Sistema automatizado de control de inventario, depósito de aduana (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
d) Participación: Parte activa en el mejoramiento continuo de la gestión y procesos en pro del logro de la misión, visión y objetivos de la empresa, promoviendo mecanismos que involucren la participación de los trabajadores, sindicatos, directivos y accionistas.
e) Compromiso: Propiciar y fortalecer la identificación y lealtad del trabajador con la organización, para el logro de la misión, visión y objetivos de la empresa, impulsando mecanismos que permitan el desarrollo y reconocimiento del recurso humano.
Fomentar el desarrollo, la participación del recurso humano y el mejoramiento continuo, en los procesos de explotación de Bauxita y producción de Alúmina, cumpliendo con las normas de calidad, ambiente y seguridad, para satisfacer los requerimientos y expectativas de nuestros clientes, con altos niveles de rentabilidad y competitividad.
2.13 OBJETIVOS DE LA CALIDAD
1. Satisfacer los requerimientos de Alúmina de la industria nacional.
2. Mejorar la imagen institucional y contribuir con la conservación del ambiente.
3. Cumplir con los requerimientos del cliente.
4. Mejorar la eficacia de los procesos operativos y administrativos.
5. Incrementar los niveles de producción.
6. Desarrollar capacidades del recurso humano.
2.14 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE CVG BAUXILUM
La máxima autoridad presente en la planta es el Presidente, el cual tiene como finalidad dirigir la administración, funcionamiento y control operativo de la gestión empresarial de CVG BAUXILUM hacia el logro de la misión, visión y objetivos previstos de la empresa en concordancia con las disposiciones de la Junta Directiva y la Asamblea de Accionistas. La Presidencia controla de manera directa a todas las Gerencias. (ver Figura 1).
Figura 1. Organigrama Gerencial de CVG BAUXILUM
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
En un rango más abajo se sitúa el Consultoría Jurídica y Auditoría Interna que se encargan de prestar asesoría legal en la interpretación en la aplicación de leyes, decretos y reglamentos, contenidos en la rama de derecho administrativo, público, civil, mercantil y laboral, que condicionan la gestión empresarial a fin de asegurar una adecuada orientación en las políticas y toma de decisiones de la empresa y de evaluar el sistema de control interno de los sistemas administrativos y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, a fin de determinar su confiabilidad, apoyando a la organización en la consecución de sus objetivos y metas, y alcanzando la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones, de conformidad con la normativa dentro de la cual opera, respectivamente.
El próximo eslabón en la estructura organizativa de CVG BAUXILUM lo ocupan la Gerencia de Asuntos Públicos que tiene por finalidad garantizar el diseño e implementación de estrategias comunicacionales y la coordinación de programas culturales, deportivos y recreativos, que contribuyan a consolidar la imagen institucional de la empresa y la Gerencia de Planificación y Presupuesto que es la encargada de asesorar a la organización en la toma de decisiones y en el diseño e implantación de metodologías de planificación y control, a los fines de optimizar los procesos y mejorar los resultados en la gestión de la Empresa. La gerencia de Asuntos Públicos tiene bajo su cargo a la División de Información y Relaciones Públicas, a la División de Cultura y Deportes y a la División de Relaciones Institucionales Bauxita (ver Figura 2).
Figura 2. Organigrama de la Gerencia de Asuntos Públicos
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
Mas abajo en el organigrama se encuentra la Gerencia de Ingeniería Industrial que tiene dentro de sus funciones suministrar servicios de asesoría y asistencia técnica en materia de Ingeniería Económica y de Métodos, que contribuyan a garantizar la calidad de gestión y la optimización y control del uso de los recursos de la empresa, así como la mejora continua de sus procesos. En el mismo nivel se ubica la Gerencia de Tecnología de la Información que trabaja en función de brindar soluciones integrales para la organización y sus procesos, a través de la utilización de la tecnología de información y alineados con las estrategias de la Empresa. Además tiene bajo su custodia al Departamento de Coordinación SISA y a las Divisiones Centro de Atención a Usuarios, Sistemas Automatizados, Infraestructura, Organización y Procedimientos y Soporte Bauxita (ver Figura 3).
Figura 3. Organigrama de la Gerencia de Tecnología de la Información
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
En el siguiente nivel se encuentran las Gerencias de 1) Personal, 2) Administración Financiera, 3) Logística, 4) Comercialización y 5) Proyecto e Ingeniería. Sus funciones se presentan a continuación:
1) Garantizar la disponibilidad del recurso humano requerido, acorde con las estrategias de captación, desarrollo y mantenimiento de personal de la Empresa, así como asegurar las condiciones básicas para que la actividad laboral se desarrolle dentro de los parámetros de eficiencia y productividad y de protección industrial. Tiene bajo su cargo a la División de Asuntos Laborales, División Seguros, División Desarrollo de Personal, División Empleo y Compensación, División Administración de Beneficios, División Servicios al Personal, División Protección Industrial y División de Protección de Planta Bauxita (ver Figura 4).
Figura 4. Organigrama de la Gerencia de Personal
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
3) Gerenciar la capacitación, control y uso de los recursos financieros, así como garantizar la emisión oportuna y confiable de la información financiera, contribuyendo a maximizar el valor de la empresa. La Gerencia de Administración Financiera controla las áreas de Coordinación de Asuntos Fiscales, División Tesorería, División Control de Compromisos, División Contabilidad General y Control de Activos, División Contabilidad de Costos y División Finanzas Bauxita (ver Figura 5).
Figura 5. Organigrama de la Gerencia de Administración Financiera
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
4) Garantizar el abastecimiento de insumos, bienes, obras y servicios requeridos por la empresa, en términos de rentabilidad, calidad y oportunidad exigidos. Los Departamentos que conforman esta Gerencia son los siguientes: Secretaría Comisión de Licitaciones, Coordinación de Programas Socio- industriales, División Planificación y Adquisición de Stock, División Adquisición de Cargo Directo Alúmina, División Suministros Bauxita, División Almacén Alúmina, División Tráfico y Aduana y la División Servicios Generales. Ver Figura 6.
Figura 6. Organigrama de la Gerencia de Logística
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
5) Asegurar la colocación de Alúmina y Bauxita, la adquisición de materias primas e insumos asignados a la gestión de la unidad, en los mercados nacionales e internacionales, en los mejores términos de calidad, oportunidad y precios.
6) Garantizar la ejecución de los proyectos de modernización, sostenimiento y rutinarios requeridos para la planta de alúmina, en las fases de diseño conceptual, construcción, instalación y puesta en marcha. Está formada y controla a la Coordinación de Proyecto de Modernización de Planta, a la Superintendencia de Planificación y Control de Proyectos y a la Superintendencia de Ingeniería de Planta. (ver Figura 7).
Figura 7. Organigrama de la Gerencia de Proyecto e Ingeniería
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
En el siguiente peldaño de la Estructura Organizativa de CVG BAUXILUM se ubica la Gerencia General de Operaciones de Planta y la Gerencia General de Operaciones de Mina. La primera tiene dentro de sus funciones principales dirigir las gestiones manufactureras de Alúmina hacia el logro de objetivos y metas de producción previstas, de acuerdo a condiciones y parámetros establecidos, que permitan mantener niveles de rentabilidad, seguridad, calidad y competitividad en el desempeño de las operaciones, a fin de satisfacer los intereses de la Empresa. Desde aquí se maneja todo lo relacionado con Asistencia Administrativa, Manejo de Lodo, Manejo de Materiales, Ambiente, Prevención y Gestión de la Calidad, Producción, Mantenimiento y Control de Calidad y Procesos (ver Figura 8). Por su parte, la Gerencia General de Operaciones en Mina tiene como labor dirigir los procesos de exploración, explotación, extracción y manejo de la Bauxita hacia el logro de las metas de producción, de acuerdo a las condiciones y parámetros de calidad establecidos, garantizando las ventajas especiales a beneficio de la nación, establecidas en la extensión de concesión de Bauxita aprobada por el Ejecutivo Nacional. Esta Gerencia está conformada por la Coordinación Asistencia Administrativa Bauxita, División Ambiente, Prevención y Salud, Coordinación Ingeniería Industrial, Gerencia Servicios y Desarrollo Social, Gerencia Personal Bauxita, Gerencia Mina., Gerencia Manejo de Mineral y Gerencia de Ingeniería y Servicios (ver Figura 9).
Figura 8. Organigrama de la Gerencia General de Operaciones de Planta
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
Figura 9. Organigrama de la Gerencia General de Operaciones de Mina
Fuente: Sistemas de Documentos Internos de CVG BAUXILUM
2.15 GERENCIA LOGÍSTICA
2.15.1 OBJETIVO
Garantizar el abastecimiento de insumos, bienes, obras y servicios requeridos por la Empresa, en términos de rentabilidad, calidad y oportunidad exigidos.
2.15.2 FUNCIONES
1. Establecer estrategias y mecanismos de comercialización y adquisición, para la ejecución del plan de procura de bienes, materiales, obras y servicios de la Empresa.
2. Garantizar la planificación, programación y control de las adquisiciones requeridas en la Empresa, en términos de calidad, cantidad, oportunidad y costos; cumpliendo con lo establecido en la Ley de Licitaciones y su Reglamento y la Normativa de la empresa.
3. Asegurar el apoyo logístico y administrativo que demande el proceso de procura de bienes, obras, servicios, sujeto a licitaciones; mediante la coordinación y ejecución de los procesos licitatorios de CVG BAUXILUM, en cumplimiento con los plazos y condiciones establecidos dentro de la normativa legal y procedimental vigente.
4. Asegurar la guardia y custodia del expediente licitatorio contentivo de toda la documentación de respaldo del proceso, y mantener bajo custodia las fianzas de las licitaciones hasta la ejecución, cumplimiento o finalización del convenio o contrato.
5. Asegurar los servicios de recepción, identificación, ubicación, custodia, preservación y despacho de los materiales, insumos y repuestos.
6. Garantizar la administración eficiente de los almacenes de materiales y repuestos, requeridos para el cumplimiento de los planes de producción, mantenimiento y servicios.
7. Garantizar el establecimiento y actualización del Registro de Proveedores, así como de mecanismos de atención y suministro de información a proveedores.
8. Asegurar la actualización de precios de la Estructura de Costos inicial elaborada por la Gerencia de Ingeniería Industrial y la Gerencia de Proyecto e Ingeniería, para el presupuesto base referencial en los procesos de contratación de obras y servicios de la Empresa.
9. Garantizar la elaboración de los estimados de costos por consulta de precios, análisis de precios unitarios de servicios, reconsideraciones de precios de bienes, obras y servicios, y mantener actualizado la base de datos de costos y precios, a los fines de facilitar la gestión de compras.
10. Garantizar la nacionalización de los bienes, insumos y materia prima, conforme a las normativas y disposiciones legales vigentes.
11. Establecer lineamientos y planes de acción para garantizar la prestación de servicios generales de oficina y de mantenimiento, conservación y limpieza de oficinas, áreas verdes e infraestructura, y la administración de la flota de vehículos oficiales de la Empresa.
12. Formular el presupuesto anual de compras de bienes, materiales, servicios e inventarios de CVG BAUXILUM, a fin de asegurar la continuidad en las áreas productivas de la Empresa.
13. Presentar informes de resultados de la gestión desarrollada, manteniendo seguimiento y control sobre las desviaciones detectadas.
14. Establecer planes estratégicos y mecanismos de evaluación y control de su gestión, coherentes con las metas y objetivos estratégicos de la Empresa.
15. Garantizar la implantación y cumplimiento de las metodologías de planificación y control, Normas ISO y Normas y Procedimientos que se establezcan para la Empresa, inherentes a su área de gestión.
CAPÍTULO III
Marco teórico
3.1 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados y organizados independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no predicable en tiempo.
Los programas de gestión de base de datos están programados para realizar operaciones que nos permiten acceder y, eventualmente, modificar los datos almacenados.
Estas operaciones consisten en la introducción, cancelación, modificación y búsqueda de datos a partir de los criterios seleccionados por el usuario de orden, clasificación e impresión de los listados.
El programa más difundido a escala mundial para estos fines es el Microsoft Access que no es más que un sistema gestor de bases de datos relacionales o SGBD.
3.2 VENTAJAS EN EL USO DE BASES DE DATOS
La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las Organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años, se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de estas son:
Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.
Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas.
Permite compartir información.
Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta.
Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.
3.3 TIPOS DE BASE DE DATOS
Esencialmente, existen dos tipos de bases de datos:
3.3.1 FLOT-FILE
Tipo Excel, en donde todos los datos relacionados entre ellos se sitúan en una única tabla con el consiguiente problema que cada noticia común a diversos informes debe repetirse para cada uno de ellos.
3.3.2 VÍNCULOS
Como Access, en donde se utilizan varias tablas vinculadas entre ellas. Un vínculo permite introducir información de una tabla en el informe de otra a través de un identificador (Id). Las ventajas que ofrece una base de datos vinculada son diferentes:
Ahorro de tiempo, ya que los mismos datos se introducen una sola vez.
Ahorro de espacio, ya que la base de datos tiene dimensiones más reducidas.
Reducción de errores determinados por la introducción de datos.
3.4 ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS
3.4.1 TABLAS
Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una persona, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.
Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las posibilidades que presenta:
Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros.
Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.
Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.
En la tercera elegiremos sí, una vez creada la tabla si desea:
Modificar el diseño de la tabla
Introducir datos directamente en la tabla
Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente
Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitará la carpeta y el nombre del archivo deseado.
Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que están vinculadas a tablas de un archivo externo.
Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseño o Vista hoja de datos.
3.4.2 CONSULTAS
La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las más frecuentes son las de selección que consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinámico de datos procedentes de una o más tablas.
Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla. Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de origen de la misma base de datos. Con las consultas se puede:
Elegir determinados campos de una tabla
Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado año)
Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabético ascendente o descendente)
Ejecutar cálculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio por la cantidad existente y que después memorice el resultado.
3.4.2.1 Tipos de consultas
a. Consultas de comandos: Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando:
i. Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.
ii. Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.
iii. Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
iv. Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.
b. Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.
c. Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.
3.4.3 MÁSCARAS O FORMULARIOS
Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.
Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.
La ventana del formulario se visualiza en Diseño, pero existen otras posibilidades para visualizarla: Vista Diseño, Vista Formulario, Vista Hoja de Datos y Vista Preliminar. Veamos:
Vista diseño: se utiliza para crear un nuevo formulario o para modificar las características de uno ya existente.
Vista Formulario: se utiliza para visualizar todos los campos de los registros y hacerse una idea de la forma del formulario.
Vista Hoja de Datos: se utiliza para agregar, modificar o ver los datos.
Vista Preliminar: se utiliza para controlar el aspecto que tendrá el formulario en la página impresa.
Eligiendo Vista Diseño aparece un área de trabajo organizada con las herramientas necesarias para la realización de un diseño. En ella aparecen etiquetas y controles vinculados a diversos campos, el cuadro de herramientas, la paleta de colores y la lista de campos (si el formulario no se ha realizado con el asistente, para poder crear los controles debe hacer click sobre el nombre del campo y arrastrarlo hasta el formulario).
3.4.4 REPORT O INFORMES
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos, otros.
Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes. Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.
3.4.5 MACROS
Una macro ejecuta automáticamente una o más operaciones repetidas, cada una de las cuales recibe el nombre de acciones. Access viene provisto de una lista de acciones utilizables para la creación de una macro. Las macros sirven para:
Abrir al mismo tiempo dos fichas y observar los datos que hay vinculados entre ambas
Buscar los informes
Automatizar las transferencias de datos
3.4.6 MÓDULOS
Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el código de Microsoft Visual Basic.
3.4.6.1 Tipos de Módulos
a. Módulo Estándar: módulo en el que puede colocar los procedimientos Sub y Function que desee que estén disponibles para otros procedimientos de la base de datos.
b. Módulo de clase: módulo que puede contener la definición de un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto nuevo. Los procedimientos definidos en el módulo se convierten en propiedades y métodos del objeto. Los módulos de clase pueden existir solos o con formularios e informes.
Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.
3.5 ALGUNAS CONSIDERACIONES SOBRE DISEÑO DE BASES DE DATOS
Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué pasos hay que seguir al diseñar una base datos.
Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.
Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.
3.6 ALMACÉN
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento generales de materiales y productos. Este también se encarga de realizar operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencias.
Los almacenes existen por dos motivos que se mencionarán a continuación:
1. Cuando existe un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de la producción.
2. En la distribución.
En cuanto se refiere a éste último punto se tiene que tener en cuenta lo siguiente:
a) Cuando hay un desequilibrio en los ritmos de la producción y del consumo.
b) Cuando existe un desequilibrio en el tiempo del período de consumo y el de la producción.
c) Cuando las zonas de consumo se encuentran alejadas de las de producción.
3.7 TIPOS DE ALMACÉN
Terminados
Industriales
Materia Prima
Productos Semielaborados
Piezas Separadas
Piezas de Recambio
Herramientas y Utilaje
Aprovisionamiento en General
Productos
Almacenes De Distribución
Depósitos
Donde a continuación se mencionarán algunos de los tipos de almacenes mas frecuentes.
3.7.1 ALMACENES INDUSTRIALES
Comprende el conjunto de almacenes de una industria para almacenar las materias primas y los productos terminados. Dentro de estos almacenes se pueden mencionar:
3.7.1.1 Almacén de Materia Prima: Almacena las materias primas que intervienen directamente en la composición de los productos terminados.
3.7.1.2 Almacén de Productos Semielaborados: Dedicado al almacenamiento de los materiales que han sufrido algunas transformaciones en el proceso productivo.
3.7.1.3 Almacén de Piezas de Recambio: Para almacenar piezas destinadas al servicio de posventa, con el objeto de efectuar reparaciones.
3.7.1.4 Almacén de Productos Terminados: Destinados al almacenamiento de productos para ser suministrados o entregados a los clientes.
3.7.1.5 Almacén de Herramientas y Utilaje: Controla todos los aspectos relativos al instrumental de producción, como herramientas, plantillas, matrices, etc.; en nuestro caso corresponde a almacén de mantenimiento.
3.7.1.6 Almacén de Aprovisionamiento en General: Para almacenamiento de insumos que intervienen indirectamente en la fabricación, tal es el caso de combustibles, aceites, lubricantes, material de embalaje.
3.7.1.7 Almacén de Distribución: Destinados a almacenar y vender artículos, productos, colocados a disposición del consumidor.
3.7.1.8 Depósitos: Lugar concebido y equipado para las mercaderías colocadas en depósitos por trato entre el depositante y el depositario. No hay que confundir con aquel que normalmente se utiliza para guardar los bienes que ya no se utilizan, es decir, los obsoletos, se guarda sin criterio sin orden; esto es el concepto de depósito.
3.8 EL RETO DEL ALMACENAJE
Muchos no tienen conocimiento sobre la realidad del almacenamiento y de su importancia en relación con los costos de los productos y al servicio al cliente interno o externo.
A continuación se mencionan algunas de las razones al respecto.
El almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la industria, existiendo una gran oportunidad para mejorar la productividad de los almacenes y la calidad correspondiente por medio de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de estas dependencias.
Las construcciones nuevas son costosas; por lo cual cada almacén debe de observar los métodos de almacenar y manipular que están empleando para mejorar la utilización del espacio y darles más eficiencia.
La presión para computarizar el almacén es grande y es también una clave importante para mejorar el tiempo de respuestas de los pedidos, pero el nivel de entendimiento de la necesidad, los beneficios y los requerimientos es bajo. La administración debe tener cuidado en adoptar la computarización y hacerlo después de que los objetivos y expectativas de las computadoras estén claramente definidas y sobre todo entendidas.
Los almacenes están continuamente presionados por la competencia. Las presiones para perfeccionar el Justo a Tiempo en los inventarios están aumentando pero al mismo tiempo la variedad de los productos se incrementa; algunos almacenes aumentan sus inventarios pero otros los reducen. El común denominador es que todos están experimentando cambios.
3.9 SISTEMA AUTOMATIZADO
La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
3.10 BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN
Mejorar la productividad de la empresa, reduciendo los costos de producción y mejorando la calidad de la misma.
Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo los trabajos penosos e incrementando la productividad. Realizar las operaciones imposibles de controlar intelectual o manualmente.
Mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las cantidades necesarias en el momento preciso.
Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulación del proceso productivo.
3.11 INVENTARIO
El Sistema de Inventario consiste en una serie de opciones que permiten al usuario manejar toda la información que corresponde al mantenimiento, en general, de artículos a través del proceso de vida de los mismos.
3.12 CARACTERÍSTICAS GENERALES
Por cada compañía se pueden definir tantos inventarios como se requieran que operaran en forma completamente independiente. El concepto de múltiples inventarios se aplica cuando en una misma compañía se venden artículos en forma completamente separada. Otro uso de múltiples inventarios es el separar un inventario comercial, de un inventario de suministros interno.
Dentro de cada inventario, se definen bodegas y artículos, tantos como se requieran.
Permite llevar lotes de vencimiento de los artículos (artículos perecederos).
Los artículos se llevan en costo promedio. Dentro de la información que se le asocia existe: código, descripción, existencia, distribución de la existencia en las diferentes bodegas, máximos y mínimos.
Se permiten configurar tantas unidades de medida y conversión entre ellas según las características del negocio en donde se incorpore el sistema. Las conversiones entre unidades de medida, se puede definir en forma genérica o asociarse directamente a un artículo.
La existencia de cada artículo tiene su unidad de medida, pero todo movimiento se puede realizar en cualquier unidad de medida que tenga relación con la unidad base.
Se puede controlar que no den existencias negativas que distorsionan los costos. Sin embargo, si se puede vender lo que no se tiene por medio de un esquema denominado "salidas programadas" y/o back orders.
Además, a un artículo se le puede indicar si es o no de servicio. Es decir, le permite al sistema de Ventas del Open/SIDE la facturación de artículos "tangibles"; así como la venta de servicios.
Existe también artículos tipo "kit" (Artículos que se componen de otros artículos pero que se venden como uno solo).
Dentro de los movimientos que se encuentran en este sistema se tienen las entradas, salidas, traslados y ajustes.
Las entradas se pueden incorporar en forma directa o provenir desde el sistema de Compras.
Las salidas pueden provenir desde el sistema de Ventas en forma automática o crearse desde aquí.
Los traslados son movimientos de salida de una bodega con entrada a la otra. El traslado se realiza al costo promedio del artículo.
Los ajustes son movimientos que se pueden crear directamente o que se generen automática desde el módulo opcional de toma física de este mismo producto.
Se provee opcional de un modelo de toma física, llevando el bloqueo de las bodegas y de los artículos que se encuentran en esta situación.
Algunos reportes del sistema son: catálogo de artículos, valuación de artículos, control de existencias, vencimiento de lotes, movimientos por artículo.
Puede integrarse con el sistema de compras y el sistema de ventas.
Genera asientos en forma automática hacia al sistema de Contabilidad. En el caso de los movimientos anulados que ya generaron asiento se le creará en forma automática el asiento de reversión.
3.13 IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS
La importancia en el control de inventarios radica en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.
La obtención de utilidades reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la microempresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad. Todo en aras de tener mayores utilidades.
También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles:
Planeación de compras de la empresa.
Al controlar el inventario se crea información precisa, que será útil para aprovisionarse de producto sin excesos y sin faltantes, ya que se conocerán a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que esté.
De acuerdo con el historial de ventas de la empresa se puede determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante una hoja de cálculo.
La hoja de cálculo, una vez alimentada con información generada diariamente, sugerirá de manera aproximada qué tanto se debe comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la rotación de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.
Planeación del flujo de efectivo.
El control de inventario permite conocer el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que permitirá saber cuánto habrá de invertir. Así se eliminarán o postergarán gastos no propios a la operación de la empresa, para no minar su liquidez.
3.14 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
3.14.1 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.
3.14.2 ARGUMENTOS A FAVOR
Prever escasez
Es preferible ahorrar productos que plata
Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas
Facilitan desfasar (separar) los diferentes procesos de la empresa.
3.14.3 ARGUMENTOS EN CONTRA
Inmovilizan recursos que podrían usarse mejor
Esconden los problemas de la empresa
Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones
Facilitan esconder los problemas de calidad.
Los argumentos esgrimidos por los "partidarios" de cada corriente tienen validez relativa, esto es lo que los hace tan peligrosos, ya que al tener indiscutiblemente una parte de realidad son aun más difíciles de rebatir que las verdades verdaderas, debido a lo anterior es que se debe ser objetivos en la posición a asumir y no ser maniqueos, es decir no se debe creer que el argumento es acertado y que todos los demás están equivocados.
Lo que es indiscutible, es que los inventarios representan un alto porcentaje de los activos en el balance y a las compras les sucede lo mismo con respecto a las utilidades en los estados de resultados, entonces si desde el punto de vista financiero se reconoce esta realidad y no se hace nada con el objeto de mejorar su manejo se está siendo irresponsables con la empresa.
3.15 TIPOS DE INVENTARIOS
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
3.15.1 INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS
En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
3.15.2 INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.
Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción.
3.15.3 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos alcanzados su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda.
3.15.4 INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significación.
Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.
3.15.5 INVENTARIO PERPETUO
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacén. Por medio de un registro detallado que puede servir también como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades física. Lo registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. También este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que los registros de inventarios están siempre actualizados.
3.15.6 INVENTARIOS INTERMITENTES
Este inventario se puede efectuar varias veces al año. Se recurre a el, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte.
3.15.7 INVENTARIO FINAL
Es te inventario se realiza al termino del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado par determinar un nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos.
3.15.8 INVENTARIO INICIAL
Es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.
3.15.9 INVENTARIO FÍSICO
Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias.
Cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparación de la realización del inventario físico consta de cuatros fases las cuales son:
1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificación
3. Instrucción
4. Adiestramiento
3.15.10 INVENTARIO MIXTO
Es de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
3.15.11 INVENTARIO EN TRÁNSITO
Es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compañías con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe por que un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte.
3.15.12 INVENTARIOS EN CONSIGNACIÓN
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero el título de propiedad lo conserva el vendedor.
3.15.13 INVENTARIO MÁXIMO
Debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.
3.15.14 INVENTARIO MÍNIMO
Es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén.
3.15.15 INVENTARIO DISPONIBLE
Es a aquel que se encuentran disponibles para la producción o venta.
3.15.16 INVENTARIO EN LÍNEA
Es aquel que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
3.15.17 INVENTARIO AGREGADO
Se aplica cuando al administrar las exigencias del único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica.
3.15.18 INVENTARIO EN CUARENTENA
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros.
3.15.19 INVENTARIO DE PREVISIÓN
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
3.15.20 INVENTARIO DE SEGURIDAD
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
3.15.21 INVENTARIO DE ANTICIPACIÓN
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de producción comercial o a un periodo de sierre de la planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajos y horas-maquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de producción.
3.15.22 INVENTARIOS DE LOTE O DE TAMAÑO DE LOTE
Estos son los que se piden en tamaño de lote ya que es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
3.15.23 INVENTARIO ESTACIONALES
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisface fluctuaciones en la demanda. También estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.
3.15.24 INVENTARIOS INTERMITENTES
Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
3.15.25 INVENTARIOS PERMANENTES
Es un método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
3.15.26 INVENTARIOS CLÍNICOS
Son inventarios para apoyar la decisión de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.
CAPÍTULO IV
Diseño metodológico
Para llevar a cabo este trabajo de investigación, se aplicó la recolección de datos relevantes que permitieron planear una metodología acorde a las necesidades presentes y de esta manera representaron una vía hacia la solución del problema.
4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
La investigación que se realizó es un diseño no experimental, ya que se orientó a realizar observaciones no intrusivas de situaciones existentes y de las actividades, con lo cual se extrajeron explicaciones de cierta validez.
Desde el punto de vista metodológico, y según el nivel de profundidad y amplitud de las variables estudiadas, éste trabajo de investigación es de tipo descriptivo-evaluativo, ya que se buscó describir, registrar, analizar e interpretar la naturaleza actual de las actividades realizadas en el Depósito Temporal de Aduana de CVG BAUXILUM – Alúmina.
Este tipo de investigación se considera de campo ya que se realizó un seguimiento de manera directa e in situ de las actividades que se llevan a cabo en el Depósito Temporal de Aduana, lo cual permitió tomar decisiones y sacar conclusiones más acordes a la realidad y no basadas solamente en evidencias electrónicas o material impreso.
4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
La población está determinada por todas las divisiones adscritas a la Gerencia de Logística de CVG BAUXILUM – Alúmina y la muestra asignada para este trabajo de investigación está constituida por el Depósito Temporal de Aduana, donde se llevó a cabo el seguimiento de las actividades y se recopiló la información necesaria para la realización del proyecto.
4.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Para recabar la información referente al tema y necesaria para poder llevar a cabo el estudio se utilizó una serie de instrumentos o recursos entre los cuales se pueden citar:
4.3.1 ENTREVISTAS
Las entrevistas buscan opiniones por medio de preguntas, realizadas de manera estructuradas o no estructuradas, con el propósito de aclarar un determinado tema o asunto. Estas proporcionan una secuencia lógica de las operaciones y desarrollo de actividades, estableciéndose un flujo de información preciso y con autenticidad, lo que facilita el buen desarrollo del estudio.
Se realizó, para este caso, entrevistas no estructuradas al encargado del Depósito Temporal de Aduana; para así obtener información acerca de los procedimientos que allí se llevan a cabo y de las acciones que se toman para cumplir con sus metas y objetivos.
4.3.2 INSPECCIÓN VISUAL
La inspección visual es un acto de verificación física, material y de funcionamiento de un proceso, equipo, maquinaria o cualquier fenómeno o suceso del cual sea importante conocer las cualidades y características que lo identifican o describen.
Con la aplicación de la inspección visual basada en la observación directa y con la ayuda de los datos primarios se evaluó de una manera más objetiva las actividades de Recepción y Despacho de materiales importados, así como la elaboración de sus reportes de entrada y salida.
4.3.3 REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA
Para este caso se procedió a la revisión bibliográfica para la elaboración del Marco Teórico así como para despejar dudas en cuanto a la elaboración de la Base de Datos. Es de hacer notar que el Depósito Temporal de Aduana es un Departamento nuevo y por lo tanto no cuenta con ningún tipo de Práctica Administrativa, manuales, ni ningún otro tipo de registros bibliográficos que especifique las actividades que allí se realizan.
4.3.4 MATERIALES
Reportes de entrada y salida de materiales.
Dispositivo de memoria extraíble (Pendrive), se utilizó para almacenar toda la información pertinente al proyecto realizado; por su facilidad de manejo y para el respaldo de la información.
Computadora, empleada para la trascripción del proyecto.
Equipos de Protección Persona (EPP)
Camisa de caqui, maga larga.
Pantalón blue jean largo.
Lentes de seguridad.
Casco de seguridad.
Protector respiratorio.
Monolentes de seguridad.
Botas de goma tipo caña alta.
Protectores auditivos.
4.4 PROCEDIMIENTO
Para la realización de este trabajo de investigación se presenta a continuación de manera estructurada el procedimiento general que se siguió, el cual está diseñado de acuerdo a los objetivos establecidos y al plan de trabajo planteado.
Entonces, para llevar a cabo la ejecución de las tareas, se hizo seguimiento a las actividades que ahora se describen:
12. Conocimiento del funcionamiento del Depósito Temporal de Aduana.
13. Estudio de los reportes impresos de entrada y salida de mercancía y nombrar los posibles aspectos a incluir en la base de datos.
14. Determinación de los factores a incluir en el formato de la base de datos.
15. Diseño del formato principal del sistema automatizado de control de inventario con los campos previamente seleccionados.
16. Elaboración de las tablas de la base de datos agrupando los campos comunes según el origen de los datos.
17. Establecimiento de las relaciones entre las tablas a fin de facilitar la búsqueda de información.
18. Diseño y creación de las consultas para la búsqueda de información.
19. Desarrollo y aplicación del formulario en función de los campos incluidos en el diseño anteriormente estudiado.
20. Diseño y creación de informes para la impresión de los datos contenidos según las necesidades de los usuarios.
21. Vaciado de la información contenida en los reportes de entrada y salida impresos en el sistema automatizado de control de inventario.
22. Validación del sistema automatizado de control de inventarios a través de la creación de reportes de materiales despachados y por despachar.
23. Establecimiento de Conclusiones y Recomendaciones.
24. Elaboración del informe final.
CAPÍTULO V
Situación actual
Básicamente, las tareas que se realizan en el Depósito Temporal de Aduana consisten en la recepción de toda la mercancía que ha sido adquirida por la empresa a través de proveedores extranjeros y que aún no han sido nacionalizadas, es decir, que todavía está bajo custodia de la nación, específicamente del SENIAT. Una vez que son cancelados todos los honorarios pertinentes al traslado de la mercancía (impuestos), esta pasa a ser parte del patrimonio de la empresa y por lo tanto se llevan a cabo los pasos necesarios para el despacho de los materiales.
De una manera más detallada, los procedimientos que se llevan a cabo en esta área de la empresa son los siguientes:
5.1 RECEPCIÓN DE LA CARGA
Como se puede observar en la Figura 10 que representa el diagrama de flujo del proceso de Recepción de mercancía en el Depósito temporal de Aduana, en el proceso operativo del Depósito Temporal de Aduana interviene inicialmente la División Tráfico y Aduana que es la encargada de los trámites administrativos correspondientes a la carga entrante y saliente del Depósito Temporal de Aduana.
Figura 5.1a. Diagrama de Flujo de Proceso para la Recepción de la mercancía
Fuente: Elaboración propia
En el caso de las recepciones, Tráfico y Aduana notifica al personal del Depósito Temporal de Aduana la llegada de la mercancía. Toda carga que llegue al Depósito Temporal de Aduana debe presentar la siguiente documentación:
Solicitud de Traslado firmada y sellada por las autoridades de la Aduana y la Guardia Nacional.
Guía de Despacho del transportista indicando la carga que se está entregando.
Copia de las facturas que soporten lo indicado en la Guía de Despacho.
Una vez realizados los trámites administrativos correspondientes y con toda la documentación completa se despachan las gandolas o camiones desde el punto donde se haya recibido la carga, la misma puede haber venido por dos vías: marítima o aérea/terrestre, por esto es importante revisar en la Solicitud de Traslado de dónde viene y hacia dónde se dirige porque según la procedencia el tratamiento será distinto.
Una vez que la carga llega a CVG BAUXILUM interviene la División Protección de Planta, que serán los encargados de revisar la documentación presentada por los transportistas y que la misma coincida con la carga.
En el trámite administrativo con el personal de Protección de Planta se deja constancia de la entrada de la carga a la empresa, por lo tanto, toda la documentación es sellada por Protección de Planta, una vez sellada la misma se distribuye entre el personal Protección de Planta, el agente transportista y el encargado del Depósito Temporal de Aduana. Este último además se queda con la Solicitud de Traslado y la copia de las facturas.
Una vez realizado este proceso de documentación, el encargado procede a escoltar al transporte al Depósito Temporal de Aduana para la descarga del mismo.
La metodología de trabajo para el chequeo de la mercancía está basada en los "Bill of Lading" (conocimiento del embarque o flete, en español) o "B/L"s", ya que no se trabaja con orden de compra sino con el número de envío. La contabilización se realiza en función del número de bultos y no del material que contenga cada uno.
Se procede a descargar la mercancía revisando que el número de bultos que se encuentren en la Guía de Despacho del transportista coincidan con la cantidad de bultos recibidos y a su vez que los B/L"s marcados en las cajas coincidan con los que se presentan en la Guía de Despacho y en la Solicitud de Traslado.
Si el número de bultos no coinciden con los de la Solicitud de Traslado se revisa que no se trate de una entrega parcial, de ser así se asientan en el Acta de Recepción los bultos realmente recibidos. De no coincidir los bultos o los B/L"s de las cajas con los señalados en cualquiera de los formatos, la carga es recibida de igual forma y se asientan las discrepancias en la Guía de Despacho del Transportista así como el Acta de Recepción.
Una vez revisada la carga se procede a realizar el Acta de Recepción según el formato establecido para ello y donde se especifica la cantidad de bultos recibidos, con su numero de B/L, la orden de compra (en caso de tenerla marcada la caja u obtenida de la copia de las facturas) y la respectiva descripción general que el mismo presente, adicional a todos los datos del traslado.
Esta acta es firmada y sellada por el personal del Depósito Temporal de Aduana, por el transportista y por el Guardia Nacional de Resguardo en caso de estar presente, de esta acta se emiten tres originales, repartidas entre el transportista, el personal de Tráfico y Aduana y el personal del Depósito Temporal de Aduana.
Para culminar el proceso de recepción se le entrega a la División Tráfico y Aduana el original de la Solicitud de Traslado debidamente sellada por Protección de Planta y el original del Acta de Recepción.
Como soporte en el archivo correspondiente a las recepciones del Depósito Temporal de Aduana se guarda la siguiente documentación:
Una copia de la Solicitud de Traslado o el original en caso de haber dos o más de ellas.
Un original del Acta de Recepción.
Una copia de la Guía de Despacho del transportista.
Las copias de las facturas que soportan la Guía de Despacho y la Solicitud de Traslado.
En caso de que la carga sea enviada por vía Marítima esta deberá ser "Relocalizada" a nivel de sistema a través del programa del SENIAT para este fin que recibe el nombre de SIDUNEA ++. Este proceso consiste en ubicar la mercancía que se encontraba anteriormente en los muelles o en la Aduana en el Depósito Temporal de Aduana de CVG BAUXILUM cuyo código que lo representa en este sistema es 5014008DT.
Una vez relocalizada la mercancía se da por terminado el proceso de recepción.
5.2 DESPACHO DE LA CARGA
Los procedimientos a seguir para el despacho de mercancía del Depósito Temporal de Aduana se muestra en la Figura 11:
Figura 11. Diagrama de Flujo de Proceso para el despacho de mercancía
Fuente: Elaboración propia
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