Propuesta de estructura organizacional para la empresa -Centro de Acopio de Leche Los Zarzales-

Introducción

En la historia han existido varias formas de dirección administrativa que de acuerdo a su época han funcionado, permitiendo que grandes empresas sin una organización bien establecida, tuvieran grandes logros, pero actualmente el no estar estructurado organizacionalmente ya no es posible y tampoco sano, debido a la gran competitividad entre micros, pequeñas, medianas empresas y peor aun las grandes, ya que se ha llegado a la conclusión que el recurso principal de la empresa son tanto el control administrativo, la estructura de este, así como también el recurso humano, porque de ellos depende el buen funcionamiento de la pequeña y gran empresa.

El Centro de Acopio de Leche Los Zarzales (COMULZAR), es una pequeña empresa ubicada en el kilómetro 151, carretera León-San Isidro, en la comunidad de los Zarzales – El Jicaral, municipio de Larreynaga – Malpaisillo departamento de León. Formada por un grupo de socios, los cuales fueron organizados con la Cuenta Reto del Milenio, organismo que se instaló en Nicaragua para financiar a productores con espíritu de superación en los departamentos de León y Chinandega, quienes a la vez ayudaron a establecer legalmente estas Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), para trabajar como cooperativa e ir creciendo como empresa sostenible y constituirse estructuralmente ante la competencia en el mercado nacional. Esta cooperativa vende la leche que recolecta de los productores de la zona, a la empresa nicaragüense procesadora de leche (CENTROLAC) que emplea el proceso de ultra pasteurización, (U.H.T) Ultra High Temperature, y con la aspiración de realizar nuevos convenio con otras plantas procesadoras de Nicaragua, como PARMALAT (Empresa italiana que significa leche de Parma, producción de leche UHT, la cual inició sus operaciones en Nicaragua en el año 1999 tras adquirir la fábrica de Productos Lácteos "La Perfecta" ).

Con este trabajo que se realizó en el período de enero – marzo 2013, hemos investigado la manera en que se está llevando el proceso administrativo en COMULZAR, ya que a pesar de estar establecido formalmente como una cooperativa, aún posee funciones administrativas empíricas en cada una de sus áreas (llevando controles informales en la elaboración de

informes contables y administrativo), debido a la ausencia de lineamiento de puestos jerárquicos (organigramas), y manual de funciones del mismo, así como de los objetivos, misión y visión.

La recolección de la información para la elaboración de nuestro trabajo se efectuó con todos los puestos de trabajo de la cooperativa, llevándola a cabo mediante entrevistas directas tanto al gerente como al administrador y encuesta aplicada a los trabajadores en general, los cuales proporcionaron la información requerida en cuanto al proceso administrativo de la cooperativa y funciones que cada uno de los trabajadores realiza, aclarándonos únicamente de manera empírica sus diferentes funciones, bien sean permanentes, periódicas u ocasionales, pero no poseen ningún otro registro de una estructura organizacional o de un manual de funciones y procedimientos.

Nuestro propósito es realizar una propuesta de estructura organizacional (Organigrama) y elaborar los manuales de organización y de puestos respectivos para esta cooperativa, cuya importancia también radica en brindarles las herramientas teóricos necesarios, como una alternativa de crecimiento y fortalecimiento de los socios en el nivel competitivo.

El propósito del manual de organización es contribuir al cumplimiento de los objetivos, misión y visión de la cooperativa, que apunten a maximizar la productividad y lograr competitividad en un entorno cambiante y exigente, así como tener una mejor fluidez en la estructura de la misma.

Antecedentes

El uso de los manuales data de los años de la Segunda Guerra Mundial. Éstos formaron parte de las estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba con personal capacitado en estrategias de guerra; por ello, mediante los manuales se instruía a los soldados en las actividades que se deberían desarrollar en campaña. (Mintzberg, Quinn, Voyer, El proceso estratégico, conceptos. Contextos y casos. Edición breve Primera, Edición 1997 I.I.E.S.C.A. Ensayos)1

Pasado el tiempo y debido al creciente grado de especialización y a la división del trabajo, las tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnológicos de las organizaciones se transformaban en rutinas que modificaban el desempeño, lo cual hizo necesario el uso de herramientas para establecer los lineamientos que permitieran definir con claridad el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Por tal motivo, los primeros intentos formales de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándum, instrucciones internas entre otros, mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. Ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los posteriores manuales administrativos.²

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Estos manuales incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones, procedimientos y la forma en que la empresa se encuentra organizada.

Fuente 1,2: http://www.uv.mx/iiesca/revista/documents/manuales2002-2.pdf (visitado enero 23/13)

Estos manuales son de gran importancia ya que representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Por tanto debido a su gran valor en el campo empresarial, es indispensable que una empresa por muy pequeña que sea cuente con un manual administrativo, todas las empresas desde la grande hasta las pequeñas y medianas, deben contar con su propio manual administrativo para poder hacer frente y tener una posición en el amplio mercado industrial y corporativo en el que vivimos actualmente donde la competencia es masiva.

Hoy en día no es recomendable para ninguna empresa trabajar de manera empírica, La principal desventaja del empirismo es que los resultados que se obtienen en ocasiones son ineficientes ya que lo que para algunas empresas es conveniente, no siempre lo es para otra

Hasta el momento no se han realizado ningún trabajo que evalué el proceso de esta empresa, tanto administrativo como contable, que nos sirva como guía en la propuesta que estamos presentando.

Nuestro trabajo servirá de herramienta para futuras investigaciones dentro de esa empresa y quizás hasta habrá futuras propuestas por otros estudiantes que elaboren manuales contables que les sirvan a ellos para mejorar y fortalecer este pequeño centro de acopio.

Justificación

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultaría externa. De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.

Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.

En la actualidad las pequeñas y medianas empresas tienden a sufrir constantes cambios debido a las perspectivas del ambiente competitivo, es por ello que tienen que actualizarse continuamente e innovar sus sistemas adecuándose a las nuevas circunstancias del momento, por ello es necesario que toda empresa cuente con un buen funcionamiento en su estructura organizativa, debido a que el área administrativa es el soporte de las actividades operativas y de producción de la empresa.

Un factor muy importante que incide sobre la productividad en el funcionamiento de los recursos humanos en todas las áreas a lo interior de las organizaciones, es una buena estructura dentro de la empresa, de la cual COMULZAR carece, para ello se hace necesario desarrollar un sistema en el cual los socios puedan retroalimentar el que hacer de sus colaboradores, con el fin de que el personal sepa perfectamente cuáles son sus funciones y pueda desempeñarla correctamente, creando así, un sistema de trabajo que facilite procesos de evolución, desarrollo y efectividad dentro de la cooperativa.

Este estudio permitió conocer los problemas estructurales y falta de fluidez en los sistemas de trabajo de la administración de dicha cooperativa, pues se hace necesario, urgente una estructura administrativa adecuada que serán los pilares para el cumplimiento de las metas propuestas a corto, mediano y largo plazo, nuestro propósito fundamental es asesorar esta unidad administrativa, ya que muchos de estos socios tienen el conocimiento técnico productivo, pero no el conocimiento administrativo científico, esto con el fin de obtener un mejoramiento en sus métodos de trabajo y el aprovechamiento optimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

Por esta razón se considera significativo la propuesta de estructura organizacional y los manual ya mencionados para el centro de acopio Los Zarzales, dicha propuesta se sustenta en la importancia que tiene para ésta, el contar con una estructura administrativa funcional, que le ayude a superar los problemas a los que se enfrenta continuamente.

Los manuales también servirán de guía de consulta en la formación profesional para la junta directiva quienes velan por la seguridad de la planta de acopio de leche, ya que no tienen establecidos las tareas a realizar cada dependencia.

En el trabajo de los manuales dejaremos planteada la idea de cómo deben de estar distribuidas las actividades laborales y responsabilidad de cada cargo en la cooperativa.

Planteamiento del problema

La principal problemática que enfrenta COMULZAR es que no cuenta con una administración formal debido a la falta de este tipo de conocimientos y es dirigida de una forma empírica, en base a las experiencias de sus socios, poniéndola en desventaja con el resto de la competencia en el mercado local. Tampoco cuenta con una estructura bien definida, ni los manuales organizacionales y de cargo o puestos de trabajo, lo que ha dificultado la coordinación y el aprovechamiento de sus recursos que le permita responder a los problemas de manera pronta y eficaz.

Otro problema que afecta a la cooperativa, es la delegación de autoridad y control de actividades, así como el flujo de la información y los recursos de la misma, ya que el administrador no desempeña el cargo en su totalidad, porque está privado de tomar decisiones por sí mismo, las decisiones la toman todos los socios en consenso cuando son convocados a una junta directiva, solamente cuando la decisión requiera de una respuesta inmediata entonces el administrador en conjunto con el técnico de campo están autorizados para tomar decisiones, además debido a la falta de personal el administrador cumple con funciones no correspondientes a su cargo, ya que muchas veces tiene que hacer las funciones de secretario y contador, en otras palabras no realiza funciones propias del cargo para el cual fue elegido.

Además de estas problemáticas, también la cooperativa tiene dificultades con el control de actividades por la ausencia de una estructura organizacional y el manual de funciones para cada puesto de la misma, ya que los empleados, no tienen bien definidas sus tareas y obligaciones.

Nuestro trabajo consiste en una propuesta para la empresa que le facilitará un mejor manejo de la misma, ayudándole a tener un mejor control interno de todas las actividades que se realizan, implementando una estructura organizativa que proporcione la comunicación en todas las áreas, así como la creación de un manual de funciones que les permitirá la reducción de tiempo, gastos y utilización de métodos rudimentarios que lo único que venía a hacer era aumentar los costos y obstaculizar la producción.

¿Una adecuada propuesta organizacional, y manual de cargos, se traducirán en un eficiente y eficaz proceso administrativo?

Objetivos

5.1. Objetivo general

Proponer estructura organizacional y manuales de organización y descripción de cargos para la empresa "Centro de Acopio Los Zarzales".

5.2. Objetivos específicos

• Describir el proceso administrativo actual de la empresa.

• Identificar los problemas o deficiencias del proceso administrativo

• Diseñar un organigrama funcional de acuerdo a sus necesidades.

• Elaborar manuales de organización y descripción de cargos.

Marco Teórico

6.1. Marco teórico conceptual

• Definición de administración

La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

• Proceso administrativo

Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se centra en una organización útil y clara del conocimiento, para los cuales es necesario seguir un proceso administrativo llevado a cabo mediante las cinco funciones gerenciales:

• Planificación

Es el proceso que comienza con la visión y misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.

• Organización

Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de proceso de negocio que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

• Integración de personal

Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura. Función a través de la cual el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y humanos

• Dirección

Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

• Control

Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijadas; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.

• La Administración General se divide en dos grandes campos:

• Administración pública

La administración pública es una rama especial de la ciencia de la administración y como tal se halla formada por una serie de principios, pero también es un sector integrante de la actividad gubernamental, por lo que se encuentra sometida a las exigencias de la política.

Fernando Fernández en su libro "Dirección y Organización de Empresas", pública y privada define: "La administración pública es un sistema que tiene por objeto dirigir y coordinar la actividad del Estado hacia los objetivos que se ha propuesto para beneficio del país".

• Administración privada

La administración privada es una rama especial de la ciencia de la administración y actualmente constituye el eje del sistema de vida del mundo occidental amparada en el derecho de propiedad incluida en la mayoría de las cartas constitucionales de las naciones.

Fernando Fernández define que "La administración o empresa privada es el sistema que tiene por fin dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos con otros sistemas mayores, hacia objetivos comunes que puedan crear riquezas asegurando la satisfacción de las necesidades humanas y la obtención de beneficios para la empresa e indirectamente para toda la comunidad". Es decir que el fin esencial de la empresa privada es lograr un beneficio para asegurar su permanencia y su crecimiento.

• Definición de organización

Las organizaciones son un medio para alcanzar un fin, también es definida como una unidad social coordinada conscientemente, compuesta por dos o más personas, que funciona con una base de relativa continuidad para lograr una meta común o una serie de metas.

Las organizaciones como entidades sociales requieren de metas directas, estructuras diseñadas y sistemas coordinados que están ligados al ambiente externo. Los directores o gerentes están encargados de coordinar a la organización apoyando a los empleados para crear una relación en la que aprendan, contribuyan y formen parte de los recursos para el éxito de la empresa.

Las organizaciones son importantes porque: producen bienes y servicios de forma eficiente; facilitan la innovación; se adaptan e influencian el cambiante ambiente externo; crean valor para los dueños, clientes y empleados, confronta los desafíos éticos, motivacionales y la coordinación de los trabajadores. Las organizaciones tienen que competir y dar los mejores precios, razón por la cual tienen que innovar para mantenerse en el mercado. La teoría de la organización es para analizar a las empresas de manera profunda en base a patrones y regularidades ya existentes.

• Tipos de organización

• Organizaciones formales

Una estructura de una organización formal se encuentra conformada por reglas y disposiciones oficiales que abarcan todos los hechos y transacciones que se pueden presentar o realizar durante las actividades de negocio de una empresa.

• Organizaciones informales

Es un conjunto de relaciones de trabajo no oficiales, que surge para atender los hechos y transacciones que no abarca la estructura formal. Se encuentra oculta y funciona para dar flexibilidad y velocidad a la organización es complementaria de la formal.

Existe en todas las organizaciones y está dada por las relaciones personales dentro de los departamentos por lo que es difícil revelarla, pero se hace posible por medio del análisis de la red, que rastrea quien habla con quien, quien escucha, y la forma en que realmente fluye la mayoría de la información y la influencia.

• Manual de organización

Es aquel que expone en detalle los criterios organizativos que regulan el funcionamiento de la empresa, estructura, organigramas estructurales jerárquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa.

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad.

En este sentido, contribuye a formular y crear la organización, así como el análisis de éste, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales. Tal como ocurre con la revisión de responsabilidades, evaluación de cargos, reubicación de unidades, estudios de relaciones ínter estructural e ínter Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Los manuales administrativos permiten alcanzar los siguientes objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la entidad.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar la información básica para la planeación e implementación de medios de modernización administrativas.

• Facilitar el reclutamiento y selección del personal.

• Ser útil para la orientación e información al público.

• Técnicas de organización

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

• Los organigramas

Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.

La efectividad de un organigrama, para una organización, se fundamenta en la condición de reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones; además, sus estratos jerárquicos. Pero tal propósito no resulta fácil, porque el organigrama es una figura plástica que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera organización. En consecuencia, no está exento de interpretaciones erróneas. Los colores se usan en la pintura para dar movimiento, vida y sentido a las cosas y a los hechos; pero los organigramas no pueden utilizar esos medios, por las limitaciones que les imponen las normas y condiciones que rigen su funcionamiento y elaboración.

El organigrama, aparte de los diferentes fines para los cuales se utiliza, según se ha señalado, tiene alcances mayores y otros propósitos; por ejemplo, para relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros

• Clasificación de los organigramas

Los organigramas tienen diversas clasificaciones de acuerdo a ciertos criterios y factores:

• a. Según la forma como muestran la estructura, son:

• Analíticos: Son los específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso, se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

• Generales: facilita una visión muy sucinta de la Organización; se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.

• Suplementarios: se utiliza para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, entre otras Son complementos de los analíticos.

• b. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas estos pueden ser:

• Verticales (Tipo Clásico): es el de uso más frecuente. Presenta con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente.

• Horizontales: son una modalidad del Organigrama vertical, porque representa a la estructura sin mayor alteraciones, pero con una disposición en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo. Este organigrama consiste en que los hombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras geométricas (rectángulos o cuadrados). También es usual describir las funciones principales de las unidades más importantes en forma escrita y en el mismo dibujo que muestra la estructura.

• Horizontal con variante: es igual que el anterior pero con el nombre de las unidades colocado en recuadros.

• Escalar: este organigrama no utiliza los recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de las cuales se colocan los nombres. Además, en un mismo plano se pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea. Este tipo de organigrama tiene el inconveniente de que no puede mostrar las relaciones funcionales.

• Circulares o concéntricos: en este tipo de organigrama los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro a afuera y en orden de importancia. Se colocan en círculos concéntricos las unidades de Igual jerarquía Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales y tradicionales con esa forma de disposición de las unidades, las cuales están colocadas una arriba y otra abajo.

Existen diversos criterios para clasificar los organigramas. Una gran cantidad de tactos se limita a describir muchos tipos de organigramas, sin exponer la esencia y finalidad de los mismos. Son muchas las formas utilizadas y que se pueden utilizar para representar una estructura de la organización, pero se entiende que son formas caprichosas y particulares, la mayoría de ellas utilizadas por propietarios que desempeñan las formas clásicas y más conocidas.

• c. En este caso, para la elaboración de los manuales de organización debemos utilizar:

• Diagrama Funcional: establece la dirección del área estudiada, sus macro funciones, las relaciones de estas con el contexto interno y externo á la empresa, y su objetivo funcional o razón de ser.

• Organigrama Funcional: permite diferenciar las funciones básicas de dirección y de cada una de las macro-funciones que han sido determinadas.

• Organigrama de misiones: es un modelo que expresa gráficamente cada una de las áreas de línea y staff que conformarán la unidad objeto de estudio con sus respectivas misiones. El diagrama de Misiones constituye una herramienta útil para:

• Evitar solapamiento entre las misiones de las áreas definidas.

• Asegurar que todas las misiones establecidas correspondan y contribuyan al logro de la misión de la unidad, y en consecuencia, al logro de la misión de la empresa.

• Organigrama de Posición Macro: contempla los cargos con sus respectivos niveles jerárquicos, considerando las diferentes nomenclaturas para las distintas áreas de la empresa.

• Organigrama de Posición dimensionado: se presenta en forma completa la estructura organizativa del área correspondiente en todos sus niveles, incluyendo el número de personas para cada cargo.

• Estudios de organización

El establecimiento de una estructura organizativa, ya sea en una empresa por crear o en una unidad estructural en funcionamiento, es un problema que induce a realizar un estudio de organización.

Cuando una empresa presenta problemas en alcanzar sus objetivos o se perciben dificultades en el desempeño diario de las actividades es necesario revisar su forma de funcionamiento y en especial la estructura organizativa que posee. Los problemas que pueden dar aviso a la necesidad de un estudio de organización son muchos, destacan la duplicidad de funciones, conflictos entre el personal, incumplimiento de las metas y objetivos planteados, dificultades para el control de gestión. También puede ser necesario un estudio de organización por necesidades de crecimiento de la empresa o por cambios en su misión dada las nuevas exigencias del entorno.

Para dar respuesta a los diversos problemas que se presentan en la organización pueden realizarse estudios para:

• d. Adecuarse al proceso productivo.

• e. Adecuarse a los procesos especializados.

• f. Garantizar una carga o distribución normal del trabajo.

• g. Garantizar una mejor función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control de gestión.

• h. Reducir costos y lograr mejor empleo, productividad y efectividad en el uso de los recursos.

• i. Mejorar el aprovechamiento de una infraestructura técnica o administrativa en beneficio de otras áreas, evitando así la duplicidad.

• j. Adecuarse a las políticas o estrategias de la empresa.

• k. Mejorar los métodos.

• l. Obedecer a planes organizacionales.

Un Estudio de Organización es la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo. En los estudios de estructuras organizativas están involucrados importantes condiciones de tipo humano, debido a esto en los problemas de estructuras es importantes tratarlos con una metodología adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de análisis y síntesis.

Existen varias técnicas para recolectar la información que se necesita en un estudio de organización, a continuación se presentan algunas:

La entrevista consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener mayor información. La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma área. La entrevista debe ser una conversación formal y cordial entre el analista y los miembros de la organización que facilitaran la información.

El cuestionario es un instrumento para obtener la información deseada en forma homogénea. Este método consiste en hacer contestar por los empleados y/o supervisores una serie repreguntas relativas a los datos que según la finalidad del análisis se consideren interesantes.

La observación directa, en la observación directa el analista s dirige al lugar donde se desarrolla el trabajo y constata las labores realizadas así como la dinámica de la organización en estudio. Antes de iniciar las observaciones se de recolectar información sobre el flujo del trabajo, procedimientos, y técnicas.

Las técnicas mixtas, constituye una combinación de la entrevista, el cuestionario y la observación.

• Definición de estructura organizacional

La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.

• Importancia de estructura organizacional

• a) Es de carácter continuo.

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

• Principios de estructura organizacional

Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de una empresa con eficiencia, ya que si no hay coordinación en un proceso administrativo los miembros de ésta perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a expensas de las metas de la empresa.

Se trata de determinar qué recursos y actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la empresa. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir crear la estructura departamental. De la estructura establecida es necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. El resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

• Elementos básicos para el proceso de estructura organizacional

• b) Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.

• c) Sistematización: todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

• d) Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: organizar; implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

• e) Jerarquía: la organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

• f) Simplificación de funciones: uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

• Análisis de estructura

Es necesario analizar la estructura organizacional o la función de una organización que ayude a que se desempeñe eficaz y efectivamente la empresa en todos sus procesos. Hellriegel, Jackson y Slocum (2002) describen que con esto se hace posible planificar estrategias para lograr sus objetivos. Hellriegel, et al (2002) sugieren cuatro elementos básicos de la organización los cuales se numeran y explican a continuación:

• a) La especialización es donde se identifican las tareas y se deben asignar de forma correspondiente a departamentos y divisiones.

• b) La estandarización es el elemento que se utiliza para facilitar las funciones de la empresa, por lo que, es necesario contar con instrucciones, reglamentos y procedimientos por escrito.

• c) La coordinación es la forma cómo se integran las tareas, los procesos y los mecanismos entre todos los individuos de la empresa.

• d) La autoridad es medir el nivel que tienen los empleados de toma de decisiones. Para lograrlo deben saber sus, obligaciones y responsabilidades

• Propósitos de la estructura organizacional

• Permitir el logro de los objetivos primordiales de la empresa, lo más eficientemente posible y con un mismo esfuerzo.

• Eliminar duplicidad de trabajo.

• Establecer canales de comunicación.

• Establecer la estructura oficial de la empresa.

• Representar la estructura oficial de la empresa.

• Etapas o pasos para organizar

• División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad, y por consiguiente permite la especialización ya que cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

La división de trabajo, en sentido estricto, significa para la organización la base para determinar las distintas actividades que se van a realizar, los deberes y las relaciones entre ellas. Esa división y asignación de actividades y tareas es el producto de dividir el trabajo total que va a realizar la empresa, en función de los fines y objetivos. El trabajo ya dividido se le asigna al personal correspondiente. Cuando se establecen las actividades, como resultado del fraccionamiento del trabajo total, surgen las unidades estructurales de la empresa. Estas expresan una actividad o un conjunto de ellas, debidamente clasificadas y calificadas para facilitar la designación de las personas que van a realizarlas, quienes deben responder, según su capacidad y especialidades, a las características y exigencias de esas unidades estructurales de la organización.

• Departamentalización