Gestion de medicamentos (página 3)

Debe recopilarse información sobre todos los errores y presentarse un informe mensual. Es importante hacerlo de forma no conflictiva, sin mencionar los nombres del médico, enfermero o farmacéutico responsables de los errores. El informe debe contener información sobre el número y tipo de errores, así como sobre el tipo de empleado y la sección o departamento que notificó cada error.

Algunos de los problemas subyacentes frecuentemente asociados a errores de medicación son:

• Exceso de trabajo y cansancio del personal.

• Personal inexperto y con capacitación insuficiente.

• Comunicación deficiente entre los trabajadores del sistema de salud, por ejemplo órdenes escritas o verbales poco claras.

• Factores del entorno, como luz escasa, ruido excesivo o interrupciones frecuentes.

• Aumento del número o cantidad de fármacos que se administra a cada paciente.

• Frecuencia y complejidad de los cálculos necesarios para recetar, dispensar o administrar el fármaco.

• Presencia en el formulario de un gran número de medicamentos y formas farmacéuticas que están asociados con una mayor frecuencia de errores.

• Denominación del fármaco, o instrucciones del envase o la etiqueta confusos.

• Ausencia de políticas y procedimientos farmacéuticos eficaces. Algunas medidas que pueden evitar errores de medicación son las siguientes:

• Establecer un equipo de médicos, enfermeras y farmacéuticos que determine las prácticas óptimas de forma consensuada.

• Introducir un sistema de información sobre errores de medicación que no conlleve la imposición de sanciones.

• Desarrollar procedimientos escritos, con directrices y listas de comprobación, para la administración de líquidos intravenosos y fármacos de alto riesgo, como insulina, heparina y narcóticos.

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• Establecer horarios normalizados de administración de medicamentos y una norma que determine que éstos sólo pueden administrarse cuando el paciente se encuentra en el recinto hospitalario.

• Exigir que se confirme la identidad de cada paciente antes de administrarle un fármaco.

• Permitir las indicaciones verbales o telefónicas exclusivamente en casos de urgencia.

• Exigir que los nombres de los medicamentos se escriban de forma legible y completa.

• Exigir el uso de un sistema de notación normalizado.

• Exigir que las unidades de la dosis se escriban siempre de la misma forma; por ejemplo, mcg y no Hg o g y no gm.

• Anteponer ceros a los valores inferiores a 1 (0.2 en lugar de .2) y evitar añadir ceros a los valores superiores a 1 (2 en lugar de 2.0).

• Exigir que en todas las prescripciones la vía de administración y las indicaciones se escriban de forma completa; por ejemplo, cada día en lugar de CD.

• Exigir a los prescriptores que escriban el nombre genérico y la marca de aquellos medicamentos con nombres que se presten a confusión, ya sea por su ortografía o pronunciación.

Seguimiento y garantía de la calidad de los medicamentos

Los medicamentos de calidad deficiente perjudican la prestación de atención de salud. Existen normas de calidad aceptadas relativas al análisis de fármacos publicadas en varias farmacopeas, como la de los Estados Unidos, la británica, la europea y las farmacopeas internacionales.

Los criterios de calidad son: pureza, actividad, uniformidad de la forma farmacéutica, biodisponibilidad y estabilidad. Todos estos aspectos de la calidad pueden verse afectados por el proceso de fabricación, el envasado, el almacenamiento y otros factores. Una calidad deficiente puede dejar al medicamento sin efecto terapéutico y puede ocasionar reacciones adversas o tóxicas; éstas, a su vez, pueden producir daños a los pacientes (prolongando su enfermedad o induciendo un problema de salud nuevo), además de malgastar recursos limitados. La observancia de un sistema de garantía de la calidad permite garantizar la calidad del producto.

Los medicamentos de calidad deficiente no solo perjudican al sistema de salud en general, por su ausencia de efecto terapéutico y aumento del número de reacciones adversas, sino también a otros aspectos de la política farmacéutica.

Los CF deben ayudar a garantizar la calidad de los fármacos coordinando a los distintos actores del hospital o sistema de salud y poniéndose en contacto con los fabricantes y los organismos de reglamentación farmacéutica. Una gestión eficaz del sistema farmacéutico hospitalario ayudará a asegurar la disponibilidad de medicamentos de calidad adecuada y a contener los costos.

El CF debe trabajar estrechamente con la farmacia hospitalaria, asesorándola e impulsando la aplicación de principios recomendados en la adquisición, almacenamiento y distribución. Cuando no existan políticas y directrices sobre la gestión de los suministros, el CF debe tomar la iniciativa y aconsejar a la farmacia. La labor de los farmacéuticos es fundamental para asegurar una calidad adecuada de los medicamentos y de la gestión de los suministros; además, comparten con los prescriptores la responsabilidad de garantizar que los pacientes reciban tratamientos farmacológicos seguros y eficaces.

Las prácticas de adquisición pueden afectar considerablemente a la calidad de los fármacos. El CF debe asegurarse de que las prácticas realizadas por el departamento responsable garantizan una calidad adecuada de los fármacos.

El CF no debe dedicar tiempo ni celebrar reuniones para decidir listas de compra, y los miembros del CF no deben, normalmente, participar en comités de licitación para evaluar ofertas de suministro de medicamentos. Sin embargo, los CF deben vigilar y asegurar el cumplimiento de los procedimientos adecuados de adquisición.

La calidad de los medicamentos puede verse afectada negativamente por un almacenamiento y distribución incorrectos. El CF tiene la responsabilidad de asegurarse de que las prácticas del departamento responsable garantizan la mayor calidad posible de los medicamentos. En algunos casos, el CF deberá poder ayudar a la farmacia a poner en marcha y controlar un sistema adecuado de almacenamiento y distribución de los medicamentos.

Una función muy importante del CF es el seguimiento y análisis de todos los informes sobre medicamentos de calidad deficiente. El problema puede presentarse de las siguientes formas:

• Deterioro manifiesto del producto detectado por el personal de salud; por ejemplo, cambio de color, fragmentación, fugas de líquidos u olores.

• Falta de efecto terapéutico.

• Reacciones adversas.

Una vez que se ha informado de un problema, debe investigar separa comprobar si se trata de un problema de fabricación (sin descartar la fabricación fraudulenta), de almacenamiento, de distribución, de administración o de uso.

La investigación debe comprender los pasos siguientes.

• Confirmar la naturaleza exacta del problema.

• Inspeccionar visualmente el producto, incluida la observación de la fecha de caducidad, del envase y de la etiqueta.

• Obtener información sobre la adquisición, el almacenamiento y la distribución del producto.

• Observar cómo se administra el producto

• Observar la gestión del paciente.

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• Analizar el producto. Un producto puede analizarse primero mediante técnicas básicas que permiten detectar los medicamentos falsificados o de calidad muy deficiente. Si el producto supera este análisis, pero ha sido objeto de reclamaciones sobre su calidad, debe ser sometido a análisis farmacológicos más completos en un laboratorio equipado adecuadamente.

• Informar a los organismos de regulación sobre los productos farmacéuticos de calidad deficiente que se reciben del fabricante o distribuidor.

La seguridad de los medicamentos es fundamental para el cuidado de la salud. Un CF influye de forma significativa en la prevención y gestión de los problemas de seguridad de los medicamentos mediante las tareas siguientes:

• Evaluar las publicaciones acerca de los problemas de seguridad de los medicamentos nuevos propuestos para su inclusión en el CBM.

• Evitar la aparición de RAM, asegurándose que se evalúa cuidadosamente a los pacientes antes de recetarles medicamentos y asegurándose de que el personal ha sido debidamente capacitado.

• Poner en práctica sistemas de seguimiento de los casos de RAM, lo que incluye el examen periódico de los informes de RAM.

• Evaluar los casos de posibles RAM.

• Vigilar e investigar los errores de medicación.

• Vigilar e investigar los problemas de calidad de los medicamentos.

Reacción adversa a un medicamento (RAM)

Una respuesta a un fármaco que es nociva y no intencionada y que tiene lugar cuando éste se administra en dosis utilizadas normalmente en seres humanos para la profilaxis, diagnóstico o tratamiento de una enfermedad, o para la modificación de una función fisiológica. La expresión reacción adversa inesperada se refiere a una reacción cuya naturaleza o gravedad no se corresponde con lo indicado en el prospecto o la autorización de comercialización del país en el que se produce la reacción o con lo que cabría esperar teniendo en cuenta las características del medicamento.

Una reacción adversa grave es cualquier incidente médico que, a cualquier dosis utilizada normalmente en seres humanos:

• Produzca la muerte.

• Exija la hospitalización del paciente o prolongue la hospitalización de un enfermo ya hospitalizado.

• Ocasione una discapacidad o incapacidad permanente o significativa.

• Es potencialmente mortal.

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Clasificación de las RAM

• Reacciones de tipo A: Son respuestas farmacológicas excesivas, pero por lo demás normales, a los efectos del medicamento administrado en su dosis terapéutica. Estas reacciones presentan una morbilidad significativa, pero pocas veces son graves. Pueden citarse los ejemplos siguientes:

• Reacciones farmacodinámicas.

• Reacciones tóxicas.

• Síndrome de suspensión de tratamiento o efecto rebote

• Reacciones de tipo B: Son reacciones raras e imprevisibles que no guardan relación con la dosis y son habitualmente de naturaleza alérgica. Son frecuentemente graves y producen una mortalidad alta. Pueden citarse los ejemplos siguientes:

• Reacciones idiosincrásicas.

• Reacciones anafilácticas

c. Enfermedades inducidas por medicamentos.

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Radiofarmacos (RF)

La Radiofarmacia puede ser considerada como la aplicación de la práctica farmacéutica al estudio, preparación, control y dispensación de los medicamentos radiofármacos (RF)

Los RF se definen como "cualquier producto que cuando esté preparado para su uso con finalidad terapéutica o diagnóstica contenga uno o más radionúclidos (isótopos radioactivos)". La preparación de RF se debe regir por las Normas de Buena Práctica Radiofarmacéutica (BPR) y por las de Protección Radiológica, con el "objetivo primordial" de garantizar la calidad y las dosis prescritas de las preparaciones radiofarmacéuticas hasta el momento de su administración al paciente.

Los RF se deben preparar en un ambiente específico para esta práctica, de acuerdo a protocolos o procedimientos normalizados de trabajo y específicos para cada uno de ellos. Los procedimientos de trabajo y de control de calidad deben estar suficientemente probados antes de su implantación definitiva.

Clasificación de los RF

El Físico Bernard Burns clasificó los RF en dos grandes grupos:

• Trazadores unidos a moléculas grandes que permiten visualizar la trayectoria de la sustancia marcada.

• Radiofármacos esenciales, en los cuales el átomo radioactivo forma parte esencial de la molécula, determina su biodistribución y difiere de la de la molécula no marcada.

Las categorías para los RF del primer grupo son: partículas y coloides (macroagregados de albúmina, microesferas, agregados de hidróxido férrico, coloides de azufre, coloides de antimonio, etc.), proteínas (albúmina, estreptoquinasa, uroquinasa, fibrinógeno) y células (eritrocitos, leucocitos, plaquetas).

En el segundo grupo de los "radiofármacos esenciales" Burns incluye sustancias en las que el átomo radiactivo altera su biodistribución, subdividiéndolos en los siguientes grupos: a) agentes renales funcionales: 99mTc DTPA (dietilentriamino pentacético), 99mTc EDTA (etilen diaminotetracético), 99mTc citrato, etc.; b) agentes renales estructurales: 99mTc gluconato, 99mTc DMSA (ácido dimercaptosuccínico), etc.; c) agentes infarto tópicos (99mTcpirofosfatos), etc.; y d) agentes hepato biliares 99mTcHidas, etc.

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Clasificación de los radiofármacos terapéuticos

• Antiinflamatorios

• Compuestos con Itrio 90Y

• Otros RF

• 32P fosfato crómico coloidal

• Samario

• Disporio

• Renio

• Oro

• Fármacos calmantes del dolor

• Otros RF

• Estroncio

• Samario

• Renio

• Otros

• Compuestos del 131I

• Ioduro de sodio 131I

• Iobenguano 131I

Clasificación de los radiofármacos utilizados en diagnóstico

• SNC

• Compuestos con 99mTc

• Compuestos con 123I

• Otros RF

• Sistema óseo (V09B): Compuestos con 99mTc

• Sistema renal (V09C): Compuestos con 99mTc

• S. Hepático y retículo endotelial

• Compuestos con 99mTc

• Partículas y coloides con 99mTc

• Otros RF

• Aparato respiratorio

• 99mTc por inhalación

• Partículas de 99mTc para inyección

• Otros RF

• Glándula tiroides

• Pertecnectato de tecnecio

• Ioduro de sodio 123I

• Ioduro de sodio 131I

• Sistema cardiovascular

• Compuestos de 99mTc

• Compuestos con 125I

• Otros RF

• Cloruro de talio

• Detección de infección e inflamación

• Compuestos de 99mTc

• Compuestos con 111In

• Otros RF

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• Detección de tumores

• Compuestos de 99mTc

• Compuestos con 111In

• Otros RF

• Cloruro de talio

Requisitos de los RF

Previamente a su administración los RF deben cumplir los siguientes requisitos:

• Contener la actividad correcta.

• Elevada pureza química, radionucléidica y radioquímica.

• Esterilidad y apirogeneidad.

• Volumen adecuado.

• Ausencia de partículas extrañas.

• Preparados de acuerdo a los criterios adoptados por las diferentes farmacopeas y respetando las normas nacionales o internacionales que regulan esta actividad.

Requisitos mínimos del servicio de RF

En primer lugar se debe proceder a la designación de un especialista o experto en RF. A continuación se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Elaboración de la Guía de RF e inclusión en la Guía Farmacoterapéutica del Hospital.

• Elaboración de Protocolos para la realización de cada una de las pruebas.

• Elaboración de Normas de inclusión-exclusión de RF teniendo en cuenta los criterios de eficacia, de seguridad y de costo.

• Contar con un modulo de farmacia en el Sistema de Información referente a la adquisición de materiales radioactivos con evaluación del consumo y seguimiento presupuestario.

• Contar con un sistema de registro de recepción de los pedidos con revisión de los artículos comprados y a la vez que este coordinado con el departamento de contabilidad del hospital.

• Contar con una persona encargado de la cámara caliente y de sus competencias.

• Recibir todo el material que llega al Servicio

• Controlar el correcto almacenamiento del material y las vías de eliminación de los residuos

• Realizar control de calidad.

• Recibir los RF en unidosis, asignarlos a cada paciente según la prescripción del especialista, determinar la actividad en el momento de su administración, registrar la actividad en el protocolo del enfermo y entregarlo al personal sanitario responsable de la administración.

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• Para los fármacos comerciales se debe realizar el marcaje según el protocolo preestablecido y registrar los datos correspondientes al fármaco (fecha, volumen, número de elución, actividad, etc.), al paciente (nombre, número, etc.), a la persona responsable de la administración y al proveedor (lote, fecha de caducidad, fecha de calibración, dilución y controles de calidad realizados, etc.).

• Para los fármacos autólogos (muestras biológicas del propio paciente) debe proceder al marcaje de las plaquetas, leucocitos, hematíes, etc., según protocolo.

• Controlar la contaminación y la descontaminación de las superficies de la cámara caliente

• Supervisión, por parte del especialista responsable de la Unidad, del marcaje de los kits fríos, de los controles de calidad y de la correcta administración de las dosis.

• Trazabilidad de las dosis administradas a cada paciente por procedimientos informáticos y creación de una base de datos.

• Registro en hoja de incidencias indicando, muy especialmente, las reacciones adversas producidas por la administración del fármaco.

• Gestión de los residuos radioactivos y biológicos.

En lo referente a las instalaciones de la Unidad de RF, los requerimientos técnicos exigen una definición de los espacios en diferentes áreas:

• Zona de recepción: con acceso independiente de la zona de administración de los RF conteniendo mampara de separación, estanterías, mesa, detector de radioactividad de pies y manos, etc.

• Zona de almacenamiento: con torno/ventana, gammateca, nevera, vitrina para kits fríos, etc.

• Zona de residuos con pozos, pila con apertura con pies o codo, armario para los maniquíes, ventana de comunicación con la zona de administración de los RF, etc.

• Zona de manipulación: alojando cabina estéril para la manipulación de los RF y de las muestras biológicas, provista de cámara de flujo laminar vertical con aire tipo A y, en su interior, centrífuga para un rango de aceleración de 1.33-3.000 g, activímetro y sistema de dispensación de 131I.

• Zona de control de calidad: cabina de flujo laminar tipo C radioprotegida, para una carga estimada de 50mCide 99mTc y 1 mCi de 111In, conteniendo radiocromatógrafo, activímetro con impresora, mesa de trabajo, taburetes, estantes, cámara de cromatografía, pila accionable con pies o codo, etc.

Todas las áreas antes mencionadas deben poseer los suelos impermeables, no porosos, continuos, con bordes redondeados e ignífugos y fácilmente limpiables; las paredes y techos también lisas, impermeables y de fácil limpieza; detector de radioactividad; instalación de aire acondicionado; etc. Todas las áreas deben estar conectadas a un intercomunicador, con objeto de mantener las puertas cerradas.

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MEDICAMENTOS CITOSTATICOS

Los medicamentos citostáticos son los medicamentos empleados principalmente como antineoplásicos (anticancerosos). También se les conoce como citotóxicos o quimioterápicos. Se definen como cualquier agente, sustancia química o medicamento, capaz de detener el desarrollo o la multiplicación de las células (normales y anormales).8

En aquellos hospitales donde se brinda el servicio de hematooncologia se requiere una considerable cantidad de medicamentos citostaticos, por lo que será responsable de su adquisición, recepción y almacenamiento, hasta la dispensación y el manejo de estos. Se entiende por manejo de medicamentos citostaticos el conjunto de operaciones que comprende:

• La preparación de una dosis (reconstitución/dilución) a partir de una presentación comercial.

• La administración al paciente.

• La extracción de sangre.

• Aseo del paciente.

• Limpieza y manejo de derrames.

• La recolección de desechos provenientes de las acciones precedentes.

• La eliminación de excretas de pacientes en tratamiento con antineoplásicos o cualquier acción que implique un contacto potencial con el medicamento.

Para la administración de un medicamento antineoplásico se requiere, generalmente en forma previa, la reconstitución de la presentación farmacéutica (en polvo o solución) y la posterior dilución. La exposición a medicamentos citotóxicos puede ocurrir en el hospital, la farmacia, el laboratorio, casa de paciente y durante el transporte. El correcto manejo de antineoplásicos debe realizarse en forma tal que asegure:

• La protección del medicamento, dirigida a asegurar la calidad, esterilidad y estabilidad del mismo, y una administración correcta en cantidad.

• La protección del manipulador (preparación y administración), dirigida a evitar un posible contacto con el medicamento a través de pies, mucosas o por inhalación.

• La protección del medio ambiente.

Así pues, la farmacia de Oncología debe funcionar bajo la responsabilidad de un profesional en el área de farmacia, con especialidad en el manejo de RF y medicamentos citostaticos, el cual debe garantizar la calidad en la preparación del medicamento y disminución de los riesgos de exposición del manipulador y la contaminación del medio ambiente.

• Fuente Wikipedia. www.wikipedia.com 51

También es importante destacar que en la mayoría de hospitales donde se manipulan este tipo de medicamentos se ha adoptado crear una Unidad Centralizada (UC) para la manipulación de estas drogas, lo que ha representado las siguientes ventajas:

• Disminución del riesgo de exposición al personal de enfermería.

• Ha permitido la reconstitución y dilución, de modo de lograr la protección del medicamento preparado, del paciente, del operador y del ambiente, mediante procedimientos y/o técnicas operativas que mejoran el rendimiento.

• Se ha promovido una correcta capacitación del personal.

• Disminución de los costos del tratamiento quimioterápico utilizando mejor los insumos médicos y los frascos multidosis.

• Disminución de los costos operacionales del personal y de los medicamentos al centralizar su almacenamiento.

Considerando que la experiencia de crear una UC en la mayoría de los hospitales que manejan estos medicamentos ha sido positiva, en la presente investigación se propone la implementación de una UC en aquellos hospitales donde se traten pacientes oncológicos, especialmente en la especialidad hemato-oncologia, por ello se deben trazar los objetivos fundamentales de una UC para la preparación de medicamentos Citostaticos y que de acuerdo a consultas efectuadas con especialistas del ramo deberían ser los siguientes:

• Entregar al paciente un preparado exclusivo, de óptima calidad y que dé seguridad en su administración, optimizando los recursos disponibles y minimizando los riesgos de toxicidad para las personas que participan en la manipulación.

• Normalizar la implementación de un área centralizada biolimpia y segura, para la manipulación de medicamentos antineoplásicos.

• Establecer las características del recurso físico y humano para el trabajo en estas áreas, con riesgo de manipulación de medicamentos antineoplásicos.

• Establecer las normas de procedimientos para la preparación de mezclas antineoplásicas (dilución, fraccionamiento, reconstitución).

• Indicar las normas a seguir en caso de contaminación del personal o del medio ambiente.

• Establecer normas para el tratamiento de desechos de fármacos antineoplásicos y de residuos contaminados con ellos.

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Proceso de la UC

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Normas para la gestión de medicamentos antineoplásicos

• En el área de acceso, el personal debe usar una bata de uso exclusivo de la UC.

• Las personas que preparan los medicamentos deben efectuar un lavado de manos quirúrgico según técnica aséptica; estar vestidos con bata, gorro, mascarilla, cubre calzado, guantes y gafas si procede, y hasta cumplir con esos requisitos podrán ingresar al área de preparaciones.

• Los guantes deben cambiarse como máximo, cada 60 minutos de trabajo o cada vez que se produzca un derrame de medicamentos sobre ellos o sufran cualquier perforación o rotura.

• Todos los insumos que ingresen al área de preparación serán lavados y desinfectados por frotación con alcohol de 70º filtrado, según procedimientos.

• Las preparaciones terminadas se rotularán dentro del área de preparaciones ( fuera del gabinete), inmediatamente después de preparados e indicarán:

• Nombre y cantidad del medicamento preparado.

• Señalando claramente " medicamento antineoplásico"

• Identificación de la preparación con el Nº de preparación.

• Identificación del paciente (nombre, servicio clínico, cama).

• Requisitos del almacenamiento y transporte (temperatura, luz).

• Vencimiento (día, hora si es necesario).

• Fecha y hora de preparación.

• Fecha y hora de entrega al servicio.

• Observaciones, si es necesario.

• Las agujas usadas se colocarán en una caja de seguridad para ser destruidas más tarde.

• Los viales, ampollas y jeringas se dispondrán en el contenedor o bandeja especial de residuos para ser neutralizados y eliminados según los procedimientos para el tratamiento de desechos de fármacos antineoplásicos y de residuos contaminados.

• No está permitido comer, beber o fumar en esta área, ni almacenar alimentos o bebidas.

• No está permitido la introducción al área de preparaciones de objetos que vayan a estar en contacto con la piel o mucosas (ej. joyas, cosméticos) ni material innecesario para la preparación misma.

• No podrán trabajar en esta UC personas con algún proceso infeccioso de alto riesgo, ni aquellas que puedan tener heridas en las manos u otras personas, según recomendaciones de grupos de riesgo en regulación del Programa de Salud Ocupacional del Ministerio de Salud, las que serán reubicadas temporalmente en otra sección.

• El vestuario utilizado por el personal se eliminará al finalizar la manipulación o cuando salga del área de preparación.

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• Los medicamentos preparados se enviarán al servicio clínico o unidad correspondiente debidamente sellados, envasados y etiquetados por paciente, según procedimiento.

• No se entregarán medicamentos antineoplásicos para pacientes intrahospitalarios o para su administración en el hospital, a personas no autorizadas por la UC.

• Las preparaciones farmacéuticas se transportarán a los servicios, para cada paciente, en recipientes sellados, herméticos, que conserven la temperatura indicada en los rótulos e identificados como CITOTOXICO en forma destacada.

• No se transportarán otros medicamentos que no sean antineoplásicos en este recipiente, junto con las preparaciones de antineoplásicos.

• El personal que traslade este tipo de productos será capacitado en los procedimientos para el transporte y para actuar frente a accidentes o derrames.

• Se hará un control de salud a todo el personal implicado en la manipulación y administración de medicamentos antineoplásicos, entre otros, una vez al año a lo menos, de acuerdo a normativa vigente en cada país.

• Deberá llevarse una ficha de salud ocupacional del personal que manipula antineoplásicos, el que deberá contemplar: nombre, identidad, edad, peso, controles médicos, controles de laboratorio, licencias médicas, fecha de inicio y de término de trabajo en la UC, tiempo de exposición diaria, cantidad y tipo de droga manipulada, descripción de la actividad, entre otros, de acuerdo a normativa vigente en cada país.

Por su peculiar mecanismo de acción, estos medicamentos se consideran de alto riesgo al estar en contacto con la piel o mucosas, es por esto que siempre que ocurra una contaminación se deberá:

• Comunicar inmediatamente al profesional responsable y se actuará de acuerdo a los procedimientos establecidos.

• Enjuagar de inmediato con abundante agua el área afectada de la persona, y luego lavar con agua y jabón.

• En caso de contaminación de la mucosa ocular, enjuagar con abundante o suero fisiológico durante 15 minutos, luego consultar al oftalmólogo;

• Registrar el incidente en la ficha de salud ocupacional del personal contaminado.

• El personal que realice el procedimiento deberá protegerse con el equipo de ropa de alta protección, doble par de guantes, gafas, cubre calzado, máscara con respirador, si es pertinente; la presencia de aerosoles de sustancias peligrosas en el área exige el uso de máscara filtrante; en caso de descontaminar con sustancias químicas peligrosas, se recomienda el uso de pechera plástica.

• Cubrir el derrame del lugar afectado con el neutralizante indicado.

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• Señalizar el lugar afectado con signos de PRECAUCION para restringir el acceso a ese lugar.

• Eliminar según procedimiento para el tratamiento de desechos antineoplásicos.

Durante la manipulación de fármacos antineoplásicos se produce una gran cantidad de residuos o de insumos contaminados con medicamentos que es necesario eliminar adecuadamente, ya que por su especial mecanismo de acción pueden ser peligrosos para la salud de los manipuladores.

Las principales fuentes de residuos a eliminar, provenientes de los antineoplásicos son:

• Derrames o accidentes que pueden producirse durante la preparación, almacenamiento, traslado, transporte, administración y eliminación.

• Material de desecho utilizado en los procesos de preparación y administración como: agujas, jeringas, ampollas, viales, bolsas de preparación, gasas, ropa y otros.

• Restos de medicamentos que quedan en el vial o ampolla.

• Soluciones de medicamentos preparados y no administrados al paciente, y medicamentos vencidos.

Este tipo de residuo no puede ser eliminado de la misma forma que el resto de los residuos generados en el hospital, por lo tanto, estos desechos deben cumplir con las siguientes normas:

• No deben ser eliminados por el desagüe.

• No deben ser enterrados por el riesgo de que sean nuevamente liberados.

• No deben producir en su eliminación otros productos cancerígenos o tóxicos.

• Se debe reducir su toxicidad en el mismo lugar de manipulación.

Los procedimientos recomendados para el tratamiento de desechos dependerán del tipo de material contaminado, de las propiedades químicas del compuesto y de la cantidad de material a eliminar y estos consistirán en la eliminación por neutralización o inactivación y / o a la incineración de ellos, cuando no es posible lo anterior.

Las bolsas con materiales de desecho citotóxico se almacenarán en un lugar asignado y seguro, dentro de tambores u otro contenedor resistente, rígido y a prueba de volcamiento, claramente señalizado, hasta que sean recogidas para su eliminación final.

Las áreas o espacios de almacenamiento de desechos se ubicarán en la cercanía y fuera del lugar de manipulación y de administración de los antineoplásicos. Todo el material contaminado se colocará en los recipientes de desechos de material contaminado. No se mezclará con otro tipo de desechos. Las bolsas se manipularán con guantes no contaminados.

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Las bolsas y/o tambores con material contaminado no serán trasladados a otros lugares dentro del establecimiento, sólo se sacarán al momento de ser eliminados. Si la bolsa que contiene material de desecho está contaminada en su exterior, el personal que manipule las bolsas se protegerá con delantal y guantes y se colocará una segunda bolsa con el fin de eliminar una posible contaminación exterior.

Material poco contaminado: Es aquél que contiene una pequeña cantidad de medicamento antineoplásico (menos del 3% en peso de la capacidad total del contenedor), como son: jeringas, agujas, viales vacíos, guantes, algodones, delantales desechables, gorros, mascarillas, filtros.

Material muy contaminado: Es aquél que contiene una gran cantidad de fármaco ( más del 3% en peso), y corresponde a medicamentos preparados y no administrados, medicamentos vencidos, sobrantes de ampollas o viales abiertos, papeles absorbentes utilizados para recoger derrames y otros.

Los métodos de eliminación para ambos tipos de material son las siguientes:

• Todas las agujas usadas se colocarán en cajas de seguridad para ser eliminadas.

• Las jeringas, ampollas y viales se colocarán en un contenedor y se cubrirán con la solución neutralizante y por el tiempo indicado, luego se recogerán en bolsas plásticas resistentes con cierre hermético.

• La ropa y guantes usados, se recogerán en bolsas plásticas gruesas, resistentes y con cierre hermético.

• El material muy contaminado se descontaminará por neutralización, cuando exista un neutralizante específico el que se añadirá en exceso al material, una vez neutralizado el antineoplásico podrá verterse en el desagüe con gran cantidad de agua.

Recursos físicos

La planta física deberá tener a lo menos una superficie de 35 a 40 m2, será un área restringida, o sea, tendrá acceso controlado sólo para el personal autorizado, y estará separado en las siguientes áreas de trabajo debidamente limitadas; de modo de proteger los procesos asépticos:

• Área de acceso y almacenamiento: Esta área está destinada a la recepción de órdenes de trabajo, registro de las prescripciones, almacenamiento de medicamentos e insumos, lavado y preparación del material.

• Área de descontaminación: Esta área está destinada al lavado de manos quirúrgico y para vestuario del personal involucrado.

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• Área de preparación: Esta área estará destinada exclusivamente a las preparaciones de antineoplásicos con un gabinete de bioseguridad que genere un área de contaminación controlada, calidad del aire en clase 100 y no contener más de 1 unidad formadora de colonia por m3 de aire, ni mayor de 100 partículas de 0.5 micrones o mayores por pie3. El recinto de trabajo o área de preparación que circunda al gabinete deberá estar acondicionado de forma tal que cumpla con los requisitos de un área biolimpia o de contaminación controlada, es decir.

• Con paredes sin ventanas o con ventanas de cierre hermético.

• Los suministros de aire comprimido deben contemplar sistemas de inyección de aire a través de filtros HEPA, para evitar la incorporación de partículas a los procesos productivos.

• El área de preparación debe tener una presión negativa con respecto a las áreas de apoyo, la diferencia de presión con la sala de vestuario deberá ser de 0,05 pulgadas de agua como mínimo, con las puertas cerradas, y deberá generar un recambio del aire superior a 20 cambios/ hora.

• La calidad del aire de esta sala podrá contener hasta 5 unidades formadoras de colonia por m3 de aire.

• El aire extraído de la unidad de trabajo se expulsará al exterior a través de un extractor provisto de filtro HEPA, ubicado en el sector opuesto o cercano (según el diseño de la sala y ubicación del gabinete) a la puerta de entrada; además el aire extraído no deberá volver a la sala de preparación.

La planta física de la UC, en general, debe contar con:

• Muros, cielos y pisos de fácil limpieza, sin aristas y las uniones serán redondeadas.

• La construcción debe ser sólida y con pinturas o revestimientos resistentes a los procesos de descontaminación, limpieza y sanitización, como las pinturas epóxicas, de caucho butilo u otras.

• El área de vestuario debe tener una presión negativa con respecto a la sala de acceso (diferencia de 0,05 pulg.H2O) y se recomienda que el aire sea clase 10.000 con el objeto de minimizar el ingreso de partículas al área de preparaciones.

• La puerta de acceso a la UC debe contar con celosías.

• El lugar de trabajo tendrá una iluminación de elevada potencia, superior y la temperatura ambiental entre 18 – 22ºC apropiada para el almacenamiento de medicamentos a temperatura ambiental.

• Las puertas de la UC permanecerán siempre cerradas para mantener la asepsia del recinto.

El equipamiento de seguridad para el manejo de productos oncológicos debe estar acorde a lo reglamentado para este riesgo por las normas internacionalescorrespondientesLa manipulación de los productos oncológicos debe ejecutarse en un gabinete de bioseguridad y, según el tipo de producto a manipular se distinguen los siguientes:

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• Los productos oncológicos no estériles: se manipularán en una cabina de bioseguridad clase I u otro similar, que evite la contaminación del operador y del medio ambiente.

• Los productos oncológicos en que se requiera asegurar su esterilidad y estabilidad así como minimizar los riesgos de toxicidad para el manipulador y el medio ambiente, es indispensable contar con:

• Un gabinete de bioseguridad clase II, tipo B u otro sistema superior que proteja el producto estéril, al operador y al medio ambiente.

• Se recomienda el uso opcional, dentro del gabinete de bioseguridad, de una lámpara de luz ultravioleta germicida de 254 mm para la manipulación de productos inyectables.

• Además será necesario contar para ambos tipos de preparación con lo siguiente:

• Mesones recubiertos con material lavable.

• Estantes para el almacenamiento de medicamentos e insumos con puertas o cierres herméticos, adosados a la pared.

• Estantes y contenedores para el almacenamiento de soluciones neutralizantes.

• Refrigerador de uso exclusivo para esta Unidad.

• Lavamanos con agua corriente y grifo de codo o haz eléctrico, dispensador de jabón y/o desinfectante.

• Lámpara de luz ultravioleta, de uso opcional, en la sala de vestuario y/o ventana de transferencia de materiales.

• Estantes para el vestuario.

• Lavadero de acero inoxidable para el lavado de insumos.

• Mobiliario de oficina (escritorio, sillas, otros)

• Recipiente cerrado y resistente para el transporte de los medicamentos.

• Carro de distribución de medicamentos.

• Señales que identifiquen claramente a la U y cada área dentro de ella, así como los estantes, bandejas y/o recipientes que almacenen estos productos.

• Extintor, de acuerdo a planes de prevención de riesgos.

Medicamentos

Los medicamentos antineoplásicos y otros productos farmacéuticos con que cuenta la Unidad estarán de acorde a las preparaciones a realizar:

• Medicamentos antineoplásicos

• Soluciones reconstituyentes

• Soluciones diluyentes

• Electrólitos, otros.

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La Unidad debe mantener un listado con los medicamentos en uso, en este se debe incluir:

• Presentación

• Forma de reconstituir

• Estabilidad

• Interacciones

• Vía de administración, otros

Siempre se debe elegir el medicamento citostático que requiera menos manipulación para su administración entre las distintas formas farmacéuticas o marcas comerciales del mercado, considerando su vía de administración. Se debe promover el uso de viales multidosis y aquellos medicamentos antineoplásicos listos para usar, para optimizar los recursos disponibles.

Así mismo la UC debe entregar un medicamento listo para ser administrado, por lo tanto debe contar con insumos para permitir la reconstitución y fraccionamiento de ellos, entre estos se mencionan los siguientes:

• Jeringas desechables.

• Filtros de jeringas desechables de 0.22 micrones.

• Agujas de gran calibre.

• Papel absorbente.

• Insumos para la administración del medicamento reconstituido, infusores, bolsas de preparación y otros.

• Insumos para la identificación y protección del medicamento, etiquetas adhesivas, bolsas de fotoprotección y otros.

• Bandejas u otros recipientes de seguridad para recoger desechos dentro del gabinete.

• Tijeras de material inoxidable.

• campos dobles estériles, absorbentes de un lado y plastificados por el otro, optativo.

• Además, la Unidad debe mantener las soluciones neutralizantes para eliminar según sus propiedades químicas los desechos de medicamentos antineoplásicos, como son:

• Hidróxido de sodio 1N

• Fosfato sódico tribásico 5%,

• Acido clorhídrico 1N,

• Hipoclorito de sodio 5% y otros.

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SISTEMA DE INFORMACION (SI)

El objetivo de desarrollar un sistema de información (SI) es disponer de datos que faciliten la toma de decisiones tanto de la Gerencia Económica-Financiera (GAF), como de todas las estructuras del hospital o del sistema de salud que lo requieran.

Este SI en el campo de los medicamentos debe incluir las dos áreas de la gestión: económica y farmacoterapéutica. La GAF establece en sus Normas y Procedimientos las características de la información: periodicidad y tipo de información necesaria.

• Gestión Económica

• Control de existencias: Las Normas de Procedimiento internas del hospital deben contemplar entre otras el stock: volumen y valoración del inventario de la FC.

• Gestión de proveedores: Establecer los procedimientos para controlar el volumen de adquisiciones por proveedor, dando preferencia a la información que ayude a tomar decisiones.

• Gestión Farmacoterapéutica

• Global de medicamentos: Análisis del consumo de medicamentos por principios activos, grupo terapéutico, especialidades.

• Centro de Costo (Servicios médicos, Unidades de enfermería): análisis de consumo por principios activos, grupos terapéuticos, especialidades.

• Paciente: Análisis por paciente y por grupos de pacientes.

Definición de la demanda

Las compras vendrán determinadas por los consumos. Para su estimación se dispondrá de una aplicación informática que proporcione la siguiente información:

• Listado de evolución de consumos; grupo terapéutico, principio activo y especialidades.

• Análisis de consumo global por Servicio.

• Análisis de consumo por servicio; desglosado, en grupos terapéuticos, especialidades, y/o principios activos.

• Análisis de consumo por paciente.

• Previsión de la demanda de nuevos medicamentos incorporables al CBM.

En el anexo 5 del presente documento se muestran los criterios técnicos para la adquisición e implementación de un SI, específicamente en lo que corresponde al modulo de farmacia.

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Proceso para determinar la demanda de medicamentos

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COMPONENTE DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

Este componente es el encargado de realizar las actividades de almacenamiento y distribución de los medicamentos de manera oportuna, en las cantidades exactas, con la calidad optima y en el lugar apropiado, de tal forma que el hospital cumpla plenamente con sus objetivos y metas en cuanto a prevención, diagnostico, tratamiento y recuperación de la salud.

Las labores que efectúa este componente están compuestas por todo un proceso de planeación coordinado con todas las dependencias involucradas, seguido por las actividades que conforman el ciclo de las adquisiciones para continuar con un manejo técnico y cuidadoso de inventarios, para ser enviados y luego suministrados a los pacientes, con los controles necesarios y cumpliendo con las disposiciones legales o gubernamentales del caso, así como las políticas y procedimientos establecidos por el sistema. Así pues, el área de almacén tiene muchas actividades que realizar, entre las que se destacan:

• Controlar los niveles de inventario y vigilar los puntos máximos y mínimos.

• Establecer y/o controlar la calidad de los medicamentos adquiridos.

• Establecer los procedimientos para las órdenes de compras.

• Recibir, almacenar y entregar los medicamentos.

• Negociar devoluciones.

• Establecer seguridades para evitar pérdidas y fraudes.

• Trabajar con base en estadísticas y en modelos o aplicaciones sistematizadas.

Objetivos del componente

• Mantener un adecuado suministro: La terminación de las existencias de un medicamento es intolerable. Por tanto un adecuado nivel de inventario que evite faltantes durante el lapso que va desde el pedido hasta la fecha de entrega de los proveedores es indispensable.

• Minimizar los costos: Este objetivo parece estar en conflicto con el anterior, ¿Cómo mantener un sistema ininterrumpido de suministros minimizando el valor total de las adquisiciones? Esto se obtiene optimizando los niveles de inventarios y por ende los volúmenes de compras. Igualmente se deben minimizar los costos financieros y maximizar los descuentos netos, los intereses y demás aspectos de la negociación.

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• Mantener la calidad: En el caso de los medicamentos muchas de las marcas de los fabricantes aseguran una calidad uniforme. Sin embargo esto no es totalmente cierto. Cada hospital debe mantener sus propias estadísticas de eficacia e información permanente del sector salud otros hospitales y revistas científicas.

• Obtener el menor costo total posible: Este costo total no necesariamente es el costo de compra pues ciertos medicamentos tienen diferentes grados de concentración o de eficacia, así como de obsolescencia. Igualmente se deben tener en cuenta ciertos costos tácticos u ocultos como son el transporte, los empaques, etc.

• Mantener la excelencia en el servicio en el hospital: Adquiriendo solamente productos de excelente calidad y manteniendo el suministro constante de los mismos, al minimizar las existencias se busca recibir u ofrecer medicamentos frescos, con toda eficacia.

Manejo de inventarios

Para conseguir una gestión adecuada del inventario de medicamentos en un hospital o sistema de salud es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Hacer una planeación, programación y ejecución de las adquisiciones en forma oportuna para evitar la falta de productos indispensables para la buena atención de los pacientes. Ello se obtiene con un buen cálculo de los niveles mínimos y de seguridad, así como los imprevistos y demás contingencias administrativas o de salubridad que puedan existir.

• Las pérdidas reales y potenciales, mermas y daños se deben sacar de los inventarios y adicionar las compras en este sentido.

• La demora o falta de cumplimiento en el tiempo de entrega por parte del proveedor, obliga a ampliar los inventarios, igualmente la simplificación de los procedimientos administrativos, disminuye tiempo estéril y acelera el flujo de las compras.

• Los presupuestos y flujos de fondos imponen prioridades en las compras.

• La capacidad de los almacenes limita las adquisiciones.

• Los excesos en compras, así sean a precios rebajados, siempre producen desperdicio y sobrecostos.

• Las estadísticas de consumo son una gran guía en las compras siempre y cuando sus registros de ingresos y egresos sean estrictos.

• Las redes, diagramas o barras que representan cronogramas de actividades o flujos de control son muy importantes y aun indispensables para el control de las adquisiciones y los suministros.

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Control de almacenes

Es importante que los almacenes formen parte integral de la gestión eficiente de los medicamentos en vista que existe una relación estrecha entre inventarios en existencia, compras, almacenamiento, suministros y requerimientos de necesidades, considerando lo citado anteriormente se puede determinar que los almacenes tienen las siguientes funciones:

• Inspección y recepción de las compras de medicamentos.

• Almacenamiento y custodia.

• Control de existencias.

• Estandarización y catalogación.

• Estadísticas de consumo.

• Despacho de medicamentos

• Solicitud de compras según los niveles de existencia.

El control de almacenes busca el suministro oportuno de los elementos necesarios así como la solicitud de los productos que llegan al nivel de seguridad para que su compra concuerde con la necesidad. Así mismo, busca mantener unas finanzas adecuadas, es decir que haya correspondencia entre los ingresos de fondos y los pagos por los productos comprados.

Inspección y recepción

La finalidad de la inspección para la recepción de las compras es recibir la cantidad correcta, con la adecuada calidad, en el tiempo correcto con un costo total correcto.

Una vez que los medicamentos entran forman parte del inventario del hospital, así pues, es imprescindible que haya personas especializadas encargadas de la recepción con los controles visuales y escritos establecidos para verificar elementos, evaluación de la calidad, etc. Para asegurar que la función de recepción se desarrolle se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• Personal competente para la recepción: Por competente se entiende inteligente, honesto, interesado en el trabajo, con algunos conocimientos del material que recibe; por ejemplo se recomienda que sea el mismo farmacéutico quien reciba los medicamentos. De todas maneras es importante entrenar apropiadamente a los recepcionistas de elementos; quien recibe debe estar en capacidad de conocer los diferentes niveles de calidad que va a ser suministrada a los pacientes y que debe rechazarse cuando esta fuera de lo normal. Aunque el entrenamiento sea costoso éste se recupera muchas veces si quien recibe es capaz de evitar uno o dos errores de recepción cada mes.

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• Equipo de recepción apropiado: Toda vez que muchas entregas deben ser pesadas, las basculas precisas son indispensables; los termómetros permiten observar las temperaturas. Debe disponerse de montacargas, estibas, etc.

• Adecuadas instalaciones para recepción: Son necesarias si se desea que el trabajo se realice correctamente, esto significa que el área sea amplia, segura, con suficiente espacio en la zona de descarga.

• Horario de recepción adecuado: El horario debe ser amplio y terminar antes del fin de la jornada de trabajo, para evitar elementos de afán, sin el control adecuado; uno de los propósitos debe ser minimizar cualquier dificultad y exceso de costo; esto se puede obtener si se tienen pocos proveedores, pues el trabajo de recepción disminuye y el número de robos se minimiza porque el numero de transacciones es menor.

• Copia de las especificaciones: Debe existir una copia de los pliegos de especificaciones de cada uno de los productos como referencia de consulta obligatoria en cada recepción de elementos, esto para evitar cualquier ambigüedad.

• Copia de la orden de compra: Debe estar disponible para asegurar que se recibe exactamente lo que se estableció en la orden de compra, sin variación alguna en la calidad de los productos.

Almacenamiento

El almacenamiento es una actividad típica que se ejecuta en conjunción con recepción; en algunos casos desde el sitio de recepción pueden enviarse los elementos a los pisos o servicios cuando las existencias se han agotado.

El objeto de establecer normas claras de almacenamiento es el de disminuir costos, prevenir perdidas y desperdicios debido a robo, obsolescencia, ruptura, daño del producto o del empaque, etc., así como establecer de manera clara donde se encuentra cada producto para un fácil y rápido despacho, tener fácil acceso a cada elemento, poder controlar físicamente los inventarios y buscar que los productos mantengan toda su calidad durante el máximo tiempo posible, mediante el control adecuado de temperatura y humedad, mínima exposición al sol o a la luz del día y la ausencia total de insectos. Así mismo, se deben evitar las siguientes deficiencias:

• Deterioro: Normalmente los daños por deterioro son proporcionales al volumen de las existencias y al tiempo de permanencia de los productos, es decir son mayores a mayor cantidad de elementos a o mayor tiempo.

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• Obsolescencia: El riesgo de obsolescencia de los productos, induce a menores compras y desde luego a menores inventarios. Un control estricto a la formulación médica debe disminuir significativamente este costo. Muchas innovaciones tienen poca o ninguna ventaja sobre los productos antiguos; se deben más a factores de comercialización que a innovaciones benéficas, pero producen un doble impacto en inventarios; el producto antiguo se vence y por tanto se vuelve obsoleto, mientras el nuevo se agota con frecuencia.

• Vencimiento: En especial los medicamentos tienen fecha de expiración, o sea, que en caso de las fechas posteriores solo existe la alternativa de devolverlos. No es raro encontrar que cerca del 5% de los productos en inventario se han vencido y este desperdicio aumenta los costos promedio de aquéllos que se suministran.

• Hurto: Su magnitud depende de los controles y la motivación del personal tanto de almacén como del hospital en general.

• Accidentes: Dando tratamiento especial a los elementos pesados, peligrosos o de alta contaminación potencial.

Control de existencias

En el control de las existencias siempre debe estar presente la maximización de los beneficios al paciente, al mismo tiempo que se minimizan los costos totales de los inventarios, que incluyen los suministros hasta el consumo final por los pacientes. Dentro de los beneficios que se tiene un buen control de elementos se destacan los siguientes:

• Minimizar los faltantes de productos, al proteger contra la incertidumbre tanto los suministros como de la demanda, de tal suerte que prevé tanto excesos como agotamientos, protege en casos de consumos extraordinarios por emergencias y catástrofes y en esta forma en un factor de seguridad para los pacientes.

• Permitir compras de gran volumen con entregas periódicas lo que puede conllevar precios más bajos, disminución de intermediarios, competencia entre proveedores. además, los ingresos al almacén se pueden programar en el tiempo.

• Anticipar las fluctuaciones estacionales, es decir las de incrementos en la demanda de determinados medicamentos, con lo cual se minimizan los faltantes, evitando así congestiones, desorganización e improvisaciones.

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Ubicación y señalización del almacén de medicamentos

Se entiende por localización el lugar destinado a alojar temporalmente los medicamentos en el almacén hasta su entrega a los centros consumidores. Cada ubicación en el almacén debe estar claramente identificada de tal forma que exista un código para cada ubicación y cada ubicación disponga de un código identificativo (debe ser una relación unívoca).

Cada ubicación tendrá su propia codificación, la cual se debe efectuar a través de un sistema de identificación compuesto por cifras de dos dígitos y cuatro coordenadas para identificar cada ubicación posible, con los siguientes criterios.

• Primera coordenada, dos dígitos: Debe identificar el almacén, en caso de existir más de uno.

• Segunda coordenada, dos dígitos: Debe identificar el número de pasillo formado por las estanterías. La numeración se empieza desde el más cercano a la entrada y correlativamente hasta el más alejado.

• Tercera coordenada, dos dígitos: A cada estantería o posición horizontal se le asigna un número correlativo de dos dígitos que la identifica.

• Cuarta coordenada, dos dígitos: Corresponde a la identificación del nivel o posición de altura (vertical) en cada estantería. También se realiza con números correlativos de dos dígitos, iniciando la numeración en el nivel o estante inferior.

• El número de almacén debe estar señalizado a la entrada del mismo.

• El número de pasillo debe estar señalizado o bien en el suelo, con marcas no borrables, o con rotulación colgada, de forma que sea perfectamente visible

• La posición horizontal en el pasillo de cada estantería, se debe indicar en la cabecera de la misma.

• La identificación del nivel debe estar señalizada en la cabecera de cada uno de los niveles

• En la bandeja central de cada pestaña colocar los códigos completos de los medicamentos que se encuentren en cada celda.

Estandarización

Cuando se encuentran varios productos que sirven para el mismo propósito con precios diferentes, que producen confusión, aumento de inventarios y de riesgos de obsolescencia, debe procurarse la simplificación mediante la selección de los artículos más convenientes para ser usados de manera obligatoria en los diferentes servicios.

Esta unificación es lo que se denomina estandarización y es importante para evitar duplicaciones, recomendar sustitutos e identificar los productos nuevos en el mercado de los laboratorios con base en el principio básico si se trata de medicamentos y revisar la necesidad de cada artículo o material. La estandarización es importante para:

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• Identificar los principios básicos de acción de cada producto.

• Evitar confusiones y duplicaciones innecesarias.

• Hacer sustituciones o intercambios.

• Revisar la necesidad de cada producto.

La codificación es importante en el control de inventarios, pues los productos estandarizados se agrupan dentro de clases y éstas deben incluir suministros homogéneos teniendo en cuenta especialmente sus usos, características y destino. Como ejemplo de codificación se presentan a continuación los siguientes rubros:

Cada rubro se divide en grupos y éstos pueden tener un número variable de productos; por ejemplo:

El CBM es una excelente herramienta para el control con amplio uso en inventarios toda vez que limita su número y diferencia en indispensables, básico y complementario, por tanto son fáciles de identificar y clasificar, así como de establecer sustitutos de igual calidad.

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Normas para la recepción de medicamentos

La recepción de medicamentos consiste en recibir el pedido, al cual se le verificará las especificaciones tales como: cantidad, calidad y empaque, para lograr este cometido se deben respetar las siguientes normas:

• El personal del almacén de medicamentos, bajo la responsabilidad del farmacéutico, será quien ejecutará las acciones pertinentes a la recepción de medicamentos en un almacén central.

• Al recibirse cada entrega, ésta debe ser comparada con la documentación que la acompaña, físicamente con la descripción de cantidad y tipo que aparece en la etiqueta y, con la información en la orden de compra u orden de remisión.

• Todos los recipientes deben ser cuidadosamente inspeccionados para detectar contaminación y daño.

• Al recibir el pedido se debe comprobar el cumplimiento de las especificaciones indicadas en el formulario: código, unidad de dosificación, descripción del medicamento, costo unitario y costo total.

• No se deben aceptar medicamentos que no cumplan con las especificaciones y debe elaborarse el informe, registro, y guía de la recepción en el cual debe constar cualquier diferencia.

• Para efecto de control de calidad se debe realizar un muestreo, el que debe ser manejado por personal entrenado y calificado y de acuerdo con instrucciones escritas de procedimiento. Las muestras deben ser representativas de los lotes de los cuales fueron tomados.

• El préstamo o traslado de medicamentos interinstitucional debe ser aprobado por el Gerente General del hospital o por el Jefe de farmacia.

• Todo medicamento debe ingresar al hospital a través del almacén. En caso de emergencia y/o de manera excepcional, la farmacia podrá recibir los medicamentos, debiendo regularizar el trámite a la mayor brevedad posible.

• El Jefe del servicio de farmacia deberá informar sobre su criterio técnico en el caso de medicamentos que por problemas de calidad deben rechazarse.

• El área de recepción deberá de medir 3 por 3 metros. Y deberá de delimitarse en color rojo en el piso y un rotulo que identifique dicha área.

• En el área de recepción los empleados del departamento de almacén tendrá como objetivo verificar que los bienes recibidos reúnan las características estipuladas en documentos de compras en cuanto a calidad cantidad y condiciones de entrega.

• Se confrontara la factura con la orden de compra mediante los siguientes indicadores:

• Presentación y la forma farmacéutica.

• Precio

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• Nombres

• Plazo de entrega

• Envase, rotulo

• Apariencia del producto

• Banda de seguridad y fecha de vencimiento.

Normas para el almacenamiento de medicamentos

• Se debe evitar la contaminación de los medicamentos en todo momento.

• Los medicamentos estarán ubicados por código y especialidad, la ubicación de la estantería o los dispensadores debe permitir el paso libre de las personas para evitar el desorden de los mismos.

• El piso debe de encontrarse limpio, su mantenimiento será diario.

• Las paredes deben estar impermeabilizadas y ser resistentes a factores ambientales y a altas temperaturas.

• El área de almacén debe de estar iluminada y ventilada.

• Se deben mantener las condiciones de temperatura y humedad que el fabricante estime conveniente.

• Sera terminante prohibido fumar en las bodegas de almacenaje de medicamentos.

• Los medicamentos de deben marcas por tipo, fecha de ingreso y fecha de vencimiento.

• Se deben mantener los techos impermeabilizados para evitar goteras que generen humedades o que desarrollen hongos que contaminen el ambiente.

• El almacenamiento debe de ir en armonía con el sistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas).

• La limpieza de anaqueles, tarimas y productos almacenados, debe realizarse en seco para evitar el deterioro de los productos y de su empaque, así como para evitar el crecimiento de fauna nociva.

• Se debe formular un programa anual de mantenimiento y conservación, incluyendo fumigaciones y desratización, con el propósito de mantener en óptimas condiciones de funcionamiento a esta área.

• Los refrigeradores que se encuentran en el área de almacén, deben limpiarse cuando menos una vez a la semana por personal del almacén, con el cuidado necesario, a fin de evitar que los productos pierdan sus propiedades biológicas; y respetando el orden de almacenamiento.

• El almacén debe contar con sistemas de comunicación e información adecuados y con los materiales y equipos que faciliten su trabajo.

• Los productos que se encuentren rotos o en mal estado durante el proceso de limpieza, deberán ser concentrados y reportados para su trámite de baja respectiva.

Normas para la distribución de medicamentos

• Disponer de un registro de todos los Servicios usuarios, departamentos y oficinas que tienen derecho a solicitar medicamentos al almacén, lo cual debe ser a través del pedido correspondiente. En este registro se debe hacer constar el nombre y firma de él (o los) responsable (s) de solicitar los pedidos. 72

• Cada pedido se debe solicitar en un formulario, el que podrá formar parte de un libro de pedido o estar diseñado en forma electrónica, éste debe ser visado por el jefe de almacén.

• Debe existir en el almacén una nómina de medicamentos que los servicios, departamentos pueden solicitar, lo que se denomina inventario de almacén.

• Se debe definir un calendario de entrega de medicamentos, de tal manera que se garantice la oportuna ejecución de las actividades; tanto de los usuarios como de los encargados de almacén.

• Cada pedido se debe preparar de acuerdo a lo solicitado por el servicio- usuario y se debe entregar según el calendario fijado. Los medicamentos se deben entregar a quien designe el servicio-usuario para su retiro.

• En el caso de que un producto solicitado no pueda ser entregado por falta de existencias en ese momento, el SI debe dejar registrado el pedido pendiente de entrega.

• Para cada pedido, el SI debe emitir un documento en el que conste: código de medicamento solicitado, cantidad solicitada, cantidad entregada, valoración económica y cantidad pendiente de entrega.

• Al momento de la entrega, se debe verificar artículo por artículo que todo corresponda a lo consignado en el formulario. Esto, para quien firme no tenga dudas y pueda asumir, su responsabilidad en el acto administrativo.

• Luego de despachados los medicamentos, o en el mismo instante en que se están preparando, se deben rebajar las cantidades entregadas, haciendo la anotación en el SI o en el Kardex.

• El registro de las existencias o inventario de almacén, entradas y salidas, debe mantenerse actualizado diariamente, entre lo electrónico y físico, de tal manera que, antes de preparar los pedidos del mes siguiente, se conozca con exactitud, los diferentes saldos.

Salida de medicamentos del almacén

Los medicamentos que salgan del almacén deben de ser solicitados por el encargado de farmacia. La frecuencia de los pedidos debe de ser una vez al mes considerando tiempos o periodos de gracia.

El encargado de almacén debe estar conectado en red en todos los sistemas de almacenamiento del hospital, incluyendo la farmacia del hospital u otros sub almacenes que así se dispongan necesarios, todo lo anterior con el fin de poder tener criterios de control, donde sea el encargado del almacén el que determine si un pedido es válido de acuerdo a criterios de stock de inventario, financiero y de seguridad.

El traslado de medicamentos y dispositivos médicos y la entrega a su destinatario está sometido a las disposiciones técnicas establecidas a continuación:

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• El medicamento deberá ser transportado a las áreas de farmacia por medio de carritos especiales para su acarreo.

• Ningún encargado del transporte de los medicamentos a las áreas de farmacia podrá disponer de otro móvil para su reubicación.

• No se podrá estibar medicamentos unos sobre de otros, el encargado de la transportación de medicinas debe realizar cuantos viajes de movilización sean necesarios, para completar el surtido de medicamentos de una manera adecuada y segura.

• Todo procedimiento de envío de medicamentos debe de ir respaldado por una requisición

Procedimientos estandarizados de almacenamiento de medicamentos

A continuación se presentan una serie de procedimientos que han sido discutidos con personal calificado en el tema de manejo de medicamentos y que sirven como base para la gestión de almacenes en un hospital. En el anexo 6 del presente documento se adjuntan algunos formularios básicos que deben ser utilizados en el almacén para el control de medicamentos

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Procedimiento para el registro del ingreso de medicamentos al almacén

Proceso para el registro del ingreso de medicamentos

Procedimiento para el registro de salida de medicamentos al almacén

Proceso para el registro de salida de medicamentos al almacén

Procedimiento de salida de medicamentos por vencimiento o daños

COMPONENTE DE ADQUISICIONES

El componente de adquisiciones (Adq) trata sobre las actividades que se desarrollan para en la compra de los medicamentos. Aparentemente el proceso de comprar y entregar los medicamentos no reviste mayores complejidades, sin embargo las acciones que debe realizar un componente de adquisiciones en el área de suministro de medicamentos son altamente complejas, puesto que requieren de una correcta planeación y comunicación con todos los involucrados en el proceso, así pues se debe considerar la compra de medicamentos como el punto fundamental sobre el cual se desarrolla toda una estrategia de control y seguridad, esto al final garantizara que las compras sean oportunas, adecuadas y al menor costo posible, optimizando de esta formas los recursos económicos disponibles para este fin.

El componente de adquisiciones tiene muchas actividades que realizar, entre las que se destacan:

• Coordinar con las unidades o servicios las especificaciones y el CBM.

• Determinar en qué momento y bajo que modalidad se va a comprar.

• Establecer y controlar la calidad de los medicamentos a ser adquiridos.

• Obtener ofertas competitivas.

• Establecer los precios óptimos.

• Evaluar los proveedores y cambiarlos de acuerdo a la mejor conveniencia.

• Establecer la política optima de pagos en cada periodo.

• Arreglar términos financieros.

• Establecer los procedimientos para las órdenes de compras.

• Negociar devoluciones.

• Hacer ajustes y adquirir nuevos productos.

• Establecer seguridades para evitar pérdidas y fraudes.

• Trabajar con base en estadísticas y en modelos o aplicaciones sistematizadas.

Modalidades para adquisición de medicamentos

• Compras presupuestadas: Es la adquisición de medicamentos de uso corriente, contemplados en el presupuesto anual aprobado.

• Compras extraordinarias: Son las que tienen por objeto dotar al Hospital de medicamentos que no están contemplados en el presupuesto anual aprobado y que por su naturaleza o cuantía contribuyan con el desarrollo de las acciones operativas del mismo.

• Compras por emergencia: Es la adquisición que puede efectuarse cuando se presentan situaciones de emergencia que pongan en riesgo la continuidad de la prestación de los servicios del hospital o del sistema de salud.

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Las compras por emergencia deben estar sujetas a las siguientes condiciones:

• Solamente podrán ser autorizadas por la máxima autoridad del hospital o del sistema de salud.

• Para efectuar la solicitud de debe contar con un dictamen técnico de la unidad, servicio, hospital o región que solicitó dicha compra.

• Por su naturaleza las compras de emergencia, quedan exentas del requisito de cotización o licitación.

• Compras directas: Son todas aquellas adquisiciones que se realizarán directamente a un único fabricante, representante o distribuidor exclusivo. Estarán sujetas a las siguientes condiciones

• Deben ser analizadas por un Comité de Compras o Adquisiciones.

• Deben ser autorizadas por la máxima autoridad del hospital o del sistema de salud.

• Deben estar contempladas en el presupuesto anual de la respectiva Unidad o servicio solicitante

• Deber indicar el monto y comprobar si hay disponibilidad de recursos.

• Deben garantizar transparencia.

Sin embargo a pesar que existen modelos definidos y comprobados para efectuar la adquisición de medicamentos y otros insumos, las unidades o departamentos de adquisiciones generalmente tienen diversos problemas en la consecución de los objetivos trazados, entre algunos de estos problemas se pueden enumerar: