Sistema de información para el control de gestión de los procesos llevados a cabo en la gerencia de impuestos (página 2)

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Por su parte, Gómez (1998) define un sistema de información como "todo proceso, por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que informarán a la Gerencia y demás personas interesadas en la organización; con el deliberado propósito de orientar la toma de decisiones" (p. 4.1). Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

• Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información.

Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. A continuación se muestran las etapas del ciclo de vida de desarrollos de sistemas, expuestas por Gómez (1998, p. 4.2):

1. Investigación preliminar. Esta comienza con la formulación de una solicitud, ya sea, por parte de un usuario o un gerente de un departamento que haya detectado una necesidad de mejoramiento de un sistema o que haya la necesidad de automatizar una serie de actividades.

2. Determinación de los requerimientos del sistema o análisis de sistemas. En esta etapa el analista debe comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se esta estudiando. Los analistas trabajan con los empleados y administradores deben de estudiar los procesos de la empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

• ¿Qué es lo que se hace?

• ¿Cómo se hace?

• ¿Con que frecuencia se presenta?

• ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?

• ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

• ¿Existe algún problema?

• Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?

• Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas el analista de sistemas conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por que ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Es en esta etapa donde se hace notar la importancia de documentar los procesos.

3. Diseño del sistema. En esta etapa el analista usa la información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico de sistema de información. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la de desarrollo de software, a la que denominan diseño físico.

4. Desarrollo de sistemas. En esta etapa el analista trabaja junto con el programador para desarrollar cualquier sistema que se necesite esto se hace apoyándose en el diseño de sistemas.

5. Pruebas del sistema. Antes de implantar el sistema es necesario realizarle pruebas para saber si funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Estas pruebas consisten en hacer funcionar al sistema como si estuviera realizando sus operaciones cotidianas para lo cual fue desarrollado se introducen entradas de conjunto de datos para su procesamiento y después se examinan sus salidas o resultados.

6. Implantación y evaluación. La implantación es el proceso de instalar y verificar un nuevo equipo, capacitar a los usuarios los cuales usarán el nuevo sistema de información, se debe de hacer una conversión del viejo sistema al nuevo, verificando que los usuarios no encuentren inconvenientes en el uso del nuevo sistema, esta conversión incluye la de archivos de formatos antiguos a nuevos o simplemente la construcción de una base de datos.

3. Diseño de sistemas de información.

Conceptos y principios. El Diseño de Sistemas se define el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un Sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física. La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

• El diseño de los datos. Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.

• El Diseño Arquitectónico. Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa. 

• El Diseño de la Interfaz. Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.

• El Diseño de procedimientos. Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El Diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos del cliente.

El proceso de Diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas:

• El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.

• Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y mantienen el Software.

• El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.

Para evaluar la calidad de una presentación del diseño, se deben establecer criterios técnicos para un buen diseño como son:

• Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso inteligente del control entre los componentes del software.

• El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.

• Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.

• Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento independiente.

• Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los módulos y el entorno exterior.

• Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la información obtenida durante el análisis de requisitos de Software.

Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseño del Software exige buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de Diseño, Metodología sistemática y una revisión exhaustiva.

• Control de Gestión.

El Control de gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla. Sistema de apoyo a la dirección basado en instrumentos de tipo contable-financiero.

El Control de Gestión como una de las herramientas fundamentales para que las empresas puedan obtener productos y servicios con una eficiencia relevante, que le permitan el acceso al mundo competitivo de hoy, se ha convertido en un tema de gran actualidad.

• Objetivos del Control de Gestión.

El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo, podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:

Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

• Sistema de Control de Gestión.

Hernández M. (2000) define un Sistema de Control de Gestión (SCG) como "una estimulación organizada para que los "managers" descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa" (p. 10). Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolución del entorno y las variables de la propia organización que pueden afectar su propia supervivencia.

El sistema de control de gestión como conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (SÍ).

Sin embargo, se encuentran otros enfoques modernos, como el de Mallo y Merlo (1998) que conciben el SCG como un "sistema de información-control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones" (p. 23). El control es activo en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

Por su parte, Simons (1994), lo considera como "aquellos procedimientos y controles habituales, de tipo formal, basados en la información y utilizados por la dirección para mantener o modificar determinadas pautas en las actividades de la organización, distinguiendo dentro del SCG cuatro tipos de sistemas formales basados en la información en función de su relación con la estrategia: sistema de creencias, sistema de establecimiento de límites, sistema de control de diagnóstico y sistema de control interactivo" (p. 22). El sistema de creencias, para comunicar y reforzar las declaraciones sobre la misión y los objetivos de la empresa; el sistema de establecimiento de límites, para fijar las reglas y los límites, como los sistemas de elaboración de presupuestos; el sistema de control de diagnóstico, como sistema formal de feed-back, para realizar el seguimiento de los resultados y corregir las desviaciones que se producen en relación con lo previsto; y el sistema de control interactivo, para atraer la atención y fomentar el diálogo y el aprendizaje en toda la organización.

En los conceptos obtenidos de las distintas literaturas se puede observar que todos coinciden en que el SCG es un procedimiento basado en la información recopilada para trazar los objetivos y el camino a seguir por la entidad, controlar y tomar las decisiones correspondientes para corregir las desviaciones.

6. SAP.

Sistemas, Aplicaciones y Productos para el Procesamiento de datos, es el proveedor de software estándar para negocios líder en el mercado, con un 31% del mercado mundial. Su software es el más completo y sofisticado del mundo. Las diez más grandes compañías de Estados Unidos gestionan sus negocios con el software de SAP. Más de 7500 empresas de 100 países han elegido SAP.

En la actualidad SAP ofrece software de gestión empresarial que cubre todas las necesidades de las empresas en prácticamente todos los sectores. Existen 22 soluciones sectoriales. Algunos de sus productos son:

– SAP R/3®: su producto estrella. Es el más utilizado ya que es el que más tiempo lleva en el mercado, el resto de productos llevan en el mercado algo más de un año.

– Aplicaciones lanzadas hace más de un año: Customer Relationship Management CRM, Supply Chain Management APO, Product Life Cycle Management, Knowledge Management, Business Information Warehouse BIW, Strategic Enterprise Management SCM, mySAP E-Commerce solutions, mySAP Financials, mySAP.com marketplace, mySAP.com workplace.

7. SAP R/3®.

Consiste en un único Sistema de Administración de Base de Datos Relacional (ABDR), para SAP R/3®, se utiliza para almacenar programas y datos de SAP R/3®, junto con uno o más servidores de aplicación que se utilizan para procesar transacciones SAP R/3® y administrar los procesos de trabajo como ser de diálogo, batch o actualización.

Los datos que se encuentran dentro de un sistema SAP no pueden ser accedidos directamente por otro sistema SAP.

Características del Sistema SAP R/3®:

SAP R/3® ha tenido tanto éxito debido a que combina unas características únicas que son ideales a la hora de trabajar en gestión empresarial. SAP es muy flexible. Permite agilizar las tareas diarias de cualquier empresa independientemente del sector y del país en que trabaje, de su tamaño y de otros factores que pueden suponer un problema con otro software. Otro aspecto importante, es que es altamente integrado: supera las limitaciones jerárquicas y funcionales típicas de la empresa. Todo está integrado en un mismo software que coordina las distintas estructuras, procesos y eventos de todos los departamentos y áreas funcionales, permitiendo a cada empleado disponer de toda la información necesaria en todo momento. Así, no sólo actualiza la información en tiempo real (importantísima característica de SAP que constituye una enorme ventaja), sino que además basta con introducir los datos una sola vez, puesto que el sistema se encarga de pasar y actualizar los datos en el resto de los módulos o programas. Así la interconexión entre centrales, oficinas, centros de producción, etc. queda asegurada.

Con un sistema no integrado, todas las operaciones podían hacerse, en cada departamento, oficina, fábrica…. con sus programas específicos para cada una (software para la gestión de materiales, software para controlar salarios, ventas, compras, etc.)

Y cada uno de ellos trabajando con sus propios protocolos, con su propia información, adaptados para hardware distinto, sin conectar ni compartir información) con lo que se trabajaba el doble: los datos que se repiten en diversas áreas se manejan varias veces (por ejemplo, en el almacén y en la administración) y, al no estar interconectados, (aunque exista una red interna, los diversos programas podrían trabajar con formatos, datos, máquinas incompatibles) es necesario que alguien se dedique a pasar la información de unos a otros, perdiendo un tiempo que se podría dedicar a mejorar la estrategia. SAP R/3® evita que se repita innecesariamente la información (los datos que introduzca uno no hace falta que los introduzca otro, aunque sea de otra sección).

Fue diseñado como un producto integrado, pero existe la posibilidad de instalar sólo parte del software (los módulos pueden utilizarse individualmente) para luego ir ampliando paso a paso según sus necesidades. Permite además la comunicación con terceros (clientes o proveedores de su empresa que no sean SAP AG y sus partners).

8. Metodología ASAP.

ASAP está compuesta por una Metodología (ROADMAP), un conjunto de poderosas Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el éxito de la implantación. ASAP tiene cinco años de creada y ha sido utilizada en más de 1000 implantaciones alrededor del mundo, es actualizada constantemente con el lanzamiento de nuevas versiones (ver Figura 12)

Las Herramientas, incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, lista de verificación de cumplimiento de las actividades por fase, y muchos otros documentos preconfigurados denominados Aceleradores. Los Aceleradores, son archivos de Project, Word, Power Point, que ASAP coloca a la disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de fases y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de elaborar documentos, que en muchos otros proyectos ya han sido utilizados y probados.

A continuación se describen sus fases:

Figura 12. Roadmap de la metodología ASAP.

 Fase 1: Preparación del proyecto.

Esta fase es el punto de arranque del proyecto. La importancia de esta fase radica en que en ella son definidos los objetivos y el alcance del proyecto. En esta primera fase interviene sólo la alta gerencia del proyecto. Se integra el equipo y se establecen todos los estándares gerenciales como son: frecuencia de reuniones (comité de dirección, control del proyecto, avance de módulos, entre otros), los informes semanales, informes mensuales, la documentación del proyecto (documentación de usuarios, documentación de la guía de implementación, directorios de la red donde se almacenara todos los documentos del proyecto, entre otros).

En esta fase se identifica un plan de comunicación que define de forma clara los métodos y procesos globales de comunicación para compartir toda la información del proyecto, que incluyen: Los planes de fechas de las reuniones, órdenes del día y actas de reuniones, informes de estatus y procesos de comunicación para personas que no pertenecen al equipo del proyecto.

Fase 2: Plano empresarial (BLUEPRINT).

El propósito del Plano Empresarial o Business Blueprint es entender los objetivos de negocio y determinar los procesos requeridos para apoyar tales objetivos.

En general, el objetivo del Plano Empresarial (Blueprint) es entender como la organización puede funcionar con SAP R/3®, y verificar que se ha comunicado un entendimiento apropiado de los requerimientos, para esto se prepara un "Plano Empresarial (Blueprint)" del estado futuro de la organización y se presenta para su aprobación. Este "plano empresarial" consistirá de una vista gráfica de la estructura de la organización así como una versión preliminar de los procesos de negocio tanto en formato gráfico como escrito. Este "plano empresarial" finalizará el alcance detallado del proyecto.

Fase 3: Realización.

Una vez que se dispone de la documentación del modelo de procesos generado como resultado de la fase anterior, el equipo del proyecto empieza la fase de realización, que consta de dos pasos a saber:

Primero, los consultores se encargan de realizar propuestas para un sistema básico o prototipo.

Segundo, el equipo de proyecto con los usuarios finales se encarga de verificar los prototipos y realizar los ajustes necesarios a la configuración.

En esta fase del proyecto se realizan las pruebas del sistema tanto horizontales como verticales, que se definen como los casos de prueba de integración que determinan el entorno empresarial de destino y proporcionan una base de confianza acerca de la capacidad del sistema para gestionar la empresa. Todas y cada una de las pruebas son validadas por los usuarios o titulares que son responsables de los procesos empresariales. Cuando se obtienen las aprobaciones necesarias, se podrá seguir con la siguiente actividad dentro de la metodología de implementación.

Fase 4: Preparación final.

El propósito de esta fase es completar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales, y preparar el sistema y los datos para el ambiente productivo.

Las pruebas finales del sistema consisten en:

• Prueba de los procedimientos y programas de conversión.

• Pruebas de volumen y de carga.

• Pruebas de aceptación final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto capacitará a los usuarios claves empleando el método "train-the-trainer" (método mediante el cual se entrena a un usuario clave, el cual será responsable de entrenar a su vez a los usuarios finales). Este método ayuda en la aceptación de la comunidad de usuarios finales, y también construye la base de conocimiento para auto-soporte y mejoras futuras del sistema.

El paso final de esta fase es aprobar el sistema y verificar que la organización está lista para ir a producción y "encender" oficialmente el sistema.

Fase 5: Entrada en productivo y soporte.

El propósito de esta fase es mover el ambiente pre-productivo al ambiente productivo real de la organización. Se debe disponer de todo un ambiente de soporte tal que permita que los procesos de la organización fluyan sin mayor inconveniente durante los primeros días críticos de uso del sistema. Durante esta fase los usuarios generalmente requieren la asesoría permanente de la gente del proyecto para preguntas y resolución de problemas.

Después de entrar en producción, el sistema deberá ser revisado y refinado para asegurar el soporte al ambiente de negocios, en donde pueden presentarse casos de ajustes a la configuración y su detección y corrección debe ser realizada por el equipo de la organización asistido por el consultor de Aplicación SAP.

9. Definiciones generales de Impuestos.

Los impuestos son prestaciones, hoy por lo regular en dinero, al Estado y demás entidades de derecho público, que las mismas reclaman, en virtud de su poder coactivo, en forma y cuantía determinadas unilateralmente y sin contraprestación especial con el fin de satisfacer las necesidades colectivas.El impuesto es una prestación tributaria obligatoria, cuyo presupuesto de hecho no es una actividad del Estado referida al obligado y destinada a cubrir los gastos públicos.

El órgano de ejecución de la administración tributaria nacional es el Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT). Este ente denomina los impuestos realizados en el mercado interno como Tributos Internos, este abarca lo relativo al Impuesto al Valor Agregado y al Impuesto Sobre la Renta (sólo se desarrollará el IVA); y los que se llevan a cabo en el mercado externo (importaciones y exportaciones) como Aduana. El detalle de estas actividades se muestra a continuación:

Tributos Internos

• Declaración IVA. El Impuesto al Valor Agregado (IVA) según se especifica en el artículo 1 de la ley que la rige

grava la enajenación de bienes muebles, la prestación de servicios y la importación de bienes, que deberán pagar las personas naturales o jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y demás entes jurídicos o económicos, públicos o privados, que en su condición de importadores de bienes, habituales o no, de fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios independientes, realicen las actividades definidas como hechos imponibles en esta Ley (2005).

En cuanto a la declaración de este impuesto, el Reglamento General de la ley que establece el Impuesto al Valor Agregado presenta en su artículo 59 que los contribuyentes "deberán presentar declaración jurada por las operaciones gravadas y exentas, realizadas en cada período mensual de imposición. (1999).

El Reglamento de la Ley del IVA, señala que los contribuyentes deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas, en los cuales se registrará toda la información relativa a sus operaciones (compra, venta, prestación y recepción de servicios, retenciones, entre otras; aun las no gravables), tanto en el mercado interno como en el externo, en orden cronológico; y que "la Administración Tributaria podrá establecer un modelo único, así como los medios y sistemas en que deben llevarse" (art. 74) estos.

Aduana.

Las operaciones de importación y exportación de bienes y servicios, según lo menciona la ley del IVA, también constituyen hechos imponibles; es decir, se encuentran sujetas al pago de este impuesto.

Por tal motivo, la empresa que llevare a cabo estas operaciones deberá incluirlas en la declaración y pago de este impuesto, considerando los momentos y formas establecidos en esta ley; así como también, "los contribuyentes deberán conservar en forma ordenada, mientras no esté prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas y similares u otros elementos, que se hayan utilizado para efectuar los asientos y registros correspondientes." (Ley del IVA, artículo 56)

Reintegros de Impuestos.

• Draw Back. Es el proceso mediante el cual se devuelven los impuestos de importación pagados por las materias primas, piezas, partes, componentes, empaques, envases y embalajes y, en general, por los insumos o materiales de origen extranjero utilizados e incorporados en el proceso de productivo de los bienes o mercancías objeto de exportación. El monto de la devolución del impuesto se obtendrá si "se multiplicara el porcentaje correspondiente a cada rama industrial por el valor FOB de exportación, en moneda nacional calculado al tipo de cambio referencial para la venta del Banco Central de Venezuela, para la fecha de registro de la respectiva declaración de aduanas" (Reglamento de la Ley Orgánica de Aduanas sobre los Regímenes de Liberación, Suspensión y otros Regímenes Aduaneros Especiales, 1996, artículo 67).

Las solicitudes de Draw Back pueden ser realizadas por los beneficiarios por intermedio de su agente aduanal o por su representante legal. Los interesados en acogerse a este régimen deben presentar su solicitud en un plazo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de registro de la correspondiente Declaración de Aduanas para exportación, ante la Gerencia de Adunas del SENIAT o por ante las Gerencias de Aduanas Principales, de acuerdo con lo pautado en el art. 68 del Reglamento citado anteriormente.

Es importante señalar, que las correspondientes operaciones de importación y exportación deberán declararse ambas, dentro del período de un (1) año. Asimismo, el interesado deberá demostrar, con la respectiva documentación, que el monto de los impuestos de importación a ser reintegrados fueron cancelados directa o indirectamente por él, mediante la importación o compra de insumos, materias primas, partes o piezas nacionalizadas, incorporadas en el proceso productivo de la mercancía de exportación.

CAPÍTULO IV

MARCO METODOLÓGICO

• Tipo de estudio.

Esta investigación es un estudio de tipo proyectiva y aplicada.

Se considera que es un estudio proyectivo, ya que propone soluciones a la necesidad de contar con un sistema de información que reduzca la cantidad de trabajo realizado en la Gerencia de Impuestos. Este estudio implica, por lo tanto, plantear alternativas de cambio.

Por otra parte, puede calificarse como aplicada, ya que tiene como finalidad establecer un sistema para hacer más óptimo los procesos tributarios de Ternium Sidor diseñando todo lo relacionado con el mismo y estableciendo normativas de trabajo para alcanzar las metas fijadas.

• Diseño de la investigación.

Esta investigación es un estudio no experimental; debido a que la información no se toma a través de muestras de laboratorio, si no que se basa en datos tomados de situaciones existentes; ésta "se realiza sin manipular deliberadamente variantes. Lo que se hace en la investigación no experimental es observar fenómenos, tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos" y, en este caso proponer soluciones (Hernández Sampieri y otros, 2003, p.267).

• Población y muestra.

La que representa este estudio está constituida por todos los procesos que se llevan a cabo en la Gerencia de Impuestos de Ternium Sidor. De esta población se seleccionó como muestra solo los procesos contemplados por el Sistema de Información Tributaria (sistema actual) y que a su vez son los que presentan mayores deficiencias en estos momentos, como lo son: Aduana y Reintegro de Impuestos.

• Técnicas y/o instrumentos de recolección de datos.

Para la recolección de datos se utilizarán las siguientes técnicas:

Entrevistas: El tipo de entrevista aplicada fue no estructurada, a partir de la cual se les pidió a los diferentes trabajadores que explicarán el proceso que cada uno de ellos lleva a cabo en la mencionada Gerencia, así como de las necesidades que se tienen en cada caso; con la aplicación de esta técnica se logró obtener una información más precisa y detallada del proceso en estudio.

Observación directa: Se efectuaron visitas a las diferentes áreas de la empresa que derivan en la actividad fiscal, con el fin de observar directamente el proceso que en las mismas se lleva a cabo. Además de observar el proceso en cada una de las áreas correspondientes, se realizarán reuniones para la revisión de los avances de la actividad.

Análisis de documentación: Se procedió a revisar la documentación existente sobre los procesos que se siguen actualmente en la Gerencia de Impuestos de Ternium Sidor.

Consultas bibliográficas: El apoyo bibliográfico permitió reunir información teórica necesaria para la elaboración de este estudio.

• Procedimiento.

El procedimiento que se siguió para la realización de esta investigación se presenta a continuación:

• 1. Revisión de la documentación existente acerca del tema de interés necesario para el estudio.

• 2. Revisión de los procesos levantados.

• 3. Diagnóstico de la situación actual.

• 4. Delimitación de los procesos seleccionados, según las deficiencias y/o necesidades de cada uno de ellos.

• 5. Definición y formulación del problema.

• 6. Formulación de los objetivos generales y específicos de la investigación.

• 7. Definición de los objetivos y alcance del sistema de información.

• 8. Realizar sesiones de trabajo con los usuarios a fin de analizar la perspectiva de cada uno de ellos en referencia a los datos, la naturaleza de los mismos independientemente de su representación física y el uso de estos a través de las áreas de aplicación.

• 9. Elaborar los modelos de procesos, lógico de datos y de entidad relación, necesarios para el diseño del sistema de información.

• 10. Construir un esquema o prototipo de la información que utiliza la empresa, basándose en un modelo de base de datos específico.

• 11. Realizar la documentación de los modelos.

• 12. Elaborar el manual de usuario del sistema de información.

• 13. Finalmente, se realizara el informe del trabajo de investigación.

CAPÍTULO V

SITUACIÓN ACTUAL

1. Diagnóstico de la situación actual.

La Gerencia de Impuestos de Ternium Sidor actualmente esta adscrita a la Dirección de Administración y Finanzas, de la mencionada empresa. Dicha gerencia está encargada de desempeñar funciones como la declaración de los impuestos generados por la empresa, entrega oportuna a la Administración Tributaria de los reportes exigidos por esta, prestar apoyo en materia fiscal a todas las áreas de la organización que lo requieran, velar en la empresa por el cumplimiento de las normas fiscales, entre otras; todas estas funciones orientadas asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa, considerando las diferentes actividades que esta comprende. El desarrollo de estas actividades deberá cumplirse cabalmente, debido al impacto que tiene el resultado de estas en el normal y buen funcionamiento de la empresa.

Por otra parte, se tiene que la empresa cuenta, en estos momentos, con el Sistema SAP para el soporte de los procesos de las áreas financiera y logística de la empresa, por lo cual la Gerencia de Impuestos, se ve beneficiado de este, para parte de sus procesos. En cuanto a los procesos objeto de este estudio (Aduana y Reintegro de Impuestos) el Subproceso Importaciones, se ve especialmente beneficiado (por no poseer ninguna herramienta adicional que lo soporte completamente) y con el Sistema de Información Tributaria para soportar las operaciones tributarias de Exportaciones y Draw Back.

Los procesos realizados por esta Gerencia, y que serán considerados para este estudio, se encuentran agrupados, de siguiente manera:

• Aduanas: Exportaciones e Importaciones.

• Reintegro de Impuestos: Draw Back.

Basado en los procesos mencionados anteriormente, a continuación se presenta una descripción detallada de cómo se realizan actualmente las actividades en cada uno de ellos.

Aduana. Ternium Sidor es una empresa que lleva a cabo operaciones de importación y exportación de insumos y productos, los cuales constituyen hechos imponibles del Impuesto al Valor Agregado. Por tal motivo, estas son incluidas en la declaración y pago de este impuesto, de acuerdo a los requerimientos de la norma fiscal. De igual manera, que en la Declaración de IVA originada por las operaciones nacionales, la normativa tributaria exige que se lleven los Libros de Compras y Ventas, así como la Relación de Importaciones y Exportaciones; sin embargo, también se utilizan reportes que reflejan el comportamiento de la gestión de esta Gerencia. Este proceso comprende entonces los siguientes subprocesos:

• Exportaciones. Estas operaciones están sustentadas por el agente aduanal DANZAS. En cuanto a las exportaciones, la Gerencia de Impuestos está encargada, fundamentalmente, de llevar el control de todas las actividades relativas a esta materia y que permitan cumplir adecuadamente con las exigencias de la norma fiscal; tales como elaborar los reportes necesarios y recaudar los documentos que sustenten que dicha operación ha sido efectivamente realizada. Cabe destacar, que para llevar a cabo estas actividades y reducir la cantidad de trabajo manual, se cuenta con el Sistema de Impuestos, el cual es un software que no cumple con los estándares establecidos por la empresa, los datos que requiere este son cargados por el agente aduanal, durante el registro de la Declaración de Aduanas para la Exportación. El proceso que realiza la gerencia se muestra reflejado en el diagrama de flujo de la figura 13.

Los aspectos que están afectando este subproceso, tienen que ver principalmente con el uso del Sistema de Información Tributaria, que tal y como se mencionó anteriormente, no cumple con los estándares de la empresa. Por otra parte, se tiene que los reportes generados durante este subproceso no se encuentran almacenados en ningún sistema establecido por la empresa, solo están archivados en el computador de cada uno de los analistas. También se hace necesario realizar continuas comparaciones y completaciones que permitan obtener los reportes, como el Libro Ventas y Relación de Exportaciones, a presentar ante el SENIAT, según las exigencias de este.

• Importaciones. Estas operaciones están sustentadas por los agentes aduanales PANALPINA. El rol de la Gerencia de Impuestos, en las Importaciones es, al igual que en las exportaciones, llevar el control de las actividades tributarias generadas por la realización de estas operaciones, lo cual incluye la elaboración de reportes y recaudación de las Planillas de Determinación y Liquidación de Tributos Aduaneros para la conformación de los expediente de importación. Para cumplir completamente con estas tareas la gerencia hace uso del Sistema SAP y de archivos Excel, con la información de las Planillas de Importación cargadas en el Sistema FX destinado en la organización para ello. El Sistema de Impuestos no es utilizado para este subproceso. La descripción de este se muestra en la figura 14.

La principal deficiencia que se evidencia en las actividades que realiza la Gerencia de Impuestos para las Importaciones, es el hecho de que la información sea obtenida de 2 fuentes: Sistema FX, a través de un archivo bajado a Excel y enviado, vía e-mail, a Impuestos por los analistas de las compras de importación; y Sistema SAP, tomando la información generada tanto por los movimiento de las cuentas fiscales, como del Libro de Compras, el cual no se ajusta a las exigencias actuales de la Administración Tributaria. Esto lleva a su vez a realizar una serie de cmpletaciones, comparaciones y búsqueda, lo cual implica hacer mayor cantidad de trabajo manual, uso de excesivo de tiempos para realizar las actividades, una alta tendencia a omitir registros y, más importante aun, respaldo adecuado de la información completa. Además, los demás reportes que permiten llevar un adecuado control de la gestión de esta área de la empresa, deben ser elaborados de forma manual.

Reintegro de Impuestos. Ternium Sidor por ser una empresa exportadora de productos cuenta con el privilegio de poder gozar del reintegro de parte de los impuestos cancelados a la Administración Tributaria, esto se da, como incentivo a las empresas para estimular las operaciones de exportación. En la Gerencia de Impuestos, se divide este apartado en dos categorías de los cuales es objeto de esta investigación solo el que se muestra a continuación:

Draw Back. Para obtener la devolución de impuestos de importación, Ternium Sidor realiza, en primer lugar, las estimaciones del monto a ser devuelto (mediante el Sistema de Información Tributaria), a fin de efectuar los asientos contables en el Sistema SAP; previamente a la entrega de la solicitud a la Administración Tributaria se lleva a cabo la verificación de los datos que esta contiene; la misma, es presentada en un plazo de treinta (30) días hábiles, desde la fecha de registro de la Declaración de Aduanas para la Exportación. Luego que la solicitud es presentada, se espera que el SENIAT solicite los requerimientos adicionales necesarios para ser entregados; realizando un seguimiento constante de las solicitudes hasta que se recibe la providencia administrativa que autoriza el pago de los Certificados Especiales de Reintegro Tributario (CERT). Como puede notarse, este es un subproceso que se basa en la entrega y recepción de recaudos (físicos), por tanto la necesidad primordial está en llevar el control de cada uno de estos, es decir, que permitan elaborar las Solicitudes de Draw Back (corresponde al agente aduanal DANZAS) y hacerle un seguimiento posterior a las mismas, hasta que se obtiene la devolución respectiva del impuesto. El proceso se encuentra reflejado en el diagrama de flujo de la figura 15. Cabe destacar que el Sistema de Información Tributaria permite llevar completamente este control, pero como ya se ha mencionado, se pretende reemplazar este por una herramienta más adecuada.

2. Características del Sistema de Información Tributaria.

A continuación se mencionan las características que posee el sistema que actualmente utiliza la Gerencia de Impuestos como herramienta que soporte a parte de sus procesos:

• Es un sistema desarrollado en un ambiente Access; por lo tanto, no se adapta al Modelo de Sistemas Ternium.

• La información es obtenida a través de una interfaz automática con el Sistema que soporta la facturación de la empresa y la carga manual de archivos.

• Existe un alto nivel de carga manual por parte del usuario, generándose duplicidad de los registros y un margen de error considerable.

• No genera la totalidad de los reportes necesarios en esta área; además en ciertos casos, estos deben ser completados manualmente por el usuario, lo cual genera mayores tiempos de respuesta. Esto debido a que la Información no se encuentra integrada con los demás sistemas.

• No ofrece la suficiente uniformidad de los datos registrados entre este sistema y los demás sistemas con los que cuenta la organización, como es el caso del Sistema SAP; ya que no existe relación de este sistema con otros, es decir, el mismo se encuentra de cierta forma aislado.

• Abarca únicamente los subprocesos Exportaciones y Draw Back. El subproceso Importaciones se encuentra desarrollado, más no es utilizado por no contar una forma de suministro de la información necesaria.

• Es un sistema instalado directamente en el PC, es decir, no se encuentra basado en servidores, dando como resultado limitaciones en cuanto al soporte de los datos.

La figura a continuación muestra gráficamente, de manera resumida y general la forma en que funcionan actualmente las tareas en la Gerencia de Impuestos, reflejando especialmente el impacto que causa la utilización del sistema actual.

Fig. 16. Comportamiento del Sistema de Información Tributaria.

CAPÍTULO VI

SITUACIÓN PROPUESTA

1. Sistema de Administración Tributaria.

Luego del estudio realizado en el capitulo anterior de los procesos llevados a cabo en la Gerencia de Impuestos de Ternium Sidor y del sistema actualmente utilizado por esta, se plantea el esbozo de un sistema de información (Sistema de Administración Tributaria) para el proceso de Aduana (Exportaciones e Importaciones) y el subproceso Draw Back (correspondiente al proceso Reintegro de Impuestos), logrando de esta manera contar con un sistema que ofrezca mayores beneficios a esta importante área de la empresa y cumpla con los estándares establecidos mediante el Nuevo Modelo de Sistemas.

A continuación se describe gráficamente como será el mismo, tomando en cuenta en todo momento el Nuevo Modelo de Sistemas implementado por la organización (ver figura 17).

Fig. 17. Funcionamiento propuesto del Sistema de Administración Tributaria.

La figura anterior muestra el esquema de integración que tendrá el Sistema de Administración Tributaria, el cual refleja como Front-end, a la herramienta Middleware, que funcionará como elemento de software ubicado entre el usuario y el entorno del sistema, y que abarcará la parte transaccional del sistema, haciendo transparente para el usuario la complejidad que pueda tener el sistema desarrollado y poniendo al alcance del mismo una herramienta de fácil manejo; además de ofrecer una vista más amigable al usuario (analistas de impuestos y Agente Aduanal), al momento de realizar el registro y la visualización de los datos en cada una de las subfunciones del sistema (Datos Iniciales, Exportaciones, Draw Back, Importaciones y Reportes), ya que ofrece un ambiente internetizado.

Cabe destacar, que el sistema eliminará la carga manual de los datos necesarios; ya que, como puede notarse en la figura, el diseño del Sistema de Administración Tributaria contempló la creación de interfases directas y automáticas, con el Sistema de Información Tributaria, para obtener los datos de la Declaración de Aduanas para la Exportación; y con el Sistema FX, para contar con los datos de las importaciones que realiza la empresa, incluyendo de esta manera el modulo de Importaciones, el cual no se encuentra en funcionamiento en el sistema actual.

Estas interfases permitirán que, con solo introducir datos claves, como el Número de la factura, de manifiesto o de la planilla, se obtenga gran parte de la información, completando entonces, solo aquella que se origine durante cada uno de los procesos propios de la Gerencia de Impuestos (ej. Solicitud Draw Back y Registro de Pagos). Internamente, Middleware transmitirá la información al Sistema SAP, para así relacionar y procesar los datos recibidos y que se poseen; con el fin de generar los reportes necesarios por la Gerencia de Impuestos, los cuales serán visualizados a través de la herramienta Datawarehouse, que es destinada mostrar la parte de gestión de la gerencia.

El sistema permitirá que los usuarios puedan descargar a una hoja de cálculo, solo aquellos reportes que son exigidos por el SENIAT. Aquellos reportes de control interno de la Gerencia podrán imprimirse directamente, luego de su visualización, en los casos que el usuario así lo requiera. Los datos se encuentran distribuidos en una base de datos centralizada que se encuentra en el Sistema SAP, para la cual existen ciertas políticas de seguridad sobre el acceso al sistema y respaldo de los mismos.

Por otra parte, se tiene que el diseño de un sistema de información sugiere el cumplimiento de una fase previa de Análisis, tanto de la información que se requiere como del tratamiento de los datos que utilizará el mismo, a fin de obtener mejores resultados durante la elaboración del prototipo o fase de diseño. Estas 2 fases (Análisis y Diseño) se describen a continuación:

• 2. Análisis para el Sistema de Administración Tributaria.

Para el análisis del sistema a desarrollarse se elaboraron los modelos de procesos, lógico de datos y entidad – relación; los cuales permitieron conocer y reflejar la información que se usa en la empresa y necesaria para el sistema; así como también definir las tablas en la que se va almacenar la información, sus relaciones y características.

2.1. Modelo de procesos.

En esta actividad se hizo una primera descripción del QUE es lo que el sistema debe hacer en lugar del COMO lo va hacer. Para ello se definieron las relaciones del sistema con sus usuarios, con otras aplicaciones, o unidades de la organización, siempre indicando estas relaciones como flujos de datos de entrada y salida. Para ello, se utilizó como herramienta el Diagrama de Contexto, el cual permitió:

• Identificar que usuarios, unidades de la organización o aplicaciones delimitan el sistema, donde se visualizará la información requerida y la generada por el sistema.

• Identificar la información que genera o recibe del sistema.

• Eliminar todas las referencias del entorno físico.

Por otra parte, el Modelo de procesos permitió identificar nuevos requisitos para el sistema y posibles mejoras, sirviendo de ayuda para identificar las entidades sobre los que se desea guardar información, y definir sus principales atributos, así como permitió la corrección oportuna de fallas en la base de datos del sistema.

A continuación se muestran los Diagramas de Contexto que representan el Modelo de Procesos del sistema (ver Figuras 18, 19 y 20), para cada uno de sus módulos.

Fig. 18. Modelo de Procesos Exportaciones.

Fig. 19. Modelo de Procesos Importaciones.

Fig. 20. Modelo de Procesos Draw Back.

2.2. Modelo lógico de datos.

La elaboración de este modelo proporcionó las tablas en las que se va almacenar la información, las cuales serán tablas SAP (transaccional), así como las relaciones existentes entre ellas y el resto de características que permitieron conocer exhaustivamente la estructura de la base de datos que se diseñó. Para ello, se estudió los tipos de datos necesitados en la Gerencia de Impuestos; se creó un modelo de entidades como visión global; se definieron con sumo cuidado las claves de acceso a las entidades, así como los atributos característicos de las distintas entidades definidas; y se estudiaron todas las relaciones existentes entre ellas de manera que se pueda tener acceso a los datos relacionados con cualquiera de las entidades mediante procesos sencillos con el cual producir el diseño detallado de la base de datos, en miras de obtener la máxima estabilidad antes de la implantación.

Se obtuvo un conjunto de tablas, en las cuales a cada campo que se encuentre dentro de dichas tablas se le asociará un conjunto de características que lo definan:

• Nombre del Campo.

• Tipo de campo: Se especifica si un campo contiene datos de tipo carácter, de tipo numérico o de tipo fecha.

• Longitud del campo: Representa cuantos dígitos son necesarios para almacenar el contenido en los campos.

Es importante señalar, que la clave primaria indica que debe ser único, no nulo y que el valor del campo identifica inequívocamente al resto de los campos de la tabla, es decir, mediante este campo podremos identificar de modo exclusivo un registro cualquiera de la tabla, lo representamos añadiendo un asterisco (*) al nombre del dato clave.

A continuación se muestran cada una de las tablas que se consideraron para conformar la base de datos del Sistema de Administración Tributaria, con toda la información necesaria de cada uno de los campos.

(1) en caso de más de un manifiesto

Tabla 4. Modelo Lógico de Datos. Entidad Factura Exportaciones.

Tabla 5. Modelo Lógico de Datos. Entidad Manifiesto.

Tabla 6. Modelo Lógico de Datos. Entidad GOC.

Tabla 7. Modelo Lógico de Datos. Entidad GOC.

Tabla 8. Modelo Lógico de Datos. Entidad Solicitud.

Tabla 9. Modelo Lógico de Datos. Entidad Aduana.

Tabla 10. Modelo Lógico de Datos. Entidad Agente Aduanal.

Tabla 11. Modelo Lógico de Datos. Entidad Porcentaje de Reintegro.

Tabla 12. Modelo Lógico de Datos. Entidad CIIU _ Código Arancelario.

Tabla 13. Tipos de Datos utilizados en el Modelo Lógico de Datos.

2.3. Modelo Entidad – Relación.

El modelo entidad-relación fue el modelo utilizado para el diseño conceptual de la base de datos del Sistema de Administración Tributaria. Esta técnica fue de gran utilidad, ya que permitió representar el conjunto de datos relacionados entre sí, que se pueden describir en forma colectiva como componentes del sistema.

Para la realización de este modelo fueron consideradas como entidades, las determinadas en el Modelo Lógico de Datos (Factura Exportaciones, Manifiesto, GOC, Providencia, Solicitud, Aduana, Agente Aduanal, Porcentaje de Reintegro y CIIU _ Código Arancelario), las cuales cuentan a su vez con los campos claves claramente identificados. Este esquema fue normalizado para garantizar la integridad de los datos que se almacenaran.

Una vez normalizada la base de datos, se procedió a evaluar varios escenarios de pruebas para validar que las estructuras y relaciones de las tablas cumplían con todas las especificaciones del proceso de negocio de la empresa, correspondiendo con la información obtenida en el Modelo de Procesos.

A continuación se muestra el Modelo Entidad – Relación que representa la Base de Datos del Sistema de Administración Tributaria:

Fig. 21. Modelo Entidad – Relación del Sistema de Administración Tributaria.

El Modelo Lógico de Datos y de Entidad – Relación representan una parte esencial del proceso del diseño del sistema, ya que se debe considerar la capacidad de ajustar el modelo a futuros cambios sin afectar el diseño de la base de datos. Por todo esto, es fundamental dedicar tiempo y energías para producir un esquema que se adapte rápidamente a futuros cambios en los procesos de negocios.

3. Diseño del sistema.

3.1. Elaboración del prototipo.

A fin de obtener una realimentación del análisis y del diseño, antes de realizar su construcción y los gastos más importantes, se elaboró un prototipo o esbozo del sistema, lo cual permitió describir cómo se va a implementar físicamente el esquema lógico obtenido en la fase anterior.

Es importante señalar que el prototipo elaborado permitió al usuario una representación clara y realista del sistema a construir, donde el usuario pudo refinar y contribuir al mejoramiento y optimización del sistema, acorde a sus requerimientos. Con la implementación de esta técnica se logró cubrir los siguientes objetivos:

• Validar la funcionalidad del sistema.

• Probar los principios y verificar que el sistema funciona.

• Busca un acercamiento (interacción) entre el usuario y el sistema.

• Presentar en forma jerárquica las pantallas y el dialogo con el usuario.

• Obtener una realimentación.