La Organización administrativa y la influencia en el servicio al cliente (Estudiantes) (página 4)
Enviado por Lucy Esperanza Bravo Sabando
Es una empresa de tipo familiar, pero constituida generalmente como sociedad anónima, ya que el dueño es el que aporta el capital necesario para las operaciones normales de la empresa.
Su administración y dirección son independientes, las actividades se concentran en el dueño de la micro empresa, que es el que ejerce el control y dirección general de la misma.
La mayoría de las micro – empresas tienden a no cambiar su lugar de operaciones, es decir, se mantienen en el mismo lugar donde se iniciaron. Tratan de conservar su mercado y desean tener una relación estrecha con su clientela, ya que el dueño estima que ésta le va a ser fiel por mucho tiempo.
El mercado local o regional es el objetivo predominante de la pequeña empresa. Esta característica depende de la habilidad del empresario para ofrecer un producto o servicio excelente o de mejor calidad que el de la competencia.
La pequeña empresa crece principalmente a través de la reinversión de utilidades, ya que no cuenta con apoyo técnico-financiero significativo de instituciones privadas ni del gobierno.
No es una compañía dominante (y, en consecuencia, la influencia que ejerce sobre su ramo industrial es limitada).
5.4.2.2. Estructura de las micro empresas.-
Entre las principales características básicas para la estructura de una empresa tenemos las siguientes:
Carece de una estructura formal en todas sus áreas
Recurre a la asesoría financiera y contable externa
El área de ventas y producción son las mas fuertes, dando lugar a la adaptación del producto al mercado rápidamente.
La administración es el punto relevante dentro de su actividad
La función control es casi desconocido por el dueño de la empresa. Y se deriva de la planeación adecuada que realiza.
5.4.2.3. Ventajas de las micro empresas.-
Este tipo de empresas ofrecen ventajas directamente relacionadas con su tamaño:
a. SERVICIO PERSONALIZADO.- capacidad para establecer contactos personales
b. FACILIDAD PARA ATENDER MERCADOS ESPECIALIZADOS.- las pequeñas empresas se distinguen por atender mercados especializados, siendo más flexible para hacer frente a los cambios del medio ambiente socioeconómico.
c. FLEXIBILIDAD EN SU OPERACIÓN.-permite reaccionar rápidamente a los cambios del medio ambiente socioeconómico y pueden tener un bajo nivel de costos totales, además se establece relaciones bastante personalizada entre empleados y clientes.
d. TOMA DE DECISIONES CON MAYOR EFICIENCIA.- el que las pequeñas empresas sean operadas por sus propios dueños les permite reaccionar velozmente a los cambios de la fuerza de mercado.
e. INVOLUCRAMIENTO DE LOS EMPLEADOS.- Los empleados están más comprometidos y participan en mayor grado en la operación, desarrollan su creatividad y utilizan su imaginación para lograr el éxito.
Sabemos que las circunstancias sociales, económicas, políticas y culturales en las que se desenvuelve el ser humano determina que se emprenda una actividad económica como la creación de una micro empresa con la finalidad de incrementar sus utilidades y crecer en el mundo micro empresarial con éxito.
5.4.2.4. Desventajas de las micro empresas.-
MAYOR DEDICACIÓN.-montar y dirigir una pequeña empresa exige a su dueño un gran compromiso de dedicarle entre 60 y 70 horas a la semana.
SISTEMA BUROCRATICO.-puesto que cuentan con personal administrativo y recursos limitados, muchas de ellas se ven obligadas a contratar consultores externos que les ayude a preparar los informes requeridos.
DIFICULTAD PARA ALLEGARSE RECURSOS FINANCIEROS: otro problema es la obtención de financiamiento adecuado, la obtención de créditos es difícil ya que los negocios nuevos son más riesgosos que los ya establecidos, las tasas de interés son muy altas, existen normas crediticias muy rigurosas.
ESCASA EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA.- los dueños de pequeñas empresas no poseen numerosas habilidades para responder a los cambios que se presentan[4]
Se debe reconocer que en los proceso de producción hay fases en que las decisiones autónomas en pequeñas unidades productivas son preferibles a las decisiones centralizadas en una gran empresa, sin embargo existen actividades como la mercadotecnia y la comercialización que ponen en desventaja a la pequeña empresa[5]
5.4.2.5. Áreas funcionales de la microempresa.-
La cantidad de actividades de diverso tipo que se desarrollaron en una empresa requieren de un adecuado ordenamiento, estas actividades se han agrupado y ordenado en cuatro áreas que son:
Mercadeo
Producción
Personal
Finanzas
5.4.2.5.1. Área funcional de mercadeo.-
Esta función pone en relación directa a la empresa con el mundo exterior de la misma, las compras y las ventas determinan que esta función se encuentra ligada con la adquisición de materias primas y demás bienes y servicios que la empresa necesita para ofrecer un producto.
"Es el área encargada de dirigir el flujo de bienes y servicios desde el productor hasta el consumidor"[6].
Algunas de las funciones del área de mercadeo son:
La investigación de mercados
La distribución y venta de los productos
La determinación del precio de los productos
El diseño y el lanzamiento de nuevos productos
La promoción y publicidad.
5.4.2.5.2. Área funcional de producción.
Toda empresa, precisa realizar las siguientes operaciones: comprar, producir y vender. Por ello la importancia de la función de producción, vendrá derivada del objeto empresarial siendo más importante cuando mas complejo y laborioso resulte el proceso de elaboración y de la comercialización del producto que se trate.
"Es el área encargada de la transformación de las materias primas en productos terminados, mediante la utilización de hombres y máquinas."[7]
La producción debe servir de nexo de unión entre el mundo de la investigación y el universo de los consumidores. Porque es el conjunto de actividades necesarias para la obtención de los bienes, incluyendo trabajo de laboratorio y diseño de nuevos productos.
Algunas funciones del área de producción son:
La selección de máquinas y equipos adecuados para la producción
El abastecimiento de materias primas
La organización del espacio físico dedicado a a producción
El mantenimiento de maquinas y equipos
El almacenamiento de materias primas, productos en proceso y productos terminados
El control de calidad
5.4.2.5.3. Área funcional de personal.-
"Es el área encargada del manejo eficiente de los recursos humanos con que cuenta la empresa"[8].
Actividades del área de personal son las siguientes:
El reclutamiento y selección de personal idóneo y responsable
El entrenamiento de personal
La orientación y evaluación del personal
La creación de un ambiente de trabajo agradable y en lo posible libre de conflictos.
5.4.2.5.4. Área funcional de finanzas.
Es el área encargada del manejo óptimo de los recursos financieros de la empresa.[9]
Las actividades del área financiera son las siguientes:
La consecución de los recursos financieros, tanto internos como externos, requerido para el cumplimiento de los planes fijados por la empresa
Cuidar de que los recursos externos que requiere la empresa sean adquiridos plazos e intereses favorables
El control de la cartera y las cobranzas
La organización de un sistema contable
El manejo de las relaciones con los bancos y las entidades financieras
Es importante destacar que en la practica existe una relación íntima entre cada una de las áreas funcionales descritas anteriormente.
En este sentido se puede afirmar que cualquier decisión que se tome en cualquier área afecta directa e indirectamente el resto de ares funcionales.
En la pequeña empresa el empresario es el encargado de desarrollar la mayoría de las actividades de cada área, sin embargo el crecimiento de la empresa estará acompañado de una mayor especialización y división del trabajo, el cual justificara posteriormente la contratación de especialistas los cuales se harán responsables de las actividades de cada área funcional.
5.4.2.6. Etapas para crear una micro – empresa.-
Todo emprendedor que busca iniciar un negocio debe pasar por tres etapas básicas:
Gestación.- comienza con una lluvia de ideas para llevarlo a un proyecto concreto.
Creación o planeación. – implica decidir a qué se va a dedicar la empresa, es poner en blanco y negro su idea y razonar algunos puntos lógicos.
Operación.- es el momento en el que el emprendedor ya trabaja formalmente en lo que decidió hacer
Además el paso más importante según Servulo Anzola Rojas "es que el producto o servicio que se busque concretar, cubra una necesidad real determinada; que tenga cualidades únicas para hacer factible su comercialización, es decir que sea útil, práctico, económico, novedoso, relativamente fácil de elaborar, atractivo y funcional."[10]
Por otro lado se debe pensar en un estudio sobre las necesidades que satisfará, los costos de producción, la tecnología requerida y las posibles fuentes de financiamiento para su lanzamiento. Y una vez materializada la idea del negocio, será necesario realizar un estudio de mercado para definir el perfil del futuro consumidor como: edad, ingreso, estado civil, lugar donde habita o trabaja, silo de vida, hábitos de consumo, entre otros. Por otro lado se debe considerar la distribución, la promoción y publicidad que se requerirá para el lanzamiento del producto o servicio, lo cual depende del estudio de mercado que se realice depende.
5.4.3. El Administrador.
5.4.3.1. El trabajo de los administradores.-
Se usa el término administrador para referirse a quien sea responsable de cumplir con las cuatro actividades básicas de la administración en el desarrollo de sus relaciones.
El administrador puede trabajar en diferentes niveles de una organización y en diferentes rangos de actividades dentro de ella.
El administrador es la persona que administra y dirige un negocio o una empresa con fines de lucro o sin él. Es importante mencionar que del administrador depende el buen manejo de la empresa.[11]
5.4.3.2. Perfil de un administrador.-
1. Cualidades físicas. El sexo, estatura, constitución, color de la piel, raza, la forma de los ojos, tipo de cabello, piel, gestos.
2. Cualidades intelectuales. Debe ser inteligente, capaz, persuasivo, sensato.
3. Cualidades morales. Debe de ser responsable, ecuánime, honrado, justo, solidario, leal, afectivo, comprensivo.
4. Conocimiento. Debe tener experiencia en relación a su función a desempeñar.
5. Experiencia. Es el tiempo que se ha desempeñado en un cargo y en el que se llena de conocimientos y habilidades para desenvolverse en otros cargos similares.
5.4.3.3. Características de la persona empresaria.-
5.4.3.3.1. Cualidades.
Entusiasta.-
Actúa con dinamismo, trabaja en equipo con sus colaboradores.
Creativa e innovadora.-
Aporta con nuevas ideas.
Integradora.-
Se preocupa tanto por el equipo como por los resultados, reflexiona sobre los conflictos y enfrenta los problemas.
Orientadora.-
Guía a su gente, desarrolla la visión inspiradora.
Equilibrada.-
Es una persona ecuánime y actúa de acuerdo con las circunstancias.
Persistente.-
Confía en sí mismo y no en lo que emprende.
Afectuosa.-
Inspira en los demás un gran respeto y admiración, sabe querer y sabe mandar.
5.4.3.3.2. Habilidades.-
Comunicarse y entablar relación con sus subalternos, determinar claros mecanismos de comunicación.
Ejercer la autoridad y dirigir.
Tomar decisiones.
Motivar y estimular a su equipo, reconocer lo bueno y lo malo en el momento adecuado.
Prepararse profesionalmente, mantenerse informado y actualizado.
Obtener el máximo provecho de su experiencia.
Desarrollar adecuadamente el proceso administrativo.
5.4.4. Organigrama por áreas funcionales.
Una estructura por áreas funcionales, agrupa a los colaboradores de acuerdo con la categoría principal de las actividades laborales de la organización. Dentro de estas agrupaciones se pueden presentar otras agrupaciones por área funcional.
La estructura funcional opera mejor bajo estas circunstancias:
Cuando los roles o las tareas están bien definidas
Cuando existe comunicación entre departamentos
Cuando la organización tiene definida su razón de ser
5.4.4.1. Ventajas.
Fomenta a que los colaboradores del mismo campo trabajen en equipo
Ofrece un cuadro firme de personas con experiencias en campos específicos
Esta estructura evita la duplicación de esfuerzos y actividades no relacionadas al departamento
Mejora la comunicación al conocer los niveles de mando.
5.4.5. Manuales.
5.4.5.1. Manual de funciones.
El Manual de funciones es una breve descripción del puesto, en la que se representa con precisión las facultades y deberes básicos necesarios e inherentes a la realización de las tareas propias del mismo.
El Manual de Funciones constará de los siguientes aspectos:
Nombre del puesto, que se va a ocupar si es Rector, Director, Administrador, Conserje.
Departamento.-Es un área o segmento distinto de una empresa, en el cual el administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.
Línea de Mando. Autoridad principal desde el Gerente hasta los puestos inferiores.
Horario de trabajo. Ocho horas laborables.
Misión del puesto de trabajo. Que se va a realizar en el puesto de trabajo, por ejemplo si es gerente lo que tiene que hacer, las diversas actividades.
Requisitos laborales del puesto. Si en un puesto se necesita un Gerente, tiene que ser licenciado en Administración de Empresas, cursos de relaciones humanas, finanzas.
Descripción de funciones. Las funciones de cada departamento de la empresa, por ejemplo si es gerente, las funciones serían. Revisar todos los documentos, firmar, reuniones permanentes con diversos socios.
Actividades rutinarias. Todas las actividades en forma diaria.
Actividades eventuales. Actividades en forma temporal por ejemplo pagar impuestos anualmente.
Responsabilidades del puesto. Cumplimiento de las actividades del puesto de trabajo por parte de la persona encargada.
5.4.5.2. Manual de procedimientos.
El Manual de procedimientos tiene por objeto registrar las normas generales y/o específicas conjuntamente con los elementos y secuencias operacionales. El Manual aporta guías necesarias de utilización progresiva por parte de la dirección, y están sometidas a cambios y actualizaciones continuas.
El contenido del manual de procedimiento es:
Política:
Engloba las normas generales de los principales aspectos de las actividades de la institución.
Operaciones:
Engloba los procedimientos que se han de seguir en los procesos vitales de la institución.
Procedimientos de caja Bancos.
El dinero que ingresa a la empresa y que a su vez es depositado en el banco.
Procedimiento de Compras de uniformes.
Las compras realizadas en forma periódica de los uniformes para los empleados y si es una institución para los estudiantes y docentes.
Procedimiento de Ventas de uniformes.
Libros. Los uniformes y libros vendidos a los alumnos.
Procedimiento de Cobranzas de las pensiones. En forma mensual se envía al padre de familia una solicitud, indicando el valor total de las pensiones adeudas a la institución.
Administración: Engloba los procedimientos de oficina o afines.
Emisión de los ingresos y gastos[12]
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Y DETERMINACIÓN
DE FUNCIONES
DEL COLEGIO PARTICULAR
"SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ"
AUTORA:
BRAVO SABANDO LUCY ESPERANZA
SANTO DOMINGO – ECUADOR
Año 2007 – 2008
ÍNDICE
UNIDAD N. 1
INTRODUCCIÓN
5.4.6.1. Visión Institucional.-
5.4.6.2. Misión institucional.-
5.4.6.3. Valores éticos institucionales.-
5.4.6.4. Objetivos.
5.4.6.4.1. Objetivo general.
5.4.6.4.2. Objetivos específicos.
5.4.6.5. Metas.
5.4.6.6. Políticas.
5.4.6.7. Estrategias.-
5.4.6.8. Recursos.-
UNIDAD N. 2
PROCESO ADMINISTRATIVO
5.4.6.9.1. Planificación.
5.4.6.9.2. Organización.-
5.4.6.9.2.1. Estructura funcional:
5.4.6.9.2.2. Estructura línea staff:
5.4.6.9.2.3. Específicas: La departamentalización:
5.4.6.9.2.4. Principios fundamentales de la institución educativa.
5.4.6.9.3. Dirección.-
5.4.6.9.4. Control.-
UNIDAD N. 3
REGLAMENTO INTERNO DE LA INSTITUCIÓN.
5.4.6. Propuesta del Manual de Procedimiento y determinación de funciones del Colegio Particular San Pedro Pascual de Bombolí para mejorar la organización administrativa.
5.4.6.1. Visión Institucional.-
El Colegio San Pedro Pascual de Bombolí cuenta con una adecuada infraestructura, propia, amplia y pedagógica. Nuestros docentes son idóneos, capacitados técnicamente en desarrollar habilidades y destrezas en los jóvenes estudiantes, prestamos solidez y estabilidad laboral. La acción educativa de nuestro colegio está encaminada a facilitar de manera permanente y segura la enseñanza – aprendizaje del alumnado, tanto desde el plano educativo o pedagógico, como el de las actividades y valores que conforman la gran complejidad del ser humano; y también las normas y preceptos sociales que engrandecen el espíritu del hombre, haciendo del futuro de este un bachiller altruista, un líder, un ser capaz de aportar y servir a la comunidad. Nos incorporamos así a la sociedad del cantón haciendo un compromiso de servicio con calidad y excelencia que nos incluye en el gran campo educativo como una importante alternativa de desarrollo en este ámbito.
5.4.6.2. Misión institucional.-
La Misión Institucional de nuestro plantel es: Crear un ambiente agradable, ofreciendo calidad y exclusividad educativa, aplicando la Reforma Curricular vigente según las Leyes y reglamentos de educación, facilitando el proceso de enseñanza – aprendizaje de forma efectiva, dinámica, participativa e investigativa mediante el empleo de métodos, teorías y estrategias adecuadas y eficaces en la solvencia pedagógica.
También nuestra misión es mejorar la infraestructura que actualmente tenemos, procurando tener aulas más sofisticadas técnicamente, buscando recursos económicos suficientes, aspiramos además a fortalecer el área administrativa en todo aspecto y así entregamos a la comunidad Bachilleres competentes, idóneos y productivos.
5.4.6.3. Valores éticos institucionales.-
– Concientizar en los alumnos la enseñanza y aprendizaje efectivo.
– Hacer respetar las normas y políticas de la institución.
– Profundizar en la práctica de valores y fomentar el civismo.
– Ofrecer confianza y seguridad en y cada uno de los estudiantes
– Hacer prevalecer en los a estudiantes valores como dignidad, honradez, responsabilidad, autenticidad, solidaridad, fraternidad, etc.
5.4.6.4. Objetivos.
5.4.6.4.1. Objetivo general.
Ofrecer un excelente nivel académico y administrativo implementando un manual con la finalidad de promover el desarrollo integral de la institución educativa.
5.4.6.4.2. Objetivos específicos.
Concientizar en sus deberes y derechos en relación a sí mismo, a la comunidad y educativo.
Mejorar la organización interna de la institución.
Capacitar al Personal a los docentes.
Buscar fuentes de financiamiento para mejorar la infraestructura.
Mejorar la comunicación entre los departamentos de la empresa.
Adiestrar al elemento humano en el aprendizaje de todas las actividades de la empresa, con la finalidad de que exista rotación entre los departamentos.
5.4.6.5. Metas.
– Incrementar equipos y aulas tecnológicas y laboratorios que permitan a los estudiantes mejorar su desarrollo intelectual.
-Conseguir financiamiento para mejorar la infraestructura del plantel y así ofrecer un mejor servicio.
– Ofrecer un buen servicio a los clientes (estudiantes).
5.4.6.6. Políticas.
Se mejorará la calidad educativa acorde a la Reforma Curricular vigente de Educación Básica.
Se incrementará las capacidades en los estudiantados incrementando la educación en práctica de valores.
Se apoyará al desarrollo de educación de la niñez y juventud del cantón incrementando el primer año de colegio y así sucesivamente.
Deberá trabajarse jornadas de 40 minutos para lograr la máxima atención del alumnado.
Brindar tutorías extra clase.
Fortalecer los hábitos de estudio a través de concursos internos y externos.
Brindar la oportunidad de superación a la juventud sin distinción de raza, políticas y religión.
Puntualidad y eficiencia son características que fortalecen a la institución interna y externamente.
5.4.6.7. Estrategias.-
Mantener y mejorar la infraestructura y área escolar, y a su vez construir si es posible otras aulas.
Ambientar un laboratorio adecuado para prácticas de laboratorio, adquiriendo en lo posible materiales y equipos necesarios para reforzar conocimientos teóricos.
Contratar personal especializado en cada área.
Incentivar a los alumnos y padres de familia para que colaboren voluntariamente con la institución.
Mejorar el abastecimiento de agua para que exista permanentemente.
Brindar buena y especial atención a los padres de familia y alumnos procurando satisfacer sus requerimientos de la mejor manera, siendo estos portavoces de nuestro prestigio.
Adecuar de buena forma la entrada principal de la institución, mejorando su aspecto externo.
Realizar el debido cerramiento de la institución completando el mismo donde corresponde.
Aplicar el sistema de enseñanza y aprendizaje actual de acuerdo a la Reforma Curricular vigente para de esta manera lograr resultados positivos en el estudiantado.
Mejorar la calidad educativa mediante técnicas teóricas, prácticas y de investigación que promuevan el aprendizaje en el educando.
Establecer entre los docentes buenas normas de interrelación para que se trabaje en armonía, además capacitarles de forma regular y pedagógica para que se labore con un alto nivel académico, cuidando el prestigio de la institución.
Enfatizar en la práctica diaria de valores que fomenten en el estudiantado las reglas del buen vivir, la fraternidad y la solidaridad.
Complementar el quehacer educativo con actividades de tipo social, cultural y recreativo que ayuden al fortalecimiento espiritual, volitivo y afectivo del estudiante.
Proponer a los estudiantes horarios adecuados a su interés con la finalidad de repartir correctamente su tiempo.
Planificar, organizar y ejecutar actividades extra- curriculares. (Tutorías).
5.4.6.8. Recursos.-
Humanos: Autoridades – docentes – alumnos – Personal administrativo y de servicio.
5.4.6.9. Proceso Administrativo aplicable en la institución:
5.4.6.9.1. Planificación.
La planificación implica las tareas de definir los objetivos o metas de la institución, establecer una estrategia general para alcanzar estas metas.
La planificación de las actividades que se realizarán en el Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ" está a cargo del Rector, quien deberá trazar metas, basándose en las habilidades técnicas, humanas y conceptuales.
La vital meta de la institución, será la forma adecuada de servir al mercado (alumnos) ofreciendo una educación de alto nivel académico, para de esta manera buscar posicionamiento en el mercado educativo.
Es necesario y de vital importancia que el Rector tenga habilidad humana ya que de esto depende extraer lo mejor de sus colaboradores.
El recurso material estará afín con las necesidades humanas para su eficiente desempeño en todas las áreas de trabajo.
Se ofrecerán periódicamente charlas y cursos de capacitación dirigidos a los docentes y personal administrativo de la institución; para lo cual se contratará personal capacitado.
5.4.6.9.2. Organización.-
La organización es la agrupación del recurso humano de la institución, para el logro de los propósitos específicos.
El Rector deberá dividir el trabajo y las tareas correspondientes para el personal, en el departamento específico, de acuerdo con lo fines de la institución.
A su vez, se deberá asignar las funciones y responsabilidades de cada personal, y por lo tanto establecer la autoridad principal.
Además, se mantendrá relaciones de respeto y armonía entre individuos, grupos y departamentos y por lo tanto coordinar las diferentes tareas de carácter organizacional.
COLEGIO "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ"
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
La estructura es general porque comprende la totalidad de la institución educativa.
En el Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ", el jefe de nivel más alto delega autoridad al del nivel siguiente, quien a su vez delega en otro, formando una línea que une a todos los departamentos. Además en este modelo la línea de autoridad demuestra en forma escalonada, la jerarquía que existe en la institución, se observa claramente quién depende de quién.
Por consiguiente, la estructura lineal para la institución "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ", presenta ventajas y desventajas como son:
Ventajas:
a) No hay fuga de responsabilidades y deberes.
b) Facilita de rapidez en las diversas acciones.
c) En la institución educativa no existe conflicto de autoridad.
Desventajas:
a) Aislamiento de los grupos de trabajo.
5.4.6.9.2.1. Estructura funcional:
La estructura funcional esta dada por las funciones de cada uno de los departamentos, por ejemplo:
– Rectorado: En este departamento EL RECTOR planifica, organiza, dirige y controla a cada uno de los miembros que laboran en la institución.
– Junta General de Profesores.- En este departamento se reúnen todos los profesores para tratar asuntos referentes a los estudiantes y para señalar pautas para el mejor aprendizaje académico.
– Inspección General.- Se responsabiliza por el cumplimiento, orden y disciplina en los estudiantes; así como también de los registros, formularios y más documentos oficiales de Inspección.
5.4.6.9.2.2. Estructura línea staff:
El Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ" tiene un profesional de apoyo que visita la institución cada tres meses, como es el Asesor pedagógico para que oriente a los profesores y que ellos lleguen a descubrir las capacidades y destrezas en los alumnos.
5.4.6.9.2.3. Específicas: La departamentalización:
El Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ" esta comprendido por departamentos, los mismos que son:
a. Dirección Académica.
b. De Secretaría.
c. Técnico.
d. Servicios Generales.
Cada uno de estos departamentos cumplen sus propias funciones o tareas a realizar, además existe comunicación entre cada uno de ellos.
5.4.6.9.2.4. Principios fundamentales de la institución educativa.
A) Planificación.- El Rector del Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ" planifica, prevé anticipadamente, al inicio de cada año lectivo todo lo que va a realizar, o los proyectos que se harán en la institución, de qué manera se trabajará con los estudiantes, el número de docentes que trabajarán en el nuevo año lectivo, etc.
B) Autoridad y Responsabilidad.- El Rector del Colegio, como los docentes tienen bajo su responsabilidad algunas funciones, los mismos que tienen la autoridad suficiente para lograr los objetivos propuestos.
C) Unidad de dirección.- La dirección de la institución está concentrada en la Rectora del Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ", ella es la encargada de orientar y dirigir las diversas actividades, ya que todos los que trabajamos con ella perseguimos un fin común.
D) Unidad de mando.- En la Institución Educativa las órdenes son dadas por la persona que tiene la autoridad. El Rector, el Inspector.
E) Jerarquía.- En la Institución se da así: La Rectora le ordena al Inspector y la Secretaría, el Inspector tiene autoridad con los alumnos.
F) Centralización.- El Rector de la Institución es la máxima autoridad y ella es la que orienta y guía a todo el grupo para el logro de los objetivos. La integración de las actividades, producto de la centralización, permite que la Institución funcione como un todo orgánicamente coordinado.
G) Especialización.- Todos los docentes y personal administrativo tiene actividades a realizar de acuerdo a su preparación que ha recibido.
H) Definición.- En la Institución educativa todas las actividades a realizarse están estrictamente definidas y conocidas por los miembros de la Institución.
I) Organización de cada unidad.- Todos los que trabajan en el Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ" son bien unidos y todos los trabajos son compartidos.
5.4.6.9.3. Dirección.-
El Rector se comprometerá en motivar a los empleados del área administrativa y docentes, seleccionar los canales de comunicación más eficaces y resolver conflictos
De tal manera deberá dirigir las diferentes actividades de la institución en forma eficaz, el recurso humano elemento primordial, al personal se lo premiará con incentivos, estabilidad laboral, reconociendo todos los beneficios de Ley, y brindando capacitación periódicamente, actividades necesarias para mantener el alto rendimiento del personal.
5.4.6.9.4. Control.-
Esta función administrativa consiste en que el Rector del Colegio Particular "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ", deberá vigilar todas las actividades para asegurarse de que se realicen de conformidad con lo planeado y para corregir cualquier desviación significativa. Supervisar las diferentes actividades planeadas dentro de la institución.
Se utilizará un sistema de control de reporte diario colocando el nombre, firma, hora de llegada y hora de salida.
5.4.6.10. Reglamento interno de la institución.
CAPÍTULO I
DATOS INFORMATIVOS
NOMBRE: COLEGIO PARTICULAR "SAN PEDRO PASCUAL DE BOMBOLÍ"
DIRECCIÓN: Vía CHONE KM. 1 ½ N. 819
PROVINCIA: PICHINCHA
CANTÓN: SANTO DOMINGO
REGIMEN: COSTA
CAPÍTULO II
DE LOS OBJETIVOS Y FINES
Art. 2.1.Contribuir a la eficiencia y mejoramiento de la educación secundaria.
Art. 2.2. Desarrollar y fortalecer en los estudiantes los valores éticos, morales y cívicos.
Art. 2.3. Colaborar y participar en el desarrollo cultural, social, deportivo y económico de Santo Domingo de los Colorados.
Art. 2.4. Recibir en el plantel a todos los estudiantes que aspiran a la educación.
Art. 2.5. Impartir una educación e instrucción activa funcional, permanente y actualizada acorde al entorno socio-cultural y económico.
CAPÍTULO III
DE LAS AUTORIDADES
1. DEL RECTOR.-
Art. 3.1. El Rector es la primera autoridad del plantel y es responsable directa de la buena marcha del Colegio.
Art. 3.2. Ejercer la supervisión pedagógica o delegarla, misma que considerará los siguientes aspectos:
a) Que se cumpla el proceso del plan de clase.
b) Coordinar sus acciones con los profesores guías.
c) Elaborar el plan de actividades por trimestre para cada período lectivo.
d) Cumplir con los requerimientos rectorales.
Art. 3.3. Autorizar gastos de acuerdo al reglamento.
Art. 3.4. Legalizar con su firma, autorizaciones, oficios, contratos y en general documentos que sean de su responsabilidad.
Art. 3.5. Fomentar las relaciones humanas entre todo el personal.
Art. 3.6. Convocar a junta de profesores.
2. Del Inspector.-
Art. 3.7. Laborar toda la jornada, con la obligación de encontrarse en el establecimiento 15 minutos antes de la entrada y 15 minutos después de la salida de los alumnos.
Art. 3.8. Cumplir y hacer cumplir el plan institucional.
Art. 3.9. Controlar la asistencia y conducta que deben observar; personal docente y administrativo.
Art. 3.10. Constituirse en un ejemplo de puntualidad, pulcritud y relaciones sociales en su departamento y plantel.
Art. 3.11. Elaborar registro de asistencia del profesorado y alumnado.
3. De los Docentes.-
Art. 3.12. Estar puntual a la hora de entrada y salida del alumnado.
Art. 3.13. Contribuir al fortalecimiento del buen nombre y prestigio del plantel en general y de sus miembros en particular.
Art. 3.14. Registrar en el casillero de observaciones las novedades disciplinarias y/o de rendimiento de sus alumnos.
Art. 3.15. Informar en las juntas de curso trimestrales el rendimiento y porcentajes que han alcanzado los alumnos en la asignatura a su cargo.
4. De las Comisiones.-
Art. 3.16. Se establece las comisiones permanentes de Cultura, Social, Deportes y recreación.
5. De los alumnos.-
Art. 3.17. Asistir a clases con normalidad.
Art. 3.18. No abandonar el aula ni el plantel sin autorización debida.
Art. 3.19. Respetar a sus compañeros, profesores y demás personas que laboran en la institución.
Art. 3.20. Cuidar el local escolar y todos sus bienes.
Art. 3.21. Durante la formación y el recreo no permanecer en el aula.
CAPÍTULO IV
PERSONAL ADMINISTRATIVO
1. De la Secretaría – Colectora.-
Art. 4.1. Asistir diariamente al Colegio de lunes a viernes desde las 8h00 a 16h00.
Art.4.2. Mantener debidamente encuadernadas todos los documentos de archivo, clasificados por años.
Art. 4.3. Diseñar y elaborar las hojas de registro de calificaciones para los profesores.
Art. 4.4. Asesorar al personal en todo lo relacionado con la elaboración y tramitación de documentos oficiales.
Art. 4.5. Recaudar y responsabilizarse del dinero de la institución.
Art. 4.6. Efectuar gestiones en las oficinas del Servicio de Rentas Internas.
Art. 4.7. Realización de los roles de pago.
Art. 4.8. Elaborar conjuntamente con la Rectora de los presupuestos.
Art. 4.9. Recibir, custodiar y vender especies valoradas en la institución.
CAPÍTULO V
DE LOS PADRES DE FAMILIA
Art. 5.1. Colaborar con el plantel, cuanto a lo material, social, deportivo y cultural.
Art. 5.2. Procurar que la asistencia a clases de su representado sea normal y cumplida.
Art. 5.3. Justificar oportunamente las faltas y atrasos de su representado.
Art. 5.4. Visitar la institución para estar al tanto del hacer educativo de su representado y ofrecer la ayuda oportuna.
Art. 5.5. Cancelar oportunamente las obligaciones con el plantel.
Art. 5.6. Acatar las disposiciones impartidas por los directivos y maestros de la institución.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
UTE – CODEU
PROPAD
Programa para docentes
Encuesta dirigida a padres de familia
Introducción: El cuestionario tiene las finalidades de auscultar el criterio de los padres de familia sobre la organización administrativa y servicio al cliente (estudiantes).
Objetivo: Recopilar información sobre la organización administrativa y servicio al cliente (estudiantes).
Instrucciones: Solicito de la manera más comedida se sirva llenar la presente encuesta, marcando con una X en el lugar de la respuesta que a su criterio es la más conveniente.
Cuestionario:
1. Considera que el Colegio Particular San Pedro Pascual de Bombolí tiene una buena organización en sus departamentos.
Si
No
2. Usted, como Padre de Familia observa un ambiente laboral agradable dentro de la institución?
Siempre A veces Nunca
3. El personal que trabaja en la institución cumple sus funciones a cabalidad?
Siempre A veces Nunca
4. La institución ofrece charlas de motivación a los Padres de Familia y estudiantes en forma periódica?
Si No
5. Los trámites que usted realiza en la institución son entregados en forma oportuna?
Siempre A veces Nunca
6. Los directivos de la institución conducen u coordinan al personal docente en la ejecución de las actividades planteadas.
Si No
7. La Institución educativa cuenta con personal altamente calificado?.
Si No
8. Los docentes que trabajan en la institución son capacitados periódicamente?
Siempre A veces Nunca
9. Considera que actualmente la institución cuenta con crecimiento estudiantil?
Bastante Poco Nada
10. A notado usted que en la institución se controla de forma eficiente y disciplinaria las normas y reglamentos establecidos?
Siempre A veces Nunca
11. Se siente satisfecho con los servicios que ofrece la institución a los estudiantes:
Si No
12. El servicio que ofrece la institución es de:
Buena calidad
Baja calidad
Pésima calidad
13. Cree usted que para ofrecer un buen servicio es necesario mejorar la infraestructura de la institución.
Si No
14. Con que servicios se siente actualmente satisfecho en la Institución.
– Tareas dirigidas
– Laboratorio
– Centro de cómputo
15. Para mejorar la calidad del servicio al cliente es necesario la unión de Padres de Familia – Institución – Maestros y Docentes.
Si No
16. Considera usted que el prestigio de una institución se valora por:
– Años de servicio
– Calidad docente
– Lujosa infraestructura
17. La institución ofrece becas estudiantiles:
Si No
18. Mantener una buena organización administrativa es ofrecer un buen servicio?.
Si No
19. Usted como padre de familia considera que la institución tiene un nivel de excelencia en el servicio que ofrece?
Si No
20. Que otros servicios le gustaría recibir de la institución?
– Audiovisuales
– Seminarios trimestrales
Autor:
Ing. Lucy Esperanza Bravo Sabando
[1] DE ALMEIDA, Mercedes, L,: La Administración una herramienta para los líderes del futuro, Ecuador, Primera edición, Editirial Gráficas Ortega, pág. 3, año 2000.
[2] CHIAVENATO, Adalberto,: INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia, MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, 1998. Pág. 6.
[3] REYES, Agustín, Administración de empresas, México, Primera Parte, Editorial LIMUSA, pág. 28 €“29, año 1987.
[4] CHIAVENATO, Adalberto,: INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia, MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, Pág. 18, año 1986.
[5] DE ALMEIDA, Mercedes, L,: La Administración una herramienta para los líderes del futuro, Ecuador, Primera edición, Editirial Gráficas Ortega, pág. 8, año 2000.
[6] CHIAVENATO, Adalberto,: INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia, MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, Pág. 19-20, año 1986.
[7] ANZOLA, Curso básico de administración de empresas, Colombia, Editorial Mc Graw Hill, pág.34-35, Año 2000.
[8] REYES, Agustín, Administración de empresas, México, Segunda Parte, Editorial LIMUSA, pág. 212, año 1987.
[9] ANZOLA, Curso básico de administración de empresas, Colombia, Editorial Mc Graw Hill, pág.45-48, Año 2000.
[10] CHIAVENATO, Adalberto,: INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, Colombia, MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, Pág. 40, año 1986.
[11] ANZOLA, Curso básico de administración de empresas, Colombia, Editorial Mc Graw Hill, pág.52-56, Año 2000.
[12] INICIACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN GENERAL. Adalberto Chiavenato, MC-GRAW-HILL 658.CH 431-1, Colombia 1998. Pág. 56
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