Línea institucional de conciliación en Colombia del Ministerio del Interior y de Justicia (página 2)

Por otra parte, el parágrafo del Artículo 7 de la Ley 640 de 2001 establece que La inscripción ante los centros de conciliación se renovará cada dos años. Al respecto el Ministerio de Interior y de Justicia en concepto No. 5511 del 30 de abril de 2004 dijo:

"La vigencia de la inscripción de un conciliador en la lista oficial de conciliadores de un centro de conciliación no puede ser inferior a dos (02) años.

Los dos (02) años de vigencia de la inscripción de los conciliadores en la lista oficial se debe contar a partir del día siguiente en el cual el organismo estatutario del centro de conciliación que tiene la competencia para decidir sobre la inclusión de los candidatos a conciliadores tome la decisión y ésta sea comunicada al interesado, es decir, al día siguiente a la notificación de la decisión afirmativa de integrar la lista de conciliadores.

La vigencia de los dos (02) años en la lista oficial de conciliadores es una calidad o estatus que adquiere el conciliador para ejercer los derechos y cumplir las obligaciones que la Ley y el reglamento interno del centro (o sus estatutos) establezcan.

El parágrafo del artículo 7 de la Ley 640 de 2001 hace referencia a la inscripción de los conciliadores en el centro de conciliación y no en las listas de dichos centros, por tal motivo los términos a los que la Ley se refiere son personales y no institucionales. Otra cosa es que la pluralidad de inscripciones que conforman una lista lleve a que dichas inscripciones sean renovadas en bloque cada dos (02) años en los términos de la Ley establece."

Este concepto del Ministerio del Interior y de Justicia busca que los centros de conciliación realicen las renovaciones de las inscripciones de los conciliadores una vez hayan pasado como mínimo los dos años de vigencia de la respectiva inscripción. La situación que sucedía era por ejemplo: hoy se aceptaba un conciliador en la lista oficial y a los seis meses se le decía que debía renovar su inscripción porque era la renovación de la lista, cuando la inscripción había durado seis meses. Algunos centros realizaban las renovaciones grupalmente a todos los conciliadores y con ello el centro unificaba los términos de los dos años. De acuerdo con el concepto del Ministerio esto viola la ley ya que el término es personal del conciliador.

Lo que deben hacer los centros es tener presente las fechas de ingreso y vencimiento de la inscripción de cada conciliador por separado para contar el término de los dos años.

Otro concepto sobre la renovación de la inscripción de los conciliadores es No. 6766 del 5 de julio de 2005 donde el Ministerio del Interior y de Justicia dijo:

"En los estatutos del centro de conciliación se establece el procedimiento a seguir para la renovación de la inscripción de los conciliadores una vez vencido el término de duración de la vigencia.

Si el reglamento interno del centro de conciliación no establece las condiciones a seguir por los conciliadores, verbigracia, solicitar por escrito la renovación, aprobar la evaluación de gestión y participación, entre otros requisitos, se entiende que la renovación de la inscripción es automática.

En este orden de ideas, el centro de conciliación no puede excluir a los conciliadores de sus listas por la no renovación de su inscripción, si previamente no se ha establecido el procedimiento reglamentado en sus estatutos.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es la facultad discrecional que tienen los centros de conciliación de aceptar o rechazar una solicitud de inscripción o renovación de un conciliador. En concepto de este Ministerio, los centros tienen dicha facultad siempre y cuando esté expresa en los estatutos y éstos se encuentren aprobados por el Ministerio del Interior y de Justicia. Es decir, un centro además de los requisitos legales para ser conciliador extrajudicial en derecho puede exigir determinadas condiciones especiales a los abogados interesados en inscribirse como conciliadores y su decisión puede ser discrecional solamente si su reglamento interno así lo contempla, de lo contrario, será obligación incluir a un conciliador que cumpla con las condiciones reglamentadas."

Este concepto del Ministerio es muy importante para el equilibrio del Sistema Nacional de Conciliación, toda vez que se autoriza a los centros de conciliación a decidir discrecionalmente si aceptan o rechazan la solicitud que les hace un abogado para ser conciliador en el centro. Este aspecto puede ser polémico y algunos consideran que viola la igualdad entre los abogados capacitados en conciliación; sin embargo, es importante tener en cuenta que el SNC está basado en la libertad de oferta y demanda de servicios de conciliación entre centros y ciudadanos. Es por ello que un conciliador no tiene per sé el derecho de ingresar a la lista de conciliadores de todos los centros de conciliación del país porque uno de los aspectos que diferencia a unos centros de los otros son los conciliadores y los centros compiten entre sí por la demanda del servicio.

Esto puede sonar extraño si de lo que hablamos es de administración de justicia, pero la realidad es que el sistema que tenemos en Colombia se basa en el ofrecimiento de los servicios de los centros a los ciudadanos que seleccionan el centro o conciliador que consideran mejor para la solución del conflicto y en este orden de ideas los centros se convierten en instituciones que se rigen por la ley de la oferta y demanda.

En este mismo concepto el Ministerio del Interior y de Justicia estableció que los centros de conciliación deben establecer en su reglamento interno las reglas aplicables en los casos de renovación del registro de los conciliadores. En la práctica, si un centro de conciliación quiere aplicar determinados criterios para decidir si a un conciliador se le renueva o no el registro, una vez vencidos los dos años, dichos criterios deben estar consagrados previamente en el reglamento interno del centro. Por ejemplo, algunos centros exigen como requisitos para la renovación del registro de sus conciliadores: aprobar evaluaciones, tener indicadores de gestión aceptables, asistir a un porcentaje determinado de capacitaciones, etc, tales criterios deben estar debidamente claros en el reglamento interno del centro y ser previamente conocidos por los conciliadores a los cuales se les aplicará.

Siguiendo la línea institucional de conciliadores, el Ministerio del Interior y de Justicia también se pronunció sobre el cobro que hacen los centros de conciliación a los conciliadores por la renovación de la inscripción en el concepto No. 24131 del 4 de noviembre de 2003 dijo:

"En relación con la facultad de los centros de conciliación de cobrar por la renovación de la inscripción de los conciliadores en concepto de este Ministerio no existe prohibición para dicho cobro. Sin embargo es importante establecer los criterios y las tarifas de renovación en un documento que sea conocido por los conciliadores."

Ahora bien, el Ministerio del Interior y de Justicia permite a los centros de conciliación la facultad discrecional de inscribir o no a un conciliador en su lista oficial de conciliadores; por el contrario, el Ministerio prohíbe la exclusión discrecional de la lista. Así lo estableció en el concepto No. 16719 del 29 de julio de 2003:

"Los centros de conciliación y/o arbitraje no pueden excluir a un conciliador o árbitro de su lista oficial con fundamento en su discrecionalidad, por el contrario, están sometidos a cumplir su reglamento el cual deberá consagrar unas sanciones, causales de exclusión y un procedimiento para tal efecto respetando el debido proceso y derecho de defensa.

En concepto de este Ministerio la causal de exclusión de conciliadores y árbitros cuando se encuentren incursos en procesos disciplinarios o penales, mientras dure la investigación, salvo por delitos culposos, no tiene fundamento legal toda vez que contraría la interpretación constitucional que hace la Corte de los artículos 29 y 248 de la Carta Política en el siguiente sentido: "la sola sindicación y vinculación de un sujeto no los constituye per sé y significaría no solo el desconocimiento de la norma citada, la cual ha sido reproducida como principio rector en el artículo 12 del C.P.P., sino del derecho en virtud del cual "toda persona se presume inocente mientras no se le haya declarado judicialmente culpable". (art. 29 inc. 4 C.N.)" Sentencia T-023 de 1993."

Por otra parte, los centros de conciliación pueden inscribir conciliadores en sus listas dependiendo del tipo de centro. Los centros de conciliación de personas jurídicas sin ánimo de lucro y de entidades públicas sólo pueden admitir a abogados conciliadores y los centros de conciliación de consultorios jurídicos de facultades de derecho pueden inscribir abogados conciliadores, estudiantes conciliadores y judicantes conciliadores. Sobre este aspecto el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 6946 del 27 de mayo de 2004 dijo:

"De conformidad con el artículo 11 de la Ley 640 de 2001 los consultorios jurídicos de las facultades de derecho organizarán su propio centro de conciliación, los conciliadores de dichos centros son de diferentes características así:

• Estudiantes de la Facultad de Derecho los cuales para realizar las conciliaciones deberán cumplir con una carga mínima en mecanismos alternativos de solución de conflictos. Con anterioridad a la misma deberán haber cursado y aprobado la capacitación respectiva, de conformidad con los parámetros de capacitación avalados por el Ministerio de Justicia y del Derecho a que se refiere el artículo 91 de la Ley 446 de 1998. Además, podrán actuar como conciliadores solo en los asuntos que por cuantía sean competencia de los consultorios jurídicos.
• Los egresados de las facultades de derecho que obtengan licencia provisional para el ejercicio de la profesión, podrán realizar su judicatura como abogados conciliadores en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos. Dichos conciliadores también están limitados por la cuantía a la que se refiere el punto anterior.
• Director del centro de conciliación o del asesor del área siempre y cuando sean abogados con el título de conciliadores. En este caso no están limitados por la cuantía de los estudiantes.
• Abogados conciliadores. Para ello deben cumplir los requisitos consagrados en el Artículo 7 de la Ley 640 de 2001. Tampoco están limitados por la cuantía."

Este concepto del Ministerio del Interior y de Justicia aclara a los directores y asesores de área de los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho que para que puedan ejercer como conciliadores deberán cumplir los requisitos que la ley exige para los abogados conciliadores, es decir, que su calidad de conciliador no es en virtud de la ley como es el caso algunos servidores públicos y notarios que son conciliadores sin ser abogados o estar previamente capacitados en MASC por una entidad avalada.

En relación con la posibilidad de que los estudiantes de derecho hagan su judicatura como conciliadores en los centros de conciliación diferentes al consultorio jurídico de la facultad de derecho, el Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 15161 del 12 de noviembre de 2004 estableció lo siguiente:

"El parágrafo 1 del Artículo 11 de la Ley 640 de 2001 establece que los egresados de las facultades de derecho que obtengan licencia provisional para el ejercicio de la profesión, podrán realizar su judicatura como abogados conciliadores en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos.

De acuerdo con lo anterior, no es posible admitir que las funciones que cumplen las personas vinculadas a los centros de conciliación puedan ser avaladas como judicatura, toda vez que la Ley 640 de 2001 solamente permite que la judicatura se realice en centros de conciliación de consultorios jurídicos como conciliadores."

En otras palabras, si un estudiante de derecho quiere realizar su judicatura como conciliador, solamente lo podrá hacer en el centro de conciliación del consultorio jurídico de la facultad de derecho en la cual cursa sus estudios, no en otros centros de conciliación que pertenecen a las personas jurídicas sin ánimo de lucro o a las entidades públicas.

Por otra parte, sobre la posibilidad de expedir carnés de identificación a los conciliadores por el Ministerio del Interior y de Justicia, en el concepto No. 1010 del 25 de enero de 2005 se estableció:

"De conformidad con la Ley 640 de 2001 son conciliadores extrajudiciales en derecho: 1. Los abogados capacitados en conciliación por una entidad avalada por este Ministerio y que se inscriban en un centro de conciliación. 2. Determinados servidores públicos que en virtud de su cargo son conciliadores por ley, ejemplo de ello tenemos en materia laboral a los inspectores de trabajo. 3. Los notarios quienes también son conciliadores en virtud de su cargo por ley. 4. Estudiantes de derecho que hagan sus prácticas en los centros de conciliación autorizados a las universidades y que reciban una capacitación en conciliación. 5. Los estudiantes de las facultades de derecho que realicen su judicatura en centros de conciliación autorizados a las universidades.

El Ministerio del Interior y de Justicia en ninguno de los casos anteriores inscribe en un registro, asigna códigos, ni entrega tarjetas a los conciliadores, toda vez que los casos de los conciliadores de los centros de conciliación, son éstos quienes los inscriben y asignan códigos"

En Colombia la certificación e identificación de una persona como conciliador en derecho se puede hacer de tres maneras: primera, los conciliadores que pertenecen a los centros de conciliación (abogados, estudiantes y judicantes) son únicamente certificados por el centro en el cual están inscritos, mediante documento expedido por el director. Segunda, en el caso de los servidores públicos se hace mediante certificación del jefe de recursos humanos de la entidad pública en la cual laboran y tercera, para el caso de los notarios, por medio de la certificación que expide la Superintendencia de Notariado y Registro. En ninguno de los casos anteriores es el Ministerio del Interior y de Justicia o el Consejo Superior de la Judicatura quienes certifican la calidad de conciliadores.

La codificación de los conciliadores de los centros de conciliación y los funcionarios conciliadores está reglamentada en la Resolución 2722 de 2005. La asignación de los códigos de identificación de los conciliadores que se inscriben en los centros de conciliación se hace en el Sistema de Información de la Conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia. Este sistema de información consolida los datos de los conciliadores, no es un registro oficial de conciliadores.

1.2 Funcionarios públicos como conciliadores de centros de conciliación.

Un aspecto complejo es que los abogados que sean servidores públicos puedan ser conciliadores en los centros de conciliación. Al respecto el Ministerio del Interior y de Justicia expidió un concepto unificado No. 7538 del 21 de marzo de 2006, donde recoge las posturas del Consejo Superior de la Judicatura, la Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública y el mismo Ministerio con las siguientes conclusiones:

"Los servidores públicos que cumplan con los requisitos para ser conciliador de los centros de conciliación establecidos en el Artículo 7 de la Ley 640 de 2001, podrán inscribirse y ejercer como conciliador extrajudicial en derecho en el centro de conciliación de la entidad pública a la cual pertenecen.

Una entidad pública con centro de conciliación autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia puede asignar la función de conciliador, previo cumplimiento de los requisitos legales para ello, a sus funcionarios públicos siempre que esta función guarde relación con las funciones propias del empleo o que correspondan a la naturaleza de la dependencia donde se desempeña. Previamente se deberá verificar que el funcionario no esté inhabilitado. Para lo anterior deberá incluir en el manual de funciones la función de conciliador extrajudicial en derecho.

Las plantas de personal de las entidades públicas se fundamentan en las necesidades del servicio de manera que la entidad debe considerar si la constitución del centro de conciliación y el trabajo que se le asigna a éste requiere de funcionarios de dedicación exclusiva, de tal manera que demande la creación de empleos para que atiendan los requerimientos del mismo.

Un servidor público que cumpla con los requisitos para ser conciliador extrajudicial en derecho de los centros de conciliación podrá pertenecer a la lista de conciliadores de un centro de conciliación de otra entidad pública siempre que se den las siguientes condiciones: que el servicio que allí preste no sea remunerado, que con ello no se vulneren los deberes de los servidores públicos, por ejemplo, el cumplimiento de la jornada de trabajo ni las funciones de su cargo, así como tampoco podrá tratar asuntos que son propios del ejercicio de un empleo público.

Un servidor público que cumpla con los requisitos para ser conciliador extrajudicial en derecho de los centros de conciliación podrá pertenecer a las listas de conciliadores de los centros de conciliación (personas jurídicas sin ánimo de lucro, entidades públicas y consultorios jurídicos de facultades de derecho) siempre y cuando no ejerza como conciliador, toda vez que no puede ostentar dos cargos simultáneamente ni percibir dos remuneraciones.

Los funcionarios conciliadores como los comisarios de familia, defensores de familia, inspectores de trabajo, fiscales, notarios, procuradores judiciales administrativos, laborales, civiles y de familia, delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, personeros y jueces civiles o promiscuos municipales pueden inscribirse como conciliadores extrajudiciales en derecho en los centros de conciliación cuando cumplan los requisitos a los que se refiere el Artículo 7 de la Ley 640 de 2001 siempre y cuando no ejerzan como tales, en todo caso, no podrán ejercer en dichos centros en virtud de su calidad de autoridades que cumplen funciones conciliatorias.

Los servidores públicos podrán ejercer como conciliadores estudiantes o judicantes en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho para lo cual deberá mediar autorización de la entidad pública a la cual pertenece si se realiza en horario laboral o realizarse en horarios no laborales, no ser remunerado, no infringir sus deberes como funcionario público ni tampoco podrá tratar asuntos que son propios del ejercicio de un empleo público."

Las entidades públicas que cuentan con centro de conciliación o las que están interesadas en crearlo deben tener muy presente el anterior concepto. En este caso el Ministerio del Interior y de Justicia consultó al Consejo Superior de la Judicatura, la Procuraduría General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública su posición jurídica a fin de establecer como sector una línea institucional unificada, toda vez que cada institución tiene competencia para pronunciarse sobre la manera en la que los particulares que son servidores públicos pueden o no ejercer como conciliadores en derecho.

Se resalta la flexibilidad de configuración en las entidades públicas para definir la manera en la cual un servidor público puede ser conciliador. En el sector público se parte muchas veces de la insuficiencia de personal y la administración debe ser recursiva a la hora de organizarse para cumplir con sus funciones en los términos que establece la ley.

Las entidades públicas cada vez manifiestan en mayor cantidad su interés de contar con un centro de conciliación, pero son concientes de su limitación de personal. Para ello primero pueden buscar si en la planta de personal existe un abogado que cumpla los requisitos para ser conciliador y de conformidad con las necesidades del servicio y las cargas de trabajo, podrían establecer que este funcionario sea conciliador tiempo completo o en algún horario definido en el centro de conciliación. En este sentido la entidad debe incluir en el manual del servidor público la función de realizar conciliaciones en derecho y a su vez el funcionario debe inhabilitarse como conciliador en los casos donde exista un conflicto de intereses en relación con su cargo u otras funciones asignadas por la administración.

1.3 Conciliadores a prevención.

El origen de la conciliación a prevención fue aclarado por el Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 15798 del 24 de noviembre de 2004 en los siguientes términos:

"De acuerdo con el literal b) del Artículo 16 de la Ley 640 de 2001, una de las formas de selección de los conciliadores es a prevención, cuando se acuda directamente a un abogado conciliador inscrito ante los centros de conciliación.

(…)

si se consulta la voluntad de nuestro legislador al expedir la Ley 640 de 2001, expresamente quiso ampliar la oferta de los operadores de la conciliación en Colombia porque eran insuficientes, como quedó consignado en la ponencia para primer debate al Proyecto de Ley 148 de 1999 Senado, 304 de 2000 Cámara de la siguiente manera:

"además de los funcionarios conciliadores, se promoverá un giro estructural en el manejo de los conflictos a través de la posibilidad de que los abogados en ejercicio puedan actuar como conciliadores desde sus oficinas, previa capacitación sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que los habilite para el ejercicio de tan importante misión y bajo la égida de los centros de conciliación que, en adelante, cambiarán su actual concepción para convertirse en la célula de un sistema más amplio de solución de conflictos a través del mecanismo conciliatorio."

Así las cosas, para este Ministerio, es suficiente aplicar un criterio de interpretación histórico del Artículo 16 de la Ley 640 de 2001 y concluir que es permitido y jurídicamente autorizado realizar audiencias de conciliación por fuera de las instalaciones de los centros de conciliación por parte de los abogados conciliadores cuando las partes lo habilitan.

La actual estructura de conciliación extrajudicial en derecho permite que las conciliaciones puedan ser adelantadas ante un conciliador de centro de conciliación, que debe cumplir los requisitos de los Artículos 5 y 7 de la Ley 640 de 2001. Dichos conciliadores pueden realizar la audiencia en las instalaciones de los centros de conciliación, en el evento que hayan sido designado por el centro, o pueden llevarlas a cabo en sus oficinas si las partes así lo habilitan.

(…)

En los casos en los cuales se invita a una conciliación por un conciliador a prevención nombrado por una de las partes, el convocado debe habilitar a dicho conciliador para que pueda llevar a cabo la audiencia, de lo contrario basta con la manifestación de la voluntad de no querer hacerlo en tal escenario. En este caso, el conciliador procede a elaborar la constancia de no acuerdo con la anotación clara del motivo. Son las partes las que en virtud de su autonomía deciden la modalidad y operador más adecuado para encontrarse en un ambiente de neutralidad, para que por medio del diálogo puedan lograr un acuerdo que solucione integralmente su conflicto".

Lamentablemente el manejo poco ético de algunos conciliadores estaba ocasionando que algunas grandes empresas tomaran la decisión de no aceptar conciliaciones en los casos en los cuales eran citadas por un conciliador a prevención. Sin embargo, es claro que la Ley 640 de 2001 faculta a los conciliadores de los centros de conciliación a realizar las conciliaciones fuera de las instalaciones del centro, actividad que antes no era permitido por la legislación colombiana.

Sobre la aplicación de la conciliación por conciliadores a prevención el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 2807 del 19 de agosto de 2003 dijo:

"Los centros de conciliación en sus estatutos pueden reglamentar la forma como se brindará la conciliación con las limitaciones que establecen las normas que regulan la materia que sean de orden público. En virtud de dicha facultad los centros pueden regular cómo será la relación que exista con sus funcionarios a fin de garantizar la eficiencia y eficacia del servicio.

Si existe un inadecuado manejo de la conciliación por parte del conciliador que lo hace en una oficina particular se hace necesario que el centro en desarrollo del control que debe hacer a sus funcionarios establezca los parámetros sobre los cuales se prestará el servicio teniendo en cuenta los recursos logísticos y físicos mínimos para ello. En este orden de ideas consideramos pertinente que los centros realicen un seguimiento y control más allá de la verificación de los requisitos legales de los documentos que registra toda vez que los conciliadores externos también se rigen por los estatutos del centro.

Es importante aclarar que la reglamentación del tema en estudio no puede incluir la exigencia que todas las conciliaciones se realicen en las instalaciones del centro de conciliación ya que dicha medida violaría la finalidad de la Ley de permitir la ampliación del servicio de conciliación".

Debido a las malas prácticas de algunos conciliadores externos o a prevención y para evitar la falta de credibilidad de los ciudadanos en la conciliación, algunos centros de conciliación estudiaron la posibilidad de prohibir a sus conciliadores la posibilidad de realizar las audiencias fuera de las instalaciones del centro. La anterior situación sería ilegal de acuerdo a la posición sumida por el Ministerio del Interior y de Justicia, pero se exhorta a los centros a ejercer un mayor control a sus conciliadores, estableciendo para ello un régimen disciplinario claro, severo y justo.

Es muy poco el control que hacen los centros a sus conciliadores a prevención por las limitantes de infraestructura y personal con el que cuentan, pero un buen sistema de seguimiento a los casos podría detectar las fallas que se puedan estar presentando. Por otra parte, los reglamentos internos de los centros de conciliación muchas veces carecen de causales claras y concretas para sancionar las prácticas contrarias a la conciliación.

1.4 Conciliadores en penal militar y funcionarios conciliadores.

Sobre las conciliaciones en materia penal militar, el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 2317 del 25 de enero de 2007 dijo que en los casos expresamente reglamentados en el Artículo 1 de la Ley 1058 de 2006, solamente se pueden adelantar ante el Juez de Instrucción Penal Militar o Juez de Instancia y no ante otros operadores de la conciliación en derecho o equidad.

Sobre la conciliación realizada por los personeros y otros funcionarios conciliadores, el Ministerio del Interior y de Justicia estableció en el concepto No. 19657 del 06 de diciembre de 2006 lo siguiente:

"Los personeros solamente podrán ser conciliadores en los asuntos que las personas les soliciten para la solución de una controversia siempre y cuando en el respectivo municipio donde ostentan su calidad de personeros no existan otros conciliadores en el área de su competencia.

En otras palabras, en materia civil, si en un municipio no existe un conciliador de un centro de conciliación, un delegado regional o seccional de la Defensoría del Pueblo, un procurador judicial civil o un notario. Solamente bajo este supuesto el personero podrá ser conciliador.

En materia laboral, si en un municipio no existe un inspector de trabajo, un delegado regional o seccional de la Defensoría del Pueblo o un procurador judicial laboral. Solamente bajo esta hipótesis el personero podrá ser conciliador.

En materia de familia, si en un municipio no existe un conciliador de un centro de conciliación, un delegado regional o seccional de la Defensoría del Pueblo, un procurador judicial de familia, un notario, comisario de familia o un defensor de familia. Solamente bajo este supuesto el personero podrá ser conciliador.

La habilitación que otorga la Ley 640 de 2001 para que determinados funcionarios fueran conciliadores es de carácter personal, indelegable e intransferible. La potestad para ser conciliador no recae en la notaría, la comisaría, el I.C.B.F., la Procuraduría, la Personería, la Defensoría del Pueblo, la inspección de trabajo, etc, por el contrario, es el servidor público o notario en calidad de su cargo a quien la Ley autoriza para ser conciliador".

El anterior pronunciamiento sobre la competencia de los conciliadores es muy importante ya que algunos personeros en determinadas ciudades atienden las conciliaciones cuando en el mismo municipio existe otro conciliador y la Ley les asigna una competencia residual.

En el mismo sentido, en algunas entidades públicas, quienes atienden y realizan las audiencias de conciliación no son los funcionarios expresamente autorizados por la Ley, sino otras personas que no tienen dicha competencia y la función como conciliadores no es delegable, ni ha sido asignada a cualquier persona en la entidad.

En las entidades públicas y notarias se debe tener mucho cuidado a la hora de realizar las audiencias de conciliación por los servidores públicos y notarios que han sido facultados por la ley para ser conciliadores en derecho. A manera de ejemplo, en la Defensoría del Pueblo, nadie diferente a un funcionario con el cargo de delegado regional o seccional puede atender las conciliaciones solicitadas por los ciudadanos, otro caso es el de las notarías, solamente el notario es la persona autorizada para adelantar la conciliación y no es posible que otra persona ayude con el inicio o desarrollo de la audiencia de conciliación y finalmente el servidor público o notario al final las avalen.

1.5 Los inspectores de policía no son conciliadores extrajudiciales en derecho.

Una situación que es muy común en Colombia es que los inspectores de policía consideren que pueden realizar conciliaciones en derecho. Al respecto el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 12087 del 06 de septiembre de 2004 dijo:

"La ley 640 de 2001 reglamenta en los artículos 23, 27, 28, 31 y 33 quienes son conciliadores en los asuntos administrativos, civiles, laborales, familia y de competencia y consumo.

En relación con los inspectores de policía, el Decreto 1355 de 1970, Decreto 522 de 1971, Decreto 1333 de 1986 y la Ley 23 de 1991 no los facultan para ser conciliadores extrajudiciales en derecho.

En este mismo sentido, el Decreto 800 de 1991 "Por el cual se reglamenta la Ley 23 de 1991, sobre Descongestión de Despachos Judiciales" establecía en el artículo 5 la facultad de conciliar a los inspectores de policía (…)

Sin embargo, el Decreto 800 de 1991 fue derogado tácitamente por el artículo 422 de la Ley 228 de 1995, publicada en el Diario Oficial No. 42.161, de 22 diciembre de 1995, "Por la cual se determina el régimen aplicable a las contravenciones especiales y se dictan otras disposiciones" según lo considera el Consejo de Estado en Sentencia de 2002/02/14, Expediente 70103, Dra. Olga Inés Navarrete Barrero.

Por su parte, el Artículo 2 de la Resolución 3114 de 1993, del Instituto Nacional del Transporte por la cual se implanta a nivel nacional los formatos acta de conciliación DSV-03 y DSV-04 establece: "Artículo 2. El formato acta de conciliación DSV-03 será diligenciado en los organismos de tránsito competentes o en su defecto por los alcaldes municipales e inspectores de policía, cuando exista la posibilidad de conciliación en accidentes de tránsito."

En concepto del Ministerio del Interior y de Justicia los inspectores de policía y los inspectores de tránsito no son conciliadores extrajudiciales en derecho, toda vez que el Artículo 143 de la Ley 769 de 2002 establece claramente que las conciliaciones en conflictos derivados de los accidentes de tránsito son competencia de los conciliadores autorizados por la ley para conciliar, es decir, por ser su naturaleza jurídica civil, serán los conciliadores que ordena el artículo 27 de la Ley 640 de 2001. En este sentido, la Resolución 3114 de 1993, del Instituto Nacional del Transporte sobre el formato de acta de conciliación carece de validez ya que el artículo 19 de la Ley 23 de 1991 que modifica el artículo 251 del Código Nacional de Tránsito, Decreto 1344 de 1970, fue derogado por el Artículo 170 de la Ley 769 de 2002."

Uno de los ejemplos de normas que violan la Constitución y la Ley sobre conciliación es el Código de Policía de Bogotá, Acuerdo 79 de 2003 del Concejo de Bogotá D.C., que en el artículo 214 dice:

"Las autoridades de policía deberán promover la conciliación de las partes sin necesidad de diligencia especial para dicho efecto.

PARÁGRAFO PRIMERO. En cualquier momento del proceso y antes de proferirse el fallo, podrán las partes conciliar sus intereses, presentando ante el funcionario de policía el acuerdo al respecto".

De acuerdo con el artículo 116 de la Constitución Nacional los particulares pueden ser investidos de la calidad de administradores de justicia de manera transitoria como conciliadores en los casos que determine la ley. Ninguna norma diferente a la ley como acuerdos de consejos municipales o asambleas departamentales o decretos y resoluciones expedidas por alcaldes distritales o municipales pueden otorgar la función de ser conciliadores a determinados servidores públicos.

Por las anteriores razones el Código de Policía de Bogotá D.C. es contrario a la Constitución y la ley ya que el Consejo de Bogotá D.C. no puede facultar a las autoridades de policía como conciliadores. Los acuerdos que realizan los inspectores de policía en Bogotá D.C. son mediaciones y no conciliaciones.

2. Aval para formar conciliadores y formación de conciliadores.

2.1 Entidades avaladas para formar conciliadores:

El Ministerio del Interior y de Justicia estableció en el concepto No. 2986 del 28 de febrero de 2005 que el aval que autoriza para formar conciliadores se otorga a una persona jurídica y que ésta no requiera varios avales para sus diferentes sedes en los siguientes términos:

"El Ministerio del Interior y de Justicia expide autorización para impartir cursos de capacitación a través de una resolución a nombre de la persona jurídica solicitante.

Teniendo en cuenta lo anterior, y debido a que la Universidad (…) ha recibido autorización para capacitar conciliadores (…), las demás sedes de esta universidad no tendrán que solicitar nueva autorización para desarrollar sus programas de capacitación, siempre y cuando, cumplan con el pensum aprobado (…).

En el mismo sentido la universidad avalada es autónoma de escoger la modalidad en que desea ofrecer los cursos de capacitación para obtener el titulo de conciliador ya sea por medio de un postgrado, diplomado o curso; siempre que mantenga o garantice la aplicación de la propuesta presentada y avalada por este Ministerio.

Sin perjuicio del artículo 7 de la Resolución 1399 de 2003 sobre la revocatoria del aval, en concepto de este Ministerio, independientemente del lugar en el que se desarrolle el proceso de capacitación o la modalidad en que este se presente, se deberá observar el plan de estudios, la intensidad horaria y el sistema de evaluación aprobados y cumplir los parámetros vigentes establecidos por parte del Ministerio del Interior y de Justicia y el Consejo Superior de la Judicatura."

Las reglas para obtener el aval que autoriza a formar conciliadores están establecidas en el Decreto 3756 de 2007. Las normas que reglamentaban el aval a partir de la Ley 640 de 2001 eran la Resolución 477 de 2001, la Resolución 019 de 2003, la Resolución 1399 de 2003 y el Acuerdo 1851 de 2003. En todas las normas anteriores y en la actualidad las entidades a las cuales se les otorga el aval que las autoriza para formar conciliadores permiten que se ofrezcan los cursos a nivel nacional y que puedan ser ofrecidos en diferentes modalidades.

Un ejemplo de lo anterior son las universidades que ofrecen una especialización en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos a los profesionales y además están avaladas para formar conciliadores por el Ministerio del Interior y de Justicia. Las universidades pueden otorgar dos diplomas: el titulo de especialista en M.A.S.C. y el certificado de capacitación en conciliación que habilita a los abogados para que se inscriban en un centro de conciliación. Para que las universidades avaladas puedan entregar el certificado de la capacitación en conciliación es requisito que ofrezcan la formación con el cumplimiento de las condiciones establecidos en el Decreto 3756 de 2007.

El Ministerio del Interior y de Justicia reglamentó el contenido de los certificados que deben expedir las entidades avaladas para formar conciliadores mediante la Circular 008 de 2007.

Sobre las calidades de los docentes de las entidades avaladas para formar conciliadores el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 9500 del 26 de mayo de 2003 dijo:

"es válido que la planta de profesores de las entidades avaladas por el Ministerio del Interior y de Justicia para formar conciliadores esté conformada por personas que no tengan experiencia en la materia. Sí es legalmente permitido, toda vez que la conciliación es una función que para su capacitación necesita de la colaboración de profesionales de diferentes áreas como el derecho, la psicología, el trabajo social, la administración de empresas, la comunicación social, la psicopedagogía, entre otras. La integración de la planta de personal de las entidades que capacitan conciliadores avaladas por el Ministerio del Interior y de Justicia es autónoma, sin embargo la experiencia en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos del facilitador puede ser un elemento a tener en cuenta, no necesariamente un requisito."

El anterior concepto de línea institucional está vigente parcialmente ya que el Decreto 3756 de 2007 no reglamenta los requisitos de los docentes en general a excepción de los que dirigirán el módulo de pasantía que deben acreditar como mínimo un año de experiencia en la realización de conciliaciones. Por otra parte, al director del curso también se le exige contar con una experiencia mínima de dos años en la formación de conciliadores.

2.2 Requisitos en capacitación en conciliación para los conciliadores estudiantes.

Toda vez que las normas en materia de capacitación en conciliación cambiaron en 2007, presentaremos primero el concepto de línea institucional sobre la capacitación que debían tomar los estudiantes para poder ser conciliadores en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho y posteriormente revisaremos el cambio introducido por el Decreto 3756 de 2007.

Concepto No. 10540 del 26 de agosto de 2005:

"Este Ministerio interpreta que los estudiantes de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho de las universidades para realizar su práctica como conciliadores en los centros de conciliación de consultorios jurídicos deberán recibir capacitación en conciliación y mecanismos alternativos de solución de conflictos M.A.S.C.

La capacitación en conciliación a la cual se refiere el parágrafo 2 del Artículo 11 de la Ley 640 de 2001 está reglamentada por el Acuerdo No. 1851 de 2003 del Consejo Superior de la Judicatura, por medio del cual se establecen los parámetros que deben cumplir las entidades avaladas para capacitar conciliadores extrajudiciales en derecho tales como: tres módulos (conceptual, experimental y pasantía), una intensidad horaria mínima de 85 horas en los dos primeros módulos, una asistencia mínima del 80% a las sesiones, cada módulo de capacitación será prerrequisito del otro, etc. En este sentido, las universidades deberán ofrecer a los estudiantes interesados en ser conciliadores de los centros de conciliación de consultorios jurídicos una capacitación que cumpla con los requisitos reglamentados en el Acuerdo en mención.

Es importante aclarar que en el caso anterior, las universidades no requerirán del aval para capacitar conciliadores al cual se refiere la Resolución No. 1399 de 2003 del Ministerio del Interior y de Justicia, sin perjuicio que una vez cumpla con los requisitos allí establecidos pueda solicitar el aval y así certificar a los estudiantes de la carrera de derecho como capacitados en conciliación.

La capacitación en mecanismos alternativos de solución de conflictos M.A.S.C. a que se refiere el parágrafo 2 del Artículo 11 de la Ley 640 de 2001 es la cátedra, seminario o materia que cada universidad ofrece a los estudiantes en el plan académico de la carrera de derecho. Es decir, las universidades son autónomas en diseñar el contenido, duración y requisitos de dicha capacitación. Además, como lo establece la ley, la capacitación en conciliación es previa a la que se haga en M.A.S.C.

Por otro lado, los estudiantes de las facultades de derecho que reciban los cursos en conciliación o mecanismos alternativos de solución de conflictos M.A.S.C. no están habilitados para ser posteriormente conciliadores de centros de conciliación, salvo que la Universidad que los haya capacitado se encuentre avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia. Lo anterior no excluye que si posteriormente la Universidad recibe el aval pueda adelantar un proceso de homologación con los alumnos que recibieron la misma capacitación.

Para finalizar, es importante aclarar que las entidades avaladas para capacitar conciliadores pueden admitir en sus cursos estudiantes de la carrera de derecho y terminada la formación entregarles el certificado de asistencia y aprobación, toda vez que no es necesario primero ser abogado para posteriormente capacitarse como conciliador. El estudiante que se capacite en conciliación, una vez obtenga el título de abogado podrá solicitar la inscripción en un centro de conciliación, previo cumplimiento de los requisitos especiales exigidos en el centro seleccionado."

En resumen hasta la entrada en vigencia del Decreto 3756 de 2007, las universidades que contaban con centro de conciliación del consultorio jurídico de la facultad de derecho debían haber capacitado a los estudiantes para que pudieran hacer su práctica como conciliadores con dos cursos: uno en conciliación con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo 1851 de 2003 y un segundo curso sobre M.A.S.C. de libre configuración por la universidad.

La anterior situación cambió con el Decreto 3756 de 2007 que reglamenta en el artículo 3, numeral 5.2 el plan de estudios que los estudiantes o judicantes deben cursar. La formación mínima que deben recibir los estudiantes y judicantes para hacer su práctica como conciliadores de los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho está dividida en tres módulos con una intensidad mínima de 50 horas más la pasantía en conciliación.

Otro aspecto importante es que todas las universidades que cuenten con centro de conciliación del consultorio jurídico de la facultad de derecho deberá solicitar al Ministerio del Interior y de Justicia el aval para formar conciliadores, ya que deberá capacitar como mínimo a sus estudiantes y judicantes para hacer su práctica y para expedir los certificados a los que se refiere la Circular 008 de 2007 deberá estar avalada. Las universidades podrán solicitar el aval ya que no se les exige contar con un centro de conciliación con una existencia mínima de dos años y la prueba que realizan conciliaciones permanentemente como lo hacía la Resolución 1399 de 2003.

2.3 Certificados de capacitación en conciliación y mediación en el extranjero.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 24957 del 06 de septiembre de 2007 se pronunció sobre la validez de los certificados de capacitación para conciliadores y árbitros expedidos en el extranjero en el siguiente sentido:

"La capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos a la cual se refiere la Ley 640 de 2001 no es un título profesional, ni hace parte de la educación formal de instituciones de educación superior. La formación de los conciliadores es una capacitación especializada reglamentada por el Acuerdo 1851 de 2003 del Consejo Superior de la Judicatura y el aval de las entidades interesadas en formar conciliadores por la Resolución 1399 de 2003 del Ministerio del Interior y de Justicia.

(…)

En concepto del Ministerio del Interior y de Justicia, los certificados de capacitaciones en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en el extranjero no pueden ser tenidos como válidos para cumplir el requisito al cual se refiere la Ley 640 de 2001 para la conciliación extrajudicial en derecho.

En materia de capacitación en conciliación el legislador exigió una formación especial y la condicionó a los requisitos que estableciera el Gobierno Nacional (artículo 91 de la Ley 446 de 1998).

(…)

Si bien es cierto que dichos certificados de capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos otorgados en el extranjero no suplen el requisito para ser conciliador en derecho en Colombia, dicha formación sí les permite a las personas acreditar experiencia o formación adicional sobre la materia, para lo cual deberán estar apostillados o legalizados según el caso.

Sin perjuicio de lo anterior para los conciliadores, las personas que tengan capacitación en mediación en el extranjero sí pueden prestar sus servicios como mediadores, siempre y cuando sus certificados estén apostillados o legalizados según el caso. Lo anterior es posible ya que no existen normas en Colombia que reglamenten o limiten el ejercicio de la mediación".

Este concepto de línea institucional está vigente ya que el Decreto 3756 de 2007 no se pronuncia al respecto y continúa con la tendencia de exigir formación especifica a los conciliadores en Colombia.

3. Centros de conciliación.

3.1 Naturaleza de los centros de conciliación, reserva documentos para la autorización de centros, prohibición de sedes de centros de conciliación en otras ciudades y elementos esenciales de los centros de conciliación.

La naturaleza de los centros de conciliación ha sido definida por el Ministerio del Interior y de Justicia en el concepto No. 15161 del 12 de noviembre de 2004 donde dijo:

Los centros de conciliación y/o arbitraje tienen una "naturaleza operativa y administrativa (…) en procura de prestar todo su apoyo logístico, físico y técnico a las partes, conciliadores y árbitros para el adecuado desarrollo de la conciliación y el arbitraje. Los centros no tienen ninguna función que implique administración de justicia, sino que quienes administran justicia son los conciliadores y árbitros. Lo anterior ha sido reiterado por la Corte Constitucional en Sentencias como: SU-600 de 1999, C-893 de 2001, C-917 de 2002.

Sin perjuicio de lo anterior, es importante tener en cuenta que por la importancia de las funciones que desarrollan los centros de conciliación y/o arbitraje, su actividad implica el ejercicio de una función pública diferente a la facultad de administración de justicia reservada a los conciliadores y árbitros habilitados por las partes."

La naturaleza jurídica de los centros de conciliación es un tema poco abordado en la línea institucional de conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia que es la autoridad administrativa del Estado de autorizar su creación. Para muchos los centros de conciliación son entidades privadas a las cuales no se les pueden aplicar las reglas de derecho público, sin embargo, su actividad está directamente vinculada con la administración de justicia.

Los funcionarios de los centros de conciliación no toman decisiones en relación con los casos de conciliación que les solicitan ya que están reservadas a los conciliadores. En la práctica muchos directores de centros de conciliación son los que deciden si un caso es atendido o si el asunto es conciliable. Sin embargo, ninguna de estas funciones están autorizadas en la ley. Solamente los conciliadores son los que pueden tomar decisiones que impliquen administración de justicia como en los ejemplos mencionados. Por el contrario, son las partes en conflicto quienes deciden si acuerdan o no la solución a su controversia y habilitan al conciliador para que les ayude a encontrar una solución.

En Colombia se ha llegado a utilizar la acción de tutela como mecanismo para obligar a los centros de conciliación a realizar funciones en los casos en los cuales se han negado. Esta es una de las situaciones que hace confusa la naturaleza jurídica de los centros de conciliación pues son sujetos de acciones de tutela y los ciudadanos les presentan derechos de petición como si se tratasen de entidades públicas.

Hasta tanto la legislación no aclare la naturaleza jurídica de los centros de conciliación, continuarán con una naturaleza mixta, son entidades privadas que ejercen funciones públicas delegadas por el Estado como es coadyuvar con la administración de justicia.

Los requisitos y procedimiento para la autorización de la creación de los centros de conciliación están reglamentados en la Resolución 1342 de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia, sobre la naturaleza pública o reservada de la metodología de factibilidad que presentan las entidades interesadas en que se les autorice el centro el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 3365 del 4 de marzo de 2005 dijo:

"La reserva de la metodología de factibilidad de los centros de conciliación se fundamenta en que contiene información importante y sensible de la estructura y funcionamiento del centro y en caso de ser pública afectaría seriamente el equilibrio de la libre y sana competencia entre los diferentes operadores de la conciliación, regulada y garantizada por el Ministerio del Interior y de Justicia.

Además, teniendo en cuenta que los centros de conciliación compiten libremente por los usuarios, éstos constantemente realizan evaluación de sus procesos y procedimientos, diseñan y desarrollan estrategias de mercadeo, divulgación, suscriben convenios, establecen criterios de selección de conciliadores y árbitros, regulan tarifas especiales, desarrollan proyectos de investigación, hacen seguimiento a los casos atendidos, entre otros aspectos que integran su know how, es decir, la entidad promotora de un centro de conciliación debe atender a ciertos factores técnicos que le permitirán tener éxito como centro frente a su competencia y esto debe se protegido jurídicamente en razón a que pertenece al patrimonio de la entidad a la cual se le autoriza la creación de centro, para lo cual se hace necesario que el Ministerio del Interior y de Justicia garantice la confidencialidad de la información que ellos presentan como parte del control, inspección y vigilancia que se les realiza.

El Ministerio del Interior y de Justicia entregará copia de los documentos que integran la metodología de factibilidad a la entidad promotora de un centro de conciliación ya que es ésta su titular y quien puede disponer de ellos, o a una autoridad judicial solicitando el manejo riguroso de confidencialidad".

Un aspecto que ha sido ampliamente debatido es la prohibición que tienen los centros de abrir sedes o puntos de atención en ciudades diferentes a la autorizada por el Ministerio del Interior y de Justicia que está ligado con el concepto de elementos esenciales de los centros de conciliación. Al respecto el concepto No. 3550 del 8 de abril de 2005 dice:

"La Resolución No. 1342 de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia establece la presentación de una metodología de factibilidad que consiste en un estudio coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad donde se incluya la ubicación del centro, tipología del conflicto, estimación de la demanda del servicio, organización administrativa del centro, estrategia de divulgación, sistema de evaluación y seguimiento, programa de educación continuada, recursos físicos, logísticos y financieros, reglamento interno, listas de conciliadores y/o árbitros, entre otros.

Cada uno de los requisitos anteriores se relacionan con la población objeto a la cual se busca atender, es decir, si examinamos a qué se refiere la ubicación del centro, tenemos que es "el conocimiento que la persona solicitante debe tener sobre las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, entre otras, de la población ubicada en el área de influencia del futuro centro, que le permitirá establecer la conveniencia y oportunidad para la creación del mismo, el cual deberá responder a unas necesidades especiales en materia de resolución de conflictos dirigido a una población objeto determinada", dicho de otra manera para cumplir este requisito la entidad interesada debe presentar un estudio donde describe la comunidad a la cual van dirigidos sus servicios para determinar si requiere de los servicios de un centro. De igual manera, la tipología del conflicto y la demanda del servicio están vinculadas con la misma población o comunidad objeto de la metodología de factibilidad.

Con base en la ubicación del centro, la tipología del conflicto y la demanda del servicio, se estructuran los otros requisitos, que son la organización administrativa del centro, estrategia de divulgación, sistema de evaluación y seguimiento, programa de educación continuada, recursos físicos, logísticos y financieros, reglamento interno, listas de conciliadores y/o árbitros, entre otros.

En conclusión, la creación de un centro de conciliación y/o arbitraje obedece a una metodología de factibilidad basada en una investigación de una población ubicada en una ciudad determinada. En este orden de ideas, cada estudio de autorización de centro es diferente a los otros toda vez que las condiciones de cada ciudad son únicas.

Es importante reiterar que los centros de conciliación y/o arbitraje no tienen competencia nacional para abrir oficinas, sedes, sucursales, o cualquiera que sea su denominación, ya que su autorización se restringe a una ciudad determinada con base en su metodología de factibilidad de autorización, es decir, les está prohibido ofrecer sus servicios en una ciudad diferente a la mencionada en la Resolución del Ministerio del Interior y de Justicia que autoriza su creación. Un asunto diferente es que los conciliadores puedan a prevención llevar a cabo conciliaciones en lugares diferentes a las instalaciones del centro, siempre y cuando cumplan con los plazos de registro de actas y control de constancias.

Así las cosas, si el Ministerio del Interior y de Justicia autoriza la creación de los centros de conciliación y/o arbitraje, de acuerdo con el Artículo 18 de la Ley 640 de 2001 ejerce el control, inspección y vigilancia de los mismos, por ello debe garantizar que las condiciones en las cuales se presta el servicio cumpla con lo establecido en la normatividad vigente y esto implica que si un centro que ha sido autorizado cambia sus elementos esenciales deberá presentarlos al Ministerio para su aprobación.

Los elementos esenciales del centro son los mismos requisitos que establece la Resolución No. 1342 de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia para su creación, verbigracia, si el centro cambia su reglamento interno, el Ministerio debe aprobar dichas modificaciones, so pena de revocar su autorización (Artículo 4, Resolución 1342 de 2004) y además, dichos estatutos no entran en vigencia hasta tanto sean aprobados por el Ministerio."

Las instituciones a las cuales se les ha autorizado la creación de un centro de conciliación deben ser cuidadosas y ofrecer sus servicios solamente en la ciudad para la cual fueron autorizados. De conformidad con la línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia no les está permitido extender sus servicios a otras ciudades.

Si una entidad por su naturaleza tiene operación en diferentes ciudades del país y está interesada en ofrecer los servicios del centro de conciliación en todas ellas, deberá tramitar ante el Ministerio del Interior y de Justicia la autorización de la creación del centro de conciliación para cada ciudad por separado. Diferente es la situación de las sedes que puede tener un centro de conciliación en la ciudad en la cual le fue autorizada la creación. Los centros pueden abrir todas las oficinas que considere necesarias para garantizar la adecuada prestación de sus servicios dentro de una ciudad, para ello debe reportar la información de las sedes en el Sistema de Información de la Conciliación.

3.2 Delegación de funciones de registro, función de registro y control de documentos, tablas de retención documentales, destrucción de documentos y directores de centros.

El Decreto 30 de 2002 establece que los directores de los centros de conciliación son los encargados de realizar el registro de las actas y control de constancias; sin embargo mediante concepto No. 6485 del 30 de junio de 2005 el Ministerio del Interior y de Justicia permitió su delegación en los siguientes términos:

"para el registro de las actas de conciliación de los conciliadores de centros de conciliación el director del centro ante el cual se solicite el registro deberá dejar una constancia en el original y copias del acta de conciliación del nombre y código del centro; código del conciliador si se trata de un conciliador inscrito en la lista de un centro de conciliación, o el número del documento de identificación, si se trata de un estudiante en práctica o de un egresado realizando su judicatura; fecha y número del registro y libro en el que este se hizo. Posteriormente el director deberá dejar constancia en las copias de las actas de conciliación de si se trata de las copias que prestan mérito ejecutivo para proceder a entregarlas a las partes interesadas.

Teniendo en cuenta lo anterior y considerando la naturaleza de los centros de conciliación como instituciones que prestan a los ciudadanos y conciliadores los recursos logísticos, físicos y técnicos necesarios para el buen desarrollo de la conciliación, además, en aplicación de los principios de celeridad, flexibilidad y economía, el Ministerio del Interior y de Justicia autoriza que los directores de los centros de conciliación deleguen en otro funcionario del mismo las funciones reglamentadas en los numerales 3 y 4 del Artículo 4 del Decreto 30 de 2002 para el registro de las actas de conciliación.

Para el cumplimiento de lo anterior, es obligación de los centros enviar al Ministerio del Interior y de Justicia el acto mediante el cual se realiza la delegación, con la indicación de la persona que adelantará dichas funciones en nombre del director. A falta de lo anterior, solamente el director del centro de conciliación podrá efectuar el registro de las actas de conciliación.

Sin perjuicio de lo anterior, es importante resaltar que los centros de conciliación pueden abrir sedes diferentes a las autorizadas en su metodología de factibilidad, siempre y cuando informen al Ministerio del Interior y de Justicia las condiciones en las cuales prestarán sus servicios; toda vez que dichos requisitos son elementos esenciales del centro, los cuales deben ser aprobados por el Ministerio como máxima autoridad administrativa que ejerce el control, inspección y vigilancia de los mismos."

En los casos en los cuales un centro de conciliación crece y por consiguiente es ineficiente que el director realice las funciones de registro de actas y control de constancias a las que se refiere el Decreto 30 de 2002, el director puede delegar dichas funciones en otro u otros funcionarios del centro de conciliación. El Ministerio del Interior y de Justicia exige que se le comunique dicha delegación para impartir su aprobación.

En el mismo sentido, en concepto No. 7766 del 10 de junio de 2004 el Ministerio del Interior y de Justicia aprobó la apertura y manejo de varios libros de registro de actas y control de constancia en los siguientes términos:

"sobre la autorización para que el Centro de Conciliación pueda manejar dos libros de registro y archivo de actas y constancias de conciliación por contar con varias sedes en la ciudad de Bogotá, teniendo en cuenta que uno de los objetivos del Decreto 30 de 2002 es definir las reglas que orienten y faciliten el control de los trámites conciliatorios ante centros, en concepto de este Ministerio los centros de conciliación pueden tener uno o más libros de registro y archivo de actas y constancias de conciliación siempre y cuando se cumplan los requisitos exigidos en dicha normas para su manejo.

Además, el concepto anterior tiene apoyo en el principio de flexibilidad, por medio del cual el manejo administrativo de los centros de conciliación debe tener como fin la eficiencia y eficacia de sus actuaciones, facilitar los elementos necesarios para garantizar el buen desempeño de los conciliadores y la satisfacción de las partes en el servicio ofrecido."

El concepto de línea institucional anterior busca dar respuesta a la necesidad de los centros de conciliación de dinamizar sus reglamentos para el manejo administrativo cuando cuentan con varias sedes en una ciudad. Sería muy difícil e ineficaz que el director del centro de conciliación este de gira por cada una de las sedes para realizar la labor de registro de actas y control de constancias de conciliación y para ello se cargue los libros respectivos.

Uno de los casos en los cuales la Ley no establece qué hacer es cuando un conciliador se equivoca al elaborar un acta de conciliación o una constancia. Al respecto el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto no. 16096 del 20 de junio de 2007 dijo:

"Aplicando el principio de la autonomía de la voluntad de las partes, el Ministerio del Interior y de Justicia considera que en los casos de las actas de conciliación cualquier modificación debe ser previa consulta y acuerdo de las partes que en su momento intervinieron en el acuerdo conciliatorio.

Los conciliadores no pueden aplicar las normas del Código de Procedimiento Civil ya que en materia de conciliación extrajudicial en derecho las normas no remiten al Código en los casos de vacíos legales y no se puede considerar que su función de administrar justicia les faculta para asimilar las funciones que la ley expresamente habilita únicamente a los jueces de la República.

Para el caso de las constancias, ya que ésta es una obligación del conciliador, consideramos que puede ser el mismo conciliador quien corrija los errores a que haya lugar indicando de manera clara los motivos de la modificación. En este caso el conciliador deberá entregar a las partes la nueva constancia y anular la primera.

El centro de conciliación en ningún caso puede modificar ni anular un acta de conciliación o constancia y con los nuevos documentos procederá a su registro en los casos de las actas o control si es una constancia."

En el mismo concepto, sobre la revisión de las constancias que presentan los conciliadores para control del centro de conciliación el Ministerio del Interior y de Justicia dijo:

"El centro de conciliación sí puede verificar el contenido de las constancias ya que esto hace parte del control y vigilancia que hace el centro a sus conciliadores (artículo 7 de la Ley 640 de 2001) y si encuentra errores deberá ponerlo en conocimiento del conciliador ya que éste es el que las expide. Igualmente, si el conciliador insiste en el control en el libro, el centro procederá a hacerlo."

El Ministerio del Interior y de Justicia ha venido insistiendo en su línea institucional en el control que deben hacer los centros de conciliación a sus conciliadores. Una de las quejas más recurrentes de los directores de los centros de conciliación es la precaria elaboración de los documentos de conciliación por algunos conciliadores y los riesgos jurídicos que ello implica para los centros. A esto, el Ministerio ha tratado de suplir los vacíos de la ley con una interpretación que exhorta a los centros a verificar con cuidado el contenido de los mismos para hacer las observaciones a que haya lugar y advertir de esto a los conciliadores y las partes.

Es una tarea enorme el verificar el trabajo que hacen muchos conciliadores por los centros de conciliación que cuentan con escaso personal, sin embargo, en los casos donde se presentan problemas las partes afectadas llaman a responder no solo a los conciliadores, sino también a los centros.

El Ministerio del Interior y de Justicia también advierte que las actas y constancias no pueden ser modificadas o anuladas por los centros de conciliación, en cada caso se advertirá al conciliador y las partes para que se hagan las correcciones pertinentes.

En concepto 3494 del 2 de junio de 2005 el Ministerio del Interior y de Justicia estableció las tablas de retención documental y requisitos para la destrucción de los documentos de los centros de conciliación como complemento del Decreto 30 de 2002 en los siguientes términos:

"el centro de conciliación debe conservar los antecedentes del trámite conciliatorio y el original del acta de conciliación, los que no pueden ser devueltos a las partes. La excepción son los antecedentes del trámite conciliatorio que el centro conservará en copias simples en el caso que las partes interesadas reclamen originales.

En relación con el tiempo de conservación de los documentos que hacen parte del trámite conciliatorio incluyendo el acta de conciliación por el centro, toda vez que este tema no se encuentra reglamentado en la ley de conciliación, es necesario remitirse a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, reglamentada mediante el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación."

Las tablas de retención documental establecen para la conservación y manejo de los documentos lo siguiente:

• Trámites de conciliación en los cuales el resultado es acta de conciliación: archivo centro 1 año, archivo central 9 años. Una vez cumplido el tiempo de retención, solamente se conservará el acta de conciliación la cual se debe reproducir. Los demás documentos serán eliminados.
• Trámites de conciliación que terminen con constancia: archivo centro 1 año, archivo central 5 años. Una vez cumplido el tiempo de retención, solamente se conservarán las constancias las cuales se deben reproducir. Los demás documentos serán devueltos a los interesados.
• Libro radicador de actas de conciliación: archivo centro 10 años. Se conservan totalmente en el archivo del centro.
• Libro de control de constancias: archivo centro 10 años. Se conservan totalmente en el archivo del centro.

Continúa el concepto diciendo:

"Sin perjuicio de lo establecido en la tabla de retención documental de los centros de conciliación y/o arbitraje, es importante tener en cuenta el concepto 5511 del 30 de abril de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia que dice:

"En relación con la destrucción de los documentos físicos que integran los expedientes de arbitraje y conciliación de los centros de arbitraje y conciliación, en concepto de este Ministerio se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

De conformidad con el artículo 228 de la Constitución Nacional y el artículo 1 de la Ley 270 de 1996 la administración de justicia es una función pública. Al respecto la Corte Constitucional en la Sentencia C-1038 de 2002, que cita a la Sentencia SU-600 de 1999, menciona que por la importancia de las funciones que desarrollan los centros de conciliación y arbitraje su actividad implica el ejercicio de una función pública.

En el mismo sentido, de acuerdo con el artículo 116 de la Constitución Nacional los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de conciliadores o árbitros y considerando que dichas personas deben estar inscritas en un centro de conciliación y arbitraje, la función pública tanto de conciliadores y árbitros, como de los centros se desarrolla en los términos que determina la Ley.

Por su parte la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación consagra en sus artículos 6, 8, 10 y 11 lo siguiente:

"Artículo 6°. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; (…).

Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.".

De acuerdo con lo anterior los centros de conciliación y arbitraje pueden emitir hacia el futuro los mensajes de datos correspondientes a las conciliaciones y arbitrajes que cumplan con los requisitos que la Ley 527 de 1999 establece, toda vez que dicha Ley le otorga plena validez y efectos jurídicos a los mismos.

En relación con la destrucción de los archivos físicos de las conciliaciones y arbitraje hay que tener en cuenta el literal b del artículo 8 y el artículo 11 de la Ley 527 de 1999 que establecen:

Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: (…)

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.

Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente".

Sobre el particular, cabe anotar que se hace referencia insistentemente en la Ley a la emisión de originales en forma de mensajes de datos y a su fuerza y valor probatorio, pero en relación con la conservación de originales emitidos en forma distinta a la de mensaje de datos, se debe ser cuidadoso en observar que su reproducción debe garantizar lo previsto en el literal b del artículo octavo de la Ley 527 de 1999 y permitir la aplicación de lo dispuesto en el artículo 11 de la misma.

Siendo una función pública relacionada con la administración de justicia la que cumplen los árbitros, conciliadores y los centros de conciliación, su deber de cuidado en la custodia de los documentos de los que se desprenden derechos u obligaciones es mayor. No se trata de la conservación de los libros y papeles del comerciante a que se refiere el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, la cual expresamente es permitida mientras se garantice su reproducción exacta; sino que se trata de documentos emitidos originalmente en papel o similares que pueden llegar a ser presentados ante autoridades para la efectividad de lo consignado en ellos, razón por la cual no será recomendable la destrucción de los documentos mientras no exista la certeza de que su reproducción es exacta y que las autoridades judiciales o administrativas aceptarán esa reproducción en mensaje de datos, teniendo en cuenta que el original no fue emitido con esas características."

Con el fin de armonizar el concepto anteriormente citado y el presente, los cuales hacen parte integral de la línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia, es obligación de los centros de conciliación y/o arbitraje acatar lo consignado en la tabla de retención documental y posteriormente para efectos de la destrucción y reproducción digital de los documentos que deben cumplir con esta condición, es necesario tener en cuenta lo establecido en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación."

En resumen, los centros de conciliación deben proteger y archivar los documentos que hagan parte del procedimiento conciliatorio. En los casos que terminan en conciliación se pueden destruir los documentos a excepción del acta de conciliación después de 9 años y en los casos que terminan en constancia después de 5 años. La conservación o reproducción de las actas y constancias debe sujetarse a las normas legales vigentes sobre el Archivo General de la Nación.