Diseño de un Sistema de Control de Gestión en la Superintendencia de Planificación

Resumen

El siguiente trabajo de investigación, tiene la misión principal de diseñar un Sistema de Control de Gestión en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento en la empresa C.V.G. Carbones del Orinoco C.A. este problema se plantea debido a que se requiere de algún instrumento que permita evaluar de manera permanente las posibles desviaciones que se presentan en el núcleo de operaciones y comunicar las relaciones causa-efecto presentes en el proceso de gestión, así como disponer de indicadores coherentes con los objetivos y principales procesos, para luego mejorar el nivel de retroalimentación, perfeccionando las actividades que se realizan, de acuerdo a las brechas entre las metas y los resultados reales observados. Es importante señalar que el estudio realizado fue de tipo descriptivo-evaluativo, pues se describe, registra y analiza las diferentes actividades o procesos que se realizaran en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento. Para esto se precisaron un conjunto de indicadores de gestión de la Unidad, luego se procedió a la normalización de los mismos aplicando la metodología de los siete (7) pasos, para finalizar con el Diseño del Sistema de Control de Gestión, utilizando como herramienta el Tablero de Control, con todos los indicadores, para su respectiva validación y aplicación en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento de C.V.G. Carbones del Orinoco C.A.

Palabras Claves: Sistema, Control, Gestión, Indicador, Tablero.

Introducción

La empresa Carbones Del Orinoco C.A., tiene como objetivo producir y comercializar bloques de ánodos cocidos, de alta calidad, para proveer a las plantas reductoras de Aluminio, tanto para el mercado Nacional como Internacional. En la empresa, se encuentra la Gerencia De Mantenimiento, donde esta adscrito un departamento denominado, Superintendencia de Planificación de Mantenimiento, encargado de la planificación y programación del mantenimiento preventivo, garantizando el buen funcionamiento de los equipos y sistemas de la planta.

Desde hace varios años, esta unidad, viene mostrando ciertas debilidades debido al gran número de limitaciones internas existentes y a las actuales formas de controlar la gestión, es decir las técnicas utilizadas para el control de la gestión resultan insuficientes para las necesidades de la Superintendencia. De este modo, se ha propuesto como meta medir objetivamente el desempeño de su gestión, valorando sus procesos y planteando las correcciones que fuesen necesarias. Por tal se determinó realizar el diseño y la validación de un sistema de control de gestión, utilizando el Tablero de Control como herramienta para tal fin.

Es importante mencionar que el estudio realizado fue de tipo descriptivo-evaluativo, porque permitió describir, registrar y analizar las diferentes actividades o procesos que se realizan en el área en estudio, y se ofrecieron respuestas y soluciones específicas a los problemas existentes en ella.

Este informe de investigación esta estructurado de la siguiente manera:

• En el Capítulo I: El Problema, se describe de manera clara el conflicto de la investigación.

• En el Capítulo II: Aspectos Generales de la Empresa, se presenta la información referente a la empresa C.V.G. CARBONORCA, su ubicación geográfica, su estructura organizativa, objetivos, etc. Además se establecen datos de interés de la Superintendencia de Planificación y programación de Mantenimiento.

• En el Capítulo III: Marco Teórico, se exponen las bases teóricas a tener en cuenta para la elaboración de la investigación.

• En el Capítulo IV: Marco Metodológico, contiene la metodología utilizada para la recopilación de la información, su clasificación y análisis.

• En el Capítulo V: Situación Actual, contiene la información de carácter organizativa y funcional de la Superintendencia relacionada con el tema de estudio.

• En el Capítulo VI: Sistema de Control de Gestión, se presenta la propuesta como corresponde al diseño y validación del sistema de control de gestión, utilizando el Tablero de Control como herramienta para tal fin. Igualmente se presentó la normalización de los indicadores que componen dicho sistema.

Finalmente se exponen las conclusiones y recomendaciones, Así como las referencias bibliográficas y los anexos.

CAPÍTULO I

El problema

La Empresa Carbones Del Orinoco C.A., tiene como objetivo producir y comercializar bloques de ánodos cocidos, de alta calidad, para proveer a las plantas reductoras de Aluminio, tanto para el mercado Nacional como Internacional. Actualmente, en la Gerencia De Mantenimiento se encuentra adscrito, un departamento denominado, Superintendencia de Planificación de Mantenimiento, encargado de solicitar, planificar, programar, ejecutar, supervisar y controlar los trabajos de mantenimiento requerido, garantizando el buen funcionamiento de los equipos y sistemas de la planta.

Esta área desde hace varios años viene presentando ciertas debilidades debido al gran número de limitaciones internas existentes y a las actuales formas de controlar la gestión, es decir las técnicas utilizadas para el control de la gestión resultan insuficientes para las necesidades de la Superintendencia, esta situación provoca la disminución de la posibilidad de alcanzar el nivel óptimo de productividad y rentabilidad deseada.

Con el pasar de los años, se ha desencadenado una creciente complejidad en el manejo de las organizaciones, esto se presenta por la iniciativa de las empresas en adquirir Certificaciones de Calidad como se trata de la ISO 9000, lo que ha obligado a C.V.G. CARBONORCA a crear nuevos mecanismos de control que permitan tener la certeza que la gestión sea eficiente para la empresa y sus divisiones, como es el caso de la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento, buscando optimizar la calidad en sus operaciones.

Ante esta situación se puede observar que, la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento de C.V.G. CARBONORCA, necesita de algún instrumento que le permitan evaluar de manera permanente las posibles desviaciones que se presentan dentro de su núcleo de operaciones, por ello es indispensable diseñar y validar un Modelo De Control de Gestión, utilizando la herramienta de Tablero de Control, para la administración y seguimiento del sistema de gestión.

La ejecución de esta investigación es muy importante, debido a que se trata de una herramienta de gran apoyo para la obtención de los resultados que, la Superintendencia, quiera obtener en el futuro inmediato. De igual manera, permitirá comunicar las relaciones causa-efecto presentes en el proceso de gestión, así como disponer de indicadores coherentes con los objetivos y principales procesos, para luego mejorar el nivel de retroalimentación, perfeccionando las actividades que se realizan, de acuerdo a las brechas entre las metas y los resultados reales observados.

El diseño y validación de un Sistema de Control de Gestión se realizará en la empresa Carbones del Orinoco C.A., específicamente en la Superintendencia de Planificación de Mantenimiento, adscrita a la Gerencia de Mantenimiento.

OBJETIVOS

Objetivo General:

Diseñar y validar un Sistema de Control de Gestión basado en la metodología de Tablero de Control en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento de C.V.G Carbones del Orinoco C.A.

Objetivos Específicos:

• 1. Elaborar el Diagnóstico de la Gestión de la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento.

• 2. Analizar el Plan Estratégico de la Superintendencia para efecto del diseño del Control de Gestión.

• 3. Caracterizar cada uno de los procesos asociados con la actividad de la Superintendencia.

• 4. Definir los indicadores más adecuados para cada proceso.

• 5. Establecer para cada indicador, sus niveles de referencia y evaluación actual.

• 6. Escoger el instrumento de control, que se aplicará a la gestión del proceso.

• 7. Implementar el Diseño del Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento, en un determinado Software.

CAPÍTULO II

Aspectos generales de la empresa

• 1. RESEÑA HISTÓRICA

El desarrollo de la Industria del Aluminio y la creciente demanda local de ánodos cocidos, propuso la creación de una planta de Carbón que estableció las bases necesarias para consolidar lo que hoy se conoce como C.V.G. CARBONES DEL ORINOCO C.A. (CARBONORCA). Dicha empresa nació mediante un convenio firmado el 19 de Junio de 1987 entre la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.), Venezolana de Aluminio (VENALUM), y Aluminios del Caroní S.A. (ALCASA), quedando registrada oficialmente el 6 de Noviembre de 1987, con un capital social de cien millones de bolívares, un 45 por ciento aportado por VENALUM, otro 45 por ciento por ALCASA Y un 10 por ciento por la C.V.G.

La empresa CARBONORCA fue creada con la misión de proveer a la industria nacional del Aluminio Primario, de ánodos de carbón en su oportunidad, calidad y cantidad exigida por la demanda, permitiendo además el ahorro de divisas y el suministro seguro de uno de los componentes primordiales de la Industria Nacional del Aluminio; producir, utilizar y comercializar coque calcinado junto con el de eléctrodos de alta potencia para el sector siderúrgico. Es importante señalar que la creación de C.V.G. CARBONORCA, se encuentra con un elemento muy importante llamado Proyecto ACAY, el cual fue aprobado por PDVSA, dándose un paso adelante en cuanto a la adquisición de materia prima nacional, para la elaboración de los ánodos (Coque de petróleo verde).

En la actualidad C.V.G. CARBONORCA, produce los requerimientos de sus principales clientes C.V.G. ALCASA y C.V.G. VENALUM debido a que no se consolidaron los megaproyectos que se instalarían en la zona. A fin de aumentar la utilización de las instalaciones y el flujo de caja, se negocio con la empresa VENCO un contrato de suministro de ánodos para explotación por cinco años, dando prioridad al mercado nacional y cumpliendo completamente y oportunamente, tanto con los clientes nacionales como internacionales.

C.V.G. Carbones del Orinoco C.A. es una planta joven y altamente especializada que se agiganta como un auténtico soporte tecnológico de la industria del Aluminio. Posee proyectos específicos de inversión que le permitirán satisfacer las crecientes necesidades de ánodos de carbón.

CARBONORCA, es concebida como un auténtico soporte de la industria del Aluminio, es una planta diseñada para operar con una tecnología altamente especializada, dando estricto cumplimiento a las disposiciones vigentes en materia de protección ambiental, con un moderno sistema de control atmosférico y una planta de tratamiento de aguas negras capaz de garantizar el proceso productivo sin degradar el ambiente. Las instalaciones existentes en C.V.G. CARBONORCA son: Una (1) Planta de Molienda con una capacidad de ciento cuarenta mil (140.000) toneladas por año; la compañía tiene (3) hornos de cocción tipo cerrado, donde los ánodos son cocidos para mejorar sus propiedades mecánicas y de conductividad eléctrica, descrito de la siguiente manera: dos hornos Nave 1.1 / Nave 2.1 de 48 secciones y un horno Nave 1.2 de 32 secciones, le confieren una capacidad conjunta de 194.800 toneladas /año de ánodos cocidos. Almacén por ánodos verdes y cocidos; planta de tratamiento de humos (SISTEMA LURGI); almacén general de suministros; planta de compresores; sub-estación de Gas Natural; sub-estación Eléctrica; Planta de Suministro de Combustible, Infraestructura vial interna. Toda la infraestructura de operaciones y servicios permite soportar una producción de 55.000 ton/año de ánodos cocidos.

Un módulo de Molienda y Compactación, con una capacidad instalada de 245.280 ton/año. Dos hornos de cocción, con una capacidad instalada de 206.000 ton/año (uno con 80 secciones y el otro con solo 48 secciones terminadas). Dos Sistema de Almacén y Manejo de Ánodos. Un Área Administrativa, una Infraestructura de Protección Integral, el Área de Servicios Médicos, la Infraestructura de Operaciones y la Infraestructura de Servicios.

Dentro de este conglomerado industrial se presentan las empresas productoras de Aluminio, metal ligero, producto de proceso de reducción electrolítica, cuya producción en su mayoría está destinada a la exportación. Estas empresas llevan por nombres Aluminio del Caroní S.A. (C.V.G. ALCASA) y Venezolana de Aluminio (C.V.G. VENALUM), las cuales utilizan para su producción ánodos de carbón, insumo que actúa como eléctrodo positivo en la reacción para la obtención del Aluminio.

Actualmente, existe una reestructuración organizativa de C.V.G. Bajo el nombre de Corporación de Aluminio de Venezuela S.A. (CAVSA), integrada por CARBONORCA, VENALUM, BAUXILUM, y ALCASA, fundada en 1988 con la figura jurídica de tenedora de acciones, cuyo fin único era concentrar las empresas del sector aluminio para transferirla al sector privado, para vender las empresas en bloque, con lo cual se pretende una cuantiosa inversión, a objeto de poner en funcionamiento, paralelamente a la planta de carbón, una planta reductora de Aluminio, con lo cual se convertirá en una de las empresas más sólidas y prósperas del conglomerado Guayanés y de toda Sur – América.

A partir de enero de 2002 CAVSA dejó de ser accionista de ALCASA, VENALUM, CARBONORCA y BAUXILUM, que tenia por objeto racionalizar la administración general de la empresa, ahora cada una de las empresas retoma, su autonomía propia y seguirá dependiendo de la Corporación Venezolana De Guayana (C.V.G.) como ente rector y supervisor del desarrollo de Guyana, directamente tal cual lo hacía antes de la creación de la Corporación Aluminio De Venezuela S.A. (CAVSA).

• 2. MISIÓN DE CARBONORCA

Producir y comercializar bloques de ánodos cocidos en términos de calidad, rentabilidad u oportunidad, tanto para el mercado nacional como el de exportación.

• 3. VISIÓN DE CARBONORCA

"Ser una empresa líder en producción de ánodos de carbón con un mercado global, explotando ventajas comparativas que permitan ofrecer su producto en condiciones competitivas, rentables y de calidad, oportunidad y precio dentro del mercado de la Ley de Privatización".

• 4. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

General:

Su objetivo principal es la producción y comercialización de ánodos cocidos para el sector aluminio y de electrodos de alta potencia para el sector siderúrgico. La producción, utilización y comercialización de Coque calcinado tanto para el mercado nacional, así también como para la explotación.

Específicos:

• Garantizar niveles de productividad, comparables con los estándares internacionales.

• Garantizar la calidad de los ánodos conforme a lo acordado con los clientes y las normas de calidad establecidas.

• Lograr el mayor rendimiento del capital invertido.

• Lograr el dominio tecnológico y desarrollar tecnología en el proceso productivo de la empresa.

• Proyectar a C.V.G. CARBONORCA como una empresa competitiva, tanto en el mercado nacional como en el internacional.

• 5. POLÍTICA DE CALIDAD

En C.V.G. CARBONORCA, nuestro compromiso es producir y comercializar de manera rentable, ánodos de carbón para plantas reductoras de aluminio, satisfaciendo los requerimientos de nuestros clientes, mediante el mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

• 6. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

C.V.G. CARBONORCA, se encuentra ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz, estado Bolívar, Zona Industrial Matanzas, en una parcela de 23 hectáreas en la Avenida Norte-Sur 7 del Municipio Autónomo Caroní. Norte: Fior de Venezuela; Sur: Equipetrol C. A., Este: ALCASA, Oeste: Av. Nro. 57. (Ver Figura 1)

Figura 1. Ubicación de C.V.G. CARBONORCA.

• 7. INSTALACIONES DE LA EMPRESA

Las Instalaciones existentes en C.V.G. CARBONORCA son:

• Una Planta de Molienda y Compactación con una capacidad de 140.000 toneladas por año.

• Tres (3) hornos de cocción tipo cerrado donde los ánodos son cocidos para mejorar sus propiedades mecánicas y de conductividad eléctrica, descritos de la siguientes manera: dos hornos HC 1.1 / HC 2.1 de 48 secciones y un horno HC 1.2 de 32 secciones, le confieren una capacidad conjunta de 194.800 toneladas / año de ánodos cocidos.

• Un almacén para ánodos verdes y cocidos.

• Planta de Tratamiento de humos (Sistema LURGI).

• Un almacén general de suministros.

• Planta de Compresores.

• Sub-Estación de Gas Natural.

• Sub-Estación Eléctrica.

• Planta de suministros de combustible.

• Infraestructura Vial.

• Área Administrativa.

• Área de Servicios Médicos.

• Infraestructura de Protección Integral.

• Infraestructura de Operaciones.

• Infraestructura de Servicios.

Toda la infraestructura de operaciones y servicios permite soportar una producción de 550.000 toneladas / año de ánodos cocidos.

• 8. DESCRIPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS

• Coque de Petróleo Calcinado:

Está constituido principalmente por el elemento de carbono y pequeñas cantidades de los elementos silicio, hierro, manganeso, azufre, titanio, vanadio y níquel. Todos estos elementos provienen del petróleo utilizado y su contenido en el coque depende entonces de la calidad del petróleo.

• Brea de Alquitrán:

La brea de alquitrán está formada por una mezcla de muchos compuestos químicos entre los cuales la mayoría pertenecen a los aromáticos y aromáticos polinucleares que se pueden clasificar como tres grupos de compuestos los de bajo peso molecular.

• Cabos:

Ánodos cocidos rechazados en Horno de Cocción y residuos de los ánodos retirados de las celdas de reducción ánodos cocidos que han sido rechazados por defectos estructurales. Estos deben estar limpios y libres de residuos de baño electrolítico y hierro metálico. Luego son triturados y molidos.

• Desechos Verdes:

Ánodos verdes rechazados en el proceso de fabricación por mala compactación, exceso de alquitrán, segregación, orificio, etc. Son sometidos también a trituración y molienda.

• 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO DE C.V.G. CARBONORCA

En el proceso de producción del aluminio, los ánodos constituyen uno de los principales insumos después de la alúmina y representan un componente en el orden de 17% de los costos de producción por cada tonelada de aluminio primario producido en las empresas reductoras del Aluminio. El proceso productivo que se aplica en CARBONORCA consiste en dos etapas realizadas en áreas diferentes mencionadas a continuación:

• Planta de Molienda y Compactación, donde se producen los ánodos verdes.

• Hornos de Cocción, produce el ánodo cocido.

En líneas generales el proceso fundamental de C.V.G. CARBONORCA es fabricar y vender ánodos los cuales produce siguiendo un escrupuloso proceso que inicia en el Subsistema de Molienda y Compactación y luego continúa en el Subsistema de Hornos de Cocción, como se muestra a continuación esquemáticamente en la Figura 2:

Figura 2. Proceso Tecnológico de la Fabricación de Bloques Anódicos.

La Planta de Molienda y Compactación de C. V. G. CARBONORCA se encuentra localizada en la parte norte de la parcela y es la encargada de procesar la materia prima necesaria para la fabricación de ánodos verdes. Para dicha elaboración, se utiliza la siguiente materia prima: coque de petróleo calcinado, el alquitrán de carbón, así como los restos de ánodos utilizados, las cuales una vez concluida su vida útil son reciclados. A estos restos de ánodos se les denomina "cabos".

El coque de petróleo calcinado y los "cabos" pulverizados, son reducidos a la granulometría adecuada y precalentados a unos 120 °C. Por vías diferentes y paralelas, ambos componentes son sometidos a procesos de transporte, trituración, pesaje y almacenamiento; este almacenamiento se realiza en tolvas o tanques para su inmediata utilización en el ánodo.

El alquitrán por su parte, es recibido de manera sólida y después de ser triturado, es fundido a 180 °C. Se añade como un aglutinante de la mezcla, a su vez representando a un 15% de la misma; posterior al sistema de fusión, es almacenado en forma líquida en otra tolva.

La materia prima una vez almacenada en los silos y tolvas correspondientes, es transportada, clasificada, triturada, fundida y dosificada respectivamente, según la fracción (gruesa, medio, fino y súper fino) requerida, acorde con la curva granulométrica de cada fracción exigida por el proceso de Molienda y Compactación, luego el material es transportado hacia el precalentador con la finalidad que éste sea calentado hasta un rango de temperatura entre (120-130)(C para reducir la humedad a un porcentaje menor a 0,1% y expandir los poros del agregado seco a fin de facilitar la penetración de la brea de alquitrán.

Posteriormente el agregado seco (coque de petróleo calcinado y cabos), desechos verdes y el agregado líquido (brea de alquitrán), son alimentados separadamente a la mezcladora continua, la cual se encarga de unir y combinar los materiales secos y la Brea de Alquitrán, mediante la acción de rotación de 65 r.p.m. máximo y traslación de 160 mm del tornillo de amasado, que garantiza la homogeneidad de la pasta anódica. Luego será transportada hasta el almacenamiento K-005 y posteriormente a la tolva de transferencia, la cual, permite el pesaje requerido, pasando posteriormente la pasta anódica, a ser descargada en los moldes de la vibrocompactadora para la formación del ánodo verde. Finalizando el proceso de Molienda y Compactación, los ánodos pasan por la piscina para reducir su temperatura y luego depositarlos en el almacén de ánodos verdes. La capacidad de la planta es 140.000 toneladas / año.

La Planta de Molienda y Compactación se encuentra estructurada por cadenas de funcionamiento que simplifican el proceso productivo en varias etapas:

• CADENA "A":

Recepción y almacenamiento de Coque: Su función es transportar el coque de petróleo calcinado desde el patio de recepción hasta el silo de almacenamiento.

• CADENA "B":

Transporte, trituración y almacenamiento de cabo: Es la encargada del procesamiento de cabos.

• CADENA "C":

Transporte, clasificación y trituración de coque: Se encarga de clasificar el coque de petróleo calcinado en las diferentes fracciones de agregado seco (Gruesa, Media y Fina).

• CADENA "D":

Transporte, clasificación y trituración de cabo: Clasifica el cabo en las diferentes fracciones (Sobremedida, Gruesa, Media y Fina) requerida por la planta.

• CADENA "E":

Procesamiento de material medio y fino: Esta cadena efectúa el proceso de molienda fina, la cual se encarga de reducir el material hasta dimensiones < 200 mesh.

• CADENA "F":

Recepción y Procesamiento del alquitrán: Esta cadena es la encargada del procesamiento del alquitrán sólido.

• CADENA "G":

Proceso de fusión del alquitrán: Esta cadena realiza el proceso de fusión de alquitrán sólido.

• CADENA "H":

Sistemas de transferencia de calor: Esta cadena produce la energía térmica necesaria para la planta de producción de pasta anódica y la planta de licuefacción de alquitrán, por medio del termofluido Therminol 66, el cual circula por un sistema cerrado.

• CADENA "J":

Sistema de dosificación, precalentamiento y mezclado de la materia prima: La cadena J es la encargada de efectuar la dosificación de la materia prima, también la de realizar el precalentamiento y luego la mezcla para así obtener la pasta verde.

• CADENA "K":

Obtención del ánodo verde: La cadena K es la encarga de la formación de los ánodos.

• CADENA "R":

Sistema de transporte, enfriamiento y precalentamiento de ánodos: Esta cadena está destinada a transportar a partir de las vibrocompactadoras K-030 y K-035, que por medio de un mecanismo de empuje deposita el ánodo en un carro (balancela doble).

• CADENA "M":

Sistema de succión de polvillo: La cadena M es la encargada de recolectar los polvos que se producen en el proceso.

• CADENA "N":

Sistema de limpieza de la planta: Esta cadena se utiliza para la limpieza general de la planta.

Estas cadenas en conjunto conforman el ciclo del proceso productivo, algunas de ellas son críticas y otras que no lo son, se les confiere esta condición ya que si una de estas cadenas se detiene, también se detiene el proceso productivo de ánodos verdes.

En Planta de Hornos de Cocción se da el proceso de Cocción de los ánodos verdes provenientes de la Planta Molienda y Compactación, aquí los ánodos son sometidos a un tratamiento térmico, con la finalidad de proporcionarle las propiedades físico-químicas, tales como: conductividad eléctrica, densidad, resistencia mecánica, baja reactividad al aire y con una configuración homogénea, que permitirán convertirlos en electrodos positivos, aptos para ser usados en las celdas reductoras de Aluminio primario.

Un ciclo de cocción determina el tiempo de permanencia en una sección en cada una de las etapas de precalentamiento, fuego directo y enfriamiento. En el horno de cocción puede trabajar desde el ciclo de 28 horas hasta el ciclo de 48 horas

Componentes del Proceso de Cocción

• Naves de Cocción

Nave 1: conformada por un (1) horno de 48 secciones (3 fuegos)

Nave 2: conformada por dos (2) hornos uno (1) de 32 secciones (2 fuegos) y uno (1) de 48 secciones (tres fuegos).

• Insumos de un Fuego:

Coque Metalúrgico, Fibra Cerámica, Papel de Empaque, Gas Natural.

• Accesorios y Componentes de un Fuego:

Cubiertas móviles, Rampa de quemadores (puentes quemadores), Ventiladores de Transferencia (manifold), Ventiladores de Tiro Inducido.

• 10. NIVELES JERÁRQUICOS

En C.V.G. CARBONORCA, se presentan un conjunto de niveles jerárquicos las cuales se pueden visualizar de la siguiente forma:

• Presidencia:

En este nivel, se toman las decisiones de la empresa, se ejerce la representación legal y se establecen las políticas y lineamientos generales a ser cumplidos por las demás unidades que conforman la estructura organizativa.

• Consultoría Jurídica:

Se encarga de asesorar y asistir previa y oportunamente, en "materia legal", a la Junta Directiva, Presidencia y todas las instancias organizativas de la empresa fortaleciendo y ejecutando las acciones pertinentes para lograr los objetivos de la compañía dentro del marco de la legalidad.

• Contraloría Interna:

Evalúa la actividad financiera operativa, de sistema y administrativa de la empresa fin de garantizar el efectivo cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos de la empresa, así como velar por la aplicación de las normas de control establecidas por la Contraloría General de la República.

• Planificación Corporativa:

Se encarga de lograr que la formulación y el control del plan corporativo sean elementos que constituyen a la rentabilidad del negocio y su posicionamiento estratégico.

• Gerencia de Finanzas:

Garantiza que los asuntos económicos, financieros y contables de C.V.G. CARBONORCA, se ejecuten dentro de las mejores condiciones para orientar hacia la maximización de su rentabilidad.

• Gerencia de Mantenimiento:

Se encarga de garantizar la continuidad de las operaciones de la empresa mediante el mantenimiento y control de los equipos, sistemas e instalaciones, para garantizar su disponibilidad en condiciones óptimas de eficiencia y operatividad, en concordancia con los parámetros de producción.

• Gerencia de Logística:

Logra que los requerimientos en materia y suministros sean atendidos y ejecutados dentro de los parámetros óptimos de calidad, oportunidad y costos.

• Gerencia de Producción:

Garantiza que los compromisos de producción se cumplan dentro de los parámetros óptimos de oportunidad, calidad y costos para la máxima rentabilidad posible.

• Gerencia Técnica:

Garantiza que la empresa funcione en las mejores condiciones operativas posibles para lograr resultados con calidad, oportunidad y rentabilidad.

• Gerencia de Personal:

Vela por el bienestar y el desarrollo integral del recurso humano.

• Prevención de Riesgos:

Trata de controlar con eficiencia y efectividad los riesgos industriales inherentes al proceso de producción, en términos de prevención, minimización y corrección de los mismos, en sintonía con la preservación de la salud del recurso humano y la del medio ambiente.

• Gerencia de Sistemas:

Debe atender, desarrollar y mantener con calidad, oportunidad y costo competitivo el servicio informático y de tecnología de información, requerido por el negocio para apoyar en el logro de un sostenido posicionamiento estratégico de la empresa.

A continuación se puede apreciar esquemáticamente la Estructura Organizativa de la empresa en la figura 3:

Figura 3. Organigrama de C.V.G CARBONORCA

• 11. IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA DONDE SE REALIZÓ EL ESTUDIO.

El área donde se llevó a cabo la Investigación es la Superintendencia de Planificación de Mantenimiento, adscrita a la Gerencia de Mantenimiento. Esta Superintendencia debe cumplir con las siguientes funciones:

• Establecer en coordinación con la Gerencia de Producción los planes y programas de mantenimiento preventivo, programado y de rutina de los equipos y sistemas operativos.

• Establecer mecanismos y sistemas para la identificación de los equipos e instalaciones de planta a fin de mantener registros actualizados sobre su funcionamiento y efectuar un seguimiento del mantenimiento realizado a los mismos.

• Optimizar el uso racional de los recursos humanos y materiales requeridos para el cumplimiento de los programas de mantenimiento.

• Administrar los contactos para la ejecución de los mantenimientos preventivos, programados y de rutina.

• Recibir las solicitudes de trabajo emitidas para las unidades usuarias, analizarlas y programar su ejecución para que se realice el trabajo de mantenimiento solicitado.

• Recopilar y mantener registros de los trabajos realizados por el personal de mantenimiento y sobre el comportamiento de los equipos.

• Manejar y controlar el funcionamiento del sistema de información de la Gerencia de Mantenimiento.

• Generar, mediante el sistema de información de mantenimiento los reportes de fallas de los equipos en general, los informes de la gestión de mantenimiento.

• Analizar el comportamiento y tendencias en fallas e irregularidades de los equipos e informar a las áreas respectivas, a fin de que se tomen las medidas para evitar bajar la productividad o paradas no programadas.

• Detectar posibilidades de mejoras en los equipos y sistemas y recomendar el estudio y desarrollo de proyectos en esta área.

• Actualizar el listado de repuestos y materiales requeridos para el mantenimiento preventivo y recomendar al Departamento de Almacén generar los niveles de existencias (máx. y min.).

• Velar por el cumplimiento de los programas de mantenimiento y realizar reprogramaciones cuando sea necesario.

• Velar porque los equipos e instalaciones de la planta permanezcan identificados.

• Definir y establecer criterios para optimizar y evaluar la gestión de mantenimiento.

CAPÍTULO III

Marco teórico

1. El Sistema de Control de Gestión.

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una estimulación organizada para que los "managers" descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa. Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolución del entorno y las variables de la propia organización que pueden afectar su propia supervivencia.

El sistema de control de gestión como conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (SI).

Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos, que conciben el SCG como un sistema de información-control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El control es activo en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

El sistema de Control de gestion se considera como aquellos procedimientos y controles habituales, de tipo formal, basados en la información y utilizados por la dirección para mantener o modificar determinadas pautas en las actividades de la organización, distinguiendo dentro del SCG cuatro tipos de sistemas formales basados en la información en función de su relación con la estrategia: sistema de creencias, sistema de establecimiento de límites, sistema de control de diagnóstico y sistema de control interactivo. El sistema de creencias, para comunicar y reforzar las declaraciones sobre la misión y los objetivos de la empresa; el sistema de establecimiento de límites, para fijar las reglas y los límites, como los sistemas de elaboración de presupuestos; el sistema de control de diagnóstico, como sistema formal de feed-back, para realizar el seguimiento de los resultados y corregir las desviaciones que se producen en relación con lo previsto; y el sistema de control interactivo, para atraer la atención y fomentar el diálogo y el aprendizaje en toda la organización.

En los conceptos obtenidos de las distintas literaturas se puede observar que todos coinciden en que el SCG es un procedimiento basado en la información recopilada para trazar los objetivos y el camino a seguir por la entidad, controlar y tomar las decisiones correspondientes para corregir las desviaciones.

• Condicionantes del Sistema de Control de Gestión:

El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.

La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.

Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

• ¿Por qué nace la necesidad del sistema de control de gestión?

• Aumento de la complejidad de las organizaciones.

Con el pasar de los años, el aumento de la tecnología, y el acelerado incremento de los medios de comunicación han desencadenado una creciente complejidad en el manejo de las organizaciones, lo que ha obligado a las empresas crear nuevos mecanismos de control que permitan tener la certeza que la gestión de la empresa es la correcta.

• Internalización de las economías y globalización de los mercados.

Este fenómeno ha convertido a los recursos en bienes escasos y costosos, que ponen ha prueba la eficiencia en su utilización, dejan obsoletos los

mecanismos de evaluación que permiten medir la eficiencia de la gestión.

• Efectos del entorno

El entorno cambiante de la empresa, concierte a la estrategia, los métodos de trabajo, los recursos humanos y la tecnología en elementos claves para el éxito en la empresa, dejando de manifiesto la falta de un mecanismo unificador y coordinador para estos elementos claves, siendo esta función la del Control de Gestión.

• Necesidad de enfrentar la creciente competencia.

Como consecuencia de los factores anteriores, la competencia en el mercado y la industria se ha intensificado, provocando que las empresas cambien constantemente sus métodos de trabajo con el objeto de alcanzar la eficiencia en su gestión y con ello el logro de una ventaja competitiva.

• Requerimientos de modernización de las entidades.

El impacto e influencia de otras áreas y disciplinas en el contexto empresarial ha obligado a la organización a sufrir constante cambios que la lleven a situarse como una empresa competitiva, lo que deja de manifiesto un retardo en los métodos de evaluación.

• Insatisfacción por el resultado de las actuales formas de controlar.

El planteamiento de las técnicas de control resulta insuficiente a las necesidades de la empresa.

• Demandas por una mayor transparencia en el funcionamiento de las entidades.

Los fenómenos de apertura comercial y globalización que han caracterizado a la economía mundial en los últimos años han traído como consecuencia que las empresas se preocupen por mostrar una imagen transparente de su gestión.

• Enfoque sistémico de la organización.

Las empresas han evolucionado de un enfoque clásico funcional a un enfoque sistémico, que se caracteriza por la interrelación de todas las funciones de la empresa.

La interrelación permite a los trabajadores acceder a trabajar en las distintas funciones de la empresa, cosa que no permitía el enfoque clásico, que sólo buscaba la especialización.

En la actualidad, se trabaja en forma integrada cosa que vulneró el mecanismo de control ya que este estaba diseñado para una estructura clásica funcional.

La integración obligó a la creación de un control que actuará en forma más global, que permitirá controlar a la persona no sólo en la función que se desempeña sino que en las diversas tareas que pueda cumplir en la organización.

• Innovaciones en la tecnología.

En forma simultánea con los cambios que se producían en la empresa

comenzó a nacer una nueva tecnología, lo que llevó a las empresas a invertir en tecnología para no quedar en desventaja con sus similares.

Las empresas al invertir en tecnología de punta, crearon un departamento de investigación y desarrollo, unidad que invertía en tecnología de acuerdo a los medios que contaba la empresa, pero dentro de su planificación no tomó en consideración al factor de importancia para la gestión que es el personal.