Evaluación del sistema administrativo de las asociaciones agrícolas

Introducción

En un mundo globalizado donde las grandes corporaciones están tomando todos los mercados y están relegando a los pequeños productores a ser simples espectadores en la fijación de precios y consecución de clientes, se hace indispensable que estos pequeños productores se asocien y establezcan metas de producción, precios y beneficios para sus productos. Así, mediante el apoyo mutuo, las asociaciones tienen como objetivos generar rentabilidad para sus asociados, posicionar sus productos, tener productos de calidad, ser ambientalmente sostenibles, cumplir las metas de mercado, etc.

En los objetivos generales, se observa claramente el carácter empresarial de las asociaciones que las hace objeto de aplicación de las prácticas y tendencias modernas en materia de administración. En este sentido, este trabajo de investigación tiene como misión fundamental realizar un Estudio del Sistema Administrativo de la Asociación Cacaotera Nuevo Rumbo, Bloque 2, Yamasá, perteneciente a la Confederación Nacional de Cacaocultores Dominicanos (CONACADO), con el fin de identificar sus procesos administrativos, las características de la organización y las ventajas y desventajas que tiene como ente productivo de la economía dominicana; establecer si cumple los objetivos para los que fue creada y establecer cuáles son los problemas administrativos y comerciales que presentan las Asociaciones Agrícolas como empresas.

En el capítulo I se desarrolla el cuadro metodológico del estudio, donde se describe la problemática de las asociaciones, se realiza el planteamiento del problema, se definen los objetivos generales y específicos, se fijan las hipótesis y se describen los métodos y técnicas de investigación utilizadas.

En el capítulo II se describe el marco teórico de la administración, que incluye entre otros: las definiciones de administración, sus generalidades, las habilidades administrativas, las competencias personales de los administradores, las tendencias de la administración moderna y los factores críticos de éxito.

El capítulo III corresponde al análisis de la administración estratégica, que comprende el concepto mismo, el análisis del medio, la planificación estratégica, su implementación, la evaluación y control, los niveles de estrategias y las herramientas para el diseño y evaluación de estrategias.

En el capítulo IV se describe la administración de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, incluyendo una descripción previa de las asociaciones agrícolas en la República Dominicana, su aporte al Producto Interno, la base legal para las asociaciones y los tipos y tendencias de las asociaciones entre otros.

Con base en la teoría general de la administración en las organizaciones, lo recopilado mediante entrevistas directas e información suministrada por Conacado y la asociación Nuevo Rumbo, bloque 2, en el capítulo V se hacen los análisis administrativos, estratégico y del sector para identificar los aciertos, los problemas, cuáles de las mejores prácticas administrativas se están llevando a cabo y qué estrategias se están ejecutando para que la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No. 2 sea sostenible en el tiempo.

Y por último se presentan las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos.

CAPÍTULO I

Enfoque metodológico

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la República Dominicana hay aproximadamente 40.000 productores de cacao, que producen 52.000 toneladas métricas anuales[1]; estas son producidas por productores independientes, productores asociados y productores industrializados. Para ello cuentan con el apoyo de la Comisión Nacional del Cacao, entidad adscrita al Ministerio de Agricultura, reflejado en la distribución de plantas nuevas para siembra, tanto para fincas nuevas como para renovación de sembrados antiguos, el estímulo a exportadores y certificaciones a los productores.

El nivel técnico que ha alcanzado la producción de cacao en el país, lo ha llevado a ser el líder mundial en la producción de cacao orgánico, exportando anualmente más de 5,000 toneladas anuales desde el año 2005.[2] Particularmente, los productores asociados como entes empresariales, reciben apoyo para mejorar su competitividad, mejorar en el aspecto contable, en el manejo de créditos, en los planes de contingencia en casos de desastres naturales, en la prestación de servicios financieros a sus asociados y capitalización;[3] sin embargo, falta capacitación respecto a las mejores prácticas organizacionales y la organización administrativa de asociaciones exitosas para aplicarlas en su propia asociación, de tal forma que les permita aumentar las posibilidades de éxito y ser sostenibles en el tiempo, dando beneficios a los asociados, a los clientes y al estado dominicano.

FORMULACION DEL PROBLEMA

Es importante que las asociaciones agrícolas dominicanas, enfatizando el caso de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2, Yamasá, se evalúen desde el punto de vista administrativo para saber si se están cumpliendo los objetivos para los cuales fueron creadas, de una manera objetiva e imparcial.

OBJETIVOS

Objetivo General

Analizar el esquema administrativo de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2 en función de la Estrategia de Negocios, para establecer cuáles son los problemas administrativos y comerciales que presentan las Asociaciones Agrícolas como empresas.

Objetivos Específicos

• Establecer cuáles son las mejores prácticas en la administración de asociaciones agrícolas para aplicarlas a la Asociación Nuevo Rumbo, bloque 2, Yamasá, perteneciente a la Confederación Nacional de Cacaocultores Dominicanos CONACADO.

• Analizar la organización administrativa y comercial de la Asociación Nuevo Rumbo, bloque 2, Yamasá mediante una "Planeación Estratégica".

• Identificar los procesos administrativos, las características de la organización, las ventajas y desventajas que tiene la Asociación Nuevo Rumbo de Yamasá, como ente productivo de la economía dominicana.

• Conocer el estado actual de las asociaciones agrícolas y cuál es la tendencia hacia el futuro.

• Identificar la importancia de la producción de cacao para la economía dominicana.

HIPÓTESIS

Hipótesis 1:

La práctica de organización administrativa ordenada en una asociación de cacaocultores, permite que se generen mayores beneficios para todos los involucrados.

Hipótesis 2:

Las asociaciones de cacaocultores que siguen los procesos de administración estratégicas tienden a prevalecer en el tiempo y a cumplir con las expectativas de sus asociados.

Variables e Indicadores

Hipótesis 1:

Variable Independiente: las asociaciones de cacaocultores dominicanas.

Variable Dependiente: la administración estratégica tiende a prevalecer en el tiempo y a cumplir con las expectativas de sus asociados.

Hipótesis 2:

Variable Independiente: la práctica de una organización administrativa ordenada en una asociación de cacaocultores.

Variable Dependiente: Generar mayores beneficios para todos los involucrados.

Indicadores de las Variables

• Estructura administrativa

• Definición de un perfil de negocio

• Establecimiento de controles internos

• Dimensiones estratégicas definidas

• Rendimiento y rentabilidad del negocio

MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Para desarrollar este proyecto se toma en cuenta la debilidad del campesino productor de un país que se encuentra en vía de desarrollo como la República Dominicana, frente a un mundo globalizado, con intermediarios que responden a intereses particulares. Este problema se debe reconocer y se puede ayudar a solucionar mediante estudio detallado y el planteamiento del fortalecimiento administrativo con la aplicación del método científico.

En el presente estudio, se sigue el enfoque cualitativo, orientado hacia la obtención de un conocimiento general, en el cual los datos a obtener no están estandarizados y se llegará a una descripción y entendimiento de una forma de administración que debe mejorar el desempeño de las asociaciones agropecuarias.

Esta investigación cualitativa se hace en un ambiente totalmente natural, ya que se estudia la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2, en su sede de Yamasá, incluyendo los aspectos explícitos, resultado de entrevistas y los aspectos implícitos tales como el bienestar y conductas de sus asociados, obtenidos a través de la observación directa y las preguntas abiertas en las entrevistas, es decir se interpretará lo captado de una manera holística.[4]

En general, esta investigación será lo suficientemente flexible que permitirá conocer los procesos administrativos, los beneficios para los asociados, la interacción de la asociación con la comunidad y finalmente, identificar lo que necesitan las asociaciones agrícolas para crecer en forma sostenible.

Como la asociación interviene en una comunidad, el enfoque cualitativo permite establecer lo que representa la Asociación Nuevo Rumbo para la comunidad a la que pertenece, ya que las experiencias de diferentes personas de la comunidad serán estudiadas y conocidas.

Dado que la principal técnica de investigación serán las entrevistadas directas con formularios abiertos, se identifican las unidades de análisis para así alcanzar los objetivos deseados, dar respuestas a las inquietudes que han generado esta investigación y comprobar las hipótesis planteadas.

Se utilizan los métodos descriptivos y analíticos con el fin de esquematizar las variables que intervienen en la investigación. Asimismo, se utiliza la observación no estructurada, el estudio de documentos y el conocimiento de las experiencias personales de los asociados, productores independientes y comunidad en general que se relacionen con la asociación Nuevo Rumbo.

CAPITULO II

Conceptualizaciones sobre administración

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Desde que el hombre existe ha tenido la necesidad de agruparse para alcanzar objetivos comunes, llevando a cabo actividades y tareas, que dependiendo del rol asumido, se ejecutaban siguiendo alguna forma de organización. Se han recopilado documentos que muestran cómo desde los inicios de la edad antigua los diferentes pueblos y grupos sociales han seguido diferentes formas de organización, desde sembrar para obtener las primeras cosechas hasta la especialización del trabajo y las diferentes formas de remuneración. Todo esto confirma que al "acto de administrar" llevado a cabo por los gobiernos de entonces se le puede aplicar las mismas definiciones que se usan actualmente.

Estas primeras civilizaciones mostraban sus diferentes formas de administración sustentándose en el hogar, la religión, el ejército y el gobierno; todas estaban organizadas, tenían establecido el orden jerárquico, daban órdenes por escrito y tenían claramente establecidas las responsabilidades y funciones y, aunque la mayor cantidad de documentos históricos hacen referencia a la milicia y al gobierno, la administración como forma de organización partía desde la familia como base de la sociedad, apoyada en las creencias religiosas y en los principios de jerarquía, autoridad y disciplina.

En la edad media aparecen los talleres y el comercio adquiere mayor importancia, creándose los gremios que funcionaban como empresas, obligando a enfrentar los problemas administrativos con personas más especializadas en dirigir y controlar que en fabricar.

Con la Revolución Industrial y todos los avances del siglo XX la administración se convirtió en una ciencia, cuyo creador Frederick Winslow Taylor, postula los principios, enfoques y teorías (escuelas de administración) que prepararon a las empresas para volverse multinacionales y dar los primeros pasos hacia la globalización.

Frederick Winslow Taylor expresó que "el objeto principal de la administración ha de ser asegurar la máxima prosperidad para la empresa y la máxima prosperidad para cada uno de los empleados"[5]. En la actualidad numerosos autores coinciden en definir administración bajo los mismos preceptos: el logro de objetivos mediante el trabajo ajeno.

Las siguientes definiciones son un poco más amplias:

• "Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades diseñadas por cada una de las áreas que conforma la empresa, a fin de cumplir con los objetivos, estrategia, misión y visión de la misma, mediante la ejecución de las labores asignadas a cada uno de los colaboradores".[6]

• "La administración es un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización."[7]

La palabra "Administración" significa servir y describe la función de prestar un servicio en particular bajo las instrucciones de otro y "La tarea básica de la administración es lograr realizar las actividades con la participación de las personas"[8] .

Se debe tener en cuenta que "la administración no se limita a los negocios, se aplica a todo esfuerzo humano que reúna en una organización a personas con diversos conocimientos y habilidades".[9]. Así mismo, la administración no es solamente la parte encargada de llevar la conducción para lograr que se desarrollen las actividades establecidas y lograr los objetivos trazados, es también quien debe llevar una forma ordenada para optimizar los recursos, ser eficiente en términos de costos y tiempo y ser eficaz en cumplir sus metas. Para esto los administradores siguen una serie de actividades que se inician con la planeación, donde se determinan los recursos, se estudian las alternativas y se establecen los objetivos; posteriormente crean la estructura de la organización, dirigen, conducen y motivan a los empleados para alcanzar las metas y finalmente controlan lo ejecutado contra lo planeado mediante indicadores de desempeño y cumplimiento de objetivos.

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

Todas las organizaciones necesitan aumentar su eficiencia, prepararse para el futuro, prevalecer en el tiempo, alcanzar sus metas y cumplir con su responsabilidad social. Para esto, se debe tomar la administración como una disciplina que abarca las instituciones públicas y privadas y se apoya en ciencias sociales como la sociología, la psicología, el derecho, la economía y la antropología, quienes estudian y ubican al ser humano en sociedad como ente responsable ante la empresa, la familia y el estado.

La ciencia administrativa también se fundamenta en otras ciencias como la matemática y otras disciplinas técnicas como la ingeniería industrial, la contabilidad, la informática y las telecomunicaciones.

Proceso Administrativo

No existe una única forma correcta de administrar, sin embargo, todos los estudiosos de la administración, vista como una ciencia, coinciden en que se deben desarrollar una serie de funciones que promueven la competitividad y faciliten el cumplimiento de los objetivos trazados.

Las funciones a ejecutar durante el proceso administrativo son:

• Planeación: en este proceso se identifican los escenarios futuros en los cuales se encontrará la empresa, se establece hacia donde se quiere dirigir la empresa, se fijan los estándares y capacidades de producción y se elaboran los presupuestos de tal forma que el trabajo diario se ejecute buscando ese fin. Existen tres tipos de planeación:

• Estratégica: elaborada por los altos niveles de la organización donde se fija la razón de ser de la empresa y los objetivos a alcanzar.

• Táctica o funcional: son planes concretos elaborados por cada uno de los departamentos responsables para cumplir sus metas.

• Operativa: se realiza a partir de los planes tácticos o funcionales, se base en el qué hacer y cómo hacerlo y es realizada por el personal de base de cada área funcional.

• Organización: es el proceso mediante el cual se diseña la estructura funcional de la compañía, la división del trabajo, las funciones y responsabilidades del recurso humano, la coordinación entre las diferentes áreas, se establece cómo se deben desarrollar las actividades para lograr los objetivos, se fijan los sistemas de comunicación y los procesos, políticas y procedimientos.

• Integración: es la obtención de los recursos idóneos para la operatividad de la empresa, es decir es el proceso mediante el cual se proveen los elementos necesarios requeridos en las diferentes áreas. Los recursos son: financieros, humanos, materiales y tecnológicos, teniendo en cuenta que lo más importante es el recurso humano ya que son quienes manejan y gestionan los otros recursos.

• Dirección: es el proceso de conducir, orientar, tomar decisiones, motivar, comunicar y ejercer el liderazgo necesario para ejecutar los planes de acuerdo con la estructura organizacional. En este proceso se debe influir en las personas y en sus equipos para que trabajen buscando cumplir las metas establecidas. El directivo también debe solucionar conflictos, cumplir objetivos y desarrollar el talento humano.

• Control: es el proceso donde se evalúan los resultados obtenidos, se miden y corrigen las no conformidades, se prevén los problemas futuros, se detectan los errores y se inicia el proceso de mejoramiento continuo. Todo esto basado en sistemas de información confiables y oportunos, metas claramente establecidas e indicadores de gestión identificados.

Con la ejecución y documentación de las funciones descritas, la capacitación del recurso humano y el cumplimento de los principios de la organización, los administradores eliminan el trabajo por intuición, la improvisación y la toma de decisiones precipitadas.

Niveles de la Administración

Los niveles de la administración se clasifican de acuerdo con la posición de los administradores dentro de la organización:

• Administración de Nivel Alto o Estratégico (Presidente, Vicepresidentes y Directores): esta administración se encarga de elaborar las políticas y las estrategias; es la que marca las pautas a los niveles jerárquicos inferiores, establece las metas e indica cuál es el objetivo a seguir. Los administradores de este nivel son quienes representan a la empresa ante los entes del gobierno, se relacionan con la comunidad mediante los planes sociales, los sistemas financieros, y participan en asociaciones.

• Administración de Nivel Medio o Táctico (Gerentes de Departamento o Sector): los administradores de este nivel son los que planean, organizan, dirigen y controlan los procesos gerenciales. Coordinan las actividades de los administradores operativos y fijan los objetivos a mediano plazo para cumplir las metas establecidas por la administración de alto nivel.

"En este nivel se determina cuales serán los productos o servicios que se ofrecerán, cual público se tendrá en la mira, así como las estrategias generales y políticas que serán convertidas en objetivos/metas de las actividades de la administración del nivel operativo"[10].

• Administración operativa (Jefes y Supervisores): es aquella que se encarga de producir, mantener y controlar la calidad de lo que produce la compañía, se trata de la administración básica correspondiente a jefaturas y supervisión de los trabajos realizados por las personas que elaboran los productos o prestan un servicio.

Personal no administrativo: "Son los empleados que dependen de los gerentes de operaciones, los encargados de ejecutar las tareas básicas que se derivan de la división del trabajo en las organizaciones"[11]

Habilidades Administrativas

Habilidad es la capacidad, destreza o disposición para hacer algo; las habilidades administrativas son las destrezas que deben tener los administradores para realizar las actividades y cumplir los objetivos propuestos. Para que el administrador pueda mostrar resultados y ser eficaz necesita tener tres tipos de habilidades:

• Habilidades técnicas: son las competencias que se tienen en la ejecución de los trabajos prácticos especializados; para esto se requiere de los conocimientos, los procesos y los equipos.

• Habilidades humanas: son las competencias requeridas en las relaciones sociales, medidas en la capacidad de comprender a las personas de su entorno laboral, la capacidad de motivar, resolver conflictos y ejercer el liderazgo.

• Habilidades conceptuales: son las capacidades de ver la organización como un ente complejo ubicado dentro de un entorno competitivo afectado por proveedores, clientes, gobierno y competidores, que le obliga a dirigir y planear las actividades de la organización respondiendo correctamente a las necesidades creadas por este entorno.

Es importante destacar la diferencia que existe entre los niveles de administración en relación con la cantidad de tiempo utilizado para realizar cada una de las funciones y las habilidades necesarias para ejecutarlas. En el Gráfico 1 se observa que generalmente la alta administración requiere mayores habilidades conceptuales e invierte cerca del 64 % del tiempo en la planeación y la organización, mientras que la administración operativa invierte más del 50% del tiempo en la dirección y las habilidades requeridas son técnicas principalmente.

COMPETENCIAS PERSONALES DEL ADMINISTRADOR

Las competencias son el conjunto de conocimientos, capacidades y habilidades que obtiene una persona a lo largo de su trayectoria de vida, complementado con la actitud de querer hacer las cosas. Las competencias administrativas son aquellas que se deben tener para dirigir la compañía hacia las metas propuestas, haciendo buen uso de los recursos disponibles.

Gráfico 1 Relación entre los diferentes niveles de administración el tiempo utilizado por función y las habilidades requeridas por el administrador.[12]

Fuente: Reinaldo O. da Silva, Teorías de la Administración, 1ª ed., 2002

Las principales competencias personales del administrador son:[13]

• Aprendizaje: todo gerente debe estar en un continuo proceso de aprendizaje, ya que como representante de la organización debe obtener información clave para cumplir sus tareas y llevar la organización hacia el cumplimiento de sus objetivos.

• Liderazgo: los gerentes deben tener la capacidad para influir y guiar a sus seguidores hacia la visión que se tiene para el futuro de la compañía.

• Objetividad: capacidad de evaluar el trabajo, a las personas y así mismo de una manera acorde con la realidad, sin sesgos, preferencias ni ideas preconcebidas.

• Pensamiento analítico: todo gerente debe tener la habilidad de entender, interpretar, extrapolar y explicar la información que de una u otra forma afecte la organización, para que la transmita, tome decisiones, asigne recursos y en general, obtenga beneficios de esa información.

• Comunicación verbal y escrita: habilidad de expresar las ideas, transmitir el conocimiento e impartir órdenes de manera clara. Cuando la información no fluye de manera adecuada genera errores que afectan el resultado del trabajo.

• Resistencia al estrés: los gerentes deben estar en capacidad de trabajar bajo condiciones de presión y circunstancias difíciles.

• Productivo: el gerente eficaz logra los objetivos y el gerente eficiente usa los recursos de la mejor manera posible. El gerente productivo es eficiente y eficaz ya que logra los objetivos en el tiempo previsto con la calidad esperada y satisfaciendo a los clientes y a quienes elaboraron el producto. Productivo = Eficaz + Eficiente.

CONCEPTUALIZACION DE LA ORGANIZACIÓN

Una organización es un organismo social (compuesto por personas) que mediante el trabajo en grupo produce bienes y servicios; este organismo regularmente está estructurado con metas fijas, actividades establecidas y operaciones coordinadas que permiten el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Las organizaciones requieren diferentes tipos de recursos para funcionar:

• El primero es el financiero, que se puede obtener de aportes de los socios, utilidades y préstamos.

• El segundo recurso son los bienes materiales como la materia prima, los equipos, incluyendo las herramientas de mantenimiento.

• El tercer recurso es el humano, regularmente considerado el más importante ya que es el más difícil de reemplazar debido a la individualidad de cada persona.

• El cuarto recurso es el tecnológico, el cual incluye sistemas informáticos, conocimientos, técnicas procedimientos y métodos de trabajo.[14]

• El quinto recurso están los procedimientos administrativos que son aquellos que permiten organizar, coordinar y controlar los demás recursos.

Las organizaciones están compuestas por áreas funcionales o de actividad, las cuales muestran la división del trabajo y la forma como se realizan las labores en la empresa. Las áreas funcionales son creadas dependiendo el tipo y el tamaño de la organización, sin embargo en general se tienen: producción, finanzas, materiales y suministros, comercial o mercadotecnia, recursos humanos, tecnología, proyectos, mantenimiento, control de calidad, logística y auditoría.

Externamente a la organización, pero directamente relacionada con ella, se encuentran los clientes, los competidores, los proveedores, los reguladores y los socios estratégicos, quienes constituyen el entorno externo o de tareas y se encuentra el macroentorno, que está constituido por el entorno económico, político, legal, sociocultural, internacional y tecnológico. Tanto el entorno externo como el macroentorno, deben ser plenamente conocidos y analizados por los administradores, para poder tomar decisiones con el menor nivel de incertidumbre y reaccionar rápida y positivamente ante los cambios que sucedan en dichos entornos, de acuerdo con sus fortalezas y debilidades competitivas.

TENDENCIA DE LA ADMINISTRACION MODERNA

Después de que los administradores del siglo XX aplicaron lo aportado por las diferentes escuelas de la administración en sus organizaciones, se encontraron con un mundo que estaba cambiando más rápidamente de lo esperado y donde las distancias se hacían cada vez menores. Para hacer frente a este nuevo escenario, inicialmente se creó un sistema de administración centrado en la autorrealización por parte de los empleados, cumpliendo objetivos individuales[15]esto es, que los Directivos conjuntamente con los empleados establecen los objetivos de la organización, logrando un compromiso específico, medible, alcanzable, y cuantificable para poder verificar su cumplimento en un tiempo específico. Sin embargo, cumplir estrictamente los objetivos en un mundo globalizado no es suficiente, por lo tanto Warren Bennis y Richard Beckhard presentan una serie de postulados que aplican el comportamiento de las personas en el entorno organizacional, llamando esta escuela administrativa "Desarrollo Organizacional"[16]. Para aplicar estos postulados se debe analizar la situación actual de la organización, el entorno, la forma como trabajan los empleados y cuáles son sus valores y principios. Con este diagnóstico se capacita a los empleados y se les inculca la cultura de la organización con lo cual se logra mayor compromiso, similitudes de pensamiento y trabajo en grupo armónico. Finalmente se evalúan los resultados y se retroalimenta el proceso para hacerlos ajustes requeridos.

Con las dos estrategias establecidas anteriormente, se vio la necesidad de retomar el tema de calidad, que fue trabajado inicialmente por el Doctor William Edwards Deming, quien propuso que no se debían aceptar bajo ninguna circunstancia atrasos, materiales defectuosos o mal acabados, estableció que la calidad no depende de los inspectores sino de los empleados, que los supervisores deben ser facilitadores y guías y que se debe comprometer a toda la organización en la calidad y el trabajo en equipo.[17] Con esto Deming logró que las empresas entraran en un proceso de mejora continua complementando los principios anteriores con el control estadístico.

Relacionado con este trabajo, el profesor Kaoru Ishikawa desarrolló el concepto de Control Total de Calidad[18]que está basado en involucrar a todos los empleados de la organización en los modelos de PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en utilizar las gráficas de control, los diagramas de Pareto, los histogramas y las hojas de registro e inspección. Definió que lograr un producto de calidad es un proceso continuo que siempre se puede mejorar y que la responsabilidad no termina con la venta del producto sino cuando termina su vida útil.

Según Kaoru Ishikawa, para lograr el control total de calidad se deben cumplir los siguientes principios:

• Involucrar a todos los empleados de la empresa en el proceso de calidad total.

• Capacitar a empleados.

• Crear círculos de calidad, en los cuales se trabaja la calidad como un proyecto a cumplir, involucrando las diferentes áreas de la organización.

• Hacer auditorías de calidad para evitar que la compañía caiga en procesos monótonos y se pierda la mejora continua.

• Utilizar las herramientas estadísticas de calidad y los diagramas de control y seguimiento.

• Promocionar los logros y estimular a los empleados por el cumplimiento de objetivos.

En los últimos años del siglo XX y principios del siglo XXI se continúan aplicando estos principios pero se han ido adaptando a un mundo globalizado y por tanto con muchos más consumidores, que bajo ningún aspecto pueden recibir un producto defectuoso. Por ejemplo, una empresa que produzca un millón de computadores con una efectividad del 99.99% implicaría que está produciendo 100 computadores defectuosos.

Estas adaptaciones se basan en la administración total de la calidad, las cuales dependiendo de la compañía que la lidere reciben el nombre, por ejemplo: en Motorola se denominan ""Seis Sigma, en Xerox "Liderazgo por vía de la calidad", en Intel "Calidad del diseño perfecto" y en Hewlett Packard Control de calidad total"[19].

Estas nuevas tendencias de las escuelas administrativas pueden tomar diferentes enfoques, dependiendo del tipo de compañía y del momento histórico. Algunos ejemplos son:

• Administración estratégica: que se basa en conocer las ventajas y las debilidades de la organización para poder enfrentar la competencia.

• Administración por valores: que se basa en transmitir los valores organizacionales a cada uno de los empleados.

• Administración del conocimiento: cuyo objetivo es recopilar todas las experiencias, habilidades y conocimientos del capital humano de la empresa con el propósito de que éstos perduren independientemente de la rotación de personal¨[20].

• Reingeniería: propuesta por Michael Hammer y James Champy, que se basa en rediseñar radicalmente todos los procesos de la empresa para sacar el mayor provecho al talento humano y a la planta física, rompiendo esquemas que posiblemente tienen estancada la organización, y el empowerment, donde el líder delega autoridad a sus empleados, permitiéndoles tomar decisiones ya que previamente ellos han mostrado que tienen las habilidades, el conocimiento y la responsabilidad para hacerlo.[21]

• Benchmarking: también es considerado una nueva tendencia en la cual se comparan los productos, los procesos, la planta física y el tamaño de la organización con las mejores compañías del sector, es decir su competencia directa.

• Excelencia Organizacional: enfoque creado por Thomas J. Peters y Robert H. Waterman en 1982, quienes recomiendan resolver los problemas rápidamente, conocer al cliente, ser innovadores, valorar los empleados y respetar los principios y valores de la compañía.

Como conclusión se puede observar que los administradores exitosos modernos se basan en las escuelas contemporáneas aplicando la tendencia que mejor se adapte a la organización y que mejores resultados le dé.

FACTORES CRITICOS DE ÉXITO

Dada la gran cantidad de información que regularmente reciben los directivos de las compañías, que les impide tomar las decisiones importantes, el profesor del MIT, Jhon F. Rockart definió los factores críticos de éxito como "un sistema que permite seleccionar la información clave para que los gerentes se concentren en los factores realmente importantes, con los cuales sí se obtienen resultados satisfactorios y se asegura un desempeño exitoso para la organización".[22]

Los Factores Críticos de Éxito también se utilizan para establecer y cuantificar los objetivos de una empresa y para saber dónde poner los esfuerzos de la organización; ya que regularmente los directivos se acostumbran a los objetivos tradicionales y se pierden los factores que al cumplirse facilitan el cumplimiento de los objetivos generales. Por ejemplo, en una industria un factor crítico de éxito es el tiempo de paradas de máquinas no programadas, ya que esto implica que no se cumplan las metas de producción, sin embargo, si no se tiene identificado como factor crítico, solo se servirán como registros de incumplimiento por mantenimiento.

Los factores críticos de éxito son una de las herramientas que se recomiendan para cumplir los objetivos y lograr la eficiencia en el trabajo administrativo, productivo y financiero; para esto es preciso saber qué es lo que se debe hacer en determinada situación y hacerlo correctamente, tratando de alcanzar los resultados con el mínimo de recursos y buscando que el beneficio no solo sea para la organización sino también para la satisfacción del personal participante.

Aunque los factores críticos de éxito son particulares para cada organización, para identificarlos se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:[23]

• Producción

• Habilidad

• Ambiente

• Temporada

En la producción se debe tener en cuenta todo lo que pueda afectarla, directa o indirectamente, incluyendo todo el proceso productivo, desde los proveedores hasta la entrega final al cliente.

Por otro lado, está la habilidad del factor humano, el cual tiene que ver con la experiencia, la participación en el mantenimiento de las máquinas, la motivación etc.

Así mismo, está el ambiente, el cual tiene en cuenta la posición de la organización respecto a la competencia, la sociedad, los entes gubernamentales y la posición geográfica.

En la temporada se debe establecer el momento histórico en el que está la organización y cómo se prevé que será en el corto y largo plazo; identificar los factores que la están afectando hoy y cuáles serán los de mañana.

Los factores críticos de éxito no se deben trabajar de una manera aislada ya que deben hacer parte de una administración estratégica, en la cual se establece la visión y la misión, se identifican las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, se identifican los indicadores para medir el cumplimiento de metas y se determinan las estratégicas minimizando el riesgo y aumentando las probabilidades de buenos resultados para cumplir los objetivos propuestos.

A fin de asegurar el éxito de la empresa: primero se identifican los factores críticos de éxito, se establecen las estrategias y se evalúan los indicadores para comprobar si se cumplieron las metas claves. Cuando las metas se superan se cumplen los objetivos organizacionales y con los objetivos se cumple la misión y a largo plazo la visión de la organización.

CAPITULO III

Administración estratégica

3.1 CONCEPTO DE ESTRATEGIA

Algunos autores definen estrategia como una declaración de cómo se van a alcanzar los objetivos de la compañía, otros la definen como un plan de acción que desarrolle las ventajas competitivas de la empresa.[24] También definen estrategia como un plan de trabajo que incluya los recursos disponibles con el fin de posicionar, consolidar y fortalecer la empresa dentro del mercado económico en que se desenvuelve.

Autores como Daniel Martínez Pedrós y Artemio Milla Gutiérrez (2005) definen estrategia como "ser diferentes y crear la diferencia con la competencia". Esta definición es complementada por Michael Porter (1987) quien expresa que "La estrategia es seleccionar el conjunto de actividades en las que la empresa destacará para establecer una diferencia sostenible en el mercado"[25]. Otra definición de estrategia la enuncia como la adopción de acciones y la asignación de recursos humanos necesarios para lograr los objetivos establecidos y cumplir las metas a largo plazo[26]

Como la estrategia es una declaración o un plan de trabajo, se debe disponer de la mayor cantidad de información tanto de la empresa en sí, como del medio que la afecta: proveedores, clientes y competencia; así mismo se deben tener claramente identificados los medios a emplear para lograr los objetivos y las metas.

Las estrategias son elaboradas regularmente por la alta dirección de las compañías de acuerdo a la posición de la empresa en el mercado, a su antigüedad, a la competencia y a los cambios que se puedan presentar en el futuro.

Las compañías regularmente plantean tres tipos de estrategias:

• 1- Corporativas: describen los objetivos y alcances a nivel de la organización; regularmente se refieren al crecimiento de la organización como grupo.

• 2- Negocios: establecen hacia donde se encaminarán sus productos o servicios, como va enfrentar los retos que le coloca el mercado y cómo va a aventajar a su competencia.

• 3- Funcionales u operativas: describen la forma como los recursos de la compañía se utilizarán de forma óptima para lograr una ventaja competitiva.

Para saber si una estrategia puede llegar a funcionar se debe verificar que muestre o contenga una ventaja competitiva, que sea adaptable a los cambios del entorno, que las políticas y metas sean consistentes entre sí y lo más importante, es que la estrategia no debe superar los recursos disponibles, es decir, al aplicar la estrategia no se debe descapitalizar ni económica ni humanamente la empresa.

Las estrategias empresariales están contenidas dentro del plan estratégico, el cual está constituido por todo el análisis previo que se ha realizado para establecer las estrategias y la forma como se van a implementar; es decir, el plan estratégico tiene toda la información dentro de un marco que muestre que en la empresa se tiene el conocimiento de su situación a lo interno de la organización, del entorno externo y que se dispone de los mecanismos de control necesarios para seguir las estrategias establecidas.

Gráfico 2 Esquema del Plan Estratégico

Fuente: Antonio Francés, Estrategia y Planes para la Empresa con el Cuadro de mando Integral – modificado por autores