Gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del IPSOFAP (página 2)

Cuando todos los que trabajan en una empresa, saben a dónde se dirige la compañía y lo que se espera de ellos para que contribuyan a alcanzar los objetivos, existirá mayor cooperación y trabajo en equipo. La planificación es una manera de reducir la incertidumbre a través de la previsión del cambio. Si no se está seguro de los que se trata de alcanzar; sin la planificación no puede haber control. En la planificación se desarrollan los objetivos. En la función del control se compara el desempeño real con los objetivos, identificando si hay desviaciones significativas y aplicando las acciones correctivas necesarias

Organización

Se refiere al acto de organizar, integrar, estructurar los recursos humanos y no humanos y los órganos involucrados en su administración, establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. Asimismo consiste en el agrupamiento de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes a través de las unidades administrativas, definiendo las relaciones jerárquicas entre los ejecutivos y estableciendo las comunicaciones en los sentidos verticales y horizontales, incluyendo lo informal, dentro de esas unidades.

Por otro lado Chiavenato (2005), hace referencia que las competencias del gerente, relativas al mejoramiento de las estructuras y funciones administrativas de la institución, ya que éstos tienen como finalidad el ordenar los esfuerzos y contribuir a los logros de los objetivos propuestos. En la organización se pueden considerar tres niveles diferentes:

• a) Organización en el nivel global, comprende a la empresa en su totalidad; b) Organización en el nivel departamental, comprende todos y cada uno de los departamentos que forman parte de la organización; c) Organización en el nivel de tareas y operaciones, enfocada hacia cada tarea, actividad, procedimiento u operación específica (p.370).

Por otra parte el autor antes mencionado describe que la función de organizar consta de varios componentes:

Tareas: El trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de división que origina la especialización de actividades y funciones. Las funciones que deben cumplirse se derivan de los objetivos definidos en la planificación, y son la base de la organización:

Personas: Cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porción específica del trabajo global. En principio, esa designación debería tener en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, práctica y comportamiento de cada persona.

Órganos: el trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida en que tenga características u objetivos semejantes. Estos se disponen en niveles jerárquicos y áreas de actividades. Los órganos de línea y de staff existen en función de la relación a su trabajo, otra situación en diversos sectores de la empresa y la relación informal entre los participantes en situaciones fuera del trabajo.

Dirección

Chiavenato (ob. cit.) señala que: "La dirección es la función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organización y de sus respectivos subordinados" (p. 372). Esta se relaciona directamente con la manera de alcanzar los objetivos a través de las personas que conforman la organización. Para dirigir a los subordinados, el administrador debe en cualquier nivel de la organización que se encuentre comunicar, liderar y motivar. Dado que no existen empresas sin personas, la dirección constituye una de las más complejas funciones administrativas porque implica orientar, ayudar a la ejecución, comunicar; liderar y cumplir todos los procesos que sirven a los administradores para influir en sus subordinados, buscando que se comporten de acuerdo a las expectativas para alcanzar los objetivos previamente establecidos.

Entre los alcances de la dirección se encuentran: a) nivel global, abarca toda la institución; es la dirección propiamente dicha. Corresponde al presidente de la organización y a cada director en su área respectiva; b) nivel departamental: abarca cada unidad de la empresa. Involucra al personal intermedio de la organización, corresponde al nivel táctico de la empresa; c) nivel operacional: comprende cada grupo de personas o tareas. Incluye al personal base del organigrama. Corresponde al nivel operativo de la empresa.

Indica el autor que la eficiente dirección de la empresa depende de las habilidades que tengan las personas que están a su cargo, ello conlleva a una escogencia de un excelente administrador en la organización, pues de él depende el manejo de todos los recursos empresariales y en corto plazo el que brindara las herramientas para la toma de decisiones de la gerencia. Uno de los temas que más le preocupa a los directivos y a la alta gerencia es la consecución de personal idóneo y capaz de manejar sus empresas, encontrar personas confiables y que tengan un buen manejo de las estructuras administrativas es bastante complicado.

Por otro lado, Chiavenato (ob. cit.) señala que un buen administrador debe proporcionarle a los accionistas de la empresa una seguridad plena del conocimiento organizacional y de cómo desarrollar la gestión financiera encaminada a la toma de decisiones que conlleve la óptima generación de riqueza de la empresa. Frente a la administración financiera y su gestión el responsable debe proveer todas las herramientas para realizar las operaciones fundamentales de la empresa frente al control, en las inversiones, en la efectividad en el manejo de recursos, en la consecución de nuevas fuentes de financiación, en mantener la efectividad y eficiencia operacional y administrativa, en la confiabilidad de la información financiera, en el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, pero sobretodo en la toma de decisiones.

Además, según el autor la consecución de capital humano capacitado para realizar un trabajo que llene las expectativas de los dueños y directivos de la empresa es bastante complicado, pero el desarrollo de muchos países donde los profesionales en este tipo de áreas tienen amplias oportunidades de investigación, capacitación y especialización comienza a ver el problema en parte solucionado. Cuando un administrador, gerente o presidente establece normas muy rígidas en la dirección empresarial, puede llegar a crear problemas más terribles de los que se quieren solucionar.

Se infiere que en este contexto, los directivos son los que primero deben conocer a su personal, pues en la correcta selección de ellos se encuentra el éxito futuro de la empresa. También se debe tener en cuenta la correcta implementación de metodologías en el manejo gerencial y administrativo del negocio, analizando todas las células necesarias para la obtención de las metas, entre ellos se encuentra un concepto clave que surge como respuesta a la pérdida de productividad en los procesos administrativos y como herramienta de gestión directiva y es el establecimiento de tramos de control eficaces y eficientes.

Control

El autor antes mencionado destaca que el control es el proceso de verificar las actividades para asegurarse de que estén llevando a cabo como se planearon y así corregir cualquier desviación significativa que atente contra el bienestar de la organización (p. 374)".

Para facilitar de manera eficiente el logro de los objetivos es posible planear, crear una estructura organizacional y decidir cómo se van a motivar a los empleados. No obstante no existe garantía de que las actividades se realicen como se planeó y de que las metas que los administradores persiguen se estén alcanzando. Por este motivo, el control es importante debido a su vínculo final con la cadena funcional de la administración. Sin embargo, el valor de la función del control radica en su relación con la planificación y la delegación de actividades.

Es importante resaltar que la organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales lleva en sí misma una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas. Este conjunto de elementos se establece en forma consciente y minuciosa para que los responsables de la institución trabajen juntos con efectividad y alcancen los objetivos. En las organizaciones el empleado debe adaptarse a las tareas asignadas por la gerencia, trabajar de modo cooperativo con las demás personas; para lograr el éxito organizacional.

Chiavenato (ob. cit.), expresa que la gestión por procesos es el elemento clave para la optimización de los mismos, ya que sus objetivos principales son: Incrementar la eficacia; reducir los costos, mejorar la calidad, acortar los tiempos y reducir así, los plazos de producción y entrega del servicio. Estos contribuyen a mejorar la calidad debido a que conllevan al personal que intervienen en el proceso administrativo a realizar las tareas asignadas en el cargo con responsabilidad. Las tareas tienen que ver con la importancia y el rendimiento, la primera se relaciona con la relevancia de las tareas y los comportamientos específicos en un cargo en particular, y con la frecuencia con que se desempeñan. Puede decirse que los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización con frecuencia es necesario dotar de funciones y responsabilidades al personal que interviene en dicho proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La implementación de estos cambios conlleva a la institución a desarrollar con eficiencia y eficacia y lograr las metas propuestas.

En la actualidad los procesos administrativos deben contribuir a las mejoras permanentes de las funciones de dirección y control para hacerlos eficaces. Además contar con el liderazgo de la alta gerencia de la organización Este liderazgo ha de ser asumido decididamente e ir acompañado de un compromiso. Los líderes deben asegurar que los equipos de trabajo tengan a su disposición todos los recursos necesarios y la capacitación precisa para emprender y ultimar su misión. Cabe destacar que la administración de las organizaciones debe contribuir a mejorar el desenvolvimiento del recurso humano y a optimizar los procesos administrativos que conlleven al logro de las metas propuestas y al éxito de la institución.

De allí que la administración de recursos humanos está influida profundamente por las suposiciones existentes en la organización respecto de la naturaleza humana. Del mismo modo, las organizaciones se diseñan y administran según las teorías que predominan, se utilizan varios principios y presupuestos que configuran la manera como se administrarán las organizaciones y sus recursos. El empleo de estos principios determina los condicionamientos del comportamiento humano, que deben prevalecer en las organizaciones.

Frederick W. Taylor inició el movimiento de la Administración Científica, su tema principal era que el trabajo, en especial los obreros, se podía estudiar científicamente, ya que este movimiento fue la tercera fuerza que influyo en el desarrollo de la Administración de Recursos Humanos, en donde este se veía, más que como una técnica, como una filosofía concerniente a la relación entre las personas y el trabajo. Lo más importante del movimiento de la administración científica para la Administración de Recursos Humanos, fue el fruto que tuvo en la relación patrón-empleado y la importancia de la selección de los empleados.

Otro gran aporte a la administración de recursos humanos son los estudios de Hawthorne realizados en (1927-1932), por Mayo y otros dos investigadores de la Universidad de Harvard (Boston, Estados Unidos) en el cual descubrió que además de los factores materiales y de las condiciones físicas del trabajo se requiere también y con mayor importancia tener en cuenta los factores humanos, sociales y psicológicos fundamentales para que el ambiente administrativo sea propicio para la eficiencia en el trabajo, surge aquí la teoría de las relaciones humanas y las ciencias del comportamiento las cuales adquirieron trascendental importancia en la Administración de Recursos Humanos.

Asimismo, la labor de la administración se ha visto restringida al empleo y al control de la energía humana, por consiguiente la administración es el proceso de dirigir el esfuerzo de las personas, motivarlas, controlar sus acciones y modificar su comportamiento según las necesidades de la organización.

En este sentido, Chiavenato (ob.cit.) indica que la Teoría Y se basa en un conjunto de supuestos de la teoría de la motivación humana entre éstos :

• El empleo de esfuerzo físico o mental en un trabajo es tan natural como jugar o descansar;

• El control externo y las amenazas de castigo no son los únicos medios de lograr el esfuerzo para alcanzar los objetivos organizacionales.

• El hombre común aprende, bajo determinadas condiciones, no sólo a aceptar, sino también a buscar responsabilidades.

• Las recompensas en el trabajo dependen en gran medida al criterio de los compromisos asimilados. Lo más importante es la satisfacción del ego y la autorrealización puede ser la recompensa para llevar a feliz término los objetivos de la organización.

De acuerdo con Chiavenato (2003),

En la administración de recursos humanos no hay leyes ni principios universales, simplemente es contingente, es decir, depende de la situación organizacional, del ambiente, de la tecnología empleada por la organización, de las políticas, de las directrices vigentes y de la filosofía administrativa predominante, de la concepción que se tenga en la organización acerca del hombre y de su naturaleza y sobre todo, de la calidad y cantidad de los recursos humanos disponibles. A medida que estos elementos cambian, varía también la manera de administrar los recursos humanos de la organización (p. 109).

Puede decirse según Chiavenato (ob. cit.) que la administración de recursos humanos consta de subsistemas interdependientes que se relacionan entre sí; su interacción hace que cualquier cambio que se produzca en uno de ellos tenga influencia en los otros, estos subsistemas son:

Alimentación de Recursos Humanos que comprende la planificación de recursos humanos, reclutamiento y selección de personal.

Aplicación de Recursos Humanos que abarca la descripción y análisis de cargos y evaluación del desempeño humano.

Mantenimiento de Recursos Humanos que incluye compensación, beneficios sociales, higiene-seguridad y relaciones laborales.

Desarrollo de Recursos Humanos que implica capacitación y desarrollo de personal y desarrollo organizacional.

Control de Recursos Humanos cubre la base de datos y sistemas de información y auditoria de Recursos Humanos.

Su interacción hace que cualquier cambio que se produzca en uno de ellos tenga influencia en los otros, la cual, a su vez, realimentara nuevas influencias en los demás, y así sucesivamente. A pesar de todo, estos subsistemas no se establecen de una sola manera; son contingentes o situacionales: varían según la organización y dependen de factores ambientales, organizacionales, humanos, tecnológicos, entre otros. Son variables en extremo y, aunque son interdependientes, esto no quiere decir que si uno de ellos cambia o se desarrolla en una dirección, los demás cambian o se desarrollan en una misma dirección y en la misma medida.

Se puede concluir que los procedimientos administrativos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Gestión estratégica

Gerencia es un ámbito de las ciencias de la administración que consiste en dirigir y proponer líneas de trabajo dentro de una empresa, compañía o afín para lograr el máximo rendimiento y calidad total.

Toda organización requiere de esa ciencia denominada gerencia, que consiste básicamente en planificar, organizar, controlar y dirigir los recursos de forma eficaz y eficiente, para el logro de los objetivos. De allí que el gerente es la persona o individuo que logra metas u objetivos por medio de otras personas, a través de un procesos de toma de decisiones, distribución de recursos y dirección de actividades. Al respecto, Ruiz (1999) expresa:

El término gerencia se refiere a las organizaciones que efectúan actividades de planificación, organización, dirección y control a objeto de utilizar sus recursos humanos, físicos y financieros con la finalidad de alcanzar objetivos comúnmente relacionados con beneficios económicos. (p. 27)

Conviene señalar que Marsh (2001), considera la gerencia como un arte, una ciencia que se ocupa del uso correcto, provechoso y sistemático de todos los recursos de una empresa. El término gerencia ha sido de especial interés durante la última década, por todo lo que ella implica, cabe señalar que en un principio, dicho término estaba relacionado exclusivamente con las organizaciones con fines de lucro, sin embargo con el paso de los años este término fue adoptado por otros tipos de organizaciones.

Referente a la gerencia estratégica, el autor antes mencionado indica que ésta "es un proceso apasionante que permite a una organización ser proactiva en vez de reactiva en la formulación de su futuro" (p. 45), se infiere que es la formulación, ejecución y evaluación de acciones que permiten que una organización logre sus objetivos, esta formulación de estrategias incluye la identificación de las debilidades y fortalezas internas de una organización, determinación de las amenazas y oportunidades externas de una firma, establecimiento de misiones de la industria, la fijación de los objetivos, el desarrollo de las estrategias alternativas, el análisis de dichas alternativas y la decisión de cuáles escoger. La ejecución de estrategias requiere que la firma establezca metas, diseñe políticas, motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa. La evaluación de estrategias comprueba los resultados de la ejecución y formulación.

Marsch (ob. cit.) señala que es de suma importancia que las empresas manejen bien el término de planificación estratégica, de esta manera es posible que algunas organizaciones sobrevivan y prosperen debido al hecho de tener genios de gerencia estratégica encargados de sus gerencias. Pero no son muchas las organizaciones, si es que las hay, que posean un gerente estratégico genial trabajando como ejecutivo o jefe. La gran mayoría de las empresas que la consideran importante porque las ayuda a ajustarse a los cambios antes de que ocurran (visión de futuro), solucionar los problemas que puedan ocurrir y permite disponer de más tiempo para desarrollar los distintos planes de acción. Otra razón por la cual las empresas no deben prescindir de dicho proceso, es que las ayuda a definir su misión, visión, objetivos y metas (largo y corto plazo).

Por su parte Romero (2003), indica que la utilización de los conceptos y técnicas de gerencia estratégica puede dar lugar a numerosos beneficios. Ante todo, dicho proceso permite que una organización este en capacidad de influir en su medio, en vez de reaccionar a él, ejerciendo de este modo algún control sobre su destino. El proceso de gerencia estratégica permite a una organización aprovechar oportunidades claves en el medio ambiente, minimizar el impacto de las amenazas externas, utilizar las fortalezas internas y vencer las amenazas internas. Este enfoque a la toma de decisiones puede ser un método efectivo para sincronizar un funcionamiento de equipo entre todos los gerentes y empleados. Este beneficio solamente puede llegar a crear la diferencia entre un negocio con éxito y un negocio fracasado.

Refiere el autor que solamente un estudio importante de los realizados desde 1973 ha encontrado una relación negativa significativa entre la dirección estratégica y el desempeño, que es el de las empresas que no planificaban daban mejores resultados que aquellas que realizaban planificación en el área de las industrias de servicios. Un beneficio fundamental de la dirección estratégica consiste en que se evitan las disminuciones en ingresos y utilidades y aún las quiebras. Por supuesto son muchos los factores además de la planificación ineficaz, que pueden producir fracaso, por lo que este hecho sugiere la necesidad de que las organizaciones incorporen de forma efectiva conceptos y técnicas de gerencia estratégica a su proceso de toma de decisiones.

También se crea una mayor conciencia de las amenazas ambientales, mayor comprensión de las estrategias de los competidores, mayor productividad del personal, menor resistencia al cambio y una visión más clara de las relaciones desempeño/recompensa. Las actividades de gerencia estratégica acrecientan las capacidades de una empresa en cuanto a prevención de problemas, debido a que ellas enfatizan la interacción entre los gerentes a todos los niveles, ya que es un enfoque para la toma de decisiones que puede llevar orden y disciplina a toda la empresa. Este enfoque no es garantía para el éxito, pero puede ser el comienzo de un sistema de gerencia eficiente y efectivo.

En este orden de ideas, Chiavenato (ob. cit.) establece las siguientes afirmaciones: La administración de recursos humanos abarca diferentes áreas, entre la que se incluye la evaluación de desempeño. Esta representa una herramienta importante en la gestión del talento humano y presenta implicaciones tanto para los responsables de conducir la administración de las personas como para ellas mismas y la organización en general.

• 1) Es una apreciación sistemática del desempeño de cada persona, en función de las actividades que cumple, de las metas y resultados que debe alcanzar y de su potencial de desarrollo.

• 2) Es un proceso que sirve para juzgar o estimar el valor, la excelencia y las cualidades de una persona y su contribución al negocio de la organización.

• 3) Es un proceso dinámico que incluye al evaluado y su gerente, representa una técnica de dirección imprescindible en la actividad administrativa actual.

• 4) Es un excelente medio a través del cual se pueden localizar problemas de supervisión, de adecuación de cada persona al cargo, de posibles dimensiones o falta de entrenamiento, en consecuencia establecer los medios y programas para eliminar o neutralizar tales problemas.

Por ello la evaluación del desempeño representa un diagrama sobre cómo labora el trabajador en cuanto a la aplicación de tareas, ejecución de objetivos, utilización de equipos y materiales. Mide las aptitudes y actitudes de las personas. Además revela información respeto al diseño de puestos, descripción de cargos entre otros de la institución policial.

Expone Chiavenato (ob cit), que puede existir una centralización para la evaluación del desempeño, en cuyo caso se atribuye a un órgano perteneciente al área de recursos humanos; en otros casos puede ser atribuida a una comisión de evaluación del desempeño, donde cuenta con participación de evaluadores de diversas áreas de la institución, o puede realizarse totalmente descentralizada.

En términos generales, se utiliza un sistema centralizado por parte del órgano de recursos humanos en cuanto al proyecto, construcción e implantación del sistema y descentralización en cuanto a la aplicación y ejecución que incluye al supervisor directo y al empleado, en atención a lo indicado por el autor, quien establece, que el órgano de recursos humanos asume totalmente la responsabilidad de la evaluación del desempeño de todas las personas de la organización.

En otro orden de ideas, el autor destaca que en relación a la evaluación del desempeño para la organización, "el cargo es la base de la aplicación de las personas, el cargo constituye una de las mayores fuentes de expectativas y de motivación en la organización". (p. 266).

Las personas trabajan en las organizaciones ejecutando determinados cargos y cuando se pretende saber qué función cumple una persona en la organización, se pregunta cuál es el cargo que desempeña, así se sabe la labor realizada y cuál es su importancia y el nivel jerárquico ocupado. Asimismo el cargo es la descripción de todas las actividades llevadas a cabo por una persona (el ocupante) englobados en un todo unificado, el cual ocupa cierta posición formal en el organigrama de la empresa. La posición del cargo en el organigrama define el nivel jerárquico, subordinación, subordinados y el departamento o división en que está situado.

Desde otra perspectiva, el cargo es una unidad de la organización y consta de un conjunto de deberes y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás cargos. A través de los cargos, la empresa asigna y utiliza los recursos humanos para alcanzar objetivos organizacionales, ayudada por determinadas estrategias. Asimismo permiten a las personas ejecutar tareas en la organización para conseguir determinados objetivos individuales. En suma, los cargos representan la intersección entre la organización y las personas que trabajan en ella.

De allí que los cargos sean importantes, porque permiten establecer las funciones, tareas y actividades que el recurso humano va a desempeñar en el cargo para ayudar a la consecución de las metas planteadas. Igualmente es la posición jerárquica de ese conjunto de tareas o atribuciones dentro de la organización formal, generalmente definida en el organigrama. Cada cargo constituye una designación de trabajo, con un conjunto específico de deberes, responsabilidades y condiciones generalmente diferentes de otras designaciones de trabajo, los cuales deben estar reflejados en instrumentos específicos como son los manuales.

A este respecto, los manuales representan un importante medio de comunicar a los empleados las decisiones de la administración, concernientes a tareas, procedimientos, responsabilidades y funciones que se desarrollan dentro de la organización. Asimismo son instrumento de planificación, utilizados por los gerentes de empresas que permiten brindar estrategias de la administración, para lograr la eficiencia y eficacia de los actores del procedimiento de las organizaciones.

A este respecto Morales (1999) sostiene que los manuales:

Son todo cuerpo sistemático que indique las actividades a ser cumplidas por los miembros de las organizaciones y la forma en que las mismas deberán ser realizadas ya sea conjunta o separadamente. El propósito fundamental de los manuales es el de instruir a los miembros de la organización, acerca de aspectos tales como: Funciones, normas, procedimientos, políticas, objetivos, administración de sistemas de procesamiento de datos, ya sea en forma manual o electrónica (p. 81).

Puede decirse que los manuales como fuente permanente de información ahorran tiempo; a la hora de solucionar problemas, ayudan a institucionalizar, a hacer efectivos los procedimientos, asegurar la continuidad en las prácticas y normas a través del tiempo. De igual forma son herramientas útiles en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados, lo cual contribuye al aumento de la eficiencia en la realización de actividades a ser cumplidas por los miembros de las organizaciones.

Es oportuno mencionar a Franklin (1998), quien expresa que lo manuales "son instructivos de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los cargos de una organización" (p. 149). Además los manuales tienen diversas funciones tales como instruir a los miembros de una institución en materia de organización, autoridad, normas, procedimientos, políticas y objetivos. Es por ello que estos expresan analíticamente los procesos administrativos, canalizan la actividad operativa de la organización. Por otra parte, los manuales incluyen todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, responsabilidad de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde el punto de vista formal.

Por su parte Catácora (2002) describe que manuales de cargo son fundamentales para la organización de la empresa, siempre que quienes la manejen lo hagan con racionalidad porque en caso contrario se convierten en ineficaces. Su importancia radica en ser fuentes permanentes de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa, asegurando continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo, así como las relaciones de autoridad y las políticas implementadas en la organización.

Se concluye que la existencia de manuales de cargos garantizan el buen desempeño de las actividades, además de permitirle a todos y cada uno de los empleados sentirse plenamente identificados con el trabajo que desempeñan, conociendo cuáles son sus funciones, tareas y hasta dónde llegan sus responsabilidades.

Bases Legal

Las bases legales que sustentaron esta investigación se apoyaron en primer lugar la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

Artículo N° 289: La Contraloría General de la República ejerce el control de gestión, evalúa el cumplimiento, resultado de las decisiones, políticas públicas de los órganos, entidades, personas jurídicas del sector público sujetos a su control, para lograr el buen funcionamiento de los organismos o entidades en los procesos gerenciales (p. 85).

El artículo antes mencionado describe la importancia que tiene el llevar a cabo los procesos gerenciales con eficiencia y eficacia para el buen funcionamiento de la organización y el logro de los objetivos propuestos.

Por otro lado la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (1981), contempla en su artículo 30 que:

La actividad administrativa se desarrollará basada en los principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad. Además las autoridades superiores de cada organismo velarán y vigilarán por el funcionamiento de sus distintos órganos y servicios e informarán a los interesados sobre métodos y procedimientos de la administración pública. (p. 56)

También precisa una serie de potestades, deberes, obligaciones y derechos en el procedimiento administrativo, es decir, todo un conjunto de trámites, requisitos y formalidades que van a permitir un cambio radical en el funcionamiento de la administración pública, nacional, regional y local.

Como consecuencia de lo anterior, es importante que las instituciones del sector público del Estado Lara establezcan sistemas de control, mantengan una constante revisión, actualización de planes, programas que conlleven a los responsables de su administración a optimizar su desempeño para el logro de objetivos y metas, el control de gestión se realiza con el fin de promover el desempeño en la ejecución de las políticas de desarrollo en concordancia a la normativa legal.

Cabe resaltar que el control de gestión administrativa permite medir eficiencia, efectividad, calidad y economía, los cuales son definidos por la Contraloría General de la República (1999), bajo los siguientes parámetros: la eficiencia comprende el aprovechamiento de los recursos, la efectividad representa repercusión de la función administrativa, ya sea positiva o negativa, la cual es cuantificable, la economía se refiere a la utilización óptima de los recursos y la calidad representa adecuación del servicio por personal calificado con aptitud para satisfacer las necesidades del usuario.

Es importante también mencionar la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (2000), en su artículo 131, establece que:

Cada organismo tiene por objeto asegurar el control de gestión, el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la administración financiera promover el funcionamiento del sistema de control para el cumplimiento de sus objetivos y planes a alcanzar en las políticas emanadas por parte del gobierno nacional. (p. 42)

Es conveniente mencionar la Ley del Estatuto de la Función Pública (2002), en su artículo 46 cuando describe que "los manuales descriptivos de clases de cargos es un instrumento básico y obligatorio para la administración del sistema de clasificación de cargo de los órganos y entes de la administración pública" (p. 36). Además estos establecerán los perfiles que se requieren para ocupar los cargos de alto nivel en las organizaciones.

Los basamentos legales antes mencionados enfocan la necesidad de la utilización de instrumentos administrativos en las instituciones, con el propósito de optimizar los procesos para obtener calidad, eficiencia y eficacia en el desempeño laboral lo cual cumple con lo expresado en el Plan Estratégico de la Nación 2007-2013, el cual expresa en sus directrices la necesidad de contar con una nueva ética socialista, basada en "la creación de una institucionalidad cuyo valor supremo sea la práctica de la justicia y la equidad, que frente a la dialéctica del derecho y la justicia sean capaces de decidir por la justicia, sin minar las bases del derecho" (p. 8). Esto permite indicar que cada uno de los venezolanos debe cumplir con su participación y protagonismo en la construcción de una nueva república. Cada uno debe cumplir, de manera ética, con sus funciones todo basado en el principio de igualdad y equidad.

Variable en Estudio

Variable: Gestión estratégica de los procesos administrativos

Definición Conceptual: Según Chiavenato (1999): "Son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos, técnicos, materiales, entre otros, con los que cuenta la empresa." (p. 45)

Definición Operacional: Operacionalmente está medida según las dimensiones planificación, organización, dirección, control y gestión desglosados en sus respectivos indicadores.

Cuadro 1 Matriz

Fuente: Quevedo (2010)

CAPITULO III

Marco metodológico

Aplicación del Método Científico

Según Ander Egg (1972), se considera método científico a una serie de pasos sistemáticos e instrumentos que llevan a un conocimiento científico. Estos pasos permiten llevar a cabo una investigación. Surge como resultado de la experiencia que el hombre ha acumulado a lo largo de su historia, como por ejemplo la transformación que ha venido sucediéndose en el campo de algunas ciencias experimentales. Para el presente estudio el método a aplicar es el enfoque epistémico estructural funcionalista, el cual según el autor mencionado "estudia los fenómenos sociales desde el punto de vista de las funciones que cumplen las instituciones o estructuras sociales". El funcionalismo afirma que el sistema total en una sociedad está compuesto de partes que están interrelacionadas e interdependientes, y lo estructural permite detectar las interrelaciones en la sociedad global.

La presente investigación analizó el sistema social del Instituto de Previsión Social de la FAP Lara en cuanto a su integración, adaptación al medio ambiente y logro de objetivos.

Naturaleza de Investigación

La naturaleza de la presente investigación es de campo no experimental y el diseño es descriptivo, ya que se realizó un análisis de los procesos administrativos del IPSOFAP Lara.

Según el Manual de Trabajos de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales de la UPEL (2004), la investigación de campo, es entendido como:

El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad, en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p.5)

Con esta modalidad el investigador se propone obtener conocimientos basados en métodos y técnicas rigurosas que permiten recoger datos de la realidad de forma directa, apoyándose en el análisis cuantitativo de la realidad estudiada.

El estudio se ubica como una investigación de tipo descriptivo. Los estudios descriptivos los definen Hernández, (2003), como "aquellos que buscan especificar las propiedades importantes de las personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis". (p. 60), este carácter del estudio viene dado porque se investigan las especificaciones relacionadas con la propuesta de un manual de cargos para el Instituto de Previsión social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara

Población

Hernández (ob. cit.), afirman que población "es un conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones" (p. 204). También es la totalidad del fenómeno a investigar en donde las unidades poseen características comunes, las cuales se estudian y dan origen a los datos requeridos para el trabajo. Por ser un universo pequeño numéricamente, no se tomó muestra. En este sentido la distribución del universo definitiva de la presente investigación está representada por setenta (70) sujetos los cuales conforman los diferentes cargos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara, conformado a su vez por la totalidad del universo, el cual se específica en el cuadro 2.

Cuadro 2: Distribución de la Población

Fuente: Archivo de Nómina del IPSOFAP (2009)

Técnicas para el análisis de los datos

Para realizar la presente investigación se recurrió a varias técnicas con la finalidad de recolectar la información entre ellas se utilizará la técnica de la encuesta al personal seleccionado, que según Sabino (2000), es una técnica propia de las Ciencias Sociales, donde el investigador recopila datos directamente de un grupo significativo o numeroso de una población, la encuesta estará dirigida en materia de investigación realizados a la muestra identificada de estudio.

Instrumento para la recaudación de datos

El instrumento a utilizar en este caso es el cuestionario que según Hernández y Otros (1999), lo determinan como "un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir" (p. 56). Para el presente estudio se utilizó el cuestionario para formalizar la información del universo objeto de estudio, el cual está conformado por ítems, elaborados tipo Escala, con cinco (5) alternativas de respuesta: (5) Siempre; (4) Casi Siempre; (3) Algunas Veces; (2) Casi Nunca, (1) Nunca.

El cuestionario estará estructurado de la siguiente manera: a) Carta de Presentación: descripción e importancia de la investigación; b) Instrucciones generales; c) Aspectos relacionados a la dimensión planificación, organización, dirección, control y gestión con lo cual se logró analizar los procesos administrativos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara. (Ver anexos B y)

Validez y Confiabilidad

Todo instrumento de recolección de datos debe cumplir con dos requisitos básicos como es la validez y la confiabilidad, cuyo procedimiento garantiza la efectividad del mismo para recolectar la información requerida.

Validez según Hernández y Otros (ob. cit.) es "el grado en que un instrumento refleja un dominio específico de contenido de lo que se mide, es decir es el grado en que la medición representa el concepto medido' (p 243) Para la validación del instrumento se utilizó como técnica el "juicio de expertos", quienes verificaron cada ítem por su adecuación con los objetivos del estudio. Estos expertos son tres profesionales en la materia: Un especialista en Estadística (que no sólo reúne y tabula los datos, sino que interpreta todo el proceso de la información obtenida), y dos (2) MSc en Gerencia, ambos expertos en los tópicos inherentes y frecuentes dentro del lenguaje administrativo, quienes en conjunto validaron cada ítem de acuerdo a su contenido, claridad y pertinencia con los objetivos de la investigación, señalando las correcciones necesarias que dieran lugar antes de aplicarlo.

Una vez entregada la validación de cada experto se le hicieron las correcciones referente a los cambios de redacción de los ítems, quedando finalmente listo para primero determinar su confiabilidad antes de proceder a aplicarlo.(Ver anexo C)

Luego de ejecutado el juicio de expertos, se procedió a realizar la prueba de confiabilidad la cual, según Balestrini (1999) "podrán someterse a correctivos, refinarlos y validar los instrumentos. (p 148). Los resultados obtenidos se analizaron en forma computarizada a través del cálculo de coeficiente Alpha de Cronbach, la cual de acuerdo con Hernández y otros (ob. cit.) se refiere al "grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados" (p.241). Para ello se aplicó el cuestionario a diez (10) personas vinculadas con el IPSOFAP y luego la información recopilada fue sometida a la estimación del coeficiente Alpha de Cronbach cuya fórmula es:

Una vez realizada la prueba piloto se determinó la confiabilidad, cuyo resultado fue de 0,98, lo que significa que el cuestionario presenta alta confiabilidad en su contenido y permite lograr los objetivos de esta investigación.

Técnica de Análisis e Interpretación de los Resultados

Para el análisis de los resultados una vez aplicado el instrumento se procedió a organizar la información a través de la tabulación y cuantificación de los datos, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos objetos de estudio. La información de las variables se presentó en tablas estadísticas y en gráficas y la interpretación se realizará de acuerdo a las frecuencias absolutas y relativas y al peso promedio de respuestas de la escala ordinal, conjuntamente con la desviación estándar para determinar el grado de dispersión de las respuestas proporcionadas en cada ítem en relación a la tendencia media del grupo de personas censadas.

CAPÍTULO IV

Análisis y discusión de los resultados

En este capítulo se presentan los resultados obtenidos luego de la aplicación del instrumento, para analizar la gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial (IPSOFAP) del Estado Lara.

Es importante mencionar que el instrumento estuvo conformado por veintisiete (27) ítem con alternativas de respuesta en escala Likert. La información se reporta en cuadros a través de frecuencias absolutas, porcentajes y promedios por alternativas de análisis. Asimismo estos resultados se presentan por dimensiones de las variables abordando sus respectivos indicadores. A este procesamiento de datos se le aplicó un análisis cuanti-cualitativo de acuerdo al cuadro de operacionalización de variable con la finalidad de elaborar los gráficos correspondientes de los resultados obtenidos al aplicar el instrumento a los sujetos de estudio.

Cabe destacar que también en esta interpretación de resultados se tomó en cuenta la alternativa de respuesta con un mayor porcentaje, en promedio y los ítem con más alta frecuencia en la respuesta, así como también aspectos de interés para el investigador relacionados con la temática presentada. A continuación se describen los resultados:

Cuadro 3.- Representación porcentual de opiniones de los empleados administrativos del Instituto De Previsión Social De La Fuerza Armada Policial Del Estado Lara, respecto a la Dimensión Planificación

Gráfico 1: Opiniones de los empleados administrativos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara

El cuadro tres (3) y gráfico uno (1), muestran la información en relación a la dimensión: planificación; indicadores: Planificación estratégica, Planificación de actividades, Cargos en opiniones de los empleados administrativos. Esto se midió por medio de cinco (5) ítem (del 1 al 5).

Según los empleados las respuestas se ubican en promedio con mayor porcentaje (55%) en la categoría Siempre, seguido de (26%) Casi Siempre; A Veces (9%); Casi Nunca (5%), Nunca (5%).

Se puede indicar que el ítem 4 (lleva a cabo la planificación continua) tiene 74% en la categoría Siempre; el ítem 1 (Planifica sus actividades enfocadas al logro de los objetivos) y el 2 (Se lleva a cabo la planificación en su organización) obtuvieron un 71% de respuestas en la alternativa siempre. El ítem 5 (Las actividades inherentes a su cargo se precisan por escrito) obtuvo un 43% también para la categoría Siempre). Asimismo para el ítem 3 (Ha durado suficiente tiempo en el cargo) se obtuvo un 34% en la alternativa Casi Siempre, constituyéndose en los más destacados en porcentaje.

Al sumar ambas categorías en el promedio (Siempre y Casi Siempre) se puede decir que las respuestas obtenidas luego de aplicado el instrumento demuestra que para la dimensión planificación, los gerentes de la organización tienen sus actividades planificadas y enfocadas al logro de los objetivos, además de que llevan a cabo la planificación en su organización, una de las causas puede ser que hayan durado suficiente tiempo en el cargo, lo que favorece la planificación continua y además las actividades inherentes a su cargo se precisan por escrito

Actualmente, los individuos y las empresas, tienen una gran necesidad de establecer de forma organizada, cuales son las rutas que deben seguirse para alcanzar un nivel de competencia alto, y un posicionamiento estratégico que permita mantenerse estable ante un entorno dinámico y cambiante de las estructuras que sostienen la sociedad y sus economías Por tanto, deben establecerse rutas, planes y acciones empresariales estratégicas, donde prevalezca la combinación de las fortalezas internas con las oportunidades del entorno, a fin de disminuir las debilidades internas y las amenazas del entorno que pueden afectar las operaciones medulares dentro de las organizaciones.

Cuadro 4.- Representación porcentual de opiniones de los empleados administrativos del Instituto De Previsión Social De La Fuerza Armada Policial Del Estado Lara. Dimensión: Organización

Gráfico 2: Opiniones de los empleados administrativos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara

Para el cuadro cuatro (4) y gráfico dos (2), se muestran los resultados en relación a la dimensión: organización; indicadores: división organizacional, organigrama, estándares establecidos, manuales y funciones en opiniones de los empleados administrativos. Esto se midió por medio de cinco (5) ítem (del 6 al 10).

Según los empleados las respuestas se ubican en promedio con mayor porcentaje (50%) en la categoría Siempre, seguido de (18%) A Veces; Casi Siempre (15%); Nunca (14%), Casi Nunca (3%).

Al desglosar las respuestas se observa que el ítem con mayor promedio en particular fue el 7 en la alternativa Siempre (Dentro de la institución existe un organigrama que especifique la jerarquización de los cargos), seguido del ítem 9 (Existe un manual de cargo que permita la fluidez en los procesos administrativos) con 57% para la categoría Siempre; el ítem 8 (existen estándares establecidos que promueva la participación a través de criterios claros para el desarrollo organizacional) con 51% Siempre y el ítem 10 (Las funciones especificas que desempeña se adaptan a los procedimientos administrativos que realiza en su área) con 49% también en la alternativa Siempre.

Las demás alternativas solo el ítem 6 (Su supervisor en el área le ha dado a conocer las líneas de división o jerarquización organizacional) con 28% en la alternativa Casi Siempre obtuvo un promedio diferenciado.

Las respuestas a este ítem indican que por ser la organización la segunda fase del proceso administrativo y donde se establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento es importante que "Siempre" como resultó el mayor promedio; sea contemplada por los gerentes. Pues tal como indica Fayol (1999), "la organización consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa" (p. 34)

Cuadro 5.- Representación porcentual de opiniones de los empleados administrativos del Instituto De Previsión Social De La Fuerza Armada Policial Del Estado Lara. Dimensión: Dirección

Gráfico 3: Opiniones de los empleados administrativos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara

En el cuadro cinco (5) y gráfico tres (3), muestran la información en relación a la dimensión: dirección; indicadores: delegación de autoridad, permisibilidad, liderazgo, motivación y comunicación en opiniones de los empleados administrativos. Esto se midió por medio de cinco (5) ítem (del 11 al 15).

Según los empleados las respuestas se ubican en mayor porcentaje (51%) en promedio; en la categoría Siempre, seguido de (19%) Casi Siempre; A Veces (17%); Nunca (12%), Casi Nunca (1%).

De acuerdo a los resultados, los más destacados fueron el ítem 12 (en el proceso administrativo ha observado responsabilidad en los integrantes de la institución) fue el mayor porcentaje en la categoría Siempre con 83% al igual que el ítem 15 (a través de la comunicación se logran los propósitos comunes en la institución); el ítem 11 (Existe delegación de autoridad a nivel superior en su institución) obtuvo un 37% en Casi Siempre. El ítem 14 (Sus superiores propician la motivación a los trabajadores) con un 40% en la categoría A Veces y el ítem 13 (Los lideres en su organización permiten fluidez en los procesos administrativos) con 26% en la alternativa Casi Siempre.

Es conveniente destacar de acuerdo a lo anterior que el gerente debe poseer la capacidad de influir y dirigir las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.  La dirección implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos, deben tratar de convencer a los demás  de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación, pues es la dirección quien supervisa cara a cara los empleados en las actividades diarias del negocio. La eficiencia del gerente en la dirección es un factor de importancia para lograr el éxito de la empresa.

Cuadro 6.- Representación porcentual de opiniones de los empleados administrativos del Instituto De Previsión Social De La Fuerza Armada Policial Del Estado Lara. Dimensión: Control

Gráfico 4: Opiniones de los empleados administrativos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara

En el cuadro seis (6) y gráfico cuatro (4), se muestra la información en relación a la dimensión: control; indicadores: precontrol, concurrente, postcontrol y supervisión en opiniones de los empleados administrativos. Esto se midió por medio de cinco (5) ítem (del 16 al 20).

Según los empleados las respuestas se ubican en mayor porcentaje (33%) en promedio en la categoría Siempre, seguido de (31%) Casi Siempre; A Veces (17%); Nunca (11%), Casi Nunca (7%).

El desglose de los resultados Individualmente indican que el ítem con mayor porcentaje fue el 17 (se aplican las acciones correctivas en la institución) con 77% en la categoría Siempre: el ítem 19 (Existe un control de las actividades realizadas con los trabajadores) con 49% también Siempre; el ítem 18 (Los supervisores realizan un control posterior en sus áreas respectivas para medir las operaciones realizadas por los empleados) con 43% Casi Siempre; el ítem 16 (los supervisores de las áreas, formulan estrategias de supervisión adecuada para las actividades que se realizan en cada una de ellas) con 40% Casi Siempre; el ítem 20 (Percibe usted supervisión en sus labores) con un 31% Casi Siempre.

Lo anterior permite indicar que la suma de las categorías Siempre y Casi Siempre indican que el control está ejecutado en forma un tanto positiva, pero que debería abarcar el cien por ciento de sus acciones, pues el control al igual que la planificación, se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa. Controlar puede definirse como un proceso de medir y evaluar el desempeño o resultados reales de cada componente organizacional de una empresa, efectuar la acción correctiva, cuando sea necesaria, para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, políticas y normas de la empresa, las cuales son establecidas en la planeación. Debe tomarse en cuenta entonces lo expresado por Chiavenato (ob. cit.) quien señala:

El control eficaz exige la alimentación adelantada, pues se supone que los objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la realimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. (P. 307)

Cuadro 7.- Representación porcentual de opiniones de los empleados administrativos del Instituto De Previsión Social De La Fuerza Armada Policial Del Estado Lara. Dimensión: Gestión

Gráfico 5: Opiniones de los empleados administrativos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara

Para el cuadro siete (7) y gráfico cinco (5), se muestra la información en relación a la dimensión: gestión; indicadores: Evaluación del desempeño, Capacitación, Formación, Actualización y Rotación de personal. Esto se midió por medio de cinco (7) ítem (del 21 al 27).

Según los empleados las respuestas se ubican en mayor porcentaje (46%) en promedio; en la categoría Siempre, seguido de (24%) Casi Siempre; Nunca (16%); A Veces (9%), Casi Nunca (5%).

En destaque se encuentran para la alternativa Siempre los ítem 26 (La organización actualiza a sus trabajadores) con un 80%; el ítem 23 (La organización capacita a sus trabajadores) con 74%; el ítem 24 (la organización forma a sus trabajadores) con 69%, el ítem 25 (Los que dirigen las actividades administrativas tienen un nivel universitario) con 43%. La alternativa Casi Siempre para el ítem 21 (Dentro del departamento que usted labora se aplica una evaluación de desempeño de los empleados) un 40% y el ítem 27 (se hacen transferencias internas en los cargos) con 40%. La alternativa Nunca presenta para el ítem 22 (Las acciones administrativas desarrolladas son evaluadas por los responsables del departamento) 26%.

Los resultados permiten indicar que la suma de las categorías Siempre y Casi Siempre da como resultado un 70% de acciones por parte de los gerentes hacia la dimensión gestión de los procesos administrativos, lo que indica que aunque No realizan todas las acciones en positivo, por lo menos una gran cantidad de ellas si las realizan. Por lo tanto cumple con la meta de la gestión administrativa: hacer que los miembros de la organización contribuyan a alcanzar los objetivos que el gerente o ejecutivo desea que se logre, por que ellos quieren lograrlo; la ejecución significa realizar las actividades establecidas en el plan, bajo la dirección de una autoridad suprema.

Además la gestión sirve para en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de sus objetivos. En síntesis significa poner en acción o actuar (dirigir el recurso humano). Significa creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio direccional para tomar decisiones extendiendo las órdenes e instrumentos, el gerente sabrá elegir la ubicación estratégica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia.

CAPÍTULO V

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

Sobre la base de los objetivos y el análisis e interpretación de los resultados, se llegó a las siguientes conclusiones:

Referente a la planificación, la mayoría de respuestas se ubicaron en la alternativa Siempre y Casi Siempre, el gerente del IPSOFAP Lara tienen sus actividades planificadas y enfocadas al logro de los objetivos, además de que lleva a cabo la planificación en su organización, una de las causas puede ser que hayan durado suficiente tiempo en el cargo, lo que favorece la planificación continua y además las actividades inherentes a su cargo se precisan por escrito; esto contribuye a la buena marcha de los procesos administrativos, pues la planificación es la que establece las acciones empresariales estratégicas, que ayudan a disminuir las debilidades internas y las amenazas del entorno que pueden afectar las operaciones medulares dentro de las organizaciones.

Por otro lado para la dimensión organización, las respuestas al igual que el ítem anterior se ubicaron en mayor promedio en la alternativa Siempre, pues la mitad de los encuestados que opinan que el gerente está presto a la realización de actividades propias de este proceso como son la existencia de organigrama que especifica la jerarquización de cargos, un manual de cargo que permita la fluidez en los procesos administrativos; además consideran que se da la existencia de estándares establecidos que promueva la participación a través de criterios claros para el desarrollo organizacional, con lo cual se logra que las funciones especificas que desempeña estén adaptadas a los procedimientos administrativos que realiza en su área.

La dimensión Dirección en más de la mitad de encuestados indicó que Siempre el gerente está orientado a la delegación de autoridad, permisibilidad, liderazgo, motivación y comunicación. Además se constató que los encuestados opinan que en el proceso administrativo ha observado responsabilidad en los integrantes de la institución y que a través de la comunicación se logran los propósitos comunes en la institución; existe delegación de autoridad a nivel superior en su institución y además están conscientes que sus superiores propician la motivación a los trabajadores, pues están conscientes que esto permite la fluidez en los procesos administrativos.

Respecto a la dimensión Control se obtuvo que en este caso los resultados estuvieron repartidos entre todas las categorías, aunque Siempre y Casi Siempre obtuvieron más de un 30% cada una lo que sumado implica que el gerente, aunque no en su totalidad, de un modo u otro ejerce el control de los procesos administrativos en la IPSOFAP Lara, pues se detectó que aplican las acciones correctivas en la institución, existe un control de las actividades realizadas con los trabajadores. También los encuestados opinaron que los supervisores realizan un control posterior en sus áreas respectivas para medir las operaciones realizadas por los empleados, aunque menos de la mitad indicó que casi siempre los supervisores de las áreas, formulan estrategias de supervisión adecuada para las actividades que se realizan en cada una de ellas, por lo que no perciben la supervisión en sus labores.

Para la dimensión Gestión, se obtuvo que según los empleados las respuestas se ubican en promedio en la categoría Siempre, pues opinan que la organización actualiza y capacita a sus trabajadores, por eso opinaron que dentro de ella se pueden formar, aunque casi siempre dentro del departamento se aplica una evaluación de desempeño de los empleados, y habitualmente se hacen transferencias internas en los cargos, y además las acciones administrativas desarrolladas son evaluadas por los responsables del departamento.

Recomendaciones

Luego de obtenidas las conclusiones; se pueden hacer las siguientes recomendaciones:

• Hacer un llamado de reflexión a los gerentes de la IPSOFA Lara para que contribuyan a la consecución de todos los procesos administrativos de la organización; adecuando los pasos inherentes a ella para que los empleados lo reconozcan y puedan realizar una mejor labor con eficacia y eficiencia.

• Realizar un seguimiento de actualización futura, respecto a los procedimientos administrativos, basándose en la información que contienen esta investigación.

• Implementar cursos de capacitación y/o actualización al personal, de forma tal que adquieran conocimientos sobre motivación, comunicación, procesos administrativos y comprendan la importancia que tienen dentro de la institución. Esto puede realizarse por medio de cursos, talleres, entre otros, los cuales pueden darse a través de convenios, que dispongan del personal preparado en el área, asimismo dichos cursos pueden ser dictados por personal preparado en estos aspectos.

• Es vital que se realicen en la institución investigada, jornadas motivacionales, para despertar en el personal el interés por el trabajo, así como también el sentido de pertenencia y el deseo de trabajar en función de los objetivos institucionales. Esto puede llevarse a efecto por medio de charlas, talleres, entre otros, bajo la responsabilidad de personal preparado y con experiencias en aspectos inherentes a la motivación. Ello permitirá que el personal se interese e internalice su rol en la institución.

• Dar a conocer los resultados de esta investigación al personal del IPSOFAP Lara y autoridades competentes, para que se establezcan los mecanismos que contribuyan a mejorar los procesos administrativos de la organización.

• Considerar el nivel educativo de los empleados administrativos en cada tarea inherente al cargo.

• Tomar acciones en base a los resultados: las personas al dar sus opiniones esperan que la organización tome acciones sobre los puntos más críticos.

• Incentivar al fortalecimiento de sistemas y procedimientos a través de los cuales se planteen medidas que conduzcan al establecimiento de normas, funciones, coordinación de actividades, aceptación de sugerencias y en generar cambios en los procesos que deben establecerse en dicha institución, para el alcance de objetivos de manera eficiente y eficaz.

Referencias bibliográficas

Alvarado, Martin (2005) Diseño de un Programa de Remuneración Salarial para la Fábrica de Colchones Confort del Municipio Autónomo Carrizal del Estado Miranda. Trabajo Especial de Grado para optar al Título de Licenciado en Administración de Recursos Humanos en la Universidad Nacional Experimental "Simón Rodríguez".

Aponte W. y Brito L., (2005) Diagnostico del Sistema de Clasificación y remuneración de Cargos para el Personal Administrativo del Instituto Autónomo de Policía del Estado Miranda de la Región 1 en función de la Satisfacción Salarial, Trabajo Especial de Grado para Optar el Titulo de Licenciado en Administración Mención Recursos Humanos en la Universidad Nacional Experimental "Simón Rodríguez". Los Teques, Estado Miranda.

Castillo Florez, A. (2007).  Análisis de cargos y manual de funciones en la empresa Papeles Nacionales S.A. (Empresa Manufacturera). Tesis de Grado para optar al título de Ingeniero Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira Pereira, Colombia  

Catácora, F. (2000). Sistemas y Procedimientos Contables. Mc Graw Hill. Caracas – Venezuela.

Chiavenato, I. (2002). Introducción a la Teoría General de la Administración. 5ta. Edición Mc Graw Hill. México.

Chiavenato, I. (2003). Administración de Recursos Humanos. Edición Mc Graw Hill. México.

Chiavenato, I. (2005). Gestión del talento humano. Mc Graw Hill. México.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Gaceta Oficial Número 3.686. Diciembre, 30 de Caracas – Venezuela.

Dessler, G. (1999). Administración de Personal. Diccionario de Administración y Finanzas. J.M. Rosernberg Ocean Group. México: Prentice Hall

Diccionario One Color. (2000).Editorial Océano. Madrid – España.

Franklin, E. (1998). Organización de Empresas. Mc Graw Hill México. D.F.

Hernández, R. Fernández C. y Baptista, P. (1999). Metodología de la Investigación. Panamericana Formas Impresas, S.A. Santa Fe de Bogotá. Colombia.

Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. (2000). Gaceta Oficial Número 37029. Caracas -Venezuela.

Ley del Estatuto de la Función Pública (2002) Gaceta Oficial N° 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002. Caracas

Ministerio del Poder Popular para la Comunicación y la Información. Líneas Generales del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013. Caracas. Septiembre 2007

Oviedo, N. (2009) Informe de Auditoría del IPSOFAP. Informe del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del estado Lara.

Pérez, I. (1998). Modelo de Acción pedagógica para capacitar a gerentes en la conducción de los procesos humanos en las empresas. Tesis doctoral. Universidad Santa María.

Romero Casanova. J.A. (2003). Gerencia estratégica Universidad Rafael Belloso Chacín Maracaibo-Venezuela

Sabino. C (1998). Metodología de la Investigación. Editorial. Mc Graw Hill México.

Serna, H. (2000). Mercadeo interno. Estrategias para gerenciar la cultura empresarial Ltda.

Stephen P. (1999). Comportamiento organizacional. 8va. Ed. Prentice Hall. México

Stoner y otros (1996), Administración. Sexta Edición. México: Prentice Hall.

Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2003). Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Caracas – Venezuela.

Uribe, A. (2004) Gestión Administrativa Editorial Mc Graw Hill. Quinta Edición. México. 28.

Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al título de

Magíster en Gerencia de Recursos Humanos

DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso por lo que soy y por la familia que me dio.

A la Santísima Virgen Madre de Dios, Nuestro Señor Jesucristo que nos cubre con su manto y nos da su Santísima protección.

A mis padres por haberme dado la vida.

A mis hijos, William, Wilexy y Moisés, motivo de lucha y superación. Gracias por su cariño.

A mis compañeros de trabajo y estudio.

A todos gracias, Dios les pague y mil gracias

William

AGRADECIMIENTO

A Dios por alumbrarme en todos los caminos que recorrí para ver realizada esta meta.

A todo el personal de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, por darme esta oportunidad de realizar mi aprendizaje.

A la Prof. Gledys González de Oropeza, por su humildad y sabiduría con la cual me brindó sus conocimientos y sirvió de gran ayuda en cada momento en la realización y culminación con gran éxito esta tesis.

A los profesores:

Nereida Pérez, por su apoyo y ayuda incondicional en todo momento.

Félix Bencomo, por sus aportes metodológicos para la consecución de esta meta

Rafael Valera, por sus conocimientos infinitos, sin cuyo aporte este trabajo no habría sido posible.

William Rodríguez, amigo incondicional, cuyos conocimientos teóricos y prácticos fueron baluartes para el logro de esta meta.

A todas aquellas personas que no nombro, gracias por su ayuda, paciencia, confianza y apoyo incondicional.

Para ellos mil gracias.

Autor:

William Alfredo Quevedo Escalona

Tutor: Gledyss Oropeza

Coord. de L.I.: Nereida Pérez

Programa: Gerencia de Recursos Humanos

Línea de Investigación: ESGESO

Fecha: Marzo 2010

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA

CENTRO DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO

UNEFA-CIP

Barquisimeto, Marzo de 2010