Plan de mejora basado en las 5 S y el Kaisen, área de almacén

Resumen

La implantación de una mejora continúa y aplicación de las 5´S y Kaisen en la tienda EPK ORINOKIA de la empresa Grupos Los principitos C.A se desarrolló específicamente en el área de almacén y estuvo enfocada en la identificación de materiales, orden y limpieza con el fin de lograr la certificación de la Plataforma de Calidad ISO 9001:2000 referida a la calidad y buen servicio del cliente. El objetivo fundamental de este proyecto fue realizar inspecciones en el área del depósito para observar las deficiencias existentes y mejorarlas basándonos en la metodología de las 5´S y Kaisen aplicada a el almacén, con la finalidad de identificar los principales problemas que afectan la productividad y buen servicio de la tienda. Esta investigación se desarrolló en seis (6) fases. Para la fase I, definimos el problema del proyecto y los principales objetivos a cumplir. En la fase II, plasmamos toda la información relacionada a la empresa misión, visión, objetivos y otros. En la Fase III, puntualizamos las bases teóricas necesarias para implementar en la investigación, en la fase IV se estableció el tipo de investigación, en la fase V se realizó un diagnostico de la situación actual del almacén y por ultimo en la fase VI se generaron las propuestas que permiten ofrecer un área de trabajo segura, saludable y organizada para los empleados.

Introducción

La metodología de las 5´S y Kaisen representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son: Clasificar (Seiri), Orden (Seiton), Limpieza (Seiso), Limpieza normalizada (Seiketsu), Disciplina. (Shitsuke).

La evaluación de las 5´S y Kaisen fue realizada en el área de almacén de la tienda EPK ORINOKIA, se llevo acabo con la contribución de la empresa ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz, la cual me dio la oportunidad de presenciar sus instalaciones y procesos operativas y de esta manera evaluarlos y así ofrecerles sugerencias y recomendaciones que vayan en pro del beneficio de la tienda. También me suministraron algunos datos necesarios para realizar un diagnostico de las deficiencias existentes en el almacén y así determinar las posibles causas de los principales problemas en cuanto a desorden y desorganización del mismo.

La siguiente investigación se desarrolló a partir de tormentas de ideas aplicada a las instalaciones del almacén desde el punto de vista de los trabajadores y las necesidades existentes.

CAPITULO I

El problema

Este capítulo contiene todo lo relacionado con el problema a estudiar, su alcance, delimitaciones, limitaciones, justificación e importancia, así como también los objetivos generales y específicos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Grupo Los Principitos C.A es una cadena de tiendas enfocada en la venta de ropa y accesorios para bebes y niños de 0 meses hasta 12 años de excelente calidad y precios accesibles para cualquier estrato económico. Cuenta con veinte y cinco (25) tiendas a nivel nacional y once (11) tiendas a nivel internacional franquiciadas ubicadas en diferentes países de Europa y América Latina buscando el crecimiento de la empresa a nivel internacional.

La tienda EPK se encuentra ubicada en el centro comercial ORINOKIA MALL, Ciudad Guayana, Estado Bolívar, se halla distribuida de la siguiente forma: piso de venta donde se encuentra exhibida la ropa, está a su vez esta subdividida por áreas de niña meses de 1mes a 3t años, niña año de 4 a 12 años, niño meses de 1mes a 3t años y niño año de 4 años a 12 años; área de caja conformada por cinco(5) cajas de facturación y el área de depósito donde se encuentra almacenada la mercancía.

Al observar detalladamente las actividades realizadas en el área de almacén, percibimos que el problema radica básicamente en la falta de planificación, limpieza y organización en el espacio del depósito, por tal motivo con ayuda del personal creamos una lista de problemas y así actuar directamente sobre ellos.

Entre los principales problemas se encuentran los siguientes:

• Carencia de un manual ajustado al método actual de procedimientos para los procesos de recepción, almacenamiento y despacho de piezas.

• Inexistencia de señales, avisos y carteles.

• Utilización inadecuada del espacio del almacén debido a la presencia de material obsoleto.

• Falla en la distribución de la mercancía, debido a que no se encuentran organizados de acuerdo al modelo, color, talla, cercanía a las áreas de uso, entre otras.

• Ausencia de herramientas para evaluar el desenvolvimiento y efectividad de los procesos ejecutados en el almacén.

• No hay control en la ubicación de herramientas utilizadas y material publicitario.

Cabe resaltar que la empresa actualmente se encuentra en proceso para solicitar y lograr la certificación de la Plataforma de Calidad ISO 9001:2000 referida a la calidad y buen servicio al cliente. Es por ello, que surge la necesidad de elaborar un plan de mejoras y de esta manera satisfacer los requisitos de calidad para el logro de la certificación.

Por tales motivos se realizara la presente investigación, con la aplicación de una mejora continua implementando la metodología de las 5"S la cual hace referencia al orden y limpieza de las áreas de trabajo, en la que se aplica una serie de procesos relacionados con la separación de los elementos de trabajo necesarios de los innecesarios, para luego ordenarlos, limpiarlos sistematizando el proceso y finalmente estandarizarlo, con el fin de mejorar la organización del almacén, mejorar los métodos de trabajo que pudieran afectar la salud ocupacional de los trabajadores y a su vez lograr aumentar el nivel de servicio al cliente y productividad mediante una eficiente y efectiva planificación y reorganización del mismo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Establecer propuestas de las herramientas de las 5s y kaisen para mejorar la optimización del área de depósito en la tienda EPK ORINOKIA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1) Realizar un diagnostico de la situación actual del almacén.

• 2) Elaborar la documentación que apoye la implementación del plan de mejora.

• 3) Analizar las posibles causas que generan deficiencias en las diferentes áreas del almacén.

• 4) Proponer alternativas de soluciones a los problemas existentes a través de la metodología de mejora continua y 5S.

• 5) Elaborar plan de acción para la implementación de las propuestas realizadas.

• 6) Implantar y evaluar dichas soluciones.

ALCANCE

El trabajo de estudio a realizar esta enfocado a la adecuación y optimización del almacén de la tienda EPK ubicada en el Centro Comercial ORINOKIA, en los aspectos de seguridad, orden y mantenimiento, implementando un plan de mejora continua enfocándose en la aplicación de las 5"S, a partir de la necesidad de mejorar la situación actual en el ambiente laboral, eliminar los despilfarros producidos por el desorden y otros, para facilitar mejoras a través de herramientas que contribuyan al ordenamiento en el área de depósito.

LIMITACIONES

Durante el desarrollo del presente trabajo de investigación, los posibles factores más restrictivos son:

• La falta de personal interesado en la investigación con ganas de generar cambios dentro de la tienda epk orinokia.

• Falta de muebles para la organización de distintos materiales.

• El acceso a la información específica requerida a los manuales de calidad y métodos de procesos de la empresa Grupo Los Principitos C.A.

JUSTIFICACION

Con el fin primordial de obtener la certificación, se realizará un plan de mejora basado en la aplicación de las 5"S en el depósito de la tienda EPK ORINOKIA de la empresa Grupo Los Principitos C.A, con la finalidad de lograr un mejor acondicionamiento del mismo y las partes que lo integran. Para ello es recomendable realizar continuamente practicas de mejoras a fin de garantizar la organización de la mercancía, insumos, material de empaque, y la distribución más apropiada de los espacios necesarios para la optimización de las actividades que se llevan a cabo en el mencionado lugar, a fin de incrementar la competitividad con otras empresas ya que a nivel mundial las normas de la serie ISO, son requeridas debido a que garantizan no solo la calidad del producto, sino la seguridad y el bienestar de los trabajadores.

CAPITULO II

Marco referencial

LA EMPRESA

Descripción De La Empresa

El Grupo Los Principitos, C.A., es una empresa fundada en el año 2001 en Caracas, Venezuela. Es una cadena de tiendas especializada, producto de más de quince años de experiencia internacional, en la venta de ropa y accesorios para bebes y niños de 0 meses hasta 12 años. El concepto nace para ofrecer productos de excelente calidad, basados en las tendencias internacionales de la moda, dentro unas amplias tiendas con "look" de boutique, pero a precios realmente accesibles para todos los niveles o estratos económicos.

Desde la apertura de la primera tienda, se observó con satisfacción como el mercado abrió sus puertas con el novedoso concepto, por lo que fue necesario acelerar el proyecto de expansión tanto en Venezuela como a nivel internacional.

Como parte de este crecimiento EPK cuenta con la modalidad de compras on-line a través de su página web www.shopepk.com en la cual se pueden realizar compras con la oportunidad de seleccionar las prendas de acuerdo al género de preferencia (bebe niña, bebe niño, niña y niño) talla y cantidad.

MISIÓN DE LA EMPRESA

Innovar en el sector de la moda infantil, ofreciendo productos de excelente calidad y diseño, a precios muy atractivos.

Ofrecerles a los clientes la posibilidad de variar frecuentemente su forma de vestir apoyados en la versatilidad de los diseños de los de las últimas tendencias y la constante innovación brindada por nuestras tiendas.

VISIÓN DE LA EMPRESA

Ser reconocida a nivel internacional y muy especialmente en Latinoamérica como la marca infantil más destacada en el mercado por calidad, diseño y precio de nuestros productos.

FILOSOFÍA DE LA EMPRESA

Brindar a los jóvenes clientes, productos de buena calidad y buen gusto en espacios agradables para ellos y sus padres.

Por esta razón, la gran mayoría de las tiendas tienen formatos a partir de 150 m2 y cuentan con exclusivos y modernos diseños, compuestos principalmente por materiales de acrílico, pisos claros, acero inoxidable y pantallas planas, en donde se proyectan videos de la colección.

UBICACIÓN GEOGRAFICA

La tienda EPK ORINOKIA, se encuentra ubicada en Venezuela (América del Sur), exactamente en el estado Bolívar, Puerto Ordaz, Centro Comercial Orinokia Mall, PB, Plaza Aluminio, local PB-A-006a.

UBICACIÓN DENTRO DEL CENTRO COMERCIAL ORINOKIA

Fig. 1 Mapa Geográfico CC ORINOKIA MALL

Fig. 2 Tienda EPK ORINOKIA

OBJETIVO DE LA EMPRESA

Nuestro objetivo está enfocado a ofrecer a nuestros clientes un producto de muy buena calidad, en tiendas ubicadas en los principales centros comerciales y zonas del país donde se trate, con diseños muy modernos, acabados de lujo, con todas las comodidades, sin que ello se traduzca en un incremento en el precio del mismo.

INNOVACION Y CREATIVIDAD

La innovación y creatividad en diseños únicos, representan una importante base de superación, ventaja, desarrollo y continuidad. Todo lo que se implementa debe comenzar con una idea innovadora y creativa, acompañado de mucho trabajo, lo que al final se traducirá en resultados excelentes; la empresa se debe distinguir por su creatividad y capacidad innovadora.

CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

Grupo Los Principitos, C.A., cuenta con personal altamente calificado para el diseño y mano de obra de cada colección a estrenar con telas de alta calidad, así como también una eficaz producción para satisfacer la demanda y cumplir las necesidades del cliente.

VALORES

Nuestra empresa se encuentra comprometida con los siguientes principios y valores:

Solidaridad: Participación solidaria, manifestada en el desprendimiento personal, en el trabajo en equipo, en la colaboración recíproca, en el aprecio y respeto por lo que hace cada quien, y en la manifestación de la igualdad de todos.

Ética: Conducta con estricto apego a principios y valores morales, modelando nuestra actuación ante los demás, y desarrollando un impulso que nos convierta en ciudadanos justos, solidarios y felices.

Cultura de trabajo: Labor creadora y productiva, impulsada por la colaboración e iniciativa, con el fin de superar las diferencias y la discriminación entre el trabajo físico e intelectual y reconocer al trabajo como única actividad que genera valor y por tanto, que legitima el derecho de propiedad.

Calidad: Herramienta dinamizadora de la sustentabilidad y sostenibilidad de la actividad, con el fin de obtener productos de calidad, de tal modo que compitan exitosamente en el mercado nacional e internacionalmente.

Disciplina: Compromiso de cumplir con los deberes y obligaciones que nos exige el trabajo y la misión de la empresa, actuando ordenadamente para lograr los objetivos, cumpliendo con los valores éticos y haciendo lo que se debe de forma entusiasta.

Honestidad: Referencia moral para nuestras actuaciones en el trabajo, vida familiar y social, lo cual significa exhibir una conducta moral, en la relación con los clientes y en la vocación del servicio, promoviendo una conciencia ética.

Respeto: Promoción de excelentes relaciones interpersonales hacia nuestros compañeros de trabajo, clientes, proveedores y medio ambiente donde operamos.

Equidad: Conciencia de que todos, por igual, tenemos el mismo grado de responsabilidad, sin distinciones de jerarquía o nivel.

Humanismo: Significación social positiva enlazada al desarrollo de la vida de cada individuo y de toda la sociedad en su conjunto.

Cooperación: Beneficio mutuo en la interrelación humana; fundamentada en el principio del respeto, con base en la consideración, el cuidado y la participación.

POLÍTICAS DE LA EMPRESA

Grupo los principitos C.A ha definido e implantado las siguientes políticas como guía de la gestión en todos los niveles de la organización:

POLÍTICA COMERCIAL.

Mantener una excelente relación con los clientes, apoyada en el respeto, equidad, solidaridad, honestidad, cooperación y apego a las leyes, normas y lineamientos establecidos, con el fin de ser reconocidos como una empresa diferente con ropa de buena calidad a bajos precios, dando prioridad a las tiendas a nivel nacional y ofreciendo su concepto en mercados internacionales atractivos.

POLÍTICA DE OPERACIONES.

Ejecutar los procesos de producción otorgando prioridad al aprovechamiento racional de los recursos y cumpliendo nuestras obligaciones con seguridad, calidad, productividad y oportunidad, respetando el medio ambiente y preservando la salud de los trabajadores y trabajadoras.

POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS.

Disponer del talento humano competente requerido por la organización para el logro de sus objetivos, propiciando las condiciones necesarias a través de:

• Selección del personal calificado.

• Formación y desarrollo de competencias.

• Administración de la compensación y beneficios, de acuerdo a las normativas legales vigentes.

• Mantenimiento de condiciones de seguridad y salud ocupacional que garanticen la integridad física y mental de trabajadoras y trabajadores.

• Preservación de la armonía y paz laboral.

POLÍTICA FINANCIERA.

Asegurar de manera eficiente, la captación, disponibilidad y administración de los recursos monetarios necesarios para la sustentabilidad del modelo productivo; así como también para elevar las oportunidades de crecimiento y competitividad de la empresa, generando excedentes que garanticen el bienestar de las trabajadoras y trabajadores.

POLÍTICA ADMINISTRATIVA.

Asegurar que todos los procesos administrativos de la empresa se realicen de manera transparente, honesta, participativa, efectiva y eficiente, garantizando la rendición de cuentas y responsabilidad por el buen uso de los recursos, en procura de apoyar todos los procesos de la empresa.

POLÍTICA TRIBUTARIA.

Mantener una adecuada planificación y control tributario, que garantice la solvencia fiscal de la empresa, dentro del marco jurídico vigente.

POLÍTICA DE INVERSIONES.

Realizar las inversiones que se requieren para mantener e incrementar la capacidad instalada en todas las tiendas a nivel nacional. Ello debe realizarse priorizando la seguridad y salud de trabajadoras y trabajadores y garantizando la rentabilidad económica de los recursos invertidos.

POLÍTICA DE IMAGEN.

Conservar una imagen impecable tanto en el diseño de las colecciones como en las diferentes tiendas y empleados que laboran en la empresa expresando un concepto diferente e innovador.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La tienda EPK Orinokia cuenta con la siguiente estructura organizativa:

Fig. 3 Estructura Organizativa

Estructura Organizativa General (En Reconstrucción)

Fig. 4 Estructura Organizativa de la empresa

Grupo Los Principitos C.A

CAPITULO III

Marco teórico

MEJORA CONTINUA

La mejora continua se refiere al hecho de que nada puede considerarse como algo terminado o mejorado en forma definitiva. Estamos siempre en un proceso de cambio, de desarrollo y con posibilidades de mejorar. La vida no es algo estático, sino más bien un proceso dinámico en constante evolución, como parte de la naturaleza del universo. Y este criterio se aplica tanto a las personas, como a las organizaciones y sus actividades.

El esfuerzo de mejora continua, es un ciclo interrumpido, a través del cual identificamos un área de mejora, planeamos cómo realizarla, la implementamos, verificamos los resultados y actuamos de acuerdo con ellos, ya sea para corregir desviaciones o para proponer otra meta más retadora.

Este ciclo permite la renovación, el desarrollo, el progreso y la posibilidad de responder a las necesidades cambiantes de nuestro entorno, para dar un mejor servicio o producto a nuestros clientes o usuarios.

Fig. 5 Diagrama Mejora Continua

• DEFINIR EL PROBLEMA Y PONER ENMARCHA ACCIONES CONTENEDORAS

OBJETIVO

Se trata de que los componentes del equipo comenten sus diferentes puntos de vista sobre el problema, sus síntomas, las circunstancias y consecuencias que rodean al mismo, etc. De esta forma todos pueden partir con una visión más completa de:

• Los síntomas (señales aparentes y observables de la existencia de alguna disfunción en la organización, proceso, producto o servicio).

• Los objetivos a alcanzar en el proceso de resolución del problema.

PROCESO

Para realizar este paso será necesario que cada componente del equipo aporte información adicional que permita responder a preguntas como:

• 1. Qué ocurre (síntomas).

• 2. Dónde ocurre.

• 3. Desde cuándo ocurre.

• 4. Cómo se ha venido resolviendo hasta ahora.

• 5. Cuál es el impacto económico del problema y/el impacto en el negocio.

Al adquirir estos datos básicos sobre el problema, se debe analizar el impacto que el problema está teniendo en los clientes y en la propia organización. En función de la gravedad de dicho impacto, los responsables de la resolución del problema deben analizar la conveniencia de poner en marcha acciones contenedoras que "minimicen" en un corto plazo el efecto del problema sobre su entorno.

HERRAMIENTAS

Las herramientas más útiles para realizar este paso son:HERRAMIENTA

• Recogida de datos

• Gráficos de representación

• Diagramas de flujo

• Estratificación

• Diagrama de Pareto

• IDENTIFICAR Y PRIORIZAR LAS CAUSAS RAÍZ DEL PROBLEMA

OBJETIVO

Este paso tiene por objeto la identificación de aquellas causas que, teniendo un efecto significativo sobre el problema, son controlables, es decir, se puede actuar sobre ellas directamente para eliminarlas o minimizar su efecto.

• Causas raíz: Aquellas causas que teniendo un efecto significativo sobre el problema, son controlables.

PROCESO

Para realizar una identificación de causas fiable y eficaz, es necesario trabajar con la siguiente secuencia de actividades:

• a) Analizar en profundidad los síntomas y el entorno del problema, de forma que se adquiera el conocimiento suficiente para poder intuir las posibles causas del mismo.

Para ello:

– Se segmentan los valores que permiten cuantificar los síntomas en función de las variables que pueden influir en los mismos.

– Se analiza en detalle el proceso en el que se produce el problema.

– Se analiza en detalle la morfología del problema.

• b) Formular las posibles causas en las que los responsables de la resolución del problema pueden pensar a raíz del análisis de síntomas.

• c) Contrastar la veracidad de cada una de dichas posibles causas mediante pruebas objetivas, y evaluar el grado de contribución, de cada causa contrastada, al problema.

HERRAMIENTAS

Fig. 1 Tabla de herramientas

• DEFINIR LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

OBJETIVO

Diseñar, de forma completa, la solución más adecuada para eliminar o minimizar el problema objeto de estudio.

PROCESO

Con objeto de alcanzar una solución optimizada, es necesario desarrollar las siguientes actividades:

• a) Listar todas las posibles soluciones a las causas raíz detectadas por los responsables de la resolución del problema, de forma que se recojan todas las ideas al respecto.

• b) Evaluar las diferentes alternativas de solución en función de criterios que permitan la optimización de la solución final adoptada, como:

• Impacto o eficacia en la resolución del problema.

• Resistencia al cambio de los impactos producidos por la solución.

• Coste de la solución

• Tiempo de implantación.

• Relación coste / beneficio.

• c) Diseñar en detalle la solución más idónea: una vez seleccionada aquella posible solución que parece aportar mayores "beneficios", es necesario diseñar en detalle:

• Nuevos procesos y procedimientos de actuación.

• Nuevas instalaciones o modificaciones a las existentes.

• Necesidades de personal y recursos materiales.

• Diseñar el sistema de control de la nueva situación de forma que permita la medición periódica del nuevo proceso y el mantenimiento de los resultados alcanzados.

• d) Comprobar la eficacia de la solución diseñada mediante pruebas piloto, ensayos parciales, simulaciones, implantaciones controladas, etc., según permitan las circunstancias y el tipo de solución diseñada.

• IMPLANTAR LA SOLUCIÓN Y CONFIRMAR RESULTADOS

OBJETIVO

El objetivo a perseguir en esta fase es que la solución diseñada se aplique de forma sistemática y con éxito. Ya que de nada sirve haber llegado a una solución óptima si ésta no llega a implantarse, la implantación de la solución debe llevarse a cabo con gran rigor.

PROCESO

Una implantación efectiva depende básicamente de los siguientes aspectos:

• La cooperación del personal implicado en dicha implantación.

• El conocimiento del personal implicado sobre lo que es necesario hacer para alcanzar la mejora fijada (formación).

• La disponibilidad de los recursos necesarios para la implantación.

HERRAMIENTAS

¿QUÉ ES LA ESTRATEGIA DE LAS 5S?

Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

• Clasificar. (Seiri)

• Orden (Seiton)

• Limpieza. (Seiso)

• Limpieza normalizada (Seiketsu)

• Disciplina. (Shitsuke)

Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5S sean características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas, extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc.

Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.

NECESIDAD DE LA ESTRATEGIA 5S

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:

• Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.

• Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

• Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.

• Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete

• Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo.

• Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S.

• Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

• Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.

¿QUE ES SEIRI?

Seiri o clasificar significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. 

Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos, carros, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos. Buscamos tener al rededor elementos o componentes pensando que nos harán falta para nuestro próximo trabajo. Con este pensamiento creamos verdaderos stocks reducidos en proceso que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las áreas de trabajo, induce a cometer errores en el manejo de materias primas y en numerosas oportunidades pueden generar accidentes en el trabajo.

La primera "S" de esta estrategia aporta métodos y recomendaciones para evitar la presencia de elementos innecesarios. El Seiri consiste en:

• Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.

• Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario

• Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.

• Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo

• Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.

• Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor tiempo posible.

• Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías.

• Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación.

BENEFICIOS DEL SEIRI

La aplicación de las acciones Seiri preparan los lugares de trabajo para que estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto del Seiri está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visión completa de las áreas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los equipos y máquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el área de trabajo sea más insegura.

La práctica del Seiri además de los beneficios en seguridad permite:

• Liberar espacio útil en planta y oficinas

• Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.

• Mejorar el control visual de stocks de repuestos y elementos de producción, carpetas con información, planos, etc.

• Eliminar las pérdidas de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para ellos; por ejemplo, material de empaque, etiquetas, envases plásticos, cajas de cartón y otros.

• Facilitar el control visual de las materias primas que se van agotando y que requieren para un proceso en un turno, etc.

• Preparar las áreas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autónomo, ya que se puede apreciar con facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en los equipos y que frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de los equipos.

PROPOSITO

El propósito del Seiri o clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de producción o de oficina cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la "acción", mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.

La implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el que el se evitan problemas de espacio, pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía.

Al implantar Seiri se obtienen entre otros los siguientes beneficios:

• Se mejora el control visual de los elementos de trabajo, materiales en proceso y producto final.

• El flujo "suave" de los procesos se logra gracias al control visual.

• La calidad del producto se mejora ya que los controles visuales ayudan a prevenir los defectos.

• Se mejora el MTBF o tiempo medio entre fallos de los equipos.

• Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral.

• El personal de oficina puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.

JUSTIFICACION

El no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas:

• La planta de producción y los talleres es insegura, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo.

• El producto en proceso o final en exceso, los cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios crean el efecto "jaula de canario" el cual impide la comunicación entre compañeros de trabajo.

• En caso de una señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales innecesarios, impide la salida rápida del personal.

• Es necesario disponer de armarios y espacio medido en metros cuadrados para ubicar los materiales innecesarios. El coste financiero también se ve afectado por este motivo.

• Es más difícil de mantener bajo control el stock que se produce por productos defectuosos. El volumen existente de productos en proceso permite ocultar más fácilmente los stocks innecesarios.

• El cumplimiento de los tiempos de entrega se pueden ver afectados debido a las pérdidas de tiempo al ser necesario mayor manipulación de los materiales y productos.

COMO IMPLANTAR EL SEIRI

Identificar Elementos Innecesarios

El primer paso en la implantación del Seiri consiste en la identificación de los elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5S. En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:

• a. Lista de elementos innecesarios: la lista de elementos innecesarios se debe diseñar y enseñar durante la fase de preparación. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación. Esta lista es cumplimentada por el operario, encargado o supervisor durante el tiempo en que se ha decidido realizar la campaña Seiri.

• b. Tarjetas de color: este tipo de tarjetas permiten marcar o "denunciar" que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. En algunas empresas utilizan colores verde para indicar que existe un problema de contaminación, azul si está relacionado el elemento con materiales de producción, roja si se trata de elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de materiales de seguridad como guantes rotos, papeles innecesarios, etc. En Japón se utiliza frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema identificado.

Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento innecesario son las siguientes:

• ¿Es necesario este elemento?

• ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?

• ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?

Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en la lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente realizar un seguimiento sobre todos los elementos identificados. Si es necesario, se puede realizar una reunión donde se decide qué hacer con los elementos identificados, ya que en el momento de la "campaña" no es posible definir qué hacer con todos los elementos innecesarios detectados.

En la reunión se toman las decisiones para cada elemento identificado. Algunas acciones son simples, como guardar en un sitio, eliminar si es de bajo coste y no es útil o moverlo a un almacén. Otras decisiones más complejas y en las que interviene la dirección deben consultarse y exigen una espera y por lo tanto, el material o equipo debe quedar en su sitio, mientras se toma la decisión final, por ejemplo, eliminar una máquina que no se utiliza actualmente.

Criterios para asignar Tarjetas de color.

• El criterio más común es el del programa de producción del mes próximo. Los elementos necesarios se mantienen en el área especificada. Los elementos no necesarios se desechan o almacenan en lugar diferente.

• Utilidad del elemento para realizar el trabajo previsto. Si el elemento no es necesario debe descartarse.

• Frecuencia con la que se necesita el elemento. Si es necesario con poca frecuencia puede almacenarse fuera del área de trabajo.

• Cantidad del elemento necesario para realizar el trabajo. Si es necesario en cantidad limitada el exceso puede desecharse o almacenarse fuera del área de trabajo.

Características de las tarjetas

Las tarjetas utilizadas pueden ser de diferentes tipos:

• Una ficha con un número consecutivo. Esta ficha puede tener un hilo que facilite su ubicación sobre el elemento innecesario. Estas fichas son reutilizables, ya que simplemente indican la presencia de un problema y en un formato se puede saber para el número correspondiente, la novedad o el problema.

Partes: 1, 2, 3