La organización de los archivos de gestión (página 2)

La luz es otro elemento a considerar como fuente de deterioro del fondo documental, ya que es una energía y como tal potenciadota de variedad de cambios químicos. El daño generado por la luz tiene la particularidad de ser acumulativo. Para minimizar los daños causados por la luz, debe seleccionarse la menos energética y ha de controlarse la intensidad y duración de la misma. La luz puede ser natural o artificial pero toda fuente de luz es particularmente nociva a los documentos sensibles: papel, tintas y pigmentos, emulsiones fotográficas y cinematográficas.

2.12.- Los archivos de la administración pública venezolana.

Los archivos públicos son aquellos que tienen su dependencia en relación con las instituciones encuadradas dentro del derecho público (judiciales, militares, municipales, gubernamentales, etc.). [23]

Muchos estudios han sido realizados por grandes investigadores del área, tales como el Dr. Mario Briceño Perozo (1969), el SINASBI (1973), la Profesora Carmen Alida Soto y Maria Luisa Washer (1984), en donde mencionan, las deficiencias y desventajas que presentan muchos de los archivos de la administración pública Venezolana. Estas deficiencias presentes van desde lo micro a lo macro, ya que es común encontrar las mismas fallas en diferentes archivos.

En Venezuela aun falta que se cree una gran concientización del personal y los usuarios que se desenvuelven en estas áreas, ya que ellos son los garantes de que estos medios tan importantes como son los archivos, estén correctamente organizados, clasificados y bien conservados, debido a que toda esta información que reposa en ellos, es nuestra memoria histórica.

Entre las fallas más comunes encontradas en los diferentes archivos de la administración pública podemos encontrar:

• La escasez de presupuesto, es muy común en estos archivos, ya que muchos de ellos prefieren invertir en grandes proyectos que no tenga que ver con los archivos, muchos de los Ministerios invierten su presupuesto en lujosas camionetas, grandes equipos de computación, celulares, gastos administrativos, dejando a un lado lo mas importante, como lo es el archivo.

• Otro problema o falla presentada, es el personal no capacitado en el área, el cual se desenvuelve en su área de trabajo como mejor le parece. Esta falla es muy común encontrarla en distintos archivos, ya sean públicos o privados. Esto es debido a que no se le presta la verdadera importancia que es el archivo de una institución.

• La falta de una infraestructura adecuada para el resguardo de la documentación, es un tema que muchos archivólogos han tratado en estudios anteriores, ya que sin un repositorio apropiado para almacenar la documentación, esta se deterioraría en pocos años.

• Unas de las fallas mas importantes que se nos presentan en los archivos, es la falta de equipos y mobiliarios aptos para almacenar la documentación producida por los entes públicos y privados, la gran mayoría de estos equipos suelen ser aquellos que otros departamento desechan y son enviados a los archivos para que coloque los "papeles", como suelen llamarlos las personas ajenas a esta área o corazón de una institución.

Las normas no siempre están definidas adecuadamente en los archivos, ellos dejan muchas veces de crearlas, debido a que no les parece necesario el invertir tiempo y dinero en unas normas que regulen el manejo correcto de un archivo.

2.13.- Los archivos privados en los países en desarrollo.

A diferencia de los archivos públicos, los archivos privados son aquellos que se encuadran dentro de los derechos privados como los son: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas privadas.

Los archiveros de los países en desarrollo se enfrentan con casi todos los problemas propios de sus homólogos que tiene una tradición en materia de archivos más dilatada, y además con los siguientes o con algunos de ellos: inexistencia de material y edificios adecuados, de un sistema nacional de archivos que funcione eficazmente, de personal capacitado, de fondos y de un buen espíritu de trabajo. Pueden tener una o dos ventajas: una legislación reciente, en un cierto número de nuevas naciones, somete a la protección nacional tanto a los archivos privados como a los públicos, y el cometido de los Archivos Nacionales, en relación con la adquisición y la administración de archivos privados, puede ser mas fácil que en los países que cuentan con sistemas mas evolucionados; y ha de haber menos competencia que entre unas bibliotecas establecidas de antiguo, con tradiciones diferentes de administración de los manuscritos.

Por supuesto, ningún Estado deberá emprender un programa de adquisición decidida de archivos privados mientras o disponga de una estructura básica de gestión de archivos que funcione debidamente. Una vez logrado eso, no deberá haber demora alguna. Las respuestas al cuestionario, referentes a la adquisición, la clasificación y la descripción, que proceden de país en desarrollo ponen de manifiesto que lo tiene muy presente y que están en condiciones de aplicar unos procedimientos de archivos confirmados. Puede haber una ligera tendencia a administrar los archivos privados en ciertos aspectos como si fueran públicos pero, dada la semejanza entre los modernos archivos privados, en particular los corporativos, y los públicos, no parece que ello vaya a plantear grandes problemas. La enseñanza de las técnicas de administración de archivos privados debe ser una parte esencial de todos los cursos de archivística, y no es solamente en los países en desarrollo donde hay fallos al respecto.

Así pues, los archivos privados deben interesar a los archiveros de los países en desarrollo pero partiendo de la encienta y después de haber leído las obras publicadas sobre el particular, la única conclusión posible es que, en muchos países en desarrollo, no se procede efectivamente a la adquisición de manuscritos y archivos privados. Con unos medios de financiación más completos, unos sistemas más eficaces, mejores edificios, una formación del personal más adecuada y el desarrollo de las asociaciones profesionales mejorarán indudablemente la situación. Pero es posible que sea demasiado tarde entonces para los manuscritos y archivos privados que corren hoy peligro y para preservar la memoria de la población de más edad.

2.14.- Importancia de los archivos públicos y privados.

Estos son de gran importancia porque facilitaran la gestión de la administración pública e instituciones privadas, proporcionado acceso a los documentos en curso de las actividades administrativas cotidianas. Como lo plantea Antonia Heredia en su definición: los archivos son importantes porque salvaguardan los derechos de las instituciones facilitando la gestión administrativa para actuar como memoria y servir como fuente para la historia"[24].

Los archivos permiten a los individuos el ejercicio de su derecho, en cuanto al acceso de la información se refiere, ya que pone o coloca a su disposición los documentos de carácter administrativo y jurídico. Es un elemento fundamental para la toma de decisión para cualquier institución u organismo porque representa la memoria histórica de la misma y constituye a su mejor funcionamiento garantizado nuestros deberes y derechos documentales.

Para comprender mejor la importancia que poseen los archivos, es necesario mencionar algunos elementos:

• Para la administración: Cualquier empresa, entidad, gobierno o país recurre muy a menudo a los documentos que ellos producen, para tomar decisiones de gran envergadura y para responder ante cualquier trámite o demandas de orden administrativo, legal, jurídico y fiscal.

• Para la investigación: Son de vital importancia para los investigadores que buscan información sobre acontecimientos ocurridos en tiempos pasados.

• Para la comunidad y el Estado: Los archivos son fuentes documentales en cuanto a los derechos y deberes de las personas, instituciones y del Estado, actuando como instrumento de control público y social.

• Para el desarrollo económico y social: Garantizan la toma de decisiones con bases sólidas, ya que contienen información referente a la población, funcionamiento de los sectores productivos y de servicios, industrias y educación.

Resumiendo se puede decir que siendo los archivos custodios de la información generada o recibida por una entidad, grupo o persona, su importancia radica en el valor que posee para la investigación. la sociedad o comunidad, para el fomento de la cultura y el fortalecimiento de la identidad nacional.

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1.- Tipo de investigación.

La investigación es de tipo descriptiva, es decir, "que busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis"[25]. Los investigadores recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.

3.2.- Diseño de la investigación.

El diseño de la investigación que se va aplicar en el proyecto va a ser de campo, ya que se plantea utilizar mecanismos de recolección de información como la encuesta y la observación directa, que permita mostrarnos las debilidades y fortalezas que presenta el archivo, y un diseño de tipo documental, porque se va recurrir a investigaciones anteriores. Es por ello que: "este diseño constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable".[26]

3.3.- Población o universo de estudio

La población de estudio seleccionada en esta investigación esta conformada por los trabajadores y los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.).

3.4.- Muestra

Para la realización de esta investigación, la muestra representativa que tomaremos, será de un 30%, esto calculado a través de la formula estadística para poblaciones finitas, el porcentaje fue seleccionado por medio de una muestra heterogénea con variados niveles de relevancia en sus tipologías documentales que se encuentran en los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas LA CASA S.A. Esta se tomará de los subfondos documentales de los archivos de gestión de los departamentos de consultoría jurídica, tesorería, contabilidad, comercialización, almacén, facturación, cobranzas, tecnología, control de calidad, cereales, carnicos y lácteos, unidad de seguros, oleaginosa y leguminosa, sal y azúcar, administración, Infraestructura, Industria, aduana.

Para hacer el cálculo de la muestra a través de la fórmula presentada con anterioridad se tomó una población de cuarenta y cuatro (44) archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas LA CASA, con un error muestral de quince por ciento (15%), que es el error máximo admisible fijado que representa la diferencia máxima entre la media muestral y la media de población que estamos dispuestos aceptar, un nivel de confianza de noventa por ciento (90%); y una proporción P y Q de éxito o fracaso, del cincuenta por ciento (50%) respectivamente, debido a que estas probabilidades eran desconocidas.

Luego de aplicar la formula, la misma nos arrojo un total de dieciocho (18) archivos de gestión, los cuales serán estudiados para determinar el grado de deterioro y funcionabilidad de los mismos.

3.5. Instrumentos para la Recolección de la Información

La recolección de la información se realizó a través de la elaboración y aplicación de un diagnóstico en forma de cuestionario desarrollado según el manual de elaboración de diagnóstico previo ISO14001:2004, el cual será llenado con los datos obtenidos en las diferentes visitas aplicadas en esta investigación. Con este diagnóstico podremos recopilar los datos necesarios para el posterior estudio de estos subfondos documentales.

Asimismo se procedió aplicar una encuesta a los trabajadores en donde se midió el estado de preparación de los mismos.

CAPITULO IV

Diagnóstico a los archivos de gestión pertenecientes a la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas CASA.S.A.

4.1.- Identificación de los archivos de gestión.

Los subfondos documentales seleccionados para aplicar el diagnóstico son los archivos de gestión de consultoría jurídica, tesorería, contabilidad, comercialización, almacén, facturación, cobranzas, tecnología, control de calidad, cereales, carnicos y lácteos, unidad de seguros, oleaginosa y leguminosa, sal y azúcar, administración, Infraestructura, Industria, aduana, los cuales conforman la muestra seleccionada que componen el fondo documental de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas CASA.S.A.

Para este diagnóstico colaboraron los archivólogos Ronald Suárez, Elba Izaquita y el equipo que desarrolla este trabajo, para que realizáramos la aplicación del diagnóstico y se encargarán de visitar cada uno de los archivos de gestión seleccionado para su estudio y así conocer el estado en el que se encuentran estos archivos que se van a estudiar.

Los subfondos están compuesto en su mayoría por las siguientes tipologías documentales: facturas, contratos de mantenimiento, convenios, compra-venta, actas, minutas, memos, ademdum, correspondencia, informes, planos, constancias, circulares, expedientes de empleados, entre otros, que abarcan un aproximado de 27.000 expedientes. La tipología documental de Corporación CASA. Más antigua data de 1989, la mas actual del 2008.

Un aspecto importante de los archivos de gestión es que muchos de ellos no poseen normativas o lineamientos en cuanto a los préstamos documentales que resguardan, en muchas oportunidades los expedientes que se encuentran en préstamo se pierden o traspapelan, debido a que los encargados de los archivos de gestión no poseen ningún control sobre esta información.

4.2.- Resultados de las encuestas aplicadas al personal que labora en los archivos gestión.

Antes de realizar los diagnósticos a los archivos de gestión de la corporación CASA, se decidió aplicar una pequeña encuesta en donde se midiera el grado de preparación con que cuentan los encargados de los archivos.

El procedimiento que se llevo a cabo, consto de un pequeño cuestionario, en donde se midió el grado de instrucción, años en el archivos, organización de los documentos, si el personal utilizaba protección para manipular los expedientes, contratos o actas.

Asimismo, procedimos a realizar una representación grafica en donde mostramos las variaciones según el archivero estudiado, en estas encuestas pudimos afianzar que mucho del problema existente en los archivos de gestión de la corporación de abastecimiento y servicios agrícolas son en gran parte, culpa de la mala preparación del personal, por cuanto si en un archivo no contamos con personas preparadas para desarrollar las distintas actividades que se presente, el mismo no funcionara correctamente, provocando que los documentos se pierdan o traspapelen dentro y fuera de los archivos de gestión.

Un aspecto muy importante que nos mostró la encuentra efectuada a los encargados de los archivos, es que muchos de ellos no llevan un control técnico a la hora de prestar un documento. Al no aplicar esta simple tarea ocasiona la pérdida de muchos de los expedientes y contratos de la institución.

4.3.- Ficha de encuesta al personal de los archivos de gestión.

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

CONSULTORIA JURIDICA

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

TESORERIA

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

CONTABILIDAD

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

COMERCIALIACION

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

ALMACEN

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

FACTURACION

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

COBRANZA

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

TECNOLOGIA

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

CONTROL DE CALIDAD

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

CEREALES

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

CARNICOS Y LACTEOS

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

UNIDAD DE SEGUROS

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

OLEAGINO Y LEGUMINOSA

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

SAL Y AZUCAR

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

ADMINISTRACION

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

INFRAESTRUCTURA

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

INDUSTRIA

C= Cronológico A= Alfanumérico No= Numérico Na= Ninguna

ENCUESTA AL PERSONAL DE ARCHIVO DE GESTION

ADUANA

4.4.- Representación gráfica de las fichas encuesta.

Mediante esta ilustración obtendremos los valores más representativos de la encuesta realizada al personal que labora en los archivos de gestión, los cuales determinan una muestra significativa del estudio realizado en ellos.

En estas gráficas representaremos algunos valores que medirán la preparación del personal, años de experiencias, aplicación de algunas técnicas archivistitas para la recuperación del documento entre otras.

A continuación se presenta en detalle las siguientes:

Gráfico 1

Representa el nivel académico que poseen los archivistas

Gráfico 2

Aquí observamos el tiempo que tienen los archivistas trabajando en el área

Gráfico 3

Representa las medidas de seguridad que toman los trabajadores antes de manipular el documento.

Gráfico 4

Muestra los parámetros de control de documento que utilizan

Gráfico 5

Representa la medida de organización mas empleada en los archivos de gestión estudiados.

4.5.- Resultados de los Archivos de Gestión.

Actualmente los archivos de gestión se encuentran ubicados en espacios no aptos para su resguardo y conservación, debido a que siempre a los archivos se le da el peor espacio con el que cuenta una Corporación o institución de esta magnitud.

Al comenzar el estudio de los archivos nos pudimos dar cuenta que la mayoría de ellos, no cumplen con las condiciones mínimas de seguridad para el resguardo de la documentación, ya que muchos de ellos se ubican en depósitos, los cuales no poseen estanterías apropiadas o un clima apto para que los documentos se preserve y así evitar su destrucción, también existe la presencia de ventanas, en las que la luz solar llega directamente a los documentos o en algunos casos, luz artificial que no cuentan con ningún dispositivo que ayude a regular la intensidad de esta luz para proteger estos documentos.

Otros casos que hemos encontrado, es que en ninguno de los archivos existe medidas de seguridad para controlar un posible incendio, encontrándonos actualmente con rociadores esporádicos dentro de la corporación CASA que funcione con agua. A su vez los archivos de gestión no se encuentran aptos para almacenar tantos papeles, sin una prevención contra el fuego, que este bien estructurado.

En otros casos podemos encontrar que los documentos almacenados al lado de los equipos de refrigeración de la institución o cercanos a los baños los cuales casi siempre sufren desperfectos y ocasionan pequeñas inundaciones que llegan muy cerca de los archivos.

Un ejemplo muy preocupante de esto, es el lugar destinado para la creación del archivo central, el cual va a funcionar en la planta baja del edificio las fundaciones, el mismo ha sufrido varios percances ocasionados por su mala ubicación dentro de las instalaciones del edificio. En este lugar se han presentado inundaciones y varios cortos eléctricos que han provocado que los archivólogos deban abandonar las instalaciones para salvaguardar sus vidas, dejando así los documentos en este espacio mal diseñado para almacenarlos.

Encontramos también documentación debajo de los escritorios, debido a que no poseen lugares para almacenarlos, ocasionándoles así a los asistentes y personal administrativo que usen sus escritorios para almacenar documentos.

Los techos de los archivos de esta institución se podría decir que están dentro de los parámetros mínimos de seguridad para un archivo, ya que, muy pocos de ellos conservan los dobles techos o cielos raso.

Otra característica que notamos, es la presencia de roedores dentro de las instalaciones de la Corporación, esto no solo ocasiona daños a los documentos, sino que, puede poner en peligro al personal que labora en estas áreas de trabajo.

El ambiente climático que encontramos dentro del edificio o para ser mas específicos, en los pisos 9, 10, 11, 12, 13 y 14 del Edificio Las Fundaciones es muy irregular, debido a que en su mayoría carecen de ventilación controlada, ocasionando así, que las temperaturas dentro de las oficinas alcanzan altas temperaturas, provocando que los documentos se deterioren más rápido de lo normal. Y en otros casos como se puede conseguir en el piso 14 donde se encuentra Consultaría jurídica, la temperatura es demasiado baja y al trasladar estos expedientes a otros pisos en donde no cuentan con aire acondicionado, provocan la proliferación de hongos y bacterias que a menudo conseguimos en muchos de los documentos con los cuales trabajamos dentro de la Corporación de Abastecimiento y Servicio Agrícolas. CASA.S.A.

4.6.- Ficha de identificación de los archivos de gestión.

Ficha de identificación del departamento de consultaría jurídica

Ver anexos: 13, 14, 15.

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de tesorería

Ver anexos: 21, 22

Ficha de identificación del departamento de contabilidad

Ver anexos: 16, 17

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de comercialización

Ficha de identificación del departamento de Almacén

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de facturación

Ver anexos: 20

Ficha de identificación del departamento de cobranza

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de tecnología

Ficha de identificación del departamento de control de calidad

C= Clasificación, O= Ordenación, S= Selección, E= Eliminación, T= Traslado

Ficha de identificación del departamento de cereales

Ver anexos: 18