Estrategia Comunicacional para la Organización del Proceso de Dirección

Introducción

En el marco teórico referencial en la etapa inicial de estudio, se construye a través de la recopilación y consulta de los materiales relacionados con el tema, que favorecen las búsquedas de respuestas a las incógnitas que genera el planteamiento del problema de investigación.

Mediante el análisis que muestra a continuación se plasman criterios de diferentes autores que desde diferentes posiciones han abordado el tema de comunicación organizacional como recurso para mejorar la gestión organizacional, se evalúa actualidad e importancia de dichos criterios y se adoptan posiciones ajustadas al entorno de la Misión Sucre, así como su aplicabilidad en la aldea Guaicaipuro.

Papel de la comunicación en la organización del proceso de dirección dentro de la Misión Sucre

La organización Fundación Misión Sucre es una de las agrupaciones sociales más importantes de Venezuela, las cuales no se forman accidentalmente ni espontáneamente, son creadas por la deuda social dejada por la cuarta república a todos los venezolanos. El estado venezolano invierte confianza en estas organizaciones ya que uno o más individuos perciben que la acción coordinada de un número de personas puede lograr algo que la acción individual no lo permite. Según (Schein, 1995) dice que las organizaciones constituyen " la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito común, a través de la división del trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad"

Toda organización social tiene su propia cultura que la identifica, la caracteriza, la diferencia y le da imagen. Es importante conocer, expandir y consolidar la cultura de una empresa ya que ésta integra los comportamientos hacia metas comunes, constituye una guía en la realización de actividades, elaboración de normas y políticas para establecer directrices, en fin, la cultura encauza el funcionamiento global de la estructura señalando las prioridades y preferencias globales que orientan los actos de la organización. En tal sentido, es de suma importancia abordar el estudio de un medio imprescindible para dar a conocer, expandir y consolidar esa cultura propia de cada empresa. Ese medio, es la Comunicación Organizacional, este tipo de comunicación reviste de mayor importancia cuando se maneja dentro de un contexto de cambio organizacional producto de una adquisición, en donde entra en juego una serie de elementos a tomarse en cuenta, además del choque cultural que se pudiera presentar.

Tomando en cuenta a Lasswell H. (1948), el cual toma en cuenta las implicaciones de la comunicación masiva, diferenciándola de la interpersonal. La comunicación de masas siempre responde a una estrategia y en todo momento busca lograr un efecto con alto nivel de intencionalidad. No propone un esquema gráfico; más bien señala una serie de variables que deben considerarse al momento de planificar una comunicación dirigida a determinada cantidad de personas.

En 1949 Shannon y Weaver introducen el concepto de interferencia y la definen como cualquier cosa añadida a la señal entre su transmisión y su recepción. Dicha interferencia la hacen constar en el Modelo de Proceso Comunicacional de Shannon y Weaver, Norbert Wiener, en ese mismo año de 1949, las investigaciones marcan una evolución con la incorporación del fenómeno de la Retroalimentación, que había quedado desapercibido en los estudios de comunicación realizados hasta la época y siendo hoy día una variable fundamental dentro del proceso de comunicación. En su investigación hace especial énfasis en la influencia de la comunicación en el receptor y en su influencia en la acción posterior.

La comunicación organizacional según Fernández C. (1997) puede dividirse en:

Comunicación Interna: cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

Comunicación Externa: cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios.

Flujo de comunicación en las organizaciones (Katz y Kahn, 1990).

Es importante reconocer el marco en el que se produce la comunicación en una organización. El diseño de toda organización debe permitir la comunicación en las siguientes direcciones

Comunicación Descendente es la comunicación que fluye desde los niveles más altos de una organización hasta los más bajos. Estas comunicaciones que van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos: instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la noción de una misión por cumplir.

Comunicación Ascendente fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los más altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentación de quejas.

Comunicación Horizontal es la comunicación que fluye entre funciones, necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una organización.

Comunicación Diagonal es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización y es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.

La comunicación y su influencia en la organización del proceso de dirección

Es de importancia abordar definiciones como cultura y valores para entender el contexto en que se desenvuelve el cambio que involucra a dos culturas distintas y de esta manera decidir acertadamente a la hora de iniciar el respectivo proceso de comunicación organizacional con el propósito de interiorizar dicho cambio en los empleados.

En lo que se refiere a las organizaciones, cultura es el patrón de comportamiento general, creencias compartidas y valores comunes de los miembros, Fernández C. (1997). Implica el aprendizaje y la transmisión de conocimientos, creencias y patrones de comportamiento a lo largo de cierto período.

Toda organización crea su propia cultura o clima y refleja las normas y los valores del sistema formal y la manera en que los reinterpreta el sistema informal. También refleja la historia de las luchas internas y externas, los tipos de gente que la organización atrae; sus propios procesos laborales y su planta física, las formas de comunicación y cómo se ejerce la autoridad dentro del sistema.

Hofstede G. (2011) un investigador del Instituto para la Investigación y la Cooperación Internacional (IRIC), Holanda, define la cultura como "una programación mental" que distingue a los integrantes de un grupo, expuestos a una misma educación y a experiencias similares.

Los valores presentes en el individuo y en toda organización se pueden definir como creencias bastante permanentes sobre lo que es apropiado y lo que no lo es, que guía las acciones y el comportamiento de los empleados para cumplir los objetivos de la organización. Generalmente los valores, las normas y los patrones de comportamiento que necesitan ser aprendidos a través de la socialización organizacional son: los objetivos de la organización, los medios a través de los cuales se alcanzarán los objetivos, las responsabilidades que le corresponden a cada miembro en la organización, los patrones de comportamiento requeridos para el desempeño eficaz del papel y un conjunto de reglas o principios que aseguran el mantenimiento de la realidad e integridad de la organización.

Una vez adquirida la empresa, la nueva directiva buscará impulsar su propia estrategia corporativa al igual que nuevas políticas y procedimientos. Dentro de la estrategia corporativa, se puede distinguir:

Tanto la misión como la visión son enunciados que tienen que ser compartidos por todos los miembros de la aldea. Donde se aprecia la importancia de la comunicación organizacional para lograr una adecuada difusión y de igual manera crear un compromiso y sentido de pertenencia en los miembros de la aldea para mejorar la gestión organizacional.

Para Sayago L. (2003) "La función innovadora de la comunicación incluye actividades de comunicación tales como los sistemas de sugerencias a nivel general, el trabajo de investigación y desarrollo…". La función de comunicación está relacionada con los espacios de socialización de la gente que permite un contacto con el ambiente físico y el humano a través de la información oportuna, amplia y puntual, lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificación con la organización. La comunicación busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas institucionales, reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual, estos trabajos se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras, por ejemplo:

La comunicación escrita es clara, precisa, completa y correcta, se califica como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ellas las personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información, esta puede darse a través de:

Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.

Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar mensajes o información con referencias, instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organización.

Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, allí se suele manejar información a través de otro medios sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, algo muy importante para que éstas funciones se debe tener en cuenta su ubicación, es decir la empresa establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de personal.

Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de todas las actividades en aras de contribuir al fomento de la investigación y de acontecimientos afines a la comunicación, en las revistas se consigna la realidad de la organización.

Periódico: Envuelva un área de conocimientos especializados, en muchos casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de información.

Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información especializada para los públicos internos y externos de la organización.

Comunicación masiva: Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los públicos internos y externos de la organización. Esta se da por medio de:

Entrevista: Es uno de los medios más utilizados dentro de la organización para la selección del personal, en otros casos la entrevista es empleada como un instrumento preliminar para estructurar la comunicación interna.

Reuniones: se define como una comunicación directa, donde intervienen más de dos personas, las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organización, donde se retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización.

Circuito cerrado de radio y televisión: son medios de comunicación que tienen como finalidad lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación, allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va hacer el comportamiento del otro, ese tipo de información suele desarrollarse en la comunicación verbal.

Desde el enfoque de comunicación organizacional se aprecian cuatro perspectivas:

• 1. Comunicación interna, actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización.

• 2. Comunicación externa, todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.

• 3. En la comunicación formal e informal se habla de comunicación multidireccional, es decir, descendente, ascendente y horizontal.

• 4. Comunicación descendente, es utilizada para emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el indicar instrucciones claras y especificas del trabajo que se debe realizar, en dicha comunicación se pierde el valor comunicativo que lleva el mensaje.

Fernández C. (2005), define la comunicación organizacional como "el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio, también la entiende como: Un conjunto de técnicas encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización y su medio o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos".

La comunicación como expresión de la calidad y estrategia en la gestión organizacional

Existe la necesidad fundamental de toda organización de mejorar continuamente sus procesos internos para ser cada vez más competitivo en una industria feroz donde el que no cambia desaparece, por tanto se puede diseñar una estrategia que tome en cuenta la organización como un todo y perfeccionar el proceso de comunicación que permita satisfacer y superar expectativas de los subordinados. Es por eso que se hace énfasis en estrategias de mejoras tomando la organización como un todo y no como partes. Vásquez M. (2007) mantiene que la calidad organizacional sostenible, da inicio a la búsqueda del logro de la satisfacción del cliente, la mejora continua y eficiencia de los procesos, es un trabajo arduo cuyo éxito depende de muchos factores que se entrelazan y complementan entre sí.

En conclusión se requiere de coordinadores que tengan el perfil de "liderazgo gerencial", es decir que sean líderes para motivar, y a su vez, que tengan los conocimientos científicos y la experiencia práctica para guiar eficazmente a la organización de calidad organizacional sostenible.

A partir de tal aspecto, se debe iniciar un desarrollo eficaz, sostenible y continuo de programas de capacitación, de innovación, de desarrollo de la creatividad y de programas de orden y limpieza en los puestos de trabajos que se conviertan en un hábito.

Según Martínez J. (2010) dice "hay que valorar a las personas si se quiere dirigir y conectar con ellas". Tomando en cuenta su trabajo para el aporte de esta tesis se considera la conexión con las personas el cual requiere esfuerzo, para ello se necesita destrezas de comunicación, deseos de hacer cambiar a las personas para ayudarlas, y un profundo conocimiento del propósito o misión personal, para saber exactamente donde llevar a las personas. Hay la necesidad de aprender a valorar a las personas si se quiere dirigir y estar conectados con ellos, no se debe subestimar a las personas. Algunos líderes se dejan llevar tanto por su visión que olvidan a sus seguidores, no pasa mucho tiempo antes de perder la conexión con ellos.

Hay necesidad de una mentalidad de cambiar las cosas, esto solo se logra si se cree en el trabajo, en que se puede cambiar las cosas, que los demás pueden cambiar las cosas, que su mensaje puede cambiar las cosas y que juntos se pueden cambiar las cosas. Por tanto se puede tomar en cuenta lo siguiente:

Buscar aspectos comunes: Para conectarse con otros, buscar en primera instancia aspectos comunes, donde halla concordancia con los demás, el proceso de comunicación es mucho más fácil si se encuentran cosas comunes que ayuden a superar obstáculos. Estos aspectos comunes pueden ser muchos, pasatiempos, estudios, intereses. Las personas se sienten más a gusto con alguien que comparte algunas cosas con ellas.

Iniciar los contactos con los demás: Un buen líder, nunca espera que la gente inicie el contacto, es más bien un iniciador, ir al lugar donde se encuentra la gente y conocerlos bien.

Reconocer y respetar las diferencias con los demás: Se debe entender que todos son distintos, tienen puntos de vistas distintos, al reconocer y respetar estas diferencias se abre un compás de empatía hacia los demás. Un excelente estudio de las personalidades y sus interacciones es el Eneagrama de las personalidades.

Tratar de comprender antes de ser comprendido: Esta es una llave muy importante en el desarrollo de la empatía, si se trata de comprender a los demás, se estará en la capacidad de manejar la comunicación en dirección hacia esas necesidades de los subordinados.

Puntos de verificación de la influencia: En primer lugar se debe evaluar la conexión actual, cuan fuerte es la vinculación con las personas, que tan poderoso son los lazos que se tienen con ellos Luego tratar de conectarse a un nivel mucho más profundo, invertir más tiempo con las personas a las cuales queremos influir.

La era de la información, frase que se juzga novedosa, ha sido la constante en el desarrollo de la humanidad. Siempre se ha estado rodeado de información, y si la organización pertenece a este desarrollo humano, el concepto de información es inherente al de organización. En el caso de la organización es necesario el justo centro en la producción, transmisión, manejo, uso y distribución de los datos ordenados, de la información.

Si estas expresiones cognitivas son la materia prima del acto comunicativo, entonces el comunicador organizacional, para cumplir su cometido, debe pugnar por el libre flujo de expresiones para incrustarlo en cada rincón de la organización. ¿Cómo? Validando, ordenando sin erradicar los variados flujos informativos, aplicando a ellos la noción de orden, enfrentando con la misma firmeza el rumor y la verticalidad.

Si por lo contrario este cómo pareciera inclinarse al lado de los tecnicismos de manual, debe forzosamente ir más allá posicionando al comunicador organizacional como ente responsable de poseer todos los logros de la organización, los elementos que conforman su cultura, el conocimiento del clima organizacional y por supuesto la estructura y funcionamiento de este sistema y de sus relaciones con otros sistemas, sólo así cumplirá con su función estratégica de transmisor de la realidad de la aldea, sin perder ni involucrar sus propias imágenes.

Y si la complejidad del sistema hace de esta tarea una sumamente difícil, el comunicador organizacional debe rediseñar para sí las herramientas que le allegarán los datos ordenados, a pesar de su redundancia y a favor de su novedad. Y ¿qué hacer con la información una vez obtenida?, distribuirla para aumentar la solidez interna y reducir la incertidumbre.

Una misión más para el comunicador organizacional será la recuperación del acto comunicativo en todas sus modalidades adaptadas a la necesidad de la aldea. El tamaño, su complejidad espacial y el número de integrantes serán las bases para el diseño de la estrategia. Entonces, ¿cuáles son las características del comunicador organizacional, para lograr esto?, el compromiso consigo mismo, en primer término, y con la comunicación organizacional después, posteriormente con la aldea y el país. ¿Ética o compromiso? Ambas necesarias para prever, planear y organizar.

Ningún directivo o coordinador de Aldea universitaria debe cuestionar la importancia de la comunicación estratégica en las organizaciones como pieza clave en la consecución de los objetivos y especialmente en la creación y mantenimiento de la reputación y la imagen de la Misión Sucre. Durante los últimos años ha habido, por ejemplo, una tendencia creciente a mejorar la comunicación interna puesto que la mayoría de los directivos han llegado a la conclusión de que pocos factores son tan decisivos a la hora de conseguir los objetivos previstos como un empleado comprometido y, al contrario, pocas cosas hay más dañinas para una empresa que una alta conflictividad laboral. A pesar de la citada mejoría, la comunicación interna todavía sigue siendo una asignatura pendiente en el panorama empresarial. Para lograr otros los objetivos, nada mejor que un buen plan estratégico de comunicación.

Las siguientes podrían ser las principales premisas del comunicador organizacional:

 El comunicador debe comprender que la tecnología es una herramienta y nada más que una herramienta. La tecnología puede apoyar el proceso de comunicación, pero éste no puede depender totalmente de ella. También, es importante comprender que la tecnología no sólo implica computadores, satélites e Internet. Un lápiz es un maravilloso producto de la tecnología y técnicas de comunicación que han demostrado su eficacia van desde el teatro popular hasta los murales comunitarios.

 Debe entender profundamente que la comunicación para el cambio social trabaja esencialmente con culturas y que se necesita una sensibilidad muy especial para apoyar el proceso de cambio social en el mundo en desarrollo, que no tiene nada más a que aferrarse que a su identidad cultural. Desarrollo y cambio social deben ser posibles dentro de un proceso de intercambios culturales horizontales y respetuosos.

El familiarizarse con el siguiente concepto: en comunicación para el cambio social el proceso es más importante que el producto. En periodismo, los artículos, los documentales de video o los programas de radio son resultados valiosos para un profesional experimentado. Pero en cambio social y desarrollo, el proceso de comunicación con los asesores y dentro de las comunidades es más importante que las ayudas impresas o audiovisuales que puedan surgir de esa dinámica. Es en el proceso de comunicación y participación que se inicia el cambio social.

Reconocer la importancia de vincular comunidad y ciudadanía. En tanto la primera hace referencia a la construcción y sostén de identidades colectivas, de coordinación territorial de los grupos y organizaciones de base, pero sin cerrar allí la propuesta. Al contrario, debe ampliarla hacia toda la sociedad, sin pretender crear "circulitos" de participación que no dialogan con otros actores.

Lograr la recuperación crítica de la tradición latinoamericana de la educación y la comunicación popular, surgida a partir de la influencia de Paulo Freire, de las radios y otros medios populares, de la comunicación alternativa, sintiéndose en gran medida heredera pero también con la responsabilidad de innovar en sus planteos de fondo, en sus metodologías y en los proyectos políticos que la sustentan.

Necesidad de vincular la comunicación técnica, comunitaria, popular y ciudadana como dimensiones necesarias de una visión de la comunicación ligada a lo político y a la vida cotidiana de las personas y organizaciones a la vez, como tanto espacios donde circula y se construye poder.

Como complemento se quiere destacar los planteos de algunos teóricos argentinos que permiten un mayor respaldo conceptual. María Cristina Mata ofrece una mirada que permite aclarar el panorama, a partir de la relación entre los sujetos sociales y los sistemas de comunicación.

Por su parte, Trelles I. (1999), asevera que la comunicación corporativa nos habla tanto de la realidad corporativa interna, por lo que puede ser definida como el repertorio de procesos, mensajes y medios involucrados en la transmisión de información por parte de la organización; por tanto, no se refiere sólo a los mensajes, sino a los actos, al comportamiento mediante el cual todas las empresas transmiten información sobre su identidad, su misión, su forma de hacer las cosas.

Tomado en cuenta las teorías de administración:

Teoría Clásica, propone una forma sistemática de estudiar la organización para establecer principios universales de administración, haciendo énfasis en la estructura del trabajo y la organización. Los tres principales representantes son:

Frederick T. (1915), se basó en la teoría de la administración científica en el análisis de los procesos de trabajo para estandarizarlos, en uno de sus principios fueron la selección de personal debe ser científica, los trabajadores son seres económicos que deben ser capacitados y especializados, los administradores planean y los trabajadores trabajan, debe existir una definición clara de reglas, normas y roles.

Fayol H. (1916), jerarquizó las líneas de poder, porque al dividir el trabajo podría ejercer control, la supervisión y jerarquías bien definidas optimizando la producción. Desde el cconcepto de Administración Administrar según Fayol es:

• 1- Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

• 2- Organizar: Construir las estructuras materiales y sociales de la empresa.

• 3- Dirigir: Guiar y orientar al personal.

• 4- Coordinar: Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.

• 5- Controlar: Verificar que todo se haga de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

Weber M. (1920), estandariza las funciones al interior de la empresa y las reglamenta para que haya una especialización en roles, el poder es la base, para que a través de las reglas, razones y leyes sean influenciados los trabajadores.

En la teoría clásica, la comunicación se utiliza para indicarles a las personas como deben hacerse las cosas, poniendo por encima de ellos el rigor científico. La comunicación se da de un mando a un subordinado haciéndose lineal y descendente como mecanismo de control.

Teoría Humanista, En la década de los años 30 el personal cobra importancia como ser social que se comunica, que participa y se abre camino a la democracia, busca un balance entre la producción y la condición humana. Entre ella se visualiza:

Elton Mayo entre los años (1925) y (1932) llegó a la conclusión después de hacer algunos experimentos con las condiciones de trabajo que en la medida que se prestará más atención al trabajador producirá más.

La teoría de la escuela de las relaciones humanas desarrollada por Lewin K. (1990), Chester Barnard C. (1999) y Carnegie D. (1995) después de la II guerra mundial. Lewin descubrió que al dar más participación al grupo habría menos resistencia al cambio; Barnard plantea la comunicación constante de objetivos, planes, valores, visión y misión de la empresa para ir todos en una misma dirección, sugiere que las acciones no son alcanzadas debidamente bajo el esquema de organización mecanicista mostrando la importancia de la comunicación. La comunicación es un mecanismo eficaz con un propósito organizacional común, con ellos que están deseosos de cooperar con el mismo, lo cual es logrado a través de dos métodos distintos: lenguaje oral y escrito y por lo que denomina el sentimiento observacional del cual se puede decir que es la habilidad de percibir sin palabras, no solamente la situación que se confronta sino también la intención propuesta. Esto es algo que el individuo trae consigo sino que más bien tiene que ver con experiencia y entrenamientos especiales que dentro de cierta continuidad en acciones coordinadas permite a los distintos participantes organizacionales desarrollar acciones y concepciones para distintos participantes organizacionales desarrollar acciones y concepciones para distintos tipos de situaciones. Camegie relaciono las habilidades comunicativas con las administrativas, hay que mostrar interés por los problemas o inquietudes de los trabajadores generando un compromiso entre las partes. Para la teoría humanista la comunicación fue extendida en todas las direcciones y se dio importancia a la comunicación informal e inevitable, haciéndola parte fundamental para el manejo administrativo, productivo y de consecución de objetivos.

Teoría de Sistemas, sus autores son Kahn y Katz (1990), fusionan los postulados de las teorías clásica y humanista en un sistema social abierto o cerrado que tendrá relación con su contexto, que implementara la comunicación como un sistema definitivo y dinámico mediante el cual se hace un intercambio entre si y su entorno. La organización como sistema abierto para estos autores presenta las siguientes características:

Importación (entrada): la organización obtiene insumos del ambiente y requiere provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio, ninguna organización social es autosuficiente.

Transformación (procesamiento): las organizaciones abiertas transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios.

Exportación (salida): organizaciones abiertas exportan ciertos beneficios al medio ambiente.

Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier organización consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son compromisos que envuelven la organización en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro de la organización.

Entropía negativa: las organizaciones abiertas necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.

La Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: las organizaciones reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho, reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa, que permite a la organización corregir sus desvíos de la línea correcta, esta envía información de cómo es el procedimiento central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme la organización desaparece, el proceso de codificación permite a la organización reaccionar selectivamente respecto a las señales de información.

Estado firme y homeostasis dinámica: las organizaciones abiertas se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continúa de los productos la organización. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.

Diferenciación: la organización, como toda organización abierta, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.

Finalidad: las organizaciones abiertas se caracterizan por un sistema que puede alcanzar, una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

Límites o fronteras: como organización abierta, presenta límites o fronteras, es decir, barreras entre el ambiente y el sistema que definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

Estos aportes conceptuales permiten evidenciar como la comunicación organizacional elabora un, marco teórico compuesto por diferentes enfoques. De la interpretación de los datos se identificarán cuáles son los actores generadores y receptores de información, los flujos sin formativos, el volumen y tipo de información que reciben y generan, demandas potenciales. Las instancias de participación se distinguen en niveles que suponen grados distintos de compromisos:

Información, contar con  información sobre la organización permite a cada integrante saber dónde está parado.

Opinión, para facilitar la incorporación de la experiencia de los integrantes de la organización. A esto algunos autores lo denominan "activo intangible".  Todo ello en pos del desarrollo institucional. La opinión presupone el conocimiento de la información.  Se trata de sumar puntos de vistas, de identificar problemas que otros no observaron.

Toma de Decisiones, vinculada con el desarrollo de la autonomía necesaria en cada área. Es el nivel superior de la participación y presupone los dos niveles anteriores.

Diagnóstico y planificación, de acuerdo al aspecto que se convoca, se privilegiará el análisis de la comunicación interna, este propone:

– Identificar a los actores responsables de las tareas de comunicación institucional.

– Reconocer la percepción que los actores tienen de su propia tarea, su imagen de la institución, su percepción de otros miembros de la organización y sus interlocutores.

– Identificar y analizar las relaciones entre los grupos de la organización.

– Analizar el contenido y la forma de los mensajes.

– Evaluar los flujos y recursos comunicacionales.

La evaluación del proceso periódica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan será difícil mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos más difundidos son las encuestas y sondeos de opinión interno.

También hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan, durante su ejecución y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.

Esta comunicación debidamente planificada se convierte en un instrumento de gestión, de negociación y de control. Por tanto la comunicación permite orientar la toma de decisiones, el cual contiene una serie de decisiones programadas a ejecutar en el futuro, al plantearse los objetivos y la trayectoria a seguir, producto de la búsqueda de consenso entre quienes participan en la comunicación para definir las expectativas y aspiraciones de los grupos e individuos que intervienen en ese proceso.

Barsallo C. (2009), las claves para una comunicación efectiva en un equipo de trabajo todavía hoy los lineamientos para una buena comunicación en situaciones de alto stress siguen siendo (casi siempre) las mismas que las recomendadas para períodos normales.

Recuerde que la comunicación es, con frecuencia, el factor más crítico para enfrentar exitosamente una crisis. A continuación, algunos principios de comunicación que ayudan a los líderes a aliviar el stress, desarrollar confianza e impulsar resultados en ambientes cargados de ansiedad e incertidumbre.

Mantenerse en contacto siempre, una buena regla es que durante una crisis nunca es suficiente lo que comunique – siempre que lo haga en forma honesta, abierta y consistente. Emita sus mensajes una y otra vez. Refuércelos en tantos medios y formatos como sea apropiado: reuniones, sesiones Preguntas y Respuestas, grabaciones, videos, publicaciones de prensa, conferencias, cartas personales, e-mails, folletos.

Cada persona tiene diferentes estilos de aprendizaje y escucha; por lo que debe probar una variedad de canales de comunicación para asegurar que su mensaje llegue a todos.

Ser claro y preciso, para tener éxito en una comunicación de crisis, los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad y coherencia.

La comunicación confusa y ambigua es su peor enemigo en una crisis. Por lo tanto, tómese el tiempo necesario para asegurarse que sus mensajes sean planteados de forma clara y precisa -y en consecuencia, sean más fácilmente entendidos.

Elegir al mejor mensajero, lo ideal es que para personas diferentes halla mensajes diferentes dentro de la organización. Es necesario que Usted seleccione a la persona indicada para hablar con cada grupo. Si se trata de una crisis que involucra a toda la empresa, usualmente el líder de mayor peso es quien toma la posta.

Luego de ello, los supervisores inmediatos a él deberán comunicarles a sus equipos la información y resultados relevantes. El mensaje debe ser ajustado a cada departamento pero sin dejar de estar alineado a la estrategia global de crisis.

Reunirse cara a cara, cuando le sea posible, reúnase directamente con su equipo de trabajo. Y, mejor aún, si lo hace más de una vez. En situaciones de stress, un interlocutor puede no escuchar cuando un mensaje es dicho por primera vez, o puede no leer el material impreso entregado en una primera reunión. Las sesiones de seguimiento le dan la oportunidad de repetir la información hasta que todos la incorporen. Multiplicar los encuentros también brinda a los oyentes más oportunidades de evaluar -y expresarle- qué tan bien Ud. está encaminando el mensaje.

Fomente un feedback, la comunicación no puede ser solamente "de arriba hacia abajo", particularmente en una crisis, necesita recibir preguntas, inquietudes, ideas, preocupaciones de todos los miembros de la organización. Una vez más, las reuniones frecuentes con grupos e individuos son una buena manera de fomentar el diálogo en dos direcciones. También puede obtenerse un feedback, útil escuchando los comentarios informales que existen en toda compañía. Se enterará de aquellos temas en los que la mayoría se está focalizando y, de esta manera, podrá ajustar adecuadamente sus mensajes clave.

Esperar lo imprevisible, en tiempos de crisis o cambios, lo imprevisible está destinado a ocurrir. La comunicación será más fluida si cuenta con un Plan de Respuesta adecuado y un gerente designado manejarlo. Las acciones rápidas y seguras tranquilizan a las personas y les brindan confianza en sus líderes.

La comunicación, antes que todo, es una actitud de apertura al otro, que implica disponibilidad generosa para compartir, es decir para dar y recibir. Sin embargo, ésta no es fácil; es un arte que se debe practicar continuamente para desarrollarlo en toda su plenitud y poder así obtener el mejor provecho de él. Como seres humanos se necesita practicar al máximo y mejorar cada día la calidad de la comunicación.

El que verdaderamente quiere comunicarse sabe escuchar, inclusive el silencio, porque éste también forma parte de la comunicación. Un oído abierto es el único signo fidedigno de un corazón abierto. Y escuchar constituye el noventa por ciento de una buena comunicación, porque todos necesitan desesperadamente que se les escuche.

Esto también constituye un elemento fundamental en toda la vida social. Si se la suprime en un grupo, éste dejará de existir como tal.