Las suites de office

Industrias y clientes latinoamericanos beneficiados al utilizar MICROSOFT OFFICE SYSTEM

Microsoft Office System ha logrado ya beneficiar a varias empresas de América Latina quienes han incrementado su productividad y reducido sus costos gracias al nuevo sistema. Una de ellas es Iconstruye, empresa de la Cámara Chilena de la Construcción (CChC), que provee de tecnologías Internet para hacer más eficiente el proceso de compra y venta de las compañías, con especial énfasis en el sector de la Construcción.

Iconstruye implementó una solución Microsoft Office 2003 que toma ventaja de las capacidades XML de Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003. La solución utiliza herramientas familiares para generar formas electrónicas de programa de reunión de información Microsoft Office InfoPath™ 2003 y hojas de cálculo Office Excel 2003 habilitados con XML con el fin de cumplir con todos los pasos necesarios en el proceso de adquisición, tanto para los compradores como para los vendedores. Es decir, a cambio de lidiar con documentos impresos, reunir cotizaciones, gastar dinero en llamadas de larga distancia o considerar los detalles de catálogo utilizando conexiones a Internet poco confiables, los usuarios pueden trabajar con estas formas y con documentos Excel fuera de línea habilitados con XML, cargando o descargándolos una o dos veces al día para el mercado en donde se integrarán con las aplicaciones de adquisición de propiedad Iconstruye.

La solución Microsoft Office permite que Iconstruye satisfaga el potencial de su mercado al integrar tecnología a la industria de la construcción chilena de una manera que refleja la forma en que opera tal industria. "Las compañías de construcción chilenas trabajan cómodamente con Microsoft Office al contribuir con la difusión de la adopción de nuevos servicios de adquisición electrónica de Iconstruye que utilizan capacidades Microsoft Office XML. Esto mejorará la eficiencia en la industria de la construcción chilena", comentó Nicolas Errázuriz, Cofundador de Iconstruye. "La solución Microsoft Office 2003 ayudará a incrementar nuestros ingresos al fomentar que más compañías de construcción coloquen un mayor número de órdenes de compra en nuestro mercado; creemos que Microsoft Office 2003 mejorará la productividad de toda la cultura de adquisición en Chile".

Si desea conocer detalles sobre la experiencia de Iconstruye con Microsoft Office System:

Acerca de Microsoft Office SystemMicrosoft Office System provee una manera sencilla de ayudar a más personas a utilizar la información para generar un impacto positivo en sus negocios. A través de un sistema de programas, servidores y servicios sencillos y familiares, los usuarios pueden conectar personas y organizaciones con su información, procesos empresariales y entre sí. Microsoft Office System está formado por Microsoft Office 2003 Editions, Microsoft Office FrontPage 2003, el programa de colección de información Microsoft Office InfoPath (TM) 2003, el programa de toma de notas Microsoft Office OneNote (TM) 2003, Microsoft Office Project y Microsoft Office Project Server, Microsoft Office Publisher 2003, Microsoft Office Real-Time Communications Server 2003, Microsoft Office SharePoint (TM) Portal Server 2003 y Microsoft Office Visio® 2003. Las avanzadas tecnologías como Microsoft Windows® SharePoint Services, Microsoft Windows Server (TM) 2003 y Exchange Server 2003, resaltan las características y funcionalidad de los productos en Microsoft Office System.

Las suites retadoras en el software libre

Las versiones más recientes de StarOffice y OpenOffice.org son más compatibles con Microsoft Office, mejoraron el rendimiento y son más fáciles de usar que antes.

Entre StarOffice y OpenOffice.org ya se han distribuido unos 40 millones de copias en todo el mundo. ¿Cuál es su atractivo, existiendo una suite tan completa y madura como Microsoft Office?

Además de ser muy económicas o gratuitas, algunos estudios, como el de la firma consultora alemana Soreon, dicen que el Costo Total de Propiedad –que incluye no sólo los costos iniciales, sino también los de mantenimiento, soporte, productividad, tiempos muertos por virus o ataques informáticos– puede ser hasta 25 por ciento menor con las alternativas de software libre, tanto en suites de oficina como en sistemas operativos. Por supuesto, Microsoft tiene estudios que dicen lo mismo a favor de Windows y Office.

Hace cuatro años, StarOffice era gratuita, y no había logrado penetrar en los entornos empresariales y gubernamentales como ahora. Pero ahora, tras una rápida evolución, al lado de su ’suite hermana’ OpenOffice.org, ha alcanzado altos niveles en frentes como la compatibilidad con Office, la facilidad de uso y el buen rendimiento sin altas exigencias de hardware.

Estas suites no son ni para expertos en tecnología, ni para los usuarios de Linux. Cerca del 70 por ciento de los usuarios de OpenOffice.org emplean este paquete sobre alguna de las versiones de Windows, y sólo un 25 por ciento, sobre Linux.

¿Qué incluyen?

StarOffice y OpenOffice.org son desarrolladas en conjunto por Sun Microsystems y la comunidad del software libre, y comparten código fuente y numerosas características.

Al pensar en Office, vienen a la mente el procesador de palabra Word, la hoja de cálculo Excel y el software de presentaciones gráficas PowerPoint. Y las dos suites incluyen programas equivalentes: Writer, Calc e Impress, además del programa de dibujo Draw y un editor de HTML. Adicionalmente, StarOffice, que está más enfocada hacia los usuarios empresariales, trae Base, un manejador de bases de datos.

Una desventaja frente a Office es que la suite de Microsoft tiene el software de agenda y correo electrónico más popular, Outlook, y se integra muy bien con el navegador más difundido, Internet Explorer. No obstante, StarOffice y OpenOffice.org se integran con muchas herramientas del software libre, como el navegador Mozilla y el software de correo electrónico Evolution.

Aunque estéticamente estas suites no son tan atractivas como Office desde su versión XP, tienen las mismas capacidades básicas y los menús son similares. Pero carecen de los numerosos asistentes y las etiquetas inteligentes que trae Office 2003.

En cambio, una ventaja para los usuarios de estas suites está en el ahorro de dinero que obtienen si necesitan generar animaciones en Flash o documentos en PDF, pues no deben comprar software adicional; esta función está incluida en las suites.

Además de estas características, las dos suites ofrecen un beneficio que resulta paradójico: son muy buenas para recuperar archivos dañados de los programas de Microsoft Office. De las organizaciones que han migrado a una de estas suites en Colombia, el Instituto Distrital de Cultura y Turismo ha sacado provecho de esta función.

La apariencia de StarOffice y OpenOffice.org es muy similar a la de Office, algo clave a la hora de convencer a las personas de realizar el cambio. Además, son muy compatibles con los formatos de Office, aunque lo contrario no es posible: Office no lee los archivos que se crean en esos paquetes; por ello, siempre que necesite compartirlos, tendrá que usar el comando ‘Guardar como’ para pasarlos a los formatos de Office.

StarOffice, el comienzo

En 1999, Sun Microsystems le compró a la compañía alemana StarDivision la suite StarOffice, que ya gozaba de buena fama en Europa y contaba con más de 3 millones de copias. Luego, Sun publicó en Internet la versión 5.1, en un primer intento por agrietar el poderío de Microsoft atacando por el lado más débil: el precio.

Inicialmente la suite no tuvo ningún costo. No obstante, en el mercado empresarial, más que una caja o una licencia, los clientes requerían un servicio que les garantizara la funcionalidad de la suite. Por ello, a mediados del 2001, cuando se habían bajado de Internet cerca de 12 millones de copias de StarOffice en sus versiones iniciales (5.1 y 5.2), Sun Microsystems ajustó su estrategia.

Por una parte, decidió cobrar por la suite para poder ofrecer soporte y actualizaciones permanentes. Y, por la otra, donó el código fuente de StarOffice (la ‘receta’ del programa) a un grupo de trabajo llamado OpenOffice.org, con el fin de patrocinar un centro de investigación y desarrollo, y de paso impulsar un producto de software libre sin costo para sus usuarios. Los paquetes se dirigieron a mercados distintos. StarOffice se enfocó a empresas y organizaciones de cualquier tamaño, mientras que OpenOffice.org quedó orientada al hogar y compañías pequeñas.

En el primer semestre del 2002, se lanzaron la versión 6.0 de StarOffice y la 1.0 de OpenOffice.org, que representaron un salto cualitativo en áreas como la estabilidad, la rapidez y –lo más importante– la compatibilidad con Microsoft Office.

La acogida de la comunidad del software libre hacia OpenOffice.org fue tan grande que Sun se apoyó en sus desarrollos para enriquecer StarOffice en las nuevas versiones. Así, las dos suites tuvieron una actualización importante en la segunda mitad del 2003. Las versiones 7.0 de StarOffice y 1.1 de OpenOffice.org alcanzaron un mayor nivel de compatibilidad con la suite dominante.

A finales del 2004 o a más tardar en el primer semestre del 2005, saldrán las versiones 8.0 de StarOffice y 2.0 de OpenOffice.org.

7 razones para darles una oportunidad

1. Su costo de adquisición es mínimo comparado con el de otras suites, y su soporte y mantenimiento es económico.

2. La licencia de estos paquetes le da derecho a instarlos en más de un computador. Por ejemplo, la de StarOffice es para cinco equipos (del mismo usuario).

3. Son suites multiplataforma, lo que significa que pueden ser usadas en diferentes sistemas operativos (Windows, Linux, Mac OS X, etc.) sin ninguna modificación ni en los programas ni en sus documentos.

4. No tienen requerimientos tan altos. Si una persona o una empresa quiere remplazar en un PC antiguo una suite como Office 97, deberá comprar Office 2003, lo que la obligará a comprar también Windows XP, y muy seguramente esto la llevará a comprar un nuevo computador o a añadir memoria. Pero también podría instalar OpenOffice.org 1.1.1, que tiene tecnologías actuales y no le exige ni un sistema operativo nuevo, ni altas cantidades de memoria.

5. Son compatibles. Leen casi todos los documentos creados por los programas de Microsoft Office, aunque todavía tienen problemas para importar macros. Sin embargo, Office no lee los documentos creados con estos paquetes, a menos que los guarde en los formatos de Microsoft.

6. La apariencia es similar a la de los programas de Office, así que no va a quedar tan perdido. De todas maneras, la capacitación es importante.

7. También se integran con aplicaciones empresariales de fabricantes como SAP y Oracle, y prácticamente con todas las bases de datos.

Pero antes de cambiar, tenga en cuenta…

– OpenOffice.org es gratuito (se puede bajar de Internet), mientras que StarOffice tiene un costo de 76 dólares. La ventaja en el segundo caso es que ese precio incluye soporte y actualizaciones. Con OpenOffice.org deberá pagar aparte por el soporte.

– Una migración de ese estilo es compleja. Lo mejor es que se asesore de una empresa reconocida que le brinde soporte.

– Una buena opción es analizar los resultados en un ambiente controlado; inicie la migración sólo en un área de bajo impacto y evalúe las consecuencias.

– La capacitación y el entrenamiento para los empleados son vitales. Al comienzo podrían presentarse muchos traumatismos con el cambio.

– Evalúe con calma un posible cambio si tiene planes futuros de desarrollar sistemas de interconexión entre archivos y bases de datos con web services de Microsoft o si cuenta con procesos de colaboración y mensajería especiales, desarrollados sobre tecnología Microsoft.

Protección: de regreso a Office

La empresa Protección usó StarOffice durante tres años, pero decidió devolverse a la suite de Microsoft hace pocos meses.

Para Sun Microsystems, el caso de este fondo de pensiones y cesantías merece ser destacado por su dimensión, pues fueron más de 750 computadores con StarOffice, aunque resaltan que se basó en una versión antigua de esta suite, la 5.2, que tenía problemas de rendimiento y de interfaz. Para Microsoft, por su parte, este caso es la mejor muestra en Colombia de que las empresas prefieren pagar el precio de las licencias de Office que quedarse con software gratuito que sólo genera inconvenientes.

Protección decidió pasarse de Office a StarOffice 5.2 en la segunda mitad del 2000. "Los costos de licenciamiento eran demasiado altos, y Microsoft quería que compráramos versiones de Office muy completas, mientras que nosotros solamente necesitábamos las herramientas básicas. Los costos de mantenimiento del software de oficina se estaban volviendo una bola de nieve impresionante", recuerda Frank Gallego, jefe de gestión tecnológica de Protección.

Fue entonces cuando migraron a StarOffice 5.2, que en ese entonces era un programa gratuito. Ellos calculan que la compañía ahorró más de 300 millones de pesos anuales en licencias, aún teniendo en cuenta que si bien la suite era gratuita, requería inversiones en capacitación y soporte técnico.

"Logramos posicionar la herramienta en la organización y tuvimos muy pocos problemas de compatibilidad, pero hubo factores que nos hicieron volver a Office", dice Gallego. Estos fueron la lentitud de los programas, sobre todo en equipos antiguos, y la interfaz de esa versión, que tenía un escritorio integrado que se superponía al de Windows. Eso generó resistencia al cambio en distintas áreas de la empresa.

Gallego dice que en la decisión de volver a Office también influyó que Microsoft hizo una propuesta muy atractiva. Él resalta que, tres años después, Microsoft sí le permitió comprar bajo sus modelos de licenciamiento la versión estándar de Office, que es más económica.

De todas maneras, StarOffice sigue presente en Protección. Gran parte de la documentación de la empresa, en especial en el área de calidad, está en los formatos de esta suite, y Microsoft Office no puede abrirlos, por lo que en más del 70 por ciento de los equipos coexisten los dos programas (aunque la herramienta ‘oficial’ sea Office).

Según Fran Gallego, estos tres años con StarOffice no producen arrepentimiento. "Pudimos trabajar con los documentos de la compañía y logramos ahorros, así que no hubo pérdidas. Lo que hicimos fue postergar tres años una inversión, lo cual nos permitió hacerla en condiciones mucho más favorables".

Pese al aplastante dominio del paquete de programas de Microsoft, OpenOffice.org y StarOffice ganan cada vez más credibilidad y aceptación. El paquete de programas Office, de Microsoft, es uno de los productos de software más exitosos en la historia de los computadores. Pocos han alcanzado un dominio tan férreo del mercado, con excepción de los sistemas operativos MS-DOS y Windows, de la misma compañía. Office controla el 90 por ciento del negocio de las aplicaciones de oficina. Programas como Word y Excel son prácticamente un estándar. Cerca de 400 millones de personas usan alguno de los programas de ese paquete. Sin embargo, y en apariencia contra toda lógica, nunca había sido tan fuerte la tendencia de las compañías a considerar la posibilidad de cambiarse a una suite rival.

Charles King, director de investigación de la empresa consultora Sageza Group, resumió la situación así en una entrevista del diario USA Today: "El negocio de Microsoft en el escritorio es demasiado dominante, pero a la vez curiosamente vulnerable". Por su parte, un reporte de la firma de investigaciones Gartner, publicado en enero de este año, dice que 30 por ciento de las grandes corporaciones y la mitad de las compañías medianas de Estados Unidos cuestionan el precio de las licencias de Office, y muy probablemente no renovarán sus contratos cuando estos expiren.

Este cambio de actitud no tiene nada que ver con insatisfacción por el producto, pues pocos dudan de sus bondades, sino con el precio de Office, sumado al hecho de que el software libre ofrece alternativas de muy bajo precio o gratuitas. Paquetes como OpenOffice.org, que no cuesta un solo peso, y StarOffice, que Sun Microsystems vende por 60 dólares o menos a empresas en Colombia, son un argumento de mucho peso para las firmas que buscan reducir sus costos (cada Office le cuesta alrededor de 470 dólares a una compañía, en compras de 10 hasta 250 licencias).

Adicionalmente, estos paquetes o suites alcanzaron un grado de madurez que permite tomarlos muy en serio. Compañías como Sony, Hyundai y Fujitsu están utilizando OpenOffice.org o StarOffice en otros países. Y el gobierno de la ciudad de Munich decidió pasar hace un año 14.000 computadores de Windows a Linux y a aplicaciones libres, entre ellas OpenOffice.org.

Los casos también son abundantes en Colombia: Seguros Bolívar, Multienlace, Colombina, la ETB, Hamburguesas El Corral, la universidad Ceipa de Medellín, Porvenir, Comfenalco, el Politécnico Colombiano JIC, de Medellín; Acerías Paz del Río, las universidades Distrital y Javeriana de Bogotá, Comfama y Kokoriko, entre otros.

Esto no quiere decir, sin embargo, que el dominio de Office esté amenazado, al menos no a corto plazo. De hecho, las predicciones en ese sentido han resultado erradas. En mayo del 2002, Gartner predijo que StarOffice alcanzaría 10 por ciento del mercado a finales del 2004, lo cual implicaba que Office reduciría su participación a menos del 80 por ciento si las demás suites mantenían sus porcentajes de la época. Pero cifras recientes de la firma Yankee Group dicen que Office todavía mantiene una participación cercana al 90 por ciento.

Si bien estas suites han arañado unos cuantos puntos de participación, aún tienen mucho camino por recorrer para ser consideradas una amenaza para Office. Incluso, según Giga Information Group, lo más probable es que StarOffice y OpenOffice.org les hayan robado más usuarios a las suites de Corel e IBM que a la de Microsoft. "El gran perdedor hasta el momento ha sido Corel", dice un reporte publicado en el sitio web de esa firma.

Pero el riesgo para Microsoft es la tendencia. Mientras que hace años no se consideraban otras opciones, el cambio hoy se ve como algo viable. Y contrario a lo que podría pensarse, Office continúa siendo la principal fuente de ingresos del gigante de Redmond, así que el impacto podría ser fuerte. Durante la presentación de la versión más reciente, Office 2003, Microsoft dijo que 29 por ciento de sus ventas provienen de este paquete de programas; son más de 9.200 millones de dólares anuales.

Se está perdiendo el miedo

El hecho de que los programas de Microsoft sean amos y señores en todo el mundo genera incertidumbre en las empresas al pensar en abandonar Office. Pero esa prevención se ha venido perdiendo, aunque no de manera generalizada, por varias razones. La primera son los mayores costos de las licencias de Office; para una compañía pequeña o mediana pueden representar un alto porcentaje de sus gastos, lo que no siempre se justifica si se tiene en cuenta que la mayoría de usuarios sólo aprovecha una pequeña parte del paquete.

Esa es precisamente la segunda razón. Office es una suite tan completa que en ocasiones excede las necesidades de las empresas. Aunque no hay un estudio actual sobre el aprovechamiento de los paquetes de oficina, Gartner afirmó a finales de los años 90 que "el 90 por ciento de los usuarios sólo conocen un 10 por ciento de las capacidades totales del producto".

Luis Eduardo Vásquez, gerente de la empresa de consultoría y soporte Levarcol, opina que esa cifra de Gartner es bastante real. Vásquez, quien ha liderado montajes de OpenOffice.org y StarOffice en Colombia y otros países, ha estudiado la forma de trabajar de unos 5.000 usuarios de diferentes niveles, desde secretarias hasta directivos. Por su parte, Carlos Biscione, arquitecto de software corporativo de Sun Microsystems, opina que el 98 por ciento de los usuarios de Office aprovecha menos del 15 por ciento de sus características.

Un caso de ese estilo es el de Seguros Bolívar, que tiene una de las instalaciones más grandes de StarOffice en Colombia, con cerca de mil PC basados en la versión 6.0 del producto. Hace cinco años, la compañía determinó que estaba realizando una inversión inmensa en licencias de Microsoft Office y que esta suite se estaba subutilizando, no porque no se aprovecharan sus prestaciones, sino porque no se necesitaban muchas de ellas.

"Hicimos una transición de Office a Works, que era mucho más económica, pero Microsoft no siguió desarrollando este programa y no estábamos dispuestos a volver a Office", dice Gonzalo Vargas, jefe de soporte tecnológico de la compañía. Por eso cambiaron a StarOffice.

La lucha antipiratería es otro factor. La necesidad de muchas empresas de legalizar los programas que utilizan las ha llevado a probar el sabor del software libre. Compañías que jamás podrían adquirir y mantener las licencias de Office, pero que se han concientizado del peligro de usar esta suite de forma pirata, han buscado las alternativas más baratas.

Hay que destacar que StarOffice y OpenOffice.org no son las únicas alternativas al reino de Microsoft. Las suites que competían con Office en los años 90 siguen presentes: Lotus SmartSuite y Corel WordPerfect Office. Sin embargo, estos paquetes tienen un precio menos atractivo. A una empresa colombiana Corel WordPerfect Office le cuesta alrededor de 120 dólares, mientras que SmartSuite vale aproximadamente 320 dólares.

SmartSuite pertenece a IBM desde que el ‘Gigante Azul’ compró a Lotus. IBM sigue manteniendo el soporte en Colombia y la sigue comercializando independiente y preinstalada en sus PC. Sin embargo, ofrece SmartSuite como una opción intermedia, pues para los usuarios que sólo necesitan funcionalidades básicas promueve su tecnología de portal, que permite leer y generar contenidos desde el navegador de Internet.

Por su parte, WordPerfect Office, que pasó por varias manos antes de ser comprado por la firma canadiense Corel, parece tener un mercado más amplio (además de un mejor precio). Este paquete, que se encuentra en su versión 11, se está entregando preinstalado en los PC de algunos fabricantes estadounidenses, y se espera la edición 12 para mediados de año.

Estos dos paquetes no tienen versión para Linux (Corel la tuvo, y este mes comienza a probar nuevamente una versión para ese sistema en Estados Unidos); eso también les quita fuerza frente a StarOffice y OpenOffice.org, debido a que muchas de las empresas que saltan a estas suites lo hacen porque están cambiando sus computadores de Windows a Linux (obviamente, Microsoft tampoco ofrece Office para Linux).

Esta es otra tendencia fuerte que también influye en el auge de OpenOffice.org y StarOffice: cada vez son más comunes las noticias sobre compañías y gobiernos que están utilizando o promoviendo el uso de Linux. En este último grupo están los gobiernos de Brasil, China, Japón, Corea y Perú, entre otros.

Casos en Colombia

En nuestro país hay numerosos ejemplos de empresas y entidades que abandonaron la suite de Microsoft. Seguros Bolívar tiene uno de los proyectos más grandes, con mil computadores que usan StarOffice 6.0.

En esa compañía todavía quedan 200 computadores con Office. Algunos porque sus usuarios necesitan ejecutar macros en VisualBasic, y la versión 6.0 de StarOffice no las soporta adecuadamente; y otros, los usuarios de portátiles, porque requieren intercambiar permanentemente archivos complejos con otras organizaciones.

La compatibilidad no fue un problema para el Instituto Distrital de Cultura y Turismo (IDCT), en Bogotá, que tiene 112 computadores con OpenOffice.org. Según Fabio Fernando Sánchez, coordinador de sistemas de la entidad, OpenOffice.org abre sin problemas entre un 90 y un 95 por ciento de los archivos de Office, mientras que Office no puede leer los de OpenOffice.org. Esto último, clave para intercambiar documentos con terceros, se resuelve grabando los archivos de OpenOffice.org en los formatos de Microsoft o en estándares como .rtf.

Las aplicaciones más utilizadas en el IDCT son Writer, Calc e Impress (equivalentes a Word, Excel y PowerPoint, respectivamente); y las ventajas de las que el instituto saca más partido son la creación de archivos PDF directamente desde cualquier documento y la generación de presentaciones tipo Flash. En cuanto a funciones más complejas, con OpenOffice.org el instituto está empezando a automatizar el correo electrónico, acceder a bases de datos y utilizar aplicaciones empresariales XML.

Otro caso importante es el de Multienlace, uno de los principales call centers del país, que instaló StarOffice 5.2 en los 1.300 equipos de los operadores (quienes reciben y generan llamadas telefónicas). Si bien esta versión, con más de tres años de antigüedad, tiene algunas limitaciones en rendimiento y compatibilidad, la compañía no ha visto la necesidad de actualizarse a nuevas versiones.

En Colombina, con sede en Cali, se usa StarOffice en las plantas de producción, y gracias a los buenos resultados se está evaluando la posibilidad de emplearla en las áreas administrativas. Acerías Paz del Río implementó Linux en sus oficinas, con Java Desktop como interfaz del sistema operativo y con StarOffice como suite de oficina. Y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá (ETB) está montando OpenOffice.org en algunas de sus áreas –en forma controlada– y evaluará los resultados para tomar decisiones posteriores.

Otras compañías y entidades que usan estos paquetes son Kokoriko, Hamburguesas El Corral, la universidad Ceipa de Medellín, Comfenalco, Comfama, el Politécnico Colombiano JIC en Medellín, Porvenir y las universidades Distrital y Javeriana en Bogotá.

En el caso del Instituto Distrital de Cultura y Turismo (IDCT), la migración al sistema operativo Linux (Red Hat 9.0) condujo al cambio de Office por OpenOffice.org. Según Fabio Fernando Sánchez, "queríamos tener un sistema robusto y sobre todo seguro, y esta suite de oficina va muy bien con nuestra elección de Linux".

Hoy, el IDCT tiene 112 computadores con OpenOffice.org sobre Linux, 25 con la misma suite sobre Windows y 90 con Microsoft Office sobre Windows. "La meta es llegar a un 90 por ciento de los equipos con OpenOffice.org a finales de este año", señala Sánchez.

Según Sánchez, en este proyecto no se cumplió la afirmación de Microsoft de que lo que se ahorra en las licencias de una ‘suite libre’ se paga con creces en soporte, entrenamiento y falta de productividad. Él afirma que la instalación de la suite es muy sencilla –dura sólo unos cinco minutos por equipo– y el soporte técnico que requiere es similar al de cualquier paquete o incluso menor, pues hay una incidencia de virus muy baja.

Aclara, sin embargo, que "a pesar de que el entorno gráfico de OpenOffice.org es muy amigable y similar al de otras suites, es recomendable una capacitación para familiarizar al usuario y permitir que le saque más provecho". Según Sánchez, OpenOffice.org sí requiere de un proceso de adaptación cultural, que puede ser la clave del éxito o el fracaso de la suite en una empresa.

Esto es especialmente cierto para las versiones antiguas de StarOffice. En Seguros Bolívar inicialmente usaron StarOffice 5.1 y 5.2, y Gonzalo Vargas recuerda que la reacción de los usuarios ante al escritorio integrado que se superponía al de Windows fue negativa. Tras la capacitación la suite fue aceptada con mayor ‘paciencia’ hasta que Sun lanzó la versión 6.0 y se actualizaron. "StarOffice 6.0 es modular, funciona mucho más rápido y es aún más compatible, por lo que no dolió pagar por primera vez por licencias de esta suite", dice el ingeniero (las versiones anteriores eran gratuitas).

Esta y otras experiencias positivas no quieren decir que una transición de ese tipo esté libre de problemas. La compañía Protección implementó StarOffice 5.2 y luego se devolvió a Office por los problemas que tuvo (ver recuadro "Protección: de regreso a Office").

Vale la pena resaltar, sin embargo, que muchas de las fallas de las versiones originales de StarOffice (como la 5.2) se corrigieron en ediciones recientes. En un artículo de este año, la revista estadounidense PC Magazine dice: "¿Puede StarOffice 7 suplantar a Microsoft Office en su escritorio? Con versiones previas, lentas y con errores, usted respondería que no. Pero la velocidad, el poder y la simplicidad de la nueva versión, combinados con su minúsculo precio, pueden hacerlo cambiar de idea", dice la publicación.

El artículo agregó: "Los usuarios de Office que migren a StarOffice necesitarán poco o ningún reentrenamiento, porque los menús y el ambiente son casi idénticos. Y StarOffice tiende a ser más intuitivo que Microsoft Office".

Microsoft: el precio no es lo único

Ante el principal argumento contra Office, su precio, Microsoft responde que el valor de las licencias representa sólo una pequeña parte del costo total, así que no es determinante. Adicionalmente, esa compañía afirma que está llevando su suite a un nivel superior.

"Aunque seguimos ofreciendo un producto para el usuario del hogar o individual, Office es ahora parte de un sistema empresarial que busca darle las herramientas necesarias a cada empleado para que acceda a la información, la use, la mejore, la comparta y la aproveche, aumentando la productividad y las ganancias de una empresa", dice José Antonio Barraquer, gerente de Windows en Microsoft Colombia.

Barraquer, quien estima que Office domina cerca del 95 por ciento del mercado colombiano, dice que "la discusión no se debe basar en el costo de adquisición de una licencia. Lo importante ahora es lograr que los documentos en las empresas sean ‘inteligentes’; que si se está haciendo un reporte de ventas en Excel, sea el programa el que se conecte a la base de datos y saque la información necesaria para ello".

Esta visión comenzó a materializarse en la versión XP del programa. "Office XP trajo las etiquetas inteligentes, con las cuales es posible darles utilidad a los textos y cifras que se escriben en los documentos. Si se introduce el nombre de un cliente en Word, por ejemplo, el programa sabe quién es esa persona y nos permite buscar su estado de cuenta, saber su historia de compras y pedidos, enviarle un mensaje de correo electrónico o registrar una cita en la agenda, todo ello desde Word", explica Barraquer.

Son varias las empresas que han implementado en sus sistemas estas nuevas herramientas de Office. Y sus resultados positivos son el mejor argumento para no considerar otras suites.

Colsubsidio, por ejemplo, creó con Office un sistema para la generación de cotizaciones en el área de educación, turismo y entretenimiento. Antes, cuando un afiliado o alguien externo acudía a la caja para cotizar el alquiler de una instalación, la persona que lo atendía debía entrar a diferentes programas para sacar la información sobre la disponibilidad y precio del recurso.

Con Office 2003, el departamento de sistemas de Colsubsidio, liderado por Nelson Arciniegas, creó un proceso basado en el estándar XML, que permite que desde un documento de Word el empleado ‘invoque’ la información necesaria para la generación de la cotización, sin necesidad de salirse de un sistema para entrar a otro; todo se hace desde el mismo Word.

"Con esa solución se mejoró el proceso de cotizaciones y nos permite tener una respuesta más ágil para nuestros clientes", dice Helena Guerrero, jefe de la sección de eventos de Colsubsidio. Por su parte, el ingeniero Nelson Arciniegas dice que no sólo se logró mejorar la atención, sino que lograron ahorros en dinero al usar una aplicación familiar para los empleados, en vez de otros sistemas de relación con los clientes que hubieran implicado comprar más software, así como gastar en entrenamiento.

Otra compañía que logró beneficios con las nuevas características de Office es Cavipetrol, la caja de empleados de Ecopetrol. Para atender a un afiliado era necesario acudir a diferentes programas y copiar la información necesaria para tramitar solicitudes de créditos, hipotecas, trámites médicos y funerarios, entre otros, para luego pegarla en el documento final.

Según Jairo Bravo Mendoza, director de tecnología e informática de Cavipetrol, no solo se presentaban retrasos en la atención, sino que la información final debía imprimirse y escribirse en los reportes realizados en Word y Excel, con los riesgos de errores que eso trae. Con Office 2003, Cavipetrol creó un proceso en donde los programas de oficina se conectan a los diferentes sistemas de información para sacar los datos de manera automática.

En estos dos casos el tema del costo de las licencias no ocupó el primer lugar en las preocupaciones. Lo importante era solucionar y mejorar un proceso interno. "Aunque Microsoft cuenta con modelos de licenciamiento favorables según el caso, las empresas tienen que analizar el Costo Total de Propiedad. Puede que un software sea más barato o gratuito, pero eso no garantiza a una compañía que en el mediano o largo plazo gastara menos en soporte o en la compra de otro software que haga algo que Office puede brindarle", dice Alberto Acero, gerente de ventas consultivas en Microsoft Colombia.

La evolución de Office

Office 2003 es parte de una estrategia que Microsoft llama Office System. El objetivo ahora no es solo la producción de información, sino el uso inteligente y automatizado de la misma para hacer eficientes las empresas.

Los usuarios individuales que esperaban con ansias los profundos cambios de cada nueva versión de Office posiblemente están desilusionados desde hace varios años. Para alguien que use Office en su hogar, las ediciones recientes no han traído transformaciones radicales.

Pero la situación es diferente en las empresas. En ese ambiente, con varios computadores conectados a un sistema de información que almacena los datos de los clientes, los productos y los negocios, Office ofrece nuevas opciones favorables, como la capacidad de interconectar los programas de la suite con esos sistemas para el intercambio y acceso a la información.

Esto es lo que Microsoft denomina Office System. "Muchas compañías ya cuentan con productos de Microsoft en los PC de sus empleados y en los servidores. Office System busca que esa estructura les permita aprovechar mejor la información para darles mayor autonomía a los empleados para tomar decisiones", explica Alberto Acero, gerente de ventas consultivas en Microsoft Colombia.

Una parte de este concepto de Office System es el paquete Office 2003, en donde los tradicionales Word, Excel y PowerPoint tienen una característica especial: "Ya no son una pantalla en blanco. Al abrir el programa, el usuario encontrará siempre opciones y herramientas para tener acceso y compartir la información que requiere para su trabajo", explica Acero. Cada vez que escriba un nombre de una persona o empresa, una fecha, un mensaje de correo electrónico, un número de orden o factura, el programa le permitirá ejecutar diferentes tareas de manera automática.

"Office se hace ‘inteligente’. Cualquier dato que esté relacionado con los sistemas de la empresa inmediatamente se activa con un listado de opciones para profundizar en su información. Ahora cualquier empleado puede saber el estado del inventario, la historia de ventas por producto o por cliente, contactar a otros compañeros para compartir información y hasta generar reportes inmediatos sobre un departamento de la empresa", afirma Acero, de Microsoft.

Un nuevo concepto

Vale la pena anotar que Office no se aleja del todo de los usuarios individuales. "Office continuará entregando versiones ‘livianas’ con los tres programas que todo el mundo usa. Pero las ediciones profesionales y para pequeñas y medianas empresas son las que incluyen los mayores beneficios del nuevo Office System", dice Acero.

Así las cosas, Office System se divide en tres frentes: los programas (entre ellos los de Office), el software de servidores y las aplicaciones prediseñadas.

En el primero están los programas tradicionales (Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio, Publisher, Project y Outlook), que incluyen las opciones que se han mencionado de conexión con sistemas de información gracias al estándar XML (o de web services, como lo llama Microsoft).

Adicional a estos programas, nacen Infopath 2003, que sirve para crear formularios ‘inteligentes’ que se conectan a los sistemas de información de la empresa para eliminar procesos físicos de documentos (cotizaciones, facturas, etc.). Este crea documentos autoeditables; es decir, que ellos mismos buscan la información que deben llevar para completarse.

El otro programa nuevo es OneNote 2003 (ver sección Tutorial, en la página 46), que permite intregrar notas e ideas provenientes de diversas fuentes. Es ideal para centralizar y aprovechar los datos informales que producen los empleados o funcionarios de la empresa. Estas anotaciones se almacenan en un mismo sitio para luego organizarlas y compartirlas.

El segundo pilar de Office System es el software de servidores. El más importante es Share Point Portal Server, que actúa como el punto central a donde confluyen todos los archivos que se crean con los programas antes mencionados.

Este servidor de software ejecuta las labores de ‘inteligencia’ para llevar los datos a la persona indicada y en el momento justo. Las labores de creación, edición, corrección y comunicación de archivos son la principal misión de este programa.

El otro servidor es Project Server 2003, que tiene como objetivo administrar las tareas de ejecución y terminación de proyectos en las empresas. Mejorar la atención a los clientes, crear un nuevo departamento de servicio o lanzar una campaña de producto, son algunos ejemplos de proyectos que este servidor de Office System puede administrar, haciendo seguimiento de las tareas y responsabilidades de las personas a cargo, así como de los recursos técnicos y financieros del proyecto.

El último servidor de Office System es Live Communications Manager, que hace las veces de canal de comunicación entre los diferentes puntos de la empresa. Este software maneja los recursos de mensajería instantánea, videoconferencia, reuniones virtuales y chat dentro de la compañía.

El tercer pilar de Office System tiene que ver con soluciones prediseñadas de Microsoft. "Tenemos plantillas para el manejo de propuestas, de inteligencia de negocios y de reportes de Excel, entre otras, que les ayudan a las empresas a usar mejor la información que producen sus empleados, clientes y proveedores. A través de un documento de Word o Excel, el gerente de la compañía puede ver cómo está su negocio, en dónde se están presentando problemas y qué empleado no está cumpliendo las metas", explica Alberto Acero, de Microsoft.

Los reales costos

Aunque la discusión sobre el precio de las licencias frente a las opciones libres ha tomado mucha fuerza, Microsoft advierte que existen otros valores que el cliente debe entender.

"El retorno de la inversión con Microsoft Office System no tiene comparación con lo que ofrecen otras suites de oficina. Los usuarios no sólo tienen que crear y leer archivos. Necesitan intercambiarlos, administrarlos y aprovecharlos, factores que sólo se logran con Office System", afirma Alberto Acero.

Un reciente estudio de Gartner, empresa investigadora de mercados, señala que "si una empresa puede dividir a sus empleados entre generadores y consumidores de información, en teoría podría equipar a los generadores con Microsoft Office y a los consumidores con StarOffice u OpenOffice.org".

La misma compañía señala que un modelo ideal sería mixto, aunque advierte que en aspectos de compatibilidad todavía existen algunos escollos, pese al gran esfuerzo de StarOffice y OpenOffice.org.

Otro estudio de la firma de investigación de mercados Navigant Consulting (www.navigantconsulting.com), elaborado con 22 empresas que implementaron Office System, mostró que los empleados ahorraron un 20 por ciento de tiempo en procesos diarios de captura, acceso y modificación de datos en las plantillas de atención al cliente.

Igualmente, el estudio señaló que los niveles de errores en tales archivos se redujo otro 20 por ciento. "La combinación entre los productos de Office 2003, más los sistemas de servidor Exchange 2003, Windows Server 2003, SQL Server y SharePoint, le permiten a cualquier compañía crear los procesos necesarios para hacer más productiva y útil la información de sus empleados", puntualiza Alberto Acero, de Microsoft.

Usuario final, el que más paga

Si bien los mayores esfuerzos tecnológicos en las suites de oficina se enfocan en funciones avanzadas, como acceso a bases de datos y programas empresariales, automatización de procesos, colaboración entre usuarios y programación de aplicaciones desde las propias suites, el mercado del usuario final sigue siendo muy importante. Sin embargo, él es quien paga los precios más altos.

En Colombia, el usuario del hogar que quiera tener la versión más completa de Office, la Profesional, deberá desembolsar 603 dólares, casi lo mismo que vale un computador armado. Otras versiones de Office son más económicas, especialmente las ediciones académicas que se venden para estudiantes y profesores por 163 dólares (Office Estándar) y 212 dólares (Profesional).

Las suites provenientes del software libre son una alternativa interesante para el hogar y la pequeña empresa. StarOffice vale 75 dólares para usuarios finales, mientras que OpenOffice.org se puede bajar completamente gratis de Internet. Además, StarOffice tiene una versión académica que se ofrece gratuitamente a los estudiantes (Sun Microsystems sólo cobra el precio del CD-ROM y el envío).

Otra opción es Corel WordPerfect Office, que en Colombia cuesta 150 dólares para usuarios finales, casi la mitad de lo que vale en otros países, gracias a una política especial de precios para impulsar ese producto en América Latina.

Clientes latinoamericanos ya están obteniendo el máximo potencial con la nueva suite Microsoft Office System.

Microsoft Latinoamérica da a conocer la oportunidad para sus clientes empresariales de adquirir los productos de la nueva suite Microsoft Office System, en sus sistemas de licenciamiento por volumen, manteniendo el mismo precio estimado de venta al publico (ERP, por sus siglas en inglés) que tiene actualmente la versión Office XP. Al mismo tiempo, los clientes individuales que adquieran dicha suite en su versión de retail o preinstalada en un computador, entre el 1º. de septiembre de 2003 y el 30 de noviembre del 2003, tendrán la oportunidad de obtener el nuevo Microsoft Office System en cuanto éste se encuentre disponible en las tiendas.

A partir del día de hoy, el nuevo Microsoft Office System se encontrará disponible para clientes empresariales en sus listas de precios de Septiembre y tal como se había comunicado, Microsoft mantiene los precios actuales para la nueva versión de su suite.

También a partir de hoy y hasta el 30 de noviembre, entra en vigor el programa de garantía tecnológica para Microsoft Office System, el cual asegura una suave transición de Office XP a Office System para todos los clientes que adquieran Microsoft Office System en sus versiones al menudeo o retail y preinstaladas en computadoras dentro Latinoamérica. Los clientes que adquieran la suite Microsoft Office XP podrán obtener el producto equivalente del nuevo Office System, en cuanto éste se encuentre disponible en la región, abonando únicamente el costo de envío. Microsoft Latinoamérica tiene disponibles los detalles de dicha garantía tecnológica en su sitio web http://www.microsoft.com/latam/office/preview/garantiatecnologica.

BIBLIOGRAFIA

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http://www.microsoft.com/latam/prensa/2003/sept/Office_System.asp

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Delgado Victore Roberto: Maria A. Vérez. ¨El proceso de control en la Dirección Integrada por Proyectos ( Project Management ) haciendo uso de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones¨.MONOGRAFIA.COM. © 1997 Lucas Morea / Sinexi S.A (http://www.monografias.com/trabajos15/control-dip-tic/control-dip-tic)

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Microsoft Corporación. Todos los derechos reservados. "El programa de administración de proyectos de Microsoft Office" Viernes, 9 de Enero de 2004.[http://www.microsoft.com/spain/Office/xp/project/standtopten.asp]

LEONDRY A. SENA M.

Autor:

Adolfo