Apuntes de gestión de datos (página 2)

–Importaciones: Contrata las compras en el exterior.

Coordina las relaciones con Aduanas, despachantes de aduana Administración de Puertos

–Seguimiento de Compras: Procura activar y seguir la gestión de los proveedores, a efectos de que éstos cumplan con las pautas de entrega establecidas en cuanto a calidad, cantidad y plazo de entrega.

Gerencia de Almacén y Distribución:

-Depósito Materia Prima: Custodia el inventario de in sumos.

Preparación de cargas.

-Distribución: Planifica las entregas de insumos a cada planta.

Contrata los medios de transporte necesarios.

División Industrialización

Gerencia de Producciones

-Fabricación: Ejecuta el proceso de elaboración de productos terminados y semielaborados en función del plan de producción.

–Planeamiento y Control: Planifica y controla:

-la producción de unidades;

-los requerimientos de insumos;

-los requerimientos de mano de obra;

los requerimientos de equipos;

analiza, conjuntamente con Costos, los desvíos de costos.

–Administración Fabril: Es un área de servicios administrativos a efectos de cubrir los

requerimientos de información de la empresa.

–Gerencia Técnica

-Estudios de Métodos y Tiempos: Se ocupa de analizar la mejor utilización de los recursos productivos: equipos y mano de obra, mediante estudios de tiempos y balanceos de líneas de producción.

–Mantenimiento: Se debe ocupar de:

-Mantenimiento preventivo: Planificar y controlar el mantenimiento rutinario de las líneas de producción, garantizando su óptimo rendimiento.

-Mantenimiento correctivo: Debe efectuar en el menor tiempo posible las reparaciones, a fin de solucionar cualquier parada de equipo.

–Innovación tecnológica: Se encarga de analizar nuevas técnicas productivas, a fin de optimizar el proceso productivo.

División Administración y Finanzas

Gerencia de Administración

-Contaduría: Recopila información, la compila y registra a efectos de cumplir con la información legal y de gestión, –

–Cuentas Corrientes: Actualización y análisis de las cuentas corrientes de clientes y provee dores.

-Costos: Calcula costos estándar.

Calcula costos reales históricos.

Calcula costos de reposición.

Determina desvíos contra el estándar.

Analiza los desvíos estándar detectados.

Planeamiento y Control de Gestión. Elabora y controla los presupuestos económico-financiero y patrimonial de distintos niveles, como ser a nivel empresa, nivel líneas de productos o nivel productos.

Gerencia de Finanzas

-Tesorería: Manejo de fondos de la empresa como consecuencia de ingresos y egresos de valores. Seguimiento y administración de cuentas bancarias.

– Planificación financiera: Administra los recursos de la empresa mediante la colocación o captación de fondos. Determina el plan de pagos.

– Créditos y Cobranzas: Determina la capacidad patrimonial y financiera de los Clientes y fija los montos de crédito. Efectúa el planeamiento de cobranzas a efectuar por los vendedores. Efectúa el seguimiento del cobro y controla el otorgamiento de los descuentos.

División Relaciones Industriales:

– Gerencia de Personal:

– Administración de Personal: Aplica el régimen disciplinario de la empresa. Determina las escalas de remuneraciones. Brinda apoyo al personal en cuanto a obras sociales. Controla la evolución de dotación contra el plan proyectado.

– Liquidación de Haberes: Efectúa el cálculo de remuneraciones y atiende cualquier reclamo al respecto.

Gerencia de Desarrollo de Personal

–Selección: Análisis del mercado ocupacional. Coordinación de entrevistas, tests psicotécnicos y revisación médica de postulantes. Colocación de avisos.

-Planificación y Capacitación: Administra los siguientes recursos:

-Planificación de carreras;

-Cursos de capacitación;

-Otorgamiento de becas;

–Sistemas de incentivos;

-Seguimiento de promociones planificadas.

-Relaciones Institucionales: Mantiene los contactos de la empresa con: cajas de previsión, cajas de subsidios, compañías de seguros, obras sociales, política de trabajo, etc.

División Control de Calidad

-Control Calidad Insumos: Verifica que la mercadería recibida de los proveedores cumpla con los requisitos técnicos determinados por la División Industrialización.

-Control Calidad Productos Terminados: Verifica que los productos terminados cumplan con las especificaciones determinadas por la División Comercial.

Dependencia jerárquica de la Gerencia de Sistemas

Existe un tema que parece una utopía y se halla afectado por un alto grado de indefinición en el mercado nacional: consiste en cuál es la correcta dependencia jerárquica de una Gerencia de Sistemas. Asume la forma de una utopía pues, por sus funciones es la responsable de la definición, conjuntamente con la dirección, de la estructura organizativa.

En este caso la Gerencia de Sistemas debe depender del órgano que ejerce la dirección general de la empresa. A fin de fundamentar esta afirmación, es necesario tener en cuenta que en las empresas nacionales es común la dependencia de esta área del área administrativa, pues el desarrollo de sistemas surgió como una como una herramienta de la contabilidad, al reemplazar la computación a los equipos de registro directo.

Existen tres alternativas respecto a la dependencia funcional del área de Sistemas:

Alternativa 1. Dependencia de un área operativa Existe un principio que postula que, dado que una Gerencia de Sistemas es un área de servicio para toda la organización, no debe depender en consecuencia de ningún área a la cual deba suministrarle "sus servicios de desarrollo y/o procesamiento. Existen tres desventajas básicas en estos casos:

• a) Los planes de trabajo se orientan a satisfacer las necesidades del área de la cual depende, en desmedro de las restantes. Como ejemplo se pueden citar los siguientes casos. Una empresa de productos de consumo masivo en este caso, dependía de la Dirección Comercial, y sobre 11 sistemas, 9 (82%) eran temas vinculados con la gestión comercial, y los dos restantes, subproductos de los anteriores. Una empresa textil la dependencia de la Dirección de Administración y Finanzas provocó que el área de sistemas contable-financieros fuera la que contaba con mayores recursos de dotación de análisis y programación.

• b) La Gerencia de Sistemas se ve limitada en cuanto a su objetividad al tener que responder a las expectativas y pautas del área de la cual depende.

• c) Existe una alta inestabilidad en los planes de trabajo, debido a que Sistemas generalmente se utiliza como herramienta del manejo político del área de la cual depende. A su vez, los planes no se respetan y, en consecuencia, no se cumplen, por usarse en estos casos a Sistemas a efectos de ""apaga Incendios" propios del área a la cual reporta.

Alternativa 2. Dependencia del área de Auditoria

Existe un principio de control interno que postula que no debe existir el control sobre sí mismo, o sea que un área no puede ejercer el autocontrol exclusivo de sus actividades, dado que no existiría control por oposición. Además, es responsabilidad de Auditoría controlar la gestión de la Gerencia de Sistemas en cuanto a:

-Esquemas de control de información de entrada y salida.

-Utilización de los equipos de procesamiento de datos.

-Consideración de pautas de control interno en el desarrollo de sistemas y procedimientos.

Alternativa 3. Dependencia de la Dirección General

Esta alternativa, que es la dependencia lógica y racional de una Gerencia de Sistemas, aporta ventajas importantes, como ser:

• d) La Gerencia de Sistemas orientará sus gestiones bajo una coordinación objetiva, debido a que de esta forma se elimina la incidencia de las tendencias antagónicas existentes entre los grupos de una empresa.

• e) Los planes de trabajo se elaborarán de acuerdo a pautas de la Dirección General, lo cual redunda en un mayor consenso general;

• f) En casos límites, en los cuales ciertos conflictos superan la capacidad jerárquica de resolución de la Gerencia de Sistemas, la dependencia directa de la Dirección General infundirá un mayor poder político para la pronta resolución de los mismos.

• g) Generalmente se logra que la Dirección convierta a Sistemas en una función propia de ella para la resolución de problemas, y no en una subactividad de un área.

Representaciones Gráficas

Introduccion

El desarrollo de cualquier técnica, con acercamiento a un tipo de estudio científico, se ha visto sustentado en la formulación y utilización de herramientas auxiliares. Así, la investigación operativa se sustenta en el desarrollo y utilización de herramientas como la programación lineal, programación dinámica, teoría de las colas, modelos de simulación, etc. La técnica de O. y M., al igual que el resto de las disciplinas, también se ha configurado alrededor de herramientas básicas, y una de ellas ha sido la representación gráfica. ¿Qué es una representación gráfica? Podríamos decir que es la sistematización simbólica de situaciones pasadas, presentes o planeadas. Las ventajas que aporta el uso de gráficos o esquemas simbólicos son muchas, pero se pueden mencionar como las más relevantes, a las siguientes:

• a) Un gráfico es una representación sistematizada, o sea una representación realizada con símbolos y pautas de diseño preestablecidas y generalmente aceptadas y difundidas. Esta sistematización aporta coherencia en la representación de alguna situación y contribuye de esta manera a su comprensión, análisis y difusión.

• b) A su vez, un gráfico es una representación sintetizada, lo cual facilita su interpretación al no tener que recurrirse a la lectura de textos descriptivos. En 0. y M. se ha recurrido a la utilización, como auxiliares; de una amplia variedad de representaciones gráficas, entre las cuales se pueden citar:

-Organigramas

-Cursogramas

–Diagramas de interdependencia sectorial

-Cronogramas

-Pert

-Gantt

Algunos de estos gráficos se han desarrollado como herramientas propias de O. y M., y otros se han adoptado de otras disciplinas.

Tipos De Gráficos

Existe una gran variedad de gráficos que pueden y deben ser utilizado por los analistas de O. y M. Se los puede clasificar, según su contenido, en:

• a) Gráficos puros: Contienen una representación simbólica casi en exclusividad, pudiéndose incorporar expresiones literales o numéricas sólo a fines aclaratorios cuando estrictamente sea necesario.

• b) Gráficos literales: La representación gráfica consiste en expresiones literales y numéricas interrelacionadas por líneas de secuencia.

• c) c) Mixtos: Es una combinatoria de los anteriores, en la cual la graficación simbólica es el tronco de la exposición, y las expresiones literales y/o numéricas complementan activamente a la simbología.

También se pueden clasificar los gráficos según la situación o hecho que representen, y en ese caso tenemos:

• a) Organigramas: Son representaciones de estructuras jerárquicas de una organización. Entre este tipo de gráficos se pueden mencionar:

-Gráficos de estructuras

-Gráficos de funciones

-Gráficos de puestos

-Gráficos piramidales

• b) Gráficos de secuencia: Representan circuitos administrativos o sea procedimientos, y también planificaciones, pautadas en tiempo, de tareas en este tipo de gráfico tenemos:

-Cursogramas

-Diagramas de interdependencia sectorial

-Gráficos de recorridos

-Gráficos de trabajo en equipo

-Cronogramas: Pert

-Cronogramas: Gantt

–Carta de procesos

• c) Gráfico de valores: Los gráficos anteriores representan situaciones cualitativas, pero en determinadas oportunidades es necesario representar hechos cuantitativo, esta última clase de representaciones se suelen usar los siguientes tipos de gráficos:

-Cartesianas ortogonales

-Gráfico de barras

-Pictogramas

Organigramas

Tal como se mencionó, estos gráficos representan la estructura organizativa, exponiendo:

-La departamentalización adoptada

-La estructura jerárquica

Estos gráficos han surgido como una herramienta propia de O. y M. ante la necesidad de representar y analizar estructuras organizativas de una institución.

A continuación se ejemplifican los distintos tipos de gráficos empleados a este efecto.

• Gráficos de estructura

Consiste en la representación graficada de la organización jerárquica formal de una empresa y debe formar parte del Manual de Organización de la misma.

Existen diversas alternativas de organización, entre las cuales se puede mencionar:

-Organización por funciones

-Organización por áreas geográficas,

-Organización por productos

-Organización por procesos

Cualesquiera de estas alternativas puede ser manifestada por el tipo de gráfico que se muestra a continuación:

En este gráfico se puede apreciar una típica organización por función pero podrían combinarse en un mismo gráfico diversas alternativas de organización, tal como se expresa en el gráfico que se muestra a continuación.

• Gráficos de puestos

Es un tipo de gráfico que, sustentado en un organigrama de estructura, expone la cantidad y distribución de puestos de trabajo existentes. En sí es un gráfico complementario de un diagrama de estructura, conocido concretamente como organigrama, en el cual se exponen:

-cantidad de cada tipo de puesto de trabajo.

-distribución departamental de puestos;

-nivel de jerarquía dentro de cada puesto.

Los puestos de trabajo se codifican con dos dígitos, de acuerdo a la siguiente estructura:

Por ejemplo, si se quiere codificar los distintos niveles dentro del área de Sistemas, se podría decir que:

M I Analista Senior, o sea: Función: Analista de Sistemas Nivel: Senior

M II Analista Sernisenior

M III Analista Junior

N I Programador Senior

N II Programador Sernisenior

N III Programador Junior

Si se tomara una estructura jerárquica como la de la figura de abajo,

y considerando que las dotaciones a nivel operativo son:

-Análisis de Pagos: 1 Analista senior

2 Analistas junior

-Liquidación de Pagos: 3 Liquidadores

-Registración: 4 Auxiliares

-Analista de Cuentas: 1 Analista senior

1 Analista semisenior

2 Analistas junior

-Costos de Cuentas: 1 Analista de costos

2 Calculistas

-Estudios especiales: 2 Analistas.

Analizando el nivel Jefatura de Sección, se puede apreciar que a Caja se la considera de un nivel inferior que el resto de las secciones, por tener nivel jerárquico "III" ; en cambio, Estudios Especiales, dentro de las funciones codificadas como "C", es la de mayor nivel, pues tiene "I". Si se analiza el nivel operativo se puede determinar que todo el personal que cumple tareas de análisis contables se considera como función "E", y que dentro de dicho tipo de función existen categorías jerárquicas. Por ejemplo:

E I Es el mayor nivel, en el cual se comprenden

-analistas senior de pagos

-analistas senior de cuentas

-analistas señor de costos

-analistas senior de estudios especiales

E II Es el nivel de analistas inmediatamente inferior, e incluye al Analista Semisenior.

E III Es el nivel menor de analistas, que abarca a:

-analistas de pagos junior

-analistas de cuentas junior

• Gráfico piramidal

Este gráfico se sustenta en el principio que postula que la estructura de una empresa adopta la forma de una pirámide en la cual el nivel superior representa la conducción y el inferior el aspecto operativo. Representando una organización por funciones mediante este tipo de gráfico, tendríamos la graficación de la figura de abajo.

Gráficos de Secuencia

Es básico que no existirá una comunicación fluida ni eficiente si los interlocutores emplean informes diferentes entre sí, aunque éstos tengan una base común. En consecuencia, no hay duda de que es imprescindible contar con un esquema informativo común, que posibilite comunicaciones ágiles y precisas entre los componentes de una actividad, dado que las técnicas y terminología utilizadas en Administración no escapan a lo anteriormente expresado. En general, los individuos tienden a usar la información, cuando no está establecida con precisión, de acuerdo con su criterio y conocimientos técnicos, y en función de sus expectativas personales. En consecuencia, se requiere una estricta sistematización de las herramientas, y específicamente de una de ellas: los circuitos o procedimientos administrativos. Se puede definir a un procedimiento administrativo como la secuencia sistemática de acciones que se realizan para alcanzar cada una de las distintas finalidades de la Organización. Dicha sistematización ha sido adoptada por una técnica de graficación, a fin de representar circuitos administrativos, que son los gráficos de secuencia. Estos gráficos exponen una situación dinámica, como pueden ser los procedimientos de una empresa, o bien los planes de ejecución de tareas. Esta herramienta propia y tradicional de O. y M. es la más difundida y realmente ha significado un avance sustancial en el estudio de los circuitos administrativos y en la planificación de tareas y procesos. Es importante destacar que no existe universalidad de criterios respecto a este tipo de representación, dado que cada analista agrega variables que su experiencia le indica que empíricamente son útiles. Aquí se trata de aportar una base de diagramación que tienda a su uso generalizado.

Cursogramas

Los Cursogramas administrativos son la representación gráfica de los procedimientos o rutinas administrativas, es decir, son una expresión sintética y visual de ellas. Representan pues, una secuencia de operaciones en un circuito dado, incorporando sus elementos componentes y la ubicación geográfica y funcional del mismo. Estos han utilizado la forma narrativa para documentar la descripción de un procedimiento. Pero las fallas que se advierten al emplear este mecanismo han fundamentado la búsqueda de técnicas más útiles. Entre éstas se han destacado las representaciones gráficas o diagramas. Las fallas que hemos señalado respecto a la forma narrativa de descripción de procedimientos son:

• a) La narración obliga a leer una cantidad voluminosa de párrafos, lo que complica su interpretación, dado que es difícil retener mentalmente cómo comenzó un procedimiento luego de haber leído un número considerable de páginas sobre el mismo Esto hace difícil seguir la relación entre una información y otra, y obstaculiza la visualización del procedimiento como conjunto.

• b) La corrección de la narración dependerá de la habilidad y manejo del idioma de quien la redacte El empleo de una jerga específica puede agregar obstáculos a la comprensión de lo escrito La narración puede estar viciada de subjetividad.

• c) La narración no permite detectar con facilidad si se ha omitido información.

• d) La descripción narrativa adolece de falta de medios que orienten una auditoria.

• e) Es difícil que dos personas den la misma interpretación a lo que ven escrito.

• f) Cuando el procedimiento incluye operaciones sujetas a un proceso de mecanización, tanto el programador que escribirá las instrucciones como el operador que desarrollará rutinariamente el sistema, deberán recurrir frecuentemente a la comunicación oral Inclusive, en muchos casos, la sola descripción en prosa de un procedimiento presupondrá como inevitable la posterior discusión oral.

• g) Muchas fallas en la elaboración de programas para computadoras radican en una incompleta o no especifica descripción narrativa.

• h) En el caso de narración de procedimientos dirigidos a programadores de computación, éstos se verán obligados a consultar repetidas veces al redactor acerca de la presentación de alternativas que no aparecen descriptas con claridad.

• i) La definición de un procedimiento en forma narrativa provoca dificultades al analista que intente efectuar un cambio Se hace difícil saber si una corrección afecta alguna otra parte del sistema; será necesario releer repetidas veces los mismos párrafos hasta memorizar los puntos más destacados del procedimiento.

En conclusión, los Cursogramas administrativos permiten, a través de su análisis, detectar más fácilmente las deficiencias del circuito, debilidad o ausencia de controles necesarios, la duplicación de trabajo y, si fuera del caso, fallas de relevamiento. Estos gráficos administrativos son dibujados mediante convenciones preestablecidas. A ellas nos referiremos en este trabajo. y para ello recurriremos al apoyo de las normas IRAM. Las normas IRAM son redactadas por grupos de especialistas en el tema de que tratan, y si bien no tienen carácter de aplicación obligatoria en el ámbito de la actividad privada, y se requiere alguna disposición legal para determinar su imposición en la esfera pública, los propósitos de las mismas son:

• a) Determinar las definiciones terminológicas que faciliten alcanzar las previsiones necesarias en el ámbito de su aplicación.

• b) Establecer las exigencias mínimas a que debe someterse la aplicación de la técnica que contemple.

• c) Observar el máximo de objetividad en la redacción de su contenido.

Redes De Petri

Introducción.

Las redes de Petri representan una alternativa para modelar sistemas, sus características hacen que, para algunos problemas las redes de Petri funcionen de una manera natural.

Las PN como ahora conoceremos a las redes de Petri (Petri Net) fueron inventadas por el alemán Karl Adam Petri en 1962.

Las PN son consideradas una herramienta para el estudio de los sistemas. Con su ayuda podemos modelar el comportamiento y la estructura de un sistema, y llevar el modelo a condiciones límite, que en un sistema real son difíciles de lograr o muy costosas.

La teoría de PN ha llegado a ser reconocida como una metodología establecida en la literatura de la robótica para modelar los sistemas de manufactura flexibles.

Comparada con otros modelos de comportamiento dinámico gráficos, como los diagramas de las máquinas de estados finitos, las PN ofrecen una forma de expresar procesos que requieren sincronía. Y quizás lo más importante es que las PN pueden ser analizadas de manera formal y obtener información del comportamiento dinámico del sistema modelado.

Para modelar un sistema se usan representaciones matemáticas logrando una abstracción del sistema, esto es logrado con las PN, que además pueden ser estudiadas como autómatas e investigar sus propiedades matemáticas.

¿Qué tipo de sistemas podemos modelar con las PN? Y ¿Cómo logramos la analogía entre el sistema real y el modelo usando una PN? son dos de las preguntas a las que debemos atender. Para esto pongamos atención a los sistemas: una idea fundamental en un sistema es que se compone de módulos que interactúan entre sí, los cuales pueden ser considerados por si mismos un sistema, y podríamos estudiar su comportamiento por separado y de esta manera aislarlos, pero siempre teniendo en cuenta la interacción que guardan con los otros módulos.

Ahora deseamos conocer en que condiciones se encuentran los módulos, es como si detuviéramos al sistema en el tiempo, las condiciones internas de los módulos determinarían el estado en el que se encuentran, para esto entendemos que un sistema es un arreglo dinámico que en el transcurso del tiempo tiene variaciones y no permanece estático. El estado de un módulo con frecuencia depende de su historia, es decir de las acciones dadas en un tiempo anterior.

Hablemos de dos conceptos importantes: acciones y estados, las acciones nos conducen a un estado determinado del módulo en el tiempo, las acciones de un módulo en un sistema pueden ocurrir simultáneamente con las acciones de otros módulos, dado que ellos interacúan entre sí, es necesario sincronizar los eventos. Esto puede resultar en que las condiciones de un módulo en el tiempo necesitan como entradas las salidas de otro, él cual necesita más tiempo para generar las salidas, es entonces cuando pensamos en paralelismo y concurrencia. Las PN fueron diseñadas específicamente para modelar este tipo de sistemas.

Tomemos dos conceptos más: eventos y condiciones, los eventos son las acciones que se dan en el sistema y nos llevan a un estado, podemos describir un estado como un conjunto de condiciones. Es útil, para nuestro caso, representar dichas condiciones por medio de predicados.

Para que cierto evento ocurra es necesario que ciertas condiciones se cumplan, estas son llamadas pre-condiciones del evento, la ocurrencia del evento nos puede llevar a otras condiciones y es entonces cuando se dan las post-condiciones.

Para modelar un sistema en una PN debemos reconocer las condiciones y los eventos que se dan en él, de esta manera podemos hacer la analogía entre el sistema y el modelo, al conocer las condiciones que se necesitan para dar cierto evento podemos diseñar los módulos y relacionarlos con otras condiciones, y para esto necesitamos saber la estructura de una PN para saber que corresponde a una condición y un evento en la red.

Estructura de una red de Petri.

Las PN se componen de cuatro partes:

• Un conjunto de nodos.

• Un conjunto de transiciones.

• Una función de entrada y

• Una función de salida.

Las funciones de entrada y salida relacionan a los nodos y a las transiciones. La función de entrada es un mapeo de una transición tj a una colección de nodos conocidos como los nodos de entrada de una transición. La estructura de una PN es definida por los nodos, las transiciones, la función de entrada y la función de salida.

Ejemplo:

Una marca U es una característica de la PN, marca U es una asignación de tokens a la PN. Un token es un concepto primitivo de una PN, un número de ellos reside en los nodos y se mueve entre ellos; los tokens son la parte dinámica de la PN, su número puede variar entre nodos y son los que determinan la situación de la red en un momento determinado.

La PN puede ser considerada también como un modelo de flujo de información, en donde el comportamiento dinámico de los tokens representan el flujo. Dicho de otra manera la información depende de lo que la PN esta modelando.

Representación gráfica de una red de Petri.

La representación gráfica de una PN es importante porque al observar el modelo del sistema en forma gráfica y observar como cambia de un estado a otro puede mantener la atención y dar una perspectiva más clara a quién esté analizando el problema.

Un circulo ( representa un nodo; una barra ( representa una transición. Los arcos o curvas conectan los nodos y las transiciones, si un arco va de un nodo a una transición, el nodo será una entrada y si el arco va de una transición a un nodo, el nodo será una salida de esa transición. Los tokens son representados por pequeños puntos ( .

Ahora consideremos la PN vista anteriormente:

Reglas de disparo para una PN.

La ejecución en una PN es controlada por el número y distribución de los tokens que tiene. Los tokens presentes en los nodos controlan la ejecución de las transiciones de la red. Una PN se activa disparando transiciones. Una transición es disparada removiendo tokens de los nodos de entrada y creando tokens de salida. De aquí podemos obtener la primera condición de disparo en una transición: todos los nodos de entrada de la transición, deben tener al menos el mismo número de tokens, que de arcos que van hacia la transición, para que ésta sea disparada, cuando la transición cumpla esta condición se dice que es una transición ENABLED.

Consideremos la siguiente PN:

Las transiciones pueden seguir disparándose indefinidamente hasta llegar a un estado deseado o hasta que ninguna pueda ser disparada.

De lo anterior surgen dos preguntas:

¿Cómo decidimos que transición debe dispararse?

¿Porqué no podemos disparar dos transiciones al mismo tiempo?

Decidir que transición debe dispararse depende de nuestro modelo y sí podemos disparar más de una transición en un mismo instante entonces estamos hablando de paralelismo.

Pensemos en un ejemplo concreto: queremos sumar cuatro números cualesquiera por medio de una PN. Dependiendo de cada número se ponen tantos tokens en los nodos correspondientes p1, p2, p3 y p4. Los primeros resultados parciales se almacenan en p5, y los últimos en p6, una transición para cada nodo es la que se encarga de quitar unidades en los sumandos y poner unidades en el resultado, cuando se efectúan las dos sumas, se realiza una tercera suma, la realizan t5 y t6, su resultado se pone en p7. El orden en el que se realizan las operaciones no es un orden secuencial ya que la primer suma puede ocurrir indistintamente de las sumas anteriores.

Extensiones al Modelo de Redes de Petri

Un arco inhibidor es otro componente de una PN, éste va de un nodo a una transición y es representado con un pequeño circulo al final del arco. La transición que tiene arcos inhibidores no puede dispararse si el nodo de entrada contiene por lo menos tantos tokens como la multiplicidad del arco inhibidor. Así por ejemplo la siguiente figura disparará cuando p1 tenga un token, y p2 no tenga tokens.

En general las extensiones a la teoría de PN dependen del modelo o la aplicación donde se estén usando.

Modelado con Redes de Petri

Eventos y condiciones.

Podemos modelar sistemas complejos con PN, dividiendo el sistema en eventos y condiciones y de esta manera encontrar la analogía con la PN. Se toma como referencia que las condiciones que se dan en un sistema, son representadas por los nodos, ya que los tokens indican si esta condición se cumple o no, y los eventos con las transiciones, que necesitan de condiciones para poder ser disparadas.

Consideremos el siguiente sistema: Un taller que tiene tres máquinas, M1,M2 y M3, y dos operadores O1 y O2. El operador O1 puede trabajar las máquinas M1 y M2 y el operador O2 las máquinas M1 y M3. Las ordenes requieren de dos procesos, el primer proceso debe ser hecho por la máquina M1 y el segundo proceso puede ser hecho con la máquina M2 o la M3. Enlistemos las condiciones y los eventos:

La PN se muestra a continuación:

El problema de los cinco filósofos.

Este problema puede dar una idea clara del potencial de una PN, el problema consiste de cinco filósofos que en forma alternada piensan y comen.

Están sentados en una mesa circular donde ha sido depositada comida china, cada filósofo tiene frente a él un plato donde servirse y entre cada uno de ellos un palillo chino. Como sabemos, para comer comida china necesitamos dos palillos, entonces cada filósofo para comer debe tener dos palillos en su poder.

El problema está en que si cada filósofo tiene un sólo palillo en su poder todos los filósofos entrarán en una espera eterna para comer, otro problema puede surgir y es el que un filósofo obtenga siempre los dos palillos y se mantenga comiendo, lo que producirá que los otros filósofos no puedan comer (cayendo en un estado de inanición). Analicemos los eventos y condiciones de este problema así como las precondiciones y postcondiciones para un sólo filósofo y luego para más.

Como sabemos las condiciones corresponden a nodos y los eventos a transiciones, las condiciones 1 y 3, 2 y 4 pueden modelarse con un sólo nodo. El problema para cinco filósofos es modelado como se muestra en la siguiente figura. Los nodos P1,.,P5 representan los palillos, al inicio cuando todos los filósofos piensan, cada nodo tiene un token. Cada filósofo es representado por dos nodos M y C representan los estados meditando y comiendo respectivamente. Para que un filósofo coma es necesario que tenga los dos palillos en sus manos, entonces sus dos nodos deben tener un token y de esta manera poder comer.

Conclusiones

• Podemos concluir diciendo de que las Redes de Petri son una alternativa de modelado de sistemas, aplicados principalmente hacia el control y proceso, por su facilidad de manejo en el problema de la sincronización de procesos.

• También se dijo que constan de cuatro partes:

• Nodos

• Transiciones

• Funciones de entrada

• Funciones de salida

• Las entradas y/o salidas de una transición son conjuntos que pueden tener elementos repetidos o múltiples ocurrencias.

• Cuentan con una asignación de tokens que es la parte dinámica de las Redes de Petri.

• Las Redes de Petri se pueden representar gráficamente, un circulo ( representa un nodo y una barra ( representa una transición, y los tokens son representados por pequeños puntos (.

• Las Redes de Petri tienen reglas de disparo, siendo la principal, la que dice: "todos los nodos de entrada de la transición, deben tener al menos el mismo número de tokens, que número de arcos van hacia la transición para que ésta sea disparada". Cuando la transición cumple dicha condición se dice que es ENABLED.

• Existen extensiones a las Redes de Petri: por ejemplo las Redes de Petri Coloreadas (PNC), las Redes de Petri Temporales, Redes de Petri Estocásticas.

• Podemos modelar los sistemas dividiéndolos en eventos y condiciones. Las condiciones son representadas por los nodos, y los eventos por las transiciones.

Contabilidad Aspectos Generales.

Introducción

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica mas pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría publica altamente capacitados.La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.De modo que, el presente trabajo contiene una visión introductoria en torno a la reseña histórica de la contabilidad, su definición, objetivos, importancia, procedimientos contables, entre otros aspectos relacionados con el tópico tratado.

Concepto De Contabilidad

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común.A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable:"La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)"La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones" (Horngren & Harrison. 1991)"La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica" (Meigs, Robert., 1992)"La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo" (Catacora, Fernando,1998)"La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado" (Redondo, A., 2001)La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa.

La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas.

Patrimonio Contable

Concepto:

La palabra patrimonio expresa el conjunto de bienes económicos (materiales e inmateriales) pertenecientes a una persona o asociación, de disposición inmediata (corto plazo = dentro de un año ó ejercicio económico) ó diferida (largo plazo = a más de un año ó ejercicio económico), así como las cargas u obligaciones que los gravan.

Cuando esos bienes se destinan a la producción de nuevas riquezas, reciben el nombre de Capital.

Los elementos del patrimonio se dividen en dos grandes grupos:

1.      Los elementos ACTIVOS.

2.      Los elementos PASIVOS.

Explicación:

El patrimonio de una persona está constituido por todos sus bienes materiales. Por ejemplo una casa, un auto, un campo, un cheque para cobrar, son componentes activos, y todas las deudas que estos puedan ocasionar, por ejemplo una hipoteca que tenga la vivienda o una prenda en el caso del vehículo, son elementos pasivos.

  ACTIVO

Son activos los recursos económicos del ente, que podrían estar constituidos por:

• 1. Dinero

• 2. Bienes tangibles (materias primas, mercaderías, inmuebles)

• 3. Bienes intangibles (derecho a utilizar una patentes industrial)

• 4. Derechos que obligan a terceros a entregar al ente dinero u otros bienes, o a prestarle un servicio.

• Características:

Un bien existente es un activo si cumple estas condiciones.

1.      El bien debe tener utilidad económica para dicho bien.

2.      El acceso a los beneficios que produce debe estar bajo el control del ente.

3.      El derecho del ente sobre el bien o el control de los beneficios debe tener su origen en una transacción u otro hecho ocurrido con anterioridad.

El carácter de activo no depende de la forma de adquisición de los bienes. Es decir, una maquinaria que es donada por otro ente, constituye un activo para nuestro ente, auque no haya sido comprado. Lo mismo ocurre si fuese de producción propia.

Es importante destacar que la tenencia de un bien es independiente de su propiedad. Un bien entregado en consignación, en garantía por un préstamo o en alquiler, integra el patrimonio de su propietario, no el de la persona que tenga la tenencia.

Salvo en casos de copropiedad, ningún bien integra el activo de más de un ente.

Y por último, es bueno recordar que los bienes de una sociedad comercial no son activos de sus socios. 

• Clasificaciones de los bienes pertenecientes al Activo

Hay dos grandes grupos en los que se dividen a los bienes, el primero llamado bienes identificables, que son los que pueden venderse por separado, por ejemplo el dinero, derecho contra terceros, mercaderías para la venta, inmuebles, maquinarias, títulos valores, acciones, etc.

Y el segundo grupo formado por los bienes no identificables, que solo pueden transferirse con el ente, como es el caso del buen nombre, sus sistemas administrativos o su localización.

Otra clasificación existente tiene que ver con la forma en que se incorporan los bienes al patrimonio. Sobre esta base, se pueden considerar también otros dos grupos: bienes comprados o provenientes de aportes de sus propietarios, y los bienes obtenidos por crecimiento natural (madera), por extracción (minerales), por construcción (maquinaria), por producción (productos para la venta) o por autogeneración (el buen nombre de la empresa).   

Pasivo

Un ente que posee pasivos, tiene la obligación de:

1.      Entregar dinero. (por ejemplo, pagar una hipoteca)

2.      Entregar bienes. (cuando un cliente pagó la mercadería por adelantado)

3. Prestar servicios. (cuando se ha pagado por adelantado)

Características

1.      El pasivo implica una obligación hacia otro ente que debe ser cancelada mediante un sacrificio de recursos a una fecha determinada.

2.      La posibilidad de evitar el sacrificio futuro implicado por la cancelación del pasivo no esta sujeta a la voluntad del ente obligado.

3.      El hecho o transacción que obliga al ente ya ha ocurrido.

No es necesario que el pasivo este documentado. 

El Patrimonio Neto

El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo, es decir, entre lo que tenemos y lo que debemos.

De donde resulta:

Activo = Pasivo + Patrimonio Neto

Patrimonio Neto = Activo -Pasivo

Algunos autores toman al Patrimonio y al Patrimonio Neto como sinónimos. Pero en este caso se trata en forma separada y se identifica al Patrimonio neto como la diferencia entre el activo y el pasivo.

El Patrimonio Neto esta compuesto por:

a.      Los aportes de capital.

b.      Los resultados acumulados (ganancias o perdidas en las empresas, y superávit o déficit, en las entidades sin fines de lucro).

c. Reservas de capital

Principio de lo Devengado

Indica que las variaciones patrimoniales son reconocidas cuando ocurren y son anotadas en los registros contables en los períodos a que se refieren, sin considerar si fueron pagadas o cobradas.

Ej. Sueldos, Alquileres pagados por adelantado. 

Principio de lo Realizado

El hecho económico sustancial que lo origina queda perfeccionado desde el punto de vista de la legislación o practicas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Ej. Comprar y Vender de contado.

Resultados positivos

Ingresos

Dentro de los resultados positivos tenemos los considerados ingresos, cuyas características son:

a.       Por lo general provienen de las ventas de bienes o servicios, incluyendo dentro de estas últimas las operaciones que generan intereses por el otorgamiento de prestamos o financiamiento de ventas, alquiler de bienes, adquisición de títulos de deuda pública o privada y otro tipo de rentas.

b.      Para obtener ingresos se generan gastos.

c.       Producen un aumento en los activos y/o una disminución en los pasivos

El concepto económico de ingreso no debe confundirse con el concepto financiero de entrada de dinero.

Resultados Negativos

Gastos

Tienen como finalidad obtener ingresos.

Costo es todo sacrificio de recursos económicos, realizado con el fin de aplicarlo a la actividad económica del ente y por consiguiente relacionado con el objeto del mismo.

Producen una disminución en los activos y/o un aumento en los pasivos.

Ganancias y Perdidas

El incremento en le patrimonio sin ocasionar un gasto recibe el nombre de ganancia.

Por otro lado, la pérdida es una disminución del patrimonio resultante de la liquidación o expiración de algún valor activo sin ninguna compensación.

Resultados del Ejercicio

En las Empresas, el resultado del ejercicio puede ser o una Ganancia o una Perdida.

En las entidades sin fines de lucro, ese resultado puede ser o un Superávit o déficit.

La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables :• Tecnología.• Complejidad y globalización de los negocios.• Formación y educación.

La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.

Concepto De Sistema De Información Contable

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económico – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

Propósito y Naturaleza de la Información Contable

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

Estructura de un Sistema Contable

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

• 2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diversos para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

• 3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Utilización De La Información Contable

La contabilidad va mas allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

Objetivos de la información contable.

La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.

Cualidades De La Información Contable

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

• La información es útil cuando es pertinente y confiable.

• La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la Contabilidad en función de sus Usuarios

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

Procedimientos Para Instalar Un Sistema De Contabilidad

• 1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

• 2. Preparar una lista de chequeo.

• 3. Elaborar informes.

• 4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

• 5. Diseñar formularios para todas las operaciones.

• 6. Diseñar reportes

• 7. Preparar los libros. Balance inicial

 Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

 Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

• 1. El Balance General

• 2. Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

• 1. Estado de Costo Estimado

• 2. Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

• Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

 Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General

• 1. Activo

• 2. Pasivo

• 3. Capital

Estado de Resultado

• 4. Ingreso – Otro ingresos

• 5. Costos – Otros egresos

• 6. Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

 Requisitos de todo formulario:

• 1. Numeración

• 2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

• 3. Redacción clara, sin errores.

• 4. Además del original, emitir las copias necesarias

• 5. Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

• Facturas

• Recibo

• Remito

• Ordenes de compra

• Otros, etc.

La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe.

El Remito es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad / archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

 La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.