Manual de procedimientos, elaboración del presupuesto

La realización de esta investigación permitió solucionar las labores desempeñadas en el área de presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial en Matesi, donde, la detección de ciertas fallas como: realizar las tareas a criterio personal, desconocimiento de funciones en el personal nuevo y demoras al no ejecutar las actividades en el tiempo requerido por no tener la información oportuna, se concluyó la realización de un manual de procedimientos de la elaboración del presupuesto, el cual permite identificar las actividades necesarias y detalladas que debe realizar, determinando así, la situación actual del área y los procedimientos mediante observaciones directas, entrevistas no estructuradas y técnicas de diagramación, lo cual permitió sugerir recomendaciones en función de minimizar la problemática; además, este proyecto esta desarrollado bajo las condiciones de investigación tipo experimental y se apoyó en una investigación de campo, descriptiva y evaluativa, sirviendo como una herramienta útil para que el analista de presupuesto efectúe sus actividades de manera precisa y controlada.

PALABRAS CLAVES: Manual de procedimientos, presupuesto, optimización de labores y planificación estratégica.

Introducción

Matesi, Materiales Siderúrgico S.A. es una empresa Venezolana Productora de Hierro Briqueteado en Caliente (HBC). La planta fue construida completamente en el año 2000, iniciando su producción en el 2001.

Matesi realiza su proceso de producción mediante la reducción del mineral de hierro realizados dentro de las más exigentes condiciones de seguridad, calidad y preservación del medio ambiente.

Actualmente, la mayoría de las empresas venezolanas para su sustentabilidad necesitan realizar una correcta estimación presupuestaria anual, buscando el aprovechamiento máximo del mismo. Debido a que es un punto clave en las organizaciones, se necesita no pasar por alto ningún detalle a la hora de realizarlo, por eso la necesidad de realizar un manual de procedimientos al área de presupuesto adscrita a la Gerencia de Planificación e Ingeniería Industrial de Matesi.

Los manuales de procedimientos son documentos que contienen la descripción de actividades en la ejecución de un proceso. Permiten completar una tarea de forma ordenada y sistemática donde la información básica es transmitida sin distorsión y sin diversidad de criterios particulares, facilita las labores, la evaluación y control interno y su vigilancia, le proporciona seguridad y tranquilidad a los empleados y a sus jefes de que el trabajo se este realizando de la manera adecuada.

Fue necesario, realizar un estudio para determinar las actividades necesarias en la realización del presupuesto, con la finalidad de que el analista de presupuesto tenga un soporte al realizar sus actividades en el tiempo requerido.

Esta investigación está estructurada en seis (6) capítulos, los cuales se presentan de la siguiente manera: Capítulo I El Problema se expone el planteamiento del problema, Capítulo II La Empresa el cual presenta las

generalidades de MATESI, Materiales Siderúrgicos, S.A., Capítulo III Marco Teórico contiene los aspectos teóricos que se utilizaron como herramienta y base del estudio, Capítulo IV Diseño Metodológico describe la metodología utilizada, Capítulo V Situación Actual, Capítulo VI Manual de Procedimiento del Anteproyecto Presupuestario. Finalmente se presentan las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía y Apéndices.

CAPÍTULO I

El problema

A continuación se expone detalladamente la problemática encontrada en la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial específicamente en el área de presupuesto. Además, se establecen los objetivos generales y específicos de esta investigación

Planteamiento Del Problema

Matesi, Materiales Siderúrgico S.A. es una empresa Venezolana Productora de Hierro Briqueteado en Caliente (HBC). La planta fue construida completamente en el año 2000, iniciando su producción en el 2001. Esta empresa realiza su proceso de producción mediante la reducción del mineral de hierro realizados dentro de las más exigentes condiciones de seguridad, calidad y preservación del medio ambiente.

En la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial, se hace necesario la optimización de sus procesos a través de la elaboración de un manual de procedimientos en el área de presupuesto, que contenga información detallada de las actividades que se llevan a cabo, ya que debido a la inexistencia de este, el personal en consecuencia realiza actividades de acuerdo a su criterio al no contar con un instrumento que permita tener una uniformidad en las labores que se realizan, esto genera demoras al ejecutar con mayor cantidad de tiempo sus tareas por no tener la información oportuna y eficaz.

Al no contar con un manual de procedimiento para la elaboración de presupuesto, al momento de rotar o reclutar un nuevo personal que desconozca el proceso este servirá como guía de adiestramiento al contener una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar, a demás que asegura la continuidad y coherencia en los procedimientos, evita errores. El presupuesto debe cumplir con rigurosas actividades específicas, es por ello que al momento del nuevo personal estructurarlo debe conocer que una mala elaboración en las tareas a ejecutar del mismo incurrirá en un grado significativo de riesgo.

Es por ello que se realizó un diagnóstico de la situación actual de las diferentes causas y efectos que incurren por la falta inexistente de este manual a través de encuesta para determinar el problema. Se realizó propuestas que permiten la optimización del uso de este a fin de mejorar el proceso de elaboración y estructuración del presupuesto anual de la empresa, mejorando de igual manera la planificación presupuestaria de la organización.

Objetivo General

Elaborar el Manual de Procedimientos de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial Referente a la Elaboración del Presupuesto de Matesi, Materiales Siderúrgicos, S.A.

Objetivos Específicos.

• 1. Diagnosticar la situación actual del área de Presupuesto de Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial de Matesi.

• 2. Describir las actividades que se ejecuta en el área de Presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial.

• 3. Identificar la secuencia de actividades que deben seguir los trabajadores del área de Presupuesto para el desarrollo de sus funciones.

• 4. Validar los procedimientos que deben seguir los trabajadores del área de Presupuesto para la ejecución de sus funciones de manera eficiente.

Justificación

Es de suma importancia esta investigación para al área de Presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica E Ingeniería Industrial, ya que elaboró un manual de procedimiento que ayuda internamente al personal encargado, describiendo las actividades que se ejecutan al elaborar el Presupuesto anual, identificando la secuencia correcta de las tareas. Asimismo ayuda en la capacitación y guía cuando se realice reclutamiento o rotación de personal. Además este provee una respuesta por escrito para contingencias o soluciones a problemas comunes que se presente en el Presupuesto anual de MATESI, Materiales Siderúrgicos, S.A.

Delimitación y Alcance

El trabajo de investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la empresa Matesi, Materiales Siderúrgicos S.A., en el área de Presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial. Para efectos de este estudio se enfocó en la elaboración de un manual de procedimiento del presupuesto anual interno de la empresa, sirviendo como ayuda al personal nuevo y existente en dicha área.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

En este capítulo se describe las generalidades de la empresa, señalando brevemente su reseña histórica, ubicación de la empresa explicando su estructura organizativa y el proceso productivo que se realiza, también se dará una breve descripción del departamento donde se llevó a cabo la investigación.

Descripción de la empresa

La empresa Materiales Siderúrgicos, S.A., es una empresa Venezolana Productora de Hierro Briqueteado en Caliente (HBC) de alta calidad. Está constituida por una planta industrial, cuyo proceso se basa en una tecnología H y L III, diseñado para la reducción directa de minerales de hierro (en estado sólido), mediante la utilización de gases reductores ricos en Hidrógeno (H2) y Monóxido de Carbono (CO).

Antecedentes de la Empresa

Esta empresa fue construida a finales de los 90´s por Raytheon Engineers & Constructors, usando la tecnología desarrollada por el productor mexicano de acero Hylsa (HYL III). La empresa inició operaciones comerciales bajo el nombre de POSVEN, en marzo del año 2000, pero nunca logró alcanzar la capacidad máxima de producción, debido a los problemas en el diseño sumados a una alta conflictividad obrero patronal, esto condujo a la paralización de las actividades en agosto del 2001 y posterior cierre en diciembre de 2002.

Aun así por una alianza estratégica conformada entre Tenaris y SIDOR la empresa compró los activos de Posven con la finalidad de reactivar la producción de HBC, por eso en octubre del año 2004 Matesi inicia operaciones oficialmente y el día 17 del mismo mes se produce la primera briqueta de ésta joven empresa. A partir de ese momento la empresa comienza romper todos los récords productivos.

En el año 2007 y hasta mediados del 2008, paralelo a la operación de la planta, la empresa y el sindicato discuten el contrato colectivo. Todo esto genera un nuevo conflicto patrono-laboral que luego de meses de litigios entre las partes trae como consecuencia la nacionalización de los activos de la empresa por decreto oficial del Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Chávez Frías el 21 de Mayo del 2009 y posteriormente fue publicado en Gaceta Oficial el 14 junio el traspaso Forzoso de los bienes muebles e inmuebles de Matesi al Estado venezolano para la ejecución de la Briquetera de Venezuela (BRIQVEN). A pesar de la nacionalización de la trasnacional Matesi y el cambio de nombre a Briqven esta continua actuando legalmente bajo el nombre de Matesi hasta que se concrete los tramites del traspaso que aún se discuten. (Ver Figura 1).

Figura 1. Planta Matesi

Fuente: Gerencia de Talento Humano.

Ubicación geográfica de la empresa.

La empresa se encuentra ubicada en la Zona Industrial Matanzas, Sector Punta Cuchillo, UD 513, parcela ? 6, Puerto Ordaz Estado Bolívar. Esta sobre el margen derecho del Río Orinoco, a 12 kilómetros de su confluencia con el Río Caroní y a 295 kilómetros de la desembocadura del Río Orinoco en el Océano Atlántico. Está conectada con el resto del país por vía terrestre, y por vía Fluvial – Marítimo con el resto del mundo. (Ver Figura 2).

Figura 2. Ubicación de la empresa

Fuente: Internet (Google Maps)

Proceso productivo.

MATESI está integrada por dos módulos de producción que constan cada uno de un reactor de lecho móvil, un calentador de gas, un compresor de gas y un sistema de absorción de CO2. A la salida de cada reactor hay tres máquinas briqueteadoras. (Ver Figura 3).

Figura 3. Proceso Productivo

Fuente: Gerencia de Talento Humano.

Esta realiza su proceso mediante la reducción del mineral de hierro en los reactores, a través del uso de agentes reductores como son: hidrógeno y monóxido de carbono. Estos agentes reductores se obtienen gracias a la mezcla de gas natural con vapor de agua, en presencia de catalizadores dentro del área de reformación.

La materia prima utilizada es la pella (pellets) y trozo (mineral calibrado), suministrada mediante cintas transportadoras hasta los sistemas de carga de los reactores. Allí, el material fluye en movimiento descendente, reduciéndose hasta llegar a las máquinas briqueteadoras. A la salida, las briquetas son enfriadas y acondicionadas para su traslado a puerto o su almacenamiento en el patio. (Ver Figura 4).

Figura 4. Flujograma de fabricación

Fuente: Gerencia de Talento Humano.

La planta de reducción directa de MATESI con briqueteado en caliente, fue diseñada en base del proceso HYL III (tecnología mexicana). La capacidad de diseño es de 115,5 ton/h de producto briqueteado (HBC) por reactor con 93% de metalización y 1% de carbón en promedio. La densidad de bulto de las briquetas es de 2,4 a 2,6 ton/m3. La planta HYL III está compuesta de las áreas de reformación, reducción, y sistemas auxiliares.

El área de reformación tiene como función específica producir el gas reformado necesario para alimentar a los circuitos de reducción. En esta área se realizan diversas operaciones, tales como: la desulfurización del gas natural, la reformación catalítica del gas natural con vapor de agua, la generación de vapor y el acondicionamiento del gas reformado.

La otra es el área de reducción tiene como finalidad carburizar y reducir de oxígeno el mineral de hierro alimentado al reactor, así como briquetear el HRD (hierro de reducción directa) en caliente y obtener como producto el HBC.

Los sistemas auxiliares son: sistema de absorción de CO2, sistema de separación de nitrógeno, sistema hidráulico, Briqueteadora, sistema de agua de enfriamiento a equipos, procesos, máquinas, sistema de vapor, sistema de aire a planta y a instrumentos, sistema de gas inerte y gases de combustión acondicionados, oxidación térmica del H2S, sistema de manejo del mineral, sistema de manejo de HBC, y sistema de maquilllado.

Gerencias de la Empresa.

Para asegurar una operación continua de la planta, es necesario hacer una eficiente administración de los elementos que la integran. Para satisfacer los requerimientos de la planta, es necesario ejecutar diferentes actividades y manejar diversos grupos de gente con especialidades y habilidades determinadas de acuerdo a su puesto en la planta. A continuación se muestra La planta dividida por departamentos. (Ver Tabla 1).

Tabla 1. Gerencias de la empresa

Fuente: Gerencia de Talento Humano.

Infraestructura

Materiales Siderúrgicos, S.A., cuenta con las instalaciones necesarias para el desarrollo de su producto, lo cual incluye:

• Edificios, oficinas administrativas y espacios de trabajo.

• Equipos de proceso (hardware y software) necesarios para el desarrollo de las operaciones de fabricación y ensayo de los productos.

• Servicios de apoyo (transporte, enfermería, servicios de comunicación).

MATESI, posee una capacidad instalada de 1.500.000 t/años de producción de Hierro Briqueteado en Caliente, para lo cual cuenta con las siguientes instalaciones:

• Sección de Reducción: Esta sección cuenta con dos Reactores productores de HBC, donde se llevan a cabo las reacciones de remoción de oxígeno y carbonización del mineral de hierro para producción del Hierro de Reducción Directa.

• Sección de Generación de Gases Reductores: Formado por un reformador convencional de Gas Natural y Vapor, generándose a condiciones adecuadas las condiciones de reformación y obteniéndose como producto Gases Reductores.

• Sección de Briqueteado: Compuesta por tres Máquinas Briqueteadora por reactor.

• Sistemas Auxiliares: Sirven de soporte para el Sistema de Reducción Directa.

Materia Prima e Insumos.

• Mineral de Hierro (Pellas y Grueso Calibrado).

• Gas Natural.

• Agua.

Misión.

Producir Hierro Briqueteado en Caliente con calidad y eficiencia, abasteciendo al mercado nacional e internacional, fortaleciendo nuestras relaciones comerciales con clientes y proveedores, preservando el medio ambiente, que garantice la seguridad, la salud y el bienestar de nuestros trabajadores y aportando al desarrollo del sistema económico de la Nación.

Visión.

Ser la Empresa Líder en la producción de Hierro Briqueteado en Caliente que contribuya al desarrollo de la alternativa no petrolera, reconocida en el aporte al bienestar social de la Nación.

Valores.

• Liderazgo: Demostramos liderazgo cuando estamos en la capacidad de gestionar, convocar, promover, incentivar y motivar a nuestra gente logrando de manera eficiente los resultados esperados.

• Constancia: Somos firmes y perseverantes en el logro de objetivos, estando de manera permanente en la búsqueda de la excelencia empresarial, promoviendo la calidad como una manera de asegurar la confiabilidad de nuestro producto.

• Trabajo en equipo: Pertenecemos a una organización que incentiva el esfuerzo colectivo para el logro de sus objetivos.

• Compromiso: Tenemos la conciencia de la importancia que tiene cumplir con la labor diaria asumiendo con profesionalidad, responsabilidad y lealtad dando el mejor esfuerzo para lograr un producto con un alto estándar de calidad que satisfaga y supere las expectativas de nuestros clientes.

• Tolerancia: Tenemos la disposición de escuchar y apreciar distintas opciones, valorando las distintas formas de entender y llegar a acuerdos que permitan el avance en la consecución de resultados.

• Mejoramiento continuo: Estamos en revisión constante de nuestros procesos con la finalidad de ajustar la manera correcta de hacer nuestro trabajo.

• Lealtad: Somos firmes con nuestro compromiso con la empresa, demostrando honor, gratitud y respeto por igual con toda la gente que trabaja en MATESI.

Principios

• Tenemos compromiso al realiza nuestras labores y una actitud positiva en todo momento.

• Creemos en la integración para construir alternativas efectivas y de calidad que definan nuestras acciones.

• Demostramos un alto sentido de ética profesional al llevar a cabo nuestras obligaciones promoviendo una conducta moral dentro de la organización.

Objetivos de la empresa.

• 1. La adquisición, mantenimiento, y operación de una planta para la producción de hierro de reducción directa y briquetas.

• 2. La producción, comercialización, venta y distribución de hierro de reducción directa y briquetas dentro y fuera de Venezuela.

• 3. Realización de cualquier otra actividad a fin o análoga.

Política de la empresa.

La búsqueda de la excelencia de MATESI; S.A., pasa necesariamente por la determinación de las políticas que consideran sus relaciones con los clientes, accionistas, trabajadores y la comunidad, promoviendo la calidad en todas sus manifestaciones, con el objetivo de asegurar la confiabilidad de su producto, la seguridad laboral, la preservación del medio ambiente, la prestación de servicios y contar con fuerza laboral altamente capacitada y motivada.

Entre las políticas de la empresa se destacan las siguientes:

Política de Calidad

MATESI, MATERIALES SIDERÚRGICOS S.A., tiene como

compromiso la búsqueda de la excelencia empresarial con un enfoque dinámico que considera sus relaciones con los clientes, manifestaciones, como una manera de asegurar la confiabilidad de su producto, hierro briqueteado en caliente (HBC) y la preservación del medio ambiente.

Para ello se requiere especial atención en:

• Definir anualmente los objetivos y planes de calidad.

• Satisfacer los requerimientos y expectativas de los clientes.

• Implementar un sistema de calidad acorde con las normas internacionales más exigentes.

• Seleccionar los proveedores con base en sus sistemas de aseguramiento, calidad de sus productos y prestación de servicios, desarrollando relaciones duraderas y confiables.

• Asumir cada área de la empresa el doble papel de cliente y proveedor, desarrollando la gestión con criterios preventivos.

• Educar y motivar al personal en la mejora continua de la calidad en el trabajo y en todas sus manifestaciones.

• Verificar la efectividad del sistema a través de las Auditorias de la Calidad.

• Mejorar constantemente los procesos y servicios incorporando nuevas tecnologías y preservando el medio ambiente.

• Desarrollar nuevos productos y mejorar los existentes previendo las necesidades de los clientes.

• Asegurar el liderazgo competitivo de la empresa, entendiendo que la calidad, productividad y seguridad son factores esenciales que actúan conjuntamente.

Política de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional

MATESI, MATERIALES SIDERÚRGICOS S.A., en la fabricación y comercialización de hierro briqueteado en caliente (HBC), considera que su capital más importante es su personal y por ello juzga prioritario el cuidado de su Seguridad, Higiene y Salud en el ámbito laboral.

Para el desarrollo de todas sus actividades establece entre sus premisas básicas, mejorar en forma permanente y sostenida las actitudes y condiciones de Seguridad, Higiene y Salud de su personal, para convertir a todas sus instalaciones industriales en modelos de gestión de trabajo seguro y eficiente, proyectando sus programas de seguridad a la Comunidad.

Para ello reconoce que:

• La prevención de accidentes es responsabilidad de todos.

• Las acciones de prevención de riesgos son prioritarias.

• Todos los accidentes e incidentes pueden ser prevenidos.

• Todos los riesgos operativos pueden ser controlados.

• El cumplimiento de las normas y procedimientos legales e internos relativos a Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional, es

responsabilidad tanto de MATESI y su personal, como de las empresas contratistas y sus trabajadores.

Política de Personal

MATESI, MATERIALES SIDERÚRGICOS S.A., cuyo objetivo es

convertirse en una empresa siderúrgica competitiva, considera al recurso humano factor determinante para lograrlo. En tal sentido, disponer de la mejor fuerza laboral constituye para MATESI el elemento clave de diferenciación frente a la competencia. La empresa, a este respecto, establece los siguientes criterios fundamentales en materia de Personal.

• Los procesos de selección y desarrollo del personal son requeridos para captar y dar oportunidad en la compañía a los mejores recursos. El mejor recurso humano es aquel cuyo conocimiento se ajusta o supera los requerimientos del cargo, demuestra compromiso con su tarea, posee sólidos principios morales y un equilibrio emocional superior al promedio.

• El esquema de trabajo está concebido para revalorizar al individuo, incrementando su nivel de conocimientos, para permitirle incidir efectivamente sobre la productividad de los equipos y ampliarle sus posibilidades de desarrollo individual.

• La capacitación y el entrenamiento de la gente constituyen una inversión prioritaria para la empresa.

• La mejora permanente de las actitudes y condiciones de higiene y seguridad, el cuidado de la salud del trabajador y su protección en el ámbito laboral son premisas básicas en nuestra concepción de empresa competitiva.

• El sistema de desarrollo de personal está dirigido a incorporar un modelo supervisorio sustentado en el liderazgo técnico, privilegiar la especialización del trabajador y dotar a MATESI de la generación de relevo, tanto a nivel gerencial como a nivel técnico.

• El sistema de remuneraciones y compensaciones se sustenta en el

nivel de responsabilidad del cargo que se ejerce, la experiencia y desempeño en el mismo, la evolución del mercado laboral venezolano, así como en los resultados económicos de la compañía.

• Las relaciones laborales se caracterizan por la confianza mutua, la veracidad y transparencia en las comunicaciones, así como por el respeto entre las partes.

• La aplicación estricta de las leyes, normas, procedimientos y acuerdos, es un principio organizacional.

Política de Medio Ambiente

MATESI, MATERIALES SIDERÚRGICOS S.A., considera a la variable ambiental como uno de los pilares para la fabricación y comercialización de hierro briqueteado en caliente (HBC) de calidad internacional. Por ello, basa sus acciones ambientales en los siguientes criterios:

• Cumplir con la legislación ambiental vigente.

• Promover los principios del desarrollo sostenible.

• Utilizar racionalmente los recursos naturales.

• Aplicar mejora continua en los sistemas existentes.

• Incorporar tecnología ambientalmente limpia en los nuevos equipos y procesos.

• Desde su situación actual, y buscando oportunidades para su adecuación ambiental, MATESI espera alinearse con las empresas de primer nivel mundial, tanto desde el punto de vista de sus productos y procesos, como en el cuidado de su personal y del medio ambiente circundante.

Estructura Organizativa

MATESI, cuenta con una estructura organizativa formada por: Junta Directiva, Gerencia General, Gerencia Industrial y Jefaturas. Los Organigramas son elaborados y actualizados por la Jefatura de Recursos Humanos, encontrándose en esa área todos los organigramas detallados por Jefatura. A continuación se presenta el Organigrama General de MATESI. (Ver Figura 5).

Figura 5. Organigrama de la empresa

Fuente: Gerencia Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial.

Descripción del Área de Pasantía

El siguiente informe se realizó en la empresa Materiales Siderúrgico S.A, específicamente en la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial. Esta área se encarga de la coordinación, asesoramiento, formulación y evaluación de planes.

La estructura organizativa del área comprende: Presidencia, Gerencia de Planificación Estratégica e ingeniería industrial, Asistente administrativo, Área de Planificación Estratégica y Control Presupuestario, y Área de Ingeniería Industrial. (Figura 6)

Figura 6. Estructura Organizativa Presidencia/Gerencia Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial de Matesi.

Fuente: Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial.

Descripción del trabajo asignado

La Briqueteadora de Venezuela, se encarga de la producción de Hierro Briqueteado en Caliente (HBC). Un evento importante para la sustentabilidad de la empresa es la planificación, esta área es encargada de la coordinación, asesoramiento, formulación y evaluación de planes; dentro de sus actividades se encuentra la elaboración de manuales de normas y procedimientos de los planes de la institución.

Con el pasar del tiempo, se ha evidenciado de forma notoria la falta de un manual para la elaboración del presupuesto anual de la empresa, esta carencia se refleja en las actividades que realiza el personal de acuerdo a su criterio al no contar con un instrumento que permita tener una uniformidad en las labores que se realizan, esto debilita el tiempo de canalizar el presupuesto.

Para definir el tiempo estándar de las actividades para la elaboración del Presupuesto anual de la empresa, se estudió la situación actual de la misma, para ello se realizó encuestas en la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial, diagrama de proceso detallado. Si se requiere realizar algunas modificaciones (montos y gastos realizados en el año cursante), para esto se reestructurara el diagrama con tiempos y actividades mas cortas para la consolidación del presupuesto.

Se realizó estudios de las actividades que se deben cumplir para la realización del Presupuesto, evaluando estas, posteriormente se organizaron definiendo su consecutividad, siendo así este trabajo un aporte significativo para la capacitación del personal, optimizando la elaboración de presupuesto.

CAPÍTULO III

Marco teórico

Para desarrollar esta investigación es necesario hacer referencia a una serie de concepto que servirán de guía para llevar a cabo dicho estudio y logro de los objetivos

Bases Teóricas. Presupuesto

Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un período determinado.

Presupuesto Público

Es una estimación financiera anticipada, generalmente anual, de los egresos e ingresos del gobierno, necesarios para cumplir con los propósitos de un programa determinado. Asimismo, constituye el instrumento operativo básico para la ejecución de las decisiones de política económica y de planeación. En otras palabras, el presupuesto público es un instrumento fundamental de la política económica, que resume las fuentes y usos del gasto público; es decir, de dónde se obtiene el dinero y en qué se gasta. De tal manera que, tanto la estructura tributaria como la composición del gasto, se revelan en el presupuesto. Aunque este tiene un fuerte componente inercial, las prioridades, planes y decisiones del Gobierno de cualquier país se deben materializar en el presupuesto. En suma, el presupuesto traduce la actividad del Estado a unidades monetarias.

El presupuesto público implica (a) fijar metas específicas; (b) ejecutar planes para alcanzar las metas y (c) comparar en forma periódica los resultados reales de las metas. Estas metas incluyen tanto los objetivos a nivel global del Estado como las metas específicas de las unidades individuales que lo conforman, además el presupuesto presupone igualmente una planificación, organización, coordinación y control. Asimismo, el presupuesto público proporciona estándares cuantitativos con respecto a los cuales se puede medir y comparar los recursos del Estado, así como señala las desviaciones entre el consumo estándar y el real, convirtiéndose en un dispositivo de control.

En virtud de lo anterior, se puede describir el presupuesto público como un conjunto de ingresos y gastos que reflejan aquello que el gobierno espera realizar en un determinado periodo (año fiscal), así como lo que se le autoriza a realizar. En consecuencia, el presupuesto se ha definido como un instrumento de la política económica que abre el camino para alcanzar las metas y objetivos económicos y sociales del país.

Importancia del Presupuesto

El Presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

Técnicas y Principios en la Creación del Presupuesto

En todo Sistema Presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal, tales aspectos son los medios mecánicos empleados que se relacionan con el diseño de formar y/o cédulas presupuestarias para la recolección de información y los medios técnicos utilizados para el calculo matemático y métodos de oficina empleados en su elaboración, sus técnicas de elaboración que son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad. Que pueden provenir de la experiencia o de las inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo.

De manera periódica se replantean la política si después de revisarlas y evaluarlas se concluyen que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

Ayuda a la planeación adecuada de los Costos de Producción.

Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el Costo de los mismos.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

Etapa de la Preparación del Presupuesto Público

• 1. Planificación Del Presupuesto

La planificación del desarrollo económico y social constituye una de las responsabilidades fundamentales del sector público; el sistema de planificación está constituido por diversos instrumentos, cada uno de los cuales cumple una función específica, complementaria por los demás; y que, dentro de ellos, al Plan Anual Operativo le corresponde la concreción de los planes de largo y mediano plazo.

Uno de los componentes del Plan Operativo Anual es el Presupuesto del Sector Público, a través del cual se procura la definición concreta y la materialización de los objetivos de dicho sector. La concepción moderna del presupuesto está sustentado en el carácter de integridad de la técnica financiera, ya que el presupuesto no sólo es concebido como una mera expresión financiera del plan de gobierno, sino como una expresión más amplia pues constituye un instrumento del sistema de planificación, que refleja una política presupuestaria única.

Bajo este enfoque de la integridad se sustenta la necesidad de que las diversas etapas del proceso presupuestario, sean concebidas como aspectos igualmente importantes del sistema presupuestario y, por lo tanto, estén debidamente coordinados.

• 2. Naturaleza Y Objeto.

El presupuesto público nacional se refiere a los gastos e ingresos estimados que tiene el Estado relativos a un año calendario en particular. Tiene entre sus múltiples propósitos realizar una evaluación del total de los ingresos y los gastos del Estado. Busca establecer un razonable equilibrio entre los gastos y los ingresos, haciendo posible una evaluación de los efectos que ellos producirán sobre la economía.

La temática presupuestaria como tal se encuentra ubicada dentro de un campo de análisis que hoy ha dado en llamarse la Economía Pública. Objetivos e instrumentos provenientes de la esfera de lo público no sólo tienen que ver con aspectos normativos, como reglas y principios para conseguir un deber ser, sino también con la utilización de recursos concretos y específicos conducidos a determinados fines socioeconómicos. En consecuencia la interacción de la acción de gobierno debe tener en cuenta la presencia de las fuerzas políticas y sociales que operan en la realidad del momento que se vive.

El presupuesto como tal constituye un importante instrumento de gestión pública que debe reflejar los lineamientos de acción propuestos por el Ejecutivo. De allí sus vínculos con los Lineamientos Generales del Plan de la Nación. Igualmente la elaboración del Plan Operativo Anual debería cada vez más ser la expresión de un conjunto de prioridades que permitan orientar la acción gubernamental.

• 3. Papel Del Planificador Frente A Las Necesidades De La Organización.

El Planificador debe recopilar, clasificar y analizar la información para la elaboración y control de ejecución de planes y programas de inversión del sector público.

• Realiza estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos de inversión.

• Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecución de planes y programas de inversión, estima los insumos requeridos y tiempo para la investigación.

• Evalúa proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos.

• Realiza diagnósticos y pronósticos de mediana complejidad.

• Coordina y ejecuta el desarrollo de proyectos y programas que se llevan a cabo tomando como base el aporte del sector público

• Diseña, aplica e interpreta encuestas y otros instrumentos.

• Planifica y coordina recursos humanos y materiales requeridos para el desarrollo de los planes de inversión.

• Actualiza cuadros estadísticos e información relevante relacionada con la inversión del patrimonio nacional

• Elabora métodos y procedimientos para la estructuración y presentación de datos estadísticos y la actualización de las mismas.

• Realiza gestiones del área ante organismos públicos y privados.

• Participa en la elaboración de la memoria y cuenta y demás publicaciones.

• Efectúa cálculos estadísticos y económicos.

• Suministra información de carácter económico.

• Mantiene registro de datos relacionados con el área.

• 4. Propósito De La Planificación

• Mostrar una dirección: Fija las metas hacia donde ir, traza en el recorrido los objetivos y los cuantifica. Indica hacia que rumbo nos dirigimos quitando en cierta manera incertidumbre.

• Establece los estándares de control: En la cuantificación de los objetivos queda implícito que es en realidad lo que tendré que controlar para saber si es el camino correcto el trazado por el plan o si es necesario tomar medidas correctivas para no perder de vista la meta final.

• Controla los efectos del cambio: Cuando vamos tomando decisiones que alteran nuestro plan original, nos permiten distinguir que tan acertado o no hemos distribuido y puesto en juego los recursos.

• Reduce las actividades redundantes: Un buen plan permite revisar previamente todas las actividades y asignación de recursos, es en este momento donde podemos evitar la repetición o duplicación de actividades. Permite la optimización de los recursos por evitar este problema.

Presupuesto y la Gerencia

La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificación. La Gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios. El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes:

Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los inversionistas.

Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas. Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su implantación.

El Presupuesto y el Proceso de Dirección:

La función de los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la Administración misma o sea, como parte de las funciones administrativas: Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control.

La Planeación y el Control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboración de un Presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites razonables, mediante él se comparan variaciones y se suministran a la Administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas sin presupuesto la dirección de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse.

La ausencia de Presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos producción y/o utilidades.

Ventajas y Limitaciones del Presupuesto

Se determina si los recursos están disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.

Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la Empresa.