Los activos fijos tangibles en la Universidad de Cienfuegos, actualización de sus procesos (página 2)
Enviado por Daniel González Hernández
Se parte de la siguiente hipótesis: Si se aplica el procedimiento establecido para controlar los procesos a seguir en el correcto registro y control del subsistema del Activo Fijo Tangible, se provee a la Universidad de una herramienta clave para garantizar la • eficiencia y eficacia en la información contable.
Esta investigación tiene como Objetivo General:
Actualizar y aplicar un procedimiento para la contabilización de los Activos Fijos Tangibles en la Universidad de Cienfuegos.
Objetivos Específicos: •
• Valorar el estado de la ciencia sobre la contabilidad, su evolución, los sistemas contables tradicionales y su vinculación con las nuevas tendencias.
Caracterizar la contabilidad de los Activos Fijos Tangibles en la Universidad de Cienfuegos, a partir de un diagnóstico.
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7 • Actualizar los diagramas de flujo de los procesos de los Activos Fijos Tangibles en la UCF, como una herramienta que permita un mayor control de los mismos.
El trabajo está estructurado en 3 capítulos, el primero lo constituye el Marco Teórico, vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la Contabilidad, donde se evidencian los principios de la actividad contable, los diferentes conceptos de la misma y además se esbozan los diferentes tipos de empresas que existen. En el segundo capítulo aparece el Diagnóstico de la Actividad Económica en la Universidad de Cienfuegos, se realiza la caracterización de la Universidad, se hace mención a las áreas de resultados claves, así como se enfatiza en la de Gestión Económica y Aseguramiento Material, por ser la de mayor interés para este trabajo. En el último capítulo, encontraremos la descripción, el registro contable de cada uno de los procesos y los diagramas de flujo que corresponden a cada proceso además de exponer cómo pueden quedar conformados los Centros de Costo. Se arriba con este trabajo a las Conclusiones y Recomendaciones, que permitirán a la Dirección Económica de la Universidad de Cienfuegos, perfeccionar el proceso de control sobre el subsistema de Activos Fijos Tangibles.
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• Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
CAPITULO 1: MARCO TEÓRICO VINCULADO AL SURGIMIENTO Y DESARROLLO DE LA CONTABILIDAD
1.1 Historia breve de la Contabilidad:
La historia no hace referencia sobre el inicio de las primeras prácticas contables, pero desde que el hombre inventó la escritura, ha registrado su desarrollo social y económico. Los primeros registros contables conocidos datan del año 7500 A.C. La primera representación fue: “Inventario de monedas simples para el intercambio de granos y ganado”. A continuación se presenta como las grandes culturas antiguas desarrollaron registros contables primitivos:
MESOPOTAMIA. (6,000 y 4,000 A.C.) El hallazgo de miles de tablillas cerámicas que reflejan conceptos sumerios como: "Sociedades Comerciales", "Estado", "Templos", "Aportaciones de capital", "Reparto de Beneficios" y el famoso Código Babilónico de Hammurabi (1700 A.C.), que aporta leyes penales, normas civiles y de comercio, regulación de contratos de préstamo, venta, arrendamiento, comisión, depósito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil, especialmente disposiciones sobre formas de llevar los registros comerciales, orden de los elementos: título de la cuenta, nombre del interesado, cantidades, total general, orden cronológico; confirman la existencia de verdaderos libros contables, con la ayuda del ábaco para los cálculos aritméticos.
EGIPTO: Por tratarse de una sociedad rígidamente centralizada en el faraón semidios, fueron importantes los escritos sobre papiro que los escribas hacían sobre la clase religiosa, estado y grandes señores, en base a escritura hierática, reservada sólo a esa clase social, muy difícil de descifrar, llegando a constituir un cuerpo técnico numeroso y bien considerado socialmente, considerándoseles como los predecesores del contador.
GRECIA: Cada templo poseía su tesoro, alimentado con los óbolos de los fieles o de los estados, es en ellos donde se ha encontrado la mayor cantidad de documentación contable, principalmente en el Templo Delfos. Los banqueros del año 575 A.C. llevaban dos clases de libros de Contabilidad: “Efemérides” (Libro Diario) y “Libro de Cuentas de Clientes”. Por su parte Pagani, en su obra I Libri Comerciali [citado por Gertz, 1996:26],
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Contabilidad.
refiere que en la Atenas del siglo V A.C.existían reyes que imponían a los comerciantes la obligación de llevar determinados libros, con el fin de anotar las operaciones celebradas…». Para muchos estudiosos el primer gran Imperio Económico que se conoció fue el de Alejandro Magno (356,323 a.C.),los banqueros griegos, fueron famosos en Atenas, ejerciendo su influencia en todo el Imperio. De ellos se dice: "Llevaban una contabilidad a sus clientes, la cual debían mostrar cuando se les demandara; su habilidad, y sus conocimientos técnicos hicieron que con frecuencia se les empleara para examinar las cuentas de la ciudad".
ROMA: El genio organizador de este imperio se manifestó también en la minuciosidad con que llevaban sus cuentas los particulares, altos cargos del estado, banqueros y comerciantes, quienes llegaron a perfeccionar sus libros de Contabilidad de tal manera, que algunos historiadores han creído ver en ellos, un primer desarrollo del principio de la Partida Doble.
En los albores del siglo XIX: La Edad Moderna. Con el Código de Napoleón (1808), comienza la Revolución Industrial. Adam Smith y David Ricardo echan las raíces del liberalismo y la Contabilidad empieza a tener modificaciones de fondo y forma, bajo el nombre de "Principios de Contabilidad". Ya en el siglo XIX y hasta nuestros días la Contabilidad se ha convertido en una ciencia necesaria e indispensable para el buen desarrollo y desenvolvimiento de las empresas, se han perfeccionado y creado nuevas técnicas, se han elaborado sistemas automatizados de Contabilidad y especializado diferentes ramas como: Contabilidad, Costo, Auditoria y las Finanzas, así como se tienen estandarizado su uso a nivel mundial con normas y procedimientos homogéneos plasmados en Normas Internacionales de Contabilidad de ahora en adelante NICs y Normas Internacionales de Información Financiera conocidos como NIIFs.1
1.2 La Contabilidad. Definiciones. 1 Mierres Marcos El Origen de La Contabilidad. Tomado De:www.gestiopolis.com/documentos/fulldocs/fin/evfincaptrab.html, 26 de octubre del 2007.
10 Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
Después de realizar una síntesis acerca de los orígenes y desarrollo de la Contabilidad como ciencia a nivel mundial, se hace necesario exponer las principales definiciones que en cuanto a la contabilidad han sido ofrecidos por estudiosos en la materia.
El concepto de contabilidad ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de especialización” de ésta disciplina dentro del entorno empresarial.
El término Contabilidad brindado por El Instituto Americano de Contadores Públicos “es el arte de registrar, clasificar y resumir de forma significativa y en término de dinero las operaciones y los hechos que son, cuando menos de carácter financiero; así como interpretar sus resultados.2
Fabio Besta, conocido en Italia con el nombre de "El Moderno Padre de la Contabilidad", la definió como…el medio de una completa información referente a dinero, cuentas recibidas, activos fijos, intereses, inversiones, entre otros, y es evidente que una rápida y certera información es imposible sin asentar en el mismo lugar las mutaciones ocurridas en cada uno de estos objetos"…3
Por su parte, Antonio Miranda, en el artículo titulado: “El sistema contable”, la define como una actividad de servicio, una disciplina descriptiva y analítica, así como un sistema de información. Como actividad de servicio, proporciona a las partes interesadas información financiera cuantitativa que les ayuda a tomar decisiones respecto al despliegue y uso de los recursos, tanto en las entidades comerciales o no comerciales como en la economía; como disciplina descriptiva y analítica, identifica el crecido número de eventos y operaciones que caracterizan a la actividad económica y, a través de la medición, la clasificación y el resumen, reduce todos los datos a partidas relativamente breves, en alto 2
3 Instituto Americano de Contadores Públicos, Estudio de La Contabilidad. Tomado De: http://www.ayudacontador.cl/ayudacontador/monografías/diccionariocontable.PDF, 12 de Noviembre de 2007.
Torres, Álvaro y Girao, Alicia, Historia de la contabilidad. Tomado De: http://cceempresarial.com/index2.php?option=com_content&do_pdf=1&id=67 , 22 de noviembre del 2007
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Contabilidad.
grado significativas e interrelacionadas que, una vez integradas y presentadas como es debido, describen la situación específica; como sistema de información, reúne y comunica los datos económicos de una empresa comercial o de otra entidad, a una gran variedad de personas cuyas decisiones y actos se relacionan con la actividad.”4
El autor venezolano Enrique Luque de Lázaro sostiene que:” La Contabilidad es la ciencia que se encarga del estudio cualitativo y cuantitativo del patrimonio, tanto en su aspecto estático como dinámico, con la finalidad de lograr la dirección adecuada de la riqueza que lo integran”. 5
Según el autor de la obra “Teneduría de Libros y Principios de Contabilidad”, Manuel de J. Fernández Cepero, la Contabilidad es la ciencia que comprende el estudio de las leyes a que debe ajustarse la determinación, exposición e interpretación del estado y desarrollo de las economías particulares, y establece las reglas del arte de llevar las cuentas necesarias para ello. La contabilidad como disciplina independiente participa de dos acepciones: cuenta los valores y cuenta la historia de las economías particulares.6
Marx generaliza todas las definiciones expuestas anteriormente, cuando define la contabilidad como medio de control y de generalización teórica de este proceso, plantea que la misma se va haciendo más imprescindible a medida que el proceso de producción se va realizando más a escala social y pierde su carácter puramente individual, por tanto, la Contabilidad es más necesaria durante el período de producción capitalista que en el período de producción dispersa de campesinos y artesanos, al igual que es más indispensable cuando el proceso de la producción tiene carácter social que cuando su carácter es capitalista.”7 4 Miranda Justiniano, Antonio, El sistema contable. Tomado De: http://html.rincondelvago.com/contabilidad17.html , 12 de Noviembre de 2007 5 Luque de Lázaro, Enrique, El Capital de Trabajo. Tomado De: www.elprisma.com/apuntes/economía/capitaldetrabajo/default3.asp, 15 de Noviembre de 2007. 6 Fernández Cepero Manuel de J., “Teneduría de Libros y Principios de Contabilidad”.__La Habana: Editorial Moderna para Estimular la Cultura s.a, 1955.__234p 7 Marx, Carlos. Economía y Negocios. Tomado De: www.economíaynegocios.d/noticias/detalle- documentos.asp?id=92317/2006.htm, 15 de diciembre del 2007
Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
Aunque cada una de estas descripciones parece diferir entre sí, no existe contradicción alguna entre ellas. Se puede observar que cada definición contiene las tres • • • • características esenciales de la contabilidad: La medición y comunicación de información financiera, las entidades económicas y las personas interesadas. Estas características han sido propias de la contabilidad durante siglos. Sin embargo, en los últimos cincuenta años, las entidades económicas han crecido en tamaño y complejidad y las personas interesadas han aumentado cuantitativamente, por lo que la responsabilidad impuesta a los contadores es en la actualidad mayor que nunca. Es por ello que percibiremos que hay diferencias entre contabilidad y teneduría de libros, términos que pudieran confundirse.
La contabilidad se encarga de:
Analizar y valorar los resultados económicos.
Agrupar y comparar resultados.
Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.
Controlar el cumplimiento de lo programado. En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de: • • • Obtener, registrar y clasificar las operaciones de empresa.
Narrar en forma escrita los hechos contables.
Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.
1.3 Las empresas. Sus características y clasificación
La contabilidad se lleva en todos los aspectos de la vida, uno de los espacios donde más se evidencia su importancia es en las empresas. Las empresas constituyen la unidad económica fundamental para el desarrollo de la sociedad, es por ello en este epígrafe se pretende hacer un breve análisis sobre su clasificación y los distintos tipos de empresas existentes.
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Contabilidad.
La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad, creando satisfacción a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. Actualmente, las funciones de la empresa ya no se limitan a las mencionadas anteriormente, la empresa alcanza la categoría de un ente social con características y vida propias, que favorece el progreso humano, al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa.
1.3.1 Concepto de empresa
En el texto “Estudio de la Contabilidad General”, de los autores Marfa Olivo y Ricardo Maldonado se define la empresa como:
Un ente donde se combinan los factores productivos: persona(s), capital y trabajo, bajo una forma jurídica y que tiene un objetivo específico, que puede ser producir bienes o servicios, capaces de satisfacer necesidades colectivas. Algunas son creadas con el propósito de cumplir un fin social y en muchas otras el objetivo principal es la obtención del lucro8.
En otra definición se plantea que la empresa es una entidad económica de carácter público o privado, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.9
Por su parte, en la página de Internet www.monografias.com/trabajos16 se evidencia un criterio que difiere de lo antes expuesto, al plantearse que la empresa es una unidad 8
9 Maldonado, Ricardo, Marfa Olivo, Contabilidad General .__La Habana: Edición Félix Varela, 2006. 25p
Coopers y Lybrand., Los nuevos conceptos de Empresas. Tomado De www.economiaynegocios.cl, 1 de noviembre del 2007
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Contabilidad.
de producción básica que contrata trabajo y compra otros factores, con el fin de producir y vender bienes y servicios, los que son producidos por las empresas como las máximas responsables de la producción, ya que son capaces de obtener las ventajas de la producción en masa. Únicamente las empresas pueden reunir las grandes cantidades de recursos financieros y físicos que se precisan para construir las fábricas que en la actualidad se requieren y tienen capacidad para organizar los complejos procesos de producción y de distribución que las sociedades modernas exigen.10
Cristina López en su artículo: el nuevo reto para el sector financiero y empresarial, define que la empresa es un grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y /o servicios pendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.11
En Cuba el concepto de empresa se asemeja grandemente al que universalmente está declarado. Según se expone en el texto de “Contabilidad General”, la empresa se define como un sistema en el cual se coordinan tres (3) factores fundamentales: de financiación, de producción y comercial, mediante la intervención de las personas, el capital y el trabajo, bajo una forma jurídica determinada, con el objetivo de producir bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades colectivas.12
Universalmente, existen un sinnúmero de estudiosos que describen de disímiles formas la finalidad primordial de una empresa según la perspectiva del dueño, gerente, socio, empleado, cliente y comunidad y esta finalidad esta dirigida a.
Satisfacer a los clientes
Obtener la máxima rentabilidad
Obtener resultados a corto plazo 10 Padilla, Z.J., La responsabilidad del control. Universidad de Costa Rica. Tomado De www.monografias.com/trabajos16, 4 de febrero 2007 11 López, Cristina: Riesgo operacional: el nuevo reto para el sector financiero y empresarial. Universidad de León. Tomado De www.edu.red/trabajos14., 12 de noviembre del 2007 12 Maldonado Ricardo, Marfa Olivo, Contabilidad General__. La Habana: Edición Félix Varela, 2006. 25p
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Contabilidad.
Beneficiar a la comunidad
Dar servicio a los clientes
Beneficiar a los empleados
Sin embargo, analizando cada una de las propuestas anteriores, encontramos que centrarse en la mayoría de ellas puede llevar al fracaso, la finalidad principal de una empresa es que la generación de excedentes posibilite su reproducción empresarial a largo plazo. Esto implica que satisfacer al cliente o beneficiar a otros, son condiciones necesarias para poder reproducirse, sin cumplir con esas condiciones, obviamente iría al fracaso. 13
1.3.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS
Se puede resumir las características de una empresa en: • Constituyen la unidad económica fundamental para el desarrollo de la sociedad. • Son entes productores de fuentes de trabajo. • Son organismos capaces de satisfacer las necesidades colectivas mediante la producción de bienes y servicios. • Es una combinación de capital y trabajo.14
1.3.3 CLASIFICACIÓN DE LAS ENTIDADES
Se está en condiciones después de haber comentado sobre el concepto de empresas; que características y finalidad; de presentar la clasificación de las mismas. 13 León, Mauricio. Grandes y pequeñas Empresas. Tomado De www.edu.red/trabajos10 , 15 de enero del 2008 14 López, Cristina: el nuevo reto para el sector empresarial. Tomado De www.economiaynegocios.cl, , 12 de noviembre del 2007
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Existen varios criterios brindados por los autores vinculados a la clasificación de las entidades, las principales son:
Por su tamaño
Por su actividad económica o giro,
Por dos grandes categorías, el grado de responsabilidad de los socios y Criterio Económico.
Según su tamaño se clasifican en 3 tipos de entidades:
Pequeña: Para algunos son las que cuentan con activos menores a $100,000.00 dólares, con menos de 20 empleados trabajando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional o aquellas que no requieren de tanta capacidad tecnológica, potencial humano e inversión de capital, para llevar a cabo sus actividades económicas.
Mediana: Es aquella que tiene activos menores a $250,000.00 dólares, con menos de 100 empleados laborando y su producto solamente llega al ámbito nacional. Requieren de una mediana capacidad tecnológica, potencial humano e inversión de capital para cumplir con sus actividades.
Grande: Cuenta con activos mayores a $250,000.00 dólares, tiene más de 100 empleados, y su producto abarca el mercado internacional. Están dotadas de una gran capacidad tecnológica, potencial humano y una mayor cantidad de capital, así como también requieren de un riguroso, estricto y cabal cumplimiento de las actividades de planeación, organización, ejecución y control, para así alcanzar los objetivos trazados.15
Atendiendo a su actividad económica o giro se dividen en:
Industriales o fabriles: Se dedican a la producción de bienes, mediante la transformación de la materia prima a través de los procesos de fabricación. En ellas encontramos entidades que se clasifican como primarias y son todas aquellas que 15 López, Cristina: el nuevo reto para el sector empresarial. Tomado De www.economiaynegocios.cl, , 12 de noviembre del 2007
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explotan los recursos naturales renovables como no renovables. Otras se consideran Secundarias porque tienen como fin elaborar o convertir materias primas, productos semi- elaborados y productos terminados, con la finalidad de negociarlos en el mercado nacional o internacional.
Comerciales: Empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados y realizan el acto propio de comercio, siendo su función principal la compra- venta de productos terminados en la cual interfieren dos intermediarios que son el productor y el consumidor. Dentro de este sector podemos determinar tipos de empresas según la cantidad en el monto de las ventas, por ello tenemos que existen:
Empresas Mayoristas: Son aquellas que venden a empresas minoristas y también a otras mayoristas a gran escala.
Empresas Minoristas: Son las que venden sus productos al detalle.
Financieras: Empresas del sistema financiero que efectúan préstamos a personas y organizaciones con actividad comercial, es además la prestadora de servicios de intermediación relacionados al ámbito de generación de valor a través del dinero.
Empresas de Servicio: Se dedican a la prestación de servicios no tangibles, tales como transporte, limpieza.
Grado de participación de los socios y criterio económico:
Por el grado de participación se clasifican en:
Individuales
Sociales
Las individuales son empresas que pertenecen a un solo individuo y están dirigidas por él. Este tipo de empresa es la forma más simple de establecer un negocio, y las sociales son la propiedad de la entidad no corresponde a un solo individuo, sino a más de uno. Dentro de esta categoría se incluye a las sociedades regulares colectivas, a las comanditarias, a
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las de responsabilidad limitada, las anónimas, las de capital e industria y a las cooperativas.16
Las comanditarias son aquellas en que existen, por una parte los socios capitalistas llamados también comanditarios (aportan capital, pero sólo participan en los beneficios y no en la gestión de la empresa) y por otra parte están los socios gestores que son los que se obligan a administrar el aporte hecho por los socios capitalistas a la caja social.
De responsabilidad limitada (SRL): El capital está dividido en participaciones iguales, llamadas cuotas y debe estar totalmente desembolsado en el momento de constituirse la sociedad. En estas empresas los socios no responden personalmente por las deudas sociales, o la suma mayor que se indique en los estatutos sociales, esto significa que en caso de problemas económicos, los socios no corren el riesgo de perder todos sus bienes, sino que responden solo con el monto que hayan aportado al capital de la empresa, todos los socios administran por derecho propio, aunque generalmente se opta por delegar la administración a uno de los socios o a terceros.
Anónimas: Está constituida de un capital social en un fondo común dividido en acciones y la administración está a cargo de una junta directiva compuesta por miembros elegidos y renovados en las juntas generales ordinarias de accionistas, se limita al capital aportado.17
Referente al criterio económico las empresas pueden ser:
Nuevas: Se dedican a la manufactura o fabricación de mercancías que no se producen en el país, y que contribuyen en forma importante al desarrollo económico del mismo.
Necesarias: Tienen por objeto la manufactura o fabricación de mercancías que se producen en el país en cantidades insuficientes para satisfacer las necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el mencionado déficit sea considerable y no tenga su origen en causas transitorias. 16
17 Fragoso, C., "Análisis y Administración de Empresa. Tomado De www.viabcp.com/viaempresarial , 15 de enero del 2008
Fonseca, A., La política empresarial y los negocios internacionales. Tomado De www.edu.red/trabajos6, 15 de enero del 2008.
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Básicas: Aquellas industrias consideradas primordiales para una o más actividades de importancia para el desarrollo agrícola o industrial del país.
Semibásicas: Producen mercancías destinadas a satisfacer directamente las necesidades vitales de la población.
Secundarias: Fabrican artículos no comprendidos en los grupos anteriores.18
1.3.4 CARACTERIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS EN CUBA
El Anuario Estadístico del 2005 clasifica las empresas en Cuba como Empresas Estatales, uniones, organizaciones económicas estatales, bancos estatales, empresas mixtas y sociedades mercantiles de capital 100 % cubano19.
Por otra parte en la Constitución de la República de Cuba se definen los diferentes tipos de empresas que se reconocen en el país como se hace en otras partes del mundo, en los Artículos del 14 al 23, los cuales son:
Propiedad estatal socialista, que está constituida por todos los bienes, son propiedad de todo el pueblo, y están administradas por el Estado directamente, por empresas u otras entidades o personas jurídicas encargadas de su administración.
Propiedad de los agricultores pequeños sobre las tierras que le pertenecen legalmente.
Propiedad de las cooperativas de producción agropecuarias, que son fundamentalmente producto de la asociación de productores pequeños.
Propiedad personal sobre los ingresos y ahorros procedentes del trabajo, y otros bienes y objetos de cada persona.
Propiedad de las organizaciones políticas y de masas y sociales de aquellos bienes que se necesitan para el cumplimiento de sus funciones.
Propiedad de las empresas mixtas, sociedades y asociaciones económicas. 18 Cardona, O., Evaluación de la amenaza, la vulnerabilidad empresarial. Tomado De www.economiaynegocios.cl , 15 de enero del 2008. 19 Oficina Nacional de Estadística. Anuario Estadístico del 2005,/ Oficina Nacional de Estadística.__ La Habana :ONE, 2006__40p
20 Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
Las empresas en el país pueden ser clasificadas atendiendo a diferentes formas que adoptan, como se muestra en la tabla No. 1.20
Tabla 1: Formas que adoptan las entidades en Cuba 20 Maldonado Ricardo, Marfa Olivo, Contabilidad General__. La Habana: Edición Félix Varela, 2006. 352p
Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad. 21 Forma de del capital original:
Nacionales
Extranjeras
Multinacionales incorporación Forma que obtiene en su dimensión:
Grandes
Medianas
Pequeñas En la tabla 1 se puede observar que teniendo en cuenta su forma jurídica pueden ser identificados dos grupos fundamentales: aquellas empresas en las que su fin primordial resulta la obtención de lucro y aquellas que son creadas expresamente con el objetivo de cumplir un fin social, como es el caso de las unidades presupuestadas.
Estas unidades presupuestadas son entidades de base, cuyo objeto social es la prestación de servicios sociales y donde el resultado de su gestión económica-financiera no se mide por la obtención de un determinado nivel de rentabilidad, sino por la eficiencia y eficacia del gasto público, constituyendo el eslabón principal de todos los procesos y los sistemas de las actividades presupuestadas.
El Anuario Estadístico del año 2005, conceptualiza el término Unidades Presupuestadas como las entidades mediante las cuales el Estado suministra directamente parte de los bienes que integran la propiedad estatal socialista y presta sus servicios sociales, como la educación y la salud pública y organiza su administración interna. Se plantea que no tienen personalidad jurídica civil, aunque sí son sujetos de derecho económico, laboral y financiero, sus gastos se suministran totalmente por el presupuesto del Estado al cual aportan sus ingresos.”21 21 Oficina Nacional de Estadística. Anuario Estadístico del 2005/Oficina Nacional de Estadística.__ La Habana: ONE, 2006__40p
22 Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
A este grupo de entidades pertenece la Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez”, por ser una institución del Ministerio de Educación Superior y donde se desarrolla el presente trabajo.
Todas las empresas independientemente de su tamaño y sus actividades, utilizan en sus operaciones activos de naturaleza duradera. Estos Activos, denominados comúnmente inmuebles, plantas y equipos son los llamados Activos Fijos Tangible que son de gran importancia dentro de la Contabilidad, es una de las partidas más importantes en los Activos de la mayor parte de las empresas, dado que representa generalmente grandes inversiones. A pesar la importancia de esta cuenta, no han existido en la Universidad trabajos científicos que lo avalen.
Se ha decidido analizar esta temática según las concepciones que ofrecen las NORMAS CUBANAS DE CONTABILIDAD y algunos estudiosos de la materia. Cuba utiliza el Nomenclador de Cuentas en todas las entidades del Sector Público, Privado y Mixto, así como en el sector cooperativo y campesino, las que deberán adecuarlos, según sus necesidades y respetando los rangos de cuentas emitidos por el Ministerio de Finanzas y Precios. Además se relacionan las cuentas autorizadas para las unidades presupuestadas a partir del Nomenclador de Cuentas Nacional, al estar necesitadas de un canal de información uniforme y ser las entidades presupuestadas, de carácter estatal.
1.4 LOS ACTIVOS FIJOS:
Según la profesora: Ivonne González desde el punto de vista tributario, el Activo Fijo ofrece al contribuyente franquicias tributarias tales como la opción de acortar el período de vida útil de dichos bienes con la finalidad de acelerar el cargo a resultado por concepto
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Contabilidad.
de depreciación y el crédito del 4% por la compra de bienes de activo fijo nuevos y despreciables.22
Desde el punto de vista financiero, el Activo Fijo también es relevante, ya que las empresas al evaluar sus proyectos de inversión en dicho activo deben considerar y decidir por el financiamiento externo que resulte más conveniente, entre los cuales se pueden citar: créditos en instituciones nacionales e internacionales y suscripción de contratos de Leasing.
En el libro de “Estudio de la Contabilidad General”, de los autores Olivo Marfa y Maldonado Ricardo, se conceptualiza al Activo Fijo como: Los bienes o derechos adquiridos por la empresa, de carácter más o menos permanente (durante un plazo largo) y que se adquieren con la intención de utilizarlos en las operaciones normales del negocio y no de venderlos.23
El autor de Teneduría de Libros y Principios de Contabilidad, Manuel de J. Fernández Cepero define los Activos Fijos como: El activo permanente o inmovilizado que comprende los bienes o derechos instrumentales, es decir, los que se han adquirido para ser usados en la realización de las operaciones y no para ser vendidos. Por su condición propia, estos bienes no serán convertibles en dinero ni utilizados para financiar las operaciones. A esta categoría pertenecen primero, los terrenos en que están construidos los edificios; segundo, los edificios mismos; tercero, los camiones y automóviles utilizados para la distribución de mercancías y cuarto, el mobiliario y demás enseres que se necesitan para acondicionar las mercancías y atender a los clientes.24 22
23 González Ivonne, La Contabilidad. Tomado De: http://www. observatorio- iberoamericano.org/Libro%20%20La%20contab%20de%20gesti%C3%B3n%20en%20Latinoam%C3%A9rica.htm, 15 de Noviembre de 2007.
Maldonado Ricardo, Marfa Olivo, Contabilidad General__. La Habana: Edición Félix Varela, 2006. 352p 24 6 Fernández Cepero Manuel de J., “Teneduría de Libros y Principios de Contabilidad” .__La Habana: Editorial Moderna para Estimular la Cultura s.a, 1955.__638p
24 • • • • Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
En Cuba, los Activos Fijos se clasifican según la RESOLUCIÓN No. 9-2007 en:
Activos Fijos Tangibles
Activos Fijos Intangibles
Inversiones Materiales
Equipos por Instalar y Materiales para el Proceso Inversionista
Se hará un comentario de cada uno de estos elementos.
Los Activos Fijos Tangibles constituyen propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a la venta. Estos Activos, con excepción de los terrenos y los animales productivos del ganado mayor, trasladan su valor paulatinamente, durante su vida útil, a la producción de bienes y a la prestación de servicios. En el caso de los animales productivos su valor se traslada de una sola vez, al final de su vida útil productiva. Incluyen entre otros terrenos (cuando la legislación lo considere), plantaciones permanentes, animales productivos del ganado mayor, animales de trabajo, animales domados y de exposición, edificios y construcciones, maquinarias y equipos, equipos de transporte, muebles, enseres, equipos de oficina, equipos de laboratorio, obras museables, los yacimientos mineros y los fomentos y desarrollos forestales, entre otros. Se registran por su valor de adquisición y por los gastos de transportación y montaje, en los casos de los adquiridos con medios propios, se valoran de acuerdo con las disposiciones vigentes. Se debilitan por las altas de los Activos Fijos y se acreditan por las bajas o ventas de estos.25
La profesora Marta Martínez en su artículo cómo se registra un Activo Fijo define el Activo Fijo Tangible como el conjunto de bienes tangibles que utilizan los contribuyentes para la realización de sus actividades, y que se desmeriten por el uso en el servicio del contribuyente y por el transcurso del tiempo. La adquisición o fabricación de estos bienes tendrá siempre como finalidad la utilización de los mismos para el desarrollo de las 25 Ministerio de Finanzas y Precios Resolución No. 9-2007: la Norma Cubana de Contabilidad.__ La Habana, 2007.__ 2p
25 Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
actividades de este, y no la de ser enajenados dentro del curso normal de sus operaciones.26
Por su parte los Activos Fijos Intangibles comprenden los bienes no materiales que poseen las entidades para llevar a cabo las actividades operativas. Su característica fundamental es que no adoptan forma corpórea y sólo son visibles en el instrumento legal que justifica el derecho a su usufructo .Los Activos Fijos Intangibles se registran sólo si se ha tenido que pagar algún costo de adquisición o desarrollo para obtenerlos. En algunos casos se amortizan, lo que equivale a recuperar lo invertido mediante su absorción como costos o gastos. Incluyen entre otros, patentes, marcas de fábricas, nombres comerciales, franquicias, propiedad intelectual, arrendamiento financiero con opción de compra, programas computacionales, derechos intelectuales y de superficie(cuando no son pagados por rentas), mejoras en propiedades arrendadas, entre otras.27
Las Inversiones Materiales son aquellas que alcanzan los importes de los gastos en que incurren estas actividades, bien ejecutadas con medios propios o contratados con terceros. Incluyen además los equipos que requieren trabajo de montaje y los materiales que se transfieren de las cuentas de equipos por Instalar y Materiales para el Proceso Inversionista.28
Equipos por Instalar y Materiales para el Proceso Inversionista se definen como:
Comprenden los importes de los equipos tecnológicos, energéticos y productivos que requieren montaje e instalación, así como los materiales de construcción y de montaje (incluyendo estructuras), que son destinados a incluirse en las Inversiones Materiales.29 26 Martines Marta. En como se registra un Activo Fijo. Tomado De: /trabajos7/impu/impu, 30 de enero del 2008 27 28 29 Ministerio de Finanzas y Precios Resolución No. 9-2007: la Norma Cubana de Contabilidad.__ La Habana, 2007.__ 2p ibidem. ibidem.
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• Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
1.4.1 CARACTERÍSTICAS DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE:
Los Activos Fijos Tangibles se valoran al precio de adquisición, o a su costo real de elaboración o de producción o, en su caso, por un valor equivalente cuando se reciban bienes de uso sin contraprestación monetaria.
El precio de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes, representado por el monto de efectivo entregado o su equivalente, más todos los gastos necesarios para colocarlos en el lugar y condiciones de uso, tales como fletes, seguros, derechos y gastos de importación y gastos de instalación, hasta su puesta en marcha, o momento de su alta.
El costo real de elaboración o producción de ellos incluye los costos directos e indirectos, tales como materiales, mano de obra, administración de obra, planificación y otros gastos incurridos o que se ejecuten durante el período de producción, cuando esta se realiza con medios propios de la entidad. Este período finaliza en el momento en que el bien está en condiciones de ser puesto en uso.
El valor de los Activos Fijos Tangibles se actualiza contablemente por el registro de la depreciación, cuando corresponda, incluyéndose el importe de la misma en el resultado del ejercicio económico.
Los intereses por préstamos recibidos durante el período de construcción o instalación del activo pueden capitalizarse o considerarse como gastos del ejercicio económico; mientras que los que se incurren a partir de que el activo esté en condiciones de entrar en servicio no serán capitalizables, registrándose como gastos del período.
Los bienes recibidos en donación sin que exista un valor de origen, deben ser contabilizados a su valor estimado, representando el desembolso que hubiera sido necesario efectuar para adquirirlos en las condiciones en que se reciben.
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• Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
Los bienes adquiridos en moneda extranjera se registrarán en la moneda nacional, aplicándose el tipo de cambio vigente en la fecha de adquisición.
Los activos recibidos sin costo alguno o a un costo inadecuado se valoran al precio vigente de adquisición y de no existir éste, por apreciación efectuada por peritos. Esta regla de valoración también es aplicable a los bienes recibidos como aportaciones de capital.
Al adquirirse un lote sin especificar el precio que corresponde a cada uno de los activos, el costo total del lote, se distribuye entre los distintos bienes, sobre la base del valor de cada uno, determinado por el precio vigente o por evaluación efectuada por peritos.
En el caso de que se adquiera un bien como cobro a un deudor, el costo que se reconoce es aquel que se hubiese tenido que desembolsar para adquirirlo en el mercado, en la misma fecha en que se ha recibido el referido bien, en caso de que no existiese, por avalúo efectuado por peritos, la utilidad o pérdida generada, forma parte del resultado del ejercicio económico.
1.4.2 MODELOS DE USO OBLIGATORIO PARA EL SUBSISTEMA DE ACTIVO FIJO TANGIBLE
La Resolución No. 10, de enero 18 de 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios en su anexo I, expone el uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional; de los modelos que permiten el registro y control de los Activos Fijos Tangibles, los cuales son:30 • MODELO SC-1-01 – MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES 30 Ministerio de Finanzas y Precios Resolución No.10-2007: Subsistema de Activo Fijo Tangible.__ La Habana, 2007.__ 6p
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14. Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
OBJETIVO: Formalizar y dejar evidencia de todos los movimientos de Activos Fijos Tangibles, impliquen o no su movimiento físico.
Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre, código y dirección de la entidad y del área en que se encontraba el Activo Fijo Tangible al iniciarse el movimiento.
Descripción y número de Inventario del Activo Fijo Tangible.
Fecha de la operación.
Importe de la depreciación acumulada del Activo Fijo al iniciarse el movimiento.
Nombre de la entidad y dirección del área receptora del Activo Fijo Tangible.
Nombre, Apellidos y firma del receptor. Fecha de la recepción.
Escaque para identificar cada tipo de operación efectuada. (Compras, Ventas, Traslado Interno, Ajustes de Inventario por Alta, Ajustes de Inventario por Baja, Pérdidas, Traslado de Activo a Ocioso, Traslado de Ocioso a Activo, Alquiler, Reparar y Baja.
Fundamentos de la operación.
Nombre, cargo y firma del técnico que certifica el estado del Activo Fijo Tangible.
Firma de la persona que elabora el modelo y fecha de emisión del mismo.
Nombre, cargo y firma del funcionario que aprueba el movimiento y fecha de la autorización.
Firma de la persona que efectúa las anotaciones en el Control de Activos Fijos Tangibles.
Número y fecha del Comprobante de Operaciones (modelo SC-5-05) a que de lugar la operación.
Número consecutivo del modelo.
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8. Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
MODELO SC-1-02 -SUBMAYOR DE EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
OBJETIVO: Registrar los datos que corresponden a los edificios y otras construcciones, para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable.
Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Descripción del edificio o de la construcción.
Número consecutivo del submayor.
Número del Inventario del Activo Fijo Tangible.
Valor del Activo Fijo Tangible.
Fecha de alta del activo y tasa de depreciación anual para su reposición.
Tiempo de vida útil.
Espacio para ampliaciones y modernizaciones del Activo Fijo Tangible. • MODELO SC-1-03 SUBMAYOR DE MAQUINAS, EQUIPOS Y MEDIOS DE TRANSPORTE
OBJETIVO: Registrar los indicadores que corresponden a las máquinas, equipos y medios de transporte, para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable.
Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas.
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• Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Descripción del Activo Fijo Tangible.
Número consecutivo del submayor.
Área de ubicación (Centro de costo).
País de origen, modelo, tipo, marca, número de serie, tonelaje, potencia y número del chasis.
Fecha de fabricación.
Número de motor y tipo de combustible (deben habilitarse espacios para sus posibles cambios).
Número de chapa.
Número de Inventario.
Valor del Activo Fijo Tangible.
Fecha de alta del activo y tasa de depreciación para su reposición.
Tiempo de vida útil.
13. Espacio para los agregados mayores y sus posibles reemplazos.
MODELO SC-1-04 – SUBMAYOR DE MUEBLES Y OTROS OBJETOS
OBJETIVO:
Registrar los indicadores que corresponden a los muebles y otros objetos, para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable.
Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
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• Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
Nombre y código de la entidad.
Descripción del Activo Fijo Tangible.
Número consecutivo del Submayor.
Área de ubicación (Centro de costo).
Modelo, marca, tipo y número de serie.
Número de Inventario del Activo Fijo Tangible.
Valor de adquisición del Activo Fijo Tangible.
Fecha de puesta en explotación.
Tasa de depreciación anual para su reposición.
Tiempo de vida útil. Espacio para relacionar los activos correspondientes, en caso de módulo.
MODELO SC-1-07 – CONTROL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
OBJETIVO: Mantener un control permanente de los Activos Fijos Tangibles en Contabilidad y servir a su vez como relación de los que se encuentran en poder de las áreas que controlan operativamente los mismos, siendo éstas responsables de su custodia y cuidado. Sirve como base para el chequeo físico de estos bienes.
Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
1. Nombre y código de la entidad.
2. Nombre y código del área que controla los Activos Fijos Tangibles.
3. Número consecutivo del modelo.
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• Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
4. Fecha de emisión o actualización.
5. Número de Inventario
6. Descripción del Activo Fijo Tangible
7. Fecha de alta.
8. Valor de cada Activo Fijo Tangible.
9. Fecha de baja.
10. Firma de la persona que elabora el modelo.
11. Firma del responsable del área.
12. Firma de la persona que lo controla y revisa en Contabilidad.
MODELO SC-1-08 – REGISTRO DE DEPRECIACION
OBJETIVO: Registrar los importes que corresponden a la depreciación para reposición de los Activos Fijos Tangibles, de cada cuenta y subcuenta, así como de cada centro de costo, con el fin de facilitar los cargos a gastos mensualmente.
Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
1. Nombre y código de la entidad.
2. Cuenta, subcuenta o centro de costo en que se ubican los Activos Fijos Tangibles.
3. Número consecutivo de cada página.
4. Número de Inventario de cada activo.
5. Valor de cada Activo Fijo Tangible.
6. Fecha de alta de cada Activo Fijo Tangible.
7. Tasa e importe de la depreciación mensual.
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33 Capitulo I: Marco Teórico vinculado al Surgimiento y Desarrollo de la
Contabilidad.
8. Fecha de baja de cada Activo Fijo Tangible.
En el anexo 1 de este trabajo aparece expuestos los modelos de los que se han hecho referencia en este capitulo. Con serie del 1 al 6.
34 Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
CAPÍTULO 2: DIAGNÓSTICO DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA EN LA UNIVERSIDAD DE CIENFUEGOS.
2.1 Caracterización de la Universidad de Cienfuegos:
La Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez” tiene como antecedentes al Instituto Superior Técnico de Cienfuegos (ISTC). Fue fundada el 6 de diciembre de 1979. Está ubicada en la carretera Rodas, Km. 4, Cuatro Caminos. Cienfuegos.
El desarrollo alcanzado por este centro de Educación Superior hace que adquiera la condición de Universidad en el año 1994 y es nombrada Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez” el 6 de diciembre de 1998 en honor a este revolucionario e hijo ilustre de la ciudad. La Universidad de Cienfuegos aplica hace cuatro cursos una nueva estructura. Está diseñada a partir del estudio del proceso, teniendo como condicionantes su carácter aplanado con la reducción de un nivel de dirección que acorta la línea de mando y agiliza la toma de decisiones, unido a una disminución de cuadros de dirección en las áreas funcionales. En el anexo # 2 se presenta el Organigrama vigente de la Universidad de Cienfuegos ¨ Carlos Rafael Rodríguez ¨
La institución aplica el proceso de planeación estratégica desde el curso 1994/1995, definiendo su misión y visión la cual se expone a continuación:
Misión:
La Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez Rodríguez”, con un colectivo comprometido con la ideología de la Revolución Cubana, garantiza la calidad e integralidad en la formación de profesionales en pre y postgrado, la actividad científica, así como la superación continua de cuadros y reservas del territorio, en correspondencia con las exigencias de la nueva universidad.
Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Interviene protagónicamente en la transformación socioeconómica, con énfasis en la industrialización, el desarrollo agrario sostenible de la provincia y en la eficiencia energética a nivel nacional.
Visión: • Que se destaca por su compromiso revolucionario y por la contribución al desarrollo económico social de la provincia. • Que está en la avanzada de los CES del país, destacándose en los niveles superiores de calidad en la formación integral de los estudiantes. • Que consolida la Universidad en el municipio, contando con un claustro con cultura universitaria y desarrollo de la actividad científica. • Que es centro de avanzada en la integración, la cooperación y la coordinación con los organismos del territorio. • Donde la educación de postgrado, con énfasis en la formación de doctores en las áreas del conocimiento de la Universidad, satisface las exigencias de calidad y pertinencia de la misma. • • Que desarrolla la superación profesional con un alto nivel de efectividad.
Que logra el mejoramiento continuo, en el sistema universitario de evaluación y acreditación de los procesos de formación de la Universidad, con la acreditación de las carreras de Mecánica (Excelencia), Estudios Socioculturales e Informática y la Maestría de Dirección. • Que se destaca por su labor en la prevención y el control hacia cualquier tipo de manifestación de corrupción, ilegalidad, fraude, delito o vicio. • En que la informatización da respuesta de manera ágil y actualizada a las necesidades demandadas por los procesos de gestión de la misma, garantizando un uso racional de las TIC. • En que la investigación científica e innovación tecnológica incrementa su impacto económico social y ambiental en el desarrollo del territorio, así como su visibilidad nacional e internacional, manteniendo el liderazgo nacional en Energía y Transformación
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Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Agraria Sostenible y alcanzando liderazgo en Desarrollo Local y Desarrollo Comunitario Sostenible. • Que contribuye a la consolidación de la Gestión Económico Financiera y el Control Interno, en la Universidad con la cultura económica necesaria. • Que consolida la colaboración internacional con América y Europa y fortalece la gestión de proyectos internacionales pertinentes. • Que certifica el Sistema de Gestión Integral de Capital Humano. •
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• Los valores compartidos y los modos de actuación en la Universidad de Cienfuegos son:
Patriotismo: Fidelidad a la patria, la Revolución y el Socialismo. Preservación de la unidad en torno al Partido, al pensamiento de Martí, de Fidel y a la obra de la Revolución Cubana. Identificación con las tareas y las metas del territorio y la nación, así como con todas las causas justas del mundo. Participación en las tareas a que somos convocados con entusiasmo y optimismo.
Modos de actuación asociados a este valor:
Integración de la comunidad universitaria a la batalla de ideas y los Programas de la Revolución.
Actuación en correspondencia con los valores genuinos de nuestra historia local y nacional, en especial de la universidad.
Defensa de los valores patrios y los principios de la Revolución Socialista en cualquier circunstancia.
Fortalecimiento de la unidad en torno al Partido.
Honestidad: Actuación con transparencia, con plena correspondencia entre la forma de pensar, expresarse y actuar, asumiendo una postura adecuada ante lo justo. Somos sinceros, nos respetamos los unos a los otros, desarrollando nuestro apego incondicional
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• • Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
a la verdad. Cumplimos la legalidad y nuestros deberes ciudadanos, combatiendo las manifestaciones de fraude, indisciplina y doble moral.
Modos de actuación de acuerdo a este valor:
Transparencia y coherencia entre nuestro pensamiento, expresión y actuación en correspondencia con los valores de la organización.
Integridad moral ante cualquier circunstancia.
Ser autocrítico y crítico.
Solidaridad: Fortalecimiento del espíritu de colaboración y de trabajo colectivo. Se aprecia un alto grado de compañerismo y se comparten nuestros recursos en aras de potenciar todo el conocimiento que captamos y generamos. Desarrollo de una cultura universitaria que privilegia el trabajo integrado, el respeto a la diversidad cultural, la consulta colectiva, el diálogo, el debate y la unidad de acción en la identificación de los problemas y la selección de alternativas de solución. Identificación con la lucha por la paz y el sentido de justicia e internacionalismo ante las causas nobles que pretenden lograr un mundo mejor.
Modos de actuación de acuerdo a este valor:
Integración y unidad de acción en la identificación y la solución de los problemas en que está involucrada la comunidad universitaria.
Participación activa, con nuestros recursos y conocimientos en proyectos integrados, que permitan el desarrollo del territorio y las diferentes áreas de la organización.
Potenciar las acciones internacionalistas dentro y fuera del país.
Respeto a todos los miembros de la comunidad universitaria y apoyo a quienes más lo necesiten.
Humanismo: Promoción de un ambiente participativo y de confianza, centrado en el ser humano como lo más preciado en la organización. Somos dignos representantes de la
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• Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
educación superior cubana, identificados con su historia y mejores tradiciones. Actuamos como activos promotores de la vida educacional, científica, económica, política, ideológica y cultural en el interior de la Universidad y hacia la sociedad. Desarrollamos como convicción la necesidad de la superación permanente, asimilando críticamente los avances de la ciencia, la tecnología y la cultura universal, defendiendo con criterios propios la obra de la Revolución y su justicia social.
Modos de actuación de acuerdo a este valor:
Reconocimiento de la importancia del ser humano en el quehacer cotidiano de la organización y la sociedad.
Conocimiento y defensa de nuestras tradiciones e historia.
Estilo de trabajo y dirección participativo e integrado.
Honradez: Actuación con integridad y rectitud en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto laboral como privada.
Modos de actuación de acuerdo a este valor:
Respetar la legalidad y la moral socialistas en todos nuestros ámbitos de actuación.
Velar por el uso adecuado de los recursos con los que contamos. • y los hechos de Enfrentar las manifestaciones de indisciplinas, fraude, ilegalidades, corrupción en la Universidad y en la sociedad. • Combatir la enajenación de la propiedad social en beneficio de la propiedad personal.
Seguidamente y por la importancia que tiene se presenta el Diagnóstico Estratégico de la Universidad de Cienfuegos.
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Universidad de Cienfuegos.
Factores Internos:
Fortalezas:
Recursos humanos jóvenes y comprometidos.
Mejoramiento de la organización del trabajo científico y sus resultados.
Liderazgo territorial y Nacional en varias áreas del saber y reconocimiento internacional.
Mejoramiento en la integración Sede Central-SUM
Acreditación de programas de carreras y Maestrías.
Desarrollo cualitativo y cuantitativo en Postgrados intra y extraterritoriales.
Alto sentido de pertenencia.
Aumento del claustro de profesores a tiempo parcial.
Debilidades:
Bajo nivel de publicaciones en revistas de impacto.
Insuficientes recursos humanos, materiales, financieros y de infraestructura y deterioro de los existentes.
Insuficiente cultura en Gestión de Proyectos y trabajos en redes internacionales
Insuficiente número de profesores con categoría principal y doctores en ciencias con desbalance en las áreas de formación.
Insuficiente vinculación de la gestión en la actividad científica entre Sede Central-SUM
No existe una estrategia de formación post doctoral en la UCF.
Insuficiente trabajo docente – científico y metodológico.
La estructura no se corresponde con los procesos sustantivos.
Escasa cooperación y alianzas entre las áreas de la UCF.
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• • • • • Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Factores Externos:
Oportunidades
Reconocimiento del prestigio de la universidad.
Incremento de la demanda de los servicios Universitarios.
Enlace nacional e internacional a través de las redes de comunicación.
Exigencia de homologación y acreditación de programas.
Contexto Internacional más favorable para Cuba (creciente relaciones con países del ALBA).
Intenso proceso inversionista en el territorio.
Amenazas
Insuficiente remuneración, estimulación y reconocimiento social de los recursos humanos.
Efecto de la crisis económica y altas exigencias de producto formativo y distinción competitiva.
Aumento de la atractividad del mercado laboral
Exigencias de renovación y ampliación de la base tecnológica.
Incremento de la centralización en la asignación de recursos y la toma de decisiones.
Reducción de los financiamientos con fondos centrales del Estado.
Decrecimiento sistemático en la formación de profesionales en las ciencias técnicas y naturales.
De los factores internos y externos se deriva la matriz DAFO.
41 Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Matriz de impactos cruzados:
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• • • Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Análisis de los resultados.
F+O= 41
D+O= 34
F+A= 21
D+A= 27
El análisis de la matriz antes expuesto hace que se ubique la Universidad de Cienfuegos en el primer cuadrante, lo que revela que es pertinente maximizar las fortalezas y de este modo ampliar las oportunidades, aplicándose estrategias ofensivas para el cumplimiento de la misión y visión propuestas.
Las áreas de resultados claves de ahora en adelante (ARC) declaradas para dar cumplimiento a la Misión – Visión son:
Formación
Postgrado y capacitación de cuadros
Ciencia e Innovación Tecnológica
Gestión integral de los Recursos Humanos
Programas de la Revolución.
Extensión Universitaria
Gestión Económica y Aseguramiento Material
Defensa y Protección
Las Estrategias maestras están vinculadas a:
Principal.
Internacionalización.
Informatización.
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Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Los objetivos de la Universidad de Cienfuegos para el trienio 2007- 2010 en la Planeación Estratégica están sustentados en las áreas de resultados claves; en este trabajo se hará énfasis en el Área de Resultados Claves (ARC) ¨ Gestión Económica y Aseguramiento Material, por considerarse de mayor importancia para esta investigación.
2.1.1 ARC: GESTIÓN ECONÓMICA Y ASEGURAMIENTO MATERIAL:
Objetivo: Gestión económica Financiera
Lograr el uso eficiente y eficaz del presupuesto aprobado y tener implementados los Planes de Prevención y Control Interno como parte de los procesos sustantivos y de servicio de la Universidad de Cienfuegos, con resultados demostrados en las verificaciones externas.
Criterios de Medida: 1. Se traza un programa para la acreditación (Anexo 3) de la Gestión Económica Financiera
2. Se obtiene resultados favorables en todas las verificaciones externas recibidas.
Objetivo: Aseguramiento Material
Asegurar que el uso de los recursos recibidos tenga impacto en el mejoramiento de las condiciones de estudio, trabajo y vida de la comunidad universitaria, con atención en los programas de ahorro, especialmente de portadores energéticos.
Criterios de Medida:
1. Se reciben no menos del 80% de los recursos aprobados en el Plan Económico para garantizar el funcionamiento de los procesos sustantivos y de servicio de la organización.
2. Se logra el cumplimiento de al menos el 95% de las acciones previstas en el plan de mejoramiento de las condiciones de estudio, trabajo y vida.
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Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la Universidad de Cienfuegos. 44 3. Se garantizan más del 90% de los aseguramientos a los Programas de Universalización, Esperanza Social, Trabajadores Sociales e Idioma Español para chinos. 4. Se logran ahorros por la aplicación del Sistema de Gestión Total Eficiente de Energía demostrados en el resultado de los indicadores definidos. Objetivo: Inversiones Asegurar la ejecución de las inversiones aprobadas y el uso de los elementos del programa de entrega de recursos, con impacto en el mejoramiento de las instalaciones previstas en el plan general de la entidad. Criterios de Medida: 1. Lograr la recuperación de no menos de 15 000 capacidades de residencia estudiantil, a partir de inversiones aprobadas en estas instalaciones. 2. Las inversiones previstas y el programa de entrega de recursos, garantizan buenas condiciones en más del 90% de las instalaciones del plan general de la entidad. 3. El 100% de las inversiones previstas dentro del programa de la Batalla de Ideas cumplen su cronograma de ejecución, física y financiera. 4. Se alcanza más del 90% de ejecución de las inversiones aprobadas, constructivas y no constructivas. Podemos observar en el anexo 3 el Programa para la acreditación de la Gestión Económica Financiera 2.2 CARACTERIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ECONOMÍA: La Dirección de Economía es una de las direcciones de las que se compone la Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez” y será la de mayor incidencia en esta investigación. Está compuesta por 15 puestos de trabajo, estos se estructuran en cuatro grupos de acuerdo al cumplimiento de las funciones de cada uno de ellos: grupo de
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• • • Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Contabilidad, grupo de Cobros y Pagos, grupo de Finanzas y grupo de Planificación y Estadística.
La misión fundamental de la Dirección de Economía, consiste en brindar un servicio de asesoramiento a toda la gestión económica y financiera de la Universidad, para garantizar la toma de decisiones de cada área a partir del registro y control eficiente de los hechos económicos. Lo antes expuesto se soporta en los Objetivos Estratégicos de la dirección de Economía, que son:
La actualización de los registros contables de acuerdo con los principios generalmente aceptables y control de los medios según las normas generales de la Contabilidad.
La actualización de las operaciones bancarias garantizando las conciliaciones de las cuentas.
La agilidad en las respuesta y servicio a los clientes en cada puesto de trabajo, con énfasis en las operaciones de caja, emisión de cheques, nóminas y divisas.
El cumplimiento en la entrega de la información contable y financiera en tiempo y con calidad.
La integración a la facultad Ciencias Económicas Empresariales desarrollando una estrategia que incluya actividad docente, investigación y superación.
Los principales objetivos específicos de la dirección de Economía:
Lograr la explotación estable del sistema ASSETS en su versión más actualizada según normas y orientación del organismo superior (MES).
Aprobar el Control Interno con calificación de: "Control Aceptable".
Aprobar como mínimo de Aceptable las calificaciones de las Auditorias Externas.
Perfeccionar los Registros de la Contabilidad presupuestaria y utilizarla como herramienta de dirección.
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• • Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Perfeccionar la metodología para desarrollar el Análisis Económico-.Financiero de la Universidad.
Actualización del sistema de Control Interno.
Recibir asesorías externas en temas de mayor interés para el perfeccionamiento de la actividad económica.
En el Trabajo de Diploma Titulado: Diseño de la Disciplina de Caja en la Dirección de Economía de la Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez “, de la autora Santa Oskenya Vázquez Lores, tutoriado por MSc. Damarys Hernández Castillo y la Lic. Edda Isabel Paz Bello, se presenta en el capítulo 2 en las páginas 27 a la 39 los grupos de trabajos, las funciones, un diagnóstico al área contable, además el contenido de trabajo del Técnico en Gestión Contable y los procedimientos a seguir para diagnosticar la actividad en la Dirección Económica, por lo que se consideró prudente no repetir este estudio y hacer referencia a lo que allí se plasmó referente al control de los Activos Fijos Tangibles y cito:31
Grupo de Contabilidad. Sus Funciones:
Controlar todas las operaciones de caja mediante la documentación recibida por los financieros para conocer y revisar todos los ingresos y sus depósitos diarios y conocer nivel de recaudación.
Lograr la utilización eficaz de las cuentas establecidas para el control de medios almacenados mediante la supervisión sistemática de las mismas.
Lograr la efectividad en el uso de los Activos Fijos Tangibles (AFT) y su óptimo control.
Garantizar la aplicación correcta de los precios por productos y/o servicios según lo establecido.
31 Vázquez Lores, Santa Oskenya. Diseño de la Disciplina de Caja en la Dirección de Economía de la Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez ¨, Santa Oskenya Vázquez Lores, MSc. Damarys Hernández Castillo y la Lic. Edda Isabel Paz Bello, Trabajo de Diploma. Universidad de Cienfuegos Carlos Rafael Rodríguez. (cf), 2006-2007.77p
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• Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Garantizar que la contabilidad presupuestada esté actualizada y correctamente contabilizada en correspondencia con los hechos económicos.
Garantizar la contabilidad de nóminas, deducciones y otros procesos propios del área contable.
2.3 DIAGNÓSTICO DE LOS ACTIVOS FIJOS TANGIBLES EN LA UNIVERSIDAD DE CIENFUEGOS.
La UCF cuenta al cierre de Marzo del 2008 con un total de 16 012 Activos Fijos Tangibles, por un valor de 12 998 734.96 pesos y 308 447,93 en pesos convertibles.
En la tabla # 2 se presenta la composición de los Activos Fijos Tangibles en valor, cantidad y la depreciación al cierre de Marzo del 2008 cifras obtenidas del balance de comprobación de saldos.
Tabla # 2: Composición de los Activos Fijos Tangibles en la Universidad de Cienfuegos
Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos. 48 La estructura porcentual de los Activos Fijos Tangibles se presenta en la tabla # 3
Tabla # 3 Estructura porcentual de los Activos Fijos Tangibles
49 Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos.
Se observa que los Muebles y Otros Objetos con un valor porcentual de 76.85% y los Aparatos y Equipos Técnicos Especiales con 19.15% son los que presentan un mayor peso porcentual, y por tanto son considerados como los Activos Fijos Tangibles que deben tener un mayor control; se corroborará más adelante en este propio trabajo como en muchas áreas no se lleva el control exactos de los mismos.
En la tabla # 4 se presenta la estructura porcentual de los Activos Fijos Tangibles por Centro de Costo.
Tabla #4: Estructura porcentual de los Activos Fijos Tangibles por Centro de Costo.
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Capitulo II: Diagnóstico de la Actividad Económica en la
Universidad de Cienfuegos. 52 • • • Como se observa en la tabla anterior los Centros de Costo de mayor incidencia por el valor de los Activos Fijos Tangibles son:
La Residencia Estudiantil con una valor de 18,80%
Facultad de Mecánica con 11,80%.
Mantenimiento e Inversiones con 13,01%
Se ha podido observar que la cuenta 240 Activo Fijo Tangible no se encuentra en correspondencia con el Organigrama de la Universidad (anexo # 2) al comprobar que en el caso de los vicerrectorados cada área se registra independiente, lo que impide conocer el valor total de los Activos Fijos Tangibles, no siendo así en las Facultades donde se encuentra estructurado de una forma adecuada.
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Es por ello que se sugiere que los Centros de Costo se conformen según los mandos administrativos y por tanto la cuenta permita aplicar la responsabilidad colateral, en caso de ser necesario, como está estipulado en la Instrucción 1 del MAC y en el Decreto ley 251 del 2007 titulado Modificaciones al sistema de trabajo con los cuadros, dirigentes y funcionarios del Estado y el Gobierno, del Consejo de Estado.
Revisando el Expediente Único de Auditoría en el período comprendido entre el año 1999 – 2007 se observa que se han realizado diversas auditorías donde se verifican el Activo Fijo Tangible, y en las cuales los problemas que más se reiteran son:
Los Activos Fijos Tangibles en áreas se encuentran mezclados con otros donde la responsabilidad material de su custodia no es de la misma persona. Orden de trabajo # 15/2005.
No existe evidencia de que se compruebe el conteo del 10% mensual de la Activos Fijos Tangibles. Orden de trabajo # 15/2005.
Existe un grupo grande de Activos Fijos Tangibles que se encuentran en mal estado sin posibilidades de reparación y no se observan evidencias de solicitud de baja. Orden de trabajo # 15/2005.
Se ha comprobado que hay modelos de inventario donde los números de inventarios han sido reflejado incorrectamente. Orden de trabajo # 4/2006.
El listado de Activos Fijos Tangibles que se anexa al acta de Responsabilidad Material no se encuentra firmado como aceptación por el jefe del área. Orden de trabajo # 4/2006.
Aún no se encuentra diseñada la cuenta de Activo Fijo Tangible de las facultades por área como se orientó en las auditorías anteriores. Orden de trabajo # 4/2006.
Los documentos que amparan los movimientos de Activos Fijos Tangibles no siempre se elaboran en tiempo y forma. Orden de trabajo # 4/2006.
No coincide el listado de Activo Fijo Tangible emitido por el Departamento de Contabilidad con el existente en la mayoría de las áreas comprobadas en las auditorias. Orden de trabajo # 4/2007.
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Un gran número de Activos Fijos Tangibles no tienen el número de inventario legible, en otra casos está borroso y en lugares de poca apreciación. Orden de trabajo # 4/2007.
No está actualizado el movimiento de taquillas, literas y sillas nuevas en la Residencia Estudiantil; ni el cambio de un edificio a otra de taquillas ni literas. Orden de trabajo # 4/2007.
Las deficiencias expuestas anteriormente están relacionadas con los siguientes componentes de la Resolución 297/03 sobre Control Interno.
Actividad de Control:
Documentación: Todas las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentados, y la documentación debe estar disponible para su verificación.
Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos: Las transacciones y hechos deben registrar en el momento de su materialización o lo más inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad.
Información y Comunicación:
Información y Responsabilidad: La información debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus obligaciones y responsabilidad.
Los datos pertinentes deben ser identificados, captados, registrados, estructurados en tiempo y forma.
En la actualidad se corrobora que un número de las dificultades detectadas en el control a los Activos Fijos Tangibles, se mantienen aun sin solucionarse, tales como:
En el Edificio Docente, los Activos Fijos Tangibles no están asignados por piso, y el acta de responsabilidad material no lo tiene la bedel que atiende el piso.
En la Dirección Económica, no hay acta de responsabilidad material por cada local que lo componen.
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Los laboratorios de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales no tienen acta de responsabilidad material y además están comprendidos como un solo laboratorio y realmente son dos.
En el área bajo la responsabilidad del Vicerrector Docente, falta el acta de responsabilidad material al Departamento Preparación para la Defensa.
En el próximo capitulo veremos los procesos sus descripciones, los diagramas de flujo y el registro contable de cada proceso del subsistema de Activo Fijo Tangible.
Capitulo III: Los Activos Fijos Tangibles: descripción del Subsistema en la Universidad de Cienfuegos. 56 CAPITULO 3: LOS ACTIVOS FIJOS TANGIBLES: DESCRIPCIÓN DEL SUBSISTEMA EN LA UNIVERSIDAD DE CIENFUEGOS: Luego de haber presentado el Diagnóstico de la Dirección Económica específicamente los Activos Fijos Tangibles, donde se detectaron una serie de dificultades, en este tercer capítulo se realizará la descripción y el registro contable de cada uno de los procesos que conforman la Disciplina de dicho Subsistema, además de los diagramas de flujo. En los mismos se proponen una secuencia de pasos adecuados a la Institución. También, se expondrán como pueden quedar conformados, los Centros de Costo, según el Organigrama de la Universidad. Los pasos a seguir en los procesos establecidos para con el Activo Fijo Tangible en la Universidad además de su correcta contabilización y los diagramas de cada uno, se mostrarán a continuación. 3.1 Compra de Activo Fijo Tangible en CUC: 1. Se confecciona el modelo de Solicitud o Modificación al Plan de Inversiones. (ver anexo 4 y 5) y se le hace llegar al Ministerio de Educación Superior para que el mismo autorice la compra del Activo Fijo Tangible. 2. La aprobación llega a la Dirección de Económica y a la Dirección de Mantenimiento e Inversión de la UCF. 3. El responsable o administrador del área que solicita la compra del Activo Fijo Tangible, debe llevar a la Dirección de Mantenimiento e Inversión una prefactura del bien a comprar, así como el modelo de solicitud en CUC correspondiente al valor de esa mercancía en dicha moneda declarada en la prefactura y debe estar autorizado por el jefe de área y la comisión de CUC presidida por el Rector. 4. Posteriormente la prefactura del bien a comprar y el modelo de solicitud de CUC pasan al técnico que confecciona los cheques, este a su vez emite el cheque y dos copias. 5. Una copia de este es enviada al técnico en Gestión Económica que lleva estadística y la otra copia pasa al Técnico en Gestión Económica que lleva Cobros y Pagos en divisa.
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6. El técnico en Gestión Económica que lleva estadística es la contra partida del Técnico en Gestión Económica que lleva Cobros y Pagos, es por eso que cuadra la cuenta de empresa a banco teniendo en cuenta los cheques en tránsito.
7. El cheque original se le entrega al comprador, quien realiza la compra correspondiente. 8. Una vez realizada la compra, es traída la factura con la mercancía. 9. Es recepcionado el bien, en el almacén general. 10. La factura pasa a la Dirección de Abastecimiento Técnico y Material (ATM) donde se revisa y se realiza el Informe de Recepción.
11. Se le envía copia de la factura y el Informe de Recepción a la Dirección de Economía, al técnico en Gestión Económica que lleva los Activos Fijos Tangibles este a su vez registra dicha entrada en el Registro de equipos; carpeta donde aparecen todos los equipos con los que cuenta la Universidad. 12. Es asignado el Código Nacional de Activo Fijo CNAF (lo clasifica según el grupo al que pertenece) y realiza el comprobante correspondiente.
13. Se informa luego al área que solicitó la compra del mismo la llegada del bien, para que se realice el proceso de solicitud.
Los asientos contables realizados por la Especialista de Activos Fijos Tangibles y la Especialista en Cobros y Pagos son los que se observan a continuación, respectivamente.
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60 Compra de un Activo Fijo Tangible en (CUC):
Capitulo III: Los Activos Fijos Tangibles: descripción del Subsistema en la Universidad de Cienfuegos. 3.2 Compra de Activo Fijo Tangible en CUP:
Para realizar la compra de un Activo Fijo Tangible en CUP los procesos son similares a una compra en CUC hasta el proceso 6 que aparecen en la página 53, por lo que se considera no pertinente repetir los procesos en este trabajo. 7. El técnico que confecciona los cheques realiza el modelo TH 71 Solicitud del Pago, (ver anexo6), y dos copias.
8. Una copia del TH 71 es llevada a la Especialista Principal de Finanzas que es la contrapartida del técnico en Gestión Económica que lleva Cobros y Pagos en CUP. 9. El original y una copia se hace llegar a la ONAT.
10. Esta a su vez autoriza la compra y realiza el cheque en CUP. 11. El cheque en CUP es traído a la UCF y se le entrega al comprador junto con el otro cheque en CUC para que realice la compra.
12. Una vez realizada la compra, es traída la factura con la mercancía. 13. Es recepcionada en el almacén general el bien.
14. La factura pasa a la Dirección de Abastecimiento Técnico y Material (ATM) donde se revisa. 15. Se le envía copia de la factura a la Dirección de Economía, a la técnico en Gestión Económica que lleva los Activos Fijos Tangibles este a su vez registra dicha entrada en el Registro de equipos; carpeta donde aparecen todos los equipos con los que cuenta la Universidad. 16. Es asignado el Código Nacional de Activo Fijo CNAF (lo clasifica según el grupo al que pertenece) y realiza el comprobante correspondiente.
17. Se informa luego al área que solicitó la compra del mismo la llegada de la mercancía, para que se realice el proceso de solicitud
Los asientos contables son los mismos que para el registro de la compra en CUC que aparecen en la página 54, con la diferencia que cambia la subcuenta a CUP.
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62 Compra de un Activo Fijo en (CUP):
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