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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 3 Encuestas de satisfacción del cliente……………………………………………………..104 FASE III: LOS RECURSOS ………………………………………………………………………106 FASE IV: LAS OPCIONES Y SU EVALUACIÓN ………………………………………………107 FASE V: LA DECISIÓN Y EL SEGUIMIENTO ………………………………………………..109 Bibliografía ………………………………………………………………………………………….113
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON Resumen
Si en las organizaciones, todos estuvieran conscientes de que la calidad es una ventaja competitiva que de alguna manera asegura la permanencia en el mercado y mejora las utilidades, pudiese lograrse que todos conviertan la calidad en un estilo de vida.
Si adicional a esto, se toma en cuenta que fundamentalmente la única diferencia que aprecian los clientes, en muchos productos y servicios, es básicamente la diferencia distintiva en la calidad de sus servicios, nos conlleva a canalizar la importancia que la misma posee y que puede ser generadora de ventajas comparativas en cualquier organización, y en muchas ocasiones podría incluso llegar a ser la única que la empresa posee, sobretodo si se habla de economías de servicio en donde todas las empresas ofrecen productos/servicios iguales o no distintivos.
La importancia de implementar un Sistema de Calidad o de Gestión de la Calidad, ya sea para los productos o servicios de la organización, reside en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar desde el interior de la organización, una conjunto de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características presentes tanto en el producto como en el servicio cumplan con los requisitos exigidos por el cliente, es decir, sea de calidad, para así ofrecer mayor posibilidad de que sea adquirido por este, logrando y/o aumentando el porcentaje de ventas planificado por la organización.
La calidad final de un producto o servicio, tal como se suministra a un cliente, se deriva o depende totalmente de la “calidad interna” con la que se generó. Esto significa que la calidad se construye a través de todas los pasos que intervienen en la prestación del servicio. Cuando entre las metas de una organización esta el garantizar la calidad de sus productos o servicios, se debe asegurar el trabajo y el compromiso del personal para lograr la calidad interna, la cual se traduce en la máxima eficiencia y efectividad en todas las actividades internas. Cada persona al hacer su trabajo funciona o se desempeña a la vez como cliente y proveedor.
El servicio es muy valioso para las empresas que están presionadas por la competencia. En la actualidad las empresas de mayor éxito se centran en el servicio, no en el precio. Después de todo, la competencia en precios produce compradores, pero no necesariamente clientes. Cualquiera puede bajar sus precios. Pero, al dar a la clientela algo valioso, como tratarle de forma personalizada, individualizada, mostrando preocupación por sus intereses, hará con que los clientes muestren disposición a pagar el precio que se les pida, así como la disposición de volver una y otra vez.
El cliente es pieza clave para cualquier organización, porque gracias a él, depende la existencia del negocio y también de todas aquellas personas que laboran en la empresa. En esencia lo que el cliente percibe de una organización, no es más que el resultado y reflejo de lo que ocurre en el interior de la misma.
Pero para lograr prestar una excelente calidad en los productos/servicios, es necesario que la empresa se evalúe y distinga donde esta parada y hacia donde quiere llegar, por ello se plantean muchas maneras de medir y evaluar la Calidad en las organizaciones, con el fin de conocer como funciona la organización y donde existen problemas. Pero para lograr obtener estos conocimientos es necesario utilizar y manejar diferentes métodos que permitan orientar y ordenar las ideas y la información
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 5 que se tiene sobre un problema; métodos que faciliten la obtención de información vital sobre un problema; herramientas que ayuden a percibir la necesidad de cambio, a entenderlo, a buscarlo y a tomar decisiones; herramientas que faciliten el proceso de comunicación en el interior de la empresa; y en general se requiere conocer métodos objetivos que faciliten el proceso de planeación, análisis y toma de decisiones.
También es necesario saber lo que el cliente quiere, y la manera más efectiva es poder anticiparse a lo que ellos desean en cuanto sea posible. Por ello cobra mucha importancia el conocer bien a los clientes, para así predecir sus cambios y deseos acertadamente. El cliente puede estar satisfecho pero no vinculado, no comprometido. Pueden estar satisfechos solo porque piensan que nadie lo hace bien pero no porque piensen que la empresa lo hace mejor. La satisfacción no implica valor en la relación ni implica fidelidad, ni implica ausencia de quejas o, paradójicamente, de insatisfacciones.
Los clientes, tanto internos como externos, están en constante evaluación y medición del servicio que se le esta prestando en contraposición con lo que se le dijo se iba a ofrecer. Y como cada ser humano, posee pensamiento propio y distinto al resto, es necesario evaluar dicha percepción de manera constante, ya que el servicio que se le pudo brindar al cliente en un momento determinado, pudiese, tiempo después, no ser suficiente u optimo para satisfacerlo. Por otro lado, no siempre, el como la empresa o ente en cuestión piensa que esta ofreciendo el servicio es como sus clientes lo perciben.
Tomando en consideración tanto la importancia de tener y mantener una adecuada gestión de la calidad, haciendo énfasis en el servicio, así como el mantener como ente principalmente importante en la organización a sus clientes, y su satisfacción, se propone adicional una metodología que brinda en forma concisa los lineamientos generales para evaluar la gestión estratégica de la organización como punto clave para aplicar cualquier mejora en el enfoque y en los procesos, así como un esbozo de quienes son los clientes y como medir su satisfacción. Posterior a ello la organización deberá realizar una evaluación de los recursos con que cuenta y evaluar y escoger entre distintas alternativas de mejora, cual implantar tomando en cuenta todo lo anterior analizado (objetivos estratégicos, los clientes y su satisfacción y los recursos disponibles), para finalizar con una evaluación general para apreciar en que grado se ha conseguido mejoras en al organización. Este ciclo debe de aplicarse constantemente para mantener una ventaja competitiva continua.
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON I. Conceptos Básicos
Evolución de la calidad:
A través del tiempo cualquier concepto, método, tendencias, procedimientos y hasta incluso la manera de percibir las cosas van evolucionando y cambiando como consecuencia de la adopción de los cambios que se suscitan en el entorno, y el concepto de calidad el cual manejamos desde tiempos remotos no escapa de esta evolución. A continuación se señalará un breve resumen de la evolución del concepto de calidad: Fuente: www.crea.es/guia/indexguia.htm (Agosto, 2004)
Un cambio importante surge después de la segunda guerra mundial cuando comienza la producción en masa en donde todo lo que se producía tenia salida, existiendo un mercado ansioso por consumir. Comienza una mayor diversificación de productos, pero la demanda seguía superando la oferta, y el cliente no tenia todavía poder sobre las organizaciones.
Las características principales de esta primera etapa del desarrollo industrial moderno eran las siguientes: • • • • • Toda la producción estaba vendida El fabricante diseñaba el producto y especificaba sus características La calidad no era una preocupación ni una actividad de la empresa Se consideraba natural que hubiese fallos, y que se reparara sobre la marcha El concepto clave era “inspección” En este sentido, la manera de asegurar la calidad a los clientes era multiplicar los controles, tanto en los productos finales como en las personas implicadas en la fabricación de los mismos, finalizando con una implantación del autocontrol. El cliente era alguien quien compraba cualquier cosa, por ello no existía preocupación alguna en cuanto a la calidad de los productos o servicios que la empresa ofrecía y que el cliente percibía.
En los años 50, en Japón, comienza a surgir otros cambios con filosofía diferente, se empieza a hablar del Aseguramiento de la Calidad, más que del control de la producción. La percepción que se tenía del cliente continuaba igual hasta los años 70, en donde comienzas o surgir otras características relevantes como: • •
• Los consumidores empiezan a ser selectivos La empresa comienza a considerar conveniente invertir algo de su presupuesto en calidad. Se inicia el desarrollo de técnicas de Aseguramiento de la Calidad
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON •
• Aparecen en las empresas los “Departamentos de Control de Calidad” como responsables de esta materia. Las actividades de calidad se limitan al entorno de la fabricación del producto Mas tarde, y debido a la aparición de una fuerte competencia, la satisfacción de cliente es fundamental para todas las empresas. Este es en parte el inicio de la visión moderna de la calidad. Las características principales de esta época son: • • •
• • Los consumidores están mas informados y reconocen y premian la calidad Las empresas que compiten en un mercado se apoyan en este concepto Se han desarrollado nuevas técnicas de calidad (control estadístico, control y gestión de procesos, auditorias de calidad, etc.) Aparecen nuevos enfoques (cero defectos, calidad concertada, etc.) La actividad de calidad ha dejado de circunscribirse al área de la fabricación para extenderse a otras como las del diseño y servicio posventa.
Aparecen los conceptos de “Justo a Tiempo”, en donde se lucha por reducir o minimizar todo tipo de inventario o almacenamiento, ya que se considera que no genera ningún valor al producto pero si costos; y el concepto de “Gestión de Calidad Total”, cuyos ejes motores son la primacía y satisfacción del cliente, la mejora continua de los procesos en la organización y la importancia de la participación de las personas dentro de la organización.
En este momento, ya es una característica que la oferta superaba la demanda, y que el cliente tenía la potestad de decidir que comprar y que exigir para el cumplimiento de sus necesidades. Y es a través de la gestión de los procesos, de su orientación al cliente y de su mejora continua, que las organizaciones logran la satisfacción de sus clientes.
A mediados de los años 80, se empieza a recuperar la visión global de los procesos, con el fin de analizar de qué manera están orientadas a cumplir con el cliente. En este momento también se empieza a visualizar dos grandes tendencias de gestión de la calidad, una orientada al Aseguramiento de la Calidad, basada principalmente en las normas ISO 9000, y la otro orientada a la Gestión de la Calidad Total, destinada a la mejora de la gestión y de los resultados de las empresas y basada en grandes modelos, como le Malcolm Baldrige o el EFQM (Modelo europeo de excelencia empresarial). En ambas tendencias tiene una importancia fundamental los procesos.
A través de los años se ha alcanzado un concepto moderno de calidad que se caracteriza por lo siguiente: •
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• Los productos y servicios tiene calidad cuando satisfacen las necesidades o expectativas de los clientes. La calidad real es la que percibe el cliente como resultado de la comparación del producto o servicio con otros y con sus propias expectativas. La calidad es dinámica y lo que hoy satisface al cliente es posible que mañana no lo satisfaga.
La Calidad Total, que es una de las principales tendencias que adoptan las organizaciones modernas, se caracteriza por ser un sistema efectivo que integra esfuerzos de todos los grupos de una empresa para definir, desarrollar, mantener y mejorar la calidad con objeto de poder definir, diseñar, fabricar e instalar un producto o servicio con el costo mas económico posible, dando satisfacción total al cliente.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON Calidad Total:
Son muchos los autores que han contribuido con la definición e implicaciones de la calidad total, siendo los de mas reconocido Philip B. Crosby, Edwars Deming, Joseph M. Juran, Armand V. Feigenbaum, Kaoru Ishikawa, Shigeru Mizumo, Shigeo Shingo y Genichi Taguchi. Todos ellos dieron aportes que de una u otra manera fueron de gran contribución a esta filosofía.
Hernando M. Navarrete en su libro Planeación estratégica de la Calidad Total (1993), y a manera de síntesis de las aportaciones dadas por varios autores sugiere como concepto de calidad total la siguiente definición: “Es una filosofía empresarial coherente orientada a satisfacer mejor que los competidores, de manera permanente y plena, las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, mejorando continuamente todo en la organización, con la participación activa de todos para el beneficio de la empresa y el desarrollo humano de sus integrantes, con impacto en el aumento del nivel de calidad de la comunidad”.
Humberto Cantú Delgado, en su libro Desarrollo de una Cultura de Calidad (2001), muestra de manera resumida las categorías o rubros implicados en el concepto de Calidad Total, extraídos de manera sintetizada de las aportaciones dadas por los autores antes mencionados así como otros autores menos importantes, quedando dicha clasificación así: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Compromiso de alta administración-liderazgo Equipos de mejoramiento de calidad Medición de calidad Corrección de problemas Comité de calidad Educación y capacitación Metas de mejoramiento Prevención de defectos Recompensas y reconocimientos Procedimientos del programa de calidad Crecimiento con rentabilidad económica Necesidades del consumidor Planeación estratégica Cultura de calidad Enfoque total de sistemas Información / comunicación Políticas de calidad Constancia y planeación para la competitividad Métodos de supervisión Interacción entre departamentos Planeación del proceso Control de proveedores Auditorias al sistema de calidad Diseño del producto Control del proceso Luego, Humberto Cantú, agrupa dichas categorías en ocho áreas las cuales facilita a la organización el vislumbramiento del concepto de Calidad Total para la organización, quedando:
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Liderazgo Planeación estratégica Posicionamiento del mercado Sistema humano Sistema operacional Control de proveedores Mejoramiento de la calidad Control del proceso Calidad de servicio:
Según Charles D. Zimmermann y John W. Enell (1993) el concepto de calidad de servicio parte de la “aptitud para el uso”. Las empresas de servicios (bancos, compañías de seguros, empresas de transportes, hospitales y otras organizaciones) están todas comprometidas en servir a los seres humanos. La relación es constructiva solo si el servicio responde a las necesidades del cliente, en precio, plazo de entrega y adecuación a sus objetivos. El grado en el que el servicio satisface con éxito las necesidades del cliente, a medida que se presta, es lo que se llamo “aptitud para el uso”.
La aptitud para el uso queda determinada por unas características del servicio que el cliente reconoce como beneficiosas (puntualidad, cortesía, consistencia, accesibilidad, exactitud, limpieza, entre otros) según sea el caso del servicio a solicitar. El que juzga la aptitud para el uso es el cliente, no la empresa.
Los elementos básicos de la aptitud para el uso son las características de la calidad, que son los atributos del servicio que se necesitan para alcanzar esa aptitud, las cuales pueden agruparse así: psicológicas, temporales, contractuales, éticas, técnicas, entre otras. Una vez que la empresa ha identificado las características de la calidad mas apreciada por sus clientes, debe proceder a planificar para ellas su calidad de diseño y su calidad de conformidad.
El anterior es un concepto bastante generalizado sobre el termino de Calidad de Servicio, pero si se quiere profundizar aun mas en el significado e implicaciones de lo que significa la Calidad en el Servicio al cliente, es conveniente citar a John Tschohl (2001) el cual define la Calidad de Servicio como la orientación que siguen todos los recursos y empleados de una empresa para lograr la satisfacción de los clientes; esto incluye a todas las personas que trabajan en la empresa, y no solo a las que tratan personalmente con los clientes o los que se comunican con ellos por medio del teléfono, fax, carta o de cualquier otra forma.
Servicio es vender, almacenar, entregar, pasar inventarios, comprar, instruir al personal, las relaciones entre los empleados, los ajustes, la correspondencia, la facturación, la gestión del crédito, las finanzas y la contabilidad, la publicidad, las relaciones publicas y el procesamiento de datos. En todas las actividades realizadas por cualquier empleado de una empresa existe un elemento de servicio, ya que, en última instancia, todas ellas repercutirán en el nivel de calidad real o percibido en los productos comprados por los clientes.
Por su lado, y muy en concordancia con lo ya anterior definido, John Leppard y Liz Molyneux (1998) aseguran que el Servicio al cliente puede representar cosas diferentes
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para gente diferente, según cuales sean sus circunstancias. LORY PERESSON
Por este motivo es necesario que la empresa sea clara en cuanto a lo que esta intentando alcanzar con los programa de y cosas parecidas. Los enfoques al servicio al cliente que valen la pena es poco probable que tengan éxito como actividades únicas y separadas, porque necesitan encontrarse dentro del contexto de una estrategia general de marketing. A su vez, esto significa que la empresa sabe quienes son sus clientes, que necesidades tienen, y como pueden formularse un mix de marketing integrado para que haga impacto sobre cada segmento especifico de mercado.
Técnicas de medición cualitativa y cuantitativa:
Son técnicas mayormente usadas para evaluar a través de la medición, la satisfacción del cliente. Dentro de las herramienta cuantitativas, se suelen utilizar la entrevista a la misma muestra (panel) o a muestras de distinta clientelas. Se puede entrevistar mediante entrevistas telefónicas, por correo u on line. Puede ser que se entreviste a los clientes en el momento que están utilizando el servicio (entrevistas transaccionales) y, en este caso, se utilizará entrevistas personales o cuestionarios autoadministrados u on line.
Investigar especialmente a los que se han dado de baja o a los que han presentado quejas o reclamaciones puede aportar muchos elementos a los aspectos en los que puede estas “fallando” el servicio y sobre los que hay que actuar para mejorarlos con la mayor rapidez posible.
Las técnicas cualitativas, entrevista en profundidad o focus groups, permiten identificar los puntos de contacto de la empresa con sus públicos, los rasgos de su imagen, los atribuidos del producto y el servicio, los elementos de tangibilidad de los beneficios y el servicio al cliente, los tipos de incidentes positivos y negativos que generan imagen respecto a la calidad, los sistemas de valores, entre otros. La metodología cualitativa hace entender como percibe el público, como piensa, como reacciona y permite comprender las causas de estas percepciones y reacciones. (http://www.tatum.es/intranet/tatum2003/fotos/pub_fichero182.pdf).
Por otro lado, Rafael Muñiz González, en su libro Marketing en el siglo XXI (2001), señala que las técnicas cuantitativas se basan en agrupar y medir a los individuos muestrales en categorías, en función de variables preestablecidas, tales como pautas de consumo, rasgos sociodemográficos, ejes lógicos de segmentación, entre otros.
Por tanto, los resultados obtenidos a partir de técnicas cuantitativas se validan exclusivamente con criterios estadísticos, por lo que no son adecuadas para reconstruir las relaciones sociales que subyacen a la medición concreta. En el mejor de los casos, se limitan a describirla. Es decir, no descubren procesos, simplemente los cuantifican. La investigación cualitativa extrae las variables motivacionales que configuran los ejes valorativos y de actuación. Por su parte, el análisis cuantitativo mide tales ejes, así como las categorías surgidas y las relaciones entre ellas.
Las técnicas cualitativas, surge como una vía de investigación complementaria. Si el objetivo de la investigación cuantitativa es clasificar, agrupar en categorías y medir (en definitiva, describir la realidad), la finalidad de las técnicas cualitativas es analizar el substrato social, o sea, encontrar los «porqués» de esa realidad, o al menos nos marcarán las tendencias.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 11 Las técnicas cualitativas más difundidas son los grupos de discusión, denominadas en determinadas ocasiones dinámicas de grupo, y las entrevistas en profundidad, en ambos casos, la recogida de información se traduce en la obtención y posterior análisis, del diálogo libre y espontáneo entre un reducido grupo de personas (grupo de discusión) o entre el entrevistador y el entrevistado (entrevista en profundidad).
A grandes rasgos, una investigación debe incluir una fase cualitativa inicial cuando: •
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• No se conocen las variables reales que estructuran el mercado, ni los procesos sociales que lo definen y reproducen. Se utilizan como pre-test antes del diseño definitivo del cuestionario. No sólo ayudan a formular correctamente las preguntas, sino que contribuyen a precodificar y cerrar las posibles respuestas en categorías semánticas claras y excluyentes entre sí. Ayudan a controlar y a ponderar los efectos de variables que afectan al resultado de la investigación pero que no son el objetivo de ésta. Por ejemplo: es habitual que el encuestado tienda a situarse en torno a los valores centrales del intervalo entre las distintas posibilidades de respuesta, puesto que socialmente es lo que se espera de él (efecto de deseabilidad social). Esto es especialmente cierto en ámbitos moralizados socialmente: sexo, alcohol… pero también en mercados donde determinados productos afectan al status del entrevistado. Se utilizan igualmente para desarrollar determinado tipo de test actitudinales o motivacionales. En el análisis de conductas no racionales desde una perspectiva económica (coste/beneficio), las técnicas cualitativas se adecuan mejor para explicar la irrupción de impulsos y las contradicciones grupales. La entrevista en profundidad es especialmente apta para el análisis de casos individuales típicos o extremos, puesto que es aquí donde se encuentran las dimensiones motivacionales en su estado puro. Por ejemplo, pueden ser de gran ayuda para analizar los procesos mentales de consumidores compulsivos. Por su parte, el grupo de discusión tiene una ventaja adicional. En el desarrollo del propio grupo, suelen representarse los distintos roles sociales: líder de opinión, creativo, escéptico, reforzadores… La relación entre la dinámica surgida y la evolución del discurso en su contexto, es lo que debe reflejar el microcosmos a partir del cual se extraerán las dimensiones fundamentales.
A continuación se muestra un esquema de las principales técnicas de recogida de información:
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON PRINCIPALES TÉCNICAS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN Por Rafael Muñiz González (2001)
Industria / sector / empresas. Clasificación:
La enciclopedia libre Wikipedia (http://es.wikipedia.org) define la industria, el sector y la empresa según se muestra a continuación:
INDUSTRIA:
Si bien la actividad industrial así definida puede hacerse extensiva a lo que comúnmente se denomina artesanía, la diferencia fundamental entre ambas estriba, principalmente, en que mientras el artesano realiza por sí mismo todas las operaciones necesarias para obtener el producto final, la industria se caracteriza por su especialización, de modo que las diferentes etapas del proceso son realizadas por diferentes trabajadores o, incluso, diferentes empresas.
La humanidad siempre ha tenido la necesidad de transformar los elementos de la naturaleza para poder aprovecharse de ellos. En un sentido genérico a esa transformación de la naturaleza es a lo que podríamos llamar industria. Al elemento de la naturaleza que vamos a transformar le llamamos materia prima y al objeto transformado y dispuesto para usar lo llamamos producto elaborado. Si el producto obtenido necesita una segunda elaboración se trata de un producto semielaborado.
La industria fue el sector motor de la economía desde el siglo XIX y, hasta la Segunda Guerra Mundial, la industria era el sector económico que más aportaba al producto interior bruto (PIB), y el que más maño de obra ocupaba. Desde entonces, y con el aumento de la productividad por la mejora de las máquinas y el desarrollo de los servicios, ha pasado a un segundo término. Sin embargo, continúa siendo esencial,
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON puesto que no puede haber servicios sin desarrollo industrial. El capital de inversión, en Europa, procede de la acumulación de riqueza en la agricultura. El capital agrícola se invertirá en la industria y en los medios de transporte necesarios para poner en el mercado los productos elaborados.
En principio los productos industriales harán aumentar la productividad de la tierra, con lo que se podrá liberar fuerza de trabajo para la industria y se podrán obtener productos agrícolas excedentarios para alimentar a una creciente población urbana, que no vive del campo. La agricultura, pues, proporciona a la industria capitales, fuerza de trabajo y mercancías. Todo ello es una condición necesaria para el desarrollo de la revolución industrial.
En los países del Tercer Mundo, y en algunos países de industrialización tardía, el capital lo proporciona la inversión extranjera, que monta las infraestructuras necesarias para detraer la riqueza y las plusvalías que genera la fuerza de trabajo; sin liberar de las tareas agrícolas a la maño de obra necesaria, sino sólo a la imprescindible. En un principio hubo de recurrirse a la esclavitud para garantizar la maño de obra. Pero el cambio de la estructura económica, y la destrucción de la sociedad tradicional, garantizó la disponibilidad de suficiente fuerza de trabajo asalariada y voluntaria.
SECTORES ECONÓMICOS:
Definido como cualquiera de las partes de la actividad económica, y que se subdivide según distintos criterios: • Los tres sectores de la producción también llamados sectores de ocupación que a su vez pueden subdividirse en sectores parciales por actividad: o
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o sector primario: el que obtiene productos directamente de la naturaleza sector agrícola (origen vegetal) sector ganadero (origen animal) sector pesquero (del mar) sector forestal (del bosque) sector secundario: el que transforma materias primas en productos terminados o semielaborados sector industrial sector energético sector minero sector de la construcción sector terciario o sector servicios el que no produce bienes, sino servicios sector transportes sector comunicaciones sector comercial sector turístico sector sanitario sector educativo sector financiero sector de la administración… • Los dos sectores que atienden a la propiedad de los medios de producción: o o o sector privado (propiedad privada) sector público (propiedad pública) el sector cooperativista se añade a veces a los dos anteriores, como una de las formas de propiedad colectiva.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON • Los que reúnen características particulares que permiten distinguirlos del resto: o o sector estratégico (transportes, comunicaciones, armamento, energía) sector exterior (el compuesto por las empresas implicadas en el comercio exterior) EMPRESA:
Una empresa es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios, y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus representantes.
En economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo.
Se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. •
• Según la actividad económica que desarrolla: 1. Del sector primario, es decir, que crea la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la naturaleza (agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, etc.). 2. Del sector secundario, que centra su actividad productiva al transformar físicamente unos bienes en otros más útiles para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y de construcción. 3. Del sector terciario (servicios), con actividades de diversa naturaleza, como comerciales, transporte, turismo, asesoría, etc. Según la forma jurídica, es decir, atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir: 1. Empresas individuales: Si solo pertenece a una persona. Esta responde frente a terceros con todos sus bienes, tiene responsabilidad ilimitada. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar. 2. Empresas societarias o sociedades: Generalmente constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de • responsabilidad limitada y las sociedades de economía social, como la cooperativa. Según su dimensión. No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de esta forma:
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 15 •
• 1. Microempresa si posee menos de 10 trabajadores. 2. Pequeña empresa: si tiene menos de 50 trabajadores. 3. Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores. 4. Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores. Según su ámbito de actuación. En función al aspecto geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir 1. empresas locales, 2. regionales, 3. nacionales 4. multinacionales. Según la titularidad del capital, pueden ser: 1. Empresa privada: si el capital está en maños de particulares, 2. Empresa pública: si el capital y el control está en maños del Estado. 3. Empresa mixta: si la propiedad es compartida.
A continuación se mencionarán los principales factores que componen una empresa: • •
• Factores activos: empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc. Factores pasivos: materias primas, tecnología, conocimiento, contratos financieros, etc. Organización: coordinación y orden entre todos los factores y áreas. Cliente:
Es aquella persona que contrata o compra bienes o servicios.
Toda empresa esta en funcionamiento en un mercado por que posee clientes a quien complacer o satisfacer. El fin último de cualquier organización es captar y mantener clientes, en una cantidad mínima que le brinde una razón para continuar ofreciendo productos o servicios que generen beneficios a la organización.
Para ello es necesario tener clientes satisfechos, que según Ros Jay (2000), esto significa: •
•
•
• personal mas contento y motivado, al cual se le agradece y elogia, en lugar de criticarlo y enojarse con el mayor retención de clientes, que ahorra los costos de reclutar nuevos clientes, simplemente para remplazar los que se pierden mayor retroalimentación del cliente, lo que hace mas fácil investigar los productos o servicios nuevos mas populares por desarrollar mas recomendaciones verbales por parte de los clientes actuales; de lejos, la manera más efectiva, en términos de costos, para reclutar nuevos clientes.
Es importante señalar que existen de manera general dos tipos de clientes en una organización: los clientes internos, que son aquellos que pertenecen a la organización, y que por lo general reciben algún producto o servicio de otras áreas o departamentos para su uso y a su vez estos pudiesen luego ser proveedores de otro departamento o área. Y los clientes externos, los cuales son aquellos entes externos a la empresa que compran o contratan el producto o servicio final que ofrece la empresa.
ACTIVIDADES DE APOYO ACTIVIDADES PRIMARIAS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON LOGÍSTICA EXTERNAS Cadena de valor:
La cadena de valor fue descrita y popularizada por Michael Porter (1985). La cadena de valor es una herramienta que sirve de ayuda para determinar los fundamentos de la ventaja competitiva al centrarse en el valor a transmitir desde la empresa a los clientes. Cadena de valor de una empresa
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO DE LA TECNOLOGÍA VALOR APROVISIONAMIENTOS
LOGÍSTICA INTERNA PRODUCCIÓN / OPERACIONES MARGEN COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
SERVICIO POSVENTA
VALOR + VALOR + VALOR + VALOR + VALOR
Michael Porter (1985)
Es decir, la cadena de valor categoriza las actividades que producen valor añadido en una organización. La cadena de valor genérica, divide las operaciones de la empresa en nueve grupos que se encuadran en dos categorías: las actividades primarias y las actividades de apoyo. Las actividades primarias se dividen en: logística de entrada, operaciones (producción), logística de salida, ventas y marketing, servicios post-venta (mantenimiento). Estas actividades son apoyadas por: dirección de administración, dirección de recursos humanos, desarrollo de tecnología (investigación y desarrollo) y adquisiciones (compras). Para cada actividad de valor añadido han de ser identificados los generadores de costes y valor. El marco de la cadena de valor enseguida se puso en el frente del pensamiento de gestión de empresa como una poderosa herramienta de análisis para planificación estratégica. Su objetivo último es maximizar la creación de valor mientras se minimizan los costos. De lo que se trata es de crear valor para el cliente, lo que se traduce en un margen entre lo que se acepta pagar y los costos incurridos.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 17 El concepto ha sido extendido más allá de las organizaciones individuales. También puede ser aplicado a cadenas de suministro completas así como a redes de distribución. La puesta a disposición de un conjunto de productos y servicios al consumidor final moviliza diferentes actores económicos, cada uno de los cuales gestiona su cadena de valor. Las interacciones sincronizadas de esas cadenas de valor locales crean una cadena de valor ampliada que puede llegar a ser global. Capturar el valor generado a lo largo de la cadena es la nueva aproximación que han adoptado muchos estrategas de la gestión. A base de explotar la información que se dirige hacia arriba y hacia abajo dentro de la cadena, las compañías pueden intentar superar los intermediarios creando nuevos modelos de negocio. (http://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_valor)
Siguiendo con este enfoque, José M. Gómez G (1997) afirma que una vez establecida la cadena de valor, la ventaja competitiva puede lograrse en función de que el desempeño sea menor coste o con una diferenciación nítida. Por consiguiente, conviene descomponer la cadena en sub-actividades concretas y relevantes, para a continuación analizarlas con detalle buscando descubrir interrelaciones significativas. La finalidad buscada consiste en que la empresa actúe en la doble dirección apuntada para ser capaz de ofrecer el máximo valor a sus clientes con el mínimo coste para ella. Las actividades desglosadas se entiende que están interrelacionadas a través de su conexión mediante eslabones, que deben ser objeto cada uno de ellos de una reflexión particular. De esta manera se podrá lograr una conjunción de todas las tareas significativas que optimice el desarrollo de las operaciones para la consecución de las ventajas competitivas en la dirección que sea posible.
A su vez, este concepto es transportable al ámbito del sector al ser, en esencia, la unidad empresarial una parte de una red o sistema de creación de valor. Es decir, este concepto para un sector de actividad se entiende como el proceso de transformación y la generación de valor de él derivado, que se produce desde que se extrae la materia prima hasta que el consumidor final adquiere el producto terminado. Por consiguiente, existen conexiones entre las correspondientes cadenas de valor propias de: • • • • Proveedores Transformadores Distribuidores Consumidores finales
LORY PERESSON José M. Gómez G (1997)
A estos enlaces interesa prestarles mucha atención, puesto que las modificaciones que cualquiera de ellos haga a su respectiva cadena de valor puede provocar alteraciones en las cadenas de los miembros enlazados en esta secuencia.
Así, la principal consecuencia que se puede extraer de esta extensión es que los proveedores y los clientes también constituyen cadenas de valor, que se encuentran conectadas con la cadena de valor de la empresa. Ello hace posible una contemplación conjunta e interesada de la generación de valor y de ventajas comparativas, que puede fortalecer a todos los integrantes encadenados frente a los demás agentes del sector.
En este sentido, para cualquier empresa, existe una serie de actuaciones potenciales derivadas de la naturaleza de la cadena de valor que presenta que le pueden permitir obtener ventajas competitivas. Entre ellas podemos destacar las siguientes: a) Desplazamientos en el terreno vertical de la cadena, hacia arriba, invadiendo eslabones de la cadena de valor de los proveedores, o hacia abajo, invadiendo eslabones de la cadena de valor de los distribuidores o compradores. b) Desplazamientos hacia otr5as cadenas de valor que por su posición puedan recuperar de su siguiente comprador más valor que el coste soportado. c) Reflexión sobre la especialización permanente que puede determinar que ante algunas actividades, o sub-actividades, de la cadena de valor sea conveniente su realización fuera de la empresa, siendo más rentable subcontratar que hacerlo internamente.
18 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE
Cadena de Valor para el Sector
CADENA DE VALOR DE PRIMEROS FABRICANTES O PROVEEDORES CADENA DE VALOR DE LAS INDUSTRIAS (INTERMEDIAS Y/O FINALES)
CADENA DE VALOR DE LOS DISTRIBUIDORES
CONSUMIDOR FINAL VALOR DE LA EMPRESA VALOR POSTERIOR VALOR ANTERIOR
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON d) Selección ante una determinada cadena de valor de los eslabones que tienen más importancia para defender y desarrollar la posición competitiva. De ésta manera se procederá a actuar sobre ellos, reasignando los recursos de la empresa, como ejemplo para desarrollar valor en lo siguiente: • •
• • • • I&D de productos y procesos, diseño técnico, ingeniería, patentes, etc. Fuentes de aprovisionamiento, exclusividad, condiciones de suministro, etc. Organización del proceso de producción, tecnología, flexibilidad, etc. Tradición, cultura, clima empresarial, imagen y solvencia. Canales de distribución, apoyo logístico, servicio, asistencia técnica, etc. Fuerza de ventas, apoyos promocionales, publicidad, segmentación, servicio posventa, etc. e) Modificaciones oportunas con el ánimo de alterar la configuración de la cadena de valor respecto de la competencia para diferenciarse explícitamente.
Según Humberto Cantú (2001) la cadena de valor puede ser descrita como un conjunto de eslabones que representan los diversos procesos que se llevan a cabo en una organización para proporcionar al consumidor un producto y un servicio de calidad. El último eslabón de la cadena es el consumidor, quien es el que “jala” el resto de los procesos hacia la satisfacción de sus propias necesidades. El valor creado por la cadena es mayor que la suma de los valores creados individualmente (Rouland, 1995). En general, los procesos mayores que componen la cadena de valor son los siguientes: el mercado de consumo, los canales de distribución y comercialización, la elaboración o fabricación y el abastecimiento de insumos (David & Dillard, 1983). De acuerdo con el tipo de industria, se debe definir estos eslabones con mayor detalle o agregar otros.
Percibir una organización según el concepto de la cadena de valor, permite aplicar el enfoque total de sistemas, integrando a la empresa con otras organizaciones y sistemas sociales con que interactúa en el proceso.
Por su lado, Víctor A. López Olivares (2003), afirma que en un entorno donde cada vez es más difícil competir, la eficiencia en la cadena de valor funciona como un impulsor para disminuir costos y maximizar la eficiencia de los recursos, sin embargo, su objetivo principal es establecer esquemas logísticos, operativos y estratégicos que rompan con los tradicionales, para así establecer fuertes ventajas competitivas en el mediano y largo plazo.
El concepto de cadena de valor se enfoca en la identificación de los procesos y operaciones que aportan valor al negocio, desde la creación de la demanda hasta que ésta es entregada como producto final.
Ésta, se encuentra formada por dos subsistemas: la cadena de demanda, que se refiere a todo los procesos relacionados con la creación y entendimiento de la demanda; y la cadena de suministros, que se refiere a alinear todos los procesos del negocio hacia el surtimiento de los requerimientos de la demanda en tiempo, cantidad y forma; es decir, lograr la excelencia en la ejecución logística obteniendo altos niveles de servicio al costo más bajo.
Sin embargo, la cadena de valor no solo implica mayores eficiencias y menores costos, sino un cambio radical en la manera de operar, para así establecer ventajas competitivas estructurales.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON Competitividad:
José M. Gómez (1997) afirma que en la practica se puede entender a una empresa como competitiva cuando esta capacitada para generar sistemáticamente alguna clase de ventaja que sea aprovechable comercialmente en comparación con el resto de empresas con las que compite en el mercado. El punto de partida para generar lo que se entiende como ventaja competitiva, término popularizado por Porter (1980) radica en que los productos o servicios ofertados se les atribuyan en el mercado un valor superior frente a los presentados por la competencia.
Humberto Gutiérrez Pulido (1999) señala que la competitividad de una empresa esta determinada por la calidad, el precio y el tiempo de entrega de sus productos o servicios. Se es más competitivo si se puede ofrecer mejor calidad, a bajo precio y en un menor tiempo de entrega. Estos tres elementos tendrán que ser atendidos por las autoridades de cada organización si desean fabricar un producto u ofrecer un servicio que sea capaz de competir en el mercado.
Por su lado, Humberto Cantú Delgado (2001) define la competitividad como la capacidad de operar con ventajas relativas con respecto a otras organizaciones que buscan los mismos recursos y mercados; en donde los consumidores son cada vez más demandantes de la calidad, precio, tiempo de respuesta y respecto a la ecología.
Ventajas competitivas:
Al definir ventaja como la superioridad o mejoría de alguien o algo con respecto a otra persona o cosa, y competitividad, como la capacidad de contender con otro, se puede definir de manera sencilla que la Ventaja Competitiva es la capacidad, habilidad o diferencia que posee un ente con respecto a otro, el cual lo hace superior y lo lleva a ganar en algún plaño de competencia.
En el libro Estrategias para la competitividad de las pymes, José Gómez (1999) afirma que los elementos habituales de singularidad competitiva con respecto a un producto o servicio están relacionados al precio, diseño, marca, peculiaridades de uso, presentaciones, servicio, capacidad y tiempo de respuestas, entre otros. Estos elementos poseerán un valor mayor o menor de acuerdo al producto o servicio ofrecido así como las características del cliente.
Las fuentes básicas de ventajas competitivas se pueden dividir en dos grandes grupos: las que posibilitan alcanzar costes mas bajos y las que permiten diferenciarse con claridad de los demás competidores, los cuales se combina con el alcance o ámbito competitivo de las operaciones de la empresa cuando se utilizan en un rango de segmentación del mercado a servir.
La forma de crear y sostener las ventajas competitivas tienen un origen que puede ser múltiple, tanto en los mercados o sectores que se explotan como desde los recursos y capacidades internas de la empresa, que se puedan disponer para dirigirlos a sectores diversos, no en vano cada empresa es distinta entre otras cosas, por la combinación de sus recursos y capacidades que explota. De esta manera la empresa tratara de aprovechar las armas competitivas descritas, según las características concretas de los mercados en los que operan, dando lugar a las estrategias genéricas de la empresa.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 21 El origen de las ventajas competitivas puede surgir tanto en el ámbito externo de la empresa, como en la propia generación interna. Sin embargo, lo que es común en el razonamiento perseguido es la necesidad de observar tanto unas como otras, con una visión integradora que aproveche las oportunidades que se puedan derivar del conjunto de la empresa. Algunas de las ventajas competitivas podrían ser: imperfecciones del mercado; oportunidades derivadas de la estructura del sector; activos o recursos efectivos de limita disposición; eficacia de economías diversas (escala, aprendizaje, etc.); explotación de nombres comerciales, marcas o patentes; habilidades o destrezas en la ejecución de actividades; capacidades organizativas o de dirección; entre otros.
Valor real, potencial y percibido:
VALOR DEL PRODUCTO/SERVICIO: Medida de la capacidad de un bien o servicio de satisfacer necesidades. Un producto tiene valor si tiene utilidad, bien funcional o bien simbólica. Valor y precio son cosas distintas. Un producto puede tener un alto precio y ningún valor, o a al inversa. Para que se produzca la transacción el precio del producto intercambiado tiene que ser inferior al valor asignado al mismo por el comprador (http://www.liderazgoymercadeo.com)
VALOR POTENCIAL: es el que podría tener un producto para un comprador, tras haber sido educado sobre la manera de ver y utilizar el producto. Este objetivo puede alcanzarse mediante publicidad, mediante acciones de venta personal o consiguiendo que el comprador pruebe el producto.
VALOR PERCIBIDO: Evaluación global del consumidor de la utilidad de un producto. Se basa en la percepción de lo que se recibe y de lo que se da a cambio (Zeithaml, 1988). Valor percibido es aquel que el comprador reconoce en ese momento.
Cuando hablamos de valor, la empresa debe entender que cada cliente tiene necesidades y actitudes diferentes y por consiguiente, precios o percepción del valor diferentes.
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 1. II. Enfoque actual en Calidad de Servicio
Importancia para la empresa y para el cliente Miguel Ángel Cornejo (1996) afirma que crear la Conciencia de calidad en todos y cada uno de los miembros de una empresa no se logra con solo darles una charla o adiestrarlos bien en lo que tiene que hacer, ya que la Calidad dependerá del esfuerzo de colaboración de cada una de las áreas o departamentos que intervienen en el proceso, tanto horizontal como verticalmente; y quien definirá si realmente se logró la calidad, será el cliente. Pero si llegase haber una falla en alguno de los procesos, esto se reflejara inmediatamente en la insatisfacción o perdida del cliente. Por eso se dice que para crear una Conciencia de Calidad, se requiere de una capacitación constante en donde se logre día a día sensibilizar a todos los miembros de la organización a través de los resultados.
Si todos los entes que integran la organización están conscientes de que la calidad es una ventaja competitiva que de alguna manera asegura la permanencia en el mercado y mejora las utilidades, esto podría lograr que todos conviertan la calidad en un estilo de vida de la empresa.
Por su lado, José Antonio Mendoza Aquino (2006), en su trabajo Medición de la calidad de servicio, afirma que tanto la investigación académica como la práctica empresarial vienen sugiriendo, desde hace ya algún tiempo, que un elevado nivel de calidad de servicio proporciona a las empresas considerables beneficios en cuento a cuota de mercado, productividad, costes, motivación del personal, diferenciación respecto a la competencia, lealtad y capacitación de nuevos clientes, por citar algunos de los más importantes. Como resultado de esta evidencia, la gestión de la calidad de servicio se ha convertido en una estrategia prioritaria y cada vez son más los que tratan de definirla, medirla y, finalmente, mejorarla.
John Tschohl (2001) manifiesta que, en vista que la calidad de servicio, esta orientada mas como una estrategia de ventas, es considerada también, una ventaja comparativa, y en muchas ocasiones es la única que la empresa posee, sobre todo en organizaciones que operan en economías de servicios y donde todas brindan el mismo servicio.
Hoy día, básicamente la única diferencia que perciben los clientes, en muchos productos y servicios, es básicamente la diferencia distintiva en la calidad de sus servicios.
El servicio es la energía y la fuerza que necesita toda organización solo para mantenerse donde esta, en lugar de comenzar a perder posiciones. Con el servicio, la empresa puede comenzar un rápido ascenso hacia más altos niveles de beneficios, generando más impulso en la medida en que avanzan hacia esa meta.
“Las personas siguen apreciando y recompensando el trato calido y las ayudas y apoyo que reciben de otros seres vivientes reales, no importa lo informatizada o automatizada que este la sociedad. Seguirán sonriendo cuando usted las llame por su nombre o cuando le suministre información o ayuda que no esperaban. Comentaran a sus amigos el servicio tan rápido que percibieron por parte de empleados amistosos, siempre dispuestos a ayudar, que saben lo que están haciendo y que disfrutan al
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 23 hacerlos. La ventaja competitiva seguirá estando a favor de las empresas que ofrezcan un servicio personalizado.”
Héctor Fabio Alban (2006), en su trabajo Gestión de Calidad en los servicios, afirma que el comprador (cliente) del servicio, percibe dos tipos de beneficios: •
• Los beneficios explícitos: aquellos que se le solicitan (exigen) claramente al proveedor. Los beneficios implícitos: no se mencionan durante las negociaciones, pero si se requieren en la evaluación final. Generalmente implícito significa que es habitual o una práctica común para la organización prestadora del servicio, sus clientes y otras partes interesadas.
Tschohl (2001) por su lado, define las ventajas o beneficios de la calidad de servicio, en las siguientes: •
• •
• • •
• • •
•
•
• Los clientes se vuelven más leales, lo que incrementa la participación de mercado y los niveles de rentabilidad en relación con las ventas. Se incrementan los beneficios y las ventas. Se hacen ventas mas frecuentes. Ventas más grandes. El monto de los pedidos se incrementa. Mayor repetición de los pedidos. Clientes de mayores volúmenes de compra y más clientes nuevos. Ahorro en los presupuestos de marketing, publicidad y promoción de ventas. Menos quejas en un entorno receptivo a las mismas. Más quejas atendidas y resueltas. Mayor retención de clientes. Reputación positiva para la empresa. Diferenciación. Mejor moral en los empleados e incremento de la productividad, dado que los clientes responden positivamente a sus iniciativas. Mejora de las relaciones entre los empleados: las personas hablan entre si porque comparten un mejor estado de animo haciendo un trabajo con el que disfrutan la mayor parte de las veces. Más bajos niveles de quejas, absentismo y tardanza por parte de los empleados. Menor rotación de personal. Alban (2006) también asegura que el único juez del servicio es el cliente. El ve “la gran pantalla”, mientras que el proveedor ve sólo fotografías. La evaluación del cliente se basa en una comparación de sus expectativas con lo que ha recibido. Esta expectativa se basa en: • • • • • • La naturaleza del servicio Las necesidades personales Las experiencias previas La imagen del proveedor La información de otras personas La comunicación
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON Héctor Fabio Alban (2006)
Adicional a esto, Josep Alet (2002), en su artículo Fidelización y Calidad de servicio, menciona lo siguiente: •
• La lealtad evoluciona del 77% con 10 en calidad de servicio a 45% en calidad de servicio con 6 de valoración, para después estabilizarse a un nivel de 40% en valoraciones inferiores. Así estamos hablando de un incremento del 32% de la tasa de lealtad al incrementar de 6 a 10 la satisfacción; Mientras, la tasa de lealtad en función de la satisfacción con la calidad del producto, pasa del 53% al 70%, esto es un 17% de incremento, que prácticamente es la mitad de la variación producida en la calidad de servicio.
Como más de uno ha podido comprobar, un excelente servicio prestado no compensará un artículo de inferior calidad a la esperada, pero seguro que un mal servicio al cliente puede anular completamente un producto fenomenal. Por esta razón, las empresas que incorporan un servicio excelente como elemento diferencial disfrutan de una ventaja competitiva muy importante, obteniendo menores costes de marketing, con una mayor lealtad de clientes y una consiguiente mayor rentabilidad de su negocio.
Y para finalizar y de manera conclusiva, se puede decir que la importancia de implementar un Sistema de Calidad o de Gestión de la Calidad, ya sea para los productos o servicios de la organización, radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar desde el interior de la organización, una conjunto de actividades, procesos y procedimientos, enrutados a lograr que las características presentes tanto en el producto como en el servicio cumplan con los requisitos exigidos por el cliente, es decir, sea de calidad, para así ofrecer mayor posibilidad de que sea adquirido por este, logrando y/o aumentando el porcentaje de ventas planificado por la organización.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 25 2. Calidad de Servicio y los beneficios de la Mejora Continua:
Tomando como premisa base que cualquier sistema de calidad, ya sea de servicio o no, debe basarse en la premisa de la mejora continua, el Grupo Kaizen SA, en su articulo Mejoramiento Continuo: Principio de la Gestión de la Calidad, afirma que la mejora continua del sistema de gestión de la calidad es incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los Clientes y de otras partes interesadas.
También señala que las acciones destinadas a la mejora, deberían ser: •
• • • • •
• análisis y evaluación de la situación existente para identificar áreas para la mejora; el establecimiento de los objetivos para la mejora; la búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos; la evaluación de dichas soluciones y su selección; la implementación de la solución seleccionada; la medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación para determinar que se han alcanzado los objetivos; la formalización de los cambios. Los resultados se revisan, cuando es necesario, para determinar oportunidades adicionales de mejora. De esta manera, la mejora es una actividad continua. La información proveniente de los clientes y otras partes interesadas, las auditorías, y la revisión del sistema de gestión de la calidad pueden, asimismo, utilizarse para identificar oportunidades para la mejora.
Para asegurar el futuro de la Organización y la satisfacción de las partes interesadas, la dirección de la Organización debería crear una cultura que implique a las personas de manera activa en la búsqueda de oportunidades de mejora del desempeño de los procesos, las actividades y los servicios.
Para implicar a las personas, la dirección debería crear un ambiente en el que se delega la autoridad de manera que se dota a las personas de autoridad y éstas aceptan la responsabilidad de identificar oportunidades en las que la Organización pueda mejorar su desempeño. Esto puede conseguirse mediante actividades como las siguientes •
•
• • estableciendo objetivos para las personas, los proyectos y para la Organización comparando el desempeño con respecto otras Organizaciones y con respecto a las mejores prácticas reconociendo y recompensando la consecución de mejoras, y mediante esquemas de sugerencias que incluyan reacciones puntuales de la gestión.
Para proporcionar una estructura para las actividades de mejora, la dirección debería definir e implementar un proceso para la mejora continua que pueda aplicarse a la prestación del servicio y apoyo de los procesos y las actividades.
Para asegurar la eficacia y eficiencia del proceso de mejora, deberían considerarse los procesos de prestación del servicio y de apoyo en términos de • • eficacia (por ejemplo, resultados que cumplen los requisitos) eficiencia (por ejemplo, recursos por unidad de tiempo o dinero)
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON • • • • • efectos externos (por ejemplo, cambios legales y reglamentarios) debilidades potenciales (por ejemplo, falta de capacidad y consistencia) la oportunidad de emplear métodos mejores control de cambios planeados y no planeados, y medida de los beneficios planeados. Dicho proceso para la mejora continua debería utilizarse como una herramienta para mejorar la eficacia y la eficiencia internas, así como para mejorar la satisfacción de los Clientes y de las otras partes interesadas.
La dirección debería emprender actividades de mejora continua escalonada integradas en los procesos existentes, así como oportunidades de iniciativa, con el fin de conseguir el máximo beneficio para la Organización y para las partes interesadas.
Uno de los ochos principios de la calidad en base a la norma ISO 9000 versión 2000, es la Mejora Continua, y entre la literatura obtenida de dicha norma, define como Mejora Continua el desempeño global de la organización, el cual debe ser un objetivo permanente de esta.
Los beneficios claves de implantar esta filosofía de mejora continua se resumen en: •
•
• Incrementar la ventaja competitiva a través de la mejora de las capacidades organizativas. Alineación de las actividades de mejora a todos los niveles con la estrategia organizativa establecida. Flexibilidad para reaccionar rápidamente a las oportunidades. La aplicación de este principio de mejora se implementa por medio de: aplicar un enfoque a toda la Organización coherente para la mejora continua del desempeño; proporcionar al personal de la Organización formación en los métodos y herramientas de la mejora continua; hacer que la mejora continua de los servicios, procesos y sistemas sea un objetivo para cada persona dentro de la Organización; establecer objetivos para orientar la mejora continua, y medidas para hacer el seguimiento de la misma; y reconocer y admitir las mejoras.
Por otro lado, la mejora continua debería implicar lo siguiente: •
•
• •
• Razón para la mejora: Se debería identificar un problema en el proceso y seleccionar un área para la mejora así como la razón para trabajar en ella. Situación actual: Debería evaluarse la eficacia y la eficiencia de los procesos existentes. Se deberían recoger y analizar datos para descubrir qué tipos de problemas ocurren más frecuentemente. Se debería seleccionar un problema y establecer un objetivo par la mejora. Análisis: Se deberían identificar y verificar las causas raíz del problema. Identificación de soluciones posibles: Se deberían explorar alternativas para las soluciones. Se debería seleccionar e implementar la mejor solución: por ejemplo, una que elimine las causas raíz del problema y prevenga que vuelva a suceder. Evaluación de los efectos: Se debería confirmar que el problema y sus causas raíz han sido eliminados o sus efectos disminuidos, que la solución ha trabajado, y que se ha logrado la meta de mejora.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 27 •
• Implementación y normalización de la nueva solución: Se deberían reemplazar los procesos anteriores con el nuevo proceso para prevenir que vuelva a suceder el problema o sus causas raíz. Evaluación de la eficacia y eficiencia del proceso al completarse la acción de mejora: Se debería evaluar la eficacia y eficiencia del proyecto de mejora y se debería considerar la posibilidad de utilizar esta solución en algún otro lugar de la organización.
Dicho proceso de mejora incluye varios pasos, mencionados a continuación: •
•
• • • • • La identificación de posibles oportunidades para mejorar el sistema de gestión de la calidad. El análisis y la justificación (coste/beneficio) de implementar una acción de mejora. La determinación de la disponibilidad de los recursos necesarios. La decisión de implementar la mejora. La implementación de la mejora. La medición de la repercusión de la mejora. La toma en consideración de los resultados en la siguiente revisión por la dirección.
Entre los ejemplos de áreas en las que el sistema de gestión de la calidad puede ser mejorado se incluyen: • • • • • • Las comunicaciones internas. Las actividades de seguimiento. Los procedimientos documentados. La efectividad de las reuniones de revisión por la dirección. Los sistemas de obtención de información de los clientes. Los programas de formación (por ejemplo, para la dirección o para auditores internos).
Para lograr una mejora se puede aplicar a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA) lo cual puede describirse brevemente como:
Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización. • • • • • • • • • • • • Identificar Productos Pareto de Productos Identificar clientes Pareto de Clientes Identificar requerimientos de los clientes Encuestas de Satisfacción Trasladar los requerimientos a especificaciones Despliegue de la función de Calidad Identificar pasos claves Diagrama de Flujo Identificar parámetros de Medición Análisis de Modo y Efectos de Falla Hacer: implementar los procesos. • • Proceso de Mejora Cronograma de actividades
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON • • • • • • • Recolección de datos Listas de Verificación Determinar la Capacidad del Proceso Desviación Estándar Análisis de Capacidad del Proceso Proceso de Comparación Probabilidades Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre los resultados. • • • • • • • • • • • Relación de variables Coeficiente de Correlación Coeficiente de Determinación Análisis de tendencias Gráficas de Control Determinación de Límites Distribución de Frecuencias Avance de Proyectos Cronograma de Actividades Análisis de causas Diagrama Causa efecto Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. • • Institucionalizar la mejora Plan de Calidad Sandor Luis Miranda (2006) al hablar sobre las ventajas o beneficios de gestionar los procesos a través de la mejora continua, como base de la Calidad de Servicio, afirma que la misma genera: • • • • • • • • •
• •
• • • Apertura de nuevas oportunidades de mercado. Generación de valor al optimizar procesos y hacerlos más eficientes. Diferenciación frente a mercados potenciales. Mejora de la planificación general. Creación de un marco para gestionar adecuadamente los procesos. Definición de estrategias, políticas, objetivos y métodos de trabajo. Cumplimiento de las especificaciones. Reducción de los costos asociados a los productos no conformes. Supresión de costes inútiles debidos a procesos y actividades que no agregan valor al producto. Mejora de las comunicaciones internas y externas. Mayor facilidad en la realización de las actividades gracias a documentación de los procedimientos. Resolución de problemas más fácilmente y rápidamente. Mayor conciencia de la importancia de los clientes. Incorporación del cambio y la innovación en un sistema probado internacionalmente e intersectorialmente.
Las razones para la implantación de un Sistema de Calidad han sido resumidas por Luis y Luis (2005) en un amplio y riguroso trabajo elaborado con la finalidad de motivar a los empresarios a la utilización de dicha herramienta y, particularmente, a la Alta Gerencia de la Corporación UNECA. En el mismo, entre otros varios aspectos
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON 29 se resumen los principales resultados publicados a nivel mundial con relación a las razones expuestas por un gran número de empresas para la implantación de los referidos sistemas y también los resultados obtenidos después de varios años de implantado el sistema.
A. Razones para desarrollar / implantar sistemas de calidad, según experiencia internacional a partir los criterios de mas de 2164 empresas certificadas en el mundo. • • • • • 93% Lograr mejor calidad del producto. 97% Lograr mejor calidad de la gestión. 92% Lograr mejor posición en el mercado. 31% Reducir costos. 27% Demanda de los clientes. B. Beneficios reportados a nivel mundial. • • • • • • • • • • • 92% Han logrado mejor calidad de sus productos. 85% Mejora en satisfacción de los clientes. 77% Mejora en Control y Gestión. 54% Ayuda a preservar clientes 50% Útil para incrementar cuotas de mercado. 35% Sensible disminución de quejas. 92% Trazabilidad más apropiada y efectiva de las quejas. 31% Aumento de la productividad del trabajo. 51% Disminución sensible de los costos. 78% Mejor Control 73% Incremento de beneficios por empleados. C. Principales dificultades. • • • • • •
• • • 73% Escritura de documentos. 73% Gran volumen de la documentación 58% Tiempo de implantación más de un año. 46% Tiempo para preparar la documentación es largo. 38% Alto costo de elaboración y mantenimiento del Sistema. 15% Interpretación compleja de las normas y modelos. Tienen ambigüedades. 25% Carecer de personal preparado. 96% Conveniente uso de consultores. 4% No necesario el uso de consultores. D. Principales escollos. • • • • • • Preciosismo Incomprensiones Incumplimientos Indecisiones Falta de apoyo por parte de la dirección. Limitaciones materiales y humanas 3. Implantar un sistema de Gestión de la Calidad de Servicio con visión: Servicio al cliente
Es importante señalar que si una organización desea iniciar una perspectiva de visión de Servicio al Cliente, este debe (Ros Jay, 2001): • Identificar sus fortalezas y debilidades
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON •
• Reconocer la importancia que tiene para el cliente cada tarea que su equipo realiza Adoptar una actitud de cero tolerancia hacia cualquier deficiencia en el cumplimiento de las normas.
John Tschohl (2001) en su libro “Servicio al cliente” afirma que para que una empresa logre una orientación al servicio al cliente debe satisfacer las siguientes condiciones: •
•
•
•
•
• Compromiso por parte de la dirección. Este prerrequisito es crucial para el éxito de un programa de mejora de la calidad de servicio. Recursos adecuados. La empresa debe invertir con decisión el dinero necesario para desarrollar y mantener un programa de mejora del servicio diseñado profesionalmente. Mejoras visibles del servicio. Las mejoras en el servicio que los clientes perciben se convierten (para ellos) en señales de que la calidad del producto (tangible o intangible) ha mejorado. Capacitación. Los empleados de la empresa deben recibir una capacitación amplia sobre como instrumentar una estrategia de servicio centrada en los elementos específicos, clave, que planteen los consumidores o clientes de la organización. Servicios internos. Los distintos departamentos o áreas deben ayudarse uno a otros, en vez de hacerse la guerra, esto aumentara los niveles de satisfacción y lealtad de los clientes. Involucramiento o compromiso de todos los empleados. Todos los empleados deben sentir que su trabajo afecta la imagen que los clientes tienen de la empresa e, incluso, la calidad del servicio, no importando lo alejado que crean estar de las áreas que tienen contacto directo con la clientela o de las que se comunican directamente con ella.
Las inversiones que se realizan para mejorar el servicio solo serán rentables, no importa la cantidad de dinero invertido, si los clientes perciben y son conscientes de la calidad del servicio.
Igualmente, Idelfonso Grande Esteban asegura que los clientes califican la calidad de servicio por medio de los siguientes componentes: •
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•
• Confiabilidad: la capacidad de ofrecer el servicio de manera segura, exacta y consistente. La confiabilidad significa realizar bien el servicio desde la primera vez. Los consumidores pueden preguntarse si sus proveedores son confiables, por ejemplo; si la factura del teléfono, gas o la electricidad refleja fielmente los consumos efectuados. Accesibilidad: las empresas de servicios especialmente deben facilitar que los clientes contacten con ellas y puedan recibir un servicio rápido. Un negocio que responde a las llamadas por teléfono de los clientes, por ejemplo, cumple esta expectativa. Respuesta: se entiende por tal la disposición atender y dar un servicio rápido. Los consumidores cada vez somos más exigentes en éste sentido. Queremos que se nos atienda sin tener que esperar. Los ejemplos de respuesta incluyen devolver rápidamente las llamadas al cliente o servir un almuerzo rápido a quien tiene prisa. Seguridad: los consumidores deben percibir que los servicios que se le prestan carecen de riesgos, que no existen peligros ni dudas sobre la bondad de las prestaciones; por ejemplo, un cliente no debería dudar de lo acertado de la reparación de su automóvil.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON •
• Empatía: quiere decir ponerse en la situación del cliente, en su lugar para saber como se siente. Es ocupar el lugar del cliente en cuanto a tiempo el cual es valioso para él, en cuanto a conocer a fondo sus necesidades personales. Tangibles: las instalaciones físicas y el equipo de la organización deben ser lo mejor posible y limpio, así como los empleados, estar bien presentados, de acuerdo a las posibilidades de cada organización y de su gente.
Por su lado, Julio Cesar Méndez (2006) afirma que una de las formas principales para que la empresa se pueda distinguir, consiste en ofrecer calidad en el servicio, en forma consistente, la cual dará una fuerte ventaja competitiva, que conduce a un mejor desempeño en la productividad y en las utilidades de la organización.
Muchas empresas de servicios han tratado de asegurarse que los clientes reciban, en forma constante, servicios de gran calidad en todos sus encuentros con los servicios. Por eso, el prestador de servicios tiene que identificar las expectativas de los clientes que tiene en la mira en cuando a la calidad de servicios. Por desgracia, la calidad de los servicios es más difícil definir y juzgar en comparación a la calidad en los productos.
Por esta causa, es importante que el prestador de servicios defina y comunique con claridad las necesidades de los clientes, ya que esa persona esta en contacto directo con las personas que adquieren nuestro servicio. Cabe señalar que la calidad de los servicios siempre variará, dependiendo de las circunstancias del problema y sobre todo, de que la interacción entre el empleado y el cliente sea buena.
Sin embargo, los errores no se pueden evitar, porque estamos trabajando con personas, que piensan, hablan y actúan, y con factores externos que no esta en nuestras posibilidades mejorarlas, por ejemplo, manifestaciones, accidentes, el proveedor no llego a tiempo con el material, etc.; la mayoría de estos accidentes ocurren en presencia de los clientes, dando por resultado que su servicio se demore más de la cuenta. Como podemos observar, la calidad en el servicio juega un papel muy importante dentro de la empresa, porque no sólo nos jugamos la venta hecha, sino que la imagen y la confianza que deposito ese cliente en nuestro producto y/o servicio; por consiguiente, un cliente insatisfecho representa una pérdida para la empresa tanto en utilidad como en imagen, y si pasa lo contrario, obtenemos un cliente satisfecho y leal a nuestro servicio y/o producto, además de una publicidad gratis por sus recomendaciones y mayores ingresos en la empresa.
Héctor Fabio Alban (2006), al hablar de la Gestión de Calidad de Servicio, afirma que la calidad de la gestión está íntimamente ligada con el capital humano de una organización. No puede haber calidad, si no hay calidad en las personas. Una organización con un recurso humano competente, y conciente de su compromiso con la calidad, puede destacarse como poseedora de una muy significativa e importante ventaja competitiva.
Tradicionalmente se habla del “sector servicios”, con referencia a un sector o industria, cuyo resultado en la prestación del servicio, no es fácilmente medible, y como tal se convierte en un “intangible” (no palpable).
Los servicios pueden ser vistos como “sistemas de solución de problemas”. En la cotidianeidad de la vida se está continuamente involucrado en los servicios, ya sea como proveedores o como clientes.
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE AL CLIENTE LORY PERESSON Las actividades de fabricación en el fondo involucran actividades de servicios, tales como mercadeo y distribución. El producto en si puede ser visto como un “servicio congelado”, puesto que su valor real se percibe o se deriva de su uso cuando está en poder del cliente.
Theodore Levitt de la escuela de negocios de Harvard, plantea: “No existen tales cosas como industrias de servicios. Existen solo industrias cuyos componentes de servicios son mayores o menores en comparación con otras industrias. Todo el mundo está en un servicio”. El tener un enfoque bien definido hacia el cliente y una orientación hacia el servicio, constituye un reto para toda organización, independientemente del sector (público, privado), al que pertenece, si es proveedor o fabricante; e independientemente de su naturaleza.
Adicionalmente, todas aquellas actividades internas que conducen a la producción de bienes de consumo son en esencia “servicios internos” que involucran la transferencia de datos e información de una persona a otra, de un área a otra.
La calidad final de un producto o servicio, tal como se suministra a un cliente, se deriva o depende totalmente de la “calidad interna” con la que se generó. Esto significa que la calidad se construye a través de todas los pasos que intervienen en la prestación del servicio. Cuando entre las metas de una organización esta el garantizar la calidad de sus productos o servicios, se debe asegurar el trabajo y el compromiso del personal para lograr la calidad interna, la cual se traduce en la máxima eficiencia y efectividad en todas las actividades internas. Cada persona al hacer su trabajo funciona o se desempeña a la vez como cliente y proveedor.
En este sentido, la “toma de conciencia” en relación con la forma en como afecta y c
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