Propuesta para mejorar los procesos de gestión de ingresos y egresos de la empresa equipos NG (página 2)
Enviado por Julyssa Santamaría y Janice Chun
5 Mohammad Khan, "Methods of motivating for productivity" Journal of construction engineering and management, (Nueva York), 9: 1993, núm. 2, pp.148-156.
Tecnologías y sistema de información empresarial
En los últimos 10 años, se ha visto el desarrollo de la llamada Tecnología de la Información, y dentro de esta, los sistemas de información de las empresas. Es verdaderamente increíble lo revolucionarias que son las diversas herramientas que han aparecido en el entorno empresarial. Estas herramientas, entre las que se destacan la ERP y el EDI, han sido instauradas en todo el mundo industrializado. Se ha pasado de sistemas que comenzaron con la simple y eficiente tarea de realizar la planificación de las necesidades de material, a pasar a convertirse en los grandes integradores 6de las múltiples funciones de la gestión empresarial.
ERP (Enterprise Resources Planning). Un ERP es un sistema de información (SI) de una empresa que facilita la comunicación interdepartamental gracias a que comparte la información de todos los departamentos y se constituye en una herramienta para introducir cambios en los procesos de la empresa en el momento de la implantación. Los ERP integran al interior de las empresas diferentes áreas comprendidas desde fabricación, dirección general y marketing/ventas. Todas las áreas comprendidas en estas áreas son gestionadas y manejadas por la aplicación ERP que se encuentra implantada.
El esquema se compone básicamente en poseer un núcleo central representado por una base de datos a donde llegan todas las actividades generadas por las aplicaciones particulares que conforman el ERP. Los sistemas ERP tienen como objetivos principales:
6 Según CARRETERO y PIRES (2007), ser el gran integrador implica que los sistemas de información de las empresas se han convertido en la espina dorsal de los negocios y proyectos.
Optimización de los procesos empresariales
Acceso a información confiable, precisa y oportuna
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización
Eliminación de los datos y operaciones innecesarias
Reducción de tiempos costos de los procesos
Conforme la dinámica y necesidades de los negocios ha ido cambiando en el tiempo, también ha evolucionado la naturaleza de los ERP"s. Hoy en día, existe mayor colaboración, más socios comerciales, una competencia más intensa, el foco es el cliente, una necesidad mayor de gestionar la cadena de suministros y una tecnología con enormes potenciales como la Internet. En la actualidad, la informática está al alcance de cualquier empresa y el ERP pasa a ser un sistema que permite la adaptación de los procesos a las nuevas necesidades. Al mismo tiempo, se convierte en un factor clave para competir y no en un sistema que se encuentra reservado únicamente para las multinacionales. Por esta razón, el ERP se convierte en una herramienta necesaria para desarrollar estrategias en los sistemas de información de muchas empresas puesto que las nuevas tecnologías se basan en un sistema de gestión integrado.
El pensamiento esbelto
Tiene sus antecedentes de las aportaciones de Henry Ford hizo en sus sistemas de manufactura automotriz y fueron mejoradas con los principios del Dr. William E. Deming, y posteriormente, fueron adoptadas por Eiji Toyoda y Taiichi Ohno para su
Sistema de Producción de Toyota (SPT). James P Womack y Daniel T. Jones difundieron el SPT en su libro The Machine that Changes the World / La Máquina que Cambió al Mundo y Lean Thinking / Pensamiento Esbelto.
El pensamiento esbelto o Lean Thinking en inglés, define que sólo una pequeña parte del tiempo, esfuerzo y recursos de una organización añaden realmente valor al producto o servicio del cliente.
Las tareas que no generan valor son desperdicios y tienen que ser eliminados del proceso productivo. Sin embargo, también existen otras tareas que no añaden valor, pero que son necesarias.
El pensamiento esbelto se caracteriza en identificar las actividades que generan valor para establecer procesos eficientes, y las actividades que no generen valor sean las más pequeñas posibles, y los que provocan defectos sean eliminados, todo esto enfocado a la mejora continua (Kaizen en japonés).
James Womack define cinco principios básicos del pensamiento esbelto7:
1. Definir valor desde el punto de vista del consumidor
2. Identificar el flujo de valor o la cadena de valor
3. Flujo continuo
4. Sistema de producción (pull)
5. Perseguir la perfección
Los principios Lean fueron generados y desarrollados antes de la era digital, por lo que, en la actualidad, gracias a los avances tecnológicos en la informática, ha ayudado a implementar el pensamiento Lean, generando un ambiente de trabajo adecuado en las oficinas como, por ejemplo: con un mayor acceso a la información, estandarización de métodos de documentación, precisión en la información y más velocidad.
7 Womack James P., Daniel T. Jones (2003). Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in your Corporation. New York, NY: Simon and Schuster.
La filosofía del pensamiento esbelto ha generado varias metodologías donde su base es prácticamente la misma, la diferencia radica en el enfoque que se le da según el área de aplicación, así tenemos por ejemplo: al Lean Manufacturing ("Manufactura Esbelta") aplicado para las grandes industrias de producción, Lean Office ("Oficina Esbelta") para la parte administrativa, Lean Construction ("Construcción Esbelta") para el área de construcción.
Costos versus Desperdicios
Según Francisco J. Rodríguez, Especialista en Dirección de Producción, Organización Industrial e Implementación de Filosofía de Trabajo Lean Management y Consultor de Organización Industrial en Interim Manager Consulting SL, en su artículo publicado en el sitio web de la firma, ¿Cuál es la clave?, ¿reducir costos o despilfarros?8, describe cómo las organizaciones hoy en día al tener problemas, sus directivos deciden realizar una reducción de costos sin un análisis correcto de manera profunda para conocer qué se debe reducir y qué no.
Esto ha sido así hasta ahora, como un paradigma de buena gestión empresarial, pero se ha visto su afectación a nivel de la moral de la organización cuando la reducción se realiza en un porcentaje del personal, y en el valor del producto o servicio al cliente, como Francisco J. Rodríguez lo afirma: "Son decisiones estrictamente económicas, como si los clientes fuesen a comprar lo mismo, hagamos lo que hagamos". (¿Cuál es la clave?, ¿reducir costos o despilfarros? parr. 3)
8 http://www.interimconsulting.es/noticia.php?id=not20160117131254
En una reducción de costos en las organizaciones, se presencia que las medidas aplicadas no fueron suficientes para resolver sus problemas, y muchos llegan a programar en un corto periodo de tiempo otro plan de reducción de costos.
Si se analiza este problema desde el enfoque Lean del pensamiento esbelto, se habla de reducción de desperdicios o despilfarro, que son aquellos costes para un proceso, producto o servicio que no está aportando valor al cliente.
Figura 8. Representación del coste, despilfarro y valor 9
En la figura 8, nos ilustra que lo señalado en la imagen como los despilfarro es lo que se debe de reducir, si reducimos los costes representado por el cuadrado indiscriminadamente, sin tomar en cuenta los despilfarros, se verá afectado el valor. Lo describe bien el autor Francisco J. Rodríguez en su artículo de la siguiente manera: "Según esto podemos decir que la reducción de costes no siempre es buena, solo lo es la reducción/eliminación de despilfarros. Y no solo eso, cuando pensamos en eliminar despilfarros también debemos valorar qué hacer con ese margen ganado, ya que muchas veces solo se plantea la opción de reducir el coste. Abriendo el enfoque veremos que también podemos aumentar el valor. Esto es, especialmente, conveniente en aquellos casos donde el despilfarro se haya detectado en procesos cuellos de botella de nuestra cadena de valor. En esos casos, la no reducción de costes e incluso el aumento del gasto es lo que nos traerá mayores beneficios." (parr.7)
9 Imagen por Francisco J. Rodríguez en http://www.interimconsulting.es/noticia.php?id=not20160117131254
Los desperdicios o mudas
El objetivo de Lean es reducir costos y mejorar la productividad, la eficiencia y la calidad. Esto pareciera que fuera los objetivos de toda empresa, pero en la realidad, vemos que en la práctica esto no es del todo cierto. ¿Cuántas veces nos hemos topado con tareas repetitivas que se pudieran automatizar?, ¿cuánto tiempo se pierde en realizar una tarea de forma incorrecta por una mala comunicación?,
¿cuántas reuniones poco productivas se realizan durante la semana?, ¿cuántas veces hemos tenido que perder tiempo buscando información antes de comenzar a realizar una tarea importante?
Los elementos ineficientes en las empresas, Lean los denomina "desperdicios", "despilfarros" o Mudas son los que consumen recursos y no aportan valor y pueden llegar a ser el 90% en algunas empresas.
Los siete desperdicios o mudas identificadas por Taiichi Ohno son los siguientes:
Sobreproducción: Existe un exceso de producción cuando se fabrica más de lo que se necesita.
Tiempo: Es el tiempo en el cual los trabajadores tienen que esperar que las máquinas u otras personas terminen sus procesos, o el tiempo que se tarda en recibir materiales para continuar con la actividad. La espera es cuando los trabajadores se encuentran inactivos debido a algún recurso, no están disponibles en ese momento.
Transporte: Es cuando existe un traspaso de trabajo o información de una persona a otra, ese movimiento es un transporte.
Procesos: En las industrias, es la ejecución de trabajo que no aporta valor.
En las tareas administrativas es, por ejemplo: crear informes diferentes para diferentes personas, realizar transacciones excesivas, información innecesaria en los reportes, entre otros.
Movimiento: Cuando las cosas no están en su lugar adecuado y tenemos que buscarlo para encontrarlas.
Inventario: En la manufactura, es el exceso de materia prima o productos hechos sin vender o entregar. En el área administrativa, son los trabajos en espera de ser procesados o están guardados en un período largo de tiempo que no tienen valor, por ejemplo: múltiples versiones de documentos, documentos obsoletos, listas de tareas, documentos sin aprobación, entre otros.
Defectos: En la manufactura son productos que no cumplen con los estándares de calidad y que tienen algún fallo, por lo tanto, es un producto defectuoso. En el área de la administración serían los documentos con errores, formatos incorrectos, incompletos, entre otros.
Identificar los desperdicios debe ser el primer paso a seguir para analizar qué técnica o metodología se debe de aplicar.
Con las facilidades de hoy en día y los avances tecnológicos, las organizaciones deben motivar a su personal a participar, proactivamente, en las oportunidades de mejora continua, ya que son quienes conocen las tareas operativas del día a día y tienen el conocimiento de la situación y pueden inventar soluciones nuevas y creativas.
Si las empresas toman importancia en los procesos de mejora continua, estarán preparados para obtener mejores resultados de productividad, y ser más competitivos frente a los problemas actuales que genera la globalización, las crisis económicas y la escasez de recursos.
Las 5S de orden y limpieza
Las 5S es por las cinco fases, donde su nombre comienza con "S" de origen japonés, y se enfoca en la creación de lugares de trabajo que sean seguros, limpios y organizados. Estos son los cinco conceptos que se deben cumplir y los cuáles en su idioma japonés empiezan todos por la letra "s", de ahí que se denominen de esta forma.
Seiri / Clasificación: Identificar y separar lo que es necesario de lo innecesario, y eliminar lo que no se necesita.
Seiton / Organización: Definir un orden y ubicación de las cosas cerca del área de trabajo que resulte sencillo y rápido de ser localizado para su utilización.
Seiso / Limpieza: Consiste en mantener limpio y en buen estado el puesto de trabajo y sus herramientas. Esto ayuda a reducir accidentes y a tener una elevada calidad de ambiente de trabajo.
Seiketsu / Estandarización: Esta etapa consolida las metas de las tres primeras "S". Es Identificar los defectos en los procesos y establecer estandarizaciones para su corrección, y ejecución de manera ordenada que ayude en la productividad y agilidad en las tareas.
Shitsuke / Disciplina: Nos ayuda a formar buenos hábitos al trabajar de manera continua conforme a las normas establecidas del trabajo. Se necesita mucha autodisciplina.
2.1.5 Metodología de Lean Construction ("Construcción sin Pérdidas")
El término Lean Construction ("Construcción sin Pérdidas") hace referencia a la aplicabilidad de la nueva filosofía de producción Lean Production en la industria de la construcción.
Según Lauri Koskela (1992), la nueva filosofía de producción se define como un flujo de materiales y/o información desde la materia prima hasta el producto final" 10. En este flujo, el material es procesado (conversiones), inspeccionado, se encuentra en espera o es transportado. Estas actividades son diferentes entre sí. Los procesos representan las conversiones en la producción, mientras que los transportes, esperas e inspecciones son los flujos de producción.
10 BOTERO BOTERO, Luis Fernando. Construcción sin pérdidas. Colombia, Legis (2006), 2ª edición.
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Figura 9. Actividades que no agregan valor
En la mayoría de los casos, solo las actividades de conversión agregan valor al producto final. En la figura 9, los cuadros sombreados representan las actividades de flujos, que no agregan valor, en contraste con las conversiones. Entonces, en resumen, el nuevo concepto de producción (Lean Production), establece que el sistema productivo se compone de conversiones y flujos, a diferencia del sistema tradicional de producción en el que solo se consideran los primeros. Las conversiones son denominadas como todas aquellas actividades de transformación que convierten los materiales y la información en productos, pensando en los requerimientos del cliente; por tanto, en el proceso de producción, las actividades agregan valor. Las pérdidas, por otro lado, se consideran aquellas actividades que no agregan valor, pero que consumen tiempo, recursos y espacio, generando costos en el proceso de producción.
La generación de valor caracteriza a los procesos de construcción sin pérdidas. El concepto de valor está muy ligado a la satisfacción del cliente y no es inherente a la ejecución del proceso. De esta manera, se puede afirmar que un proceso solo genera valor cuando las actividades de conversión transforman las materias primas o los componentes en productos requeridos por el cliente, sean estos finales o internos. En resumen, el objetivo de la utilización del nuevo enfoque de producción es hacer más eficientes las actividades de transformación que agregan valor, minimizando o eliminando las actividades que no lo generen (pérdidas).
2.1.5.1 Principios básicos de Lean Construction
Lean Construction presenta un conjunto de principios básicos para la gestión de la producción reducir o eliminar las actividades que no agregan valor. La eficiencia de los procesos puede ser mejorada, y se pueden reducir pérdidas originadas, no solamente a través de la mejoría en la eficiencia de las actividades de conversión, sino también, por la eliminación de algunas actividades del flujo. Sin embargo, a pesar de que algunas actividades no agregan valor al cliente final en forma directa, no deben ser eliminadas puesto que son esenciales para la eficiencia global de los procesos, como por ejemplo: el control de la calidad, la seguridad de la obra, entre otras.
Este principio puede ser aplicado al transporte de materiales, usando dispositivos de transporte adecuados y evitando múltiples movimientos de trabajadores que los desgastan y aumentan el desperdicio de materiales.
Variables
Tabla 1. Variables del Proyecto
Definición conceptual
Entre las variables tenemos:
Reducir las ineficiencias: Se trata de la eliminación de desperdicios o despilfarros que hacen que los procesos sean lentos o se utilicen demasiados recursos.
Mejora de los procesos de gestión de ingreso y egreso: Es el progreso o logro al mejorar los principales procesos administrativos en la gestión de ingreso y egreso.
En las dimensiones y sus indicadores tenemos:
Los 7 desperdicios o Mudas: se trata de los 7 desperdicios, despilfarros o mudas identificadas en la metodología Lean que se deben de eliminar para lograr efectividad en los procesos de la organización.
Sobreproducción: Cuando se produce algo de más.
Tiempo de espera: Tiempo que los trabajadores tienen que esperar sea persona o proceso finalice para poder continuar.
Transporte: Cuando existe un traspaso de documentos, materiales o información de una persona u otra que genera ineficiencia.
Procesos: Es la ejecución de una tarea que no aporta valor
Movimiento: Cuando hay un movimiento excesivo para buscar cosas para la realización de alguna tarea, porque no están en el lugar adecuado.
Inventario: Es el exceso de producto, materiales o tareas pendientes.
Defectos: Son los errores de un producto en su entrada o salida dentro de un proceso y que se tienen que volver a rehacer.
Los 5S, son las cinco etapas de mejoras denominado, de esta manera, por la primera letra en japonés que comienza con "S".
Clasificación (Seiri): Separar aquello que es necesario de lo innecesario.
Organización (Seiton): Definición de un orden en la ubicación de las cosas que son necesarias para el trabajo.
Limpieza (Seiso): Es el de mantener el lugar de trabajo o los procesos limpios que favorezca la productividad y la salud.
Estandarización (Seiketsu): Es el establecimiento de mejores prácticas que ayudan en la productividad.
Disciplina (Shitsuke): Es la ejecución conforme a las normas establecidas por la empresa y como vía para formar buenos hábitos. Es también la práctica de realizar mejoras continuas.
Implementación de un sistema para el registro de ingresos y egresos: Se trata de un sistema de información que apoye en las gestiones de ingresos y egresos, principalmente, para registrar los datos comerciales y que ayude a automatizar algunas tareas manuales como la generación de los reportes y mantener un orden y un historial de las transacciones. Deben tener los siguientes requerimientos:
Facilidad de acceso desde múltiples plataformas: Desde cualquier dispositivo, tanto de escritorio como móvil se puede acceder.
Registro de información de ingresos: Funcionalidades para registrar y gestionar las ganancias.
Registro de información de egresos: Funcionalidades para registrar y gestionar los gastos.
Generación de informes: Funcionalidad que permite generar informes de los ingresos y egresos que se utilicen para la auditoría, declaración de renta o toma de decisiones.
Disponibilidad de respaldo de información: Funcionalidad del sistema que permite descargar información histórica de las transacciones.
Definición operacional
En esta sección definiremos la parte operativa de los indicadores.
Los indicadores de los 7 desperdicios o Mudas deben ser nulas o que sean lo menos posible en una organización:
Sobreproducción: Se medirá de acuerdo con la cantidad de tareas y documentación que se tiene que producir en un proceso.
Tiempo de espera: Se medirá de acuerdo con el tiempo que se tarda finalizar una tarea para seguir con otra, o el tiempo que se toma para la entrega de un resultado.
Transporte: Se medirá de acuerdo con la cantidad de veces que se debe pasar de una persona a otra las documentaciones en papel en un proceso.
Procesos: Se medirá de acuerdo con la cantidad de tareas que tiene un proceso que no aportan valor.
Movimiento: Se medirá de acuerdo con la cantidad de veces que se tiene que buscar una información para la realización de una tarea.
Inventario: Se medirá de acuerdo con la cantidad de tareas que se dejan pendientes para ser ejecutadas.
Defectos: Se medirá de acuerdo con la cantidad de defectos que puede generar una tarea en un proceso
En el método de los 5S se medirá en general el nivel de cumplimiento:
Clasificación (Seiri): Se medirá de acuerdo con la cantidad de elementos que son necesarias versus de los que son innecesarios.
Organización (Seiton): Se medirá de acuerdo con la facilidad que se encuentra la ubicación de la documentación, información o cualquier otro elemento para el trabajo y su frecuencia de uso.
Limpieza (Seiso): Se medirá de acuerdo con la limpieza en el puesto de trabajo y la claridad que presenta la información en los documentos.
Estandarización (Seiketsu): Se medirá de acuerdo con los procesos y estándares que estén debidamente documentada con sus respectivos controles y el personal cuenta con los medios para cumplir sus tareas.
Disciplina (Shitsuke): Se medirá de acuerdo con la ejecución conforme a las normas establecidas por la empresa.
El Sistema para registro de ingresos y egresos:
Facilidad de acceso desde múltiples plataformas: Se medirá de acuerdo con el acceso por lo menos a tres tipos de dispositivos con conexión a internet: máquina local o portátil, por el celular o por una tableta.
Registro de información de ingresos: Se medirá de acuerdo con las funcionalidades que permita de manera fácil crear, modificar y eliminar información de las ganancias.
Registro de información de egresos: Se medirá de acuerdo con las funcionalidades que permita de manera fácil crear, modificar y eliminar información de los gastos.
Generación de informes: Se medirá de acuerdo con la facilidad de generar informes personalizados con la información de ingresos y egresos que se utilizarán para la auditoría, declaración de renta o toma de decisiones.
Disponibilidad de respaldo de información: Se medirá de acuerdo con la disponibilidad de información histórica de por lo menos 5 años y que permita descargar información histórica de las transacciones.
2.3. Marco Conceptual
Industria: Es la actividad que tiene como finalidad transformar los materiales en productos elaborados o semielaborados utilizando una fuente de energía.
Construcción: En los campos de la arquitectura e ingeniería, la construcción es el arte o técnica de fabricar edificios e infraestructuras. En un sentido más amplio, se denomina construcción a todo aquello que exige, antes de hacerse, disponer de un proyecto y una planificación predeterminada.
Producto Interno Bruto (PIB): Es una magnitud macroeconómica que expresa el valor monetario de la producción de bienes y servicios de demanda final de un país (o una región) durante un período determinado de tiempo (normalmente un año).
Indicadores: Un indicador es una comparación entre dos o más tipos de datos que sirve para elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta comparación arroja un valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado para quien lo analiza.
Entorno Político: Analiza el sentido y la justificación social de la empresa, definiendo sus derechos, obligaciones y fines. Concibe la acción del director como un quehacer de naturaleza política, en el sentido de un arte que propone hacer las cosas justas y eficaces en la organización y su entorno.
Entorno geográfico: Como punto de vista para el estudio de la organización de la sociedad, el término espacio geográfico hace referencia a la organización económica, política y cultural de la sociedad observada desde un punto de vista geométrico como un conjunto de nodos (ciudades, hitos), líneas (infraestructuras de transporte y comunicación), áreas (usos del suelo, lugares), flujos (intercambios de información, mercancías), jerarquías (rango de ciudades y lugares) y difusiones. Esta última definición está muy relacionada con la tradición del análisis espacial en geografía.
Asequible: Que puede comprarse o pagarse. "viviendas asequibles; tiene un precio asequible; tarifas asequibles".
Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para acreditar su derecho sobre un artículo o a recibir un servicio. Para un inquilino, por ejemplo: el alquiler es un gasto. Para un estudiante o los padres de familia, la matrícula escolar es un gasto.
Ganancias: La ganancia es la riqueza que una o las distintas partes involucradas obtienen como producto de una transacción o proceso económico. La ganancia también es conocida como beneficio económico e implica el resto económico del que un actor se beneficia como resultado de realizar una operación financiera.
Utilidades: Del latín utilitas, la utilidad es el interés, provecho o fruto que se obtiene de algo. El término también permite nombrar a la cualidad de útil (que puede servir o ser aprovechado en algún sentido). Algo útil sirve para satisfacer una necesidad.
Procesos: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.
Globalización: Es un proceso económico, tecnológico, político, social y cultural a escala mundial que consiste en la creciente comunicación e interdependencia entre los distintos países del mundo uniendo sus mercados, sociedades y culturas, a través de una serie de transformaciones sociales, económicas y políticas que les dan un carácter global. La globalización es a menudo, identificada como un proceso dinámico producido, principalmente, por las sociedad, y que han abierto sus puertas a la revolución informática, llegando a un nivel considerable de liberalización y democratización en su cultura política, en su ordenamiento jurídico y económico nacional, y en sus relaciones nacionales e internacionales.
Plan de Negocio: Un plan de negocios (también conocido como proyecto de negocio o plan de empresa) es un documento en donde se describe y explica un negocio que se va a realizar, así como diferentes aspectos relacionados con éste, tales como sus objetivos, las estrategias que se van a utilizar para alcanzar dichos objetivos, el proceso productivo, la inversión requerida y la rentabilidad esperada.
Eficiencia: Capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función.
"la eficiencia en el trabajo es fundamental; el objetivo final del entrenamiento era mejorar la eficiencia del sistema".
Ingresos: Las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios (ingresos empresariales, en inglés revenue).
Egresos: El concepto de egresos, se encuentra muy asociado a la contabilidad. Se denomina egresos a la salida de dinero de una empresa, mientras que los ingresos permiten hacen referencia al dinero que entra.
Implementación: Una implementación es la ejecución u/o puesta en marcha de una idea programada, ya sea, de una aplicación informática, un plan, modelo científico, diseño específico, estándar, algoritmo o política.
Organización: Son estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.
Planeación: La planeación es la acción de la elaboración de estrategias que permiten alcanzar una meta ya establecida, para que esto se puede llevar a cabo se requieren de varios elementos, primero se debe comprender y analizar una cosa o situación en específica, para luego pasar a la definir los objetivos que se quieren alcanzar, de cierta forma, el planear algo define el lugar o momento en donde se encuentra algo o alguien, plantea a donde se quiere ir e indica paso a paso lo que se debe hacer para llegar hasta allí.
Lean Office: Una metodología de trabajo en secciones administrativas, que consigue mejorar los procesos y reducir las ineficiencias. Consigue una implicación de la organización, hacer más con los mismos recursos y orientarse al cliente interno. El Lean Office es claramente una apuesta por una organización más eficiente.
Objetivos: Un objetivo es el fin último al que se dirige una acción u operación. Es el resultado o sumatoria de una serie de metas y procesos. Se dice que la persona después de haber identificado un objetivo cuyo logro considere importante, tiene que ser capaz de describir las acciones que representen el significado de éste. En otras palabras, ser capaz de describir los resultados específicos que, si se consiguen, le hará asumir que el objetivo también se ha conseguido.
Proyecto: La razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.
Edificación: Son todas aquellas construcciones realizadas artificialmente por el ser humano con diversos, pero específicos propósitos. Las edificaciones son obras que diseña, planifica y ejecuta el ser humano en diferentes espacios, tamaños y formas, en la mayoría de los casos para habitarlas o usarla como espacios de resguardo.
Obras Civiles: La cosa hecha o producida por el hombre se conoce como obra. Puede tratarse de un producto material o intelectual, protegido de diversas leyes. El concepto también se utiliza para nombrar al proceso de construcción de un edificio o de una infraestructura en general.
Equipo Pesado: Maquinaria de grandes proporciones comparado con vehículo liviano, tiene un peso y volumetría considerada, requiere de un operador capacitado. Ejemplo: grúa, excavadora, tractores, etc.
Sistema Productivo: Es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la descripción, la ejecución y el planteamiento de un proceso industrial. Estos sistemas son los responsables de la producción de bienes y servicios en las organizaciones.
Inputs: El Modelo Input-Output es un modelo económico desarrollado por Wassily Leontief (1905-1999) por el que obtuvo un Premio Nobel en el año 1973. A menudo es denominado como modelo de Leontief. El propósito fundamental del modelo IO es analizar la interdependencia de industrias en una economía. El modelo viene a mostrar como las salidas de una industria (outputs) son las entradas de otra (inputs), mostrando una interrelación entre ellas. En la actualidad, es uno de los modelos económicos más empleados en economía.
Sistema: (del latín systema, y este del griego s?st?µa sýstema 'reunión, conjunto, agregado') es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual.1 Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero solo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma).
Control: Es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones. El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización.
Enfoque sistemático: Denominado también como enfoque de sistema, significa que el modo de abordar los objetos y fenómenos no puede ser aislado, sino que tienen que verse como parte de un todo. No es la suma de elementos, sino un conjunto de elementos que se encuentran en interacción, de forma integral, que produce nuevas cualidades con características diferentes, cuyo resultado es superior al de los componentes que lo forman y provocan un salto de calidad.
Relaciones antagónicas: Las relaciones antagónicas son aquellas que luchan entre sí para buscar su propio beneficio por encima y acosta de los demás
Planificación: Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad diversos propósitos se enmarca dentro de una planificación. Este proceso exige respetar una seria de pasos que se fijan en un primer momento, para la cual aquellos que elaboran una planificación emplean diferentes herramientas y expresiones.
Experiencia: (del latín experientia, derivado de experiri, «comprobar») es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación, de la participación y de la vivencia de un evento proveniente de las cosas que suceden en la vida, es un conocimiento que se elabora colectivamente. Es aquella persona que tiene conocimientos más avanzados.
Investigación: Es considerada una actividad orientada a la obtención de nuevos conocimientos y su aplicación para la solución a problemas o interrogantes de carácter científico; la Investigación científica es el nombre general que obtiene el complejo proceso en el cual los avances científicos son el resultado de la aplicación del método científico para resolver problemas o tratar de explicar determinadas observaciones.
Producción Industrial: Es el conjunto de procesos y actividades que tienen como finalidad transformar las materias primas en productos elaborados, de forma masiva. Existen diferentes tipos de industrias, según sean los productos que fabrican.
Mano de Obra: Se conoce como mano de obra al esfuerzo físico y mental que se pone al servicio de la fabricación de un bien. El concepto también se utiliza para nombrar al costo de este trabajo, es decir, el precio que se le paga.
Productividad: Es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad, la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.
Ciclos económicos: Es un fenómeno que corresponde a las oscilaciones reiteradas en las tasas de crecimiento de la producción, el empleo y otras variables macroeconómicas, en el corto plazo, durante un período de tiempo determinado, generalmente varios años.
Etapas de desarrollo: Es la rama de la economía ocupada de los aspectos económicos y procesos de desarrollos en países de bajos ingresos. Aplica técnicas modernas de análisis macroeconómico y microeconómico, para el estudio de los problemas económicos, sociales, medioambientales e institucionales, que enfrentan los países en desarrollo.
Desperdicios: Son aquellos materiales que son desechados, los cuales mantiene cierta división de seguridad y origen, siendo encontrado en muchos campos de investigación científica y producción industrial; sin embargo, también se usa para denominar al despilfarro de ciertos materiales, como comida, dinero, agua, electricidad, entre otros. A menudo es asociado con la basura y los desechos, pues guardan significados similares. En las industrias representan una pérdida de dinero y recursos, debido a la ineficiencia de una máquina o el uso de dinero exagerado que salga de los presupuestos acordados para la producción.
Sobrecostos: Un sobrecosto, también conocido como un incremento de costo o sobrepasar el presupuesto, es un costo inesperado que se incurre por sobre una cantidad presupuestada debido a una subestimación del costo real durante el proceso de cálculo del presupuesto.
Obras: Cualquier obra pública o privada donde se efectúen trabajos de construcción o ingeniería civil, como las detalladas a continuación: – Excavación. – Transformación, rehabilitación, reparación, desmantelamiento, derribo, mantenimiento, conservación, trabajos de pintura, limpieza y saneamiento.
Moldajes: Es un tipo de construcción provisoria, porque luego de cumplir su función se desarma. Además, es parte importante del costo final que tiene el hormigón armado. Es importante mencionar que este debe ser planificado, no es conveniente dejar a la improvisación el moldaje.
Enfierraduras: Conjunto de piezas de fábricas con una barra de acero para refuerzos de hormigón de dimensiones y forma de acuerdo a los planos de estructura de una obra de construcción.
Materiales: Es un elemento que puede transformarse y agruparse en un conjunto. Los elementos del conjunto pueden tener naturaleza real (tangibles), naturaleza virtual o ser totalmente abstractos. Por ejemplo: Al conjunto de cemento, acero, grava, arena, etc. se le puede llamar materiales de construcción.
Tecnología: Es el conjunto de conocimientos técnicos, científicamente ordenados, que permiten diseñar y crear bienes, servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y la satisfacción de las necesidades esenciales y los deseos de la humanidad.
ERP: Los sistemas de planificación de recursos empresariales ('ERP', por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
EDI: Electronic Data Interchange permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial.
Sistema de Información (SI): Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.
Filosofía de producción (lean production): "Just in time" (que también se usa con sus siglas JIT), literalmente, quiere decir "Justo a tiempo". Es una filosofía que define la forma en que debería optimizarse un sistema de producción. Se trata de entregar materias primas o componentes a la línea de fabricación de forma que lleguen "justo a tiempo" a medida que son necesarios. El JIT no es un medio para conseguir que los proveedores hagan muchas entregas y con absoluta puntualidad para no tener que manejar grandes volúmenes de existencia o componentes comprados, sino que es una filosofía de producción que se orienta a la demanda.
Filosofía de construcción (lean construction): Es un enfoque sistemático para agilizar para identificar y eliminar desperdicios y generar valor para nuestros clientes. Significa trabajar en el gran conjunto, no solo en procesos individuales, sino mejorar el todo.
CAPÍTULO 3
Metodología y análisis de resultados
Tipo de investigación y diseño de investigación
El tipo de investigación del proyecto tendrá un alcance descriptivo y explicativo, porque se realizará un análisis y se documentará los problemas identificados en los procesos de gestión de los ingresos y egresos de la empresa Equipos NG. Asimismo, se indicarán las causas de los problemas identificados y sus consecuencias actuales que están afectando a la compañía.
El enfoque de la investigación será de tipo cualitativo, ya que se desea conocer la perspectiva de la situación actual del área de construcción, y la información se obtendrá a través del personal que labora en el área.
La investigación será de tipo no experimental transversal, es decir, la información o datos que se requiere se obtendrán a través de los hechos de la situación actual. Para ello, se utilizarán los instrumentos como la encuesta y entrevista para obtener dichos datos que serán utilizados para conocer entre lo que percibe el Gerente de la compañía y con lo que está sucediendo en el mercado de la construcción.
Se estudiará los resultados obtenidos para proponer lineamientos basado en la metodología Lean Office para las mejoras a los procesos de gestión de ingresos y egresos de la empresa NG.
Técnicas de recolección de datos
Para la recolección de datos, se utilizarán la entrevista y la encuesta como se mencionó en la sección anterior. El objetivo es de comprender la visión empresarial de las distintas empresas del área de construcción en Panamá que dan servicio a las obras.
Esto con la finalidad de determinar hacia dónde se incrementarán los proyectos de construcción y de esta forma conocer qué inversiones futuras son las que se deben de realizar.
Con este análisis, determinaremos lo importante que es mantener un sistema de administración de ingresos y egresos en orden y eficiente que ayude a la empresa a mantener una buena reputación crediticia para futuras inversiones y competir en el mercado.
Entrevista
La entrevista se realizó a uno de los Directivos de la empresa Equipos NG con el objetivo de ver su punto de vista en la evolución en el mercado de la construcción en Panamá.
Encuesta
Para la encuesta se tomó del cuestionario creado por el autor Jorge Souto del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INDEC) de Argentina11.
11 Encuesta Cualitativa de la Construcción de Jorge Souto: http://www.cepal.org/deype/noticias/noticias/9/12779/AR_SoutoECCcuest.pdf
Población seleccionada
La población seleccionada son empresas panameñas que dan servicios de camiones volquetes a las obras de construcción en Panamá.
Muestra seleccionada
Para la encuesta, se tomó una muestra de cinco personas, cada uno perteneciente a una empresa que ofrece servicio de camiones volquetes en Panamá y que están en posición de mando y de toma de decisiones. Esto con la finalidad de compararlo con el punto de vista del Directivo de la empresa Equipos NG a quien entrevistamos.
Análisis de los resultados
Evaluación de la encuesta realizada Pregunta 1: ¿Su empresa, está realizando obras?
Tabla 2.Resultado de la pregunta 1
Análisis: Los resultados obtenidos de las 5 empresas encuestadas del sector de la construcción muestran que el 80% de ellas, actualmente,se encuentran trabajando en un proyecto y el 20% de estas empresas se encuentran sin trabajo.
Gráfica 1. Resultado gráfico de la pregunta 1
Pregunta 2: ¿Qué tipo de obra realiza habitualmente su empresa?
Tabla 3.Resultado de la pregunta 2
Análisis: Las actividades principales de las empresas encuestadas a realizar se dan al 100% en obras privadas.
Gráfica 2. Resultado gráfico de la pregunta 2
Pregunta 3: ¿Qué obras ejecuta habitualmente?
Tabla 4.Resultado de la pregunta 3
Análisis: Las empresas que se dedican principalmente a las obras privadas repartieron sus respuestas de la siguiente manera: el 20% indicó que sus obras son en vivienda, el 20% indicó que sus obras son viales y pavimentación y el 60% indicó que sus obras son de infraestructura del transporte.
Gráfica 3. Resultado gráfico de la pregunta 3
Pregunta 4: ¿Cómo piensa que evolucionará la actividad de su empresa en los próximos meses?
Tabla 5. Resultado de la pregunta 4
Análisis: De acuerdo con el cuadro, las empresas indican que el 60% piensan que aumentará la actividad durante los próximos meses, mientras que el 40% estimó que no cambiará y el 0% que no disminuirá.
Gráfica 4. Resultado gráfico de la pregunta 4
Pregunta 5: ¿Cuáles cree que son las principales causas que harán que aumente su actividad? Marcar las tres principales.
Tabla 6. Resultado de la pregunta 5
Análisis: De acuerdo con los que afirmaron que aumentará la actividad de la construcción lo atribuyeron de la siguiente manera: el 25% estimó que se daría con el restablecimiento de la estabilidad económica, el 33.33% indicó que el crecimiento de la actividad económica, el otro 33% seleccionó que habría una mayor inversión en obras privadas y el 8.34% que también serían nuevos planes de obras públicas.
Gráfica 5. Resultado gráfico de la pregunta 5
Pregunta 6: ¿Cuáles crees que son las principales causas que harán disminuir su actividad?
Tabla 7.Resultado de la pregunta 6
Análisis: Esta pregunta tuvo como resultado 0%, ya que los entrevistados no tomaron la opción de que la actividad de la construcción disminuirá.
Pregunta 7: ¿Cómo variará la cantidad de personal ocupado (permanente y contratado) en su empresa el próximo mes respecto al actual?
Tabla 8. Resultado de la pregunta 7
Análisis: La cantidad de personal ocupado permanente y contratado por las empresas, entre las que se dedican a obras privadas el 80% prevé que habrá cambios.
Gráfica 6. Resultado gráfico de la pregunta 7
Pregunta 8: ¿Cómo espera que evolucionen sus necesidades de crédito durante el próximo mes con respecto a éste?
Aumentará | 0% | |
Disminuirá | 0% | |
No variará | 40% | |
No hay acceso al crédito | 0% | |
No tomamos créditos (fin de la encuesta)
Tabla 9. Resultado de la pregunta 8
60%
Análisis: Con respecto a los encuestados que se dedican a las obras públicas, indicaron que en cuanto a la evolución crediticia el 40% indicó que no variará y el 60% indicó que no utilizan créditos para tener sus empresas funcionando.
Gráfica 7. Resultado gráfico de la pregunta 8
Pregunta 9: ¿Cómo satisface sus necesidades de crédito?
Tabla 10. Resultado de la pregunta 9
Análisis: De acuerdo con las empresas que trabajan en obras privadas el 20% utiliza la banca pública y el otro 20% utiliza la banca privada. El resto no especificó.
Gráfica 8. Resultado gráfico de la pregunta 9
Pregunta 10: Los créditos recibidos están principalmente dirigidos a:
Tabla 11. Resultado de la pregunta 10
Análisis: De acuerdo con las personas que respondieron que toman crédito con entidades bancarias ya sea pública o privada, el 20% indicó que lo utilizan para adquisición de capital, el 10% para desarrollo de nuevos proyectos de inversión y el 10% para financiación de clientes.
Gráfica 9. Resultado gráfico de la pregunta 10
Entrevista realizada al Gerente General de la empresa Equipos NG
La entrevista se realizó al ingeniero Naseen García que es el Gerente General y fundador de la empresa Equipos NG desde 2009.
Las preguntas que se le formularon fueron las siguientes:
Pregunta 1: ¿Cómo cree usted que evolucionará la actividad en el sector de la construcción en los próximos años?
Respuesta del Gerente Equipos NG: No cambiará, ya que el mercado se ha vuelto lento por pocas obras y el monopolio que existe en el momento de las contrataciones (lado público), su única esperanza es el sector privado que es el que mantiene el mercado.
Pregunta 2: ¿Cuáles piensan que son las principales causas que provocará la caída de la actividad de la construcción en los próximos trimestres?
Respuesta del Gerente Equipos NG: Todo dependerá de cómo este el entorno del país ya sea las actividades económicas, la falta de inversiones públicas, los costos de la construcción muy elevados, si el gobierno no da permiso de construcción, no habrá construcciones, y al mismo tiempo, no habrá trabajo, por lo que todo puede colapsar.
Pregunta 3: ¿Qué podría estimular la actividad de las obras de construcción en los próximos meses?
Respuesta del Gerente Equipos NG: La construcción de viviendas, ya que el sector privado es donde invierte su dinero, por la entrada de los extranjeros.
Pregunta 4: ¿Qué políticas usted cree que incentivarían al sector construcción? Respuesta del Gerente Equipos NG: Los créditos hipotecarios, si fueran más flexibles con oportunidades a las personas, para así poder crear más proyectos de construcción y el bancario estaría para financiar los proyectos.
Pregunta 5: ¿Cómo considera usted que su empresa vincula sus actividades de sostenimiento en la actualidad?
Respuesta del Gerente Equipos NG: Actualmente, la empresa está teniendo sus ingresos en base a la actividad de terceros, ya que los mismos son promotores de casas y requieren el servicio de movimiento de tierra y es allí donde vinculo los ingresos de Equipos NG.
CAPÍTULO 4
Plan de gestión y propuesta de ejecución del proyecto
Introducción de la propuesta de ejecución del proyecto
El propósito de este capítulo es presentar la propuesta de ejecución del proyecto. Se describirá la aplicación de la metodología de Lean Office para la mejora de los procesos de ingresos y egresos de la empresa Equipos NG, pero antes se empezará con el análisis de los clientes y la situación actual de la empresa porque es necesario conocer el entorno actual para poder definir la mejor solución basado a las necesidades de demanda actual y futuro del mercado.
Con Lean Office se utilizará la guía de los 7 despilfarros o mudas para identificar las ineficiencias y proceder a realizar mejoras a los procesos aplicando la estrategia de los 5S.
Justificación de la Propuesta
La propuesta presentada permite mejorar los procesos actuales en la gestión de ingreso y egresos de la empresa Equipos NG, ya que hoy en día, como se describió anteriormente, la tarea de la parte administrativa no se está llevando con orden y los métodos son muy manuales, por lo que afecta en la productividad y agilidad en las tareas del Gerente.
Se propone aplicar la metodología de trabajo Lean Office ("Oficina Esbelta") que es especialmente para áreas administrativas y tiene herramientas que ayuda a analizar y proponer formas más eficientes para la realización de las tareas, eliminando todo aquello que sobra o no añade valor y mantener los elementos que resultan necesarios o importantes, de tal manera, que se incremente la productividad del área comercial.
Con Lean Office podemos identificar los 7 despilfarros o mudas que afectan en los procesos de trabajo para luego aplicar los métodos de las 5S que tiene un alcance para toda la organización y es muy valorada, ya que además de ayudar en la mejora de procesos, motiva a las personas al mejorar el ambiente porque aumenta la efectividad del trabajo.
Incluso las 5S se puede aplicar en aquellas empresas que se encuentran aparentemente limpias y ordenadas, ya que existen cambios constantes en el mercado y las necesidades van evolucionando, por lo tanto, lo actual se vuelve ineficiente.
Objetivos
Los objetivos de la propuesta son:
Construir valor en los procesos de gestión para retener a los clientes actuales y atraer nuevos clientes.
Mejorar y mantener las condiciones de la organización en cuanto a aspectos como el orden, mejor aprovechamiento de los recursos, ahorros y la limpieza en el área de trabajo.
Lograr que los procesos de gestión de ingresos y egresos sean ágiles, es decir, que el flujo de trabajo sea más sencillo y rápido.
Otro de los beneficios a lograr es el de mantener la información comercial de la empresa ordenada y adecuadamente registrada para permitir la generación
de reportes. De esta manera, ayudará a la empresa a ahorrar recursos y tener información actualizada para la toma de decisiones.
Permitir que la organización pueda realizar y adaptarse a los cambios en la de manera más ágil, según vaya evolucionando el mercado.
Plan de Acción
Para el Plan de Acción de las mejoras a los procesos de gestión de ingreso y egreso, se iniciará con la selección de una persona que sea el líder y que tome la responsabilidad de realizar el seguimiento en la transformación de los procesos con la metodología Lean Office.
Se debe contar con el motivo por el cual se requiere realizar las mejoras, de esta forma crea un empuje para el inicio de la transformación.
Identificar el valor para el cliente
Para implantar la mejora a los procesos de gestión de ingreso y egresos, se inicia identificando cuál es el valor agregado actual, qué es lo que se da de más y hace que el cliente desee seleccionarlos en vez de a la competencia.
El valor agregado debe ser un beneficio para el cliente y éste debe verlo interesante. Responde a la pregunta de ¿Por qué el cliente prefiere nuestro servicio en vez de la competencia?
Para identificar el valor agregado se realiza lo siguiente:
Conocer el perfil del cliente: Identificar quién son nuestros clientes, sus gustos, cómo le gusta y cómo brindarle el producto o servicio.
Conocer los beneficios del producto o servicio: Luego de conocer el perfil del cliente, adecuar las características del servicio de manera que el cliente actual pueda percibir un cambio positivo y un máximo beneficio y al cliente potencial ver los beneficios al elegirnos como su proveedor. Se recomienda la realización de un FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) para conocer la situación actual de la empresa y qué se puede mejorar.
Analizar la satisfacción del cliente: Realizar un seguimiento en la postventa para conocer cómo ha percibido el cliente por el servicio ofrecido. Se elabora encuestas breves que el cliente puede llenar y enviar por correo electrónico y ofrecer acceso a un buzón de sugerencias.
Incorporar la nueva información a los objetivos del negocio: Incorporar la nueva información obtenida de los estudios anteriores y formularlo como parte de los objetivos prioritarios a la empresa.
Comunicar el valor agregado al cliente: Se publica el valor agregado del producto o servicio para que los clientes actuales y potenciales lo puedan conocer y de esta forma, vender más.
Analizar y documentar las causas de los problemas del proceso actual de gestión de ingreso y egreso
Para analizar y documentar los problemas de los procesos actuales, tomaremos las siguientes acciones:
1) Tomar la descripción del problema identificado y estudiar los flujos de procesos actuales modelado en la sección 1.2.2.1 y 1.2.2.2
2) Identificar las causas de las ineficiencias aplicando el análisis de los 7 despilfarro, desperdicios o mudas (término en japonés) que son aquellos elementos que se producen de más y no tienen valor agregado o utilidad que deben ser eliminados.
3) Evaluar y priorizar las causas más relevantes de las ineficiencias
Identificación de los 7 despilfarros o mudas
En la identificación de los 7 despilfarros o mudas analizaremos lo siguiente:
Sobreproducción: Cuando se fabrica o se tiene más de lo que se necesita, esto genera mucha espera o cola que provoca aumento de tiempo en los procesos de trabajo. Debemos identificar lo siguiente:
Un exceso de información
Impresión de documentos innecesarios
Entregar copias de más
Procesamiento innecesario de documentos
Ingreso de datos o información varias veces en distintos lugares
Enviar más información necesaria de lo solicitado
Imprimir formularios y completarlos a mano
Distribuir información a personas que no la necesitan
Realizar estadística de información en base a otras estadísticas
Crear reportes que nadie lee
Tiempo: Es el tiempo de espera por algún pendiente que se debe de entregar para poder seguir con las tareas. Debemos identificar lo siguiente:
Tiempo de espera de alguna documentación o pendiente de entrega por aprobación
Espera por la reparación de algún error o defecto
Espera de información sobre la llegada de algún material
Lentitud de respuesta de algún sistema
Espera de alguna información o correo electrónico pendiente
Estrés o cansancio excesivo que provoca lentitud
Transporte: Cuando se tiene que pasar una información o documentación de una persona a otra. Debemos identificar lo siguiente:
Transporte ineficiente de materiales, documentos u objetos
Transporte en vacío (cajas vacías, sobres sin sus documentos, entre otros)
Envío de documentos en papel al departamento correspondiente
Preparación de documentación en papel para ser enviado.
Procesos: Se refiere a las tareas que no aportan valor y muchas veces repetitivas. Debemos identificar lo siguiente:
Elaborar informes diferentes para diferentes personas
Realización de transacciones excesivas
Información y detalles innecesarios en los informes
Realización de muchas listas o notas escritas a mano
Buscar información en diferentes carpetas físicas o digitales
Tareas innecesarias para cumplir con un servicio o requisito del cliente
Difícil acceso a la información almacenada
Movimiento: Cuando hay un movimiento excesivo para buscar cosas para la realización de alguna tarea porque los elementos no están en el lugar adecuado. Debemos analizar identificar lo siguiente:
Distancia larga entre el personal y el equipo de trabajo de uso frecuente
Mal diseño en la estructura de la oficina
Mal diseño en la estructura del puesto de trabajo
Búsqueda de información innecesaria
Búsqueda constante de información o persona
Inventario: Es el exceso de producto, materiales o tareas pendientes.
Documentos o tareas pendientes apilados
Exceso de papeles en el escritorio o material de trabajo
Montones de documentos impresos o escritos
Copias de documentos almacenados un sinnúmero de veces
Procesamiento de trabajo en grandes lotes
Cantidad de correos pendientes por revisar
Múltiples versiones de documentos
Documentos obsoletos u incompletos
Listas de tareas largas
Defectos: Son los errores o fallos que se producen y se desechan porque no cumplen con la especificación o estándar. Debemos identificar lo siguiente:
Documentos con errores de escritura
Documentos ilegibles
Documentos con formatos incorrectos
Falta de información en la documentación
Información incorrecta
Evaluar y priorizar las causas más relevantes de las ineficiencias
Una vez identificada las ineficiencias, se realizará una reunión con el equipo de trabajo correspondiente y se utilizará como ayuda la herramienta de Selección Ponderada.
La herramienta de Selección Ponderada llamada también Jurado de Opinión, consiste en asignar una valoración a las múltiples opciones o alternativas para conocer su nivel de importancia.
Para los desperdicios o mudas identificadas que causan las ineficiencias, evaluaremos cuáles tienen prioridad para ser tratadas o eliminadas del proceso.
Los pasos para utilizar la herramienta son:
Para cada proceso, listar el conjunto de ineficiencias sobre las que quieren asignar una valoración de importancia.
Identificar un criterio de priorización o selección para la toma de decisiones
Definir un sistema de puntuación
Cada participante deberá puntuar de forma personal y sin conocer las puntuaciones de los demás.
Dibujar una tabla de puntuación a la vista de los participantes e incluir las valoraciones de cada uno.
Sumar las puntuaciones para cada opción (casilla de Suma).
Obtener el número de personas que ha puntuado para cada opción (casilla de frecuencia de puntuación).
Determinar una orden de prioridad
Criterio principal: La opción o factor que tiene una puntuación más alta (casilla de Suma).
Criterio secundario: Si dos opciones o factor tienen puntuaciones iguales, el más importante es el que haya tenido más frecuencia de puntuación (casilla de Frecuencia)
En la sección 1. Herramienta de Selección Ponderada del Anexo podrán ver un ejemplo de un cuadro de Selección Ponderada.
Diseño de los procesos mejorados
En esta etapa, se realizarían las siguientes actividades:
1) Empezar a analizar las mejoras aplicando las 5S.
2) Modelar los procesos mejorados
3) Documentar los procesos mejorados
Análisis de las mejoras con la aplicación de las 5S
Luego de la identificación de los despilfarros o mudas para cada proceso, se le procede a aplicar las 5S que son las cinco etapas de mejoras denominado de esta manera por la primera letra en japonés que comienza con "S".
Clasificación / Seiri: Significa eliminar lo innecesario para tener lo que realmente es útil y necesario para el trabajo, aumentando la productividad y agilidad en las tareas. Para el plan de acción de Seiri se realizará lo siguiente:
Clasificar lo necesario de lo innecesario de cada tarea, identificando los elementos que se usan con frecuencia o rutinario de los que no se usan o se usan en muy poca ocasión, por ejemplo:
Figura 10. Clasificación de lo necesario e innecesario
Seleccionar qué documentos en la gestión de ingreso y egresos se puede trabajar de forma digital, es decir, que su creación se pueda realizar por un sistema o plataforma tecnológico y se pueda enviar electrónicamente y eliminar el uso de papel físico.
Que en los puestos de trabajo del personal administrativo sólo tengan los elementos necesarios.
Identificar y eliminar información innecesaria de las documentaciones y de los registros, que puede conducir a errores de interpretación o de actuación.
Organización / Seitón: Se debe establecer un orden y ubicación de cada cosa para que el trabajo resulte sencillo y sea más rápido localizarse para su utilización. Esto ayuda a reducir la improductividad porque muchas veces se pierde tiempo encontrando documentos para cotejar y cuadrar información en un mar de papeles y desorden, y evitar los recargos que se le aplica a la empresa en la declaración de renta o auditorías porque las documentaciones se han perdido.
Determinar dónde se ubicará la información y documentos de uso frecuente y que sea cómodo su utilización. Se propone que los documentos como los recibos y facturas sean creados desde un sistema que pueda accederse desde múltiples plataformas y pueda enviarse electrónicamente cuando lo desee en un formato estándar como pdf.
Con la digitalización de la documentación, no se descartan las impresiones de documentación, estas sólo serían menos, por lo tanto, en caso de requerir una impresora en la oficina, se ubica en un lugar cercano donde el personal no tenga que moverse de una oficina a otra para las tareas de impresión.
Para los recibos o facturas de gastos y cotizaciones, se sugiere registrar la información en el sistema y tener un archivero para colocar los documentos físicos clasificándolos para facilitar su búsqueda.
Limpieza / Seiso: Esta estrategia complementa al anterior, aunque se vea lógico que se debe mantener una limpieza en el lugar de trabajo, aún se ignora la prioridad que se le debe de tomar cuando se implementa mejoras en la organización, pero su beneficio se percibe al reducir los accidentes, pérdidas y tener un nivel de calidad e imagen en el ambiente de trabajo.
Las acciones para llevar a cabo una buena limpieza:
Quitar la suciedad y limpiar el lugar de trabajo
Adecuar los medios o útiles para su uso eficaz
Revisar que las herramientas de trabajo en la oficina funcionen correctamente
Dividir y asignar responsabilidades de limpieza y mantenimiento
Establecer qué actividades se deben de realizar, su frecuencia, cómo y con qué.
Fijar los objetivos de su realización.
Verificar que se ejecuten la acción periódicamente
Se sugiere realizar un cuadro de asignación de responsabilidades como se muestra a continuación:
Tabla 12. Ejemplo de Cuadro de Asignación de Limpieza
Estandarización / Seiketsu: Significa definir estándares y mejores prácticas en la organización para ayudar en la productividad y orden en la ejecución de las tareas. El plan de acción para establecer estandarizaciones:
Involucrar al personal
Analizar y determinar la mejor forma de hacer las cosas para alcanzar los objetivos
Documentar los procedimientos mejorados y explicar cómo realizar las tareas, se sugiere agregar diagramas, imágenes, descripción de los procesos, entre otros.
Identificar los riesgos que se pueden presentar en el trabajo y su plan de mitigación (plan proactivo para reducir su incidencia).
Definir normas trabajo en caso de que se presentan anormalidades, incidencias, problemas o dificultades. Por ejemplo: si el sistema automatizado de gestión de ingreso y egreso está fuera de línea, o la impresora no funciona de repente, entre otros.
Elaborar una guía visual para facilitar el entendimiento del concepto de la metodología Lean y de los nuevos procesos y mantenerlo actualizado.
Capacitar al personal de los nuevos métodos y formas de trabajos.
Proveer los medios y recursos para llevar a cabo las tareas.
Establecer seguimientos y formas de medición de los resultados para detectar fallas y realizar mejoras.
Disciplina / Shitsuke: La disciplina es indispensable para poder aplicar las estrategias anteriores: eliminación, organización, limpieza y estandarización. Ayudar a formar buenos hábitos de trabajo que formarán parte de las actividades del entorno de trabajo. En la mejora de procesos, se toma en cuenta esta estrategia porque ayuda a que se ejecuten sin falta las actividades establecidas y permite la mejora continua.
El plan de acción para ejecutar la disciplina tenemos:
Establecer conductas de comportamiento deseado.
Elevar la motivación de los colaboradores de la organización.
Mantener una buena comunicación tanto dentro con los colaboradores como externo con los clientes.
Conseguir que los colaboradores sean responsables de sus actividades.
Al cometer el error, señalar el error y no a la persona y corregirlo. Se sugiere documentar incidencias para futuras referencias.
Reforzar lo positivo y felicitar al personal por las buenas acciones.
Modelamiento de los procesos mejorados
Para el modelamiento de los procesos mejorados utilizaremos el método de los diagramas de flujo que consiste en una representación gráfica de la secuencia de pasos, actividades o tareas para llegar a una meta o resultado.
Se puede apreciar un ejemplo de un diagrama de flujo en la Figura 2, Figura 3 y Figura 4 de esta propuesta.
En la sección 2. Símbolos de un Diagrama de Flujo del Anexo se explicará los símbolos para la creación de un Diagrama de Flujo.
Documentar los procesos mejorados
Como parte de las buenas prácticas, se debe documentar los procesos, teniendo en cuenta la descripción de las tareas, responsable y duración de las actividades del diagrama de flujo.
La documentación de los procesos debe tener información del autor, versión y fecha de modificación.
Requerimientos para un Sistema Automatizado de gestión de ingresos y egresos
Para que sea efectivo la mejora de los procesos y sean más ágiles las tareas, se recomienda la implementación de un Sistema Automatizado que ayude en la gestión de los ingresos y egresos de la empresa.
Los requerimientos principales para un Sistema Automatizado de Ingreso y Egreso deben tener las siguientes funcionalidades:
Interfaz para la captura de los ingresos: Pantalla con funcionalidad que apoye en el registro de las ganancias del día, semana o del mes.
Interfaz para la captura de los egresos: Pantalla con funcionalidad que apoye en el registro de los gastos del día, semana o del mes.
Interfaz para la generación de reportes: Pantalla con funcionalidad de generación de recibos y facturas, reportes diarios de los trabajos registrados para cada camión volquete, reporte con vista diario, semanal o mensual de los ingresos y egresos.
Facilidad de ingreso al sistema desde múltiples plataformas: El sistema debe de tipo web y la interfaz pueda adaptarse para la visualización de varios tipos de dispositivos como en una computadora, móvil o tableta. De esta forma el personal puede estar fuera de la oficina y poder acceder a ella desde un dispositivo con conexión a internet.
Interfaz para respaldo de información: El sistema cuenta con funcionalidad de retener un histórico de la información ingresada y poder realizar un respaldo de la misma en formatos populares.
Los requerimientos no funcionales son aquellos que no describen funciones a realizar, sino de características o restricciones que debe tener un sistema o aplicación.
Contar con una interfaz amigable al usuario: Que el sistema sea de fácil entendimiento y utilización para el usuario. Las opciones sean claras.
Seguridad: Debe contar con seguridad en la protección de datos en caso de pérdidas y en la transmisión de datos en la red, ya que el sistema podrá acceder desde cualquier tipo dispositivo con conexión a internet y seguridad en los servidores donde se encuentra la aplicación para la prevención de ataques informáticos.
Confidencialidad de la información: Que el acceso al sistema sea sólo para usuarios registrados con sus respectivos permisos para el acceso a la información.
Disponibilidad: La aplicación puede ser accedida las 24 horas al día, 7 días a la semana.
Selección del Sistema para la gestión de ingresos y egresos
En la selección del Sistema Automatizado para la gestión del ingreso y egreso, se deberá cumplir con los requerimientos mencionados en la sección 4.4.4.
El sistema propuesto es el Contamoney, ya que está dirigida a pequeñas empresas autónomas que necesitan llevar un control exhaustivo de sus gestiones.
De acuerdo con los requerimientos, la herramienta Contamoney cuenta con las siguientes características:
Categorizar los movimientos: La herramienta permite categorizar todos los movimientos gracias a la función de poder crear las reglas basadas en las decisiones del usuario y de otros usuarios y de esta forma será sencillo ordenar las finanzas y tenerlas a mano cuando las necesite.
Organizar presupuesto: La herramienta permite organizar el presupuesto de los camiones por semana o por mes de acuerdo con las necesidades de la empresa. Los presupuestos son herramientas muy útiles para conseguir controlar los gastos, y la aplicación Contamoney le va a permitir crear tantos presupuestos como la empresa se desee.
Gestión contable: La herramienta tiene la funcionalidad de ayudar a gestionar con sencillez, rapidez y seguridad, la contabilidad de sus negocios. Además, le permitirá ahorrarle mucho tiempo y evitar duplicidades innecesarias. Tiene la posibilidad de importar automáticamente los movimientos de diferentes cuentas bancarias e introducir los datos dentro de los flujos financieros. De esta manera, se refleja cualquier tipo de modificaciones en las cuentas y las mismas se reflejan de manera inmediata y se tiene actualizaciones automáticas de todos los movimientos.
Reportes: El personal podrá acceder a reportes con gran facilidad y de amplia envergadura. Además, con la función para exportar movimientos financieros a MS Excel, es posible agrupar la información posteriormente y realizar los reportes y análisis correspondientes, tanto de cada área como de toda la empresa.
Respaldo de información: El personal podrá realizar un respaldo de la información en formato MS Excel, ya que todo el dato del histórico se encuentra en la nube.
Seguridad: Posee funcionalidad para la seguridad para la banca en línea, posee un certificado de seguridad SSL, emitido por Thawte, Inc, 12que garantiza la transmisión segura de datos entre los dispositivos y el servidor de la empresa bajo un entorno seguro.
12 Thawte, Inc es una empresa de consultoría especializada en certificados de seguridad digitales para Internet.
Interfaz amigable y de fácil utilización: Es una aplicación que es fácil para el administrador del sistema y es, totalmente, personalizable. Es totalmente personalizable y permite dejar la configuración por defecto o adaptarla a la medida de los usuarios más avanzados.
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