En lo que respecta a las consultas y denuncias por incumplimiento ético, lo recomendable es establecer un canal de comunicación directo, ya sea presencial, telefónico o virtual con el Comité de Ética en el que se asegure la confidencialidad o el anonimato del denunciante para generar confianza.
Las características de los miembros y las funciones del Comité o Consejo de Ética serán analizadas en el Capítulo VII.
Capítulo 4 | AplIcacIón práctIca
Principales Características del Código de Ética Análisis de Caso
La organización XYz contrata una consultora para que los ayude a elaborar el Plan Estratégico de la empresa. Se realiza un taller con los principales directivos y se determina que los valores institucionales deben ser: Eficiencia, creatividad y compromiso.
Por su parte, el Área de Recursos Humanos contrata una empresa para que haga un diagnóstico de la cultura organizacional, cuyo informe muestra que los valores existentes en la organización son: Puntualidad, veracidad, honestidad y lealtad.
Finalmente, el código de ética vigente contiene principios y normas basados en la confidencialidad, proactividad y trabajo en equipo.
¿Es esto conveniente? ¿Qué problemas se podrían originar? ¿De qué manera se puede corregir la situación? ¿Cómo calificaría el Código de Ética? ¿Por qué?
Actividad sugerida
Revise el código de ética de su organización o de una que conozca. Léalo detalladamente y responda:
¿Cuánto tiempo se demoró?
¿Es claro y conciso? ¿Considera qué es fácil de leer?
¿Cuál cree que es el objetivo de dicho código de ética?
¿Es un apoyo o una limitación para alcanzar los objetivos de la empresa o institución?
¿Qué recomendaciones haría para mejorar el referido código?
Lectura recomendada "Nuestro Modo de Proceder" Una nueva forma de concebir y desarrollar Códigos de Ética profesional en América Latina. Pou Munt, Guillermo. Fabbri, Miguel. Chamón, Jorge y Schmidt, Eduardo. En:www.fidamerica.org 
Pelicula
Legítima Defensa (The Rainmaker)
Es una película estadounidense de 1997 dirigida por Francis Ford Coppola e interpretada por Matt Damon, Mickey Rourke, Danny DeVito, Jon Voight, Dean Stockwell, Danny Glover, Mary Kay Place, Claire Danes, Virginia Madsen y Roy Scheider. Está basada en la novela del mismo nombre de John Grisham de 1995.
Rudy Baylor (Matt Damon) es un estudiante de Derecho de la Universidad Estatal de Memphis que trabaja en un restaurante para mantenerse.
Es presentado con J. Lyman Stone (Mickey Rourke), un abogado exitoso, pero sin escrúpulos. Allí conoce a Deck Shifflet (Danny DeVito), un abogado sin título con poca ética, que había suspendido su examen de graduación seis veces. Sin embargo, Deck es diestro a la hora de reunir pruebas y un experto en aseguradoras.
Deck y Rudy deciden abrir un estudio propio. Rudy busca varios casos en los hospitales, pero los rechaza por considerarlos poco éticos. Finalmente, defiende a Donny Ray, enfermo de leucemia que murió porque la compañía de seguros Great Benefits le denegó el transplante de médula.
Analice el comportamiento ético de Rudy y del abogado de la compañía de seguros Great Benefits.
Analice el comportamiento de los directivos de Great Benefits.
¿Qué opina del manual de funciones de la compañía de seguros en relación con un hipotético código de ética?
Capítulo 5
La estructura del código de ética
En el capítulo anterior, vimos que la redacción y la presentación del código de ética son muy importantes como un primer paso para que los miembros de una organización lo acepten y, posteriormente, lo interioricen.
En esa misma línea, su estructura también constituye un medio para captar la atención de los trabajadores. Por tanto, el código de ética debe tener partes muy bien definidas y títulos apropiados que faciliten la lectura.
Al respecto, no existe un formato o modelo universal con una estructura que sirva de referencia para la elaboración de un código de ética. Así como se denominan de forma diferente, también la estructura varía dependiendo de cada organización, su naturaleza y su finalidad.
Por ejemplo, algunas organizaciones dividen su código de ética según las áreas existentes y establecen los principios y normas de acuerdo con cada una de ellas. En cambio, otras establecen sus políticas generales primero, a continuación los principios éticos y su forma de aplicación o simplemente lo estructuran en función de grandes temas como: Invitaciones y Obsequios, Conducta Laboral, Relaciones con Stakeholders, Protección al Medio Ambiente, Protección de los Activos, Uso de la Información Confidencial y Comunicación Interna.
Sin embargo, podemos encontrar algunos rasgos y características comunes que nos pueden ser útiles para proponer un modelo a seguir.
En ese sentido, consideramos que un código de ética se puede dividir en tres bloques principales: Presentación, Principios Éticos y Normas de Conducta y Aplicación. A su vez, cada uno de los bloques tendrá sus respectivas secciones específicas.
El primer bloque contiene todo lo referido a la Presentación del código de ética. En esta parte se deben indicar los objetivos y el rol de la empresa en la sociedad, su filosofía institucional, precisando los valores asumidos y el propósito del código de ética. Comprende el índice, la carta de presentación del principal directivo a los trabajadores y el alcance, a quiénes son aplicables los principios y normas éticas allí establecidos. Se puede prescindir de esta última parte, siempre que se haya mencionado en la carta de presentación.
El segundo bloque es el cuerpo central del código, comprende los Principios Éticos y Normas de Conducta, elaboradas a partir de los valores institucionales. En esta parte se establecen los criterios o lineamientos que deben seguir los integrantes de la organización para tener un comportamiento correcto adecuado y alineado a la filosofía institucional. Comprende los principios éticos generales, sustentados en los valores institucionales, las conductas recomendadas, aquellas inaceptables y los lineamientos para llevar a cabo las relaciones con los grupos de interés o stakeholders de la organización.
Por último, el tercer bloque está referido a la Metodología para la Aplicación o utilización del código de ética. Allí se incluye cuáles son las responsabilidades de los integrantes respecto de la aplicación del código de ética, según los diferentes niveles de la organización, qué ocurre en el caso de un incumplimiento o transgresión y cómo se hará la difusión de los principios y normas contenidas en el código de ética. Asimismo, incluye una declaración de compromiso en la que el trabajador acredita la recepción de un ejemplar del código de ética, manifiesta su compromiso de leerlo y cumplir con los principios y normas.
A continuación, presentamos las secciones que deben formar parte de cada uno de los bloques antes mencionados.
Índice
En primer lugar, todo código debe tener un índice en el que se detallan todas sus secciones y partes, a fin de que los interesados puedan ubicar con facilidad los temas de su interés.
Si el contenido del código no es muy frondoso ni complejo, como se indicó en el capítulo anterior, el índice debe ser simple, concreto y sin muchos acápites.
Debe quedar claro que un código no es mejor que otro por el número de páginas, sino por el contenido y las características que facilitan su interiorización por el conjunto de la organización. Indudablemente, los aspectos formales señalados en el capítulo anterior contribuyen a logro de este objetivo.
En el Cuadro N° 3, con carácter ilustrativo, se propone que cada sección no tenga más de una página. En la práctica, la extensión de las secciones dependerá de cada caso y podrá variar dependiendo de la organización, pero la idea es que no sean extensas ni con marcadas diferencias entre sí. La estructura y los títulos sugeridos en este índice pueden ser ampliados o modificados, según la organización de que se trate. Las columnas bloque y contenido se incluyeron sólo para una mejor compresión.
Carta de Presentación
El código de ética se debe iniciar con una breve carta de presentación del máximo directivo a todos los miembros de la organización.
En esta misiva, el directivo señala concretamente cuáles son los objetivos de la organización, la trascendencia de los valores institucionales para alcanzar dichos objetivos, la finalidad del código de ética, la importancia de su cumplimiento por parte de todos los integrantes y, en consecuencia, la obligatoriedad de mantener conductas alineadas a los principios y normas de comportamiento allí establecidas.
El hecho de que esta carta sea suscrita por la máxima autoridad es una señal que estos principios y normas son compartidos por los directivos y deben ser respetados por todos y cada uno de los que forman parte de la organización.
No debe ser una presentación muy extensa porque ello implica el riesgo de aburrir al lector desde un inicio. Este podría percibir equivocadamente que esta característica abarcará a todo el documento, lo cual no sería una condición atractiva para promover su lectura.
Por ello, se recomienda que la extensión no supere una página. Asimismo, la redacción debe ser clara, precisa y sin ambigüedades (ver Cuadro N° 4). Debe tener el formato de una carta y estar ubicada al inicio del código (ver Anexo 1).
Es muy importante recordar que el mensaje de la presentación es más simbólico que textual.
Alcance
En esta parte se debe señalar de manera explícita cuál es el ámbito de aplicación del código, sea corporativo, nacional, regional o local (ver Cuadro N° 5) . Así por ejemplo, hay corporaciones que aplican un solo código para todas las organizaciones que la componen, mientras que otras pueden emplear un código para cada una, dependiendo del ámbito geográfico y de la cultura del país donde se ubican sus sedes. Del mismo modo, hay algunas organizaciones que emplean códigos específicos para algunos trabajadores con ciertas características especiales. Por ejemplo, aquellos que tienen una responsabilidad financiera.
Aquí es necesario tener en cuenta que no se puede incluir a algunos de los stakeholders dentro del alcance del código de ética en la medida que son externos a la institución. Por ejemplo, no tendría mucho sentido colocar que las normas de conducta establecidas deberán ser cumplidas por los clientes y proveedores.
Sin embargo, cabe precisar que las normas establecidas deben ser observadas por los integrantes de la institución en sus relaciones con dichos stakeholders. Esta constituye una manera indirecta de regular el comportamiento de sus clientes y proveedores porque puede llevar a la suspensión de las relaciones comerciales con ellos, si se considera que su comportamiento ético no se ajusta a lo establecido en el código y puede afectar la reputación de la organización.
Principios Éticos
Esta parte es la más importante del código porque constituye el eje central a partir del cual se establecen otras normas o lineamientos que los miembros de la organización deben respetar en el desempeño de sus actividades y en sus relaciones con los grupos de interés vinculados.
Si bien hay principios éticos universales como el principio de dignidad humana o de libertad, en este caso se trata que el código de ética establezca los principios propios de cada organización, los que definen cómo se deben hacer las cosas. Cabe indicar que los principios pueden variar de una organización a otra, del mismo modo como varían sus valores institucionales.
Estos principios son la base para la elaboración de otras normas o lineamientos de conducta que sirven como referencia para que las personas se autorregulen y orienten su comportamiento en la dirección correcta, así como para solucionar conflictos dentro y fuera de la organización.
En algunos casos, parecen evidentes, pero su identificación es de gran utilidad. En consecuencia, lo mejor es que sean señalados expresamente en el código de ética de manera que puedan ser consultados oportunamente.
Además, los principios constituyen el punto de encuentro entre el plan estratégico institucional y el código de ética. Como señalé anteriormente, en el primero se establece la filosofía institucional y los objetivos estratégicos que la organización pretende alcanzar en el largo plazo. La referida filosofía comprende la visión, la misión y los valores institucionales que se deben tener en cuenta para alcanzar dichos objetivos (ver Gráfico N° 6).
En los Gráficos N° 6 y N° 7 se puede notar claramente la relación existente entre el Código de Ética y el Plan Estratégico Institucional. A partir de los valores institucionales establecidos en el Plan Estratégico Institucional se elaboran los principios éticos que, a su vez, constituyen la base del código de ética, pues de ellos se desprenderán las otras normas de comportamiento, como los comportamientos deseables y las conductas inaceptables.
En el Gráfico N° 7 se aprecian los valores institucionales establecidos en el Plan Estratégico, como parte de la filosofía institucional, los que van a determinar la forma correcta en que se deben alcanzar los objetivos estratégicos institucionales. A modo de ejemplo, en el supuesto que se trata de una pequeña empresa que exporta harina de productos no tradicionales, se han determinado tres valores: la honestidad, la innovación y la puntualidad. Es importante señalar que dichos valores han sido definidos con claridad en el Plan Estratégico para que sean comprendidos cabalmente por todos en la organización.
Entonces, considerando la estructura sugerida para la elaboración del código de ética en el Numeral 5.1., debemos empezar por construir los principios éticos como base sobre la cual se construirá las normas de conducta que servirán para alinear los comportamientos de los integrantes al Plan Estratégico Institucional. Indudablemente, debe haber como mínimo un principio ético por cada valor institucional.
Por valores debemos entender los ideales de conducta que aspiramos tener y que se consideran importantes, estimables, valiosos y necesarios porque su aplicación nos hace mejores personas. Mientras que los principios son normas de conducta básicas y principales elaboradas a partir de dichos valores y que deben ser respetadas por los que integran la organización.
No hay una regla fija para establecer cuál es el número adecuado de principios éticos. Sin embargo, lo aconsejable es que sea un número reducido porque no se trata de elaborar un código muy amplio y complejo que resulte poco amigable para el lector o difícil de recordar e interiorizar, como se indicó anteriormente. También es posible que en el código de ética haya otros principios que no necesariamente estén relacionados con un valor institucional, pero sean relevantes para establecer normas de comportamiento. En nuestro ejemplo, teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa, se podría considerar la eficiencia como un principio adicional en el código de ética.
En el Cuadro N° 7 se determina las diferencias y la relación existente entre los valores institucionales escogidos como ejemplos y los principios elaborados a partir de ellos. Note que se denominan igual y existe una relación directa, pero su significado varía.
Una vez elaborado el código de ética, si los integrantes de la organización orientan sus conductas y desarrollan hábitos de comportamiento en función de estos principios, resolverán correctamente sus dilemas, serán más competentes, mejorarán las relaciones interpersonales y de confianza, facilitando que la organización alcance sus objetivos estratégicos de una manera correcta; es decir, sin afectar los intereses de sus stakeholders ni el bien común.
El esencia, el código, contribuye a una actuación ética de las personas y a la Responsabilidad Social Empresarial de la organización.
Es evidente que la aplicación del código de ética tiene un efecto positivo en las competencias de los trabajadores, en la productividad de la organización y, por tanto, en el cumplimiento del Plan Estratégico.
A partir de los estos principios éticos se deben establecer las otras normas de comportamiento que también orientarán a los integrantes de la organización y que contribuirán al logro de los objetivos de la empresa.
Para una mejor comprensión, se puede comparar los principios éticos con las raíces de una planta, a partir de las cuales esta desarrolla sus ramas, hojas y frutos que sirven para generar bienestar (ver Ilustración N° 1).
Otra forma de entender el código de ética es haciendo una analogía con una telaraña que se empieza a tejer desde los principios éticos hasta llegar a las normas para regular las relaciones con los stakeholders, pasando por las comportamientos deseables y las conductas inaceptables (Ilustración N° 2).
Siguiendo con la analogía, podemos decir que el integrante queda "atrapado" en un conjunto de normas éticas que lo llevan a comportarse correctamente dentro y fuera de la organización de acuerdo con la filosofía institucional establecida en el Plan Estratégico.
En nuestro ejemplo, los trabajadores de la empresa CVC E.I.R.L. tendrán un comportamiento basado en los principios de honestidad, innovación y puntualidad, que están relacionados directamente con el objetivo de la empresa: producir y exportar harinas de productos agrícolas no tradicionales.
Si bien lo recomendable es que el cuerpo central de normas del código de ética esté basado en los principios éticos, es posible que se establezcan otras normas de comportamiento adicionales que sean complementarias y estén relacionadas con otros principios, como la eficiencia o la confianza.
Conductas deseables
Luego de haber elaborado o determinado los principios éticos, el siguiente paso es iniciar la construcción de la estructura de normas de comportamiento; es decir, empezar a "tejer la telaraña".
Lo primero es establecer ciertas normas a partir de los principios éticos para promover determinados comportamientos deseables entre los integrantes de la organización. A esta parte se le denomina también deberes en algunos códigos de ética.
Se refiere a aquellas conductas que reflejan los principios éticos y que de todas maneras deben estar presentes en la marcha de la organización para el logro de sus objetivos estratégicos y operativos.
No se trata de hacer una gran lista de los comportamientos correctos necesarios porque esta podría ser muy amplia y ello afectaría las características de simplicidad y fácil lectura que debe tener el código de ética.
Se busca propiciar determinados comportamientos que "si o si" deben tener los integrantes de la organización, a partir de normas creadas en función de los principios éticos. De esta manera se desarrollarán buenos hábitos de comportamiento que serán imitados por todos, pasando a convertirse en creencias y formar parte de la cultura organizacional.
En el Cuadro N° 7 se detallan las normas para desarrollar comportamientos deseables según nuestra organización. Solo para efectos de lograr una mejor comprensión, se presentan alineadas a los principios éticos establecidos anteriormente.
Conductas inaceptables
A diferencia del numeral anterior, en esta parte se establecen normas para evitar las conductas que no son toleradas en la organización. También se le denomina prohibiciones en algunos códigos, pero es preferible no darle un carácter restrictivo o que pueda ser percibido como tal.
Se trata de establecer ciertas normas que limiten la ocurrencia de determinadas acciones que contravienen los principios éticos establecidos y, por tanto, no son compatibles con los valores institucionales. Son aquellos que de ninguna manera se deben dar en la organización porque resultan nocivos a la cultura organizacional y afectan el logro de los objetivos estratégicos.
Si en una organización se produce un comportamiento ajeno a los principios éticos y los valores institucionales de manera reiterada, este generará un mal hábito de comportamiento. En la medida que nuestros actos tienen efectos en el entorno, este mal ejemplo puede ser imitado por otros trabajadores, que consideran equivocadamente que ese es el camino a seguir porque la persona en cuestión tiene una buena posición o es bien considerada dentro de la institución.
Si este tipo de comportamiento se generaliza entre los integrantes de una organización, entonces se convierte en una costumbre y se posiciona como una creencia compartida por la mayoría en la organización. Lo grave resulta que el nuevo personal puede considerar que se debe adecuar a dicha mala costumbre porque: "acá las cosas son así".
Indudablemente, que todo ello debilita la cultura organizacional, afectando su performance y la imagen institucional.
Precisamente, con estas disposiciones, el código de ética advierte sobre la inconveniencia de estas conductas y propicia que los propios trabajadores se autorregulen, evitando la ocurrencia de este tipo de acciones que afectan negativamente la cultura organizacional. Asimismo, promueve el rechazo de los propios integrantes hacia quienes eventualmente pudieran tener una conducta indeseable; es decir, promueve la sanción del grupo, que en muchos casos es más efectiva que una sanción administrativa.
Siguiendo las recomendaciones planteadas en el Capítulo 4 para hacer un código amigable y atractivo a la lectura, se debe evitar la repetición de normas. Por ejemplo en los Cuadros N° 7 y 8 se evitó ser redundante. Si un aspecto fue normado como comportamiento deseable, ya no se incluye en las conducta inaceptable y viceversa.
Al respecto, un exceso en el que incurren muchas organizaciones es que incluyen una larga relación de actos indebidos como prohibiciones en su código de ética, lo cual le da un sesgo represivo y lo extiende innecesariamente.
Algunas instituciones incluyen exageradamente todo lo que no debe hacer un integrante de la organización, llegando a nivel de detalle. Así, dentro de sus prohibiciones, incluyen actos como llegar tarde, ingerir bebidas alcohólicas, consumir drogas, portar armas sin autorización, hostilización y acoso sexual,
entre otros actos indebidos. Al parecer, los encargados de elaborar el código de ética parten del criterio equivocado que cuanto más normas y prohibiciones tenga, mejor es.
Sin lugar a dudas, este tipo de actos no deben ser permitidos en una organización, pero no necesariamente deben estar incluidos en el Código de Ética. Muchos de ellos ya están considerados específicamente en el Reglamento Interno de Trabajo, en la normativa laboral vigente e inclusive en disposiciones legales. Entonces, qué sentido tiene repetir normas contenidas en otros documentos o en dispositivos legales vigentes.
Esta práctica no es recomendable porque distorsiona la naturaleza del código de ética como guía para la toma de conciencia y la autorregulación de los integrantes de la organización.
En ese sentido, encierra dos problemas para su uso adecuado. En primer lugar, la lista sería tan grande que podría aburrir al lector o, lo más grave, predisponerlo en contra de todo el contenido. El segundo motivo es que puede generar rechazo porque el código se habría convertido en un documento complementario al Reglamento Interno de Trabajo o en un manual de infracciones y sanciones.
Relaciones con los grupos de interés
En esta parte se establecen los lineamientos para el comportamiento ético que deben tener los trabajadores respecto de los principales stakeholders o grupos de interés de la organización. De manera similar a lo hecho en el caso de los comportamientos deseables y las conductas inaceptables, estas normas también se elaboran teniendo como base los principios éticos establecidos en el Numeral 5.4.
Es bueno precisar que la mayoría de los stakeholders, con excepción de los trabajadores, es externa a la organización. Por este motivo, no están dentro de los alcances del código de ética ni se les puede exigir directamente que cumplan con sus principios éticos y normas de comportamiento. Adicionalmente, es probable que tengan sus propios códigos de ética como puede ocurrir con los proveedores y algunos clientes.
Sin embargo, por medio de las normas que se desarrollan en esta parte, es posible alinear su comportamiento a los valores institucionales de manera indirecta. Estas normas dan las pautas sobre cómo se deben comportar correctamente los integrantes de la organización en sus relaciones con los clientes, proveedores, usuarios, accionistas o la comunidad, lo cual redundará en beneficio de la organización. Ahora bien, se puede dar el caso que se corte una relación con un cliente o un proveedor porque su conducta no es apropiada o no se ajusta a las normas éticas establecidas y puede afectar la imagen institucional.
No es indispensable establecer criterios para todos y cada uno de los grupos de interés. En buena medida, el establecimiento de estas normas de comportamiento dependerá de la importancia relativa de estos grupos en lo que respecta a los objetivos estratégicos de la institución. Cabe destacar que no se trata de establecer un listado de buenas intenciones, sino de lineamientos concretos que sirvan de ayuda a los colaboradores cuando tengan un dilema en su relación con alguno de los principales stakeholders de la organización (ver Cuadro N° 9).
En el Cuadro N° 9 se puede apreciar que cada norma elaborada está relacionada directamente a uno de los principios éticos y referida expresamente a uno de los stakeholders de la organización.
Esta relación no es excluyente, es posible incluir otra norma de comportamiento relacionada con otro principio o valor que se considere necesaria para los objetivos de la empresa o institución.
Responsabilidades
A partir de este punto, empieza el tercer bloque que reúne las disposiciones orientadas a viabilizar la aplicación y utilización adecuada del código de ética. Al respecto, es importante indicar que las responsabilidades aquí señaladas están referidas precisamente a la aplicación del código de ética y no tiene que ver directamente con señalar las responsabilidades funcionales de los diferentes miembros de la organización en sus respectivas áreas.
Esta es una confusión que se puede presentar al momento de elaborar el código de ética. Por ejemplo, este es un error muy frecuente entre los alumnos del sexto ciclo del Instituto Superior de Comercio Exterior de ADEX cuando elaboran el código de ética de su empresa como parte del trabajo final del Taller de Ética en los Negocios y Responsabilidad Social Empresarial y de su proyecto final de titulación.
No hay una regla fija para establecer las responsabilidades respecto de la aplicación del Código de Ética. Asimismo, el tipo de responsabilidad dependerá del tamaño y de la estructura funcional de la institución.
De manera general, se sugiere la siguiente tipificación de las responsabilidades:
- Gerente General o principal directivo
Es la persona encargada de presentar el código de ética a los trabajadores mediante la carta de presentación. Debe liderar con el ejemplo el desarrollo de una cultura organizacional ética.
Asimismo, debe designar o aprobar el procedimiento para la designación de los integrantes del Comité de Ética, de ser el caso, la
estrategia de difusión, así como el procedimiento para la denuncia y evaluación de los casos de incumplimiento ético.
- Directivos
Son los responsables de promover el cumplimiento de los principios éticos y normas de conducta establecidas en el código, así como absolver las consultas y orientar a los trabajadores a su cargo sobre algún aspecto que no haya quedado suficientemente claro. Además, deben hacer las reconvenciones necesarias a los trabajadores a su cargo para modificar sus conductas en el caso de faltas leves al Código de Ética, que no ameriten un tratamiento mayor.
También deben destacar los comportamientos éticos en su área, a fin de reconocer las conductas ejemplares y propiciar un efecto multiplicador positivo al interior de la organización.
- Trabajadores
Su principal responsabilidad es informarse sobre el contenido del código de ética, cumplir con los principios y normas establecidas, hacer las consultas respectivas sobre las dudas que tuvieran y comunicar oportunamente los casos de incumplimiento, sea de otros trabajadores o de directivos, según el procedimiento establecido.
- Comité de Ética
Es la instancia encargada de promover la difusión y aplicación del código de ética, evaluar los casos más complejos de incumplimiento y hacer las recomendaciones correspondientes para corregir y alinear los comportamientos de los integrantes de la organización. Una de estas recomendaciones, podría ser la aplicación de sanciones, cuya ejecución estaría a cargo del Área de Recursos Humanos (ver Capítulo 7).
- Área de Recursos Humanos
Es la encargada de hacer efectiva la difusión del código de ética y realizar un programa de sensibilización entre los colaboradores de la organización, siguiendo los criterios establecidos por el Comité de Ética.
Además, debe proponer el procedimiento para la atención de denuncias por casos de faltas al código de ética.
También es de su competencia, la aplicación de las sanciones por faltas éticas, establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo, de ser el caso. Dichas sanciones podrán ser aplicadas directamente en el caso de que la infracción al código de etica sea evidente o podrá ser sugerida por el Comité de Ética en uso de sus atribuciones.
Otro aspecto importante para promover las conductas éticas en la organización es la aprobación y aplicación de una política de reconocimiento a los colaboradores que tienen comportamientos ejemplares que son dignos de imitar.
Por último, en coordinación con el Comité de Ética, es responsable de la actualización del Código de Ética, cuando ello sea necesario.
Cumplimiento
En esta parte se establece el procedimiento que se debe seguir cuando un integrante de la organización incumple con uno de los principios éticos y/o norma del código de etica.
Al respecto, se sugiere lo siguiente:
Los casos de incumplimiento detectados podrán ser comunicados por cualquier integrante a su jefe inmediato superior o directamente al Comité de Ética.
Los casos en que el incumplimiento sea evidente y no revistan mayor complejidad ni gravedad, serán resueltos por el jefe inmediato con la persona involucrada. Se hará una recomendación de modificación de actitud, explicándole el principio o norma transgredido al infractor, quien deberá reconocer su falta y asumir el compromiso de cambiar de comportamiento.
En los casos que sean comunicados directamente al Comité de Ética o que, por su complejidad, sean derivados por los jefes, este se reunirá para hacer la evaluación correspondiente. Para ello,
invitará formalmente a la persona involucrada, a fin de que brinde una explicación o las razones de su comportamiento.
Una vez analizado el caso, el Comité hará la recomendación respectiva.
Según la gravedad de la falta, esta puede ser:
Reconvención al involucrado, quien debe reconocer su error y manifestar públicamente su compromiso de cambio.
Encargo de realizar una tarea de proyección social u organizar una actividad de integración.
Recomendación de sanción, cuya aplicación está a cargo del Área de Recursos Humanos.
Como se puede apreciar, se pone un énfasis en la utilización del código como una guía de conducta y de la sanción como un medio para hacer reflexionar y modificar los comportamientos inadecuados.
Difusión
Un aspecto de suma importancia que debe ser precisado es la forma en que el código de ética será difundido entre sus integrantes.
Si el objetivo es que los integrantes de la organización lo hagan suyo e interioricen los principios éticos y demás normas establecidos en el código de ética, entonces es necesario que los conozcan y estén en capacidad de ponerlos en práctica.
Se recomiendan las actividades siguientes:
Entrega de un ejemplar del código de ética a cada integrante de la organización. Asimismo, cada nuevo trabajador recibirá con cargo un código de ética al ingresar a la institución. Con la finalidad de contribuir al cuidado del medio ambiente, es posible que el código se entregue en forma virtual por medio del correo electrónico.
Colocarlo en su portal virtual a disposición de los interesados.
Elaborar afiches con los principios y normas éticas y colocarlos en
las vitrinas institucionales.
Realizar periódicamente talleres de inducción o charlas de sensibilización para que los colaboradores puedan discutir su contenido, absolver sus dudas y aplicarlo a casos concretos.
La difusión del código de ética no se debe limitar al ámbito interno. En el entendido que la ética contribuye a mejorar la reputación de las organizaciones y puede ser un factor de ventaja competitiva en el ámbito de los negocios, también es necesario difundir externamente el código de modo que sea conocido por todos los stakeholders de la organización.
Por esta razón es que"muchos de los Códigos de Conducta son de acceso público, normalmente, a través de la página web de la empresa, la mayoría de las ocasiones en el apartado imagen corporativa, aunque también es muy frecuente encontrarlos en Información al Accionista."55
Declaración de compromiso
También es muy común que en la última hoja del código se incluya un cargo de recepción por parte del trabajador. En algunos casos, esto es interpretado como un requisito para que el trabajador pueda ser sancionado por una infracción ética y no tenga el argumento que desconocía la existencia del código de ética.
La importancia de esta parte va mucho más allá que ser un requisito de un procedimiento sancionatorio. Más bien, en dicho cargo, el colaborador manifiesta su compromiso formal de revisar su contenido, cumplir con los principios y normas éticas establecidas en el código y comunicar los casos de incumplimiento que pudiera conocer (ver Cuadro N° 10).
En consecuencia, más que un cargo de recepción es una declaración de adherencia al Código de Ética. Por ende, tiene un significado simbólico: asumir el compromiso de poner en práctica los valores institucionales que conforman la filosofía institucional establecida en el Plan Estratégico Institucional.
Cuadro N° 10
Declaración de Compromiso
Yo ……………………………………………………..……………………., identificado con DNI N° ………………., declaro que he recibido un ejemplar del código de ética de la empresa………………….. Me comprometo a leerlo detenidamente, a cumplir los principios y normas allí establecidas, así como a informar oportunamente sobre cualquier incumplimiento o conducta que los transgreda.
Firma: Nombre:
En el Cuadro N° 10 se presenta un modelo de Declaración de Compromiso.
Note que la característica principal es su sencillez y fácil lectura.
En algunos casos, las organizaciones establecen que cada cierto período los trabajadores deben renovar este compromiso y completar previamente de manera obligatoria un cuestionario o una autoevaluación.
Así por ejemplo, además del Acuse de Recibo y Conformidad de la Política de Conducta apropiada al Negocio (Código de Ética), Luz del Sur SAA establece que cada dos años sus trabajadores tienen la obligación de completar el cuestionario "Certificado de Cumplimiento de las Normas de Integridad".56
Por su parte, en el sector público, Essalud desarrolla un curso virtual sobre el código de ética y la SUNAT realiza un Programa de Adherencia Ética dirigido a todos los trabajadores, quienes deben realizar una autoevaluación para luego suscribir el compromiso respectivo.
Esta es una herramienta complementaria diseñada para conocer si el trabajador ha leído el código de ética, si comprende las normas y promover una reflexión sobre su cumplimiento.
Capítulo 5 | AplIcacIón práctIca
La estructura del código de ética
Análisis de Caso
Usted es dueño de una pequeña empresa que está dedicada a proveer uniformes e implementos de seguridad y su principal cliente es una empresa concesionaria de electricidad. Le pide al encargado de la administración que elabore un código de ética en un breve plazo. Esta persona busca el código de su principal cliente en internet y lo adapta para su empresa.
¿Es conveniente este procedimiento? ¿Qué problemas se pueden presentar? ¿Qué habría sido lo más apropiado?
Actividad Sugerida
Revise el código de ética de su empresa o, si no lo tiene, busque uno de internet. Léalo detalladamente y responda.
¿Cómo es su estructura? ¿Están las partes ordenadas en función de la finalidad que tienen las áreas de la organización o en relación a temas específicos?
¿Hay disposiciones o normas que se repiten en diferentes partes?
¿Responde a las necesidades de su organización?
¿Tiene la declaración de compromiso?
Lectura recomendada
Elisa Sierra Herraiz. Tipificación y Caracterización de los Códigos de Conducta Unilaterales de las Empresas. En Ética Empresarial y Códigos de Conducta. José Luis Goñi Sein (Director). Capítulo VII.
Gung Ho. En: www.youtube.com/watch?v=f_w7HBvMR6k
Analice los principios que contiene la filosofía Gung Ho. ¿Cuántos son y qué significa caa uno? ¿Puede ser considerado como un código de ética?
Película
Avatar
Es una película de ciencia ficción estadounidense de 2009, escrita, producida y dirigida por James Cameron y protagonizada por Sam Worthington, zoe Saldaña, Sigourney Weaver, Stephen Lang y Michelle Rodríguez.
Los acontecimientos se desarrollan en el año 2154 en Pandora, una luna del planeta Polifemo habitada por una raza humanoide llamada na"vi, con la que los humanos se encuentran en conflicto debido a que uno de sus clanes está asentado alrededor de un gigantesco árbol que cubre una inmensa veta de un mineral muy cotizado y que supondría la solución a los problemas energéticos de la Tierra: el unobtainium.
Jake Sully es un marine que quedó parapléjico y es seleccionado para participar en el programa Avatar. A pesar del fin científico del proyecto, el coronel Quaritch, quien dirige la defensa de la base humana en Pandora, convence a Jake para que le proporcione información sobre los nativos en caso de que fuera necesario recurrir a la fuerza para que se marchen.
Jake cumple profesionalmente su misión, pero tiene el dilema si es cómplice de la destrucción de la tierra de los na"vi.
Analice el comportamiento de Jake y de los directivos del programa Avatar.
Elabore tres principios éticos para el código de ética del Programa Avatar y a partir de ellos, elabore sus demás normas de conducta.
Capítulo 6
Pasos para la elaboración del Código de Ética
La elaboración del código de ética no es una acción aislada para cumplir con una tarea puntual. Considerando que es un medio para fortalecer la cultura organizacional, su elaboración debe ser resultado de un proceso que involucre a toda la organización.
Este proceso se debe iniciar con una decisión de alto nivel. Los principales directivos establecen los lineamientos básicos y disponen el inicio del proceso de elaboración. Esta es una señal para todos los que integran la organización. Refleja la importancia que se le otorga al código, así como el apoyo y el respaldo de los principales directivos al proceso.
En el caso del sector privado, la decisión puede partir del Presidente del Directorio, del Gerente General o de los propietarios de la empresa. En el sector público, esta responsabilidad recae en la máxima autoridad de la institución. Sobre el particular, cabe indicar que desde el año 2002 existe un Código de Ética de la Función Pública, aprobado por la Ley N° 27815. No obstante, varias instituciones públicas han elaborado sus propios códigos de ética.
Una condición necesaria para que el proceso sea exitoso es que los directivos estén convencidos de la importancia de la ética para el funcionamiento de la organización y el logro de sus objetivos. De ser así, le darán la prioridad correspondiente y no lo considerarán como una pérdida de tiempo.
A veces esta decisión se toma simplemente por moda ya que otras empresas del rubro lo hacen o porque se debe cumplir con una disposición de la empresa matriz o se quiere dejar evidencia que la empresa tiene responsabilidad social empresarial. Mientras que en el sector público, la razón
principal es la obligación de cumplir con un plan anticorrupción aprobado por una instancia superior, que implica responsabilidad de las principales autoridades de la institución.
Si bien no es lo usual, la idea de contar con un código de ética también podría surgir de un área o de los propios trabajadores, pero la principal dificultad sería el grado de aceptación por parte de los demás integrantes; es decir, como irradiar este interés al resto de la organización.
De ser este el caso, se requeriría un gran liderazgo y poder de convencimiento sobre las bondades de elaborar un documento que permita adecuar sus conductas a las normas éticas. Generalmente, estas iniciativas quedan como buenas prácticas y se limitan al ámbito del área donde surgió la idea.
Sin embargo, esto sería más factible en el caso de una pequeña empresa o de una empresa familiar en la que solo será necesario convencer a quien toma las decisiones más importante.
Formas de elaboración
Es posible identificar hasta tres formas en las que se puede elaborar un código de ética:
Contratar una entidad externa
Si bien se le brindarán las facilidades y la información necesaria a la empresa contratada para que pueda elaborar el referido código, una limitación es el poco conocimiento que tiene de la realidad institucional.
Entonces, el principal riesgo es que el código elaborado por el proveedor externo no necesariamente sea un reflejo de la cultura organizacional existente, lo que puede generar resistencia para su aceptación por parte de los integrantes de la organización.
En consecuencia, se cumpliría con la tarea de contar con un código de ética, pero éste no tendría mayor impacto en la marcha de la organización, en el fortalecimiento de su cultura organizacional y en la consecución de sus objetivos estratégicos.
Encargar su elaboración a un área de la propia organización Aquí el riesgo es que el código de ética sea elaborado a partir del código de otra u otras empresas similares. Muchas veces por la premura del tiempo se cae en el facilismo de usar el código de otra empresa como plantilla para elaborar el propio. No se tiene en cuenta que el código de ética es como el ADN de la organización y que cada una tiene sus particularidades.
Al igual que en el caso anterior, lo más probable es que el código de ética no se adecúe a la cultura organizacional y sea rechazado por los trabajadores porque consideran que no es aplicable a su realidad.
Encargar la realización de un proceso a un área de la organización A diferencia del caso anterior, el encargo es el desarrollo de un proceso participativo cuyo resultado final será el código de ética. No se descarta la contratación de asesoría externa, pues ello dependerá de si el área responsable cuenta con personal competente para dicha labor.
En este proceso de construcción del código de ética debe participar de manera directa o indirecta todo el personal de modo que se sientan identificados con el producto final.
Si bien esta alternativa puede tomar más tiempo, nos parece la más conveniente porque el documento final se acercaría mucho al sentir de los colaboradores.
El proceso participativo
Esta última alternativa es la mejor porque contribuye a la interiorización e identificación de los integrantes de la institución con el código de ética.
Las etapas del proceso sugerido son progresivas y complementarias ya que cada una facilita y provee de información o sirve de base a la siguiente En consecuencia, los pasos para la elaboración del código de ética deben ser los siguientes:
- Definición del marco
Los principales directivos de la organización o los propietarios de la empresa deben aprobar el objetivo y las principales características del código de ética, cuáles son las buenas prácticas que se desean promover, quiénes se encargarán de elaborarlo, el rol de cada integrante y el plazo para concretarlo, entre otros aspectos. En suma, definen cuál es el camino que deben seguir los encargados de la elaboración del referido documento.
Un buen código de ética "tiene como punto de partida la decisión de la Alta Dirección de dar comienzo a un proceso de esta naturaleza. Deberá preverse una ocasión propicia para anunciar la decisión. El mensaje de la Alta Dirección fijará la postura de la organización hacia el compromiso ético. Debe transmitir la importancia de la ética y su cumplimiento para la organización, así como para los colaboradores y el resto de los grupos de interés."57
En el sector privado, la elaboración y aprobación de los códigos de ética es una decisión unilateral del principal directivo de la empresa o de la corporación, quien establece cómo, cuándo y el ámbito de su aplicación, así como su contenido.
Algo similar ocurre en el caso del sector público, en el que dichos aspectos son determinados por las autoridades de turno en concordancia con los fines de la función pública. Sin embargo, es importante precisar que existe un Código de Ética de la Función Pública, aprobado por la Ley N° 2781558, que es de cumplimiento obligatorio. Por tanto, la decisión de iniciar un proceso para la elaboración de un código propio para la institución debe considerar su carácter complementario.
- Conformación de un equipo de trabajo
Una vez que ha sido precisado el marco para elaborar el código de ética, el siguiente paso es la constitución de un equipo líder o de gestión para la elaboración del referido código. Para efecto de la explicación, en adelante se denominará Comité de Gestión.
La función principal de este colectivo será llevar a cabo el proceso de elaboración el código de ética de la organización. Asimismo, constituye la instancia para efectuar consultas, así como la recepción de comentarios y sugerencias mientras dure el referido proceso. No se debe confundir con el Comité o Comisión de Ética que es una instancia cuyo funcionamiento es posterior a la aprobación del código de ética, tal como se detalla en el Capítulo 7.
Es importante tener en cuenta que el Comité de Gestión debe ser un equipo de alto rendimiento y no solo un grupo de trabajo. La diferencia entre uno y otro es sustantiva. El grupo de trabajo comparte información, experiencias y toma decisiones. El equipo de trabajo tiene un propósito común, existe una responsabilidad compartida que es asumida por todos y cada uno de sus integrantes.
El Comité de Gestión debe estar conformado por un "número pequeño de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito común, con metas de desempeño y con una propuesta por la que se consideran mutuamente responsable".59
Este equipo de trabajo puede ser conformado con representantes de la gerencia general o del principal directivo, del área legal, del área de recursos humanos y de otras áreas que pudieran estar relacionadas. También es recomendable que los trabajadores estén representados, pudiendo ser un representante de su sindicato, en caso de que los trabajadores estuvieran organizados.
Al respecto, muchas veces existe el temor de convocar a un representante de la organización sindical por considerar que ello podría dificultar el proceso a partir de su oposición permanente. No obstante que es un riesgo, vale la pena enfrentarlo porque esto le daría una mayor legitimidad y transparencia a la propuesta del Comité de Gestión. Además, el representante del sindicato constituiría un nexo y canal de comunicación directa con los demás integrantes de la organización, incluidos los más reacios a su implementación.
Es de suma importancia que las personas designadas tengan un ascendiente sobre los demás trabajadores y sean reconocidas por su trayectoria, así como por su correcto comportamiento ético. No es recomendable que las personas designadas sean relacionadas o vinculadas con casos de inconductas éticas porque ello podría ser motivo para cuestionar su trabajo y, en consecuencia, debilitaría el trabajo del comité de gestión, así como le restaría credibilidad al código de ética que elaboren.
Una de las personas del equipo debe ser designada como coordinador o secretario, de preferencia, por los demás integrantes. El coordinador o secretario se encargará de elaborar el plan de actividades, proponer la metodología que se empleará para desarrollar el proceso, conducir las reuniones, procurar llegar a consensos o someter las decisiones a votación y revisar la propuesta final.
Hay que ser conscientes que no siempre se llegará a un consenso para tomar acuerdos. Además, es bueno que haya una dosis de conflicto para enriquecer el debate. En ese sentido, "la mayoría de los expertos en liderazgo afirman que la mejor forma de gestionar el cambio es a través del alineamiento, pero nuestra investigación nos indica que para las iniciativas de innovación o cambio a gran escala, una dosis adecuada de disenso es igual de importante. Dentro de un rango aceptable de competencia y tensión, según la investigación, el desacuerdo energiza el cerebro del individuo, estimula una mayor cantidad de rutas neuronales y compromete más centros de creatividad".60.
Por tanto, no debe existir temor para someter una decisión a votación, de ser necesario. En tal caso, quienes votaron en minoría se deben sumar a los demás para implementar el acuerdo. Para evitar la posibilidad de un empate que impida adoptar un acuerdo se puede otorgar al coordinador un voto dirimente o establecer un número impar de integrantes del equipo.
De otro lado, es conveniente que el Comité de Gestión pueda formular consultas a una persona o institución externa en los temas que le sean ajemos o revistan mayor complejidad.
- Capacitación del equipo líder
Ahora bien, los integrantes del equipo líder o Comité de Gestión pueden ser buenas personas y tener la mejor disposición para cumplir con la tarea encomendada, pero no necesariamente cuentan con los conocimientos ni la experiencia para la elaboración de un código de ética. También se puede dar que las competencias de sus integrantes no sean homogéneas.
Por este motivo, una parte del proceso tiene que ver con su capacitación en temas relacionados con la ética para nivelar sus competencias y que todos "hablen el mismo idioma".
En consecuencia, previamente al inicio de su labor propiamente dicha, resulta imprescindible que los miembros del equipo participen de un taller de inducción en el que puedan conocer los principales conceptos relacionados con la ética, estar en capacidad de analizar casos de dilemas éticos e identificar cuáles son los perfiles éticos y las buenas prácticas requeridas para la organización.
Esta labor puede ser desarrollada por un profesional o entidad externa y también por algún miembro del Comité de Gestión o del Área de Recursos Humanos que reúna las competencias necesarias para ello.
La finalidad de esta actividad de formación es identificar sus aptitudes, alinearlas con los roles requeridos en el comité, uniformizar los conocimientos y los criterios respecto de la importancia y los objetivos del código de ética, así como la metodología que se aplicará en su elaboración. En otras palabras, se trata de conformar un equipo de trabajo de alto rendimiento. Esta etapa formativa también será útil para desarrollar respeto y confianza entre sus miembros de modo que se genere la cohesión y la sinergia requerida para lograr un buen resultado final.
En esa línea de actuación, para construir un buen documento, es necesario comprender que el código de ética es un conjunto de principios éticos y normas de comportamiento cuyo su origen está en la cultura organizacional y, específicamente, en los valores institucionales. Además que dichas normas están relacionadas directamente con el Plan Estratégico Institucional y, por tanto, contribuyen a logro de los objetivos estratégicos y específicos. Asimismo,
que este código es un conjunto de normas entrelazadas entre sí para guiar el comportamiento de toda la organización.
El énfasis en estos aspectos que pueden parecer obvios se debe a que en muchos casos, al revisar la estructura y la redacción de varios códigos de ética, sorprende su parecido con verdaderas normas jurídicas publicadas en el diario oficial. Lamentablemente, esta característica dificulta su lectura y refuerza la percepción que se trata de un reglamento o un manual de infracciones y sanciones.
- Plan de trabajo
En función de los plazos establecidos inicialmente por los principales directivos, el coordinador elaborará una propuesta de plan de trabajo, que será sometida a la aprobación de todos los integrantes del comité de gestión.
Dicho plan debe contemplar todas las actividades del equipo, desde el momento de su instalación como Comité de Gestión hasta la difusión del documento final aprobado y las actividades de inducción a toda la organización.
No debe considerar la actualización periódica porque esta tarea se deberá realizar cuando el comité de gestión ya concluyó con el encargo. En ese sentido, puede ser realizada posteriormente por un área específica, como el Área de Recursos Humanos o el Comité de Ética, en el caso de haberse constituido.
- Diagnóstico
El punto de partida para la elaboración del código de ética es conocer cómo es la cultura organizacional de la institución, en especial cuáles son las creencias o supuestos compartidos existentes, así como cuáles son los valores predominantes en la realidad, independientemente de aquellos establecidos en el Plan Estratégico Institucional.
Es conveniente invitar a todos los colaboradores a participar con sus opiniones y sugerencias. Se pueden establecer ejes temáticos para que sean
discutidos por los colaboradores en sus diferentes áreas. Posteriormente, los temas abordados serán consolidados por el Comité de Gestión.
Sobre el particular, un elemento para asegurar el éxito en esta etapa es conseguir que los responsables de cada área o los líderes naturales se involucren al considerar que es un proceso conveniente para ellos y para la organización. De esta manera, serán interlocutores entre el Comité de Gestión y los demás colaboradores. Con ello se desarrollará un mejor flujo de información y se dará mayor legitimidad al proceso, evitando una oposición gratuita e inconveniente.
La estrategia de comunicación, la organización de las reuniones de cada área y el relevamiento de la información puede ser realizada directamente por los integrantes del Comité de Gestión o encargarse al Área de Recursos Humanos o de comunicación institucional, según corresponda.
Adicionalmente, para contribuir con el flujo de información, es recomendable establecer canales directos como la creación de un correo electrónico del Comité de Gestión, una línea telefónica y un buzón de sugerencias ubicado en puntos estratégicos de la institución mediante los cuales cualquier integrante puede hacer llegar sus sugerencias, inquietudes o recomendaciones.
- Elaboración de la propuesta inicial
El paso siguiente es la elaboración de la propuesta inicial o proyecto de código de ética. Para ello se deben tener presente los objetivos del referido documento. Como vimos anteriormente, la principal finalidad es establecer los principios éticos y las normas de comportamiento que regulan las relaciones internas y/o externas de todos los integrantes de la Institución, independientemente de sus funciones, responsabilidades, cargos o ubicación en el organigrama.
Cabe destacar que estos principios y normas de comportamiento no solo están referidos a la conducta interna de los empleados y/o colaboradores, sino también comprenden la relación con los grupos de interés o stakeholders: clientes, usuarios, autoridades, proveedores y los competidores, como se precisó en el Capítulo 5.
El Comité de Gestión debe tener en claro que el código de ética no es un conjunto de buenas intenciones, tampoco un gran listado de normas de consulta que pretende abarcar todas las situaciones o dilemas que se pudieran presentar, ni un reglamento ni mucho menos un manual de infracciones y sanciones.
A partir de la filosofía institucional: misión, visión y los valores institucionales, así como del diagnóstico inicial, la propuesta debe considerar cuáles son las conductas relevantes para fortalecer la cultura organizacional, así como de qué manera se pueden"quebrar" las creencias negativas existentes y promover aquellas que son positivas.
El coordinador del Comité de Gestión será el encargado de recoger las opiniones de los demás integrantes, promover los acuerdos y elaborar el proyecto. Este debe ser sometido a discusión y a la aprobación del pleno del Comité de Gestión para obtener una primera versión del código de ética.
- Incorporación de aportes
Luego de haber aprobado esta primera versión, es de suma importancia iniciar un proceso de discusión y retroalimentación de su contenido al interior de toda la organización. Recordemos que uno de los atributos recomendados para el código de ética en el Capítulo 4 es su aceptación por todos los que conforman la organización, sin excepción. El próximo paso será poner este documento preliminar a disposición de los niveles directivos y jefaturas con la indicación expresa de promover la discusión entre los colaboradores de su área respectiva dentro de un plazo perentorio.
En esta etapa del proceso, se pueden presentar algunos inconvenientes o demoras. Suele ocurrir que los jefes tienen poco interés en el tema, le otorgan mayor prioridad al cumplimiento de metas o consideran la ética como algo filosófico, abstracto o gaseoso, que constituye una pérdida de tiempo. Por ello, de manera complementaria, el proyecto de código debe ser puesto a disposición de todos los integrantes en la página web de la institución y entregado directamente por los integrantes del Comité de Gestión a trabajadores líderes que tengan ascendiente sobre sus demás compañeros.
Este aspecto releva la importancia de las acciones de difusión y del uso óptimo de los canales de comunicación interna por parte de los integrantes del Comité de Gestión. Estos tienen un papel clave para promover la participación de toda la organización en la elaboración del documento final. En caso contrario, se corre el riesgo que el código de ética sea considerado como ajeno a la realidad de los trabajadores o hecho con fines de sanción o represión y, en consecuencia, refuerce las creencias negativas que debilitan la cultura organizacional.
- Aprobación del código de ética
Después de esta actividad, se deben consolidar los aportes mediante la sistematización y depuración de los comentarios y sugerencias. Debe quedar claro que no necesariamente todas las participaciones deben ser consideradas.
A reglón seguido, el coordinador debe plasmar dichos aportes en una segunda versión del documento, que será aprobado nuevamente por el Comité de Gestión. Como señalamos en el Capítulo 4, la redacción debe ser clara, objetiva y directa para una cabal comprensión de la norma de conducta. Una alternativa para aclarar los principales conceptos puede ser la inclusión de preguntas frecuentes en cada parte o un glosario de términos al final.
La segunda versión aprobada debe ser sometida a la Alta Dirección de la institución para su aprobación final.
No es suficiente con remitir simplemente el documento para su aprobación. Es importante que se haga una breve presentación del código de ética, con la participación de todos los integrantes del Comité de Gestión a fin de enviar una señal de unidad y consenso, así como para absolver las dudas de los principales directivos e incorporar sus observaciones finales.
- Difusión e inducción
Luego de la aprobación del código de ética por los más altos directivos, el siguiente paso es la presentación formal del documento a todos los integrantes de la organización, así como a algunos invitados, socios estratégicos
o representantes de los grupos de interés (stakeholders), como los accionistas, principales clientes o proveedores.
Lo ideal es que se realice una pequeña ceremonia en la que los directivos suscriban un ejemplar del código de ética en señal de aprobación y compromiso efectivo de que ellos serán los primeros en cumplirlo. De esta manera se pondrá en evidencia la importancia que tiene el código de ética para la institución y la prioridad que se le da a la ética.
Una vez aprobado el documento final se debe proceder con la entrega de un ejemplar a cada colaborador, junto con una declaración en la que se comprometen a revisar y cumplir con los principios éticos y normas de conducta establecidos. Cabe indicar que la entrega del referido código puede ser por medio virtual, a fin de contribuir al cuidado del medio ambiente.
También se debe entregar un ejemplar a cada trabajador que ingrese a laborar al momento de suscribir su contrato de trabajo. Esta es una oportunidad para que el personal del Área de Recursos Humanos le explique los objetivos del documento, recomiende las conductas esperadas y aclare las dudas que pudiera tener en ese momento. También es una ocasión para que firme un compromiso formal respecto del cumplimiento del referido código.
Además, el Área de Recursos Humanos deberá colocar el código de ética en el portal institucional, organizar talleres de inducción por áreas, realizar conferencias con invitados especiales, publicar artículos o mensajes en las vitrinas o paneles institucionales y capacitar a los gerentes o jefes para que puedan promover y absolver las dudas en sus respectivas áreas.
- Aplicación y actualización periódica
Como hemos señalado, no basta con tener el código de ética para pensar o decir que ya se cumplió con la formación ética, error en el que muchas veces caen las instituciones. Es necesario que su aplicación sea promovida y supervisada apropiadamente. Además, es conveniente que periódicamente se haga una revisión de su contenido considerando los cambios del entorno, en la sociedad y en los objetivos institucionales. Por ejemplo, si luego de cinco años se elabora un nuevo Plan Estratégico, variando los objetivos estratégicos y los valores institucionales, entonces será necesario actualizar el código de ética.
En ese sentido, surge la necesidad de la conformación de un colectivo para esta labor, absolver aquellas dudas que no pudieran ser absueltas por los jefes inmediatos y evaluar los casos de infracciones al código de ética. Nos referimos a la conformación de un Comité de Ética. No se descarta la posibilidad que pueda ser el mismo Comité de Gestión o que se conformará a partir de algunos de sus integrantes.
De otro lado, es recomendable que se elija a un promotor o gestor del código en cada área para que sea un interlocutor entre los integrantes de la organización y el Comité de Ética. A estas personas se les debe capacitar en técnicas y dinámicas sencillas que contribuyan a mantener vigente el conocimiento y la aplicación del código en su respectiva área.
El Comité de Ética podrá sugerir los requisitos y condiciones que deben tener los promotores. De esta manera se evitará que pudieran ser designadas personas sin las competencias necesarias para ejercer un liderazgo ético.
Capítulo 6 | AplIcacIón práctIca
Pasos para la elaboración Análisis de Caso
En una empresa, el gerente general designó a dos profesionales reconocidos por su comportamiento ético para la elaboración de un código de ética. Dichas personas se reunieron e hicieron un plan de trabajo con metas y plazos. Primero, hicieron una encuesta entre todos los trabajadores, prepararon un diagnóstico de la institución, recogieron las propuestas de dos colaboradores y revisaron los códigos de ética de otras empresas de la misma industria en el ámbito nacional y el extranjero. En el plazo establecido concluyeron la propuesta, la que fue aprobada por la gerencia y difundida inmediatamente entre los trabajadores.
¿Cómo evalúa este procedimiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas? ¿Cuáles serían sus recomendaciones?
Actividad Sugerida
En su área de trabajo, forme un equipo de trabajo para elaborar un código de conducta. Traté que las características de cada uno de los integrantes sea diferente y que el número de los integrantes sea impar.
Organice reuniones por grupos de trabajadores en su área. Pídales que identifiquen cinco valores importantes para ellos, cinco conductas deseables y cinco conductas inaceptables.
Consolide las respuestas de sus compañeros en un documento. Luego, distribúyalo entre ellos y propicie el acuerdo para su cumplimiento general. Asimismo que, en caso de incumplimiento, el infractor deberá aportar una cantidad de dinero para un fondo de actividades de integración.
Luego de un período de aplicación, organice una actividad de integración con los fondos obtenidos. Converse con sus compañeros para conocer su opinión sobre los resultados de la experiencia y evalúe si se mejoraron los ámbitos de comportamiento.
Película
Reto de valientes (Courageous)
Es una película independiente de drama cristiano, dirigida por Alex Kendrick, producida por Sherwood Pictures y estrenada el 30 de septiembre de 2011. Kendrick también es protagonista de la película, junto con Ken Bevel, Kevin Downes, y Tony Stallings.
Uno de los temas esenciales de la película es el código de conducta que establecen los protagonistas.
Analice los dilemas de los protagonistas y el proceso para la elaboración del código de conducta que acuerdan.
Capítulo 7
En los capítulos anteriores hemos mencionado en varias ocasiones al comité de ética. Este colectivo también es denominado comisión de ética, consejo de ética o tribunal de honor. Asimismo, algunas instituciones han introducido la figura del consejero ético, como una función que recae en un determinado colaborador, pero que está limitada principalmente a la absolución de consultas.
Independientemente de cómo se denomine a esta instancia, su existencia es relevante en el proceso de formación ética y fortalecimiento de la cultura organizacional de la empresa o institución.
Quizás su conformación no sea viable en pequeñas organizaciones que tienen un reducido número de colaboradores. Sin embargo, de ser este el caso, es imprescindible que sus funciones sean encargadas a una persona o área interna para asegurar la correcta aplicación del código de ética.
Esto se debe a que el código de ética y el comité de ética son como los dos lados de una moneda. De nada nos sirve un código sin una instancia que promueva y supervise su aplicación. Del mismo modo, resulta inútil un comité sin un conjunto de principios éticos y normas de conducta que sirvan de parámetros para el comportamiento correcto de los miembros de la organización.
Conformación
La conformación del comité de ética es un aspecto fundamental para asegurar la aceptación de los integrantes de la organización. No se trata de una simple designación de personas por parte de la máxima autoridad. Cuando se realiza de esta forma, se envía el mensaje al resto de la organización que se ha hecho solo por cumplir y la percepción es que el comité es un apéndice de la dirección. Este tema puede ser controversial y tener el efecto contrario al que se busca.
Por ello, el comité de ética debe estar formado por personas de la organización que reúnan las condiciones siguientes:
- Conducta intachable
Las personas designadas no deben haber sido sancionadas o vinculadas a casos de faltas éticas o de corrupción. Del mismo modo, en que los directivos deben ser un ejemplo de comportamiento para el resto de la organización, los miembros del comité de ética con mayor razón, en la medida que serán ellos los sensores de la ética, como veremos más adelante.
Existe la tendencia a designar a jefes o autoridades como miembros del comité. Sin embargo, es necesario advertir que el hecho de ocupar un cargo directivo no necesariamente es sinónimo de una conducta intachable, aunque debería serlo. Entonces, de existir un cuestionamiento por parte de los integrantes dentro de la organización, es preferible designar a otra persona.
De esta manera se evitaría que la participación de una persona cuestionada en la resolución de algún caso de incumplimiento ético debilite la imagen del comité en su conjunto. Por todos los medios se debe cuidar que las resoluciones del comité no sean puestas en duda ni sus integrantes acusados de falta de objetividad.
Esto podría reforzar la creencia negativa, aunque en la práctica no fuera así, que el comité de ética ha sido constituido para tratar los casos de los trabajadores y no aquellos que comprometen a los directivos.
De otro lado, en toda organización hay personas que tienen una conducta ejemplar y una hoja de vida impecable, pero que no tienen una jefatura ni ejercen un cargo directivo. No obstante, su participación fortalecerá la imagen del comité de ética y será una señal respecto de las verdaderas intenciones de los directivos. Es una evidencia que el código y el comité de ética no se hacen solo por cumplir, sino que existe la voluntad de llevar a cabo un proceso de fortalecimiento ético en la institución.
En este caso, los miembros del comité no solo estarán empoderados por la dirección, sino que además tendrán una autoridad real proveniente del respeto de los demás integrantes de la organización.
- Identificación con la institución
Considerando que el código de ética debe ser un reflejo de la cultura organizacional, es recomendable que quienes integren el comité estén plenamente identificados con la institución. Los demás integrantes de la organización deben conocer que las personas encargadas de evaluar las conductas éticas están identificadas plenamente con la filosofía institucional: misión, visión y valores institucionales, así como con su problemática e idiosincrasia.
En ese sentido, no consideramos pertinente que una persona externa a la institución o que mantenga una relación temporal de trabajo sea parte de este comité. Por ejemplo, podría ser un error que se designe a un asesor de la Gerencia General como miembro del comité de ética.
En este caso, las resoluciones del comité podrían ser cuestionadas porque son adoptadas por personas externas ("no es de los nuestros") que no conocen la realidad de la empresa. Además se podría interpretar que solo buscan imponer la voluntad del Gerente General. Precisamente, este es el tipo de argumento que se debe evitar desde la composición del comité, pues generan creencias negativas al interior de la organización.
No estamos diciendo que el comité de ética debe prescindir de un asesor o consultor externo, ello es posible especialmente
cuando el comité inicia sus funciones. El tema es que quien toma decisiones sobre los casos de incumplimiento del código de ética o la mejor forma de promover el referido código, debe conocer y estar involucrado plenamente con la institución.
- Representatividad y liderazgo
En concordancia con el punto anterior, los miembros del comité de ética deben ser representativos de los diferentes estratos que existen en la organización para que sus decisiones no sean impuestas, sino aceptadas voluntariamente por todos.
Lo ideal es que ejerzan un liderazgo real, tengan ascendencia y su autoridad emane de los demás integrantes. De esta manera, las resoluciones o recomendaciones del Comité serán aceptadas de una mejor manera.
Al respecto, también es importante considerar la forma de la designación de los integrantes del Comité. Si todos son elegidos directamente por la alta dirección, entonces no necesariamente todos se sentirían representados por dicho comité.
- Credibilidad
Este es otro requisito o atributo importante que deben tener los integrantes del comité. No debemos olvidar que las decisiones que tome el comité estarán referidas a evaluar el comportamiento de los demás colaboradores y, por tanto, deben gozar de credibilidad.
Si hubiera algún integrante que estuviera relacionado con promesas incumplidas o que fuera conocido por el uso de artilugios o un lenguaje ambiguo para no cumplir con sus ofrecimientos, sería lamentable para el funcionamiento del comité ya que sus integrantes no tendrían credibilidad y, consecuentemente, sus resoluciones podrían ser objetadas.
Forma de designación
Por todo lo antes expresado, la forma de designación de los miembros del comité nos enfrenta a un dilema: designación directa por la más alta autoridad o elección por parte de los miembros de la organización.
La designación tiene la ventaja que es más inmediata, pero la desventaja que los miembros de la organización pueden considerar esta decisión como una imposición o a los designados como ajenos a su realidad. Más aún, esta percepción se puede profundizar si alguno de los integrantes del comité no reúne los atributos señalados anteriormente. En consecuencia, pueden considerar al comité de ética como un apéndice más de la dirección para evaluar las conductas de los trabajadores más no la de los directivos. Esto es algo que se debe evitar.
Por su parte, la elección tiene la ventaja que los miembros del comité son representantes de la voluntad de todos los integrantes de la organización, lo que contribuye a una mayor aceptación de sus decisiones. Un inconveniente es que este proceso demandaría recursos, tomaría un tiempo y no sería tan expeditivo. Asimismo, en el caso de una organización donde el clima laboral no es el mejor, siempre encierra el riesgo que la elección podría ser aprovechada para designar personas conflictivas como una forma de presión a la dirección.
Considero recomendable una fórmula intermedia. Esto es que una parte de los integrantes del comité sea designada directamente por la dirección de la organización a su criterio, siempre que cumplan con las características señaladas en el acápite anterior. Para completar el resto de los integrantes, los colaboradores deberán proponer y elegir a algunos de sus compañeros. A partir del grupo de colaboradores propuesto, la dirección escogerá a los otros integrantes del comité.
La forma de conformar el comité de ética, el número de integrantes, su composición, los atributos, así como los requisitos y condiciones para proponer y elegir candidatos, deben ser difundidos oportunamente. Para fines operativos, el número de miembros debe ser impar, a fin que se puedan llegar a tomar acuerdos por mayoría en casos de falta de consenso.
De esta manera se logrará un equilibrio en la composición del comité, se les dará legitimidad a sus integrantes y se promoverá la aceptación de parte del resto de la organización.
Funciones
Entre las principales podemos señalar las siguientes: promover la difusión y aplicación de los principios y normas éticas establecidas en el código, evaluar los casos de conductas no éticas o incumplimiento de los referidos principios y normas, así como cualquier situación no contemplada, absolver las dudas que pudieran tener algunos de los integrantes de la organización y efectuar las recomendaciones necesarias, de carácter individual o general, para propiciar el cambio de comportamiento requerido y el alineamiento con los objetivos institucionales.
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