Propuesta de estructura organizacional para la empresa -Centro de Acopio de Leche Los Zarzales- (página 2)

Se refiere a agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se elabora un organigrama, donde se representan mediante cuadros los diferentes departamentos que integran la organización.

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa y las funciones involucrada.

• Jerarquía

Desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, esta interrogante pertenece al tramo de control administrativo, cuando se ha dividido el trabajo, creado los departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quién. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía.

Es por ello que definimos la jerarquización como la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que poseen, independientemente de la función que realicen.

La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).

La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionara su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa.

La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que puede tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsecamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.

Se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en las organizaciones

• Jerarquía dada por el cargo: Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada. Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes.

• Jerarquía del rango: Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que van a regir.

• Jerarquía dada por la capacidad: Este tipo de jerarquía es limitada y acorde con cada individuo. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.

• Jerarquía dada por la remuneración: Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad, mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo. La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea, pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio.

• Coordinación

Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a expensas de las metas de la organización.

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

La coordinación nace de la necesidad de armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente con la coordinación, que no es más que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.

La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento y autoridad fluidos. Su función básica es lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

Es el proceso de integrar las actividades de la organización para alcanzar las metas establecidas, donde el grado de coordinación depende de la naturaleza de las tareas a realizar y el grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan.

• Definición de manual

Documento elaborado metódicamente en el cual se muestran las actividades, a ser cumplidas por los miembros de una asociación y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.

• Manual administrativo

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

• Importancia de los manuales

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

• Clasificación.

Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:

• Por su contenido

• Manual de historia del organismo.

• Manual de organización.

• Manual de políticas.

• Manual de procedimientos.

• Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).

• Manual de adiestramiento o instructivo.

• Manual técnico.

• Por función específica

• a. Manual de producción.

• b. Manual de compras.

• c. Manual de ventas.

• d. Manual de finanzas.

• e. Manual de contabilidad.

• f. Manual de crédito y cobranza.

• g. Manual de personal.

• h. Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)

• Por su función específica

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

• a. Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

• b. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

• c. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

• d. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

• e. Manual de contabilidad.- Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

• f. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

• g. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

• h. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

• i. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos, por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

• General

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

• a. Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

• b. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

• c. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

• Específico

• a. Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

• b. Manual especifico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular.

• c. Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de una área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, entre otras.

• d. Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, entre otros.

• Manual de cargos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.

• Definición de puesto

Es la unidad de trabajo que identifica las tareas y deberes específicos, por medio del cual se asignan las responsabilidades a un trabajador, cada puesto puede contener una o más plazas e implica el registro de las aptitudes, habilidades, preparación y experiencia de quien lo ocupa.

• Descripción de puestos

Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:

• a. Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación)

• b. Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.

• c. Funciones General y Específica.

• d. Responsabilidades o deberes.

• e. Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.

• f. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

• Funciones

Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.

Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

• Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

• Que sigan el orden establecido en la estructura.

• Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

• Funciones genérica de las áreas

Las actividades que se indican para cada una de las Áreas que conforman la estructura actual de la pueden verse alteradas o modificadas en consonancia con los cambios que tengan lugar en la estructura administrativa futura o en función de las nuevas necesidades de la comunicad universitaria.

Durante el período transitorio, hasta que las Áreas de nueva creación comiencen a desarrollar sus funciones, estas serán ejercidas por las Unidades correspondientes en su organización actual en el Área de origen.

• Descripción de funciones

Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa, la agrupación de las actividades afines, expresadas en forma genérica, esto es, un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines.

6.2. Marco teórico referencial

• Historia de los Zarzales

Esta comunidad posee 1,276 habitantes, su principal actividades económicas es la agricultura en los rubros de ajonjolí, frijol, maíz y millón, pequeños ganaderos, comerciantes entre otros

Limita al norte con Santa Rosa del Peñón, sur con el Lago de Managua, al este con la Ciudad Darío, San Isidro, San Francisco Libre y al oeste con la Reynaga y el Sauce.

• Historia de la cooperativa

El Centro de Acopio Lechero los Zarzales se inauguró el 16 de octubre del año 2009 con financiamiento de parte de la Cuenta Reto del Milenio a través del Operador Ganadero Techno Serve, quienes ayudaron no solamente de manera económica sino que también organizacional, con capacitaciones administrativas y técnicas que le brindaron a los socios integrantes de dicha cooperativa.

El lugar donde está ubicado fue aporte de un socio integrante de la junta directiva COMULZAR, los tanques de almacenamiento de la leche fue donación de la Cuenta Reto del Milenio, así como la planta de enfriamiento y las herramientas necesarias para las respectivas pruebas de calidad.

Inicio con una junta directiva de 27 socios, quienes aseguran el producto para el centro, teniendo como meta acopiar y distribuir en la estación de verano 7,000 litros de leche y para el invierno 10,000 litros de leche, de acuerdo al convenio que tiene con CENTROLAC. (Empresa nicaragüense procesadora de leche que emplea el proceso de ultra pasteurización, U.H.T. Ultra High Temperature), y con la aspiración de realizar nuevos convenio con otras plantas procesadoras de Nicaragua.

La junta directiva realiza reuniones quincenales donde el administrador rinde informe a los socios y dependiendo de cualquier desacuerdo entre ellos, referente al manejo o uso de los recursos, buscan las alternativas o soluciones convenidas, realizan propuesta para los productores que no son socios obsequiándoles en calidad de beneficios insecticidas, alimento de verano para ganado, técnicas para el ordeño limpio y botiquines veterinario (desparasitantes, vitaminas y otros), para que estos productores le vendan la leche y de esta estrategia poder tener la cantidad convenida con CENTROLAC, dichos acuerdos quedan redactadas en acta final.

Teniendo en cuenta que esta cooperativa no solo es una nueva oportunidad de formación económica para los socios que la integran, sino que también ofrece beneficios a los productores de este sector con quienes a su vez posee convenios de venta, que no solo los beneficia en este aspecto, también les brinda capacitaciones impartidas por los técnicos y especialistas del centro, acerca de cómo pueden mejorar el manejo de su ganado en alimentación, salud e higiene para la calidad del mismo así como de la leche que este le genera.

En esta Cooperativa existen productores que no son socios y venden la leche al centro de acopio ya que ellos ofrecen un mejor precio que el intermediario. Para que estos productores pudieran integrarse tuvieron que cumplir con ciertos procedimientos antes de poder hacer un convenio con la cooperativa. Aunque esto no significa que COMULZAR no pueda deshacer el convenio con ellos siempre y cuando estos productores no quebranten ninguna de las clausulas establecidas en este convenio, como exigencia de mantener la calidad e higiene.

Esta cooperativa está abierta a la integración de nuevos socios así como de nuevos productores de la zona que deseen vender su leche al centro, para ello la cooperativa cuenta con técnicos, los cuales antes de aprobar un nuevo productor ejecutan supervisiones a las fincas, para ver el ambiente en que el ganado vive, quienes a su vez realizan algunas pruebas de higiene y estudian el estado físico del ganado para ver si cumplen con los requerimientos del centro antes de firmar el convenio con el mismo.

Una de las exigencias de la cooperativa es que el productor entregue la leche antes del tiempo especificado después de su ordeño, para no perder la calidad de la misma, en recipientes proporcionados por el mismo Centro, y poder refrigerarla a tiempo para su respectiva clasificación.

Existe un técnico que hace la prueba de reductasa qua a base de alcohol; la leche tiene que quedar cristalina cuando se mezcla con el alcohol, luego de esta prueba podrá clasificar la leche en tres categorías A, B y C.

Diseño metodológico

• Tipo de estudio

De acuerdo con el problema referido al análisis de los puestos de trabajo existentes en COMULZAR, el tipo de investigación realizada para la elaboración del presente trabajo fue descriptiva, ya que se enfocó en un analisis caracteristico situacional que atravieza dicha cooperativa, describiendo las variables que determinan el clima organizacional y administrativo que presenta la empresa. De corte transversal por que realizada en un momento especifico en el tiempo, (enero-marzo 2013)

• Diseño de investigación

El diseño de esta investigación fue de campo; en vista de que se pudo recopilar directamente la información detallada y exacta especificamente en COMULZAR. El diseño de campo consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar alguna variable.

Así mismo es no experimental, ya que las variables en estudio no fueron manipuladas por los investigadores sino estudiadas en su estado natural. En función de los objetivos definidos en el presente estudio, donde se planteó el análisis de los puestos de trabajo en un centro de acopio de leche.

• Enfoque

La perspectiva de nuestra investigación es cualitativa, porque se valoró todo los aspectos organizacionales, el proceso administrativo y la elaboración de manuales como una propuesta viable que conlleva a la eficacia y efectividad.

Así mismo es cuantitativo, por tanto se hizo uso de técnicas estadísticas para el análisis de los resultados de la investigación.

• Area de estudio

COMULZAR (Centro de Acopio Lechero los Zarzales), El Jicaral, León – Nicaragua.

• Población

Población: la población que sirvió como objeto de investigación fueron los 6 trabajadores que laboran en el área administrativa y técnica de COMULZAR.

• Tecnicas de muestreo

Se aplicó el censo, es decir se trabajo con todos los empleados

• Tamaño de la muestra muestra

Es la misma poblacion, es decir la cantidad de 6 empleados

• Técnicas e instrumento de la recolección de datos

La información que se obtuvo es mediante encuestas, aplicando un cuestionario con preguntas cerradas, para ser contestado por parte de todos los empleados de manera que la aplicación de la encuesta realmente será un censo, también se utilizó la entrevistas aplicada a la dirección superior de la cooperativa. la observación directa con la finalidad de visualizar el método de trabajo, las posturas que adopta el trabajador, la repetitividad de movimientos, entre otras.

• Procesamiento y análisis de datos

Para hacer el análisis e interpretación del cuestionario se procedió a capturar los resultados de las encuestas usando hojas de cálculo (Excel), en donde se utilizaron gráficas, que sirvieron para presentar los resultados de la investigación. En los resultados obtenidos se presentan cada pregunta del cuestionario con sus respectivas tablas y gráficas.

• Fuentes de información

• Primaria:

Encuestas y entrevista realizada a los empleados de la cooperativa.

• Secundarias:

Libros, monografías, páginas de internet. Institución del estado (Alcaldía Municipal El Realejo)

• Tipos de variables

Variable dependiente: mejorar la capacidad de gestión administrativa.

Variables independientes: propuesta de

• Estructura organizacional

• Manual de funciones orgánicas

• Manual de cargos

• Criterio de inclusión

Ser trabajador de la Cooperativa

• Criterio de exclusión

Todas las personas que no laboran en la "Cooperativa

• Operacionalización de variables

Hallazgo y análisis de los resultados

8.1. Situación actual administrativa de la empresa

Aquí se debe plasmar el organigrama actual (como funciona actualmente la empresa) aun cuando no exista.

Administrativamente como funciona, tiene que ser una descripción pormenorizada y completa de todo el proceso

Así mismo con los cargos y tareas de cada empleado, se reciben orden de varias persona, duplicidad de tareas, recargo de trabajo para algunos trabajadores en fin todo aquello que presenta irregularidades así como lo que esta bien pero no esta plasmado por escrito de manera formal

8.2. Análisis de los resultados.

Propuesta para la empresa

• Manual de organización (funciones de cada área administrativa)

Centro de Acopio Lechero los Zarzales

Manual Organizacional

(Funciones de las áreas administrativas)

Marzo del 2013

I INTRODUCCION

El manual organizacional, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de las distintas divisiones y que componen la estructura de la organización.

La organización consiste en el ordenamiento de todas las unidades que forman el Centro y que son elementos necesarios para el buen funcionamiento y para alcanzar los objetivos que constituyen su finalidad.

La organización es la definición de tareas, asignación de funciones y delegación de autoridades para lograr la coordinación entre las distintas unidades y personas de la organización y de este modo lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos.

El Centro de Acopio de Leches los Zarzales es un esfuerzo conjunto de productores de leche de la zona de El Jicaral para incrementar la capacidad de acopio de leche de esta zona, y así entrar al mercado nacional cumpliendo con todas las normas fisiosanitarias que regula el mercado.

En este documento se presenta la descripción de la estructura organizacional del centro de Acopio los Zarzales, para permitir al usuario esta herramienta administrativa, una fácil ubicación y aplicación de las funciones que debe realizar en cada una de las unidades para la adecuada marcha de la organización. Actualmente cuenta con 3 empleados, 1 en la oficina, 1 la planta y 1 en el campo.

Los análisis se presentan por áreas de trabajo y constituyen una primera versión formal de las actividades que realizan cada unidad de trabajo.Además define los objetivos a lograr y las políticas que deben ser aplicadas durante el desarrollo de las actividades, con la finalidad de obtener los resultados esperados tanto de la Junta Directiva y Administración General.

El modelo de organización que se presenta en este manual es el producto de un ordenamiento primario de las funciones y atribuciones; es decir, la creación y conformación de unidades y puestos que la ley de Nicaragua ha permitido hacer a voluntad de una organización.

La organización no es una estructura rígida, puede ser modificada a base del crecimiento del trabajo y del desarrollo del recurso humano, modificaciones que deben justificarse mediante una evaluación donde se determinen los elementos que no permiten a la organización desarrollar sus funciones de manera eficiente. Es decir, el manual debe ser objeto de revisiones secuenciales por cuanto debe ser flexible a los cambios que se produzcan en la organización, reuniendo los que se presenten en relación con el factor humano o descentralización material que surja.

II MISION, VISION, VALORES, POLITICAS Y REGLAS

2.1. Misión

Brindar a nuestros productores la mejor asistencia técnica disponible en el mercado de desarrollo de ganado, logrando paralelamente el reconocimiento de la leche de mejor calidad.

2.2. Visión 

Ser el centro líder en el ordeño limpio y expandir las ofertas de servicios hasta abarcar todas las comunidades necesarias del mercado.

2.3. Valores

• Asistencia técnica calificada.

• Eficiencia en proporcionarle alimentación al ganado.

• Seriedad, honestidad y profesionalismo.

• Atención personalizada.

• Honradez

De los logros obtenidos del centro no serán para lucro de los empleados ni uso de prestaciones o resarcimiento de un socio; la rectitud de ánimo, integridad con la cual proceda en todo lo que representa las normas que consideran correctas y adecuadas para el cumplimiento de los compromisos y obligaciones.

• Integridad

Laborar prudente y demostrar respeto y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones.

• Respeto

Debe ser justo, cuidadoso, respetuoso, amable y considerado en su relación con los productores, con sus jefes, con sus subalternos y con sus compañeros.

• Transparencia

Desempeñar sus funciones con prudencia, integridad, honestidad, decencia, moralidad, imparcialidad y rectitud.

• Responsabilidad

Desempeñar sus funciones asignadas relativas al ejercicio y respeto tanto a lo interno del centro como a las personas ajenas a la misma

• Imparcialidad

Cada trabajador deberá conducirse en todo momento de manera neutral ante la toma de decisiones de carácter legal, administrativo y laboral y con los colaboradores.

• Liderazgo

La iniciativa del centro es lograr promover valores y principios al trabajador y a los socios, quienes deben de partir de su ejemplo personal en apoyo tanto dentro de la cooperativa como los productores; evidenciar su capacidad de influencia.

Políticas

Las políticas que norman las acciones del Centro de Acopio son:

Para formar parte de la Junta Directiva es requisito fundamental ser socio activo de la corporación.

2.11.1. Realizar todo trabajo con excelencia.

2.11.2. Las personas con vínculos familiares y matrimoniales no podrán laborar en el mismo centro ni formaran parte de los cargas administrativo en la junta directiva.

2.11.3. Cumplir con los alcances y expectativas de los estatutos del centro de acopio Lechero los Zarzales de acuerdo con los términos establecidos y aprobados por la Junta Directiva.

2.11.4. Vigilar que los recursos internos y externos proporcionados para el desarrollo y ejecución de las operaciones sean utilizados de manera adecuada y eficaz y de acuerdo a las normas establecidas con el objetivo de garantizar el manejo adecuado de recursos.

2.11.5. Todos los socios del centro de acopio lechero deben mantener un comportamiento moralista.

211.6. Fiscalizar que cada trabajador cumpla con los procedimientos administrativos, establecidos en el manual de cargo del centro de acopio para obtener eficiencia y control en el desarrollo y ejecución de la gestión del centro

2.11.7. Evitar toda forma tolerante y preferencia.

2.11.8. Retroalimentar oportuna y eficientemente a los niveles claves de la estructura organizacional mediante un sistema de información efectivo que le facilite la toma de decisiones así como para suministrar los informes requeridos por autoridades del centro así como instituciones externas a las cuales tenga que reportar.

2.11.9. Velar que en todas las áreas y procesos, especialmente de producción se cumplan con las normas y estándares de calidad establecidos, por la ley de higiene y seguridad en el trabajo y cumplan además con sistema de gestión medioambiental de la empresa.

2.11.10. Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de la organización.

2.11.11. Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en todo trabajo.

Reglas

• Al iniciar la Jornada Laboral

Son prohibiciones de los trabajadores las siguientes:

• a. Ningún trabajador podrá prestar sus servicios en una máquina o procedimiento peligroso, a menos que:

• Haya sido instruido del peligro que corre.

• Haya sido instruido de las precauciones que debe tomar.

• Haya adquirido un entrenamiento suficiente en el manejo de la máquina o en la ejecución del procedimiento de trabajo.

• b. Se halla sometido al reconocimiento médico, que lo califique como apto para ejecutar algunas tareas que conlleven riesgos específicos, como por ejemplo: altura, fatiga y esfuerzos grandes; lo mismo que cuando se trate del manejo de equipos que produzcan ruidos y vibraciones excesivas

• Presentarse a trabajar bajo los efectos de bebidas alcohólicas, drogas o bajo ningún efecto de sustancias psicotrópicas.

• No hacer sus comidas en el propio puesto y lugar de trabajo, ni dormir en el sito de trabajo.

• No portar armas de cualquier tipo durante el trabajo, salvo aquellos que puedan utilizarse en función de la ocupación que desempeñan.

• Prohibido la entrada al área de tanques de enfriamiento de leche.

• Se prohíbe fumar, comer y beber en estas Áreas.

• No realizar trabajos para lo cual no está autorizado o no tenga pleno conocimientos de cómo hacerlos.

• Obligatorio el uso del EPP (Equipo de Protección Personal) requerido para el puesto de trabajo.

• Durante la Jornada Laboral

• a. Operar y poner a funcionar la planta procesadora de lácteos

• b. Los tanques de almacenamiento de leche deben mantener la temperatura necesaria para ser entregada con buena calidad.

• c. Realizar limpiezas en tanques dos o treces por semana antes del acumulación de la leche.

• d. Fumar en cualquier lugar de la planta o centro de labores.

• e. Causar deterioro por negligencia a los equipos, maquinarias y herramientas propiedad de Centro.

f. Funcionarinjustamente o perversamente con los equipos portátiles que son propiedad del centro deben estar en su lugar una vez utilizados.

• Al finalizar la Jornada Laboral

• a. Portar todos los días la Comprobación de Derechos (Colilla) válida del mes y/o su Cédula de Identidad.

• b. Participar en la integración y funcionamiento de la Comisión Mixta de Higiene y Seguridad en el Trabajo, y apoyar las actividades que promueva, para la prevención de riesgos laborales.

• c. Colaborar en las investigaciones que se realicen para el mejoramiento de las condiciones de trabajo y evitar los Accidentes de Trabajo.

• d. Prestar el auxilio necesario en caso de siniestro, desastre o riesgo inminente en que peligren los intereses de la empresa o de los compañeros de trabajo.

• e. Participar en las actividades que promueve la Comisión Mixta de Higiene y Seguridad en el Trabajo en todo lo relacionado a la prevención de riesgos laborales. Asistir a los seminarios, charlas, conferencias que les sean impartidas para que adquieran nuevos conocimientos y desarrollar habilidades que su puesto de trabajo requiera.

III OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo general

Brindar el manual como una guía técnica – administrativa que permita el ordenamiento del proceso administrativo que se lleva a cabo actualmente en la cooperativa COMULZAR, así como delimitar las relaciones de jerarquía entre las áreas, las responsabilidades y las funciones específicas de cada área y puesto, el personal que debe conformar a cada unidad y a toda la organización en general.

Objetivos específicos

• a. Describir las funciones de cada unidad administrativa para asignar responsabilidades, relaciones y jerarquía, evitando así la invasión de mandos y duplicidad de funciones a nivel organizacional.

• b. Identificar la especialidad de cada uno de las distintas unidades administrativas y técnicas para la asignación especifica de funciones y tareas

• c. Apoyar el proceso administrativo sirviendo el mismo como un medio de consulta, comunicación y guía a la organización y personal de las diferentes aéreas.

• d. Ser instrumento útil para la formulación de políticas y la toma de decisiones para el crecimiento y desarrollo organizacional de CAIPSA centrados en la importancia que tiene el recurso humano en cada unidad mediante la acertada contratación del personal idóneo y apropiado a las necesidades específicas que tiene cada puesto de trabajo.

• e. Servir como punto de partida y base sólida para la elaboración de documentos y manuales más específicos.

Clasificar la leche de acuerdo a la calidad.

Almacenar la leche hasta su procesamiento.

Lograr una alta calidad del producto a través de un enfriado óptimo.

3.2 Objetivos específicos

• f. Precisar las funciones encomendadas administrativa para definir con claridad responsabilidades, relaciones y jerarquía, evitar duplicidad de funciones y detallar omisiones en un primer nivel organizacional.

• g. Identificar el perfil de cada uno de los puestos indicando principalmente sus funciones y las exigencias de personal que requiere funcionar con la mayor eficiencia

• h. Ser un instrumento de apoyo administrativo útil y conciso de consulta para el personal de la corporación, así como para cualquier persona que lo solicite.

• i. Facilitar y apoyar la formulación de políticas y la toma de decisiones para el crecimiento y desarrollo del centro, en la importancia que tiene el recurso humano mediante la acertada contratación del personal idóneo y apropiado a las necesidades específicas que tiene cada puesto de trabajo.

• j. Servir como punto de partida y base sólida para la elaboración de documentos y manuales más específicos.

Marco normativo

• La información contenida en este documento está fundamentada en la siguiente base legal:

• Estatutos de la Junta Directiva para el Centro de Acopio los Zarzales,

• Constitución Política de la República de Nicaragua.

• LEY GENERAL DE COOPERATIVAS

(Decreto No 499. Aprobada el 20 de febrero 2012, resolución 20-2012)

• Ley de Higiene y Seguridad Laboral de Nicaragua. (Ley No. 618)

• Código del Comercio de Nicaragua.

Estructura orgánica propuesta.

Descripción de niveles y áreas de trabajo

La estructura estará compuesta por los siguientes niveles:

• 1. Nivel Directivo.

• 2. Nivel Administrativo

• 3. Nivel de Operativo.

De acuerdo al principio jerárquico, se establece la cadena de mandos y relaciones, lo que significa que cada nivel tendrá respecto al que procede menos autoridad y rango. Cada nivel es responsable frente al nivel superior inmediato, formándose así la pirámide organizacional, cuyo fin específico es lograr de todos los grupos relaciones de autoridad.

6.1 DIRECTIVO

El área directiva realiza, un alto nivel, las funciones de planeación, organización, administración de personal y control; además de coordinar todas las actividades generales de la empresa.

Toda su función se enfoca a cumplir los objetivos de la organización a través de la toma de decisiones adecuadas para ejecutar proyectos de expansión dentro de la industria bananera. Esta área posee además de conocimientos técnicos, capacidad gerencial asociada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y dirige los esfuerzos hacia la consecución de los propósitos y metas, conoce las necesidades de la corporación y tiene capacidad para supervisar al personal.

El Nivel Directivo está compuesto por las unidades siguientes:

• 1. Junta Directiva

• 2. Gerencia General

6.1.1 Junta Directiva

Es el órgano superior ejecutivo, quien representa a la cooperativa está integrada por cinco miembros:

Presidente Harry Harold Blanco Leyva

Vicepresidente Luis Gómez Obando

Secretario Amilcar Asdrúbal Sotelo Niño

Tesorero Rosa María Rojas Altamirano

Primer vocal Sau Antonio García Narváez

Segundo vocal Mirna Ivania Niño Sotelo

Tercer vocal ClaudinoJuares Mejía

Sus miembros son accionistas de la asociación, se realizan sesiones ordinarias de forma mensual y las extraordinarias a petición de al menos 2 de sus integrantes.

Son atribuciones de la Junta Directiva.

• 1. Ejercer la representación legal de la asociación por medio del presidente de la junta directiva.

• 2. Convocar a la asamblea general

• 3. Analizar el presupuesto anual de ingresos y egresos de la asociación y someterlo a conocimiento y aprobación de la asamblea.

• 4. Formular las bases para el sostenimiento económico de la asociación y administrar el patrimonio de la misma.

• 5. Mantener una constante comunicación y relación con las diferentes unidades de la empresa informándoles de los avances de la gestión, así como velar porque los miembros de la corporación mantengan relaciones de ayuda y cooperación.

• 6. Aprobar el presupuesto y plan de trabajo anual.

• 7. Elaborar los planes estratégicos de largo plazo, los planes operativos anuales y los presupuestos de funcionamiento e inversión.

• 8. Mantener contacto continuo con productores y proveedores, en busca de nuevas tecnologías o materias primas, insumos y productos más adecuados.

6. 2 ADMINISTRATIVO

Se ocupa principalmente de optimizar los procesos administrativos y operativos, elaborar planes correspondientes al técnico, es responsable de la planeación, organización dirección y control de todas lasactividades que realizan en el centro para su adecuado desarrollo, diseña las estrategias y supervisa que la ejecución de planes que se lleve a cabo bajo los parámetros establecidos.

6.2.1 La Administración y Producción

Se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar el proceso administrativo y vigilar que todas las actividades como el manejo de recepción de leche, así como la selección y contratación del personal, las negociones con productores y proveedores, realización de pedidos y compras de insumos, materiales y productos químicos que se ejecuten.

Son atribuciones de la Administración y Finanzas.

• Controlar que el proceso de importación de materiales, negociaciones, estimaciones de volúmenes de producción y de ventas se desarrollen de manera eficiente y acorde a lo establecido por la administración.

• Solicitar y revisar los informes de producción del técnico, las labores relacionadas con los materiales para las actividades productivas del centro.

• Aprobar la selección y contratación de personal.

• Elaborar informes de avances y resultados

• Realizar análisis financieros y proponer medidas de mejora y solución a problemas.

• Ejercer la delegación en todos los niveles de la organización y asumir todas sus consecuencias.

• Revisar y aprobar los procesos contables y financieros de la empresa.

• Supervisa las actividades del área de transporte.

6.2.2

6.3 OPERATIVO

Es el nivel encargado de las actividades más importantes de la empresa, como es la ejecución o puesta en marcha de todos los planes de la organización a través de una gestión administrativa eficiente que permitirá alcanzar los objetivos y metas planteadas como es el almacenamiento de leche de primera calidad, la optimización de recursos, el suministro, las negociaciones, el control de la calidad así como el manejo de todo el equipo,maquinaria y materiales de producción.

El nivel Operativo está compuesto por 2 unidades:

6.3.1 Operativo Administración.

• 1. Ventasy Suministro

• 2. Servicios Administrativos

• 3. Contabilidad

6.3.2 Operativo Producción.

• 1. Control de Calidad

• 2. Mantenimiento de Instalaciones y equipos.

6.3.1 Operativo Administración.

6.3.1.1 Ventas y Suministro

Es el área que se encarga totalmente del manejo de la importación de materiales, negociaciones yentrega de leche tanto al cliente PARMALAC

.Son atribuciones de Ventasy Suministro.

• 1. Es el responsable de elaborar la lista y pedidos de materiales que se va a utilizar y hacer efectiva la compra en base a la autorización de compra enviada por contabilidad.

• 2. El administrador debe de tener la relación directa con los proveedores en el extranjero, para pedir cotización y realizar la negociación.

• 3. Enviar listado de insumos y hacer efectiva la compra una vez obtenida la orden de compra.

• 4. Revisar la mercadería cuando llega.

• 5. Coordinar y ejecutar el suministro de estos materiales e insumos a cada una del centro de forma semanal y mensualmente.

• 6. Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del productor.

• 7. Es el encargado de realizar la planificación de materiales y tiempo de entrega al centro.

• 8. Se encarga de la supervisión del proceso y de la entrega del producto al productor.

6.3.1.2 Servicios Administrativos

Este nivel es el encargado de coordinar, estimar y elaborar los informes de producción entregados por cada planta, realizar las tareas relacionadas con la bodega de materiales para las actividades productivas del técnico así como también se encarga de la selección y contratación de personal, es además el área que coordina y realiza las condiciones al trabajador.

Son atribuciones del Administrativos las siguientes:

• 1. Elaborar las proyecciones de volúmenes de producción semanal, mensual y anualmente del centro.

• 2. En base a los estimados de producción elaborar los requerimientos semanal, mensual, trimestral y anual de todos los materiales, insumos, herramientas y productos en general utilizados en las diferentes actividades de producción de la calidad de la leche

• 3. Llevar control de las labores que ejerce en el campo el técnico con los productores en la selección de leche, que sea de buena calidad.

• 4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

• 5. Realizar el proceso de contratación, selección de personal.

• 6. Control completo, monitoreo y arqueos que aseguren que no existan alteraciones al recibir la leche o hagan faltantes.

• 7. Encargado de todos los temas administrativos relacionados condescuentos

• 8. Manejo del archivo administrativo y contable.

• 9. Contratación de transporte de materiales.

• 10. Encargado de la transportación de materiales de la entrega a productores.

• 11. Llevar a mantenimiento los vehículos

6.3.1.3Contabilidad

Es el área que realiza los procesos contables y financieros de la empresa además de autorizar adquisición de materiales de producción y oficina.

Son atribuciones del área de contabilidad:

• Elaborar las órdenes de compra para los diferentes proveedores en base a los requerimientos enviados por la Coordinación de Producción y el Coordinador de Ventas Suministro.

• Realizar pagos de servicios básico exclusivos del centro de acopio.

• Elaborar órdenes de compra para los insumos de los productos.

• Elaborar planillas y realizar pagos al personal de forma quincenal

• Elaborar los estados financieros de la empresa y presentarlos ante la Junta Directiva para su análisis y aprobación.

• Realizar análisis financieros y de inversión.

6.3.2 Producción

6.3.2.1 Recepción, Selección.

Es el área responsable de la recepción y selección de la calidad de leche, quienes se encargan de realizar muestras para la separación de leche en A, B, C

Son atribuciones de esta área las siguientes:

• 1. Se encarga de recepcionar leche de calidad y registrarla en la hoja de control.

• 2. Es responsable desituar en el tanque la leche para su enfriamiento.

• 3. Es responsable seleccionar la calidad ya establecidos y ubicarlos en su tanque para transpórtala.

6.3.2.2 Control de Calidad

Es el área que realiza las actividades de inspección, evaluación y control de todas las actividades de producción de la empresa, a fin de garantizar la productividad.

Son atribuciones del área de control de calidad:

• 1. Realizar una inspección aleatoria dela leche para el almacenamiento en sus tanques.

• 2. Verificar que cumpla con los esquemas establecidos.

• 3. Vigilar y asegurar que las normas de seguridad e higiene en el trabajo se cumplan en todas las tareas y procesos de la empresa.

• 4. Informar al administrador de los resultados de sus evaluaciones y dar las recomendaciones necesarias.

• 5. Conformar la comisión de higiene y seguridad en el trabajo según las normativas y leyes del país.

6.3.2.3 Mantenimiento de Instalaciones y Equipos

Es el área encargada de brindar mantenimiento a todos los equipos, maquinaria e instalaciones de cada una de las plantas industriales.

Son atribuciones del área de mantenimiento las siguientes:

• 1. Supervisar que las herramientas, máquinas y equipos de la planta funcionen correctamente.

• 2. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de las herramientas, máquinas y equipos.

• 3. Llevar un registro de todos los mantenimientos realizados a los equipos.

• 4. Informar al administrador de producción de todas sus actividades para la toma de decisiones necesarias.

• 5. Instalar equipos en caso de nuevas adquisiciones.

Manuales de cargos

I INTRODUCCION

La descripción y análisis que contiene un manual de cargo es una herramienta administrativa fundamental que permite elaborar instrumentos para administrar efectivamente el recurso humano del Centro.

En el manual de cargo se establecen las especificaciones y los requerimientos de cada cargo, asignando las labores respectivas a cada puesto evitando dualidad de funciones, que facilita la mejor selección e inducción del personal calificado para el Centro permitiendo mejorar índices de eficiencia, productividad y creando un mejor clima del mismo.

Centro de Acopio de Leche Los Zarzales", El Jicaral municipio La Reynaga Departamento de León es un esfuerzo conjunto de productores nacionales para incrementar la capacidad de producción de leche en el Municipio del Jicaral del Departamento de León.

En este documento se presenta la descripción de los 7 cargos que conforman El Centro de Acopio de Leche los Zarzales, para que permita al usuario de esta herramienta administrativa, una fácil ubicación y aplicación de las funciones que debe realizar en cada uno de los puestos para la adecuada marcha del centro. Los análisis se presentan por áreas de trabajo y constituyen una primera versión formal de las actividades que realizan cada puesto de trabajo. Además se presentan los descriptores de cada uno de los puestos claves que conforman la estructura para definir y proporcionar las funciones, objetivos, actividades principales y requisitos mínimos de cada uno de los puestos, con la finalidad de obtener los resultados esperados tanto de la Junta Directiva y Administración General

II ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS

Fichas ocupacionales de puestos

• Presidente

CONTENIDO DEL CARGO

• 1.  Descripción Genérica del Puesto

• 2. Objetivos

FUNCIONES

• Actividades

• Reportes Básicos

• Equipos de Trabajo a su Cargo

• Vestimenta

• Contactos: Internos y Externos

FACTORES DE ESPECIFICACIONES

• Requisitos Intelectuales

Formación Académica

Conocimientos

Habilidades

Experiencia Requerida

Instrucción Básica y Adaptabilidad para el Cargo

• Requisitos Físicos

Edad Mínima para Aplicar

Esfuerzo Físico (Mediano, Ligero, Pesado)

• Condiciones de Trabajo

Ambiente de trabajo: (intemperie, agresivo, variado, condiciones de oficina)

Riesgos: Físicos, Químicos y Biológicos.

• Administrador General

CONTENIDO DEL CARGO

• Descripción Genérica del Puesto

• Objetivos