Diseño de un Sistema de Control de Gestión en la Superintendencia de Planificación (página 3)

El indicador expresa el porcentaje de oportunidad en la realización de las reuniones de programación, mediante la relación del número de reuniones de programación realizadas en la fecha prevista y el total de reuniones de programación a efectuar.

• Expresión Matemática

Donde:

Nº de Reuniones de Programación Efectuadas en la Fecha Prevista, se refiere a la cantidad de Reuniones de Programación ejecutadas en la fecha prevista.

Total de Reuniones de Programación a efectuar, corresponde a todos aquellas Paradas de planta Planificadas.

• Objetivos

• Medir el cumplimiento de las reuniones de programación en la fecha prevista.

• Controlar las reuniones de programación que se realizan.

• Asegurar la oportuna realización de las reuniones de programación.

• Niveles de Referencia

• Árboles de Factores

• Reporte y consideraciones de gestión

• Consideraciones de gestión

Se consideran:

• Periodicidad e intensidad

La periodicidad e intensidad de este indicador es mensual.

• Responsables

La responsabilidad de dicho indicador se atribuye a la persona encargada de

programar las tareas de mantenimiento, es decir el programador de mantenimiento, perteneciente a la superintendencia.

• Tipo y forma de medir

La fuente de información para este indicador (Oportunidad en la realización de las reuniones de programación) se tomará en cuenta el registro presentado en el formato de control de las reuniones de programación, presentado en la figura 27, donde se establece el total de reuniones realizadas y el número de reuniones no realizadas. Para obtener la información del indicador mensualmente, es necesario llenar el formato diseñado en Excel, que se muestra en la figura 28. Es importante mencionar que los puntos de control del indicador se observarán en el mismo software, como se muestra en la figura 29.

Figura 27. Formato de Registro de Información de las Reuniones de Programación.

Figura 28. Formato de Registro de Información del Indicador ORRP

Figura 29. Formato de Punto de Control del Indicador ORRP

• OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE LOS REPORTES (OER)

• Definición

• Expresión Conceptual

El indicador expresa el porcentaje de oportunidad en la entrega de los reportes, mediante la relación del número de reportes entregados en la fecha establecida y el total de reportes previstos a entregar.

• Expresión Matemática

Donde:

Nº de Reportes Entregados en Fecha Establecida, se refiere a la cantidad de Reportes que se entregaron en la fecha implantada.

Total de Reportes Previstos a Entregar, corresponde a todos aquellos Reportes que están previstos a ser entregados en una fecha determinada.

• Objetivos

• Asegurar la oportuna y adecuada entrega de los reporte.

• Contribuir a mejorar la calidad en la entrega de los reportes.

• Medir la eficacia de los reportes.

• Niveles de Referencia

• Árboles de Factores

• Reporte y consideraciones de gestión

• Consideraciones de gestión

Se consideran:

• Periodicidad e intensidad

La periodicidad e intensidad de este indicador es mensual.

• Responsables

La responsabilidad de dicho indicador se atribuye a todas las personas que laboran en la superintendencia.

• Tipo y forma de medir

La fuente de información para este indicador (Oportunidad en la entrega de los Reportes) se debe tomar del registro presentado en el formato de control de los reportes entregados, presentado en la figura 30, donde se asienta el total de reportes entregados y el número de reportes que se entregaron oportunamente. Para obtener la información del indicador mensualmente, es necesario llenar el formato diseñado en Excel, que se muestra en la figura 31. Es importante mencionar que los puntos de control del indicador se observarán en el mismo software, como se muestra en la figura 32.

Figura 30. Formato de Registro de Información de los Reportes

Figura 31. Formato de Registro Mensual de Información del Indicador OER

Figura 32. Formato de Punto de Control del Indicador OER

• CUMPLIMIENTO DE LA SOLICITUDES DE PEDIDO (CSP)

• Definición

• Expresión Conceptual

El indicador expresa el porcentaje de cumplimiento de las solicitudes de pedido, mediante la relación del número de solicitudes de pedido emitidas y el total de solicitudes de pedido solicitadas.

• Expresión Matemática

Donde:

Nº de Solicitudes de Pedido Emitidas, se refiere a la cantidad de solicitudes de pedido que fueron gestionadas.

Total de Solicitudes de Pedido Solicitadas, corresponde a todas aquellas solicitudes de pedido que fueron generadas.

• Objetivos

• Medir el cumplimiento de las emisiones de solicitudes de pedido.

• Controlar en número de solicitudes de pedido emitidas en la superintendencia.

• Evaluar el comportamiento de las solicitudes de pedido en base a su cumplimiento.

• Niveles de Referencia

• Árboles de Factores

• Reporte y consideraciones de gestión

• Consideraciones de gestión

Se consideran:

• Periodicidad e intensidad

La periodicidad e intensidad de este indicador es mensual.

• Responsables

La responsabilidad de dicho indicador se atribuye a todas las personas que laboran en la superintendencia.

• Tipo y forma de medir

La fuente de información para este indicador (Cumplimiento de las solicitudes de pedido) se debe tomar del registro presentado en el formato de control de las solicitudes de pedido, presentado en la figura 33, donde se presenta el total de solicitudes de pedido solicitadas y el número de solicitudes de pedido emitidas. Para obtener la información del indicador mensualmente, es necesario llenar el formato diseñado en Excel, que se muestra en la figura 34. Es importante mencionar que los puntos de control del indicador se observarán en el mismo software, como se muestra en la figura 35.

Figura 33. Formato de Registro de Información de las Solicitudes de Pedido

Figura 34. Formato de Registro Mensual de la Información del Indicador de CSP

Figura 35. Formato de Punto de Control del Indicador CSP

• CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE INCLUSIÓN (CSI)

• Definición

• Expresión Conceptual

El indicador expresa el porcentaje de cumplimiento de las solicitudes de inclusión, mediante la relación del número de solicitudes de inclusión ejecutadas y el total de solicitudes de inclusión solicitadas.

• Expresión Matemática

Donde:

Nº de Solicitudes de Inclusión Ejecutadas, equivale a la cantidad de solicitudes de inclusión producidas.

Total de Solicitudes de Inclusión Solicitadas, se entiende a todas aquellas solicitudes de inclusión que se solicitan por el personal de ejecución.

• Objetivos

• Medir el cumplimiento de las solicitudes de inclusión.

• Evaluar el comportamiento de las solicitudes de inclusión.

• Niveles de Referencia

• Árboles de Factores

• Reporte y consideraciones de gestión

• Consideraciones de gestión

Se consideran:

• Periodicidad e intensidad

La periodicidad e intensidad de este indicador es mensual.

• Responsables

La responsabilidad de dicho indicador se atribuye a todas las personas encargadas de realizar las solicitudes de inclusión, en este caso se trata de los planificadores de mantenimiento, los cuales laboran en la superintendencia.

• Tipo y forma de medir

La fuente de información para este indicador (Cumplimiento de las Solicitudes de Inclusión) se debe tomar del registro presentado en el formato de control de las solicitudes de inclusión, presentado en la figura 36, donde se asienta el total de solicitudes de inclusión requeridas y el número de solicitudes de inclusión realizadas. Para obtener la información del indicador mensualmente, es necesario llenar el formato diseñado en Excel, que se muestra en la figura 37. Es importante mencionar que los puntos de control del indicador se observarán en el mismo software, como se muestra en la figura 38.

Figura 36. Formato de Registro de Información de las Solicitudes de Inclusión Realizadas

Figura 37. Formato de Registro Mensual de Información del Indicador CSI

Figura 38. Formato de Punto de Control del Indicador CSI

• PROMEDIO DE ASISTENCIAS (PA)

• Definición

• Expresión Conceptual

El indicador expresa el promedio de asistencias por día, mediante la relación del número de Asistencias por día y el total de días laborados.

• Expresión Matemática

En donde:

Nº de Asistencias por Día, corresponde a la cantidad de personas que asisten a trabajar en la superintendencia por día.

Total de Días Laborados, se refiere a todos los días que el personal trabaja en la unidad al año.

• Objetivos

• Medir el promedio de personas que asisten a trabajar al día a la superintendencia.

• Evaluar el cumplimiento de las personas en lo que respecta a la asistencia de estas a su sitio de trabajo.

• Niveles de Referencia

• Árboles de Factores

• Reporte y consideraciones de gestión

• Consideraciones de gestión

Se consideran:

• Periodicidad e intensidad

La periodicidad e intensidad de este indicador es mensual.

• Responsables

La responsabilidad de dicho indicador se atribuye a todas las personas que trabajan en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento.

• Tipo y forma de medir

La fuente de información para este indicador (Promedio de Asistencias) se debe tomar del registro de control de asistencias que se tiene en la superintendencia mediante el formato presentado en la figura 39. Para obtener la información del indicador mensualmente, es necesario llenar el formato diseñado en Excel, que se muestra en la figura 40. Es importante mencionar que los puntos de control del indicador se observarán en el mismo software, como se muestra en la figura 41.

Figura 39. Formato de Control de Asistencias Diario

Figura 40. Formato de Registro Mensual de Información del Indicador PA

Figura 41. Formato de Punto de Control del Indicador PA

• Promedio de Horas Extras Trabajadas (PHE)

• Definición

• Expresión Conceptual

El indicador expresa el porcentaje de horas extras trabajadas al mes, mediante la relación de número de horas extras trabajadas y el total de horas trabajadas.

• Expresión Matemática

En donde:

Nº de Horas Extras Trabajadas, corresponde a la cantidad de horas extras que el personal labora en la superintendencia al mes.

Total de Horas Trabajadas, equivale al conjunto de todas las horas que los trabajadores laboran en la unidad al cabo de un mes.

• Objetivos

• Determinar en número de horas extras trabajadas al mes.

• Evaluar la cantidad de tiempo del personal en realizar sus trabajos.

• Niveles de Referencia

• Árboles de Factores

• Reporte y consideraciones de gestión

• Consideraciones de gestión

Se consideran:

• Periodicidad e intensidad

La periodicidad e intensidad de este indicador es mensual.

• Responsables

La responsabilidad de dicho indicador se atribuye a todas las personas que trabajan en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento.

• Tipo y forma de medir

La fuente de información para este indicador (Promedio de Horas Extras Trabajadas) se debe tomar del registro de control de asistencias, donde se toma en cuenta la hora de llegada y salida de cada uno de los trabajadores de la superintendencia mediante el formato presentado anteriormente en la figura 39. Para obtener la información del indicador mensualmente, es necesario llenar el formato diseñado en Excel, que se muestra en la figura 42. Es importante mencionar que los puntos de control del indicador se observarán en el mismo software, como se muestra en la figura 43.

Figura 42. Formato de Registro Mensual de Información del Indicador PHE

Figura 43. Formato de Punto de Control del Indicador PHE

• NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS (NSU)

• Definición

• Expresión Conceptual

El indicador expresa el grado que los usuarios manifiestan estar complacidos con los servicios prestados por la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento.

• Expresión Matemática

Donde:

Nº de Encuestas a: se refiere a la cantidad de encuestas que fueron calificadas "Muy Satisfactoriamente".

Nº de Encuestas b: corresponde al número de encuestas que fueron calificadas "Satisfactoriamente".

Nº de Encuestas c: representa la cantidad de encuestas que fueron calificadas "Insatisfactoriamente".

Total de Encuestas Realizadas, se entiende a todas aquellas encuestas que fueron aplicadas o efectuadas.

• Objetivos

• Monitorear el impacto de las mejoras en la calidad del servicio.

• Determinar las áreas de insatisfacción, para convertir las mejoras a implantar en la Superintendencia.

• Maximizar la satisfacción de los usuarios.

• Medir la calidad del servicio prestado a los usuarios de la superintendencia.

• Niveles de Referencia

• Árboles de Factores

• Reporte y consideraciones de gestión

• Consideraciones de gestión

Se consideran:

• Periodicidad e intensidad

La periodicidad e intensidad de este indicador es mensual.

• Responsables

La responsabilidad de dicho indicador se atribuye a todas las personas

que de una u otra manera interactúan con los usuarios, en este caso se trata de los planificadores de mantenimiento que laboran en la superintendencia.

• Tipo y forma de medir

La fuente de información para este indicador (Nivel de Satisfacción de los Usuarios de la Superintendencia) se debe tomar en cuenta de los resultados presentados por las encuestas aplicadas a cada una de los principales usuarios de la superintendencia, en la figura 44 se puede observar el Modelo de Encuesta de satisfacción de los Usuarios. Además se presenta el formato de registro de información de las encuestas realizadas en la figura 45, donde se asienta el total de encuestas realizadas sus respectivas respuestas y calificación. Para obtener la información del indicador mensualmente, es necesario observar el formato diseñado en Excel, que se muestra en la figura 46. Es importante mencionar que los puntos de control del indicador se observarán en el mismo software, como se muestra en la figura 47.

Figura 44. Modelo de Encuesta de Satisfacción de los Usuarios de la Superintendencia

Figura 45. Formato de Registro de Información de las Encuestas Realizadas

Figura 46. Formato de Registro Mensual de Información del Indicador NSU

Figura 47. Formato de Punto de Control del Indicador NSU

Conclusiones

A continuación se establecen las siguientes conclusiones, del trabajo realizado:

• 1. Se determinó que la implantación del Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento, permitirá facilitar detecciones de desviaciones a tiempo y tomar las medidas necesarias para el logro de los principales objetivos de la unidad.

• 2. El diseño del Tablero de Control, permite extraer las conclusiones sobre la realidad que explica, lo cual requiere un menor esfuerzo analítico.

• 3. Revisar anualmente los indicadores que conforman el tablero de Control, para así garantizar la efectividad del mismo.

• 4. La automatización del Sistema de Control de Gestión no se pudo lograr en su totalidad debido a la falta de un personal con conocimiento en el manejo de redes y programación, es decir, un Ingeniero Informático.

• 5. Los indicadores de eficiencia y efectividad no fueron establecidos debido a la inexistencia de información necesaria para llevar a cabo estos indicadores.

• 6. Existe cierto desconocimiento por parte de los encargados de la entrada y procesamiento de la información.

• 7. El Sistema de Control de Gestión, se desarrolló sólo para el año en curso, en este se presentan todas las pautas a seguir para la activación de los años sucesivos.

• 8. La normalización de los indicadores, se realizó con la intervención y consenso del personal que labora en la Superintendencia.

Recomendaciones

De los resultados y las conclusiones obtenidas con este trabajo se recomienda las siguientes acciones:

• 9. Difundir el Sistema de Control de Gestión entre todo el personal que labora en el Departamento, para que éstos tomen conciencia de la importancia y trascendencia que éste tiene para establecer un esquema de control claro y sencillo.

• 10. El personal de la Superintendencia debe proporcionar los mecanismos necesarios, para transformar o modificar el Sistema de Control de Gestión aquí presentado, para poder satisfacer las nuevas necesidades que puedan surgir debido a que los procesos industriales están evolucionando constantemente.

• 11. Examinar anualmente los indicadores que conforman el Tablero de Control, con la finalidad de que éste sea representativo de la gestión que se esta llevando en el Departamento.

• 12. Elaborar un cronograma de implantación, que permita que el Sistema de Control de Gestión sea introducido con la menor resistencia al cambio por parte del personal que labora en el Departamento.

• 13. Implementar mecanismos que permitan verificar que la información que se registra en el Sistema de Control de Gestión, sea representativa de la realidad, para realizar el control y la toma de decisiones oportunas.

• 14. Realizar la automatización del Sistema de Control de Gestión, la cual permitirá que el mismo sea mas dinámico y simple para la ejecución del control.

• 15. Ejecutar un estudio de tiempo y movimiento a fin de estandarizar las operaciones en la gestión de planificación y por ende la duración de las mismas, con el fin de evitar suposiciones inciertas.

• 16. Capacitar al personal de la Superintendencia, en cuanto a la utilización del Sistema de Control de Gestión.

• 17. Determinar los costos de mantenimiento por secciones a fin de llevar un mejor control del presupuesto asignado y evaluar si los recursos se están utilizando racionalmente para la realización de las Órdenes de Trabajo.

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ROJAS, Rosa. (1999). Orientaciones Practicas Para La Elaboración De Informes De Investigación. UNEXPO. Pto. Ordaz. Venezuela.

AGRADECIMIENTOS

A Dios y la Virgen, por guiar y acompañar cada uno de mis pasos y por permitirme culminar esta gran meta tan importante en mi vida.

A mis Padres, por la orientación que me han dado, por apoyarme en todo momento y por ser pilar fundamental en el desarrollo de todos mis objetivos.

A mis Hermanos, por estar siempre al pendiente de mí y por darme ese gran apoyo cuando más lo necesitaba.

A mi Amorcito, por su ayuda incondicional, por estar mi lado y brindarme su apoyo en todo momento. Te Amo.

A la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José De Sucre", por proporcionarme la educación necesaria para formarme como profesional.

A C.V.G. Carbones del Orinoco C.A., en especial la Superintendencia De Planificación y Mantenimiento, por brindarme la oportunidad de realizar la investigación.

Al Ingeniero Diego Carrero, por ofrecerme su apoyo, orientación y asesoría para la realización de esta investigación.

Al Ingeniero Iván Turmero, por su asesoría, orientación, dedicación y apoyo en el desarrollo de esta investigación.

A todo el personal que labora en la empresa, muy especialmente a la Coordinación de Instrumentación por brindarme su colaboración para efectuar este trabajo y por hacerme más grata la estadía en estas instalaciones.

¡Muchísimas Gracias a todos!

Autor:

Cedeño Marichales, Aurymar Del Valle.

(OCTUBRE 2004).

Trabajo de Grado. Departamento de Entrenamiento Industrial. Departamento de Ingeniería Industrial. Vice-rectorado Puerto Ordaz.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICO "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE".

Tutor Industrial: Ing. Diego Carrero.

Tutor Académico:

MSc. Ing. Iván Turmero.