Por último, una organización que se encamine hacia la excelencia deberá proveer a su gente, no sólo de una retribución económica que le permita vivir con dignidad, sino además, de un ambiente que propicie la creatividad, el trabajo en equipo, en fin, de un clima laboral que les haga sentirse bien y, dé las oportunidades para aprender, mejorar y progresar. Si logra esto, será una empresa exitosa y permanecerá en el mercado global para brindar un servicio acorde con las exigencias actuales y futuras.
Aplicaciones de las tecnologías de información
TECNOLOGIAS DE INFORMACION
SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES
Tipos de Sistemas de Información
Según el propósito con el cual son desarrollados los sistemas de información son categorizados en distintos tipos, de los cuales a continuación se darán algunos ejemplos.
Sistemas de Transacciones:
Son llamados TPS cuyas siglas corresponden a Transaction Processing System, o sistemas de procesamiento de transacciones.
Un ejemplo es la Corporación Financiera Internacional (CFI), filial del Banco Internacional para la Reconstrucción y el Desarrollo, cuyo sistema de transacciones funciona de la siguiente manera: El CFI busca inversores interesados en los países más desarrollados y el capital proveído por éstos, es transferido a empresas privadas de países subdesarrollados cuyo capital privado no basta.
Otro ejemplo es el de la industria naviera, el cual por medio de su sistema de transacciones internacionales transportan diferentes tipos de carga de acuerdo a pedidos en diferentes países, siendo uno de los más transportados el petróleo, cuyos pedidos pueden ser ya sea privados o por contrato.
Los barcos transportan el petróleo desde los campos petrolíficos a las refinerías, siguiendo una serie de tratados y convenciones internacionales.
Sistemas de Conocimiento:
KWS, knowledge work system, o sistema de manejo de conocimiento.
Un ejemplo es el de aplicaciones como Photoshop, la cual ayuda a diseñadores gráficos en crear su arte publicitario por medio de poderosas herramientas con las cuales se puede manipular y modificar distintos tipos de gráficos y fotografías.
Sistemas Expertos:
AI, Artificial Intelligence, o inteligencia artificial.
Un famoso sistema experto es MYCIN, el cual es un sistema experto para la realización de diagnósticos, el cual aconseja a los médicos en la investigación y determinación de diagnósticos en el campo de las enfermedades infecciosas de la sangre. El sistema MYCIN, al ser consultado por el médico, solicita primero datos generales sobre el paciente: nombre, edad, síntomas, etc. Una vez conocida esta información por parte del sistema, el Sistema Experto plantea unas hipótesis. Para verificar la hipótesis el sistema consulta a la base de conocimientos, y también haciendo una serie de preguntas al usuario. Con las respuestas que recibe, el MYCIN verifica o rechaza las hipótesis planteadas.
Otro sistema experto es el XCON el cual es un sistema experto de configuraciones el cual, según las especificaciones del cliente, configura redes de ordenadores VAX. Tiene como base de su funcionamiento las siguientes dos preguntas: ¿Pueden conjugarse los componentes solicitados por el cliente de forma conveniente y razonable? , ¿Los componentes de sistema especificados son compatibles y completos?
Las respuestas a estas preguntas son muy detalladas. XCON es capaz de comprobar y completar los pedidos entrantes mucho más rápido y mejor que las personas encargadas hasta ahora de esa labor.
Sistemas de Apoyo a Grupos:
GDSS, group decission support system, o sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
Un sistema GDSS es el Vision Quest, el cual permite realizar junta electrónicas. Entre sus ventajas se encuentra su facilidad de uso. Cualquiera puede conducir una junta electrónica y el sistema puede ser usado de manera distribuida . Las juntas se pueden realizar con los participantes en el mismo lugar o diferentes lugares, al mismo tiempo o a distintos tiempos. Aunque no pretende reemplazar las juntas cara a cara, su uso permite reducir los costos de viaje, la rapidez de toma de decisiones lo que resulta en una mejor eficiencia y productividad de las juntas . El sistema funciona en terminales de trabajo que pueden estar o no en el mismo lugar, la interacción se realiza a través del teclado y el monitor de la computadora.
Otro sistema es el CRUISER cuyas siglas son para Computer Supported Spontaneous Interaction. La importancia de este sistema se basa en la interacción informal . CRUISER está diseñado alrededor del concepto de comunidad o grupo virtual que existe sólo en un mundo virtual, donde las distancias geográficas entre los participantes no son importantes. Por sus características este sistema provee acceso instantáneo a cualquier persona y cualquier lugar.
La importancia del sistema está basada en dos ideas. La primera, los usuarios pueden navegar a través del mundo virtual en búsqueda de encuentros sociales. La segunda, el mundo virtual es independiente del mundo físico y puede ser organizado de acuerdo a las necesidades del usuario. En la práctica el usuario recorre pasillos, oficinas y áreas comunes, todas ellas generadas por computadora. Los usuarios se comunican a través de audio y video. CRUISER ataca uno de los problemas de los trabajos en equipo, reconoce la importancia de la comunicación informal. Provee además características de la práctica de trabajo permitiéndole diferentes niveles de privacidad.
Sistema de Ejecutivos:
ESS, executive support system, o sistemas de apoyo a ejecutivos.
Un ejemplo es el sistema comprado por Pratt & Whitney, una corporación que se dedica a la producción de motores de propulsión a chorro. Ellos compraron el sistema denominado Commander EIS que permite representaciones a todo color y un menú imaginativo que puede aprenderse intuitivamente, con variaciones y excepciones que son destacadas mediante colores. Los usuarios pueden accesar datos mediante una pantalla táctil, ratón o teclado y pueden agrandar las imágenes para mayores niveles de detalle, ya sea navegando por sí mismos o siguiendo caminos previamente definidos.
El Commnander EIS permite a la organización hacer el seguimiento de los parámetros de la calidad y factibilidad de las medidas tomadas para cada motor a reacción por tipo de cliente. Los datos aparecen de los sistemas actuales de producción y proporcionan información sobre la confiabilidad, disponibilidad de motores y partes, y sobre las entregas.
Otro ejemplo es el sistema implantado por la New York State Office of General Services que es responsable de dar servicio a otras dependencias en Nueva York. El sistema permite que los ejecutivos verifiquen el estado por programa, comparando el presupuesto con el gasto real y mostrando el gasto estimado hasta el final del año fiscal. La administración puede bajar para ver los detalles específicos en cada categoría. El sistema sólo contiene datos crudos, permitiendo a los usuarios una gran flexibilidad para agregarlos y analizarlos para satisfacer sus necesidades. El sistema es operado por medio de un menú muy fácil de usar. Los nuevos usuarios son capacitados mediante una demostración que dura media hora, y la experiencia ha demostrado que es todo lo que necesitan. No se cuenta con un manual del usuario.
Bases de datos
La base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos organizados almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Requerimientos de las bases de datos:
El análisis de requerimientos para una base de datos incorpora las mismas tareas que el análisis de requerimientos del software. Es necesario un contacto estrecho con el cliente; es esencial la identificación de las funciones e interfaces; se requiere la especificación del flujo, estructura y asociatividad de la información y debe desarrollarse un documento formal de los requerimientos.
La bases de datos es una disciplina organizacional, un método, más que una herramienta o una tecnología. Requiere de un cambio conceptual y organizacional.
Elementos claves de organización en un ambiente de Bases de Datos
Sistema de administración de base de datos
Administración de información
Tecnología de administración de base de datos
Usuarios
Características de las bases de datos:
Una base de datos contiene entidades de información que están relacionadas vía organización y asociación. La arquitectura lógica de una base de datos se define mediante un esquema que representa las definiciones de las relaciones entre las entidades de información. La arquitectura física de una base de datos depende de la configuración del hardware residente. Sin embargo, tanto el esquema (descripción lógica como la organización (descripción física) deben adecuarse para satisfacer los requerimientos funcionales y de comportamiento para el acceso al análisis y creación de informes.
Ventajas en el uso de bases de datos:
La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las Organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años, se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación:
Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.
Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas.
Permite compartir información.
Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta.
Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.
Tipos de Bases de Datos
Bases de datos documentales:
Son la derivada de la necesidad de disponer de toda la información en el puesto de trabajo y de minimizar los tiempos del acceso a aquellas informaciones que, si bien se utilizan con frecuencia, no están estructuradas convenientemente. Esto se debe a que la procedencia de la información es muy variada (informes, notas diversas, periódicos, revistas, muchos más.
Bases de datos distribuidas:
Es aquella que se almacena en más de un lugar físico. Partes de la base de datos se almacena físicamente en un lugar y otras partes se almacenan y mantienen en otros lugares. Existen dos maneras de distribuir una base de datos. La base de datos central puede ser particionada de manera que cada procesador remoto tenga los datos necesarios sobre los clientes para servir a su área local. Los cambios en los archivos pueden ser justificado en la base de datos central sobre las bases de lotes, en general por la noche. Otra estrategia también requiere de la actualización de la base central de datos en hojas no laborables.
Bases de datos orientadas a objetos e hipermedia:
Estas son capaces de almacenar tanto procesos como datos. Por este motivo las bases orientadas al objeto deben poder almacenar información no convencional (como imágenes estáticas o en movimiento, colecciones de sonidos, entre otros). Este tipo de bases de datos deriva directamente de la llamada programación orientada a objetos, típica por ejemplo del lenguaje C/C++.
Bases de conocimientos
Sistemas Expertos
Es un software que imita el comportamiento de un experto humano en la solución de un problema. Pueden almacenar conocimientos de expertos para un campo determinado y solucionar un problema mediante deducción lógica de conclusiones.
Programas que manipulan conocimiento codificado para resolver problemas en un dominio especializado en un dominio que generalmente requiere de experiencia humana.
Programas que contienen tanto conocimiento declarativo (hechos a cerca de objetos, eventos y/o situaciones) como conocimiento de control (información a cerca de los cursos de una acción), para emular el proceso de razonamiento de los expertos humanos en un dominio en particular y/o área de experiencia.
Aplicaciones
Sus principales aplicaciones se dan en las gestiones empresariales debido a que;
a) Casi todas las empresas disponen de un ordenador que realiza las funciones básicas de tratamiento de la información: contabilidad general, decisiones financieras, gestión de la tesorería, planificación, etc.
b) Este trabajo implica manejar grandes volúmenes de información y realizar operaciones numéricas para después tomar decisiones. Esto crea un terreno ideal para la implantación de los sistemas expertos.
Además los sistemas expertos también se aplican en la contabilidad en apartados como: Auditoria(es el campo en el que más aplicaciones de sistemas expertos se esta realizando) Fiscalidad, planificación, análisis financiero y la contabilidad financiera.
Áreas de Aplicación
Los sistemas expertos se aplican a una gran diversidad de campos y/o áreas. A continuación se listan algunas de las principales:
Militar | Informática | Telecomunicaciones |
Química | Derecho | Aeronáutica |
Geología | Arqueología | Agricultura |
Electrónica | Transporte | Educación |
Medicina | Industria | Finanzas y Gestión |
Ventajas
Estos programas proporcionan la capacidad de trabajar con grandes cantidades de información, que son uno de los grandes problemas que enfrenta el analista humano que puede afectar negativamente a la toma de decisiones pues el analista humano puede depurar datos que no considere relevantes, mientras un SE debido a su gran velocidad de proceso analiza toda la información incluyendo las no útiles para de esta manera aportar una decisión más sólida.
Limitaciones
Es evidente que para actualizar se necesita de reprogramación de estos (tal vez este sea una de sus limitaciones más acentuadas) otra de sus limitaciones puede ser el elevado costo en dinero y tiempo, además que estos programas son poco flexibles a cambios y de difícil acceso a información no estructurada.
Debido a la escasez de expertos humanos en determinadas áreas, los sistemas expertos pueden almacenar su conocimiento para cuando sea necesario poder aplicarlo. Así mismo los sistemas expertos pueden ser utilizados por personas no especializadas para resolver problemas. Además si una persona utiliza con frecuencia un sistema experto aprenderá de el.
Por otra parte la inteligencia artificial no ha podido desarrollar sistemas que sean capaces de resolver problemas de manera general, de aplicar el sentido común para resolver situaciones complejas ni de controlar situaciones ambiguas.
Tecnologías de las comunicaciones
Redes
Las computadoras se comunican por medio de redes. La red más sencilla es una conexión directa entre dos computadoras. Sin embargo, también pueden conectarse a través de grandes redes que permiten a los usuarios intercambiar datos, comunicarse mediante correo electrónico y compartir recursos, por ejemplo, impresoras.
Las computadoras pueden conectarse de distintas formas. En una configuración en anillo, los datos se transmiten a lo largo del anillo, y cada computadora examina los datos para determinar si van dirigidos a ella. Si no es así, los transmite a la siguiente computadora del anillo. Este proceso se repite hasta que los datos llegan a su destino. Una red en anillo permite la transmisión simultánea de múltiples mensajes, pero como varias computadoras comprueban cada mensaje, la transmisión de datos resulta más lenta.
En una configuración de bus, los ordenadores están conectados a través de un único conjunto de cables denominado bus. Un ordenador envía datos a otro transmitiendo a través del bus la dirección del receptor y los datos. Todos los ordenadores de la red examinan la dirección simultáneamente, y el indicado como receptor acepta los datos. A diferencia de una red en anillo, una red de bus permite que un ordenador envíe directamente datos a otro. Sin embargo, en cada momento sólo puede transmitir datos una de las computadoras, y las demás tienen que esperar para enviar sus mensajes.
En una configuración en estrella, los ordenadores están conectados con un elemento integrador llamado hub. Las computadoras de la red envían la dirección del receptor y los datos al hub, que conecta directamente los ordenadores emisor y receptor. Una red en estrella permite enviar simultáneamente múltiples mensajes, pero es más costosa porque emplea un dispositivo adicional —el hub— para dirigir los datos.
Internet
Internet no es un servicio electrónico al estilo usual, pues no pertenece a ninguna compañía (simplemente, no pertenece a nadie) y se mueve mediante estándares que decide la propia comunidad de usuarios. Nació como una comunicación libre y espontánea entre redes de ordenadores; algo así como "¿por qué no conectamos mi red con la tuya?, yo me encargo de vigilar y mantener en funcionamiento mi sistema, y tú el tuyo". De esta forma tan simple, Internet ha llegado a tener más de 100 millones de usuarios en más de 159 países que utilizan Internet de forma habitual. La tasa de crecimiento anual de Internet es del 180%. Estas cifras ilustran de forma clara el alcance de este fenómeno que es Internet. Todo el mundo habla de esta red de redes. Todas las compañías importantes empiezan a tener su propia oferta para competir en este nuevo mercado.
Internet es básicamente una red de ordenadores. Eso sí, se trata de una gigantesca red formada por cientos de miles de ordenadores conectados permanentemente por todo el mundo. Por ello, más que una red, Internet se ha de considerar una red de redes. Esa es la idea más importante: Internet sólo es una red, es decir, un conjunto de ordenadores conectados físicamente entre sí, de forma permanente, mediante un cable. Lógicamente, si usted consigue conectarse a su vez a alguno de los ordenadores que forma parte de la red Internet (por ejemplo, a través del módem), entonces podrá acceder a cualquiera de los ordenadores de Internet.
Internet es una red integrada por cientos de miles de computadores. Estos computadores pueden ser de dos tipos: servidores o clientes. Un servidor es un computador que contiene información que puede ser consultada por usuarios. Por el contrario, un cliente es un computador que no está presentando información, sino que la va buscando; es decir, los ordenadores cliente se conectan a los servidores para obtener información. Advierta que los servidores han de estar conectados permanentemente a Internet, pues en caso contrario, alguien intentaría acceder a ellos y no los encontraría. Existen muchos tipos de servidores, cada uno dedicado a funciones diferentes y cada uno de los cuales es capaz de proporcionar un determinado servicio. Los más importantes son:
Servidor de correo. Un ordenador donde se guardan todos los mensajes de correo, en espera de que se conecte el usuario al que van dirigidos y que los recoja.
Servidor de news. Un ordenador que contiene las news, es decir, los mensajes de los grupos de noticias, para que usted pueda conectarse y leerlos. Se suele denominar servidor NNTP.
Servidor Web. Un ordenador que presenta información según el estándar Web (WWW). Usted ejecuta un programa cliente Web, se conecta a un servidor Web y lee su contenido en forma de páginas con colores, texto, fotografías y otros objetos.
Servidor FTP. Un ordenador que contiene ficheros que usted puede recoger.
Servidor IRC-Chat. Un ordenador encargado de permitir a los usuarios mantener conversaciones en tiempo real.
Servidor DNS. Un servidor de nombres de dominio.
Todas las acciones que realiza usted sobre Internet se reducen siempre a una sola, conectarse a un servidor y examinar la información que contiene. Internet se puede definir como un conjunto de servidores que ofrecen información a ordenadores clientes de todo el mundo.
Correo electrónico (e-mail)
El correo electrónico es una de las características básicas de Internet. Casi todos los usuarios con una cuenta en Internet tienen una dirección en el formato nombre@compañía.organización, y prácticamente cualquier sistema de mensajería es capaz de ofrecer algún método para transferir mensajes de correo con los usuarios de Internet. Se puede enviar o recibir mensajes de Internet de dos formas: directamente a través de una cuenta con Internet, o a través de una cuenta en algún otro servicio web (por ejemplo, hotmail.com o yahoo.com).
Todos los mensajes del correo electrónico se almacenan en Internet en unos ordenadores especiales conocidos como servidores de correo. Para enviar y recibir mensajes en Internet se necesita un programa de correo especial que sea capaz de acceder a su servidor de correo, como el programa de correo Micosoft Outlook
Ventajas del correo electrónico (e-mail)
El correo electrónico es una herramienta de comunicación muy efectiva y puede ser preferible a las comunicaciones telefónicas en muchos casos.
En primer lugar una llamada telefónica interrumpe el trabajo, los mensajes de correo electrónico esperan pacientemente hasta que usuario. este listo para ellos. Se puede responder parcialmente un mensaje y volver sobre él más adelante.
Con el correo electrónico remitente y destinatario pueden trabajar independientemente uno del horario del otro.
La información se puede reprocesar. Los mensajes intercambiados a través de correo electrónico pueden ser almacenados para su consulta o pueden ser incorporados en otros documentos, una regla básica de la información es no duplicar el trabajo que ya ha sido hecho.
World Wide Web (WWW)
World Wide Web (WWW), o simplemente Web (Traducido a veces en español como "telaraña mundial", es el servicio más importante de Internet y el que le ha incrementado su enorme popularidad. Se trata de un estándar para presentar y visualizar páginas de información que contienen texto, gráficos, sonidos, películas, etc.). Una de las características más importantes de una página Web (WWW) es que contiene enlaces a otras páginas Web que pueden estar en ordenadores de cualquier parte del mundo. De esta forma, usted puede ir saltando de un sitio a otro para acceder a la amplísima información de Internet.
Para utilizar el servicio Web necesita unos programas especiales conocidos como browsers o clientes Web. Los clientes Web más populares son Microsoft Internet Explorer y Mozzilla Firefox.
Intranet
Intranet es la implantación o integración en una red local o corporativa de tecnologías avanzadas de publicación electrónica basadas en WEB en combinación con servicios de mensajería, compartición de recursos, acceso remoto y toda una serie de facilidades cliente/servidor proporcionadas por la pila de protocolos TCP/IP, diseñado inicialmente para la red global Internet. Su propósito fundamental es optimizar el flujo de información con el objeto de lograr una importante reducción de costes en el manejo de documentos y comunicación interna
Probablemente el campo de acción más importante del especialista en tecnología Internet es el desarrollo de intranets. Si la introducción de las computadores constituyó una revolución en las operaciones de todas las empresas, grandes o pequeñas, un segundo paso más importante en estas operaciones se da con la incorporación del internet, o propiamente con la incorporación de los protocolos de conexión tcp-ip, en las actividades de la empresas. Hubo una época, la cual probablemente todavía se viva en nuestro estado y en nuestro país, en la que todos los controles de la empresa se computarizaron. Nóminas, inventarios, ordenes de producción, de compra y de venta, requisiciones, costos, entradas y salidas de almacén, facturación, etc. pasaron a ser documentación electrónica en computadoras personales, minicomputadoras, main frames, redes, etc.
Ahora todas estas operaciones se realizan con la misma interface, con el mismo concepto, el concepto del intranet. Aunque toda la documentación de la empresa se accede a través del navegador de internet, sólo la información que la empresa considera conveniente, se presenta en la red mundial. La información restringida se accede por niveles de seguridad con contraseñas individuales y protocolos de seguridad. Las ventajas de hacer esto son evidentes. Primero, se optimizan recursos, pues por ejemplo, para los movimientos de materiales hay una sola base de datos, alimentada por todos los departamentos involucrados y su acceso restringido y controlado.
Ya no hay más paquetes mágicos de software empresarial ni anticuados y fácilmente obsoletables paquetes de administración empresarial confeccionados a la medida (del día de hoy, mañana quien sabe). Toda la información fluye de la manera más sencilla, con la misma interface (interfaz, dicen los ibéricos) de la red internet, con su hipertexto, con un mejor manejo de la información y con una mayor comprensión de los que se está haciendo en cada uno de los departamentos de la empresa. La información de ingeniería, liberada para acompañarse con la publicidad en la red atrae mayor cantidad de clientes potenciales. La empresa reduce dramáticamente los gastos de papelería e impresión. Y en todo esto, un equipo de especialistas IT trabajan para mejorar la imagen de la empresa.
Una vez establecido el intranet, el siguiente sólido paso es el de su incorporación al e-commerce. Los proveedores acceden directamente a una presentación parcial de la información descriptiva de los productos con la porción deseada de información de los inventarios del cliente para conocer sus existencias, o probablemente sus consumos y hacer más eficiente su reposición. Los mismos proveedores acceden directa e inmediatamente a los reportes de control de calidad y de reportes de ingeniería para tomar decisiones. Los proveedores encuentran sus órdenes de compra o requisiciones de manera inmediata accediendo a un área especial.
Los clientes acceden a las especificaciones técnicas de los productos identificando sus necesidades y encuentran además los mensajes publicitarios de su interés en catálogos que se actualizan en cualquier momento. Las modificaciones a los productos son inmediatas y su notificación a los clientes se realiza sin demora.
Si usted ya tiene un sistema de administración computarizado en su empresa, piense en las ventajas y beneficios que se obtendrán con la modificación de este sistema para operar como intranet: En primer lugar, usted podrá acceder a su información, con un esquema de seguridad adecuado, desde cualquier parte en que exista el internet.
En segundo lugar, por tratarse de un sistema distribuido y no concentrado no volverá a gastar en el desarrollo o actualización del software para su empresa. Una tercera ventaja importante es la versatilidad para rediseñar los controles sin realizar ninguna erogación posterior importante pues el sistema básico y pudiéndose incorporar todas los avances tecnológicos frecuentes que ocurren en el internet.
Los alcances, difícilmente de listar completamente son ilimitados y en ellos participan tanto el publicista como el ingeniero de sistemas, tanto el mercadologo como el almacenista, tanto el psicólogo como el administrador y por supuesto, el especialista IT.
Extranet
Una extranet es una red privada que utiliza el protocolo de Internet y el sistema de comunicaciones público para compartir en forma segura información de negocios u operaciones con proveedores, vendedores, clientes u otros negocios. Una extranet puede ser vista como parte de la intranet de una compañía que se extiende a usuarios de fuera de la compañía. También puede ser descrito como un "estado del la mente" en la cual la Internet es percibida como una forma de hacer negocios con otras compañías, como por ejemplo vender productos a sus clientes. Los mismos beneficios que ofrece el HTML, SMTP y otras tecnologías de Internet ahora se diseñan para acelerar negocios entre comerciantes.
Una extranet requiere seguridad y privacidad. Estas requieren de manejo en el uso de servidores de firewall. Estos firewall, utilizan la certificación digital, o medios similares a la certificación, como encriptación de mensajes y el uso de redes privadas virtuales que se canalizan a través de la red pública.
Las compañías pueden usar la extranet para :
Intercambiar grandes volúmenes de datos electrónicos.
Compartir catálogos de productos exclusivamente con proveedores o aquellos que apoyan la venta.
Colaborar con otras compañías para aunar fuerzas.
Desarrollo en conjunto de programas de entrenamiento con otras compañías.
Proveer o accesar servicios brindados por una compañía para otras unidades, tales como en la banca en línea, la gerencia podría tratar con las sucursales o bancos afiliados.
Compartir noticias de interés exclusivo con socios de la empresa.
Software colaborativo o groupware
Software colaborativo o groupware se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet).
En su forma moderna, el concepto ha sido propuesto por el programa informático de Lotus con la aplicación popular Lotus Notes relacionado con un servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el NLS. El programa informático que utiliza Wikipedia es un ejemplo de un programa informático colaborativo que además es Software libre por lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos o sin las limitaciones de jerarquización social.
Tipos de colaboración:
El software colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo.
Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo:
Correo electrónico.
Correo de voz.
Publicación en web.
Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo:
Conferencia de datos – PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.
Conferencias de voz – teléfonos que permiten interactuar a los participantes.
Conferencias de video (o audio conferencia) – PC en red que comparten señales de audio o video.
Salas de chat o mensajería instantánea – una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.
Sistemas para facilitar reuniones – un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los Sistemas de soporte a decisiones.
Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo:
Calendarios electrónicos – para acordar fechas de eventos y automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.
Sistemas de gestión de proyectos – para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.
Sistemas de control de flujo de actividad – para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia).
Sistemas de gestión del conocimiento – para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.
Sistemas de soporte a redes sociales – para organizar las relaciones de colectivos.
La comunicación factor de éxito clave en la gestión moderna
Experiencias exitosas, han puesto de manifiesto que la COMUNICACIÓN es una de las principales herramientas al servicio de este proceso de renovación que demuestra que la comunicación interna cumple una doble finalidad:
Cohesiona a la organización alrededor del " Proyecto de Empresa " y,
Moviliza, motiva y compromete al capital humano en el proceso de producción de bienes y servicios.
Una estrategia de comunicación eficaz no se agota en la simple oferta de información "descendente" (dirección/trabajadores), y requiere una cuidadosa planificación que se inserte en la cultura de la empresa y atienda a todos y cada uno de los elementos que integran aquella estrategia.
Si es verdad que la creación de un espíritu de equipo genera actitudes cooperativas, es igualmente cierto que una comunicación organizada eleva los rendimientos y mejora la gestión de los conflictos de trabajo.
La instrumentación tecnológica es una prioridad en la comunicación de hoy en día, ya que las tecnologías de la comunicación son una importante diferencia entre una civilización desarrollada y otra en vías de desarrollo. Éstas poseen la característica de ayudar a comunicarnos ya que, a efectos prácticos, en lo que a captación y trasmisión de información se refiere, desaparece el tiempo y las distancias geográficas
El surgimiento, especialmente Internet está transformando las posibilidades de acceso a la información en el mundo entero, cambiando nuestra manera de comunicar y también las rutinas diaria en los ámbitos de trabajo. Algunas organizaciones gubernamentales no han quedado al margen y al contrario han visto facilitado su trabajo gracias a ellas. Las ventajas que han ofrecido las nuevas tecnologías en materia de comunicación son diversas:
Comunicación fácil y a bajo coste.
Espacios de difusión,
Posicionamiento en un ámbito de desarrollo empresarial
Mayor respuesta y velocidad a sus fines
Facilita la toma de decisiones
Mayor impacto
Mejor respuesta
Sin embargo, pese a la gran cantidad de tecnología y herramientas disponibles todavía hay se encuentran organizaciones que están quedando al margen de este desarrollo y beneficio, y es lo que se conoce como Brecha Digital. Donde en su mayoría son por resistencia los cambios, soberbia, ignorancia, arrogancia y falta de sentido pertinente.
Empowerment tecnológico
El conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a los recursos humanos para el incremento de la productividad de la empresa mediante el uso adecuado de los recursos tecnológicos que tenga a su alcance.
El Empowerment Tecnológico es una filosofía orientada a brindar confianza al empleado para que desarrolle su trabajo de la mejor manera proporcionándole una conciencia tecnológica para el empleo adecuado de la tecnología que dispone
Con lo anterior no nos referimos a negar el uso de computadoras personales o de aplicaciones comúnmente distribuidas (especialmente los productos de Microsoft); pero si resulta contradictoria la posición de empresas que tratan de cerrar la brecha del conocimiento entre sus empleados y limitan el acceso a Internet.
Principios del Empowerment Tecnológico
a. Confianza. La base del Empowerment es la confianza al empleado para que desarrolle su actividad con los más altos estándares de calidad y con objetivos perfectamente identificados para el beneficio corporativo.
b. Recursos. Brindar los recursos adecuados al personal para que desarrolle su actividad sin limitaciones y con las mejores vías de acceso tecnológico (banda ancha, redes, servidores, computadoras personales, etc.)
c. Trabajo en base a objetivos. Además de la confianza y de la autonomía brindada al personal, se deben establecer objetivos muy claros sobre el rumbo que deben tomar todas las acciones laborales. Como ya se mencionó en columnas anteriores, todas las directrices deben ser enfocadas a un solo punto común buscando obtener el beneficio corporativo.
d. Capacitación y evaluación continua. Aunado a los programas de uso los recursos tecnológicos, se deben implantar planes de capacitación en las diferentes áreas especializadas, así como métodos periódicos de interacción interdepartamental para la evaluación de las diferentes células de la empresa.
e. Sinergia. Como en todo plan de negocios, la sinergia entre los componentes del corporativo (incluyendo a los elementos de la cadena de valor) deben de trabajar con sinergia para la obtención de objetivos comunes.
Como es palpable, las líneas bajo las cuales los departamentos de comunicación organizacional deben trabajar son simples; sin embargo no se debe dejar de lado la necesidad imperante de crecimiento continuo, además del monitoreo constante de las actividades desarrolladas sin las limitaciones que, hoy en día, impiden el crecimiento integral de la empresa de acuerdo a lo que demanda el mercado.
Las competencias tecnológicas en la gestión
Una competencia tecnológica es el resultado obtenido de la integración de tres elementos definidos y controlados por la empresa: el reto estratégico, los recursos tecnológicos y las capacidades dinámicas.
El reto estratégico pone de manifiesto lo que quiere ser y la propia razón de ser de la empresa. Dicho reto se sustenta en el pensamiento estratégico definido por los dirigentes de la empresa y recoge el propósito a alcanzar por la organización en un horizonte temporal concreto. Traduce, por tanto, el cómo y en qué condiciones la empresa piensa competir. En materia de innovación, el reto residirá, por ejemplo, en querer ser pionero o seguidor. El pionero pretenderá mejorar su posicionamiento y su imagen, podrá patentar su nuevo producto y así protegerse de los competidores, procurará fijar el precio (si se trata de una innovación radical no existirá un precio de referencia y el precio de mercado se aproximará a un teórico precio de monopolio) y pensará en establecer el estándar para crear una dependencia para los clientes. En cambio, la empresa que opte por ser seguidora deseará asumir menores riesgos (conoce la reacción del mercado) y soportar menores costes (se ahorrará la fase de investigación -imitación a bajo coste-, no tendrá que educar a los clientes).
La dotación en recursos tangibles e intangibles revela lo que está en condición de ser y hacer la empresa. Los recursos tecnológicos de una empresa incluyen los conocimientos de las personas, las patentes, los procesos y los sistemas de información, entre otros.
En cuanto a las capacidades dinámicas, éstas traducen lo que es capaz de ser y hacer la empresa en función de la experiencia y de las habilidades, destrezas, creatividad y talento que desplegará la empresa a la hora de utilizar sus recursos. Las capacidades tecnológicas intentarán, por una parte, valorizar los recursos disponibles y, por otra, desarrollar un modelo de aprendizaje organizacional que consiga reforzar la estructura cognitiva de la empresa. Las capacidades dinámicas constituyen el elemento más estratégico de las competencias porque es lo más difícil de imitar por parte de los competidores ya que surgen de la idiosincrasia de la organización. Pero es condición sine qua non que estas capacidades se vayan renovando constantemente de acuerdo a lo que vaya aprendiendo y desaprendiendo la organización.
Una vez analizada la composición de una competencia, podemos decir que la misma traduce un dominio tecnológico por parte de la empresa y eso implica el saber concebir, producir y vender. Por tanto, la competencia tecnológica nace de la sabia integración de los tres elementos antes referidos y eso vendrá facilitado por el desarrollo de unos procesos de aprendizaje retroalimentados de origen individual o colectivo que consigan incorporar las diversas corrientes tecnológicas de la empresa. En síntesis, una competencia sería el fruto de un conjunto de cualificaciones y tecnologías más que de una única cualificación o tecnología discreta.
Autor:
Daisy Delgado
Valera, Junio 2008
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
"SIMÓN RODRIGUEZ"
NUCLEO VALERA ESTADO TRUJILLO
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