Implementación de sistema informático de la empresa Boticas San Francisco E.I.R.L

Introducción

Resumen Ejecutivo:

El presente trabajo analiza la situación actual de la empresa Boticas San Francisco, haciendo un estudio de su entorno empresarial, recursos, capacidades, cultura organizacional,  tendencias del sector, competidores y retos potenciales.

Así mismo hemos identificado oportunidades para mejorar el funcionamiento de la empresa, entre ellas se ha propuesto una mejora de la página, la cual es principalmente informativa. Con lo cual la empresa podría aumentar la interacción con los clientes y mejorar sus ventas.

Para un mejor funcionamiento interno y una mayor integración con los participantes del proceso de negocio se ha propuesto la implementación de la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) el cual permitirá una mejor comunicación y mayor control para una mayor eficiencia y eficacia en las operaciones diarias, de igual forma permitirá la toma de decisiones estratégicas en la compañía.

Boticas San Francisco, es una empresa con cobertura en el Alto Piura, y cuenta con más de 10 sucursales en donde trabajan aproximadamente 50 empleados, para una mejor gestión de personal y mayor comunicación entre los colaboradores hemos propuesto la implementación de un intranet, utilizando Intranet Joomla.

De igual manera hemos analizado los cambios y beneficios que estas tecnologías producirían en la empresa y su impacto en el trabajo de las personas.

1.1.0: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1.1 Razón Social

Nombre Comercial: Boticas San Francisco

-Razón social: Jowichama S.A. Boticas San Francisco

–Dirección: Av. Piura #127 San Miguel de El Faique-Hbba-Piura

-RUC: 10032415097

1.1.2 Giro del Negocio

-Actividad económica: Venta minorista de productos farmacia medicina y artículos tocador

1.1.3 Dirección Principal. Av. Piura N°127 San Miguel de El Faique

Sucursales:

Cuenta con instalaciones en:

1. Canchaque-Huancabamba

2.  Serrán-Morropón

3. Coyona-Canchaque

4. Quitahuajara-San Miguel de El Faique

5.  Sondorillo-Huancabamba

6. Chulucanas-Morropón

7. Huancabamba

8. Lalaquíz- Huancabamba.

9. Huarmaca – Huancabamba

10. Sapalache – Huancabamba

1.1.4 Representante Legal

El Representante legal de esta empresa es el Señor José Wilder Chávez Martínez.

• Misión

Contribuir con la salud y bienestar de la población Faiqueña,Huancabambina,Morropana,Piurana y Peruana, creando valor en toda la cadena sanitaria; logrando accesibilidad de nuestra población a productos y servicios farmacéuticos de calidad, con atención especializada, respetando su salud y su condición de ciudadano; y generando rentabilidad a través de la sinergia de nuestras unidades de negocio, alta eficiencia operativa basada en el uso de tecnología, un total conocimiento del mercado, y servicios de calidad a nuestros usuarios internos y externos. El logro de nuestra misión nos permitirá cumplir con nuestras obligaciones para con la comunidad, brindar seguridad y desarrollo a nuestros colaboradores y rentabilidad a las inversiones.

• Visión

Ser la primera cadena de boticas de la Región Piura y del País, con presencia cualitativa en las ciudades más importantes del Perú. Conformada por un Equipo altamente competitivo de nivel nacional, comprometido con su trabajo y apasionado por el servicio, que genere valor para nuestros usuarios con calidad, y eficiencia de servicio con reiteradas mejoras continuas. Lograr una amplia cobertura de nuestros mercados meta, contribuyendo al acceso universal de productos y servicios farmacéuticos de calidad, que permita alcanzar salud y bienestar a nuestra Comunidad.

1.1.7 Productos y/o servicios:

1. Atención en Químicos Farmacéuticos.

2. Medición de Presión Arterial.

3. Entrega a domicilio 24 Horas

4. Comprar aquí y recibir tu pedido al instante y sin recargo en cualquier ciudad de la Región del Alto Piura.

6. Convenios con Instituciones Públicas y Privadas.

1.1.8 Cartera de Fármacos Ofrecidos:

1. Sanaprox

2. Dolodiclomed

3. Vapomed

4. Sanagram

5. Sanaprim

6. Sildemed

7. Pyridol

8. Amoximed

9. Irrisana

10. Espasmosana

11. Piridina F

12. Irrimax

13. Sanahepat

14. Metalgina

15. Dexazona

16. Cipro-k

17. Gastrimed

18. Flamamed

19. Notimed

20. Sanaflat

21. Ip-max

22. Plidimed

23. Sanarub

24. Anaprox

25. Sanaflu

26. Nastimed

27. Febrimed

28. Perusana

29. Hepamed

30. Bhaprim Forte

31. Gravimed

32. Flatumed

33. Flexmed

34. Sanatussin

35. Cortimed

36. Sanavol

37. Hirumed

38. Aliviex

39. Xensbelt

40. Postmed

41. Ranicidex

42. Pyridol

43. Dexazona

44. Sanaflu

45. Plidimed

46. Norflomed

47. Irrisana

48. Macromicina

49. Nastimed

50. Gravimed

51. Pancreomed

52. Oscifol

53. Pharamol

1.1.9 Entorno empresarial:

1.- Tendencias:

• Las alianzas entre las transnacionales y países productores de medicamentos.

• Especialización de las producciones.

• Buscar nuevas formas farmacéuticas que alarguen la vida del producto.

• Diferenciación del producto.

• Interdisciplinariedad para obtener fármacos y biológicos de mayor . calidad.

• Que el conocimiento se convierta en valor agregado

• Legislación de la propiedad industrial.

• Relación entre la informática y el genoma humano.

2.- Retos:

• El alto costo del cuidado de la salud

• El largo tiempo requerido para producir un nuevo medicamento

• Las dificultades con el suministro de los servicios.

• La desigualdad de los planes de beneficio con los medicamentos

• Las nuevas tecnologías complejas

• La tercera edad que conduce a enfermedades crónicas y

degenerativas.

• La baja disponibilidad de médicos y otro personal de salud

3.- Características:

• La universidad de las necesidades terapéuticas.

• El desarrollo intensivo de conocimientos

• Grandes inversiones de investigaciones y desarrollo necesarios para el mercado.

• Crear un mercado interno con perspectivas de despegue internacional.

• Ciclos cortos de tiempo para desarrollar los productos.

• Capacidad ingenieril muy elevada para aplicar las nuevas tecnologías.

• Eficiencia de los servicios que complementan la producción.

• Terapias medicamentos corta y efectivas para la población.

• Reducción de los costos de los nuevos medicamentos.

Principales competidores:

1. Boticas Huancabamba

2. Botica Huayanay

3. Botica Señor Cautivo de Ayabaca

4. Boticas Mi Felicidad

5. Botica Divino Niño Jesús

6. Farmacias Inka Farma

1.1.10 Recursos y Capacidades:

Definiremos los recursos y capacidades como factores que la empresa posee o controla y que le permitan formular o poner en marcha una estrategia competitiva:

– Tangibles:

• Terrenos

• Máquinas y equipos

• Vehículos

• Muebles y útiles

• Muebles arrendados

• Equipamiento Computacional

• Construcciones y obras de infraestructura

Financieros: La política de financiamiento de Boticas San Francisco, tiene un nivel de endeudamiento bajo, para su financiamientos usa recursos propios.

– Intangibles:

Los Recursos Intangibles permanecen invisibles a la información contable, debida principalmente a la dificultad para su valoración, de difícil venta en el mercado y susceptibles de múltiples usos. En general, podemos señalar que las capacidades están ligadas al capital humano, se apoyan sobre todo en los activos intangibles, especialmente el conocimiento tecnológico y organizativo de la empresa, gobiernan la transformación de los factores en productos y servicios, crean valor añadido y determinan la eficiencia y el grado de renovación de la empresa.

-No Humanos:

-Tecnológicos-PDS (punto de venta):

Sistema que entrega información sobre productos complementarios.

Aceptación de múltiples formas de pago.

Efectúa promociones y descuentos en línea.

–Humanos:

Para Boticas San Francisco la Inter-relación profesional/consumidor es fundamental es por ello y según su política que esta es una de las más importantes y diferenciadores que posee, ya que esta capacidad es valorizada por los clientes y difícil de imitar por los competidores: Habilidades, Conocimiento y Motivación.

Estructura organizacional

2.2.1 Organigrama

ORGANIGRAMA DE LA BOTICA

2.2.2 Descripción de las áreas funcionales

Esta Empresa Comercial, su organización la adapta a sus necesidades con el fin de evitar los extremos y las reducciones, La organización es así:

2.2.3 Propietario-Administrador

Es el órgano encargado de establecer la política general de la Empresa Comercial de Fármacos, con arreglo al Protocolo Familiar y el Planeamiento Estratégico

Además de dirigir, controlar y supervisar el funcionamiento de la Empresa.

2.2.4 Químico Farmacéutico.

? Dispensar y, en su caso, controlar y supervisar el expendio de los productos.

? Adquirir, custodiar y controlar el expendido de las drogas de uso medicamento sujeto a fiscalización

? Vigilar que el sistema de almacenamiento de los productos farmacéuticos y afines asegurare su conservación establecida y calidad y, para el caso de productos controlados, su seguridad.

? Entrenar, capacitar y supervisar permanentemente al personal auxiliar en el correcto desempeño de las funciones de almacenamiento y expendio.

? Verificar que los productos contaminados, adulterados, falsificados alterados o expirados sean retirados de la venta y cuando corresponda, destruidos.

? Mantener actualizado el libro de recetas, de control de drogas y de ocurrencias.

? Orientar e informar al usuario sobre el uso adecuado del producto galénico, diabético y edulcorante, recurso terapéutico natural así como de otros productos a fines que se expendan.

? Elaborar y presentar los balances q que se refiere el reglamento de estupefacientes, psicotrópicos, y otras sustancias sujetas a fiscalización sanitaria.

? Portar de manera visible, mientras este desarrollado su labor, una labor, una credencial con su nombre, profesión, número de colegiatura y cargo.

• Técnico en Farmacia

? Expender los medicamentos de acuerdo a las recetas recentadas.

? Consultar cualquier duda con el químico regente.

? Mantener los estantes y medicamentos en óptimas condiciones de higiene.

? En ausencia del químico regente exclusivamente expender los medicamentos con recetas

? Estar adecuadamente uniformado.

Cultura organizacional

Valores:

PROFESIONALISMO: Tenemos una cultura de trabajo y brindamos calidad haciendo las cosas bien desde la primera vez.RAPIDEZ:Nos anticipamos a las necesidades de la organización y actuamos con sentido de urgencia para satisfacerlas en plazos breves.INNOVACIÓN:Somos emprendedores de nuevas ideas y  soluciones imaginativas y creativas. SERVICIO:Nos distinguimos por nuestra calidez de trato y respeto por la persona. AUSTERIDAD:Administramos nuestros recursos de manera justa, sobria y eficiente, aprovechándolos al máximo.

3.3.1 Análisis FODA:

Fortalezas:

·   Cuenta con farmacéuticos profesionales y técnicos altamente capacitados.

·   Ubicación estratégica en diferentes Zonas del Alto Piura.

·   Productos de calidad y a precios competitivos

·   Ofrece servicios complementarios a sus consumidores para una mayor fidelización.

·   Amplio surtido de medicamentos y productos relacionados con la salud, higiene y cuidado personal.

Oportunidades:

• El mejoramiento de las expectativas de vida de las personas, y en alguno de nuestros mercados, el aumento de su poder adquisitivo provocan que los clientes requieran de productos más avanzados y desarrollados para mejorar su calidad de vida, logrando que el mercado sea aún más interesante para la empresa.

• Oportunidad de expandirse, gracias a la disminución de boticas independientes, que están dispuestas a vender sus negocios abandonando definitivamente el mercado.

• Sector industrial en etapa de madurez lo que permite abrir nuevos nichos de mercado.

Amenazas:

• El consecuente crecimiento de las cadenas farmacéuticas en el Alto Piura, desembocan en una alta competitividad, que se ve reflejada en la adquisición de farmacias independientes y la aparición de nuevos competidores.

• Los competidores más fuertes poseen una publicidad cualitativamente más agresiva que Boticas San Francisco.

 Debilidades:

• Las empresas líderes del mercado se encuentran fuertemente posicionadas en la mente de los consumidores, por su tradición y servicio de calidad.

• La competencia interna que existe dentro de la misma compañía, debido a que en un radio de una cuadra podemos encontrar por lo menos dos locales, principalmente en lugares céntricos, los cuales compiten diariamente por la obtención de la mayor cantidad de ventas.

• La falta de información al cliente, con respecto a la atención personalizada que le ofrece Boticas San Francisco, de un químico farmacéutico por cada local, para la atención de dudas y consultas referentes a medicamentos, tratamientos.

Mejora de página Web

4.4.1 Identificación de oportunidad:

Mayor interacción con los clientes, brindarles más servicios y opciones, de esta manera se lograra un incremento en las ventas, así como mayor fidelización de los clientes.

La página web con la que actualmente cuenta la empresa es principalmente informativa, ya que solamente se brinda una descripción de la empresa y de los servicios, ubicación, productos, teléfonos, videos promocionales,  lo que hemos propuesto es mejorarla para hacerla más interactiva y tener una mayor y mejor relación con nuestros clientes a través de ella.

La página cuenta con 8 secciones: Conócenos, Boticas, Servicios, Promociones, Noticias San Francisco, Trabaja con nosotros, Centros médicos y Catálogos de Ofertas.

4.4.2 Propuestas de mejora

¿Cómo?:

·         Tienda virtual: permite realizar compras desde el hogar, las cuales serán entregadas con un servicio delivery. Para ello el cliente debe registrase e ingresar una cuenta bancaria de la cual se descontara el monto de la compra. Esta sección a la vez incluirá un catálogo virtual donde el cliente debe ir seleccionando los productos y la cantidad, se hará una restricción de aquellos productos que necesiten una receta médica para su venta (estos no se incluirán en el catálogo).

Primero el cliente debe crear una cuenta, en la que deberá colocar su correo electrónico, el cual será a la vez su nombre de usuario, además debe incluir sus datos personales, datos donde reside actualmente, estos dataos le permitirán a la central que recibe los pedidos, poder remitir los mismos a cada una de las sucursales, según el lugar de residencia del cliente y en el caso de las empresas deben incluir sus datos jurídicos.

El cliente podrá comprar mediante el carrito de compras, hacer el seguimiento de pedidos, crear su lista de compras, ver el historial de sus pedidos y crear sus direcciones de envío.

La opción  seguimiento de pedidos incluye todas las órdenes que han sido entregadas, anuladas y las que se encuentran en camino a su domicilio, las cuales recibieron respuesta por parte de su Banco Emisor. Al revisar los pedidos que se encuentran en camino, podrá ver la fecha y hora de su llegada estimada.

El cliente puede agregar una dirección de envió para sus pedidos en la opción direcciones de envío.

Una vez que el cliente agrega los productos al carrito de compras, el siguiente paso es agregar la dirección, la cual ya puede estar almacenada en la cuenta o tiene la opción de cambiarla, además tiene la opción de pedir una factura y llenar los datos necesarios para ello, el último paso es ingresar la cuenta bancaria desde la cual efectuara el pago.

·         Consultas en línea: los usuarios a través de esta opción pueden realizar preguntas al staff de médicos, y  a su vez pedir información sobre temas relacionados a la salud o cualquier otra consulta con relación a la empresa. La respuesta les será enviada a su correo electrónico a la brevedad posible.

·         Mejorar "Trabaja con nosotros": esta opción existe actualmente en la página web, pero solamente es informativa, te brinda una dirección de correo donde se puede recepcionar el CV. Lo que proponemos es que aparezca un formato de CV que la persona  pueda llenar e ir modificando con el tiempo, lo que permitiría a la empresa tener una base de datos más ordenada y facilitaría la selección de personal.

·         Información  sobre Salud: en esta sección los usuarios pueden encontrar noticias y demás información actualizada sobre temas de salud, nuevos tratamientos, sugerencias, consejos de especialistas y demás avances en la ciencia médica.

Para llevar a cabo este proyecto se necesitara un personal especializado para implementar estos cambios en la página web, la empresa contratará a especialistas externos, el cual trabajará  aproximadamente un mes.

4.4.3 Objetivos:

¿Para qué?

·         Fidelización de clientes

·         Mejor servicio

·         Aumento de las ventas

·         Aumentar número de visitas

·         Mejorar la selección de personal

·         Aumentar el número de clientes

·         Mayor interacción con los clientes: Retroalimentación

Actualmente la empresa tiene una cuenta en Facebook , pero no tiene información de ningún tipo, lo que proponemos es brindar información a través de esta red social sobre las ofertas, servicios y productos que ofrece, así como también los números de delivery y la ubicación de las distintas sucursales.

También se propone crear una cuenta en Twitter para desarrollar una importante cartera de clientes.

4.4.4 Gestión del cambio:

-Se necesitara un personal encargado de revisar los pedidos que se realizan a través de la página web, así mismo deben remitirlos a  la sucursal más cercana según la dirección especificada por el cliente.  La tienda virtual tiene por objetivo aumentar las ventas en todo el territorio, por lo cual es probable que se necesite un personal adicional para realizar las entregas.

-La empresa debe establecer acuerdos con entidades bancarias para poder realizar el cobro  de las ventas a través de la página web.

-Para la opción consultas en línea será necesario designar un staff de médicos encargados de responder las preguntas de los clientes,  el cual estará conformado por especialistas en diversas áreas de la medicina.

-La gestión del departamento de Recursos Humanos  también se verá afectada, ya que las actividades de reclutamiento y selección se llevarán a cabo de manera diferente. Los candidatos potenciales tienen acceso a crear un perfil e ir actualizándola de acuerdo a sus capacidades y conocimientos, esto le permitirá a la empresa contar con una base actualizada al momento de realizar el reclutamiento, puede enviar mensajes a los candidatos que más se adecuen al perfil del puesto de trabajo y tener más  y mejores opciones  para la selección.

4.4.5 Presupuesto y plazo:

Costo de personal encargado del diseño: 5 000 soles         

Plazo: 2 meses

Intranet 

Boticas San Francisco cuenta con 10 sucursales en todo en el Alto Piura y cada sucursal cuenta con aproximadamente 5 trabajadores además de las oficinas administrativas y los almacenes distribuidos en todo el Alto Piura. Actualmente son más de 50 trabajadores, los cuales no cuentan con un intranet, por lo que creemos necesario implementar uno en la empresa.

5.5.1 Beneficios:

Los beneficios que se buscan son:

· Incrementa la lealtad de los trabajadores y asociados de negocio.

· Optimiza la comunicación y el flujo oportuno de información entre los empleados y demás asociados de negocio.

· Reducir costos operativos, ahorrando tiempo y dinero.

· Aumenta la eficiencia y productividad de la organización

· Construye una cultura de colaboración

· Está activa las 24 horas del día, siete días a la semana. Esa es una herramienta que facilita el trabajo dese cualquier lugar fuera del lugar de trabajo.

· Es una herramienta de grupo, permite que se erradiquen las típicas reuniones informativas que suponen un gasto de tiempo enorme para la empresa.

· El empleado tiene acceso inmediato a información necesaria, lo cual se traduce en menos tiempo desperdiciado y mayor productividad.

Para el ingreso al intranet los trabajadores deberán entrar primero a la página web: www.boticasanfrancisco.com.pe y a través de un usuario y contraseña ingresar al intranet.

Beneficios para la empresa:

La implementación del intranet  Joomla le permitiría a la empresa mejorar  y cambiar la gestión de personal, a través de las siguientes acciones:

Compartir Información: Esta aplicación permitirá compartir información entre los trabajadores de las diferentes áreas de la empresa de esta forma todos van a estar actualizados de lo que sucede,  también podrán intercambiar documentos entre ellos.

Calendario: El intranet tiene la opción de calendario en el cual van a poder ver las reuniones o eventos internos que tengan.Comunicación Personalizada: Otro beneficio es la comunicación personalizada entre trabajadores, además no es necesario estar en el lugar de trabajo para acceder al intranet, el trabajador puede entrar desde su casa y comunicarse con otros

trabajadores desde ahí.Cursos de capacitación: También a través del intranet se pueden llevar a cabo cursos de capacitación on-line, con lo cual la empresa podría ahorrar costos y tiempo. Para poder tomar el curso los trabajadores tendrían que ingresar al módulo correspondiente el cual la empresa va a activar cuando decida llevar a cabo una capacitación a su personal. El modulo va a contener los archivos del curso que los trabajadores van a estudiar para que al final del curso llenen un test de evaluación para verificar que hubo aprendizaje. El modulo contendrá un cronometro para medir el tiempo que demora en leer y responder las preguntas.

El intranet también permitirá reducir costos en papelería ya que todos los documentos serán enviados en forma electrónica sin necesidad de ser entregados en físico.

Directorio: Los trabajadores cuentan con rpm para comunicarse, entonces  el intranet tendrá una opción de  directorio con el número de rpm corporativo de cada uno de los trabajadores así como su correo electrónico. Además también se pueden agregar los números personales siempre y cuando el trabajador lo permita.

Galería de imágenes: Se puede colocar una galería de imágenes con fotos por ejemplo de eventos que tengan los trabajadores. Estas imágenes pueden ser actualizadas constantemente.

5.5.2 Propuesta de intranet:

Hemos propuesto el intranet Joomla ya que puede ser usado por organizaciones de todas las clases.

Definición: Joomla es un sistema de gestión de contenidos, y entre sus principales virtudes está la de permitir editar el contenido de un sitio web de manera sencilla. Es una aplicación de código abierto programada mayoritariamente en PHP (lenguaje de programación de código abierto) bajo una licencia GPL (La Licencia Pública General de GNU o más conocida por su nombre en inglés GNU General Public License es la licencia más ampliamente usada en el mundo del software y garantiza a los usuarios finales la libertad de usar, estudiar, compartir y modificar el software…). Este administrador de contenidos puede trabajar en Internet o intranets y requiere de una base de datos MySQL (es un sistema de gestión de bases de datos relacional, multihilo y multiusuario con más de seis millones de instalaciones.), así como, preferiblemente, de un servidor HTTP Apache (es un servidor web HTTP de código abierto para plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Microsoft Windows, Macintosh y otras….)

Características: mejorar el rendimiento web, versiones imprimibles de páginas, flash con noticias, blogs, foros, polls (Sondeo. Recopilación de información mediante una serie de preguntas, para captar las opiniones y reacciones respecto a un determinado tema de encuestas), calendarios, búsqueda en el sitio web e internacionalización del lenguaje.

Ventajas:

1.- Libre de costo

2.- Ahorro de tiempo

3.- Fácil instalación

4.- Acceso a funcionalidades avanzadas sin coste adicional

5.- Desarrollo constante

6.- Una gran comunidad de usuarios.

Funcionamiento de Joomla:

• Organización del sitio web: Joomla está preparado para organizar eficientemente los contenidos de su sitio en secciones y categorías, lo que facilita la navegabilidad para los usuarios y permite crear una estructura sólida, ordenada y sencilla para los administradores. Desde el panel administrador de Joomla se puede crear, editar y borrar las secciones y categorías de su sitio de la manera en que más  convenga.

• Publicación de Contenidos: Con Joomla  podrá crear páginas ilimitadas y editarlas desde un sencillo editor que permite formatear los textos con los estilos e imágenes deseados. Los contenidos son totalmente editables y modificables.

• Escalabilidad e implementación de nuevas funcionalidades: Joomla ofrece la posibilidad de instalar, desinstalar y administrar componentes y módulos, que agregarán servicios de valor a los visitantes del sitio web, por ejemplo: galerías de imágenes, foros, newsletters, clasificados, etc.

• Administración de usuarios: Joomla le permite almacenar datos de usuarios registrados y también la posibilidad de enviar e-mails masivos a todos los usuarios. La administración de usuarios es jerárquica, y los distintos grupos de usuarios poseen diferentes niveles de facultades/permisos dentro de la gestión y administración del sitio.

• Diseño y aspecto estético del sitio: Es posible cambiar todo el aspecto del sitio web tan solo con un par de clics, gracias al sistema de templates que utiliza Joomla.

• Navegación y menú: Totalmente editables desde el panel administrador de Joomla

• Administrador de Imágenes: Joomla posee una utilidad para subir imágenes al servidor y usarlas en todo el sitio.

• Disposición de módulos modificable: En un sitio creado con Joomla, la posición de módulos puede acomodarse como se prefiera.

• Encuestas: Joomla posee un sistema de votaciones y encuestas dinámicas con resultados en barras porcentuales.

• Feed de Noticias: Joomla trae incorporado un sistema de sindicación de noticias por RSS/XMS de generación automática

• Publicidad: es posible hacer publicidad en el sitio usando el Administrador de Banners

• Estadísticas de visitas: con información de navegador, OS, y detalles de los documentos (páginas) más vistos.

Características de publicación en Joomla:

• Automatización en la publicación: Las páginas y documentos de Joomla pueden programarse con fecha de publicación y fecha de caducidad. Es decir un documento puede programarse para que se publique automáticamente al llegar una determinada fecha, y luego despublicarse también de forma automática en otra fecha.

• Archivo e historial: Las páginas viejas o publicaciones que hayan perdido vigencia pueden enviarse a un "archivo" de almacenamiento, sin necesidad de tener que borrarlas. Esto permite también dar la posibilidad a los navegantes de consultar artículos viejos o documentos anteriores en un historial.

• Formatos de lectura: Cada documento es generado automáticamente por Joomla en formato PDF, en versión imprimible, y en XML.

• Envío por E-mail: Los usuarios del sitio Joomla podrán enviar automáticamente a un amigo por email cada documento publicado.

• Valoración de contenidos: Los visitantes del sitio podrán votar la calidad de lo publicado.

• Comentarios: Los usuarios podrán comentar sus opiniones o expresar sus inquietudes en la misma página de contenidos.

Pasos para descargar el Joomla:

1. Instalar un paquete que incluya Apache, PHP y MySQL.2. Descargar Joomla. Link http://extensions.joomla.org/extensions/directory-a-documentation/downloads/5021 3. Crear una base de datos y un usuario.4. Descomprimir Joomla y copiarlo en el Servidor Web.5. Hacer la verificación de pre-instalación y la instalación.

5.5.3 Presupuesto:

Costo de hosting: 12 dólares anuales

Costo de personal encargado de la instalación: 1 000

Costo de mantenimiento por usuario: 200 soles  

ERP (Planificación de Recursos Empresariales)

6.6.1 Análisis de procesos:

Proceso de Venta:

El cliente solicita un producto, el vendedor ingresa el nombre del mismo al sistema, el cual le indicará la disponibilidad, precio, composición, contraindicaciones y además los productos sustitutorios (con una composición similar que el cliente también puede tomar en caso que no se encuentre disponible el producto que solicita). En el caso que el cliente no desee un producto sustituto el sistema le permite al vendedor verificar la disponibilidad de este producto en las sucursales más cercanas y remitir al cliente a estas.

Si el cliente realiza la compra, esta operación es automáticamente registrada en la sección de inventarios, de igual forma en las secciones de Contabilidad, Bancos y Caja General, lo que permite contar con información en tiempo real.

El cliente tiene la opción de pagar en efectivo o con tarjeta de crédito, en ambos casos el pago se registra automáticamente en el sistema, emitiendo a su vez una boleta o factura de venta, con la cual el cliente reclamará el producto.

En el caso de devoluciones por algún inconveniente, el vendedor registra dicha devolución en el sistema, esta operación a su vez es automáticamente registrada en las secciones de inventarios, Contabilidad, Bancos y Caja General.

El Pharmacy Soft también permite la gestión de ventas a los empleados, los empleados tendrán un usuario dentro del sistema, al cual se le irán cargando las compras que realicen dentro de la farmacia, cada uno de los empleados tendrá un límite de crédito mensual, el cual variara según su sueldo, y al final del mes se procederá a realizar el descuento en planilla de manera automática, ya que hay un integración entre este proceso de ventas y la sección planillas del sistema. El empleado puede realizar sus compras en cualquier sucursal del país, no solamente en su centro de trabajo.

Proceso de seguimiento a clientes:

El Pharmacy Soft permite tener un historial sobre los procesos de compra anteriores de sus clientes. Para ello se debe registrar al cliente, muchas empresas optan por registrarlos con su número de DNI para evitar duplicidad en los usuarios, con ello se puede realizar una serie de acciones fidelizadoras, como acumulación de puntos por compras, además el cliente puede acceder a estas promociones en cualquiera de las sucursales del país.

El software también permite la integración al call-center (delivery) y a la tienda virtual de la página web.

Cuando el cliente realiza un pedido por teléfono o tienda virtual, el sistema permite un monitoreo del producto desde la salida de la botica hasta la recepción del dinero, permitiendo saber cuál es su ubicación exacta en tiempo real y cuanto demorará en llegar al cliente.

Proceso de control de ingresos:

El software registra las ventas diarias de la botica de forma sistemática, por lo tanto registra el dinero que ingresa a Caja, para una mayor seguridad y un mejor control. La empresa determina un límite de monto máximo a tener en Caja, cuando este límite es alcanzado el sistema avisa mediante una alarma para que el dinero sea trasladado a una cuenta corriente. El administrador o algún encargado realizan dicha operación.

Proceso de compras:

El Pharmacy Soft permite una adecuada gestión de compras, la sección de inventarios permite calcular los días de inventario y los niveles de reposición adecuados para cada producto, lo que permitirá a la empresa identificar los días de compra y la cantidad necesaria.

De la misma forma el software permite conocer las cantidades de productos en las sucursales, para que en vez de realizar la compra al proveedor se realice un traspaso entre un sucursal con excesivo inventario y una con escasez de inventario.

Si finalmente se debe realizar la compra al proveedor, el mismo software permite realizar un análisis de los mismos, se debe ingresar los datos de los proveedores en cuanto a costos y calidad de servicios, para identificar la mejor opción para la empresa.

6.6.2 Identificación de Problemas:

• El sector farmacéutico es un sector muy competitivo, donde las características de los productos, los esquemas de protección derivados de la propiedad industrial, así como el papel preponderante del I+D (Símbolo de Investigación y Desarrollo, se aplica a los departamentos de investigación públicos o privados encaminados al desarrollo de nuevos productos o la mejora de los existentes por medio de la investigación científica) en la fuerza competitiva de las firmas, y los esfuerzos de posicionamiento de las marcas en los mercados, implican una porción de costes totales de la organización muy importante.

Para poder competir con éxito y ofrecer al mercado el producto deseado, en el momento adecuado y con el precio justo, es necesario disponer de una herramienta, que aporte el control de la gestión interna a nivel estructural y de costes, en tiempo real, que permita la toma de las decisiones adecuadas. Algunos de los problemas más concretos que podemos identificar en el sector:

– Control analítico de costos estructurales en tiempo real

– Evaluación de proveedores, en función de criterios varios, como calidad, plazos de entrega, etc.

-Roturas de stock

– Control de lotes y caducidades.

– Gestión de almacenes en función de las propiedades de los materiales.

-Integración de la cadena de abastecimiento (sucursales-almacenes centrales)

-Sobrantes de stock.

– Falta de integración de la gestión de todas las sucursales.

– Sistemas de facturación complejos y lentos.

-No hay seguimiento al cliente (solo te piden tu nombre).

6.6.3 Propuesta de Solución:

Para hacer frente a estos problemas y debido a que la empresa no cuenta con una Planificación de Recursos Empresariales; solo usa un sistema sencillo de kardex y de facturación, se ha optado por la compra del sistema Pharmacy soft, ya que el desarrollo de un software implicaría de conocimientos muy especializados que no van acorde a los de la empresa, además requeriría de mucho tiempo y esfuerzo. Esto quiere decir que la empresa adquiriría un sistema ya desarrollado y no emprendería el proyecto de diseñar uno especialmente a su medida, dado que existen en el mercado aplicaciones que podrían adaptarse a sus necesidades.

Pharmacy soft, es una solución estándar, basada en la plataforma mySAP Business Suite, dirigida a empresas del sector farmacéutico, orientada a cubrir las necesidades de control de costes del producto, gestión de la calidad, así como las relaciones con los clientes y proveedores. Una herramienta que proporciona la información necesaria en tiempo real, que permita la toma de decisiones adecuadas, con el objeto de posicionarnos en el mercado de forma competitiva.

Pharmacy  Soft es desarrollado con la finalidad de solucionar y controlar los procesos muy particulares  de la industria del retail farmacéutico  evitando recaptura y reprocesamiento de información entre las diferentes áreas.

Pharmacy Soft, está diseñado para contribuir a la mejor administración y operación de cualquier tipo de establecimiento farmacéutico, sin importar su tamaño. Cuenta con 3 módulos que cubren integralmente todas las necesidades de este sector,   garantizando una correcta toma de decisiones, un aumento inmediato en la productividad y una reducción de costos.

Características: