No obstante, las instituciones documentales se caracterizan por su función de difusores de la documentación que cuestionan, para ello emplean todas las operaciones inherentes al proceso informativo documental, las cuales son:
Difusión de la documentación.
Incorporación de la documentación al fondo y consiguiente formación de los depósitos documentales.
Organización y conservación física de la documentación acumulada atendiendo su correcta disponibilidad y preservación en el tiempo.
Tratamiento de la documentación, que incluye su identificación física, ordenación temática y descripción de su contenido.
Sumado a lo anteriormente dicho la institución documental es" aquel
Organismo que recopila y trata documentos con el fin de difundir información documental". En el cual podemos encontrar las siguientes clases de instituciones documentales:
–Archivos: es un conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona (física o moral) o un organismo (público o privado) como resultado de su actividad organizado en función de ella y conservado para su posible utilización.
–Bibliotecas: es una colección de libros debidamente organizado. Para su uso tiene la misión de recopilar, indizar, poner a disposición y conservar todos aquellos documentos que sirvan para el aprendizaje, estudio y la investigación, que habitualmente no son adquiridos por los usuarios.
-Centros de documentación: son Instituciones documentales, en donde, se prepondera el análisis de la documentación tanto su identificación física, ordenación temática y descripción de su contenido. Esto posibilita a los usuarios la información referencial pertinente que precisan en la fase de recuperación
-Museos: son instituciones sin fines de lucro, abiertas al público, cuya finalidad consiste en la adquisición, estudio, conservación y exposición de los objetos, para que sirvan como instrumentos de educación y deleite testimonios del hombre y el medio.
No obstante, se los puede diferenciar por:
La función documental que cumplen: operaciones propias del proceso informativo documental en que la institución insiste particularmente.
La naturaleza y características de los documentos que trata cada una.
Por ejemplo, no es lo mismo biblioteca que archivo, ya que la primera se encarga de incorporar determinada documentación a sus fondos tratarla, organizarla, conservarla y difundirla. Tampoco es lo mismo institución que edificio donde la diferencia pasa por la diversidad de servicios documentales que puede ofrecer una unidad informativa concreta.
CONCEPTO DE DOCUMENTO
Un documento es todo escrito que sirve de prueba o información para un usuario determinado, el cual proviene del "documentum latino ", que a su vez procede de docere que significa "enseñar" (es lo que sirve para instruir otorgándole una función didáctica).
Además, se lo considera como todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte que puede ser utilizado para consulta, estudio o trabajo.
No obstante, es la base material del saber y la memoria de la humanidad en el que el usuario, cualquiera que sea, pueda acceder según el tipo de información que requiera, ya sea directa o indirectamente o a través de los distintos medios que utilice.
INFORMACIÓN DOCUMENTAL:
Tanto en la comunicación del mensaje documental como la del mensaje referencial, el elemento común que se trasmite es siempre una información documental.
Hay procesos documentales en sentido referencial analítica y sobre todo documentos. En esta se hallan procesos documentales en sentido general consistente en la transmisión de un documento o su representación de un mensaje documental y de un referencial.
No obstante, a la información documental se la concebirá, como el resultado o efecto de un proceso de carácter informativo-documental, la misma poseerá sentido para un receptor específico, ya que por naturaleza es transitoria.
Concepto: lenguaje natural y documental
Lenguaje Natural: Es aquel en el que están inscriptos todos los documentos primarios sometidos al análisis documental, considerado como el lenguaje hablado, y en el cual se emplea en todas las informaciones originales cualquiera sea su soporte.
Los mismos son muy numerosos por lo que cada uno encierra una enorme cantidad de términos y están adoptados a formas de comunicación, ya sea oral o escrita.
Lenguaje Documental: Es el lenguaje convencional que apunta a la descripción del contenido primario, en orden a su almacenamiento y ulterior recuperación.
Su empleo se limita a los contenidos del documento sobre el que se opera, además actúa como vínculo de comunicación entre el contenido del documento y su utilizador, pretendiendo reducir y evitar la multiplicidad de sentidos, que da el del "lenguaje natural".
Es utilizado cuando se realiza el tratamiento intelectual de los documentos, como herramientas destinadas a realizar operaciones determinadas con el fin de dar respuestas a las necesidades.
No obstante, es una condensación y una simplificación del lenguaje natural, pero siempre debiendo mantener en lo posible la riqueza de la información original.
2.1- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA INSTITUCIÓN DOCUMENTAL
TIPO DE DOCUMENTO QUE SE ENCUENTRAN.
El documento (en latín docere, 'enseñar') es todo escrito que sirve de
Información y para instruir, convirtiéndose así en un documento con finalidad didáctica cuya base material depende del saber y de la memoria de la humanidad.
El tipo de documento se divide por su contenido en:
a) Documentos Primarios: son aquellos documentales originales en su totalidad con un alcance general en el público. La cual se subdivide en:
-Catálogos Comerciales: son publicaciones en la que se incluyen o describen de forma individual libros, documentos, personas, objetos, etc., con relación entre sí. Publicados por empresas o editores con anuncios de sus producciones.
-Documentos Especiales: son muy diferentes a la distribución con respecto a las publicaciones seriadas. Requieren de instrumentos especiales para su control bibliográfico, los cuales se dividen en. Informes científicos y técnicos (investigaciones realizadas difundidas como artículos o tesis), Programas de investigación (se hallan en centros de investigación) y Actas de congresos (incluyen comunicaciones presentadas en forma de libro, informe, etc.)
-Libros: publicaciones no periódicas impresas que llevan el nombre de un editor, lugar y fecha de edición. Poseen una distinción de los folletos generados por su extensión (49 páginas). Por ejemplo: Libro de Autores Jujeños.
–Literatura Gris: son documentos de tirada limitada que no pueden ser adquiridos por los canales habituales de venta, lo cual dificulta su adquisición. Entre sus ejemplos se identifican: informes técnicos, documentos oficiales, etc. Su producción es cada vez más frecuente por su rapidez y su bajo costo permitiendo así un contacto directo con los usuarios.
–Normas: son preceptos jurídicos en las que se incluyen especificaciones, códigos, etc. adoptadas por acuerdo previo o bajo una autoridad reconocida. Las cuales adquieren un formato de 21 cm. x 29,7 cm. y máximo de 100 páginas.
-Patentes: son títulos de propiedad industrial que otorgan a su inventor o a la empresa que presenta el derecho a explotar su invención. Pueden ser divididas en 3 tipos: producto, procedimiento y aplicación.
-Publicaciones Seriadas: son las publicaciones impresas o no que aparecen en entregas sucesivas, siguiendo un orden numérico o cronológico durante un período de tiempo indeterminado.
-Tesis: son investigaciones realizadas con el fin de obtener un diploma o título académico. La mayor parte de ellas no se publican en otros medios, pero si en pueden obtenerse en instituciones receptoras del trabajo.
b) Documentos Secundarios: son aquellos documentos que contienen datos e información referentes a documentos primarios y que se presentan a modo de inventarios o resúmenes. Muchos de ellos pueden hallarse en CD-ROM o en Internet mejorando así su alcance por parte de los destinatarios, subdividiéndose en:
-Boletines de Resúmenes: son publicaciones periódicas que dan referencia mediante un resumen de artículos de revistas y otros documentos primarios.
-Boletines Bibliográficos: contiene listados o fichas de referencias bibliográficas de documentos primarios, se destacan por su importancia y antigüedad.
-Boletines de Sumarios: es una fotocopia de los sumarios, índices de las revistas.
-Repertorios bibliográficos: son una elaboración de informaciones procedentes de los documentos secundarios, resultante de la unión de documentos primarios. Sus ejemplos más típicos son: bibliografías de bibliografías y bibliografías críticas selectivas.
c) Documentos Terciarios: son aquellos documentos elaborados de informaciones procedentes de los documentos secundarios. Los más clásicos son las bibliografías de bibliografías y las bibliografías selectivas, explicada o presentada de una forma conveniente para los usuarios como un nuevo documento tratado como los primarios.
Se puede citar en este caso la Literatura de Referencia, la cual proporcionan información específica, basándose en el empleo de índices, listados, etc. cuyo principal objetivo es la consulta rápida.
En la Biblioteca pueden observarse como documentos primarios Libros (Por ejemplo: Libro de Historia Argentina. Libros de Psicología), Literatura gris (Por ejemplo: Boletines oficiales de la Nación), Normas (Por ejemplo: Normas y restricciones provinciales), Publicaciones Seriadas (Por ejemplo: Revista Servi-Prem) como documentos secundarios: Boletines de Sumarios realizados con lo más trascendental y relevante de los diarios nacionales (Por ejemplo: La Nación), diarios provinciales (Por ejemplo: El Tribuno de Salta) y diarios locales (Por ejemplo: Pregón); Boletines Bibliográficos los cuales contienen referencias bibliográficas agrupados por Carpetines (contienen datos con lo más importante, realizados por los encargados) y Cajas con archivos recurrentes del mismo tema (son decretos, normas, etc. realizados por los encargados); También en este caso se hallan como libros de referencias una Guía Virtual con leyes y disposiciones desde 1986 al 2006 subdividida en seis CDS a través de índices.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DETERMINAN LA VIDA DE UN DOCUMENTO:
La Información Documental, provoca la transmisión de un tipo de información característica: la información documental. En este proceso informativo-documental se debe recalcar una fase de conservación que no poseen otras actividades informativas que debe ser efectivo en el momento en que se comunica.
Los sistemas de conservación son diversos pero todos ellos tienen un gran problema "el deterioro del material que posee", para ello los diferentes expertos recomiendan implantar medidas de conservación útiles para así asegurar su difusión en el futuro. Estas medidas pueden ser: por la naturaleza del soporte documental (papel, película) y por el carácter de los documentos (se debe diferenciar los ejemplares únicos de las colecciones modernas reemplazables en su mayoría, al igual que el soporte en que se hallen. Por ejemplo: boletines, etc.)
Otras características que determinan la vida de un documento son los principales destructores del papel: el ser humano (mal tratamiento, manejo constante, consulta reiterada), agentes biológicos (insectos, bacterias, etc.), agentes químicos (papeles, tinta, etc.), medio ambiente (luz, temperatura, humedad) y otras causas (lluvias intensas, terremotos, etc.)
En este sentido la Biblioteca debido a una inundación que se produjo en febrero de 2006, perdió una parte importante de libros que se hallaban ubicados en cercanías de las ventanas, aún cuando se trató de salvar algunos documentos muchos de ellos quedaron destruidos e inutilizables lo que constituyó una gran pérdida de la información de varias décadas en poco tiempo, la falta de informatización de los libros también constituyen una pérdida de la cual en la actualidad se esta tratando de mejorar, a través de la digitalización de libros en páginas especializadas o en microfilms, esto lamentablemente aún no llego a la provincia.
¿Que sería lo ideal para mejorar la vida de un documento?
-Adoptar medidas restrictivas que prevengan posibles acciones humanas destructivas (prohibición de comer, fumar en salas de lectura, instalar sistemas de detección de robos, etc.)
-Aireación permanente de libros dejando una separación entre estanterías y la pared, ya que los libros apretados entre sí al tratar de seleccionarlos pueden estropearse con mayor rapidez, etc. En este modo el almacenamiento puede reducirse en tres funciones básicas: horizontal (apilar los documentos unos sobre otro. Se emplea en planos, etc. para lo cual requiere de muebles especiales), perpendicular (ubicación de documentos unos junto a otros. Se emplea con libros, carpetas, etc.) y vertical (documentos unos detrás de otros en carpetas especiales. Muy utilizado en hojas sueltas de mediano tamaño y uso frecuente. Por ejemplo: Revista Servi-Prem)
-Almacenar cada documento por su naturaleza y soporte, por la frecuencia de consulta. Por ejemplo: Libros ejemplares de 1974 en una estantería de vidrio.
-Extremar la limpieza para un mejor cuidado de los libros para que no haya un deterioro progresivo del soporte.
-Frente a los daños químicos se debe tener en cuenta el papel fabricado, los cuales muchas veces pueden contener sales de aluminio u otros metales en su composición (ácido) logrando su autodestrucción en poco tiempo, etc. Frente a este hecho se recomienda la informatización de los fondos (CDS)
-Informatizar aquellos fondos especialmente valiosos para evitar su deterioro. Por ejemplo: Leyes Provinciales.
-Los depósitos de libros no deben estar cerca de radiadores u otras fuentes de calor, no deben estar rodeados por tuberías de aguas en las paredes, etc. En este caso, las estanterías cerradas son la opción más recomendable.
-No exponer el papel a la luz solar ni a la luz fluorescente, mantener de igual modo el grado de humedad ideal entre 30% y 50%. La incorporación del aire acondicionado en gran modo constituyó una gran utilidad pero también un gran problema debido al calor que genera muchas veces arruinando la calidad del papel del libro, más aún si se trata de libros de varios años. Por ejemplo: Anuarios jurídicos de 1975.
La vida de un documento depende en gran parte también por el ciclo de vida, es decir, la actualización del documento. Algunos documentos tienen una duración bien definida por su valor informativo, como ocurre con los anuarios, normas, etc. este plano se puede distinguir que muchas leyes, normas y decretos no pueden modificarse ni actualizarse ya que son utilizables en la actualidad. Por ejemplo: La Ley de Trabajo. En cambio los libros tienen una vida que dura de cinco a diez años, cuyo papel de actualización de los conocimientos se extingue a medida que aparecen textos globalizadores, no ocurriendo así con aquellos documentos en bruto, los cuales son documentos testimoniales sobre un hecho real, ni con documentos que han adquirido un gran valor histórico, por ejemplo: la Constitución Provincial o Los Boletines Oficiales de Nación.
Los diferentes libros en la medida que adquieren un gran valor e incluso una utilidad reiterada por parte de los usuarios pueden ser considerados para una posible informatización logrando así también mantener su vida perdurable e incluso más accesible si se hallará en la base de datos de Internet.
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS:
Las características físicas de un documento tienen cierta influencia sobre la manera de tratarlo. Dependen en gran parte del peso, el tamaño, el grado, etc. que posean los documentos, los cuales determinan la selección y la utilización de la información.
En este sentido se puede clasificar en siete ítems fundamentales:
a) Por su Naturaleza:
-Textuales: presenta texto de forma escrita para leerse. Se pueden citar como ejemplos publicaciones periódicas, catálogos, etc.
-Especiales (No Textuales): pueden incluir una parte de un texto, pero la información necesaria en otro formato. Subdividiéndose en: Gráficos e iconográficos (planos, fotografías, etc.), Sonoros (discos, cintas magnéticas grabadas, etc.), Audiovisuales (películas, video, etc.), Electrónicos (videodiscos, etc.), Documentos Compuestos o Mixtos (libros-disco, libro-casete, etc.), Documentos Magnéticos (utilizados en informática, ficheros, etc.)
b) Por su contenido: esta clasificación es esencial para la ciencia documental debido a que su utilización permite conocer las características de los documentos e identificar el tipo al que pertenecen para su difusión consiguiente. En este caso se divide en tres: documentos primarios, documentos secundarios y documentos terciarios.
c) Por su material: es el soporte físico del documento, en el cual cada documento tienen sus propiedades físico-químicas que influyen sobre las condiciones de utilización y conservación de los documentos, en este sentido los materiales tradicionales como la piedra o la tabla han sidos reemplazados a través del papel.
En el momento en que surge la tecnología se descubren nuevos soportes con gran difusión e importancia en diferentes materiales, como el soporte en plástico, soporte químico, etc.
d) Por su forma de producción: en este caso hay dos tipos de documentos: los documentos en bruto (objetos que encontramos tal como son en la naturaleza. Por ejemplo: muestra de tierra, minerales, etc.) y los documentos manufacturados (objetos que ha fabricado el hombre y que pueden ser reproducidos. Por ejemplo: muestras, prototipos, etc.) Al ser cada vez más diversas las técnicas sumadas a ello el uso de nuevos materiales logran transformar la forma de producción de los documentos, y convirtiéndolos en innovadores con gran alcance para el usuario.
e) Por sus colecciones: es una forma de agrupación de documentos que no requiere de una periodicidad. Son determinados por la misma finalidad y por el contenido que posee la colección. Hay de diversos tipos: sonoros, fotografías en papel, diapositivas, etc.
f) Por su periodicidad: es una característica esencial para un documento textual, ya que muchos de ellos se producen en una sola edición o tirada, mientras que otros lo hacen en serie. El contenido en estos casos puede ser muy diferente y diversos, pero la presentación o el formato más otras características siempre será el mismo. Por ejemplo: los diarios o publicaciones periódicas aparecen en intervalos definidos y regulares con una periodicidad de veinticuatro horas.
g) Por su modalidad de utilización: constituyen un criterio esencial de distinción y de selección de los documentos. Alguno de ellos muy utilizados por el hombre, debido a su facilidad, y otros un poco más complejos debidos a la utilización de aparatos para poder leerlos o verlos. En este caso la innovación tecnológica y el bajo costo logran que cada vez sean más comunes y de fácil empleo para cualquier usuario, ya sea novato o experto.
h) Por su forma de publicación: permite establecer una distinción importante entre documentos publicados (se distribuyen comercialmente, son adquiribles en las librerías) y documentos no publicados (no están comercializados y su difusión es más restringida. Son la denominada "literatura subterránea o no convencional o gris", con una tirada limitada. Estos documentos tienen una aplicación en la investigación, administración, actividades de producción, etc. cuyo valor es de interés tanto por su contenido como por su actualidad logrando convertirse en un documento muy requerible. Pueden estar limitados o no, como ocurrió con ciertos documentos militares). Los documentos manuscritos (día a día redactados) se conservan generalmente por razones administrativas como comprobantes, los cuales en determinados casos pueden adquirir un valor histórico independientemente a su función primordial. Por ejemplo: notas, bocetos, etc.
En la Biblioteca pueden observarse documentos divididos por su naturaleza en: Textuales (publicaciones periódicas, catálogos) y Especiales (documentos mixtos, como los libros-CDS. y documentos magnéticos como ficheros informáticos). Por su material adquiere una gran importancia en sus propiedades para su posterior extensión en el tiempo logrando en muchos casos digitalizar la información (como ocurre con los Boletines oficiales de la Nación, accesibles en la página de Internet del Gobierno Nacional). En otro sentido se divide por sus colecciones, los cuales se clasifican de acuerdo a la información y a la publicación que una editorial le otorgue, bajo un epígrafe común y con las mismas características de formato y tipografía (Por ejemplo: Decretos Nacionales de la Provincia de Jujuy). Por su periodicidad muchos documentos, como son las publicaciones seriadas otorgan un contenido de información útil para el usuario, más aún si se lo clasifica por diversos temas o relevancia. Por su modalidad de utilización la mayoría de los documentos son accesibles y alcanzables por los destinatarios, los cuales no requieren de otro soporte para poder entenderlo (Consultas al catálogo en Línea con formato de un Tesauro subdividido por quince temas), en este sentido la forma de publicación que adquiere los documentos en gran parte dependerán de su publicación comercial adquirible. Si esto no ocurriese se debe buscar la manera en como transformar ese documento en más accesible al público, para lo cual requerirá de un estudio previo y exhaustivo sobre el documento, destacando lo más importante de lo que no lo es, lo más útil de lo menos útil, etc.
CARACTERÍSTICAS INTELECTUALES:
Es el origen de la fuente del documento, la cual depende de su grado de originalidad, objetivo de la obra planteado previamente, grado de elaboración y contenido. Permite determinar su valor, interés, usuario, forma de tratamiento y utilización.
a) Objetivo: es la razón inicial para producir un documento la cual puede ser muy variable (Por ejemplo: hobbies, memorias, etc.). Esto determina que el documento se constituya en una prueba o testimonio fundamental, pueda conservar huellas de un acontecimiento (Por ejemplo: Éxodo Jujeño), presentar ideas, anunciar, servir de base a otro documento, establecer derechos de una persona o de una colectividad, anunciar, etc.
b) Grado de Elaboración: permite establecer una distinción entre documentos primarios (documentos originales elaborados por el autor), secundarios (documentos que se refieren o remiten a los documentos primarios. Contienen la descripción de los documentos primarios a través de catálogos, revistas de resúmenes, tesis, etc.). En cambio los documentos terciarios son aquellos manuscritos determinados a partir de la unión de los documentos primarios y de los documentos secundarios. Reúnen, condensan y elaboran la información original en una forma que corresponde a las necesidades de cada público. Por ejemplo: balances, síntesis, etc.)
c) Contenido: es aquel tema tratado de forma sistemática y exhaustiva, la cual puede ser accesible al público de manera global o ser para un público especializado (por ejemplo: técnicos).
El contenido se aprecia en función de diversos criterios: Por el tema tratado, por el nivel científico, por el grado de originalidad y de novedad, por la antigüedad de las informaciones, entre otros. Cabe recordar que todos estos criterios son referentes, ya que en todo caso, el documento no puede encerrar o acceder a una información nueva, pero si puede ser presentado de una manera más clara y accesible para cierto público constituyéndose así en un testimonio importante para la historia.
Conviene determinar previamente cuales son los criterios más importantes para la evaluación y análisis de un documento antes de editarlo, para lo cual es de vital importancia recalcar que la estructura de un documento puede variar a otro documento, no así algunos rasgos comunes. Un documento es suficiente por sí mismo, no necesita de otro documento o referencia para ser entendido, debe generar interés en el público o dar respuestas a ciertas expectativas de manera inmediata.
d) Origen: es la fuente privada o pública, anónima o conocida, individual o colectiva, permanecer oculta o no, etc., sumado a ello el autor de un documento. El autor puede ser una persona o grupo de personas o una institución o varias instituciones, cada una afectando de diferente forma: la obtención y difusión del documento.
Las fuentes de información son de gran validez, influyen en el uso que se pueda hacer de ella (Por ejemplo: al tratar de hablar sobre una reforma de una Ley de Educación, primero se deben buscar las bases en los Archivos del Ministerio de Educación de la Nación.). Muchas de estas fuentes pueden ser de dominio público, pero en otros casos se hallan protegidos por un derecho otorgado que restringe su difusión (Por ejemplo: Jurisprudencias del Organismo de Rentas)
e) Tipo de Documentos: son identificados por las unidades de información que poseen, los cuales responden a preocupaciones prácticas con el fin de facilitar las operaciones de selección, organización, tratamiento, búsqueda y difusión. En este plano formal se pueden distinguir como ejemplos las monografías o las publicaciones seriadas, etc. y como documentos no textuales las imágenes, fotografías, etc. siempre definiéndose de acuerdo a las necesidades o tratamientos particulares que se les quiera otorgar, al igual que los objetivos (función).
Mientras que en el plano intelectual se distinguen documentos esenciales (tratan temas que interesan a la unidad de manera rápida y completa que otros) y documentos marginales (contienen frecuentemente información interesante en casos especiales o raros. No son útiles en el momento de buscar la información)
Por otro lado se puede citar como de vital importancia la Estructura de los documentos, ya que varía de un tipo de documento a otro tipo, subdividiéndose en: Monografía (comprende una portada, texto dividido en partes, tabla de contenido de capítulos, ilustraciones, notas al pie de página, etc.), Publicaciones seriadas (son las publicaciones en serie que aparecen en volúmenes sucesivos encadenados de forma numérica y cronológica, compuesto de una carátula, una lista de artículos y secciones, varios artículos, correo de lectores, publicidad, etc.), Documentos inéditos (poseen una estructura variable, omiten las menciones importantes del autor, título, fechas y fuente. Se los puede hallar en la página del título, en los sumarios o en las cubiertas de los libros), Documentos no textuales (ostentan de una organización variable que depende de su naturaleza, finalidad y contenido. Pueden ser sencillos o complejos.), Partes (tienen una cubierta, sumarios, portadas, índices, título, secciones, bibliografía, ilustraciones, etc. Todas juntas logran dar un formato de identificación y tratamiento del libro), Unidad documental (es la parte de un documento que se ha aislado artificialmente con el fin de proceder a un tratamiento posterior comúnmente llamada separata, pudiendo hallarse en un artículo o capítulo publicado en una revista o libro) y las condiciones (para que la difusión y transmisión del libro sea efectiva, deben de tenerse en cuenta la autenticidad, verificación, fiabilidad y accesibilidad que posea)
En la Biblioteca de la legislatura pueden apreciarse los diferentes documentos que contienen, marcándose su diferencia desde la determinación de su valor, interés, al igual que por el usuario, forma de tratamiento y utilización del mismo. A pesar de que los diversos medios de comunicación sean cada vez más accesibles y posean un gran alcance en el público, el libro continuará siendo el más importante medio de transmisión de conocimientos debido a las características físicas que posee; sin olvidar que la posibilidad de acceder aún mas por su bajo costo logró extender la información del documento en la sociedad.
Los documentos como hemos citado anteriormente pueden ser públicos o privados. Son públicos los autorizados por un notario o un funcionario público competente con las solemnidades requeridas por la ley (Por ejemplo: decreto de necesidad y emergencia Nº 8590), en cambio, los privados redactan las partes concernidas en los mismos por sí solas o con la intervención de terceros (consejeros, asesores, abogados. Por ejemplo: proyectos de ley de diputados).
El objetivo puede ser muy variable, el cual siempre dependerá del autor, al igual que el grado de elaboración (rigurosa, o más fácil) que se le quiera otorgar al documento. Para ello se tendrá en cuenta la forma de elaborar que la convierte en esencial y alcanzable, como ocurre con el contenido que presenta y con el tipo de clasificación que adquiere en el momento de su creación y difusión.
Sujetos emisores y sujetos receptores. Difusión documental
En la Biblioteca de la Legislatura se pudo observar que los sujetos receptores mayormente son internos, ya que usualmente los que consultan las bibliografías (leyes nacionales, provinciales, decretos, códigos, resoluciones) son los legisladores, y en ocasiones esporádicas busca información sobre Legislación Nacional en boletines oficiales, libros, carpetines, etc.
Cabe recalcar que en otros casos frecuentan receptores públicos (sociedad) a consultar la hemeroteca de la biblioteca seleccionando entre los diversos diarios recopilados (El Tribuno de Salta, Jujuy o el diario Pregón) la que más le interese. En este caso el diario Ámbito financiero, La Nación o Clarín, es utilizado solamente por los usuarios internos.
La institución también por su parte, llega a cumplir la función de ser receptor de información, ya que completa la base de datos que poseen incompleta con la información que reciben del Boletín oficial de la Nación y de algunas publicaciones periódicas de índole científica o tecnológica, adquiridas a través de las suscripciones nacionales.
Los considerados sujetos emisores son aquellos que dan a conocer la información, en este caso es el personal encargado de la Legislatura quienes brindan la información que requiere el usuario, la cual debe ser pertinente y dar respuesta a la necesidad surgida del usuario de manera inmediata.
La Nación por su parte también es emisor, ya que brinda información a la Legislatura de la Provincia a través de los boletines oficiales. No obstante, la difusión documental es recopilada de bibliografías especiales o en algunas colecciones de carácter general, pero las mismas no son actuales debido al espacio físico que poseen. En este caso Internet ha dado solución a algunas consultas esporádicas de los legisladores de manera eficaz y rápida eliminando las barreras del tiempo y la distancia permitiendo buscar información en la red.
Los documentos son consultados día a día requiriendo de este modo, la conservación del mismo. El sistema de copiado (fotocopias) han sido de gran utilidad para el uso personal de cada usuario, ya que la difusión no es buena con respecto al usuario extranjero, debido a la serie de procesos que tiene que llevar a cabo para la obtención de la información.
PLAN DE CINCO ACCIONES
Actualizar libros con otros más nuevos o con la incorporación de otros soportes.
Ampliar la base de datos y el sistema de red
Crear una sala de lectura.
Mejorar la difusión dentro y fuera de la Institución.
Señalizar la entrada de la biblioteca
Institución documental virtual
Esta biblioteca se tiene su sede en la calle Agüero 2502 – (C1425EID) Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la cual posee divisiones y salas con sus respetivos teléfonos y autonomía. En esta biblioteca se hallan:
División Audioteca y Mediateca
División Hemeroteca
División Hemeroteca:
División Libros:
División Mapoteca y Fototeca
División No Videntes
División Tesoro Libros
Sala de Lectura, Acceso libre
Sala de Referencia Centralizada para investigadores
Sala de Referencia general
CONCEPTO DE INTERNET
Internet es una interconexión de redes informáticas que permite a los ordenadores o computadoras conectadas comunicarse directamente a través de una mega red de computadoras (colección de circuitos y rutinas). El término suele referirse a una interconexión en particular, de carácter planetario y abierto al público, que conecta redes informáticas de organismos oficiales, educativos y empresariales. Por ejemplo: existen sistemas de redes más pequeños llamados intranets, generalmente para el uso de una única organización, que obedecen a la misma filosofía de interconexión.
La tecnología de Internet es una precursora de la llamada "superautopista de la información" (objetivo teórico de las comunicaciones informáticas que permitiría proporcionar a colegios, bibliotecas, empresas y hogares acceso universal a una información de calidad que eduque, informe y entretenga, el cual en la actualidad sigue en aumento)
Esta herramienta de información y a la vez fuente de documentación, es el medio por el cual la Biblioteca del Congreso de la Nación logra tener una interacción diaria entre los usuarios y la institución documental independientemente de su localización geográfica.
CONCEPTO DE BASE DE DATOS
Base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente en la memoria de un ordenador diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. La información se organiza en campos (tipo de información) y registros (ficha en la que se recogen todos los valores de los distintos campos). En este sentido, la Biblioteca de Legislatura de la Provincia puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico en la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
En informática existen los sistemas de gestores de bases de datos (SGBD) que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada como posee la Biblioteca de la Nación en su página Web. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental. Las cuales las podemos clasificar de la siguiente manera:
1. – Según el tipo.
1.1 Según la variabilidad de los datos almacenados
1.1.1 Bases de datos estadísticos
1.1.2 Bases de datos dinámicos
1.2 – Según el contenido.
1.2.1 Bases de datos bibliográficos.
1.2.2 Bases de datos de texto completo
1.2.3 Directorios
1.2.4 Banco de imágenes, audio, video, multimedia, etc.
1.2.5 Bases de datos o "bibliotecas" de información Biológica.
2. Modelos de bases de datos
2.1 Base de datos jerárquicos
2.2 Base de3 datos de red
2.3 Base de datos relacional
2.4 Base de datos orientados a objetos
2.5 Base de datos documentales
2.6 Base de datos deductivos
2.7 Gestión de base de datos distribuido
Descripción detallada de la institución documental virtual
TIPO DE DOCUMENTO QUE SE ENCUENTRAN.
En este caso, como dijimos anteriormente en el punto dos, los diversos tipos de documento que se encuentran dependen de su grado de elaboración, otorgando así un gran abanico de material e información de carácter profundo y útil, mientras que los usuarios conozcan ciertos vocabularios específicos (Por ejemplo palabras como: jurisprudencia, preponderación, etc.)
De este modo se puede citar los diferentes documentos que posee la Biblioteca de la Nación Argentina: documentos primarios como los catálogos comerciales (Por ejemplo: publicaciones individuales de documentos), libros (Por ejemplo: párrafos de páginas, no más de quince renglones), normas (Por ejemplo: Norma de Medio Ambiente y Recursos Naturales de la Provincia de Jujuy), como documentos secundarios podemos encontrar boletines de resúmenes (Por ejemplo: Resumen de los Boletines Oficiales de la Nación), como documentos terciarios hallamos bibliografías de bibliografías (Por ejemplo: Leyes Provinciales) y finalmente encontramos en la biblioteca virtual literaturas de referencias que proporciona información específica, basándose en el empleo de índices, listados, etc. los cuales tienen como principal objetivo la consulta rápida. (Por ejemplo: actas, films, audio)
PASOS QUE SE REALIZARON PARA LA BÚSQUEDA
Los distintos procedimientos para buscar información parten de las preguntas ocasionales (búsqueda retrospectiva, identifica las fuentes conocidas sobre el tema) y de las permanentes (búsqueda actualizada, identifica las fuentes sobre un tema y lo pone al dia). En este caso el objeto de búsqueda fue la "Biblioteca del Congreso de la Nación – Argentina"
1. Primeramente ingresamos a la página: http://www.bcnbib.gov.ar
2. Una vez en el index de la página, navegamos por el interior del mismo a través de los hipervínculos que ofrece la página (no así en los links ya que nos derivaríamos a otras páginas)
3. Posteriormente, fuimos leyendo cada área: división libros, catálogos, comentarios, etc. tratando de encontrar lo más interesante. Fue en el área del catálogo donde aplicamos diferentes pasos para hallar la información, como ser: comparación (búsqueda directa de cada palabra ingresada), extensión (búsqueda por términos genéricos o cercanos) y proximidad (búsqueda de descriptores en el texto a modo de sinónimos).
Nota: a cada información nueva, fuimos copiándola y pegándola en Word, para su posterior resguardo en un Diskette o en un Pen Driwer.
Características básicas que determinan la vida de un documento
Hasta el día de la fecha, la Biblioteca de la Nación Argentina lleva 179 años al servicio de la comunidad con más de 3.000.000 piezas bibliográficas, sus documentos son diversos y por ende están sujetos a la vida de útil del documento. Por ejemplo: en la División Tesoro de Libros, los documentos son fondos reservados, antiguos, incunables y de valor especial, en su gran mayoría únicas, y por esta razón el acceso es restringido únicamente para los Investigadores Titulares (requiere de un tratado especial ya que al ser muy antiguos su deterioro es cada vez mayor). En el caso de la División de Libros, esto es muy diferente, ya que es menos estricta, debido a que los documentos no son únicos su vida útil no esta en riesgo ya que es posible su reemplazo por otro documento similar o en su defecto por documentos digitales.
La Biblioteca posee también documentos en soporte de otro tipo, como ser cassetes de audio, CD-ROM, etc. para lo cual los diversos sistemas de conservación requerirán de gran atención para su difusión posterior. En este caso se recomienda mantener una actualización cada quince días, renovando la información. Amparar cada documento por su naturaleza y soporte inicial a través de un archivo, logrando así evitar su deterioro posterior.
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS:
Los documentos archivados en la Biblioteca del Congreso poseen características físicas que dependen del peso, originalidad y tamaño dentro de la página Web, los cuales determinan la utilización y selección por parte del usuario en el momento de búsqueda de la información.
Estos documentos pueden clasificarse por su naturaleza en textuales (Por ejemplo: catálogos en línea) o especiales (Por ejemplo: discos, mapas, ficheros), por su contenido (documentos primarios, secundarios, terciarios. Por ejemplo: libros sobre García Lorca), por su material o soporte (En este caso los documentos se hallan transcriptos en Internet, para lo cual otros soportes no son necesarios), por su colección (documentos determinados por una misma finalidad y contenido. Se puede hallar como ejemplos diapositivas), por su periodicidad (al ser documentos textuales, su actualización es de índole necesaria. Por ejemplo: publicación seriada de artículos de turismo), por su modalidad de utilización (en este caso la selección y distinción de cada documento depende de la innovación tecnológica del soporte y formato que posea. La agilidad y la legibilidad en la ortografía enriquecen la lectura. Por ejemplo: catálogo en línea y catálogo de autores) y por su forma de publicación (en este caso la literatura gris tiene una aplicación de gran valor e interés que adquiere cuando el público lo requiere de manera constante)
CARACTERÍSTICAS INTELECTUALES:
Las características intelectuales del documento dependen del grado de originalidad, elaboración, objetivo de la obra y el contenido, logrando así determinar su interés, tratamiento y utilización.
El objetivo que plantea el documento puede ser inconstante, dependiendo de la función que se le quiera otorgar, es decir, que es relativo al objeto en sí mismo. Por ejemplo: Calendario de la Bibliomóvil (biblioteca educativa que recorre el país). Su grado de elaboración permite establecer una marcada diferencia entre los documentos, ya sea primario, secundario o terciario, en este caso se puede citar como ejemplo el Catálogo o tesauro de palabras claves para la búsqueda de leyes y decretos.
El contenido de un documento debe ser sintético y accesible para el público, escrito de modo claro y conciso, ya que podemos observar que la Biblioteca del Congreso de la Nación es una institución que tiene como misión asistir a los legisladores, colaborar con reparticiones oficiales y privadas, con centros de referencia, realizar convenios de cooperación, suministrar al público en general, información, documentación y asesoramiento en base a la colección bibliográfica, doctrinario, etc., de modo que de ser escrito de manera compleja perjudicaría la lectura visual del usuario. Se debe plantar en esta etapa el tema tratado, si posee o no un nivel científico, si requiere novedad, etc. Al mismo tiempo el origen (fuente privada o pública, anónima o conocida, etc.) y la selección que realice previamente el autor o grupo demarcaran cual será el tipo de documento que poseerá el documento, ya sea una monografía, publicación seriada, etc. En este caso las características intelectuales promueven la construcción de la ciudadanía y la identidad a partir del Fortalecimiento del Idioma – Acceso al conocimiento – Promoción de la lectura – Distribución de la Información y Difusión de la cultura en el orden nacional e internacional.
Sujetos emisores y sujetos receptores – difusión documental
En la Biblioteca del Congreso de la Nación los sujetos receptores son los usuarios que consultan la página Web, los documentalistas, los profesionales, etc. sumado a los que concurren a la entidad física de forma casual (público en general), ya que la información es accesible desde cualquier punto del país. No obstante, la información recibida por parte de los dos grupos no será la misma.
Los sujetos emisores son los que elaboran la información en la Web, como los legisladores, los encargados de actualizar la página y los diferentes senadores que se ponen en contacto para la consulta de los usuarios (receptores). En fin el principal emisor es la biblioteca del Congreso de la Nación Argentina ya que la Web, más allá de que nos brinda mucha información es un simple canal de comunicación para llegar a los usuarios.
La difusión de los documentos es de manera extensa en el sentido de poder realizar consultas sobre algún tema de la Legislación de la Nación, pero no así de acceder a la información primaria de los documentos en que se manejan los legisladores ni a ningún libro especializado para una consulta pertinente y libre por parte del usuario.
8- PLAN DE CINCO ACCIONES:
Ampliar el catalogo de leyes y autores para ser más útil y comprensible.
Crear un área dedicada a los niños de fácil lectura.
Diseñar enlaces con palabras fácilmente reconocibles.
Establecer un programa especial para no videntes
Realizar una guía informativa y educativa para su difusión posterior.
Comparación entre ambas instituciones documentales, diferencias y similitudes
ENTRE AMBAS.
Diferencias:
Similitudes:
Ambas son Bibliotecas Legislativas
Generan la perdurabilidad del documento
Otorgan información a la sociedad
Poseen códigos gramaticales para poder transmitir
Tienen acceso público
Transfieren información
En esta comparación pueden observarse que a pesar de las similitudes que poseen ambas bibliotecas, son las diferencias las que más se destacan, ya sea por la naturaleza entre ambas (principalmente porque una es Nacional y la otra Provincial) o por la asistencia a la misma por parte del lector (Por ejemplo: la Biblioteca de la Nación asiste a los investigadores, legisladores de todas las provincias argentinas, al igual que a estudiantes, personas no videntes, etc. para ello contando con secciones y departamentos especializados)
Desde nuestra perspectiva, como estudiantes de Comunicación Social, podemos ver que dependiendo de que tema el lector tenga que investigar se optará por concurrir a la Biblioteca Provincial o a la Nacional. Si bien la tecnología tiene sus ventajas en el momento de búsqueda de la información la Biblioteca Provincial es relevante e imprescindible.
Bibliografías
Alonso, C. M. y Gallego, D. J. 1994. Tecnología de la información y de la comunicación. UNDED. Madrid.
Amat, N. 1989. Documentación científica y nuevas tecnologías de la información. Pirámide Madrid
Coll-Vincent, R. y Bernal, F. J. 1993. Curso de documentación. Dossat Madrid.
Currás, E. 1988. La información en sus nuevos aspectos. Ciencias de la documentación, Paraninfo. Madrid.
Delgado Carreira, I. 1996.Técnicos auxiliares de biblioteca. Complutense. Madrid.
Guinchat, C. y Menou, M. 1992. Introducción general a las ciencias técnicas de la información y documentación. CSIC. París.
Guinchat, C. y Menou, M. 1992. Introducción general de las ciencias técnicas de la información y documentación. CSIC. París.
Guitert, C. M. y Penin, L. 1994. La telemática. Una enseñanza sin fronteras. Cuadernos de Pedagogía Nº 230.
López Yépez, J. 1995. La documentación como disciplina. Teoría e historia. Eunsa. Pamplona.
López Yépez, J. Ros García, J. 1993. ¿Qué es documentación? Teoría e historia del concepto en España. Síntesis. Madrid.
Mahtar M"Bow, A. 1989. Información y comunicación en el mundo contemporáneo. Universidad de Sevilla. Sevilla.
Martín Vega, A. 1995. Fuentes de información general. Trea. Gijón.
Martínez Comeche, J. A. 1995. Teoría de la información Documental y de las instituciones documentales, Síntesis. Madrid.
Olea Franco, P. 1999. Técnicas de investigación documental. Esfinge. México.
Página de Internet: http://es.wikipedia.org/org/wiki/Base_de_datos
Raymond, C. 1992. Documentación periodística. Principios y aplicaciones. Universidad Católica de Chile. Chile.
Torres Ramírez, I. 1999. las Fuentes de información. Estudios teóricos-prácticos. Síntesis. Madrid.
Autores
Alejandro Laureano
María Belén Vera
Andrea Balderrama
| Página siguiente |