La organización de los archivos de gestión

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.) es una empresa del Estado venezolano con forma de sociedad anónima, adscrita al Ministerio del Poder Popular Para la Alimentación (MINPAL) y forma parte de los organismos de la administración pública descentralizada.

En los actuales momentos, los archivos de gestión del departamento de Consultoría, Contabilidad, Tesorería, Facturación y Comercialización de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A) entre otros, presentan una gran desorganización en casi la totalidad del subfondo documental, lo que impide tener un fácil acceso a la información y atrasa los trámites administrativos llevados a cabo dentro de la institución.

Los problemas presentados en los archivos de La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.), se deben en gran parte, a que estos no cuentan con lineamientos que normen los procedimientos archivísticos para el correcto tratamiento de la documentación existente en los archivos de gestión de la institución, así como un personal capacitado en el área, que pueda solventar las vicisitudes que se presenten y que conozcan las diferentes operaciones archivísticas que se utilizan en los archivos. Es por ello que al momento de ser requerido algún documento por una gerencia o departamento de (LA CASA S.A), no es posible localizarlo inmediatamente a causa de hallarse mal ubicados en los archivos.

En algunas ocasiones se consigue que la documentación por haber sido tratada por personal no capacitado en el área, se encuentre en mal estado; mutilada; perforada; manchada; húmeda con presencia de hongos; polillas y roedores, siendo imposible que se pueda consultar la información por su alto nivel de deterioro y contaminación.

1.1.- Objetivos.

1.1.1.- Objetivo general.

Proponer lineamientos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A).

1.1.2.- Objetivos específicos.

• Efectuar un diagnóstico de la situación actual del subfondo documental de los archivos de gestión para la organización y estandarización de los archivos de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).

• Evaluar el tratamiento de la documentación de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).

• Elaborar una propuesta sobre la creación de la guía de lineamientos archivísticos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).

1.2.- Justificación.

La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas, LA CASA S.A., es una empresa del gobierno venezolano, la misma está dedicada a la comercialización y distribución de alimentos pertenecientes a la cesta básica venezolana. Debido a la gran importancia que posee la documentación generada en esta Institución, se propone la organización de los archivos de gestión, ya que, al optimizar las técnicas archivísticas de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícola (LA CASA S.A.), mejorara la gestión de información de las actividades administrativas, legales y jurídicas.

La documentación resguardada en los archivos de la institución., posee gran importancia en la parte jurídica, legal y administrativa, es por este motivo necesario la aplicación de las técnicas archivísticas al sub-fondo documental, organizando y estratificando así todos los archivos de gestión de la Corporación.

Teniendo los archivos de gestión organizados y clasificados correctamente se podrá tener un acceso rápido y fácil a la documentación, eliminando así todos aquellos inconvenientes que no permitan conseguir información requerida por el personal a tiempo.

En tal sentido este proyecto no sólo va a ofrecer aplicar nuestras experiencias archivísticas como son:

1. Acopio o reunión de documentos

2 Organización documental

2.1. Clasificación documental

2.2. Ordenación documental

3. Numeración y Signatura

4. Selección documental

5. Expurgo de documentos

6. Descripción documental

7 .Conservación

8. Digitalización de los Documentos

Sino que, al establecer lineamientos de organización en los archivos de la institución, permitirá que la documentación producida se organice y conserve de mejor manera y las búsquedas sean más rápidas y eficaces.

Es importante señalar que esta investigación nos ha permitido ampliar nuestros conocimientos en el área de los archivos de gestión, la cual no ha sido desarrollada o profundizada por otros autores en tesis de grado, ya que muchos de ellos solo trabajan con los archivos centrales o con la creación de algunos manuales para los mismos.

Es por ello que este trabajo nos ha permitido establecer los pasos para su elaboración, así como los procesos que lo implican (clasificación, ordenación, descripción entre otros). La investigación no solo esta encaminada para el conocimiento del tema, sino, que ella abre muchas inquietudes para que otros investigadores se vean interesados en el tema y puedan realizar muchas mas investigaciones en el área, para así poder contar con un gran numero de investigadores que realicen trabajos referente a los archivos de gestión, deben de realizar repetidamente los mismos esquemas de trabajos con los archivos centrales.

CAPITULO II

MARCO TEORICO REFERENCIAL

2.1.- Antecedentes de la investigación.

En la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela (UCV), se han elaborado al pasar del tiempo muchas investigaciones que plantean la creación de archivos centrales e históricos, que nos sirvieron como soporte a la propuesta planteada.

Como fuente de información necesaria para el desarrollo y análisis de esta investigación, se encontraron las siguientes investigaciones:

• Propuesta para la creación del Archivo Histórico de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas CASA S.A. Autor: Ronald Suárez. Tutor: Prof. Maria Magdalena Polanco.

Esta propuesta nos plantea un estudio exhaustivo de todas las amenazas que presenta actualmente el archivo de la CASA S.A., este estudio se realizo con la finalidad de establecer los lineamientos de organización, restauración y conservación documental, para acceder de manera eficaz y eficiente a la información e impedir el deterioro de la documentación almacenada en el fondo documental.

• Propuesta para la creación del Archivo Central de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (CASA). Autora: Elba María Izaquita Millán. Tutor: Prof. Neusebeli Bracamonte.

Plantea la creación del archivo central estableciendo normas y lineamientos para el correcto funcionamiento del archivo central.

Estas investigaciones, han representado resultados significativos, por la metodología y diseño aplicado, lo cual hace posible el apoyo a la investigación propuesta.

2.2.- Antecedentes de la corporación de abastecimiento y servicios agrícolas.

"La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.), es una empresa del Estado venezolano con forma de sociedad anónima, adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Alimentación (MINPAL) y forma parte de los organismos de la administración pública descentralizada."[1]

La Corporación CASA S.A., fue creada con capital del ¡nco Industrial de Venezuela C.A., y la sociedad Financiera Industrial de Venezuela C.A. (FIVCA) y se constituye legalmente el día 02 de agosto de 1989, ante el registro mercantil I de la circunscripción judicial del distrito federal y Estado Miranda bajo el número 44 del tomo 36-a-pro de la misma fecha.

Esta es una empresa líder y eficaz del Estado venezolano, proactiva en la comercialización y suministro de లoductos alimenticios de la cesta básica,੮sumos, bienes de producción y servicios de las cadenas agro- productiva y agroalimentarias, adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Alimentación (MINPAL).

La CASA cuenta actualmente con una gran cantidad de silos para almacenar cereales con una capacidad de almacenamiento instalada de 1.372.120 tm y operativa de 995.490 TM.

En este momento el 98,63% de las acciones de la Corporación son propiedad de la República Bolivariana de Venezuela, constituyéndose este en su mayor accionista.

2.2.1.- Objetivos de la corporación La CASA S.A:

• "El abastecimiento y administración de los centros de recepción, almacenes de depósitos y silos frigoríficos.

• La elaboración de proyectos para la construcción, acondicionamiento y operación de silos, frigoríficos, mercados mayoristas y minoristas.

• El desarrollo de programas de servicios agrícolas.

• La intermediación para la colocación y venta de productos agropecuarios, pesqueros y acuícola y cualquier otra modalidad"[2].

2.2.2.- Misión.

"Fortalecer, Desarrollar y Promover la rearticulación de las relaciones entre el campo y la ciudad, impulsando la producción agrícola, insertada en una alianza social con las comunidades a través de los Consejos Comunales, empresas estatales, y la pequeña propiedad, así como la comercialización y distribución de productos alimenticios orientado a satisfacer las necesidades y requerimientos del Pueblo."

2.2.3.- Visión.

"Consolidarse como una empresa líder en la comercialización de productos alimenticios a nivel nacional, garante de la Seguridad Alimentaría donde predominen los valores y principios socialistas, la solidaridad, igualdad y el humanismo."[3]

2.2.4.- Valores.

LA CASA posee valores que caracterizan su cultura y determinan su actuación en cualquier lugar donde se desarrollan sus actividades, y que se expresan a través de la cultura particular de sus filiales y empresas asociadas. Estos valores rectores son:

• El patriotismo: vivir plenamente nuestro compromiso como ciudadanos y fomentar el respeto que debemos a nuestra nación.

• El amor por nuestra gente: reconocer al trabajador de la corporación como su recurso más importante, ofreciendo oportunidades de crecimiento y autorrealización tanto en lo personal como en lo profesional, para el desarrollo de sus cualidades que le permitan asumir con magnanimidad, optimismo y compromiso sus responsabilidades en el trabajo, la familia y la comunidad donde realice sus labores, reforzando así, la paz, el respeto y la tolerancia en la prestación eficiente de sus servicios.

• La solidaridad con la comunidad: participar con las comunidades donde la corporación realiza sus actividades, por medio de acciones propiciadoras del desarrollo integral de las mismas.

• La gratitud hacia la naturaleza: promover el mejoramiento, conservación y protección del medio ambiente en el cual se desarrollan sus operaciones.

• La responsabilidad social: mantener los más altos niveles de responsabilidad ante los accionistas, clientes, proveedores, contratistas, gremios, empleados y relacionados con la corporación, garantizando el cumplimiento de las condiciones convenidas y la prestación de servicios y oferta de productos de la mejor calidad.

• La ética: conducir sus actividades con estricto apego a los altos principios morales y asumiendo plenamente sus obligaciones con las personas e instituciones con las cuales se relaciona.

• La excelencia: Alcanzar la excelencia por medio del mejoramiento continuo en la calidad de los procesos, productos y servicios.

2.2.5.- Estructura organizativa.

La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.), se encuentra estructurada en tres (3) direcciones principales, las cuales se rigen por las órdenes emanadas de la Consultoría Jurídica y Presidencia de CASA. Estas a su vez poseen unas series de departamentos y unidades de staff que ayudan en el funcionamiento de esta institución, así como se muestran en la siguiente grafica, la cual presenta en detalle el funcionamiento jerárquico que posee esta gran empresa del Estado venezolano.

www.corporacioncasa.com.ve (biblioteca virtual).

2.3.- Archivo.

Para Antonia Heredia: "El verdadero concepto de archivo va ligado indiscutiblemente a los documentos, pero no cualquier documento sino a los documentos de archivo, y sobre todo al servicio y utilidad de esos documentos para la sociedad."[4]

Según E. Lodolini se puede definir archivo como: "el conjunto de documentos que se forman en un ámbito de una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades, una vez culminados el paso o tiempo para el cual fue creado se seleccionara para su conservación. Los archivos son parte esencial de los recursos de información de una institución porque su documentación expresa en forma original, el desarrollo histórico de la misión, función y actividades de la misma."[5]

De acuerdo al autor Cruz Mundet en su investigación basada en la Ley del Patrimonio Histórico Español los archivos son considerados como: "los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, publicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa."[6]

2.4.- Etapas del archivo.

El fondo documental de los archivos de una institución debe pasar a lo largo del tiempo por distintas etapas las cuales, van a permitir que los documentos atraviesen todas las fases o procesos necesarios para que culmine adecuadamente su fase de tramitación o de vida, para que luego pueda decidirse cual será la ubicación o destino del documento, a continuación les presentamos las etapas del archivo:

2.4.1.- El archivo de gestión.

Aquí encontramos: "Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea mas conocido como archivo de oficina."[7]

2.4.2.- El archivo administrativo.

"Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y complejidad se distinguen unos locales acondicionados como archivo administrativos; en la mayoría es el propio archivo quien acoge ésta y las demás etapas."[8]

2.4.3.- El archivo intermedio.

Aquí la documentación ha perdido prácticamente su utilidad, es por ello que los archivos administrativos transfieren sus documentos a este.

2.4.4.- El archivo histórico

A partir de este momento, seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituyen parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad. La documentación que lograr llegar a esta etapa se considera de mayor importancia cultural, social, política y económica, ya que la misma abarcara innumerables aportes a la humanidad, en donde gracias a estos documentos se podrá conservar la memoria histórica de los países o por que no del mundo, ya que al pasar de los años muchas culturas han plasmado información en los papeles, los cuales han sido resguardados en los archivos históricos de las naciones para que el mundo con el pasar del tiempo pueda conocer su pasado.

2.5.- Funciones de los archivos

Para ofrecer servicios eficientes en la búsqueda de la información se deben cumplir ciertas funciones como las que ofrecemos a continuación:

• 1. "Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

• 2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas

• 3. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.

• 4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.

• 5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

• 6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice su conservación integra en el tiempo.

• 7. Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio."[9]

2.6.- Clasificación de los archivos.

Tomando en consideración la clasificación de la profesora María Magdalena Polanco, quien es una de las especialistas en la cátedra de planeamiento archivístico de la escuela de bibliotecología y archivología de la Universidad Central de Venezuela, los archivos son clasificados de la siguiente manera:

2.6.1.- Por su origen.

• Archivos Públicos: Son propiedad de las instituciones públicas gubernamentales de carácter imprescindible, e inalienables y no pueden ser destruidos, por lo general custodian documentos públicos accesibles al público en general.

• Archivos Privados: Preservan la historia de una compañía, institución, familia o grupo social, además garantizan la efectividad de sus negocios para conservar la evidencia de sus funciones y procedimientos administrativos.

• Archivos Semiprivados: Son aquellos que perteneces a empresas mixtas, es decir, parte de su capital es proporcionado por el estado y los otros, por inversionistas privados, nacionales o extranjeros.

2.6.2.- Por su consulta.

• Activos: Preservan documentación vigente, las cuales son consultadas frecuentemente por los usuarios.

• Semiactivos: Son aquellos donde se custodia la documentación de poca consulta, cuyo valor administrativo a expirado, su consulta es exporadica u ocasional.

• Inactivo: Comprende el traspaso decisivo de los documentos permanentes de acuerdo a disposiciones legales, fiscales y comerciales. También recogen documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional conservan valores históricos, políticos o documental.

2.6.3.- Por su contenido.

• Administrativo: Conserva toda clase de documentos referidos a la administración de determinada empresa e institución.

• Generales: Es aquel donde se conserva toda la documentación generada y recibida por una institución.

• Especializados: Estos contienen solo documentos referidos a un área específica del documento.

2.6.4.- Por su ubicación dentro de la empresa.

• Centralizados: Son los que se encuentran en un lugar o local específicos para facilitar un servicio de consulta diaria al personal que labora en dicha empresa.

• Descentralizados: Son aquellos que trabajan por su cuenta sin tener que ver con archivos de otras oficinas.

2.6.5.- Por la edad de los documentos.

• Archivos de Oficina o de Gestión: Son los encargados de conservar y administrar la documentación en etapa prearchivística dentro de la administración y debe ser transferida a los archivos centrales en un plazo superior o igual a cinco (5) años de haber cumplido el fin por el cual fue creado.

• Administrativos: Es la etapa de la concentración de los documentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no es seguro, es decir las tramitaciones están conclusas pero en un momento determinado pueden ser solicitados para solucionar un asunto en particular para la toma de decisiones.

• Históricos: Son aquellos, que se encargan de resguardar, preservar y conservar la documentación de carácter permanente, seleccionada por la junta evaluadora de las instituciones, ya sea, por su valor informativo, histórico y cultural, por cuanto constituyen el patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.

2.6.6.- Por su valor.

• Administrativos: Son los que conservan toda la documentación generada en actos administrativos y constituyen un medio consultivo para la toma de decisiones en el ejercicio de la misma.

• Legales: Son los que tienen documentos, que por su valor están señalados en alguna Ley y tienen vigencia en el tiempo que lo señalan.

• Históricos: Son aquellos que están relacionados con la vida de la empresa o nación, son importantes para los investigadores, historiadores, sociólogos, políticos que desean conocer el origen y evolución de determinadas instituciones.

• Fiscales: Son los que necesita un Ministro para indicar el origen de las sumas recibidas, como se distribuyeron controlaron y gastaron los presupuestos públicos del Estado.

2.7.- Documento.

Arévalo J. expresa que el documento "es la materia prima de la diplomática, de la archivología y de las ciencias documentales; objeto formal de la archivología y las ciencias de la documentación." [10]

La Ley del Patrimonio Histórico Español expresa: "que el documento no es solo un soporte físico que contiene información, sino que también, es una expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen".[11] El documento es una de las expresiones mas antiguas que han existido en nuestros tiempos, en el muchas personas han plasmados sus ideas, es por ello que se le considera la materia prima de la diplomática, ya que el documento es quien soporta todas esas informaciones valiosas para el mundo.

2.8.- Tipos de documentos.

El tipo documental es un modelo o ejemplar, representativo de cosa figurada, figura o talle de un documento, clase como naturaleza misma de los documentos, Cada uno de los grandes grupos taxonómicos en que se pueden dividir las unidades documentales archivísticas.

En cuanto a la tipología documental, ha generado una serie de estudios sobre el tema; así tenemos impreso, formulario, carta o memorando.[12]

2.9.- Documento de archivo.

Según nos expresa Vázquez M, documento de archivo "es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información."[13]

Arévalo J., menciona que es un "soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluye tanto los jurídicos como los administrativos, distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines conservados como prueba e información. Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones especificas."[14]

2.10.- Ciclo vital de los documentos.

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo histórico.

El ciclo vital de los documentos de archivos según Manuel Vázquez, esta clasificado en tres edades, las cuales son:

2.10.1.- Primera edad.

En esta fase es donde el documento nace, es el lugar en donde se comenzara a elaborar los distintos documentos de las entidades públicas o privadas, para sus diferentes tramitaciones dentro del ente público o privado.

2.10.1.1.- Momento de la planificación.

"La producción documental no puede surgir improvisada para responder al apremio de una necesidad. Debe nacer de un estudio integral, que vaya llevando los tipos documentales a la normalización. Primero los documentos facilitativos o comunes y luego los sustantivos o característicos de cada institución. La planificación estudia tres elementos, los cuales son: la información, el soporte o medio y el recorrido."[15]

2.10.1.2.- Momento de tramitación.

Esta es motivo de la burocracia, tiene como fin acumular los antecedentes que necesitan la autoridad o emisor del documento, para poner en vigencia tal documento. En este momento, pues, se produce la acumulación de datos e información. El documento suele hallarse muy activo, es requerido por el iniciador, por distintas oficinas y por la autoridad que ha de resolver, este puede ser sometido a confidencialidad que, en algunos casos es de importancia decisiva, como en las licitaciones.

2.10.2.- Segunda edad.

En la segunda edad del documento, es donde se fijaran los tiempos de durabilidad de los mismos, ya que al crear un documento, este tiene un tiempo de vigencia el cual estará definido por las etapas que se mencionan a continuación.

2.10.2.1.- Momento de vigencia.

"El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental."[16]

2.10.2.2.- Momento de plazo precaucional.

Con una lógica primaria, cabría pensar que, agotada la vigencia, el documento se vuelve inmediatamente eliminable, ya que ha sido creado para estar vigente. Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento por precaución, ya que algunos documentos no pueden ser eliminados de un día para el otro, así su vigencia se haya expirado, es por este motivo que a los documentos se les debe conceder un plazo precaucional, el cual permitirá darle un poco mas de vigencia o durabilidad a los documentos que son muy importantes pero debido a las políticas de la empresa habrían perdido su vigencia.

2.10.3.- Tercera edad.

En esta etapa o fase, es donde se decide colocar a los documentos, que por su importancia no pueden ser eliminados y son puestos a la orden del archivo histórico de las distintas instituciones, para su resguardo permanente y así conservar esa memoria histórica que toda nación debe poseer para que las futuras generaciones puedan informarse y conocer que paso en estos lugares.

Es muy importante por lo menos en aquellos lugares como los archivos de recursos humanos o aquellos archivos donde alguna vez se elaboraron contratos, mantenerlos para futuras acciones que necesiten realizar las instituciones.

2.10.3.1 Momento permanente o histórico.

Una vez concluido el plazo precaucional, se ha de producir la selección de los documentos. Los de mayor interés para la investigación pasan a integrar el Patrimonio Documental. Los de muy poco contenido son destruidos.

2.11.- Técnicas archivísticas.

Las técnicas archivísticas son las herramientas que los archivólogos utilizamos para realizar todos aquellos procesos necesarios para la correcta organización de los archivos de una institución o de personas. Entre estas técnicas archivistitas tenemos: la clasificación, ordenación, descripción, selección, expurgo, traslado y transferencia.

2.11.1.- Sistema de clasificación.

La clasificación es una de las técnicas archivísticas a nuestro parecer más importantes, debido a que ellas nos permiten agrupar los diferentes tipos documentales en varios grupos, los cuales, luego podremos ordenar e inventariar. Cruz Mundet nos menciona que la clasificación "consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más ámplios a los mas específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original"[17].

La clasificación se estructura en tres tipos, los cuales son:

2.11.1.1.- Sistema de clasificación funcional.

Se refiere a las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos.

2.11.1.2.- Sistema de clasificación orgánica.

Consiste en agrupar las series de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructuras orgánicas de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades. Es decir, aquí es donde la documentación deberá clasificarse por el órgano que lo produjo, ya sea una gerencia de administración o por un departamento de tecnología de la información.

2.11.1.3.- Sistema de clasificación por materias.

Esta clasificación consiste en la observación y análisis del contenido del documento, es decir, según su asunto y materia lo podremos clasificar en distintos grupos, por ejemplo: convenios, actas, contratos, licitaciones, arrendamientos, otros. Este tipo de clasificación es muy común observarlos en los departamentos de consultoría jurídica, en donde la clasificación de los documentos de archivos se realiza de la manera antes expuesta.

2.11.2.- Sistema de ordenación

La ordenación es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación puede ser aplicada en cualquier cosa, ya sean documentos, objetos personales, herramientas. Todo está dispuesto según el criterio de ordenación que uno allá establecido para organizar las cosas.

Para los documentos, el método de ordenación dependerá de su criterio como se menciono anteriormente, pudiéndose ordenar por letras (alfabéticamente), por la fecha de creación del documento (cronológico), por la secuencia que lleven los expedientes (numérico), o por una combinación mixta que podrá ser alfanumérica.

2.11.2.1.- Cronológicos.

La fecha de los documentos es el criterio ordenador empleado por este método, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día.

Es muy común observar esta técnica en aquellos archivos en donde se resguardan los documentos de los departamentos de facturación y contabilidad, ya que en ellos su producción documental se basa primordialmente en la elaboración o generación de facturas contables, las cuales por su tipología documental es mas práctico y eficaz almacenarlos cronológicamente, para que al realizar la búsqueda de algún desembolso o factura sea mucho mas rápido y fácil de localizar dentro del archivo central o de gestión.

2.11.2.2.- Alfabético.

"Aquí utilizamos las letras del abecedario como criterio de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. Así cuando se consideran nombres de personas (método onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio.

Si se consideran los nombres de lugar (método geográfico), se ordena según su jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores; así en una serie de obras se comenzara por el barrio/distrito, calle/avenida/plaza, número de finca, planta y se finaliza con la vivienda.

Otro método bastante empleado es la ordenación por materias y no supone necesariamente una relación sistemática de las mismas, sino que puede ser simplemente la sucesión alfabética según la experiencia vaya probando su utilidad"[18].

2.11.2.3.- Numérico.

Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante. Esta es una de las opciones mas preferidas en los archivos de facturación y tesorería, al igual que el método cronológico son muy usados en estos departamentos ya que mucha de su tipología producida es generada por unas serie de números que deben ser almacenados de forma cronológica y numérica a la vez.

2.11.2.4.- Alfanumérico.

Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación. Es aquí en donde los archivistas de los expedientes de recursos humanos aplican esta técnica, ya que los expediente son identificados por el nombre del empleado y por su cédula de identidad. Los archivistas deberán almacenarlos de una manera práctica, para que al momento de realizar una búsqueda se les sea mucho más fácil buscarlos dentro de los archivos de gestión de recursos humanos.

2.11.3.- Sistema de descripción.

La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar (si esta es clasificada y ordenada).

Algunas de las normas más utilizadas para describir la documentación son:

• La norma internacional de descripción archivística (ISAD-G), la cual es utilizada para la descripción de una unidad archivística, utilizando los veintiséis (26) elementos que pueden ser combinados para este fin.

• La norma internacional sobre encabezamiento autorizado archivístico para entidades, personas y familias (ISAAR-CPF), "sirve para establecer los encabezamientos autorizados que describan las entidades, personas o familias que aparezcan como productores en la descripción"[19].

2.11.4.- Sistema de selección.

"Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto. Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad, y los documentos desprovistos de interés, por consiguiente destinados a la destrucción, existe una amplia zona de conservación parcial, es decir a seleccionar"[20].

Esta selección es desarrollada en dos fases, las cuales consisten en: una fase de carácter conceptual y otra práctica.

• Fase conceptual: Se comienza por los valores identificados, se decide y establecen los plazos y modalidades de selección para cada serie documental.

• Fase práctica: Se desarrolla directamente sobre las series documentales, aplicando el método seleccionado.

2.11.5.- Sistema de traslado.

Los traslados y las transferencias son acciones muy parecidas, ya que las mismas incluyen el movimiento de los expedientes de un lugar al otro. Cuando trasladamos la documentación tenemos que estar claros que cada uno de estos procedimientos poseen razones legales según el procedimiento que se este desarrollando.

Cuando se trasladan los documentos de una oficina productora al archivo central del mismo ente, estos documentos son trasladados normalmente por dos razones principales, que son:

• Terminaron los objetivos de su trámite.

• Se cumplió su plazo precaucional.[21]

La entidad productora es dueña de los documentos, ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna condición para acceder y consultar a sus documentos propios. La entidad, en concordancia con las leyes del lugar, puede establecer restricciones para la consulta de sus documentos.

2.11.6.- Sistema de transferencia.

La transferencia es el paso de los papales desde las oficinas que los han producido a las instituciones encargadas de su conservación, es decir, el paso desde las registrature de deposito al archivo (o bien, si se usa la terminología predominante en la Italia en el pasado, desde los archivos de deposito al archivo histórico o archivo general).

La transferencia se hace, ordinariamente, después de un lapso de tiempo mas bien largo, y, de todos modos, tal que asegure que los papeles ya hayan perdido interés para la oficina que los ha producido y, por el contrario, hayan adquirido interés para la investigación científica, o por lo menos, que al predominante interés administrativo le haya sustituido un predominante interés científico.

Cuando se transfieren los documentos de una oficina productora o de un archivo central del un ente al archivo histórico, es debido a:

• Terminaron los objetivos de su creación en la institución que los generó.

• Su consulta es prácticamente nula.

• Se cumplió su plazo precaucional en el archivo central de la institución.

• Resulta incomodo conservarlo al no ser utilizado[22]

Atendiendo a estos términos, cabe destacar que al realizarse la transferencia, los entes productores no son mas los dueños de la documentación, ya que los mismos pasan a la orden de los archivos generales e históricos, quienes serán los nuevos guardianes de estos expedientes, por lo tanto serán ellos quienes dictaminen las reglas para acceder a estos documentos ya transferidos.

2.11.7.- Sistema de eliminación.

En este proceso, es donde los documentos son destruidos, después de haber cumplido con su fase de duración o vigencia precaucional. Por lo general la eliminación de los documentos es responsabilidad directa del archivo intermedio, quienes son los que desarrollan los cuadros de expurgo.

Por lo general cuando se tratan de documentos muy importantes, se le deben realizar un estudio muy exhaustivo para ver si los mismos ya no son de utilidad para la institución, ya que algunos expedientes no pueden ser eliminados debido a la importancia del material. Por otro lado si se trata de documentos que ya han cumplido con su vigencia y los mismos son secretos, deberán ser quemados para evitar que alguna persona los pueda utilizar para su beneficio.

2.11.8.- Sistema de conservación.

En este proceso se determinan las condiciones mas optimas para el resguardo y almacenaje de los documentos, ya sean en depósitos o en oficinas. A continuación se presentan las siguientes:

a. Factores biológicos

Existen agentes biológicos como los hongos, insectos y roedores. Estos pueden ocasionar daños serios a los documentos de archivo y al mobiliario. Además de servir de medida preventiva para reducir los riesgos de infección, muchas sustancias químicas pueden utilizarse para destruir agentes biológicos, teniendo mucho cuidado en garantizar que estos químicos no dañen el documento y puedan usarse con seguridad. Algunos agentes químicos son extremadamente tóxicos para los seres humanos y solo deben ser utilizados por personal especializado en el área.

b. Microorganismos

Los documentos de archivo consisten principalmente de materiales orgánicos que son vulnerables al ataque de agentes biológicos. Los microorganismos ocasionan cambios en la pigmentación de materiales de archivo, algunas veces hacen que se tornen frágiles. El crecimiento de microorganismos depende de ciertas condiciones físicas y químicas, tales como temperaturas elevadas y variaciones en la humedad relativa, condiciones inadecuadas de almacenamiento, exceso de polvo. Si se presenta una infección por microorganismos debe consultarse a un microbiólogo para identificar al organismo, los factores que ocasionaron el ataque y para consultar las medidas requeridas para combatir y detener el daño.

c. Insectos, roedores y otras amenazas

Los insectos ocasionan daños con características morfológicas bien definidas, a los documentos y a los estantes. La infección por insectos también se ve favorecida por los factores climáticos que se presenten en el área de archivo, en la prevención de ataques deben tomarse medidas similares en las descritas para microorganismos, en caso de ocurrir una infección debe solicitarse la ayuda de un especialista en insectos "entomólogo" para que identifique las especies y aconsejar en las medidas para combatir y controlar el brote.

d. Humedad relativa

Con frecuencia se evidencian interpretaciones acerca del rango de humedad relativa recomendada. Se debe tener como mínimo entre 40-45% y como máximo 60-65%. Se interpreta que puede mantenerse la humedad en cualquiera de los valores comprendidos entre 40 y 65%.

e. Temperatura

La temperatura es un elemento de deterioro tan importante como puede serlo la humedad; sin embargo, sabemos que por si misma puede acelerar reacciones químicas en la oscuridad, resecar materiales giroscópicos (como papel, pergamino, papiro, cuero, tela, gelatina, etc.) además favorece la condensación de agua sobre los materiales (el agua en fase gaseosa pasa a liquida) cuando disminuye a temperaturas menores al punto de rocío.

f. Luz