Sistema de información para el control de gestión de los procesos llevados a cabo en la gerencia de impuestos (página 3)

En el mismo sentido, se tiene que el prototipo o diseño rápido, fue elaborado mediante en el paquete de ofimática "Power Point", el cual está enfocado solo a verificar los requisitos del sistema. Este diseño rápido condujo a la creación de un prototipo más elaborado bajo la herramienta Middleware, que es una plataforma de trabajo contemplada en el Nuevo Modelo de Sistemas de Ternium Sidor como estándar para el desarrollo de sistemas de información.

A continuación se presenta la estructura de la interfase gráfica del Sistema de Administración Tributaria, en la cual se va explicando paso a paso como navegar por cada una de las opciones que propone el sistema para el registro, modificación y consulta de la información. Esta se encuentra estructurada, según sugerencias del cliente, por los módulos de Datos Iniciales, Exportación, Draw Back, Importación para la consulta, registro y modificación de la información; y Reportes para la consulta.

Vista completa de la pantalla del Sistema.

La figura 22, que se encuentra a continuación muestra que para navegar en el sistema se cuenta con una organización por subfunciones o módulos del área o función de negocio (Administración Tributaria) en forma de pestañas (1), para acceder a cada una de las operaciones especificas de estas, se cuenta con un menú en la parte derecha de la pantalla denominado Operaciones (2), y en la parte central de la pantalla o área de Gestión Operativa, es donde se tendrán las vistas de gestión que permitirán consultar y modificar la información de la función de negocio.

Fig. 22. Vista completa de la Pantalla del Sistema de Administración Tributaria

Modulo Datos Iniciales.

• Aduana.

Esta operación permite registrar el ingreso de una nueva aduana en la base de datos del sistema; así como también, modificar y eliminar las ya existentes. Para ello, se realiza la Consulta y luego se determina la actividad que se desea realizar: Alta (creación), Baja (eliminación) o Modificación (Figura 23).

Fig. 23. Operación Aduana del Sistema de Administración Tributaria.

• Agente Aduanal.

La operación Agente Aduanal facilita el registro, modificación y eliminación de los datos correspondientes a un Agente Aduanal, en la base de datos del sistema. Es necesario realizar la Consulta del mismo, para seguidamente, decidir la actividad a realizar, las cuales pueden ser: Alta (creación), Baja (eliminación) o Modificación (Figura 24).

Fig. 24. Operación Agente Aduanal del Sistema de Administración Tributaria.

• Porcentaje de Reintegro.

Esta operación (Figura 25) permitirá la creación y modificación de un código CIIU, el cual determina el Porcentaje de Reintegro a aplicar en una Solicitud de Draw Back); para ello, al igual que en todos las operaciones se hace necesario Consultar si el mismo ya existe o no, en la base de datos del sistema. Las actividades posibles de realizar son Alta (creación de un nuevo CIIU, a este deberán asignársele los códigos arancelarios a los cuales se le aplicará, tales porcentajes) y Modificación (del Porcentaje de Reintegro y de Desperdicio correspondiente a un determinado CIIU; así como, la modificación de los códigos arancelarios asociados al mismo). Es importante señalar, que esta operación no se encuentra reflejada en el Sistema de Información Tributaria (sistema actual), fue considera dado el requerimiento del cliente de administrar directamente los porcentajes de reintegro y desperdicio que serán aplicadas a las solicitudes de Draw Back; esto es, con la intención de que sus procesos se vean afectados por la espera a que otra área de la empresa administre este punto.

Fig. 25. Operación Porcentaje Reintegro del Sistema de Administración Tributaria.

Modulo Exportaciones.

• Ingreso Manifiesto en la Gerencia.

Esta opción permite al usuario realizar el registro de los Manifiestos de Exportación (Declaración de Aduanas para la Exportación) que han ingresado físicamente a la Gerencia de Impuestos, a fin de llevar un control sobre esta actividad. Para ello, el sistema permite Consultar utilizando como parámetros de entrada un rango de Fecha Factura y/o Nº de Manifiesto, los manifiestos que han sido elaborados por el Agente Aduanal y que han sido recibidos o no por dicha gerencia (Figura 26).

Fig. 26. Operación Ingreso Manifiesto en la Gerencia del Sistema de Administración Tributaria.

Modulo Importaciones.

• Ingreso Planilla a la Gerencia.

Mediante ésta operación el usuario puede realizar el registro de las Planillas de Importación (Determinación y Liquidación de Tributos Aduaneros) que han ingresado físicamente a la Gerencia de Impuestos, lo cual permitirá llevar un control sobre esta actividad. El proceso que se lleva a cabo para este registro es similar al realizado en la operación Ingreso de Manifiesto en la Gerencia del modulo de Exportaciones. Las consultas son realizadas utilizando como parámetros de entrada el rango de Fecha de Pago y/o Nº Planilla (Figura 27).

Fig. 27. Operación Ingreso de Planilla en la Gerencia del Sistema de Administración Tributaria.

Modulo Draw Back.

• Ingreso Solicitud a la Gerencia.

Esta operación al igual que en Exportaciones e Importaciones, facilita el control del ingreso de documentos a la Gerencia de Impuestos, en este caso de las Solicitudes de Draw Back generadas por el Agente Aduanal y recibidas por el SENIAT. Los parámetros de entrada para la consulta son rango de Fecha Factura y/o Nº Factura (Figura 28).

Cabe destacar que las operaciones Ingreso de Manifiesto (Exportaciones), Ingreso de Planilla (Importaciones), mencionados anteriormente, e Ingreso de Solicitud (Draw Back) en la Gerencia, reflejan una mejora sustancial, ya que en el Sistema de Información Tributaria (sistema actual), el registro de ingreso de los documentos se realizaba uno a uno, lo cual podía generar cansancio al usuario. Por su parte, el Sistema de Administración Tributaria, brinda la posibilidad de realizar dicho registros por lotes; es decir, será necesario menos tiempo para realizarlo.

Fig. 28. Operación Ingreso solicitud a la Gerencia del Sistema de Administración Tributaria.

• Solicitud Draw Back.

A través de esta operación se puede realizar la consulta, creación o modificación de una Solicitud Draw Back asociado a un manifiesto determinado. Se realiza la Consulta y se selecciona una de las actividades que ofrece el sistema: Alta y Modificar. En esta operación el sistema brinda al usuario una reducida carga manual de datos, ya que solo será necesario registrar el número de Solicitud Draw Back que se le asociará a cada manifiesto, el cual ya se encuentra registrado en la base de datos del sistema, con toda la información correspondiente al mismo (Figura 29).

Fig. 29. Operación Solicitud Draw Back del Sistema de Administración Tributaria.

• Registro de Pagos.

La operación Registro de Pago permite realizar el registro las Providencias Administrativas emitidas por el SENIAT como constancia de haberse reintegrado el impuesto al que tiene derecho Ternium Sidor por realizar operaciones comerciales de Exportación. Para hacer el registro correspondiente, deberá, al igual que en todas las demás operaciones, Consultar con el Nº de providencia y seguidamente completar todos los campos; así como, las solicitudes de Draw Back asociadas a dicha Providencia, con los montos pagados por cada una de ellas (Figura 30).

Fig. 30. Operación Registro de Pagos del Sistema de Administración Tributaria.

Reportes.

Para visualizar cualquier reporte en el sistema se deberá seleccionar el Tipo de Reporte (Exportaciones, Importaciones o Draw Back), el Nombre del Reporte y la búsqueda podrá realizarse por Nº Factura y/o Rango de Fecha (dependiendo del reporte se define la fecha a utilizarse) (Figura 31).

Fig. 31. Modulo Reportes del Sistema de Administración Tributaria.

Los reportes que contemplará el Sistema de Administración Tributaria, según su tipo, serán los siguientes:

• Exportaciones:

• Relación de Exportaciones

• Listado de Facturas Emitidas

• Listado de Facturas sin Manifiesto

• Listado de Facturas con Manifiesto

• Listado de Manifiesto Faltantes

• Libro de Ventas

• Importaciones:

• Relación de Importación.

• Libro de Compras.

• Resumen de Planillas Faltantes.

• Draw Back:

• Estimación Draw Back.

• Relación Draw Back.

• Solicitudes Extemporáneas.

• Manifiestos s/Sol.

• Carta GOC.

• GOC por Solicitud.

• Solicitud por GOC.

• Facturas sin GOC.

• Relación de Pagos.

• Pagos realizados por solicitud.

• Facturas pendientes por pagos.

Cada uno de estos reportes serán presentados según los parámetros establecidos por la Gerencia de Impuestos, en cuanto a formato como a contenido.

4. Impacto de la implementación del Sistema.

La implementación del Sistema de Administración Tributaria en la Gerencia de Impuestos de Ternium Sidor, traerá consigo beneficios en cuanto a:

Capacidad. Las actividades de la Gerencia de Impuestos se verán influenciadas por la capacidad de ésta para procesar transacciones con rapidez y eficiencia. El sistema de información mejorará esta capacidad en dos formas:

• Aumentando la velocidad de procesamiento. Ya que, permitirá eliminar la necesidad de cálculos tediosos y comparaciones repetitivas, logrando que el mismo pueda ser de gran utilidad para generar un procesamiento acelerado. El fácil manejo de la herramienta, también contribuirá a reducir la velocidad de procesamiento de la información requerida.

• Aumento en el volumen. Permitirá responder eficientemente al crecimiento constante que está reflejando la empresa, lo cual genera un mayor volumen de información que requiere ser procesada. Además, de estar la información siempre disponible para la empresa, en casos de auditorias, fiscalizaciones, entre otras.

Reducción de costos. El Sistema de Administración Tributaria permitirá disminuir los costos, al dejar un número muy reducido de tareas para su ejecución manual; estos costos se verán reflejados en cantidad de Horas Hombres requeridas para realizar las tareas, uso reducido de papelería, entre otros. Así como también, el aplicar un estándar para el desarrollo de sistemas permite conseguir una disminución de los costos, ya que no será necesario crear una estrategia diferente para cada proyecto de sistemas que se desee llevar a cabo, al igual que se verán reducidos los mantenimientos que se realicen al sistema.

Mayor seguridad de información. Ya que no habrá necesidad de que la información tributaria sea almacenada en los archivos del PC, por estar ésta en el sistema para recurrir a ella en el momento que se requiera. Adicionalmente, el acceso a la información estará controlado de acuerdo a los parámetros establecidos en la organización, permitiendo acceder a esta solo a los usuarios que sean necesarias.

Menor margen de error. Esta ventaja viene ligada muy estrechamente a la reducción del trabajo manual, ya que se evita incurrir en los errores humanos, la duplicidad de los datos, e inconsistencia de los datos que se encuentran en varios sistemas, entre otros.

Integración de áreas en las empresas. Los procesos que se llevan a cabo en la Gerencia de Impuestos abarcan varias áreas de la organización; generalmente, la información tributaria requerida se genera en áreas como por ejemplo Facturación, Aduana, Cobranza, entre otros. Por tal motivo, es sumamente importante, la facilidad que proporciona el sistema al usuario para obtener la información de dichas áreas, sin ningún tipo de dificultad.

CONCLUSIONES

Luego de haber analizado todos los resultados obtenidos de esta investigación, se concluye lo siguiente:

• 1. Dada la importancia que tiene para Ternium Sidor las actividades que se llevan a cabo en la Gerencia de Impuestos y la intención de aplicar en toda la organización el nuevo Modelo de Sistemas Ternium, surge la necesidad de reemplazar el Sistema de Información Tributaria con el que cuenta actualmente ésta área de la empresa.

• 2. El Sistema de Administración Tributaria permitirá reducir la cantidad de trabajo manual que conlleva actualmente la elaboración y/o completación de los reportes exigidos por la Administración Tributaria, al mismo tiempo de ofrecer información más confiable, ya que se evitaría la duplicidad de registros, se reduce la carga manual de datos y se contaría con una única fuente de suministro de la información.

• 3. El Modelo de Sistemas Ternium ofrecerá al usuario información de una forma más simple e inmediata, utilizando una interfaz gráfica, proporcionada por la herramienta Middleware; y la información de gestión, en el formato más adecuado a través del software Datawarehouse.

• 4.  Para obtener un diseño, del Sistema en desarrollo, altamente satisfactorio fue necesaria la aplicación de una fase de análisis eficiente y eficaz.

• 5. Dicho sistema de información estaría estructurado para almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados constituyéndose en una herramienta sólida y consistente de decisión.

RECOMENDACIONES

Después de haber diseñado un sistema de información para el control de gestión para Gerencia de Impuestos de Ternium Sidor, es necesario seguir las siguientes recomendaciones:

• 1. Continuar cumpliendo con las fases restantes del desarrollo, hasta lograr la implementación del Sistema de Administración Tributaria, bajo la supervisión de la Gerencia de Sistemas.

• 2. El usuario debe participar activamente en las diferentes fases del desarrollo del sistema, para así, mediante un proceso de retroalimentación, cumplir satisfactoriamente los requerimientos planteados por el mismo.

• 3. Evaluar periódicamente si los reportes emitidos por el sistema son cónsonos con las exigencias de la Administración Tributaria, en esta actividad deberán ser participes las personas que conforman la Gerencia de Impuestos, a fin de que el sistema cumpla en todo momento con tales exigencias.

• 4. Tomar en consideración nuevos requerimientos de la Gerencia de Impuestos, para que sean desarrollados a futuro e integrados al Sistema de Administración Tributaria.

• 5. Realizar un programa de capacitación e información sobre la naturaleza del sistema a implementarse. Ya que, el sistema de información trabaja mejor, si todos los miembros del personal están comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los procesos y comprenden con facilidad la información que se utiliza.

• 6. Garantizar que la seguridad del sistema, esté cubierta por una definición adecuada de roles y perfiles. Así como también, realizar una programación constante para la revisión de este punto, a fin de mantener siempre un alto nivel de confiabilidad en el sistema y los procesos que se manejan a través del mismo.

BIBLIOGRAFÍA

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• SIMONS R. (1994). Los sistemas de control como instrumentos para la renovación estratégica. Rev. Harvard DEUSTO Business Review, Bilbao: Editorial DEUSTO,

ANEXOS

Subproceso Exportaciones.

Subproceso Exportaciones. (Continuación)

Fig. 13. Diagrama de Flujo Subproceso Exportaciones

Subproceso Importaciones.

Subproceso Importaciones. (Continuación)

Fig. 14. Diagrama de Flujo Importaciones.

Subproceso Draw Back.

Subproceso Draw Back. (Continuación)

Fig. 15. Diagrama de flujo Subproceso Draw Back

DEDICATORIA

A Dios.

A mi madre y hermanos.

A esa persona especial que siempre me brinda su apoyo.

A esas personas que conocí durante mi estadía en Ternium Sidor.

Liseth Rojas

AGRADECIMIENTOS

A Dios todopoderoso por darme la fortaleza y la sabiduría necesaria para comprender el camino a seguir.

A mi madre y hermanos por sus consejos oportunos, su ayuda y colaboración prestada.

A Pedro García, por todo el apoyo prestado durante toda mi carrera.

A la UNEXPO, por darme la formación académica necesaria para el logro de esta meta.

A Ternium Sidor por permitirme cumplir con un requisito académico de realizar el Trabajo de Grado para optar el Título de Ingeniero Industrial en sus instalaciones.

A la Ing. Militza Urdaneta por su ayuda y colaboración prestada como Tutor Industrial. Así como, a las demás personas de la Gerencia de Sistemas que participaron en este proyecto, la Sra. Noveida Perez y amigo Horacio Giambona.

Al Ing. Jorge Cristancho, Tutor Académico por su orientación y apoyo en la elaboración de este trabajo.

A todo el personal que conforma la Gerencia de Impuestos, por el tiempo dedicado a darme la información en la que se basó el estudio.

Y muy especialmente, a mis amigos Noelia Valdez y José Morrillo, por su apoyo durante la realización de mi pasantía.

Autor:

Rojas Liseth

Enviad por:

Iván José Turmero Astros

Tutor Académico: Ing. Jorge Cristancho.

Tutor Industrial: Ing. Urdaneta Militza.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO DE GRADO