Impacto en el Costo Laboral debido a la implementación del SITT Web en SIDOR (página 3)

? ESFUERZO; El operario realiza la actividad con calidad y rapidez. Se evalúa como BUENO. (Nivel C1).

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre os 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES. (Nivel B)

? CONSISTENCIA; La consistencia se considera BUENA. (Nivel C).

6.1.6 CARGA DE REPOSOS EN ADAM.

Para esta actividad el TPS fue de 90.73 segundos, lo que equivale a 1 minuto con 30 segundos. Para la calificación de la velocidad del operario se observó lo siguiente;

? HABILIDAD; El operario presenta una habilidad BUENA (Nivel C1) para realizar la carga de reposos en el sistema ADAM, presenta destreza para atención visual e introducción de datos, no obstante, la cantidad de datos a introducir en la carga requieren de gran experiencia por el operario.

? ESFUERZO; El operario realiza la actividad con calidad y rapidez. Se evalúa como EXCELENTE. (Nivel B2)

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre os 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES. (Nivel B)

? CONSISTENCIA; La consistencia se considera BUENA. (Nivel C).

6.1.7 CARGA DE VACACIONES EN ADAM.

Para esta actividad el TPS fue de 46.78 segundos. Para la calificación de la velocidad del operario se observó lo siguiente;

? HABILIDAD; El operario presenta una habilidad BUENA (Nivel C1) para realizar la carga de vacaciones en el sistema ADAM, presenta destreza para atención visual e introducción de datos.

? ESFUERZO; El operario realiza la actividad con calidad y rapidez. Se evalúa como BUENO. (Nivel C1)

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre os 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES. (Nivel B)

? CONSISTENCIA; La consistencia se considera EXCELENTE debido a la forma fluida como realiza la actividad. (Nivel B).

6.1.8 CORRECIÓN DE ERRORES EN REGISTROS.

Para esta actividad el TPS fue de 25.74 segundos. Para la calificación de la velocidad del

operario se observó lo siguiente;

? HABILIDAD; El operario presenta una habilidad BUENA (Nivel C1) para la corrección de errores, esta tarea requiere experiencia y el operario presenta destreza para coordinar la atención a los sistemas ADAM Y SITT.

? ESFUERZO; El operario realiza la actividad con calidad y rapidez, asegurándose de los resultados. EXCELENTE.. (Nivel B2)

? CONDICIONES; la temperatura del sitio de trabajo está entre os 20 y 24 grados. En el sitio de trabajo existe ruido normal de oficina, que no entorpece la actividad. Para la ventilación se cuenta con aire acondicionado. La iluminación del sitio de trabajo es por medio de tubos fluorescentes y está acorde con la exigencia visual. Ausencia de vibraciones en el lugar de trabajo. Todos estos aspectos motivaron a calificar las condiciones de trabajo como EXCELENTES. (Nivel B)

? CONSISTENCIA; La consistencia se considera BUENA (Nivel B) debido a que las tipologías de los errores afecta la fluidez de la actividad.

En resumen, los TPS por actividad y su respectivo factor de nivelación son los siguientes (Ver Tabla 6.1):

RESULTADOS DEL ESTUDIO DE TIEMPO

Tabla 6.1: Tiempos Promedios Seleccionados (TPS) por Actividad

Los tiempos registrados se validaron para cumplir con un nivel de confianza del 95 % de acuerdo con la exigencia de la Coordinación de Control de Horas. Para la validación se utilizó una herramienta desarrollada en Excel que permitió determinar el rechazo o aceptación del número de muestras recabadas (Ver Apéndice 2).

Con los datos validados (TPS y Cv) se procede a calcular el Tiempo Normal de cada actividad, utilizando la ecuación siguiente (Ver Ecuación 6.1):

TN = TPS * Cv.

Para la actividad Carga de Permisos No Obligantes en el sistema SITT se calculó que el tiempo normal será:

Este resultado indica que el operario promedio, trabajando a un ritmo normal, realizará la carga de un permiso obligante en el sistema SITT en un tiempo de 0.13 equivalente a 13 segundos. En función de esto se realizó el cálculo de los tiempos normales para el resto de las actividades, los cuales se presentan a continuación (Ver Tabla 6.2)

TIEMPOS NORMALES

Tabla 6.2: Tiempos Normales por Actividad

6.2 DETERMINACIÓN DEL MARGEN DE TOLERANCIA.

Para determinar el porcentaje de tolerancia que sería asignado a las actividades estudiadas se consideró la jornada de trabajo y el tiempo asignado a las necesidades personales, con el objeto de que cualquier Analista de Control de Horas con un desempeño promedio, pueda cumplir con el estándar que se establece a un ritmo de trabajo normal. El tiempo concedido por Necesidades Personales es de 30 minutos, distribuido de la siguiente forma:

Desayuno/Almuerzo 15 min.

Ir al Baño: 10 min.

Tomar Agua: 5 min.

Para determinar la jornada efectiva de trabajo se utiliza la siguiente ecuación (Ver Ecuación 6.2):

JET = JD – NP

Donde:

JET = Jornada Efectiva de Trabajo.

JD = Jornada Diaria. (8 horas * 60 = 480 min.)

NP = Concesiones por Necesidades Personales (30 min.)

En función de esto se tiene:

JET = (480 – 30) min. ? JET = 450 min.

Calculada la jornada efectiva, se procedió a la determinación del margen de tolerancias por Necesidades Personales, el cual resulta de la ecuación siguiente (Ver Ecuación 6.3):

El margen de tolerancias calculado fue de 6.67 % ˜ 7%.

6.2.1 ASIGNACIÓN DE TOLERANCIAS POR FATIGA.

Para asignar las tolerancias por fatiga se utilizó el Método Sistemático, (Ver Anexo 2). Se consideró que la asignación de tolerancias debería ser igual para las actividades de Carga de Permisos No Obligantes (ADAM y SITT), Carga de Permisos Obligantes (ADAM y SITT), Carga de Reposos (ADAM y SITT), Carga de Vacaciones (ADAM) y Corrección de Errores, esto debido a la naturaleza similar de estas actividades. La determinación del porcentaje concedido se para estas actividades es de 3% como se refleja en el formato correspondiente (Ver Apéndice 3).

En el caso de las actividades de Ajuste de Kardex, Atención de Llamadas, Atención de Correos y Atención de Taquilla, el porcentaje de asignación por fatiga fue de 6%, existiendo diferencia con las actividades de carga y corrección de errores en los criterios Duración del Trabajo y Repetición del Ciclo, debido a que estas actividades se realizan en un tiempo mayor.

De acuerdo con los datos obtenidos por concesiones de fatiga y necesidades personales, se calculó el porcentaje de concesiones total asignado a cada actividad estudiada. Este porcentaje se determinó de la siguiente manera:

% Total Concesiones = % Concedido por Fatiga + % Concedido por NP

% Tolerancia Total = 3% + 7 % = 10 %*

% Tolerancia Total = 6% + 7 % = 13 %**

(*) Para las actividades de carga de permisos, reposo, vacaciones y corrección de errores.

(**) Para las actividades de Ajuste y Atención de Taquilla, Llamadas y Correos.

6.3 MUESTREO DEL TRABAJO.

Debido a la naturaleza de las actividades Ajuste de Kardex, Atención de taquilla, Atención de Correos y Atención de Llamadas, donde la duración depende de la complejidad de la solicitud, reclamo o consulta, se hizo necesaria la realización de un muestreo de trabajo para poder determinar un estándar de tiempo de ejecución de estas. El diseño del Muestreo fue el siguiente:

6.3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

Se planteó el diseño del muestreo que permitió estimar los tiempos estándares para la ejecución

de las actividades de Ajuste de Kardex, Atención de taquilla, Atención de Correos y Atención de Llamadas, debido a que se desconocía la duración de las mismas. A continuación, se observa la situación planteada para la realización del estudio (Ver Figura 6.1)

Figura 6.1: Gráfico del Muestreo Diseñado

De la figura se puede interpretar que durante el estudio se plantean tres situaciones; que el operario ejecute alguna de las actividades que se desea estandarizar (Atiende Correo, Ajusta Kardex, Atiende Taquilla o Atiende Llamada Telefónica); que ejecute otras actividades propias de Control de Horas o que no realice actividades.

6.3.2 NIVEL DE CONFIANZA Y MARGEN DE ERROR.

Debido a que los resultados del estudio de tiempo para determinar los estándares de carga y corrección de errores, fueron establecidos por la Coordinación de Control de Horas para un nivel de confianza (NC) del 95 %, el muestreo se consideró a este nivel, estableciendo el estándar para las actividades estudiadas por este método. En el caso del margen de error (ME) permitido es de 5%.

6.3.3 ESTIMACIÓN DEL PORCENTAJE DE OCURRENCIA.

Para estimar el porcentaje de ocurrencia se realizaron 10 observaciones previas, también se entrevistó a los Analistas y al Coordinador de Control de Horas, dando como resultado lo siguiente:

6.3.4 DETERMINACIÓN DEL NÚMERO DE OBSERVACIONES.

Para la determinación del número de observaciones se utilizó la ecuación (Ver Ecuación 6.4):

Donde:

K = Coeficiente que depende del nivel de confianza establecido. Se ubica en la tabla de distribución normal. Para el nivel de confianza establecido K es igual a 1.96.

(1 – p) = Probabilidad de que no se ejecuten las actividades (p es la probabilidad que si se ejecute).

S = Nivel de Exactitud que desea en el estudio. Para este caso 5% es igual a 0.05.

De acuerdo con esto se tiene que:

Siendo el resultado 658,6 ˜ 659 observaciones que se deben realizar para lograr la confianza deseada en el estudio. Se tomó la decisión de realizar 660 en lugar de 659. Con este valor se calculó la cantidad de observaciones diarias, considerando que el estudio se llevaría a cabo en 4 días, es decir:

= 165 Obs/día.

Para determinar el momento en que se realizarían las observaciones se utilizaron números aleatorios generados mediante el uso de una calculadora. Posteriormente, se elaboró el formato para recolectar las muestras del estudio y se realizaron las observaciones correspondientes (Ver Apéndice 4). Es importante mencionar que el establecimiento de estándares mediante el muestreo, requiere la calificación de velocidad promedio del operario y la cantidad de unidades producidas durante el estudio, por lo que estos criterios se incluyen en el formato.

6.3.5 DETERMINACIÓN DE LA OCURRENCIA DIARIA DEL EVENTO.

Se determinó para cada día del muestreo, el porcentaje de ocurrencia de las actividades estudiadas, el cálculo se realizó mediante la siguiente ecuación (Ver Ecuación 6.5):

Como se estableció anteriormente, corresponde la realización de 165 observaciones diarias, durante la realización de las observaciones se obtuvieron los siguientes resultados (Ver Tabla 6.3):

Tabla 6.3: Resultado de las Observaciones

Para calcular la ocurrencia de las actividades en el día 1 del estudio se tiene que:

Este resultado equivale a decir que el operario ejecutó algunas de las actividades estudiadas el

73.94 % de las 165 veces que se observó. De igual manera se obtienen los pi para los días

restantes, los resultados se muestran a continuación (Ver Tabla 6.4):

Tabla 6.4: Ocurrencia Diaria de las Actividades Durante el Muestreo

6.3.6 DETERMINACIÓN DE LÍMITES DE CONTROL.

Para garantizar, la confianza en los resultados del estudio era necesario controlar los valores que se obtenían día a día, esto se llevó a cabo a través de una carta de control, donde se establecen los límites superior en inferior, entre los cuales se deben encontrar los resultados que se obtienen durante el desarrollo del muestreo. La Carta de Control se expresa como un grafico de las ocurrencias diarias de la actividad estudiada y los límites de control determinados mediante la siguiente ecuación (Ver Ecuación 6.6):

Para determinar los límites de control se requiere el cálculo de la ocurrencia total de las actividades durante el estudio, esto mediante la ecuación:

De acuerdo con los valores, se calculan los límites de control superior e inferior:

Una vez calculados los Límites de Control se realiza la gráfica correspondiente, para lo cual se utilizó Excel, obteniéndose la siguiente figura (Ver Figura 6.2):

Gráfico 6.2: Gráfico de Control para el Muestreo de las Actividades

En esta gráfica se pudo observar que los datos del estudio estuvieron bajo control durante la realización del mismo. Posteriormente, se procedió a calcular la Exactitud del estudio a través de

la siguiente ecuación (Ver Ecuación 6.7):

Con este valor se determinó que los datos del estudio son confiables debido a que la exactitud del mismo (S = 4.33 %) es menor al margen de error (ME = 5 %) establecido en el diseño del muestreo.

6.4 DETERMINACIÓN DE ESTÁNDARES DE TIEMPO.

Una vez obtenidos los tiempos normales de las actividades: Carga de Permisos, Carga de Reposos, carga de Vacaciones y Corrección de Errores, así como los asignaciones de tolerancia por necesidades personales y fatiga, se determinaron los tiempos estándar de estas actividades a través de la ecuación 3.1:

T. E. = (TPS * Cv) * (Tol), ? T. E. = TN * (1 + %Tol)

Para el caso de la actividad Carga de Permisos No Obligantes en el sistema SITT, donde el tiempo normal calculado fue de 14.29 segundos, el cálculo el tiempo estándar se realizó de la siguiente manera:

Este resultado expresa que la Carga de Permisos No Obligantes en el sistema SITT, tendrá un Tiempo Estándar de 15 segundos. De esta manera se realizaron los cálculos de los Tiempos Estándares para las restantes actividades estudiadas, los resultados se muestran en la siguiente tabla (Ver Tabla 6.5)

Tabla 6.5: Estándares Determinados por Estudio de Tiempo.

Para el caso del muestreo de trabajo se presentan los siguientes resultados (Ver Tabla 6.6)

Tabla 6.6: Resultados del Muestreo de Trabajo.

Para determinar el tiempo estándar de la actividad de ajuste de Kardex, se utiliza la ecuación 3.6:

Donde:

X = Veces que se observo la realización de la actividad;

T = Tiempo de Duración del Estudio;

Cv = Calificación promedio de Actuación del Operario;

N = Número Total de Observaciones;

Y = Unidades Realizadas;

(1 + % TOL) = Tolerancia Asignada a la Actividad por Fatiga y Necesidades Personales, la cual corresponde a 113 % (100 % + 13% de Tolerancias por Necesidades Personales y Fatiga)

En función de esto, se realizó el cálculo del estándar de tiempo para realizar un Ajuste de Kardex por medio de la siguiente operación:

De esta operación se obtuvo que el Tiempo Estándar para realizar un Ajuste de Kardex es de 1.69 min./unidad, lo que equivale a 1 minuto y 41 segundos. De esta manera se obtuvieron los estándares de tiempo para las restantes actividades, los resultados se presentan en la siguiente tabla (Ver Tabla 6.7)

Tabla 6.7: Estándares de Tiempo Calculados a Través del Muestreo.

CAPÍTULO VII

Fuerza laboral

• DETERMINACIÓN DE FUERZA LABORAL PARA ADMINISTRAR EL SITT WEB.

La sección Control de Horas tiene como objetivo principal, la administración de las variables de personal que se les reportan a los trabajadores de SIDOR. Para realizar esta función, la sección se apoya en el uso de los sistemas SITT y ADAM, en los que desarrollan actividades tales como: Carga de Permisos, Reposos y Vacaciones; Corrección de Errores en Registros y Ajuste de Kardex de Incidencias. Adicionalmente, se realizan actividades de asesorías y se atienden solicitudes y reclamos de los trabajadores, Supervisores, Superintendentes, Gerentes y Directores, quienes utilizan como vía de solicitud y consulta los correos electrónicos, las llamadas telefónicas o se dirigen personalmente a la taquilla de atención al público de Control de Horas.

Las ventajas que brinda el SITT Web implican cambios en los procesos de Control de Horas, específicamente en la administración de las ausencias (Permisos, Reposos, Vacaciones) del personal de la empresa con el fin de disipar las limitaciones del actual sistema de tiempo trabajado SITT. Otro aspecto que se ve afectado es el requerimiento de mano de obra, lo que se

determinó a través del estudio de fuerza laboral.

A continuación se presentan una serie de cálculos que permitieron conocer la cantidad de personas necesarias para administrar el SITT Web, posterior a su implementación en SIDOR.

• CONSIDERACIONES GENERALES.

• Se establecerá una comparación entre la cantidad de personas que laboran en Control de Horas actualmente; la cantidad de personas que realmente deberían trabajar en la sección con las actividades estandarizadas y las personas requeridas para administrar el nuevo sistema.

• Para determinar la cantidad de personas que deberían laborar en la sección se estandarizaron las actividades que realizan y que tienen relación con el uso del SITT actual.

• Para determinar la cantidad de personas a ser requeridas con el nuevo sistema, se definen y estandarizan las actividades que se ejecutaran posterior a la implementación del SITT Web.

• La estandarización de la carga de permisos, reposos vacaciones y corrección de errores se realizó a través de un Estudio de Tiempos ya que estas actividades poseen un ciclo de duración corto, lo que permite tomar varias mediciones de tiempo.

• La estandarización de las actividades de Ajuste de Kardex, Atención de Llamadas, Atención de Correos Electrónicos y Atención de Taquilla se realizó a través del Muestreo de Trabajo, debido a que la duración de la actividad y el momento de ejecución es variable, dependiendo de la complejidad de la solicitud, reclamo o consulta atendida por el personal de Control de Horas.

• Para realizar el cálculo de mano de obra requerida, se debe conocer la cantidad de horas hombres requeridas al año y la cantidad de horas disponibles al año.

• DETERMINACIÓN DE HORAS DISPONIBLES AL AÑO.

En primer lugar se determinaron los días disponibles al año, por lo que se consideraron los días laborables por mes y las vacaciones correspondientes al personal, de acuerdo con la Ley Orgánica del trabajo. Para el estudio, no se consideraron los días feriados nacionales, debido a que los Analistas de Control de Horas laboran en estos días.

Producto de la rotación que tiene el personal de la sección, cada analista trabaja en promedio 22 días al mes, por lo que los días disponibles serán:

Una vez calculado los días disponibles, se determinaron las horas disponibles por año, como se muestra a continuación:

Este valor de horas disponibles al año se utiliza tanto para el cálculo de la mano de obra que actualmente debería laborar en la sección, como para el cálculo de la mano de obra posterior a la implementación del nuevo sistema.

• DETERMINACIÓN DE HORAS REQUERIDAS AL AÑO (ACTUAL).

Para la determinación de las horas requeridas al año se consideraron las actividades que realiza el personal de Control de Horas actualmente y que se relacionan con el uso del sistema, por lo que implica que serán impactadas con la utilización del SITT Web. Estas actividades presentan un nivel de demanda establecido en muestreos realizados previamente en la Sección. De acuerdo con los resultados de estos muestreos se presenta la siguiente tabla (Ver Tabla 7.1)

:

Tabla 7.1: Demandas Estimadas por Actividades en Realizadas Control de Horas

Con estos valores de demanda mensual y con los estándares de tiempo establecidos, se determinó el total de Horas – Hombres requeridas por actividad, posteriormente se determinó el total de horas requeridas. Para la determinación de Horas – Hombres requeridas por la actividad de Carga de Permisos No Obligantes en SITT se utilizó la siguiente ecuación (Ver Ecuación 7.1):

De igual forma se procedió a realizar el cálculo del tiempo requerido para las actividades restantes, los resultados se presentan en la siguiente tabla (Ver Tabla 7.2 a y b):

Tabla 7.2 (a): Tiempo Requerido

Tabla 7.2 (b): Tiempo Requerido

De acuerdo con los resultados obtenidos se calculó el tiempo total requerido al año, el cual se obtuvo de la siguiente manera:

• DETERMINACIÓN DE PERSONAS NECESARIAS (ACTUAL).

Una vez obtenidos los resultados de las horas totales requeridas por el personal de Control de Horas, para realizar la administración y control del tiempo trabajado, se determina cantidad de personas que actualmente deberían laborar en la Sección, considerando las actividades estandarizadas. El cálculo se desarrolla utilizando la ecuación 3.4 de la siguiente manera:

De acuerdo con los resultados, actualmente la sección Control de Horas debería contar con un personal conformado por 6 personas sólo para realizar las labores de administración y control del tiempo trabajado a través de los sistemas SITT y ADAM.

• DETERMINACIÓN DE HORAS REQUERIDAS AL AÑO (NUEVOS SITT WEB).

Para el cálculo de la mano de obra requerida, necesaria para el nuevo sistema SITT Web se consideraron los siguientes aspectos:

• La carga de permisos, reposos y vacaciones no la realizará el personal de Control de Horas (permisos y vacaciones sólo en caso muy puntuales) por lo que no se considera el tiempo requerido por estas actividades para el cálculo de las horas totales requeridas posterior a la implementación.

• Como los permisos serán cargados por el Supervisor inmediato del trabajador, Control de Horas sólo recibirá los recaudos correspondientes a los permisos Obligantes, los cuales representan un 12% de los permisos que se cargan actualmente, esto implica que la afluencia de personas a la taquilla por este concepto disminuirá.

• Se estimó que la cantidad de personas que entregan reposos en la taquilla de la sección se mantendrá constante, debido a que este trámite facilita el procesamiento del pago de reposos al trabajador. Actualmente se reciben en la taquilla el 10 % de los reposos que se cargan, aproximadamente.

• El sistema SITT Web estará en la capacidad de realizar correcciones de errores de forma automática, por lo que el personal de Control de Horas no realizará esta actividad (sólo en casos muy puntuales)

• Se estimó que la cantidad de llamadas atendidas en Control de Horas se mantendrá constante, debido a que al implementarse el nuevo sistema, los Supervisores, Superintendentes, Gerentes y Directores solicitarán asesorías sobre el funcionamiento del SITT Web a través de esta vía.

• La cantidad de Ajustes de Kardex se mantendrá constante, variando sólo en la forma de realizar la actividad debido a las nuevas funcionalidades del sistema. Para el cálculo de las horas requeridas por esta actividad se considera la cantidad actual.

• La cantidad de correos atendidos en principio se considera también constante para la implementación del nuevo SITT. A medida que los usuarios del nuevo sistema se familiaricen con las funcionalidades del mismo, se considera que esta actividad disminuirá en cuanto a la cantidad de horas requeridas.

• Las horas disponibles al año se mantienen constante.

• DETERMINACIÓN DE HORAS REQUERIDAS AL AÑO POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SITT WEB.

Para la determinación del tiempo requerido con el nuevos sistema SITT Web se consideran las actividades: Ajuste de Kardex, Atención de Llamadas Telefónicas, Atención de Correos Electrónicos, el tiempo requerido se mantiene, por lo que se toman los valores de la tabla 7.2 (b).

En el caso de las personas atendidas en taquilla se presenta la comparación de la situación actual y la situación planteada para el nuevo SITT Web (Ver Tabla 7.3):

Tabla 7.3: Comparación de Documentos Recibidos En Taquilla de Control de Horas

De esta tabla se observa que posterior a la implementación del sistema SITT Web, en la Taquilla de Control de Horas se atenderán sólo a 441 personas al mes, en comparación con las 1229 personas que se atienden actualmente. Esto implica una disminución en el tiempo requerido para esta actividad, el nuevo requerimiento de tiempo se calculó a continuación:

Por consiguiente, el tiempo requerido para realizar las actividades correspondientes a la administración del tiempo trabajado, posterior a la implementación del nuevo sistema será:

Tabla 7.4: Tiempo Requerido Posterior a la Implementación del SITT Web.

Una vez que se determinó el tiempo requerido mensual, para realizar las actividades de administración del tiempo trabajado, posterior a la implementación del nuevo sistema, se procedió al cálculo de las horas requeridas al año, para luego determinar la cantidad de personas requeridas. Para el cálculo de las horas requeridas al año se tiene:

• DETERMINACIÓN DE PERSONAS NECESARIAS (POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN).

Una vez obtenidos los resultados de las horas totales requeridas, se determina cantidad de personas deberían laborar en la Sección cuando se implemente el sistema. El cálculo se desarrolla utilizando la ecuación 3.4 de la siguiente manera:

De acuerdo con los resultados, la sección Control de Horas debería contar con un personal conformado por 4 personas sólo para realizar las labores de administración y control del tiempo trabajado, cuando se implemente el nuevo sistema SITT Web.

• COMPARACIÓN DE CANTIDADES DE MANO DE OBRA.

En función de los resultados obtenidos, referentes a los requerimientos de mano de obra para la Sección Control de horas, se estableció la siguiente tabla comparativa (Ver Tabla 7.5):

Tabla 7.5: Comparación entre Cantidades de Personas.

• COMPARACIÓN DE COSTOS DE MANO DE OBRA.

Luego de haber determinado la cantidad de personas necesarias para realizar las actividades de administración y control del tiempo trabajado, una vez implementado el sistema SITT Web, se realizaron los cálculos correspondientes al costo asociado a la nueva mano de obra requerida, lo que permitió determinar el impacto del SITT Web en el costo laboral de la empresa SIDOR.

Los Analistas de Control de Horas pertenecen a la Nómina Conducción de la empresa (Contratos Individuales), por lo que al determinar el salario promedio de estos trabajadores se consideraron las asignaciones por: Salario Básico, Asignaciones por Rotación, Vacaciones, Bonos Vacacionales, Utilidades, Prestaciones Sociales y gratificaciones.

En promedio, cada Analista recibe, por los conceptos mencionados anteriormente, un ingreso de 32.472.736 Bolívares al año. Esto implica que el ingreso mensual promedio de un Analista Semisenior de Control de Horas es de 2. 706.061 Bs.

Considerando que uno de los Analistas realiza funciones de apoyo al coordinador de la Sección, se tiene que en Control de Horas actualmente laboran 7 Analistas, por lo que el costo laboral de la sección, para las actividades de administración del tiempo trabajado actualmente, es el siguiente:

Pero, se realizaron estandarizaciones de estas actividades, el costo laboral de la sección Control de Horas debería ser de:

Ahora, el costo laboral relacionado a las actividades de administración y control del tiempo trabajado, posterior a la implementación del SITT Web se calculó de la siguiente manera:

De acuerdo a los valores obtenidos se realizó la siguiente tabla comparativa (Ver Tabla 7.6):

Tabla 7.5: Comparación entre Costos de Mano de Obra.

De la tabla se observa que la implementación del SITT Web en SIDOR representaría un ahorro anual de 50.738,65 $; de manera porcentual se observa que la implementación del SITT Web representaría un ahorro del 42.9 % en el Costo Total de Mano de Obra (Analistas Requeridos), cifra que es realmente significativa.

CAPÍTULO VIII

Beneficios asociados

• BENEFICIOS ASOCIADOS A LOS PROCEDIMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE AUSENCIAS.

La implementación del SITT Web, contribuirá a optimizar el control y administración de ausencias en la empresa. A continuación se presentan las contribuciones del nuevo sistema a cada uno de los procedimientos de ausencias justificadas:

• PROCEDIMIENTO DE PERMISOS.

El uso del formato electrónico de permisos, sustituirá al formato BC352-S-SP81-R10-01 (Ver Anexo 3). Esto permite que Control de Horas realice la carga de permisos sólo en situaciones muy puntuales, por lo que el permiso de un trabajador será cargado en el sistema por su Supervisor inmediato desde el puesto de trabajo. Al ocurrir esta importante modificación en el Procedimiento, los trabajadores y el Supervisor no tendrán que dirigirse a Control de Horas para la entrega de los formatos, sólo en el caso de los Permisos Obligantes, que representan el 12 % (231) de los que actualmente se reciben en la sección. Por otra parte, Control de Horas sólo remitirá a Archivo Central los permisos Obligantes y sus respectivos justificativos, lo que disminuye el volumen de formatos y documentos trasladados a la mencionada unidad.

Se realizó una encuesta para determinar la proporción de entrega de formatos de permisos y vacaciones en Control de Horas por parte de los Supervisores y los trabajadores, la mencionada encuesta estaba dirigida a una muestra representativa de aproximadamente del 15 % de los Supervisores de la empresa (74 personas) y la encuesta se realizó vía telefónica. El cuestionario estuvo conformado por 6 preguntas de las cuales las tres primeras permitieron identificar a la persona, el cargo que ocupaba y el área donde desempeñaba las funciones correspondientes con el objeto de validar a la persona encuestada. La pregunta N° 4 permitió determinar la proporción de entrega de los formatos en Control de Horas; por medio de la pregunta N° 5 se definió en que momento era realizada la entrega y la pregunta N° 6 sirvió para determinar la concepción de los Supervisores respecto a las dificultades que se generan al realizar la entrega de los formatos de permisos y vacaciones en Control de Horas. En su mayoría, las preguntas que conforman la encuesta eran de selección simple (Ver Apéndice 5) y los resultados obtenidos se presentan a continuación:

• Pregunta 4: Los formatos de permiso y vacaciones de sus dependientes son entregados en Control de Horas por: (Opciones: Usted personalmente; Sus Dependientes; Escoger ambas implica la entrega de los permisos en iguales proporciones).

En esta pregunta el 52 % de los Supervisores manifestó que sus dependientes son los que consignan los formatos de permisos y vacaciones en Control de Horas, mientras que sólo el 20 % de los Supervisores encuestados respondieron que son ellos los que personalmente realizan la entrega. El 28 % restante afirmó que la proporción de entrega por parte de los trabajadores y de ellos personalmente es aproximadamente igual (Ver Gráfico Nº 8.1).

Gráfico 8.1: Resultados Pregunta N° 4.

• Pregunta 5: Si los formatos son entregados por sus dependientes, ¿en qué momento lo hacen? (Opciones: Durante el Turno de Trabajo; En el cambio de Turno (Entrada o Salida); En sus días libres; Escoger varias opciones implica la entrega de los formatos en esos momentos de manera proporcional).

Respecto a la pregunta N° 5, el 86 % de los Supervisores respondieron que los trabajadores que dependen de ellos y que realizan la entrega de los formatos de vacaciones y permisos en Control de Horas, lo hacen en el cambio de turno a la entrada o la salida del mismo. No obstante, sólo un 7 % de los encuestados manifestaron que los dependientes de su cargo entregan los formatos durante el turno de trabajo. Por otra parte, los Supervisores que conforman el 7 % restante manifestaron que los dependientes entregan los formatos de permisos y vacaciones de manera proporcionalmente igual en la entrada o salida del turno o durante el mismo (Ver Gráfico Nº 8.2).

Gráfico 8.2: Resultados Pregunta N° 5.

• Pregunta 6: ¿Cree Usted qué, la entrega en Control de Horas de los formatos de permisos y vacaciones por parte del trabajador, durante el turno de trabajo correspondiente, represente un inconveniente para las operaciones normales del área a la que pertenece? (Opciones: Si, No, Explique).

En cuanto a la pregunta N° 6, un 36 % de los Supervisores considera que la entrega de los formatos de permisos y vacaciones por parte de sus dependientes, durante el turno de trabajo, no representa inconveniente para las actividades del área a la que pertenece (Ver Gráfico 8.3). Esta pregunta permitió determinar, para los casos en que los Supervisores consideraron que sí se afectaban las actividades (64 %), la forma como se ven impactadas.

Los encuestados consideran que la entrega de los formatos de permisos y vacaciones en Control de Horas, de manera personal o por sus dependientes afectan las actividades del área a la que pertenecen, debido a que en ocasiones se retrasa el proceso productivo y existe la posibilidad de no contar con el trabajador o el Supervisor en caso de imprevistos. También mencionaron que el tiempo que invierte un trabajador en dirigirse a la oficina de Control de Horas durante el turno de trabajo, no permite que estos desarrollen otras actividades del área, mientras se espera por el cumplimento de las etapas del proceso de producción. Otro aspecto que se pudo observar en la encuesta es que tanto los Supervisores como los dependientes esperan contar con el tiempo disponible para entregar los formatos, esto puede influir en la entrega tardía de los mismos de acuerdo a las situaciones de trabajo de cada área.

La encuesta antes descrita reflejó que (36%) de los supervisores no consideran como negativa la entrega de los formatos de permisos y vacaciones en Control de Horas.

Actualmente, los pagos que corresponden por los permisos cargados en Control de Horas no se realizan de manera oportuna, debido a que en promedio (de acuerdo a la Coordinación de la sección) los formatos de permisos se reciben 13 días posterior a la fechas de disfrute. Con los formatos electrónicos, el Supervisor tendrá la posibilidad de cargar el permiso al momento de que el trabajador le realice la solicitud, por lo que se podrán planificar las actividades del área correspondiente, de acuerdo con la disposición del personal y adicionalmente los pagos de los permisos se realizaran en el momento oportuno.

Otra ventaja que implica la carga del permiso por parte del supervisor, es que se eliminarán los errores y correspondientes reclamos por permisos cargados a cédulas que no corresponden, debido a que la concepción del SITT Web, permite visualizar el nombre de la persona que se le cargará el permiso respectivo.

Respecto a las bonificaciones monetarias que se cancelan debido a permisos por Nacimiento de Hijos, Muerte de Familiar (Padre o Madre) y Matrimonio, el trabajador no tendrá que entregar los justificativos correspondientes en dos oportunidades, como actualmente lo hace. Al entregar los documentos en Control de Horas, los Analistas de la sección utilizarán la opción que brinda el sistema para liberar los permisos en espera por documentos justificativos, lo que permitirá el procesamiento del pago y se generará un correo automático al la Unidad de Servicios al Personal, para que realicen los trámites correspondientes a la bonificación respectiva.

El nuevo SITT Web contará con un módulo a ser administrado por Relaciones Industriales, donde se cargarán los permisos del personal con cargos sindicales (Comité Ejecutivo, Directivos, Delegados Sindicales y Delgados Departamentales). Este módulo garantizará que se otorguen los permisos a las personas que realmente ocupen alguno de los cargos considerados.

Debido a que los permisos son cargados en ADAM y posteriormente en el SITT, los registros históricos de permisos otorgados a los trabajadores difieren entre un sistema y otro, siendo el del sistema ADAM el más actualizado, adicionalmente, la información que se carga en el SITT, normalmente puede ser observada al siguiente día, debido a que se realiza un proceso de validación de la misma. Al realizar la carga del permisos sólo en el nuevo SITT web, se tendrá una fuente de información única, por lo que los registros históricos se mantendrán actualizados y, debido a la plataforma web en la que está desarrollado, la carga del permiso alimenta el histórico en tiempo real, por lo que no es necesaria la espera para visualizar la información. Otra ventaja que brinda la plataforma es poder realizar consultas de permisos cargados, eliminados o modificados.

Los permisos No Obligantes que se otorgan a los trabajadores de SIDOR presentan un límite anual (40 horas remuneradas y 56 horas no remuneradas). El sistema ADAM permite realizar la carga de un mayor número de horas de permisos que las establecidas, aunque sólo se cancelan las horas de acuerdo a los límites. Con el nuevo SITT Web, se alertará a la persona que realice la carga de permisos cuando un trabajador haya agotado la cantidad de horas disponibles, esto es debido a que actualmente el Analista debe determinar estas horas a través de cálculos mentales, por lo que esta función del nuevo sistema permitirá disminuir el error producto de cálculos mal realizados y se le cargarán las horas de permisos correspondientes a cada trabajador. El SITT Web mostrará las horas disponibles de cada trabajador y automáticamente las descontará, a medida que se le carguen permisos. Otro dato que genera errores en la carga es la fecha de pago, la cual es calculada por el Analista, pero el SITT Web ahora la colocará de manera automática basándose en el calendario de nómina.

Una importante ventaja del SITT Web es que los Supervisores podrán cargarle permisos sólo a trabajadores dependientes de su puesto, lo que permite sincerar la administración de los mismos, ya que no se presentarán casos de Supervisores autorizando permisos a trabajadores que no pertenecen a su área. Al respecto el sistema no solicita la introducción de cédulas para detectar al trabajador que se le cargará el permiso sino que ya aparecerán en una lista con los nombres, de acuerdo a la relación de personas dependientes de un puesto específico.

Respecto a los permisos obligantes, la carga será realizada por el Supervisor y el sistema tendrá como ayuda notas de los documentos a consignar de acuerdo al permiso que se quiera otorgar al trabajador. Esto permite agilizar el proceso de pago y de la bonificación correspondiente.

El sistema ADAM no tiene validaciones entre el tiempo trabajado y la carga de permisos, si la semana de labores no ha sido liquidada, por lo que se generan muchos casos de permisos no procesados por coincidencias entre la duración del permiso y las horas de labores. El SITT Web permite visualizar en línea, las fichadas y el tiempo trabajado al momento de cargar el permiso, lo que permite disminuir esta fuente de reclamos laborales.

Con el nuevo SITT Web, la información de un permiso puede ser cargada, modificada o eliminada a diferencia de los actuales sistemas que sólo permiten cargar y eliminar. Por otra parte, el personal de Control de Horas no puede realizar auditorias de los permisos cargados, ya que para obtener la información deben solicitarla al personal del Departamento de Sistemas, quienes atienden estas solicitudes de acuerdo a su disponibilidad. El SITT Web permitirá la realización de auditorias por tener toda la información que se carga en un permiso.

El nuevo SITT validará que no se cargue un permiso en el Día Libre del trabajador, ya que esto afecta el pago que percibe. El permiso es cancelado a Salario Básico mientras que el Día Libre se cancela a Salario Normal (el cual es mayor). Actualmente cuando el trabajador se da cuenta que se le cargó permiso en día libre, realiza el reclamo correspondiente y es en ese momento donde se puede detectar el error, de lo contrario, la información que el sistema almacena no lo permite. Con el SITT Web se elimina esta fuente de reclamos.

El SITT Web tendrá validaciones que evitarán que se carguen permisos parciales en situaciones que ameritan la carga de un permiso por tiempo completo (8 horas). Esta es otra fuente de reclamos, cuando los trabajadores detectan que les faltan horas por cancelar debido a que no se le cargó un permiso completo, solicitan el ajuste de pago correspondiente, lo que implica trámites adicionales. Esta situación es similar al caso donde actualmente se le cargan permisos correspondientes a la nómina Conducción a un trabajador amparado por Contrato Colectivo o viceversa, lo que en ocasiones genera reclamos por falta de pagos, pero el SITT Web validará el permiso cargado con el tipo de contratación del trabajador (Convenio o Conducción).

La carga de permisos en el sistema ADAM tienen una condición que caracteriza el momento en el que se le cancelará al trabajador, por ejemplo los permisos que corresponden a la nómina mensual se caracterizan por un tipo de pago "LM" que hace que el sistema lo cancele los días 15 o 30 del mes correspondiente. En el caso de la nómina diaria, la condición es "LS", que permite la cancelación del permiso los jueves de la semana correspondiente. Estas siglas son colocadas por el Analista al momento de la carga del permiso y en ocasiones lo hacen de manera incorrecta, por lo que al trabajador no se le paga el permiso, lo que origina reclamos. El SITT Web tendrá validaciones que asociarán el tipo de nómina del trabajador con la fecha de pago correspondiente, evitando que se le omita la cancelación del permiso.

Otro aspecto que genera consultas a Control de Horas por parte de los Supervisores y trabajadores es la fecha de pago de los permisos, debido a que el Supervisor no tiene acceso al ADAM y el SITT actual no refleja esta información. El SITT Web si permite conocer las fechas de pago de los permisos cargados a un trabajador.

El SITT Web contará con un módulo para autorizaciones del Superintendente, donde estos podrán validar los permisos del área a la que pertenecen, que excedan tres días de disfrute o que sean cargados posterior a la fecha de inicio del permiso. Esta aplicación permite un mayor control sobre los permisos otorgados por parte del Supervisor, también contribuye a el procesamiento del pago de manera oportuna.

• PROCEDIMIENTO DE PAGO DE REPOSOS.

Para el caso del procedimiento para el pago de reposos, con el nuevo sistema se planteó que la carga será realizada por la Gerencia de Higiene, Seguridad y Salud Ocupacional, quien es el ente más idóneo, debido a que tienen mayor información en cuanto a los diagnósticos, el tipo de enfermedad y si el reposo requiere intervención quirúrgica o no. Estos aspectos son considerados al momento de los descuentos de utilidades por ausencias y Control de Horas está limitada en el manejo de los datos correspondientes. Otra ventaja es que se mejora la oportunidad de carga debido a que el proceso se realizará de manera rápida ya que los reposos no tendrán que volver a Control de Horas una vez que son recibidos en Salud Ocupacional, evitándose el extravío de documentos y disminuyendo la cantidad de personas involucradas en el proceso.

Al igual que los permisos, los reposos son cargados en el sistema ADAM y luego en el SITT actual, lo que ocasiona diferencias en los registros históricos de los reposos de un trabajador. Ahora la carga se realizará en el Sistema de Salud Ocupacional, que transmitirá la información al SITT Web y este, posteriormente, alimentará al ADAM de manera automática al momento del cierre de nómina, lo que permitirá contar con registros históricos actualizados y coincidentes.

Actualmente, luego que un reposo es cargado no es posible realizar modificaciones en los datos, para ello es necesario eliminarlo y volverlo a cargar, lo que aumenta la posibilidad de error en la introducción de datos. El nuevo sistema permite cargar, modificar y eliminar reposos de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por otra parte, existe dependencia del Departamento de Sistemas para realizar las auditorias de reposos cargados. El SITT Web permitirá contar con la información correspondiente para realizar auditorias de manera independiente.

El proceso de reposos es muy largo y cuando se genera un reclamo laboral, es difícil realizar el análisis correspondiente. Al centralizar la administración de los reposos en Salud Ocupacional, se facilita el proceso de análisis, debido a que habrá una fuente única de información.

En la carga de reposos actualmente se generan errores en las fechas de pago, año de pago, tipo de reposo y tipo de enfermedad, debido a que estos datos son colocados por el Analista. El nuevo sistema colocará la fecha y año de pago de manera automática y Salud Ocupacional colocará el tipo de reposo y de enfermedad, por tener mayor conocimiento de estos aspectos, evitado los descuentos erróneos en utilidades.

EL SITT Web alertará situaciones de reposos cargados en comisión de servicio del trabajador; reposos que coinciden con períodos de vacaciones; reposos de más de 30 días continuos; reposos de 4 días y que el trabajador tenga horas de labores el primer día y reposos afectados por el calendario SANE; esto debido a que el sistema actual no lo hace. Adicionalmente el SITT Web informará al Supervisor sobre fecha de inicio y fin del reposo de un trabajador, tipo de enfermedad, si el reposo requiere intervención quirúrgica, fecha de reintegro y la fecha de pago.

Cuando un reposo abarca un mes completo de 5 semanas, se deben fraccionar los períodos de reposos, debido a que el sistema ADAM valida que no se realicen pagos de más de 30 días en un mes. Este fraccionamiento de reposos aumenta las posibilidades de error por parte del analista, quien tiene que realizar cálculos mentales al momento de la carga. El nuevo sistema realizará estos fraccionamientos de manera automática, garantizando que se realice el pago completo al trabajador.

El SITT Web alertará cuando se cargue un reposo a un trabajador y el período del mismo abarque un día feriado ya cancelado, actualmente esta situación se detecta sólo en ocasiones, para evitarla, los Analistas de Control de Horas revisan las horas de labores del trabajador durante el período que abarca el reposo que se carga.

• PROCEDIMIENTO DE VACACIONES.

Las vacaciones, al igual que los permisos, serán cargadas por el Supervisor inmediato del trabajador, lo que le permite mayor planificación de las labores del área, de acuerdo con la disponibilidad de personal. La carga se realizará en el SITT Web y la información será transmitida al sistema ADAM al momento de los cierres de nómina semanales.

Para realizar la carga de las vacaciones, el Analista de Control de Horas debe estar atento a realizar descuentos por Vacaciones Colectivas otorgadas anteriormente, en ocasiones se omite por error el descuento, lo que genera un mayor pago del correspondiente al igual que días de disfrutes adicionales. El nuevo SITT Web realizará el descuento por colectivas de manera automática, eliminado la posibilidad de error.

Por otra parte, el SITT Web contará con una aplicación para el control de los días pendientes por vacaciones. En ocasiones un trabajador es requerido por el área a la que pertenece antes del vencimiento de las vacaciones cargadas, lo que obliga a llevar el control de los días restantes de disfrute, con el objeto de evitar reclamos por este aspecto.

El SITT Web informará tanto al trabajador y al Supervisor las fechas de inicio y fin de las vacaciones, la fecha de reintegro, la fecha de pago y el tipo de vacaciones cargadas, lo que evitará que se hagan consultas a Control de Horas relacionadas a estos aspectos. El sistema también informará sobre los descuentos por colectivas, ausencias 3 días antes o después del período de vacación y días de reposos en los próximos 60 días desde la carga de la vacación.

CAPÍTULO IX

Impacto en la gestión

• IMPACTO EN EL ESQUEMA DE GESTIÓN DE CONTROL DE HORAS.

Al implementarse el SITT Web, la gestión de administración y control de los códigos de horas y los códigos de nómina que lleva a cabo Control de Horas, a través de auditoria, experimentarán cambios que consisten en la eliminación de alguna de estas, de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Todas estas modificaciones tendrán como objetivo lograr que el trabajador reciba el pago correcto por las horas trabajadas.

Las auditorias que actualmente se realizan, presentarán las siguientes modificaciones:

• Permisos y Reposos Rechazados

El diseño del SITT Web permite contar con el módulo de tiempo trabajado interconectado con el módulo de permisos y reposos, adicionalmente las validaciones con las que cuenta el sistema, hace posible que se alerte al usuario y se impida la carga de un permiso o reposo en un lapso donde el trabajador presenta horas de labores confirmadas o en un día feriado. Esta situación conllevará a que no se generen permisos y reposos rechazados por coincidir con el tiempo de labores del trabajador, sin embargo, cuando los permisos o reposos sean cargados en días futuros y al trabajador se le confirme tiempo de labores en esos días, el sistema le notificará al personal de Control de Horas, por lo que se debe mantener la auditoria para estos casos.

• Vacaciones.

En el caso de las vacaciones, el SITT Web colocará las fechas de pago de manera automática, de acuerdo con las validaciones que cuenta y basándose en el calendario de nómina. Esto permitirá tener fechas de pago que correspondan con el inicio de las vacaciones, lo que permite descartar el uso de esta auditoria.

• Pérdidas del Descanso Semanal (Para la Nómina Diaria y Mensual).

La pérdida del derecho a la remuneración del descanso semanal se establece de acuerdo a los siguientes criterios:

• 1. Cuando en la jornada semanal le corresponde al trabajador laborar seis (6) días, no perderá el derecho a la remuneración del descanso semanal por inasistencia al trabajo durante dos (2) jornadas de la semana, siempre y cuando una de dichas ausencias sea justificada por enfermedad debidamente certificada por el IVSS, mediante permiso otorgado por la Empresa, o por el disfrute de sus vacaciones anuales tanto a la salida como al regreso.

• 2. Cuando en su jornada semanal de trabajo le corresponda al trabajador laborar cinco (5) días, no perderá el derecho a la remuneración del descanso semanal siempre que haya trabajado efectivamente cuatro (4) días de su jornada.

• 3. Cuando en su jornada semanal de trabajo le corresponda al trabajador laborar cuatro (4) días, no perderá el derecho a la remuneración del descanso semanal siempre que haya trabajado efectivamente tres (3) días de su jornada.

Actualmente esta auditoria implica la revisión de los casos de manera particular, tanto para los trabajadores de nómina diaria como para los trabajadores de nómina mensual. El nuevo SITT mantendrá esta auditoria, mostrándose el motivo de esta situación (Sólo para los trabajadores de nómina mensual).

• Reporte de Horas Impagas (Descuento de Horas).

Las validaciones que presenta el módulo de tiempo trabajado no permiten que se utilice el código de reporte de horas impagas por el total de la jornada (8 horas). Al existir esta validación, no se requiere la realización de esta auditoria.

• Ausencias Cargadas en SITT y no en ADAM.

Las ausencias serán cargadas en el SITT web y este enviará la información al sistema ADAM al momento de los cierres semanales y quincenales de nómina, por lo que se descarta el uso de esta auditoria.

• Jornadas Semanales Mayores a 48 Horas.

El sistema SITT Web cuenta en su módulo de reporte de tiempo con una pantalla a modo de

"semáforo", donde se alertan, entre otros, lo errores por la omisión de reportes de cambio de turno, entrenamientos y día libre trabajado (DLT). Para el caso de los reposos cargados, actualmente el sistema envía el código de horas de reposos durante los 7 días de la semana, por lo que al implementar el nuevo sistema, será necesario mantener esta auditoria.

• Descuentos por Calendario SANE.

El nuevo sistema alertará aquellos casos de reposos afectados por el calendario SANE, con el objeto de evitar descuentos indebidos y asegurar el reintegro por parte del IVSS del dinero que la empresa paga al trabajador que se encuentre en reposo. Esta auditoria debe realizarse con el SITT Web.

• Reporte de Tardío de Transporte.

El SITT validará que los reportes de tardío de bus correspondan a un trabajador de la nómina convenio, adicionalmente, al reportarse el Tardío de Bus el sistema generará un correo automático a la sección de Transporte, con el objeto que sea conformado si corresponde. Estas situaciones determinan que no será necesario auditar el concepto mencionado.

• Control de Vacaciones.

El módulo de vacaciones presenta una mayor automatización y cuenta con validaciones, que permiten asegurar que la vacación cargada cumpla con los parámetros establecidos para la cancelación. Estas ventajas que brinda el nuevo sistema permiten descartar la realización de esta auditoria.

• Reposos que Afectan Utilidades.

El sistema SITT Web alertará a Control de Horas cuando se detecten casos de reposos que afectan las utilidades del trabajador, por lo que se debe seguir realizando esta auditoria para evitar descuentos indebidos.

• Menos de 4 Horas de Labores en la Semana.

Esta auditoria debe mantenerse posterior a la implementación del SITT Web, debido a que esta situación seguirá presentándose independientemente del uso del nuevo sistema.

• Horas de Entrenamiento.

El nuevo SITT contará con validaciones y alertas en pantalla para el Supervisor, con el objeto que no omita el reporte de entrenamiento si el trabajador tiene asistencia al mismo. Otra situación que se presenta, es el hecho que un trabajador tenga entrenamiento reportado y no tenga asistencia confirmada, en estos casos el sistema eliminará el reporte de entrenamiento. Por otra parte, al tener asistencia confirmada del trabajador a capacitación, no corresponde otra variable que no sea "entrenamiento". Para esta última situación planteada debe realizarse una auditoria

• Comidas Solicitadas; ½ Hora de Comida y Sobretiempos Reportados.

El sistema generará señales de alerta cuando se reporte ½ hora de comida en sobretiempo y no se le reporte el sobretiempo al trabajador, el sistema también alertará a Control de Horas cuando a un trabajador se le solicite comida en sobretiempo y no se le realice el reporte correspondiente. Es necesario mantener esta auditoria para analizar y tomar decisiones respecto a las situaciones mencionadas.

• Kardex en Blanco.

Al auditar los casos de Kardex en blanco se evitan reclamos por falta de pago, producto de errores en el reporte. Adicionalmente, el Kardex en blanco se origina para los casos de trabajadores de nómina diaria que pierden el derecho a la remuneración del descanso semanal, por lo que al implementar el nuevo sistema es necesario contar con esta auditoria.

• Contingencias Cargadas.

Al ser las contingencias situaciones excepcionales de la empresa, es necesaria la realización de auditorias para validar la carga de cualquiera de estas variables.

• Descuento en Quincena al Personal Ausente.

Al realizar la auditoria se evita el pago anticipado de la quincena por ausencia injustificada. Es necesario mantener esta auditoria, aun después de la implementación del SITT Web.

• Personal con Clave de Acceso al SITT Web.

El sistema validará que la persona que se le asigne clave de SITT Web tenga puesto de Supervisor o un puesto de mayor jerarquía, sea de manera temporal o permanente. Adicionalmente, si la clave asignada es temporal, el sistema la desactivará cuando se cumpla el período programado (fechas Desde – Hasta), por lo que no se hace necesaria la realización de esta auditoria.

Como resultado se tiene que es necesario contar con 12 de las 17 auditarías que actualmente se realizan en Control de Horas y que tienen relación con el uso del SITT Web, sin embargo las ventajas que brinda el sistema permiten la realización automática de las mismas. El sistema tendrá una pantalla de alertas al administrador, de acuerdo a las 12 auditarías que deben realizarse, por lo que el Analista no tendrá que generar reportes (como lo hace actualmente) para realizar las revisiones correspondientes a cada uno de los conceptos analizados, ya que el sistema mostrará cada caso en particular.

CAPÍTULO X

Estudio técnico – económico

A continuación se presenta el desarrollo de las evaluaciones técnicas y económicas realizadas, con el objeto de determinar la mejor opción a implementar en MATESI, para el control de las horas de labores del personal de esa planta. Previamente se definió lo que debe ser un sistema de tiempo trabajado y sus características generales.

10.1 SISTEMA DE TIEMPO TRABAJADO.

El objetivo de un sistema de tiempo trabajado es el registro, procesamiento y administración de las horas de labores del personal de una empresa. Este objetivo puede ser llevado a cabo de forma manual o de forma automatizada, de acuerdo con los requerimientos de la organización, diferenciándose cada sistema por las ventajas y desventajas que presentan.

Un sistema de tiempo trabajado debe contar con las siguientes características:

? Permitir el reporte de horas trabajadas para el personal cuya remuneración esta basada en este concepto.

? Debe contrastar la esperanza de labores con la permanencia en planta del trabajador.

? Debe permitir la justificación de las ausencias del personal, cuando así lo corresponda.

? Debe contar con registros históricos y con una base de datos de personal.

? Debe permitir el reporte de situaciones de contingencias (paros, vacaciones colectivas, etc).

? El sistema debe ser auditable, para poder evaluar su comportamiento.

? El sistema debe tener carácter reactivo y preventivo, para evitar situaciones anormales en los reportes de tiempo y permitir corregir eventos irregulares.

? Debe utilizar la mayor cantidad de herramientas tecnológicas que faciliten el desarrollo de las actividades de control de tiempo de manera más eficiente.

? El sistema debe contar con herramientas de auto diagnostico, para determinar desviaciones en la ejecución de las actividades de control de tiempo trabajado.

? Un sistema de tiempo trabajado debe ser configurable, para permitir realizar actividades diversas que optimicen el control del tiempo trabajado.

? El sistema debe estar concebido para futuras adaptaciones y debe permitir la comunicación con otras aplicaciones existentes y futuros.

En función de estas características se realizó el estudio técnico a las opciones consideradas para el control del tiempo trabajado en MATESI, las cuales son el SITT Web y el Control Manual de Tiempo Trabajado mediante el uso de hojas de reporte de tiempo.

10.2 ESTUDIO TÉCNICO.

10.2.1 COMPARACIÓN BASADOS EN LAS CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE TIEMPO TRABAJADO.

El siguiente análisis (Ver Tabla 10.1) se realizó comparando de manera cualitativa las propuestas planteadas, de acuerdo con las características que debe poseer un sistema para el control del tiempo trabajado:

CARACTERÍSTICAS SITT WEB SISTEMA MANUAL

REPORTE DE HORAS TRABAJADAS PERMITE EL REPORTE DE TODAS LAS VARIABLES EN UNA SOLA PANTALLA. PERMITE EL REPORTE DE TODAS LAS VARIABLES EN UN SOLO FORMATO.

CONTRASTE DE ESPERANZAS VS. HORAS DE LABORES LA REALIZA DE MANERA AUTOMÁTICA. ES NECESARIO TENER ACCESO A UNA CONSULTA DE FICHADAS Y DE LAS ROTACIONES DE LOS TRABAJADORES.

JUSTIFICACIÓN DE LAS AUSENCIAS DEL PERSONAL SE REALIZA A TRAVÉS DE LOS MÓDULOS CORRESPONDIENTES, MEDIANTE FORMATOS ELECTRÓNICOS. SE REALIZA MEDIANTE FORMATOS EN PAPEL, DE ACUERDO AL TIPO DE AUSENCIA.

BASE DE DATOS DEL PERSONAL Y REGISTROS HISTÓRICOS SE UBICAN EN EL MISMO SISTEMA. ES NECESARIO TENER ACCESO A UNA CONSULTA, YA QUE LA BASE DE DATOS DE PERSONAL NO ES PARTE DEL SISTEMA.

REPORTE DE CONTINGENCIAS SE REALIZA A TRAVÉS DEL MÓDULO CORRESPONDIENTE.

SE REALIZA EN LA HOJA DE TIEMPO.

CONTINUA…

Tabla 10.1: Comparación Cualitativa de las Características de los Sistemas Evaluados.

CARACTERÍSTICAS SITT WEB SISTEMA MANUAL

AUDITABLE LOS EVENTOS REALIZADOS GENERAN TRAZAS DE AUDITORIA IMPLICA LA REVISIÓN DE FORMATOS, DE MANERA MINUCIOSA.

REACTIVO Y PREVENTIVO SE EVITAN SITUACIONES ANORMALES MEDIANTE VALIDACIONES EN EL SISTEMA, TAMBIÉN PERMITEN CORREGIR EVENTOS IRREGULARES SE PUEDEN CORREGIR EVENTOS IRREGULARES, PERO NO SE EVITAN SITUACIONES ANORMALES, DEBIDO A QUE EL REPORTE ES MANUAL.

USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS GRAN USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS, QUE FACILITAN EL TRABAJO. TRANSMISIÓN DE DATOS MEDIANTE RED. POR SER UN SISTEMA MANUAL, NO SE UTILIZAN HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS.

AUTODIAGNÓSTICO EL SISTEMA PUEDE REALIZAR REVISIONES AUTOMÁTICAS Y ALERTARLAS AL ANALISTA. NO CUENTA CON AUTODIAGNÓSTICO.

CONFIGURABLE. ALTAMENTE CONFIGURABLE, PERMITE ADAPTACIONES A LAS SITUACIONES DE LA PLANTA, TANTO PARA EL CONTROL DEL TIEMPO TRABAJADO COMO DE OTRAS ACTIVIDADES NO PERMITE REALIZAR ACTIVIDADES QUE NO SEAN LAS DE CONTROL DEL TIEMPO TRABAJADO.

ADAPTABLE A OTRAS APLICACIONES PERMITE LA INTERACCIÓN CON APLICACIONES ACTUALES Y FUTURAS. LA INTERACCIÓN CON SISTEMAS EXISTENTES LLEGA A SER POCA, DEBIDO AL CARÁCTER MANUAL.

Tabla 10.1: (Continuación) Comparación Cualitativa de las Características de los Sistemas Evaluados.

De la tabla anterior se pudo observar que el SITT Web cumple a cabalidad las características necesarias de un sistema de tiempo trabajado, debido a que permite el reporte de las horas trabajadas basándose en un contraste de la esperanza de trabajo y el esquema de rotación definido, por otra parte el sistema cuenta con un módulo para justificación de ausencias y para la carga de contingencias, además presenta las características de ser auditable, reactivo, preventivo, configurable, permite la adaptación a otros sistemas y está desarrollado en una plataforma que

utiliza, en gran manera, herramientas tecnológicas.

Respecto a las características del Sistema Manual, se menciona que está basado en formatos de papel que permiten el reporte de todas las variables de personal consideradas en el Contrato Colectivo de MATESI y en los Contratos Individuales (Horas Regulares, Sobretiempos, DLT, Descansos, Entrenamientos, Permisos, Vacaciones, etc.).

El uso del sistema manual requiere realizar consultas de fichadas para las variables reportadas a los trabajadores, además implica la revisión de cada concepto y cada día reportado. Para el reporte de ausencias, se debe colocar el tipo de ausencia en la hoja de tiempo y adicionalmente se debe llenar el formato respectivo, lo que puede ser fuente de omisiones de los supervisores.

El sistema manual requiere la consulta a la bases de datos de los trabajadores y de las variables reportadas según las horas de labores o ausencias del personal. Esta base de datos complementa el sistema, pero no es parte del mismo.

10.2.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE CADA ALTERNATIVA.

Se realizó un análisis de las ventajas y desventajas que presentan los dos sistemas, de

acuerdo con las características de cada uno. A continuación los resultados:

Ventajas del SITT Web:

? El sistema se desarrolló para SIDOR y se realizaron adaptaciones para implementarlo en MATESI, estas adaptaciones implicaron cambios mínimos respecto al sistema original, sin necesidad de inversiones adicionales.

? Permite la realización del control de las horas de labores de una manera efectiva, la cantidad de validaciones que posee el sistema asegura que se cancelarán las horas que realmente corresponden a cada trabajador.

? El sistema posee gran seguridad, lo que limita el reporte de eventos a personas que no correspondan.

? El sistema será capaz de corregir errores en registros de manera automática, así como la

realización de ajustes en los códigos (conceptos) a cancelar por trabajador.

? Las actualizaciones y validaciones de registros se realizarán al momento del reporte.

? Se requiere de poco tiempo para realizar el reporte de gran cantidad de personas, debido a facilidades incluidas en la pantalla de reporte.

? La consulta de fichadas del personal brindará información adicional a los Supervisores.

? El sistema contará con la modalidad de "semáforo", para la visualización de errores y registros pendientes.

? Gracias al ambiente web en que se desarrolla, el sistema contará con Formatos Electrónicos que minimizaran la cantidad de papeles manejados. Otra bondad del ambiente web es el envío de correos electrónicos con fines recordatorios e informativos.

? El sistema contará con un control de documentos pendientes por entregar (como soportes de reposos, permisos y vacaciones) así como el seguimiento de reclamos laborales.

Desventajas del SITT Web:

? Al ser una plataforma tecnológica, implica que para su funcionamiento necesita el suministro de energía eléctrica, por lo que al fallar este servicio, el sistema no podrá operar.

? Para poder manejar el sistema se requiere de un entrenamiento previo, tanto para los Supervisores como para las personas necesarias para la administración del mismo.

? Las fichadas con las que el sistema realiza las comparaciones son tomadas de los sistemas SICA (Control de Acceso a la Planta) y SITCONT, por lo que fallas en el funcionamiento

de estos sistemas causaría eventuales fallas en el SITT Web.

Ventajas del Control de Tiempo Manual (Hojas de Tiempo):

? Es un sistema sencillo, de fácil comprensión y utilización.

? El reporte de tiempo no es susceptible a fallas de energía eléctrica debido a que se realiza en un formato en papel.

? Los suministros necesarios para el sistemas son de fácil obtención y bajo costo (Lápiz, Papel).

Desventajas del Control de Tiempo Manual (Hojas de Tiempo):

? Al ser un sistema manual, el proceso de reporte para varias personas requiere un tiempo mayor.

? No existen validaciones para los reportes de las variables, lo que permite colocar en el formato cualquier concepto a un trabajador sin la correspondencia del mismo. Sin embargo, si se desean validar los reportes del Supervisor se hace necesaria la participación de los Jefes de Departamentos, quienes serían los encargados de realizar estas validaciones, lo que incrementa la ocupación de las personas en el proceso de reporte.

? Al utilizar hojas de tiempo, es necesario complementar el sistema con un dispositivo que permita consultar las fichadas de los trabajadores, para evaluar las correspondencias entre lo reportado y lo que realmente se debe cancelar.

? Existe la posibilidad de extravío de los formatos, debido a que deben ser trasladados a otras áreas para realizar la carga de la información en el sistema de pago.

? La información contenida en los formatos debe ser vaciada en el Kardex de ADAM de MATESI, el cual posee pocas validaciones, por lo que si no se revisan los conceptos

colocados en las hojas de reporte, se pueden originar errores en el pago.

? De no cargarse la información de manera directa en el Kardex de ADAM de MATESI, se requeriría un sistema adicional, donde se realice el vaciado de la información contenida en los formatos de tiempo y que posteriormente sea transmitida al ADAM.

? De acuerdo al funcionamiento del ADAM, los ajustes realizados en el Kardex para corregir el pago de los trabajadores no dejan trazas de auditoria, lo que no permite análisis de los reclamos por pagos indebidos.

? Para el funcionamiento del sistema manual, se requiere una persona que reciba los formatos con las variables reportadas, realice las revisiones correspondientes y cargue la información en el sistema ADAM, por lo que este requerimiento incrementaría el costo laboral de MATESI.

10.2.3 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS.

Para el SITT Web:

El SITT Web requiere los siguientes componentes para su funcionamiento como sistema de control del tiempo trabajado:

? Estaciones de Usuarios (Supervisores de la Planta).

? Estaciones de Visitantes (Personas que Realizan Consultas y Solicitudes en el Sistema).

? Estaciones de Administradores del Sistema.

? Interfaces con los sistemas SITCONT, SICA, ADAM.

? Servidor Web.

? Servidor de Datos.

La arquitectura del sistema se muestra a continuación (Ver Figura 10.1)

Figura 10.1: Arquitectura de Funcionamiento del SITT Web.

Para las estaciones de los administradores, usuarios y visitantes se requieren computadoras personales conectadas en red, cuyas características mínimas son las siguientes:

1. Procesador Pentium.

2. Memoria RAM de 128 Mb.

3. Disco Duro de 20 Gb.

En la planta, el 100% de las personas (Usuarios, Administradores y Visitantes) que utilizarán el SITT Web poseen equipos personales con estas características, los cuales son empleados para la ejecución de otras tareas que no se afectarán por el uso del sistema, por lo que no se considera la compra de equipos adicionales para la implementación del SITT Web

Respecto a las interfases con los sistemas SICA, SITCONT y ADAM, estas se establecen mediante el uso de una red, la cual ya funciona en MATESI, debido a la realización de actividades propias de la planta, por lo que no son necesarias conexiones adicionales ya que se puede utilizar la red existente para la transmisión de los datos.

El sistema SITT Web necesita comunicación con dos bases de datos de la empresa:

1. SICA _ SITCONT; que contiene una imagen de los accesos, fichadas y hojas de tiempo de los trabajadores de MATESI. Esta base de datos se encuentra desarrollada en un ambiente SQL Server, que permite tener la información en tiempo real.

2. ADAM; que contiene los datos personales de los trabajadores y recibe los conceptos que se cancelan a cada uno de ellos. Se encuentra en ambiente ORACLE.

Para el desarrollo del SITT Web, era indistinto técnicamente manejar la base de datos del sistema en cualquiera de los dos ambientes, pero se tomó la decisión de realizarlo en SQL Server, debido a que se obtienen la información en tiempo real. El programa también fue elaborado en los lenguajes JAVA, ASP y VB SCRIPT

El servidor de Datos de MATESI debe poseer un disco duro estimado en 100 Gb. (40 para la base de datos y 60 para otras aplicaciones y futuras expansiones), además de cuatro procesadores de 2,4 GHz. Actualmente, se comparte el Servidor de Datos con SIDOR, debido a que por la cantidad de personas a las que se les reporta tiempo en MATESI (84 personas) no se requiere la adquisición de uno exclusivo, motivado al bajo tráfico de información a través de la red.

En el caso del Servidor Web, se estimó que el tamaño del sitio SITT Web, contemplaba 8 paginas de 1er Nivel, 35 páginas de 2do Nivel y 20 páginas de 3er Nivel, por lo que el tamaño base no debe exceder los 2,3 Mb. de espacio en disco duro. El Servidor Web debe poseer las mismas características del Servidor de Datos: 4 procesadores de 2,4 GHz y un disco duro de 100 Gb. lo que permite un desempeño del sistema bastante rápido. El Servidor Web también será compartido con el de SIDOR.

Para el Sistema Manual.

? 1 Analista de Tiempo Trabajado

? 1 Estación para Analista.

A continuación se ilustra el funcionamiento del sistema manual (Ver Figura 10.2):

Figura 10.2: Funcionamiento del Sistema Manual de Tiempo Trabajado.

La implementación del sistema manual para el control del tiempo trabajado en MATESI, requiere la contratación de 1 persona que se encargará de validar los códigos reportados en los formatos de tiempo para cada trabajador, además de ingresar la información de los formatos recibidos en el sistema ADAM. Se estima que esta persona debe cumplir las funciones de administración de los códigos de horas y los conceptos de nómina que se realizan actualmente en la Sección Control de Horas de SIDOR.

Respecto a las estaciones del Analista requerido, se menciona que deben poseer 1 computadora personal cuyas características serán similares a las de las estaciones de usuarios, visitantes y administradores del SITT Web. Esta computadora debe tener acceso a los sistemas SITCONT y ADAM, para realizar las validaciones del tiempo de labores y los códigos reportados y para realizar la carga del tiempo trabajado, de modo que se generen los pagos correspondientes a cada trabajador.

Desde el punto de vista técnico, se observó que las ventajas que brinda el sistema SITT Web, para el control del tiempo trabajado, son mayores que las ofrecidas por el sistema manual de reporte de tiempo, y las desventajas son menores. De acuerdo con las características de los sistemas y los requerimientos técnicos, tiene mayor valor de aplicación el SITT Web, debido a que se facilita la realización de la actividad.

10.3 ESTUDIO ECONÓMICO.

Para realizar este estudio se aplicaron herramientas de ingeniería económica, con el objeto de determinar la alternativa más conveniente para la implementación de un sistema de control del

tiempo trabajado en la planta MATESI. El estudio se orientó a determinar los costos de los requerimientos técnicos de las alternativas planteadas, para poder realizar la respectiva evaluación.

10.3.1 COSTOS DEL SITT WEB

De acuerdo a los requerimientos del sistema, en el estudio económico se consideró que:

? Para las estaciones de administradores del sistema, usuarios y visitantes no es necesaria la adquisición de equipos adicionales a los ya existentes en la planta, debido a que el 100 % de estos cumple con las características mínimas para el manejo del sistema SITT Web.

? Respecto a las interconexiones con los sistemas SICA, SITCONT y ADAM de MATESI, esta se realiza mediante la red instalada en la empresa para el desarrollo de otras actividades, por lo que no se requiere la instalación de conexiones adicionales para la implementación del sistema.

? El Servidor que maneja los datos personales y de registros históricos de SIDOR, será compartido para manejar la base de datos de MATESI, la empresa no planea la adquisición de un servidor para la instalación del sistema SITT Web en la planta. Al igual que el servidor de datos, SIDOR compartirá el Servidor Web con MATESI.

? El monto de la inversión inicial por el desarrollo del sistema asciende a 62.000.000 Bs. Este monto corresponde al desarrollo del sistema para SIDOR, el cual posee el 50 % de los activos de MATESI, por lo que la organización incurre en este costo sólo una vez.

? Para el sistema SITT Web se estima una vida útil de 3 años, por utilizar dispositivos electrónicos para su funcionamiento y por tratarse de una plataforma tecnológica que debe ser mejorada continuamente.

? Se considera un costo anual por mantenimiento del 5 % del monto de desarrollo del sistema. SIDOR, por medio del personal que labora en la Gerencia de Informática, ejecuta planes de mantenimiento preventivos para los servidores que compartirán con MATESI.

? Debido a la competencia interna entre los proyectos de inversión, la empresa maneja un costo de capital del 30 %.

10.3.2 COSTOS DEL SISTEMA MANUAL DE TIEMPO TRABAJADO.

? De instalarse el sistema manual para controlar el tiempo trabajado en MATESI, se requerirá la contratación de una persona que será Analista de Tiempo Trabajado. La organización consideró que la remuneración promedio anual del Analista, no debe ser mayor al 50% de la remuneración anual promedio de un Analista de Control de Horas, debido a que las funciones a ejecutar son similares a las realizadas en la sección para la administración del tiempo trabajado, sin embargo, los Analistas de Control de Horas tienen en promedio una antigüedad de 15 años, lo que influye en el monto de su remuneración anual. De acuerdo con esta consideración, la remuneración anual promedio para el Analista de Tiempo Trabajado de MATESI se estimó en 16.250.000 Bolívares al año aproximadamente.

? No se requiere realizar una inversión para la estación de trabajo del analista, la cual consta de una computadora. La empresa cuenta con el equipo necesario para la estación de trabajo.