Cualquiera sea el origen de una orden de trabajo, debe pasar al programa de MCP siguiendo esta secuencia: a) Recepción y control de los contenidos de la orden de trabajo, para lo cual se hace la verificación del nivel de firma del solicitante; si el solicitante no tiene el nivel de firma para autorizar la ejecución de una orden, se requiere la firma de una persona con nivel superior que pueda autorizar el trabajo requerido. b) Verificación del texto de la orden y de la documentación que debiera acompañar a la misma. c) Verificación del número al cual se deberán imputar todos los cargos. d) Verificación del código de localización, el cual está ligado al hospital que se le presta el servicio. Paso 7: Preparación técnica de la orden de trabajo. Toda orden que ingresa al sistema de mantenimiento programado debe pasar por un proceso de preparación técnica, antes que sea programada, en el cual se hace: a) Un análisis de necesidades de repuestos, materiales, suministros, herramientas y, eventualmente, la necesidad de contratar equipos especiales. b) Análisis de la documentación técnica que hiciese falta. c) Asignación de tiempos estándares o tiempos predeterminados a aquellas tareas que sean relevantes o en trabajos de cierta envergadura, a ser realizados por el personal de la empresa que ha sido contratado para tales fines. d) Una vez terminado el proceso de preparación técnica, se registra cada orden en el listado de órdenes de trabajo preparadas y en espera de ingresar al programa periódico de mantenimiento. Paso 8: Verificación en el Almacén de existencia de repuestos, materiales, herramientas y equipos. El encargado de la programación del trabajo verifica, junto al Encargado del Almacén, la existencia de los repuestos, materiales, suministros, herramientas, equipos, etc. que serán necesarios para concretar el trabajo. En este punto, el proceso puede seguir dos vías: 1- Si hay existencia en el Almacén, se hace una apropiación; es decir, lo que sea necesario, se aparta, consignando claramente el número de la orden de trabajo y la imputación sobre lo que se ha guardado en espera de ser usado; o bien, 56
2- Si no hubiese existencias de lo que se necesita, se hace una Solicitud de Compras, más la correspondiente Especificación de Compra, las cuales, por medio del Encargado del Almacén, serán giradas al Encargado de la Departamento de Compras (si está establecido que el hospital es quien debe proveer el insumo o repuesto, caso contrario la empresa de mantenimiento está en la obligación de adquirirlo), para que le dé tramite a la adquisición correspondiente, para reposición de existencias.
Paso 9: Fijación de las prioridades a cada Orden de Trabajo. Esto se hará teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: •
• Si el trabajo solicitado es para atender una emergencia, ni siquiera se pone dicho trabajo en el programa, pues se efectúa el trabajo lo más rápidamente posible. Se analiza el grado de prioridad atendiendo a la zonificación de donde proviene la orden de trabajo y así se determina si los trabajos afectan seriamente, medianamente o en nada los servicios de atención a pacientes.
•
• Si los trabajos son instalaciones (Equipos, rutinas de instalación de equipos, algún tipo entrega, etc.). Si surge la necesidad de realizar análisis predictivos. Por otra parte, cada área atendida dentro del hospital tiene una importancia relativa, a la cual se debe atender, a efectos de asignar prioridades a los trabajos que entrarán en el programa de acciones correctivas. En efecto, estas zonas en que se propone dividir las acciones operativas dentro del hospital, responderían a un orden de importancia decreciente y a las siguientes definiciones:
A continuación, siguiendo el criterio de la división hecha en la clasificación anterior, se ha diseñado una tabla donde figuran las distintas Unidades de gestión típicas en hospitales de alta complejidad, distribuidas en las áreas que se enlistan en la tabla anterior:
Esta combinación de niveles de importancia por Unidades dará al personal técnico de la Empresa de servicios subcontratados da una idea clara del tratamiento que deberá darle a cada orden de trabajo que se incorpore a los diferentes programas de mantenimiento de la Departamento de Mantenimiento. Se da por supuesto que el mantenimiento programado periódico cubre todos los trabajos a realizar en todas las áreas y sea cual fuere la prioridad asignada (A, B ó C). 59
Paso 10: Elaboración del Plan Periódico de Mantenimiento Correctivo (PPMC) En este punto, las órdenes que tienen asignada la correspondiente prioridad y que están en condiciones técnicas de ingresar al programa periódico, pueden seguir estos cuatro caminos: •
•
• Ordenes que ingresan al programa del próximo período. Por lo general, los programas de mantenimiento son trazados en lapsos semanales para facilitar los controles de avance efectuados por la Departamento de Mantenimiento. Ordenes que quedan en espera, siguiendo el turno fijado por prioridades que ya se han asignado. Ordenes que quedan en suspenso o retenidas por cualquier otra causa que obligue la espera de ser satisfechas (en espera de resolución técnica; por falta de planos, medidas confusas o inexistentes; en espera de aprobación de contratos complementarios; por falta de repuestos o materiales, o en espera de la tramitación de compras, etc.), o, las órdenes que son anuladas por alguna razón valedera (fuera de presupuesto, trabajos que escapan a las estipulaciones hechas en el contrato realizado con el hospital, etc.).
Pasó 11: Entrega de las órdenes de trabajo. Es la acción de entregar las órdenes que están dentro del programa a la persona o grupo de personas que tendrán a su cargo las tareas de armar dichas órdenes, tanto de la empresa de servicio subcontratado, como del Departamento de Mantenimiento.
El encargado de la programación del mantenimiento, hace la “entrega” de las órdenes que están en programa y en condiciones de ser ejecutadas, a medida que hay disponibilidad de mano de obra. A lo anterior, hay que sumar las órdenes que están o vienen en proceso 60
PROCESO DEL MCP 61
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ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO PREDICTIVO (MP) Hoy en día los fabricantes de equipos, máquinas y componentes de instalaciones y sistemas tecnológicos aplicados al campo de la salud han cambiado el criterio de diseño; en efecto, antes se fabricaban equipos de manera que los Departamentos de mantenimiento debían reaccionar y actuar sobre los imprevistos. En estos momentos y desde hace una década aproximadamente, los fabricantes diseñan sus productos eliminando las posibles causas de imprevistos. La filosofía del mantenimiento “predictivo” es muy similar a la del sistema preventivo; donde se producen las diferencias es en la forma de operar sobre cada “punto de control". En efecto, mientras el sistema preventivo se basa en inspecciones y revisiones hechas con mediciones más simples, el mantenimiento predictivo recurre a equipamiento y sistemas tecnológicos con un cierto grado de sofisticación y su uso debe estar a cargo de técnicos de gran capacidad y con sólida experiencia que le permita leer, analizar y sacar conclusiones de los datos que se extraen por medio de las mediciones. Se puede decir, entonces que es un procedimiento semiológico. Esos datos se vuelcan en un programa de computadora, por medio del cual se va trazando una curva de tendencia. Estas curvas, analizadas por expertos, suministran información precisa acerca del verdadero estado interior de un equipo o sistema, lo importante de este tipo de mantenimiento es que permite programar las acciones correctivas, una vez detectados los síntomas de una falla. OBJETIVOS DEL MANTENIMIENTO PREDICTIVO 1. Arrojar datos sobre la condición de un equipo o sistema, de forma que se puedan programar acciones correctivas en el momento preciso, afectando lo menos posible la continuidad operativa. 2. Permitir al Departamento de Mantenimiento estudiar las causas de fallas repetitivas y así aplicar las soluciones técnicas más adecuadas, antes que pequeñas fallas se conviertan en problemas potencialmente catastróficos. 3. Hacer las tareas de análisis predictivo con las instalaciones y el equipamiento en marcha, en forma periódica y programada y, sólo eventualmente, se deba detener la marcha afectando la continuidad operativa del servicio. 4. Tratar de extender los lapsos entre paradas para llevar a cabo acciones de mantenimiento, con el consiguiente ahorro de tiempos productivos y dinero. Estos objetivos mencionados obviamente van sufriendo cambios con el tiempo y ello debe ser así, siempre que sea para adaptarse a condiciones que demuestran mejoras del servicio de mantenimiento. 63
ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO PREDICTIVO Es importante señalar que para llevar a cabo sistemáticamente esta forma de hacer análisis predictivo, se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:
Un sistema de información que permita la programación del mantenimiento predictivo de equipos, sistema e instalaciones y haga el permanente análisis de los puntos donde se aplicará este tipo de mantenimiento.
El Departamento de Mantenimiento debe diseñar dos documentos importantes, ambos de orden técnico: •
• Determinación de los equipos en los cuales se aplicará el análisis predictivo, de acuerdo a lo estipulado en los lotes adjudicados por la Secretaria de Salud. Elaboración de los aspectos técnicos para realizar los cobros que deberán imputarse al “cliente”, de acuerdo a lo estipulado en los convenios con otras Unidades dentro del hospital, lo que se denomina “imputación de costos”.
Estos documentos serán elaborados analizando toda la documentación gráfica y los manuales con que dispone el Departamento de Mantenimiento en la biblioteca técnica, más la experiencia que se logre acumular brindando el servicio operativo.
La Gerencia del Departamento de Mantenimiento debe diseñar un plan de mantenimiento para la Empresa que prestara el servicio operativo de mantenimiento del hospital, quien debe cumplir a cabalidad lo que se demande en dicho plan, puesto que el incumplimiento de este plan será motivo directo de rescisión del contrato.
Los supervisores de cada sección del Departamento de Mantenimiento del Hospital, analizaran los resultados que se van obteniendo, y que serán entregados de forma semanal por la empresa de servicios de mantenimiento como informe de actividades de MP.
Una de las posibles alternativas en que pueden derivar los resultados de los análisis predictivos es originar órdenes de trabajo que ingresan al programa periódico de acciones correctivas. Otra de las rutas hacia donde se pueden derivar los resultados corresponde al archivo de análisis concluidos. Esto ocurre cuando no hay acciones posteriores o se las cancelan en forma definitiva. 64
•
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•
•
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• Análisis periódico de vibraciones: a todos los equipos rotatorios (motores eléctricos, electro bombas, turbinas, ventiladores, etc.) Análisis de aceite y de partículas de desgaste: a equipos críticos, de baja velocidad Análisis de estatores de motores y ensayo de pulsaciones eléctricas: a motores eléctricos con degradaciones en el estator y en el aislamiento del mismo. Análisis termodinámicos: aislamiento térmico, recubrimientos refractarios de calderas y calentadores de agua. Algunos componentes eléctricos críticos, como ser transferencias, UPS, generadores, control de bombas, etc. Análisis del sonido en el ambiente: fugas de fluidos a presión, fugas de vacío, bajo presión, grandes válvulas, trampas de vapor, mezcladores condensadores. •
• • • Medición de paredes de tanques, recipientes bajo presión, cañerías, sistemas de aire medicinal, vacio, oxido nitroso y oxigeno. Sistemas de climatización, balanceo de agua, manejadoras, etc. Sistemas de detección de incendios, llamado de enfermeras, voceo. Equipos biomédicos complejos como ser: o Unidades de esterilización. o Unidades de monitoreo. o Unidades de anestesia. o Unidades de ventilación. o Unidades de Rayos X, RM, TAC y US. o Unidades de laboratorio y patología. o Unidades de laparoscopia, endoscopia, etc. o Unidades de iluminación quirúrgica, mesas y equipos de quirófano. 65
NORMAS APLICABLES PARA EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO
Es importante hacer notar que para el logro de los objetivos trazados para el Departamento de Mantenimiento será necesario establecer criterios que regulen las acciones operativas y de monitoreo realizadas, tanto por la empresa de servicios de mantenimiento como por el personal propio del Departamento.
Normativa de la Food and Drug Administration (FDA)
La FDA ha clasificado de acuerdo a su riego potencial los equipos y sistemas de uso médico en tres clases: 1. Clase I. Controles Generales. Un equipo o sistema para el que los controles y la aprobación pre mercado es suficiente a fin de asegurar su seguridad y efectividad. Los controles incluyen las regulaciones existentes que prohíben adulterar o modificar, así como el registro e inscripción de nuevos aparatos; la autoridad para prohibir ciertos aparatos; las previsiones con respecto a la notificación de riesgo y reparación, reemplazo, o reintegro; los requisitos que restringen la venta, distribución, o uso de ciertos aparatos y requisitos con respecto a las buenas prácticas industriales, archivos, informes e inspecciones.
2. Clase II. Estándares de Prestaciones. Un equipo o sistema para el que los controles generales son insuficientes para asegurar seguridad y efectividad, pero para el que hay información suficiente para el establecimiento de un estándar de prestación a fin de garantizar su seguridad y efectividad. Aparatos clasificados en esta categoría requieren cumplir con un estándar aplicable a partir de una fecha establecida por la FDA. Hasta tanto los estándares de prestaciones sean establecidas por regulación, los controles generales continuarán aplicándose a aparatos Clase II.
3. Clase III. Aprobación Pre mercado. Un equipo o sistema con insuficiente información para asegurar que los controles generales y los estándares de prestaciones proporcionarían razonable grado de seguridad y efectividad y que será usado para el sostén o apoyo de la vida, o implantado en el cuerpo, o que representa un potencial riesgo de enfermedad o daño. Aparatos clasificados en esta categoría requieren cumplir los requisitos para su aprobación pre mercado. Aunque los procedimientos de la aprobación pre mercado para aparatos a juicio de algunos observadores son similares a los procedimientos para las drogas, hay más participación de expertos externos en el proceso. 66
Clasificación según grupo de riesgo Las regulaciones de la FDA distinguen entre aparatos críticos y aparatos no críticos. Aparato crítico significa (1) un aparato que está destinado a implante quirúrgico en el cuerpo, (2) un aparato sostener o de apoyo a la vida, o (3) un aparato cuyo fallo en una prestación, cuando está siendo apropiadamente usado de acuerdo con las instrucciones en el etiquetado, puede resultar en lesión significante al usuario.
Aparatos no críticos son todos aquellos no clasificados como críticos. La mayoría de los aparatos críticos son Clase III, pero no todos los equipos Clase III son críticos. Las regulaciones obligan al fabricante a mantener un registro con las características técnicas del aparato, el procesado del producto y los procedimientos para el aseguramiento de la calidad.
Normativa de la Emergency Care Research Institute (ECRI) ECRI asegura integridad y objetividad en materia de tecnología para el cuidado de la salud y declara no aceptar soporte financiero de fabricantes de productos médicos y no permitir que empleado suyo posea acciones en alguna empresa que produzca equipos médicos ó productos farmacéuticos.
La gama de recursos de ECRI se extiende más allá de la tecnología, ECRI mantiene profesionales en cuidados de salud, fabricantes, profesionales del derecho, especialistas en información y otros al tanto de las tendencias estándares y regulaciones en el cuidado de la salud, así como en manejo del medio ambiente, la salud ocupacional y las publicaciones en seguridad, en los anexos del presente documento se presenta la codificación para equipos y sistemas de uso médico recomendados por ECRI y que serán adoptados para la operativizacion del mantenimiento, tanto preventivo como correctivo.
NFPA National Fire Protection Associations La Asociación Nacional de Protección contra Incendios, NFPA, con oficinas centrales localizadas en Quincy, Massachusetts, E.U.A., es una organización internacional, sin fines de lucro, con afiliación de carácter voluntario.
El estándar NFPA 99 establece diferentes normas para instalaciones destinadas al cuidado de la salud. Este estándar resume todas las normas eléctricas contenidas en la NFPA 70, el National Electric Code y la NFPA 101.
Este estándar cubre los siguientes aspectos: • • • • • • Uso de gases anestésicos (inflamable y no inflamable). Sistemas para Terapia Respiratoria. Sistemas de vacío para medicina y cirugía. Sistemas Eléctricos Esenciales en instalaciones para el cuidado de la salud. Uso de la electricidad en el cuidado de pacientes. Uso seguro de alta frecuencia en instalaciones médicas. 67
COMPONENTE FINANCIERO
Dentro de este componente se definirán todos aquellos aspectos encaminados a incrementar la productividad del Departamento de Mantenimiento. En este componente se tratan temas relacionados con costos en que incurren las instituciones de salud por servicios de mantenimiento. En base a técnicas de la ciencia económica, se definirán los aspectos más importantes en la prestación de servicios de mantenimiento a cualquier nivel; dentro de estos aspectos tenemos: 1. Calculo del Costo anual máximo por mantenimiento. a. Costos de personal fijo. b. Costos de materiales gastables. c. Costos de herramientas y equipos. d. Costos de repuestos. 2. Costos de contratos de mantenimiento. 3. Costos directos. 4. Costos indirectos. 5. Análisis económico de la solución más efectiva del mantenimiento hospitalario. 6. Ahorro obtenido por implementación de Planes de Mantenimiento Preventivo (PMP). 7. Dependencia administrativa del Departamento de Mantenimiento. El componente económico no es solamente responsabilidad de la administración del hospital sino de cada uno de los departamentos del hospital, incluido mantenimiento.
Las reformas en este componente consisten en realizar valoraciones a los trabajos que se realicen en el departamento, con el objetivo de tener control de los recursos con que cuenta el departamento. Así, cada departamento de mantenimiento trabajara de acuerdo al presupuesto real asignado por la administración.
PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO Los objetivos de elaborar un presupuesto para las acciones de mantenimiento se plasman a continuación: 1. Identificar y cuantificar los recursos necesarios para llevar a cabo el plan operativo del Departamento de Mantenimiento 2. Disponer de un documento que contenga los costos de las actividades programadas. 3. Analizar las desviaciones que se producen en la utilización de los recursos con el fin de prever los problemas y de esta forma corregirlos de manera más objetiva. Este presupuesto proyectara los gastos que se presenten en: 1. Adquisición de materiales e insumos. 2. Adquisición de repuestos (si aplica). 68
3. 4. 5. 6. 7. Adquisición de herramientas. Compra de combustibles y lubricantes. Costos de contratos externalizados. Costos en Recursos Humanos de la Departamento. Otros gastos relacionados con el mantenimiento y la conservación de equipos, sistemas e infraestructura del Hospital.
El presupuesto establecerá los límites a los gastos y a la vez servirá de base para el cumplimiento de los planes anuales, mensuales y semanales de mantenimiento. El presupuesto será realizado por la Gerencia Administrativa-Financiera con el apoyo técnico del Gerente de la Departamento de Mantenimiento; de esta forma el presupuesto será una valiosa herramienta para la administración de los recursos
PROCESO DE ELABORACION DEL PRESUPUESTO I. Planificación. II. Presupuesto de actividades por sección: Los responsables de cada sección dentro del Departamento de Mantenimiento deben elaborar, en función de las estrategias planteadas en la fase de planificación, los objetivos específicos, las actividades proyectadas y el presupuesto de la sección bajo su responsabilidad. III. Revisión: La Gerencia Administrativa-Financiera con la colaboración del Gerente de la Departamento de Mantenimiento revisan con el responsable de cada sección, el presupuesto elaborado, basándose en los objetivos generales del HMEP y de los objetivos propios del Departamento de Mantenimiento. IV. Consolidación y aprobación del presupuesto: La Gerencia Administrativa-Financiera elabora el presupuesto consolidad para todas las actividades programas en el hospital, dentro de la cual está el Departamento de Mantenimiento, con sus respectivas secciones. V. Monitoreo y control: Durante el periodo de tiempo para el cual se ha elaborado el presupuesto, la Gerencia de la Departamento de Mantenimiento debe desarrollar actividades de control y seguimiento del presupuesto.
CALCULO DE LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO
A cada equipo o sistema se le debe calcular el costo máximo admisible de mantenimiento (Mmax) para lo cual se considerara la vida útil para equipos o sistemas que recibirán mantenimiento preventivo inicial y para equipos y sistemas que están actualmente en funcionamiento en el hospital.
Se procede a efectuar el cálculo de los costos directos para cada equipo (mano de obra, herramientas, repuestos, material descartable, etc.) e indirectos (agua, luz, personal administrativo) en que se incurra para efectuar las acciones de mantenimiento del Hospital, con estos valores se podrá obtener de manera teórica
el ahorro que se obtendrá durante la vida esperada de los equipos y sistemas, debido a la acción de brindar un mantenimiento preventivo oportuno.
Lógicamente que para poder implementar las proyecciones presupuestarias será necesario realizar un trabajo minucioso de los equipos y sistemas instalados en el Hospital. Los costos de las actividades operativas del mantenimiento del hospital se determinaran en forma real, mediante estándares comparativos por cada sección.
Se podrá conocer el valor de los repuestos y materiales a utilizar, mediante las órdenes de trabajo o cotizaciones, el costo de mano de obra se obtendrá utilizando los estándares de tiempos estimados para cada actividad. Dentro del presupuesto anual de mantenimiento se deberán incluir los siguientes costos:
Costo máximo anual para mantenimiento (MMAX) El costo máximo anual admisible para mantenimiento (MMAX), es igual al ahorro anual que se logra en el costo de reemplazo gracias a la prolongación de la vida útil de los equipos como efecto de un mantenimiento preventivo oportuno, o sea, MMAX es el valor máximo que se puede invertir en la conservación de un equipo o instalación, de forma que, los esfuerzos en mantenimiento no lleguen a ser antieconómicos.
El costo máximo anual admisible (MMAX) para un equipo o sistema puede expresarse en función del costo de adquisición del equipo o sistema (R), y de la vida útil de éste para las condiciones en que recibe un mantenimiento oportuno (AM), y cuando el mantenimiento es deficiente o inexistente (A0):
? R ? ? R ? ? A0 ? ? AM ?
A su vez el costo máximo anual admisible para mantenimiento puede expresarse como porcentaje del costo de reemplazo y viene dado por: MRMAX = 100× M MaX R Los valores de R, A0,AM, MMAX se determinaran de acuerdo al inventario técnico.
Costo anual de mantenimiento
Para realizar el cálculo real del mantenimiento se deben incluir: 1. Costos directos: Mano de obra, materiales, herramientas, equipos, etc. 2. Costos indirectos: Luz, agua, personal administrativo, etc.
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Costos de mano de obra El costo de hora/hombre (CHH) se calcula sobre la base del salario del personal de mantenimiento en sus diferentes niveles (Ingenieros, supervisores técnicos biomédico, electromecánico, electricista y auxiliares). Sueldo anual = 14 Salario mensual X 14 (12 meses de trabajo mas aguinaldo y
Mes de salario). Beneficios sociales, de acuerdo a ingresos. Seguro Social, de acuerdo a ingresos. Costo anual por recurso humano = Sueldo anual + Beneficios sociales + SS Este cálculo se debe realizar para todo el personal que labora en el Departamento de Mantenimiento y debe proyectarse para el presupuesto correspondiente al contrato suscrito con la empresa de mantenimiento.
Si consideramos que en un año se cuentan con 241 días hábiles, (equivalente a 5784 horas, de las cuales el 30% son laborables, haciendo un total de horas laborable por año de 1735 horas), el costo de la hora/hombre se define así: CHH = (Costo anual por técnico) / (Horas laborables por año) / (Productividad) Considerando una productividad del 70%.
Tal y como se encuentra el sistema de mantenimiento (proyección efectuada en base a los trabajos realizados vs. los trabajos solicitados), se recomienda que los tiempos de trabajo para el mantenimiento de equipos y sistema del Hospital se distribuyan de la siguiente forma: Costo de materiales Se entiende por material el insumo consumible utilizado para realizar labores de mantenimiento, para cumplir principalmente con las tareas de limpieza, lubricación y calibración que se deben realizar según los protocolos de mantenimiento.
A continuación se detallan los principales materiales que se utilizaran en el Departamento de Mantenimiento, la cantidad de material dependerá del tipo de adquisición a realizar (mensual, trimestral o anual) Los precios deberán cotizarse al momento de la elaboración del presupuesto.
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Costos de herramientas y equipos La adquisición de herramientas y equipos es una prioridad para el Departamento de Mantenimiento para el hospital y una exigencia para la empresa de servicios de mantenimiento contratada. El listado de las principales herramientas y equipos fue mencionado anteriormente, como parte de las normas dentro del componente técnico. Los precios deberán ser cotizados al momento que se pretendan adquirir. Costos de repuestos Se definirá repuesto o refacción a todo dispositivo utilizado para reemplazar partes de una o mas piezas de un equipo, las cuales puede ser a menudo reparadas, estas partes son diseñadas para equipos específicos y no pueden ser utilizadas independientemente a los equipos y en la mayoría de los casos dependen de la marca de los mismos. Los repuestos serán determinados para cada equipo y serán clasificados según sean empleados en mantenimiento preventivo o correctivo. Los costos deberán ser determinados en base a los siguientes criterios: a) El listado de repuestos que actualmente tiene el hospital. b) El listado de repuestos que proporcionen los proveedores de equipos que resulten ganadores del proceso licitatorio. Costo de contrato de mantenimiento (empresa de servicios operativos) En base a la planificación trazada para la apertura, puesta en marcha y operatividad del Hospital, todo el mantenimiento operativo de los equipos, sistemas e instalaciones del hospital será realizado por una empresa contratada para estos fines. El listado de equipos y sistemas a los cuales se deberá dar mantenimiento se enuncia al inicio del presente documento. El costo del se dependerá del servicio que sea proporcionado y que generalmente depende de; la complejidad del equipo, la facilidad para conseguir repuestos y la accesibilidad del hospital. Costos directos Los costos directos anuales serán entonces todos los que están relacionados entre si o son atribuibles a la actividad específica de ejecutar el mantenimiento. Como se había mencionado, los costos directos están constituidos por los costos de mano de obra, materiales, herramientas, repuestos y contratos a terceros. Costos indirectos En el cálculo de los costos indirectos se incluirán los siguientes gastos: a) Electricidad. b) Agua. c) Papelería. d) Teléfono. e) Combustible. 82
Costos totales Estos costos son los que se deben reflejar en el presupuesto anual y es simplemente la suma de los costos directos más los costos indirectos. El total es la cantidad que se deberá solicitar a la Gerencia Administrativa-Financiera, quien procederá a capitalizar los recursos por las vías que correspondan.
PRESUPUESTO OPERATIVO ANUAL
El presupuesto operativo es el instrumento de control administrativo por excelencia. Al elaborar un presupuesto operativo lo que se está haciendo, en realidad, es la formulación de planes para un período determinado, expresado en términos numéricos y por lo mismo, el presupuesto es la declaración de resultados anticipados, en términos financieros y no-financieros. Al establecer los planes en forma numérica y dividirlos por cada una de las áreas técnicas donde se prestaran servicios de mantenimiento, permite a la Gerencia Administrativa-Financiera delegar una parte de la administración sin perder el control.
Por otra parte, el presupuesto operativo permite al Gerente del Departamento de Mantenimiento, así como a los Supervisores de las Secciones del Departamento de Mantenimiento ver claramente y en forma permanente qué capital tiene asignado para gastos de un período dado, y qué gastos se van produciendo en términos físicos y monetarios.
El presupuesto operativo del Departamento de Mantenimiento, en realidad es sólo una parte del presupuesto general del Hospital. Como la elaboración de todo presupuesto se deben respetar los siguientes pasos: •
•
• La Gerencia Administrativa-Financiera debe dar al Departamento de Mantenimiento las cuentas y subcuentas (ítems de gastos) en que se debe dividir el presupuesto operativo que deberá calcular. El Gerente del Departamento de Mantenimiento con la ayuda de los Supervisores de cada sección y los datos que se extraen del archivo historial y del archivo valorización de ítems, calculará los montos que se prevé gastar para un período determinado (normalmente un año) Mes a mes, al recibir la hoja de costos con la información pertinente que elabora y remite a la Gerencia Administrativa-Financiera, el mismo grupo de personas mencionado en el punto anterior analiza los gastos del mes, las posibles fallas y sus causas.
Trabajar en base a un presupuesto operativo es una ayuda invalorable para hacer gestión en el Departamento de Mantenimiento, pues constituye una guía de los principales rubros que la Gerencia de la Departamento debe ir observando mes a mes; se da por descontado que la Gerencia Administrativa- Financiera dará apoyo con información actualizada y en los tiempos previstos.
En el siguiente apartado se muestran los algunos ejemplos de catálogos de cuentas y el POA-Presupuesto del Departamento de Mantenimiento, esto a manera de guía para futuras proyecciones presupuestarias.
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COMPONENTE TALENTO HUMANO
Este componente será el encargado de todo lo relacionado con los Recursos Humanos en el Departamento de Mantenimiento del hospital. En este componente se definirán las funciones de cada uno de las personas involucradas en el Departamento de Mantenimiento y la empresa de mantenimiento y se buscara mejorar las condiciones de entorno laboral para estos recursos.
El objetivo final será contar con Recursos Humanos capacitados y motivados, pero sobre todo dispuestos a realizar las labores operativas, enunciadas en el componente técnico, que han sido planificadas y de esta forma cumplir con los objetivos institucionales del hospital
CARGA LABORAL La carga laboral, tanto del personal propio del Departamento de Mantenimiento como de la empresa de servicios subcontratados, parte de establecer las obligaciones y las responsabilidades que deberá tener cada empleado dentro del Departamento y debe abarcar la suma total de acciones a desarrollar, subdivididas en tareas y la forma de llevarlas a cabo.
Así mismo, basado en las especificaciones del trabajo, se establecerán las cualidades de la persona que deberá efectuar la labor correcta, basado en sus conocimientos, destrezas, habilidades, experiencia, educación, entrenamiento y sobre todo actitud de trabajo.
CAPACITACIÓN Las actividades, tanto de diseño, supervisión y operativas del mantenimiento efectuado en el Hospital, requieren de personas capacitadas para la realización de las acciones planificadas en los equipos, sistemas e instalaciones del hospital.
Para la instalación y puesta en marcha del equipamiento del hospital será necesario proporcionar un adiestramiento a las personas que lo realizaran, con el fin de unificar la denominación del equipo, partes o repuestos de éstos. La capacitación del personal para efectuar estas actividades deberá acompañarse de diagramas y explicaciones técnicas, haciendo énfasis de la importancia que tiene la consignación de datos en forma correcta.
La instalación, puesta en marcha y funcionamiento del equipamiento requerirá de procesos administrativos tales como la autorización de los jefes de cada Unidad de Gestión Clínica (UGC) o departamento con el fin de planear el momento y tiempo en que deberá efectuarse. Por diferentes razones el personal de mantenimiento requiere de un adiestramiento continuo sobre cada uno de los equipos y en especial sobre las nuevas técnicas de mantenimiento que se implementaran. 94
La capacitación nunca deberá limitarse a cursos esporádicos, sino que debe ser un esfuerzo continuo para mantener capacitado a todo el personal, incluyendo ingenieros, personal especializado con un nivel profesional alto, técnicos, usuarios y auxiliares de las diferentes áreas de trabajo.
El objetivo de capacitar el personal es proporcionar la información precisa y oportuna sobre los trabajos que se efectúan, ya sea instalaciones, reparaciones o mantenimiento de los equipos, sistemas e instalaciones del hospital. La capacitación del personal incluirá: 1. Identificar el nivel de conocimientos, aptitudes y habilidades necesarias para obtener un mejor desempeño en las funciones a realizar. 2. Desarrollar un programa de capacitación (anexo al presente documento). 3. Entrenamiento sistemático en el lugar de trabajo y fuera de él.
COMUNICACIÓN Es importante antes de implementar cualquier acción comunicarlo a las Gerencia y al personal operativo involucrado en las mismas. La comunicación es un proceso de doble vía donde el empleado asimila más lo que cree que le va a interesar. Una de las actividades que deberá realizarse, al menos una vez a la semana, es realizar una reunión técnica donde estará presente el Gerente del Departamento de Mantenimiento, el jefe de mantenimiento de la empresa de servicios subcontratados y los supervisores de cada una de las secciones del Departamento, con el propósito de definir el trabajo que se realizara en un periodo de tiempo (semana, mes, año, etc.). En estas reuniones los empleados podrán expresar su opinión referente al trabajo de mantenimiento, no a problemas laborales relacionados con remuneraciones, permisos u otra actividad de tipo personal.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Las evaluaciones no son actividades aisladas sino parte de todo un sistema de excelencia en el servicio y una forma de administrar el personal. Para garantizar el éxito de las evaluaciones estás deberán ser efectuadas por el Gerente del Departamento (quien también será evaluado por sus superiores), de manera técnica, objetiva y honesta, seguidas de una entrevista donde se analizaran los resultados con el empleado y se establecerán metas a obtener.
Las evaluaciones deberán ser realizadas con el objetivo de mejorar el desempeño de los trabajadores hasta llegar al rendimiento óptimo. La evaluación del desempeño, tiene muchos beneficios, entre estos tenemos: 1. Ayuda a crear y mantener la calidad de los servicios de mantenimiento. 2. Se elimina la incertidumbre laboral, ya que las personas estarán siendo comunicados de su desempeño regularmente. 3. Se incrementa la motivación para mejorar en el trabajo, ya que existen vías de comunicación definidas. 4. Se identifica al personal que no realiza sus funciones y se sancionara. 5. Se promueve al personal con mayor desempeño. 95
En conclusión la evaluación servirá para mejorar la eficiencia, la eficacia, el ambiente laboral y las relaciones interpersonales.
DISCIPLINA Será necesario establecer reglas de conducta que permitan condiciones de trabajo eficientes, armoniosas y seguras para los empleados, tanto del Departamento de Mantenimiento, como de la empresa de servicios de mantenimiento. Además, se proveerá justicia y seguridad en la administración de la disciplina cuando las reglas se violen.
Las acciones de disciplina se tomaran únicamente para guardar el orden dentro del Departamento y del hospital, sin prejuicios de ninguna naturaleza y por causa justa. El proceso disciplinario busca: 1. Establecer y comunicar las reglas fundamentales de trabajo y conducta. 2. Evaluar el trabajo y la conducta del trabajador a través de supervisión directa, apreciación del trabajo e investigaciones disciplinarias. 3. Reforzar la convicción de la conveniencia disciplinaria y de las ventajas de mejorarla.
Los elementos esenciales de la disciplina en el departamento serán: 1. Un reglamento disciplinario completo, que todos conozcan y entiendan, el cual será elaborado por el Departamento de Recursos Humanos del Hospital. 2. Clara definición de las consecuencias de quebrantar las normas establecidas. 3. Acciones disciplinarias prontas, consistentes, justas e impersonales. 4. Reconocimiento y exaltación de los empleados que realicen sus labores correctamente.
REGLAMENTO DISCIPLINARIO Comprenderá todas las políticas, regulaciones, reglas, requerimientos, estándares y procedimientos que todo el personal técnico debe cumplir en su trabajo, lógicamente esto dependerá de la institución y de si las autoridades quieren implementar o no este reglamento.
A continuación se presentan los distintos puntos que deberá cumplir el personal del Departamento de Mantenimiento y de la empresa de servicios de mantenimiento del Hospital: 1. Seguir y respetar las políticas del Hospital, aunque no sean del total agrado del personal. 2. Respetar las reglas sobre el trabajo relacionadas con horarios, turnos, ausencias, retardos, enfermedades, comidas, uso de instalaciones y equipos, uniformes y presentación, conducta en el trabajo. 3. Prohibiciones, tales como, ingerir bebidas alcohólicas, fumar, ausentarse del trabajo sin justificación, falsificar documentos o firmas, el ingreso a áreas restringidas, la falta de respeto a sus superiores. 96
Con miras a que todas las acciones disciplinarias sean consistentes, se realizara una de las siguientes sanciones de acorde con la gravedad y persistencia de la falta: • • • • Amonestación oral. Amonestación escrita con copia a la hoja de vida. Suspensión temporal. Despido. Un empleado será sujeto de una acción disciplinaria en caso de cometer o participar en cualquier de los actos siguientes:
ANALISIS DE PERFILES
El desarrollo de la nueva metodología utilizada para el diseño de la estructura organizacional del Departamento de Mantenimiento da como resultado puestos que tienen que ser cubiertos obligatoriamente.
El Análisis de perfiles es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y naturaleza de los puestos y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratados para ocuparlos.
OBJETIVO Revelar información clave sobre los puestos que sirva de base para las acciones del Departamento de RRHH del Hospital, en lo concerniente a: • • • • • • Planes de capacitación. Información para la evaluación de desempeño. Selección de personal. Cuadros de reemplazo. Planes de carrera. Perfiles de cada puesto. METODOLOGÍA • Pasos a seguir: o Realizar el listado, de acuerdo a la estructura definida, los puestos necesarios para ofrecer el servicio de mantenimiento, tanto personal propio como subcontrato.. o Diseñado el manual de Puestos de Trabajo, el cual es competencia de la Departamento de RRHH, se procede al proceso de diseño, evaluación y posteriormente la contratación de los recursos de acuerdo a tres aspectos: Preparación académica. Experiencia laboral, afín al puesto a desempeñar. Recomendaciones de trabajos anteriores. 98
PERFILES DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
GERENTE DEL DEPARTAMENTO
Desempeña funciones de dirección, planificación, coordinación y supervisión de las tareas de mantenimiento y conservación de los equipos, redes e instalaciones e infraestructura del Hospital. Las actividades que debe realizar son: 1. Planificar, dirigir y supervisar las actividades de mantenimiento. 2. Planificar, dirigir y supervisar los servicios de ampliación y/o adecuación de la infraestructura para la instalación de nuevos equipos. 3. Evaluar periódicamente las técnicas de mantenimiento de los equipos, redes de distribución e infraestructura. 4. Ejecutar estudios, proyectos y formular instructivos tendientes a mejorar el proceso de conservación y mantenimiento. 5. Mantener archivos de documentos, proyectos, diseños, catálogos, manuales y demás información requerida para la planificación y control de los servicios de mantenimiento. 6. Elaborar estudios relativos a los recursos disponibles y necesarios para la Departamento de mantenimiento. 7. Planificar, dirigir y supervisar programas de capacitación del personal de operarios y técnicos de mantenimiento. 8. Colaborar en la selección del personal que laborara en mantenimiento. 9. Producir informes técnicos referidos a la calidad de los equipos que pueden ser comprados por la Departamento de compras o la administración. 10.Mantener contacto y coordinación con todos los demás departamentos del hospital. 11.Dar trámite a las diversas órdenes de trabajo. 12.Ayudar en la revisión del presupuesto y programa de gastos que serán efectuados anualmente. 13.Ayudar en el levantamiento del inventario técnico de equipos médicos y electromecánicos. 14.Revisar, supervisar, evaluar y conceptuar los trabajos efectuados por contratistas y autorizar el pago a los mismos.
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA •
• Áreas de conocimiento: Profesional del área de Ingeniería Biomédica, Electromedicina o Electrónica. Cursos especializados / idiomas 1. Alta Dirección 2. Organización 3. Gerenciamiento 4. Manejo avanzado en informática 99
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•
• 5. Manejo de AutoCad 6. Conocimiento de ingles técnico 7. Curso avanzado en Electromedicina (en caso de ser Ingeniero Electrónico).
Habilidades 1. Habilidades de negociación 2. Capacidad de organización 3. Capacidad de Adaptabilidad 4. Capacidad técnica para resolución de problemas en el campo.
Experiencia Previa Cinco años en puesto similares en empresas del medio. Período de Adaptación Dos meses
SUPERVISORES DE SECCIONES
Estos recursos deben ser profesionales que resuelvan problemas de las ciencias de la vida aplicando los métodos propios de las ciencias exactas y la ingeniería. En particular estos apoyan a la Gerencia del Departamento a mejorar la calidad de la atención a costos óptimos, deberán estar preparados para: 1. Supervisar las acciones operativas que se presentan en el ámbito médico- hospitalario, propios del campo de la ingeniería. 2. Programar y supervisar la ejecución del mantenimiento preventivo para el equipos, sistemas e instalaciones instaladas en el Hospital, de acuerdo a las normativas oficiales vigentes y las recomendaciones del fabricante. 3. Supervisar el mantenimiento correctivo de acuerdo a los parámetros establecidos en el componente técnico. 4. Coordinar el almacenamiento y distribución de las partes, piezas de repuesto e insumos, requeridos como soporte de la tecnología instalada en el hospital. Las piezas de repuesto y partes almacenadas deberán cubrir las necesidades del mantenimiento de acuerdo con la frecuencia de fallos. 5. Coordinar y administrar los contratos de mantenimiento de la tecnología instalada en el Hospital. 6. Investigar los accidentes y daños relativos a los instrumentos, herramientas y equipos de medida utilizados para efectuar el mantenimiento dentro del HMEP. 7. Garantizar el cumplimiento de las normas para la seguridad de los equipos, sistemas e instalaciones, a fin de minimizar las causas de riesgo para pacientes y operadores. Ello incluye establecer programas de adiestramiento y capacitación relacionados con las normas de seguridad eléctrica del hospital, sistemas y equipos biomédicos, electromecánicos.
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8. Coordinar las nuevas inversiones de tecnologías por sección, a fin de propiciar la mejor selección de acuerdo al crecimiento programado, procurando adecuadas garantías de mantenimiento del nuevo equipo a fin de asegurar su explotación durante toda su vida útil.
En general los Ingenieros supervisores son especialistas con capacidad de gerenciar sistemas de mantenimiento preventivo y correctivo, de acuerdo a la sección definida en la estructura, adiestrar el personal relacionado con la instalación y realizar pequeños desarrollos, todo ello dentro del ámbito hospitalario con relaciones costo/beneficio óptimas.
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA •
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• Áreas de conocimiento: Profesionales de las siguientes áreas: 1. Ingeniería Eléctrica. 2. Ingeniería Mecánica. 3. Ingeniería Civil.
Cursos especializados / idiomas 1. Organización 2. Gerencia. 3. Administración de hospitales 4. Manejo office. 8. Manejo de AutoCad 9. Conocimiento de ingles técnico
Habilidades 1. Habilidades para supervisión 2. Capacidad de organización 3. Capacidad técnica para resolución de problemas en el campo. 4. Capacidad de elaborar informes y planes.
Experiencia Previa Tres años en puesto similares en empresas del medio. Período de Adaptación Dos meses 101
PERFILES DEL PERSONAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
JEFE DE MANTENIMIENTO FUNCIONES • Coordinar la operatividad técnica de las actividades del mantenimiento preventivo y correctivo del Hospital. • •
• •
• Responsable directo de los técnicos operativos de la empresa. Optimizar los recursos destinados al mantenimiento de los equipos médicos, sistemas e instalaciones del Hospital. Supervisar los trabajos efectuados por el personal técnico. Informar de forma escrita, los acontecimientos operativos del mantenimiento efectuado en el hospital. Cumplir con los planes diseñados por la Gerencia de Mantenimiento. RESPONSABILIDADES BÁSICAS / ACTIVIDADES 1. Supervisión de acciones de mantenimiento efectuada en las instalaciones del Hospital 2. Apoyo a la Gerencia de Mantenimiento para la realización de estudios de factibilidad, proyecto, diseño, asesoramiento, planificación y puesta en marcha de instalaciones con fines de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de pacientes así como también de equipos, sistemas e instalaciones del hospital. 3. Supervisión, coordinación y asesoramiento sobre el mantenimiento, reparación y optimización de equipos de utilizados en el hospital. 4. Cumplimiento de programas de mantenimiento de los equipos médicos, las instalaciones y los sistemas que proveen los suministros básicos para el funcionamiento de los mismos. 5. Control del funcionamiento de todos los equipos, sistemas e infraestructura, con personal contratado por la empresa, que debe cumplir con los perfiles solicitados por el Departamento de Mantenimiento. 6. Operación de mantenimiento preventivo y correctivo que garanticen la buena conservación y duración de los equipos. 7. Regulación y vigilancia de todos los parámetros funcionales que definan el buen estado de funcionamiento de los equipos. 8. Control de funcionamiento de los equipos. De cada equipo de cierta importancia se efectuará una revisión periódica (incluido el mantenimiento preventivo). De los datos obtenidos se determinará la sustitución total o parcial. 9. Indicación de cualquier defecto de los equipos que disminuya su rendimiento, produzcan un mayor gasto energético, ponga en peligro la seguridad del usuario, del paciente o del propio equipo o bien que pueda ocasionar una futura avería.
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10.Cumplimiento de las normas enunciadas en el componente técnico. 11.Control de calidad de los trabajos efectuados en las instalaciones, equipos y sistemas del hospital. 12.Control y asesoramiento en seguridad eléctrica, seguridad de instalaciones y seguridad del personal. 13.Cumplimiento del plan de emergencias y catástrofes del Hospital 14.Control de todo lo relacionado con la seguridad técnica de los equipos de uso médico así como de las instalaciones que suministran los servicios básicos de los mismos. 15.Cumplimiento de tareas relacionadas con higiene, esterilización y bioseguridad hospitalaria. 16.Elaboración de una bitácora diaria de todo los que se hubiese realizado. 17.Elaborar estudios de explotación de las instalaciones que redunden en una disminución de los costos, sin disminuir la calidad de las prestaciones. 18.Elaboración de informes semanales técnicos referidos a cualquiera de las actividades antes enumeradas.
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA •
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• Áreas de conocimiento: Profesional de cualquiera de las siguientes áreas: 1. Ingeniería Eléctrica o Electrónica 2. Ingeniería Mecánica o Mecatronica. 3. Ingeniería Biomédica.
Cursos especializados / idiomas 1. Organización 2. Gerencia. 3. Administración de hospitales 4. Manejo office. 5. Manejo de AutoCad 6. Conocimiento de ingles técnico
Habilidades 1. Habilidades para supervisión 2. Capacidad de organización 3. Capacidad técnica para resolución de problemas en el campo. 4. Capacidad de elaborar informes y planes.
Experiencia Previa Tres años en puesto similares en empresas del medio. Período de Adaptación Dos meses 103
TECNICO ELECTRICISTA
RESPONSABILIDADES BÁSICAS / ACTIVIDADES 1. Iluminación, sistemas de comunicación, motores eléctricos, grupos generadores, transformadores, componentes de circuitos eléctricos, transferencias eléctricas, sistemas ininterrumpidos de energía. 2. Dar atención de emergencia cada vez que sea requerido. 3. Implementar rutinas de servicios o de mantenimiento preventivo de uso eléctrico. 4. Mantener informado sobre la existencia de stock mínimo de repuestos para satisfacer la demanda.
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA •
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• Áreas de conocimiento Técnico Medio en Electricidad o Bachiller Técnico en Electricidad
Formación Académica Secundaria completa
Cursos especializados / idiomas Manejo de Normas Elementales. Instalaciones eléctricas hospitalarias. Ingles Técnico.
Habilidades Capacidad resolutiva ante situaciones imprevistas.
Experiencia Previa 2 años en el área.
Período de Adaptación Dos meses. 104
TECNICO ELECTROMECANICO
RESPONSABILIDADES BÁSICAS / ACTIVIDADES 1. Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de las distintas instalaciones a su cargo. 2. Mantener informado sobre el stock mínimo de materiales para desarrollar su trabajo 3. Realizar reparaciones de emergencia cuando sea necesario. 4. Realizar cuando el plan de mantenimiento se lo indique, la limpieza y purgado de la cañería de vapor, agua caliente y agua fría. 5. Chequear según la rutinas establecidas para evitar fugas de fluidos 6. Confeccionar informe del estado de las instalaciones (mensual) 7. Realizar rutinas de servicios esenciales con finalidad de prevenir fallas disminuyendo el mantenimiento correctivo. 8. Efectuar mantenimiento preventivo y correctivo a los sistemas de climatización. 9. Efectuar mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de gases medicinales. 10.Efectuar mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de generación de vapor y agua caliente. 11.Efectuar mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas desechos hospitalarios.
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA 1. Áreas de conocimiento Técnico en Electricidad, Mecánica o Electromecánica con conocimientos en instalaciones de gases médicos.
2. Formación Académica Secundaria completa
3. Cursos especializados / idiomas Manejo de Normas Elementales. Instalaciones de gases médicos, calderas, bombas, compresores, generadores.
4. Experiencia Previa 2 años en el área.
5. Período de Adaptación Seis meses. 105
TECNICO BIOMEDICO
RESPONSABILIDADES BÁSICAS / ACTIVIDADES 1.Ejecutar los planes de mantenimiento preventivo para los equipos médicos. 2.Ejecutar los planes de mantenimiento correctivo programado para los equipos médicos. 3.Ejecutar acciones correctivas en general para todos los equipos que así lo requieran. 4.Reparar o reemplazar componentes electrónicos, mecánicos y neumáticos de aparatos médicos dentro de los niveles de disponibilidad de control y calibración posterior. 5.Calibrar circuitos electrónicos 6.Operar osciloscopios, voltímetros, amperímetros y otros instrumentos de medición y verificación. 7.Reparar instrumentos quirúrgicos. 8.Calibrar instrumentos de medición. 9.Reparar o reemplazar componentes electrónicos, mecánicos y neumáticos de los equipos de esterilización 10.Completar en tiempo y forma la documentación que debe acompañar a cada mantenimiento realizado. 11.Realizar comprobaciones del estado real de los equipos médicos. 12.Ejecutar medidas tendientes a la conservación del estado normal de los equipos médicos. 13.Ejecutar medidas tendientes al restablecimiento del estado normal de los equipos médicos.
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA 1. Áreas de conocimiento: Debe ser una persona que por su formación tanto en el área de la electrónica como de la electrotecnia, está capacitado para interpretar y dar solución a las necesidades de inspección, mantenimiento, reparación de los equipos de uso médico. Conocimientos de mecánica, neumática y electricidad. 2. Formación Académica: Técnico biomédico; con fuerte vocación práctica y experiencia. 3. Cursos especializados / idiomas Inglés técnico (lectura). Manejo de Normas 4. Habilidades Capacidad para resolver problemas. Responsabilidad y compromiso. 5. Experiencia Previa Trabajo anterior similar en hospitales u empresas de ventas de equipos médicos. 6. Período de Adaptación Dos meses. 106
TÉCNICO HIDROSANITARIO
Ejecuta tareas operativas que consistan en preparar y acometer trabajos relacionados con arreglo de tuberías de agua potable y negras, así como de servicios sanitarios, planta de tratamiento de agua, planta de osmosis, planta de tratamiento de aguas residuales. Las actividades que deberá realizar son: 1. Reparar tuberías, aparatos sanitarios, duchas, válvulas, registros. 2. Instalar y reparar mangueras, desagües, flotadores, indicadores de nivel. 3. Inspeccionar servicios sanitarios para detectar fugas. 4. Dar mantenimiento preventivo y correctivo a la planta de tratamiento de agua potable, planta de osmosis inversa, planta de tratamiento de aguas residuales, sistema de riego de jardines y sistema de extinción de incendios. 5. Mantenimiento preventivo y correctivo a los tanques hidroneumáticos.
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA 1. Áreas de conocimiento: Debe ser una persona que por su formación tanto en el área de sistemas hidráulico, sistemas de bombeo y fontanería debe estar capacitado para dar mantenimiento preventivo y correctivo a todos los sistemas Hidrosanitarios del Hospital, también deberá tener conocimientos de mecánica, neumática y electricidad. 2. Formación Académica: Técnico en mecánica; con experiencia en sistemas Hidrosanitarios 3. Cursos especializados / idiomas Sistemas hidráulicos y neumáticos. Fontanería. 4. Habilidades Capacidad para resolver problemas. Responsabilidad y compromiso. 5. Experiencia Previa Trabajo anterior similar en hospitales o industria. 6. Período de Adaptación Cuatro meses. 107
TÉCNICO EN INFRAESTRUCTURA Ejecuta trabajos relacionados con albañilería, arreglo de pisos, revestimiento de paredes, pintura de paredes interiores y exteriores; pintura de muebles, equipos, etc. Las actividades que deberá realizar son: 1. Construir y reparar pisos, paredes, tabiques. 2. Revestir paredes con tabla yeso, cerámica, etc. 3. Reparar techos, losas, etc. 4. Preparar superficies de albañilería, de instalaciones, equipos para ser pintados. 5. Raspar, lijar, cubrir rugosidades y hacer tratamientos anticorrosivos en superficies metálicas a ser pintadas. 6. Preparar pinturas, revoques, cal, aceites y otros materiales de terminación. CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA 1. Áreas de conocimiento: Debe ser una persona que por su formación tanto en el área de albañilería, trabajos con tapiz, tabla yeso, impermeabilización de losas y techos, pintura y carpintería. 2. Formación Académica: Albañil con plan básico de estudios, como mínimo. 3. Habilidades Capacidad para resolver problemas. Responsabilidad y compromiso. 4. Experiencia Previa Al menos 3 años en la industria de la construcción. 5. Período de Adaptación Dos meses. AUXILIARES Las tareas que desarrollaran los auxiliares son las siguientes: 1. Ejecutar tareas de auxiliar en actividades de electricidad, mecánica, fontanería, etc. 2. Ayudar a reparar equipos eléctricos y electrónicos bajo la supervisión del técnico responsable. 3. Ayudar en la instalación de tuberías, redes de gases y otras. 4. Mezclar cemento y otros para trabajos de albañilería. 5. Lijar paredes y elementos metálicos para aplicar pinturas. 6. Mantener limpio el taller de mantenimiento y las áreas de trabajo. 7. Otros que le sean asignados y que estén de acuerdo a su capacidad laboral 108
CONOCIMIENTOS / EXPERIENCIA 1. Áreas de conocimiento: Debe ser una persona que por sus nociones de albañilería, mecánica, electricidad y fontanería. 2. Formación Académica: Plan básico de estudios, como mínimo. 3. Habilidades Responsabilidad y compromiso. 4. Experiencia Previa Al menos 1 año en trabajos similares. 5. Período de Adaptación Cuatro meses.
FORMATO PARA EVALUACIÓN
Identificación: I. Identificación: Fecha: II. Misión y descripción básica del pues
Misión y descripción básica del puesto de trabajo 109
III. Funciones principales I.-Funciones Principales IV. Formación académica (títulos) a.-) Imprescindible b.-) Deseable (No Imprescindible)DDE V Experiencia en el puesto de trabajo en esta empresa o similares II.- V.V. Experiencia en el puesto de trabajo, en esta empreVsimilares (Especifique cantidad de años) VI. Formación o conocimientos específicos
III.- Formación y Conocimientos específicos 110
IV.- Competencias VII. Competencias 111
COMPONENTE DE POLITICAS
La política del mantenimiento para los equipos, redes e instalaciones pertenecientes al Departamento de Mantenimiento, contempla los siguientes aspectos: a. Política general de mantenimiento. b. Política de contratación. c. Política de personal. d. Política de adquisiciones. e. Política de controles y reportes.
Cada uno de estos puntos tiene actividades específicas, con niveles de desarrollo diferentes que parten desde el más sencillo hasta el más complejo.
POLÍTICA GENERAL DE MANTENIMIENTO Las actividades del mantenimiento requieren medios, como lugares de trabajo, herramientas y equipos de prueba para cada actividad. Las dimensiones de los talleres, la cantidad y complejidad de las herramientas y equipos de prueba fueron mencionadas como parte del componente técnico del presente documento.
En cada sección del Departamento deberá existir el personal mínimo requerido (mencionado en el componente de talento humano), para realizar las actividades de mantenimiento de los equipos, instalaciones y redes hospitalarias, para ello el Hospital deberá adquirir los elementos, repuestos y materiales requeridos para realizar las actividades de mantenimiento y reparaciones, diseñadas en el componente técnico.
DEFINICION El departamento de mantenimiento es la unidad orgánica encargada de garantizar el funcionamiento óptimo, permanente y seguro, de la infraestructura, sistemas tecnológicos hospitalarios y equipamiento a través de una gestión eficiente y eficaz, para lo cual se dotará de los recursos necesarios para el logro de tal fin.
MISION Es el Departamento encargado de garantizar el funcionamiento optimo, permanente y seguro, de la infraestructura, sistemas tecnológicos hospitalarios y equipamiento para contribuir al cumplimiento de la Misión del Hospital.
ESTRUCTURA El departamento cuenta con la siguiente estructura básica y mínima: 1. Gerencia. 2. Sección de Infraestructura 3. Sección Biomédica. 4. Sección Hidrosanitaria. 5. Sección Electromecánica. 112
6. Sección Electricidad. 7. Sección Desechos Hospitalarios 8. Sección Servicios Generales
FUNCIONES a. Lograr la total funcionalidad de todas las instalaciones, sistemas y equipos médicos, eléctricos y electromecánicos del hospital b. Prestar un servicio de mantenimiento preventivo y correctivo programado con la mayor confiabilidad c. Tomar acciones teniendo en cuenta los principios de seguridad laboral e higiene industrial. d. Establecer los lineamientos técnicos y logísticos que garanticen, la bioseguridad de las instalaciones y equipos e. Responder con prontitud y eficacia f. Apoyar a la Dirección Administrativa-Financiera en la adquisición del equipamiento adecuado a las necesidades tecnológicas requeridas por las Unidades de Gestión del Hospital g. Conservación de los recursos h. Elaboración de las bases para licitación de Contratos de servicios a externalizar i. Evaluar y monitorear las labores de las empresas contratadas que apoyan la gestión tecnológica del departamento j. Desarrollo de proyectos en conjunto con otras áreas. k. Elaboración de informes l. Diseño de procesos, procedimientos y protocolos de mantenimiento preventivo y correctivo. m. Otras que le delegue la Gerencia administrativa-financiera.
RELACIONES a. Asesora y apoya de forma permanente a la Gerencia administrativa- financiera en cuanto a la garantía de funcionamiento de todas las instalaciones y equipos médicos. b. Coordina sus actividades con los otros responsables de la gestión administrativa -financiera. c. Coordina sus esfuerzos con los responsables de las diferentes secciones y solicita asistencia funcional de los mismos en asuntos relativos a sus respectivas competencias, si es necesario. d. Establece y mantiene los contactos necesarios para el desempeño de sus funciones.
POLITICAS OPERATIVAS DE MANTENIMIENTO La Departamento de Mantenimiento será responsable de crear conciencia alrededor de los aspectos relacionados con la calidad en el desarrollo de los trabajos operativos realizados por la empresa de servicios de mantenimiento y también de establecer una disciplina tecnológica a fin de que tanto el personal staff del Departamento, el personal de la empresa de servicios de mantenimiento y
los usuarios de equipos y sistemas sigan procedimientos seguros en su operación y mantenimiento que minimicen las causales de riesgo y por ende la ocurrencia de accidentes. En tal sentido se establecerán un conjunto de normas para lograr tales fines, las cuales se enlistan a continuación: 1. Todo el equipo que se adquiera será aprobado de antemano por el Departamento de Gestión Clínica que solicito el bien y por el Gerente del Departamento como bueno para cumplir los requerimientos de servicio en el hospital y las normas de seguridad higiénicas. Esta aprobación será reflejada por escrito y archivada por el Departamento. 2. Para implementar este aspecto se debe seguir un orden metodológico que puede ordenarse en: Determinación de la necesidad, evaluación, adquisición, inspección, calibración e instalación. 3. En la determinación de la necesidad el personal médico o paramédico de un determinada UGC o Servicio plantea la necesidad de un equipo o instrumento, definiendo en lo posible las características y algunas especificaciones técnicas que satisfagan estas necesidades. 4. Luego de una exhaustiva evaluación de las necesidades y características del equipo solicitado y dada la multiplicidad de modelos, marcas y procedencia de equipos disponibles en el mercado que pueden satisfacer estas necesidades, corresponde al Departamento de Ingeniería recomendar el equipo más conveniente. Para ello el Departamento se basará en un estudio detallado de los equipos disponibles, las capacidades de la infraestructura de la institución (no comprar lo que no se pueda mantener), la compatibilidad con otros equipos similares con el fin de evitar en lo posible la heterogeneidad de marcas, además de un estudio de mercado de los diferentes distribuidores y sus capacidades técnicas, garantías que ofrecen, repuestos, mantenimiento, entrenamientos, etc. 5. Antes de la adquisición se comprobará que el equipo funciona correctamente y se exigirá particularmente la verificación de todas las condiciones de seguridad de acuerdo con las necesidades y regulaciones vigentes, así como la existencia de la documentación del equipo y condiciones de garantía. 6. Una vez adquirido el equipo se procede a la inspección, calibración e instalación, en la Departamento de Gestión o Departamento respectivo. Previo a la entrada en servicio, el equipo se someterá a una exhaustiva revisión con el fin de detectar cualquier tipo de daño mecánico ocurrido durante el transporte y verificar contra factura, que todas sus piezas y accesorios están completos; luego se procede al ensamblaje, si es el caso y/o su instalación verificando su estado de funcionamiento y calibración.
7. Finalmente se comprobará si los operadores están adecuadamente entrenados en el manejo del equipo. Cumplidos estos requisitos se entregará mediante acta de conformidad el equipo a las Unidades de Gestión autorizando el inicio de su explotación. En el registro de mantenimiento quedarán asentados todos los detalles de la calibración e instalación del equipo, así como la identificación de los cables y sus conexiones entre partes del equipo y entre este y la red, toma de tierra etc. 8. Desarrollar los programas de mantenimiento preventivo reales, efectivos y viables. La acción de mantenimiento preventivo es la actividad principal de la empresa de servicios de mantenimiento, el programa de mantenimiento preventivo ha sido diseñado a partir de la experiencia nacional e internacional existente al respecto, su diseño está dirigido por los especialistas de más alto nivel de la Departamento y ha participado en su elaboración todo el staff de la Departamento. 9. Desarrollo de programas de capacitación de los operadores ya sea a través del Departamento o a través de entrenamientos que ofrecen los fabricantes de equipos médicos u otras instituciones afines. La regla debe ser que nadie operará ni efectuará mantenimiento a un equipo si no ha sido previamente entrenado y esté debidamente capacitado para ello (en el caso de los técnicos de la empresa de servicios de mantenimiento). 10.Garantizar la calibración y comprobación de las normativas de seguridad de los equipos y sistemas que son recibidos por mal funcionamiento luego de concluido el mantenimiento correctivo. Estas comprobaciones con los resultados de las mediciones serán explícitamente reflejadas en el registro de mantenimiento del equipo. Igual acción se realizará periódicamente según el plan de mantenimiento preventivo con el resto de los equipos de la instalación aún cuando los mismos nunca fallen. 11.Tener para cada equipo o sistema una bitácora de mantenimiento, mantenerlo actualizado. Todas las acciones de mantenimiento correctivo, preventivo, calibración y comprobación de niveles de seguridad deben reflejarse en detalle. 12.Entrega mediante acta de los equipos o sistemas que se han sometido a mantenimiento correctivo y calibración, comprobando conjuntamente su correcto funcionamiento. 13.Guardar y conservar todos los manuales de servicio y operación de los equipos adquiridos, debidamente ordenados, bajo la responsabilidad del Departamento de Ingeniería. Se entregará copia del Manual de Operación o de Usuario al staff médico y copia del Manual de Servicio al taller. En caso
de pérdidas se entregarán nuevas copias, pero nunca se entregará el original bajo la custodia del Departamento.
14.Mantener inventario actualizado de los equipos, componentes y piezas de repuesto. También se recomienda en este caso la creación de un sistema automatizado que además de mantener actualizado los inventarios vigile además los niveles de existencia de los ítems.
POLTICA DE ATENCION DE FALLAS
La atención que se le brinde a un equipo o sistema instalado en el hospital se hará en base a la siguiente clasificación: 1. Alto: equipos de soporte a la vida, resucitación y aquellos en que un fallo puedan causar serios daños a pacientes u operadores. 2. Medio: una anomalía puede tener un significativo impacto sobre el cuidado del paciente, pero no provoca de manera inmediata daños severos. 3. Bajo: cualquier anomalía no causa serias consecuencias.
Equipos de alto riesgo: Dispositivos para el mantenimiento de la vida, equipos de resucitación y otra cuya falla o mal uso puede producir daños graves al paciente o al personal. Unidades de anestesia y vaporizadores, ventiladores de anestesia, monitores de apnea, Unidades de autotransfusión, defibriladores (incluyendo monitor desfibrilador y monitor/ desfibrilador / marcapaso), sistemas de diagnóstico radiológico, equipos de electrocirugía, Unidades de bypass corazón/pulmón, equipos de hemodiálisis, humificadores, Unidades de hipo/hipertermia, incubadoras, bombas/controladoras de infusión, láseres, oxímetros, analizadores y monitores de oxígeno, marcapasos, monitores y sistemas para controlar variables fisiológicas, inyectores radiográficos, resucitadores cardíacos, resucitadores pulmonares, esterilizadores, reguladores de succión traqueal, aspiradores, torniquetes neumáticos, monitores transcutáneos (invasivos), Unidades medidoras de presión sanguínea invasiva, cápnometros, ventiladores.
Equipos de mediano riesgo. Son dispositivos que por falla, mal uso o ausencia tendrían un impacto significativo en el cuidado del paciente, pero no sería causa directa de un perjuicio grave: electrocardiógrafos, reguladores (aire, oxígeno, succión, oxido nitroso), alarmas de gases medicinales, sistemas eléctricos, sistemas hidroneumáticos, sistema de ups, analizadores de PH/ gas en sangre, refrigeradores de sangre, equipos de medición de presión sanguínea (no invasivos), centrífugas, equipamiento de laboratorio clínico, electroencefalógrafos, electromiógrafos, Unidades de fototerapia, endoscopios, equipos de potenciales evocados, transductores de presión (todos los tipos), analizadores de funciones cardíacas, analizadores de funciones pulmonares, sistemas de ultrasonido diagnóstico, balanzas, evacuadores de humo, camas de cuidado especial, equipos quirúrgicos, monitores de temperatura, Litotriptores, laparoscopios.
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Equipos de bajo riesgo: Son los dispositivos cuya falla o mal uso difícilmente generan serias consecuencias: aspiradores (bajo volumen), cortadores, equipos de diatermia, receptáculos eléctricos, balanzas electrónicas (para propósitos generales), termómetros electrónicos, sistemas de potencia aislados, oftalmoscopios, equipos de ultrasonido terapéutico, reguladores (succión de bajo volumen), estimuladores (alto y bajo volumen), microscopios quirúrgicos, sistemas de climatización, sistemas de llamado de enfermeras, sistemas de detección de incendios, luces quirúrgicas, mesas quirúrgicas, monitores de Temperatura, nebulizadores ultrasónicos.
POLTICA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO El equipo y el sistema del HMEP han sido clasificados siguiendo una valoración de riesgo y se le asigna un rango para ordenar su prioridad en la ficha de vida. Los criterios para la clasificación del equipo pueden ser los siguientes: 1. Función del Equipo- El papel del equipo en el cuidado del paciente. 2. Aplicación Clínica- Considera los resultados sobre el paciente o usuario ante una falla del equipo; el riesgo físico asociado con la aplicación clínica. 3. Requisitos del Mantenimiento- Los requisitos del Mantenimiento varían con el tipo de equipo. Algunos equipos tales como ventiladores, máquinas de la diálisis y artículos similares requieren mantenimiento extensivo. Equipos mecánicos, neumáticos o hidráulicos requieren de alineación rutinaria o calibración por el personal de mantenimiento. Equipos como los monitores fisiológicos y las bombas de infusión necesitan solamente que sea comprobado su funcionamiento y su seguridad, por lo que tienen requisitos de mantenimiento promedio. 4. Incidentes del Equipo/ Historia de fallas- se evalúa por los usuarios del equipo, gerentes de Unidades y personal técnico (tanto propio, como subcontratado), a partir de una programación a fin de suministrar una base de datos para determinar tendencias y requisitos.
TABLAS DE ASIGNACIÓN DE RANGO POR CRITERIOS De acuerdo a la función del equipo. Rango numérico E 1. Equipos de apoyo a la vida 9 2. Equipos e instrumentos para la Cirugía y los Cuidados Intensivos 9 3. Equipos para el tratamiento y la fisioterapia 8 4. Otros equipos para el monitoreo de variables fisiológicas y el diagnóstico 6 5. Análisis de Laboratorio 5 6. Accesorios del Laboratorio 4 7. Computadoras y Equipos asociados 3 8. Otros equipos relacionados con el paciente 2
Aplicación Clínica Rango Numérico A 1. Puede producir la muerte al paciente 5 2. Puede producir daño al paciente u operador 4 3. Terapia inapropriada o falso diagnóstico 3 117
4. Riesgo mínimo 2 5. Sin riesgo significante 1
Requerimientos de Mantenimiento Rango Numérico M 1. Extensivo 5 2. Promedio 3 3. Mínimo 1
CÁLCULO DEL NIVEL DE PRIORIDAD El nivel de prioridad Pi puede calcularse de las tablas como: Pi = E + A + M 1. Todo equipo con un ranking de 11 o más alto se incluirá en el Inventario de Mantenimiento de Equipos Médicos. 2. Equipos con un ranking entre 10 y 3 podrán incluirse en el Inventario de Mantenimiento de Equipos Médicos o en el Inventario de Mantenimiento del Entorno. 3. Equipos con un ranking menor de 3 se incluirán en el Inventario de Mantenimiento del Entorno. Hay cuatro categorías de equipos cuyos intervalos no deben ser flexibles, independientes de su historia de servicio, estos son: 1. Equipo de apoyo a la vida. 2. Equipo con reemplazo obligatorio de partes a plazos fijos. 3. Equipo que manejan altos niveles de energía. 4. Equipo con intervalos de mantenimiento sujetos a regulaciones de obligatorio cumplimiento.
Cálculo del Índice de Mantenimiento Preventivo e Inspecciones IPM. Para facilitar el trabajo de sistemas automatizados para el mantenimiento orientado a riesgo en equipos médicos, puede definirse básicamente un Índice de Mantenimiento Preventivo como: T=t P i I
Donde: Pi es el nivel de prioridad, t es el tiempo transcurrido desde el último mantenimiento y T es el tiempo entre mantenimientos preventivos, el cual es dado por el fabricante, puede emplearse la recomendada por ECRI. 118
POLITICAS PARA LA CODIFICACIÓN DE EQUIPOS El problema de la codificación, cuando usamos un sistema informático, cobra mayor importancia ya que, es necesario relacionar los diferentes datos que están asociados a los equipos genéricos y unitarios. Para ser consecuentes con los niveles jerárquicos planteados anteriormente adoptaremos tres tipos de códigos: Uno para la codificación de los grupos, uno para la codificación de los equipos genéricos y otro para los equipos unitarios
Código para los grupos de equipos Se utilizará el código del procedimiento ECRI para los grupos de equipos, en caso de no existir se creará un procedimiento y se le pondrá un consecutivo y la fecha de creación del procedimiento
Código para el equipo genérico En concordancia con la nomenclatura y codificación de los equipos médicos y de acuerdo a la práctica internacional se asumió un código (brindado por ECRI) y consiste en lo siguiente: cada descriptor del producto (equipo médico en su más amplia definición) se le asigna un código numérico de 5 dígitos que le es específico. No existe ningún tipo de jerarquía en la asignación de dichos códigos. Cuando un nuevo producto se añade al sistema, se le destina un número consecutivo correspondiente.
Código para el equipo unitario Para esto decidimos escoger el número de control del inventario que asigna la Departamento de Servicios Generales del Hospital. Para esto el inventario del equipamiento debe estar actualizado. La identificación de cada equipo debe estar en lugar visible y en perfecto estado. No puede haber códigos repetidos
GRUPO DE EQUIPOS Grupo de equipos genéricos Grupo de equipos unitarios Tipos de equipos modelo + marca + firma Código del genérico [ECRI] Código unitario
Metodología para la diferenciación del equipam
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