Línea institucional de conciliación en Colombia del Ministerio del Interior y de Justicia (página 3)

4. Procedimiento conciliatorio.

El Ministerio del Interior y de Justicia ha diseñado una línea institucional especial en materia de procedimiento aplicable a la conciliación. La Ley 640 de 2001 establece unas obligaciones y parámetros especiales que los centros y conciliadores deben aplicar en la conciliación.

Es bien sabido que la Ley 640 de 2001 marca un cambio drástico en la aplicación de la conciliación en Colombia a diferencia de la Ley 23 de 1991 y 446 de 1998 que estaban orientadas en una línea similar.

4.1 Procedimiento conciliatorio, requisitos y documentos.

Toda vez que la Ley no es clara en algunos aspectos procedimentales y los centros de conciliación y conciliadores tienen criterios diferentes para el manejo de las conciliaciones, el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 12781 del 14 de junio de 2006 estableció lo siguiente:

"El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 se pronunció sobre la solicitud de conciliación de la siguiente manera:

"La presentación de una solicitud de conciliación ante un operador (conciliador o centro de conciliación) puede ser verbal o por escrito, es decir, no se exigen formalidades especiales para que se entienda elevada en debida forma. La informalidad de la solicitud es tal, que en materia administrativa y laboral los artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998, que reglamentan el contenido de las peticiones, no lo requieren."

Es decir, no existen requisitos legales para el contenido de la solicitud de conciliación a excepción de las materias administrativa y laboral donde los Artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998 establecen:

"Artículo 6 (…) La solicitud deberá contener los siguientes requisitos:

a) La designación del funcionario o del Centro de Conciliación a quien se dirige;

b) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;

c) Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan;

d) La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían valer en el proceso;

e) La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, a través del acto expreso o presunto, cuando ello fuere necesario;

f) La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones;

g) La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado demandas o solicitudes de conciliación con base en los mismos hechos;

h) La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, y

i) La firma del solicitante o solicitantes;"

"Artículo 20. La solicitud de conciliación podrá formularse de manera verbal o escrita, señalando:

a) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;

b) La indicación del lugar en que deban surtirse las notificaciones a las partes;

c) La síntesis de los hechos;

d) Las peticiones;

e) La estimación razonada de la cuantía en que se fundamenta la petición o peticiones;

f) Relación de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar."

Por sustracción de materia, en civil, comercial, familia, penal, entre otras áreas, se podría concluir que la solicitud de conciliación cuando sea por escrito, deberá contener como mínimo:

1. Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el cual se presenta la solicitud.
2. Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso.
3. Si una parte solicitante desea que un conciliador en particular sea nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en la solicitud.
4. Hechos del conflicto.
5. Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.
6. Cuantía de las peticiones o la indicación que es indeterminada.
7. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay.
8. Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas las partes.
9. Firma(s) del solicitante(s).

El Ministerio recomienda que las pruebas y documentos anexos a la solicitud de conciliación se reciban en copias simples para que sean las partes quienes conserven y custodien dichos documentos.

Dependiendo del tipo de conciliación, se deben exigir algunos documentos anexos a la solicitud o que se aporten en la audiencia de conciliación, por ejemplo, en los asuntos de familia donde la pretensión sea el cumplimiento de los alimentos de los menores, la parte solicitante debe presentar el registro civil de los mismos.

De igual manera, El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 se pronunció sobre las calidades de las personas que presentan una solicitud de conciliación en lo siguientes términos:

"El artículo 76 de la Ley 23 de 1991 y parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 son claros al establecer la potestad que tienen las partes de decidir si quieren o no concurrir a la audiencia de conciliación con o sin apoderado. En este mismo sentido, la petición de conciliación la puede hacer la persona directamente interesada o su abogado debidamente facultado para ello. La excepción a dicha norma es la conciliación administrativa en donde el parágrafo 3 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 exige desde la misma presentación de la solicitud y la audiencia de conciliación, la presencia de abogado titulado, es decir, el derecho de postulación.

Sobre el alcance del parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001, este Ministerio quiere hacer énfasis en una interpretación y aplicación integral que permita cumplir con los principios de la conciliación tales como la flexibilidad, celeridad y eficiencia ya que en principio son las partes las que deben asistir directamente a la audiencia de conciliación; sin embargo en determinados casos en los cuales por motivos razonables una de las partes citadas no puede asistir y faculta a su abogado con poder general o especial para que lo represente, se deberá permitir que éste cumpla con la función para la cual fue habilitado y se realice la audiencia de conciliación sin presencia de su poderdante."

Presentada la solicitud de conciliación, el centro de conciliación deberá designar al conciliador siguiendo para ello estrictamente la forma de reparto establecida en sus estatutos, salvo que en la solicitud la parte interesada indique el nombre de un conciliador inscrito en el centro de conciliación.

Una vez el conciliador ha sido notificado de su nombramiento, el centro hará entrega de la solicitud con sus respectivos documentos para su estudio por parte de éste.

Es el conciliador quien toma las decisiones sobre su competencia y viabilidad de la conciliación, en ningún caso el director o un funcionario del centro de conciliación pueden hacerlo, toda vez que sus funciones son de apoyo administrativo, físico y logístico.

De acuerdo con el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, cuando el conciliador determine que el conflicto por su naturaleza jurídica no es transigible, desistible o conciliable, expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud de conciliación una constancia con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Fecha en la que es expedida la constancia.
3. Objeto de conciliación (parte(s), pretensiones y cuantía).
4. Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.
5. Firma del conciliador.

En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

En los tres casos que el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 establece que el conciliador debe expedir constancia, los funcionarios públicos facultados para conciliar conservarán las copias de las mismas y los conciliadores de los centros de conciliación deberán remitirlas al centro de conciliación para su control y archivo.

Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador expedirá constancia al interesado de los asuntos no conciliables como lo establece el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 y en los conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador procederá a citar a las partes para realizar la audiencia de conciliación y dependiendo del resultado elaborar el acta o constancia que proceda.

De conformidad con los artículos 8 y 20 de la Ley 640 de 2001, si el conflicto es transigible, desistible o conciliable, el conciliador deberá citar a las partes por el medio más expedito y eficaz y hacer concurrir a quienes en su criterio deban asistir a la audiencia.

La citación de conciliación deberá contener como mínimo:

1. Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.
2. Identificación del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s).
3. Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).
4. Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliación.
5. Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación.
6. Firma del conciliador.

Dependiendo del caso, las consecuencias que el conciliador debe mencionar a las partes por su no comparecencia a la conciliación son: Artículo 22 de la Ley 640 de 2001: salvo en materias laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos y, de acuerdo con el Artículo 35 de la Ley 640 de 2001, cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la Judicatura.

El Ministerio del Interior y de Justicia recomienda que el conciliador cite a las partes por escrito, a través de correo certificado con las empresas que el Ministerio de Comunicaciones ha avalado para las notificaciones judiciales.

El Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, establece que si en el lugar, fecha y hora señalada para la realización de la audiencia de conciliación, las partes o una de ellas no asiste, el conciliador deberá expedir constancia con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Lugar y fecha en que debió celebrarse la audiencia.
3. Fecha en la que es expedida la constancia.
4. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o inasistieron.
5. Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).
6. Indicación literal de las excusas presentadas por la inasistencia si las hubiere.
7. Firma del conciliador.

El Artículo 22 de la Ley 640 de 2001 otorga a las partes citadas en debida forma a la audiencia de conciliación un plazo de tres (3) días hábiles para presentar justificación por su inasistencia, es decir, la fecha de expedición de la constancia es el cuarto día al de la fecha en que debió realizarse la audiencia.

Si la parte que inasiste presenta una justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia, es la parte que asistió quien decide si ésta se lleva a cabo, toda vez que el conciliador no valora la excusa. En cualquier caso, tanto el centro de conciliación como el conciliador, deben estar de acuerdo en la nueva audiencia. En el mismo sentido, ni el centro ni el conciliador podrán cobrar de nuevo por la conciliación y esta nueva fecha se entenderá como una segunda sesión para dar aplicación al parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 24 de 2002, es decir, solamente cuando se realicen más de tres sesiones, por cada sesión adicional se incrementará la tarifa en un diez por ciento (10%) del total resultante.

En el caso que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presenta justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia de conciliación, el centro y el conciliador decidirán si se lleva a cabo.

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

El conciliador no debe expedir constancia de inasistencia si para la fecha y hora de la audiencia de conciliación no ha confirmado que las partes efectivamente fueron citadas.

El Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, establece que si se realiza la audiencia de conciliación y las partes no llegan a un acuerdo, el conciliador deberá expedir constancia con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Lugar y fecha en que se celebró la audiencia, toda vez que la constancia debe expedirse de inmediato.
3. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o inasistieron.
4. Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).
5. Firma del conciliador.

Es importante tener en cuenta que el conciliador no deja constancia de lo que sucedió en la audiencia de conciliación y llevó a que no se lograra un acuerdo, ni debe consignar declaraciones o anotaciones que pidan las partes.

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

Si se presenta una conciliación multi-partes y dos de ellas se presentan a la audiencia de conciliación, si entre las mismas existe conflicto y se puede conciliar, el conciliador deberá realizar la audiencia de conciliación ya que ésta tiene efectos inter-partes.

En el caso anterior, el conciliador elaborará la constancia de inasistencia en relación con la parte que no concurrió a la audiencia pasados los tres días que tiene para presentar justificación; a esta constancia el director del centro le hará el correspondiente control y posterior archivo. Así mismo, si las partes que asistieron no logran un acuerdo, el conciliador les expedirá una constancia de no acuerdo en los términos mencionados en el presente concepto.

Si las partes y el conciliador realizan la audiencia de conciliación y como resultado de la misma se logra un acuerdo conciliatorio, el numeral 6 del Artículo 8 de la Ley 640 de 2001 ordena que el conciliador levante un acta de conciliación con el contenido que establece el Artículo 1 de la misma ley:

1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.
2. Identificación del conciliador.
3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.
4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.
5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Además de los requisitos establecidos en la Ley, el Ministerio del Interior y de Justicia considera importante que en el acta de conciliación se hagan las siguientes precisiones:

1. Identificación del centro de conciliación (nombre, código de identificación y Resolución de autorización de creación) si la solicitud de conciliación fue presentada ante un centro y se realiza la audiencia en sus instalaciones ó identificación del conciliador (nombre y código de identificación) si la solicitud de conciliación y la audiencia se realiza a prevención.
2. Hechos que originaron y hacen parte del conflicto que las partes aceptan en la audiencia de conciliación.
3. Las pretensiones motivo de la conciliación deben ser las que se expusieron en la audiencia de conciliación y no la transcripción de la solicitud.
4. Cuantía de las pretensiones de las partes de la conciliación.
5. Firma del conciliador y las personas que asistieron (incluyendo a los abogados).
6. Hora de inicio y finalización de la audiencia de conciliación; si la audiencia se desarrolla en varios encuentros se deben relacionar cada uno de ellos.

Es importante mencionar que el acta de conciliación no puede contener remisiones a otros documentos, el acta es una sola y no tiene anexos que hagan parte integral de la misma.

De acuerdo con el Parágrafo 1 del Artículo 1 de la Ley 640 de 2001, a las partes de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo.

Si la audiencia de conciliación es multi-partes, el conciliador deberá expedir constancia para el caso de las personas citadas y que no asistieron después de los tres días que tienen para presentar justificación y elaborar el acta de conciliación para las que concurrieron y lograron un acuerdo.

Las suspensiones de la audiencia de conciliación deben ser autorizadas por las partes sujetos del conflicto, el conciliador no decide unilateralmente si se realizan sesiones adicionales. Si alguna de las partes no está de acuerdo con la suspensión, el conciliador debe entender que no hay acuerdo conciliatorio para seguir el procedimiento de la conciliación y en este caso expedirá la constancia de no acuerdo.

Una vez el conciliador haya expedido la constancia o acta que ordena la Ley, se deberá seguir el procedimiento ordenado en el Decreto 30 de 2002 que reglamenta el registro de las actas de conciliación, control de las constancias y archivo de los antecedentes para el caso de los conciliadores de los centros de conciliación. Los funcionarios públicos que son conciliadores y notarios deberán realizar el control y archivo de actas y constancias.

Como se observa, en el presente concepto de línea institucional se establece que de un mismo caso de conciliación se pueden derivar uno o varios documentos, sean éstos actas o constancias.

Un caso especial es la solicitud de conciliación que se presenta ante un conciliador donde el asunto es conciliable, pero el conciliador no es competente para adelantarla. En este caso, el conciliador previo estudio y análisis del conflicto, deberá responder por escrito al solicitante que no es competente aduciendo las razones legales que correspondan e informarle qué conciliadores podrán atender su solicitud. Por ninguna razón el conciliador podrá remitirlo a un centro o conciliador en concreto ya que es el ciudadano quien decide libre y voluntariamente el operador.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto de línea institucional No. 15798 de 24 de noviembre de 2004 dijo lo siguiente:

"En los casos en los cuales se invita a una conciliación por un conciliador a prevención nombrado por una de las partes, el convocado debe habilitar a dicho conciliador para que pueda llevar a cabo la audiencia, de lo contrario basta con la manifestación de la voluntad de no querer hacerlo en tal escenario. En este caso, el conciliador procede a elaborar la constancia de no acuerdo con la anotación clara del motivo. Son las partes las que en virtud de su autonomía deciden la modalidad y operador más adecuado para encontrarse en un ambiente de neutralidad, para que por medio del diálogo puedan lograr un acuerdo que solucione integralmente su conflicto."

De acuerdo con lo anterior, en los casos donde las partes o una de ellas no habilitan a un conciliador a prevención y no se pueda realizar la audiencia de conciliación, el conciliador procede a elaborar un documento en el cual deja constancia de lo sucedido. Si se está en un centro de conciliación, las partes o una de ellas podrán solicitar al director el cambio del conciliador y éste deberá hacerlo. Si al segundo conciliador tampoco lo habilitan, él mismo expedirá un documento donde deja constancia de la situación y con ello se agota la conciliación como requisito de procedibilidad. En uno y otro caso no se puede impedir el acceso a la justicia formal, pretendiendo evadir el intento de la conciliación.

Si las partes desisten de la solicitud de conciliación, solucionan por fuera de la conciliación su conflicto, abandonan la audiencia de conciliación, entre otras formas diferentes de dar por terminada una conciliación, el conciliador deberá dejar por escrito constancia de lo sucedido y archivar con ello el caso.

Los estatutos o reglamentos internos de los centros de conciliación tienen como obligación para ser autorizados por el Ministerio del Interior y de Justicia incluir el procedimiento conciliatorio que se aplica en el centro. Dicho reglamento debe respetar la Ley y los conceptos de línea institucional de la conciliación como el presente.

Para finalizar, el Ministerio del Interior y de Justicia quiere resaltar a los conciliadores la aplicación de los principios de autonomía de la voluntad de las partes, celeridad, economía e informalidad en el desarrollo del procedimiento conciliatorio, para que las partes como protagonistas del conflicto encuentren en la conciliación una vía eficaz en la solución de su controversia y tengan acceso a la justicia".

El Ministerio del Interior y de Justicia en su línea institucional de procedimiento conciliatorio ha hecho una descripción que integra las normas que inciden en las etapas de la conciliación.

Uno de los aspectos del procedimiento que más ha llamado la atención es la que se exhorta a los conciliadores a aceptar la posibilidad que se realice la audiencia de conciliación sin la presencia del poderdante en hipótesis diferentes a la establecida en el parágrafo 2 de la Ley 640 de 2001.

Es cierto que la ley restringió y refuerza la idea que sean las partes las que directamente asistan y concilien y no que las audiencias de conciliación se conviertan en reuniones de abogados con poco ánimo conciliatorio. Sin embargo, más allá a que el poderdante tenga domicilio diferente al circuito judicial donde se realizará la audiencia o que se encuentre por fuera del país, el legislador pasó por alto situaciones que hacen imposible la aplicación de esta obligación legal.

Uno de los ejemplos más conocidos es el caso de las conciliaciones con las empresas grandes que tienen una persona como representante legal y es físicamente imposible que atienda todas las audiencias de conciliación en las cuales la empresa es parte. Si la empresa tiene ánimo conciliatorio, la ley no le permite conciliar a través de abogado si el representante legal se encuentra en el país y el domicilio de la persona jurídica que es el registrado en la cámara de comercio generalmente se Localiza en las grandes ciudades donde se presenta este problema.

¿Qué solución le puede dar el conciliador a la anterior situación?, la línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia sugiere que tenga en cuenta derechos fundamentales consagrados constitucionalmente que en casos concretos pueden entrar en contradicción con una ley. No podría estar por encima del derecho al acceso a la justicia la exigencia de la Ley 640 de 2001 de realizar la conciliación directamente el representante legal de la parte en conflicto. En este caso podría configurar una excepción a la norma, apoyado en un derecho fundamental de mayor relevancia.

Lo anterior según el Ministerio del Interior y de Justicia debe ser una excepción y no puede convertirse en una puerta que permita celebrar en cualquier caso conciliaciones solamente entre abogados y no las partes directamente.

El Ministerio del Interior y de Justicia en este concepto también ofrece salidas a situaciones procedimentales que la ley no contempla, pero que pueden ser manejadas a partir de principios generales aplicables a la conciliación. Tal es el caso de qué hacer cuando se presentan conciliaciones multipartes, solicitudes con conflictos conciliables y no conciliables, falta de competencia del conciliador a pesar que el asunto es conciliable, no habilitación del conciliador por una de las partes y la necesidad de agotar el requisito de procedibilidad, entre otras situaciones.

En todo caso, es importante recordar como se afirmó al comienzo de este documento que la línea institucional de conciliación que se refiera a la actividad de los conciliadores es una guía o sugerencia para la interpretación y aplicación de la ley, toda vez que se debe respetar la independencia de los conciliadores como administradores de justicia.

En este caso la línea institucional de procedimiento conciliatorio es un ejemplo de un concepto que no obliga al conciliador como operador, es obligatorio solamente para los centros de conciliación cuando al cumplimiento de sus obligaciones legales se refiere.

4.2 Registro de actas y control de constancias.

En relación con el registro de las actas de conciliación y control de constancias el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 15486 del 18 de noviembre de 2004 estableció lo siguiente:

"En el ejercicio de la conciliación se han presentado casos en los cuales, por diferentes motivos, los conciliadores han presentado ante el centro de conciliación solicitudes de registro de actas de conciliación después de los dos (2) días de haber realizado la audiencia. En estos eventos, se ha consultado al Ministerio del Interior y de Justicia la forma de proceder del centro de conciliación, toda vez que es esta Entidad la suprema autoridad sobre la materia.

La línea del Ministerio del Interior y de Justicia al respecto es que, sin perjuicio de la fecha en que se presente la solicitud de registro de un acta de conciliación por un conciliador, el centro de conciliación deberá proceder a registrarla como lo ordena el numeral 6 del Artículo 13 de la Ley 640 de 2001, siempre y cuando se cumplan los requisitos exigidos para ello, es decir, que cumpla con los requisitos formales del acta de conciliación establecidos en el artículo 1° de la Ley 640 de 2001 y que quien haya realizado la conciliación sea un conciliador del centro.

En este orden de ideas, consideramos que debe primar el derecho de las partes que han llegado a un acuerdo por medio de una conciliación legalmente realizada a obtener los efectos que ellas mismas en virtud del principio de la autonomía de la voluntad han querido, frente al cumplimiento formal de un plazo para presentar ante el centro la solicitud de registro. No aplicar dicho criterio sería atentar contra el derecho al acceso a la justicia consagrado en la Constitución Política. (…) es una obligación del centro registrar las actas y no les está autorizado "rechazar el registro por haberse vencido el término" so pena de las sanciones que pueda aplicar este Ministerio en caso de negarse a hacerlo.

En relación con el incumplimiento legal del conciliador, el centro de conciliación deberá aplicar el parágrafo 1 del artículo 1 del Decreto 30 de 2002 que establece que si el conciliador no cumple con las obligaciones descritas, el centro impondrá las sanciones que correspondan según su reglamento. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones que pueda aplicar el Consejo Superior de la Judicatura como entidad que ejerce el control, inspección y vigilancia de los conciliadores en virtud de la Sentencia C-917 de 2002 de la Corte Constitucional.

Además, la interpretación que hace este Ministerio de la expresión del artículo 14 de la Ley 640 de 2001 que dice: "El centro sólo registrará las actas que cumplan con los requisitos formales establecidos en el artículo 1° de esta ley", es que el deber de los centros no puede estar sujeto a verificar mecánicamente si el acta de conciliación contiene la información requerida por el artículo 1 de la Ley 640 de 2001 y es por ello que la interpretación de la norma debe ser extensiva a incluir un control de legalidad de la actuación adelantada. Si un conciliador presenta al centro un caso en el cual existe alguna irregularidad de tipo legal, verbigracia, haber conciliador un asunto no transigible, el director del centro deberá informar por escrito al conciliador y las partes de tal situación para que tomen las mediadas del caso; si las partes y el conciliador insisten en la solicitud de registro del acta, el centro procederá a registrarla. La anterior interpretación busca que los centros de conciliación ejerzan un control sobre la actividad de los conciliadores y especialmente, proteger a las partes de eventuales perjuicios por no haber adelantado una conciliación con el cumplimiento de los requisitos legales.

El anterior concepto del Ministerio del Interior y de Justicia reitera a los directores de los centros de conciliación el hecho de no rechazar las solicitudes de registro de las actas de conciliación que sean presentadas por los conciliadores después de pasados dos días de la elaboración del acta, en estos casos lo que procede es una investigación y eventual sanción al conciliador del centro.

4.3 Competencia de los conciliadores de centros de conciliación.

Otro aspecto que no ha tenido claridad legal es la competencia territorial de los conciliadores, al respecto el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 98558 del 23 de mayo de 2003 dijo:

En relación con la aplicación del "artículo 23 del Código Contencioso Administrativo que establece la competencia por razón del territorio para determinar el lugar donde se debe celebrar la audiencia de conciliación, me permito informarle que las normas que regulan la conciliación no han reglamentado la competencia por el factor territorial.

Así, en Colombia no existe una competencia por factor territorial para determinar el lugar donde se debe realizar una audiencia de conciliación. La aplicación por silencio de la ley del Código de Procedimiento Civil en este caso no procede toda vez que el artículo 27 de la Ley 640 de 2001 al establecer la competencia personal para la realización de la conciliación extrajudicial en materia civil no contempla que los ciudadanos deban acudir a determinados organismos o funcionarios dependiendo del lugar donde ocurrieron los hechos."

La Ley 640 de 2001 no es del todo clara al establecer la competencia nacional de los conciliadores, por ello el Ministerio del Interior y de Justicia teniendo en cuenta la práctica de la conciliación basada en la autonomía de la voluntad de las partes, restringe la oportunidad de llenar el vacío legal con las normas del Código de Procedimiento Civil o el Código Contencioso Administrativo. Las parte interesadas en una conciliación pueden presentar la solicitud ante cualquier conciliador a nivel nacional o ante cualquier centro de conciliación en la ciudad donde está autorizado.

4.4 Tarifas de conciliación.

Los servicios de conciliación (gastos administrativos y honorarios del conciliador) están gravados con el impuesto de valor agregado I.V.A. en virtud del concepto jurídico 0001 del 19 de junio de 2003 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El anterior concepto fue aceptado por el Ministerio del Interior y de Justicia en el concepto No. 1211 del 19 de noviembre de 2003.

Con el Decreto 4089 de 2007 el concepto del Ministerio del Interior y de Justicia sigue vigente al establecer el artículo 21 que las funciones que desarrollan los centros de conciliación y/o arbitraje y conciliadores se sujetarán a las normas legales vigentes en materia tributaria, es decir a lo que viene aplicando la DIAN.

El Ministerio del Interior y de Justicia ha recalcado el servicio gratuito de los centros de conciliación de consultorios jurídicos mediante concepto No. 6946 del 27 de mayo de 2004 en los siguientes términos:

"Por orden del Artículo 4 de la Ley 640 de 2001 los servicios que presten los centros de conciliación de los consultorios jurídicos deben ser totalmente gratuitos, sin distinción si la conciliación la realizó un conciliador estudiante, judicante, director, asesor o abogado, en las instalaciones del centro o en las oficinas externas, toda vez que la conciliación será registrada en el libro de actas y constancias a que se refiere el Decreto 30 de 2002.

De acuerdo con lo anterior, en el caso de los abogados conciliadores que se inscriben en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos y que hacen las conciliaciones en sus oficinas, es importante que el centro tenga en cuenta y tome las medidas del caso para que no se cobren tarifas."

En concepto No. 14082 del 23 de septiembre de 2003 el Ministerio del Interior y de Justicia estableció que los centros de conciliación de consultorios jurídicos no pueden exigir a las partes gastos en el servicio de conciliación, como es el caso de las citaciones en los siguientes términos:

"por orden legal los centros de conciliación de los consultorios jurídicos no podrán cobrar por sus servicios y éstos serán para personas de escasos recursos que no puedan acceder a un centro de conciliación que está autorizado por la ley para cobrar por sus tarifas.

(…) la Ley no autoriza a dichos centros a cobrar tarifa alguna ya que la filosofía de los centros de conciliación de los consultorios jurídicos es la de prestar un servicio social."

Los conceptos de línea institucional antes citados fueron acogidos por el Decreto 4089 de 2007 que en el artículo 7 dice: "los centros de conciliación de entidades públicas y consultorios jurídicos de las facultades de derecho, así como sus conciliadores abogados, estudiantes y judicantes, realizarán sus labores y funciones de manera gratuita. En ningún caso se les podrán trasladar cargas o costos a los usuarios en los trámites de conciliación".

La legislación en materia de tarifas lo que busca evitar es que los abogados que se inscriben en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos cobren por sus servicios cuando realizan conciliaciones a prevención y después acuden a registrar las actas de conciliación en centros que están creados para atender gratuitamente a las personas. Por otra parte, también se quiere eliminar la práctica generalizada en los centros de conciliación de consultorios jurídicos de las facultades de derecho, que a pesar que la ley les ordena ofrecer sus servicios gratuitos, estaban exigiendo a los solicitantes de la conciliación el envío de la citación a la audiencia de conciliación por los servicios de correspondencia certificada, incurriendo el ciudadano en costos que son propios de la actividad del conciliador como es el citar a las partes según el artículo 8 de la Ley 640 de 2001.

Sobre el valor que el Decreto 24 de 2002 autoriza para cobrar en los casos donde se realizan más de tres sesiones de la audiencia de conciliación, el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 10875 del 11 de agosto de 2005 estableció:

"El valor al que se refiere el parágrafo 2 del Artículo 1 del Decreto 24 de 2002 sólo aplica en el caso que las partes y el conciliador realicen más de tres sesiones de la audiencia de conciliación, el valor del 10% se refiere a cada sesión adicional y en el ejemplo de una conciliación de cuantía cuya pretensión es de $ 3.000.000.oo MLC tenemos:

1. Costo	Valor
   Gastos administrativos de conciliación :	$48.000
   Honorarios de conciliador :	$90.000
   Totales :	$138.000

2. Por las 3 primeras sesiones se podrá cobrar un valor máximo de:

   Costo	Valor incrementado (10%) 4 sesión
   Gastos administrativos de conciliación :	$4.800
   Honorarios de conciliador :	$9.000
   Totales :	$13.800

3. Por la cuarta sesión se pagará un valor excedente de máximo:
4. Si las partes y el conciliador deciden realizar una quinta sesión de la audiencia de conciliación el valor excedente a cancelar es de:

En conclusión, no se cancelan por las sesiones posteriores a la tercera el valor inicial más del 10%, sino por el contrario, por las 3 primeras el valor indicado y por cada sesión adicional el 10% del valor liquidado inicialmente y solamente se cobra dicho valor como excedente."

Con la expedición del Decreto 4089 de 2007 el concepto del Ministerio del Interior y de Justicia se puede entender vigente ya que el articulo 4 del citado Decreto mantiene el criterio al que hace referencia el concepto y lo único que aumenta es el porcentaje aplicable del 10% al 20%.

4.5 Confidencialidad de la conciliación.

Uno de los principios de la conciliación es la confidencialidad que está establecida en el artículo 76 de la Ley 23 de 1991, al respecto el Ministerio del Interior y de Justicia se pronunció sobre su alcance y límites en el concepto No. 14652 del 4 de junio de 2007 en los siguientes términos:

"En concepto del Ministerio del Interior y de Justicia la confidencialidad que deben guardar las personas que asisten a la conciliación se refiere a la situación conflictiva y etapa de negociación que se desarrolla en la audiencia de conciliación. Lo que quiso el legislador era que en los casos que las partes acudieran a la conciliación tuvieran un espacio propicio para la comunicación en un ambiente de confianza, aspecto que no se logra en las audiencias públicas donde se le pide a las personas que relaten sus problemas con las incomodidad de la participación de cualquier persona.

(…)

Por otra parte, la confidencialidad hace referencia a que el conciliador y partes del conflicto deben garantizar que la información compartida en el relato de los hechos y propuestas de arreglo no serán utilizadas como una información privilegiada en posteriores debates en los casos donde no se llega a un acuerdo conciliatorio.

(…)

Si las partes llegan a aun acuerdo, el acta de conciliación por ser un acto de administración de justicia es un documento público que no tiene reserva de ley. La confidencialidad de la conciliación no se refiere al acta de conciliación o constancia que expide el conciliador en ejercicio de sus funciones.

La Constitución Nacional en su artículo 74 establece que el secreto profesional es inviolable y en este sentido la Ley 23 de 1991 ordena que la conciliación tiene el carácter de confidencial. En concepto del Ministerio del Interior y de Justicia, los conciliadores como profesionales deben abstenerse de denunciar ante las autoridades competentes a las personas que confiesan haber cometidos presuntos delitos si dicha información es revelada en una audiencia de conciliación. En igual sentido, las autoridades administrativas ni judiciales podrían llamar a declarar a un conciliador para que de testimonio de hechos que ha tenido conocimiento con ocasión de una conciliación."

El concepto de línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia sobre el alcance del principio de confidencialidad de la conciliación es muy importante porque aclara algunos aspectos que habían sido objeto de debate en conciliación.

Las partes que intervienen en una conciliación no pueden usar posteriormente la información compartida. Con esto se previene por ejemplo que una de las partes en una audiencia de conciliación tenga acceso a información clasificada en una empresa y después la use en beneficio propio.

El concepto también aclara a los conciliadores que deben abstenerse de denunciar a las partes que en la audiencia de conciliación confiesen delitos, toda vez que la función del conciliador está protegida por el secreto profesional.

Así mismo, define la naturaleza del acta de conciliación como un documento público, el cual no puede ser restringido para ser consultado por los ciudadanos.

5. Áreas de aplicación de la conciliación.

5.1 Conciliación en familia.

5.1.1 Conciliación en asuntos de declaración de la unión marital de hecho.

La conciliación en familia en asuntos de la declaración de la unión marital de hecho, la disolución y liquidación de la sociedad patrimonial ha tenido un cambio de línea institucional después de la expedición de la Ley 979 de 2005, al respecto el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 7421 del 28 de marzo de 2006 dijo:

"las personas que deseen declarar la existencia de la unión marital de hecho podrán hacerlo mediante acta de conciliación suscrita ante cualquier conciliador en derecho a los que se refiere el Artículo 27 de la Ley 640 de 2001.

Es importante aclarar que en los casos donde exista un conflicto entre las partes relativo a la existencia de la unión marital de hecho y acudan a un conciliador para que les ayude a solucionar la controversia y como resultado se de un acuerdo, se deberá suscribir un acta de conciliación como lo establece el Artículo 1 de la Ley 640 de 2001. Por el contrario, en los eventos en los cuales los compañeros permanentes estén de acuerdo en la existencia de la unión marital de hecho y acudan a un conciliador para declararla, éste deberá levantar un acta de la declaración de tal situación, toda vez que no existe conflicto que resolver.

En concepto de este Ministerio lo que hace la Ley 979 de 2005 es asignar una nueva función al conciliador, la cual es declarar la existencia de la unión marital de hecho.

Por lo anterior, toda vez que los supuestos compañeros permanentes pueden acudir ante un conciliador para solicitar su ayuda en el tratamiento y solución del conflicto en relación con la existencia de la unión marital de hecho o simplemente declararla, el conciliador debería solicitar el documento de identificación de las partes y los registros civiles de nacimiento con el fin de verificar la no existencia de un matrimonio y si este existe, la disolución y liquidación de la sociedad conyugal. De acuerdo con lo anterior, es claro que no es una obligación legal del conciliador exigir los documentos en mención, sin embargo el cumplimiento de ello le dará seguridad jurídica al acta de conciliación."

Este concepto del Ministerio del Interior y de Justicia pretende armonizar las normas expedidas por el Congreso de la República en materia de declaración de la unión material de hecho y la conciliación que son poco claras. La diferencia que se debe tener en cuenta es que cuando las partes están de acuerdo en la existencia de la unión marital de hecho (no hay conflicto que conciliar) el conciliador procede a elaborar un acta de declaración de la unión marital de hecho, caso contrario es cuando las partes tienen la controversia sobre la existencia de la unión marial de hecho, en este caso el conciliador realiza la audiencia de conciliación y si se llega a un acuerdo elabora un acta de conciliación.

También sobre la declaración de la unión marital de hecho, el Ministerio del Interior y de Justicia se pronunció sobre el contenido del acta de conciliación y los efectos de la misma en el concepto No. 10823 del 15 de mayo de 2006 en los siguientes términos:

"En relación con el contenido del acta de conciliación de una declaración de la unión marital de hecho, el Artículo 1 de la Ley 640 de 2001 dice:

"Acta de conciliación. El acta del acuerdo conciliatorio deberá contener lo siguiente:

1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.

2. Identificación del Conciliador.

3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.

4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.

5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas".

De acuerdo con la norma antes citada, en especial el numeral 5, el Ministerio del Interior y de Justicia considera que el acuerdo conciliatorio al que llegan las partes como solución a un conflicto, con la ayuda del conciliador, es la declaración de mutuo acuerdo de la existencia de la unión marital de hecho como una comunidad de vida permanente y singular.

(…)

las obligaciones claras, expresas y exigibles que surgen de la declaración de la existencia de la unión marital de hecho mediante conciliación son las mismas que regula el Código Civil en los artículos 176 y 178, es decir, socorro, ayuda mutua y cohabitación. Ahora, en la audiencia de conciliación debe quedar claro que la decisión responsable de una pareja de constituir una familia mediante la unión libre genera unas obligaciones, las cuales las partes se comprometen a cumplir en el momento de su declaración, lo cual hace parte del acuerdo conciliatorio.

En este mismo orden de ideas, de conformidad con el Artículo 66 de la Ley 640 de 2001, el acuerdo conciliatorio hace tránsito a cosa juzgada y el acta de conciliación presta mérito ejecutivo, así que para el Ministerio del Interior y de Justicia aunque el conciliador no lo consigne por escrito en el acta de conciliación, estos efectos se dan por tener origen en la Ley y cumplirse el correspondiente registro ante el centro de conciliación si es con un conciliador de centro de conciliación o por el acuerdo de voluntades en los casos de los funcionarios conciliadores. En conclusión, la declaración de la existencia de la unión marital de hecho hace tránsito a cosa juzgada y las obligaciones entre los compañeros permanentes derivadas de la declaración, prestan mérito ejecutivo."

Finalmente, mediante concepto No. 14727 del 10 de octubre de 2005 el Ministerio del Interior y de Justicia interpretó el alcance del Artículo 4 de la Ley 979 de 2005 en relación con la conciliación en los casos donde uno de los compañeros permanentes haya muerto y sobre los conciliadores autorizados para las conciliaciones de la declaración de las uniones maritales de hecho, en el siguiente sentido:

"La norma citada autoriza en los casos de disolución y liquidación de la sociedad patrimonial por causa de muerte de uno o ambos compañeros permanentes a realizar la liquidación dentro del proceso de sucesión, no mediante audiencia de conciliación.

(…)

el Artículo 2 de la Ley 979 de 2005 se debe integrar en su interpretación con el Artículo 31 de la Ley 640 de 2001 que asigna la competencia de los asuntos de familia a los conciliadores de los centros de conciliación, defensores y comisarios de familia, delegados regionales y seccionales de la defensoría del pueblo, agentes del ministerio público ante las autoridades judiciales y administrativas en asuntos de familia y a los notarios. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales.

Para el caso en estudio, si los compañeros permanentes en vida por mutuo consentimiento declararon la existencia de la unión marital de hecho mediante acuerdo conciliatorio o escritura pública, en caso de muerte de los dos o de uno de ellos, sus herederos o el compañero sobreviviente podrán solicitar la liquidación dentro del proceso de sucesión, en otras palabras, los herederos y/o compañero sobreviviente no pueden declarar la existencia de la unión marial de hecho mediante conciliación."

5.1.2 Conciliación en conflictos de patria potestad.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 16260 del 11 de noviembre de 2003 se pronunció sobre la conciliación en conflictos de patria potestad así:

"La patria potestad o autoridad parental es el conjunto de derechos que la ley reconoce a los padres sobre sus hijos no emancipados, para facilitar a aquéllos el cumplimiento de los deberes que su calidad les impone (Artículo 288 del Código Civil).

En este sentido la Corte Constitucional en Sentencia T-041 de 1996 dijo:

"La familia -independientemente de la forma que ella tenga en cada uno de los grupos culturalmente diferenciados que habitan en el país-, es la primera llamada por el artículo 44 de la Carta Política a cumplir con la "…obligación de asistir y proteger al niño para garantizar su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos…"; pero no todos los familiares del niño tienen los mismos deberes frente a él, ni son titulares de los mismos derechos. Los padres son, por el reconocimiento que hace el ordenamiento del vínculo consanguíneo que los une con el hijo, los titulares de la patria potestad y, por tanto, los primeros responsables por el debido cumplimiento de la obligación constitucional aludida, pues la patria potestad es una institución de orden público, irrenunciable, imprescriptible, intransferible, y temporal -sólo porque la emancipación del hijo de familia se presenta con la mayoría de edad, o antes de ella por la habilitación de edad, la muerte de los padres, etc.- (La negrilla es nuestra).

Así las cosas, la patria potestad es un derecho no susceptible de ser conciliable en el sentido de ser renunciado voluntariamente por uno de los padres. Sin perjuicio de lo anterior, los conflictos sobre el ejercicio de la autoridad paterna o la patria potestad sí son materia de conciliación."

5.1.3 Conciliación en materia de alimentos.

De acuerdo con el artículo 24 de la Ley 1098 de 2006 los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a los alimentos y demás medios para su desarrollo físico, psicológico, espiritual, moral, cultural y social, de acuerdo con la capacidad económica del alimentante. Se entiende por alimentos todo lo que es indispensable para el sustento, habitación, vestido, asistencia médica, recreación, educación o instrucción y, en general, todo lo que es necesario para el desarrollo integral de los niños, las niñas y los adolescentes. Los alimentos comprenden la obligación de proporcionar a la madre los gastos de embarazo y parto.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 11376 del 30 de abril de 2007 se pronunció sobre la conciliación en materia de alimentos en el siguiente sentido:

"Los conciliadores que adelantan una conciliación donde el conflicto entre las partes radica en los alimentos, deben tener en cuenta que el derecho que se solicita incluye en su núcleo lo indispensable para el sustento, habitación, vestido, asistencia médica, recreación, educación o instrucción y, en general, todo lo que es necesario para el desarrollo integral de los niños, las niñas y los adolescentes, así como también comprende la obligación de proporcionar a la madre los gastos de embarazo y parto.

(…) al momento de conciliar sobre los alimentos, las partes no pueden conciliar parcialmente y acordar una suma de dinero por la cual se garanticen, por ejemplo la habitación y el vestido y no el resto de aspectos que incluye el derecho de alimentos: el reconocimiento y concreción de las obligaciones alimentarias permite asegurar la vigencia de los derechos fundamentales de las personas al mínimo vital del menor. Además, es importante tener en cuenta que de conformidad con el parágrafo del artículo 8 de la Ley 640 de 2001, es deber del conciliador velar porque no se menoscaben los derechos mínimos como es el cumplimiento de lo ordenado por el Código Civil que prohíbe la renuncia, venta y cesión del derecho de alimentos.

En este orden de ideas, consideramos que los acuerdos conciliatorios a que lleguen las partes sobre los alimentos prestan mérito ejecutivo si el acuerdo es total en relación con todos los aspectos que comprende el derecho de alimentos. Así mismo, pueden ser objeto de denuncia penal las obligaciones incumplidas en uno o todos los aspectos que hacen parte de los alimentos conciliados".

5.1.4 Competencias del defensor y comisario de familia en conciliación.

Con la expedición de la Ley 1098 de 2006 se modificaron las competencias en materia de conciliación en familia por los defensores y comisarios de familia. El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 10722 del 27 de abril de 2007 dijo lo siguiente:

"De conformidad con la Ley 23 de 1991, Ley 640 de 2001 y Ley 1098 de 2006, los conflictos en materia de familia se pueden conciliar ante los conciliadores de los centros de conciliación, los defensores de familia, los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, los agentes del ministerio público ante las autoridades judiciales y administrativas en asuntos de familia y los notarios, a falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales. En los municipios donde no exista un defensor de familia, el conciliador será el comisario de familia y a falta de los dos anteriores, será conciliador el inspector de policía.

En los municipios donde el comisario de familia es conciliador, podrá conciliar en los asuntos a los cuales se refiere el artículo 86 de la Ley 1098 de 2006, toda vez que su labor como conciliador debe ser acorde con sus funciones como comisario de familia. En este mismo orden de ideas, los defensores de familia son conciliadores solamente en los asuntos que se refiere el artículo 82 de la Ley 1098 de 2006.

Sin perjuicio de lo anterior, los defensores y comisarios de familia son conciliadores en los asuntos de alimentos a los que se refiere el artículo 111 de la Ley 1098 de 2006 con la limitante para los comisarios de familia que los conflictos de alimentos sean en situaciones de violencia intrafamiliar en concordancia con el artículo 86 de la citada ley".

En el citado concepto también se definió la vigencia de las normas de la Ley 640 de 2001 y 23 de 1991 sobre conciliación en materia de familia con la expedición de la Ley 1098 de 2006 de la siguiente manera:

"el numeral 4 del artículo 277 del Decreto 2737 de 1989 fue subrogado por el artículo 82 de la Ley 1098 de 2006, es decir, los conciliadores de los centros de conciliación, los defensores de familia, los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, los agentes del ministerio público ante las autoridades judiciales y administrativas en asuntos de familia y los notarios, a falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales, podrán conciliar en los asuntos a que se refieren el numeral 9 del artículo 82 del Código de la Infancia y la Adolescencia.

(…)

El artículo 47 de la Ley 23 de 1991 está derogado en aplicación de los artículos 2 y 3 de la Ley 153 de 1887 que establecen que las normas posteriores especiales derogan a las anteriores así sean también especiales."

5.2 Conciliación en civil.

Un aspecto que ha generado inconvenientes en la aplicación de la conciliación civil es la limitada interpretación que algunos jueces han hecho del Artículo 69 de la Ley 446 de 1998 donde dice: "Conciliación sobre inmueble arrendado. Los Centros de Conciliación podrán solicitar a la autoridad judicial que comisione a los Inspectores de Policía para realizar la diligencia de entrega de un bien arrendado, cuando exista incumplimiento de un acta de conciliación con un acta al respecto".

El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 19657 del 06 de diciembre de 2006 dijo: "la aplicación del Artículo 69 de la Ley 640 de 2001 no puede ser limitada al tenor literal de la norma. Para el año 1998 la legislación vigente consideró que podían ser conciliadores en materia civil los conciliadores de los centros de conciliación en todos los asuntos transigibles, desistibles y conciliables. Hoy en día, nuestro ordenamiento jurídico autoriza no solo a los conciliadores de los centros de conciliación para realizar conciliaciones civiles sino que amplía la competencia a los notarios, delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo y procuradores judiciales civiles. A falta de los anteriores en un municipio se podrá adelantar ante el personero o juez civil o promiscuo municipal.

Si realizamos una interpretación integral, tendríamos que en los casos donde se concilie sobre la restitución de un inmueble arrendado ante cualquiera de los conciliadores autorizados por el Artículo 27 de la Ley 640 de 2001, si una de las partes incumple, la otra podrá pedir al centro, para los casos donde se haya realizado la audiencia de conciliación ante un conciliador de centro, al notario, al delegado regional o seccional de la Defensoría del Pueblo o procurador judicial civil. A falta de los anteriores en un municipio se podrá solicitar ante el personero o juez civil o promiscuo municipal la aplicación del Artículo 69 de la Ley 446 de 1998 para que éste solicite a la autoridad judicial competente para que comisione a los Inspectores de Policía para realizar la diligencia de entrega de un bien arrendado."

5.3 Conciliación en tránsito.

El Código Nacional de Tránsito es otra norma que en materia de conciliación lamentablemente tiene vacíos y tiene una redacción precaria, el Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 13714 del 8 de octubre de 2004 interpretó las normas aplicables a la conciliación en tránsito de la siguiente manera:

"las autoridades de tránsito no están facultadas por la Ley para conciliar extrajudicialmente en derecho. En vigencia de la Ley 23 de 1991 dichas autoridades estaban autorizadas para conciliar los conflictos en tránsito. Sin embargo, el Artículo 19 de la Ley 23 de 1991 que modifica el Artículo 251 del Código Nacional de Tránsito -Decreto 1344 de 1970-, fue derogado por el Artículo 170 de la Ley 769 de 2002.

De acuerdo con lo anterior, las autoridades de tránsito perdieron la facultad de ser conciliadores extrajudiciales en derecho y, así mismo, la Resolución 3114 de 1993 del Instituto Nacional del Transporte carece de sustento jurídico.

La Ley 769 de 2002, actual Código Nacional de Tránsito en su Artículo 143 establece la competencia para adelantar las conciliaciones extrajudiciales en derecho de los conflictos derivados de los accidentes de tránsito. Es así como el Artículo 27 de la Ley 640 de 2001 define que la conciliación extrajudicial en derecho en materias que sean de competencia de los jueces civiles podrá ser adelantada ante los conciliadores de los centros de conciliación, ante los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, los agentes del ministerio público en materia civil y ante los notarios. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales.

En relación con el Artículo 143 de la Ley 769 de 2002, este Ministerio considera importante para su correcta aplicación hacer una interpretación integral que permita el cumplimiento de lo ordenado por el Legislador, es decir, dicho Artículo incurre en una serie de imprecisiones como son:

1. La conciliación en materia civil no solamente se puede adelantar ante los centros de conciliación, sino también, ante los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, los agentes del ministerio público en materia civil y ante los notarios. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales como lo establece el Artículo 27 de la Ley 640 de 2001.
2. Las compañías aseguradoras no pueden realizar conciliaciones extrajudiciales en derecho, ante estas se podría intentar una transacción.
3. El Artículo 143 menciona que para acudir a los centros de conciliación y/o compañías aseguradoras (SIC) para adelantar la conciliación, previamente se debe extender un acta que suscribirán las partes y la autoridad de tránsito que presencie la conciliación, la cual tiene la calidad de cosa juzgada, y prestará mérito ejecutivo. Es decir, el procedimiento establecido es realizar una supuesta conciliación como requisito para acudir a otra conciliación, sin tener en cuenta que el efecto de cosa juzgada.

De conformidad con las anteriores observaciones al Artículo 143 de la Ley 769 de 2002, este Ministerio considera que se requiere aplicar las herramientas de hermenéutica jurídica con el fin de garantizar el cumplimiento adecuado del espíritu del legislador, es decir, que las partes involucradas en un conflicto sobre daños materiales en tránsito puedan conciliarlo.

Así las cosas, para lograr un procedimiento acorde con las normas que rigen la conciliación extrajudicial en derecho, las personas habilitadas por la Ley para conciliar los asuntos de tránsito son las que establece el Artículo 27 de la Ley 640 de 2001. No de otra manera se podría armonizar la norma en mención con el Artículo 134 de la Ley 769 de 2002 que establece la competencia de dichos conflictos en los jueces civiles.

En relación con la pregunta de si las violaciones al Código Nacional de Tránsito terminan con una conciliación, le informo:

El Artículo 134 de la Ley 769 de 2002 establece que los organismos de tránsito conocerán de las faltas ocurridas dentro del territorio de su jurisdicción, así: Las inspecciones de tránsito o quienes hagan sus veces en única instancia de las infracciones sancionadas con multas de hasta veinte (20) salarios, y en primera instancia de las infracciones sancionadas con multas superiores a veinte (20) salarios mínimos diarios legales vigentes o las sancionadas con suspensión o cancelación de la licencia para conducir, siendo la segunda instancia su superior jerárquico.

(…)

el Ministerio del Interior y de Justicia considera que las infracciones al Código Nacional de Tránsito no son asuntos susceptibles de transacción, desistimiento o conciliación. Como dice la Corte Constitucional, las multas en tránsito hacen parte de la potestad administrativa sancionadora correccional en razón de la protección que para los intereses públicos generales representa la educación y la seguridad vial. Por ello, el control de las decisiones tomadas por la autoridad de tránsito radica en la jurisdicción de lo Contencioso Administrativa por ser controversias originadas en la actividad de las entidades públicas.

Además, la conciliación es un mecanismo alternativo de solución de conflictos y atendiendo a la doctrina de la Corte, en las contravenciones que adelantan los inspectores de tránsito no hay partes que tengan intereses opuestos, lo pretendido no es resolver un conflicto surgido entre dos o más personas y la administración no actúa como un árbitro o juez que dirime la controversia. Es simplemente la administración frente al administrado que ha desconocido una norma de conducta.

Sumado a lo anterior, si tenemos en cuenta que la decisión que toma la autoridad de tránsito en las contravenciones por infracciones al Código Nacional de Tránsito, entendida como la imposición de la multa, son actos administrativos, dicho asunto no es conciliable como en reiteradas oportunidades lo ha establecido la Corte Constitucional

(…)

En síntesis, las razones anteriores son suficientes para concluir que los inspectores de tránsito no son conciliadores extrajudiciales en derecho y las multas como resultado de las infracciones al Código Nacional de Tránsito no son conciliables."

Por otra parte, el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 1161 del 2 de febrero de 2005 se pronunció sobre los informes de los policías de tránsito para la conciliación en los siguientes términos:

"es obligación del agente de tránsito enviar copia del informe policial al que se refiere el Artículo 144 del Código Nacional de Tránsito a los centros de conciliación autorizados.

El Artículo 145 de la Ley 769 de 2002 es claro al establecer que se debe remitir copia del informe policial a los centros de conciliación; sin embargo, no es preciso al determinar si tal obligación se cumple ante todos los centros a nivel nacional o solamente los que tengan domicilio en el lugar donde ocurrieron los hechos (accidente de tránsito). Para ello, si aplicamos un criterio de proporcionalidad, se entendería que es suficiente que conozcan del informe los centros ubicados en la ciudad donde les fue autorizado su funcionamiento de acuerdo con la metodología de factibilidad aprobada por el Ministerio del Interior y de Justicia.

Por otro lado, si tenemos en cuenta la operación de la conciliación extrajudicial en derecho, es decir, son los interesados en solucionar sus conflictos quienes solicitan los servicios de un centro de conciliación o conciliador para que éstos procedan a estudiar el caso, programar la audiencia de conciliación, citar a las partes y desarrollar el procedimiento conciliatorio. La conciliación extrajudicial en derecho es un servicio rogado. Por ello, este Ministerio considera inocuo que un agente de policía envíe copia de los informes policiales a todos los centros de conciliación del lugar de los hechos, porque éstos no pueden proceder de oficio a iniciar una conciliación, toda vez que como se dijo antes, ésta debe ser solicitada. El cumplimiento exegético de la norma en cuestión, tiene como consecuencia el desgaste de la autoridad de tránsito en trámites que resultan costosos en recursos humanos y financieros.

Como solución a la aplicación de la norma en estudio, este Ministerio considera que el agente de tránsito debe poner a disposición de los centros de conciliación que lo soliciten a su costa, los informes que elaboran como consecuencia de los accidentes de tránsito.

En el mismo orden de ideas, el Capítulo VII del Código Nacional de Tránsito reglamenta el procedimiento a seguir en caso que el accidente de tránsito tenga consecuencias penales. El Artículo 149 de la Ley 769 de 2002 dice que el informe o croquis serán entregados a los interesados y a la autoridad instructora competente en materia penal.

Ahora, el Artículo 522 del Código de Procedimiento Penal ordena que la conciliación se surtirá obligatoriamente y como requisito de procedibilidad para el ejercicio de la acción penal, cuando se trate de delitos querellables, ante el fiscal que corresponda, o en un centro de conciliación o ante un conciliador reconocido como tal.

Si concordamos lo establecido en el Código Nacional de Tránsito y el Código de Procedimiento Penal, tenemos que es necesario que el agente de tránsito ponga a disposición de los centros de conciliación, conciliadores y fiscales el informe que elabora en los casos donde se presentan lesiones personales y homicidios en los accidentes de tránsito ya que éstos son asuntos conciliables bajo determinadas circunstancias".

Finalmente, el Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 863 del 16 de enero de 2006 se pronunció sobre la competencia de los conciliadores en equidad en materia de tránsito en los siguientes términos:

"El Ministerio del Interior y de Justicia considera que los conciliadores en equidad no son competentes para atender conciliaciones en materia de tránsito, toda vez que el Código Nacional de Tránsito solamente se refiere a los conciliadores de los centros de conciliación y la interpretación que hace este Ministerio al respecto incluye a los conciliadores en derecho a que se refiere el Artículo 27 de la Ley 640 de 2001 solamente.

La anterior interpretación se ve reforzada si tenemos en cuenta que los conflictos derivados de los accidentes de tránsito son competencia de los jueces civiles mediante proceso ordinario y en estos casos la conciliación en derecho es requisito de procedibilidad.

En conclusión, no solamente los conciliadores en equidad no son competentes para atender los asuntos de tránsito, sino también que la conciliación en equidad no cumple con el requisito de procedibilidad para interponer la demanda judicial en estos casos".

5.4 Conciliación en laboral.

El Ministerio del Interior y de Justicia se pronunció sobre la competencia de los conciliadores de los centros de conciliación para conocer de conflictos derivados de contratos de prestación de servicios mediante concepto No. 13714 del 14 de junio de 2006 de la siguiente manera:

"los conflictos derivados de contratos de prestación de servicios son competencia de la jurisdicción laboral, si el contrato de prestación de servicios se torna en laboral en razón a la función desarrollada, el trabajador puede ejercer la acción laboral ante la justicia del trabajo, si se trata de un trabajador oficial o ante la jurisdicción contencioso administrativa, con respecto al empleado público.

(…)

el Ministerio del Interior y de Justicia en aplicación del principio de unidad del derecho interpreta que la competencia de los conciliadores extrajudiciales en derecho tiene una relación directa con la competencia que la ley asigna a las diferentes jurisdicciones y los respectivos jueces, es decir, los conciliadores a los que se refiere el Artículo 28 de la Ley 640 de 2001 están habilitados para conocer de los asuntos conciliables que son competencia de los jueces laborales y los conciliadores a los que se refiere el Artículo 23 de la Ley 640 de 2001 están facultados para conciliar los asuntos administrativos que son del conocimiento de los jueces administrativos.

La conciliación extrajudicial en derecho como mecanismo alternativo de solución de conflictos debe articularse con la justicia formal y tradicional del Estado en cabeza de los jueces de la República y tener una coherencia e integridad, si un conflicto tiene como juez natural a uno que pertenece a la jurisdicción laboral, los conciliadores en derecho competentes serían los mismos que la ley faculta para dicha materia.

Así las cosas, si los conflictos derivados de los contratos de prestación de servicios son de conocimiento de la jurisdicción laboral, así mismo, los conciliadores competentes para atender dichas controversias serán los inspectores de trabajo, los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, los agentes del Ministerio Público en materia laboral. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales".

5.4.1 Conciliación laboral en conflictos de acoso laboral.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto No. 30205 del 06 de diciembre de 2006 se pronunció sobre la conciliación en conflictos de acoso laboral establecida en la Ley 1010 de 2006 en los siguientes términos:

"en los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones cuando se establezca un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo, se debe interpretar en el sentido de que el organismo, grupo o comité que en dichas instituciones que se encargue de ayudar a las partes involucradas en una situación de acoso laboral a solucionar su conflicto, lo hace como mediador y no como conciliador extrajudicial en derecho.

(…)

Por otra parte, el numeral 3 del Artículo 9 establece que "quien se considere víctima de una conducta de acoso laboral (…) podrá solicitar la intervención de una institución de conciliación autorizada legalmente a fin de que amigablemente se supere la situación de acoso laboral", el Ministerio del Interior y de Justicia interpreta que la Ley hace referencia a los conciliadores que la Ley habilita en materia laboral, es decir, los inspectores de trabajo, los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo y los procuradores judiciales en materia laboral. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, podrán ser conciliadores en materia laboral los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales de conformidad con lo establecido en el Artículo 28 de la Ley 640 de 2001".

6. Requisito de procedibilidad.

Sobre el cumplimiento de la conciliación como requisito de procedibilidad y la interpretación de los Artículos 35 y 20 de la Ley 640 de 2001 el Ministerio del Interior y de Justicia interpretó en concepto No. 6043 del 23 de junio de 2005 lo siguiente:

"el requisito de procedibilidad se entiende agotado en los siguientes eventos: por inasistencia de una de las partes o cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre el acuerdo. En el primer caso se realizará una constancia de inasistencia la cual se deberá entregar a las partes después de los TRES (3) días hábiles siguientes a la fecha señalada para la audiencia de conciliación y que la parte que no asistió no haya presentado debida justificación y en el segundo caso se levantará una constancia de no acuerdo. En los dos asuntos anteriores se puede acudir a la justicia ordinaria para efectos de instaurar la acción judicial pertinente sin tener que esperar a que transcurran los TRES (3) meses a que se refiere el artículo 20 de la Ley 640 de 2001 ya que dicho lapso es el término máximo para la realización de las audiencias de conciliación por parte de los conciliadores a los que se les eleva una solicitud.

La interpretación contraria constituiría un requisito sin objeto para las personas que habiendo cumplido la obligación de intentar conciliar un conflicto tendrían que además en los casos de inasistencia injustificada tener que esperar TRES (3) meses para poder instaurar la correspondiente demanda".

Finalmente, el Ministerio del Interior y de Justicia se pronunció sobre si la conciliación en equidad cumple con el requisito de procedibilidad en el concepto No. 22934 del 26 de diciembre de 2005 de la siguiente manera:

"el legislador colombiano estableció que antes de acudir a determinadas jurisdicciones en algunos procesos judiciales, las personas deberán intentar conciliar su conflicto ante un conciliador extrajudicial en derecho, es decir, solamente ante los conciliadores de los centros de conciliación o funcionarios conciliadores.

Así las cosas, la conciliación adelantada ante conciliadores en equidad no cumple el requisito de procedibilidad de la conciliación para acudir a la jurisdicción civil, familia o administrativa, ésta última cuando entre en operación.

La anterior interpretación de las normas que reglamentan la conciliación es conducente ya que revisados los antecedentes de la Ley 640 de 2001, no se encontró que la voluntad del legislador hubiera sido que la conciliación en equidad también fuera un mecanismo autorizado para agotar el requisito de procedibilidad."

7. Conclusiones

La línea institucional de conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia es una visión jurídica para la interpretación y aplicación de las normas legales de la conciliación en Colombia.

Es muy importante que el Ministerio del Interior y de Justicia como máxima autoridad administrativa siga produciendo doctrina sobre conciliación para continuar orientando la labor de conciliadores y fijando criterios técnicos a los centros de conciliación.

La seguridad jurídica es un valor del Estado Social de Derecho que se construye con la unidad de criterios en la aplicación de las normas que son entendidas como objetivas y generales a los ciudadanos a los cuales van dirigidas.

Es necesario que las entidades públicas del orden nacional se integren y participen en la construcción de la línea institucional de conciliación para configurar así una línea sectorial. Para el cumplimiento de este objetivo es importante contar con el apoyo de la Procuraduría General de la Nación, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la Defensoría del Pueblo, el Consejo Superior de la Judicatura, el Ministerio de la Protección Social, la Fiscalía General de la Nación y el Ministerio de Educación Nacional, entidades que pertenecen al Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia.

El Sistema Nacional de Conciliación debe ser coherente jurídicamente y en esto las entidades públicas y sus funcionarios tienen un papel fundamental ya que atenta contra la seguridad jurídica el que unas entidades y funcionarios tengan criterios contrarios de aplicación de la ley.

Para la construcción de la línea institucional en conciliación ha sido fundamental el apoyo que algunos centros de conciliación y conciliadores han brindado al Ministerio del Interior y de Justicia con la presentación de la solicitud de concepto y el aporte de ideas y argumentos jurídicos para asumir una posición que procura mejorar la conciliación. En los últimos años el Ministerio del Interior y de Justicia cambió la percepción negativa que tenían los operadores al no consultarlo por una entidad aliada de los mismos, por encima de sus funciones administrativas de control, inspección y vigilancia.

Es conveniente que los centros de conciliación y conciliadores se unan más con el Ministerio del Interior y de Justicia en la ampliación y mejoramiento de la línea institucional de conciliación.

La academia cumple también un papel vital en la construcción de la línea institucional, para ello el Ministerio del Interior y de Justicia contó con la colaboración de la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad Nacional de Colombia con quien realizó la primera versión de la línea institucional de conciliación en el año 2004 y se actualizó en 2007.

Es ideal que el Ministerio del Interior y de Justicia tenga el apoyo de las universidades e institutos de investigación para la continuidad de la línea institucional.

Para garantizar la continuidad y mejoramiento de la línea institucional de conciliación y el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación en Colombia, el Ministerio del Interior y de Justicia podría liderar una red académica que integre los centros de conciliación, conciliadores, entidades avaladas para formar conciliadores, entidades públicas, universidades, ONGs y la comunidad en general interesada en la conciliación.

Para institucionalizar la conciliación en Colombia se necesita trabajar en varias líneas, una de ellas es la seguridad jurídica que se logra con el conocimiento y la correcta interpretación y aplicación de las normas que regulan la conciliación. La línea institucional de conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia es una herramienta que ayudará a mejorar la práctica de los operadores de la conciliación. Esperamos que este trabajo continúe y se fortalezca con el apoyo de las instituciones y personas que creen en la conciliación como una vía hacia la convivencia pacífica.

BIBLIOGRAFÍA

Para la elaboración del presente trabajo se consultaron los principales conceptos de línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia de Colombia, los cuales están publicados en el Sistema de Información de la Conciliación en:

• Ministerio del Interior y de Justicia y Universidad Nacional de Colombia. 2007. CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE, Normatividad, Jurisprudencia y Conceptos. Segunda Edición. Bogotá D.C. Kronos Impresores.
• Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. y Ministerio del Interior y de Justicia. CD Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. Primera Edición. 2007. Avance Jurídico Casa Editorial.

EL AUTOR

HARBEY PEÑA SANDOVAL, abogado egresado de la Universidad Nacional de Colombia con especialización en Derecho Constitucional de la misma Universidad y en Derecho Contractual y Relaciones Jurídico-Contractuales de la Universidad Externado de Colombia, conciliador en derecho formado en la Universidad Nuestra Señora del Rosario.

Profesional con formación y experiencia en el área de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. A esta disciplina ha dedicado los últimos nueve años de ejercicio académico y profesional, colaborando en diferentes proyectos de implementación de los M.A.S.C. en Colombia.

Se desempeñó como Director del Proyecto de Conciliación para el Tránsito y Transporte en Bogotá en los años 2002 a 2003 y como Profesional Especializado del Grupo de Conciliación y Arbitraje de la Dirección de Acceso a la Justicia del Ministerio del Interior y de Justicia de Colombia en los años 2003 a 2007. Durante el mismo periodo participó en la formación de conciliadores en diferentes universidades e instituciones públicas y privadas en Colombia.

Colombia, Bogotá D.C., mayo 20 de 2008.

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Autor:

Harbey Peña Sandoval

Conciliador y Facilitador