1.4. La percepción y el Estrés como parte del conflicto en las organizaciones
1.4.1. la percepcion
La manera en la que se relaciona el objetivo de la organización con la percepción es que aunque la meta u objetivo central de la organización pueda parecer muy clara por el hecho de estar escrita a la vista de todos, debemos decir que cada persona y/o grupo dentro de la organización procede a hacer su propia lectura de ella. La lectura que haga cada grupo y/o individio de lo que es el objetivo de la organización está mediada por el proceso perceptual.
El efecto del conflicto en la organización es muy variado, puede establecer una saludable situación de exigencia por un mejor desempeño para lograr un trato adecuado a la hora de asignar los recursos; o por el contrario puede ser una barrera infranqueable para el logro de las metas.
El conflicto en la organización es inevitable y no siempre es contraproducente7 , aunque los administradores procuren erradicar todo tipo de conflicto.
1.4.2. el estres.
Es un hecho muy estudiado la alta correlación entre altos niveles de estrés y diversas enfermedades, entre estas enfermedades podemos mencionar: hipertensión, gripe, enfermedades cardiovasculares, etc.
La respuesta al estrés es el esfuerzo de nuestro cuerpo por adaptarse al cambio, o con más exactitud, el esfuerzo por mantener o recuperar la homeóstasis o equilibrio. Luego si no podemos mantener dicho equilibrio personal experimentaremos estrés. Si no es percibida alguna amenaza externa, no habrá necesidad de adoptar una postura de adaptación y no habrá estrés.
2. Tipos de configuraciones sociales (GRUPO)
- Concepto de Grupo:
(por COLOMBO) considérase grupo a cualquier número de personas que interactúan unas con otras, que son psicológicamente conscientes unas de otras y que se perciben a sí mismas como un grupo (aceptar y ser aceptado. (por NEWCOMB) conjunto de dos o más personas que comparten normas con respecto a ciertas cosas y cuyos roles sociales están estrechamente vinculados.
2.2. Clasificación de los grupos
a. Según el grado de implicación personal
Grupo Primario: es aquel en que las relaciones personales son cara a cara con cierta frecuencia y aun nivel íntimo y afectivo. En estos grupos se desarrollan normas y roles. La familia, los grupos de un trabajo, los amigos, son ejemplos de tales grupos. El grupo primario ejerce un control informal sobre sus miembros, un control no institucionalizado pero no por ello menos eficaz.
Este control es ejercido de manera latente. Cuando un miembro irrita o molesta a otro, estos pueden mostrar su desaprobación por medio del ridículo, risa, critica, o incluso el ostracismo.
Grupo secundario: las relaciones entre sus miembros son relativamente interdependientes y formalizada. Aquí se incluyen todos aquellos grupos que no son primarios, tales como las agrupaciones políticas, las asociaciones de ayuda, comisiones vecinales, etc.
En estos grupos el individuo no se interesa por los demás en cuanto a las personas sino cómo funcionarios que desempeñan un rol. Al contrario de los grupos primarios, el control que se aplica es formal es decir hay reglamentaciones que establecen normas y sanciones.
b. Según la inclusión o no de los individuos en los grupos
Grupo de pertenencia: es el grupo al que pertenece el individuo o del cual forma parte. El grupo ejerce sobre sus miembros una presión a fin de que tengan comportamientos ajustados a sus normas.
Grupo de referencia: es el grupo al cual tiende a pertenecer el individuo. Es el grupo al cual aspiramos y constituye un ideal para nosotros. Tomamos su comportamiento como nuestra norma de conducta, como nivel de aspiración y de autoapreciación.
Banda o pandilla: es un grupo pequeño de pares o personas que se reúnen por intereses comunes y que presenta poca estructura. Dentro de la banda o pandilla se da un abanico de posibilidades que van desde la barra de amigos a la patota, de acuerdo a las normas que comparten y a la dinámica que muestren.
Agrupamiento: conjunto de personas reunidos en función de determinados objetivos de relativa permanencia. Ej. Asociación cooperadora, comisiones vecinales, etc.
Muchedumbre o masa: es un grupo numeroso con muy poca estructuración y poca definición de roles, que no tiene clara conciencia de sus metas y que se reúne detrás de un objetivo en un momento dado y luego desaparece. Es a esa masa a la que se dirigen permanentemente los medios y la publicidad, intentando volcar su apatía en acción o consumo.
c. Grupo Operativo:
Podemos definir al grupo operativo como un número restringido de personas que ligadas por constantes de espacio y de tiempo y articulados por la mutua representación interna se proponen de forma implícita o explícita una tarea que constituye su finalidad.
2. Dinámica interpersonal y de grupos
2.1. Naturaleza del conflicto
El conflicto surge del desacuerdo respecto a las metas o a los métodos con que se alcanzan
Una encuesta revela que el 20% del tiempo de los gerentes lo gastan resolviendo problemas.
El conflicto interpersonal surge de diversas fuentes, entre ellos.
- Cambio organizacional.
- Choques de personalidad.
- Distintos conjuntos de valores.
- Amenazas del estatus.
- Percepciones y puntos de vista contrarios.
2.2. Efectos Del Conflicto
A menudo los participantes en el conflicto lo consideran como una experiencia destructiva, pero estamos ante una concepción limitada experiencia destructiva, pero estamos ante una concepción limitada.
2.3. Ventajas
Una de las ventajas del conflicto consiste en que se estimula a los individuos a buscar mejores métodos que les aporten resultados mas satisfactorio. Las impulso a ser más creativos y probar nuevas ideas.
Los problemas ocultos se traen a la superficie y entonces pueden afrontarse y resolverse.
2.4. Desventajas:
También existen posibles desventajas, en especial si el conflicto duro mucho time ese torno demasiado intenso. En el nivel interpersonal, puede deteriorarse la cooperación y el trabajo en equipo.
2.5. Tipos De Conflicto:
2.5.1. Conflicto Interpersonal.
Los conflictos interpersonales constituyen un serio problema para muchos porque afecten profundamente a sus emociones.
Es necesario proteger la autoimagen y la autoestima contra el daño que puedan ocasionarles los demás. Cuando estos conceptos de si mismos se ven amenazadas ocurre un serio malestar y la relación se deteriora.
2.5.2. Conflicto Intergrupal:
Los conflictos entre grupos de diferentes departamentos también causan problemas. En una sola escala menor, mas recuerdan a las guerras entre pandillas juveniles. Cada grupo se propone minar la fuerza del otro adquirir poder y mejorar su imagen.
Los conflictos provienen de causas, diversas distintos puntos de vista.
2.6. Cómo elegir una determinada técnica grupal
En primer lugar, debemos considerar que no existe una técnica mejor que otra, sino que éstas deben ser elegidas en función de la particularidad de cada situación teniendo en cuenta las características de los que participarán y los objetivos que queremos alcanzar.
a. El moderador
El moderador deberá conocer la técnica en profundidad a fin de poder llevar adelante su tarea, esto es, orientar a los participantes a lograr los objetivos propuestos por las consignas de trabajo. El moderador sabrá así marcar los tiempos, orientar a los participantes para que puedan resolver los problemas que se van presentando, favorecer el intercambio y la reflexión y fijar los límites y alcances de la propuesta.
b. Tema
La temática debe guardar estrecha relación con los contenidos sobre los que se requiera trabajar. Y por lo tanto, deben los tópicos deben ser factibles de ser abordados por el grupo de acuerdo a sus características.
- c. Objetivo
Es necesario definir precisamente cuáles son los logros esperables para la dinámica grupal a fin de no perder de vista el motivo por el cual se consigna la tarea.
En cualquier caso, es necesario que la metodología propuesta prevea la relación entre práctica y la teoría de modo tal que permita regresar a la práctica para transformarla y optimizarla.
- d. Momento y clima
Es necesario identificar las características particulares del momento en que una técnica será aplicada. Por ejemplo, hay momento en que predomina el conflicto, que puede actuar como un obstáculo, o por el contrario, como un instrumento facilitador. Por otra parte, dentro del contexto educativo, hay momentos destinados a diagnosticar, a planificar, a ejercitar, o incluso a evaluar. Los participantes tendrán diferentes disposiciones y reconocer la situación es vital para escoger la técnica más adecuada.
El clima afectivo o emocional del grupo, también resulta relevante ya que en cualquier caso, influirá en la dinámica del trabajo y en la interacción entre los miembros del grupo.
- e. El tiempo
Cuánto tiempo se dispone para la llevar adelante la actividad es muy importante para determinar si la aplicación de una técnica es o no posible. Nada tan contraproducente como proponer un trabajo que no puede llevarse a cabo.
Los participantes
Es importante conocer el grupo al que se le propondrá la dinámica. Debemos considerar sus intereses, motivaciones y por supuesto, sus capacidades.
- 2.7. Técnicas para resolver conflictos Inter personal
2.7.1. Comportamiento asertivo
Afrontar el conflicto no es fácil para algunas personas. Cuando se ven en la necesidad de los negocios con otros, algunos directores o gerentes pueden sentirse inferiores o cohibidos ante el poder del otro.
En tales circunstancias tienden a reprimir sus sentimientos o a dejarse llevar por el enojo. Ninguna de esas respuestas es realmente productiva.
Formas De Cómo El Comportamiento Asertivo Es Más Eficaz
El comportamiento asertivo casi siempre es más eficaz cuando integra varios componentes verbales y no verbales. El contacto ocular es un medio de expresar sinceridad, en tanto que una postura erguida y una posición directa del cuerpo puede intensificar, el impacto del mensaje. Pueden utilizarse gestos apropiados, son indispensables las expresiones faciales congruentes y se consiguen efectos convincentes con un tono y volumen fuertes pero modulados de la voz. Quizá lo más importante es la expresión Espontánea y decidida de una reacción honesta, como "Me molesta mucho, Antonio, que siempre entregues el informe a la hora de salir".
2.7.2. Análisis transaccional
Cuando la gente interactúa en formas asertivas y no asertivas, se dan una transacción en que una persona responde a otra. El estudio de esas transacciones recibe el nombre de análisis transaccional (AT). El objetivo del análisis transaccional es lograr una mejor comprensión de cómo las personas se relacionan entre sí, de modo que mejoren la comunicación y las relaciones humanas.
- a. Tipos De Transacciones
Transacciones No Complementarias:
*Llamadas también transacciones cruzadas, se producen cuando las líneas del estimulo y respuesta no son paralelas.
*Entonces el supervisor trata al empleado mediante una transacción de adulto con adulto.
Transacciones Complementarias:
*Son cuando los estados del ego del emisor y receptor durante la transacción inicial simplemente se invierten en la respuesta.
*También podemos decir que cuando el patrón entre los estados se describe en forma gráfica las líneas son paralelas, en el cual el supervisor habla el empleado como lo hace un padre con su hijo.
b. Beneficios Del Análisis Transaccional:
Las organizaciones que lo han usado señalan que les a dado resultado de un éxito moderado.
El adiestramiento en el análisis transaccional proporciona a los empleados ideas nuevas sobre su propia personalidad, además les ayuda a entender por que otros responden algunas veces en determinada forma.
Una de las grandes ventajas o beneficios es el mejoramiento de la comunicación interpersonal.
2.7.3. Las Dinámicas de grupos
La dinámica de grupos tuvo su origen en Estados Unidos a finales de 1930, por la preocupación de la mejora en los resultados obtenidos en el campo político, económico, social y militar del país; la convergencia de ellas, así como la teoría de la Gestalt, contribuyeron a fundamentar la teoría de la dinámica de grupos.
El psicólogo norteamericano de origen aleman Kurt Lewin fue el pionero en el estudio de los grupos. Su teoría del campo del comportamiento fundamentó no solo el estudio del comportamiento individual, sino también permitió la interpretación de fenómenos grupales y sociales.
El término "dinámica de grupos", tiene diversas acepciones:
+ Se refiere a todo conjunto de conocimientos teóricos que, fruto de numerosas investigaciones, ha legado a definir, delimitar y dar carta de naturaleza científica a los fenómenos grupales, definiendo con claridad los grupos, su clases, sus procesos y todas las demás circunstancias y matices que lo caracterizan.
a. Factores que deben considerarse:
Tamaño: Tiende a afectar la forma en que funciona.
Composición: Solucionan problemas a los grupos de trabajo y a menudo tienen la oportunidad de solucionar a sus integrantes.
Agendas (orden del día): Las juntas trabajen simultáneamente en dos niveles uno es tarea oficial del grupo (llamada agenda superficial) y la otra es la que mantienen ocultos bajo la mesa de conferencias (llamada agendas ocultas adquiere vida y vienen a complicar la situación).
b. Métodos estructurados en la dinámica de grupos
Los métodos que dan buenos resultados es el caso de objetivos son los siguientes:
Lluvia de Ideas: Método común de estimular el pensamiento creativo.
La finalidad de este método es atentar a la gente a que exprese ideas originales sin pensar en lo que piensen los demás. Estas sesiones duran de 10 minutos a una hora, solo se requiere el conocimiento general del tema.
Las ventajas que nos ofrece éste método son el entusiasmo, participación mas amplia, el hecho de inspirarse en el intercambio de ideas.
Grupos Nominales: A los individuos se les presenta un problema y cada uno llega a una solución de manera independiente, luego las sugerencias se intercambian y sus sugerencias se discuten. Después todos escogen por medio de voto secreto, las mejores ideas.
Toma de Decisiones con la Técnica Delphi: Se les da cuestionarios a los participantes.
A los miembros se les escoge por su experiencia; se les pide expresar su evaluación de un problema o predecir una situación futura y las respuestas se resumen y se comunican a los miembros para que las analicen.
c. Las técnicas de dinámica grupal
c.1. Técnicas en las que interviene un experto
c.1.1. Mesa Redonda
Se efectúa cuando se desea conocer el punto de vista de distintas personas sobre un tema determinado. En esta técnica grupal se siguen una serie de pasos , que permiten el mejor desempeño de la misma , entre las cuales tenemos :
Se debe motivar y determinar con precisión el tema que se desea tratar en la mesa redonda
Un miembro o dirigente del equipo puede encargarse de invitar a las personas que expondrán en la mesa redonda.
Preparar el local con afiches, carteleras, recortes de revistas o periódicos, relacionados con el tema a discutir.
Efectuar una reunión previa con el coordinador y los expositores para estudiar el desarrollo de la mesa redonda, establecer el orden de exposición, el tema y subtemas que serian interesante tratar.
Desarrollo:
En esta , el coordinador inicia la mesa redonda en la cual presenta :
Hace una breve introducción del tema que se va a tratar.
Explica el desarrollo de la mesa redonda.
Presenta a los expositores.
Explica el orden de intervención de los expositores.
Comunica al auditorio que, una vez concluida las intervenciones de cada expositor, pueden formular preguntas.
Luego sede la palabra al primer expositor.
Los Expositores:
En esta cada expositor habla durante el tiempo estipulado, en la cual el coordinador avisara prudentemente al expositor cuando su tiempo se prolongue. Al concluir las exposiciones de todos los participantes, el coordinador hace un resumen de las ideas formuladas por cada expositor y destaca las diferencias.
Luego los expositores pueden aclarar, ampliar, defender sus puntos de vistas, durante unos minutos, después el coordinador emite un resumen final y concluidas las intervenciones, el auditorio puede formular sus preguntas a la mesa redonda , pero no se permitirá discusión alguna.
Sugerencias:
En esta parte la mesa redonda no debe prolongarse mas de dos horas , en la cual establecerán sus sugerencias sobre el tema ya discutido , también en esta parte el coordinador debe ser imparcial y objetivo en cada una de sus conclusiones.
c.1.2. El Panel
Se diferencia de la mes redonda porque no se debate un tema , sino que cada uno de los expositores presenta un punto o aspecto del mismo , completando o ampliando , si es necesario el punto de vista de los otros.
En el panel los integrantes pueden varían de 4 a 6 personas , cada una especializada o capacitada en el punto que le corresponde y existe también un coordinador que se encarga de dirigir el panel. Para el establecimiento de esta técnica se sigue una serie de procedimientos entre los cuales tenemos :
La Preparación
El equipo elige el tema que quiere tratar. Se selecciona a los participantes del panel y el coordinador.
Hacen una reunión con los expositores y el coordinador para:
Explicar el tema que quiere sea desarrollado.
Explica el tema que le corresponde a cada uno de los expositores.
En esta también se acondiciona el local con laminas, recortes de periódicos, afiches etc.
Desarrollo:
En esta el coordinador inicia el panel, presentando a los miembros y formula la primera pregunta sobre el tema a desarrollar. Después que cada uno de los miembros del panel ha intervenido, el coordinador hace nuevas preguntas que puedan ayudar a tocar puntos que aun no se han mencionado. Luego al finalizar el tiempo de exposiciones el coordinador pedirá a los expositores que hagan un resumen de sus ideas y posteriormente el coordinador dará sus conclusiones finales y dará paso al grupo de preguntas del los miembros del auditorio para los integrantes del panel .
Observaciones:
En este caso es conveniente tener un grabador a la mano , permitiendo con esto que al momento de realizar un observación, la misma este mejor formulada.
c.1.3. Seminario
El seminario tiene por objetivo la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificada. Puede decirse que constituye un verdadero grupo de aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la información ya elaborada, sino que la indagan por su propios medios en un clima de colaboración reciproca .El grupo de seminario esta integrado por no menos de 5 ni mas de 12 miembros. Los grupos grandes, por ejemplo , una clase , que deseen trabajar en forma de seminario , se subdividen en grupos pequeños para realizar la tarea .
Características:
Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema , y un nivel semejante de información acerca del mismo.
El tema o material exige la investigación o búsqueda especifica en diversas fuentes. Un tema ya elaborado o expuesto en un libro no justifica el trabajo de seminario.
El desarrollo de las tareas, así como los temas y subtemas por tratarse son planificados por todos los miembros en la primera sesión de grupo. Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Todo seminario concluye con una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado. El seminario puede trabajar durante varios días hasta dar por terminada su labor . Las sesiones suelen durar dos o tres horas.
Preparación:
Tratándose del ambiente del educacional, los seminarios serán organizados y supervisados por profesores, los cuales actúan generalmente como asesores , podría darse el caso que la iniciativa partiera de los propios alumnos, lo cual seria muy auspicioso, y que ellos se manejaran con bastante autonomía, requiriendo una limitada ayuda de los profesores en calidad de asesoramiento en cualquiera de los casos habrá un organizador encargado de reunir a los grupos, seleccionar los temas o áreas de interés en que se desea trabajar.
Desarrollo:
En la primera sesión estarán presente todos los participantes que se dividirán luego en subgrupos de seminario. El organizador, después de las palabras iniciales, formulara a titulo de sugerencia la agenda previa que ha preparado , lo cual será discutida por todo el grupo. Modificada o no esta agenda por el acuerdo del grupo, queda definida por agenda definitiva sobre la cual han de trabajar los distintos subgrupos . Luego el subgrupo grande se subdivide en grupos de seminarios de 5 a 12 miembros, a volunta de los mismos. Estos pequeños grupos se instalan en los locales previos, preferentemente tranquilos y con los elementos de trabajo necesarios, por siguiente cada grupo designa su director para coordinar las tareas y después de terminadas las reuniones deben de haberse logrado en mayor o menor medida el objetivo buscado y finalmente se lleva a cabo la evaluación de la tarea realizada, mediante las técnicas las técnicas que el grupo considere mas apropiada , ya sea mediante planillas, opiniones orales o escritas , formularios entre otras.
c.2. Técnicas en las que interviene el grupo
c.2.1. El foro
Es aquella en la cual varias personas discuten un tema determinado, ante un auditorio. Esta técnica es una de las mas utilizadas debido a que trae numerosas ventajas , de las cuales se pueden nombrar:
Permite la discusión y participación.
Permite la libre exposición de ideas y opiniones de los miembros del grupo ; y esto es posible de una manera informal y con pocas limitaciones.
Da oportunidad de conocer las opiniones del grupo sobre el tema tratado.
El auditorio puede reflexionar también sobre tema tratado.
En esta , existe una serie de integrantes que juegan un papel de gran importancia ,entre ellos se encuentran:
- Preparación:
Este es el encargado de la buena marcha del foro, entre sus funciones básicas se encuentran :
Dirige la participación de los expositores.
Determina el tiempo disponible para cada uno.
Señala el orden de las intervenciones y da el derecho de palabra.
Anima y trata de que se mantenga el interés sobre el tema.
Presenta , al final , un resume de lo expuesto , las conclusiones y los puntos coincidentes o discordante.
El coordinador no emite su opinión sobre el tema discutido , mientras se desarrolla el foro.
- El Coordinador
Son todas aquellas personas que se preparan para discutir sobre el tema, estos tratan de que su exposición se de en forma sencilla y ordenada .Los expositores no se deben desviar del tema tratado y tratar de seguir las normas del coordinador.
Estos deben evitar, durante la presentación del tema, las referencias personales
- Los Ponentes O Expositores
Este tiene entre sus funciones:
Mantener el orden y la disciplina durante el foro.
Toma nota sobre lo tratado y de puntos resaltantes.
Si el grupo es pequeño el secretario no es indispensable.
Consiste en reunir un grupo de personas capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva , integrado así un panorama los mas completo posible acerca de la cuestión de que se trate. Es una técnica bastante formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y el panel . La diferencia esta en que la mesa redonda los expositores mantiene un punto de vista divergente u opuesto y hay lugar para un breve debate entre ellos; y en el panel los integrantes conversan o debate libremente entre si . En el simposio, en cambio los integrantes del panel individualmente y en forma sucesiva durante unos 15 o 20 minutos; sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo, y lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema, de modo de que al finalizar este desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible.
Preparación Elegido el tema o cuestión que se desea tratar , el organizador selecciona a los expositores mas apropiado – que pueden de 3 a 6 – teniendo en cuenta que cada uno de ellos debe enfocar un aspecto particular que responda a su especialización . Es conveniente realizar una reunión previa con los miembros del simposio, para intercambiar ideas , evitar reiteraciones en las exposiciones , delimitar los enfoques parciales, establecer el mejor orden d la participación , calcular el tiempo de cada expositor , etc.
A demás de esta reunión previa de planificación , los integrantes del simposio y el organizador, se reunirán unos momentos antes de dar comienzo para cerciorarse de que todo esta en orden y ultimar en todo coso los últimos detalles.
Desarrollo:
El coordinador inicia el acto, expone claramente el tema que se a de tratar , así como los aspecto en que se a dividido , explica brevemente el procedimiento por seguir , y hace la presentación de los expositores al auditorio . Hecho esto sede la palabra al primer expositor , de acuerdo con el orden establecido en la reunión de preparación .
Una vez terminada cada exposición el coordinador sede la palabra sucesivamente a los restantes miembros del simposio . Si la presentación hecha al comienzo a sido muy superficial , pueden en cada caso referirse a la personalidad del disertante cuando llega el momento de su participación . Las exposiciones no excederán los 15 minutos , tiempo que variara según el numero de participantes, de modo que total no se invierta mucho mas de una hora .
Finalizada las exposiciones de los miembros del simposio, el coordinador puede hacer un breve resumen o síntesis de las principales idas expuestas . O bien , si el tiempo y las circunstancias los permiten, puede evitar a los expositores a intervenir nuevamente para hacer aclaraciones , agregados , comentarios, o para hacer alguna pregunta entre si. También puede sugerir que el auditorio haga pregunta a los miembros del simposio, sin dar lugar a discusión ; o que el auditorio mismo discuta.
c.2.2. Debate
Es una discusión entre dos o mas personas sobre un tema determinado , este tiene como objetivo conocer todos los aspectos de un tema o asunto , a través de la exposición de las opiniones que sobre el tema tienen todos los integrantes de un grupo. Para que tenga éxito, en el grupo debe haber:
– Cooperación, en donde los miembros deben manifestar mutuo respeto.
– Orden, los participantes aguardan el uso de la palabra para permitir la participación de todos.
– Compromiso, se debe actuar con sinceridad y responsabilidad.
El debate esta integrado por:
Un director o coordinador encargado de declarar abierta la sesión , presenta el tema, conoce el tema y concluye el tema.
Un secretario que anota a las personas que van participando y el tiempo de intervención de cada una , esto con la finalidad de darle la oportunidad de participar a todos los integrantes.
Los participantes encargados de hablar del tema objeto de debate.
Un moderador representante de cada grupo y quien: prepara el tema y quien concede la palabra a los participantes; procura que se traten los puntos importantes sin salirse del tema; aclara dudas ; finaliza la actividad con el resumen de las diferentes opiniones y saca las conclusiones obtenidas en la discusión con ayuda de los demás.
c.2.3. El Phillips 66
Consiste en dividir el salón en 6 grupos de 6 personas , las cuales discuten durante 6 minutos un tema o problema (previsto o bien que haya surgido como tema durante el desarrollo de la reunión ) . Seguidamente una persona del grupo s reúne con los otros con los otros 5 representantes y vuelve a formar un grupo de 6 , que por seis minutos mas, discutirán el mismo asunto, hasta que se llegue a una conclusión general . Esta técnica permite que desarrolles tu capacidad de síntesis; contribuye a que superes el temor para hablar ante tus compañeros ; fomenta tu sentido de responsabilidad y estimula la participación de todos los miembros del grupo . Pero para ello, se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento:
El director ( alumno o el docente ) formulara la pregunta o el tema que se va a discutir e invitara al resto de los alumnos para que formen grupos de seis personas.
Cada grupo nombrara un coordinador y un secretario.
Hecho esto, el director tomara el tiempo para contar los seis minutos que durara la actividad . Cuando falte un minuto notificara a cada grupo para que realice el resumen.
El coordinador de cada uno de los equipos controlara igualmente el tiempo y permitirá que cada integrante manifieste su punto de vista durante un minuto, mientras que el secretario toma nota sobre las conclusiones.
Al finalizar el lapso de discusión en los grupos, el director solicitara a los secretarios la lectura de las conclusiones obtenidas en cada equipo y las escribirá en el pizarrón.
c.2.4. Cuchicheo
En esta , los miembros dialogan simultáneamente de a dos para discutir un tema o problema del momento. Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se enteren , esta consiste en dividir a un grupo en parejas que tratan en voz baja ( para no molestar a los demás ) un tema o cuestión del momento grupo trabaja simultáneamente sobre un mismo tema y en pocos minutos pueden obtener una opinión compartida sobre una pregunta formulada al conjunto . E sta técnica se asemeja al PHILLIPS 66 , puede decirse una forma resumida de el , con la diferencia de que en lugar de 6 personas son 2 , los miembros del grupo y el tiempo se reduce a dos o tres minutos.
Como Se Realiza
Esta técnica no requiere de preparación , cuando sea preciso conocer la opinión del grupo sobre el tema, problema o cuestión precisa o del momento, el director o coordinador del grupo invita a discutir sobre el mismo , en lo posible reducido a una pregunta muy concisa . Cada miembro puede dialogar con su compañero mas cercano , el que este a su lado, sin necesidad de levantarse . El dialogo simultaneo, de dos o tres minutos , se hará en voz baja intercambiando ideas para llegar a una respuesta o proposición que será luego informada al coordinador por uno de los miembros de cada pareja . De las respuestas u opiniones dadas por todos los subgrupo se extraerá luego la conclusión general o se tomaran las decisiones del caso.
c.3. Técnicas participativas
Estas técnicas tienen por objeto promover la participación de todos los miembros del grupo.
c.3.1. Presentación por Parejas
El objetivo es promover la presentación de los integrantes de un grupo. Se forman parejas cuyos miembros no se conocen que deben compartir información personal. Luego, en reunión plenaria, cada participante presenta a su compañero.
c.3.2.Nombres escritos
Es también una dinámica de presentación. Los participantes se reunen en círculo y cada miembro se coloca una tarjeta con su nombre en el pecho. Se da un tiempo para que cada participante pueda memorizar el nombre de los demás. Luego, las personas se quitan la tarjeta y las hacen circular en un sentido. Cuando el coordinador lo dispone, cada participante debe intentar ubicar al dueño de la tarjeta que le tocó en suerte. La dinámica se repite varias veces hasta que los miembros del grupo se familiaricen entre sí.
c.3.3. El ovillo
El objetivo es la presentación. Los participantes se disponen en círculo. Se toma un ovillo de lana y se lo arroja hacia un miembro del grupo al azar que se presenta a sí mismo, cuando concluye, lo arroja a otro miembro reteniendo la punta del ovillo y así, hasta llegar al último. Se construye una red que une a todos los miembros. Luego, se inicia el proceso inverso siguiendo el camino que trazó el ovillo. Cuando cada participante recibe nuevamente la madeja, expresa sus expectativas respecto del grupo, la reunión o el tema mientras ovilla la lana que le han entregado. De esta forma, concluye la presentación cuando la red fue desarmada y el ovillo reconstruido.
c.3.4. Refranes
Se reparten trajetas con fragmentos de refranes populares (la primera parte en una tarjeta, la segunda en otra) se reparten y el coordinador pide que encuentren a la persona que tiene la segunda parte del refran. La técnica tiene la función de formar parejas al azar.
c.3.5. Rompecabezas
Se reparten piezas de rompecabezas al azar entre los participantes, que deberán armar la figura completa ubicando a los otros miembros que tengan las piezas necesarias. La técnica tiene por objetivo formar grupos al azar.
c.3.6. Recuerdos
Cada miembro del gurpo recuerdo alguna cosa en voz alta el resto manifiesta qué cosa éso le hace recordar.
c.3.7. Torbellino de ideas
Brainstorming, significa en ingles tormenta cerebral , y a esta técnica se le denomina en español torbellino de ideas . Su objetivo consiste en desarrollar y ejercitar la imaginación creador, la cual se entiende por la capacidd de establecer nuevas relaciones entre hechos , o integrarlo de una manera distinta.
Esta es una técnica de grupo que parte del supuesto básico de que si se deja las personas actuar en un clima totalmente informal y con absoluta libertad para expresar lo que se les ocurre existe la posibilidad de que, entre el fragmento de cosas imposibles o descabelladas , aparezca una idea brillante que justifique todo lo demás. El torbellino de ideas tiene como función, precisamente, crear ese clima informal, permisivo al máximo, despreocupando, sin criticas y estimular el libre vuelo de la imaginación, hasta cierto punto .
Preparación:
El grupo debe conocer el tema o área de interés sobre el cual se va a trabajar, con cierta anticipación con el fin de informarse y pensar sobre el.
Desarrollo
El director del grupo precisa el problema por tratarse, explica el procedimiento y las normas mínimas que han de seguirse dentro del clima informal básico. Puede designar a un secretario para registrar las ideas que se expongan. Será útil la utilización del grabador.
Las ideas que se expongan no deben ser censuradas ni criticadas directa o indirectamente; no se discuten la factibilidad de las sugerencias; debe evitarse todo tipo de manifestaciones que coarten o puedan inhibir la espontaneidad ; los miembros deben centrar su atención en el problema y no en las personas.
Los miembros exponen su punto de vista sin restricciones, y el director solo interviene si hay que distribuir la palabra entre varios que desean hablar a la vez , o bien sin las intervenciones se apartan demasiado del tema central. A veces estimula a los remisos, y siembre se esfuerzan por mantener una atmósfera propicia para la participación espontánea.
Terminado el plazo previsto para la ¨ Creación ¨ de ideas, se pasa a considerar – ahora con sentido critico y en un plano de realidad – la viabilidad o practicidad de las propuestas mas valiosas. Se analizan las ideas en un plano de posibilidades practicas , de eficiencia, de acción concreta.
El director del grupo hace un resumen y junto con los miembros extrae las conclusiones.
2.8. Ventajas de la dinámicas de grupo
Apoyo a las decisiones: El resultado secundario mas importante de las juntas es que los que participan en la toma de una decisión se sientan motivadas para aceptar y ponerla en práctica.
Calidad de las Decisiones: Los grupos, además de apoyar las decisiones son un medio muy eficaz para resolver problemas. Tienen mas información que cualquier individuo.
Otro aspecto consenso: Es cuando todos los nombres ponen en prácticas decisiones que respaldaron en conjunto. Cuando una votación es dividida hay desacuerdos.
Pregunta: ¿ Qué ventajas nos ofrece el método de Lluvia de Ideas?.
Nos da las ventajas que todos van a participar en las tomas de decisiones, con mucho entusiasmo y el hecho de que todos pueden intercambiar ideas entre ellos, además nos ayuda a estimular el pensamiento creativo.
2.9. Desventajas de la dinámicas de grupo
Lentitud y Costo: Las juntas de todo tipo son una forma lenta y cara de hacer las cosas. En ocasiones la lentitud es algo favorables, es decir hay más tiempos para reflexionar para hacer un análisis objetivo de una idea y proponer alternativas.
El Efecto Nivelador: Es una tendencia de un gripo a somete el pensamiento individual a la calidad promedio del pensamiento colectivo o "pensamiento de grupo".
Polarización: Es un comportamiento alterno. En ella los individuos traen al grupo sus predisposiciones respecto a un tema o asunto.
Intensificación del compromiso: Con el problema del pensamiento de grupo se relaciona estrechamente la idea de que los miembros de el pueden seguir defendiendo una línea de acción pese la evidencia que conducirá al fracaso.
Responsabilidad dividida: Constituye un problema siempre que se adopten decisiones en grupo.
Sin duda las decisiones de grupo diluyen la responsabilidad. Además brinda a los individuos la oportunidad de evadir su responsabilidad.
3. La Comunicación en la organización
Para empezar a tratar este tema, es importante señalar el concepto de comunicación, y según el autor Helbert Simon, la comunicación es "un acto de transmisión de premisas decisorias". Scott y Mitchel agregan que la transmisión es también de ideas, sentimientos o valores, entre individuos, grupos o máquinas. Siempre que hay comunicación, hay información.
Cuadro No. 01 : Elementos de la comunicación.
3.1. Concepto
La comunicación cuando se aplica en las organizaciones es denominada comunicación organizacional.
La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación, (Fernández, 1999).
3.2. Importancia de la comunicación organizacional:
Es importante porque se encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser además el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es fundamental una comunicación eficaz porque las funciones de planificación, organización y control sólo cobran cuerpo mediante la comunicación organizacional.
La comunicación organizacional es esencial para la integración de las funciones administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada. La comunicación organizacional es también esencial en la selección, evaluación y capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta estructura.
3.3. División de la comunicación organizacional
Segun Fernández (1999) puede dividirse en:
3.3.1. Comunicación Interna: cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.
3.3.2. Comunicación Externa: cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios.
3.4. Funciones de la comunicación organizacional
En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins, 2004).
La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.
La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada, estimulan la motivación y requieren que exista comunicación.
En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.
La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita decisiones. Ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones.
3.5. Tipos de comunicación en el ámbito laboral
La comunicación en el ámbito laboral se clasifica según los aspectos que se quieran destacar, entre ellos:
3.5.1. Según la dirección del mensaje,
Denominados también caminos de la comunicación organizacional:
a. Comunicación vertical:
La comunicación vertical, a su vez, puede ser descendente o ascendente.
a.1. Comunicación vertical Descendente
Es la comunicación que fluye desde los niveles más altos de una organización hasta los más bajos. Estas comunicaciones que van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos: instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la noción de una misión por cumplir
En la comunicación vertical descendente fluye la información que permite la regulación y control de la conducta de los subordinados, tal como:
*instrucciones sobre la tarea
*comprensión de la tarea y su relación con otras tareas: justificación del trabajo
* información sobre procedimientos y prácticas
*información al empleado, sobre su rendimiento y ejecución
*información ideológica para inculcar un sentido de misión
Antes de enviar ningún mensaje descendente, los emisores deben saber que audiencia quieren tener y cómo llegar hasta ella. Por ello deben saber elegir el canal de comunicación más apropiado. Los canales de comunicación más utilizados en la comunicación descendente son: cartas, reuniones, teléfono, manuales, y guías.
Las reuniones permiten un contacto interpersonal cara a cara, junto con el teléfono constituyen los llamados canales orales. Estos medios son más eficaces cuando el tiempo en la comunicación es un factor crucial.
La comunicación escrita, como las cartas, es conveniente cuando la tarea por la que se requiere la comunicación es compleja y debe realizarse de una forma determinada. La palabra escrita no está a prueba de distorsiones, pero se distorsiona menos que la palabra hablada, es menos susceptible de malentendidos y rumores. Otra ventaja de los medios escritos es que aseguran un registro permanente de la información, lo que con frecuencia resulta necesario, por otra parte con los medios escritos se llega a un auditorio más amplio en menos tiempo que con los medios orales. La carta es el medio escrito más utilizado, pero otros medios escritos tienen particular importancia para la gestión y motivación de los trabajadores.
los manuales de la empresa son un medio de comunicación descendente. Un manual es un libro de instrucciones sobre como hacer el trabajo. Los manuales tienen un gran nivel de autoridad y son muy formales. En su mayor parte, tratan del reglamento de la empresa, de las normas de la organización. Por lo general, los manuales adoptan la forma de un cuaderno de páginas sueltas, por lo que resultan fáciles de revisar. Puesto que los manuales son técnicos y complejos, a los empleados se les suele entrenar en el manejo de los mismos.
Las guías son libros de referencias. Suelen ser menos autoritarias, menos formales, con un control no muy rígido y generalmente son aplicables a los niveles inferiores de la organización. Son más pequeñas que los manuales. Su cometido generalmente, es indicar las obligaciones y los derechos de cada trabajador. Adoptan un enfoque personal y sencillo, siendo la forma pedagógica de comunicar las normas y procedimientos más habituales que aparecen en el manual. De hecho la guía sirve para simplificar el material del manual. Sin embargo, las guías se suelen hacer antiguas antes que los manuales y su información es menos completa.
La comunicación tiene sus problemas. Entre los más importantes esta la dificultad de seleccionar la información a la que hay que atender entre toda la que llega por los diferentes canales. Diferentes estudios han mostrado que la comunicación cara a cara se considera la más eficaz, sin embargo un exceso de comunicación puede generar ansiedad por exceso de comunicación. Otro aspecto que produce efectos negativos en la salud laboral es la sobrecarga de comunicación, que ocurre cuando la persona recibe más información de la que puede procesar.
La información puede sufrir errores cuando fluye por la vía vertical descendente, errores que distorsiones la comunicación. La principal distorsión se produce al reducirse la extensión del mensaje, conforme baja por la línea jerárquica. Esta reducción implica un resumen del contenido del mensaje, cuya eficacia y orientación dependerá de las habilidades e intereses de transmisión de la información del supervisor con respecto a sus subordinados. Otra distorsión importante se refiere a la dificultad de comprensión de los mensajes, como consecuencia de que el supervisor posee una comprensión más global del objetivo de la información (ej. Una instrucción), que le es difícil transmitir a un subordinado. El subordinado solo recibe una parte específica de un mensaje que posee un objetivo más global que afecta a un mayor conjunto de personas. Se corre el peligro de definir los mensajes en claves diferentes, entre la definición que hace el supervisor y la que hace el subordinado, dando lugar a errores y malentendidos, si el supervisor no es capaz de transmitir adecuadamente el mensaje en toda su complejidad, o controla el uso que haga del mensaje el subordinado.
* Limites de la comunicación vertical descendente
1. Que no disminuya su autoridad. 2. Ignorancia sobre las necesidades del subordinado. Interrelación estructura – comunicación 1. Canales formales de comunicación. Si hay muchos niveles, produce que la comunicación no sea tan fluida. 2. Estructura de la autoridad. Pueden existir barreras. La relación entre dos personas de un mismo nivel es diferente a que si fuesen de dos niveles diferentes. 3. Especialización del trabajo. Causa un lenguaje diferente entre distintas áreas. 4. Propiedad de la información. Las áreas que manejan información de tipo confidencial se sentirán más "importantes" que las demás.
a.2. Comunicación vertical Ascendente
Fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los más altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentación de quejas.
En la comunicación vertical ascendente fluye la información que permite comprobar la comprensión de la comunicación y actualizar la información.
Los medios o canales de comunicación más comunes para comunicarse por la vía ascendente son: los sistemas de sugerencias, reivindicaciones y cuestionarios de actitudes.
Un sistema de sugerencias es un procedimiento por el que los empleados pueden exponer sus ideas o sugerencias para mejorar la eficacia de la empresa. Las sugerencias son evaluadas después, y se llevarán a cabo las más valiosas. Las recompensas al trabajador que ha dado una sugerencia utilizada por la empresa son variadas, pero las más utilizadas consisten en premios económicos. El motivo del uso de sistemas de sugerencias, es que los empleados están en la mejor posición para aportar ideas que aumenten la eficacia de su trabajo.
Las reivindicaciones son quejas formales escritas que exponen los empleados. Generalmente hay varios pasos en las reivindicaciones. En primer lugar la reivindicación es revisada por el supervisor inmediato del empleado. Si no se puede resolver, el siguiente paso puede ser el apelar al siguiente nivel jerárquico, y así sucesivamente. El sistema de reivindicaciones está establecido para permitir que los empleados expresen sus quejas. Los receptores de estos mensajes suelen ser personas responsables que tienen poder para hacer las correcciones precisas. Son algo más que un desahogo, son un medio para que los empleados comuniquen sus sentimientos de injusticia en su lugar de trabajo.
Los cuestionarios de actitudes son utilizados para conocer cuáles son los sentimientos y actitudes de los empleados respecto a diferentes temas laborales. Generalmente los suele aplicar un consultor externo. La empresa actúa tras el análisis de los cuestionarios, según la información que recibe de estos. Son siempre anónimos. Es necesario que la empresa responda de alguna forma al resultado de la encuesta. Una forma de responder es ofrecer los resultados en el boletín oficial de la empresa, y otra es dar solución a las insatisfacciones reflejadas en el cuestionario.
Las distorsiones más habituales sufridas en este camino de comunicación son las siguientes. Por un lado se tiende a restringir y filtrar la información que circula hacia arriba, transmitiendo aquella que probablemente despertará una reacción favorable, y ocultando la que pudiera tener efectos nocivos para la propia persona que la transmite. Cuando se produce la descentralización ésta se detiene allí donde la información puede acumularse con más facilidad. O'reilly y roberts (1974) identifican tipos de modificaciones que se pueden dar en la transmisión de mensajes ascendentes: gatekeepering (no pasa toda la información; reducción/síntesis (cambios de énfasis en distintas partes del mensaje); ocultación (no pasar información relevante o útil) y finalmente, distorsiones generales (cambio activo de la naturaleza de la información que se va a transmitir).
Con respecto a estas distorsiones, se pueden considerar en la comunicación ascendente cuatro principios para predecir estas disfunciones:
- el poder del superior: las personas situadas en el nivel inferior de la jerarquía no transmiten información ascendente que las puede perjudicar.
- influencia del superior: los subordinados pasan información más favorable a los superiores que tienen más influencia.
- confianza del subordinado en su superior: se transmite más información distorsionada cuando no se confía en el superior. En situaciones donde hay confianza, la transmisión de la información es más exacta.
- aspiraciones de ascenso del subordinado: no se transmite información que se supone pueda perjudicar el desarrollo de su carrera profesional.
Limites de la comunicación vertical ascendente
1. Inocuidad para el emisor
2. El superior igual lo sabrá.
3. El subordinado quedara desairado ante su jefe.
b. Comunicación Horizontal
Es la comunicación que fluye entre funciones, necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una organización.
-Fluye entre departamentos o empleados del mismo nivel jerárquico
Pretende:
-Coordinar las actividades efectuadas por los distintos empleados o departamentos de la empresa
-Resolver los problemas que surgen dentro de un departamento
-Tomar decisiones en las que deben intervenir los empleados o departamentos
Nos Comunicamos:
-Realizando reuniones de trabajo
-Notas de departamento
-Comunicados internos
-Trabajo en equipo
-Debates
c. Comunicación Diagonal
Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización y es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.
3.5.2. Según estructura de la comunicación
La naturaleza de las relaciones que estructuran la comunicación en la organización es de dos tipos: una comunicación formal, y una comunicación informal.
a. Comunicación formal.
Es la comunicación que la organización, como totalidad, ha regulado. La comunicación formal define las reglas de comunicación estables en la organización. Por lo tanto la comunicación formal define el modo en que cada miembro de la organización ha de comportarse para confirmar el tipo de relación que han de mantener los miembros de la organización entre sí.
Podemos establecer que la comunicación formal cumple dos principales funciones en la organización: permitir la toma de decisiones y motivar.
Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivación en los miembros,, las organizaciones conforman estructuras que faciliten la transmisión de la información. Para que la información sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de información: transmitir la información útil para la toma de decisiones, transmitir la información con exactitud, transmitir la información con rapidez, y transmitir la información sin errores.
Ejemplo:
Una directora comercial de una empresa quiere comunicar la próxima semana a los delegados comerciales los objetivos de venta para el 2 semestre y duda entra la forma oral o escrita, analiza las ventajas e inconvenientes y plantea una solución.
-Oral porque es más directa y todas las dudas se pueden aclarar.
Pero la forma escrita para dejar antecedentes sobre objetivo de la venta programada.
a.1. Canales formales
Se han elaborado canales formales para que la organización este funcionando.
1. Comunicación verbal (tramo corto) – Filtros formales Los filtros formales son por ejemplo una secretaria, en el caso que un subordinado quiera hablar con su jefe. 2. Comunicación escrita: Memorandums y cartas. Los memorandums se utilizan para transmitir información breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulación interna. Generalmente en una organización grande se utilizan para enviar mensajes entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se utilizan para la relación entre la organización y el medio ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera de la misma. 3. Actas e informes. Formalidades. Los informes contienen información estandarizada y pre establecida. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se transcribe el resultado de la reunión. Generalmente se firman por los participantes al finalizar la misma. 4. Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organización ante una determinada situación. Son muy útiles cuando ingresa personal nuevo a la organización. 5. Curso de documentos. Se lo conoce también como expediente. Es un documento que se le va adicionando información acerca de un tema determinado, del cual se necesita el consentimiento u opinión de todas las áreas. Cada una de estas emite su informe para que luego se pueda tomar una decisión final.
b. Comunicación informal
Se forma en torno a las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningún canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados. Son las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la comunicación formal. Este tipo de comunicación aparece donde la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de información de los miembros de la organización.
Estas redes ayudan a mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas, generan sistemas políticos y de inteligencia a través de los que se toman decisiones.
El principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal es el cara a cara, la relación interpersonal directa. Sin embargo algunas organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de comunicación para conectar con el empleado, y utilizan un medio de comunicación que les permite llegar a todos ellos, y que utilizan con un carácter informal, son los boletines o revistas de la empresa.
Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su buen servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la empresa, preguntas y respuestas acerca de temas laborales, información sobre actividades informales de los empleados etc. Se utilizan como inyecciones de moral, ayudan a que los empleados de ciertos puntos sientan que forman parte del todo.
De acuerdo con Gibson y Donelly (1999) se estima que las organizaciones estadounidenses generan 33 millones de rumores al año. En ese sentido, estos autores presentan la siguiente tipología:
i. Castillos en el aire: Rumores anticipatorios a una situación de la empresa.
ii. Conductores de cuña: Son los más dañinos y suelen difundir rumores tales como:
"Mary logro el ascenso, porque se acosto con el jefe", "Antonio tiene SIDA". Este tipo de rumores son muy dañinos y destruyen lealtades.
iii. De recta final. Suelen anticiparse a una situación final. Por ejemplo: la empresa se fusionará, habrá cambios de jefe, María cambiará de empleo, etc.
La comunicación informal suele expresarse en su forma más común a manera de rumor, de acuerdo con Dalton (1970; citado por Goldhaber) los rumores suelen tener en promedio más del 70 % de sus datos como veraces. Entonces, cabría preguntarnos:
¿Por qué la comunicación informal genera tantos problemas?
Sin duda, porque los rumores generan desestabilizad en la organización y conflictos entre los actores organizacionales. Ante esa situación es importante detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin de aclararlo en una relación cara a cara. La comunicación verbal, utilizando la palabra como signo lingüístico, es de gran importancia en la organización; sin embargo, es complementada con la comunicación no verbal, la cual es analizada posteriormente para completar un proceso de comunicación.
- El Secretario
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