Empresas públicas de Saneamiento: control interno para la eficiencia, eficacia y economía de los recursos (Perú) (página 5)

El órgano de control interno debe realizar la función de auditoría interna de conformidad con las disposiciones legales aplicables, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoría, otros instrumentos reglamentarios y las normas de auditoría de general y convencional aceptación.

Las políticas que dicten las empresas deben definirse por escrito. Asimismo, deben adoptarse decisiones dirigidas a procurar la debida concordancia y adecuación de la organización con sus planes y programas, a establecer mecanismos para ejercer el control de las actividades de acuerdo con lo programado y a motivar al personal en la consecución de los objetivos y metas establecidos. La planificación debe ser una función institucional permanente, sujeta a evaluación periódica.

Los planes, programas y proyectos de cada empresa deben estar en concordancia con los planes institucionales y formularse con base a estudios y diagnósticos actualizados, teniendo en cuenta la misión de la empresa, sus competencias legales o estatutarias, el régimen jurídico aplicable y los recursos humanos, materiales y financieros que permitan el normal desarrollo de las actividades programadas. Los responsables de la ejecución de los planes, programas y proyectos, deben informar a los niveles correspondientes acerca de la situación de los mismos, con indicación de las desviaciones ocurridas, sus causas, efectos, justificación y medidas adoptadas.

Las autoridades de la empresa y en general los funcionarios y empleados bajo su supervisión, deben desempeñarse con arreglo a principios éticos y demostrada capacidad técnica e idoneidad en el cumplimiento de los deberes asignados.

En las empresas deben estar claramente definidas, mediante normas e Instrucciones escritas, las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y sus relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa, procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad. El supervisor responsable de las empresas, debe comunicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada supervisado, examinar sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se ejecute conforme a las instrucciones dictadas al efecto.

Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de las empresas. Dichos manuales deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte. Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.

Las autoridades competentes de la empresa adoptarán las medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustracción o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproducción no autorizada.

El acceso a los registros y recursos materiales y financieros debe limitarse a los funcionarios o empleados autorizados para ello, quienes estarán obligados a rendir cuenta de su custodia o utilización. La restricción del acceso a los mismos dependerá de su grado de vulnerabilidad, del riesgo potencial de pérdidas, de la necesidad de reducir la posibilidad de utilización no autorizada y de contribuir al cumplimiento de las directrices de la organización.

Se establecerá un adecuado sistema de contabilidad para el registro oportuno y funcional de las operaciones financieras realizadas por la entidad u organismo, el cual deberá sujetarse a las Normas Generales de Contabilidad. Todas las transacciones que ejecute la entidad y que produzcan variaciones en sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y, en general en cualesquiera de las cuentas que conforman el sistema, deberán ser objeto de registro contable en los libros principales y auxiliares correspondientes, para facilitar de este modo la adecuada clasificación y explicación de los respectivos rubros.

Las formas pre-impresas tales como recibos de caja, órdenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de operaciones, serán numerados correlativamente al momento de su impresión y su uso será controlado permanentemente.

Debe elaborarse un Manual de Contabilidad, a los efectos de asegurar el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, que incluya un catálogo de cuentas acorde con el plan de cuentas, las instrucciones actualizadas para la utilización de las mismas, la definición de los registros auxiliares a utilizar, la estructura de los informes financieros y finalmente, que describa el funcionamiento del sistema de contabilidad. El sistema de contabilidad debe proveer la información necesaria para elaborar, en el tiempo previsto, el balance de comprobación y los estados financieros de la empresa.

Como soporte de los sistemas y mecanismos de control interno se debe implantar y mantener un sistema de comunicación y coordinación que provea información relativa a las operaciones, confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de los organismos.

La máxima autoridad jerárquica de la empresa, deberá garantizar la existencia de sistemas o mecanismos con información acerca del desempeño de la organización, para controlar y evaluar la gestión..

Con respecto a los sistemas de información computadorizados el directorio de la empresa y demás niveles organizativos competentes deberán:

1. Adoptar las medidas que permitan, sólo al personal autorizado, el acceso y la modificación de los datos y de la información contenidos en los sistemas.
2. Asegurar que los sistemas automatizados tengan controles manuales y/o automáticos de validación de los datos a ser ingresados para su procesamiento.
3. Establecer controles para los sistemas administrativos, financieros y técnicos, a los fines de asegurar que los datos procesados y la información producida sean consistente, completa y referida al período del que se trate.
4. Implantar los procedimientos para asegurar el uso eficiente, efectivo y económico de los equipos, programas de computación e información computadorizada.
5. Disponer de mecanismos o medidas para la creación de archivos de respaldo de los registros correspondientes.
   1. La suspensión automática y oportuna del registro de operaciones que no cumplan con los requisitos establecidos para su ingreso al computador.
   2. El funcionamiento y operación de los sistemas de información computadorizados a nivel de usuarios.
   3. La implementación de nuevos programas a ser incorporados en los sistemas de información computadorizados, que se generen a partir de los requerimientos formalmente tramitados.
   4. Las modificaciones a los programas cuando ellas no impliquen el desarrollo de nuevos sistemas o subsistemas.
   5. La protección y salvaguarda contra pérdidas y sustracción de los equipos, programas e información procesada.
   6. El mantenimiento de equipos y programas.
6. Establecer procedimientos relativos a:

1. MODELOS DE CONTROL INTERNO EFECTIVO

REGLAMENTO DE AUTOCONTROL EMPRESARIAL

CONSIDERANDO:

Resulta necesario establecer normas, que permitan lograr la eficiencia, eficacia y economía mediante un control empresarial adecuado.

OBJETO:

Regular el sistema y medios por los cuales las propias cooperativas deben mantener un activo control sobre su respectiva organización

AUCONTROL EMPRESARIAL

Es el sistema y medios que deben disponer las propias empresas públicas de saneamiento, para mantener la eficiencia y eficacia de sus empresas en armonía con el interés del Estado y de la comunidad en general

EFICIENCIA Y EFICACIA EMPRESARIAL

EFICIENCIA.- Se entiende por eficiencia empresarial el mejor y más racional uso de los recursos humanos y materiales de que disponen estas empresas. En tal sentido, toda empresa debe lograr sus objetivos utilizado sus recursos progresivamente con el mayor rendimiento que técnicamente sea posible.

EFICACIA.- Se entiende por eficacia empresarial al logro de los objetivos propuestos por el directorio para el mejoramiento de su respectivo desarrollo. En tal sentido, toda empresa debe tener como objetivos aquellos formulados y reclamados por el Estado y la sociedad previo adecuado conocimiento de éstos a las condiciones en que opera la empresa.

ORGANOS INTEGRANTES DEL AUTOCONTROL EMPRESARIAL

El autocontrol empresarial se realiza en forma integral sin perjuicio de las atribuciones que les corresponde a cada órgano según Ley. Particularmente corresponde al: 1) Directorio 2) Gerencia y el 3) Organo de Fiscalización.

RESPONSABILIDADES

1. El directorio es el órgano encargado de supervisar la eficacia de la empresa.
2. La gerencia, es el órgano encargado de supervisar la eficiencia de la empresa cooperativa.
3. El Organo de Fiscalización, es el órgano encargado de supervisar la legalidad de las acciones de la empresa, la veracidad de las informaciones proporcionadas a las autoridades y a la comunidad en general y la seguridad de los bienes de la empresa

El Organo de Control Institucional debe exigir a quienes corresponda y bajo responsabilidad, la realización de arqueos de caja, valores y otros bienes, controles contables y legales permanentes y cuando la magnitud de la empresa lo permita, el desarrollo de auditorías operativas, de gestión, financieras e integrales. Las técnicas que deberá aplicar para cumplir sus responsabilidades, son las siguientes:

1. Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación, observación, revisión selectiva y el rastreo.
2. Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.
3. Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación y confirmación.
4. Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la computación
5. Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONSIDERANDOS:

Es necesario propender a que la empresa cuenten con un sistema de control interno adecuado a las características de sus operaciones y servicios, siendo necesario establecer criterios mínimos para el buen funcionamiento de dicho sistema, para que el directorio y la gerencia cumplan adecuadamente las funciones de dirección administrativa, así como las de fiscalización y control, respectivamente, conforme lo señalado en las normas institucionales.

El sistema de control interno debe permitir a la empresa la oportuna identificación y la adecuada administración de los distintos riesgos que enfrenta.

ALCANCE

Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las dependencias de la empresa XX.

DEFINICIONES

Asamblea General.- Asamblea General Accionistas

Directorio.– Los integrantes del órgano directivo.

Identificación y administración de riesgos.– Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la empresa.

Manual de Organización y funciones.- Documento que detalla la organización funcional de las diferentes unidades de la empresa, así como las obligaciones y responsabilidades de cada una de ellas y de los directivos, funcionarios y demás trabajadores que las conforman.

Manual de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen las políticas y procedimientos establecidos por la empresa para la realización de las actividades de cada una de las dependencias con las que cuenta.

Manual de Control de riesgos.- Documento que contiene las políticas y procedimientos para las identificación y administración de los riesgos que enfrenta la empresa.

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La empresa debe implementar un sistema de control interna eficiente, eficaz, permanentemente actualizado y adecuado a sus características particulares.

Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la empresa para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son aplicables.

El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características de cada empresa, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones.
2. Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la empresa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta, principalmente el riesgo de cobranza (cobranza dudosa, provisión de deudas incobrables, etc). Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones correctivas o mejoras requeridas según el caso.
3. Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la empresa. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de la empresa, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.
4. El sistema de control interno involucra a los directivos, funcionarios y trabajadores que forman parte de la cooperativa, por lo que la participación de cada uno de ellos deberá estar claramente definida en los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en normas de naturaleza similar establecidas por la cooperativa.

El Organo de Control Institucional será responsable de la evaluación permanente del diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno. A su vez, la sociedad de auditoría externa correspondiente, evaluará anualmente el sistema de control interno de la empresa. En ambos casos, dicha evaluación deberá realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas por entes supervisores y de control y las normas internacionales de auditoría.

Las deficiencias del sistema de control interno identificadas en cualquier unidad de la empresa deberán ser reportadas oportuna y simultáneamente al Organo de Control Institucional y al directorio para la adopción de las medidas necesarias para su pronta corrección.

DEL DIRECTORIO Y LA GERENCIA

El directorio como órgano responsable del funcionamiento administrativo de la empresa conforme lo establecido en las normas, es el responsable del diseño del sistema de control interno, de su adecuado funcionamiento, apropiado seguimiento y de difundir la importancia del control interno dentro de la empresa. Las responsabilidades mínimas del directorio, respecto al sistema de control interno, son las siguientes:

1. Aprobar los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos y demás manuales de la empresa;
2. Adecuar de manera permanente los manuales antes citados a las operaciones y servicios que brinda la empresa, así como a los riesgos que asume, y revisarlos por lo menos anualmente;
3. Adoptar las acciones necesarias para identificar y administrar los riesgos que la empresa asume en el desarrollo de sus operaciones y actividades;
4. Establecer los incentivos, sanciones y medidas correctivas que fomenten el adecuado funcionamiento del sistema de control interno; y,
5. Aprobar y velar por la asignación de los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.

El gerente, como funcionario ejecutivo de más alto nivel de la empresa conforme lo señalado en las normas, tiene la responsabilidad de implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno conforme a las disposiciones del directorio. Para tal efecto, deberá dotar a la empresa de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de dicho sistema. Asimismo, el gerente es responsable por el funcionamiento y efectividad de los procesos que permita la identificación y administración de los riesgos que asume la empresa en el desarrollo de sus operaciones y actividades.

DEL ORGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL

El Organo de Control Institucional como órgano fiscalizador de la empresa conforme lo dispuesto en las normas institucionales, asimismo responsable en primera instancia del control de la empresa, deberá velar por el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el presente Reglamento, siendo sus responsabilidades mínimas las siguientes:

1. Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno, así como velar por su eficiencia y eficacia
2. Realizar las labores mínimas de auditoría interna de la empresa.
3. Informar al directorio sobre el grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, problemas de control y administración interna detectados, así como del seguimiento de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas por el Organo de Control Institucional, por los auditores externos y por la Federación, de ser el caso
4. Evaluar permanentemente que el desempeño de los auditores externos y del propio Organo de Control Institucional, corresponda a las necesidades de la empresa, incidiendo en los aspectos relacionados con la eficacia y eficiencia del control interno.

5. Cuando los responsables de la gestión de las empresas públicas de saneamiento se preocupan por hacer correctamente las cosas se esta transitando por la EFICIENCIA (utilización adecuada de los recursos disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el logro de los resultados, para verificar las cosas bien hechas son las que en realidad debían realizarse, entonces se encamina hacia EFICACIA (logro de los objetivos mediante los recursos disponibles) y cuando busca los mejores costos y mayores beneficios está en el marco de la ECONOMIA.

   La eficiencia, eficacia y economía no van siempre de la mano, ya que una empresa puede ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa; puede ser ineficiente en sus operaciones y sin embargo ser eficaz, aunque seria mucho más ventajoso si la eficacia estuviese acompañada de la eficiencia. También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni eficaz

   1. EFICIENCIA DE LAS EMPREAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO.
6. EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMIA DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO.

Según Hernández (2000), la eficiencia, es el resultado positivo luego de la racionalización adecuada de los recursos, acorde con la finalidad buscada por los responsables de la gestión.

Según el MAGU, la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido.

Las empresas públicas de saneamiento podrán garantizar su permanencia en el mercado si se esfuerzan por llevar a cabo una gestión empresarial eficiente, orientada hacia el cliente y con un nivel sostenido de calidad en los productos y/o servicios que presta.

La eficiencia puede medirse en términos de los resultados divididos por el total de costos y es posible decir que la eficiencia ha crecido un cierto porcentaje (%) por año. Esta medida de la eficiencia del costo también puede ser invertida (costo total en relación con el número de productos) para obtener el costo unitario de producción. Esta relación muestra el costo de producción de cada producto. De la misma manera, el tiempo (calculado por ejemplo en término de horas hombre) que toma producir un producto (el inverso de la eficiencia del trabajo) es una medida común de eficiencia.

La eficiencia es la relación entre los resultados en términos de bienes, servicios y otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. De modo empírico hay dos importantes medidas: i) Eficiencia de costos, donde los resultados se relacionan con costos, y, ii) eficiencia en el trabajo, donde los logros se refieren a un factor de producción clave: el número de trabajadores.

Si un auditor pretende medir la eficiencia, deberá comenzar la auditoría analizando los principales tipos de resultados/salidas de la empresa. El auditor también podría analizar los resultados averiguando si es razonable la combinación de resultados alcanzados o verificando la calidad de estos.

Cuando utilizamos un enfoque de eficiencia para este fin, el auditor deberá valorar, al analizar como se ha ejecutado el programa, que tan bien ha manejado la situación la empresa. Ello significa estudiar la empresa auditada para chequear como ha sido organizado el trabajo.

Algunas preguntas que pueden plantearse en el análisis de la eficiencia son:

1. Fueron realistas los estudio de factibilidad del proyectos y formulados de modo que las operaciones pudieran basarse en ellos ?
2. Pudo haberse implementado de otra forma el proyecto de modo que se hubiesen obtenido mas bajas costos de producción ?
3. Son los métodos de trabajo los más racionales ?
4. Existen cuellos de botella que pudieron ser evitados ?
5. Existen superposiciones innecesarias en la delegación de responsabilidades ?
6. Qué tan bien cooperan las distintas unidades para alcanzar una meta común?
7. Existen algunos incentivos para los funcionarios que se esfuerzan por reducir costos y por completar el trabajo oportunamente?

La eficiencia, está referida a la relación existente entre los servicios prestado o entregado por las empresas y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido..

La eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los recursos (personas, vehículos, suministros diversos y otros) se utilicen del modo más racional posible.

La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo que lleva a concluir que las empresas va a ser racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales. La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia.

La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo empleo de los recursos disponibles. La eficiencia no se preocupa por los fines, como si lo hace la eficacia, si no por los medios.

La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la prestación del servicio de transporte urbano. La eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona con la utilización de los recursos para obtener un bien u objetivo.

1. EFICACIA DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO

La eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual las empresas logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzar, previstos en la legislación o fijados por el Directorio.

Si un auditor se centra en la efectividad, deberá comenzar por identificar las metas de los programas de la empresa y por operacionlizar las metas para medir la efectividad. También necesitará identificar el grupo meta del programa y buscar respuestas a preguntas como:

1. Ha sido alcanzada la meta a un costo razonable y dentro del tiempo establecido ?
2. Se definió correctamente el grupo meta ?
3. Está la gente satisfecha con la educación y equipo suministrados ?
4. En que medida el equipo suministrado satisface las necesidades del grupo meta ?
5. Está siendo utilizado el equipo por los ciudadanos ?

"La gestión eficaz está relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa; tal como lo establece la gestión empresarial moderna"

"La gestión eficaz, es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas"

"Gestión eficaz, es el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la empresa"

"Gestión eficaz, es hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos con mayor productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.

Cuando una gestión alcanza el estándar a continuación, puede considerarse un "eficaz".

La gestión puede considerarse eficaz si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información administrativa, financiera, económica, laboral, patrimonial y otras de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables.

Mientras que la gestión institucional es un proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los estándares establecidos facilita alcanzar la eficacia.

La determinación de si una gestión es "eficaz" o no y su influencia en la eficacia, constituye una toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionando eficazmente los cinco componentes de Control Interno del Informe : entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión. El funcionamiento eficaz de la gestión y el control, proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a cumplirse.

La eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual las empresas logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse fijados por los directivos o exigidos por la sociedad.

La eficacia, es la virtud, fuerza y poder para gestionar, en nuestro caso, las empresas de transporte urbano.

La eficacia o efectividad es el grado en el que se logran los objetivos empresariales. En otras palabras, la forma en que se obtienen un conjunto de resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en que se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la eficiencia.

La eficacia, es la medida normativa del logro de los resultados. Las empresas disponen de indicadores de medición de los logros de los servicios. Cuando se logren dichos resultados o estándares, se habrá logrado el objetivo del buen gobierno aplicado por este tipo de empresas.

Para que empresas alcancen eficacia, deben cumplir estas tres condiciones básicas:

2. Alcance de los objetivos institucionales;
3. Mantenimiento del sistema interno; y,
4. Adaptación al ambiente externo.

El alcance de la eficacia tropieza con la complejidad de exigencias de una entidad como sistema abierto. La eficacia y el éxito empresarial constituyen un asunto muy complejo debido a las relaciones múltiples que se establecen con los elementos ligados a la entidad.

Según Koontz & O´Donnell (1999), los gerentes de las empresas tienen diversidad de técnicas para lograr que los resultados se ajusten a los planes. La base del buen gobierno y control de las empresas radica en que el resultado depende de las personas.

Entre las consideraciones importantes para asegurar los resultados y por ende la eficacia de los gerentes tenemos: la voluntad de aprender, la aceleración en la preparación del equipo gerencial, importancia de la planeación para la innovación, evaluación y retribución al equipo gerencial, ajustes de la información, necesidad de la investigación y desarrollo gerencial, necesidad de liderazgo intelectual, etc.

Los resultados obtenidos por el buen gobierno de las empresas, no sólo debe darse para la propia empresa, sino especialmente debe plasmarse en mejores servicios y en el contento ciudadano, especialmente en el contexto participativo de la moderna gestión.

1. ECONOMIA DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO

La economía en el uso de los recursos, está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquieren recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (computarizados), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y al menor costo posible.

Si el auditor se centra en la economía será importante definir correctamente los gastos. Esto a menudo es un problema. Algunas veces sería posible introducir aproximaciones de los costos reales, por ejemplo definiendo los costos en términos de número de empleados, cantidad de insumos utilizados, costos de mantenimiento, etc.

En general se pueden tratar asuntos como los siguientes:

1. En que grado los recursos como los suministros diversos, equipo, etc. son adquiridos al mejor precio y en que medida son los recursos adecuados ?
2. Cómo se comparan los gastos presentes con el presupuesto ?
3. En que medida son utilizados todos los recursos ?
4. Se desocupan a menudo los empleados o están completamente utilizados ?
5. Utiliza la empresa la combinación idónea de insumos/entradas (v.gr. debió haberse contratado menos funcionarios para, en su lugar, haber adquirido más repuestos o instrumentos para la empresa ) ?

Por otro lado, en el marco de la economía, se tiene que analizar los siguientes elementos: costo, beneficio y volumen de las operaciones.

Según Leturia (2000), estos elementos representan instrumentos en la planeación, gestión y control de operaciones para el logro del desarrollo integral de la empresa y la toma de decisiones respecto al producto, precios, determinación de los beneficios, distribución, alternativas para fabricar o adquirir insumos, métodos de producción, inversiones de capital, etc. Es la base del establecimiento del presupuesto variable de la empresa.

El tratamiento económico de las operaciones proporcionan una guía útil para la planeación de utilidades, control de costos y toma de decisiones administrativos no debe considerarse como un instrumento de precisión ya que los datos están basados en ciertas condiciones supuestas que limitan los resultados.

La economicidad de las operaciones, se desarrolla bajo la suposición que el concepto de variabilidad de costos (fijos y variables), es válido pudiendo identificarse dichos componentes, incluyendo los costos semivariables; éstos últimos a través de procedimientos técnicos que requieren un análisis especial de los datos históricos de ingresos y costos para varios períodos sucesivos, para poder determinar los costos fijos y variables

La economía, está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las empresas adquieren recursos, sean estos financieros, humanos, físicos o tecnológicos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.

1. La productividad es la producción de bienes y servicios con los mejores estándares de eficiencia, eficacia y economía.

   Las empresas públicas de saneamiento, van a obtener mayor productividad cuando dispongan de una organización, administración y dirección adecuadas; lo que permitirá prestar a la comunidad los servicios de agua potable; sistemas de producción y distribución, alcantarillado sanitario y pluvial; sistemas de recolección, tratamiento y disposición de aguas servidas y de lluvias; y, servicios de disposición sanitaria de excretas, sistemas de letrinas y fosas sépticas y otros servicios relacionados con su giro.

   La productividad, es la combinación de la efectividad y la eficiencia, ya que la efectividad está relacionada con el desempeño y la eficiencia con la utilización de los recursos. Esto se pude representar de la forma siguiente:

   Productividad = Efectividad / eficiencia.

   El único camino para que una empresa pueda crecer y aumentar su credibilidad social es aumentando su productividad y el instrumento fundamental que origina una mayor productividad es mediante la aplicación de un efectivo sistema de control interno.

2. PRODUCTIVIDAD DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO
3. CUMPLIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO.

Considerando el modelo económico neoliberal en el contexto de la globalización (y de la perdida de poder de los Estados y de la fragilidad de la sociedad civil), la tendencia parece ser la concentración del poder y de la riqueza por grandes empresas. Aumentan los desequilibrios entre el Norte y el Sur y el modelo y la globalización, más allá de uniformizar los patrones de producción y consumo, no resuelve y parece generar aún más problemas ambientales, de pobreza e injusticia social.

La sostenibilidad global, el ejercicio pleno de los derechos humanos, la superación de la pobreza y la profundización de la democracia demandan un nuevo tipo de empresa y un orden nacional e internacional que lo asegure.

Esto significa que las empresas tienen que observar los siguientes aspectos:

1. Cumplir con estándares nacionales e internacionales en el ámbito de los derechos humanos, sociales y ambientales, diversidad étnico-racial y género;
2. Incorporar comportamientos éticos en su relación con el Estado y el propio sector, respetando la ley y normas internacionales, a fin de contribuir a la lucha contra la corrupción;
3. Incluir procedimientos de fiscalización y monitoreo independiente que aporten credibilidad al comportamiento empresarial;

Las empresas deben hacerse responsables por que los estándares internacionales se apliquen a toda la cadena productiva. Es fundamental cumplir con condiciones comerciales justas con los proveedores y clientes para que estos puedan también observar los estándares apropiados.

La empresa debe incorporar en su gestión, decisiones, políticas e inversiones la participación continua de los grupos de interés en función de sus derechos y de la sostenibilidad de sus operaciones. Este diálogo y participación debe incidir realmente en las decisiones de la empresa.

En definitiva, el modelo económico y las empresas deben tener límites estrictos para su operación.

El papel del Estado debe ser promover y demandar a las empresas la aplicación de criterios sociales y medioambientales. Y por otra parte, considerando que el Estado es un gran comprador e inversor (educación, salud, obras públicas, defensa, servicios básicos etc.), en los procedimientos de compras y contrataciones públicas se deben incluir requisitos y normativas de Responsabilidad Social de la empresa (RSE).

Igualmente, el Estado debe recuperar e incrementar sus roles de fiscalización y regulación de las empresas en beneficio del conjunto de la sociedad. El Estado tiene también la posibilidad de aportar información sobre las empresas (laboral, ambiental, sanitario y tributario) que pueden dar cuenta también del real comportamiento de estas.

La Sociedad Civil también tiene su papel en la Responsabilidad social de las empresas. Sin sociedad civil activa que demande una nueva forma de operar de las empresas no habrá una RSE real. Gran parte del desarrollo de la RSE se origina como una reacción a las acciones de trabajadores y trabajadoras, grupos ambientales, de consumidores, de derechos humanos, políticos, de movilización ciudadana y de opinión pública frente a acciones de irresponsabilidad empresarial.

Entonces, ¿cuál debería ser el papel de la sociedad civil en el tema?

1. Un papel activo en la evaluación y monitoreo del comportamiento de las empresas, lo que requiere que conozca y domine tanto los conceptos como los instrumentos de RSE, y una constante información hacia las organizaciones de la sociedad civil.
2. Una demanda e influencia constantes hacia el Estado para que implementa políticas de RSE y ejerza sus roles de regulación, fiscalización y control; y participar en forma vinculante en los procesos de toma de decisión de políticas públicas en esta materia.
3. Una activa relación con organizaciones políticas y agencias gubernamentales para avanzar el desarrollo de procedimientos y regulaciones a la actividad empresarial que exijan y mejoren su desempeño laboral, ambiental, tributario, de inversión comunitaria, investigación y desarrollo tecnológico.
4. Presión y demanda para que las empresas contribuyan permanentemente a la resolución de problemas sociales, laborales y ambientales a nivel local, nacional e internacional, garantizando la participación democrática, efectiva y transparente de los grupos de interés e iniciativas conjuntas desde la inversión comunitaria hasta procesos de sostenibilidad de las empresas de largo plazo.
5. Promover y actuar para que en las áreas de servicios públicos básicos, (agua, electricidad, comunicaciones, salud, educación y previsión social) las empresas garanticen el acceso de bajo costo y la calidad de los servicios a todos los ciudadanos.

La sociedad civil, sus organizaciones y los ciudadanos, al involucrarse y apropiarse del tema, generan una nueva dinámica de profundización y credibilidad de éste.

Al mismo tiempo, se contribuye a una cultura de responsabilidad, que guía las acciones y decisiones de las personas como consumidores y ciudadanos, que refuerza a su vez a aquellas empresas que implementen modelos de gestión relativos a la RSE.

Las orientaciones para la acción de la sociedad civil son las siguientes:

1. La prioridad debe ser concienciar a las organizaciones de la sociedad civil sobre el concepto de RSE y los instrumentos vinculados a éste de modo que se adopte el tema como prioridad y como instrumento para los derechos ciudadanos. Especialmente la acción debe orientarse a organizaciones sindicales, de consumidores y medioambientales.
2. El seguimiento y el monitoreo de las actividades de las empresas debe ser un tema prioritario y articulador del trabajo. La comunicación, el intercambio de información y la cooperación entre organizaciones es fundamental en esta tarea.

1. El proceso de transferencia de tecnologías y administración en la última década ha venido creciendo paralelo al proceso de modernización del país, entrar a evaluar la eficacia de estas tecnologías necesariamente implica: revisar en primera instancia de manera exhaustiva el contexto socio económico en el cual emergen, de igual forma analizar las problemáticas que se presentan en el proceso de implementación y finalmente delimitar las características fundamentales de su objetivo o razón de ser.

   Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

   La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado por los empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política requiere del compromiso de todos los componentes de la organización.

   Es evidente que las tendencias mundiales muestran como las naciones se integran en comunidades que buscan fortalecerse mutuamente y fusionar sus culturas, esta integración va mas allá de tratados de libre comercio, apertura de importaciones y exportaciones, delimitación de políticas unificadas sobre el sector privado y penetra en la vida cotidiana de los miembros de la sociedad, en las practicas de las organizaciones y genera cambios sustanciales en la forma de vida del hombre moderno. La integración busca también la consolidación de bloques que aspiran a tener la hegemonía política, militar, ideológica en el reordenamiento internacional. El resultado de este proceso es un nuevo mapa económico, ideológico y político donde claramente se diferencian los países altamente competitivos y por consiguiente privilegiados en el mercado mundial. Este panorama nos muestra claramente como las reglas de la competitividad han cambiado, el rompimiento de fronteras en el ámbito geográfico, insita a un rompimiento en las mentalidades y una serie de imperativos que debemos atender si queremos trascender la condición de país periférico y en vía de desarrollo.

   Penetrar en este nuevo orden implica reconocer el papel del conocimiento y de la información como generadores de desarrollo. Ahora mas que nunca es necesario asumir que el conocimiento y quien posee la información tiene poder en el plano empresarial, es claro el papel protagónico del conocimiento en el crecimiento de los sectores productivos. Por ejemplo la incorporación de tecnología de punta, conocimiento aplicado, de capacitación y calificación de mano de obra, los niveles cada vez mas especializados de división del trabajo, las habilidades y capacidades altamente calificadas requeridas para un optimo desempeño, la sistematización de practicas empresariales convertidas en modelos de gestión, los nuevos métodos y técnicas administrativas, entre otras son indicadores de la relación intima entre conocimiento, manejo racional de la información y crecimiento económico empresarial.

   Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.

   James Harrington (1993), para él mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso.

   Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo desarrollado.

   Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kbbaul).

   L.P. Sullivan (1994), define el Mejoramiento Continuo, como un esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de las organización a lo que se entrega a clientes.

   Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.

   El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo. Es algo que como tal es relativamente nuevo ya que lo podemos evidenciar en los las fechas de los conceptos emitidos, pero a pesar de su reciente natalidad en la actualidad se encuentra altamente desarrollado.

   La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización, a través de este se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes. Hay que mejorar porque, "En el mercado de los compradores de hoy el cliente es el rey", es decir, que los clientes son las personas más importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual éste existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención necesaria. La razón por la cual los clientes prefieren productos del extranjeros, es la actitud de los dirigentes empresariales ante los reclamos por errores que se comentan: ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para ellos el cliente siempre tiene la razón. La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles. El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad cuestan dinero. Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.

   La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado por los empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política requiere del compromiso de todos los componentes de la organización, la cual debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía, así es necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder cubrir todos los aspectos relacionados al sistema de calidad. Para dar efecto a la implantación de esta política, es necesario que los empleados tengan los conocimientos requeridos para conocer las exigencias de los clientes, y de esta manera poder lograr ofrecerles excelentes productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las expectativas. La calidad total no solo se refiere al producto o servicio en sí, sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional, gerencial; tomando una empresa como una máquina gigantesca, donde cada trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del mas bajo nivel jerárquico están comprometidos con los objetivos empresariales.

2. MEJORA CONTINUA DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO
3. EL BUEN GOBIERNO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SANEAMIENTO.

PARTE II:

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

CAPÍTULO III:

PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA REALIZADA

La entrevista se realizó al siguiente personal:

Fuente: Elaboración propia.

PREGUNTA 1:

¿ Las empresas públicas de saneamiento disponen de un sistema de control interno. Por experiencia u otra situación podria indicar como funciona dicho sistema ?

ANALISIS:

CUADRO NR 01

Fuente: Entrevista realizada por el autor.

INTERPRETACION:

Los entrevistados en un 75% dicen que el sistema de control interno de las empresas públicas de saneamiento funciona sólo regularmente; en cambio un 5% dicen que funciona muy bien y el 20% dice que lo hace bien.

El funcionamiento del sistema de control interno sólo en forma regular puede traer graves consecuencias en la gestión de este tipo de empresas; por tanto se hace necesario revertir esta situación para beneficio de la empresa.

PREGUNTA NR 2:

¿ En Estados unidos se ha formulado el Informe COSO y en Canadá el Modelo o Informe COCO, ambos documentos referidos al mejoramiento del sistema de control interno de las empresas. Sería posible utilizar los lineamientos de estos documentos en el mejoramiento del control interno de las empresas públicas de saneamiento?

ANALISIS:

CUADRO NR 02

Fuente: Entrevista realizada por el Autor.

INTERPRETACION:

Los entrevistados en un 10% dicen que no es posible aplicar el Informe COSO y el Modelo COCO en las empresas públicas de saneamiento. Un 30% dice que podría ser, es cuestión de analizar e interpretar estos documentos. Un 5% no sabe y por tanto no responde sobre el tema de la entrevista. Finalmente un 55% contesta que si es posible aplicar estos instrumentos en la mejora del control interno, es más dice que tiene conocimiento que otras empresas líderes ya lo vienen utilizando y que por tanto no habría ningún problema para ello.

PREGUNTA NR 3:

¿ De que manera aplicar el Informe COSO, el Modelo COCO y las Normas Técnicas de Control Interno del Sector Público en las empresas públicas de saneamiento para obtener un control interno efectivo que contribuya en la eficiencia, eficacia y economía de los recursos de estas empresas ?

ANALISIS:

CUADRO NR 03

Fuente: Entrevista realizada por el Autor.

INTERPRETACION:

Para efectos de llevar a cabo el mejoramiento del sistema de control interno en las empresas públicas de saneamiento un 65% de los entrevistados responde que deben darse un conjunto de medidas como que el sistema de control interno debe formar parte de la infraestructura de la empresa, debe ser promovido por el directorio, apoyado por el resto del personal y debe estar orientado a obtener una seguridad razonable en la consecución de la misión y objetivos institucionales. El resto de respuestas, en alguna medida apoyan al 65%.

PREGUNTA NR 4:

¿ Cómo aplicar los nuevos conceptos del control interno, contenidos en el Informe COSO para obtener eficiencia en la estructura organizacional de las empresas públicas de saneamiento ?

ANALISIS:

CUADRO NR 04

Fuente: Entrevista realizada por el Autor.

INTERPRETACION:

El hecho que aplicar filosofías y doctrinas nuevas y modernas no es tan sencillo, para ello tienen que concurrir varios elementos; en este caso los entrevistados al 100% dicen que deben darse conjuntamente sobre la base de la existencia de una mística y espíritu institucional, la firma decisión del directorio que mejorar de una vez por todas el sistema, comprometiendo al personal en el cumplimiento eficiente y efectivo de sus funciones y otros aspectos que deben darse cuando tenga que aplicar el Informe COSO.

PREGUNTA NR 5:

¿ El Modelo COCO contiene un conjunto de lineamientos para mejorar el control interno. De que manera pueden facilitar estos lineamientos el logro de la eficacia en la utilización de los recursos gestionados por las empresas públicas de saneamiento ?

ANALISIS:

CUADRO NR 05

Fuente: Entrevista realizada por el Autor.

INTERPRETACION:

Formar parte de la infraestructura significa que es parte del quehacer del personal, que todos lo hacen porque trae beneficios, que está normado, que es parte de la organización institucional. En este caso, así lo entienden los entrevistados porque contestan al 100% que los lineamientos de control contenidos en el Modelo COCO facilitarán la eficacia institucional cuando dichos lineamientos de control formen parte de la infraestructura institucional y además dichos lineamientos deben estar unidos sinérgicamente con las actividades de gestión. De este modo el control y la gestión deben ir unidos hacia el logro de las metas, objetivos y misión empresarial.

PREGUNTA NR 6:

¿ Es posible que las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público faciliten la sinergia de las actividades y funciones de las empresas públicas de saneamiento y además contribuyan en la gestión económica de los recursos de estas entidades ?

ANALISIS:

CUADRO NR 06

Fuente: Entrevista realizada por el Autor.