El uso de una computadora ha llegado a evolucionar el trabajo, tal es el caso de trabajar en hojas de cálculo para agilizar tareas contables, financieras, matemáticas…
Se le asigna el nombre de hoja de cálculo a un hoja que esta divida en renglones y columnas, al cruce de ellos se le denomina celdas sobre las cuales se almacena información (letras o números) que podemos usar para realizar operaciones, tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, cálculos financieros, estadisticos, de ingeniería, amortizaciones, etc.
Por su parte, las hojas de cálculo no son simples celdas para introducir números con los que realizar diferentes operaciones: son herramientas que permiten tratar esos números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.
Las planillas de cálculos electrónicas o computarizadas son de origen mucho reciente. Muchas revistas le otorgan a Dan Bricklin el título de "padre" de las planillas de cálculo electrónicas.
1.1 Definición
Una planilla de cálculo es un programa que permite a los usuarios realizar tareas sin hacer ningún tipo de programación.
Cada celda de esta planilla, puede contener 3 tipos de entradas:
- Información numérica, por ejemplo números;
- Información alfabética o alfanumérica (palabras, letras, caracteres, números no utilizados en un cálculo) y
- Columnas con fórmulas, usualmente comenzadas con letras de celdas.
1.2 Usos
Usos generales de las planillas de cálculo:
- Almacenamiento de datos;
- Cálculos completos, por ejemplo presupuestos;
- Aplicaciones en matemática (teoremas, graficando funciones polinominales, aproximación de raíces irracionales, hipótesis); comparaciones, estadísticas, encuestas…
Lotus es el primer programa de hoja de cálculo en introducir rangos de celdas, macros para las planillas y celdas con nombres. Con Lotus 1-2-3 es más fácil la utilización de planillas de cálculo y agrega la posibilidad de hacer gráficos y bases de datos.
Lotus 1-2-3 es aún uno de los paquetes de aplicaciones más vendido de todos los tiempos.
2.2 Beneficios y Productividad
- Lotus 1-2-3 estableció el software de planillas de cálculo como un paquete de presentación de datos importantes así como una herramienta de cálculo compleja.
- Ofrece a los usuarios herramientas que les permiten alcanzar el trabajo realizado rápidamente y con mayor eficiencia.
- AutoTotal permite sumar una serie de números con sólo tipear la palabra "Total", automáticamente se abre la más amplia función de planilla de cálculo.
- Lotus InfoBox es una herramienta de tarea sensitiva que ofrece a los usuarios información sobre cualquier selección de objeto y les permite fácil y rápidamente cambiar la selección de propiedades. Toda la edición es dinámica para brindar a los usuarios una respuesta intantánea de sus elecciones.
- Impresión dinámica previa permite a los usuarios editar simultáneamente y pre-ver sus hojas de trabajo. Con esta función los usuarios pueden ver instantáneamente el efecto de los cambios que realizaron en el rango de impresión de su hoja de trabajo antes de imprimir.
- Outlining ofrece la opción de realizar rápidamente un sumario de los datos de la hoja de trabajo dentro del formato outline. Los usuarios pueden focalizarse en los detalles para proveer un sumario visual top-line de su trabajo, que pueden imprimir con cualquier hoja de trabajo 1-2-3.
- Lotus Chart simplifica la creación de los más complejos cuadros. Debido a que éste es un componente compartido en SmartSuite, los usuarios pueden aprovechar esta capacidad con integración entre 1-2-3 y otras aplicaciones SmartSuite. La aplicación Lotus Chart ofrece la posibilidad a los usuarios de facilitar la creación de cuadros adaptados, un nuevo rango de nuevos cuadros 3D, múltiples tipos y tabulados y mejorar la edición, formato y manipulación de todos los elementos del cuadro.
- Títulos de hojas de trabajo pueden ahora ser seteadas a través de un paso rápido. Los usuarios pueden modificar el tamaño o el contenido de los títulos de la hoja simplemente clickeando y trasladando dentro del cuadro de la hoja de trabajo hacia una columna donde el titulo finaliza.
- Aplicaciones SmartSuite 1-2-3 son diseñadas para trabajar juntas y hacerles más fácil a los usuarios completar las tareas de aplicación comunes. Todas las aplicaciones SmartSuite de 32 bits comparten los mismos elementos de la interface de usuario, así como también herramientas comunes tales como Lotus Chart, y SmartCenter.
- 1-2-3 y Lotus Approach ahora pueden trabajar mejor en conjunto para ofrecer a los usuarios todo el poder de la base de datos de Approach en 1-2-3. Los usuarios pueden acceder a la poderosa funcionalidad de Approach para conducir datos, crear formatos, niveles de mail y reportes directamente desde 1-2-3.
- Una característica importante de Lotus 1-2-3 es que es compatible casi al 100 % con el sistema operativo UNIX.
Excel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512k en 1984-1985. Excel es una de las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la capacidad de clickear utilizando un puntero. Anteriormente se consideraba, que la planilla de cálculo Excel era para mucha gente más fácil que usar que el comando de interfaz de línea de los productos de PC-DOS.
3.2 Descripción del Programa
Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o más hojas. Una hoja es como una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas que guardan datos. Los datos pueden ser números o texto que pueden introducir fórmulas que calculan valores basados en referencias a otros números del libro.
La hoja de Microsoft Excel tiene una longitud de 16.384 filas y un ancho de 256 columnas.
3.3 Ventajas y características principales
- Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser una factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar las comisiones, los pagos, etc
- Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos – en Excel son muy precisos.
- Excell incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los técnicos llaman "optimización": calcular el mejor valor de una función sometida a unas restricciones -o a ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las que calcula las soluciones es asombrosa.
- Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra…
- Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos
- Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.
- Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.
- Puede en Excel sumar filas y columnas.
- Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.
- La utilización de las casillas del excel para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores, es una de las características principales de este herramienta
- En excell podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitaramos una fila o una columna.
- Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.
En el mercado existen y han existido muchas hojas de cálculo y programas. En la historia de este tipo de programas se ha ido configurando un estereotipo de programa del que se pueden extraer diferentes propiedades que resultan deseables.
Las utilidades fundamentales de una consisten en la facilidad de recalcular e interpretar rápidamente datos numéricos. MS Excel es el programa ideal para la introducción e interpretación de los datos necesarios para llevar un control adecuado de la empresa, es capaz de gestionar de forma inteligente las nóminas, contabilidad, gastos extras, y demás aplicaciones financieras.
Integrantes
Larissa G. Martínez S.
Betty Y. Jimenez
Materia Aplicaciones Financieras
DECANATO DE CONTABILIDAD