Parámetros: 1. Razón de Riesgo (RR) 2. Razón de consecuencia (RC) 3. Razón de mantenimiento (RM) 4. Razón de protección (RP) 5. Razón de mortalidad (RM) 6. Razón de Uso (RU) 119
7. Razón de Complejidad (C) 8. Razón de Importancia investigativa- Productiva 9. Régimen de operación (RO) 10.Condiciones de explotación (CE) 11.Operatividad (O)
Estos aspectos están asociados e influyen principalmente en el riesgo, complejidad y uso del equipo médico. A cada uno de ellos le corresponde un valor para su clasificación que se asigna de la manera siguiente:
Razón de riesgo (RR) Caracteriza al equipo de acuerdo al nivel de riesgo, en las categorías: I, IIa, IIb y III, en orden ascendente de riesgo. Las reglas de clasificación para la obtención de la categoría de riesgo, están relacionadas con los riesgos potenciales asociados al diseño y fabricación del equipo
Alcance riesgo 12 Clase III. 7 Clase II b. 5 Clase II a. 3 Clase
Razón de Consecuencia (RC) Está relacionado con el efecto que pudiera tener sobre el paciente u operadores, un mal funcionamiento del equipo.
Alcance consecuencia 12 Muerte 6 Daños o heridas 3 maltrato 2 Incomodidad o insatisfacción 1 Tratamiento demorado 0 No consecuencia El alcance máximo es 12 y se selecciona solo una consecuencia.
Razón de mantenimiento (RM). Indica todos los aspectos que contribuyen a la necesidad de una intervención técnica al equipo.
Alcance aspectos. _____ El equipo requiere de ajustes electrónicos _____ El equipo requiere de ajustes mecánicos _____ Existen partes móviles _____ El equipo requiere reemplazar partes regularmente _____ El equipo requiere intervención significativa del usuario _____ Existen requerimientos organizativos 120
_____ El equipo requiere de limpieza regularmente Este parámetro es acumulativo y se asignan 2 puntos para cada aspecto que corresponda. El alcance máximo es 14 Razón de protección (RP) Está relacionado con el incremento del nivel de riesgo de acuerdo a los factores de protección que no estén disponibles en el equipo, en los casos que sea aplicable. Alcance aspectos ______ No están disponibles las alarmas del paciente ______ No existen alarmas funcionales ______ Las alarmas no son audibles, ni visibles ______ No existen mensajes, ni códigos de error ______ No existe un régimen continuo de chequeo del equipo ______ No existen mecanismos de seguridad ante fallos ______ No hay atención constante del operador ______ El equipo no se auto chequea al encenderse ______ El equipo no tiene auto chequeo manual El alcance máximo es 9 y se asigna un punto para cada aspecto que corresponda Razón de mortalidad (MO). Indica la presencia de salidas peligrosas que pudiera tener el equipo y que causarían riesgos directos e indirectos al operador o pacientes. Se refiere a equipos tales como electro bisturí, defibriladores entre otros. Equipos con un nivel descargas de energías peligrosas para la vida del paciente Alcance Aspectos 5 Directos 3 Indirectos 0 Ninguno El alcance máximo es 5 y se selecciona un aspecto Razón de uso (RU) Tipifica cuanto es usado un equipo y cómo influye esto en un fallo potencial Alcance uso 5 Frecuente 3 Esporádico 0 Nunca El alcance máximo es 5 y se selecciona un aspecto 121
Complejidad (C) La complejidad del equipo es expresada a criterio de la Gerencia de Mantenimiento de acuerdo a su mantenibilidad, diseño y grado de automatización Alcance clasificación 10 Alta 5 Media 3 Baja El alcance máximo es 10 y se selecciona un aspecto Importancia investigativa productiva (IP) Este parámetro está relacionado con la afectación del proceso si se detiene el equipo Alcance Clasificación. 10 Imprescindible (si se detiene el equipo se afecta al proceso) 5 Limitante (afecta el proceso pero no lo detiene) 0 No limitante (Al detenerse el equipo no afecta el proceso) El alcance máximo es 10 y se selecciona un aspecto Régimen de operación (RO). Está relacionado con la continuidad en el funcionamiento del equipo durante un tiempo determinado Alcance clasificación. 10 Continuo (el equipo no se detiene durante el proceso) 5 Intermitente (el equipo tiene paradas propias del proceso) 3 No continuo (el equipo trabaja alternativamente) El alcance máximo es 10 y se selecciona un aspecto Condiciones de explotación (CO). Se refiere a las condiciones del lugar donde se encuentra ubicado el equipo, debe precisarse los requerimientos necesarios en cada sitio y posteriormente realizar la clasificación. Alcance clasificación. 10 condiciones severas de explotación 5 condiciones ligeras de explotación 0 condiciones óptimas El alcance máximo es 10 y se selecciona un aspecto Operatividad (OP). La operatividad es una propiedad de la fiabilidad e indica la capacidad de trabajo que tiene el equipo durante un tiempo determinado sin reportar averías, 122
Alcance clasificación. 5 baja operatividad 0 alta operatividad Se realizará la evaluación de los equipos por separado para cada uno de los parámetros antes mencionados. La determinación del nivel de prioridad (P) es el resultado de la sumatoria de cada uno de dichos parámetros por cada equipo médico, o sea se expresa de la manera siguiente.
Modelos Esta información deberá estar lista para introducir todos los datos referentes a los modelos, se debe conocer además todas las piezas de repuesto, herramientas accesorios, materiales y equipos de verificación necesarios, así como tareas de mantenimiento, con el objetivo de realizar los procedimientos de mantenimiento por modelos.
Alimentación Se refiere a los tipos de alimentación que poseen los equipos, esta información no es indispensable para la implementación del sistema pero si es útil para los datos de los equipos.
Marcas Nombre del dato a preparar Nombre de la marca
Tareas de mantenimiento La gestión y codificación de las tareas de MP es una de las primeras preocupaciones del Departamento. De forma general no existe una reglamentación ni metodología para codificar las tareas de mantenimiento. Básicamente al equipo y los sistemas del Hospital se le definirán las siguientes intervenciones: • • • Inspección Mayor y Mantenimiento Preventivo, codificado como: (M) Inspección Menor y Mantenimiento Preventivo, codificado como (m) Pruebas de Aceptación: (PA) Codificación de los fallas Los fallos están presentes en todo tipo de equipo por lo que pueden ser muy diversos y de causas diferentes, pero a su vez hay fallos que pueden ser comunes a varios equipos, aunque estos tengan funciones muy diferentes. Para garantizar el seguimiento de las incidencias de los fallos o defectos es necesario codificarlos. Se ha diseñado el siguiente criterio para codificarlos y clasificarlos: Se usa un grupo de 5 caracteres, el primero para identificar el tipo de fallo, el segundo para identificar si fue un error del usuario o si fue un fallo propio del equipo y los restantes son una numeración consecutiva Los tipos de fallos y su código se muestran a continuación: 123
Tipo de Fallo Código Mecânico M Elétrico E Nemático N Electrónico L
Relación del Fallo Código Usuario U Propio del equipo P La numeración consecutiva es para diferenciar los diferentes sucesos dentro de un mismo tipo de fallo.
Por ejemplo analicemos dos situaciones que corresponden a un mismo tipo de fallo pero por diferente razón: • • Fallo en el fusible de un equipo Fallo en el relevador Ambos son eléctricos y supongamos que no fallaron por una mala manipulación del usuario, de modo que hasta el momento ambos tendrán el siguiente código: EP. Ahora entra a jugar la numeración consecutiva. Supongamos que el fallo de fusible es el fallo eléctrico 001 y el fallo de relay el 002, entonces el código final es: • • Fallo en el fusible de un equipo EP001 Fallo en el relevador EP002 POLITICA REFERENTE A LA ORDEN DE TRABAJO Se debe tener un expediente donde se recoja toda la información referida al equipamiento y los sistemas del Hospital, a este expediente se le asocia un número que es único y que identifica al equipo o sistema en particular, este número puede ser el de inventario.
Esta información es la siguiente: Descripción general, nombre del fabricante, modelo y número de serie, costo de adquisición, fecha de expiración de la garantía (soportada por una copia del original de una orden de compra), en que departamento o sección del hospital se encuentra, requerimientos necesarios para la realización de las actividades de MPP, localización del manual de servicio y operación del equipo o sistema, descripción si se le realizó alguna modificación, fecha y naturaleza de la última intervención, firma responsabilizada con las actividades de mantenimiento del equipo, costos, fallos, accidentes o incidencias, horas que ha trabajado, entre otras.
Gestión de las Órdenes de trabajo La gestión de una OT tiene varias etapas: apertura, ejecución, introducción de los resultados al Sistema de Información y cierre. Las OT generadas pueden ser producto de: acciones correctivas, preventivas o predictivas. 124
En el correctivo los trabajos llegan como solicitudes de servicio o sencillamente son acciones no urgentes que se van realizando a medida que las circunstancias y los recursos lo permitan. En el preventivo se lanzan las OT como resultado del plan del mes que se ejecuta en aquellos equipos o sistemas que le corresponda. En el predictivo se lanzan las inspecciones técnicas que deben realizarse junto con un MPP o sin estar relacionado a este. Durante su ejecución el personal, tanto del Departamento de Mantenimiento como de la empresa de servicios de mantenimiento, está en la obligación de llenar los datos que se piden en el documento que se genera de la emisión de esta OT. De forma general una OT debe contener la siguiente información: 1. Datos del equipo o sistema al cual se le realiza la intervención 2. Ubicación. 3. Datos del responsable que realizó la actividad 4. Fecha y hora de emisión 5. Fecha y hora de inicio 6. Tiempo de traslado 7. Fecha y hora de terminación 8. El consumo que originó 9. En caso de preventivo las actividades a realizar 10.En caso de predictivo los puntos a inspeccionar 11.La prioridad del equipo 12.Tipo de actividad INDICADORES DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Un indicador debe reunir las siguientes características: 1. Bien definido: Debe estar consistentemente definido, de modo que los datos que se recojan por el recolector de datos o por diferentes recolectores de datos en diferentes instantes de tiempo lo interpreten de manera similar, realizando así la medición que se espera. 2. Objetivo: Que sea claro, conciso. Que no sea alterado por opiniones, estados de ánimo, etcétera 3. Medible: Que sea perfectamente mensurable. 4. Validación: El indicador debe tener una relación directa con la estructura, proceso o suceso que esté midiendo, para que exista una posibilidad real de validación (gráficas de ajuste, etc.). Indicador de cumplimiento del MPP Cociente entre las actividades de mantenimiento preventivo programadas entre las realmente ejecutadas. 125
Tiempo de Cambio de estado (TAT). Es el tiempo en horas que transcurre desde la solicitud del servicio hasta la reparación final Tiempo de respuesta Es el tiempo en horas que transcurre desde la solicitud del servicio hasta que se empieza a realizar la intervención Down time Es una cantidad de tiempo determinada que el equipo o sistema está fuera de funcionamiento y no pude realizar las funciones primarias, que por las condiciones de diseño el debe realizar. También se puede expresar como una razón entre las horas de trabajo que debe realizar en un período determinado de tiempo y las que realmente realiza (7 días/ semana, 6 horas/día). Reparaciones repetidas Número de reparaciones del mismo tipo que se le realizan a un equipo especifico en un intervalo de tiempo determinado (por ejemplo 2 reparaciones en 15 días) Costos totales. (O Costos por cama) Cama = cama censable por el hospital o cama ocupada. Suma de todos los costos del servicio dividido por el número de camas del hospital. Horas consumidas por tipo de servicio o por orden de trabajo Es el número de horas consumidas en las actividades de mantenimiento que están registradas en las órdenes de trabajo. Órdenes de trabajo Ordenes de trabajo = Número de OT completadas en un período de tiempo determinado, incluye mantenimiento preventivo y correctivo. Reparaciones terminadas Solicitud de reparaciones = es el número de solicitud de reparaciones recibidas en el departamento durante un período de tiempo determinado Horas totales de mantenimiento por equipo Hora = Horas totales en mantenimiento (preventivo + correctivo) Equipos = equipos que tengan que ver directamente con los cuidados del paciente y todos los que estén bajo la responsabilidad del Departamento Costo de mantenimiento/ total de equipos Costo = Costo total del departamento en mantenimiento. Equipos = El total de equipos que están bajo la atención del Departamento 126
Porcentaje de fallas en comparación con las horas de mantenimiento Porcentaje de fallas: De manera simplificada se puede tratar como el número de roturas en un intervalo de tiempo determinado. Horas de mantenimiento: Tiempo empleado en las labores de mantenimiento (preventivo + correctivo) Costo del servicio/costo de adquisición Costo del servicio = Costo de todos los tipos de servicios (departamento, fabricantes, terceras partes) Costo de adquisición = Costo del equipo en el momento de su compra. Productividad del personal Sumatoria de los tiempos de las actividades de mantenimiento reales/ Sumatoria de los tiempos de las actividades de mantenimiento estándares. Capacidad instalada de equipos Por ciento de equipos que se encuentran fuera de servicio frente al número total de equipos Cantidad de Solicitudes verdaderas Número de reportes de averías que realmente resultaron en mantenimientos correctivos Disponibilidad técnica. Número Tiempo de trabajo de un equipo/tiempo de parada programada + no programas Cantidad de intervenciones Número de intervenciones en un período de tiempo determinado. Estos indicadores se establecerán tres niveles fundamentales, centro de costo, por equipo y a nivel de institución. Si por alguna razón el equipo al equipo se le aplazó la orden de trabajo, esta quedará aplazada y se intervendrá al mismo cuando estén las condiciones creadas, pero cuando se intervenga no se considerará una nueva orden sino que se tratará como la misma intervención con su misma orden. A continuación los indicadores que medirán los procesos para el Departamento Mantenimiento 1. Cada sección del Departamento debe tener asignada al menos una persona. 2. Cada técnico, tanto propio como de la empresa de mantenimiento conocerá claramente a que sección pertenece. 3. Como mínimo el 80% del trabajo realizado por cada técnico está relacionado con la sección a que pertenece. 127
4. El plan mensual de actividades será dado a conocer al personal técnico a más tardar el primer día hábil de cada mes, por parte de la Gerencia de Mantenimiento 5. A más el día 5 de cada mes se elaborara el informe de actividades del mes anterior y posteriormente será entregado a la Gerencia del Departamento. 6. Anualmente el 100% de los equipos médicos críticos recibirán mantenimiento preventivo; y al menos el 80% de otros equipos e instalaciones recibirá también mantenimiento preventivo. 7. El mantenimiento ejecutado por la empresa de servicios de mantenimiento será supervisado en un 100% por personal propio del Departamento. 8. El 100% del personal de la empresa de servicios de mantenimiento deberán ser técnicos graduados en especialidades afines a la sección que pertenecen. 9. El POA del Departamento será puesto a consideración de la Gerencia Administrativa-Financiera del a mas tardar un mes antes de la expiración del POA del año anterior. 10.Al finalizar el periodo de vigencia del POA se deberán haber ejecutado como mínimo el 80% de las actividades programadas. 11.El presupuesto será revisado con la Gerencia Administrativa-Financiera y con la Gerencia General al menos dos semanas antes de la fecha de aprobación del mismo por parte de la Junta Directiva del Hospital 12.El Plan de Mantenimiento Preventivo será elaborado según las normas enlistadas en el componente técnico del presente documento. 13.El Plan de MPP será elaborado a mas tardar una semana ante de caducar el anterior 14.La adquisición de repuestos se hará en forma programada a intervalos regulares. 15.El Plan de capacitación deberá ser ejecutado y aprobado por el Departamento, con el apoyo de la Gerencia de Recursos Humanos del Hospital. 16.Los programas y los materiales de capacitación deberán estar listos al menos una semana antes del desarrollo del evento. 17.Por lo menos el 50% del tiempo de las capacitaciones serán de carácter práctico. 18.El margen de ahorro anual en costos de reemplazo debido al alargamiento de la vida útil por mantenimiento preventivo es >20% del valor de la inversión del mimos (de acuerdo a estándares de durabilidad de equipos).
POLITICA DE MANEJO DE MATERIALES Como es de esperar, el Departamento de Mantenimiento deberá disponer de un stock razonable de materiales consumibles que permitan ejecutar sin problemas el mantenimiento preventivo y la mayor parte del correctivo. A continuación se describe una lista de materiales genéricos. 128
1. Fusibles en sus distintas tipologías y características y otros pequeños materiales para las instalaciones generales de agua, gases y electricidad. 2. Material electrónico de uso frecuente 3. Material de uso en equipos asistenciales. (cables pacientes, kits específicos, lámparas, sondas, etc.) 4. Materiales diversos, tales como bridas, grapas, cintas, tornillería, siliconas, radiadores, y otros de uso frecuente. 5. Materiales de oficina y de consumo informático.
Materiales fungibles o consumibles Para el buen funcionamiento de los equipos e instalaciones del Hospital, es totalmente necesario que cada sección que compone el Departamento disponga de un stock de fungibles o consumibles necesarios para su uso y funcionamiento y por tanto, para garantizar la asistencia a los pacientes, evitando esperas y riesgos innecesarios. Para cada producto, se deberá identificar: 1. Equipo, marca y modelo al que va destinado. 2. Descripción técnica del equipo o sistema. 3. Cantidad necesaria en stock 4. Referencia de catálogo de productos o comercial 5. Último precio cotizado
Normalización de materiales e instalaciones Siempre se debe procurar la utilización de materiales de recambio originales, en tanto no se hayan demostrado deficientes o apropiados, ya que de no ser así, al cabo de unos años es fácil que se produzca la aparición de materiales de repuesto ya colocados y diferentes a los iníciales, como también que se hayan realizado instalaciones que estén fuera de las normas vigentes.
En el supuesto que el mercado no disponga del repuesto o de un cierto tipo de material que tenemos instalado en el hospital debemos adoptar otro de igual calidad como mínimo, que sea homologado por los expertos que forman parte del staff del Departamento, que cumpla la normativa correspondiente y estandarizarlo, para que transcurrido el tiempo el hospital no sea un escaparate de marcas y modelos, que nos obligaría a disponer de un número elevado de recambios sin ninguna justificación y con el costo elevado que esto supone. Tanto el Departamento de adquisiciones como el Departamento de Mantenimiento, en conjunto con el Jefe de Mantenimiento de la empresa de servicios de mantenimiento cumplirán con el procedimiento interno para la compra de materiales, considerando para ello la capacidad y disponibilidad económica así como las normativas de rango superior que le sean de aplicación. En general, se deberán prever determinados parámetros:
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1. Costo máximo, a partir del cual se requerirá autorización específica para proceder a la compra. 2. Inclusión o exclusión del repuesto o insumo como parte de los servicios que provee la empresa de servicios de mantenimiento y que forma parte de las especificaciones técnicas del pliego de condiciones de licitación para dicho proceso. 3. Fijar niveles superiores de gasto y sus correspondientes niveles jerárquicos de autorización.
POLITICA DE MANEJO DE INVENTARIOS El Departamento de Mantenimiento deberá colaborar con la Gerencia Administrativa-Financiera, a través del Departamento de Servicios Generales, en la consecución y mantenimiento del inventario de los sistemas, equipos e instalaciones del Hospital.
Dicho inventario, deberá contener los datos siguientes: 1. Identificación: con marca, modelo, tipo, número de serie, etc. 2. Situación: Grupo funcional, planta de ubicación, zona, servicio, Departamento, línea de proceso, etc. 3. Breve descripción del elemento inventariado 4. Identificación de los principales accesorios vinculados 5. Proveedor 6. Servicio posventa del fabricante 7. Empresa mantenedora en el lugar 8. Manuales técnicos y de uso 9. Fecha de adquisición 10.Precio de compra 11.Fechas de vencimiento de garantías 12.Datos históricos sobre el mantenimiento de los equipos.
En este concepto se Incluirá toda la información procedente de las intervenciones de mantenimiento, Incluyendo aspectos administrativos y contables. Permanentemente se debe actualizar el inventario y si bien no corresponde al Departamento de Mantenimiento realizar la gestión del inmovilizado si se hace necesaria su intervención para la identificación, localización, codificación, control de altas y bajas, etc.
La configuración del inventario, indica el alcance de las actuaciones que debe realizar la empresa de servicios de mantenimiento, es decir, identifica la cantidad y complejidad de los equipos bajo su responsabilidad sobre los que tendrán que realizar el mantenimiento, dato que tienen especial relevancia a la hora de establecer los contenidos y acuerdos en el contrato suscrito con dicha empresa.
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Se excluirán de la intervención de mantenimiento, los equipos cedidos por consumos (en comodato), los que estén en garantía y otros que no sean propiedad del hospital, si bien deberán estar expresamente autorizados, identificados y documentados
POLITICAS MEDIOAMBIENTALES Con carácter general, el Departamento de Mantenimiento, la empresa de servicios de mantenimiento y el Hospital en general, deberán tomar las medidas preventivas oportunas relativas a evitar vertidos líquidos indeseados, emisiones contaminantes a la atmósfera y el abandono de cualquier tipo de residuos, con extrema atención en la correcta gestión de los clasificados como peligrosos. A continuación se relacionan algunas de las prácticas a las que el Departamento de Mantenimiento se debe comprometer para la consecución de una buena gestión medioambiental : •
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• Limpieza y retirada final de envases, embalajes, basuras y todo tipo de residuos generados en la zona de trabajo. Almacenamiento y manejo adecuado de productos químicos y mercancías o residuos peligrosos, para tal fin se ha diseñado un manual de higiene y seguridad que contiene la normativa aplicable dentro del Hospital. Prevención de fugas, derrames y contaminación del suelo con prohibición de la realización de cualquier vertido incontrolado. Uso de contenedores cerrados, señalizados y en buen estado, siempre que sea necesario. Especial atención con la segregación de los residuos generados, especialmente cuan se produzca la existencia de residuos peligrosos. Restauración del entorno ambiental alterado. Ante un incumplimiento de estas condiciones medioambientales y en el supuesto que la empresa de mantenimiento contratada este fallando a la aplicación de la normativa correspondiente, se le podrá repercutir a ésta, el costo económico directo o indirecto que suponga dicho incumplimiento.
POLITICA PARA ELABORACION DE INFORMES Los datos recopilados mediante el sistema de información o manualmente, se acompañaran con informes periódicos, con la frecuencia la Gerencia de Mantenimiento estime como correcta, pero que podrá ser semanal en todo caso. Tres grandes bloques agrupan los más significativos: 1. Las intervenciones realizadas 2. El grado de cumplimiento de los Programas y de las revisiones e inspecciones efectuadas. 3. La evaluación y presentación de mejoras en la gestión de los equipos y las instalaciones, que repercutan en la seguridad y en la mejora de los servicios o en la reducción de los costos, tanto a corto como a largo plazo.
4. La elaboración de informes técnico-económicos sobre cualquier defecto de los equipos e instalaciones, que: a. Disminuyan su rendimiento b. Aumenten el gasto energético c. Puedan ser motivo de futuras averías d. Puedan ser motivo de riesgos contra la seguridad y el medio ambiente. e. Las anomalías e incidencias que se hayan producido. 5. Anualmente se elaborará una Memoria resumen.
El Cuadro de Mando El Cuadro de mando, es un instrumento que recoge de una manera sistematizada la información relevante que hace referencia a la propia gestión, a la realización de actuaciones previstas y al gado de consecución de los objetivos planteados.
Un cuadro de mando bien elaborado de la gestión del mantenimiento, permite, entre otros aspectos, identificar fácilmente los costos de todo tipo y su adecuación a los recursos disponibles y facilita la gestión de los Recursos Humanos. El cuadro de mando es una herramienta de gestión que fomenta el autocontrol, en base a las siguientes razones: 1. Proporciona de forma rápida y ordenada, una información relevante y fiable. 2. Facilita y sistematiza el seguimiento del funcionamiento de la Departamento. 3. Permite identificar tendencias relativas a la evolución de la Departamento. 4. Facilita el seguimiento presupuestario. 5. Permite elaborar indicadores de gestión, además de los que ya contiene. 6. Facilita la comunicación interna. 7. Facilita la difusión externa de resultados hacia los niveles de Gobierno.
POLÍTICA DE GESTION DE CONTRATOS Dentro del conjunto de medios y recursos con que cuenta el Departamento de Mantenimiento las contrataciones constituyen una de las herramientas más importantes, dado que por medio de las mismas se harán todos los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos, sistemas e instalaciones del Hospital; logrando con ello incrementar la fuerza efectiva de todas las actividades que cubre el Departamento, la capacidad productiva de los sistemas y equipos, etc.
El Contrato Se define como tal al "pacto, ajuste o convenio que crea una obligación entre las partes que lo hacen o consumen". El contrato toma diferentes formas y como tal, diversas denominaciones, a saber: 1. Contrato consensual: Que es aquél que se concreta por el simple consentimiento de ambas partes. 132
2. Contrato perfecto: Que es el que no carece de ningún requisito jurídico para que se dé su plena eficacia. 3. Contrato real: Que es el que para el nacimiento de las obligaciones, requiere además del consentimiento, la entrega de cosas, como el simple préstamo, el comodato, la prenda y el depósito. 4. Contrato oneroso: Que es el que crea obligaciones y derechos recíprocos entre las partes contratantes. El contrato debe tener una estructura, que cambia según el propósito del acuerdo o convenio. En el caso particular de un contrato destinado a cubrir la prestación de un servicio para mantenimiento, el mismo habrá de tener en su contenido una serie de aspectos, los cuales son parte de las Condiciones Especiales enlistadas en el documento de licitación, el cual es parte de los documentos técnicos de la Departamento de Mantenimiento y que están bajo la custodia de la Departamento de Adquisiciones del Hospital, por su alto grado de confidencialidad. Cuando la Gerencia de la Departamento de Mantenimiento deba elaborar un contrato, ya sea por la prestación de un servicio integral o bien por la contratación de un determinado monto de mano de obra adicional, etc., habrá de tener en cuenta estos aspectos: 1. Ningún contrato se desarrollará y concluirá exitosamente si una de las dos partes, comitente/contratista, se beneficia en detrimento de la otra. 2. Para una misma naturaleza de trabajo o prestación es conveniente disponer de más de un contratista, salvo que, situaciones especiales mediante (único proveedor, único fabricante, etc.), así lo impongan. 3. Independientemente de la forma de contratación, o el sistema que se adopte, el Departamento deberá conocer la cantidad, calidad y tiempo requeridos para efectuar un trabajo o servicio. De esta manera deberá contar con un sistema de control adecuado, que le permita medir la actuación del tercero contratado y los resultados que se vayan obteniendo, esto se hará efectivo a través del Sistema de Información, con su modulo de mantenimiento y gestión de contratos. 4. Deberá evitarse toda improvisación en la elaboración del contrato y de la documentación que le compete, a efectos de asegurar que lo contratado sea dado o provisto enteramente por el contratista y así evitar, la aparición de indeseados adicionales, errores u omisiones. Basado en lo anterior se establecen tres formas de instrumentar las contrataciones de bienes o servicios para el mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo del Hospital, estas son las siguientes: 1. LA ORDEN DE COMPRA: Que no es más que una forma real y simple de contratación. 133
2. El CONTRATO EPISTOLAR: También denominado "carta intención" por el cual ambas partes, comitente/contratista, coinciden en el texto, explícitamente, de una carta cuyo contenido no es más que el contenido de un contrato. Esta forma de contratación comienza con la nota que, por ejemplo, remite mantenimiento a un determinado contratista, solicitándose determinado trabajo, tarea o servicio, medido y especificado, para que sea cumplimentado dentro de un determinado lapso o antes de una fecha definida. El contratista, de estar de acuerdo con el contenido de la carta invitación habrá de contestar afirmativamente, y transcribirá todos y cada uno de los conceptos consignados por el comitente. Se usa esta forma de contratación para trabajos más bien pequeños y en la práctica ambas partes se ponen de acuerdo en el precio y todos los demás aspectos de la contratación por anticipado. Esta "carta intención" tiene el valor documental de un contrato.
3. El CONTRATO convencional: perfecto, real y oneroso. En tal caso se lo emplea para grandes contrataciones, para trabajos de gran envergadura, tales como grandes paradas, modificaciones importantes, obras nuevas y servicios de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo, esta forma de contrato será la que se aplicara para efectuar el mantenimiento integral de equipos, sistemas e infraestructura del Hospital. 135
POLITICA DE MONITORIA Y CONTROL
Por definición, ningún sistema que se ponga en marcha podrá alcanzar los objetivos establecidos, si no se establecen a priori el concepto de monitoria y control.
Para que se pueda aplicar una política de control sobre el Departamento de mantenimiento y sobre la empresa de servicios de mantenimiento subcontratada debe haber un plan que indique: objetivos, estructura y organización, programas, acción y resultados, tal y como se ha diseñado para la Departamento de Mantenimiento dentro del componente técnico del presente documento.
Así pues, se definirá al control como “la actitud propia de quienes dirigen para verificar rumbos y corregirlos, si fuera necesario, tomando las medidas correctivas apropiadas”.
Algunos principios en los que se debe basar todo control son los siguientes: •
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• • Toda acción de control debe estar reflejada contra un patrón de comparación, que permita reflejar las variaciones que se producen entre lo esperado y lo realmente obtenido. Toda acción de control debe ser mantenida en el lapso que se ha decidido controlar. En ese lapso, la acción debe ser continuada y consistente, para darle seriedad al control. Todo mecanismo de control que se establezca debe ser simple y económico. Tomar pocos y relevantes conceptos a controlar. Los objetivos de contar con una política de control dentro de la Departamento de Mantenimiento son los siguientes: • • • • Prestar servicios con adecuada velocidad de respuesta. Asegurar el máximo tiempo operativo de las Unidades atendidas. Dando confiabilidad y calidad en los trabajos ejecutados. Realizar los trabajos en forma económica. Comienza a actuar el control sobre cada uno de estos objetivos, a partir de la medición de los resultados, para lo cual se aplicarán diversos “controles”, tales como: •
• Cantidad de Órdenes de Trabajo programadas vs. Ordenes de Trabajo. canceladas Tiempos programados totales vs. tiempos reales empleados, etc.
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Del control que se ejerce sobre los resultados, pueden aparecer desviaciones entre lo previsto y lo realmente obtenido. En el caso concreto de un programa de acciones de mantenimiento y conservación, y tomando en consideración cantidades de Órdenes de Trabajo., o tiempos, o cantidad de horas-hombre, se puede decir que un programa cumplido en: • • • Un 85%, es óptimo Un 75%, es muy bueno Un 65%, es aceptable, pero menos de este porcentaje, el resultado es decididamente malo.
INDICADORES DE CONTROL
Se dividen en tres grandes grupos: los que reflejan tiempo, los que reflejan cantidad de trabajo y los que se refieren a los costos.
Indicadores de tiempo: Esta clase de indicadores es importante, pues tienden a ser precisos y van dando la pauta de la real eficiencia de la programación, y el control que ejerce la Gerencia de la Departamento sobre los trabajos efectuados por la empresa de servicios de mantenimiento subcontratada para tales fines: • •
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• Tiempo establecido por Orden de Trabajo vs. tiempo real empleado. Tiempo transcurrido desde el momento en que se recibe el llamado para una tarea de emergencia y el momento en que el personal técnico operativo concurre a reparar. Tiempo teórico disponible por día por toda la dotación vs. el tiempo efectivamente aprovechado (eficiencia operativa teórica). Tiempo real total disponible por día vs. tiempo efectivamente aprovechado (eficiencia operativa real). Tiempo teórico total disponible vs. tiempo perdido por ausentismo. Tiempo programado por ruta de inspecciones y revisiones vs. tiempo real utilizado. Tiempo previsto para una tarea determinada de mantenimiento rutinario vs. tiempo real utilizado. Tiempo total programado (para una tarea determinada) vs. tiempo real utilizado (para mano de obra propia como contratada).
Indicadores de cantidad de trabajo: Estos indicadores no son precisos, pero dan una idea global de las actividades desarrolladas en los aspectos operativos y de supervisión del mantenimiento del Hospital. Sirven también para reflejar cómo se distribuye el esfuerzo entre todas las áreas del hospital, con fuerza efectiva propia o contratada. • Cantidad de Órdenes de Trabajo programadas vs. Cantidad de Órdenes de Trabajo concluidas. 135
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• Cantidad de Órdenes de Trabajo programadas vs. cantidad de Órdenes de Trabajo no satisfechas. Cantidad de Órdenes de Trabajo recibidas de un área determinada vs. la cantidad total de Órdenes de Trabajo recibidas de todos los hospitales que se les presta el servicio. Cantidad de Órdenes de Trabajo concluidas vs. cantidad de Órdenes de Trabajo debido a emergencias. Este índice es importante porque refleja la eficiencia de la programación. Pues es de esperar que cuanto mayor sea la programación menor serán las emergencias. Cantidad de Ordenes de Trabajo atendidas por cada sección de Mantenimiento vs. total de Órdenes de Trabajo procesadas.
Indicadores de costos: Son indicadores precisos y de gran utilidad para medir el aprovechamiento económico de la Departamento de Mantenimiento. • •
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• Costo promedio de cada orden de trabajo. Monto total presupuestado operativo anual vs. monto real gastado por la Departamento de Mantenimiento. Costo de la mano de obra vs. total de sueldos y salarios pagados Monto del presupuesto operativo vs. el presupuesto operativo del hospital. Costo total por hora (promedio) de cada acción que realice la empresa de servicios de mantenimiento. Costo total/hora por cada sección dentro de la empresa de servicios de mantenimiento.
Siempre es conveniente, una vez que se ha decidido qué indicadores se habrán de usar, cargar en el Sistema de Información los datos a medida que se van obteniendo y precisar la información en forma analítica, gráfica y de cuadros; esto simplifica el proceso de control sobre todas las actividades programadas del mantenimiento efectuado en el hospital. 137
POLITICA EN MATERIAL LEGAL
Dada la naturaleza de los servicios que se prestan en un establecimiento hospitalario, los problemas legales vinculados al mantenimiento merecen una consideración muy especial.
Es preciso, ante todo, tener conciencia de la extrema complejidad de esos problemas. No tienen las mismas características legales las relaciones que se suscitan entre el Hospital y sus empleados, que aquellas establecidas entre el Hospital y un servicio contratado, o entre los empleados de éste y el Hospital.
Tampoco es fácil, en muchos casos, definir con precisión las esferas de responsabilidad y competencia de las diversas empresas y personas involucradas en el mantenimiento. Es necesario señalar, por otra parte, que un mantenimiento defectuoso -en razón del incumplimiento contractual, negligencia, impericia, dolo u otras- puede provocar daños y perjuicios de diversa consideración y gravedad a pacientes o terceros, comprometiendo así responsabilidades que, según el caso, pueden ser de carácter civil y/o penal, con la consiguiente secuela de juicios y otros procesos contra quienes sean considerados legalmente imputables por los damnificados o las autoridades públicas.
En razón de la extrema complejidad del tema y de la diversidad de las situaciones que puedan presentarse, resulta imposible comenzar siquiera su análisis. Debe destacarse, sin embargo, la necesidad de contar en todos los casos con un adecuado asesoramiento jurídico acerca de los contratos que se celebren, es aquí donde la oficina legal del Hospital efectuara las acciones el caso sobre todo lo relacionado a incumplimiento contractual de los contratos efectuados con empresas y proveedores, por tanto el Departamento de Mantenimiento servirá únicamente como canal de comunicación de los incumplimientos que se hayan detectado en el desarrollo de las actividades operativas, directivas y de gestión de los agentes mencionados anteriormente. 138
CONCLUSIONES
El Departamento Mantenimiento, tal como está previsto en la presente investigación requiere de un sistema informático eficaz, para poder desarrollar sus responsabilidades. No cabe ninguna duda que el cúmulo de información que se debe manejar en este servicio sería impensable sin el concurso de un sistema informático.
Para que realmente se puedan obtener los resultados esperados, todo el Personal del Departamento de Mantenimiento del Hospital y de la empresa de mantenimiento, debe estar mentalizado en orden al uso y empleo adecuado del sistema informático. Entendido esto, todo el personal debe estar familiarizado con su uso y aplicación, para lo cual será necesario llevar a cabo una tarea de desmitificación, sensibilización y formación de todas las personas que, en mayor o menor grado, habrán de recurrir a la computadora como un auxiliar eficaz.
Por último, el sistema debe estar permanentemente actualizado para que sirva a los fines previstos. De no prestarse atención a los aspectos antes mencionados, se producirá, casi con seguridad una progresiva degradación del sistema y hasta puede quedar fuera de toda utilidad. 139
I. Gestión hospitalaria, Mc. Graw Hill; J. Themes, L. Menguivar, Madrid 2001.
II. Código Nacional Eléctrico (NEC); Edición 1999.
III. NFPA 99C, Gas and Vacuum Systems; Edición 1997
IV. Care and security in hospitals, Muriel Skeet, VSO; Marzo 1996.
V. Agencia de cooperación alemana (GTZ), manual de mantenimiento preventivo, Proyecto El Salvador, 1999.
VI. Dirección de hospitales, Barquín, Mc Graw Hill, Segunda Edición, 2002.
VII. Manual de gestión sanitaria, I Volumen, Centro de Estudios Financieros (CEF); Madrid 2004.
VIII. Estrada Víctor, Salud y planificación social, Editorial Espacio, Primera edición, Madrid, España, 2003.
IX. Malagon Londoño / Galan Morera, La Salud Publica situación actual – propuestas y recomendaciones, Primera edición, Editorial Panamericana, Bogotá Colombia, 2002
X. Revista OPS, Estrategia de Cooperacion / www.paho-who.hn 140
ANEXOS
ANEXO 1 DISTRIBUCION DE SISTEMAS TECNOLOGICOS
1. AREA ELECTRICA. a. Detección de incendios. b. Iluminación obras exteriores. c. Iluminación obras interiores. d. Voz y datos. e. Relojes y cronómetros. f. Pararrayos. g. Alimentación en Media tensión. h. Control de riego. i. j. Llamado de enfermeras. Control y fuerza planta de tratamiento. k. Control y fuerza planta potabilizadora. l. Distribución en Baja Tensión. m. Transferencias eléctricas. n. Sub-estaciones eléctricas. o. Sistemas ininterrumpidos de energía (UPS).
2. AREA ELECTROMECANICA. a. Sistema de climatización. b. Sistema de ventilación. c. Sistema de extracción. d. Generación eléctrica. e. Elevadores y montacargas. f. Sistema de generación de vapor. g. Sistema de generación de agua caliente. h. Sistema de generación y suministro de gases medicinales. i. Sistemas de bombeo mecánico.
3. AREA HIDROSANITARIA E INFRAESTRUCTURA a. Sistema de agua potable fría. b. Sistema de agua potable caliente. c. Sistema de agua tratada no potable. d. Sistema de extinción de incendios. e. Sistema de riego de jardines. f. Sistema de suministro de vapor. g. Sistema de suministro de agua caliente. h. Sistema de suministro de agua helada (climatización) i. Sistema de aguas grises. j. Sistema de aguas negras. k. Sistema de aguas lluvias. l. Artefactos sanitarios. m. Calles de acceso, interiores y aceras.
n. o. p. q. r. s. t. u. v. w. x. y. z. Áreas verdes y jardines. Estructura física exterior e interior Puertas exteriores. Puertas interiores. Ventanas interiores. Ventanas exteriores. Paredes interiores y exteriores. Pisos interiores y exteriores. Estacionamiento. Muros interiores y exteriores. Tanquillas de media tensión eléctrica. Pérgolas. Losas y techos 4. AREA SERVICIOS GENERALES a. Carpintería. b. Albañilería. c. Mecánica. d. Mobiliario. e. Remodelaciones con tabla yeso (interior y exterior). f. Manejo de insumos, repuestos y almacenes.
5. AREA BIOMEDICA a. Equipos de esterilización. b. Equipos de cocina. c. Equipos de lavandería. d. Mobiliario hospitalario. e. Equipos de imagenologia. f. Equipos de laboratorio. g. Equipos de anatomopatologia h. Equipo médico menor. i. j. Equipos electro médicos. Equipos de soporte de vida. k. Equipos de óptica. l. Equipos de endoscopia.
ANEXO II. COMPONENTES DE SISTEMAS TECNOLOGICOS Y BIOMEDICOS
N° 1
2 Sistema Equipos de esterilización
Equipos de cocina Componentes Autoclave de vapor de mesa Autoclave horizontal de doble puerta Autoclave vertical Cepillo neumático Equipo de empaquetado de instrumentos Esterilizador de patos Guillotina para cortar gasa Lavadora de endoscopios Lavadora de instrumentos Lavadora ultrasónica Lavadora ultrasónica pequeña Bascula mecánica de plataforma Batidora universal Calentador de vapor Congelador tamaño grande para cocina Congelador tamaño medio para cocina Cuarto frío temperatura baja en cocina Cuarto frío temperatura media en cocina Estufa de gas propano Freidor de profundidad Horno de convección Maquina lavadora de instrumentos de cocina Maquina lavadora de platos Máquina para hacer hielo Marmita estacionaria Plancha de gas propano Refrigerador domestico 300L Refrigerador exhibidor Refrigerador grande 13 Sistema de extracción de aire. Lavamanos clínico Lavamanos minusválido Lavamopas Excusado con válvula Vertedero clínico Urinario con válvula Red principal de tubería de PVC Rejillas de extracción de aire
ANEXO 3 FORMATOS COMPONENTE TECNICO FORMULARIO DE INVENTARIO TECNICO El inventario técnico es un registro descriptivo permanente de los equipos y sistemas del Hospital, sobre el cual se basa la planeación, programación, adquisición de partes y la ejecución de otras actividades operativas propias del servicio de mantenimiento. El Gerente del Departamento de Mantenimiento será el responsable de la actualización periódica del inventario técnico, los supervisores de cada sección del Departamento de Mantenimiento, en coordinación con los técnicos de la empresa de servicios de mantenimiento serán los encargados de realizar todas las tareas necesarias para la recopilación requerida. Los objetivos de levantar un inventario técnico son: 1. Conocer el universo de acción del Departamento de Mantenimiento y por ende de la empresa de servicios de mantenimiento 2. Tener una base de datos con información técnica y administrativa de los equipos. 3. Disponer de información para fines de planificación y toma de decisiones. 4. Conocer el estado y la ubicación del equipo. PROTOCOLOS DE MANTENIMIENTO Son la guía para la ejecución de acciones técnicas de los procedimientos propios del mantenimiento preventivo sobre equipos, instalaciones y sistemas del hospital, con el objeto de obtener la máxima eficiencia y producción del equipamiento existente. SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Es un documento diseñado para el control y programación de las actividades del Departamento de Mantenimiento y de la empresa de servicio de mantenimiento tanto para su manejo técnico y administrativo. La Gerencia de Mantenimiento lo elaborara y luego la hará llegar al jefe de mantenimiento de la empresa de servicios de mantenimiento para que este efectué el trabajo operativo que corresponde. No se realizara ningún tipo de mantenimiento si no se presenta dicha solicitud, por parte del jefe de servicio o área (llámese responsable de la Departamento de Gestión, Sección, Departamento o Departamento) ORDEN DE TRABAJO Es el documento a través del cual se lleva control del trabajo de mantenimiento y se contabilizan los costos ocasionados por el mismo. El jefe de mantenimiento de la empresa de mantenimiento la elaborara a partir de la solicitud de trabajo recibida, o de las planificaciones realizadas. El encargado de ejecutarla será el técnico designado por la jefatura de la empresa de
mantenimiento, quien será responsable de registrar toda la información que sea requerida en dicha orden. INFORME DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO Es el documento que proporcionara información suficiente que permitirá al Departamento de Mantenimiento y a la Gerencia Administrativa-Financiera del hospital evaluar los esfuerzos realizados por la empresa de servicios de mantenimiento para el cumplimiento de su gestión y la utilización de los recursos disponibles. El jefe de mantenimiento de la empresa de mantenimiento será el encargado de elaborar de informe, basándose en los registros y reportes de las distintas secciones. FICHA DE VIDA Es el registro de la recopilación, en forma permanente, de la información básica y específica de cada acción de mantenimiento y/o reparación realizada sobre los equipos, sistemas o instalaciones; mediante este registro se podrá determinar y/o decidir el estado físico-funcional del equipo, necesidad de darle de baja, reemplazo, etc. SOLICITUD DE COMPRAS Es un documento diseñado para determinar los insumos necesarios a adquirir, de una forma programada y ordenada. El Gerente del Departamento de Mantenimiento, en coordinación con la Jefatura de Servicios Generales del Hospital serán los encargados de evaluar las necesidades de compra y realizar la solicitud correspondiente.
A continuación se presentan todos los formatos para realizar las actividades anteriores. DATOS DEL PROVEEDOR FABRICANTE
DIRECCION:
ANEXO 4 CODIFICACION UNIVERSAL MEDICAL DEVICE NOMENCLATURE SYSTEM (UMDNS) DE ECRI A fin de normalizar y sistematizar la gestión del mantenimiento del equipamiento médico se ha hecho necesario codificar los mismos. Para ello se ha adoptado la codificación UMDS, que es una codificación universal desarrollada por ECRI. ECRI es la fuente mundial más completa de datos y evaluación de aparatos y equipos médicos, contando con un base de de datos de más de 5.000 categorías de artefactos y más de 300.000 informes de evaluaciones de aparatos médicos, problemas y peligros, estudios de costo y evaluaciones de tecnología de alcance mundial. La UMDS es una nomenclatura en inglés y español aceptada mundialmente para la clasificación de equipos médicos con información relativa a los mismos y ha sido adoptada para la codificación de los equipos en esta investigación. Es importante que a medida que el Hospital vaya incorporando o reemplazando equipos, se codifique con esta nomenclatura a fin de poder gestionar correctamente el mantenimiento de los mismos de acuerdo a las rutinas y estándares establecidos para los diferentes tipos de equipos y que han sido enunciados en el presente documento
ANEXO 5 MODELO DE CONTRATO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 1. OBJETO DEL CONTRATO El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene por objeto regular y definir el alcance y condiciones de prestación de servicios, sistemas técnicos, procesos, métodos, normas, y recursos, tanto técnicos como humanos, que deberán regir la contratación del Mantenimiento integral del Hospital XXXXX ubicado en XXXX. La prestación del servicio se realizará de acuerdo con los requerimientos y condiciones estipuladas en las bases de licitación, las cuales forman parte del presente Contrato, así como en el correspondiente Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares emitidas por la Gerencia Administrativa Financiera del Hospital, de los que se derivarán los derechos y obligaciones de las partes contratantes, teniendo ambos carácter contractual. 2. FINALIDAD DEL SERVICIO A CONTRATAR La finalidad de la prestación objeto del presente Contrato consistirá en la consecución del mejor estado de las partes y elementos componentes de los Sistemas y equipos eléctricos, electromecánicos, biomédicos; los sistemas Hidrosanitarios y la infraestructura del Hospital XXXXXX, facilitando, asimismo, la obtención de las funciones y prestaciones que deben cumplir, minimizando las posibles paradas como consecuencia de averías y realizando las acciones correctivas en general en todos aquellos sistemas, equipos o instalaciones mencionadas en el anexo técnico de las bases de licitación del proceso de contratación de los servicios de mantenimiento integral del Hospital XXXXX, llevando a cabo los planes de mantenimiento preventivo y correctivo que se han diseñado para tal fin. Se llevará, asimismo, un seguimiento estadístico de incidencias y averías de cada sistema, equipo o instalación, mediante una ficha o registro informático individual el cual será proporcionado por el HMEP a través del Sistema de Información del Hospital. 3. DESCRIPCION DE SERVICIOS A PRESTAR A efectos de adjudicación se considerarán incluidos para la prestación del servicio de mantenimiento los siguientes: (colocar los servicios que serán contratados) 4. FUNCIONES Y DESARROLLO OPERATIVO DEL ADJUDICATARIO El Hospital XXXXXXX a través de la Departamento de Mantenimiento, ejercerá la supervisión y coordinación del adjudicatario, a fin de asegurarse que el mantenimiento y la conservación se está llevando a cabo conforme a las
exigencias del Pliego y compromisos contractuales establecidos, ejerciéndose estas funciones preferentemente por parte de los Servicios Técnicos
5. SOBRE EQUIPOS Y SISTEMAS La empresa adjudicataria efectuará sobre los equipos y sistemas objeto del contrato, las siguientes funciones: •
•
•
•
•
• Operaciones de mantenimiento preventivo, correctivo y técnico legal según las indicaciones de este pliego, garantizando la adecuada utilización, la buena conservación y durabilidad de los equipo Estas operaciones de mantenimiento se regularán conforme a la legislación vigente Se recogerán las acciones a efectuar en los equipos y sistemas con indicación de su periodicidad. El adjudicatario realizará, cuando así lo designe la Departamento de Mantenimiento la comprobación “in situ” y revisión posterior, de las reparaciones amparadas en contratos de mantenimientos específicos o excluidos de este Pliego y llevadas a cabo por las compañías fabricantes o mantenedoras de los equipos. Las reparaciones u operaciones cuya realización produzca un trastorno en la actividad a los Servicios, serán efectuadas durante los horarios que señale el gerente del Departamento de Mantenimiento. Cuando se demuestre que una avería ha sido debida a un golpe, mal uso o desconocimiento en el manejo por parte del usuario, el adjudicatario lo comunicará al jefe de mantenimiento de la empresa adjudicada o al Gerente de la Departamento de Mantenimiento, será el Hospital XXXXXXX, quien en este caso concreto, asumirá el costo de dicha reparación, siempre y cuando haya del Departamento de sido comprobada por personal especializado Mantenimiento • Asimismo quedarán excluidas las averías producidas por catástrofes naturales tales como: inundaciones, descargas eléctricas producidas por rayos, así como producidas por variaciones de tensión y fenómenos transitorios ocasionados por el suministro eléctrico.
6. CONDICIONES FUNCIONALES •
• Traslados. Nos referimos en este punto a los acondicionamientos necesarios para dar cobertura a cualquier tipo de alimentaciones (eléctricas, mecánicas, hidráulicas, gases medicinales, neumáticas, térmicas, etc.) que requiera el aparato, para su puesta en marcha y posterior funcionamiento (traslados de un servicio a otro).
Adecuaciones funcionales. Este punto se contempla la ordenación de todas las instalaciones de infraestructura, en sus componentes de parte terminal y conexiones, para el correcto funcionamiento de nuevos equipos adquiridos por el hospital. Se analizará de forma individual un estudio técnico económico,
elaborando la empresa adjudicataria del mantenimiento, un presupuesto que contemple mano de obra, materiales y componentes relacionados con el equipo , sistemas o instalaciones. La ejecución de estos trabajos se realizará con la aprobación previa de la Departamento de Mantenimiento
7. INVENTARIO El adjudicatario deberá colaborar con el Departamento de Mantenimiento, en la consecución y mantenimiento del inventario de los equipos y sistemas del Hospital XXXXXX y que contendrá lo siguiente: • • • • • • • •
• Identificación: con marca, modelo, tipo, número de serie, etc. Situación: Grupo funcional, planta de ubicación, zona, etc. Breve descripción del equipo o sistema. Proveedor y servicio posventa. Empresa mantenedora. Manuales técnicos y de uso. Fecha de adquisición y precio. Datos históricos sobre el mantenimiento de los equipos. En este concepto se incluirá toda la información procedente de las intervenciones de mantenimiento, incluyendo aspectos administrativos y contables. Informe detallado del estado de adecuación y conservación de todos los equipos, tanto desde el punto de vista técnico-legal como funcional
En el plazo de tres meses a partir de la firma del contrato, se realizará el inventario definitivo. Una vez conformado por los servicios técnicos del hospital este inventario fijará el alcance de la actuación de la empresa adjudicataria, es decir, la cantidad de equipos bajo su responsabilidad sobre los que tenga que realizar el mantenimiento, objeto del contrato.
Se excluirán los equipos cedidos por comodato, los que estén en garantía y otros que no sean propiedad del hospital.
8. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Se llevarán a cabo, como mínimo, las siguientes operaciones: •
•
• Medición de los parámetros fundamentales, ajuste, regulación, limpieza y engrase de los elementos mecánicos que lo precisen. El adjudicatario deberá realizar igualmente la comprobación y seguimiento del Mantenimiento Preventivo de los equipos, sistemas e instalaciones, dicho mantenimiento serán basados según normativa para cada equipo o sistema en cuestión. Se enviará calendario de estas actuaciones en el mes siguiente al que se realice la adjudicación, entregándolo, directamente al Gerente del Departamento de Mantenimiento, con las fechas de intervención por equipo y sistema.
• Este calendario se ajustará atendiendo a las necesidades asistenciales del Servicio.
9. MANTENIMIENTO TÉCNICO-LEGAL.
El mantenimiento técnico-legal será realizado sobre aquellos equipos, sistemas e instalaciones que de acuerdo a las especificaciones de los reglamentos industriales o sanitarios, tanto de carácter general, comunitario, nacional o provincial, que de obligado cumplimiento, lo requieran.
A estos efectos el adjudicatario elaborará, en un plazo de tres meses, un “Manual de Mantenimiento Técnico-Legal de Equipos, Sistemas e Instalaciones” que recoja los equipos afectados y el sistema operativo a desarrollar desde el punto de vista de tareas y de documentación para llevarlas a cabo. Propondrá en su oferta el programa de actuación de mantenimiento legal que estime adecuado.
Como responsable del mantenimiento de los equipos y sistemas, emitirá las preceptivas certificaciones de inspección y control reglamentario y será el Gerente de la Departamento de Mantenimiento y en consecuencia de su legalización, actualización y correcta cumplimentación . Se incluye en el mantenimiento técnico-legal, las inspecciones periódicas a realizar por los entes colaboradores por lo que de no serlo la adjudicataria, deberá contar con las mismas a efectos del riguroso cumplimiento de las normas y sin que ello suponga gasto adicional para el Hospital XXXXXXX.
Será responsabilidad de la adjudicataria la notificación al Hospital XXXXXXXX de cualquier cambio de la legislación, durante la vigencia del contrato, que obligará a la modificación total o parcial de las instalaciones o de los equipos. Si no realizase esta notificación y el Hospital XXXXX fuera como consecuencia objeto de sanción administrativa, el costo de la misma le sería descontado de la facturación al adjudicatario.
10.MANTENIMIENTO CORRECTIVO Las empresas licitadoras deberán ajustarse al Programa de Procedimientos de Mantenimiento Correctivo que se ha sido desarrollado por la Gerencia de la Departamento de Mantenimiento, pudiéndose ampliar esta información a petición del Hospital. Los criterios de operatividad serán los siguientes: • Corregir cualquier tipo de anomalía que afecte o pueda afectar a los equipos, sistemas e instalaciones. Dichas anomalías podrán ser conocidas por el Adjudicatario a través de las siguientes vías: o Mediante comunicación expedida por el Departamento de Mantenimiento a través de la Orden de Trabajo.
•
•
•
•
•
• o Mediante la Inspección de Mantenimiento Preventivo realizada por el propio adjudicatario y comunicado a los Servicios Técnicos. Tanto en este último caso como si se trata de una avería de reparación urgente de la que se haya recibido aviso verbal por parte del Servicio, es imprescindible que se haga a través de la Orden de Trabajo diseñada por el Departamento Mantenimiento. Aquellas intervenciones que supongan parada de equipos o riesgo de parada sobre otros componentes subsidiarios en marcha, serán previamente autorizadas por la Gerencia del Departamento de Mantenimiento, y realizadas en las fechas y horarios que se establezcan de acuerdo con la empresa adjudicataria. El adjudicatario deberá confeccionar un Registro de Mantenimiento Correctivo una vez acabadas sus intervenciones, que estará a disposición del personal del Departamento de Mantenimiento, en el que quedarán reflejados los equipos, servicios funcionales y descripción de los trabajos realizados. Todas las intervenciones correctivas realizadas en los distintos equipos o sistemas serán registradas en la hoja de vida de cada uno de ellos. La imposibilidad total, debidamente justificada al Hospital XXXXX, para la obtención de repuestos de un equipo o en aquellos casos que no exista reparación, el adjudicatario estará exento de realizarla. Cuando el costo de los repuestos y/o reparación, debidamente justificado al responsable técnico del Hospital, superase el 30% del valor actual del equipo, entendido como valor de compra menos la amortización acumulada a 31 de diciembre del año anterior, el Hospital podrá proponer la baja del equipo. En el caso que interese al hospital su reparación se haría bajo presupuesto debidamente aprobado por la Gerencia Administrativa- Financiera del Hospital, detallando en el mismo, materiales y mano de obra.
11.MATERIALES INCLUIDOS. Todos los materiales necesarios para las reparaciones serán suministrados por la empresa adjudicataria; el pago de dichos materiales será por cuenta de la empresa adjudicataria, sea cual sea su costo. De la misma forma, la gestión y almacenaje de los mismos, correrá a cargo de la empresa adjudicataria.
12.SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE ACCESORIOS Y EQUIPAMIENTO A fin de reducir los tiempos de parada de los equipos, sistemas e instalaciones del Hospital XXXXX por tardanza en el suministro e instalación de determinados componentes no imputables al mantenimiento intrínseco de los elementos sujetos al servicio, se provee el suministro por parte de la empresa adjudicataria de los siguientes accesorios: fungibles y componentes asociados.
a. EQUIPAMIENTO DE FUNGIBLE Se considerará como material fungible a todo lo que tiene una duración determinada y establecida por el propio fabricante del mismo y se refieren a
la parte del equipo o sistema que por su constante uso sufre un desgaste determinado, como pueden ser: •
•
• • •
•
• • •
• Cualquier producto de origen químico o biológico (gases, aceites, etc.) que forme parte directa o indirectamente, del proceso de ajuste y/o calibración de los equipos o sistemas objeto del contrato. Cables y tubos de paciente, cables de ECG´s, EEG´s, EMG´s, monitorización, sondas, sensores, transductores, holters, cabezales térmicos, etc. Pilas, baterías, células, lámparas y filtros Lectores y Cañones Láser. Todo tipo de papel (ECG´s, EEG´s, EMG´s, etc.), chasis y portachasis, botellas calibradas de gases. Tubos láser, elementos de vacío, tubos RX, intensificadores, plumbicones y vidicones. Reposición de sondas de ecógrafos, ecos-doppler, etc. Material de un solo uso. En general todo aquel material o componente que tenga un duración limitada por el desgaste en su utilización. La empresa licitadora al concurso, debe incluir en su oferta técnico económica, un listado con precios unitarios de los elementos que se consideran fungibles.
13.SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE COMPONENTES ASOCIADOS A LOS EQUIPOS OBJETO DEL MANTENIMIENTO INTEGRAL. En este punto se contempla el suministro, montaje y puesta en marcha de los componentes y accesorios asociados a equipos e instalaciones médicas objeto del contrato y que se detallaron anteriormente.
La tramitación técnico administrativa de las actuaciones contempladas en los se realizará mediante una facturación proporcional y periódica mensualmente por la empresa adjudicataria hasta llegar a las cifras pactadas con la Gerencia Administrativa Financiera del Hospital XXXXX y que han sido proyectadas en el Plan Operativo Anual (POA-Presupuesto). Si al final de cualquier periodo de contrato hubiera mayor consumo, el material suplementario se facturará a los precios unitarios ofertados.
14.MEDIOS TÉCNICOS Los medios técnicos serán aportados por la empresa adjudicataria. El personal técnico irá dotado de los más aventajados equipos de diagnóstico en averías, así como de aquellas herramientas y aparatos de medida precisos para el normal desarrollo de las actividades, siendo los más frecuentes: • • • Simuladores de señales. Calibradores. Medidores de resistencia eléctrica.
• • • • • • • • • • • • • • • Medidores de fugas. Registradores de: Tensión, Intensidad y Temperatura. Polímetros. Osciloscopios. Analizadores de Espectros. Generadores de señales. Fuentes de alimentación. Frecuenciómetros. Sonómetros. Generadores de E.C.G. Contadores Geiger. Dosimetría. Mascarillas autónomas protectoras para actuaciones. Protecciones adecuadas para la diversidad de trabajos a realizar. Maletín individual. Y en general, todos aquellos necesarios para obtener plenas garantías de los trabajos efectuados.
15.MEDIOS PERSONALES La jornada de trabajo con presencia física, será de 24 horas, de lunes a domingo (incluidos festivos), en caso que por alguna eventualidad o emergencia no fueran cubiertas las horas mencionadas anteriormente con la presencia física de personal técnico, se requerirá un servicio de guardia localizable mediante teléfono móvil o buscapersonas.
La prestación del servicio será desarrollada por un equipo formado por el personal mencionado en el pliego de licitación del proceso de contratación del servicio de mantenimiento integral del Hospital XXXXX; cuya capacidad técnica y experiencia serán documentadas debidamente con arreglo a los criterios de valoración para la adjudicación, señalados en el componente de Talento Humano del manual de organización de la Departamento de Mantenimiento, el cual se anexa al presente Contrato, al efecto de realizar con plenas garantías el servicio objeto de este Contrato.
En caso de enfermedad, vacaciones u otras circunstancias similares, el adjudicatario tomará las medidas oportunas para cubrir el servicio. El adjudicatario deberá designar un Jefe de Mantenimiento directo en el Hospital XXXXX que ostente la representación de la empresa, lleve la coordinación, dirección técnica del contrato y preste asesoramiento técnico y legal sobre los equipos contratados.
16.SUBCONTRATACIÓN Si el adjudicatario necesitara subcontratar a otras empresas especializadas del sector para efectuar trabajos en los que no cuente con los técnicos idóneos o para los que legalmente no se encuentre capacitado, podrá hacerlo, asumiendo toda responsabilidad derivada de los trabajos realizados, y siempre con los límites establecidos en la normativa vigente a través de las Leyes vigentes a la fecha de la celebración de los servicios subcontratados. Esta subcontratación no implicará repercusión económica alguna sobre el contrato establecido. 17.RELACIONES Y OBLIGACIONES DE CARÁCTER LABORAL La empresa adjudicataria queda obligada y será responsable de que todo el personal propio o subcontratado que emplee para la ejecución de los trabajos objeto de este contrato esté afiliado a la Seguridad Social. Todos los gastos y remuneraciones de carácter social, así como los relativos a tributos de dicho personal, serán por cuenta del adjudicatario, asi mismo el adjudicatario dotará al referido personal de todos los medios de seguridad necesarios, obligándose a cumplir con el mismo toda la legislación sobre Seguridad e Higiene en el trabajo. La empresa adjudicataria será responsable ante los Tribunales de Justicia de los accidentes que pudieran sobrevenir a su personal (sea propio o subcontratado) por el ejercicio de su profesión en el Hospital XXXXXXX. El personal que por su cuenta aporte o utilice la empresa adjudicataria, no adquirirá vinculación alguna con el Hospital XXXXXX o cualquier otro ente contratante, toda vez que dependerá única y exclusivamente de la empresa adjudicataria, la cual tendrá todos los derechos y deberes respecto de dicho personal, con arreglo a la legislación vigente y a la que en lo sucesivo se promulgue, sin que en ningún caso resulte responsable el Hospital de las obligaciones del adjudicatario respecto a sus trabajadores, aún cuando los despidos y medidas que adopte sean consecuencia directa o indirecta del cumplimiento e interpretación del contrato. Todo el personal de la empresa adjudicataria deberá ir debidamente identificado. Los daños que el personal del adjudicatario pueda ocasionar en los locales, mobiliario, instalaciones o cualquier propiedad del Hospital, ya sean por negligencia o dolo, serán indemnizados por aquel, siempre a juicio de la Gerencia General del Hospital, la cual podrá detraer la compensación que proceda del costo de las facturas que presente el adjudicatario. Asimismo, será responsable la empresa adjudicataria de las pérdidas de cualquier material, valores y efectos que, debidamente probadas, hayan sido imputada a su personal, siguiéndose para su compensación idéntico procedimiento al señalado en el párrafo anterior.
Cuando el referido personal no procediera con la debida diligencia o corrección o fuera evidentemente poco cuidadoso en el desempeño de su cometido, la Gerencia de Mantenimiento del Hospital XXXX podrá exigir de la empresa adjudicataria que sustituya al trabajador que es motivo de conflicto.
El Hospital XXXXXX se reserva el derecho de someter a reconocimiento médico a cualquier trabajador aportado por la empresa adjudicataria, así como de exigir al mismo la prueba documental de los reconocimientos, a los que como empresa, le obligue la legislación laboral vigente.
En caso de huelga de su personal, la empresa adjudicada fijará los mínimos de plantilla para cubrir aquellos servicios o actividades que son indispensables para el funcionamiento del Hospital. Todo ello estará regulado de acuerdo con la normativa vigente al respecto.
El Hospital pondrá a disposición del adjudicatario un local de la suficiente amplitud para el cometido de taller y almacén, y le proporcionará la energía eléctrica, agua, aire, combustibles, comunicaciones, gases medicinales, etc., necesarios para el correcto desarrollo de sus operaciones correctivas y preventivas
18.CONTROL E INSPECCIÓN Para ejercer las funciones de control e inspección que se deriven del desarrollo del contrato, el Hospital XXXXX cuenta con el Departamento de Mantenimiento, ante la empresa adjudicataria, que será el Responsable delegado por la Gerencia General del Hospital..
El Hospital XXXXX podrá además, en cualquier momento, efectuar las medidas de control que considere oportunas para la vigilancia del correcto cumplimiento de las obligaciones a que está sometida la empresa adjudicataria.
Mensualmente, la empresa adjudicataria deberá dar cuenta a los servicios técnicos del hospital, mediante el correspondiente informe presentado por el Jefe de Mantenimiento, de los trabajos y tareas efectuadas y de cualquier incidencia que sea importante destacar. Cualquier incumplimiento de las obligaciones contractuales, será comunicado a la empresa adjudicataria a través de la Gerencia Administrativa-Financiera, mediante la oportuna acta de incidencias, que será en cualquier caso aceptada y firmada por el mismo.
Será suficiente motivo de rescisión del contrato, el levantamiento de tres actas documentadas y probadas de incumplimiento de contrato. En dicho supuesto, la empresa adjudicataria procederá, en un plazo máximo de treinta días, a cesar en la ejecución de los servicios contratados, sin que el Hospital se vea obligado a satisfacer cantidad alguna en concepto de indemnización, y en todo caso, con pérdida de la garantía de cumplimiento por parte de la empresa adjudicataria.
19.GESTIÓN INFORMATIZADA El adjudicatario implantará una aplicación informática para la gestión del servicio de mantenimiento, compatible con el Sistema de Información del Hospital y aplicaciones propios del Hospital contratante.
20.CAPACIDAD DE LA EMPRESA La finalidad o actividad de las empresas licitantes habrá de tener relación directa con el objeto de este contrato, según resulte de sus respectivos Estatutos o reglas fundacionales, o se acredite debidamente.
Las empresas deberán aportar, junto con la Memoria Técnica a presentar como parte de su oferta, cuantos datos, información y documentación estimen oportunos, a efectos aclaratorios, de su capacidad material, técnica y humana.
Las empresas ofertantes, deberán justificar su certificado de clasificación, suficiente y en vigor, expedido por al menos dos empresas en donde se hayan efectuado trabajos afines al solicitado por el Hospital XXXX. La clasificación como contratista del Estado, acredita la capacidad jurídica, técnica y financiera de las empresas, al objeto de facilitar a los Órganos contratantes la seguridad de que dichas empresas reúnen unas garantías mínimas, y, por tanto, están capacitadas para contratar.
En este sentido, y al objeto de asegurar la adjudicación del servicio a una empresa idónea y con las garantías precisas para el adecuado cumplimiento de las obligaciones que dimanan de este pliego, las empresas licitantes deberán presentar: •
•
•
•
• Medios y maquinaria de apoyo de los que puede disponer en caso de ser necesario (Recursos generales de la Sociedad). El Organigrama de la empresa, describiendo la infraestructura técnica complementaria. La relación de certificados de trabajos similares al presente, que permitan acreditar su experiencia como adjudicatario en el mantenimiento de equipos y sistemas en general en Hospitales de la red sanitaria nacional o internacional, objeto de este pliego. Certificado de aseguramiento de la calidad para el mantenimiento de equipos y sistemas según las normas UNE-EN-ISO 9002, expedido por una entidad acreditada. Y cualquier otro que pueda ser exigido administrativamente para el desarrollo de las actividades que se detallan en el presente Pliego.
ANEXO 6 PLAN DE CAPACITACION En el plan de capacitación se mencionan los siguientes aspectos: 1. Temas a desarrollar. 2. Objetivos a cumplir. 3. Modalidad a utilizar. 4. Tiempo de capacitación. 5. Cantidad de participantes. 6. Instructores. 7. Lugar de la capacitación. TEMAS A DESARROLLAR El currículum planificado ha sido elaborado en base a las necesidades existentes en el Hospital y se muestra al final del presente programa. OBJETIVOS A DESARROLLAR 1. Clasificación de las necesidades de capacitación del Departamento de Mantenimiento 2. Evaluación del personal de mantenimiento de la empresa. 3. Crear las bases para la implementación de la programación del mantenimiento preventivo. 4. Capacitar de manera rápida y eficaz a los técnicos de mantenimiento del Hospital y de la empresa de servicios de mantenimiento en los sistemas y equipos específicos del Hospital. 5. Homogenizar los conocimientos técnicos de los empleados del Departamento de Mantenimiento y de la empresa de mantenimiento. 6. Implementar nuevas herramientas para realizar labores técnicas. 7. Establecer vínculos de compañerismo y motivación entre el personal técnico participante. 8. Ampliar y mejorar los conocimientos en el área de biomédica, electricidad y electromecánica y sistemas hospitalarios. 9. Formar responsabilidad y criterio técnico en el personal de mantenimiento. DETERMINACION DE RECURSOS Los recursos para la capacitación varían a la cantidad de participantes, sin embargo con un poco de esfuerzo se puede lograr capacitar todo el recurso humano, sin necesidad de una gran inversión, ya que contamos con la anuencia de las autoridades y sobre todo la motivación de los empleados que participaran en la capacitación. Al momento de realizar las capacitaciones se deberá de hacer un inventario de los materiales que se utilizaran, entre estos se mencionan: 1. Reproducción de materiales. 2. Acetatos. 3. Papelería y útiles. 4. Otros.
MODALIDAD A DESARROLLAR La modalidad que se utilizara en estas capacitaciones son clases teórico _ práctica, en base a las necesidades de capacitación mencionadas anteriormente. Se entregaran materiales impresos que han sido elaborados por personal especialista en el campo, además se realizaran practicas dentro del hospital; esto con el objetivo de reforzar los conocimientos adquiridos en la teoría. De esta manera el técnico tendrá conocimientos teóricos y habilidades técnicas, lo que al final se reflejara en un trabajo organizado y especializado en el área de mantenimiento hospitalario. RECURSOS NECESARIOS Para el proceso de capacitación se necesitara lo siguiente: 1. Reproducción de materiales. 2. Data show. 3. Laptop. 4. Marcadores para pizarrón. 5. Borrador. 6. Lápices de acuerdo al número de participantes. 7. Cuadernos de espiral de acuerdo al número de participantes.
I ETAPA Tema 1: Organización del mantenimiento Tema 2: Corriente Directa Tema 3: Corriente Alterna
II ETAPA Tema 1: Instalaciones eléctricas hospitalarias Tema 2: Maquinas eléctricas III ETAPA Tema 1: Esterilización Tema 2: Equipos de Oxigeno
IV ETAPA Tema 1: Rayos X Tema 2: Equipos cardiacos V ETAPA Tema 1: Equipos de laboratorio Tema 2: Equipo dental
VI ETAPA Tema 2: Sala de operaciones Tema 2: Electromecánica
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