La organización de los archivos de gestión (página 3)

Ficha de identificación del departamento de carnicos y lácteos

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación unidad de seguros

Ficha de identificación del departamento de oleaginosa y leguminosa

Ver anexos: 19

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de sal y azúcar

Ver anexos: 18.

Ficha de identificación del departamento de administración

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de infraestructura

Ver anexos: 4, 5, 6, 7

Ficha de identificación dirección de industria

Ver anexos: 8 ,9, 10, 11

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de aduana

Ver anexos: 23, 24, 25

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

4.7.- Representación gráfica de las fichas diagnóstico.

Los siguientes gráficos, plasman los resultados obtenidos en la aplicación de los diagnósticos realizados después de tomar una muestra de 18 archivos, previamente seleccionados para su estudio.

Este gráfico representa el tipo de luz que es mas frecuente en los archivos de gestión de La CASA S.A.

Aquí podemos apreciar de forma más clara el tipo de agentes contaminantes destruyen los documentos.

La ventilación en muchos de los archivos de gestión se encuentra desproporcionada, debido a que la misma no cuenta con controladores generales del clima para toda la edificación.

Se puede observar en la gráfica que son muy pocas las operaciones archivísticas empleadas en los archivos de la corporacion CASA.

Se observa que en muchos archivos no es usado el mobiliario más adecuado para almacenar los documentos.

Esta última gráfica, nos muestra los caracteres que se encuentran en los archivos de gestión que se tomaron como muestra para realizar los diagnósticos.

4.8.- ANALISIS DE RESULTADOS

FORTALEZAS.

• Existe muy poca resistencia al cambio de parte de los encargados de los archivos de gestión, esto nos permite aplicar de forma eficiente los lineamientos necesarios para la organización de cada subfondo documental

• Debido al gran volumen documental, es oportuna la aplicación de lineamientos que controlen y regulen la organización de los documentos en los archivos de gestión

• La presencia de personal capacitado para la aplicación de las técnicas archivísticas necesarias para su correcta organización.

AMENAZAS.

• La falta de mobiliario adecuado, ocasiona que la documentación este en riesgo constante, debido a que la misma se almacena en lugares no aptos.

• La carencia de condiciones ambientales adecuadas para la conservación y resguardo de los subfondos documentales.

• La falta de apoyo en la ejecución de diferentes proyectos a favor de la organización documental de la corporación de abastecimientos y servicios agrícolas, la casa, s.a.

• La necesidad de recursos humanos y económicos necesarios para ejecutar los proyectos planteados por el personal de archivo central de la corporación, la casa.

DEBILIDAD

• La falta de espacios adecuados para el almacenaje y resguardo de cada subfondo documental.

• La carencia de normas o lineamientos necesarios, que ayuden a solucionar los problemas archivistitos en los distintos archivos de gestión.

• La existencia de poco personal entrenado en el área archivística para el manejo diario de los archivos de gestión de la corporación.

OPORTUNIDADES

• Gran interés por parte de la directiva de la corporación la casa, en tener unos archivos de gestión organizados técnicamente.

• Propuestas en el área archivológica formuladas con anterioridad para el mejoramiento organizacional, el manejo de la información y el tratamiento técnico – archivístico (propuesta de archivo central y archivo histórico)

4.9.- Resultados obtenidos de la evaluación del tratamiento documental a los archivos de gestión de la corporación de abastecimiento y servicios agrícolas LA CASA S.A.

Luego de evaluar el tratamiento de los documentos en la corporación encontramos, que para el caso del control de préstamo de la documentación en este sentido se puede observar que no se lleva un control adecuado para este tipo de tarea. Lo mas apropiado seria instalar una pequeña base de datos y unas fichas de préstamo en donde cada usuario deje constancia de su firma y nombre legible entre otros, en el caso de los documentos que son llevados en libros diarios no son los mas aptos, ya que estos libros podrían perderse y con ellos la información que están allí.

También obtuvimos que la forma de organización de los documentos se presenta en 3 modalidades, las cuales son: alfanumérico, cronológico, numérica, presentándose un mayor porcentaje en el orden alfanumérico debido a que mucha de la documentación son facturas generadas por la compra de alimentos.

CAPITULO V

PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CASA S.A.

5.1.- PROBLEMA

La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.) Cuenta con un universo de 44 archivos de gestión pertenecientes a las diferentes Direcciones, Gerencias y Departamentos que operan en ella.

Actualmente existe una gran desorganización en los archivos de Gestión de la Corporación LA CASA S.A., por ello, es necesaria la aplicación de un instrumento que dicte pautas a seguir para la organización archivística de todos y cada uno de los diferentes archivos de Gestión que conforman esta importante institución del Estado Venezolano.

La problemática debe ser atacada desde un punto mas técnico, no basta solo con entrenar a un grupo de personas que se encarguen de organizar los archivos, lo mas idóneo para este problema es la aplicación de lineamientos archivísticos para que todas y cada una de las personas que se vean involucradas con los archivos de gestión de la Corporación CASA puedan mantener un correcto orden dentro de ellas.

5.2.- OBJETIVOS

5.2.1.- General

La organización de todos y cada uno de los archivos de gestión que existen en La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.) .

5.2.2.- Específico

La aplicación de las técnicas archivísticas que permitan una correcta organización del fondo documental de los archivos de gestión que funcionan dentro de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas LA CASA S.A.

Facilitar la búsqueda y recuperación de la información solicitada por los diferentes usuarios que consultan periódicamente estos documentos.

Conservar adecuadamente el subfondo documental de La Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas LA CASA S.A.

5.3.- MISION

Organizar todos y cada uno de los archivos de gestión de la Institución, para mejorar las labores Administrativas, Contables, Legales y Jurídicas.

5.4.- VISION

Contar con unos archivos de gestión organizados que den respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de los usuarios.

5.5.- GUIA DE LINEAMIENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CORPORACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AGRICOLAS, LA CASA, S.A.

Estos lineamientos se presentan con la finalidad de servir de apoyo y orientación a los funcionarios de la Corporación LA CASA, S.A. en sus gestiones administrativas, legales y contables.

Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El archivo como Gestor de documentos tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información.

Así mismo, está el archivo de gestión, se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la organización, debido a que albergan fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica, lo que implica que éstas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.

Las unidades de información dentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye (clasificación – ordenación – descripción) selección, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación al Personal que labora en la Corporación de Abastecimiento y Servicios agrícolas, LA CASA, S.A..

5.5.1- DISPOSICIONES GENERALES

Los archivos de gestión, son unidades administrativas que se regirán por las disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 de julio de 1945. Número 21.760); en sus artículos y su reglamento (Decreto) y los pronunciamientos que emane el Archivo General de la Nación.

Se ejecutarán lineamientos operativos y normativos para desarrollar los procedimientos archivísticos, y así lograr que en los archivos de gestión haya un control funcional de toda la gestión documental que se genere dentro y fuera de la Corporacion de Abastecimiento s y Servicios Agrícolas La CASA S.A.

5.5.2.- BASES LEGALES

• Ley de Archivos Nacionales

Gaceta oficial Nº 21.660 de fecha 13 de julio de 1945. Art. 1, 2, 3, 9, 11, 12, 14, 15.

• Reglamento del Archivo General de la Nación

Caracas 30 de diciembre de 1954. Art. 1, 6, 8, 9, 10, 11.

• Ley Orgánica de la Administración Central

Gaceta oficial Nº 36.807 de fecha 14 de octubre de 1999.

Decreto Nº 369 de fecha 5 de octubre de 1999. Art. 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79.

• Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos

Gaceta oficial extraordinaria Nº 5.891 de fecha 31 de julio de 2008.

Decreto Nº 6.265 de fecha 31 de julio de 2008. Art. 9, 10, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

• Ley Orgánica de la Administración Pública

Gaceta oficial extraordinaria Nº 5.890 de fecha 31 de julio de 2008.

Decreto Nº 6.217 de fecha 31 de julio de 2008. Art. 143, 144, 145, 146, 147, 148, 149, 150, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172, 173.

• Ley Contra la Corrupción

Gaceta oficial extraordinaria Nº 5.637 de fecha 07 de abril del 2003. Art. 6, 7, 8, 10, 19, 21, 22, 78.

• Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela

Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de la República Bolivariana de Venezuela. Caracas, viernes 24 de marzo de 2000. Art. 143, 247.

• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos

Gaceta Oficial N° 2.818 de fecha 1 de julio de 1981. Art. 30, 31, 32, 44, 45, 46, 47.

5.5.3.- NORMATIVAS:

• En la organización documental, se deberá respetar el Principio de Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un documento administrativo,

• La clasificación documental se realizará de acuerdo a las series documentales que se detecten en cada una de las área Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación del Archivo Central de la Corporación LA CASA, S.A., siguiendo las normas Internacionales de Descripción Archivistitas ISAD-G,

• Los documentos administrativos que se produzcan o reciba el ente, deberán ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un expediente o carpeta según la clasificación ya prevista. La disposición de los documentos deberá llevar el orden al de su producción, es decir, orden descendente, de arriba hacía abajo, un orden que muestre la secuencia histórica del asunto o trámite que realizan en cumplimiento de sus facultades y funciones.

• Los expedientes deberán integrarse con documentos administrativos originales, conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su sección y serie respectivas, señalando su título preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda, esto último deberá indicarse en la carátula del propio expediente.

• Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar debidamente registrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo de gestión.

• La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, CD, diskette, libros o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, etiquetas, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.

• La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación y confidencialidad.ࠌa pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando este sea el caso.

• Corresponde a los responsables del archivo, gestionar el traslado de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.

• Para transferir documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central:

• Que el documento haya finalizado su gestión administrativa.

• Que el índice de consulta del documento sea mínimo.

• Que haya terminado el plazo de vigencia sugerido por las tablas de Retención Documental de la institución.

5.5.4.- FUNCIONES GENERALES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

• Ejecutar la Normativa y Funciones del Archivo, de conformidad con la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 de julio de 1945. Número 21.760). Y La ley de Procedimientos Administrativos.

• Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la localización de la documentación producida en el mismo.

• Cada documento es clasificado, ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza.

• Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la información, preparando índices, guías e inventarios.

• Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta.

• Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del archivo de gestión.

• Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.

• Crear una normativa o manual de normas y procedimientos de confidencialidad para incluir los datos de los Documentos en el Sistema de Información.

• Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la información.

• Hacer cumplir a cabalidad los plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental en el archivo al la Unidad de Información de Correspondencia.

5.5.5.- PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CASA.

Para los Archivos de Gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas, LA CASA, S.A., se aplicara un procedimiento archivístico, representado por procesos que se dan con el fin de brindar una serie sistemática de acciones dirigidas hacia el logro de los objetivos de los archivos.

5.5.5.1.- PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

1.- Acopio o reunión de documentos

2.- Selección documental

3.- Organización documental

3a. Clasificación documental

3b. Ordenación documental

3c. Numeración y Signatura

4.- Descripción documental

5.- Conservación

6.- Administración de documentos.

7.- Digitalización de los Documentos

5.5.5.1.1. Proceso de Organización del Fondo Documental

5.5.5.1.1.1.- Sistema de clasificación de Documentos:

• Esta se realizará mediante la utilización de secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

• Luego se archivará en subsecciones siguiendo la línea esquemática del cuadro de clasificación.

• El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello, de acuerdo al cuadro de clasificación.

• Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas del documento.

5.5.5.1.1.2.- Sistema de ordenación Documental:

Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico cronológico por días, mes y año.

5.5.5.1.1.3.- Sistema de descripción Documental:

Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", es decir, anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la información contenida en las Tablas de Retención Documental.

La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices).

Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión", "inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para su búsqueda o localización, indexando la documentación, utilizando los caracteres de las normas ISAD-G.

Los elementos se agrupan en seis áreas de información:

• Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción

• Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción.

• Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción

• Área de acceso y utilización: información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua, características físicas)

• Área de documentación asociada: información acerca de los documentos que tienen una relación importante con la unidad de descripción (localización de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía)

• Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir en otras áreas.

Aunque estas áreas se pueden desglosar en 26 elementos las reglas recomiendan 5 esenciales:

• Código de referencia

• Título

• Fechas extremas

• Volumen

• Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental).

5.5.5.1.1.4.- Sistema de selección Documental:

• Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

• Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

• Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

• Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.

• El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.

• Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.

• Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.

5.5.5.1.1.5.- Sistema de conservación.

Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos, que se encuentran dentro de los archivos de gestión.

• Mantener el mobiliario a una distancia prudencial de 15 cm. de la pared aproximadamente, esto con la finalidad de prever una posible contaminación de hongos y bacterias provocada por la humedad de la pared.

• Evitar comer o ingerir bebidas cerca de los documentos, así como en las mesas donde se trabajan los mismos, es muy importante evitar el consumo de alimentos dentro de las áreas de trabajo, ya que al ingerir alimentos en estos lugares ponemos en peligro la integridad física del documento, pudiéndolo manchar o deteriorar por algún derrame de una bebida.

• No aglomerar carpetas unas encima de otras, ya que podría causar deformaciones de los documentos.

• Todos los recipientes de basura que contengan alimentos sean sacados diariamente de los edificios, para evitar una contaminación de agentes bacteriológicos dentro de las oficinas en donde funcionen los archivos de gestión.

• Las ventanas, puertas y respiraderos deberían mantenerse cerrados en la medida de lo posible, debido a que los insectos entran a través de ellos y su reproducción en los archivos se hace muy rápido, debido a que estos lugares forman un habitad ideal para todo tipo de insectos y roedores.

• Revisar todos los materiales que ingresen al edificio para que no entren con ellos roedores, especialmente insectos que puedan encontrar en este nuevo archivo otros insectos y comiencen una reproducción masiva dentro del mismo.

• Un programa regular de inspección y mantenimiento del edificio debería ser una prioridad muy alta si no existiese ya uno en ejecución. Un programa de este tipo puede prevenir o reducir las situaciones de emergencia comunes que resultan de la ruptura de tuberías, las deficiencias en los equipos de climatización, el cableado eléctrico desgastado, los drenajes obstruidos u otros problemas.

• Para evitar la proliferación de hongos y bacterias debemos contar con una humeada relativa aproximada de 40 a 45 % con un máximo admisible de 60 a 65 %. Esto evitara una posible proliferación masiva de microorganismos que destruyan los documentos.

• Se debe controlar la temperatura para evitar los procesos de aceleración del documento, ya que la temperatura excesiva provoca una serie de procesos químicos en el papel, ocasionándoles resequedad, filibridad del papel, entre otros.

• En áreas de depósito debe evitarse la luz natural ya que tiene un alto porcentaje de radiación. La luz artificial puede ser de tungsteno (bombillos, con poco contenido de radiación ultra violeta), también puede ser fluorescente (tubos cilíndricos de vidrio llenos de gas).

5.5.5.1.2.- Administración de documentos:

• 1. Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o expedientes) e instrumentos descriptivos.

• 2. Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

• 3. Seguir la estructura orgánica al momento de archivar Cuadro de Clasificación.

• 4. Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los Archivos para su respectiva localización

• 5. Al eliminar unidades documentales quedarán los espacios vacíos, por lo que se procederá a utilizarlos con nueva documentación, pero la numeración no será reutilizada, se llevará un control cruzado ente el inventario y las actas de eliminación.

• 6. Llevar registros mediante fórmulas de los préstamos de documentos.

• 7. Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.

• 8. Tramitar la devolución de los documentos.

• 9. Velar por la aplicación de las Tablas de Retención Documental de documentos, en los archivos de gestión.

• 10. Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestión (por estructura orgánica).

5.5.5.1.3.- Recursos humanos

En los archivos de gestión pertenecientes a la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas, LA CASA, S.A. se propone que el personal que labore en los archivos sea adiestrado, mediante cursos por un personal especializado en el área, que ayude al desarrollo, destrezas, capacidades y habilidades en funciones y actividades archivísticas.

En la institución existen varios archivos de gestión que poseen gran volumen documental, se propone la asignación de un Asistente para cada uno de los archivos de gestión, los mismos deberán ser estudiantes de la escuela de bibliotecología y archivología que estén cursando el 6to semestre en adelante.

Asistente de Archivo:

Objetivo:

• Colaborar en todas aquella actividades inherentes a la organización integral de la documentación.

Funciones:

• Realizar todos aquellos préstamos solicitados por los distintos usuarios de la institución.

• Elabora controles de préstamos de la documentación solicitados.

• Colaborar en la custodia y en la organización de la documentación del archivo de gestión.

• Elaborar los instrumentos de descripción de las series documentales que no requieran de una especialización.

• Colaborar en la aplicación de las tablas de retención documental propuestas por el archivo central y debidamente aprobadas por la junta evaluadora de la institución.

• Llevar a cabo la gestión y control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo vital de la documentación.

5.5.6.- CREACION DE BASE DE DATOS BAJO EL AMBIENTE DE MICROSOFT OFFICE (ACCESS) PARA LOS ARCHIVOS DE GESTION.

La elaboración de las bases de datos permitirá que los empleados de cada uno de los archivos de gestión, puedan mantener un orden de los documentos que reposan dentro de cada uno de estos archivos.

Es por ello que se ha propuesto en nuestros lineamientos que cada uno de los archivos de gestión posea una pequeña base de datos elaborada bajo un ambiente de office, específicamente el programa Access, que aunque no es un software libre, le permite a los archivólogos agilizar la organización de la documentación, así como minimizar los tiempos de búsqueda de cualquier documento solicitado dentro de los archivos antes mencionados.

Una bases de datos bajo software libre seria otra opción para el almacenamiento de la documentación dentro de la institución, ya que al estar entre los parámetros antes mencionados no seria necesario adquirir una herramienta propietaria para guardar los inventarios de los documentos de cada archivo. Pero debido a la gran accesibilidad de la herramienta Access es que recomendamos su implantación para resguardar las pequeñas bases de datos que se generen en la corporación CASA.

Esta herramienta se ha diseñado con campos bien definidos que nos permitirán organizar de manera rápida y eficiente los documentos resguardados en cada uno de los archivos de gestión, access nos ofrece la posibilidad de agregar gran numero de información en sus tablas, además de ofrecernos infinitas posibilidades como es las consultas, combinaciones de tablas de diferentes departamentos, opciones de realizar hipervínculos entre ellos, colocar códigos de seguridad en la base de datos, también nos ofrece un ambiente amigable, el cual no se presenta como muchas bases de datos complicadas de usar.

A continuación presentamos algunas de las pantallas de bases de datos, elaboradas para la organización y búsqueda de la documentación, en estas pantallas se muestran como es el proceso de creación y búsqueda final de la documentación.

Gráfico de pantalla Nº 1

Al momento de crear las bases de datos debemos elaborar en primera instancia las TABLAS, ellas nos permitirán realizar los comandos o ítems necesarios para descargar la información según sea el caso.

Gráfico de pantalla Nº 2

Luego de tener los campos diseñados, se procede a descargar la información en sus respectivas filas y columnas.

Gráfico de pantalla Nº 3

De igual manera que se desarrollo las tablas, debemos realizar las consultas, esto se realiza para verificar en un determinado momento la información que tenemos almacenada en la base de datos.

Gráfico de pantalla Nº 4

Esta es la presentación que debe tener toda tabla de consultas de una base de datos, claro esta que los campos varían según el archivo de gestión que las emplee.

Gráfico de pantalla Nº

5

Por ultimo se presenta lo que va a ser la ficha o formulario en donde se realizaran las consultas y nuevos ingresos de documentos, gracias a que esta base de datos permite ingresar nuevos documentos sin la necesidad de empezar desde el primer paso.

Otro medio de almacenaje de inventarios que se podrían implementar en los archivos de gestión, pero bajo un ambiente de software libre, seria la base de datos de GREENSTONE la cual aunque esta diseñada primordialmente para la catalogación de libros, estas se puede modificar con la ayuda de personal de soporte técnico y adecuarla para almacenar inventarios.

Este repositorio digital permite crear un pequeño servidor en donde podemos almacenar gran cantidad de información y distribuirla mediante la red interna de una institución.

Asimismo, es importante mencionar que esta base de datos a diferencia de Access permite almacenar hasta un aproximado máximo de 7 terabyte, proporcionando un amplio porcentaje de resguardo de información.

A continuación se presenta la estructura de greenstone.

Esta herramienta permite almacenar grandes cantidades de documentos, asimismo debe modificarse para poder implementarla en la estructura de archivo.

CONCLUSIONES

Luego de realizar la aplicación de los diagnósticos a los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícola La CASA S.A., nos pudimos dar cuenta que la mayor problemática existente en ellos es la falta de lineamientos que regulen la organización de los documentos, así como la inexperiencia de los trabajadores es otra de las fallas que encontramos al realizar este estudio.

Es por ellos que al analizar los diagnósticos, se decidió proponer unos parámetros que regulen todos los procesos archivísticos que se implementa en los archivos de la institución. La falta de técnicas archivológicas por parte del personal es una de las debilidades con que cuenta, es por ello que se recomendó que el tipo de personal fuese de un nivel académico mínimo para trabajar en este lugar.

Los lineamientos no solo serán pautas para organizar los documentos, sino que funcionaran como herramientas de aprendizaje para aquellos archivistas que, aunque no poseen la experiencia técnica tienen una experiencia laboral amplia y estos lineamientos le proporcionaran una ayuda útil para su trabajo.

RECOMENDACIONES

• Una de las principales recomendaciones, seria la capacitación del personal que labora en cada archivo de gestión, ya que al tener un personal bien capacitado en el área, el mismo será capaz de tomar la mejor decisión a la hora de organizar su archivo.

• Se recomienda que la estantería utilizada o empleada dentro de estos archivos sea de tipo metálica pintada al horno. Esto se recomienda así para evitar que el oxido afecte físicamente los documentos.

• La estantería deberá ubicarse a una altura prudencial del piso y las paredes aledañas, la distancia del piso deberá ser de 15 cm aproximadamente y unos 10 cm de la pared. Con las separaciones antes mencionadas podremos evitar que la humedad y posibles inundaciones afecten los documentos.

• Otro punto muy importante seria la correcta iluminación, por ejemplo: en el caso de un archivo que se encuentre con luz amarilla esta deberá ser remplazada por lámparas de luz blanca con protectores UV, para evitar que los documentos se resequen y se vuelvan quebradizos.

• Si el archivo es muy grande y amerita que las luces sean encendidas por sectores, debe aplicarse para no encender otros pasillos innecesariamente.

• Asimismo se recomienda que las temperaturas sean controladas con equipos especiales, en donde cada archivo de gestión posea una temperatura comprendida entre los 16º C hasta 22 º C

• Deben destinarse espacios apropiados para que reposen los documentos, estos deberán cumplir con las condiciones mínimas de seguridad para albergar papeles, como por ejemplo: estantería adecuada, clima controlado, acceso restringido a personal no autorizado, detectores de incendio, extintores, entre otros.

• Elaboración de descriptores o inventarios para mantener relacionados todos los documentos que se encuentre en los distintos archivos de gestión de La Corporacion de Abastecimiento y Servicios Agrícolas LA CASA S.A.

• Un punto importante es establecer medidas de seguridad para los archivos de la Corporacion, para evitar así que la documentación y las personas que laboran corran peligro de incendios.

• Al momento de colocar la estantería, la misma deberá instalarse lejos de las ventanas, esto es para evitar que los rayos solares dañen la documentación, de igual manera se debe evitar colocar los documentos cerca de los microondas, filtros y baños.

• No colocar los documentos debajo de los escritorios, sino buscar los espacios indicados para ellos, de esta manera se evitara que golpeen los biblioratos.

• Cada archivo de gestión debe mantener limpias las áreas de trabajo para evitar la proliferación de plagas y hongos, ya que en muchos lugares nos hemos percatado que existen criaderos de roedores, debido a que los archivistas guardan alimentos en ellas.

• Se recomienda que al realizar las desincorporaciones al archivo central o histórico, estas deberán realizarse con sus respectivos inventarios y ordenes de salidas de cada archivo, para llevar de este modo un control de la documentación que es desincorporada.

GLOSARIO DE TERMINOS

Archivos de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Ciclo Vital de los Documentos: Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo histórico.

Clasificación: De acuerdo a la teoría de Cruz Mundet, la clasificación "Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases desde lo más amplio a lo más especifico, de acuerdo con los principios de procedencia y de orden original."

Diagnostico: Proceso valorativo mediante el cual se identifica, con base en ciertas metodologías, los problemas, deficiencias o necesidades de un objeto determinado. Constituye una primera aproximación a la situación del objeto en estudio, en el que se detectan los aspectos que requieren cambiarse o mejorarse.

Eliminación documental: Es la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Fondo: Unidad de documentos, mayor, que abarca toda la producción documental de una institución.

Lineamientos: Son las directrices u orientaciones que se imparten para corregir las observaciones y recomendaciones de obligatorio cumplimiento.

Ordenación Documental: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano.

Organización: Consiste en cambiar el orden de los registros, para que el acceso a ellos sea más eficiente o rápido.

Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta características internas o externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando técnicas matemáticas y estadísticas.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Subserie Documental: División o divisiones de una serie documental con el propósito de delimitar de una forma más clara el conjunto de unidades documentales que hacen parte de la misma.

Tabla de Retención Documental TRD: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tratamiento documental: Es aquel que incluye la identificación, la organización y la descripción, da la consideración de operaciones a las tres.

Tipo Documental: Unidad Documental Simple, con características internas y externas que lo definen y distinguen como tal.

Valor Legal: Documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos testimoniales (Registro Civil).

Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el

Tesoro o Hacienda Pública.

Valor contable: Es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valoración documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

Vigencia: se refiere al tiempo de permanencia del documento durante su trámite administrativo.

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Autor:

Ing. Lic. Yunior Andrés Castillo S.

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2015.

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