Cuando la gerencia sólo concentra sus actividades en la búsqueda de precios más bajos simplemente procede a la reducción de costos, descubriéndose que tanto la calidad como la entrega puntual se ven seriamente afectadas por dicha actitud.3
Gestionar los costos en la empresa implica:
1. La planificación de costos destinados a maximizar el margen entre ingresos y costos.
2. La reducción sistemática de costos.
3. La planeación de la inversión por parte de la alta gerencia.
La mejor manera de reducir los costos en la empresa es mediante la detección, prevención y eliminación sistemática del uso excesivo de recursos. Para reducir los costos, deben ejecutarse en forma simultánea siete actividades, de las cuales el mejoramiento de la calidad ocupa el lugar más importante, y las otras seis actividades deben ser consideradas como parte de la calidad del proceso. Las actividades a las que se hace mención son:
1. Mejoramiento de la calidad.
2. Mejoramiento de la productividad.
3. Reducción de inventarios.
4. Acortamiento de las líneas de producción.
5. Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos.
6. Reducción del espacio utilizado.
7. Reducción del tiempo total del ciclo.
8.6.1 Mejoramiento de la calidad
El mejoramiento de la calidad es esencial para dar inicio a la reducción de costos. Mejorar la calidad de los procesos de trabajo genera como resultado una menor cantidad de errores, de productos defectuosos y de repetición del trabajo, acortando de tal forma el tiempo total del ciclo y reduciendo el consumo de recursos, disminuyéndose de tal manera los costos de las operaciones.
Una empresa que pretenda ser competitiva internacionalmente debe fijarse como objetivo lograr un nivel de calidad. De lo que se trata no es sólo de llegar al cliente final con productos exentos de defectos, sino además de generar esos productos "a la primera", lo cual implica procesos productivos con la capacidad de producir bienes y servicios de alta calidad sin necesidad de labores de reprocesamientos e inspecciones.
Los mayores niveles de calidad generan una mayor satisfacción en los clientes y consumidores, y consecuentemente disminuye sus niveles de rotación acompañado ello de un incremento en las ventas a los mismos clientes y a nuevos producto de una mejor publicidad entre ellos. Debe tenerse siempre en cuenta que es mucho más costoso conseguir nuevos clientes que conservarlos, y en segundo lugar que la satisfacción del consumidor suele propalarla este entre tres personas, en tanto que un mal producto o servicio lo llevará a esparcirlo entre diez.
Una mayor calidad contribuye a aumentar el valor marca de los productos y consecuentemente la capacidad de generación de ingresos futuros, con lo cual se puede recompensar en mayor medida a los empleados, directivos, propietarios y proveedores.
8.6.2. Mejoramiento de la productividad
Mejorar los índices de productividad implica generar un mayor volumen de producto con la misma cantidad de insumos, o un mismo volumen con una cantidad de insumos menor. Por insumos se entiende en este caso tanto los recursos humanos, como los equipos y maquinarias, las instalaciones, las materias primas y componentes, la energía y demás servicios públicos. Fijar objetivos de productividad, determinar estrategias y acciones concretas para su logro, y medir los logros obtenidos.
Mejora la productividad implica el mejor y más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, se trate de materiales, maquinarias, instalaciones, mano de obra, y recursos monetarios.
8.6.3. Reducción del inventario
El inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de espera de la producción, genera necesidades de transporte y almacenamiento, y absorbe los activos financieros. Los materiales, trabajos en proceso y productos terminados que ocupan espacio en la fábrica o en los almacenes no generan ningún valor agregado, sino todo lo contrario se desmejora e incluso pueden volverse rápidamente obsoletos.
8.6.4. Acortamiento de las líneas de producción
En las fábricas una línea de producción larga implica la necesidad de un mayor número de personas, mayor cantidad de trabajo en proceso, y un tiempo total del ciclo más prolongado. El mayor número de personas en la línea implica también mayor cantidad de errores, lo que genera menores niveles de calidad, siendo ésta última una cuestión primordial a la hora de reducir costos y satisfacer plenamente al consumidor.
8.6.5. Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos
Maquinarias y equipos con averías dan lugar a tiempos ociosos, incapacidad de cumplir con los plazos de entregas previstos, generación de defectos en los productos, y altos gastos en conceptos de reparaciones, con todo lo que ello implica tanto en materia de satisfacción del cliente, como en los resultados financieros.
Otro factor crítico a la hora reducir los tiempos ociosos de las máquinas es la reducción sistemática de los tiempos de preparación.
Los tiempo ociosos de las máquinas llevan a la producción por lotes, y consecuentemente a mayores niveles de inventarios, con todo lo que ello implica en materia de costos en materia de manipulación, seguridad, seguros, financieros y de costo del espacio físico entre otros. Además la falta de fiabilidad y durabilidad de las máquinas lleva a la generación de stock de seguridad a los efectos de servirse de ellos en caso de anomalías, como la interrupción o mal funcionamiento de determinados equipos.
8.6.6. Reducción del espacio utilizado
Las empresas tradicionales suelen utilizar cuatro veces el espacio que realmente necesitan. La eliminación de bandas transportadoras, el acortamiento de las líneas de producción, la incorporación de estaciones de trabajo separadas dentro de la línea principal de producción, reduce el inventario y disminuye las necesidades de transporte.
Todo ello genera consecuentemente la menor necesidad de espacio, pudiendo utilizarse los espacios sobrantes en la implantación de nuevas líneas, alquilar de ser factible su uso a terceros, o bien eliminar la necesidad de arrendar dichos locales.
Reducción del tiempo total del ciclo o tiempo de espera
El tiempo total del ciclo comienza cuando una empresa paga las materias primas y los diversos suministros y termina sólo cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por los productos vendidos. De tal modo el tiempo de espera representa la rotación del dinero. Un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y rotación de los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de operaciones.
La reducción de los costos de una empresa no es necesario hacer u recorte de personal, sino se trata de implementar un sistemas que nos permita mejor la disminución de los costos, reducción de los inventarios, reducir el tiempo ocio de las maquinas, verificando realmente los procesos de producción o factores que se vea afectados para mejora la eficiencia de la empresa. Esto sin duda es parte importante para hacer una reducción de los costos.
Pero también muchas de las empresa tienen miedo al cambio a implementar un nuevo sistemas que las pueda ser mas competitivas dentro de su mercado tanto interno como externo. Y un ejemplo claro son las empresas Mexicanas que tiene sus precios de costos son muy elevados y no puedan ser competitivas con las empresa coreanas o japonesa que sus costo son muy bajos a un cuando el gobierno cobre impuestos muy altos a sus productos, tienen sus costo bajos para poder competir en otros mercados, con otras marcas.
8.7. Introducción al sistema de costos estándar
En el mundo empresarial moderno se hace indispensable para toda empresa, poseer un sistema que permita hacer una planificación y control de los costos y con ello predecir los resultados, hacer proyecciones a corto y mediano plazo, estudios de rentabilidad, etc., de manera que faciliten la toma de decisiones y la confección de las mejores estrategias de penetración de mercado, especialmente el internacional donde la competencia se hace cada día más ardua y compleja.
El Sistema de Costos Estándar ofrece esa posibilidad, acompañado naturalmente de un adecuado mecanismo contable que alimente óptimamente al sistema, y lo que es más importante: "La concientización de todo aquel que labora con la idea de aprovechar al máximo los recursos disponibles".
8.7.1. Definición del sistema de costos estándar
El Sistema de Costos Estándar es un adecuado instrumento de Planificación y Control, que permite a todos los niveles, planificar, medir y controlar todo tipo de costos en que incurre una organización que posea un sistema de este tipo.
Por otra parte, el sistema permite usar los datos con fines comparativos, y es aquí donde puede utilizarse la técnica "ADMINISTRACIÓN POR EXCEPCIÓN" Dicha técnica no es otra cosa que la determinación de los productos rentables y no rentables, lográndose así que la gerencia concentre su análisis o estudio hacia aquellos procesos donde se están ocasionando costos elevados con la consecuente pérdida, o motivar los procesos cuya rentabilidad sea satisfactoria para la empresa.
8.7.2. Objetivos del sistema de costos estándar
El objetivo fundamental del Sistema de Costos Estándar es suministrar las bases para la toma de decisiones y acciones efectivas a todos los niveles de la empresa; esto se logra, proporcionando los datos indispensables para la planificación y control de los costos.
Características del sistema de costos estándar
En vista de la naturaleza supervisoria para planificar y controlar los costos, el Sistema de Costos Estándar tiene dos (2) características principales:
Suministra un costo estándar para cada producto y cada servicio.
Compara los costos reales con los costos estándar para medir el rendimiento.
La primera característica se cumple, cuando se determina el costo estándar tanto de los productos como de los ser vicios.
La segunda característica no es más que la confrontación entre los costos reales ocurridos contra los costos estándar calculados, a fin de controlar el comportamiento de los costos reales.
Usos del Sistema de Costos Estándar
Control y análisis efectivo de costos.
Pronóstico de costos
Adquisición de los insumos necesarios para la producción.
Planificación de futuras instalaciones.
8.7.3. Requisitos y formas de operar del sistema de costos estándar
Requisitos
Se hace necesario delimitar las áreas de responsabilidad de cada unidad (centro de costos), a fin de poder fijar y determinar los costos incurridos por cada una de ellas. Un centro de costos es una unidad básica de recolección de costos, donde se pueden desempeñar una o más actividades controladas por un supervisor, quien es responsable de los costos allí incurridos.
Se fijan los estándares de materiales y operación necesarios para producir cada uno de los productos.
Se establecen estándares para cada tipo de gasto (Materiales, Mano de obra, Reparaciones y Mantenimiento, etc.) en cada centro de costos.
Partiendo del Plan de Producción y Ventas de la Empresa, se calcula en cada centro de costos la cantidad de producción a obtener o de servicios a prestar en promedio mensual (volumen normal).
Se calculan los precios unitarios de los materiales y servicios comprados a terceros, necesarios para la obtención de lo deseado.
Al final, después de procesados todos los datos en un proceso revisión general, el costo estándar de fabricación es calculado para cada producto en cada línea de producción y se establecen valores promedio de inventarios (costo normaliza do) que sustituyen a los del período anterior; las diferencias que se generen entre los valores de un período, con respecto al otro, son registradas en una cuenta de variación (variación por revalorización), la cual, junto a otras cuentas de variaciones, afectan al Estado de Resultado.
También el proceso revisión general muestra al final, los costos estándar de los servicios internos de Planta; estos costos estándar se convierten al mismo tiempo en "Precio de Venta", en la relación "Comprador-Vendedor", es decir, el costo estándar de un servicio es el precio de venta unitario cuando el centro de costos comprador hace uso de él, independientemente de los costos reales del centro de costos vendedor.
Formas de Operar
Con los datos suministrados en el proceso de revisión general y en los Registros Contables mensuales, el sistema opera en la forma siguiente:
Se desarrollan presupuestos variables de operaciones para cada centro de costos. El presupuesto variable es el resultado de dividir la producción o servicio real entre el volumen normal, multiplicado por el presupuesto original en un mes dado, y por tanto, estos cambian de un período a otro de acuerdo al nuevo nivel de producción o servicio.
Se mide el rendimiento de cada centro de costos comparando él presupuesto variable generado con lo realmente gastado. Si aparece alguna diferencia entre estos, se le llama Variación por Uso.
8.8. Presupuesto flexible
El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos en las ventas; esta posible efectuación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos.
Todos los gastos incurren debido a: A) al transcurso del tiempo, B) a la producción o actividad productiva o, C) a una combinación de tiempo y producción o actividad. Si esto es razonable en un negocio, puede darse al os gastos una formulación matemática mediante la cual puedan calcularse los planes para la planificación y el control de los mismos.
La aplicación de este concepto significa que:
Deben identificarse los gastos en cuanto a sus componentes fijo y variable, cuando se relacionan con la producción o la actividad productiva.
Los gastos deben relacionarse razonablemente con la producción o actividad productiva.
La producción debe medirse en forma segura.
Las fórmulas de los presupuestos flexibles deben ser periodos específicos de tiempo, o para una escala específica y relevante de producción.
Para los fines de la planificación y el control, deben desarrollarse fórmulas de presupuestos flexibles por cada renglón de gasto en cada centro de responsabilidad dentro de una empresa.
Los presupuestos flexibles de gastos se apoyan fundamentalmente en el concepto de la variabilidad de los gastos, el cual se enfoca sobre el efecto que tienen en los mismos, el transcurso del tiempo y la producción o actividad productiva.
En parte de que algunos gastos son partes fijos y en parte variables, los gastos se clasifican en tres categorías generales.
1. Gastos fijos.
2. Gastos variables.
3. Gastos semivariables.
La necesidad de un presupuesto flexible puede ser sencillamente ilustrada como sigue. El dueño de un automóvil sabe que entre mas lo use por año, mas le cuesta operarlo; también sabe que entre mas use su vehículo, menor es el costo por kilómetro o milla recorrida.
La razón para esto radica en la naturaleza de los gastos, algunos de los cuales son fijos mientras que otros son variables o semivariables.
Seguros impuestos, registro oficial y garaje son costos fijos, los cuales permanecen lo mismo ya sea operado 1,000 o 20,000 millas. Los costos de llantas, gasolina, aceite y reparaciones son variables dependen en gran parte de las millas recorridas.
La obsolescencia y la depreciación resultan en un tipo de costo semivariable, el cual fluctúa en algún grado, pero no directamente con el uso del vehículo.
El costo por milla de operación del automóvil depende del número de millas manejadas.
Este millaje constituye la base para juzgar la actividad del automóvil. Si el dueño prepara un estimado de los costos totales y compara sus gastos reales, al final del año, con lo que ha presupuestado, aun así no puede decir que éxito ha tenido en mantener sus gatos dentro de los límites permitidos sin llevar una contabilidad para el factor del millaje recorrido.
El principio fundamental de un presupuesto flexible es la necesidad de alguna norma de erogaciones para un volumen dado de negocios, la cual debe ser conocida por anticipado para proporcionar una guía a las erogaciones reales. Reconocer este principio es aceptar el hecho de que cada negocio es una entidad dinámica, siempre cambiante y nunca estética.
Es erróneo, si no inútil, esperar que un negocio se ajuste a un patrón fijo, preconcebido. La preparación de presupuestos flexibles resulta en la construcción de una serie de formulas, una para cada departamento. Cada serie a su vez, tiene una formula para cada cuenta en el departamento o centro de costos.
La predeterminación del gasto total fijo y de la tasa variable como también de la subsiguiente aplicación de la tasa al nivel de actividad realmente experimentada, hace posible calcular las erogaciones permisibles para el volumen de actividad alcanzado. Estas cifras presupuestarias son comparadas con los verdaderos costos, lo que hace posible un control mas estrecho de la actuación por parte del jefe departamental que en el caso de las asignaciones basadas en un presupuesto fijo.
La comparación de fin de periodo se usa para medir el desempeño de cada jefe de departamento. Es seta comparación, fácilmente lograda, la que hace del presupuesto flexible un instrumento valioso para el control de costos.
El presupuesto flexible ayuda en la evaluación de los efectos de volúmenes variantes de actividad en las ganancias y en la posición de la caja.
Objetivos
Ambos, el presupuesto fijo y el presupuesto flexible, suministran a la gerencia la información necesaria para alcanzar los principales objetivos del control presupuestario, mediante:
A) Un procedimiento organizado de planificación.
B) Un medio para coordinar las actividades de las varias divisiones de un negocio.
C) Una base para el control de los costos.
8.9. Presupuesto público y privado
Aún a la fecha, se elaboran los presupuestos públicos con base en la idea del control, de gastos; los gobiernos hacen primero una estimación de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades públicas, y después planean la forma en que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que habrán de provenir de la recabación de impuestos, de la obtención de empréstitos y como último recurso de la emisión de papel moneda, que necesariamente ocasionaría inflación.
Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para, sobre esta base, predeterminar su distribución o aplicación más compleja y difícil de solucionar.
Entonces la diferencia entre la presentación del control presupuestario gubernamental y el privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Tradicionalmente las compañías económicas privadas, tienen como fin primordial el logro de utilidades. La concepción actual de empresas industrial, incluye como importante, además de la búsqueda de utilidades, otros factores, entre ellos, un superior beneficio social, al procurar la satisfacción adecuada de las necesidades de la región en que ésta se desarrolle, una mejor distribución de la riqueza.
Las entidades gubernamentales sin embargo, no deben en caso alguno tener la obtención de utilidades, sus funciones consisten básicamente en satisfacer las necesidades públicas de la mejor manera posible, con el fin de lograr la estabilidad económica del país cuya administración les ha sido encomendada.
En lo que se refiere a las utilidades o pérdidas en una entidad particular, se les denomina faltante o sobrante en una entidad pública.
8.10. El Presupuesto de producción
Una vez que ha sido elaborado el presupuesto de ingresos se procede a trabajar el presupuesto de producción o el de compras según sea una empresa industrial o comercial. Dicho presupuesto es sumamente importante ya que de este se derivarán una serie de parámetros para todos los demás presupuestos que se elaborarán posteriormente.
Toda vez que ventas ha efectuado sus estudios de mercado, el estudio del entorno externo y el análisis interno, con los objetivos y las metas fijadas y determinado la demanda a cubrir se presentará el presupuesto al comité presupuestal para que producción determine la posibilidad de cubrir con los requerimientos y elabore su propio programa.
Los planes de ventas, producción y las políticas de inventarios deben estar coordinados para lograr una combinación adecuada entre el volumen de producción y el costo de la misma (lotes económicos). Observe el diagrama 5-1
"Un plan de producción entraña a su vez, el desarrollo de políticas sobre los niveles eficientes de producción, uso de las instalaciones fabriles y niveles de los inventarios (artículos terminados y producción en proceso)"
Dependiendo de este programa de producción se fijará por ejemplo; la mejor temporada para otorgar las vacaciones y los cursos de capacitación, el período en que se requerirá de personal eventual o del pago de horas extras, la necesidad de ampliar el mercado para utilizar capacidad de producción excedente, o por el contrario el fraccionamiento del mercado por falta de capacidad productiva para cubrirlo, etc.
Existen diferentes criterios respecto al manejo de la capacidad productiva en las industrias de transformación, intervienen muchas veces no sólo la capacidad instalada y utilizada de la planta sino también el tipo de proceso de fabricación, la tecnología aplicada, y hasta el estilo de la gerencia.
Básicamente se cuenta con dos tendencias respecto al manejo de la capacidad productiva, por un lado se puede fabricar sólo lo que se necesita para cubrir el mercado y mantener una existencia preestablecida en inventarios, (presupuesto de producción flexible) y por otro lado se puede fabricar a un ritmo constante, continuo, manteniendo al personal siempre en un ritmo de trabajo establecido (presupuesto de producción rígido) permitiendo que en el inventario exista un movimiento hacia arriba o hacia abajo según sea la temporalidad de las ventas.
Existe una reciprocidad en el manejo de los inventarios y de la producción en donde si se elige trabajar con producción flexible se tiene que predeterminar el inventario requerido lo que constituiría un inventario rígido, en tanto que si se desea que la producción sea rígida entonces el inventario se comportará de una manera flexible para absorber o cubrir según sea el caso el diferencial entre lo producido y lo vendido.
El control presupuestario
El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.
La presupuestación y el control son por tanto procesos complementarios dado que la presupuestación define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecución (medios), mientras que la característica definitoria del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar de forma metódica y regular.
El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por tanto, va mucho más allá de la mera localización de una variación.
La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones:
Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.
Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programación, un defecto en la ejecución o a ambas razones.
Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.
Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender.
UNIDAD IX:
Control de la gestión financiera
9.1. Gestión financiera
En la actividad de cualquier empresa de negocios, las funciones de planificación, análisis y control financiero adquieren una importancia crucial, constituyéndose en elemento esencial para el éxito y la supervivencia de la entidad.
Las últimas décadas han sido testigo de considerables cambios en el papel de la función financiera de la empresa, cuyo ámbito e implicaciones han sufrido un continuado proceso de transformación. Sin ninguna duda, existe una inevitable y valiosa interacción entre las decisiones de carácter financiero y el resto de las funciones y actividades empresariales: diseño e investigación de productos y/o servicios, procedimientos y sistemas de fabricación, marketing, recursos humanos, análisis económico-financiero, definición de sistemas de comunicación, relaciones con el entorno, etc.
Un adecuado proceso de planificación, gestión y control financiero de las empresas exige, como elemento imprescindible, unos niveles suficientes de información que favorezcan un profundo conocimiento de su realidad económica y evidencien su verdadera situación económico-financiera, facilitando el proceso de adopción de decisiones de inversión, de crédito o similares más acertadas, con un menor grado de incertidumbre y de riesgo.
De esta forma, el diseño y explotación de un correcto sistema de información empresarial se convierte en uno de los factores claves para el éxito o fracaso de las unidades económicas, así como para la eficacia de sus dirigentes, máxime considerando la creciente complejidad de la moderna gestión empresarial, derivada de la frecuente expansión y diversificación de sus actividades, la dispersión geográfica, la volatilidad de los tipos de interés, la proliferación de instrumentos y productos financieros, la importante y permanente revolución del mercado internacional de capitales o la continua innovación tecnológica, lo que exige una mejor utilización de los recursos humanos y económicos y una importante dosis de creatividad.
La gestión financiera esta íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza en un alto grado la consecución de las metas fijadas por los creadores, responsables y ejecutores del plan financiero.
Antes de establecer parámetros para analizar el control de la gestión financiera, es necesario dirimir las diferencias entre gastos, pago e inversión.
Gasto: El gasto es un concepto de la contabilidad, que se refiere él mismo, básicamente, a aquellos conceptos relacionados con la adquisición de bienes y servicios para su consumo, sea en el proceso de producción o para terceros, y relacionados con la actividad que la empresa realiza.
Pago: El pago es una salida de tesorería. En cambio, hay pagos que no corresponden a gastos ni costos, como la devolución del principal de un préstamo, por ejemplo.
La diferencia entre gasto y pago es similar a la que existe entre ingreso y cobro. En cambio, el ingreso es consecuencia, principalmente, de las ventas que realiza la empresa.
Inversión: Se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora al proceso de producción de la empresa y que permanece en ella para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Por ejemplo, la maquinaria adquirida por la empresa para participar en el proceso de producción.
9.2. Control de la gestión financiera
El control de gestión financiera requiere de una interpretación amplia en torno a los elementos básicos que intervienen en este proceso, por un lado se tiene que el control parte de un objetivo definido dentro de parámetros de alcance de logros, y por el otro, el control exige técnicas específicas para llevarlo a cabo de una manera efectiva dentro de un contexto organizacional concreto. Lo primero lo define un determinado marco de planificación y lo segundo la sistematización operativa del control.
9.2.1. Control de costos financieros
Costo es la medida, en términos monetarios, de los recursos utilizados para conseguir un objetivo determinado. Tres ideas importantes están incluidas en esta definición:
La primera idea y fundamental es que el «costo mide el consumo de los recursos». Los elementos de costo que producen bienes tangibles o servicios intangibles son cantidades físicas de material, horas de mano de obra, cantidades de otros recursos. El costo mide qué cantidad de recursos se han utilizado para un propósito determinado.
La segunda idea es que la medida del costo se expresa en términos monetarios.
Tercera idea: La medida de los costos siempre se relaciona con algún propósito u objetivo. Estos propósitos incluyen: productos, centros de costo, proyectos o cualquier «cosa» o «actividad» para la cual se desee una medida monetaria del consumo de los recursos.
El comportamiento de los costos financieros puede ser explicado por los motivos de: inversión Total neta, estructura de financiación y pasivo ajeno oneroso.
El control de los costos financieros implica un control de los recursos invertidos en las áreas funcionales, un control de La estructura de financiación y de los tipos de interés.
Al analizar todos estos componentes se puede tener una visión mucho más clara de la importancia que tiene un control efectivo de la parte financiera de las empresas, ya que de una forma u otra esta es la que garantiza la consecución de los objetivos que se establecen en un inicio y por ende los que avalan la firmeza de la organización.
9.2.2. Análisis del modelo costo-volumen-beneficio (C-V-B):
Es un modelo de estimación del beneficio dados diferentes niveles de output. El objetivo del modelo C-V-B (costo-volumen-beneficio) es establecer qué sucede con los resultados financieros si un determinado nivel de actividad fluctúa. El modelo (costo-volumen-beneficio) está basado en las relaciones entre ingresos por ventas, costos y beneficios en el corto plazo, entendiéndose por corto plazo aquel en el cual el volumen de actividad estará en consonancia con la capacidad de producción instalada.
La ecuación matemática del modelo C-V-B es:
B= (PV-G.V.U.)N-GF
B = Beneficio
PV =Precio de venta unitario
G.V.U.= Gasto variable unitario
N = Número de unidades vendidas = Número de unidades producidas.
GF = Gastos fijos totales
9.2.3. Margen de Contribución
Los costos diferenciales de producir una unidad más son los costos variables. El ingreso diferencial de vender una unidad adicional será el precio de venta neto que se pueda obtener por dicha unidad. El beneficio diferencial de producir y vender una unidad más será la diferencia entre el precio de venta de la unidad y su gasto variable.
M.C.U.=P.V.-G.V.U.
• PV = Precio de venta unitario
• G.V.U. = Gasto variable unitario
9.2.4. Margen de Contribución Total
El margen de contribución total de un determinado número de unidades es el producto de multiplicar este número de unidades por el margen de contribución unitario.
B= M.C.T.=(M.C.U.)N-GF Margen de contribución total
N = Nº de unidades
9.2.5. Análisis patrimonial y financiero
El análisis patrimonial y financiero de la empresa, es el primer paso del control de la gestión financiera, a través del análisis de los estados financieros y permite evaluar aspectos tales como la capacidad de pago de deudas, la independencia financiera, la capitalización o la eficiencia en la utilización de los activos.
Esto es preciso para que la empresa no tenga problemas de liquidez y pueda atender sus pagos. Este problema se agrava cuando el activo circulante es menor que el exigible a corto plazo, ya que el fondo de maniobra (activo circulante menos exigible a corto plazo) es negativo, lo que se denomina suspensión de pagos técnica o teórica. Cuando se desea mejorar esta situación, hay que tomar medidas para reducir las deudas a corto plazo, tales como:
Ampliar capital
Reconvertir la deuda a corto plazo en deuda a largo plazo.
Cuando los capitales propios son negativos, situación que se produce si las pérdidas acumuladas superan al capital y reservas, se dice que la empresa está en una situación de quiebra técnica. Esta problemática puede evitarse si la empresa amplía su capital a tiempo, y toma medidas efectivas para poder generar beneficios.
9.3. Análisis de los estados financieros
9.3.1. Razones o índices financieros
El método más conocido, para la toma de decisiones y el control financiero en la empresa, es el análisis de estados financieros, los cuales presentan los resultados de las operaciones, los flujos de efectivo y la situación financiera de una entidad, y están representados por el Estado de Resultados (ganancias y pérdidas), el Estado Flujo del Efectivo (flujo de caja) y el Balance General.
Con estos estados financieros se pueden elaborar las razones financieras que pueden servir para tomar decisiones racionales, en relación con los objetivos de la empresa. El propósito de la empresa no es solo el control interno, sino también un mejor conocimiento de lo que los proveedores de capital buscan en la condición y el desempeño financieros.
Entonces, el tipo de análisis varía de acuerdo con los intereses específicos de la parte involucrada los acreedores del negocio están interesados principalmente en la liquidez de la empresa. Sus reclamaciones o derechos son de corto plazo, y la capacidad de una empresa para pagarlos se juzga mejor por medio de un análisis completo de su liquidez. Por otra parte, los derechos de los tenedores de bonos son de largo plazo. Por eso mismo, están más interesados en la capacidad de los flujos de efectivo de la empresa para dar servicio a la deuda en el largo plazo.
Aparte de utilizar razones, o índices, que relacionan datos financieros entre sí, para evaluar la situación y desempeño financieros de una empresa, también se utiliza una combinación de estos índices en modelos más elaborados que permiten controlar o medir el desempeño.
Los estados financieros se preparan a una fecha dada, como es el caso del Balance General, o para un período determinado, como es el caso de los otros dos. Esto, aún cuando sean presentados en forma comparativa para los dos últimos periodos, no deja de ser una limitación importante, ya que es un poco difícil evaluar, interpretar o hacer algún tipo de planificación financiera, solamente con los diferentes rubros o partidas contenidas en ellos.
Para salvar esta situación o limitación, el analista financiero recurre a las razones o índices financieros. Algunos analistas, dependiendo del tipo de estudio que desee hacer, pueden recurrir incluso a análisis de tipo estadístico, para lo cual requiere el empleo de medias, medianas, modas, desviaciones típicas, probabilidades, y otras herramientas de estadística.
Las razones o índices financieros no son mas que relaciones que se establecen entre las cifras de los estados financieros, para facilitar su análisis e interpretación. A través de ellas, se pueden detectar las tendencias, las variaciones estacionales, los cambios cíclicos y las variaciones irregulares que puedan presentar las cifras de los estados financieros.
Dependiendo de la orientación que se dé al cálculo de las razones financieras, éstas se pueden dividir o agrupar en cuatro grandes grupos (liquidez, apalancamiento, actividad, y rentabilidad).
9.3.2. Razones de liquidez
Miden la capacidad de la empresa para satisfacer o cubrir sus obligaciones a corto plazo, en función a la tenencia de activos líquidos, mas no a la capacidad de generación de efectivo. Algunos ejemplos de este tipo de razones son las siguientes:
Capital de trabajo neto: representa la inversión neta en recursos circulantes, producto de las decisiones de inversión y financiamiento a corto plazo.
Capital de trabajo = Activo Circulante menos Pasivo Circulante
Razón circulante: mide el número de unidades monetarias de inversión a corto plazo, por cada unidad de financiamiento a corto plazo contraído; por ejemplo, una razón circulante de 1,5, implica que por cada unidad de financiamiento a corto plazo, se tienen una y media unidad monetaria en inversión a corto plazo.
Razón circulante = Activo Circulante ÷ Pasivo Circulante
Prueba o razón ácida: se deriva de la anterior, ya que a la inversión a corto plazo se le extrae el inventario, por considerarse un activo muy poco líquido. Mide entonces el número de unidades monetarias en inversión líquida por cada unidad monetaria de pasivo a corto plazo.
Prueba ácida = (Activo Circulante — Inventarios) ÷ Pasivo Circulante
Prueba súper ácida: es similar a la anterior, pero hace la consideración especial de que en el activo circulante pueden estar incorporados, además del inventario, algunos elementos que no son lo suficientemente líquidos para ser realizados en un momento de apremio. Por lo tanto, considera directamente solo aquellos activos de reconocida liquidez. Mide el número de unidades monetarias en activos efectivamente líquidos, por cada unidad monetaria de deuda a corto plazo.
Prueba súper ácida = (Efectivo y Equivalente de efectivo + Cuentas por cobrar) ÷ Pasivo Circulante
9.3.3. Razones de apalancamiento
Miden el grado o la forma en que los activos de la empresa han sido financiados, considerando tanto la contribución de terceros (endeudamiento) como la de los propietarios (patrimonio). Son ejemplos de este tipo de razones las siguientes:
Razón de Endeudamiento: mide la proporción de la inversión de la empresa que ha sido financiada por deuda, por lo cual se acostumbre presentar en forma de porcentajes. Por ejemplo, una razón de endeudamiento de 0,4 indica que el 40% del total de la inversión (activos totales) ha sido financiada con recursos de terceros (endeudamiento).
Endeudamiento = Total Pasivo ÷ Total Activo
Razón de Apalancamiento Externo: mide la relación entre la utilización del endeudamiento como mecanismo de financiamiento y la utilización de los fondos de los propietarios. Indica cuantas unidades monetarias han venido de afuera del negocio, por cada unidad monetaria provista por los propietarios.
Apalancamiento externo = Total Pasivo ÷ Total Patrimonio
Razón de Apalancamiento Interno: representa exactamente lo opuesto a la anterior; es decir, cuantas unidades monetarias han sido aportadas al financiamiento de la inversión por los accionistas, por cada unidad monetaria tomada de terceros.
Apalancamiento interno = Total Patrimonio ÷ Total Pasivo
9.3.4. Razones de actividad
Evalúan la habilidad con la cual la empresa (o la gerencia) utiliza los recursos de que dispone. Las más conocidas son las siguientes:
Días de Inventarios: hipotéticamente evalúa cuántos días podría operar la empresa sin reponer sus inventarios, manteniendo el mismo nivel de ventas.
Días de inventario = (Inventarios x 360) ÷ Ventas
Rotación de Inventarios: también hipotéticamente, indica el número de veces en que, en promedio, el inventario ha sido repuesto.
Rotación de inventarios = Ventas ÷ inventarios
Tanto en los días de inventario, como en la rotación de los mismos, la partida de Ventas puede ser sustituida por Costo de Ventas.
Días de cuentas por cobrar: también conocido como días de ventas en la calle, porque representa, en promedio, el número de días que la empresa está tardando en recuperar sus ventas.
Días de cuentas por cobrar = (Cuentas por cobrar x 360) ÷ Ventas
Rotación de Cuentas por Cobrar: indica el número de veces en que, en promedio, han sido renovadas las cuentas por cobrar.
Rotación de cuentas por cobrar = Ventas ÷ cuentas por cobrar
Tanto en los días de Cuentas por Cobrar, como en la rotación de las mismas, la partida de Ventas puede ser sustituida por Ventas a Crédito.
Rotación de Cuentas por Pagar: indica el número de veces en que, en promedio, han sido renovadas las cuentas por pagar.
Rotación de cuentas por pagar = Compras ÷ cuentas por pagar
9.3.5. Razones de rentabilidad
Miden la capacidad de la empresa para generar utilidades, a partir de los recursos disponibles. Por esta definición, la mayoría de ejemplos tienen que ver con la relación de la utilidad neta con ciertos elementos de los estados financieros.
Margen de utilidad bruta: mide, en forma porcentual, la porción del ingreso que permitirá cubrir todos los gastos diferentes al costo de ventas (Costos Operativos, Costo Integral de Financiamiento, Impuesto sobre la Renta, etc.).
Margen de Utilidad Bruta = (Ventas — Costo de Ventas) ÷ Ventas
Margen de utilidad en operaciones: en las finanzas modernas, este es uno de los indicadores de mayor relevancia, porque permite medir si la empresa está generando suficiente utilidad para cubrir sus actividades de financiamiento.
Margen de Utilidad en Operaciones = Utilidad en Operaciones ÷ Ventas
Margen de utilidad neta: mide el porcentaje que está quedando a los propietarios por operar la empresa.
Margen de Utilidad Neta = Utilidad Neta ÷ Ventas
Rendimiento sobre Activos: da una idea del rendimiento que se está obteniendo sobre la inversión. También se conoce este indicador como Basic Earning Power (capacidad para generar utilidades); ROA (return On assets); y ROI (Return On Investment).
Rendimiento sobre Activos = Utilidad Neta ÷ Total Activos
(Basic Earning Power o ROA o ROI)
Rendimiento sobre el Patrimonio: mide la rentabilidad que están obteniendo los inversionistas. También se le conoce como ROE (return on equity).
Rendimiento sobre Patrimonio (ROE) = Utilidad Neta ÷ Patrimonio
Rendimiento sobre el Capital Empleado (ROCE): este indicador mide la rentabilidad de la capitalización, por lo que tiene una gran relación con el Valor Económico Añadido (EVA).
ROCE = Utilidad Neta ÷ (Patrimonio + Deuda a largo plazo)
Adicionalmente a los índices antes mencionados (los más empleados), se utilizan análisis con base en una combinación cuales los más conocidos son el Sistema Dupont y el Análisis Discriminante.
9.3.6. Sistema Dupont
El sistema Dupont, utilizado por multinacional y multidivisional Dupont, y de aplicación generalizada en otras organizaciones, tiene como base la interrelación de ciertos índices financieros de una empresa, genera el índice que mide su capacidad para generar utilidades.
Sistema Dupont
Como puede observarse, el sistema lo que hace es combinar, por una rama, los rubros que conforman el Estado de Resultados y por la otra rama, los elementos que componen la parte de Inversión (activo) del Balance General.
Esto hace posible que, mediante aplicación de las fórmulas de los índices o razones financieras éstos se vayan calculando de una manera visual, lo cual da una idea más clara de s medida. El Sistema Dupont, una poderosa herramienta de planificación.
Otra aplicación de este sistema es la del control de empresas multidivisionales o descentralizadas. Cada división se maneja como un centro de utilidad, con el manejo propio de activos fijos y circulantes además de las inversiones corporativas. De igual manera, el Rendimiento sobre la Inversión (Roi, Return of investment) se mide a través de las utilidades operativas. Se utilizan los activos totales para tener la ventaja de evitar las diferencias por depreciación de activos, ya que se incluyen las reservas por depreciación y el monto de activos fijos netos ocasionando que el ROI sobre los activos netos sea más alto mientras más antiguos sean los activos fijos. En sí, "si el ROI de una división disminuye por debajo de una cifra meta, la corporación centralizada colabora con la división a través del sistema Dupont para determinar la causa de que el ROI sea inferior a lo normal".
Modelo DuPont (Aplicaciones)
El modelo se puede utilizar por el departamento de compras o por el departamento de ventas para examinar o demostrar porqué un ROA (Retun on Assets = Rentabilidad sobre activos) dado fue ganado.
Comparar una firma con sus colegas.
Analizar los cambios en un cierto plazo.
Enseñar a la gente una comprensión básica de cómo pueden tener un impacto en los resultados de la compañía.
Mostrar el impacto de la profesionalización del proceso de compra.
Pasos en el Modelo DuPont: Proceso
Recoger los números del negocio (del departamento de finanzas).
Calcular (utilice una hoja de cálculo).
Sacar las conclusiones.
Si las conclusiones parecen poco realistas, compruebe los números y recalcúlelos.
Fortalezas del Modelo DuPont: Beneficios
Simplicidad. Una herramienta muy buena para enseñar a gente una comprensión básica de cómo pueden tener un impacto en los resultados.
Puede ser ligado fácilmente a los esquemas de remuneración.
Puede ser utilizado para convencer a la gestión que ciertas medidas tienen que ser llevadas para profesionalizar las funciones de compras y/o ventas. Es a veces mejor observar en su propia organización primero. En lugar de de buscar tomas de posesión de otras compañías para compensar la falta de rentabilidad aumentando el volumen de ventas e intentando lograr sinergias.
Limitaciones del análisis DuPont: Desventajas
La información contable, no es básicamente confiables.
No incluye el costo de capital.
Supone que los números de la contabilidad son confiables.
9.3.7. Análisis discriminante
El análisis discriminante, es una metodología a través de la cual, mediante la comparación y estudio de razones de la empresa o de diferentes empresas, se pueden derivar combinaciones lineales de Modelo de Evaluación c Quiebras ciertos patrones que permiten clasificar o discriminar a las empresas o algunas áreas de la empresa, en categorías de mayor a menor calidad del fenómeno que se está considerando. Una de las utilizaciones más conocidas de este análisis es método de predicción de quiebras, desarrollado en 1968 por Edward Altman (Financial Ratios, Discriminant Analysis and the prediction of Corporate Bankruptcy – Journal of Finance Sept. 1968 – pp. 589-609), sin embargo también se han desarrollado modelos para evaluación de proyectos de inversión, evaluación de cartera y política de créditos, entre otros.
El concepto radica en determinar valores de ciertos índices en una "población" dada, y posteriormente establecer una relación de estos valores con una recta, para lo cual se obtienen coeficientes típicos. La sumatoria de los valores promedios, multiplicados por los coeficientes, da un valor en la recta (Z). Dependiendo del valor obtenido, se podrá definir de cómo califica la empresa analizada (excelente, buena, regular, mala, etc.) del fenómeno que se esté analizando.
Modelo de Evaluación de Quiebras
En el modelo de Evaluación de quiebras de Edward Altman, aplicado al medio venezolano, se puede afirmar que si:
Otra aplicación del análisis discriminante el Modelo de Evaluación de Créditos, diseñado por el autor para medir la calidad de un solicitante de crédito ante una empresa fabricante o distribuidora de productos masivos. La idea es tener, además de las herramientas normales a análisis de crédito, un indicador que complete la evaluación y permita tomar una decisión sobre una mejor base.
Este modelo parte de la obtención de un valor de Z, a partir de dos variables: la razón circulante (X1) y la razón de apalancamiento interno (X2)
Es importante reafirmar lo dicho al inicio, un índice aislado es tan inútil como los estados financieros mismos, porque es puntual. Es necesario calcularlos para una serie de años, que permitan determinar promedios y tendencias; y si se pueden comparar con diferentes empresas del mismo o similar ramo que el de la analizada, serían mucho más útiles. De igual forma, es importante alertar que con la reexpresión de estados financieros, hay que asegurarse que los estados financieros analizados estén en la misma moneda, es decir en moneda constantes; porque de no ser así, se pierde su comparabilidad.
Esta recomendación es muy importante porque en Venezuela se carece de Índices financieros de referencia que puedan servir de comparación con aquellos obtenidos por la empresa que se esté analizando. Si se tiene este tipo de información, con solo obtener uno, sería suficiente para compararlo contra el estándar; pero no existiendo este, se hace necesario establecer series, para evaluar su comportamiento.
Otra recomendación importante es la fuente de la información contable. Los estados financieros que se utilicen deben estar expresados en una moneda única, preferiblemente reexpresados para corregir los efectos de la inflación. De no poderse lograr este tipo de información, es preferible utilizar estados financieros históricos, que por lo menos mantienen el principio contable del costo.
9.3.8. Otros tipos de análisis
Análisis Vertical (Estático): Determina la importancia relativa de cada uno de cada uno de los renglones del estado financiero que se esté analizando. Por ejemplo, cuando en un Estado de Resultados se determina cuál es el margen de utilidad bruta, de utilidad en operaciones y de utilidad neta, lo que se está haciendo en un análisis vertical, por cuando estamos estableciendo cuánto representa cada uno de estos renglones del total de los ingresos o de la venta. En este mismo orden de ideas, cualquiera de los estados financieros puede ser representado en términos relativos. En resumen, el análisis vertical o estático es aquel se hace sobre un estado financiero en particular.
Análisis Horizontal (Dinámico): Establece las variaciones relativas de los estados financieros que se estén comparando. En este caso, no se habla de un estado financiero en particular, sino varios estados financieros. En análisis horizontal o dinámico consiste entonces en el análisis conjunto de dos o más estados financieros, para estudiar la evolución de sus partidas a lo largo del tiempo. Por ejemplo, cuando se dice que las ventas en 2003 se redujeron en un 5% con relación a las ventas de 2002, se está hablando de este tipo de análisis. Las razones de crecimiento mencionadas antes, hacen uso del análisis horizontal.
9.4. El costo de capital y la gestión financiera
Los costos financieros se relacionan con fondos utilizados por la empresa para financiar todos los elementos empleados en el proceso productivo, que se caracterizan, en algunas ocasiones, por su larga permanencia dentro de una empresa, como puede ser una maquinaria o cualquier otro elemento del activo material.
Los costos financieros son considerados como una variable fundamental del análisis económico, por lo que se puede considerar como un elemento básico para la planificación y selección de inversiones y desinversiones.
El objetivo que se persigue con la Contabilidad de Costos, es la obtención del cálculo del costo total de un proceso productivo y la determinación de márgenes y resultados. La no consideración de los costos de los recursos financieros originaría un resultado no real, de ahí la necesidad de la consideración de estos costos financieros como un factor más de la producción.
Se debe diferenciar entro dos tipos de fuentes financieras: fondos propios, procedentes de aportaciones al capital o de la propia autofinanciación de la empresa y fondos ajenos procedentes de terceros.
En el tratamiento del costo financiero existe una diferencia muy marcada entre la Contabilidad de Costos y la Externa. Esta diferencia se centra en que en el ámbito externo no se considera un gasto de financiación la remuneración de los capitales propios, debido a que no supone transacciones económicas entre la empresa y el entorno, de ahí que no sea considerado como factor de costo.
La determinación del costo de capital dependerá de la estructura financiera de la empresa o mezcla de capitales, de la política de dividendos y del riesgo global empresarial.
La consideración de que los recursos financieros, tanto propios como ajenos suponen un costo para la empresa, los equipara con el resto de los factores de costos. De esta forma, se incluye en la Contabilidad de Costos, el consumo de los recursos financieros inmovilizados en la empresa, independientemente de su origen, computando los costos financieros explícitos, cuando se habla de recursos ajenos, y los costos financieros implícitos, que se corresponden con los recursos propios
Para la determinación cuantitativa de los costos financieros es necesario el estudio de tres variables: la base de cálculo, es decir, la cantidad de fondos utilizados por la empresa, de la cual se quiere conocer el costo; el tiempo que los fondos se utilizan en la empresa y el tipo de interés de dichos fondos en base al tiempo transcurrido.
En el estudio del costo de capital es necesario diferenciar entre cada una de las diferentes formas de financiación, para la determinación de un costo medio ponderado en base a la estructura financiera de la empresa y al riesgo que ésta puede soportar en función del porcentaje de participación de recursos propios y ajenos.
El Costo de capital se puede considerar como el precio que se paga a los proveedores de fondos de la empresa por la utilización de los mismos y por el riesgo que asumen al prestarlo. Se puede entender como la rentabilidad que exigen determinados grupos económicos al prestar dinero a la empresa, teniendo en cuenta el riesgo que soportan y el paso del tiempo sobre el capital invertido.
En la búsqueda del capital, por parte de la empresa, se encuentran dos corrientes monetarias de signo contrario, una de ellas es el ingreso que la empresa va a recibir como consecuencia de prestarla fondos, y otra tiene signo negativo, como consecuencia de la remuneración que pagará por la obtención de dichos fondos en concepto de intereses y la devolución del capital a aquellas personas que se lo han prestado.
9.5. Inversión total neta y estructura financiera de la empresa
9.5.1. Inversión total neta y estructura financiera de la empresa
El capital es el stock acumulado de bienes de producción duraderos, mientras que la inversión, fija el gasto por periodo de tiempo que se utiliza para mantener o aumentar el stock de capital.
La inversión se puede dividir en distintos tipos:
1. En función de los bienes en los que se materializa:
a. Inversión Fija: Inversión en planta y equipo.
b. Inversión en existencias: Volumen de materias primas, productos no terminados y terminados no vendidos.
2. En función de que suponga un incremento neto del stock de capital:
a. Inversión Bruta: La inversión total realizada.
b. Inversión Neta: La que produce un incremento en el stock de capital.
La inversión neta total, es el desembolso realizado (inversión bruta) descontada de la amortizaciones aplicables a la inversión, o se es la inversión bruta menos la depreciación de los activos fijos. La diferencia entre la inversión bruta y neta es la depreciación.
9.5.2. Estructura financiera de la empresa
La estructura financiera de la empresa es algo inherente al concepto mismo de ella, no solo es impensable una empresa sin función comercial, sino también lo es sin el manejo de sus finanzas. Una adecuada caracterización y cumplimiento de esta función así como la claridad de los objetivos emanados de los más altos niveles de decisión son claves para el desarrollo de emprendimientos exitosos y perdurables.
Uno de los temas de mayor debate y polémica en la actualidad es la posibilidad de implementar en la práctica la estructura óptima de financiamiento. La elección entre las diversas fuentes de financiamiento es una de las decisiones financieras más importantes dentro de una empresa, ¿Qué porcentaje de deuda y capital propio es el óptimo o el más adecuado para el negocio?
La estructura financiera es la forma en que se financian los activos de una empresa. Cada uno de los componentes de la estructura patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto, tiene su costo, que está relacionado con el riesgo: "La deuda es menos riesgosa que el Capital, porque los pagos de intereses son una obligación contractual y porque en caso de quiebra los tenedores de la deuda tendrán un derecho prioritario sobre los activos de la empresa. Los dividendos, la retribución de capital son derechos residuales sobre los flujos de efectivo de la compañía, por lo tanto son más riesgosos que una deuda.
Se puede concluir entonces que es costo de la deuda deberá ser más bajo que en rendimiento del capital, porque es menos riesgoso."
Un concepto importante es el factor de apalancamiento que es la razón del valor de la deuda sobre los activos totales. Un mayor apalancamiento financiero invariablemente aumenta el riesgo empresario, ya que la deuda, como se dijo anteriormente debe ser pagada antes que la retribución a los accionistas.
Las organizaciones necesitan cierta cantidad de recursos económicos para desenvolverse. Se refiere al capital físico, monetario, básico, para la estructura operativa inicial de la empresa, que irá sufriendo modificaciones a medida que varían sus necesidades. Ese capital inicial va a ser el necesario para la empresa y la operatoria económica que desee realizar en ese momento.
La representación contable de ese capital va a estar dada por la diferencia entre activos (bienes y derechos que posee la empresa), y pasivos (compromisos del ente).
El capital inicial: Es fundamental que cuando la empresa se constituye haga una adecuada evaluación de la magnitud de su capital inicial necesario para su giro operativo. A medida que la empresa funcione, dicho capital se verá incrementado, o no, como consecuencia de los resultados surgidos de las operaciones de ese ente.
Cuando crezca en proporción y sus necesidades se vean incrementadas, será necesario que la empresa haga ajustes a su " "primitivo" capital inicial.
Financiación propia y ajena: La empresa puede trabajar con un capital aportado por sus dueños (capital propio), o bien por aportes realizados por terceros a la sociedad, en calidad de préstamo (capital ajeno).
La empresa deberá enfrentarse a la opción de cuándo usar uno y cuándo otro. O bien en qué medida lograr una adecuada combinación de ambos.
Se puede decir, por lo general, que cuando la empresa opta por la utilización de capital ajeno sobre el propio, lo hace por que el contexto externo le permite obtener una renta mayor si coloca su capital propio en el mercado de capitales (lo invierte), y trabaja para su operatoria con capital de terceros (la tasa de ese préstamo debería ser inferior al que obtiene la empresa de invertir su propio capital).
Otro caso podría estar dado porque la empresa no desee aportar capital propio, o bien porque la empresa necesita realmente pedir "ayuda", préstamo, y financiarse con capital aportado por terceros. Ello puede ser así porque no le alcanzan sus propios fondos para cubrir sus requerimientos internos, o cuando la empresa quiere comprar equipos (capital inmovilizado), o bien ampliar su planta industrial. El monto de las sumas requeridas para esas necesidades obliga muchas veces al empresario a recurrir a capital de terceros.
Es importante destacar que una empresa bien posicionada operativamente (capacidad de generar resultados operativos excelente) puede tener dificultades por no administrar adecuadamente su financiamiento, las condiciones de pago de sus deudas y cobro de sus créditos, lo cual claramente se demuestra la importancia del análisis de la estructura financiera de la empresa en cualquier contexto.
9.6. Modelo de flujo de caja (Cash Flow / Cash-Management)
Los requerimientos financieros implican determinar que cantidad de dinero necesitará la empresa durante un periodo específico, determinar que cantidad de dinero generará la empresa internamente durante el mismo periodo y sustraer los fondos generados de los fondos requeridos para determinar los requerimientos financieros externos.
Es posible obtener un buen panorama de las operaciones de una Empresa a través de tres estados financieros claves: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
9.6.1. Flujo de Caja o Efectivo.
El flujo de efectivo proveniente de las actividades operativas, como: efectivo recibidos de los clientes, efectivos pagados a proveedores y empleados, otros ingresos netos, intereses pagados e impuestos sobre ingresos pagados, da como resultado el efectivo neto proporcionado para las actividades operativas.
Del flujo de efectivo proveniente de las actividades de inversión, se sustraen los gastos de capital, dando como resultado el efectivo neto usado en las actividades de inversión. Esto, menos los fondos provenientes de la emisión de deudas a largo plazo y dividendos pagados, resulta el incremento neto de efectivo y equivalentes de efectivo del inicio y del final de año.
El estado de flujo de caja o efectivo constituye uno de los principales elementos con que cuenta la empresa para realizar la formulación de pronósticos financieros. A partir del flujo de caja, la organización tiene una visión de cómo utilizar los fondos y determinar cómo se realiza el financiamiento de estos usos. Así mismo, puede evaluar los flujos futuros mediante un estado de fondos basados en los pronósticos.
Esta herramienta brinda un método eficiente para evaluar el crecimiento de la empresa y sus necesidades financieras resultantes, así como, para determinar la mejor forma de financiar esas necesidades.
9.6.2. Elaboración del flujo de caja (Cash Flow / Cash-Management)
Las empresas, generalmente, utilizan la combinación de información de pronósticos externos e internos para la elaboración del pronóstico de ventas final. La información interna proporciona perspectivas internas en las expectativas de ventas, en tanto la información externa brinda los medios para hacer los ajustes a estas expectativas, ello con el fin de tener en cuenta los factores económicos generales. La naturaleza de los productos de la empresa también afecta, con frecuencia, la combinación y las características de los métodos de pronóstico empleados.
Formato general del Flujo de Caja (Presupuesto de Caja)
Entradas de efectivo
Las entradas de efectivo son todos los renglones generadores de flujos de efectivo durante el transcurso de un periodo financiero determinado. El renglón más común de éstas son las ventas al contado, y el cobro de las cuentas pendientes, entre otras.
Desembolsos de efectivo
Los desembolsos de efectivo incluyen todos los gastos de efectivo efectuados en el periodo cubierto por el presupuesto. Los más comunes son: Compras al contado, Pagos de cuentas por pagar, Pagos de dividendos en efectivo, Gastos de arrendamiento, Sueldos y salarios, Pago de impuestos, Compra de activos fijos, Pago de intereses, Pago del capital (préstamos), Compras o retiros de acciones.
Es importante reconocer que la depreciación y otros cargos que no requieren de desembolsos de efectivo NO se incluyen en el presupuesto de caja, pues éstos sólo representan un registro de salidas de efectivo programadas con anterioridad.
Flujo neto de caja, Efectivo final, Financiamiento y Saldo de efectivo exceso
El flujo neto de caja de una empresa se obtiene al sustraer los desembolsos de efectivo de las entradas de efectivo durante periodo. Al sumar el efectivo inicial al flujo neto de caja de la empresa, se calcula el efectivo final de cada periodo. Por último si se sustrae el saldo mínimo de efectivo del efectivo final, se obtendrá el financiamiento total requerido o el saldo de efectivo exceso, En caso de que el efectivo final sea menor al balance de efectivo mínimo, será necesario contar con un financiamiento. Éste es considerado como de corto plazo y, por tanto, es representado con los documentos por pagar. Por el contrario, si el efectivo final es mayor que el saldo mínimo de efectivo, entonces existe un excedente de efectivo. Cualquier exceso de efectivo, se supone, será invertido en un instrumento a corto plazo que produzca intereses.
Ejemplo: La empresa Halley, contratista de defensa, ha desarrollado un presupuesto de caja para octubre, noviembre y diciembre. Sus ventas de agosto y septiembre fueron de $100.000 (dólares) y $200.000, respectivamente. Se han pronosticado ventas de $400.000; $300.000 y $200.000, para octubre, noviembre y diciembre. Anteriormente, el 20% de las ventas generadas por empresa habían sido al contado, 50% resultó cuentas por cobrar en un mes y 30% restante en cuentas por cobrar en dos meses. En diciembre, la empresa recibirá $30.000 en dividendos por acciones de una subsidiaria. El programa de entradas de efectivo esperado para la empresa se presenta en la tabla más abajo, la cual contiene las siguientes partidas:
Pronóstico de ventas: Este registro inicial es meramente informativo. Sirve como auxiliar el cálculo de otros renglones relativos a ventas.
Ventas al contado: Las ventas al contado para cada mes representan 20% del pronóstico de éstas.
Cobranzas de cuentas por cobrar (pendientes): Estos renglones representan el cobro de las cuentas pendientes resultantes de las ventas en los meses anteriores.
Plazo de un mes: Estas cifras representan las ventas efectuadas en el mes anterior, o sea las mismas que generaron cuentas por cobrar que habrán de hacerse efectivas en el mes en curso. Debido a que el 50% de las ventas del mes en curso se cobran un mes después, las cuentas por cobrar muestran un retraso de un mes para septiembre, octubre, noviembre y diciembre, lo cual representa 50% de las ventas de agosto, septiembre, octubre y noviembre, respectivamente.
Plazo de dos meses: Estas cifras representan las ventas efectuadas dos meses antes, las cuales generaron cuentas por cobrar en el mes actual. Debido a que el 30% de las ventas se cobraron dos meses después, los cobros con este mismo plazo para octubre, noviembre y diciembre, reflejan 30% de las ventas de agosto, septiembre y octubre, respectivamente.
Otras entradas de efectivo: Son el resultado de distintas fuentes, excluida las ventas. Podrían encontrarse aquí renglones como el interés recibido, dividendos recibidos, ingresos por ventas de equipos, acciones y bonos, así como entradas por contratos de arrendamiento. Para la empresa Halley, la única entrada de efectivo fueron 30.000 dólares en dividendos recibidos del mes de diciembre.
Entradas de efectivo totales: Son el total de todas las entradas de efectivo de los renglones enumerados para cada mes en el programa de éstas. Para el caso de la empresa Halley, sólo se analizarán octubre, noviembre y diciembre; las entradas de efectivo totales de estos meses se muestran en la tabla.
Programa de entradas de efectivo para la empresa halley
(Miles de dólares)
La empresa Halley ha recopilado la siguiente información necesaria en la elaboración de los programas de desembolso de efectivo para los meses de octubre, noviembre y diciembre.
Compras: Las compras de la empresa representan 70% de las ventas. El 10% de esta cantidad se paga al contado, 70% en el mes inmediato al de la compra y el remanente 20% se paga dos meses después de la compra.
Dividendos en efectivo: Se pagarán en octubre los dividendos en efectivo por 20.000 dólares.Gastos de arrendamiento: Se pagarán $5.000 de renta cada mes.
Sueldos y salarios: El cálculo de los sueldos y salarios de la empresa se puede obtener al sumar 10% de sus ventas mensuales a la cifra de $8.000 de costos fijos.
Pago de impuestos: Se deberán pagar impuestos de $25.000 en diciembre.
Desembolsos en activos fijos: Se comprará nueva maquinaria con un valor de $130.000, la cual se pagará en noviembre.
Pagos de intereses: Se hará un pago de intereses de $10.000 en diciembre.
Pago de amortizaciones del capital (préstamos): También se pagará en diciembre $20.000, ello por concepto de amortización.
Compras o retiros de acciones: No se espera ninguna compra o retiro de acciones durante el periodo de octubre a diciembre.
Programa de Desembolsos de Efectivo para la Empresa Halley
(Miles de dólares)
La próxima tabla muestra el presupuesto de efectivo de la empresa Halley, el cual contempla las entradas de efectivo y la información ya elaborada de los desembolsos de efectivo de la empresa. El saldo de efectivo de la compañía Halley al término de septiembre fue de 50.000 dólares. La compañía desea mantener como reserva, un saldo mínimo en efectivo de $25.000 para gastos imprevistos.
Flujo de Caja (Presupuesto de Caja)
(Miles de dólares)
Para que la compañía Halley pueda sostener el saldo mínimo de efectivo requerido de $25.000, necesitará préstamos de $76.000 y $41.000 para noviembre y diciembre, respectivamente. Durante el mes de octubre, la empresa tendrá un saldo de efectivo en exceso de $22.000, el cual podrá invertirse en valores negociables que rindan intereses. Las cifras de financiamiento requerido total en el presupuesto de caja indican a cuánto deberán ascender las deudas al final del mes, éstas no representan los cambios mensuales implícitos en el empréstito.
Los cambios mensuales en el empréstito, así como el excedente de efectivo, pueden calcularse mediante un análisis adicional del presupuesto de caja en la tabla anterior. Obsérvese que, en octubre, el efectivo inicial de $50.000, el cual se convierte en $47.000 después de que la salida neta de efectivo de $3.000 ha sido deducida, resulta en un saldo de efectivo en exceso de $22.000, una vez que el efectivo mínimo de $25.000 ha sido deducido. En noviembre se debe tener un financiamiento de $76.000 y en diciembre de $41.000.
9.7. Control integral de la gestión económico-financiera
Uno de los mayores problemas que presentan las organizaciones de la actualidad, es la falta de instrumentos que le permitan evaluar de manera permanente las posibles desviaciones que se presentan dentro de su núcleo de operaciones, por ello es indispensable forjar un conjunto de herramientas que le ayuden a mejorar su labor frente al conjunto de la empresa.
Las organizaciones económicas como entidades diseñadas por las personas para alcanzar fines individuales y colectivos, tienen en estos momentos un gran reto frente a los sistemas de control que aplican en las actividades de su diario funcionamiento, por ello se torna viable establecer algunos puntos de soporte para establecer las herramientas necesarias para tener un buen sistema de inspección y verificación, que en el corto plazo dará las luces para evaluar si los procedimientos que se están implementando son los adecuados y los que proporcionan el mayor beneficio.
Ya que las organizaciones pueden planificar e implementar cambios en su carácter y estructura fundamental por lo anteriormente dicho, toman gran relevancia los conceptos de eficacia en cuanto afectan las relaciones entre la organización y el entorno y la eficiencia por que afectan la estructura interna y las actividades operativas de la organización.
Las actividades instrumentales al servicio de los objetivos corporativos se resumen en explotación comercial, producción, aprovisionamiento, Inversiones y mantenimiento de las finanzas, por ello es de vital importancia crear los vínculos necesarios entre todo el conjunto para así estructurar un buen sistema, que proporcione mayor seguridad y estabilidad a la organización.
Por su parte la gestión financiera esta íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza en un alto grado la consecución de las metas fijadas por los creadores, responsables y ejecutores del plan financiero.
El control integral de la gestión financiera, requiere de un sistema de control activo o proactivo, que visualice la realidad del funcionamiento de la gestión, y puede estructurarse en etapas esenciales, como son:
Establecimiento de objetivos jerarquizados de corto y largo plazo.
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