inmediato a los números telefónicos de todos

los integrantes de un grupo o de una empresa.

– Mensajeria unificada e instantánea. Ya no es necesario consultar el casillero de Voz, las cuentas de correo electrónico y el fax en equipos o sistemas diferentes, pues con la telefonía IP todo se puede hacer con la misma aplicación.

• Servicios de presencia. Así como una aplicación de mensajeria instantánea (como MSN Messenger) "avisa" a los usuarios que alguien se ha conectado, un usuario de Telefonía IP puede saber que personas están disponibles de inmediato para hablar.

Conferencia y videoconferencia entre mas de dos usuarios.

• Centro de contacto y gestión de relaciones con los clientes.

• Como anteriormente se dijo, sirve para comunicar sucursales o para "ejecutivos móviles", que están de viaje o no permanecen en sus oficinas, esto es todo lo referente para empresas distribuidas.

• Integración con aplicación de misión critica. El usuario puede acceder desde su teléfono IP, según su cargo, a información relacionada con ventas, inventarios, producción, inteligencia de negocios, etc.

• Comunicación multimedia. Además de la comunicación de voz, dos o más personas pueden intercambiar archivos de todo tipo. Por ejemplo, durante una llamada una persona esta exponiendo el tema y ve que se puede apoyar en una presentación en Power Point o un video. Si presiona un botón en el Teléfono IP, puede enviar el archivo a su interlocutor y ambos pueden visualizarlo simultáneamente.

– Otras aplicaciones especializadas, que ponen en el Teléfono IP o en la pantalla del computador del usuario información de todo tipo, como tasa de interés, itinerarios, publicidad dirigida, rastreo de paquetes, agenda diaria, despertadores, boletines directorios.

– Comunicación desde cualquier lugar. Por ejemplo, un vendedor o un "trabajador móvil" pueden tener un "Softphone" en su computador, trabajar desde su cargo o de otro lugar, y tener la posibilidad de hablar por teléfono desde su equipo.

Sin embargo, existen algunas desventajas, son la calidad de la comunicación (ecos, interferencias, interrupciones, sonidos de fondo, distorsiones de sonido, etc.) que pueden variar según la conexión a Internet y la velocidad de conexión ISP; solo lo pueden usar aquellas personas que poseen una computadora con moden y una línea telefónica; además algunos servicios no ofrecen la posibilidad de que el computador reciba llamadas telefónicas.