Análisis de las transacciones que dan origen al débito y crédito fiscal del IGV de los clientes de Vergel Zapata & Asociados (página 2)

El Capítulo III, trata sobre la Descripción de la Práctica realizada en el Estudio contable.

Finalmente se presenta las Conclusiones y bibliografía

INFORME DE PRÁCTICAS: VERGEL ZAPATA & ASOCIADOS

Capítulo I: Vergel Zapata & Asociados – Organización, administración y control

Tratamiento de la persona natural con Estudio Contable

Existen varias modalidades como puede operarse un estudio contable.

Una persona juridica puede organizarse y administrar un estudio contable.

Una persona natural también puede organizarse y administrar un estudio contable. Para efectos tributarios la persona natural lo puede hacer mediante dos modalidades, como persona natural con negocio y persona natural sin negocio

El estudio contable vergel zapata & asociados, aunque pareciera ser una sociedad civil, en realidad no lo es, porque vergel zapata & asociados es solamente un nombre comercial. En realidad este estudio contable es de una persona natural, como es el contador público colegiado Jorge g. Vergel zapata, quien se ha organizado como persona natural con negocio, es decir una persona física que desarrolla sus actividades profesionales, generando renta de tercera categoría, para el efecto puede emitir facturas, boletas de venta y también recibos por honorarios.

Persona física (o persona natural) es un concepto estrictamente jurídico, cuya elaboración fundamental correspondió a los juristas romanos. Cada ordenamiento jurídico tiene su propia definición de persona, aunque en todos los casos es muy similar. En algunos casos se puede hacer referencia a estas como personas de existencia visible, de existencia real o naturales.

Su origen etimológico viene de persona-ae, que era aquella máscara (per sonare, es decir, para hacerse oír) que llevaban los actores en la Antigüedad y que ocultaba su rostro al tiempo que hacía sonar su voz. Esto es, una ficción que se sobrepone al ser que la porta. Ello es así porque no todos los seres humanos -especialmente en otros tiempos- podían ser considerados personas.

Hoy, las personas físicas tienen, por el solo hecho de existir, atributos dados por el Derecho. La personalidad abre la puerta de la titularidad de derechos, de modo que sólo siendo considerado tal se podía contratar o contraer matrimonio, por poner un par de ejemplos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Persona.

Se entiende por persona natural, al ser humano o a la persona humana. Puede constituir una empresa unipersonal, para lo cual deberá solicitar su registro de contribuyente (RUC), la licencia municipal de funcionamiento y legalizar los libros de cuentas y planillas. El propietario carece de derechos y obligaciones de carácter mercantil, comercial o societario; compromete su patrimonio personal en forma ilimitada, es decir, las deudas de la empresa son asumidas por el patrimonio propio de la empresa y además por el patrimonio personal del propietario.

Organización del estudio contable

DATOS GENERALES:

Relevancia de la organización empresarial

La organización es el punto de partida de cualquier actividad. Tienen que organizarse adecuadamente los recursos, actividades y funciones para poder realizar en forma eficiente los servicios que solicitan los clientes.

En el estudio contable vergel zapata & asociados, se tiene recursos humanos, materiales y financieros; los cuales tienen que organizarse en la forma más optima, de tal modo que facilite la prestación de servicios.

La organización empresarial, da orden, le da lógica, le da sentido a la actividad que desarrolla el estudio.

Un Contador Público Colegiado, para efectos de prestar sus servicios a la comunidad, necesita organizarse. En este caso, la organización pasa por haber constituido una empresa unipersonal, para la prestación de los servicios profesionales en forma independiente.

El estar organizado le da un nivel de confianza a los trabajadores, clientes, Estado y otras entidades que eventualmente se relacionan con este tipo de entidad.

Según , organizar, proviene del Latín Órganon, órgano elemento de un sistema y sistema en sí mismo. Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. La organización es disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Se organiza mediante normas o tablas que han sido dispuestas para estos propósitos.

La organización como sistema social y como estructura de acción es el estructural funcionalismo, que está modelizado ya como la interpretación de un sistema total. Desde un uso empírico, el desarrollo es principalmente empresarial, es el estudio de casos sin llegar normalmente a un planteamiento teórico. Para que se desarrolle una teoría de la organización es preciso que primero establezca sus leyes o al menos principios teóricos y así seguir trabajando sobre ello. Un camino seria clasificar y mostrar diferentes formas de organizaciones que han sido más estudiadas: burocracia como administración, por ejemplo o también elementos que componen la organización y que igualmente han sido ya muy tratados: liderazgo formal e informal, por ejemplo. Así pues, si que está muy desarrollado para los dos ejemplos, como metodología y se llama Investigación Operativa y también lo social como Sociología de la organización. Un nuevo uso está emergiendo en las organizaciones: es la gestión del conocimiento y que nace ya muy organizado.

Típicamente, la organización está en todas partes, lo que dificulta su definición independiente o sin involucrarse en una aplicación particular, pero es así porque es un elemento estructural y condicional de los sistemas, siendo social cuando lo es el sistema en cuestión.

Según www.monografías.com, los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la naturaleza de la organización nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera.

Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos: La organización puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la organización también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

Organización estructural

La organización estructural es la forma como de divide o compone el estudio contable.

La organización estructural tiene que establecerse para que haya niveles de autoridad, responsabilidad y coordinación.

También tiene que haber organización estructural para llevar a cabo las actividades, funciones, procesos y procedimientos de trabajo.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL:

Organización funcional

La organización funcional está referida a la forma como se han establecido las funciones para cada área componente de la estructura organizacional del estudio contable. También para cada cargo y si fuera el caso para cada persona.

Generalmente esta organización funcional está contenida en el denominado manual de organización y funciones. Este documento se complementa con el manual de procedimientos.

Cada persona que trabaja en el estudio contable debe saber sus funciones para desarrollarlas en las mejores condiciones. Dicho conocimiento, es sinónimo de orden, también es sinónimo de aprovechar los tiempos y movimientos para desarrollar las actividades en beneficio de los clientes.

Funciones del propietario- gerente:

• a) Celebrar y ejecutar los actos y contratos ordinarios correspondientes al objeto social.

• b) Representar al Estudio ante toda clase de autoridades.

• c) Abrir y cerrar cuentas corrientes, efectuar y retirar depósitos a plazo, de ahorros, o de otra clase, en instituciones bancarias, girar cheques contra cuentas de la sociedad provistas de fondos o contra créditos o sobregiros autorizados, contratar préstamos o mutuos a favor de la sociedad, y en general toda clase de operaciones bancarias, financieras y mercantiles.

• d) Endosar cheques para su abono en cuenta.

• e) Girar letras a cargo de deudores de la sociedad, endosarlas, darlas en cobranza y descontarlas para que su importe sea abonado en cuenta, con el mismo fin suscribir y descontar pagarés y vales a la orden.

• f) Abrir y cerrar cartas de crédito con o sin garantía; contratar, abrir, cerrar cajas de seguridad en los bancos; registrar marcas y nombres comerciales y/o de fábrica, y obtener patentes y privilegios.

• g) Contratar y despedir personal.

• h) Administrar los recursos financieros.

• i) Efectuar el pago de las compras de activos fijos y existencias

• j) Efectuar el cobro de los servicios

• k) Efectuar el pago de tributos de los clientes y del estudio

• l) Efectuar el pago de las remuneraciones de trabajadores del Estudio.

• m) Efectuar el pago de todos los gastos que realiza la empresa.

• n) Efectuar permanentes coordinaciones con todas las dependencias del Estudio especialmente con los clientes

• o) Otras funciones relacionadas con el gerenciamiento

Funciones del área contable y tributaria:

• a) Archivar y registrar los comprobantes de pago y demás documentos sustentatorios de las operaciones de los clientes del Estudio.

• b) Registrar las operaciones de los clientes del Estudio en los libros o registros auxiliares y libros principales, utilizando procedimientos manuales y/o computarizados.

• c) Formular las declaraciones juradas de los tributos a cargo de los clientes del Estudio

• d) Formular los estados financieros de los clientes del Estudio contable.

• e) Administrar el hardware y software de la empresa

• f) Efectuar las coordinaciones permanentes con los clientes del Estudio Contable.

• g) Llevar a cabo el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo del Estudio.

• h) Mantener actualizado los equipos y programas que utiliza el Estudio, a fin que cumplan un trabajo efectivo y eficaz.

Funciones del área de asesoría y consultoría

• a) Asesorar en el aspecto contable, tributario, financiero y administrativo a los clientes del estudio.

• b) Capacitar al personal de asistentes para un desempeño eficiente

• c) Obtener información actualizada de las entidades de supervisión y control para que sea utilizada en las operaciones de los clientes.

• d) Obtener información actualizada de medios de comunicación como televisión, radio, periódicos, revistas y otros.

Administración del estudio contable

Adicional a la organización que se ha mencionado anteriormente, se tiene que complementar con la administración eficiente y efectiva.

Administrar es planificar, organización, dirigir, coordinar y controlar las actividades, los recursos, normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de contabilidad que lleva a cabo el estudio contable.

Una adecuada administración, mas una adecuada organización es el duo para realizar en la forma más adecuada posibles las funciones a favor de los clientes.

Los clientes necesitan que nuestras actividades estén administradas en forma adecuada, para confiar sus libros, sus decisiones, sus actividades.

El propietario-gerente de vergel zapata & asociados, es la responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de dicho estudio.

Es fundamental contar con una adecuada administración del estudio contable, para prestar los servicios con eficiencia y eficacia. Se entiende por eficiencia la obtención de los resultados con el uso racional de los recursos disponibles. Se entiende por eficacia, el logro de las metas y objetivos.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.

Objetivos De La Administración:

• Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas. Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.

• Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla

• Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Importancia de la Administración:

La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.

Características de la Administración:

Estas características pueden darse desde el inicio de las actividades o pueden ir lográndose a través del tiempo. Dichas características, son las siguientes:

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.

Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.

Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Administración estratégica.

La administración estratégica se define como: "Proceso de administración que entraña que la organización prepare planes estratégicos y, después, actúe conforme a ellos" (Stoner).

La estrategia no es nueva en los negocios, seguramente hace ya varios siglos se aplica, pero es sólo hasta comienzos de los años sesentas que los académicos y estudiosos de la administración la consideraron de importancia para alcanzar el éxito empresarial.

Inicialmente Chandler propuso un concepto de "estrategia" así: "determinación de objetivos y planes a largo plazo, acciones a emprender y asignación de los recursos necesarios para alcanzar lo propuesto". Como vemos, esta concepción es básica y a la vez muy completa, además, comprende varios aspectos interesantes como:

• Entra a jugar un papel determinante el concepto del largo plazo, lo cual es aplicado desde entonces y hasta la actualidad, aunque con variaciones.

• Se tiene en cuenta el cómo de la estrategia, no solamente los resultados

• Concibe que para alcanzar metas propuestas es necesario adelantar ciertas acciones y que estas acciones necesitan consumir ciertos recursos para ser adelantadas.

• Envuelve las partes de una estrategia y las convierte en un todo

La planeación, la estrategia y las políticas

Planeación tiene mucho que ver con previsión, planear es tratar de anticiparse a situaciones que nos pueden afectar, positiva o negativamente, por ello se hace necesario al interior de las organizaciones este tipo de ejercicio, para tratar de anticipar cambios o sucesos futuros, tratando de enfrentarlos y catalizarlos para bien. Desafortunadamente, los administradores no son magos o mentalistas que puedan predecir el futuro con exactitud, lo que sí tienen algunos, afortunadamente, es que son visionarios que miran más allá que los demás y por ello aciertan en la proyección del futuro.

Las estrategias son disposiciones generalizadas de las acciones a tomar para cumplir los objetivos generales, si no hay objetivos claros y bien definidos seguramente no existirá una estrategia apropiada para alcanzarlos, además, las estrategias que se planteen deben contemplar la utilización de unos recursos necesarios para desarrollar las actividades que desembocarán en los resultados y deben tener en cuenta cómo se conseguirán dichos recursos y cómo serán aplicados para aumentar las probabilidades de éxito.

Al lado de la planeación y la estrategia se encuentran las políticas, que básicamente son lineamientos que orientan a la administración en la toma de decisiones y por lo general no requieren de la acción, las políticas, las estrategias y el plan en sí deben ser una mezcla única que permita lograr buenos resultados.

Infraestructura del estudio contable

Para un estudio contable la infraestructura tiene varios significados. Primero puede referirse al local, los muebles, equipos y otros aspectos materiales que son necesarios para desarrollar las funciones.

Para un estudio contable, infraestructura también es toda la parafernalia normativa que es necesaria para desarrollar las actividades empresariales, tal es el caso de las normas internacionales de contabilidad, principios de contabilidad generalmente aceptados, plan contable general revisado, reglamento y manual de preparación de información financiera; normas tributarias; normas laborales; normas legales; normas financieras; normas de control; etc. Todos estos documentos son en buena cuenta parate de la infraestructura normativa que debe disponer el estudio para llevar a cabo sus actividades.

También la infraestructura puede considerarse por el lado de la capacitación, entrenamiento y perfeccionamiento que debe tener el personal contable para desarrollar sus actividades, considerando que esto es básico para el buen servicio.

Todos estos elementos que se han mencionado como parte de la infraestructura no son estáticos, por el contrario, tienen que cambiar, tienen que modificarse para estar en las mejores condiciones.

INMUEBLE:

El estudio contable ocupa un local alquilado. Cuyas dimensiones son en promedio de 3 mts. de ancho por 5 mts. de largo. El local dispone de los servicios higiénicos necesarios para uso del personal

EQUIPOS DEL ESTUDIO CONTABLE:

• a) 04 Computadora IBM Pentium IV CPU de 233 Mhz, Disco duro de 40 Gbz y Memoria de 128 Mhz.

• b) 02 Computadora IBM Pentium IV de 233 Mhz, disco duro de 50 Gbs y memoria de 64 Mhz.

• c) También se dispone de 05 máquinas sumadoras.

• d) Un aparato telefónico fijo

• e) El gerente y cada uno de los trabajadores y practicantes disponen de equipos celulares personales.

SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL ESTUDIO CONTABLE:

• a)  El Área de Contabilidad aplica el software especializado denominado PROGRAMA DE DECLARACIÓN TELEMÁTICA, el mismo que está formulado en Visual Basic y trabaja en entorno Windows XP.

• b) El Área de Contabilidad aplica el software especializado denominado SISCONT, el mismo que está formulado en Visual Basic y trabaja en entorno Windows XP.

• c) El Estudio contable, también aplica Office XP, Winzip y otros aplicativos de interés, etc.

Principales procesos que lleva a cabo el estudio contable

Un proceso es un conjunto de fases o etapas para llevar a cabo una actividad.

En el trabajo de atención a los clientes del estudio hay varios procesos que son necesarios llevarlos a cabo para tener los mejores resultados a favor de los clientes.

Toda empresa sin excepción para concretar sus actividades desarrolla procesos. El estudio contable, realiza una serie de procesos, entre los que podemos citar:

• a) Proceso de formulación de las políticas y objetivos del Estudio, realizado por el Gerente General.

• b) Proceso de Administración o gerenciamiento del Estudio Contable

• c) Proceso de promoción y venta de los servicios de contabilización de las transacciones, determinación de tributos, formulación de información financiera y económica y análisis e interpretación de dicha información para que sea utilizada por los gerentes o directorios de las empresas que son clientes del Estudio

• d) Proceso de recepción, ordenamiento y distribución de los documentos sustentatorios de las transacciones de los clientes.

• e) Proceso de registro contable manual y computarizado

• f) Proceso de formulación de las declaraciones juradas

• g) Proceso de cierre de los libros contables de los clientes

• h) Proceso de apertura y/o reapertura de los libros contables de los clientes

• i) Proceso de captación, contrato, capacitación y perfeccionamiento del personal que va a practicar y/o trabajar en el Estudio.

• j) Etc.

Principales operaciones que lleva a cabo el estudio contable

Las operaciones son parte del proceso. Un proceso puede tener una, dos, tres o varias operaciones. Al final todas tienen que concretarse para desarrollar en la mejor forma las actividades.

Algunas operaciones son realizadas por el propietario gerente, otras por determinado personal; aunque la mayoría son de orden procedimental contable y llevadas a cabo por el personal operativo.

Dentro de los procesos antes indicados, se llevan a cabo operaciones. Las operaciones principales que realiza el Estudio, como producto de su actividad o giro, son las siguientes:

• a) Recepción de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.

• b) Registro de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.

• c) Archivo de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.

• d) Formulación de declaraciones juradas mensuales y anuales.

• e) Tramitación de diversas situaciones de los contribuyentes como: cambios de domicilio, cambio de régimen tributario, autorización de impresión de comprobantes de pago, anulación de comprobantes de pago por diversas situaciones, alta/baja de máquinas registradoras, suspensión de operaciones, etc.

• f) Asesoría y consultoría directa, telefónica y vía mail a los contribuyentes que son clientes del Estudio.

• g) Asesoría en Organización, administración y finanzas a los clientes y otros.

• h) Formulación de información financiera y económica para SUNAT.

• i) Formulación de información financiera y económica para el INEI.

• j) Formulación de información financiera y económica para CONASEV.

• k) Formulación de información financiera y económica para proveedores.

• l) Formulación de información financiera y económica para entidades financieras y de seguros.

• m) Asesoría especializada en Bolsa de Valores, contratos a futuro y otras herramientas financieras.

• n) Llevado de contabilidades manuales y computarizadas.

• o) Coordinaciones con entidades públicas y privadas para efectos de prestar un servicio eficiente a los clientes.

• p) Formulación de reportes de ventas empresariales

• q) Formulación de reportes de compras, costos y gastos empresariales

• r) Planeamiento tributario

• s) Planeamiento financiero, etc.

Detalle de los servicios prestados por el estudio contable.

El servicio que presta el estudio, en realidad es un conjunto de actividades y dentro de las mismas, procesos y operaciones; luego procedimientos y técnicas de trabajo a favor del cliente. Todo lo cual debe hacerse de acuerdo a lo solicitado, con la responsabilidad del caso y con los tiempos y movimientos que permitan que llegue en mejor forma al cliente.

Luego esta prestación de servicios no es una situación que se facilita por facilitar, todo lo contrario esta normada, para garantizar que nadie engañe a nadie y más bien haya el nivel de confianza entre las partes.

El cliente de un estudio contable, debe tener toda la confianza del caso que el servicio que solicita va a ser cumplido y lo que es mas en las mejores condiciones.

La prestación de servicios por una persona natural, que se encuentra en la cuarta categoría de la Ley del Impuesto a la Renta, se realiza en el marco del código Civil- TITULO IX – Prestación de servicios.

De acuerdo con esta norma, por la prestación de servicios se conviene que estos o su resultado sean proporcionados por el prestador al comitente.

Modalidades de la prestación de servicios

Son modalidades de la prestación de servicios nominados:

a. La locacion de servicios.

b. El contrato de obra.

c. El mandato.

d. El deposito.

e. El secuestro.

Contratos innominados de prestación de servicios

Son también modalidades de la prestación de servicios, y les son aplicables las disposiciones contenidas en este capitulo, los contratos innominados de doy para que hagas y hago para que des.

Prestación de servicios entre ausentes

Se presume la aceptación entre ausentes cuando los servicios materia del contrato constituyen la profesión habitual del destinatario de la oferta, o el ejercicio de su calidad oficial, o cuando los servicios sean públicamente anunciados, salvo que el destinatario haga conocer su excusa sin dilación.

Oportunidad de pago

Cuando el servicio sea remunerado, la retribución se pagara después de prestado el servicio o aceptado su resultado, salvo cuando por convenio, por la naturaleza del contrato, o por la costumbre, deba pagarse por adelantado o periódicamente.

Limites de la prestación

El que presta los servicios no puede exceder los límites del encargo.

Empero, puede apartarse de las instrucciones recibidas si llena el encargo de una manera más ventajosa que la expresada en el contrato o cuando sea razonable suponer que el comitente aprobaría su conducta si conociese ciertas circunstancias que no fue posible comunicarle en tiempo oportuno.

Aprobación tacita de excesos de la prestación

Informado el comitente del apartamento de las instrucciones por el prestador de servicios, el silencio de aquel por tiempo superior al que tenía para pronunciarse, según los usos o, en su defecto, de acuerdo con la naturaleza del asunto, importa la aprobación del encargo.

Responsabilidad por prestación de servicios profesionales o técnicos

Si la prestación de servicios implica la solución de asuntos profesionales o de problemas técnicos de especial dificultad, el prestador de servicios no responde por los daños y perjuicios, sino en caso de dolo o culpa inexcusable.

Muerte o incapacidad del prestador de servicio

El contrato de prestación de servicios se extingue por muerte o incapacidad del prestador, salvo que la consideración de su persona no hubiese sido el motivo determinante del contrato.

LOCACION DE SERVICIOS

Definición

Por la locacion de servicios el locador se obliga, sin estar subordinado al comitente, a prestarle sus servicios por cierto tiempo o para un trabajo determinado, a cambio de una retribución.

Objeto

Pueden ser materia del contrato toda clase de servicios materiales e intelectuales.

Carácter personal del servicio

El locador debe prestar personalmente el servicio, pero puede valerse, bajo su propia dirección y responsabilidad, de auxiliares y sustitutos si la colaboración de otros esta permitida por el contrato o por los usos y no es incompatible con la naturaleza de la prestación.

Determinación de la retribución

Si no se hubiera establecido la retribución del locador y no puede determinarse según las tarifas profesionales o los usos, será fijada en relación a la calidad, entidad y demás circunstancias de los servicios prestados.

Plazo máximo de locacion de servicios

El plazo máximo de este contrato es de seis años si se trata de servicios profesionales y de tres años en el caso de otra clase de servicios. Si se pacta un plazo mayor, el límite máximo indicado solo puede invocarse por el locador.

Conclusión anticipada

El locador puede poner fin a la prestación de servicios por justo motivo, antes del vencimiento del plazo estipulado, siempre que no cause perjuicio al comitente.

Tiene derecho al reembolso de los gastos efectuados y a la retribución de los servicios prestados.

Normas aplicables cuando el locador proporciona materiales

Las disposiciones de los artículos 1764 a 1769, son aplicables cuando el locador proporciona los materiales, siempre que estos no hayan sido predominantemente tomados en consideración. En caso contrario, rigen las disposiciones sobre la compraventa

Servicios que presta el estudio contable:

En un estudio contable se presta, por medio de locación de servicios, varios servicios a favor de los clientes. Aunque esencialmente es el servicio de llevado de la contabilidad.

La contabilidad es el método que nos permite organizar los movimientos económicos y financieros de las empresas y personas naturales dándonos una visión detallada y precisa de su situación patrimonial. Es un conjunto de técnicas que se utilizan para producir sistemática y estructuradamente la información cuantitativa expresada en unidades monetarias (cualquier moneda de curso legal) de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

Las personas que llevan la contabilidad y dan fe pública de que la información financiera que se está suministrando está razonablemente presentada, así como las Declaraciones de Impuestos se conocen como personal contable.

Los servicios contables prestados por el estudio, son los siguientes.

• Constitución de empresas

• Formalización de empresas

• Llevado de libros contables

• Determinación de Tributos

• Formulación de declaración determinativas

• Formulación de declaraciones informativas

• Presentación de declaraciones mensuales

• Presentación de declaraciones anuales

• Formulación de información para SUNAT y otras entidades

• Asesoría empresarial

• Consultoría empresarial

• Otras de acuerdo a la petición de los clientes

Gestión efectiva del centro de practicas

El termino gestión efectiva debe entenderse como el logro de las actividades, funciones, procesos y procedimientos de trabajo a favor del cliente.

También debe entenderse como el logro de las metas, objetivos e incluso misión del estudio contable.

Cuando un estudio contable es efectivo, todo redunda en provecho de sus clientes internos y externos. Los clientes internos son los trabajadores y los clientes externos son las empresas para las cuales se presta el servicio.

VERGEL ZAPATA & ASOCIADOS, tiene sus planes, organización, dirección, niveles de coordinación y control correspondiente. También tiene sus metas, objetivos y misión, por tanto es necesario orientar todos los esfuerzos para lograr estos atributos.

De nada vale tener una adecuada organización y administración si la gestión es efectiva. Se deben lograr los objetivos y la misión de la empresa para decir que la empresa es efectiva.

Por otro lado, los cambios tecnológicos que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de la gestión. En las primeras etapas del desarrollo económico, las empresas se definían porque realizaban tareas repetitivas, fáciles de definir. En el taller o en la oficina el personal sabía exactamente cual era y seguiría siendo su misión.

La labor del Director Gerente era supervisar la marcha de los trabajos en curso en un proceso reiterativo. El resultado se medía según lo que se producía, y se funcionaba bajo una fuerte disciplina y control riguroso. Había que satisfacer las expectativas de los propietarios de ganar dinero y esa era la mayor motivación.

Esta simple interpretación de la gestión que existía entonces sigue aún con nosotros, como un eco del pasado. Algunos empresarios siguen comportándose como si nada hubiese cambiado. Pero son los zarpazos de la realidad lo que ha hecho que los empresarios tengan en cuenta muchos otros factores, porque los mercados ya no crecen en función de la oferta, y hay que luchar en mercados muy competitivos y a veces poco recesivos interiormente, sin contar con los problemas de competencia.

La automatización, la informática, las nuevas tecnologías de la información y las crecientes expectativas de la sociedad han puesto al descubierto muchas carencias. La naturaleza de la gestión se ha hecho más compleja para actuar en función de una serie de prioridades, como es la de conseguir beneficios constantes, por encima de todas ellas.

La gestión se apoya y funciona a través de personas, por lo general equipos de trabajo, para poder lograr resultados. Con frecuencia se promocionan en la empresa a trabajadores competentes para asumir cargos de responsabilidad, pero si no se les recicla, seguirán trabajando como siempre. No se percatan que han pasado a una tarea distinta y pretenden aplicar las mismas recetas que antaño. Un ejemplo claro son los vendedores, que son promocionados a Jefes de Venta. Fracasará en su nuevo puesto a menos que asuma nuevas actitudes y adquiriera la formación adecuada.

Una de las mejores definiciones de las funciones de un Directivo es la que hace años dio Luther Gulik, quien identificó las seis funciones fundamentales de toda gerencia:

• PLANIFICACIÓN: "Tener una visión global de la empresa y su entorno, tomando decisiones concretas sobre objetivos concretos"

• ORGANIZACIÓN: "Obtener el mejor aprovechamiento de las personas y de los recursos disponibles para obtener resultados"

• PERSONAL: "El entusiasmo preciso para organizar y motivar a un grupo especifico de personas"

• DIRECCIÓN: "Un elevado nivel de comunicación con su personal y habilidad para crear un ambiente propicio para alcanzar los objetivos de eficacia y rentabilidad de la empresa"

• CONTROL: "Cuantificar el progreso realizado por el personal en cuanto a los objetivos marcados"

• REPRESENTATIVIDAD: "El Gerente es la "personalidad" que representa a la organización ante otras organizaciones similares, gubernamentales, proveedores, instituciones financieras, etc."

Relevancia del control interno en el estudio contable.

Controlar, es verificar, es constatar, es tener evidencia de cómo se están llevando a cabo las actividades antes previstas. El control es una actividad muy positiva, porque permite identificar aquellos aspectos negativos que pudieran estar afectando la prestación de servicios, el desarrollo de las actividades, los procesos y procedimientos, etc.

Hace tiempo los altos ejecutivos buscan maneras de controlar mejor las empresas que dirigen. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.

El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles "incorporados" se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.

El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos específicos.

"El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías":

– Eficacia y eficiencia de las operaciones

– Fiabilidad de la información financiera

– Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

El primer aspecto clave de la definición propuesta es que se trata de un proceso. En consecuencia los controles internos no deben ser hechos o mecanismos aislados, o decretos de la dirección, sino una serie de acciones, cambios o funciones que, en conjunto, conducen a cierto fin o resultado. Esto por sí solo extiende el concepto de control interno más allá de la noción tradicional de controles financieros, para convertir el control interno en un sistema integrado de materiales, equipo, procedimientos y personas.

La siguiente frase de la definición, efectuado por el personal de una entidad, indica que el control interno es asunto de personas. Ninguna organización puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a los que está expuesta en cualquier momento determinado y desarrollar controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia las personas que componen la organización deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y deben estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.

Puede decirse que la parte más importante de la definición es que se alcanzarán los objetivos. Los controles internos no son elementos restrictivos sino que posibilitan los procesos, permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos porque se refieren a los riesgos a superar para alcanzarlos. No se trata sólo de los objetivos relacionados con la información financiera y el cumplimiento de la normativa, sino también de las operaciones de gestión del negocio. Esta manera de ver los controles da valor a las tareas de evaluación y perfeccionamiento de los controles internos y se convierten en responsabilidad de todos.

El nuevo enfoque de control interno aporta elementos que deben ser de dominio de todos los trabajadores de las organizaciones empresariales y se enmarcan dentro de los cinco elementos que analizaremos a continuación.

Los cinco componentes del control interno.

Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:

Ambiente de Control.

Evaluación de Riesgos.

Actividades de Control.

Información y Comunicación.

Supervisión o Monitoreo.

Importancia de los componentes:

¿Los cinco componentes del control interno son importantes?

Bueno, sino fueran importante no existirían y el equipo multidisciplinario que elaboró el informe COSO no los hubiera analizado y expuesto tan exquisitamente, en dicho informe como los componentes del control interno. Tampoco aparecieran en la Resolución No. 297-2003 del MFP como aspectos a desarrollar dentro del Sistema de Control Interno (SCI).

Vamos a hacer un análisis de la importancia de los cinco componentes mirándolos desde el punto de vista de los objetivos organizacionales y la interrelación que existe entre ambos. La definición, establecimiento y aplicación de los objetivos organizacionales es el requisito primario para poder introducir en la organización un SCI.

Existe un proverbio del Corán muy ilustrativo que vamos a tener en cuenta en nuestro análisis, el cual citamos: "Si no sabes a donde ir, no hay camino que te lleve".

Partiremos del proverbio anterior para ilustrar la relación entre objetivos organizacionales y componentes de control interno.

"Si no sabes a dónde ir,…"

Los objetivos organizacionales te indican la dirección, te ubican, te dicen a donde ir. Deben ser enunciados por escrito definiendo los resultados a alcanzar en un periodo determinado. Los objetivos son el QUÉ: ¿Qué resultados queremos o necesitamos lograr?

¿Cuál es la importancia de los objetivos?

Los objetivos proporcionan un sentido de dirección, sin ellos los individuos al igual que las organizaciones tienden a la confusión, reaccionan ante los cambios del entorno sin un sentido claro de lo que en realidad quieren alcanzar.

Nos dicen cómo debe funcionar nuestro sistema, nos da la estructura, la organización.

Nos ayudan a evaluar nuestro progreso pues un objetivo claramente establecido, medible y con una fecha específica, fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos evaluar sus progresos. Por lo tanto, los objetivos son una parte esencial del control.

De lo anterior se desprende que en una empresa debe dirigirse por objetivo, lo que significa que tanto los gerentes como los subordinados de una organización conjuntamente, identifican sus metas comunes, definen las áreas principales de responsabilidad de cada persona en término de los resultados que de él se esperan y emplear estas medidas como guías para el manejo de la unidad y para evaluar la contribución de cada uno de sus miembros.

Si los objetivos organizacionales te indican la dirección, hacia dónde ir, el resultado a lograr, los cinco componentes del control interno constituyen caminos para el logro de los objetivos de la organización, de los resultados planificados y el buen funcionamiento de la misma, coincidiendo con los objetivos esenciales de todo proceso de cambio que están enfocados al funcionamiento y los resultados empresariales.

Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías":

– Eficacia y eficiencia de las operaciones

– Fiabilidad de la información financiera

– Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

¿Cuáles son las funciones fundamentales de los componentes que llevan al cumplimiento de los objetivos?

Para analizar cada componente partiremos del concepto dado en el Informe COSO sobre control interno: "el control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos específicos. El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí que son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Estos componentes interrelacionados sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz", ayudando así a que la empresa dirija de mejor forma sus objetivos y ayuden a integrar a todo el personal en el proceso.

Aunque los cinco criterios deben cumplirse, esto no significa que cada componente haya de funcionar de forma idéntica, ni siquiera al mismo nivel, en distintas entidades. Puede existir una cierta compensación entre los distintos componentes, debido a que los controles pueden tener múltiples propósitos, los controles de un componente pueden cumplir el objetivo de controles que normalmente están presentes en otros componentes. Por otra parte, es posible que existan diferencias en cuanto al grado en que los distintos controles abarquen un riesgo específico, de modo que los controles complementarios, cada uno con un efecto limitado, pueden ser satisfactorios en su conjunto.

Existe una interrelación directa entre las tres categorías de objetivos, que son los que una entidad se esfuerza para conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesitan para lograr dichos objetivos. Todos los componentes son relevantes para cada categoría de objetivo. Al examinar cualquier categoría por ejemplo, la eficacia y eficiencia de las operaciones, los cinco componentes han de estar presente y funcionando de forma apropiada para poder concluir que el control interno sobre las operaciones es eficaz.

Si se examina la categoría relacionada con los controles sobre la información financiera, por ejemplo, se deben cumplir los cinco criterios para poder concluir que el control interno de la información financiera es eficaz.

Entorno de control:

El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.

"El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo".

El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.

Evaluación de los riesgos:

Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

"La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas".

Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles consecuencias.

La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos.

Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.

Actividades de control:

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.

"Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la unidad".

Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones.

En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles de la dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.

Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global.

Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios componentes que realmente verifiquen lo que están aprobando antes de estampar su firma. Un gran número de actividades de control o de personas que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de control.

Información y comunicación:

Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.

El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender cual es el papel en el sistema de control interno y como las actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de los demás. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas.

En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de información. La tecnología de información se ha convertido en algo tan corriente que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar demasiados datos para extraer la información pertinente.