Elaboración de una estructura para los procesos administrativos en una arrocera (página 2)

Procedí a dirigirme a la gerente de la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA, S en C; quien me delego la realización de las prácticas en el departamento de recursos humanos de la empresa. Este departamento se encuentra dirigida por la jefe de recursos humanos, adicionalmente tiene equipos tecnológicos como son computadores, Internet, impresora y demás medios de comunicación.

La ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA, S en C; es una sociedad mercantil que se encuentra registrada ante la Cámara de Comercio de Valledupar, como una sociedad comandita bajo la categoría de por acciones.; la actividad mercantil es el procesamiento y comercialización de arroz. Esta es una empresa que tiene un periodo de vida de quince años de estar operando en el mercado local y regional de la costa atlántica colombiana; convirtiendo a la organización pionera en el sector arrocero de la ciudad y ha logrado obtener un reconocimiento en el ámbito comercial y de confianza por parte de los proveedores de materia prima y de los distribuidores de la región.

En la actualidad la empresa tiene a su disposición la tecnología que le permite realizar en forma eficiente el proceso de transformación del arroz paddy verde (en cáscara), en un producto terminado o arroz blanco, donde se destacan las variedades de arroz excelso, arroz fino, semifino, arroz corriente o partido. Adicionalmente los diferentes subproductos que se generan en el proceso de producción de arroz, son comercializados con otras industrias, donde es utilizado como materia prima para la elaboración de diversos productos como son alimentos concentrados para aves, ganado, cerdos, peces entre otros.

Desde el punto de vista organizacional la empresa, se encuentra conformada por departamentos que para el caso son: producción, recursos humanos, mercadeo y venta y financiero. A nivel general el talento humano que conforman la empresa se encuentran preparado académicamente a nivel universitario y tecnólogo, y poseen la capacidad se realizar las diversas actividades que se les asigne.

Sin embargo, una de las debilidades que se pudo identificar al interior de la empresa se encuentra relacionada con los principios básicos de la administración como es la planeación, la organización, la dirección y el control, los cuales no se encuentran claramente establecidos. La carencia por parte de la antigua gerencia, de estos principios administrativos ha ocasionado que en ella no se tengan establecidos objetivos a largo, mediano y corto plazo; con los cuales se le permita a la organización proyectarse con mayor fortaleza en el mercado local, regional, nacional e internacional. Especialmente en estos momentos, cuando el gobierno nacional busca firmar un Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos de Norteamérica; cuyo tratado tendrá impacto positivo o negativo en las actividades comerciales de la arrocera.

En relación con los principios de la organización, en la arrocera no existe un manual de funciones o procedimiento, donde se determinen de una forma específica las actividades del equipo humano. Adicionalmente no se encuentra determinado los elementos de control, los cuales conduzcan a la administración a medir la materialización de los objetivos empresariales, y por ultimo la inexistencia de dirección conlleva a que el talento humano pierda el interés y la motivación de incrementar la productividad.

Si a lo anterior, se le suma factores externos como son los diversos tratado de libre comercio que Colombia, busca firmar con los demás países del mundo, como son con los Estados Unidos, con Centroamérica y la Unión Europea, este ultimo en conjunto con la Comunidad Andina de Naciones (CAN). Generar consecuencia negativas en la productividad y competitividad de la empresa en el entorno económico donde participa.

A continuación se presenta la matriz DOFA de la empresa.

2.3 JUSTIFICACIÓN

La administración en los tiempos modernos es considerada como una ciencia, técnica y artes. Es ciencia, porque corresponde a la sistematización de las cosas basado en el estudio de los conocimientos y la experimentación.

Es técnica, porque permite a un conjunto de procedimientos y métodos por medio de los cuales se pueden aplicar las ciencias y las artes. Y por ultimo, es considerado la administración como un arte, porque es el conjunto de normas que permite realizar algo perfectamente.

Adicionalmente, la evolución del sistema educativo en los tiempos modernos, exigen profesionales altamente calificado con la experiencia en áreas especifica del conocimiento académico, que tengan la habilidad de realizar aportes a nivel empresarial, y cuyos aportes se reflejen en solucionar los problemas que afectan negativamente las actividades empresariales.

Por tal razón, se eligió la alternativa de las prácticas empresariales como opción de grado, en la ARRCERA VICTOR GUERRA Y CIA, S en C; para aplicar los conocimientos obtenidos en el periodo de formación universitaria; el obtener experiencia por medio de la implementación de la estructuración de los procesos administrativos, con los cuales se reflejen en obtener una organización empresarial mas competitiva en el mercado donde participa; para adquirir un amplio conocimiento en la vivencia en los diferentes retos que se debe enfrentar las empresas de la ciudad de Valledupar en el entorno económico que la rodean.

Para la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA, S en C; es importante tener en nuestra empresa, personal calificado proveniente de la Universidad Popular del Cesar, que con su formación buscan realizar aportes significativos que contribuyan a mejorar la actividad económica de la empresa; porque el mejoramiento de nuestra actividad comercial, se vera reflejada en la generación de nuevos empleos, en generar un impacto socioeconómico en el municipio de Valledupar, entre otros.

2.4 OBJETIVOS

2.4.1 Objetivo general

Elaborar una estructura de los procesos administrativos en la arrocera VICTOR GUERRA Y CIA, S EN C de la ciudad de Valledupar.

2.4.2 Objetivos específicos

• Elaborar los elementos de planeación para proyectar a corto, mediano y largo plazos la materialización de los objetivos de la arrocera Víctor Guerra y CIA, S en C.

• Establecer una nueva estructura organizacional.

• Establecer la estrategia de dirección administrativa.

• Identificar los instrumentos de control apropiado para obtener una mayor supervisión de las actividades de la empresa.

2.5 PLAN DE ACTIVIDADES

2.6 DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS

2.6.1 Elaboración de los elementos de planeación

* Concepto teórico de planeación

Es la base fundamental del proceso administrativos, porque por medio de ella la empresa predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable.

* Análisis del entorno interno y externo

La Arrocera Víctor Guerra y CIA Ltda., S en C; es una organización del sector agroindustrial colombiano, especializada en el procesamiento y comercialización de arroz praddy en arroz blanco, es decir un producto apto para el consumo humano. En los 20 años de estar operando comercialmente esta organización, se ha enfrentado a las diversas situaciones externas que han afectado positivamente o negativamente a las sociedades empresariales colombianas; como es por ejemplo la apertura económica que se inicio en la décadas de los noventa en el país, el contrabando de arroz proveniente del vecino país de Venezuela y el futuro tratado de libre comercio entre Colombia y los Estados Unidos de Norteamérica; al igual los diferentes acuerdos comerciales que Colombia tiene sucritos con los demás países del mundo.

El entorno externo el cual se encuentra reflejado por la política de libre comercio, que por medio del presente gobierno ha desarrollado el país, se convierte en una alternativa para aprovechar las oportunidades comerciales que se presenta en los mercados internacionales, bien sea, por medio de la adquisición de una materia prima a bajos costos o para la exportación del producto, en aquellos mercados externos donde se presenta demanda del arroz y donde se debe simplemente competir.

Sin embargo, se debe tener presente, que a nivel general si los entes económicos colombianos, no se preparan para obtener beneficios directos con la apertura de los mercados estarán destinados a ser los perdedores, y por ente, las consecuencias de tipo económicos y sociales, que se generaran en las regiones donde se encuentran operando.

Por lo tanto, quien practica el comercio internacional son las empresas, y en este aspecto, se presenta la importancia que los directivos, gerentes y administradores de las organizaciones; elaboren estrategias integrales que busquen en aumentar la productividad y competitividad, dirigida a maximizar las oportunidades de negocios internacionales que existen en los mercados extranjeros.

A nivel interno la empresa, presenta variables que impide incrementar la productividad y competitividad en el entorno donde participa. Una de estas variables, se demuestra por la falta de planeación causada por parte de los directivos de la organización, la carencia de planeación a corto, mediano o largo plazo; esta impidiendo que la empresa no logre tener un rumbo fijo y enfrentar con criterio de la administración moderna los retos que debe superar en una aldea globalizada.

Por lo tanto, a continuación se presenta los elementos de planeación para la arrocera Víctor Guerra y Cia Ltda., S en C; los cuales fueron elaborados en un trabajo conjunto entre el egresado y la gerencia de la empresa.

* Propósito

Convertir la arrocera Víctor Guerra y Cia Ltda., S en C; en una organización competitiva y productiva en el sector arrocero del departamento del Cesar, para contribuir al desarrollo socioeconómico de la cadena arrocera y del departamento.

* Objetivos empresariales

• Objetivo general

Gestionar, desarrollar e implementar; estrategias integrales modernas administrativas, operativas, comerciales y económicas; para aumentar a mediano plazo la productividad y competitividad de la Arrocera Víctor Guerra y cia Ltda., S en C; para ser líder en la cadena del sector arrocero del entorno donde participa.

• Objetivos específicos

• A corto plazo, elaborar e implementar una reestructuración y reorganización administrativa de la empresa.

• A mediano plazo, incrementar las ventas en un 10% anual.

• A mediano plazo, liderar la cadena del sector arrocero en el departamento del cesar.

• A Mediano plazo disminuir los costos operacionales en un 5% anual para obtener productividad.

* Estrategias

• Lineamiento estratégico para materializar el objetivo específico numero uno (1): A corto plazo, elaborar e implementar una reestructuración y reorganización administrativa de la empresa.

Elaborar e implementar una estructuración administrativa de la Arrocera Víctor Guerra y Cia Ltda., S en C; por medio de la aplicación de los principios de planeación, dirección, organización y control. Para obtener a corto plazo una bitácora empresarial, dirigida a participar en los escenarios del siglo XXI.

* Actividades

Solicitar a la Universidad Popular del Cesar a un estudiante que se encuentre en la etapa de prácticas empresariales, como opción de grado, o Contratar los servicios profesionales de un especialista en administración de empresas en área a fines, para que en conjunto con la gerencia de la empresa realicen la elaboración de la estructura de planeación; diseñar una reestructuración organizacional; establecer los elementos de dirección y control.

• Lineamiento estratégico para materializar el objetivo específico numero dos (2): A mediano plazo, incrementar las ventas en un 10% anual.

Elaborar estudio y estrategia de mercado en ámbito local, regional e internacional; para identificar y aprovechar las oportunidades comerciales existente en el entorno.

* Actividades

• Contratar los servicios profesionales para la elaboración e implementación de una Unidad Estratégica de Negocios (UEN).

• Solicitar a la Universidad Popular del Cesar, estudiantes que se encuentre en la etapa de practicas curriculares o practicas empresariales; para la elaboración de un estudio de mercado local; para identificar los principales participantes del sector arrocero. Y a la vez implementar una estrategia de mercadeo.

• Solicitar a la Universidad Popular del Cesar, estudiantes que se encuentre en la etapa de prácticas curriculares o prácticas empresariales; para la elaboración de una inteligencia de mercado internacional.

• Realizar el plan exportador de la empresa.

• Diseñar la página Web de la empresa, para incursionar en el comercio electrónico.

• Elaborar una estrategia comercial bajo los principios de la maquila.

• Elaborar el portafolio de servicios de la empresa.

• Participar en la Bolsa Nacional Agropecuaria (BNA).

• Ingresar a los programas de Expopyme del Ministerio de Comercio, industria y turismo.

• Lineamiento estratégico para materializar el objetivo específico numero dos (3): A mediano plazo, liderar la cadena productiva del sector arrocero en el departamento del Cesar.

Gestionar, implementar y desarrollar; convenios interinstitucionales con entidades del sector público y privado, involucrados en el sector arrocero para fortalecer la cadena productiva del sector en el departamento del Cesar.

* Actividades

• Realizar un convenio interinstitucional con Corpocesar, para participar por medio de proyecto ambiental en el programa Sistema Nacional Ambiental, en el capitulo producción limpia; para disminuir el impacto ambiental producido por la cascarilla de arroz.

• Realizar un convenio interinstitucional con Fedearroz, para la asesoria y acompañamiento a los campesinos del departamento del Cesar, para el cultivo de semillas transgenicas.

• Contribuir a fomentar la creación de cooperativas campesinas.

• Participar en proyectos de Fomipyme.

• Lineamiento estratégico para materializar el objetivo específico numero dos (4): A Mediano plazo disminuir los costos operacionales en un 5% anual para obtener productividad.

Elaborar un programa de producción para aprovechar la capacidad instalada de la empresa y disminuir los costos de producción.

* Actividades

• Contratar los servicios profesionales de un ingeniero industrial, para realizar una asesoria o consultaría, para mejorar los procesos productivos.

• Realizar un programa de seguridad industrial.

• Establecer un sistema de mantenimiento preventivo.

• Establecer acuerdos comerciales con los proveedores de la materia prima e insumos.

• Diseñar un mecanismo para disminuir los costos de los servicios públicos.

2.6.2 Establecimiento de nueva estructura organizacional

* Concepto teórico

La definición de organización consiste en el ordenamiento de todas y cada una de las tareas de la empresa, donde se establecen las funciones principales que le brindan a la administración en una forma permanente las actividades que conducen a la materialización de los objetivos preestablecidos. Porque con ellos es muy seguro lograr los resultados que se esperan.

A continuación se presenta la reestructuración organizacional de La ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C:

La estructura organizacional de la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, se caracteriza por encontrarse conformada bajo un esquema departamental. Es decir que se agrupan las actividades en unidades organizacionales y agrupaciones de estas unidades en una organización total. Donde las unidades organizacionales constituyen los subsistemas del sistema mayor, donde se encuentra el departamento de producción.

También se establece una línea de autoridad por medio de Staff; donde se localizan los cargos del Revisor fiscal y el departamento de contabilidad. Y por ultimo se aplica en los aspectos organizacionales una Unidad Estratégica de Negocios (UEN), cuya actividad remplaza al anterior departamento de mercadeo.

Esta UEN, será independiente y la función principal es la comercialización de los productos finales.

La estructura organizacional presenta un enfoque funcional, porque el recurso humano se agrupa en departamentos por habilidades semejantes y actividades comunes de trabajo.

* Manual operativo de funciones y procedimientos

Marco conceptual

El manual operativo de funciones y procedimientos es un instrumento a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleados que conforman la planta personal del departamento administrativo de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C y los requerimientos exigidos para el desempeño del mismo. Este manual obedece a las diferentes orientaciones de la directora comercial, quien define las políticas para su implementación.

Este manual se convierte en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los diferentes cargos en ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

La tarea básica de este manual operativo de funciones y procedimientos es presentar de una manera clara y ordenada, las labores concadenadas del departamento administrativo que conforma la estructura organizacional de la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Propósito del manual

El presente manual permite conocer y guiar, de manera adecuada, el funcionamiento interno de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, en lo que respecta a la organización de sus tareas y procesos. En términos específicos el manual esclarece la ubicación, los requerimientos y las características de los cargos a proveer y proporciona los lineamientos para la adecuada ejecución de cada una de las actividades.

Así mismo desarrolla los procesos que deben tener en cuenta para la correcta selección del recurso humano, requerido por la organización para el cumplimento efectivo de sus objetivos a corto, mediano y largo plazo.

El manual contribuye a simplificar y hacer mas eficiente los procesos de trabajo asignado de manera apropiada los recursos, mejorando la distribución de las distintas actividades de acuerdo con los tiempos y plazos de ejecución de las tareas.

Contar con un manual de procedimientos y funciones y una base de información que facilite las labores de evaluación interna. Que aumente la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo, ayuda a la coordinación de tareas al igual que previene y evita la duplicación de actividades con el consecuente mal uso de los recursos.

El manual de funciones y procedimientos se orienta al logro de los siguientes propósitos:

• Instrumentar la marcha de los procesos administrativos tales como: selección del personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamientos en los puestos de trabajos y evaluación de desempeño.

• Proporcionar a ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C información de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramientos y modernización administrativos.

• Facilitar los establecimientos de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Departamento administrativo

El cumplimiento de la misión de este departamento consiste en ordenar, planificar, ejecutar y cumplir las pautas generales de manejo de recursos de la empresa, mediante el desarrollo de la integridad de los procesos administrativos contemplados para el buen funcionamiento de la empresa.

Es por ello que se debe partir de un proceso operativo de planeación que desarrolle a largo plazo, un plan estratégico que determine la responsabilidad de este departamento, gerenciando un cambio que periódicamente valor la programación de corto plazo y los planes anuales frente a los cambios que se presenta en el entorno externo.

A si mismo es una función de este departamento guiar los cambios en el manejo de la cantidad y calidad de recursos disponible y los objetivos de mediano y largo plazo; colectivamente definidos por los socios o propietarios de la empresa.

Partiendo de la necesidad de consolidar el equipo humano indispensable para desarrollar el departamento administrativo, se propone codificar los empleos para conformar un equipo de trabajo de la siguiente manera:

Tabla No 1. Codificación de empleos

Tabla No 2. Personal requerido para el departamento administrativo

• Manual de funciones

Cargo: Gerente

Requisito estudios y experiencia

Perfil del gerente

Poseer amplios conocimientos en los diversos procesos organizacionales, formulación, preparación y gestión de estrategia de mercadeo y comercial, que permita desempeñarse eficazmente en cada una de las áreas funcionales de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, además manejar una sólida conceptualizacion que integre los elementos financieros, contables, jurídicos y psicológicos dirigidos al vendedor que intervienen en la dinámica organizacional para el desarrollo de estrategia encaminada al incremento de la productividad de la empresa.

Estudios

Titulo profesional en Administración de Empresa o Administración de Comercio Internacional; con formación académica a fin con las tareas objetivo del cargo. Titulo de postgrado en la modalidad de especialización en mercadeo y/o áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Experiencia

Debe acreditar mínimo tres (3) años de experiencia laboral en el campo de la administración de empresas.

Ubicación del cargo

Oficina de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C de la ciudad de Valledupar.

Nivel jerárquico y funciones

Supervisor inmediato: Junta de socios de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, localizada en la ciudad de Valledupar.

Funciones del gerente

• Su finalidad en la empresa es conducirla para el logro de sus objetivos y metas deseadas aprovechando todos los recursos físicos, técnicos, financieros y económicos que la empresa disponga.

• Planear, organizar y dirigir actividades que vayan en beneficio de la estructura de la empresa.

• Dirigir el programa de acción, asegurar y controlar la ejecución de las operaciones.

• Coordinar actividades para el mejoramiento del clima organizacional de los empleados.

• Asegurar la marcha de las funciones esenciales.

• Revisar los programas y planes que estén efectuando las personas que estén bajo su dirección.

• Maximizar las utilidades de la empresa.

• Representación jurídica y legal de la empresa.

Cargo: Revisor fiscal

Requisitos estudios y experiencia

Perfil del revisor fiscal

Profesional con alta experiencia en el campo de la contaduría capaz de desarrollar herramientas de software contable, tendrá su respectivo suplente, quienes deberán ser contadores públicos con matricula vigente, encargado de fiscalización, auditoria, revisión, vigilancia contable y administrativa.

Estudios

Titulo profesional en contabilidad publica, con formación académica a fin con las tareas objetivo del cargo. Titulo de postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Experiencia

Debe acreditar mínimo tres (3) años de experiencia laboral en el campo de la contabilidad pública.

Ubicación del cargo

Oficina de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C en la ciudad de Valledupar.

Nivel jerárquico y funciones

Supervisor inmediato: Junta de socios de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Funciones del revisor fiscal

• Emitir su opinión sobre los estados financieros y presentar el dictamen y los informes que le competen para ser conocidos por el gerente general.

• Constatar físicamente el mantenimiento y custodia de los bienes de la empresa.

• Velar porque la contabilidad se halle actualizada, porque se cumpla oportunamente con las obligaciones tributarias.

• Dar cuenta de las irregularidades que ocurren en la empresa.

• Las además atribuciones que le fijen la ley, los estatutos y la gerencia general.

Cargo: Jefe unidad estratégica de negocios

Requisitos estudios y experiencia

Perfil del jefe de la unidad estratégica de negocios

Profesional especializado en el área de mercadeo con la capacidad de establecer estrategia de mercado que conduzca a incrementar las ventas de los productos de la empresa, capacidad de desarrollar investigación de mercado con la cual permita identificar los potenciales clientes y competidores.

Estudios

Titulo profesional en Administración de Comercio Internacional, con formación académica a fin con las tareas objetivo del cargo. Titulo de diplomado en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Experiencia

Debe acreditar mínimo tres (1) años de experiencia laboral en el campo del mercadeo

Ubicación del cargo

Oficina de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C de la ciudad de Valledupar.

Nivel jerárquico

Supervisor inmediato: Gerente de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Funciones del jefe de la Unidad Estratégica de Negocios

• Planear, organizar y controlar las actividades de mercadeo y ventas para ampliar la cobertura y participación de los productos ofrecidos por la empresa en el mercado local.

• Analizar y ampliar los canales de distribución.

• Elaborar los planes de exportación

• Elaborar plan de importación

• Representar a la cooperativa en eventos comerciales de carácter internacional.

• Atender directamente las ventas y elaborar las respectivas cotizaciones.

Cargo: Jefe de producción

Requisitos estudios y experiencia

Perfil del jefe de producción.

Profesional, técnico o tecnólogo en el área de ingeniería, con un amplio conocimiento en el manejo, manipulación y mantenimiento de las maquinarias utilizadas para el procesamiento de los residuos sólidos recuperables; a la vez que tenga la capacidad de liderazgo y trato amable con sus compañeros de trabajo.

Estudios

Titulo profesional en Ingeniería Industrial, con formación académica a fin con las tareas objetivo del cargo. Titulo de postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Experiencia

Debe acreditar mínimo tres (3) años de experiencia laboral en el campo del la ingeniería agroindustrial.

Ubicación del cargo

Oficina de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C de la ciudad de Valledupar.

Nivel jerárquico y funciones

Supervisor inmediato: Gerente de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Funciones del jefe de producción

• Llevar a cabo los programas de producción que permitan optimizar los procesos productivos que se lleven a cabo en la empresa.

• Administrar correctamente los recursos directos e indirectos que intervienen en el proceso para que puedan ser aprovechados de la mejor manera.

• Coordinar adecuadamente las diferentes actividades que se realizan en cada uno de los procesos.

• Controlar adecuadamente la producción con el fin de evitar cuellos de botellas, que se presenten durante el proceso de producción.

• Optimizar el tiempo en cada actividad del proceso para evitar retrasos en la producción.

• Supervisar constantemente el buen uso de la maquinaria que intervienen en el proceso productivo.

Cargo: Jefe contabilidad

Requisitos estudios y experiencia

Perfil del contador

Profesional con alta competencias en uso de herramientas computacionales, técnicos de uso y análisis de software específicos para contadores, capacidad de elaborar informes gerenciales sistemáticos para la toma de decisiones acertadas, además debe contar con una fundamentacion básica para el diseño de soluciones y la aplicación de esta herramienta para ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Estudios

Titulo profesional en Contaduría Publica, con formación académica a fin con las tareas objetivos del cargo. Titulo de postgrado en la modalidad de especialización de régimen tributario y en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Experiencia

Debe acreditar mínimo tres (3) años de experiencia laboral en el campo del la ingeniería.

Ubicación del cargo

Oficina de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C de la ciudad de Valledupar.

Nivel jerárquico y funciones

Supervisor inmediato: Gerente de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Funciones del jefe de contabilidad

• Llevar la contabilidad actualizada de la empresa de acuerdo con los principios contables.

• Liquidar correctamente la compra de materias primas.

• Entregar informes financieros oportunos y veraces.

• Recibir abonos y cancelaciones de ventas.

• Liquidar oportunamente y en forma correcta la nómina de los trabajadores de la empresa.

• Analizar y decidir la forma de pago de los proveedores.

Cargo: Secretaria

Requisitos estudios y experiencia

Perfil de la secretaria

Profesional con altas competencias en el desarrollo y utilización de herramientas de sistemas, capacidad de habilidad en cuanto a cerciorarse de cuales son las operaciones que se celebren o cumplan dentro de la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C que se ajusten a la ley, a las prescripciones de los reglamentos, dar oportuna cuenta de la inspección y vigilancia sobre los valores sociales y demás funciones que señalen realizar las labores de secretaria que la empresa requiera de acuerdo a la actividad.

Estudios.

Bachiller comercial y formación académica técnico comercial en el área.

Experiencia.

Debe acreditar mínimo tres (1) años de experiencia laborales en el campo de la secretaria.

Ubicación del cargo

Oficina de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C de la ciudad de Valledupar

Nivel jerárquico y funciones

Supervisor inmediato: gerente de la arrocera víctor guerra y cia s en c.

Funciones de la secretaria

• Transcribir informes, circulares, cartas, documentos, recibir, registrar y despachar correspondencia y documentos internos y externos, atención al público en general personalmente o vía telefónica donado la información precisa.

• Revisar y controlar periódicamente los archivos y documentarse para su respectiva actualización, mantener actualizado el directorio telefónico de las relaciones con las que cuentas la empresa.

• Apoyo de manera permanente al departamento administrativo.

• Realizar las diferentes convocatorias de los asesores comerciales.

• Realizar y publicar los respectivos memorandos e incluir en las hojas de vida de las personas que laboran en los diferentes equipos o áreas de trabajo.

• Registrar y controlar en forma detallada toda la documentación que ingresa y sale de la empresa.

• Adelantar labores de archivo de prensa y diseñar operativizar la cartelera mural de la empresa.

• Manejo y soporte de caja menor.

• Organizar y responder por el archivo audiovisual la empresa.

Cargo: Operarios

Requisitos estudios y experiencia

Perfil de los operarios

Personal altamente calificado, capacitado en el manejo de la maquinaria para el procesamiento de los residuos sólidos recuperados.

Estudios

Bachiller comercial y formación académica técnico comercial.

Experiencia

Debe acreditar mínimo tres (3) años de experiencia laborales en el campo del manipuleo de maquinaria industrial.

Ubicación del cargo

Oficina de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C de la ciudad de Valledupar.

Nivel jerárquico y funciones

Supervisor inmediato: Jefe de producción.

Funciones del operario

• Conocimiento amplio en la manipulación de la maquinara y equipos industriales.

• Efectuar las tareas que requieren mayor destreza en la clasificación de las variedades de arroz praddy.

• Realizar mantenimiento preventivo a la maquinaria.

• Realizar las actividades y entregar los trabajos estipulados a su debido tiempo.

• Atender, accionar y vigilar máquinas industriales o especiales, para el procesamiento de la materia prima.

• Funciones correspondiente al departamento administrativo

Suscribir por delegación de la junta directiva de la empresa en cabeza del gerente los contractos que se requieren para el ejerció de las funciones de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, dirigir los procesos contractuales de la organización con el soporte de las políticas financieras definidas por la junta directiva, gerente y revisor fiscal.

Para desarrollar estas funciones se requiere adelantar unos procesos de selección de personal que va a laborar en ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, debe hacerse de manera directa por el gerente, la cual se realizara así:

• Elabora el perfil del cargo el cual consiste en la descripción del mismo, mediante la identificación de las funciones esenciales, determine con claridad las condiciones que se requieren para su desarrollo y las calidades que deberá tener la persona seleccionada para desempeñarlo.

• Realizar convocatoria de manera abierta, la cual debe incluir fechas de apertura de la selección de hoja de vida, cierre de recepción de hojas de vida, tiempo de análisis de hojas de vida, emisión oficial de los listados de admitidos para entrevistas y cronograma para la entrevista y resultados del procesos de selección.

Para el análisis de hojas de vida recepcionadas debe de realizarse por la directora comercial, encargándose a la vez de hacer las llamadas telefónicas para corroborar las referencias y experiencias acreditada por los aspirantes al cargo, mediante el diligenciamiento de los formatos que permitan llevar control sistematizado para el posterior análisis y calificación así:

Tabla No 3. Análisis y corroboración de la información.

Cargo a requerir personal: __________________________

Nombre del aspirante: _____________________________

Fecha: ______________________ hora: _______________

Nombre del entrevistador: ______________________________

• Para la entrevista el gerente debe contar con el siguiente formato y diligenciarlo de manera secreta antes del entrevistador así:

Tabla No 4. Selección de personal para ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C de competencias.

Cargo a requerir personal: _________________________

Nombre del entrevistado: ____________________________

Fecha de entrevista: _________________ hora: __________

Nombre del entrevistador: ________________________________________

• Posteriormente al proceso de selección el gerente debe analizar los resultados y se consolidan en el siguiente formato:

Tabla No 5. Consolidación final personal seleccionada para ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C.

Firma del gerente: ___________________________________

Fecha: _________________________

• Seguidamente el gerente realiza un informe del proceso de selección pública los resultados de las entrevistas.

• Como el paso final se realiza la contratación de personal para cualquiera de los cargos del departamento administrativos, debe de tener definido el cargo (jerarquía / codificación) y unas funciones especificas y la clase de contrato para este personal que permitan elaborar los términos de referencia acorde con la exigencia de unos resultados parciales y finales según los requerimientos del contracto.

Para tal fin, se propone un modelo de contrato que permita agilizar este procedimiento y requisitos según la naturaleza jurídica, así:

• Formato de contrato de trabajo

La ley labora contempla varias modalidades o clase de contrato, según su duración y forma de pago. Los contratantes a su vez, están en libertad de estipular las cláusulas que a bien tengan con el fin de regular las condiciones del contrato, siempre que no contraríen la ley en perjuicio de algunas de las partes.

Estos contratos pueden ser:

Por duración:

• Transitorio no superior a un mes.

• A término definido.

• A terminó fijo de uno a tres años.

• Por duración laboral contratada.

Por forma de pago:

• A sueldo.

• Por resultado.

• A jornal.

• Con salario integral.

• Parte en dinero y parte en especie.

Por el sujeto y la clase de actividad:

• Contrato con trabajadores a domicilio, de dirección, confianza.

• Profesionales independientes.

El personal contratado debe cumplir con informes parciales de avances y finales que se ciñan a los resultados pactados en los términos de referencia del contrato y presentar cuenta de cobro y carta remisoria del informe, para lo cual debe contar con la aprobación y visto bueno del gerente de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C para así ordenar el pago.

Estos informes deben llevar un archivo que comprenda el concepto de contrataciones e ir a la carpeta o archivo donde este toda la documentación correspondiente al contratista.

Requisitos, para persona natural:

• Fotocopia de la cedula de ciudadanía.

• Soporte de hoja de vida

Requisitos, para persona jurídica:

• Certificación de existencia y representación legal.

• RUT.

• Registro mercantil.

• NIT.

• Record de contratación realizada por la entidad.

2.6.3 Estrategia de dirección administrativa

• Concepto teórico

La dirección hace parte del sistema administrativo de la empresa y cuya función administrativa proporciona vida e integra todos los procesos que se presenta a nivel interno. Al mismo tiempo, la estructura organizativa se facilita las metas a realizar, por medio de la motivación, la comunicación y la supervisión entra a ejecutar esos planes.

El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinación y guía delega en otras personas; tareas, funciones y en particular, el trabajo para desarrollar con responsabilidad y cumplimiento motivados, por alcanzar los objetivos como un equipo organizado. Para obtener el reconocimiento como un líder, por parte de los miembros de la junta directiva y administradores de la empresa, se debe tener las siguientes cualidades personales a saber:

• Tipo de liderazgo

En administración se distingue como un proceso mediante el cual los administradores actúan para influir y ayudar a un grupo de trabajadores a lograr los objetivos preestablecidos. Un líder se caracteriza por la confianza en si mismo, pero la disposición a aceptar las consecuencias de sus decisiones y acciones, por su alto sentido de responsabilidad y por su perseverancia para alcanzar las metas propuestas a corto, mediano y largo plazo.

En la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, se caracteriza por existir un liderazgo participativo y democrático; que se garantiza al talento humano, a expresar sus opiniones a contribuir a mejorar la empresa; se observa por medio de las reuniones establecidas de una forma ordinaria o extraordinaria.

• Comunicación

La comunicación es el proceso a través del cual las personas que trabajan en las organizaciones transmiten información entre si e interpreta su significado.

El sistema de comunicación realizada en la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C se realiza por los siguientes medios:

• Comunicación formal: se encuentra reflejado por medio de cartas, memorando internos, cartelera, folletos institucionales.

• Comunicación informal: se encuentra reflejado cuando el asociado se dirige a los miembros administrativos o al consejo administrativos o de vigilancia; de una forma verbal.

2.6.4 Identificación de instrumentos de control

• Concepto teórico

El control es la función administrativa que le permite al administrador comparar los resultados que se van alcanzando en el transcurso de sus acciones administrativas con respecto a las metas preestablecidas. Es decir es una forma de verificación continuamente la buena ejecución de la planeación, siendo su principal propósito, prever y corregir errores y no simplemente registrarlos.

• Técnicas de control

En la ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C se presenta a continuación las siguientes técnicas de control, con el cual permite supervisar, vigilar y dirigir la administración en las diversas labores comerciales.

• Junta de socios: Es la máxima autoridad, la constituyen todos los socios vigentes de la empresa, que se encuentren hábiles, se reúnen anualmente para examinar el desarrollo de la entidad, recibir informe del estado de la organización, debatir y aprobar los planes y proyectos que se le presenten, entre sus facultades está nombrar cada año, el gerente, Junta de Vigilancia y Revisor fiscal, aprobar e improbar los estados financieros, remover parcial o totalmente los órganos de dirección y control, y reformar las políticas. se reúne extraordinariamente para tratar temas específicos, cuando las condiciones lo requieren, ordinariamente es convocada por cualquiera de los socios. También puede ser convocada por el Revisor Fiscal.

• Revisor Fiscal: Nombrado por la junta de socios, para periodo de un año, este debe ser contador titulado con tarjeta profesional vigente, su función es la de revisar, y aprobar con su firma los estados financieros, velar por el adecuado manejo de los activos, bienes, cuentas, libros, y documentos de la arrocera realizar periódicamente y sin previo aviso, arqueos a la caja general, la caja menor y fondos especiales, firmar las declaraciones de impuestos de renta, IVA, e ICA, presentar informe a la junta de socios, informar de las anomalías que detecte a las Juntas Directiva , las demás que le faculten los estatutos y la ley.

• Información estadística: Es una forma practica y rápida de interpretar la información estadística es mediante su representación en graficas. Es esencial que los informes estadísticos muestren tendencias, esto quiere decir que la mayoría de la información cuando se presenta en graficas debe ser disponible en promedios de tiempo para reglamentar las variaciones debidas a los periodos contables, como también la información relacionadas de las ventas y gastos administrativos de la empresa.

• Observación personal: Esta tarea de control se realiza de una forma directa y es realizada por el gerente de la organización y también por los jefes de cada departamento de la empresa.

• Presupuesto de ingresos y gastos: Expresan presupuestos de ingresos y gastos operativos expresados en términos monetarios.

Conclusiones

La evolución de los principios administrativos en los tiempos modernos, se convierte en una excelente herramienta para la alta gerencia, para establecer estrategia integral en cada una de los departamentos o secciones de las organizaciones, con la cual se puede integrar cada unas las actividades para materializar a corto, mediano y largo plazo; los objetivos empresariales con la cual conllevan a cumplir la misión y visión de la organización.

Con la materialización de los objetivos empresariales se genera como consecuencia un crecimiento económico del área geográfica donde opera la empresa comercialmente, generación de nuevos empleos, ingresos fiscales y la productividad y competitividad en el mercado nacional e internacional.

El presente informe empresarial como opción de grado, fue realizado con la motivación de contribuir con un aporte congositivo, que contribuya a mejorar las actividades empresariales de una empresa netamente vallenata, la cual se ha destacado por su perseverancia, iniciativa y constancia empresarial en el mercado local. La Arrocera Víctor Guerra y CIA Ltda., S en C; tiene la capacidad tecnológica y administrativa para convertirse a largo plazo en una de las empresas mas destacadas e importante del sector empresarial regional, con un perfil internacional.

También el reconocimiento de la Universidad Popular del Cesar, por contribuir a través de sus estudiantes y egresados, al desarrollo económico de las empresas del municipio de Valledupar.

Recomendaciones

La arrocera Víctor Guerra y CIA S en C, deberá de comprometerse para la materialización del presente informe, porque se encuentra dirigido a mejorar el proceso administrativo al interior de la organización, con el fin de obtener a mediano plazo mejores resultado a través del talento humano de la organización.

Adicionalmente deberá de desarrolla corto plazo dos estrategia, una estrategia de mercadeo y venta que conlleva a incrementar los servicios de la maquila por medio del procesamiento del arroz paddy para transformarlo en arroz blanco opto para el consumo humano, para satisfacer la demanda de este tipo de servicio en el mercado regional.

La segunda estratega deberá dirigirse a través de la creación de una Unidades Estratégica de Negocios (U.E.N), al interior de la empresa, la cual tenga como función empresarial la comercialización del arroz paddy y posteriormente la distribución del arroz blanco, con sus respectivos subproductos, como son por ejemplo la harina de arroz. Además la empresas deberá de enfrentarse al corto plazo al tratado del libre comercio frente a los Estados Unidos de Norteamérica, por lo tanto esa Unidad Estratégica de Negocio, deberá de analizar las diferentes alternativas para penetrar al mercado norteamericano, a los demás mercados donde Colombia busca integrarse económicamente.

Adicionalmente la organización deberá de obtener por medio del mercado bancario o bursátil, capital de trabajo que le permita obtener un aplacamiento financiero para poder realizar las diversas operaciones comerciales.

Bibliografía

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS, ediciones de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Primera edición Bogota D.C, noviembre del 2005.

RAMÍREZ CARDONA Carlos.- Fundamentos de Administración.- Ecoe Ediciones. Segunda Edición.- Bogotá, D.C., agosto de 2002.

RODAS CARPIZO A., ARROYYO DE RODAS M. -Administración básica-. Noriega Editores, 3ª Edición.

DA SILVA Reinaldo. – Teorías de la administración -Thomson, 1ª Edición.

WEIHRICH, – Fundamentos modernos de administración – , Mc Graw Hill.

CHIAVENATO, Idalberto, – Introducción a la Teoría General de la Administración – , Mc Graw Hill, 2ª Edición.

Conceptos esenciales y aplicaciones.- Tercera Edición.- Editorial Prentice Hall.- 2002.

DUBRIN Andrew J. Fundamentos de Administración.- Soluciones Empresariales.- Editorial Thomsom.- 2000.

CERTO Samuel C.- Administración moderna.- Octava edición.- Editorial Prentice Hall.- 2001.

Anexos

ANEXOS A

Modelo contrato prestación de servicio personas jurídicas o naturales.

CONTRATO PRESTACION DE SERVICIO N. _______ CELEBRADO ENTRE ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S EN C Y _________________________________

CLASE: PRESTACION DE SERVICIOS

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS DE ___________________________

CONTRATISTA: __________________________________________________

IDENTIFICACION: ________________________________________________

VALOR $______________________

PLAZO: ________________ DIAS CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA FIRMA DEL ACTA DE INICIACION.

Entre los suscritos a saber (gerente ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C), mayor de edad y vecino de la ciudad de Valledupar, identificados con cedula de ciudadanita numero ______________________ expedida en __________. Quien obra en nombre y representación de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, de derecho privado, de cobertura regional, identificado con el NIT ____________por una parte, y por la otra ______________ también mayor de edad y vecino de la ciudad de Valledupar, identificado con cedula de ciudadanía numero ____________ expedida en ____________, quien obra en nombre y representación de ______________________, con NIT ________ personería jurídica por ______________. En condición de representante legal, calidad que acredita con el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de Valledupar, debidamente autorizada para contratar, según constancia adjunta y quien en adelante se denominara EL / O CONTRATISTA acordamos suscribir el presente contrato de prestación de servicio de ________________________,previas las siguientes consideraciones: ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA S EN C, declaro abierto el proceso de licitación o convocatoria de fecha ____________ del 2006 teniendo por objeto seleccionar la persona natural o jurídica, constituida como empresa de ______________ registrada ante ________________________, para contratar la prestación de servicios de ___________________________. 1. Que dicho proceso solo culminara el día ______ del mes de _____ del año 200__. 2. con las siguientes razones:_______________________________.3. Que el CONTRATISTA declara no encontrarse incursa en causal alguna de inhabilidad, incompatibilidad y/o prohibición en los términos establecidos por el estatuto general de contratación y demás normas aplicables sobre esta materia.

El presente contrato se regirá por las siguientes causales:

PRIMERO. OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga para con ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S EN C a prestar el servicio de ________________________ conforme a la propuesta por ellos presentada, teniendo presentes los siguientes parámetros: _____________________________________________.

SEGUNDA, OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: son obligaciones del contratista las siguientes: 1. presentar oportuna y diligentemente los servicios que comprenden el objeto del presente contrato. 2. Suministrar el personal necesario para prestar los servicios contratados. 3 Suministrar al personal los elementos requeridos adecuados para desempeñar la labor. 4. Ejercer la supervisión, control y seguimiento sobre los servidos a su cargo. 5 Tener a disposición los equipos y suministros necesarios para los cumplimientos de los servicios objeto del contrato. 6 Cumplir las normas sobre _____________. 7 Mantener indemne a ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S EN C por daños o lesiones a terceros como litigios laborales con el personal a su cargo. 8. Cumplir con sus obligaciones frente a los riesgos profesionales.

TERCERA OBLIGACIONES DE ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S EN C, se compromete para el contratista a cumplir las siguientes obligaciones: 1. Facilitar las labores al contratista y permitir al acceso al personal, equipo, materiales y todo lo necesario para ejecutar las servicios objeto del presente contrato, es decir, con prescindencia de cualquier otra personal natural o jurídica, publica o privada. 2. Cumplir con manera plena la contraprestación objeto del presente contrato, en los términos establecidos en la cláusula.

CUARTA, VALOR DEL CONTRATO. Para los efectos legales, fiscales y de garantías; el valor del presente contracto es por la suma de _____________________________ (en letras) y en números. FORMA DE PAGO, ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S EN C, pagara al contratista así: a) anticipo del (%) del valor del contrato es decir la suma de ________. B) la suma de ________________ el día ________del año______, previo informe de interventora y acta parcial de recibido a satisfacían de la labor desarrollada. C) la cantidad $ _________________, a la finalización del contrato es decir el día ____ del mes _____del año______. Previo informe de interventora y acta de liquidación final del presente contrato.

QUINTA PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO: el presente contrato se firma por el plazo de _____ días calendarios, contado a partir de la firma del acta de iniciaron, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato.

SEXTO SOLUCION DE CONTROVERSIA CONTRACTUALES: las diferencias que surgen entre las partes por asuntos diferentes a al aplicación de la clausura de caducidad y de los principios de terminación, modificación serna dirimidas mediante la utilización de los mecanismos de solución ágil de conflictos previstos en la ley, tales como arreglo directo, amigable composición, conciliación, transacción y si tales diferencias tienen carácter de insalvables, acudirán al arbitramentos, de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes.

SEPTIMO CADUCIDAD, ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA LTDA S EN C, por incumplimiento de aquellas obligaciones a cargo del CONTRATISTAS que afecten gravemente la ejecución del contrato según el presente documento.

OCTAVO TERMINACION, MODIFICACION E INTERPRETACION UNILATERALES, al presente contrato son aplicables los principios de terminación, modificación e interpretación unilaterales en los términos establecidos.

NOVENO CLUSALES DE TERMINACION: el contrato se dará por terminado por cumplimiento de las obligaciones adquiridas pro cualquiera de las partes o por mutuo acuerdo.

DECIMO GASTOS: los gastos que se causen con motivo de la legalización de este contrato, será por cuenta del contratista.

DECIMO PRIMERO DOMICILIO: El domicilio contractual de las partes es la ciudad de Valledupar, donde para constancia y en conformidad con su contenido, los suscriben a los ____ días del mes de _____ del año____.

Por ARROCER VICTOR GUERRA Y CIA, S en C.

_____________________________

Representante legal

CONTRATISTA

______________________________

ANEXO B

Modelo acta de instalación de contrato.

ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA, S en C

Acta de iniciación de contrato N. __________

Clase: Prestación de servicios

Objeto: _____________________________________________

Identificación: Nit_____________________________________

Valor ______________________________________________

Plazo ______________________________________________

En la ciudad de Valledupar, a los _____ días del mes de ____ del 200__; se reunieron en las oficinas de ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S EN C, Las siguientes personas, ___________________________ como contratista y en representación de _______________________ como interventor de contrato y quien actúa en representación de acuerdo a la cláusula primera del contrato.

El contratista manifiesta que ha recibido de la ______________todos los estudios previos, necesarios para el buen funcionamiento del objeto del contrato. Por medio de esta acta de iniciación, el contratista acuerda con el interesado el cronograma de trabajo y los controles establecidos para el desarrollo del mismo.

Para constancia se firma en Valledupar a los días___ del mes de ___ del 200__.

Por ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA. S en C, ________________________________

Contratista _______________________________________

Informe de prácticas empresariales presentado como requisito para optar al titulo de Administrador en Comercio Internacional

AGRADECIMIENTO

Al Padre Todopoderoso, por concederme el conocimiento, la sabiduría, emprendimiento y la perseverancia para culminar exitosamente una etapa de mi vida y formación académica.

A mi padre y a mi madre, por siempre creer en mis capacidades, y por brindarme con su apoyo incondicional.

A los docentes de la Universidad Popular del Cesar y en especial al docente asesor de este informe empresarial.

Autor:

Arsenio Luis Martínez Martínez

Asesor:

Carlos Alberto Anturi Oñate

Universidad Popular del Cesar

Facultad de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas

Programa de Administración de Comercio Internacional

Valledupar – Cesar

2007