Propuesta para mejorar los procesos de gestión de ingresos y egresos de la empresa equipos NG (página 3)

Implementación de las mejoras a los procesos

En la implantación de las mejoras a los procesos, se empezará con la comunicación positiva de un aviso que llegará cambios a los nuevos procedimientos en la gestión de ingresos y egresos al personal y al cliente, y hacerles conocer los beneficios de los mismos, de esta manera ayuda a preparar con anticipación los ajustes que se debe de realizar sin ninguna brusquedad ni incertidumbre.

Se realizará la capacitación necesaria para que todo el personal estén alineados con la nueva forma de trabajar y sean capaces de utilizar las nuevas herramientas que ayudarán en su productividad. A los clientes actuales, también se le explicará la nueva forma de entregar los servicios y documentaciones de una manera más ágil motivándoles a que apoyen la nueva forma de trabajar para ayudar en el ahorro de recursos como el papel físico.

Comunicación de los nuevos procesos

Con la documentación finalizada de los procesos mejorados, se procede a realizar la comunicación de los mismos para el personal interno de la empresa y al cliente, ya que no se puede implementar algo nuevo sin un compromiso de todos.

Se recomienda realizar la comunicación y la publicación de los nuevos procedimientos enviando la información por correo electrónico o entregando una copia de la documentación al personal interno correspondiente.

A los clientes actuales se les envía un aviso anticipado que habrá una mejora en los procedimientos de pagos y entrega de documentación por parte de la empresa y que la organización coordinará reuniones para ir explicando el nuevo procedimiento que ayudará en la agilidad y ahorro de recursos.

Se enviará vía correo electrónico a potenciales clientes del área de construcción la venta de nuestros servicios y la razón, por preferirnos haciendo referencia a las mejoras realizadas en cuanto a la agilidad en la entrega de los servicios y la adopción de la práctica de mejora continua como parte de la empresa.

Implantación del sistema para la gestión de ingresos y egresos

En la implantación del sistema Contamoney para la gestión de ingresos y egresos, la empresa ingresa al sitio web http://www.contamoney.com/, selecciona el plan deseado, realiza el primer pago mensual y configura su sesión de entrada como administrador.

En caso de necesitar ayuda para la configuración de los permisos y accesos, se puede realizar la contratación de algún consultor que sea experto en configuraciones de aplicaciones empresariales en línea.

Los perfiles básicos que se debe crear para iniciar son:

• Usuario Administrador que tendrá permiso de consulta, creación, modificación, eliminación, configuración general del portal de la aplicación en línea.

• Usuario para el gerente que tendrá acceso de consulta, creación, modificación y eliminación de información.

• Usuario para el asistente administrativo que tendrá acceso de consulta, creación, modificación.

Se recomienda que luego de las configuraciones de las interfases, se asigne a un personal con conocimiento de los requerimientos principales y las necesidades del negocio para la realización de pruebas funcionales. Las pruebas se realizarán por un período de cinco días máximo y que sea la persona que, posteriormente, transmita el conocimiento del uso del sistema.

Capacitación del personal

Con la entrega de la documentación de los procesos mejorados, se coordinará la capacitación del personal con una duración de 10 horas repartidas de la siguiente manera:

• 6 horas de teoría donde se explicará los nuevos procedimientos, controles y mediciones, la metodología de Lean Office, y motivación al personal en la participación de la mejora continua.

• 4 horas que serían de prácticas y uso del nuevo sistema de Contamoney al personal correspondiente.

Mejoramiento continuo

El mejoramiento continuo forma parte de una de las bases de la metodología Lean, ya que ayuda a que la organización tenga un buen desempeño de sus funciones e incrementa la calidad en la entrega de los servicios y en la satisfacción del cliente interno y externo.

Para la realización de las mejoras continuas se sugiere las siguientes acciones:

• Realización de seguimiento y control

• Obtención de información

• Reuniones periódicas con el personal para la revisión de los procesos

• Definición de las soluciones

Realización de seguimiento y control

El líder asignado en este proyecto deberá llevar un seguimiento en la ejecución de los procesos y llevar un control y documentación de errores y fallas cometidos para su posterior análisis y mejora.

Se deberá utilizar los indicadores definidos en la sección 2.2 Variables para medir los procesos y que al mismo tiempo ayudará a evaluar el entorno general de la organización.

Esta etapa es importante, ya que ayuda a descubrir con el monitoreo si las mejoras implantadas están ayudando a lograr los objetivos definidos, a la vez, que la organización puede identificar otras ineficiencias para ser mejoradas.

Obtención de información

Obtener periódicamente documentación de errores, fallas, sugerencias y recomendaciones para ser analizadas y estudiadas.

Se recomienda realizar encuesta de satisfacción al cliente para ir monitoreando la agilidad y calidad del servicio, asimismo, se deberá habilitar para todo el personal un correo electrónico genérico donde pueda enviar sus recomendaciones y sugerencias para ser revisados.

Con la información obtenida se hace una clasificación de los errores, fallas y recomendaciones para encontrar la causa de las mismas y realizar un listado que se utilizará para ser revisado en conjunto con el personal.

En esta etapa se puede repetir la utilización de los 7 despilfarros o mudas para identificar y clasificar las fallas y errores.

Reuniones periódicas para la revisión de los procesos

Coordinar reuniones semanales o mensuales a nivel de grupo o unidades donde se revise el seguimiento en el cumplimiento de los objetivos y analizar las fallas y errores detectados y de los que hayan quedado pendientes por mejorar en la ejecución de las tareas de los procesos.

Se presenta los factores con la herramienta de Selección Ponderada para que cada participante pueda poner su evaluación y determinar la prioridad.

Definición de las soluciones

Luego de determinar la prioridad de las fallas y errores, se puede definir soluciones para cada una.

Se recomienda la técnica de lluvia de ideas donde cada participante sugiere una idea para la solución de la falla o error, la idea es puesta a la vista de todos para luego realizar una evaluación de cada una de ellas para seleccionar la mejor.

Las soluciones seleccionadas se documentarán y si implica modificación a los procesos se deberá anunciar a todo el personal y a los clientes.

4.4.7.4.1 Establecimiento de estándares

En el artículo web Aplique estándares en su empresa13, el autor describe que "un estándar es el requisito mínimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo a la definición y objetivo que haya propuesto en su empresa" (Escandón V, Angel Antonio, 2003, parr.1).

13 Aplique estándares en su empresa: http://www.degerencia.com/articulo/aplique_estandares_en_su_empresa

Por lo tanto, el establecimiento de estándares ayudará a disminuir el procesamiento de una tarea al prevenir errores detectados y a facilitar la ejecución de la misma ya que se conoce de antemano el resultado.

Para que una solución se convierta en un estándar, éste debe conllevar una serie de pasos que soluciona un problema común y que formará parte de los procesos actuales. Los estándares deberán de ser documentados y al personal capacitarlos para su debida ejecución.

Los nuevos estándares deberán de ser monitoreados y evaluados periódicamente para detectar posibles fallos.

Beneficios o aportes esperados

Entre los beneficios y aportes esperado:

• La Equipos NG ganará productividad en las tareas de su personal y ahorro de recursos.

• Los directivos de la empresa Equipos NG contará con la información precisa para la toma de decisiones de inversión y crear estrategias de mercado, emprendimientos o mejoras para la organización.

• La utilización de la metodología de Lean Office no sólo ayudará en la mejora de los procesos, sino que al mismo tiempo ayudará en crear un ambiente laboral saludable.

• Tendrá más orden y con los procesos documentados facilitarán las mejoras y actualizaciones futuras.

• Ayudará en la retención de clientes actuales debido a la mejora de sus servicios y ganará clientes nuevos por la confiabilidad, agilidad y la buena imagen en la gestión de sus servicios.

• Ser parte del benchmarking a otras empresas en la estandarización y mejoramiento de procesos con Lean Office.

• Ser una referencia para la sostenibilidad del sector de los servicios de camiones volquetes para la construcción.

Cronograma de actividades

Figura 11. Duración en semanas de cada etapa

Presentaremos desglosado las actividades de cada etapa la duración mínima aproximada en días de 8 horas laborales para de la implantación de propuesta.

Tabla 13. Actividades de cada etapa y su duración

Presupuesto

Los costos descritos aquí son aproximados. El costo de la siguiente tabla es para la implantación del proyecto:

Tabla 14. Costos de implantación de la propuesta de mejoramiento

Los costos/gastos mensuales al implementar la propuesta:

Tabla 15. Costos a invertir mensualmente al implementar la propuesta

Recomendaciones de la propuesta

• 1) Si el líder no tiene conocimiento y experiencias sobre Lean, se recomienda contratar a un consultor con quien pueda trabajar en conjunto las mejoras, y nunca de forma aislada.

• 2) Una vez identificadas las causas de los problemas, se recomienda comenzar a tomar soluciones a partir de:

• Posible impacto en la adopción de medidas para la resolución del problema

• Costo de oportunidad para el negocio en la solución del problema

• Análisis económico del costo/beneficio

• Planificación del tiempo necesario para implantar la solución

• 3) En la definición de los estándares se debe conocer los siguiente:

• El objetivo

• Las restricciones

• Las actividades para realizar el trabajo

Debe contar con la siguiente información en la documentación de los estándares:

• Persona que lo elaboró

• Persona que aprobó

• Número de versión

• Fecha de vigencia

• 4) Los estándares sean desarrollados por el personal interno de la empresa, o si se contrata gente externa para el desarrollo de manuales, debe contar con el apoyo del personal propio que conoce el funcionamiento de la organización para ajustarlo a la realidad.

Conclusiones

En cuanto al sector de la construcción es Panamá, es una actividad dinámica y que contribuye significativamente al PIB del país. Es un verdadero motor que impulsa la economía y el desarrollo panameño, genera una gran cantidad de empleo y cumple con una obligación social y constitucional. El sector de la construcción tiene un atraso significativo respecto a otros países del mundo con problemas de eficiencia que afectan considerablemente la productividad de las empresas constructoras y por ende, su competitividad.

La administración eficiente y efectiva del flujo de dinero e información es la clave del éxito para los resultados que obtienen las empresas que implementan la integración de sus procesos de ingresos y egresos. Con la investigación realizada, como resultado la empresa Equipos NG experimentan un total desconocimiento de cómo puede manejar sin medir pérdidas, robos y daños que, a su vez, generan desperdicio, sobre costos, De la misma manera, podría contar con una planificación y distribución de sus finanzas.

Es muy importante recalcar que el Gerente presenta algunas características propias que se vieron en el estudio de la empresa una de ellas es que como su experiencia ha sido de llevar todo este tiempo sus finanzas de manera manual todo lo hace en su manera tradicional de hacer las cosas, sin dejar espacio para el cuestionamiento de los paradigmas, segundo a ser una empresa que trabaja en campo indica que no es necesario desarrollar innovación y actividades que cambien el proceso de manejar la empresa en la actualidad, indicando que por ser un negocio que se maneja con mucha incertidumbre.

En este sentido, es importante adiestrar al Gerente, de tal manera, que se haga un buen uso de la herramienta garantizando un servicio de calidad e información de primera mano.

Además, se deben hacer jornadas periódicas de actualización de datos, tanto en lo que tiene que ver con la información que genera beneficios monetarios para la empresa como los gastos que genera cada camión, esto considerando los nuevos ingresos de más camiones para hacer crecer la flota.

Se recomienda que la información sea revisada continuamente de manera que se pueda garantizar un excelente servicio y una información actual y confiable.

En la mejora de los procesos con Lean Office puede ocurrir tres transformaciones:

• 1) Nuevos Conceptos: Establecer la decisión de implantar mejoras en los procesos de trabajo y comunicar las nuevas estrategias y maneras de pensar y agilizar las actividades.

• 2) Cambio Cultural: En las mejoras de los procesos y forma de trabajo, se percibirá que se deberá revisar nuevamente los valores, creencias y prácticas existentes y modificar o incluir nuevos aspectos.

• 3) Cambio Organizativo: Las nuevas formas de funciona, darán como resultado un nuevo tipo de organización, más moderna.

Recomendaciones

Toda empresa impulsa al desarrollo y aporta al crecimiento de la economía del país, especialmente el sector de la construcción, y para ello tenemos las siguientes recomendaciones:

• Se debe impulsar el desarrollo propiciando la adecuación de sus actividades a los nuevos criterios de sostenibilidad mediante la innovación en los procesos.

• Potenciar la formación en todas sus vertientes con elementos necesarios para la estabilidad en los proyectos y así tener empleabilidad dentro de sus equipos de trabajo y que trabaje en conjunto con los procesos establecidos.

• Actualizar la competencia en el ámbito profesional donde pueda tener relación la industria y la obra directa de acuerdo a sus necesidades reales.

• La innovación va aplicada tanto al incremento de la productividad como a la eficiencia y aprovisionamiento de los recursos, debe y puede contribuir a al sector de la construcción continúe apoyando al crecimiento económico de manera más equilibrada. Esto puede cumplirse creando actividades productivas, sostenibles con avances tecnológicos y más competitividad en la edificación del sector de la construcción.

• Lo principal en toda empresa es poder reconocer donde se encuentra su tendón de Aquiles y debe enfocarse en mejoramientos continuos de productividad, utilizando herramientas propuesta en este trabajo y llevar un mejor control contribuirá a mejorar las prácticas actuales.

Bibliografía

Noticias:

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Recuperado de: http://www.emprender-facil.com/es/diagrama-de-flujo- organiza-informacion/

Libro en línea:

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Encuesta:

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Anexos

• 1. Herramienta de Selección Ponderada

Figura 12. Cuadro para Selección Ponderada14

• En la sección de Elementos se enlistan los factores u opciones a evaluar.

• En la sección de Nombre se enlistan los participantes.

• En la casilla de Suma es el total de los puntos de cada elemento o factor

• En la casilla de Frecuencia es la cantidad de evaluaciones realizadas por los participantes para cada elemento.

• En la casilla de Orden Prioridad se establece la prioridad según el total de la Suma y/o Frecuencia.

Símbolos de un Diagrama de Flujo

14 Imagen obtenida del siguiente enlace: https://gruping.wikispaces.com/file/view/HERRAMIENTAS_DE_SELECCION.pdf

Figura 13. Símbolos del Diagrama de Flujo y sus definiciones15

La aplicación Contamoney

A continuación, se muestra algunas pantallas de la aplicación Contamoney, que se puede adquirir en el siguiente enlace: http://www.contamoney.com/

15 Imagen del artículo Diagrama de Flujo: Organiza información tu empresa por David Polo: http://www.emprender-facil.com/es/diagrama-de-flujo-organiza-informacion/

Figura 14. Pantalla de Contamoney

Contamoney muestra una serie de funcionalidades para llevar su contabilidad:

• Variedad de gráficos (barras, líneas, queso…)

• Categorización de gastos por varios conceptos (categorías, prioridades, medios de pago, etc…)

• Gestión de créditos y préstamos con cálculo de cuotas

• Importación de movimientos desde la web del banco o desde fichero

• Aplicación móvil para android

• Posibilidad de crear cuentas de manera manual (tarjetas, prestamos, planes de ahorro…)

• Exportación a Excel de todos los movimientos por meses o acumulados

Figura 15. Pantalla de manejo de ingresos y egresos por categorías

Figura 16. Contamoney permite crear Movimientos y Presupuestos.

Figura 17. Aplicación de la Pantalla de inicio desde tu equipo móvil

Figura 18. Pantalla para crear los clientes de la empresa

Figura 19. Pantalla con los movimientos de sus gastos

Figura 20. Registro de nuevos movimientos (Gastos, Ingresos o traspasos de cuentas)

Figura 21. Pantalla para visualizar sus cuentas

Figura 22. Resumen de los gastos del mes

Ejemplo de recibos actuales de servicios subcontratados

Figura 23. Recibos de servicios subcontratados para suplir la demanda del proyecto

El método de pago a los choferes es días trabajados y los mismos son pagados a finales de cada semana.

El flujo de trabajo actual consiste en ir al proyecto en donde ya se tenía previamente contemplado que se requería del servicio, se le consulta al ingeniero o capataz las labores del día, las cuales pueden ser pueden trabajadas por hora o por viajes.

Cuando los servicios se prestan por hora, se anota desde que empieza hasta que termine, se procede a hacer un recibo el cual es firmado por capataz o ingeniero encargado.

Figura 24. Recibos emitidos por cada viaje realizado por los choferes

En caso de que los servicios se realicen por viajes, en cada viaje realizado se emite un recibo que es revisado por el capataz o ingeniero del proyecto.

Y cuando es viajes para el área de Cerro Patacón presenta este recibo y confecciona con el que se encuentra arriba en la figura 24.

Figura 25. Recibos entregados al capataz

Cada semana se entregan los recibos de trabajos realizados al encargado del proyecto junto con la facturación de todos los viajes u horas para que confeccionen el pago.

De la sumatoria de las facturas al día, se saca la cantidad de hora o viajes y se totaliza como se muestra en la figura 26.

Figura 26. Factura con los totales de los viajes

Al momento de pagar en algunas ocasiones abonan a la cuenta por lo que el propietario lleva el abono y saldo pendiente que él mismo lo lleva anotado en el celular y en algunas ocasiones, hasta las horas trabajadas las lleva anotado en un cuaderno de esta misma manera:

Figura 27. Anotaciones del Gerente para los pagos a los choferes

Dedicatoria

Dedico este trabajo a Dios, a mi familia y a todas las personas que en su profesión no solo se dedican a brindar un buen servicio, sino a buscar siempre mejorar el mundo en que vivimos.

Janice Chun

Este esfuerzo es dedicado a mi acompañante de vida Naseen García por darme el empujón de matricularme en la maestría y tener la confianza en mis capacidades, brindándome entusiasmo, comprensión y cariño, para continuar con nuestro crecimiento profesional en el futuro.

A mis amados padres y hermana, quienes con su palabra de afecto no me dejaron decaer para continuar y perseverar cumpliendo mis ideales.

A mis amigos, compañeros y profesores quienes sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegrías y tristezas, que juntos logramos que este sueño se realizara.

Julyssa Santamaría

Agradecimiento

Agradezco primeramente a Dios por concederme la oportunidad de seguir preparándome para dar lo mejor de mí, a mi familia por su amor y apoyo en este trayecto, y a los amigos, compañeros y profesores con quienes aprendí y compartí muchos momentos de sabiduría, alegrías y anécdotas para la vida.

Janice Chun

Dios tu amor y paciencia no tiene fin, lo que hoy en día soy es gracias a ti, me permites estar feliz ante las metas establecidas. Si me tropiezo y caigo lo permites porque sé que tienes un propósito en mi vida y aunque muchas veces no lo comprenda en el momento, sé que en el trascurrir del tiempo me hará entender que lo haces para construir en mí un mejor ser.

Este logro ha sido una gran bendición y sobre todo le agradezco cada día vivido con cada persona maravillosa puesta en mi camino.

Cada esfuerzo, alegría, meta cumplida, amor entorno, cada promesa verdadera Señor, se lo agradezco eternamente.

Julyssa Santamaría

Autor:

Janice Chun Chan

Julyssa Del Carmen Santamaría García

Panamá, República de Panamá 2017