Evaluación del sistema administrativo de las asociaciones agrícolas (página 3)
Enviado por Rosa Camila Rivera Acosta
Las relaciones de los directivos de la asociación con los clientes es buena y han logrado fidelidad hacia sus productos, con respecto al cuidado de las legislaciones y leyes que los protejan participan activamente en los comités y juntas que citan para las revisiones que se hacen al respecto.
Una fortaleza que muestran los directivos es su interés por la investigación y el desarrollo; continuamente están recibiendo ayuda internacional sobre manejo del producto, administración, contabilidad, comercio internacional y acuerdos sobre comercio justo.
Los Directivos han mostrado resultados en el manejo de la responsabilidad social de la Asociación. Es evidente el apoyo a la comunidad en cuanto a vías de acceso, capacitaciones, programas de vacunación y apoyo a la microindustria.
No se están realizando evaluaciones de desempeño, lo cual dificulta la identificación de las competencias que requieren los Directivos y los empleados para ejecutar sus labores y de la misma forma planear las capacitaciones que correspondan en los aspectos donde se detecte falta de conocimiento.
En relación con el liderazgo, los Directivos no están dando los resultados esperados, ya que a pesar de que se tienen más de 9,000 asociados y los clientes se muestran satisfechos con los productos recibidos, se nota que todavía hay muchos productores independientes que no le ven el beneficio a estar asociados.
Mercadeo: La República Dominicana es el líder mundial en la producción de cacao orgánico, supliendo el 60% de la demanda mundial y siendo Conacado el mayor productor nacional con el 70% de las exportaciones.[85]
Las relaciones con los clientes están siendo muy bien manejadas, esto se refleja en el incremento de las ventas cuando se pasó de vender cacao por RD$233,462,025 en el año 2007 a vender RD$281,355,823 en el año 2008.
El conocimiento de la competencia le ha permitido a la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2 mostrar sus ventajas y sostener el número de asociados de 4,219 en el 2009.[86]
La marca país de cacao orgánico ya tiene un posicionamiento a nivel mundial, es decir el cacao orgánico de la República Dominicana es reconocido por su calidad y cumplimiento de los requisitos de los certificadores internacionales.
La capacidad de respuesta a las necesidades del entorno ha sido lenta ya que en algunas ocasiones el mercado ha demandado más producto y debido a cosechas menores a lo esperado y a la falta de asociados no se pudo responder de la manera adecuada.
Al ser una asociación con más de 4,000 asociados, los recursos financieros trabajados a través de la Asociación les permite enfrentar sin mayores problemas los gastos generados durante el tiempo de siembra y cuido.
La rentabilidad del cacao es variable porque depende de precios y ofertas internacionales, lo cual se ha tratado de minimizar mediante la producción de cacao orgánico que tiene un precio un poco mayor al cacao tradicional.
Potencial humano: Los socios de la Asociación le dan la fortaleza económica, técnica, de negociación y motivación que se necesita para continuar siendo los líderes del mercado orgánico a nivel mundial. Los productores cuentan con técnicos especializados que continuamente se están preparando para garantizar siembras y productos de calidad. La experiencia adquirida por los productores en los últimos 8 años les permite asegurar las cosechas, tener identificados los costos y obtener ganancias.
El grado de automatización y los recursos técnicos utilizados en los cultivos son muy limitados, lo que obliga a que los esfuerzos se concentren en producir cacao orgánico, que tiene un precio mayor.
Financieros: Siendo el cacao un producto que tarda entre 3 y 4 años en producir la primera cosecha y produce solamente dos cosechas al año, los requerimientos de capital para quien inicie un proyecto o amplíe su finca son elevados. Como las ventas se hacen casi en su totalidad para exportación, la asociación prácticamente no tiene problemas de cartera. Por otra parte, desde el momento de su creación en 1984 y hasta las fecha la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque Cacaotero No. 2 ha hecho un uso adecuado de los recursos y ha asegurado la inversión de sus socios.
Producto: Como el cacao es un árbol delicado y exigente, que requiere temperatura constante, lluvias abundantes y regulares, que es muy sensible al clima, a los vientos, al sol y a las plagas, hace que la siembra sea realizada y supervisada por técnicos calificados. El manejo de postcosecha es de cuidado pero ya se tienen identificados los procesos y procedimientos con los cuales se garantiza la calidad del producto. La localización de la República Dominicana en el corazón del Caribe facilita la exportación del cacao a cualquier parte del mundo. A nivel mundial son numerosas las entidades que investigan sobre cultivos orgánicos, como regularmente son organizaciones gubernamentales, las asociaciones agrícolas dominicanas se ven favorecidas al tener acceso a estas investigaciones manteniéndose al día en los avances tecnológicos.
4.14 ANALISIS FODA
Siguiendo el método de "Síntesis de análisis externo", se organizan los factores externos en categorías de oportunidades y amenazas, enumerando las ocho oportunidades y amenazas más importantes que enfrenta la asociación. De la misma manera se hace la "Síntesis de Análisis Interno", donde se enumeran las ocho principales fortalezas y debilidades que enfrenta la asociación. Con las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas más importantes se crea la matriz FODA que es la base para crear las estrategias para mejorar la posición competitiva de la asociación. Las estrategias pueden ser FO donde se usan las fortalezas para aprovechar las oportunidades, FA donde se utilizan las fortalezas para evitar amenazas, DO que son aprovechar las oportunidades superando las debilidades y estrategias DA donde se minimizan las debilidades y se eliminan las amenazas.
Tabla 4 Análisis FODA Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2
Fuente: Los Autores
Analizando la situación actual de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2 con respecto a los aspectos externos e internos que la afectan, la acción tomada fue incentivar las estrategias ofensivas, ya que está claramente identificado que Conacado es el líder a nivel del mundial en la producción de cacao orgánico.
CAPITULO V
Análisis administrativo Asociación Nuevo Rumbo
Con base en la teoría general de la administración en las organizaciones, lo recopilado mediante entrevistas directas e información suministrada por Conacado y la Asociación Nuevo Rumbo, bloque 2, se hacen los análisis administrativos, estratégico y del sector para identificar los aciertos, los problemas, cuáles de las mejores prácticas administrativas se están llevando a cabo y qué estrategias se están ejecutando para que la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2 sea sostenible en el tiempo.
Los sistemas de administración de una asociación de cacaocultores son iguales a la de cualquier organización ya que cuenta con recursos físicos, recursos financieros, talento humano y con la estructura organizacional general, como marketing, finanzas, recursos humanos, producción, logística, compras y suministros, y proyectos e investigación.
"La estructura organizacional es el marco en el que se desenvuelve la organización, y acorde con ese marco las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos".[87] La estructura organizacional incluye la estructura formal, compuesta por departamentos, funciones, actividades, manuales, procedimientos y comunicaciones. También se tiene la estructura informal que comprende la interacción de los miembros de la organización, los valores, los intereses y el liderazgo.
La estructura organizacional hace parte de los procesos administrativos que son: Planeación, Organización, Dirección y Control, quedando finalmente los proyectos de investigación y desarrollo y cultura organizacional, que son aquellos que permiten proyectar la organización hacia el futuro. Con base en esta teoría administrativa, se realizaró el análisis de la Asociación Nuevo Rumbo, bloque 2: desde los recursos, la estructura organizacional, los procesos administrativos y terminando con los aspectos estratégicos, como se muestra en el Gráfico 10.
Gráfico 10 Campos de estudio de la administración
Fuente: Proceso Administrativo Para las Organizaciones del Siglo XXI, Bernal Torres, Cesar, 2008
La organización y administración de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, responde principalmente a la teoría clásica de la administración de Taylor y Fayol, ya que el funcionamiento se basa en el nivel operacional, con una diferenciación del trabajo perfectamente establecida, cada nivel tiene una supervisión única y la autoridad está centralizada.
Lógicamente al ser una asociación agrícola también se nota la presencia en la organización del enfoque humanista, ya que se promueve el bienestar de todos los socios trabajadores, sabiendo que un socio motivado, con gran parte de sus necesidades cubiertas y un ambiente laboral acorde al trabajo realizado, da como resultado un crecimiento de la organización en forma sostenible.
5.1 RECURSOS
5.1 Recursos Financieros
La capacidad para generar recursos mostrada por la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2 desde su creación en 1985 ha sido sobresaliente, ya que a pesar de las crisis que se vivió en Estados Unidos y Europa, a la sobreoferta de cacao orgánico que se ha tenido en los últimos años y a la dificultad de conseguir financiamiento de los bancos, han logrado garantizar una sostenibilidad financiera que les permite operar en forma continua, presentando activos totales al finalizar el 2010 por más de RD$200.000.000= de los cuales más de RD$140.000.000= son activos corrientes.[88]
El apoyo financiero a los socios se observa en el balance donde muestran cuentas por cobrar de más de RD$30.000.000. [89]
El índice de liquidez fue de 2.73 lo que indica que por cada peso de deuda la asociación tenía 2.73 pesos para pagar la deuda.[90]
Las ventas, las utilidades operativas y el ahorro de los socios anualmente muestran índices positivos de crecimiento cumpliendo las metas propuestas.
Por todo lo anterior se verifica que la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, obtuvo una evolución financiera positiva que cumple el postulado: "Cada año la Asociación debe tener mejores indicadores que el año anterior".
5.1.2 Recursos Físicos
La Asociación Nuevo Rumbo cuenta con todas las instalaciones necesarias para el manejo del cacao cuando sus asociados entregan sus cosechas.
El centro de recepción y almacenamiento tiene un área construida de 1,000 metros cuadrados, piso en cemento y facilidades para transporte y cargue en camiones.
En las instalaciones de Yamasá los salones cuentan con un microclima especial para beneficiar el cacao en los fermentadores de madera, en los que se cumplen las diferentes etapas de fermentación aeróbica y anaeróbica mediante el proceso de remociones a las 48 horas y a los 4 días.
Una vez el cacao se saca de los fermentadores se inicia el proceso de secado, que puede hacerse de manera natural con la luz solar, en túneles con plataforma de madera y cubierta en plástico para invernadero, o en secadores con combustible, que calientan el aire y mediante un ventilador y un intercambiador de calor secan el cacao.
La Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, cuenta con ocho (8) secadores de túnel y cuatro (4) secadores de combustible, que son muy útiles en la época de invierno.
Las áreas asignadas, la distribución de los edificios y la ubicación de los secadores permiten que la ejecución de los procesos de manejo de la postcosecha y envío para la distribución se haga perfectamente, ratificando que en el diseño se tuvieron en cuenta los tiempos y movimientos del producto.
A nivel administrativo la Asociación cuenta con un edificio de oficinas administrativas, recursos humanos, oficinas para los auxiliares contables y un salón de reuniones, cumpliendo con todos los requisitos, tanto de la asociación como de sus empleados y clientes, para las labores que allí se realizan.
5.1.3 Recursos Humanos
En la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2 cuenta con un talento humano asignado de acuerdo a su nivel de estudios, competentes, motivados e identificados con la asociación y sus objetivos.
La planificación de recursos humanos está funcionando ya que cuenta con la cantidad de empelados necesarios con las habilidades requeridas y con el apoyo de técnicos contratistas que brindan apoyo a nivel de asesorías y capacitación para los socios.
El entorno laboral es adecuado para una asociación agrícola, se observa un trato equitativo, tanto para los empleados como para los socios, contratistas y clientes, reflejando un ambiente de trabajo de respeto y calidad administrativa.
En las entrevistas con diferentes empleados se comprobó el compromiso con la asociación, se sienten identificados con los objetivos y orgullosos del cumplimiento de las metas.
5.2 ANALISIS DESDE EL ENFOQUE ADMINISTRATIVO
5.2.1 Estructura Organizacional
La estructura organizacional de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, responde al esquema mecanicista en el cual hay unas relaciones jerárquicas claramente establecidas, funciones fijas y autoridad de decisión centralizada; sin embargo, en algunos aspectos toma elementos de una organización orgánica en la cual hay colaboración vertical y horizontal, no existen demasiados formalismos y los canales de comunicación, a pesar de ser formales, son dinámicos y de respuestas rápidas.
Dado que la asociación es un ente relativamente pequeño se hace necesario que también trabaje bajo la estructura Línea-Staff, en la cual se puede observar cómo se tienen asesores legales, asesores técnicos, capacitadores externos y asesores comerciales en comercio exterior, quienes hacen recomendaciones y prestan asesoría especializada, pero no toman las decisiones, manteniendo el principio de autoridad única.
Por ser una asociación, los comités de disciplina, de negocios y técnicos también se comportan como un staff dentro de la organización ya que entran a participar cuando las circunstancias lo requieren.
Gráfico 11 Organigrama de Conacado y Bloques Regionales
Fuente CONACADO, Informe Anual 2011
Departamentalización: En el organigrama se puede observar la organización vertical, la cual muestra en la parte superior a Conacado, organizada en dos departamentos principales: Servicios Comerciales y Servicios Financieros y Administrativos. Estos dos departamentos están apoyados por asesores legales y asesores externos y los comités de disciplina, negocio y técnico.
Como bloque regional la organización de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, está distribuida en un departamento principal: Administración y con el apoyo de los comités de Finanzas y de Vigilancia.
De otra parte, se observa que a nivel de Conacado se tienen cinco departamentos que completan la estructura organizacional de la asociación como son: Departamento de Servicios Comerciales, Departamento de Servicios Financieros y Administrativos, Comité de Disciplina, Comité de Negocio y Comité Técnico.
Todos los anteriores presididos por una Dirección Ejecutiva y una Junta Directiva.
Esta departamentalización sigue los lineamientos de una estructura tradicional, acorde con el tamaño y los recursos de la asociación, con los productos que ofrece y con la atención que brinda a sus clientes internos y externos.
La departamentalización de Conacado y de los bloques regionales es funcional ya que está basada en tareas, procesos y recursos similares y tiene las relaciones de autoridad bien definidas.
5.2.2 Principios de Organización
Para complementar el análisis de estructura organizacional se estudian los siguientes principios de organización:
Principio Alineación de los Objetivos:
La estructura organizacional está diseñada para cumplir con las estrategias de la asociación de producir más cacao orgánico y obtener más clientes de este tipo de cacao, ya que tiene un departamento administrativo que apoya y capacita a sus asociados y adicionalmente cuenta con el departamento de servicios comerciales.
Los puestos requeridos para cumplir estos objetivos son suficientes y los procesos están claramente establecidos.
Principio Tramo de Control:
Dado el tamaño de la Asociación no se presentan problemas con el tramo de control ya que ningún jefe excede la cantidad de empleados directos, que son a nivel de mandos medios no más de seis individuos.
Principio Escalar y de Equilibrio:
Este principio se identificó mediante entrevistas directas a los empleados con personas a cargo y se pudo establecer que la autoridad sobre cada uno era de su jefe directo, es decir, se respeta el principio escalar mediante el cual cada jefe tiene autoridad sobre su colaboradores y los puestos directivos no pasan por encima de la autoridad de los supervisores y gerentes.
En el documento de manual de organizaciones y funciones se observa que las responsabilidades para cada cargo están claramente definidas y no se presenta recargo en las responsabilidades asignadas a cada cargo.
Principio de Flexibilidad:
En general la asociación no tiene mucha burocracia, las tareas se realizan bajo la responsabilidad de cada uno, pero se apoya el trabajo en equipo y las respuestas a las solicitudes de los clientes internos y externos son oportunas.
El personal de Staff le da mayor flexibilidad a los empleados de línea de la asociación ya que asume las tareas que son esporádicas o de consulta especializada.
Principio de Primacía de la Autoridad Lineal sobre la Asesora:
En la asociación los puestos de línea son los responsables de la toma de decisiones, los asesores solamente dan recomendaciones y sugerencias pero la decisión final es tomada por el personal de la asociación.
Principios de Primacía de Responsabilidad Normativa:
Las normas y procedimientos de la asociación están claramente establecidos; a nivel de recursos humanos, operaciones o calidad se tiene el manual correspondiente, como referencia para la toma de decisiones.
A nivel de confederación está especificado el nivel de control que tiene Conacado sobre los bloques regionales. Esto se pudo verificar cuando se retiró al bloque 4, de Altamira, Puerto Plata por no seguir las directrices establecidas por Conacado.
Principio de Equidad y Equilibrio en las Cargas de Trabajo:
Para todas las posiciones los trabajos están asignados acorde al cargo que ocupan en la asociación y el número de personas a cargo están establecidas. Haciendo el análisis de funciones y responsabilidades no se observan puestos sobrecargados o con baja carga laboral.
Principio de Delegación:
Por ser una entidad pequeña, regularmente en la asociación la autoridad no se delega y siempre se encuentran personas que tienen la autoridad y la responsabilidad para tomar decisiones; sin embargo, por entrevistas y observaciones a los empleados, se pudo determinar que bajo determinadas circunstancias la autoridad se delega, acorde con su posición en la asociación y cuando se lo solicitan los responsables, las personas asumen la autoridad asignada de forma proactiva.
Principio de División y Especialización del Trabajo:
En todos los cargos de la Asociación los trabajos y tareas asignadas corresponden a lo contratado y a la organización estructural de la asociación; todos tienen el nivel adecuado de especialización para ejecutar sus labores y a pesar de que se promueve el trabajo en equipo todos tienen una dedicación continua en sus labores diarias.
Principio de Jerarquía Administrativa:
En la Asociación existe una línea de autoridad desde los niveles más altos hasta el más bajo, sin que ocurran sobresaltos o se interrumpa la comunicación.
Este principio se cumple en la asociación debido a que la supervisión es lineal, parte desde los supervisores técnicos y supervisores de producción y calidad quienes responden a los gerentes comerciales y de administración y finanzas y ellos a su vez le responden al Director Ejecutivo, supervisado por la Junta Directiva y esta responde a la Asamblea General.
En ningún cargo se presenta duda por tener doble línea de mando; el personal de staff y los comités de disciplina entregan sus informes a la Dirección Ejecutiva.
Centralización o descentralización en el proceso de tomas de decisiones:
En la asociación las decisiones son tomadas en forma centralizada siguiendo la organización jerarquizada expresada en el organigrama; esto debido al carácter propio de lo que es una asociación agrícola, que se maneja con un ente rector como es la Asamblea General.
Formalización de las relaciones y de normas y procedimientos en el trabajo:
Las normas y procedimientos están debidamente documentados, de tal forma que los nuevos empleados y los diferentes asociados puedan aplicarlas sin que se presenten mayores traumatismos.
5.2.3 Administración del Talento Humano
La asociación cuenta con un manual de organización y funciones donde especifica cómo está compuesta su estructura organizacional, explica sus niveles jerárquicos, las funciones de los mandos medios y su nivel operativo, así como las descripciones detalladas de cada puesto. También está el manual de políticas, que especifica sus reglas y el objetivo de la organización para trabajar en una mejora continua y alcanzar las metas; este manual tiene además herramientas para medir y controlar el desempeño individual y colectivo.
El área de recursos humanos tiene los procesos de reclutamiento y selección, contratación, capacitación y sistema de remuneración. Estos procesos son llevados acorde con la descripción del perfil del cargo.
El proceso de reclutamiento se inicia identificando los candidatos que cumplen con el perfil para ocupar el puesto. Se hace una entrevista preliminar, luego se hacen evaluaciones donde aplican pruebas de actitud, psicológicas y se confirman la información suministrada en el "Curriculum Vitae". Después se procede con la entrevista por parte del jefe inmediato y se finaliza con la contratación, inducción y comunicación a los compañeros de trabajo.
En cuanto a la capacitación, existe un plan para el personal que labora en la asociación, mediante el cual se entrena y capacita en temas en los cuales la evaluación de desempeño laboral lo indica. Así mismo, para los asociados se realizan capacitaciones de acuerdo a las necesidades de la asociación, a los avances tecnológicos y a las recomendaciones de los asesores técnicos y administrativos.
Los criterios de promoción van de acuerdo al resultado del desempeño, a la preparación que vayan adquiriendo y a la disponibilidad de vacantes que se presenten; sin embargo, por el tamaño de la asociación, la promoción de los empleados se toma varios años.
Se cuenta con una estructura salarial acorde a los cargos y en general no se presentan casos de inconformismo o desmotivación laboral.
5.3 PLANEACIÓN
La planeación es el proceso mediante el cual se definen los objetivos y se fijan las estrategias para alcanzarlos[91]en la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2 y Conacado se hace una planeación estratégica.
La asociación cuenta con una postura estratégica clara y definida, tiene objetivos corporativos, objetivos operacionales, misión, visión, políticas y estrategias.
Los objetivos corporativos están acordes con la misión y visión de la asociación y los objetivos operacionales son alcanzables, garantizarán el progreso de la asociación dentro de un marco económico mundial real, sin crear falsas expectativas o ignorando la crisis mundial o desconociendo a la competencia.
La misión: "Mejorar los ingresos y la calidad de vida del productor cacaotero y su familia, mediante el apoyo en el manejo sostenible de sus fincas, la mejora de la calidad de sus productos, la comercialización eficiente de sus cosechas, el fortalecimiento gremial y empresarial de sus organizaciones, y el desarrollo de sus comunidades" está bien elaborada, ya que refleja el propósito de la asociación, muestra a qué tipo de negoció representa, que necesidades va a atender, responde a la pregunta de por qué existe y a quien está dirigida.
La visión: "Lograr un sector cacaotero técnicamente desarrollado, con un producto de alta calidad, reconocido y posicionado internacionalmente; producidos por hombres y mujeres que han alcanzado un adecuado nivel de vida", está bien elaborada ya que muestra el objetivo hacia el cual se enfocarán los esfuerzos, es inspirador, es a largo plazo, muestra que se quiere de la asociación en el futuro y es coherente con la actuación de la asociación.
El gobierno corporativo está bien seleccionado, a la asamblea general del Bloque Cacaotero No. 2 asisten directivos de todas las asociaciones y cumplen con las responsabilidades asignadas, los integrantes de la Junta Directiva cumplen los lineamientos de la asamblea general, responden por los bienes y recursos del bloque, se reúnen periódicamente, aprueban los préstamos y nombran al personal administrativo.
La principal característica del la administración de alto nivel es que realmente representan a los asociados, cuentan con un gran sentido de la responsabilidad ante sus representados y aunque tienen ciertas limitaciones en conocimientos financieros y administración estratégica esto lo suplen con ser buenos receptores de las recomendaciones de los asesores legales, técnicos y comerciales.
La interacción de la administración de alto nivel con los niveles inferiores y los asociados es buena, no se limita a las reuniones mensuales y es común observar reuniones formales o informales de todo nivel; del mismo modo, los asociados se sienten con la libertad y el derecho de expresar sus necesidades y se sienten correspondidos y representados.
Aunque la actual administración de la asociación es responsable de los logros de los últimos años donde se lograron muchos avances, con las crisis actuales y el aumento de la competencia no existe una seguridad de que estos directivos lograrán cumplir los objetivos y las metas estratégicas.
Las políticas financieras, de préstamos y precio del cacao concuerdan con los análisis interno y externo que hace la asociación. La política de calidad permite asegurar un mercado exigente en este aspecto y la política de respeto por el medio ambiente y la responsabilidad social son puntos de apoyo para seguir creciendo con el apoyo de los asociados, las comunidades beneficiadas o afectadas y los gobiernos locales.
El análisis del ambiente externo está bien realizado; se incluyeron los aspectos financieros, económicos, socioculturales, políticos, legales, tecnológicos, medioambientales, clientes, proveedores y competencia, lo que permitió identificar las oportunidades y amenazas que tiene la asociación. Del mismo modo, el análisis ambiental interno incluyó los aspectos de directivos, recursos humanos, mercadeo y, lo más importante, el producto ofrecido, con esto se identificaron las fortalezas y debilidades que tiene la asociación, que son las bases para la creación de estrategias que le permitan a la asociación enfrentar a la competencia y seguir siendo los líderes en producción de cacao orgánico.
Las estrategias seleccionadas responden a las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a las que se enfrenta la asociación y de acuerdo a lo analizado con ellas se pueden lograr los objetivos corporativos y operacionales.
Las estrategias ofensivas seleccionadas están acordes con la realidad de la asociación, se pueden llevar a cabo y permitirán que Conacado continúe siendo el primer productor mundial de cacao orgánico.
Las estrategias defensivas les permitirán a los asociados fortalecerse financieramente para enfrentar crisis económicas y la fuerte competencia a nivel nacional; también los acercará a las asociaciones mundiales del comercio justo que les brindará el apoyo que necesitan cuando los competidores a nivel mundial aprovechen las ventajas y subsidios que les dan sus propios países.
Las estrategias de reorientación están enfocadas en lograr que los asociados no dependan exclusivamente del cacao sino de sus productos complementarios y de productos alternativos, lo que les da el flujo de caja mensual necesario sin depender de dos cosechas anuales.
Finalmente, las estrategias de supervivencia muestran que a pesar de las dificultades y crisis en los países consumidores de cacao, se puede continuar produciendo cacao pensando en el largo plazo y educando las nuevas generaciones para que enfrenten los retos futuros.
La administración estratégica implementada en la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2, presenta deficiencias en cuanto al control del cumplimiento de las actividades ya que la información disponible se encuentra segregada hacia algunos indicadores específicos pero no hacia la verificación de los resultados obtenidos con las estrategias establecidas.
No se hace benchmarking con asociaciones similares para evaluar sus funciones y actividades y, en general, no se finaliza el ciclo estratégico porque se plantean las estrategias, se adoptan y se miran resultados pero no se establece exactamente si las metas cumplidas o incumplidas son debidas a las estrategias sugeridas o al desempeño normal del mercado.
5.4 DIRECCIÓN
La Dirección es el proceso mediante el cual se motiva, se ejerce el liderazgo, se comunica y se resuelven los conflictos entre otras actividades para cumplir los objetivos de las organizaciones.
Motivación:
El personal de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2 en general trabaja muy motivado ya que cumple las leyes dominicanas en los temas salariales, vacaciones, incentivos y bonificaciones; sus puestos de trabajo son cómodos, disponen de la tecnología que les facilita sus labores y tienen estabilidad laboral.
Al ser una asociación las personas se sienten identificadas y reciben reconocimiento por resultados y calidad del producto; también mediante la cooperativa tienen acceso a créditos independientemente del nivel en que se encuentre en la organización.
El ambiente laboral es el adecuado porque los estilos de supervisión se basan en el respeto, la asignación de responsabilidades claras; lo que los empleados de la asociación más valoran es la autonomía para hacer el trabajo asignado.
Una herramienta para mantener motivado el personal, usada a nivel de Conacado y de las asociaciones, es la capacitación tanto a nivel nacional como a nivel internacional. Así mismo, disponen de un programa de estudios superiores especializados al que tiene derecho todos los empleados a nivel operativo.
Con respecto a la participación en las decisiones, el personal solo participa en las decisiones propias de su cargo pero las decisiones de la compañía son tomadas exclusivamente por el Director Ejecutivo, la Junta Directiva y la Asamblea de Accionistas.
A pesar de que se cuenta con un sistema de incentivos por el cumplimiento de metas, también cuenta con un sistema de sanciones que mantiene un equilibrio en la institución.
Liderazgo:
Ese el proceso mediante el cual los líderes influyen sobre los seguidores para cumplir los objetivos.[92]
En Conacado se tiene identificado el objetivo principal, que es continuar siendo los primeros productores a nivel mundial de cacao orgánico, y ha creado una cultura de liderazgo organizacional a partir de este objetivo.
Para dirigir una asociación es indispensable ser un líder positivo ya que el éxito depende de conseguir más asociados y satisfacer a los clientes, es decir el concepto de liderazgo se aplica en todos los procesos que se tienen en la asociación.
En la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2, se tiene un tipo de liderazgo democrático, donde el líder delega autoridad en los seguidores. Esta afirmación se basa en la gran participación de los empleados en el cumplimiento de los objetivos en forma espontanea y natural, siguiendo el ejemplo y las recomendaciones de su líder.
En los últimos años se ha observado un tipo de liderazgo transformacional y de servicio a través del cual se modernizó la asociación, se organizó con base en procesos y procedimientos y, mediante una planeación estratégica, se implementó la misión y visión fomentando el servicio y el desarrollo integral de los asociados, los empleados y los clientes.
El líder natural de la asociación es el Director Ejecutivo quien tiene la mayoría de las características que debe tener un líder efectivo, entre las que sobresalen:
Tiene visión, pasión, es una persona íntegra digna de confianza, con capacidad de manejo de cambios, con una fuerte orientación al servicio, manifiesta inteligencia y buen juicio en todas sus actuaciones, es accesible, es un excelente motivador y comprende las preocupaciones y ansias de los asociados, los empleados y los clientes.
Comunicación:
Siendo la comunicación la habilidad de expresar ideas, transmitir información e impartir órdenes de manera clara, lo que se observa en la asociación es que tienen una comunicación directa y formal, tanto con los asociados como con el personal operativo de planta.
En la comunicación interna operativa utilizan diferentes formas, siendo uno de los más utilizados el correo electrónico y la comunicación verbal, aunque también se utilizan teléfonos y reuniones. La comunicación interna con los asociados se realiza de forma directa mediante invitaciones personales y boca a boca, se utilizan carteleras, se envían comunicaciones escritas como cartas y memorandos.
La comunicación suele darse de manera ascendente como descendente, ya que para los líderes de la organización es importante la opinión de los asociados. No obstante, en los últimos meses se ha tratado de corregir el flujo de información ya que se han generado errores con los asociados por fallas en la comunicación. Al respecto, la principal barrera en la comunicación entre los asociados y los bloques es que los asociados se encuentran retirados de estos, obligándolos a la comunicación informal o boca a boca, para que de una manera u otra llegue la información.
5.5 CONTROL ADMINISTRATIVO
El control administrativo en la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2 se realiza mediante Indicadores de Gestión Administrativa en tres diferentes niveles: control de cumplimiento de estrategias y objetivos, control de procesos del negocio y control de innovación y aprendizaje.
5.5.1 Control de Cumplimiento de Estrategias y Objetivos
Las estrategias y los objetivos son controlados en la Asociación Nuevo Rumbo mediante indicadores con los que se comparan los resultados obtenidos con lo planeado; esto se hace mensualmente y en caso de que se presenten desviaciones importantes se revisa la estrategia. Estas acciones están en cabeza del Director Ejecutivo y de las Gerencias.
Los indicadores que se usan en la asociación son:
Indicadores financieros tales como: Rentabilidades Operativas, Efectivo Generado, Productividad del Capital de Trabajo, Margen EBITDA, Flujo de Caja, Rendimiento de Capital, Rendimiento de Activos, Punto de Equilibrio etc. Estos indicadores son llevados por la Gerencia de Servicios Financieros y Administrativos, son presentados a la Junta Directiva y en la Asamblea General, son de seguimiento anual.
Para llevar estos indicadores utilizan los presupuestos, los estados financieros, los análisis financieros y en general toda la información contable de la asociación.
Indicadores de ventas: En este departamento se lleva el indicador de efectividad en las ventas que relaciona el volumen vendido sobre el volumen planificado. Otro indicador que llevan es el nivel de inventarios que relaciona el costo del inventario sobre las ventas netas.
El departamento comercial también lleva los indicadores de competitividad en costo que es igual al costo del producto sobre el costo del producto de la competencia y la variación en la participación en el mercado que es igual a la participación en el año anterior sobre participación en el año actual.
A nivel de producción se llevan el indicador de efectividad en la producción que es igual al volumen producido sobre el volumen programado y el más importante, que es con el que se califican las fincas, es el de productividad igual al volumen producido sobre hectárea sembrada.
Para controlar la calidad utilizan el Índice de Calidad que es el volumen reclamado por calidad sobre volumen de ventas. Otro índice de calidad es el peso del grano el cual, en una muestra de 100 granos debe pesar más de 100 gramos o granos por kilogramo, se mide mediante el peso de un kilogramo y se cuentan los granos que deben estar entre 850 y 950. La humedad no debe superar el 7%, granos con moho máximo 1%, granos dañados por insectos máximo 2% y granos fermentados mayor al 45%.
5.5.2 Control de Procesos del Negocio
Los procesos de negocio los controlan mediante la medición de variables en tres niveles: estratégicos, operativos y de apoyo.
A nivel estratégico se mide la mejora continua y la satisfacción del cliente con las variables de rendimientos y reclamos.
A nivel operativo comercial se controlan los estimados de producción, ventas programadas y logística, midiendo las ventas y los volúmenes movidos.
A nivel operativo de capacitación se controlan las necesidades de capacitación, planificación de capacitación y desarrollo de programas de capacitación.
A nivel operativo de producción y certificación se controla el cumplimiento de la planificación anual, comunicación con Conacado, cumplimiento de auditorías externas. Las variables que se miden son: hectáreas sembradas, rendimientos, número de asociados, retiros y no conformidades. De igual forma, la asociación controla sus procesos productivos con base en los lineamientos ambientales nacionales e internacionales en un proceso continuo de cumplimiento y auto aprendizaje.
A Nivel de apoyo se controlan los procesos de control de documentos, control de registros, gestión de compras, procesos de recursos humanos y tesorería. Las variables que miden son los consecutivos de documentos, evaluación de proveedores, evaluación de desempeño, registros de empleados, registros de asociados y cumplimiento a proveedores.
5.5.3 Control en Innovación y Aprendizaje
El aprendizaje se controla midiendo la cantidad de programas realizados, la cantidad de personas capacitadas y las áreas que han sido cubiertas en el proceso de capacitación. Mediante un cuestionario que se llena al final de cada curso, se evalúa al instructor, el programa y las ayudas utilizadas.
La asociación no tiene un control sobre la innovación, no miden las habilidades para aprender, ni la iniciativa de las personas, tampoco disponen de información de patentes y derechos de autor.
Conclusiones
Haciendo un análisis administrativo de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, se puede observar que sus estructuras organizacionales están de acuerdo a sus necesidades y fortalezas, destacándose la organización línea – staff donde los departamentos comercial y administrativo apoyan a los asociados cumpliendo sus objetivos y capacitándolos con el apoyo de los técnicos y asesores del staff.
Los recursos físicos, financieros y humanos están siendo manejados de manera profesional; cada área funcional hace lo que le corresponde, mensualmente se está informando a la junta directiva de los resultados obtenidos y anualmente a la asamblea general, lo cual garantiza la transparencia necesaria para continuar creciendo y cumpliendo los objetivos para los que fue creada la asociación.
Las áreas funcionales cubren las necesidades de la asociación y el talento humano está capacitado y motivado para llevar a cabo sus funciones, adicionalmente las relaciones empresariales son de respeto y se da la libertad necesaria para que las personas sean innovadoras y muestren iniciativa al cumplir sus tareas.
Una de las mayores limitaciones de los asociados es el conocimiento tanto técnico como financiero, el área administrativa ha desarrollado numerosos planes de capacitación con personal experto lo cual ha reflejado un gran avance en el rendimiento de las fincas y el progreso económico de los asociados.
Su principal problema administrativo que se presenta en la asociación Nuevo Rumbo es que no cierran el proceso administrativo; ya que planean, organizan, dirigen y controlan pero una vez identifican las variables y los indicadores de control en los que están fallando, no replantean las estrategias ni reinician el ciclo con la planeación sino que esperan las siguientes asambleas para hacer cambios importantes.
Una deficiencia observada en la asociación es que la investigación y desarrollo se realiza en otros países y aquí se toman esos resultados y se implementan ajustándolos a las condiciones del país, lo cual permite tener las últimas técnicas probadas con un desfase en el tiempo de cerca de un año, representando una ventaja para los productores de países más desarrollados.
La importancia del cacao a nivel mundial y en la Republica Dominicana lo demuestran las siguientes cifras: hay cerca de seis millones de productores de cacao en el mundo, de los cuales existen 40,000 en la República Dominicana; en el mundo cerca de 50 millones de personas dependen directamente de su cultivo, anualmente se están produciendo cerca de cuatro millones de toneladas de cacao a nivel mundial y 50,000 toneladas en la República Dominicana. Finalmente, la superficie cultivada de cacao en la República Dominicana es de 152,000 hectáreas.
Hacer una planeación estratégica la ha permitido a la asociación Nuevo Rumbo fijar estrategias ofensivas y de reorientación con lo cual han enfrentado la competencia, han abierto nuevos mercados, han posicionado al país como el primer productor de cacao orgánico y anualmente están aumentando el número de asociados a pesar de las crisis que están teniendo los países desarrollados, sus principales clientes.
Una organización de pequeños y medianos productores agrícolas como Conacado, con una administración organizada, en veinticuatro años ha logrado mejorar la calidad de vida a más de 9,000 asociados, realizar importantes obras de inversión social en la regiones cacaoteras, generarle divisas al país por más de 65 millones de dólares anuales, ser un centro de operaciones gremiales y técnicas que le sirve de referencia a otras asociaciones, y mediante capacitación técnica y profesional ha capacitado a más 4,500 personas. Por esto, se considera que se cumple la hipótesis de que una asociación con una organización administrativa ordenada genera beneficios.
Recomendaciones
Conacado y la Asociación Nuevo Rumbo Bloque 2 deben continuar transfiriendo sus conocimientos y experiencias referentes a la aplicabilidad de la administración estratégica a una asociación campesina para que las otras asociaciones se vean beneficiadas y logren mejorar su desempeño administrativo.
El modelo de cooperativas, financiamiento y comercialización de las cosechas aplicado por la Asociación Nuevo Rumbo ha demostrado buenos resultados durante los años de crisis económica de los países importadores de cacao, por lo tanto se debe continuar aplicando e identificando oportunidades de mejora.
Que se aumente la cantidad de cursos y personas capacitadas tanto en aspectos técnicos como en aspectos financieros porque se han detectado grandes necesidades a nivel de los asociados, de los productores independientes, así como de funcionarios de Conacado y de las diferentes asociaciones.
Buscar una estrategia para que el gobierno nacional apoye a los campesinos en la producción de productos orgánicos, ya que estos tienen mejores precios y son más benévolos con el medio ambiente.
La asociación debe invertir más recursos en investigación y desarrollo ya que esto permitirá a sus asociados tener rentabilidad, y a estar preparados para niveles de competencia más altos.
La capacitación al personal de Dirección debe ser permanente y continua. Luego los Directivos deben continuar la misma con el personal de apoyo.
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Autor:
Ismael Marcelo Piedrahita Gutiérrez
Rosa Camila Rivera Acosta
ASESOR:
Lic. Lina Matos B, MBA
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SANTO DOMINGO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
DIVISIÓN DE POSTGRADO
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