Implementación de sistema informático de la empresa Boticas San Francisco E.I.R.L (página 2)

Partes: 1, 2

• Sistema tipo ERP, el cual cubre todas las operaciones de la farmacia• Punto de venta de fácil interacción• No importa el número de sucursales ni usuarios• Toda la información se encuentra centralizada para una mejor toma de decisiones entre las áreas.• Compra Inteligente, Óptimos y días de inventario, son características que harán que el inventario siempre sea el más adecuado y evite tener sobre-inventario.• Las nuevas funcionalidades van encaminadas a la operación de la farmacia, ya que las peticiones son hechas directamente por los usuarios.• Una plataforma actualizada ya que por la retroalimentación de nuestros clientes esta no cae en la obsolescencia.• Ambiente Windows

Funciones:

• Modulo de Punto de venta con alertas en pantalla• Servicio a domicilio listo para Call-Center• Control de venta a crédito a empleados con límites de crédito definidos• Mensajes de salida y alertas para una mayor ayuda al empleado• Procesos de venta a Instituciones Bancarias, Seguro Popular, Gobierno y Aseguradoras, definidos desde sitio central.• Recepción de pagos con tarjeta de crédito y débito• Facturación Electrónica• Registro de comisiones a vendedores.• Conocimiento de existencias en sucursales de manera inmediata por sistema• Contabilidad, Bancos y Caja General actualizándose en cada operación que se realiza. • Conocimiento y petición de medicamento en otras sucursales antes de realizar pedido para una mejor rotación de inventario.• Venta de tiempo aire, evitando los inventarios físicos, así como la recepción de pagos de servicios (luz, agua, cable, teléfono, etc.)• Comisión por venta de medicamento para incentivar la venta en mostrador.• Niveles de seguridad por campo, roles, usuarios, registro de huella digital y fotografía así como vencimiento de password configurable.• Control de las promociones por fecha o cantidad establecida, así como su conocimiento en cada Punto de Venta al momento.

Beneficios

Control de toda la operación del punto de venta: ventas, compras, devoluciones, ajustes de inventario, pedido a mayoristas, ventas a domicilio y traspasos entre sucursales.
Análisis de información para una correcta toma de decisiones y formulación de estrategias.
Optimización de las ventas, mediante un control de productos equivalentes y sustitutos "no más productos negados".
Permite la administración de varias sucursales y tener la información en línea de todo lo que pasa; pero sobre todo el control de estas sin importar las operaciones de cada una.

Alcances:

Emisión de vales para clientes para intercambio en otras sucursales por falta de producto.
Venta a domicilio con monitoreo del pedido hasta la recepción del dinero en caja.
Generación de cortes parciales.
Alerta de efectivo máximo en caja para mayor seguridad.
Control de devoluciones.
Control de costos.
Control de productos pedidos vs productos recibidos.
Toma de inventario físico de forma electrónica o manual para su comparativo vs inventario teórico.
Análisis de utilidad, desplazamiento por zonas, ventas.
Información en línea de todo lo que pasa en los PV.

6.6.4 Implementación del ERP:

-Pharmacy Soft le ayudara a realizar las compras automáticas seleccionando la mejor opción en ese momento.

-No más productos negados, al contar con un módulo donde se podrá consultar las equivalencias o productos sustitutos (tanto genéricos como de patente) cuando no tenga existencia de lo que le requieren.

-Una mejor operación del punto de venta, al contar con toda la información en sitio.-Sistema automático de control de inventario (optimo) desde temporalidad, demanda, nivel de surtimiento, etc.

Fases para la implementación de Pharmacy soft:

El proyecto de la implementación del ERP Pharmacy soft debe seguir los siguientes pasos:

Inicio: el proyecto se origina debido a la identificación de necesidades, problemas u oportunidades por parte de la empresa. Para poder hacer frente a estos posibles escenarios la empresa decide emprender un proyecto. En este caso lo que dio origen fue la identificación de los diversos problemas y la posibilidad de implementar un ERP que solucione gran parte de ellos. En esta fase se analizan los problemas, se les clasifica, se estudian sus causas y posibles alternativas de solución. Finalmente se escoge la más adecuada (en este caso la implementación del Pharmacy soft), se empiezan a realizar las primeras investigaciones sobre ERP más adecuados para la empresa, cuál sería su costo, cuánto tiempo se necesitaría y el personal necesario para poder llevar a cabo el proyecto. En este caso se escogió este ERP porque fue desarrollado íntegramente para el sector farmacéutico y de retail, ha demostrado su efectividad en diversas empresas y el costo es accesible para Boticas San Francisco.
Planificación: en esta fase se detallan los pasos necesarios para la posterior ejecución del proyecto. Dentro de este punto se deben desarrollar las siguientes fases, para su posterior implementación:

Requerimientos: el ERP puede ayudar a mejor el funcionamiento en conjunto de la organización, lo cual incluye los procesos de la misma. En esta fase se define qué es lo que la empresa quiere que el sistema sea capaz de realizar en la organización

Proceso Financiero:

– Operaciones de contabilidad financiera, sencillas y rápidas

– Gestión de pagos y cobros automáticos, con impresiones y Ficheros

– Integración herramientas de MS Office

– Conexiones con bancas electrónicas

Proceso de control de costes:

– Obtención de resultados que ofrece cada segmento de mercado

– Planificación de costes e ingresos por área de negocio

– Informes de cuenta de resultados en tiempo real

– Disponibilidad del coste del producto en tiempo real

Proceso de comercialización y facturación:

– Gestión de datos de clientes centralizados

– Gestión de créditos de clientes

– Registro de históricos de precios, impuestos

– Proceso de facturación rápida y sencilla

– Informes de evaluación de pedidos, entregas y facturas

– Integración automática con resto de áreas

Proceso de compras y materiales:

– Gestión de datos centralizados, tanto logísticos, como financieros

– Registro de históricos de precios (material-proveedor)

– Valoración separada por lotes

– Verificación de facturas recibidas.

– Gestión de stocks.

– Informes de análisis de pedidos, entrada y facturas

– Integración de resto de áreas

Proceso de control de calidad:

– Planificación e inspección automatizadas en aprovisionamiento.

– Inspección en devolución de productos

· Diseño: en este caso en concreto, la empresa va a comprar un ERP que ya ha sido diseñado acorde a las necesidades del sector farmacéutico de retail, la empresa no va a diseñar un ERP ya que esto requeriría de conocimientos tecnológicos muy especializado y la empresa no cuente con el personal adecuado para desarrollarlo, la empresa también podría recurrir a una empresa externa que le diseñe un ERP a su medida, pero esto tomaría tiempo, es por ello que en este caso nos enfocamos a que la empresa simplemente adquiere un ERP ya desarrollado y diseñado previamente y tan solo lo implementa en la empresa.

· Desarrollo: en este fase se pone énfasis por conocer el funcionamiento del ERP Pharmacy soft, así como instruir a los trabajadores de la empresa (futuros usuarios) para la utilización del ERP, se sientan familiarizados con el mismo y comprendan que esta herramienta les permitirá optimizar su trabajo y mejorar el funcionamiento en conjunto de la empresa. Esto garantizará que el sistema será utilizado al máximo, tanto desde el punto de vista del negocio, como de la utilización de recursos. En esta fase se puede realizar la capacitación de los trabajadores para el uso del Pharmacy soft.

· Pruebas piloto: En esta fase lo que se busca es poner a prueba los diversos módulos del Pharmacy soft, para conocer el verdadero funcionamiento en la práctica y las operaciones del día a día y para detectar cualquier problema o inconveniente que se presente, esto se hace para poder prevenir y detectar estas ocasionales fallas antes de que el sistema sea ejecutado y la empresa dependa de él. En esta fase se planifica las diversas pruebas pilotos que se harían en cada una de las áreas de la empresa (financiero, control de costos, compras, control de calidad), el personal involucrado que participaría en ellas y cuánto tiempo tomarían cada una de estas pruebas y en su conjunto.

· Implementación: en esta última fase se procede a instalar el ERP. Se realizan todas las coordinaciones pertinentes para esta etapa, así como se define el personal encargado de realizar este procedimiento, el tiempo que llevaría a cabo y el costo que tendría para la empresa Posterior a esto se debe tener un mantenimiento constante del programa. También se debe definir cuál será el costo y quien realizará dicho mantenimiento. El tiempo de implementación para un empresa del tamaño de Boticas San Francisco y trabajando en todas las ciudades de manera simultánea se estima de aproximadamente 2 a 3 meses y el costo sería de aproximadamente 200 dólares por usuario.

Ejecución: en esta fase se pone en marcha todo lo detallado en la fase anterior de planificación, es decir ya se da inicio al proyecto de implementación, las personas empiezan a realizar las labores para las que han sido asignadas en cada una de las etapas, empieza a contabilizarse y transcurrir el tiempo en el que proyecto ha sido planificado ejecutarse y a desembolsarse el dinero necesario para llevarlo a cabo.

Seguimiento y control: una vez el que el ERP es instalado y puesto en marcha dentro de la organización, se debe hacer un seguimiento del mismo y un control de manera periódica para que todo funcione eficientemente debido a que el correcto funcionamiento de la empresa dependerá en gran medida de esta nueva aplicación instalada. Es en esta fase donde se ponen en práctica todas las políticas y los procedimientos destinados a garantizar la operación continua del sistema. La empresa debe designar el personal para llevar a cabo el mantenimiento en cual puede ser interno o externo a ella, y además considerar cual será el costo de las opciones para dicho seguimiento y control.

Cierre: etapa en la cual el proyecto ya se implementó en la empresa, debido a que un proyecto por su naturaleza es temporal y el fin del mismo (aplicar el ERP) ya se alcanzó, dicho proyecto se da por concluido y lo único que queda hacer es el mantenimiento constante

6.6.5 Presupuesto:

Compra: 10 000 solesCosto de personal: Costo por implementación en cada sucursal: 500 soles.Costo de mantenimiento: 150 soles por sucursal

6.6.6 Personal encargado:

Encargados de la implementación: 2 personas por sucursal, en el caso de San miguel de El Faique 4.

6.6.7 Tiempo: Diagrama de Gantt:

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