Impacto en el Costo Laboral debido a la implementación del SITT Web en SIDOR (página 2)

En la ejecución del trabajo se debe tomar en cuenta varios factores que de una u otra manera afectan el estado físico de los individuos que ejecutan las distintas actividades:

• El individuo (fatigas).

• La naturaleza del trabajo.

• El medio ambiente (condiciones de temperatura, humedad, ruido).

Las tolerancias administrativas que se agregan al tiempo nivelado por unidad incluyen:

• Tolerancias de la jornada diaria.

• Tolerancias por incentivos.

• Necesidades personales, fatiga y demoras varias.

• Tolerancias por NPFD.

NPFD es la abreviatura común para las tolerancias por necesidades personales, fatiga y demoras varias. Las mismas tolerancias por NPFD se usan por lo general ya sea que los conceptos de valoración del desempeño sean con base en el tiempo requerido o por jornada diaria. El porcentaje acostumbrado de tolerancias es como sigue:

• Necesidades personales, 3 a 5%.

• Fatiga, 3 a 5%.

• Demoras varias, 3 a 5%.

No hay reglas fijas o guías sobre los porcentajes, sólo hábitos y tradiciones. Por lo general los porcentajes se negocian, basados en las experiencias pasadas de las partes en materia de negociación.

• Normalizado de Tolerancias.

Significa representar que cantidad del tiempo de la jornada de trabajo, deduciendo los tiempos por concepto de: Tiempo de preparación al inicio de la jornada de trabajo, tiempo de organización al final de la jornada de trabajo y almuerzo determinan el tiempo efectivo de la jornada de trabajo, el cual va ser requerido para determinar la correspondencia porcentual de las tolerancias en función del tiempo Normal (TN), el cual viene expresado por la siguiente ecuación (Ver Ecuación 3.3):

Donde:

TPS = Promedio de los (Ti)

Cv = Calificación de la velocidad

• Fuerza Laboral.

La fuerza laboral viene expresada por el cociente de las Horas Hombre Totales Requeridas durante un período dado y las Horas Disponibles (Ver Ecuación 3.4), excluyendo de ésta última, el tiempo imputable de la Legislación Laboral Venezolana:

• Vacaciones

• Feriados no laborales

• Días de descanso

• MUESTREO DEL TRABAJO.

El muestreo del trabajo es una técnica que se utiliza para investigar las proporciones del tiempo total dedicadas a las diversas actividades que componen una tarea, actividad o trabajo. Los resultados del muestreo sirven para determinar tolerancias o márgenes aplicables al trabajo, para evaluar la utilización de las máquinas y para establecer estándares de producción.

Al llevar a cabo un estudio de muestreo de trabajo el analista realiza un número de observaciones a intervalos al azar. La relación del número de observaciones de un cierto estado de actividad al número total de observaciones efectuadas, dará aproximadamente el porcentaje de tiempo que el proceso está en ese estado de actividad.

• Ventajas.

• No requiere observación continua por parte de un analista durante un periodo de tiempo largo.

• El tiempo de trabajo de oficina disminuye.

• El total de horas-trabajo a desarrollar por el analista es generalmente mucho menor.

• El operario no está expuesto a largos periodos de observaciones cronométricas.

• Las operaciones de grupos de operarios pueden ser estudiadas fácilmente por un solo analista.

• Planeación del Estudio de Muestreo de Trabajo.

• 1. El primer paso es efectuar una estimación preliminar de las actividades acerca de las que busca información. Esta estimación puede abarcar una o más actividades y la estimación se puede realizar a partir de datos cronológicos. Si el analista no cree que pueda hacer una estimación razonable, deberá muestrear el área de interés durante un periodo corto y utilizar la información obtenida como base de sus estimaciones.

• 2. Una vez hechas las estimaciones se debe determinar la exactitud que se desea de los resultados, esto se puede expresar mejor como una tolerancia dentro de un nivel de confianza establecido.

• 3. El analista llevará a cabo ahora una estimación del número de observaciones a realizar. Sabiendo cuántas observaciones se necesitan tomar y el tiempo de que se dispone para efectuar el estudio, es posible determinar la frecuencia de las observaciones.

• 4. El siguiente paso será diseñar la forma (o tarjeta) para muestreo de trabajo en la que se tabularán los datos y los diagramas de control que se utilizarán junto con el estudio.

• Determinación de las observaciones necesarias.

Para hallar el número de observaciones que se necesitan, el analista debe saber cuán precisos se desean sus resultados. Cuanto mayor sea el número de observaciones tanto más válida será la respuesta final.

En procedimientos de muestreo al azar, existe siempre la posibilidad de que el resultado final de las observaciones quede fuera de la tolerancia aceptable. No obstante, los errores de muestreo disminuirán a medida que crezca el tamaño de la muestra. El error estándar de una proporción o porcentaje de muestra se puede expresar por la siguiente ecuación (Ver Ecuación 3.5):

• Determinación de la frecuencia de las observaciones.

Esta frecuencia depende en su mayor grado de los números de observaciones requeridas y de los límites de tiempo aplicados al desarrollo de los datos. Por ejemplo, si fueran necesarias 3 600 observaciones y el estudio habría de terminarse en 30 días de calendario, se necesitarían obtener aproximadamente:

• Determinación de Tiempo Estándar a través de Muestreo del Trabajo.

Mediante un estudio de muestreo se puede establecer el tiempo estándar para la ejecución de una actividad. Al realizar las observaciones, cada vez que el operario ejecute la actividad estudiada se califica su actuación, el tiempo estándar podrá ser establecido a través de la ecuación siguiente (Ver Ecuación 3.6):

• ESTUDIO TÉCNICO.

Se encarga de brindar respuesta a la factibilidad técnica de cualquier proyecto sometido a evaluación, con el fin de definir la función de producción incluyendo la tecnología, que optimice la utilización de los recursos disponibles para los objetivos que tiene trazado el proyecto, además de conocer las necesidades de mano de obra, recursos materiales y capital, tanto para la ejecución y puesta en marcha, como para la operación del proyecto. Para la puesta en marcha de este estudio deberán determinarse los requerimientos de equipos, construcciones, facilidades auxiliares, insumos y afluentes, que permitan establecer una distribución en planta. Dimensionar el espacio físico y delimitar las condiciones para la localización del proyecto (Ver Figura 3.1)

Figura 3.1 Etapas del Estudio Técnico.

Los objetivos del análisis técnico de un proyecto son los siguientes:

• Verificar la posibilidad técnica de la fabricación del producto que se pretende.

• Analizar y determinar el tamaño óptimo de, la localización óptima, los equipos, las instalaciones y la organización requeridos para realizar el proyecto.

• Factores que Determinan el Tamaño de un Proyecto.

• POBLACIÓN AFECTADA Y NIVEL DE DEMANDA.

El crecimiento de la demanda potencial es un factor decisorio en la dimensión de un proyecto. El tamaño propuesto sólo puede aceptarse en caso de que la demanda sea claramente superior. Si el tamaño propuesto fuera igual a la demanda, no sería recomendable llevar a cabo la instalación, puesto que sería muy riesgoso.

• FINANCIAMIENTO.

La accesibilidad a recursos financieros y el costo del dinero, son parámetros a tomar muy en cuenta en la factibilidad de un proyecto. Hay ciertos procesos o técnicas que exigen una escala mínima para ser aplicables ya que por debajo de ciertos niveles, los costos serían tan elevados que no se justificaría la operación de la planta.

• TECNOLOGÍA.

En términos generales se puede decir que la tecnología y los equipos tienden a limitar el tamaño del proyecto al mínimo de producción necesario para ser aplicables.

• DISPONIBILIDAD DE INSUMOS.

La proximidad o lejanía a los "insumos" requeridos en el proceso productivo de una entidad económica abaratan o encarecen los costos de un proyecto. El tamaño de un proyecto y la disponibilidad de insumos son parámetros que se correlacionan.

• ENTORNO MACROECONÓMICO.

El proyectista deberá considerar el comportamiento de los macro agregados y su incidencia sobre el proyecto. De manera enunciativa más no imitativa, el comportamiento de la inversión, el empleo, el comercio internacional, la inflación, etcétera.

• VALORACIÓN DEL RIESGO.

Todo proyecto lleva implícito un riesgo dada la existencia de variables exógenas al proyecto.

• LA ORGANIZACIÓN.

Es necesario asegurarse que se cuenta con el personal suficiente y apropiado para cada uno de los puestos de la empresa, sobre todo del personal técnico de cualquier nivel.

• Factores Relevantes que Determinan la Adquisición de Equipo y Maquinaria.

La mayoría de la información que es necesario recabar será útil en la comparación de varios equipos y también es la base para realizar una serie de cálculos y determinaciones posteriores.

• INFORMACIÓN A RECABAR.

• a. PROVEEDOR: Es útil para la presentación formal de las cotizaciones.

• b. PRECIO: Se utiliza en el cálculo de la inversión inicial.

• c. DIMENSIONES: Dato que se usa al determinar la distribución de la planta.

• d. CAPACIDAD: Este es un aspecto muy importante, ya que, en parte, de el depende el número de máquinas que se adquiera.

• e. FLEXIBILIDAD: Esta característica se refiere a que algunos equipos son capaces de realizar operaciones y procesos unitarios en ciertos rangos y provocan en el material cambios físicos, químicos o mecánicos en distintos niveles.

• f. MANO DE OBRA NECESARIA: Es útil al calcular el costo de la mano de obra directa y el nivel de capacitación que se requiere.

• g. COSTO DE MANTENIMIENTO: Se emplea para calcular el costo anual del mantenimiento. Este dato lo proporciona el fabricante como un porcentaje del costo de adquisición.

• h. CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA, OTRO TIPO DE ENERGÍA O AMBAS: Sirve para calcular este tipo de costos. Se indica en una placa que traen todos los equipos.

• i. INFRAESTRUCTURA NECESARIA: Se refiere a que algunos equipos requieren alguna infraestructura especial, y es necesario conocer esto, tanto para preverlo, como porque incrementa la inversión inicial.

• j. EQUIPOS AUXILIARES: Hay máquinas que requieren aire a presión, agua fría o caliente, y proporcionar estos equipos adicionales es algo fuera del precio principal.

• k. COSTO DE LOS FLETES Y DE SEGUROS: Debe verificarse si se incluyen en el precio original y a cuanto asciende.

• l. EXISTENCIA DE REFACCIONES EN EL PAÍS: Hay equipos, sobre todo los de tecnología avanzada, cuyas refacciones sólo pueden obtenerse importándolas.

• ESTUDIO ECONÓMICO.

De acuerdo con Baca Urbina (1990) "la parte de análisis económico pretende determinar cual es el monto de los recursos económicos necesarios para la realización del proyecto"… Un estudio económico es aquel cuyo objetivo es determinar la factibilidad económica de los proyectos a manera de poder seleccionar la mejor alternativa de solución. La decisión sobre un proyecto depende esencialmente de la siguiente consideración: si el proyecto aumentará el valor de la empresa. El valor de una empresa consiste en el valor actual de los proyectos que esta emprende.

• Pasos para un Estudio de Factibilidad Económica (Análisis Cuantitativo).

Los pasos de un estudio para determinar la factibilidad económica de un proyecto son los siguientes:

• a. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROBLEMAS Y/O NECESIDADES: Lo más importante de este paso es establecer claramente los objetivos que se desean alcanzar, lo cual facilitará los pasos siguientes.

• b. ESTABLECIMIENTO DE RESTRICCIONES: Este paso busca establecer las limitaciones existentes, ya sean de orden técnico, social, económico u otras. Las restricciones suelen referirse a niveles de calidad, contaminación, beneficios, entre otros.

• c. GENERACIÓN DE IDEAS O DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: El logro de los objetivos, en la mayoría de los casos, se puede alcanzar a través de diferentes maneras; es decir, existen diferentes medios o vías de solución, alternativas para lograr lo que se desea y de todas ellas, habrá que elegir la más conveniente desde el punto de vista económico.

• d. ESTIMACIÓN DE LOS FLUJOS MONETARIOS DE LOS PROYECTOS: La estimación

de los flujos monetarios se refiere a la determinación por anticipado de los costos e ingresos. En esta estimación se debe dar una gran importancia a los sucesos futuros y las relaciones con los datos pasados, con el fin de utilizar en forma adecuada la información. Es de señalar que este paso supone la deducción de los flujos de caja, estimados para todas las alternativas a una base comparable, teniendo en cuenta el valor del dinero en el tiempo.

• e. DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD ECONÓMICA O RENTABILIDAD: Es un índice que permite conocer de manera anticipada, el resultado global de la operación de un proyecto, desde el punto de vista económico. Para poder emprender los proyectos, una vez que se estiman los costos e ingresos asociados a las diferentes alternativas, es necesario resumir de alguna manera el atractivo de los mismos.

• f. TOMA DE DECISIONES: La toma de decisiones es un proceso que permite seleccionar la mejor alternativa entre un conjunto de oportunidades de inversión rentable, para esto se establece el conjunto de decisiones basándose en los resultados obtenidos en la evaluación, además de contar con la concordancia de los criterios económicos previamente establecidos.

• Bases para la Comparación de Alternativas.

Es un índice que contiene información específica sobre una serie de ingresos y desembolsos que representan una oportunidad de inversión. Estas bases incorporan solamente uno de los elementos de cualquier enfoque sistemático para escoger entre dos (2) o más opciones económicas (Ver Figura 3.2).

Fig. 3.2 Ingresos y Egresos.

• Criterio de Decisión.

Constituye una regla o procedimiento que describe cómo seleccionar las oportunidades de inversión de tal forma que se logren los objetivos planteados. Los criterios de decisión deben incorporar algún índice, medición de equivalencias o base de comparación que resuma las diferencias significativas entre diferentes alternativas de inversión.

• Indicadores de Rentabilidad para Proyectos.

El estudio económico puede realizarse utilizando para ello algunas técnicas, métodos o indicadores económicos para evaluar las alternativas de solución, tales como Valor Presente Neto (VPN), Costo Anual Uniforme Equivalente (CAUE), y Valor Futuro (VF); existiendo, además, otros índices complementarios como la Tasa Interna de Retorno (TIR), las Eficiencia de la Inversión (EI) y el Período de Recuperación de Capital o Tiempo de Pago (TP).

• VALOR PRESENTE NETO.

El método del Valor Presente Neto (VPN) para evaluación de alternativas es muy popular por que futuros gastos o ingresos son transformados en dinero equivalente hoy. Es decir, consiste en descontar o trasladar al presente todos los flujos futuros del proyecto, a una tasa de descuento igual a la tasa mínima aceptable de rendimiento (tasa mínima de ganancia sobre la inversión), sumar todas las ganancias y restarlas a la inversión inicial en tiempo cero.

El cálculo del VPN para un periodo de cinco (5) años es:

Donde:

VPN = Valor Presente Neto.

P = Flujo de Caja Inicial del Proyecto.

FNE = Flujo Neto Efectivo.

i = Tasa de Descuento.

N = Horizonte Económico del Proyecto (Duración).

Como conclusiones generales a cerca del uso del VPN como método de análisis se puede decir lo siguiente:

• VPN (i) ( 0, los ingresos de la inversión superan a los costos, incluyendo a la tasa mínima de rendimiento, en cantidad de dinero equivalente a la magnitud del valor actual. En este caso la inversión genera un beneficio superior al mínimo exigido.

• VPN (i) = 0, los ingresos y los costos de la inversión incluyendo a la tasa mínima de rendimiento son iguales, por lo que, la inversión genera un beneficio igual al mínimo exigido.

• VPN (i) ( 0, los costos de la inversión, incluyendo la tasa mínima de rendimiento son superiores a los ingresos en una cantidad de dinero equivalente a la magnitud del valor actual. En este caso, la inversión reporta una pérdida, es decir, no se logran cubrir todos los costos a ese valor de la tasa mínima de rendimiento.

• COSTO ANUAL EQUIVALENTE.

El Costo Anual Equivalente (CAE) es un indicador económico que expresa la rentabilidad de un proyecto en forma de una serie anual uniforme (Bs./año) que es equivalente a los flujos monetarios netos del proyecto a una determinada tasa mínima de rendimiento. En consecuencia, el Costo Anual Equivalente (CAE) representa el beneficio o la pérdida equivalente en forma de una serie anual uniforme.

El Costo Anual Equivalente, es un método muy utilizado para comparar alternativas, se traduce como el patrón de costo de cada alternativa trasformando en una serie uniforme equivalente de costos anuales a la tasa mínima atractiva de rendimiento. Los proyectos de inversión se expresan en función de sus flujos monetarios netos (Ver figura 3.2).

Fig. 3.3 Flujo Monetario Neto

t = 0, 1, 2,……, n (años)

i = tasa mínima de retorno (%)

F = Flujos monetarios

El equivalente anual (EA) se determina así (Ver Ecuación 3.7):

Por lo tanto de una manera similar al valor actual; el equivalente anual de un proyecto puede resultar:

Por lo que sí:

• EA (i) ( 0, los ingresos del proyecto superan a los costos, incluyendo la tasa mínima de rendimiento, en una cantidad de dinero igual al equivalente anual. Es este caso, el proyecto genera una ganancia superior a la mínima exigida.

• EA (i) = 0, los ingresos y los costos del proyecto, incluyendo la tasa mínima de rendimiento son iguales, y en consecuencia el proyecto genera un beneficio igual al mínimo exigido.

• EA (i) ( 0, los ingresos del proyecto no son suficientes para cubrir los costos y la tasa mínima de rendimiento. Por lo que el proyecto genera una pérdida igual al equivalente anual.

De acuerdo con esta interpretación un proyecto de inversión es rentable sí:

• EA (i) ( 0, por lo que un proyecto es rentable si los ingresos generados son Los suficientemente grandes como para cubrir todos los costos y la tasa mínima de rendimiento. La ventaja principal de este método sobre todos los demás, es que no es necesaria la comparación sobre el mismo número de años, cuando las alternativas tienen diferentes vidas útiles.

• TASA INTERNA DE RETORNO.

La Tasa Interna de Retorno (TIR), que a menudo se conoce sencillamente como tasa de rendimiento, es la tasa de interés i* para la que el valor presente neto de todos los flujos de efectivo del proyecto es cero. Para Núñez (1994:71) "Tasa Interna de Retorno (TIR) es la tasa de interés pagada sobre saldo deudor de dinero tomado en préstamo o la tasa de interés ganada sobre el saldo no recuperado de una inversión, de tal forma que el último pago lleva el saldo a cero".

Cuando todos los flujos de efectivo se descuenten a la tasa i*, el valor presente equivalente de todos los beneficios del proyecto será igual al valor presente equivalente de todos los costos del proyecto. Una definición matemática de la tasa interna de retorno es la tasa i* que satisface la ecuación siguiente (Ver Ecuación 3.8):

Esta fórmula supone flujos de efectivo discretos Aj y descuentos al final del periodo en los periodos de j = 1,2,…, N.

La tasa de descuento usada en los cálculos de valor presente es el costo de oportunidad, una medida de rendimiento que puede ganarse sobre el capital si éste se invirtiera en otra parte. Así un proyecto dado, deberá ser económicamente atractivo si y sólo cuando su tasa interna de retorno supere los costos de las oportunidades a las que se renunció, como las mide la tasa mínima atractiva de rendimiento (T. M. A. R.) de la compañía. Es decir, se justifica el incremento de la inversión si, para esta propuesta, la T. I. R. > T. M. A. R.

el costo capitalizado (costo anual uniforme equivalente).

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

• TIPO DE ESTUDIO.

El estudio estuvo enfocado al logro de objetivos establecidos al inicio, es por eso que se desarrolló una Investigación por Muestras con Diseño No Experimental, ya que no se estimaron hipótesis a comprobar.

Con respecto al Tipo de Investigación se puede mencionar que fue Aplicada, debido a que se plantea el diseño de nuevas estrategias para el ambiente de trabajo, producto de la implementación de un nuevo sistema.

De acuerdo al nivel de profundidad, la investigación fue de tipo Descriptiva, debido a que se realizaron mediciones precisas de una o más variables dependientes de una muestra seleccionada. Además, se describieron las características técnicas y económicas para la implementación del SITT Web en la empresa MATESI.

En relación al lugar donde se realizó, la investigación es de Campo, debido a que se desarrolló en las instalaciones de la Sección de Control de Horas, por lo que el fenómeno fue estudiado en su ambiente natural, según las realidades de la planta. Para ello se realizaron observaciones directas y se recabó información entre el personal que labora en la sección.

Considerando la evaluación del objeto estudiado, la investigación es de tipo Evaluativo, debido a que se planteó determinar los efectos de un nuevo Sistema de Información del Tiempo Trabajado (SITT Web) comparando objetivos establecidos, a fin de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes para la mano de obra requerida en la administración del sistema, buscando una optimización futura. También se realizó la evaluación de las alternativas para respaldar la implementación del Sistema de Tiempo Trabajado en MATESI.

De acuerdo con los datos obtenidos por el investigador, la investigación fue de tipo Primaria, ya que las observaciones se realizaron de manera personal. Se realizaron mediciones del tiempo de ejecución de algunas de las funciones que se ejecutan en Control de Horas. Para determinar los beneficios de los nuevos procedimientos de Permisos, Reposos y Vacaciones, se realizaron encuestas al nivel supervisorio de la empresa.

Por último, como el estudio se desarrolla en el área de ingeniería, la investigación se define como Aplicada o Tecnológica, con esta investigación se plantea una optimización de Recursos Humanos y la sustentación de una decisión de inversión. El método utilizado para la investigación tecnológica se conoce como de Estrategia Global, ya que se realiza el análisis de situaciones y se sugieren alternativas al respecto, como es el caso de este estudio.

• POBLACIÓN Y MUESTRA.

Para obtener la información que permitió la evaluación del impacto en el costo laboral debido a la implementación del SITT Web y, la evaluación técnico – económica de la implementación del mismo sistema en MATESI, se determinaron poblaciones y se definieron muestras de acuerdo a los objetivos específicos planteados al inicio del estudio. A continuación se presentan las poblaciones y muestras por objetivos planteados:

• Realizar un estudio de la fuerza laboral necesaria para administrar el SITT Web; se estimó como población los 27 procesos funcionales realizados en la Sección de Control de Horas. En el caso de la muestra, se consideraron 8 procesos que serían afectados con la implementación del nuevo sistema, entre los que se mencionan: Carga de Permisos, Carga de Reposos, Carga de Vacaciones, Ajuste de Kardex, Corrección de Errores en Registros, Atención de Llamadas Telefónicas, Atención de Correos Electrónicos y Atención al Público en la Taquilla de la Sección.

• Determinar los beneficios asociados a los nuevos procedimientos de administración y control de tiempo trabajado, originados con la implementación del SITT Web; En este caso la población estuvo definida por las 503 personas que ocupan cargas supervisorios en la empresa. Para la muestra se consideraron 74 Personas, entre Supervisores y Líderes de Grupo Técnico (Supervisores de Mantenimiento).

• Determinar el impacto en el esquema de gestión del Departamento de Control de Horas (Sección Control de Horas) de SIDOR; Al respecto se tiene como población las 20 Auditorias que se realizan en la sección, con el objeto de administrar y controlar las variables de personal reportadas y pagadas a los trabajadores. La muestra de este objetivo estuvo conformada por 17 auditorias relacionadas con el sistema SITT.

• En el caso de la evaluación técnico – económica (requerimientos técnicos, costos asociados y comparación de alternativas); se estimó que la población y la muestra eran coincidentes, debido a que se evaluaron dos alternativas para implementar un sistema de tiempo trabajado en MATESI, estas alternativas consistían en la implementación de un sistema manual para el control del tiempo y la implementación del SITT Web el cual fue desarrollado en SIDOR.

• INSTRUMENTOS Y/O FUENTES DE INFORMACIÓN.

Para realizar un desarrollo eficaz de la investigación, una vez definido el tipo de estudio y la población relacionada al objeto estudiado, se aplicaron técnicas que permitieron la obtención de toda la información necesaria para evaluar el impacto de la implementación del SITT Web así como para compararlo, técnica y económicamente, con otro sistema para control del tiempo trabajado. Entre estas técnicas se mencionan:

• Cronometraje: Esta técnica fue utilizada para obtener los registros de tiempo necesarios en la estandarización de la fuerza laboral requerida para la administración del SITT Web, por parte de la Sección de Control de Horas.

• Entrevistas no Estructuradas: Dirigidas a interactuar con el personal de la Sección de Control de Horas, para lograr información respecto a las actividades realizadas en la oficina, específicamente de las actividades afectadas por la implementación del SITT Web. Con esta herramienta también se determinaron los requerimientos técnicos y económicos relacionados al desarrollo e implementación del SITT Web en MATESI. Las entrevistas fueron aplicadas al personal encargado del desarrollo del sistema.

• Observación Directa: Realizada para comprender los procesos relacionados con el SITT, además la observación directa estuvo relacionada con el muestreo de trabajo realizado para algunas de las actividades ejecutadas en la Sección de Control de Horas, con el objeto de determinar el tiempo invertido en las mismas.

• Revisión Bibliográfica: De la documentación teórica (textos) relacionada con Estudio de Tiempos, Evaluaciones Técnico – Económicas, también se revisaron Manuales de Procedimientos de la Sección Control de Horas, Prácticas Profesionales y Trabajos de Grado relacionados con el tema estudiado.

• Análisis Documental: Durante la investigación se realizaron análisis documentales que permitieron extraer información para lograr los objetivos del estudio. Entre los documentos analizados se mencionan las encuestas aplicadas al personal supervisorio, los reportes relacionados con las variables de personal que afectan la gestión de Control de Horas y los Reclamos correspondientes y los documentos de requerimientos técnicos del SITT Web.

• Correos Electrónicos: Los cuales se utilizaron para intercambiar información entre el personal de Control de Horas, los tutores Académico e Industrial y el Investigador.

• RECURSOS UTILIZADOS.

Para la realización del estudio se hizo necesaria la utilización de recursos humanos y físicos, los cuales se mencionan a continuación:

Recursos Humanos: Tutor Industrial (1), Tutor Académico (1), Investigador (1), Programador del SITT Web (1), Analistas de Control de Horas (8).

Recursos Físicos: Computadora (1), Impresora (1), Cronómetro Digital (1), Formato para

Mediciones de Tiempo, Formato para Muestreo de Trabajo, 4 Manuales d e Procedimiento (Permisos, Reposos, Vacaciones), Papel Bond Blanco Base 20, Lápiz, Bolígrafos, Borrador.

• PROCEDIMIENTO.

El procedimiento realizado en la determinación del Impacto en el Costo Laboral debido a la Implementación del SITT Web en SIDOR y Factibilidad Técnico – Económica para Implementar el SITT Web en MATESI, se presenta a continuación:

• Inducción Inicial: donde se plantea el tema a ser estudiado y se revisa la validez del mismo como Trabajo de Grado, logrando el entendimiento de la tarea.

• Revisión y Análisis de Fuentes Documentales: que sirvieron para la formulación del problema y elaboración del Anteproyecto de Grado correspondiente.

• Selección de los Instrumentos de Recolección de Datos: entre los cuales se mencionan las entrevistas estructuradas y no estructuradas, encuestas y la técnica del cronometraje, lo que permitió la toma de los datos necesarios para la estandarización de la fuerza laboral, la determinación de beneficios de implementación del SITT Web y la evaluación técnico – económica del sistema.

• Medición del Tiempo de Carga de Permisos, Reposos, Vacaciones y Corrección de Errores: por medio de la técnica del cronometraje, con el objeto de establecer los tiempos estándar de estas actividades en la situación actual de Control de Horas.

• Muestreo de Trabajo a las actividades de Atención de Correos Electrónicos, Atención de Llamadas Telefónicas, Atención al Público y Ajustes de Kardex: Al igual que con la técnica del cronometraje, el objeto de este muestreo fue establecer los tiempos estándar de cada una de las actividades.

• Definición de Actividades Afectadas por la Implementación del SITT Web: Se establecieron cuales serían las actividades a realizar por Control de Horas, posterior a la implementación del nuevo sistema, así como las actividades que no se realizarán y se compararon los tiempos estándares bajo la situación actual y la situación futura.

• Determinación de fuerza Laboral Requerida: El requerimiento de Mano de Obra se estableció para la situación actual y para la situación que se plantea a futuro, con el objeto de realizar la comparación de los dos escenarios. Posteriormente, se determinaron los costos de mano de obra que corresponden actualmente a la Sección Control de Horas y se confrontaron con los costos de mano de la mano de obra que se necesita para administrar el nuevo sistema.

• Revisión de los Procedimientos de Permisos, Reposos y Vacaciones: Para determinar la validez de los mismos y compararlos con la situación posterior a la implementación del SITT Web, con el objeto de determinar los beneficios asociados.

• Análisis de Auditorias: Donde se verifican las variables de personal que tienen mayor incidencia en los reclamos por tiempo trabajado.

• Revisión de Documentos de Trabajo: Se realizó una revisión de los documentos Casos de Uso originados en la fase de diseño del nuevo sistema, con el objeto de establecer la forma en las que las validaciones plantadas para el SITT Web, influirían en las auditorias realizadas por Control de Horas

• Realización de Entrevistas No Estructuradas: Las cuales estaban orientadas a determinar los requerimientos técnicos del SITT Web y de otro sistema, evaluados como opciones que pudieron implementarse en MATESI para el Control de Tiempo Trabajado. Las entrevistas se realizaron al personal encargado del desarrollo del SITT Web, a un representante de la empresa Consultores CAS C.A. los cuales tienen experiencia en el desarrollo de plataformas tecnológicas para el control del Tiempo Trabajado y al personal de la Sección Control de Horas.

• Determinación de Costos: Producto de los requerimientos técnicos de cada uno de los sistemas de Tiempo Trabajado, que pudieron utilizarse en MATESI.

• Comparación de Alternativas: Desde el punto de vista técnico y económico se compararon las alternativas de Control de Tiempo Trabajado para la empresa MATESI y se emitió la conclusión correspondiente.

• Redacción del Informe de Trabajo de Grado: La cual fue desarrollándose a lo largo de la investigación.

• Presentación del Trabajo de Grado: Implica la entrega del Informe Final y la realización de la Exposición Oral ante el jurado Evaluador.

CAPÍTULO V

Situación actual

• SECCIÓN CONTROL DE HORAS.

La Sección Control de Horas es una de las tres secciones (Control de Horas, Control de Contratistas y Control de Acceso) que constituyen el Departamento de Control de Horas, el cual está adscrito a la Gerencia de Administración de Personal de la Dirección de Recursos Humanos en SIDOR. La sección es de vital importancia para la empresa, debido a que administra las variables que se le reportan y pagan a los 4022 trabajadores amparados bajo contrato colectivo y a los 1664 trabajadores con contratos individuales. Además, Control de Horas brinda un importante servicio de asesoramiento a otras áreas de la estructura organizativa de la empresa, así como al personal supervisorio de las distintas plantas del complejo SIDOR.

La sección Control de Horas realiza 27 procesos funcionales que se presentan en la siguiente tabla (Ver Tabla 5.1):

Tabla 5.1: Procesos Funcionales de la Sección Control de Horas.

Fuente: Personal Control de Horas.

En esta oficina se lleva a cabo un proceso de Atención al Cliente, a través de Correos Electrónicos, Llamadas Telefónicas y Atención Personalizada en Taquilla. Se consideran clientes a los Trabajadores; al personal Supervisorio, a los distintos Superintendentes, Gerentes y Directores, que en algún momento solicitan información a la Sección.

Apegado a la política de innovación implementada desde la privatización de la empresa, Control de Horas durante los meses de Enero a Julio del 2004, realizó el levantamiento de los Requerimientos Funcionales para el nuevo Sistema de Tiempo Trabajado en ambiente Web (SITT Web), con el objeto de crear una plataforma tecnológica que permitiera el cumplimiento de las funciones asignadas, solventando las limitaciones que presenta el actual SITT. Entre las mejoras planteadas para este nuevo sistema se mencionan:

• Envío de correos automáticos con fines recordatorios e informativos.

• Pantalla de Alertas para el Administrador (Control de Horas).

• El Supervisor podrá reportar todas las variables de personal, en una sola pantalla.

• El reporte de tiempo tendrá mayores validaciones, para evitar errores en registros.

• Modalidad "semáforo" en la pantalla del Supervisor, para que realice las correcciones en los reportes de tiempo erróneos.

• Corrección automática de errores por parte del sistema.

• Registro de Ausencias del Personal por el mismo Supervisor.

• La carga de permisos, reposos y vacaciones se realizará en un solo sistema y contará con mayores validaciones.

• La carga de Reposos será administrada por Salud Ocupacional (Ente Idóneo).

• Procesamiento de información de manera automática al momento de la carga.

• Pantalla de Flujo de Reclamos Laborales.

• Los reportes requeridos por las áreas, podrán ser elaborados de manera particular.

• El sistema contará con Formatos Electrónicos, disponibles para permisos y vacaciones.

• El Superintendente tendrá como herramienta de gestión y control un Módulo de Autorizaciones.

• La actualización de datos se hará en tiempo real.

Actualmente este sistema se encuentra en etapa de desarrollo, considerando que se implementará partir de Febrero del año 2005, pero desde ahora, se estima que todas estas ventajas que brindará el SITT Web tendrán un impacto en aspectos como: el personal requerido por Control de Horas, la administración y control de códigos de horas, en los procedimientos de tiempo trabajado, en la administración y control de ausencias justificadas (Permisos, Reposos y Vacaciones) y en otros aspectos relacionados con la sección.

• Personal de Control de Horas.

La sección Control de Horas para cumplir con las funciones asignadas, cuenta con un personal conformado por: Un (1) Coordinador y Ocho (8) Analistas Semisenior. La sección labora las 24 horas del día, los 365 días del año, a excepción del Coordinador, quien labora en turno administrativo.

Las personas que laboran en esta sección son producto de una reubicación realizada en la empresa el año 2000. A estos trabajadores les asignan las labores de los desaparecidos Departamentos de Personal que funcionaban en SIDOR, los cuales se encargaban del control en el pago de las horas laboradas y el control en el pago de los permisos, reposos, vacaciones y otros conceptos cancelados a los trabajadores de la empresa. La cantidad de personas que fueron reubicadas en esta oficina fue estimada con el objeto de contar con dos trabajadores por turno, para atender las tareas correspondientes, y no se basó en un estudio real de la fuerza laboral requerida de acuerdo con el volumen de trabajo, las funciones a desempeñar y el correspondiente costo de mano de obra.

• Procedimientos de Administración y Control de Tiempo Trabajado y Ausencias.

Control de Horas maneja diversas plataformas tecnológicas que le permiten desarrollar las funciones que le corresponden. En el caso del control y administración de las ausencias de

personal y reportes de tiempo, se apoya en el Sistema de Información de Tiempo Trabajado SITT, que funciona en un ambiente de programación similar al MS – DOS, denominado NATURAL ADABASE, el cual presenta limitaciones de funcionamiento que impactan el desarrollo de las actividades correspondientes a la sección. Este sistema fue adquirido como un producto, el cual se ha ido adaptando a la realidad de la planta, pero que ya se torna complicada la realización de nuevas modificaciones, debido a que fue desarrollado para las empresas del Consorcio TECHINT que funcionan en Argentina, las cuales tienen una dinámica diferente a SIDOR en cuanto a los conceptos de nómina y variables de personal se refiere.

Las limitaciones a la que se hacen referencia se manifiestan en control y administración de las ausencias del personal (Permisos y Reposos) ya que no se logró en su momento la interconexión del módulo de Administración de Ausencias del SITT y la plataforma tecnológica ADAM, que es la encargada de cancelar la nómina a los trabajadores, lo que trae como consecuencia un exceso de trabajo para el personal de la sección, ya que se tienen que cargar los permisos y reposos en dos sistemas diferentes, en el SITT, para justificar la ausencia del trabajador ante el personal supervisorio y en el ADAM, para poder cancelar el permiso o reposo al trabajador. En el caso de las vacaciones, estas se cargan en el sistema ADAM y el SITT logra tomar la información.

Con respecto al tiempo trabajado, las limitaciones del sistema actual se basan en la complejidad de la realización del reporte, debido a que cada variable de personal se registra en una pantalla diferente lo que origina errores por parte del Supervisor, los cuales tienen que ser solventados por el personal de Control de Horas, para que el trabajador reciba el pago correspondiente a las horas de labores. También se origina gran cantidad de consultas vía telefónica a la sección, por lo que deben dedicar tiempo a esta actividad, lo que en ocasiones afecta el desarrollo de otras que también son de vital importancia.

Actualmente el proceso de reporte de tiempo trabajado a través del SITT se realiza de la siguiente manera (Ver Figura 5.1):

Figura 5.1: Representación Gráfica del Proceso de Reporte de Tiempo Trabajado Utilizando el SITT

El tiempo Trabajado es controlado en el sistema a través de los puestos, una vez que el nivel supervisorio certifica el tiempo de su personal marcándolo en el sistema (en el caso del personal convenio) y éste verifica con la esperanza de tiempo y descuenta el tiempo no laborable.

Para tener una idea de la cantidad de trabajo que posee Control de Horas, se manejan los siguientes datos importantes (Ver Tabla 5.2):

Fuente: Personal Control de Horas (Muestreos Previos)

Tabla 5.2: Volumen de Trabajo Estimado por Control de Horas

Para el nuevo sistema se plantea como premisa, que las ausencias justificadas por permisos y vacaciones sean cargadas por el Supervisor, quien es la persona idónea para administrar estos conceptos debido a que influyen en la planificación de los trabajos del área. En cuanto a los reposos, se estimó que la administración de los mismo debía recaer en la Gerencia de Higiene y Salud Ocupacional, que también depende de la Dirección de Recursos Humanos y es el ente más competente para la realización de la tarea, ya que tienen mayor conocimientos de aspectos vitales en la carga de los reposos, como es el diagnóstico de la enfermedad, también son capaces de conocer si un reposo amerita intervención quirúrgica o no (lo que influye en el pago de las utilidades), y tienen la potestad de validar un reposo de acuerdo a la clave del médico emisor.

Las consideraciones realizadas para el nuevo SITT Web, en cuanto al manejo de la información de los permisos, reposos y vacaciones, afectarán la forma en como se vienen realizando estos procedimientos. A continuación se detalla la situación de cada uno de ellos actualmente, en comparación con la normativa establecida:

• "SOLICITUD DE PERMISOS".

Los permisos que se les otorgan a los trabajadores Sidoristas, están contemplados en la Convención Colectiva de Trabajo vigente (Nómina de Convenio) y en los Contratos Individuales (Nómina de Conducción). Los permisos personales amparados por la Convención Colectiva de Trabajo (Nómina de Convenio) y los Contratos individuales (Nómina de Conducción) son (Ver Tabla 5.3):

Tabla 5.3: Permisos que se otorgan en SIDOR, de acuerdo al tipo de Nómina.

El proceso de permisos abarca desde la tramitación y carga en el Sistema ADAM y en el SITT hasta el momento en que el trabajador recibe el pago correspondiente. Las unidades responsables de la aplicación son el Departamento de Control de Horas, específicamente la sección Control de Horas, el Departamento de Liquidación de Nómina (por la Dirección de Recursos Humanos) y la

Gerencia de Informática (por la Dirección de Administración y Finanzas).

El procedimiento establece que las solicitudes de permiso que se entregan en la oficina de Control de Horas deben llevar como anexos los documentos o constancias que correspondan según sea el caso. Cuando ello no fuere posible por razones justificadas, los anexos en cuestión serán presentados inmediatamente después que el trabajador se reintegre a sus labores. Para aquella documentación que soporte el pago de bonificaciones, se cumplirá con los plazos convenidos (Convención Colectiva de Trabajo y Contratos Individuales) y deberá ser tramitado ante el Departamento de Servicios al Personal. En oportunidades se puede observar que el tanto trabajadores como supervisores, desconocen los documentos a entregar correspondientes al tipo de permiso solicitado. Por otra parte, en los permisos por Matrimonio, Nacimiento de Hijos o Fallecimiento de Familiar, el trabajador debe consignar en dos oportunidades los documentos justificativos, tanto para que se le pueda cargar en el sistema como para el pago de la bonificación correspondiente.

Toda solicitud de permiso debe ser autorizada por el Supervisor inmediato y tramitarse antes de la fecha de disfrute. En caso tal de que el firmante no sea el supervisor inmediato del trabajador, en el formato de permiso se coloca la causa en las observaciones. Actualmente, existen casos donde Supervisores de otras áreas a la que no pertenece el trabajador autorizan el permiso, pero el sistema ADAM alerta la situación cuando se pretende realizar la carga de un permiso en esas circunstancias.

Ante cualquier eventualidad que conlleve al trabajador a solicitar el permiso una vez ausentado de su sitio de trabajo, el mismo será reportado a su Supervisor para su conformación, cuando el disfrute no exceda de tres (3) días. En caso de que el disfrute exceda los tres (3) días o el formato de permiso se entregue en días posteriores al inicio de la ausencia, deberá estar conformado por el Superintendente / Gerente del área. Este aspecto del procedimiento, es percibido por los trabajadores como un requisito innecesario y en ocasiones les causa malestar, pero el personal de Control de Horas presta especial atención al formato de permiso, para constatar que tenga la firma del Superintendente / Gerente y todos los datos necesarios para su procesamiento.

Debido al gran volumen de formatos de permisos que se reciben en Control de Horas, se estableció como normativa interna de la sección, darle prioridad a la carga de información en el sistema ADAM, para que el trabajador reciba el pago en el momento oportuno con la consecuencia que los registros históricos de ambos sistemas presenten diferencias. Este hecho en particular también es fuente de trabajo adicional para los Analistas de la sección ya que en muchas oportunidades reciben llamadas del personal supervisorio y de los trabajadores consultando información de disponibilidad de permisos y otros aspectos relacionados.

El sistema ADAM no está interconectado con el módulo de tiempo trabajado del SITT, eso permite que se realicen cargas de permisos en días en que el trabajador tiene horas de labores, esto ocurre siempre que no se haya realizado el cierre semanal de nómina, si este es el caso, el sistema ADAM alerta al analista para que revise el tiempo trabajado, de manera que se puedan ajustar las horas de permisos que se desean cargar.

Un aspecto importante del proceso de permisos es que los analistas de Control de Horas deben realizar conteos mentales de la cantidad de horas disponibles para cada trabajador, lo que en ocasiones genera errores al momento de la carga. También la fecha de pago se coloca manualmente, por lo que los errores cometidos afectan el pago oportuno del trabajador y es motivo de reclamos laborales.

Una vez que un permiso es cargado, los analistas de control de horas no pueden modificar los datos relacionados al permiso, por lo que de ser necesaria la realización de una modificación, el analista debe eliminar el permiso inicialmente cargado y realizar nuevamente la carga del permiso con los datos modificados.

Debido a que los permisos son realizados en formatos de papel, hay mucha probabilidad de cometer errores al momento de la elaboración. Se presentan situaciones en las que el permiso tiene un número de cédula que no corresponde con el nombre del trabajador, por lo que se carga al trabajador equivocado y no se realiza la justificación de la ausencia para la persona que realmente le corresponde. En estos casos, el afectado recibe el pago del permiso pero no de manera oportuna.

Responsabilidades Específicas.

• Es responsabilidad del Supervisor del Trabajador:

• Verificar la factibilidad del otorgamiento del permiso.

• Llenar el formulario "Solicitud de Permiso" y firmarlo en señal de aprobación.

• Enviar el formulario "Solicitud de Permiso" a Control de Horas. Al respecto se observa que los permisos son entregados en su mayoría por los mismos trabajadores y en ocasiones lo hacen durante el turno de trabajo, lo que es considerado como un problema de disponibilidad de personal, ya que ante cualquier eventualidad en el área, no se podrá contar con el trabajador en el momento preciso.

• Entregar al trabajador la copia del formulario "Solicitud de Permiso", una vez que haya sido tramitado por Control de Horas. Se observó que la mayor parte de los permisos vienen por duplicado, e incluso los trabajadores entregan un solo formato de permiso. De acuerdo al procedimiento, el formato de permiso debe ser entregado a Control de Horas por triplicado, quien debe recibir el formato original y sellar las copias correspondientes al Trabajador y al Supervisor con la intención que al momento de un reclamo, tanto el trabajador como el Supervisor cuenten con un aval.

• Archivar copia del formulario "Solicitud de Permiso".

2. Es responsabilidad de Control de Horas:

• Revisar el formulario "Solicitud de Permiso" para su proceso administrativo.

• Verificar el cumplimiento del reglamento para el otorgamiento del permiso.

• Revisar el tiempo reportado del trabajador, en caso de que se presente alguna inconsistencia con la carga del permiso y corroborarla con el supervisor inmediato, a objeto de ajustarla.

• Cargar las horas de permiso en el ADAM y en el SITT. Se observó que, debido al volumen de permisos recibidos, primero se realiza la carga de permisos en ADAM dándole prioridad al pago correspondiente y posteriormente se realiza la carga en el SITT. En ocasiones los trabajadores reclaman que no ha sido justificada la ausencia ante el personal supervisorio, quienes la observan en el SITT, lo que puede impactar en el pago de utilidades, por lo que Control de Horas debe realizar la actualización de los permisos recibidos.

• Enviar el formato del permiso, ya cargado en el sistema, a la Unidad de Registro y Documentación, a objeto de que sea archivado en el expediente del trabajador. Esta actividad se realiza los primeros 5 días de cada mes, la persona encargada de esta actividad tiene que manipular gran cantidad de documentos y disponer del tiempo de su jornada de trabajo para llevar los formatos.

• "VACACIONES".

El propósito de este procedimiento es establecer las normas a seguir para cumplir con el proceso de vacaciones de los trabajadores de SIDOR. En lo que respecta a Contratos Individuales, Control de Horas debe estar informado de cualquier modificación realizada a los mismos, sin embargo se han dado situaciones donde el aviso de modificación llega a la sección de manera tardía. Igual situación ocurre en el proceso de Vacaciones.

El procedimiento aplica para todo el personal de SIDOR y cubre desde la solicitud hasta el procesamiento de las mismas. Las unidades responsables de llevarlo a cabo son la Gerencia de Relaciones Industriales, el Departamento de Liquidación de Nóminas y la Sección Control de Horas, todas pertenecientes a la Dirección de Recursos Humanos.

De acuerdo a las consideraciones del procedimiento, todo lo relacionado con las vacaciones se rige por la Ley Orgánica del Trabajo, la Convención Colectiva de Trabajo y los Contratos Individuales. Respecto al pago, se realiza una vez corrido el proceso de nómina y se refleja en el recibo de pago del trabajador. En ocasiones donde la vacación se procesa posterior a la corrida del proceso de nómina, el pago se efectúa mediante un proceso denominado "Nómina Interactiva" y se cancela de acuerdo a lo establecido en la normativa correspondiente. El procedimiento establece que las vacaciones se tramitan con 15 días de anticipación a la fecha del disfrute de la misma, pero en ocasiones, estos formatos son entregados a la sección de manera tardía.

Las vacaciones son aprobadas por el Supervisor inmediato del trabajador, así como por la Superintendencia respectiva, esto con el objeto de programar el disfrute de vacación del personal sin alterar las actividades normales de la Unidad. En la mayoría de los casos, las vacaciones cumplen los plazos normales de disfrute de acuerdo con la fecha de vencimiento del derecho a las mismas según la ley, sin embargo SIDOR considera la posibilidad que el trabajador disfrute de su vacación si así lo amerita con una anticipación mayor a la establecida en la normativa de SIDOR (90 días), en estos casos, la solicitud de la vacación debe ser aprobada por Relaciones Industriales, previa revisión de los justificativos del trabajador.

Ocasionalmente las necesidades operativas – administrativas de las plantas afectan el disfrute de vacaciones, por ejemplo, a un trabajador se le puede aplazar el derecho al disfrute, en este caso el Superintendente con dependencia directa del Gerente, el Gerente, el Gerente General o el Director respectivo debe solicitar el pago de las mismas al salario actual cuando el trabajador vaya a cumplir su período de vacación, esto lo hace colocando la observación en el formato y enviando un correo justificativo a Control de Horas. Normalmente, el pago de la vacación se realiza al salario que posee el trabajador al momento de nacerle el derecho de las mismas.

Otro aspecto donde el requerimiento de las plantas afecta el disfrute de las vacaciones se evidencia cuando el sector decide solicitar vacaciones colectivas al personal, de acuerdo a lo establecido en la LOT (Suspensión de la Relación de Trabajo), para ello el sector justifica la solicitud ante Relaciones Industriales, quienes en coordinación con Liquidación de Nóminas y Control de Horas realizan los trámites de carga de la información correspondiente en el ADAM.

Responsabilidades Específicas

• 1. En el caso de la anulación de las vacaciones, el trabajador deberá tramitarla ante Control de Horas con (10) diez días de anticipación al proceso de la misma, y Control de Horas le notificará la situación a Liquidación de Nóminas. Las veces que esto ocurre, normalmente se hace posterior al plazo establecido.

• 2. En caso de estar procesadas las vacaciones y por razones de empresa deban ser anuladas, el Supervisor inmediato deberá notificarlo por escrito ante relaciones Industriales, para que se coordinen los ajustes necesarios ante Control de Horas y liquidación de nómina.

• 3. El área usuaria debe elaborar por triplicado el formulario de "Aviso de Vacaciones" el cual será autorizado por el Supervisor inmediato. Este formato será entregado en Control de Horas.

• 4. Control de Horas debe velar por el cumplimiento de las normas establecidas en el procedimiento de vacaciones, además es responsable de cargar o modificar la información correspondiente en el sistema. En el caso de las modificaciones, estas deben estar justificadas por el trabajador o por el Supervisor si se trata de una suspensión de las mismas.

En el caso de las vacaciones se observó que estas son cargadas sólo en el sistema ADAM y el SITT, logra interconectarse para tomar la información y actualizar el módulo de Administración de Ausencias. El problema en este procedimiento radica en el control de los días pendientes de vacaciones, producto de la suspensión del disfrute de las mismas por requerimientos del área o por Vacaciones Colectivas otorgadas al trabajador. Otra limitante se refiere a la falta de validaciones en el sistema, para no permitir la carga de vacaciones (día de inicio o fin) en días libres del trabajador, así como en lapsos de permisos o reposos. También afecta el hecho que el sistema no permite el fraccionamiento de vacaciones en dos períodos de acuerdo a lo establecido en el contrato colectivo. Por otra parte, es problemático para Control de Horas administrar las ausencias justificadas si tienen dos fuentes de información como lo son el SITT y el ADAM, por lo que con el nuevo SITT Web, se plantea una fuente de información única.

• "PAGO DE REPOSOS"

Para el pago de Reposos por Accidente Profesional, Accidente No Profesional, vía Excepción, Enfermedad No Profesional, Maternidad o Enfermedad Común Incapacitante – Invalidante, se observó que el procedimiento existente data del año 1992 lo que lo hace obsoleto, esto obligó a las áreas relacionadas con proceso de pago de reposos (Control de Horas, Salud Ocupacional, Relaciones Industriales, Organización y Compensación, Jubilados y Pensionados) adoptar un método de trabajo, el cual se considera hoy como una norma, que se adapta a la realidad de la empresa e incluso se tomó como referencia para la actualización del procedimiento existente, la cual está siendo evaluada para su aprobación.

Se establecen las normas y el proceso a seguir para el pago por concepto de Reposos por Enfermedad Común, Vía Excepción, Accidente Profesional, Accidente No Profesional, Maternidad y Enfermedad Común Incapacitante e Invalidante, a los trabajadores de la empresa, de acuerdo a lo establecido en la Contratación Colectiva y en los Contratos Individuales. Al respecto se observó que Control de Horas y Salud Ocupacional manejan diferentes denominaciones para los tipos de reposos, por ejemplo en Control de Horas una denominación utilizada es Vía Excepción, pero en Salud Ocupacional esta denominación equivale a Enfermedad Profesional, esta diferencias determinan que las bases de datos manejadas por uno y otro ente difieran.

La propuesta de actualización comprende desde la expedición del reposo hasta la emisión del pago, lo que aplica a todo el personal de la empresa y se consideran como unidades responsables del proceso a la sección Control de Horas, al Departamento de Liquidación de Nómina, a la Sección Jubilaciones y Pensiones (por la Gerencia de Administración de Personal), al la Gerencia de Relaciones Industriales y a la Gerencia de Salud Ocupacional (específicamente a la Unidad de Clínica Ocupacional).

Todo lo relacionado al pago de los reposos, en cualquiera de sus tipos, se regirá por lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo, En la Convención Colectiva de Trabajo, en los Contratos Individuales y en la Ley del Seguro Social.

Actualmente el proceso de Reposo se realiza de la siguiente manera:

• 1. El Trabajador entrega el reposo avalado por el IVSS ante Salud ocupacional o Control de Horas, para ello, debe llenar el formato "Consignación de Reposo Médico". Si el trabajador pertenece al a nómina de Conducción (Contratos Individuales) se acepta que el reposo haya sido emitido por un centro de salud privado aunque debe ser avalado por Salud Ocupacional, pero si el trabajador está amparado por el Contrato Colectivo (nómina Convenio) sólo se aceptara que consigne el reposo si esta avalado por alguna de las instituciones del IVSS.

• 2. Los reposos consignados en Control de Horas son relacionados en un formato de entrega, posteriormente son llevados a Salud Ocupacional, donde la Trabajadora Social verifica la relación de reposos que se le entregan y firma en señal de recibido. Cabe mencionar que al tener que entregar los reposos en Salud Ocupacional, el personal de Control de Horas debe realizar un alto en las funciones asignadas, lo que afecta el desarrollo de las mismas.

• 3. Salud Ocupacional se encarga de validar tanto para los reposos recibidos de parte del trabajador, como para los recibidos de parte de Control de Horas, los siguientes aspectos: clave del médico emisor, especialidad médica, el motivo del reposo (Diagnóstico), si requiere intervención quirúrgica o no, el centro emisor y cualquier otro dato necesario para la cancelación del mismo.

• 4.  Los reposos validados se cargan en el Sistema de Salud Ocupacional, se archiva una copia en la historia médica del trabajador y se relacionan (colocación de número de cheque del IVSS) los formatos originales, que posteriormente son entregados a Control de Horas. Existe una problemática con los números de cheque ya que en ocasiones se han visto duplicados, lo que influye en el control de los descuentos que realiza SIDOR a la entidad. La empresa paga al trabajador el 100% del monto correspondiente al reposo y luego lo descuenta del pago que ésta tiene que hacer al IVSS, con el objeto de facilitar los trámites a sus trabajadores.

• 5. Control de Horas recibe la relación de reposos junto con los formatos originales, luego realiza la carga en ADAM, para el pago al trabajador y en SITT para justificar la ausencia. La información cargada en ADAM es procesada por el Departamento de Liquidación de Nóminas.

• 6. Al igual que los permisos y vacaciones, los reposos son entregados los primeros 5 días de cada mes en la Unidad de Registro y Documentación.

Lo extenso del proceso de recepción y validación de reposos, afectan la oportunidad de carga del mismo, esta situación impacta el pago del trabajador, ya que se realiza de manera tardía, sin embargo hay ocasiones donde son los trabajadores quienes entregan los reposos con bastante retraso. Existe un instrumento denominado Calendario SANE que muestra los días que deben ser reconocidos por el Seguro Social para el pago de un reposo. Si la fecha de carga en el sistema sobrepasa la fecha permitida por el calendario SANE, el IVSS no reconoce el descuento que realiza la empresa por concepto de pago del Seguro Social. Respecto al calendario SANE, Control de Horas realiza un monitoreo exhaustivo de los reposos que se verán afectados, para tomar las previsiones necesarias y evitar reclamos laborales, por lo que se le dedica un tiempo importante a esta actividad.

Se estima que el proceso de pago de reposos que se realiza será inmediatamente afectado por la implementación del SITT Web, ya que el mayor peso de la administración de los mismos recaerá en Salud Ocupacional.

• Administración de Códigos de Hora (Variables de Personal)

Los códigos de horas son todos aquellos eventos generados de acuerdo a la presencia o ausencia que se reporte en el sistema SITT, y están asociados a la esperanza de labores. Estos códigos representan cada una de las variables de personal que se le cancelan al trabajador, de acuerdo al Contrato Colectivo; a la Ley Orgánica del Trabajo y a los Contratos Individuales. Al momento de realizar los cierres semanales y quincenales (liquidación de horas) los códigos son enviados al sistema ADAM, que se encarga de convertirlos en conceptos de nómina y elabora el pago correspondiente a cada trabajador. Un código de hora puede generar varios conceptos de nómina a cancelar y en ocasiones también generan descuentos.

Control de Horas se encarga de administrar los códigos de horas generados por el SITT y los conceptos de nómina generados por el sistema ADAM. Este proceso de administración se realiza mediante las auditorias elaboradas posterior a los cierres semanales y quincenales de nómina. A través de estas auditorias, la Sección verifica que la empresa no esté incurriendo en errores en el pago al personal, lo que busca la disminución delos reclamos laborales relacionados con el tiempo trabajado. Entre las auditorias que realiza la sección se mencionan:

• 1. Permisos y Reposos Rechazados: Esta auditoria se realiza con el objeto de detectar desviaciones en la carga de las ausencias (permisos y reposos) en el sistema ADAM, producto de la existencia de Tiempo Trabajado en el período que abarca el permiso o reposo. Debido al gran volumen de solicitudes que procesa Control de Horas, por lineamiento de la sección, se le da prioridad a realizar la carga de los permisos, reposos y vacaciones en el Sistema ADAM, quien se encarga de realizar los pagos correspondientes, la carga en SITT.

• 2. Vacaciones: Específicamente la auditoria busca verificar la correspondencia de la fecha de pago y la fecha de inicio de las vacaciones, con el objeto que el trabajador reciba el monto correspondiente al momento oportuno.

• 3. Pérdidas del Descanso Semanal (para la Nómina Diaria y Mensual): Por este medio se evitan realizar descuentos indebidos de los días de descanso del trabajador.

• 4. Reporte de Horas Impagas realizadas por el Supervisor (Descuento de Horas): Se garantiza que se descuenten sólo horas parciales, si se carga este código por la jornada completa, se cambia por el código de ausencia.

• 5. Ausencias Cargadas en SITT y no en ADAM: Se evita el reclamo por falta de pago oportuno de permisos y reposos.

• 6. Jornadas Semanales Mayores a 48 Horas: Se realiza la auditoria para evitar omisiones en cambio de turno, reporte de entrenamientos, día libre trabajado (DLT) y reposos.

• 7. Descuentos por Calendario SANE: Se auditan los descuentos realizados por el Calendario SANE, para evitar descuentos indebidos y garantizar el recupero de dinero pagado por reposos ante el IVSS.

• 8. Reporte de Tardío de Transporte: Se analizan desviaciones y correspondencias de pago.

• 9. Control de Vacaciones: Se detectan errores en la carga para evitar reclamos.

• 10. Reposos que Afectan Utilidades: Se persigue disminuir los reclamos por descuentos indebidos de utilidades y permite corregir el histórico de reposos.

• 11. Menos de 8 Horas de Labores en la Semana: Se identifica el personal con estas condiciones.

• 12. Horas de Entrenamiento: Se trata de garantizar que la persona a la que se le reportó entrenamiento haya asistido al mismo y que la persona que haya asistido a entrenamiento se le reporte este concepto y no otro.

• 13. Comidas Solicitadas; ½ Hora de Comida y Sobretiempos Reportados: Se analizan aquellos casos en de personas que no se les reportó sobretiempo y se les solicitó comida en sobretiempo.

• 14. Kardex en Blanco: Al auditar los casos de Kardex en blanco se evitan reclamos por falta de de pago producto de errores en el reporte.

• 15. Contingencias Cargadas: Se verifica que se haya cargado la figura de contingencia solicitada y la cantidad de personas a las que se le solicitó imputarle los códigos correspondientes.

• 16. Descuento en Quincena al Personal Ausente: Al realizar la auditoria se evita el pago anticipado de la quincena por ausencia injustificada.

• 17. Personal con Clave de Acceso al SITT: Permite verificar que a las personas que tengan clave de acceso al sistema le corresponda la misma de acuerdo al puesto asignado.

• IMPLEMENTACIÓN DEL SITT WEB EN MATESI.

SIDOR recientemente conformó una asociación estratégica con el Consorcio TENARIS para la adquisición de POSVEN, conformando la nueva planta MATESI, que está destinada a la fabricación de 1,5 millones de toneladas anuales de briquetas.

El SITT Web se implementó en MATESI, dando comienzo a un proceso de innovación tecnológica de una planta que estuvo paralizada durante tres años. El sistema actualmente se encuentra operativo en un 70% aproximadamente y su utilización se esta estimada como una solución rápida y menos costosa para el control del tiempo trabajado en la planta, además permite tener una prueba piloto para su implementación en SIDOR.

Se pudo constatar que no se realizó un estudio de factibilidad donde se comparara el SITT Web contra otras opciones para control de tiempo en la empresa MATESI, por lo que la premisa de considerar el sistema como la solución más factible carece de sustentación técnica y económica.

Para el control del tiempo trabajado, en MATESI se pudo considerar el uso de un sistema manual, a través de formatos en papel, como se realizaba hasta el año 2000 en SIDOR, de acuerdo a las sugerencias de la Coordinación de Control de Horas.

CAPÍTULO VI

Estándares de tiempo

6.1 ESTUDIO DE TIEMPOS.

Previo al diseño del estudio de tiempos, se entrevistó al personal que labora en Control de Horas, con el objeto de definir cuales actividades estaban relacionadas con el uso del SITT y que serían impactadas por la implantación del nuevo sistema. Adicionalmente se hizo seguimiento a la ejecución de estas actividades a través de observaciones directas, registrando la duración de la actividad.

Para realizar el estudio de tiempo de las actividades de carga de permisos, reposos, vacaciones y corrección de errores se establecieron los siguientes criterios:

? Se utilizará el método de cronometraje vuelta a cero, debido a que presenta mayor facilidad para la interpretación de la duración de la tarea.

? Se utilizará el sistema Westinghouse (Anexo 1) para determinar el factor de nivelación o calificación de velocidad (Cv) del operario.

De acuerdo con estos criterios se realizaron las mediciones de tiempo de las actividades correspondientes, las cuales se anotaron en el formato diseñado para tal fin (Ver Apéndice 1) y se calificó la velocidad del operario Cv. Los resultados se presentan a continuación:

6.1.1 CARGA DE PERMISOS NO OBLIGANTES EN SITT.

Para esta actividad el TPS fue de 11.81 segundos, como puede observarse en el apéndice # 1. Para la calificación de la velocidad del operario se observó lo siguiente:

? HABILIDAD; El operario presenta una BUENA habilidad (Nivel C1) para realizar la carga de permisos en el sistema SITT.

? ESFUERZO; Se nota buena disposición a realizar el trabajo con calidad y rapidez, por lo que se evaluó como EXCELENTE (Nivel B2).

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre los 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES (Nivel B).

? CONSISTENCIA; El operario presenta un ritmo de trabajo fluido, inclusive se observaron repeticiones en los tiempo de carga, lo que permite evaluar la consistencia como EXCELENTE. (Nivel B)

6.1.2 CARGA DE PERMISOS NO OBLIGANTES EN ADAM.

Para esta actividad el TPS fue de 48.75 segundos. Para la calificación de la velocidad del operario se observó lo siguiente;

? HABILIDAD; El operario presenta una habilidad EXCELENTE (Nivel B2) para realizar la carga de permisos en el sistema ADAM, se nota destreza en coordinar la atención visual y la introducción de datos en el sistema, producto de la experiencia.

? ESFUERZO; Se nota buena disposición a realizar el trabajo con calidad y rapidez, por lo que se evaluó como EXCELENTE. (Nivel B2)

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre los 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES. (Nivel B)

? CONSISTENCIA; Se observaron datos parecidos en los tiempo de carga, lo que permite evaluar la consistencia como BUENA. (Nivel C).

6.1.3 CARGA DE PERMISOS OBLIGANTES EN SITT.

Para esta actividad el TPS fue de 14.08 segundos. Para la calificación de la velocidad del operario se observó lo siguiente;

? HABILIDAD; El operario presenta una BUENA habilidad (Nivel C1) para realizar la carga de permisos en el sistema SITT.

? ESFUERZO; Se nota disposición a realizar el trabajo con calidad y rapidez. Se evalúa como BUENO. (Nivel C1)

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre los 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES. (Nivel B)

? CONSISTENCIA; La revisión de los recaudos correspondientes, conllevan a que la realización de la actividad no sea del todo fluida. La consistencia se considera BUENA. (Nivel C).

6.1.4 CARGA DE PERMISOS OBLIGANTES EN ADAM.

Para esta actividad el TPS fue de 36.82 segundos. Para la calificación de la velocidad del operario se observó lo siguiente;

? HABILIDAD; El operario presenta una habilidad EXCELENTE (Nivel B2) para realizar

la carga de permisos en el sistema ADAM se nota destreza en coordinar la atención visual y la introducción de datos en el sistema, así como rápido manejo de la información a cargar.

? ESFUERZO; Se nota gran disposición a realizar el trabajo con calidad y rapidez. Se evalúa como EXCELENTE. (Nivel B2).

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre los 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES. (Nivel B)

? CONSISTENCIA; La revisión de los recaudos correspondientes, conllevan a que la realización de la actividad no sea del todo fluida. La consistencia se considera BUENA. (Nivel C).

6.1.5 CARGA DE REPOSOS EN SITT.

Para esta actividad el TPS fue de 46.3 segundos. Para la calificación de la velocidad del operario se observó lo siguiente;

? HABILIDAD; El operario presenta una habilidad BUENA (Nivel C2) para realizar la carga de reposos en el sistema SITT.