Propuesta de diseño de una multimedia educativa para la asignatura “sistemas contables automatizados” (página 3)

• ASSET

• Versat Sarasola

• SISCONT

• CONDOR

• ATENAS

• Expectice

• Exact

• Ejemplos de Selección de Sistemas Contables teniendo en cuenta varios parámetros.

• Caso 1 兠Caso n (Ver Anexo 6)

• 3. Los ERP y ASP como modelos futuros

• 4. Demo o Simulador

En el caso del tema 3 "Los ERP y ASP como modelos del futuro" hacemos énfasis en su implementación en el mundo moderno y como se pudiera adaptar a la realidad cubana.

ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa).

Una empresa cuenta con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que las empresas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa). Un ERP es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables:

Integrales. Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos: adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier plataforma existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuará funcionalmente a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto último se logra ya sea mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios, tesorería), la implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte, servicios públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP.

Cuarta etapa: Diseño de la interfaz de usuario.

Esta etapa sólo se cita brevemente, ya que el interés de la metodología, así como el nuestro en particular, se centra en las tres primeras etapas que nos conducen a obtener el modelo RMDM.

En este nivel se define el diseño gráfico de todas las pantallas correspondientes a la multimedia. La labor que se realiza en esta etapa será encargada a un diseñador gráfico, el cual elaborará todas las ventanas de software multimedia cuidando el uso y combinación de los colores de tal forma que llame la atención del estudiante y lo motive sin restarle importancia al contenido.

Algunos ejemplos se pueden apreciar en el anexo 4.

En el diseño se sugiere partir de las características de los estudiantes y se consideró también, las posibilidades técnicas de las computadoras. Se establecerá que la interfaz debe ser fácil de manejar para el estudiante, que le resulte agradable, que los iconos empleados estén dentro de sus posibilidades de decodificación y le brinden la mayor cantidad de información. Este análisis sugiere que la interfaz sea la misma para todo el sistema. La interfaz debe trasmitir la sensación de un libro abierto, más próxima a la actividad cotidiana de los estudiantes, de ahí que el movimiento de pantalla en pantalla tiene similitud con la actividad de hojear un libro, aunque muy superada por la interactividad y la no linealidad.

El autor considera que en el diseño del sistema se deben tomar en cuenta la suficiente cantidad de ayudas visuales, para que el estudiante identifique dónde se encuentra, qué recorrido está realizando, y desde dónde puede volver a incorporarse a determinada posición del contenido. Se enfatiza además que al facilitar la navegación el estudiante no debe sentirse orientado, dirigido hacia una zona, aunque de manera inconsciente emplee los recursos y grados de libertad establecidos por los diseñadores.

La forma y distribución del contenido deberá ser la misma para todo el sistema multimedia.

El programa más adecuado para este diseño de la multimedia es Director, en el uso de los colores fondos claros con letras oscuras (armonizar los cálidos con los fríos)

Es recomendable la utilización de Hojas de resumen para facilitar la etapa de desarrollo y así evitar la pérdida de tiempo a la hora de la ubicación dentro del sistema multimedia.

2.5 Validación de la propuesta

Para someter a criterio de especialista la validación de la propuesta de Análisis y Diseño de la Multimedia Educativa se aplicó una encuesta a:

• Jefe de la Carrera de Contabilidad y Finanzas de la Universidad "Jesús Montané Oropesa"

• Dos profesores de la Carrera de Contabilidad y Finanzas de la Universidad "Jesús Montané Oropesa"

• Un profesor de la Carrera de Informática de la filial universitaria "Carlos M. de Céspedes"

Se obtuvieron los siguientes criterios acerca de la propuesta. (Anexo 7)

• En la encuesta aplicada a los especialistas coinciden, el 100%, que el estudio de factibilidad realizado está entre muy adecuado y adecuado.

• El 75 % de los especialistas consideran entre muy adecuada y adecuada la propuesta de diseño Entidad – Relación, y solo el 25 % refiere que es poco adecuada.

• El diseño de los Slices el 100% de los especialistas lo consideran entre muy adecuado y adecuado.

• El 100% de los especialistas consideran entre muy adecuada y adecuada la propuesta de diseño navegacional.

• Un 100% de los especialistas consideran entre muy adecuada y adecuada la interfaz gráfica.

• Referente a la vigencia del contenido textual y los valores que se exponen el 100% de los especialistas lo consideran muy adecuado.

• Referente a los requerimientos didácticos el 100% lo considera entre muy adecuado y adecuado.

• Los requerimientos pedagógicos un 100% de los especialistas lo consideran entre muy adecuado y adecuado.

De forma general existe una tendencia de los parámetros según la consulta realizada a los especialistas entre muy adecuados y adecuados los indicadores para la propuesta de análisis y diseño de la multimedia.

Conclusiones

La propuesta de Diseño de una Multimedia sobre "Sistemas Contables Automatizados" según la validación, posee las condiciones necesarias para ser aplicada y presentará un contenido de gran interés e importancia para estudiantes, profesores y otros interesados del tema.

El diseño presentado permitirá generar un ambiente de aprendizaje interactivo, sirviendo de apoyo a la asignatura "Sistemas Contables Automatizados", específicamente en el estudio de la aplicación de estos contenidos, la observación, valoración y asimilación del tema, facilitará el proceso de enseñanza – aprendizaje.

Es evidente que mediante el diseño de un software de tipo educativo el estudiante y el profesor tendrán una importante herramienta didáctica que facilitará el desarrollo de la clase, así como la autopreparación fuera del marco de la universidad.

Recomendaciones

Partiendo del estudio realizado por el autor de este trabajo y teniendo en cuenta las conclusiones finales:

Se le recomienda al grupo de desarrollo de software de la facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de la Habana analizar la propuesta del diseño del software educativo de la asignatura de Sistemas Contables Automatizados para contribuir con la estrategia tomada por la universidad de aplicar las NTIC al proceso de enseñanza – aprendizaje.

Se le recomienda al Centro de Información de la Universidad divulgar y socializar a partir de diferentes vías los resultados teóricos, metodológicos y prácticos presentados en este trabajo.

Referencias Bibliográficas

Bibliografía

Anexos

ANEXO # 1 Encuesta

Estimado compañero:

El propósito de esta encuesta es realizar un estudio sobre el nivel de conocimientos adquiridos en el tema de sistemas contables y su uso. Usted no está obligado a revelar su nombre o cualquier otra información referente a su persona. De antemano le damos las gracias por su colaboración.

(Para estudiantes del CPT, CRD y profesionales de reciente graduación en Licenciatura en Contabilidad y Finanzas)

• 1. Marque con una X según corresponda. Considera usted que en materia de computación tiene un nivel de conocimientos:

______ Alto ______ Medio ______ Bajo ______ Muy bajo

• 2. Marque con una X los sistemas contables que conoce. Marque con dos X los que a trabajado.

_____ Asset

_____ Atenas

_____ Sicema

_____ Exact

_____ Siscont

_____ Versat Sarasola

• 3. Puede usted mencionar algunas ventajas y desventajas de algunos de los sistemas contables planteados en la pregunta anterior.

• 4. ¿Conoce usted de alternativas para elegir el software contable a utilizar en un momento dado?

_____ Si _____ No

Si la respuesta es afirmativa, puede mencionar algunos: __________________

_________________________________________________________________

• 5. ¿Alguna vez ha dado solución a un problema determinado mediante un sofware contable?

_____ Si _____ No

Si la respuesta es afirmativa, puede mencionar algunos: ________________

______________________________________________________________

ANEXO # 2

Caracterización Población de Profesores

Profesores de la asignatura "Sistemas Contables Automatizados" en la Universidad.

(Septiembre del año 2006- Junio del año 2010)

• El 100% de la población son graduados universitarios por tanto tienen formación académica.

• El 25 % de la población tiene menos de 5 años de experiencia laboral.( solo 3 años)

• El 75 % de la población tienen de 5 a 10 años o más de experiencia laboral.

• El 100 % de la población solo ha recibido capacitación de Sobre Gestión Económica, pero nada relacionado con multimedia a pesar de los años de experiencia laboral.

ANEXO # 3

.

ANEXO # 4

Monitor

Pantalla Principal

ANEXO # 5

Estudio del Programa de la asignatura Sistemas Contables Automatizados.

Análisis y Valoración del autor sobre el Programa de la asignatura, conocer que unidad requiere de una mayor atención e interés por parte de los profesores y estudiantes de esta especialidad.

Evaluación del grado de desarrollo de la habilidad en el desarrollo de la asignatura. Teniendo en cuenta el uso de los medios de enseñanzas-aprendizajes incluyendo soportes multimedia.

Objetivo: Valorar que unidad o unidades del programa requiere de una mayor atención e interés por parte de los profesores y estudiantes.

Se Analizo:

1) Analizar los objetivos del programa de la asignatura Sistemas Contables Automatizados.

• 2) Analizar los contenidos de cada unidad del Programa, para conocer:

• Cantidad de horas teóricas por unidad.

• Cantidad de horas practicas por unidad.

• 3) Analizar los medios de enseñanzas recomendados para el desarrollo de los contenidos de cada una de las unidades.

ANEXO # 6

I. CRITERIOS CONTABLES.

• 1. NIVEL DE INTEGRACIÓN DE SUS COMPONENTES.

Los Sistemas PACIOLI, ASSETS y EXACT cumplen los parámetros previstos, no así CONDOR, que tiene limitaciones ya que su integración es parcial y no total como tienen los otros sistemas.

• 2. CONTABILIDAD GENERAL.

Con relación a los sistemas CONDOR, ASSETS y EXACT se comprobó que satisface nuestras necesidades, no así el PACIOLI que presenta la limitante de posibilitar la modificación de operaciones contables ya transferidas al mayor sin necesidad de emitir un comprobante de rectificación, lo que viola el principio de registro.

• 3. CONTABILIDAD DEL PRESUPUESTO.

La Contabilidad Presupuestada es de reciente implantación, lo que no ha permitido que los diseñadores de los sistemas presenten un software que incluya esta contabilidad; no obstante, de acuerdo con el análisis realizado con los expositores, se pudo constatar que ASSETS y CONDOR ofrecen mayores posibilidades de solucionar esta situación aunque este último no reflejó interés en dar respuesta.

• 4. COBROS Y PAGOS.

Los sistemas CONDOR, ASSETS y EXACT cumplen adecuadamente con los parámetros previstos, no así PACIOLI, que presenta algunas limitantes al respecto.

• 5. CONTROL DE INVENTARIOS.

ASSETS satisface nuestras necesidades, no así PACIOLI, CONDOR y EXACT, los cuales presentan insuficiencias como: no incluir el control de Activos Fijos Tangibles en almacenes(CONDOR) o la no incorporación de la doble moneda(PACIOLI y EXACT).

• 6. ACTIVOS FIJOS.

El sistema ASSETS cumple con los parámetros exigidos, sin embargo CONDOR presenta las limitantes siguientes: la "tasa de depreciación" está asociada al Activo Fijo y no al codificador nacional de medios básicos(CNMB) y solo cuenta con tres dígitos para identificar las áreas o centros de costo.

El sistema PACIOLI no contempla el control de los Activos Fijos y EXACT no permite la importación de las bases de datos de los sistemas actualmente implantados.

• 7. MEDIOS EN USO.

Los sistemas CONDOR y ASSETS no presentan dificultades en este parámetro, no así PACIOLI y EXACT que no lo tiene incorporado como módulo individual y que para su tramitación requiere un artificio.

• 8. FACTURACION.

Este parámetro se satisface plenamente por todos los sistemas presentados.

• 9. ASEGURAR LAS ACTUALIZACIONES PRODUCTO DE MODIFICACIÓN A LAS REGULACIONES NACIONALES.

CONDOR y ASSETS satisfacen las necesidades nuestras, no así PACIOLI, que no presentó disposición para dar esta solución y EXACT que solo realizaría adecuaciones cuando fueran de un interés marcado de la casa matriz.

• 10. INTERFAZ DE USUARIO.

El sistema ASSETS cumple con este parámetro, no así el resto de los sistemas que presentan la siguiente situación:

PACIOLI: Su interfaz no se ajusta a las peculiaridades que se tienen en Cuba.

CONDOR: Aunque presenta algunas posibilidades, está en desventaja, ya que se encuentra diseñado sobre MSDOS y no sobre Windows.

EXACT: La interfaz de este sistema es poco atractiva, ya que su interpretación es muy compleja.

• 11. AYUDA EN LINEA.

PACIOLI y ASSETS satisfacen este parámetro, no así CONDOR y EXACT que están montados sobre MSDOS y no sobre Windows.

II. CRITERIOS GENERALES.

• 12. ASEGURAMIENTO DEL MANTENIMIENTO EN PROVINCIA

Excepto PACIOLI el resto de los sistemas cumple con este parámetro.

• 13. MANTENIMIENTO Y ASESORIA DEL FABRICANTE.

ASSETS cumple con este parámetro, no así el resto de los sistemas que por distintas causas ( falta de personal, no contar en el país con programas fuentes, no tienen esta posibilidad).

• 14. NIVEL DE PARAMETRIZACION DEL SISTEMA.

ASSETS cumple con esta requisito ya que el sistema está parametrizado a un nivel superior que el resto de los sistemas. (Creación de asientos contables tipos, rangos de edades de las cuentas por cobrar y pagar, parámetros generales de la entidad.)

• 15. EXPERIENCIA DE UTILIZACION EN EL PAIS.

El CONDOR y EXACT cuentan con vasta experiencia en cuanto a años de explotación se refiere, contando con númerosos usuarios lo que lo pone en ventaja sobre PACIOLI y ASSETS que son de reciente implantación y con reducido número de usuarios. En el caso de ASSETS se visitó la firma PAPAS&Co donde se encuentra en explotación, recogiéndose criterios favorables en cuanto a las prestaciones, facilidad de asimilación y atención de sus diseñadores.

• 16. CANTIDAD DE SUBSISTEMAS QUE INCLUYE. (Actividades a que da respuesta).

• 17. CALIDAD DE LOS MANUALES DE USUARIO.

El más completo de todos es el EXACT, siguiendo en orden PACIOLI y CONDOR, en último lugar queda ASSETS cuya documentación en estos momentos es pobre.

III. CRITERIOS INFORMATICOS.

• 18. RESPUESTA AL PROBLEMA DEL AÑO 2000.

Al realizar las pruebas del error del milenio, el único sistema que respondió correctamente en todas fue ASSETS. CONDOR y PACIOLI no estaban preparados para el error del milenio, fallando ambos en las pruebas. EXACT planteó que resolvió el problema, pero no permitió estas pruebas sobre el mismo.

• 19. POSIBILIDAD DE IMPORTACIÓN DE INFORMACIÓN.

La totalidad de los sistemas plantean la posibilidad de la importación de datos proveniente de los sistemas que actualmente están en funcionamiento en nuestras entidades. En CONDOR y ASSETS el servicio de importación es brindado por los propios suministradores. PACIOLI presenta una opción para la importación pero con ciertas limitaciones. EXACT brinda el servicio con la excepción del sistema de Medios Básicos.

• 20. NIVEL DE PROTECCIÓN DE ACCESO A DATOS.

Los 4 sistemas de una forma u otra brindan la protección necesaria en este caso.

• 21. POSIBILIDAD DE TRABAJO EN REGIMEN DE RED LOCAL.

De los 4 sistemas analizados, 3 de ellos (PACIOLI, ASSETS y EXACT) están diseñados precisamente para trabajar en red. Sin embargo, CONDOR no permite el trabajo en red local en la versión presentada. Plantea que en la versión Windows se resolverá.

• 22. EXISTENCIA DE LOS PROGRAMAS FUENTES EN EL PAIS.

Este es un punto en el cual o se dispone o no se dispone de los programas fuentes y por tanto la evaluación será 0 o 5. Sólo en los casos de CONDOR y ASSETS esto se cumple.

• 23. NIVEL DE PROTECCION DE ACCESO A OPCIONES.

Se pudo comprobar que en los 4 sistemas analizados, la administración del acceso (permisos) para trabajar con las distintas opciones (funciones) del sistema, es adecuada.

• 24. FACILIDAD DE SALVA/RESTAURA DE DATOS.

En todos los casos, la salva y restaura está implementada adecuadamente. No obstante, en el caso de CONDOR, la salva automática se realiza sólo sobre disquetes, mientras que en los demás sistemas se permite también salva automática a disco duro.

• 25. PLATAFORMA QUE SOPORTA EL SISTEMA.

Los sistemas CONDOR y EXACT trabajan sobre MSDOS. PACIOLI en Windows pero no puede ser escalable como es el caso de ASSETS que puede emplear bases de datos en ACCESS, SQL SERVER, ORACLE, etc. Esto presupone que ASSETS ha sido elaborado teniendo en cuenta tecnología cliente/servidor.

• 26. NIVEL DE SEGURIDAD ANTE FALLAS.

Debe aclararse que el equipamiento que se emplee para la explotación de los sistemas debe tener protección contra fallos en el fluido eléctrico (UPS). No obstante, se está tratando de prever la seguridad del sistema ante cualquier anomalía. En todos los casos la seguridad ante fallas que presentan los sistemas analizados está basada en restaurar la última salva realizada y se les otorgó la misma puntuación (3).

• 27. AUDITABILIDAD DEL SISTEMA.

Aunque los sistemas cuenten con una adecuada protección de acceso a los datos, debe existir la posibilidad, por parte de personal autorizado, de recuperar la información almacenada en las bases de datos y que estos datos sean suficientes para poder rehacer las operaciones que se vayan a analizar. En el caso de los software analizados, ninguno posee un módulo propio de auditoría pero cumplen con las características señaladas en el anteriormente. En el caso de PACIOLI no se pudo comprobar esto y los representantes del paquete no pudieron demostrarlo.

• 28. REQUERIMIENTOS DEL HARDWARE.

Desde el punto de vista de los sistemas, pudo constatarse que los requerimientos de hardware son similares en todos los casos y están acordes con el equipamiento que se va a adquirir. Debe señalarse que, en dependencia de la entidad a instalar, así podrá variar en cantidad y potencialidad el equipamiento necesario.

• 29. POSIBILIDAD DE TRABAJO EN MICROS AISLADAS.

Incuestionablemente CONDOR está diseñado para trabajar en esta forma pero los demás sistemas también pueden trabajar en micros aisladas.

• 30. FACILIDAD DE EXPLOTACIÓN Y ENTRENAMIENTO.

En el caso de CONDOR y ASSETS la explotación es amigable pudiendo brindar el entrenamiento necesario. En el caso de EXACT las necesidades de entrenamiento son mayores y en el caso de PACIOLI el entrenamiento necesario no es en CUBA.

• 31. EXISTENCIA DE GENERADORES DE CONSULTA Y SALIDAS.

CONDOR no dispone de generadores, ASSETS posee generadores de consulta y no de salida. ASSETS y PACIOLI disponen de estas facilidades. En el caso de ASSETS, por la plataforma que lo soporta, permite el uso de generadores de salida, así como de otras herramientas.

ANEXO # 7

Encuesta aplicada para la validación de la propuesta.

Compañero especialista el instrumento que a continuación le hacemos llegar forma parte de una investigación sobre el Análisis y Diseño de una Multimedia Educativa para la asignatura Sistemas Contables Automatizados como medio de enseñanza, que se imparte en la carrera Contabilidad y Finanzas en la universidad "Jesús Montané Oropesa". La Metodología a utilizar es la RMM (Metodología de Administración de Relaciones).

Le solicitamos su colaboración en la respuesta del mismo y agradecemos haber dedicado parte de su tiempo en responder la encuesta. Las respuestas son fáciles y sencillas, más, resulta que deben ser lo más objetivas posible.

Julio A. Regalado Fernández.

Gracias.

Autor:

MsC. Julio Alberto Regalado Fernández

Universidad de la Isla de la Juventud

Jesús Montané Oropesa

Facultad de Ciencias Económicas e Informáticas

Isla de la Juventud.

Septiembre 2011