Gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del IPSOFAP

Resumen

La presente investigación está titulada "Gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial (IPSOFAP) del Estado Lara" tiene como objetivo analizar dicha gestión estratégica. El mismo es de naturaleza de campo no experimental y el diseño es descriptivo, en el cual se utilizó una población de setenta (70) sujetos los cuales conforman los diferentes cargos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara. Como técnica se recurrió a utilizar la técnica de la encuesta al personal seleccionado. Por otro lado el instrumento a utilizar en este caso es el cuestionario conformado por 27 ítems, elaborados tipo Escala, con cinco (5) alternativas de respuesta: (5) Siempre; (4) Casi Siempre; (3) Algunas Veces; (2) Casi Nunca, (1) Nunca. Al cual se le aplicó una validación avalada por tres expertos, quienes verificaron cada ítem por su adecuación con los objetivos del estudio. Luego de ejecutado el juicio de expertos, se procedió a realizar la prueba de confiabilidad la cual, dio como resultado 0,98, lo que significa que el cuestionario presenta alta confiabilidad en su contenido. La técnica de análisis se procedió a organizar la información a través de la tabulación y cuantificación de los datos, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos objetos de estudio. Se concluyó que los procesos administrativos se dan en forma mediana en la organización; pues la mitad o menos de ella opinó que los gerentes de la organización cumplían sus procesos administrativos en forma no cónsona a la realidad, pues las respuestas no fueron en un cien por ciento satisfactoria. De allí que se recomienda hacer un llamado de reflexión a los gerentes de la IPSOFA Lara para que contribuyan a la consecución de todos los procesos administrativos de la organización; adecuando los pasos inherentes a ella para que los empleados lo reconozcan y puedan realizar una mejor labor con eficacia y eficiencia

Descriptores: Gestión Estratégica – Procesos Administrativos – Talento Humano

Introducción

La economía global frente a la cual se ubica el mundo de los negocios de hoy en día, exige a las empresas renovar sus enfoques filosóficos sobre las organizaciones, su gente, la realización del trabajo, el ambiente social que propicia y la calidad de vida que brinda. El momento actual es crucial en la historia organizacional. En particular en lo que se refiere a la valorización de las personas en las empresas, pues se les comienza a considerar como una ventaja estratégica.

Cabe destacar que para los recursos humanos en las empresas se presentan grandes oportunidades de mejora, pero hay que introducir cambios. Hay que gerenciar las organizaciones con los nuevos paradigmas de gestión, hacerlos más competitivos y ofrecer a los trabajadores una mejor calidad de vida, involucrándolos activamente en los beneficios de las organizaciones.

En este sentido, la eficacia de la acción gerencial y de la atención que se brinda a los recursos humanos en las empresas, tiene mucho que ver con la axiología empresarial. En general el concepto de desarrollo de los recursos humanos podría ser interpretado como un proceso de incremento del conocimiento, desarrollo de habilidades y destrezas para realizar el trabajo.

Pero debe señalarse además que los procesos de cambio y transformaciones del sistema administrativo, el cual es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que la organización alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa.

En consecuencia, el proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. No cabe duda que una transformación profunda de la administración es obligatoria para generar cambios en las prácticas de organización y ejecución de los procesos gerenciales, a través de la capacitación permanente del trabajador para incrementar; fortalecer, afianzar, potenciar su profesionalismo a fin de garantizar la eficiencia del proceso administrativo.

Es por ello, que el sistema administrativo necesita de una gestión gerencial acorde con las innovaciones que continuamente se producen, donde las funciones de planificación, organización, dirección y control se ejecuten de manera eficiente, lo cual permite desarrollar el proceso en un ambiente armónico y democrático. Ante esta realidad la gerencia requiere de motivación, orientación además de preparación, lo que conlleva a desempeñar el rol de manera efectiva para ayudar en el proceso de toma de decisiones facilitando el logro de los objetivos propuestos y además poseer orientación pedagógica para desempeñarse como conductor eficaz de los procesos humanos en la empresa.

Con el propósito de conectar al gerente con su realidad laboral se propone analizar la gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial (IPSOFAP) del Estado Lara, con la finalidad de que la gerencia sea un conductor eficaz de los procesos humanos. Igualmente crear un ambiente de trabajo más positivo que favorezca el bienestar de todos y la productividad de la institución. La investigación se estructuró en cinco (5) capítulos, distribuidos de la siguiente manera:

El Capítulo I está constituido por el planteamiento del problema, objetivos y justificación; en relación al Capítulo II está el marco teórico conformado por los antecedentes del estudio, bases teóricas y legales, en relación al Capítulo III marco metodológico relacionado con el naturaleza de investigación, diseño, población, técnicas para el análisis de información, instrumentos para recolección de datos. El Capítulo IV, que contempla el análisis y discusión de los resultados y el Capítulo V que contiene las conclusiones y recomendaciones producto de la aplicación del instrumento a la población seleccionada.

Finalmente se presentan referencias y anexos

CAPÍTULO I

El problema

Planteamiento del Problema

Los cambios económicos, políticos y sociales vividos en el contexto global conlleva a la reflexión de los representantes del sector empresarial, quienes se enfrentan a un mercado cada vez más competitivo, a una población que demanda productos de mejor calidad. Por ello para la empresa moderna, resulta apremiante la adopción de políticas razonables tendentes a optimizar los procesos administrativos y productivos, de tal manera que les permita incorporarse al mundo de los grandes retos, que depara el siglo XXI a las organizaciones.

A este respecto Uribe (2004) defiende la concepción de gestión al definirla como "el manejo estratégico de la organización" (p. 37). Asimismo se debe tener clara visión y misión del negocio, también establecer hacia dónde quiere dirigir sus esfuerzos para el mantenimiento y ampliación del mismo en el tiempo. Igualmente indica el autor la influencia que tiene en la gestión del negocio, la dificultad de la búsqueda y selección de los trabajadores que participan en el logro de las metas pues el proceso de apoyo y conocimiento de cada uno de los proyectos asumidos en la institución, deben contar con el apoyo de todos los actores del proceso administrativo.

En tal sentido el sistema administrativo venezolano ha sido objeto de varias reformas con el propósito de resolver y lograr la eficacia del recurso humano, en virtud de ello, se hace pertinente cambiar y mejorar por medio de una revisión permanente su funcionamiento, así como sus acciones y políticas. Es por ello que la gerencia en Venezuela debe implementar políticas para conducir al logro de los objetivos propuestos a través de mecanismos de control establecidos mejorando y perfeccionando los procesos administrativos, tales como planificación, organización, dirección y control para darle seguimiento a los resultados obtenidos, y tomar las decisiones que modifiquen las líneas de acción, optimizando los mismos.

A este respecto, Chiavenato (2003), indica que un procedimiento administrativo es "el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin" (p. 147). El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo. A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que esta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos.

Se puede decir que el procedimiento administrativo se configura como una garantía que tiene el ciudadano de que la administración no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar indefensión.

Por lo anteriormente expuesto, las organizaciones deben precisar funciones en el control de cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones, detectar omisiones en el cargo desempeñado y optimizar los procesos administrativos, con instrumentos que contribuyan a detectar fallas en los procesos administrativos y la optimización de los mismos, lo cual permite la satisfacción de las necesidades y expectativas al desarrollar actividades asignadas para el recurso humano, a la vez que ayudan a obtener el rendimiento real en las actividades realizadas por parte del recurso humano para lograr el éxito. Además muestra los requerimientos organizativos y conductuales que se han especificado en cada caso, la productividad del empleado, la satisfacción con la labor llevada a cabo diariamente en su puesto de trabajo.

Por ello las organizaciones requieren del apoyo de instrumentos administrativos donde se describen los procedimientos y actividades desempeñadas en el trabajo diario, pues con frecuencia las empresas se ven en la situación de absoluto desconocimiento del trabajo llevado a cabo por los empleados. Esta es una razón por la cual, los manuales de cargos dentro de una institución tienen una gran importancia como herramientas para el manejo y planificación de los recursos organizacionales.

De esta acotación se induce que a través de estos instrumentos administrativos, las empresas asignan y utilizan los recursos humanos para alcanzar objetivos organizacionales, ayudados por determinadas estrategias. Así mismo permiten a los empleados desempeñar determinados cargos con excelencia, describir las actividades en todos los niveles jerárquicos, propiciar la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad. Es importante destacar que se deben establecer mecanismos de gestión administrativa para la utilización óptima de los recursos, a fin de garantizar el buen funcionamiento de la organización, tal como se pretende en el Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara (IPSOFAP-Lara)

Cabe señalar que el Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara (IPSOFAP-Lara) fue creado el 2 de Enero de 1989. El 23 de octubre de 1990, inició su funcionamiento dentro de las instalaciones de la Comandancia de Policía "Gral. José Trinidad Morán", y funcionó hasta julio de 2008 en la Carrera 15 entre Calles 34 y 35. Fue trasladado después de esa fecha a la sede del comando central en la Calle 30 con carrera 28.

Es una institución de carácter civil, con personalidad jurídica propia, sin fines de lucro, tiene como objetivo fundamental promover y desarrollar en forma integral el bienestar socioeconómico de sus afiliados. Cuenta con seis mil (6.000) asociados entre los que se encuentran funcionarios activos, jubilados y pensionados) y dieciocho mil (18.000) afiliados conformados por cónyuges, hijos, padres de los asociados, lo que da un total aproximado de veinticuatro mil (24.000) integrantes de la institución mencionada.

Por otro lado el patrimonio está constituido por dos presupuestos: el público, proveniente del aporte inicial del Ejecutivo Regional a través de la Comandancia de la Fuerza Armada Policial del estado Lara, para satisfacer los gastos de fundación, organización y funcionamiento del instituto. Los aportes mensuales otorgados por el Ejecutivo Regional para cubrir los gastos de mutualidad, asistencia médica – odontológica, fomento al ahorro y alícuotas diferenciales no cubiertas por las cotizaciones de los afiliados. El privado, derivado de las cotizaciones obligatorias sobre la remuneración mensual de cada uno de los funcionarios estipulada en la Ley de Previsión Social.

Es importante mencionar a Oviedo (2009), quien señala que el IPSOFAP-Lara "carece de lineamientos formales que rijan la actuación para el personal administrativo" (p. 12) de dicho instituto, donde se establezca mediante un esquema la descripción de tareas, los deberes y las responsabilidades a cumplir en las actividades ejecutadas por los actores del proceso administrativo, para conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de poder administrar los recursos físicos y financieros de la institución.

Por otra parte el mismo autor como actor participante activo dentro de la institución, señala que el personal adscrito a la misma recibe instrucciones por parte de dos jefes a la vez existiendo doble línea de mando y además al personal recién empleado al comenzar su trabajo no se le facilitan las funciones, actividades y tareas concernientes al cargo para su desempeño. Determinar la gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial, ajustado a la realidad actual de la institución y de la normativa legal dependerá de un estudio evaluativo de los procedimientos administrativos para sincerar las funciones, actividades y tareas a realizar por el personal del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del estado Lara y así definir el perfil de competencias del personal administrativo, tal como está distribuido en el organigrama de la institución. (ver anexo A).

Partiendo del planteamiento señalado se esbozan las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son los procesos administrativos que se desarrollan en la IPSOFAP. Lara?

¿Cuáles son las necesidades administrativas del personal del IPSOFAP-Lara?

¿Cómo se dan las actividades en los procesos administrativos del IPSOFAP-Lara?

¿Cuáles son los factores que afectan los procesos administrativos IPSOFAP- Lara?

Ante estos planteamientos, surge la necesidad de dar respuestas efectivas a las interrogantes planteadas con el propósito de evaluar los procesos administrativos del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara, para estimular y facilitar la obtención de medios que conduzcan al funcionario policial a su crecimiento profesional. El estudio tiene un alcance local pues se aplica a la institución antes mencionada para mejorar sus procesos administrativos.

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Analizar la gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial (IPSOFAP) del Estado Lara.

Objetivos Específicos

• Identificar los procesos administrativos de planificación, organización, dirección y control del IPSOFAP-Lara.

• Determinar las necesidades administrativas del personal del IPSOFAP-Lara.

• Analizar las actividades en los procesos administrativos del IPSOFAP-Lara.

• Establecer los factores que afectan los procesos administrativos de la IPSOFAP-Lara.

Justificación de la Investigación

La tendencia de la administración en todos los sectores se orienta hacia la gestión estratégica, la cual requiere de un gerente que se mueva dentro del ámbito contextual, con miras a la formulación de la misión institucional, que a su vez fija las líneas para la visión y la prospectiva de programas. Sus acciones permitirán construir una estructura organizativa que se adapte a los cambios que ocurren en su entorno, lo cual constituye la fuerza que va a coordinar todas las actividades e interrelaciones de los diferentes subsistemas de organización.

Debe señalarse que es fundamental salvaguardar el patrimonio de las empresas y la correcta utilización de los recursos, para lograr el cumplimiento de los objetivos planteados y metas fijadas, permitiendo al personal involucrado realizar un mejor trabajo y a la vez establecer controles que permiten evaluarlo. Es por ello que deben existir normas escritas que permitan establecer un vínculo entre los individuos y la organización para ayudar a obtener y mantener una fuerza de trabajo idónea.

De allí, el presente estudio se justifica por su relevancia de impulso, para la optimización de los procesos administrativos, pues la determinación de las necesidades administrativas del talento humano que labora en el IPSOFAP, puede servir de norte para otros organismos e instituciones que de una u otra forma, requieran un mejor manejo de los procesos administrativos, y realizar de una manera más eficiente los objetivos para los cuales fueron creadas, asimismo determinar dicha necesidad facilita la información referente a las actividades, tareas y funciones que realiza el personal de la misma, pudiendo ser utilizado en cualquiera de los tópicos allí reflejados.

En tal sentido, el estudio conlleva a establecer en forma clara y precisa las actividades a cumplir por los diferentes actores del control, permitiendo evaluar el desenvolvimiento y propiciar con éxito el desempeño laboral adaptado a los nuevos paradigmas de la Administración Pública Regional.

Por lo tanto, se solventan dificultades permitiendo verificar problemas presentados en la organización, en cuanto a la administración de los sistemas del talento humano, tales como reclutamiento, selección, adiestramiento, clasificación, remuneración, desarrollo de carrera, evaluación de desempeño y contratación colectiva, pues indicará las tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos, agrupando los similares bajo títulos comunes, las conclusiones y recomendaciones que surjan, pueden ser utilizadas en futuras investigaciones y sobre todo a instituciones interesadas en implantar manuales de cargos como herramientas para la optimización del talento humano.

Asimismo, los resultados de la investigación pueden servir de modelo a otras instituciones con características similares, donde se perciban que los mismos son necesarios para la optimización de los procesos en el desarrollo eficiente de las actividades. Del mismo modo se beneficia la gerencia, trabajadores, usuarios, y la institución en general.

Referente a la línea de investigación, este estudio está enmarcado en la línea Estado, Gerencia y Sociedad (ESGESO), ante un proceso de cambio que demanda una nueva concepción de la ciencia social y humana desde el conocimiento ético. Además busca un proceso creativo y metodológico orientado en este caso a definir de manera precisa las funciones generales y específicas de los procedimientos administrativos dentro del IPSOFAP Lara y su estructura orgánica, permitiendo orientar adecuadamente la gestión administrativa y actividades que deben poseer los empleados que la conforman, para con ello establecer o no las necesidades que resultaren luego del estudio, que es la esencia de la función investigativa orientada a la aplicación de soluciones innovadoras a problemas de  la  sociedad,  por  medio  de  la  creación  de  conocimiento  o  la  adaptación  o perfeccionamiento de  tecnologías, que permitan el  logro de una mejor calidad de vida desde una perspectiva ética.

CAPÍTULO II

Marco teórico

Antecedentes Investigativos

Es oportuno mencionar que en Venezuela, algunos autores han diseñado propuestas orientadas a estudiar los procedimientos administrativos para fijar lineamientos y funciones donde se mejore la calidad en el proceso. A nivel nacional, se citan algunas investigaciones que de forma directa o indirecta conforman un apoyo al estudio, sirven de base y se describen a continuación:

El trabajo realizado por Aponte y Brito (2005), denominado Diagnóstico del Sistema de Clasificación y Remuneración de Cargos para el Personal Administrativo del Instituto Autónomo de Policía del Estado Miranda de la Región I, en función de la Satisfacción Salarial; el cual tuvo como propósito fundamental diagnosticar a través de la satisfacción salarial el sistema de clasificación y remuneración de los cargos para el personal administrativo.

El objetivo general de los investigadores fue, diagnosticar el sistema actual de clasificación y remuneración de cargos del Personal Administrativo del Instituto Autónomo de Policía del Estado Miranda de la Región I y su incidencia en la satisfacción laboral. Esta investigación estuvo enmarcada bajo un diseño de campo de tipo descriptivo, la población la constituyó un total de doscientos cincuenta y nueve (259) funcionarios, siendo la muestra seleccionada de setenta y ocho (78) funcionarios.

Los investigadores concluyeron que las políticas salariales son difundidas entre el personal administrativo del Instituto Autónomo de Policía del Estado Miranda de la Región I, los Manuales de Valoración de Cargos son desconocidos por los 23 funcionarios encuestados, lo que trae como consecuencia que dicho personal se encuentra subutilizado, es decir, no es aprovechado de acuerdo a sus capacidades.

La investigación antes citada demostró que las políticas salariales y los manuales de valoración de cargos de los institutos autónomos son dictadas por el Estado Venezolano estando en desconocimiento del personal, esto trae como consecuencia que, el personal no esté satisfecho y no desempeñe sus funciones en forma eficiente, ya que se sienten sub-remunerados, siendo esto parte de los procesos administrativos inherente a las organizaciones, lo cual lo relaciona con la investigación que se desarrolla.

En revisión del trabajo de Alvarado (2005), titulado "Diseño de un Programa de Remuneración Salarial para la Fábrica de Colchones Confort, C.A. del Municipio Autónomo Carrizal del Estado Miranda", para optar al título de Licenciado en Administración de Recursos Humanos de la Universidad Nacional Experimental "Simón Rodríguez", el cual tuvo como objetivo elaborar un programa de remuneración salarial para los empleados y obreros de la Fábrica de Colchones Confort, C.A. La modalidad de la investigación es de campo y utilizaron las técnicas de recolección de datos: observación y encuesta, apoyada en un cuestionario, con una población de 97 personas y escogida una muestra de 29.

El investigador llegó a las siguientes conclusiones: la carencia o desconocimiento de la existencia de las políticas salariales de la mencionada organización, el escaso interés por las funciones realizadas y una compensación pobre, puede provocar ausentismo laboral y otras formas de protesta pasiva. Por lo cual es necesario elaborar un programa de remuneración salarial acorde con las necesidades de los trabajadores y difundirlos mediante todos los medios a su alcance.

La investigación antes citada aportó a la presente, información concerniente al ausentismo laboral el cual podría presentarse en cualquier empresa, por desconocimiento de las funciones de cada cargo y de las políticas salariales. Por ello es relevante al trabajo a realizar por cuanto la definición exacta de los procesos administrativos, proporciona a la población objeto de estudio información sobre el manejo de cada una de las funciones implícitas en los mismos. En este sentido, se puede decir que contribuye a la optimización general de la organización, pues suministra información referida a las relaciones de las diferentes unidades, determinando la autoridad y aclarando con precisión la responsabilidad.

Finalmente Castillo (2007), realizó una investigación analítico inductiva, titulada Análisis de cargos y manual de funciones en la empresa Papeles Nacionales S.A., donde considera que bajo la consideración del momento histórico que vive Colombia, caracterizado por un mundo altamente tecnificado donde las condiciones que impone la competencia, obligan a readecuar la estructura interna de las empresas, como condición para estar a la altura de las exigencias del mercado internacional, en un mundo globalizado; en este marco se inspira el proyecto que pretende reestructurar una compañía que pese a sus éxitos logrados cree en la posibilidad de optimización de sus procesos y en este caso particular, tiene una disposición que favorece la realización de un proyecto como el que se pretende llevar a cabo.

El proyecto surgió como respuesta a la evaluación y diagnóstico que parte desde el corazón de la gerencia de recursos humanos, el cual se nutrió de los propios análisis y evaluaciones de los diferentes departamentos y secciones que integran la empresa; una vez detectado el problema, fue necesario abordar un proceso de sensibilización enfocado a vender la idea de la necesidad de elaborar un instrumento de carácter organizativo para la compañía, que permitiera delimitar perfiles , funciones y responsabilidades en todos los cargos de la gerencia de operaciones de la empresa; gestión que obtuvo luz verde y que hizo posible el desarrollo de tareas sistematizadas que tenía como meta final la elaboración del la descripción y análisis de cargos , el manual de funciones y la curva salarial( de la gerencia de mantenimiento).

Para darle vía al proyecto se tuvieron en cuenta elementos clave de investigación: descripción y análisis de cargos, observaciones directas y entrevistas personales. Por esta vía se determinaron perfiles ocupacionales y manuales de funciones de la gerencia de operaciones como también la valoración de cargos y la curva salarial de la gerencia de mantenimiento para dar cumplimiento a las necesidades y proyecciones de la empresa manufacturera

El aporte de la investigación anterior a la actual radica en que el manual de cargos es de vital importancia en la gestión administrativa y contribuye a establecer con claridad un conjunto de deberes y responsabilidades desarrolladas en la organización por el recurso humano.

Lo expuesto por los diferentes autores evidencia la importancia de los procedimientos administrativos de control interno que garantizan una excelente función, para optimizar la labor llevada a cabo por los distintos organismos, asimismo velar por el cumplimiento de las normas establecidas en las leyes, responsabilidad del gerente público y todos los actores involucrados en el proceso ante los cambios que requieren los nuevos paradigmas en la sociedad, optimizar los procesos administrativos.

Como consecuencia de esta nueva realidad los manuales de cargo, dan una visión generalizada acerca de la importancia que tienen en el desarrollo del trabajo diario, situación que llama a la reflexión, puesto que representa uno de los factores básicos para elevar la calidad del proceso administrativo. Por lo tanto, las investigaciones antes mencionadas ofrecen elementos importantes que sirven de base para el estudio planteado.

Desde esta perspectiva, se puede señalar que en Venezuela se han realizado estudios, referidos a diseñar manuales de cargo con la finalidad de aplicar correctivos dentro del proceso administrativo.

Por consiguiente el estudio contribuye al cumplimiento oportuno de todas las obligaciones laborales de la empresa, para garantizarle a la administración pública un desenvolvimiento eficaz y optimización de la labor ejecutada. Es por ello que se hace necesario analizar la gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial (IPSOFAP) del Estado Lara, ya que es una herramienta eficaz para el organismo público regional.

Bases Teóricas

Teoría que fundamenta la investigación

Los procesos administrativos, según Uribe (2004), se refieren  a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias  de los trabajadores, y  que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Indica el autor que desde finales del siglo XIX  se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido  sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Señala igualmente que la teoría de las relaciones humanas (también denominada escuela humanística de la administración), fue desarrollada por Elton Mayo y sus colaboradores, surgió en los Estados Unidos como consecuencia inmediata de los resultados obtenidos en el experimento de Hawthorne, Fue básicamente un movimiento de reacción y de oposición a la teoría clásica de la administración. La teoría clásica pretendió desarrollar una nueva filosofía empresarial, una civilización industrial en que la tecnología y el método de trabajo constituyen las más importantes preocupaciones del administrador.

Uribe (ob. cit.), indica que a pesar de la hegemonía de la teoría clásica y del hecho de no haber sido cuestionada por ninguna otra teoría administrativa importante durante las cuatro primeras décadas de este siglo, sus principios no siempre se aceptaron de manera sosegada, específicamente entre los trabajadores y los sindicatos estadounidenses. En un país eminentemente democrático como los Estados Unidos, los trabajadores y los sindicatos vieron e interpretaron la administración científica como un medio sofisticado de explotación de los empleados a favor de los intereses patronales. La investigación de Hoxie fue uno de los primeros avisos a la autocracia del sistema de Taylor, pues comprobó que la administración se basaba en principios inadecuados para el estilo de vida estadounidense.

En consecuencia, la teoría de las relaciones humanas surgió de la necesidad de contrarrestar la fuerte tendencia a la deshumanización del trabajo, iniciada con la aplicación de métodos rigurosos, científicos y precisos, a los cuales los trabajadores debían someterse forzosamente. De allí que la gran competitividad y fluctuaciones del entorno económico actual, la rápida evolución de la mano de obra, la mayor diversidad de la fuerza laboral son algunas de las cuestiones que se han traducido en aportaciones críticas del departamento de recursos humanos para el éxito de la organización. Para que las organizaciones no sólo se limiten a sobrevivir, sino que tengan éxito durante la próxima década, los departamentos de recursos humanos tendrán que hacer frente a esta difícil tarea con empuje y dinamismo.

Por consiguiente, la creciente importancia del talento humano se debe a varias tendencias y crisis de la sociedad en general, y del mundo laboral en particular. A esto se añade el reconocimiento de que la gestión de los recursos humanos puede influir de manera importante en los objetivos de la organización. Con vista a bosquejar los acontecimientos principales que han influido en la creciente importancia de la gestión del talento humano, es importante destacar la influencia de lineamientos para optimizar el proceso administrativo, los cuales se apoyan en la teoría general de sistemas, ya que se pretende lograr la interrelación e integración de aspectos referidos al cargo con la finalidad de optimizar los procesos administrativos. Son sistemas abiertos, pues se caracterizan por ser procesos de intercambio infinito con su ambiente.

Al respecto, Chiavenato (2005) define sistemas como "un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o partes, formando un todo complejo o unitario" (p. 727). Esta teoría controla varios de los factores que causan tensión como lo son: Las demandas de la tarea, el papel de la estructura organizacional. Las estrategias como la gerencia pudiera considerar una mejor selección de personal y una mejor colocación en el cargo, estableciendo metas realistas, rediseñando los puestos, incrementar el involucramiento del empleado en la toma de decisiones, mejorar la comunicación, relaciones interpersonales, establecer planes y programas corporativos de bienestar. La investigación que se realiza revela sus fundamentos teóricos a través de los siguientes aspectos:

Administración

Toda organización dispone de hombres y elementos materiales que desarrollan una actividad para la obtención de fines determinados: elementos humanos, bienes materiales y actividad son componentes infaltables en las instituciones. Asimismo el empleo de los recursos debe hacerse dentro de dos factores que resultan condicionantes: el tiempo y la tecnología disponible. La combinación de esos factores, venciendo las restricciones y logrando una organización eficaz, es el problema principal.

Para ello es necesario que los individuos formen un "equipo" en el cual cada uno tenga asignadas funciones y las desempeñe técnica y anímicamente con la mayor probidad, los bienes que conforman el patrimonio de la organización se asignen a responsables que las utilizarán en el cumplimiento de sus funciones, además deberán velar para preservarlos adecuadamente, no solo en cuanto a existencia física, sino también a su valor económico y la actividad finalmente, verdadero nervio motor que mueve al ser humano en la tarea de administrar e incrementar los bienes materiales, debe desarrollarse dentro de los principios de excelencia.

Sobre este particular, Chiavenato (ob. cit.), define administración como "aquella que realiza una función al mundo de otro, esto es, aquel que presta un servicio a otras" (p. 130). La tarea actual de la administración es la de interpretar los objetivos propuestas por la institución y transformarlos en acción organizacional a través de planeamiento, dirección y control de todos los esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles con el fin de alcanzar objetivos de la manera más adecuada a la situación. Del mismo modo acota, que la administración como capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, es un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.

De lo anteriormente expuesto se puede inferir que la administración consiste en la planificación, organización, el desarrollo, coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal y manejo de recursos económicos.

Elementos que integran los sistemas administrativos

La organización administrativa se conforma de ciertos elementos básicos, sin los cuales la misma no existiría. La existencia y alcance de dichos elementos, han sido legislativamente tratados en términos generales, pero además puede establecerse a través de un estudio detallado de la gran cantidad de normas que regulan la estructura del Estado, en particular a través de leyes orgánicas. Por otro lado, al funcionamiento de dichos elementos debe aplicarse el concepto de competencia, de especial importancia para el ejercicio de la función administrativa.

Al respecto Chiavenato (ob. cit.), hace mención que "para el funcionamiento de las organizaciones se fijan objetivos y lineamientos concretos que generen procesos de administración, ejecución, organización y toma de decisiones para determinar la eficiencia". (p. 241)

El mismo autor dice que entre los elementos de los sistemas administrativos, se tienen: (a) un conjunto de personas y equipos que dedican parte de su tiempo en captar, transmitir, procesar o conservar información; (b) conjunto de soportes que sustentan los datos que sirven para aumentar las decisiones especificas transmitirlas, conservarlas, regularía en el tiempo y recoger los resultados. Estos soportes han estandarizado constituyendo formularios y registros; (c) una red de canales que vinculan las personas y por donde fluyan los soportes. Siendo esta diseñada para la previa creación de rutinas perfectamente definidas para cada operación.

Los sistemas administrativos contribuyen al mejoramiento y optimización de los procesos ya que estos involucran todas las actividades y tareas del personal para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Procesos Administrativos

La administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia. Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A este respecto Chiavenato (2003), define proceso administrativo como la serie de pasos secuénciales y lógicos que utiliza la organización, unidad o dependencia, para agregar valor a los insumos y transformarlos en el producto deseado con calidad y en cantidad requerida. Para efectos de esta optimización, comprende un conjunto de actividades u operaciones que la dependencia con un control debe ejecutar en forma eficaz, eficiente y económica, para lograr sus objetivos propuestos.

Por tanto puede decirse que es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros y el empleo de todos los demás recursos organizacionales para el logro de los objetivos preestablecidos.

Planificación

Es el primer proceso administrativo según Chiavenato (ob. cit), la planificación comprende la definición de objetivos o metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades. Todos los procedimientos que se realizan dentro de las organizaciones están basados en la planificación. Ésta es la primera función administrativa y la base para lograr las metas. La planificación determina previamente cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para lograrlos.

El mismo autor destaca en la planificación las siguientes características:

a) Debe ser un proceso permanente y continuo; b) se orienta hacia el futuro; c) mejora el proceso de la toma de decisiones; d) busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas, e) es sistémica; f) es repetitiva; g) es una técnica de asignación de recursos; h) es una técnica de Integración y control; i) es una técnica de cambio e innovación (p. 369).

Lo anterior permite inferir que la planificación se ha transformado en un requisito para la supervivencia de cualquier empresa, sobre todo por la rivalidad que existe mundialmente. La planificación establece el esfuerzo coordinado. Da dirección a los administradores como a los no administradores.