Procedimiento de control para sistema gerencial de división de personal

EL SER HUMANO DESDE SU PENSAMIENTO CRITICO E INNOVADOR PUEDE LLEGAR A CONSTRUIR GRANDES MARAVILLAS Y CONVERTIRSE EN UN SER EXITOSO Y ES DE ATREVERSE A LLEGAR A CONTROLAR EL UNIVERSO…

¨ANIBAL OLIVERO¨

Resumen

El perfeccionamiento de la gestión administrativa en la División del Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes constituye una premisa y una prioridad en los cambios paradigmáticos que en la política educativa y sociocultural se proyectan en los lineamientos aprobados en el "Proyecto Nacional Simón Bolívar", como única alternativa para lograr la invulnerabilidad de los recursos humanos. La investigación que se desarrolla en esta tesis se ocupa en especial de abordar lo referido al proceso de control para el sistema gerencial en esa División para dar respuesta a los requerimientos del sistema educativo venezolano en su encargo social actual como conquista del proceso revolucionario venezolano. Una búsqueda teórica de los principales conceptos, principios y políticas en la cultura acumulada sobre el tema, un diagnóstico fáctico y la aplicación de diversos métodos teóricos y empíricos, permitieron proponer como objetivo y aporte de la tesis, el diseño de un procedimiento para el proceso de control en dicha División, según a las exigencias del Estado y del país; el procedimiento como tal considera en su estructura y funciones cinco pasos, con su correspondiente objetivo, indicadores y técnicas y métodos de evaluación de éstos, con el propósito de detectar y buscar solución a las insuficiencias que caracterizan a la organización en la actualidad, desde los resultados en la calidad de los servicios administrativos, lo que en la práctica queda demostrado que puede resultar pertinente y factible, como procedimiento, de ser implementado.

Introducción

El ser humano en su complejidad, desde su concepción, ha luchado y tratado de alcanzar la construcción de nuevos retos ante sus problemas y satisfacer sus necesidades en cuanto a ellos; a pesar de los obstáculos que pudiera afrontar por cualquier situación laboral en su organización. Es por ello, en esa constante lucha donde radican sus problemas, tratar de encontrar esa luz que brille en él, para solventar y erradicar las diferentes circunstancias probables dentro y fuera de su contexto en busca de un equilibrio organizacional.

En tal sentido, los funcionarios de cada organización actualmente han comenzado a hacerse planteamientos, formulaciones y sistematizaciones sobre lo que ocurre en los diferentes entornos de las organizaciones al tomar la iniciativa de la innovación mediante cambios que pudieran ser en la praxis una efectiva transformación en cuanto al servicio del sistema administrativo. Cabe destacar que los sistemas administrativos como procesos están afectados por el creciente dinamismo y complejidad de la realidad sociocultural que lo circunda.

Precisamente por ello, las políticas administrativas han dejado de ser acontecimientos excepcionales y se han convertido en procesos relativamente continuos de revisión, ajuste y mejora del personal operativo. De esta manera, los sistemas administrativos son necesarios para atender a las nuevas exigencias y retos gerenciales que comparecen en la escena política, económica, social y cultural, y también, para evitar que la rigidez de los marcos normativos se rompa por el empuje de una realidad en continuos paradigmas que, con frecuencia, sobrepasa a aquellos.

El logro de un proceso de control en el sistema gerencial para brindar una buena gestión administrativa para todos, es el objetivo esencial, es un fin cuyas raíces se encuentran en los valores humanistas propios de nuestra transformación social y tradición cultural venezolana. Además, constituye en el momento presente, un instrumento imprescindible para un mejor logro de metas más elevadas del proceso político, social, cultural y para consolidar, en fin, la reivindicación organizacional individual, grupal, colectiva y la reivindicación sociocultural.

La necesidad de revisar y perfeccionar todo el sistema de dirección ha constituido una ocupación de la gerencia del país, lo cual se recoge del Proyecto Nacional "Simón Bolívar (2007-2013 y su continuación del 2013- 2019)" Primer Plan Socialista de la Nación (Desarrollo Económico y Social), donde se plantea como aspecto a profundizar, "Nueva Ética Socialista y Modelo Productivo Socialista" en el sistema de gerencia organizacional; adecuadas a nuestras características y basadas en las más avanzadas prácticas contemporáneas.

Las Zonas Educativas venezolanas tienen como objetivo primordial el logro de la excelencia en el proceso administrativo y sociocultural, así como ubicar en un lugar prioritario el desarrollo de una gerencia continua que responda a las necesidades del entorno. Lograr tales propósitos no resulta tarea fácil, para ello es imprescindible enfrentar nuevos cambios que garanticen eficiente desempeño de sus principales gerentes y del resto del personal, en definitiva, explorar al máximo el enorme potencial de productividad e innovación que existe en la inteligencia e imaginación de todos los miembros de la organización.

En este mismo orden de ideas, lo que se requiere para dar solución a la problemática antes planteada es un enfoque sistemático, integral e interdisciplinario en la dirección, que contribuya a su coherencia con relación al desarrollo estratégico de las Zonas Educativas venezolanas y al mismo tiempo cumpla con los requerimientos que faciliten su encargo sociocultural.

De ahí que, si se pretende orientar a las Divisiones de Personal de las Zonas Educativas Venezolanas hacia un proceso de perfeccionamiento continuo que les permita alcanzar una mayor calidad en la gestión administrativa, resulta obligado ajustar sus procesos mediante políticas que conduzcan a un consecuente desarrollo organizacional. Así mismo, lograr una adecuada gestión en sus servicios que deberá, ser ajustada a través de la sistematización de su proceso, que permita observar su avance y evolución. La Zona Educativa del Estado Cojedes y en ella su División de Personal no está ajena a la problemática de desarrollo que enfrentan muchas organizaciones y en el territorio al cual responde, está encargada de contribuir al desarrollo sociocultural para el sistema gerencial de las instituciones educativas del Estado donde está ubicada.

Entonces, resulta oportuno precisar que esta institución fue fundada hace más de 43 años; no obstante, presenta limitaciones en su desarrollo institucional, lo que se pone de manifiesto en las respuestas a las necesidades crecientes del proceso administrativo, la superación continua de sus miembros, la generación, difusión e introducción de resultados científicos y el nivel de cooperación regional y nacional, en correspondencia con la Venezuela actual.

Esto no significa que no haya tenido logros en el desarrollo de los procesos administrativos fundamentales, sino que la necesidad de adaptar nuevos paradigmas obliga a respuestas más rápidas en su entorno y para ellos los directivos, coordinadores y el resto del personal de apoyo deben tomar conciencia de lo que representa para esta organización que, en su dinámica, desarrolle un proceso integral y sistemático consecuente con el encargo sociocultural que le ha sido encomendado. De esta manera, la gestión administrativa vista como sustento de la actividad de apoyo al desarrollo de los procesos, se convierte en un factor clave para el alcance de los objetivos esenciales de la proyección estratégica de esa Institución.

Es por ello que un diagnóstico preliminar, desde la experiencia del autor como partícipe de los procesos que tienen lugar en la Zona Educativa del Estado Cojedes y en específico en la División del Personal, permite determinar cuáles son los hechos y las causas que más inciden en el resultado actual del desarrollo de esta organización desde la gestión administrativa, en la que se observa:

? Los analistas responsables de la organización y control de la División retardan el proceso administrativo. Lo que provoca que los recaudos no lleguen a tiempo al Ministerio del Poder Popular para la Educación.

? No resultan sistemáticas las respuestas al público que son atendidos por esa División, de igual forma sucede con sus coordinaciones adscriptas.

? Falta de preparación en materia organizativa lo que atenta contra la operatividad del trabajo y limitan la efectividad en la práctica de los servicios administrativos.

? Insuficientes condiciones competitivas personales para el desarrollo sistemático de sus procesos y de contar con criterios en colectivo en pro de resultados más satisfactorios en la operatividad del trabajo en cuanto a sus decisiones y su valoración.

? El proceso de la toma de decisiones se caracteriza por una limitada autonomía, participación y responsabilidad de las coordinaciones y trabajadores adscriptos a la División.

? Existen insatisfacciones con la estructura de la División de Personal y la diversidad de tareas; además de no corresponderse con las proyecciones estratégicas de la Zona Educativa en general y con los procesos de trabajo, particularmente con la base.

? Los mecanismos de control no resultan efectivos por una inadecuada organización del trabajo y delimitación de funciones por parte de la División de Personal y sus Coordinaciones adscriptas.

? Los propios miembros de la Zona Educativa en específico en la División de Personal, aún no satisfacen sus exigencias en cuanto a la calidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los servicios administrativos.

? Falta de actualización y complementación de conocimiento en el personal adscripto a la División para lograr una adecuada profesionalización de éstos en función de mejorar la calidad de atención a los que lo requieren.

Tal como se observa en el diagnóstico, la División de Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes no contribuye con efectividad en lo que compete a sus funciones, sobre todo las relacionadas con la gestión administrativa; de ahí que, se constituye en el problema científico de esta investigación, las insuficiencias en la gestión administrativa del sistema gerencial en la División de Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes, limitan la efectividad en el cumplimiento de la operatividad del trabajo y la calidad del servicio administrativo. Por lo que, se asume como Objeto de la investigación, la gestión administrativa en el sistema gerencial.

Si se atiende al problema planteado, en esta investigación el Objetivo estará dado en diseñar un procedimiento de control para el perfeccionamiento de la gestión administrativa en el sistema gerencial de la División de Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes. De esta manera se constituye en el Campo de Acción el proceso del control para el sistema gerencial.

Para ello, se define como hipótesis que, se contribuye a reducir las insuficiencias en la gestión administrativa en el sistema gerencial de la División de Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes, al diseñar un procedimiento de control para el perfeccionamiento de dicho sistema, con la consiguiente mejora de la calidad de los servicios administrativos.

En este sentido, se plantea para cumplir el objetivo y responder a la hipótesis las siguientes tareas científicas:

• Fundamentar, desde lo gnoseológico, la gestión administrativa y el proceso de control para el sistema gerencial, con énfasis en sus particularidades en el contexto educativo venezolano.

• Caracterizar funcional y estructuralmente la División de Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes y el estado actual de la gestión administrativa, en particular el proceso de control en ésta.

• Diseñar un procedimiento para el proceso de control en el sistema gerencial de la División de Personal.

• Valorar los resultados de la aplicación parcial del procedimiento para el desarrollo del proceso de control en el sistema gerencial de la División de Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes.

El tema que se analiza, relacionado con la gestión administrativa del sistema gerencial en los procesos de la División de Personal, así como el perfeccionamiento de la gerencia desde la función de control, contribuirá a la mejora de la calidad de los servicios administrativos, lo que resulta significativamente actual e importante para el desarrollo estratégico de la organización y su repercusión en el sistema de instituciones educativas adscritas a la Zona Educativa.

Abordar la problemática de la gestión administrativa en el sistema gerencial según los procesos que se llevan a cabo en las Divisiones, exige un estudio riguroso de los diversos enfoques, teorías y modos de comprenderla en su diversidad; de manera que podamos apreciar los aportes de la ciencia administrativa y su gestión en el sistema gerencial y su proceso de control en función de las respuestas a la calidad de los servicios administrativos.

Los diferentes teóricos que sustentan la investigación son fundamentalmente desde los aportes de la Ciencia de la Administración, según sus diferentes ideologías, pensamientos y enfoques Hugo Rafael Chávez Frías, Feigenbum, Juran, Carta Magna (CRBV), James Stoner, Idalberto Chiavenato, Claudio Orellana y Gabriela Nazar, Juan Manuel Manes, Maestre Danny y Rojas Leonardo, Ramirez Ynes y Sucre Yarelis, y del proceso de control en el sistema gerencial Amat Salas, Johan, Maslow y McGregor, Alucasa, Dupuy y Rolland, Stephen Robbins y Mary Coulter, Charles Hill, Gareth Jones, Santos. A.J, entre otros, los cuales permiten abordar los principales elementos gnoseológicos que se convierten en la base teórica de la misma.

Los Métodos de Investigación resultan en los siguientes:

Del nivel teórico:

? Histórico-lógico: El mismo permite establecer un ordenamiento lógico en la caracterización gnoseológica y las transformaciones teóricos conceptuales respecto a la gestión administrativa y proceso de control en el sistema gerencial.

? Análisis y síntesis de la información: Permite establecer la caracterización gnoseológica y definir los referentes teóricos y conceptuales que sirven de sustento al proceso investigativo en relación con la gestión administrativa y proceso de control en el sistema gerencial.

? Hipotético-deductivo: Posibilita la construcción de la hipótesis, al estructurar las conexiones entre las categorías que la integran y la relación causal que se establece entre ellas.

? Sistémico estructural: Con su estudio se posibilita la comprensión de las etapas o pasos que conforman el procedimiento, así como su elaboración.

Del nivel empírico:

? La observación: Se construye en un necesario instrumento para evaluar el estado actual y el cambio en los resultados del trabajo y el comportamiento de los implicados en el proceso.

? La encuesta: Se emplean en la recogida de información sobre los elementos específicos que deben contener los cambios que se proponen así como de los referentes implicados respecto a los resultados y condiciones en el trabajo.

El aporte metodológico y práctico de la investigación está dado, el primero, en el diseño de un procedimiento para el proceso de control en el sistema gerencial y su posible efectividad en la División de Personal de la Zona Educativa del Estado Cojedes y, en lo práctico, en la instrumentación que permite valorar, desde una secuencia lógica, cómo se comporta el proceso de control en la práctica y adoptar las acciones necesarias para revertir la situación ante insuficiencias presentes en el proceso fundamentalmente de atención a los que requieren de los servicios de esta División.

En las condiciones histórico socioculturales actuales en que se desarrollan los procesos de gestión en las Zonas Educativas, en particular en sus Divisiones de Personal, se puede considerar la concepción de que asumir su proceso de gestión administrativa y, en particular, en el proceso de control para el sistema gerencial podrá contribuir con efectividad a mejorar la calidad de sus servicios administrativos; lo cual imprimirá a la organización un dinamismo que asegure el desarrollo estratégico como premisa y pueda responder a las demandas del Ministerio del Poder Popular para la Educación en Venezuela.

En ese mismo orden de ideas, deben estar proyectadas en el siglo XXI hacia la concepción del cambio para responder a las transformaciones necesarias del sistema educativo, lo que resulta a su vez lo novedoso en el contexto venezolano actual y sobre la base de los postulados y principios que constituyen el sustento político, económico, social y cultural de la Revolución Bolivariana de Venezuela.

La estructura de la tesis contiene la Introducción, dos Capítulos con sus epígrafes correspondientes, Conclusiones generales, Recomendaciones, Bibliografía y Anexos.

CAPÍTULO I.

Fundamentación, desde lo gnoseológico, de la gestión administrativa y el proceso de control para el sistema gerencial con énfasis en sus particularidades en el contexto educativo venezolano

El presente capítulo refiere una fundamentación de los presupuestos teóricos y evolución de la gestión administrativa como un necesidad del perfeccionamiento organizacional en Venezuela, desde el triunfo bolivariano, revolucionario y socialista en 1999, hasta la actualidad y como sustentar, desde la posición de diferentes autores y el propio autor de esta tesis, desde las categorías gestión administrativa y el proceso de control dentro de ésta para posteriormente poder considerar el diseño de un procedimiento para este proceso, en específico relacionadas con instituciones educativas y su importancia de lograr mejor calidad de sus procesos en el contexto socioeconómico venezolano actual.

I.1. Caracterización teórica de la gestión administrativa.

En el siglo XXI al inicio de la postmodernidad, a nivel mundial, las organizaciones de hoy día se enfrentan más que nunca al reto de asimilar fuertes y continuos cambios para encontrar una ventaja competitiva en los procesos administrativos en pro de un excelente sistema gerencial de mayor efectividad y, con ello, aplicar diferentes acciones para su perfeccionamiento, que satisfagan cada vez más las incidencias frecuentes que existen en el entorno organizacional para que un cambio importante se produzca en cualquiera de los múltiples aspectos que afectan a las organizaciones, su gestión administrativa y su proceso de control.

A partir del 2 de febrero de 1999 se inicia un proceso de cambios en Venezuela, orientado hacia la construcción del Proyecto Nacional Simón Bolívar, el cual continúa en esta nueva fase de Gobierno para profundizar los logros alcanzados por las Líneas Generales del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2001– 2007. Que en tal sentido se promulga un próximo período en los años 2007-2013 y luego 2013-2019, que hasta la actualidad ha orientado al país y sus estados lo cual la componen, hacia la construcción del Socialismo del Siglo XXI.

Respecto a los cambios e innovaciones el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías, señala en el Plan Socialista de la Nación (207

– 2013) en su Capítulo I que "…la nueva ética socialista, propone la refundación de la Nación Venezolana, la cual cimenta sus raíces en la fusión de los valores y principios más avanzados de las corrientes humanistas del socialismo y de la herencia histórica del pensamiento de Simón Bolívar".

De igual forma se refiere en el Capítulo III, que "…la democracia protagónica revolucionaria, para esta nueva fase de la Revolución Bolivariana, se consolidará en la organización social, a fin de transformar su debilidad individual en fuerza colectiva, reforzando la independencia, la libertad y el poder originario del individuo". Así mismo considera en el Capítulo IV que "…con el modelo productivo socialista, con el fin de lograr trabajo con significado, se buscará la eliminación de la división social, de la estructura jerárquica y de la disyuntiva entre la satisfacción de las necesidades humanas y la producción de riqueza subordinada a la reproducción del capital".

Para traer estos conceptos o principios a la dialéctica del proyecto revolucionario bolivariano es necesario conceptualizar algunos términos que permitirán, desde la evolución e innovación de las organizaciones educativas en el sistema educativo venezolano, considerar los sustentos teóricos y requerimientos necesarios para poner a la gestión administrativa, sobre todo en las instituciones, a tono con los cambios que deben tener lugar en el escenario socioeconómico venezolano actual.

Con tales propósitos vale referirse a los criterios de, Feigenbum, J. (1983), a partir de considerar que el gestionar "…es el desarrollo de los procesos esenciales, ideas, teorías y herramientas que son fundamentales para el desarrollo organizacional, gestión del cambio y las mejoras de rendimiento que son generalmente deseados para individuos, equipos y organizaciones"; dicho de otra manera, según el autor de esta tesis, como los requerimientos necesarios para llevar a cabo una excelente gestión administrativa. A lo que se puede añadir, en este mismo orden de ideas, que la gestión debe permitir documentar lo que se hace, controlar y evaluar el proceso, favorecer las relaciones y la coordinación, elevar el compromiso y la implicación de las personas y mejorar la orientación de las actividades hacia las necesidades y expectativas de los miembros de una organización.

De esta manera se coincide en que, la gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado, si esta se asume como la disposición y organización de los recursos de un individuo o un grupo para obtener los resultados esperados, como forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999), menciona que las disposiciones fundamentales, título IV, sección segunda de la administración pública establece en su Artículo 141: La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.

Por lo tanto, es obligación de los gerentes en las instituciones públicas, tal es el caso de las educativas, garantizar el ejercicio de la función pública, maximizando las capacidades organizacionales referida a los aspectos tecnológicos, humanos, administrativos, contables y gerenciales a fin de responder satisfactoriamente a las cambiantes y exigentes demandas que se originan desde diferentes grupos sociales logrando incrementar los niveles del desempeño institucional, según la dinámica que impone la sociedad a la que responden en su encargo y compromiso social.

"La palabra dinámica – simboliza cambio, crecimiento, actividad constante; la palabra compromiso – lo contrario de desinterés- implica un involucramiento profundo con otros. Por lo tanto somos de la opinión que el término compromiso dinámico expresa debidamente el enfoque vigoroso que usan actualmente los gerentes exitosos para dirigirse a las relaciones humanas y adaptarse sin tardanza, a las condiciones que cambian con el tiempo". Stoner, J. (1996).

Al respecto Orellana, C. y Nazar, G. (2002), comentan que "…la única manera viable de cambiar las organizaciones es cambiar su cultura, es decir, cambiar los sistemas dentro de los cuales los hombres trabajan y viven". Como se puede apreciar, según criterio de este autor, que este nuevo enfoque de gestión lo transforma en el factor capaz de incrementar el acercamiento entre directivos y subordinados al prevalecer la descentralización de autoridad inherente a las estructuras planas.

Es de ahí que, los nuevos paradigmas innovadores que afronten los desafíos de cada uno de los funcionarios al momento de gerenciar o al realizar sus labores a diario, juegan un papel muy importante en la transformación de las sociedades en realidades complejas en este proceso, afectando el ámbito laboral de las diferentes organizaciones involucrándolos en un fuerte dinamismo que tiene en el conocimiento y en la información el motor del desarrollo social organizacional.

En tal sentido cabe destacar que Manes, J. M. (2003), plantea un concepto, en específico en el contexto educativo, sobre lo que denomina gerenciamiento institucional, de este modo, reconoce a éste como "… el proceso de conducción de una institución educativa por medio del ejercicio de un conjunto de habilidades directivas orientadas a planificar, organizar, coordinar y evaluar la gestión estratégica de aquellas actividades necesarias para alcanzar eficacia pedagógica, eficiencia administrativa, efectividad comunitaria y trascendencia cultural."

Como puede apreciarse, la gestión pedagógica y la gestión administrativa, sin dejar de entender que se está tratando de términos que apuntan a ser similares en cuanto la gestión administrativa en una institución educativa resultará efectiva en la misma medida en que se muestre una gestión pedagógica acorde con los requerimientos de la sociedad a la que se debe en su proyección a vincularse con la comunidad, con una dimensión cultural que debe alcanzar frutos duraderos en las personas y en los grupos humanos.

En este mismo sentido, Maestre, D. y Rojas, L. (2009) describen que, hoy día, las organizaciones que corresponden al sector público son administradas bajo esquemas gerenciales tradicionales, poco participativos, donde la búsqueda de la excelencia y la transformación de la organización no son el principal punto de apoyo de la gestión. Puede decirse entonces que, en este nuevo escenario venezolano y expectativas respecto al papel de los sistemas de innovación en la gestión administrativa han aumentado notablemente y, en consonancia, la búsqueda de políticas gerenciales acertadas, más ajustadas a las nuevas realidades, se han convertido en una ocupación sociocultural en la Venezuela actual y, en específico, deben ser realidad en las instituciones educativas en el Estado Cojedes.

Es de ahí que Ramírez, Y. y Sucre, Y. (2011) sugieren el Análisis de la Gestión Administrativa (AGAD), como una herramienta de vital importancia para las organizaciones, ya que proporciona el conocimiento necesario para evitar o corregir el desperdicio de los recursos mediante una evaluación integral que permite conocer el estado en el que se encuentra la organización y, posteriormente, recomendar las soluciones gerenciales que solventen la problemática en estudio.

Según los cambios producidos en el escenario sociocultural organizacional del Estado Cojedes se encuentra inmersa en la introducción de un nuevo sistema de dirección en la gestión administrativa denominado perfeccionamiento organizacional que tiene como objetivo más general, lograr la máxima eficiencia y eficacia de la gestión en las organizaciones nacionales y estadales y/o municipales de la Región.

Este sistema representa el cambio más radical e importante de los últimos tiempos, en el sector organizacional del Estado Cojedes y es conceptualizado como "…el conjunto de principios, normas, procedimientos y acciones de carácter técnico- administrativo y político-ideológico-sociocultural para la gestión eficiente de calidad en los servicios administrativos en las instituciones nacionales y estadales socialistas de la Región y, así, poder solventar las incidencias que en muchos casos se consideran en el orden de deficiente servicio y satisfacer las expectativas de los públicos a los que se dirige éste.

En ese mismo sentido, sobre la base de otorgarle las facultades administrativas y lograr el desarrollo de la iniciativa, la creatividad, la responsabilidad y corresponsabilidad de todos los jefes y trabajadores en interés de la organización y de la sociedad, es propósito central y estratégico el incrementar al máximo su eficiencia y competitividad, hacia una transformación o cambio paradigmático. Es por ello que para el sistema gerencial, la gestión administrativa de las organizaciones, a la luz de este proceso de desarrollo acelerado han tenido que irse modificando para dar respuesta a la creciente complejidad de los sistemas organizativos que se han adoptado; así como, al comportamiento del entorno y su incidencia en las organizaciones.

Cabe destacar que, por medio de la experiencia del autor infiere en la gestión administrativa en el sistema gerencial, visualizando la esencia de organizar y administrar de la mejor forma posible las actividades de una institución, orientadas a asegurar el pleno aprovechamiento de las posibilidades materiales y humanas y de agrupar aún más estrechamente a todos los trabajadores en torno a las metas establecidas, pero solo posible si las funciones principales de la administración se desarrollan según las prácticas administrativas contemporáneas y, en el caso que nos ocupa, dirigir la atención del proceso de control hacia una verdadera retroalimentación de la desviación o no de los objetivos principales derivados del proceso de planificación.

El proceso de control en la gestión administrativa y su sustento teórico y metodológico según los requerimientos actuales de las instituciones educativas venezolanas.

El control constituye el eslabón final de la cadena funcional de las actividades administrativas; es el único medio por el cual los gerentes pueden saber si las metas de la organización han sido alcanzadas o no y las causas de una u otra situación. No obstante, el valor específico de la función del control reside en su relación con las actividades de planificación y delegación.

Al respecto el control tiene una suma importancia, aun cuando la planificación se pueda llevar a cabo, logrando crear una estructura organizacional que facilite eficazmente el logro de los objetivos y los miembros de la organización sean bien dirigidos y motivados, aún cuando no se tenga la seguridad de que las actividades vayan a desarrollarse según lo planificado ni de que las metas que persiguen las organizaciones vayan a ser alcanzadas en realidad.

Es de ahí que, los objetivos a partir de lo que se proyecta en la planificación, hacen que los gerentes avancen en una dirección específica para conducir a los subordinados hacia el logro de éstos. Sin embargo, el simple hecho de declarar objetivos o lograr que estos sean aceptados por los miembros de la organización no es una garantía de que se realicen las acciones necesarias para alcanzar tales propósitos, por cuanto el gerente eficaz tiene que realizar un seguimiento para asegurarse de que las personas, también éstas desde su contribución, compromiso y responsabilidad, lleven a cabo en verdad lo que se supone deberían hacer y que los objetivos sean alcanzados efectivamente.

Muchos gerentes se niegan a delegar por temor a que los miembros de la organización cometan algún error y a ellos se les hagan responsables de mismo; por eso usualmente sienten la tentación de hacer las cosas por sí mismos y se abstienen de delegar. Sin embargo, esta renuencia a delegar se puede aminorar si los gerentes desarrollan un sistema de control eficaz, por el simple hecho de que, a fin de cuentas, ellos son los responsables de las decisiones que toman los miembros de la organización, los gerentes necesitan contar también con un mecanismo de realimentación como el que el sistema de control les proporciona (ANEXO 1).

Según Amat Salas, J. (1992) "…el control se ejerce a través de diferentes mecanismos que no sólo miden el resultado final obtenido sino que, también, tratan de orientar e influir en que el comportamiento individual y organizativo sea el más conveniente para alcanzar los objetivos de la organización". En relación a los mecanismos de control "…el comportamiento humano y la motivación es la principal prioridad en el trabajo con el fin de maximizar la producción". Maslow, A. y McGregor, D. (1960).

Por consiguiente, Alucasa T. (1999), describe que es: "…un proceso donde al planificar con claridad la organización lo que desea lograr y utilizar estrategias para disminuir o anular la incertidumbre, a través de la incorporación de mucha creatividad e innovación, responderá rápidamente, con opciones flexibles, a los problemas que impactan a la organización, todo con el fin de tener éxito crear el futuro y agregar valor, requiere entonces de un control sistemático y efectivo que asegure en un momento determinado que el sentido de dirección asumido para lograr los objetivos es correcto o no, para adoptar en este último caso alternativas que den lugar a un estado más favorable de actuación de la organización.

Cabe mencionar que el control en el proceso administrativo es un subsistema que requiere retroalimentarse permanentemente de información que permita comparar lo planeado con los resultados obtenidos a través de la gestión, para como ya se ha mencionado, adoptar las medidas correctivas pertinentes en caso de detectarse desviaciones significativas, que pudieran ser enmendadas en el tiempo y el espacio de una organización.

Tal como lo comenta Dupuy, R. (1992) al describir el proceso de control como "…el conjunto de procesos de recolección y utilización de información que tiene por objeto supervisar y dominar la evolución de la organización en todos sus niveles". Por su parte, en este mismo orden de ideas, Robbins, S. P. y Coulter, M. (2000), definen el control como "…el proceso de monitorear las actividades con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planificado y corregir todas las desviaciones significativas. Los gerentes deberán participar en función del control, aunque sus unidades estén desempeñando de acuerdo con lo planificado". En realidad, debe sobreentenderse según nuestro criterio, que los gerentes no pueden tener un buen rendimiento sin evaluar primero que actividades se han realizado y sin comparar el rendimiento obtenido con el estándar deseado.

De igual manera, Hill, C. W. y Jones, G. R. (2005), argumentan que los críticos de los sistemas de planeación formal sostienen que vivimos en un mundo en el que dominan las incertidumbres, complejidades y ambigüedades y en el que los eventos casuales tienen un impacto importante e impredecible en los resultados; por cuanto, en tales circunstancias alegan que, incluso, los planes estratégicos mejor meditados son susceptibles de terminar siendo inútiles ante los cambios rápidos e imprevistos del entorno. En un mundo impredecible, se premia la capacidad de responder con capacidad ante circunstancias cambiantes, lo cual modifica las estrategias de la organización de acuerdo con ello, pero esto únicamente si se dispone de buenos sistemas de control para actuar rápidamente ante cualquier contingencia que se presente.

En específico en el contexto venezolano y por extensión en el cojedeño, los cambios sociales que se operan hacen que los sistemas gerenciales en las organizaciones busquen adaptarse a las necesidades y exigencias del desarrollo político, económico, social y cultural, donde la institución se transforme en una unidad capaz de generar las soluciones a los problemas locales, estatales y nacionales por medio de la profundización de las estrategias, debido a que las tradicionales praxis gerenciales basadas en la mera transmisión de autoridad no responden a las demandas contemporáneas.

En tal sentido, según asume este autor, es importante que las personas en las organizaciones internalicen que más que un conjunto de individuos, son entidades que cuentan con forma, estructura y características propias y son parte necesaria en el entorno social que aseguran la eficacia, eficiencia, pero que alcanzan el éxito cuando logran los objetivos y también logran satisfacer sus obligaciones para con la sociedad, dependiendo en gran medida del desempeño en el sistema de control vigente, la cual lo logrará siempre que haya un grupo de individuos con objetivos determinados, una organización adecuada que permita la ejecución armónica de los procesos administrativos; así como, una dinámica en el sistema dirigente – dirigido que desde el liderazgo y la participación desarrollen procesos de gestión que apunten a lograr efectivamente las metas propuestas.

Por consiguiente, es fundamental en un buen gerente, para que resulte efectivo el sistema gerencial desde un enfoque sistémico e integrador de la gestión administrativa y en ella su proceso de control, la eficiencia y la eficacia en la práctica con una visión estratégica para lograr las metas, la cual se manifiesta en la capacidad que se tiene de racionalizar los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización hacer las cosas bien y la capacidad para, desde la determinación de los objetivos apropiados, hacer lo que se debe hacer.

En ese sentido, el autor considera a los fines de esta investigación, que la planificación en el sistema gerencial desde la perspectiva estratégica en la gestión, no puede estar desligado de las amenazas y oportunidades del entorno globalizado develando la necesidad de una transformación profunda de los marcos mentales con los que opera el gerente tradicional, especialmente en el contexto de la administración pública tal como lo señala Santos, J. A. (2002).

El comportamiento gerencial implica en el gerente desarrollar procesos cognoscitivos, afectivos y proactivos que abran miradas de posibilidades, fuera de la caja negra gobernada por el temor y la queja. Ver lo que no está a la vista, pensar en posibilidades no exploradas en la creación de nuevos mundos por medio de ofertas, abriendo nuevos espacios; dicho de otra manera, se habla de un comportamiento gerencial en control y gestión, enfocado hacia nuevas alternativas, miradas interpretativas y nuevas prácticas contemporáneas.

Acerca del asunto, el autor añade que el gerente requiere una autoridad adscripta a la posición que la organización y la gestión administrativa con que cuenta, lo cual sería la base para gerenciar estratégicamente a corto, mediano y largo plazo hacia el logro de los objetivos y metas de la institución que dirige, donde prevalezca un modelo característico de relación profunda y significativa con el personal, al comprender las circunstancias de cada persona y del equipo dentro del ambiente de trabajo.

De tal forma, tomar acciones en el sistema gerencial a través del cumplimiento de funciones de planificación, organización, ejecución y supervisión y, en consecuencia, está llamado a proporcionar un proceso de control para solventar posibles problemas significativos, sin perder la posibilidad de analizarlo con objetividad, comprender el comportamiento grupal, fijar la atención de los integrantes del equipo para dar una respuesta a las demandas de ellos y no a las propias.

En la misma forma, el desempeño laboral es la fortaleza más relevante con la que cuenta una organización; no obstante, en la gestión administrativa en el sistema gerencial para lograr un desempeño laboral exitoso, tanto como lo demande la cultura organizacional y lo exija el entorno, siempre empleará de modo implícito o

explícito, una estrategia general y otras estrategias operativas o funcionales, previamente diseñadas y adaptadas tanto a las necesidades de la organización como a la de las personas involucradas.

De acuerdo a lo antes señalado, en virtud de la experiencia del autor, el desempeño laboral está enfocado a la actividad gerencial cuya orientación debe ser el aprovechamiento interno de los recursos disponibles con la finalidad de crear valor, potenciar las fortalezas y minimizar las debilidades existentes, puesto que el desempeño exitoso tendrá relación con la gestión y acción gerencial estratégica y sus proceso previstos por ésta para direccionar la gestión administrativa, dirección de subordinados y un conocimiento profundo de la tarea en sí, lo que conllevan al compromiso y motivación de las personas.

De lo antes citado, se puede inferir desde el punto de vista del autor que el proceso de control en el sistema gerencial es el fin para lograr un desempeño laboral con valor agregado y, a partir del paso dado en la planificación para determinar los objetivos, como a través de un conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la organización, buscar de manera clara alternativas de realización práctica al que hacer y estrategias adecuadas para el perfeccionamiento de la gestión administrativa.

Esto sólo se logrará mediante procedimientos e instrumentos adecuados que, desde un marco conceptual y teórico, den sentido y significado de orientación a la toma de decisiones, desde la participación grupal, encaminada a implementar los cambios y se den los paradigmas que se haga necesario en la organización, para lograr su transformación según los requerimientos políticos, sociales, económicos y culturales de la sociedad venezolana actual, en función de que las instituciones se identifiquen con un enfoque de orientación con los públicos que se involucren para garantizar la calidad en sus servicios administrativos; tal cómo se proyecta en su aporte práctico – metodológico esta investigación .

El proceso de control en el contexto educativo venezolano.

En Venezuela, la resolución de problemas organizacionales conlleva a cuestionar el sistema gerencial en virtud que suelen asociarse al comportamiento postmoderno de los gerentes y el personal operativo; así como, a las estrategias que éstos diseñen e implementen dirigidas a delinear el funcionamiento organizacional o en la búsqueda de alternativas tendientes a subsanar en colectivo, situaciones que representen problemas bien de naturaleza operativa o del propio proceso de control en la gestión administrativa en el sistema educativo del país.