Tesis: Diagnóstico de las acciones de control practicadas en el organismo regulador de servicios de saneamiento ? SUNASS, durante los años 2000, 2001 y 2002 (página 3)

1. Segundo Objetivo Estratégico General

Fortalecer la participación de la sociedad civil en procesos regulatorios.

Objetivos específicos

2.1. Desarrollar instrumentos, metodologías y procedimientos de consulta sobre planes tarifarios y modificaciones en el marco regulatorio.

Meta Genérica:

• Revisión normativa instrumentos, metodologías y procedimientos de consulta sobre planes tarifarios y modificaciones en el marco regulatorio

2.2. Diseñar, elaborar y mantener herramientas de comunicación con usuarios, empresas prestadoras y grupos de interés.

Metas Genéricas:

• Implementación y funcionamiento de Consejos de Usuarios

• Aplicación de herramientas de comunicación con usuarios, empresas prestadoras y grupos de interés2.3. Fortalecer el posicionamiento de la SUNASS como ente regulador ante la sociedad.

Metas Genéricas:

• Incremento en la percepción de la SUNASS, como organismo competente en la regulación de los servicios de saneamiento ante la sociedad.

• Fortalecimiento de la presencia de la SUNASS en medios de comunicación.

3) Tercer Objetivo Estratégico General

Desarrollar y consolidar un sistema desconcentrado de atención a usuarios y empresas reguladas, realizando una gestión de calidad en la atención al usuario.

Objetivos específicos

3.1. Fortalecer las oficinas de Centro Ayuda

Meta Genérica:

• Ampliación de la cobertura de atención con el funcionamiento de Centro

Ayudas en provincia3.2. Atender los reclamos de los usuarios de los servicios de saneamientoaplicando una gestión de calidad.

Metas Genéricas:

• Certificación ISO 9001 de los procesos del TRASS

• Aprobación de lineamientos resolutivos que permitan la aplicación del principio de predictibilidad.

• Desarrollo de estudios relacionados a la gestión de reclamos de los usuarios de los servicios de saneamiento.3.3. Desarrollar mecanismos que permitan ampliar la cobertura en atención a los usuarios en las áreas de influencia de los Centro Ayuda.

Metas Genéricas:

• Campañas informativas integrales

• Desarrollo de redes, convenios y alianzas con instituciones, reforzando las acciones de comunicación a la población a través de los medios de comunicación locales y nacionales.

4) Cuarto Objetivo Estratégico General

Incorporar tecnologías y sistemas de información a la labor institucional.

Objetivo específico

4.1. Desarrollar sistemas de información que apoyen la labor institucional.

Metas Genéricas:

• Sistema de Intercambio de Información con las EPS• Sistema de manejo de documentos• Sistema de consulta en línea• Desarrollo y actualización de la Intranet institucional• Contar con una red de contactos y de intercambio de sistemas de información aplicados en otros países, como apoyo a la labor reguladora

1. Captar nuevos recursos y diversificar las fuentes de cooperación técnica internacional.

   Objetivo específico

   5.1. Mantener y ampliar las entidades cooperantes que destinan proyectos para SUNASS

   Meta Genérica:

   • Mantenimiento y ampliación de las entidades cooperantes que destinan proyectos para SUNASS.

2. Quinto Objetivo Estratégico General
3. Sexto Objetivo Estratégico General

Fortalecer el marco normativo regulatorio

Objetivo específico

6.1. Desarrollar propuestas normativas que permitan modificaciones adecuadas del marco regulatorio.

Metas Genéricas:

• Propuestas normativas• Coordinación con las instituciones responsables del marco normativo regulatorio• Estudios sobre políticas del regulador

1. TOMA DE DECISIONES OPERACIONALES

La toma de decisiones operacionales de SUNASS, se lleva a cabo tomando como base el Plan Operativo de la entidad.

El Plan Operativo es una importante herramienta de la gestión institucional. Es el instrumento que orienta las acciones del ejercicio con base en las orientaciones políticas y estrategias contenidas en el Plan Estratégico 2003-2007 modificado. Este documento ha priorizado las metas de los indicadores del Plan Estratégico y en función de las restricciones presupuestales, determina las actividades que se ejecutarán en el año.

MISIÓN DE LA SUNASS:

Normar, regular, supervisar y fiscalizar la prestación de servicios de saneamiento, así como resolver los conflictos derivados de éstos, dentro del ámbito de su competencia, actuando con imparcialidad y autonomía.

VISIÓN DE LA SUNASS:

Organismo regulador líder, que actuando con solvencia técnica, transparencia e imparcialidad, genera bienestar para los usuarios de servicios de saneamiento.

OBJETIVOS GENERALES:

1. Desarrollar metodologías tarifarias y establecer condiciones de supervisión que permitan mejorar la cobertura y la calidad de los servicios de saneamiento, en un marco de eficiencia y de incentivos favorable al desarrollo de nuevas inversiones; Fortalecer la participación de la sociedad civil en procesos regulatorios;Desarrollar y consolidar un sistema desconcentrado de atención a usuarios y empresas reguladas, realizando una gestión de calidad en la atención al usuario; Incorporar tecnologías y sistemas de información a la labor institucional; Captar nuevos recursos y diversificar las fuentes de cooperación técnica internacional; y,Fortalecer el marco normativo regulatorio

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Desarrollar metodologías tarifarias que permitan regular a las EPS dentro de un marco de incentivos favorable al desarrollo de nuevas inversiones; Desarrollar metodologías y normas que establezcan condiciones de supervisión que permitan mejorar la cobertura y la calidad de los servicios de saneamiento, en un marco de eficiencia; Desarrollar instrumentos, metodologías y procedimientos de consulta sobre planes tarifarios y modificaciones en el marco regulatorio; Diseñar, elaborar y mantener herramientas de comunicación con usuarios, empresas prestadoras y grupos de interés; Fortalecer el posicionamiento de la SUNASS como ente regulador ante la sociedad; Fortalecer las oficinas de Centro Ayuda; Atender los reclamos de los usuarios de los servicios de saneamiento aplicando una gestión de calidad; Desarrollar mecanismos que permitan ampliar la cobertura en atención a los usuarios en las áreas de influencia de los Centro Ayuda; Desarrollar sistemas de información que apoyen la labor institucional; Mantener y ampliar las entidades cooperantes que destinan proyectos para SUNASS; Desarrollar propuestas normativas que permitan modificaciones adecuadas del marco regulatorio.

METAS PARA EL AÑO:

Gerencia de Políticas y Normas:

1. Informes legales y/o económicos requeridos por la Alta Dirección atendidos al 100% dentro del plazo establecido en el pedido; Absolución de consultas externas sobre interpretación normativa, dentro de los 10 días útiles de recibidas;Absolución de consultas internas sobre interpretación normativa, dentro de los 05 días útiles de recibidas; Elaboración y presentación de un proyecto (estudios, consultorías, pasantías, etc.) para Cooperación Técnica Internacional, con aprobación del Gerente General.Informe de revisión de las normas emitidas por la SUNASS en el periodo 1994-2000 en función de las nuevas normas vigentes y a las funciones de la SUNASS como regulador y propuesta de modificación con VºBº del Gerente General; Norma sobre perfeccionamiento del PMO aprobada por el CD; Norma sobre reclamos no comerciales aprobada por el CD; Reglamento de Calidad de Servicio aprobado por el CD; Norma producto de la Revisión integral del reglamento de supervisión y fiscalización, aprobada por el CD; Revisión de la metodología RIA con VºBº del Gerente General.

Gerencia de Regulación Tarifaria:

1. Software del PMO perfeccionado/Clusters con Manual incluido; Implementación del PMO en 4 EPS; Elaboración de propuesta técnica y Norma sobre perfeccionamiento del PMO aprobada por el CD; Fórmulas tarifarias aprobadas por C.D.; Elaboración y presentación de un proyecto (estudios, consultorías, pasantías, etc.) para Cooperación Técnica Internacional, con aprobación del Gerente General.

Gerencia de Supervisión y Fiscalización:

1. Informes bimestrales de actualización del Registro de EPS, aprobados por Gerencia General; Informes bimestrales de actualización del Registro de Sanciones, aprobados por Gerencia General; Elaboración y presentación de un proyecto (estudios, consultorías, pasantías, etc.) para Cooperación Técnica Internacional, con aprobación del Gerente General; Informe aprobado por GG y listo para su publicación en la página web de la SUNASS sobre la revisión y consolidación de la información; Elaboración de los indicadores de gestión y benchmarking de las empresas de ámbito de la SUNASS.; 100% de Procedimientos Administrativos Sancionadores dentro del plazo; 100% de Medidas correctivas dentro del plazo; Nueve (9) empresas mayores en forma trimestral (IV trimestre 2005 y I, II, III trimestre 2006) – 36 informes; Cuarenta y un (41) empresas menores en forma semestral (II semestre 2005 y I semestre 2006) – 82 informes; 12 Supervisiones de campo; 12 Inspección en campo (de oficio, a pedido del Congreso u otras instituciones); 100% de atención de denuncias dentro del plazo; Elaboración del estudio técnico y norma sobre reclamos no comerciales aprobada por el CD.; Elaboración del estudio técnico y Reglamento de Calidad de Servicio aprobado por el CD.;Informe de Resultados de Auditoría de información enviada por operador privado (Tumbes) para evaluación de cumplimiento de metas de gestión, con aprobación de Gerencia General; Elaboración del estudio técnico y norma producto de la Revisión integral del reglamento de supervisión y fiscalización, aprobada por el CD.;Documento de revisión integral del reglamento infracciones y sanciones, con VºBº del Gerente General.

Gerencia de Relaciones Institucionales:

1. 90 actividades de orientación itinerantes realizadas.258 charlas de orientación realizadas.06 charlas de capacitación a EPS (destinadas a la capacitación del personal de las áreas comerciales de las EPS).05 Consejos de Usuarios en funcionamiento.Un curso de extensión universitaria.04 cursos de regulación.05 foros con líderes de opinión.Una capacitación a docentes y especialistas de una UGEL en Lima.Memoria Institucional 2005.Apertura de dos oficinas desconcentradas.Un video Institucional.100% de atención y orientación de consultas relacionadas a la información técnica especializada del CENDOC, dentro del primer día útil de recibido.Elaboración y presentación de 02 proyectos (estudios, consultorías, pasantías, etc.) propios de GRI para Cooperación Técnica Internacional.Tramitación de los 02 proyectos (estudios, consultorías, pasantías, etc.) propios de GRI ante la Cooperación Técnica Internacional.Revisión de proyectos 06 (estudios, consultorías, pasantías, etc.) presentados por GPN, GRT, GSF, TRASS y GAF para Cooperación Técnica Internacional.Tramitación de los 06 proyectos (estudios, consultorías, pasantías, etc.) de GPN, GRT, GSF, TRASS y GAF ante la Cooperación Técnica Internacional.Informe de resultados de la encuesta para medir la percepción de SUNASS en la opinión pública – 8 ciudades, presentado al CD.;Informe de resultados de la Encuesta para medir la percepción de SUNASS entre líderes de opinión: Evalúa posicionamiento entre los grupos de interés, presentado al CD.318 entrevistas realizadas por participación en medios de comunicación – provincias (1 semanal por cada Centro Ayuda)96 apariciones en medios sobre i) Casos de éxito: usuarios que tuvieron solución a sus reclamos (alianza Oficina Descentralizada-Radio-Consultorio jurídico), ii) Acciones de supervisión/fiscalización GSF, iii) Información estadística del TRASS.06 reuniones de información con prensa / instituciones: Reuniones con medios de comunicación o instituciones para promover conocimiento sobre las actividades de SUNASS.Una conferencia de prensa (Balance y perspectivas): Dirigida a medios de comunicación para informar sobre las principales actividades institucionales.04 spots vía electrónica: Información de SUNASS en formato de spot publicitario que se envíe a la base de datos institucional.12 RUMBO SUNASS (electrónico): Boletín electrónico que contiene información sobre las actividades institucionales que se envíe a la base de datos institucional.04 suscripciones a publicaciones especializadas en temas de interés de la SUNASS.04 boletines CENDOC: Información bibliográfica de saneamiento enviada trimestralmente a la base de datos institucional.10 meses de campaña informativa en radio en provincias: difusión de spot institucional de 10´ y 20´.10 meses de campaña informativa en medios escritos en provincias.272 espacios radiales en provincias: espacios radiales de 15 minutos en radio líder de las ciudades donde existe una Oficina Descentralizada para difusión de programa: "SUNASS te informa SUNASS te orienta".Desarrollo del evento Semana Nacional del Agua Potable.

Gerencia de Administración y Finanzas:

1. Elaboración del plan de capacitación y desarrollo 2006.100% de ejecución del plan de capacitación y desarrollo 2006.Gestión de procesos de adjudicación de menor cuantía menores a 01 UIT y mayores a 01 UIT , 100% de los pedidos adjudicados, atendidos dentro de los 10 días útiles de efectuado.Gestión de procesos de adjudicaciones directas y concursos públicos, 100% de los pedidos adjudicados, atendidos dentro de los 40 días útiles de efectuado. 100% de solicitudes de soporte en aplicaciones (ORACLE, Lotus Notes y otros), atendidos en el plazo establecido en el diagnóstico. El diagnóstico no excederá los 3 días útiles. La atención no excederá los 15 días útiles.100% de solicitudes de mantenimiento de aplicaciones y sistemas que funcionan en la SUNASS, atendidos en el plazo establecido en el diagnóstico. El diagnóstico no excederá los 5 días útiles.Desarrollo del Sistema de Registro de EPS.Rediseño de los sistemas documentarios de la SUNASS (Trámite, Reclamos y Orientación).Incorporación de tecnología de imágenes en el tratamiento automatizado de la información (TRASS y TRAMITE DOCUMENTARIO).Elaboración y presentación de un proyecto (estudios, consultorías, pasantías, etc.) para Cooperación Técnica Internacional, con aprobación del Gerente General.

Gerencia de Asesoría Jurídica:

1. 100 % de las consultas externas atendidas dentro de los 10 días útiles de recibidas.100% de las consultas internas atendidas dentro de los 5 días útiles de recibidas.100% de los contratos y convenios formulados dentro de los 5 días útiles de recibidos100% de los procesos existentes.100% de los proyectos de resolución que establece medidas correctivas dentro del plazo.Asesoría y participación en proyectos y normas diversas emitidas por la SUNASS.Documento propuesta de revisión de la Ley General de Servicios de SaneamientoAnálisis de la norma con legislación comparada de servicios de saneamiento en otros países y elaboración de propuesta de modificación de la Ley General de Servicios de SaneamientoDocumento propuesta de revisión del Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento, con exposición de motivos aprobado por el C.D.Documento propuesta de análisis de la norma con legislación comparada de servicios de saneamiento en otros países y elaboración de propuesta de modificación del Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento, con exposición de motivos aprobado por el C.D.Documento propuesta de revisión del TUPA de la SUNASS, con aprobación de GG, presentado a la PCM.

Gerencia de Auditoría Interna:

1. Informe concluido y presentado a la CGR, sobre tres acciones de control programadas.Acciones de control permanentes.

Tribunal Administrativo de Solución de Reclamos:

1. 100% de atención de apelaciones en segunda instancia administrativa dentro de plazo.Informe de certificación ISO 9001:2000, aprobado por GG y listo para su presentación al C.D.Informe de auditoría del TRASS sobre el cumplimiento de la norma ISO 9001, aprobado por Gerencia General.Informe de diagnóstico sobre la revisión integral del Reglamento de Prestación de Servicios.Publicación de revisión de lineamientos resolutivos del TRASS, aprobada por el C.D.Informe de migración concluida, para el rediseño del sistema de Gestión de Reclamos.100% documentos históricos del TRASS digitalizados, para la incorporación de tecnología de imágenes en el tratamiento automatizado de la información.Elaboración y presentación de un proyecto (estudios, consultorías, pasantías, etc.) para Cooperación Técnica Internacional, con aprobación del Gerente General.03 documentos de trabajo del TRASS, aprobados por GG listos para su publicación en la Web de la SUNASS.Informe de análisis estadístico de las resoluciones emitidas por el TRASS con aprobación del Gerente General.

1. 1. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás normas relacionadas, se ha designado mediante Resolución N° 078-2002-SUNASS-GG, y Resolución de Presidencia N°016-2004-PCD-SUNASS, como responsables de brindar la información pública que se solicite a la SUNASS, a los funcionarios respectivos:

      Las transparencia, comprende todos los aspectos relacionados con los siguientes aspectos: Contrataciones y adquisiciones, convenio de gestión, medidas de austeridad, plan operativo, presupuesto institucional, política remunerativa, información del personal, actividades oficiales, estados financieros.

   2. LA TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN EN LA GESTIÓN DE SUNASS.
   3. SINERGIA INSTITUCIONAL DE LAS ACCIONES DE CONTROL Y LA TOMA DE DECISIONES
2. OTROS ASPECTOS RELACIONADOS

Terry ( 2004), dice que mediante la toma de decisiones adecuada sobre el aspecto operativo y la prospectiva institucional, un gerente espera obtener más que la suma de los esfuerzos individuales. Espera que se dé un SINERGISMO, el cual es la acción simultánea de unidades individuales separadas que juntas proporcionan un efecto mayor a la suma de los componentes individuales.Según Cashin, Neuwirth y Levy (2002), el control interno al abarcar el conjunto de acciones de control para salvaguardar activos, verificar la adecuación y fiabilidad de información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas del directorio, está estableciendo la sinergia que necesita una entidad para alcanzar economía, eficiencia y eficacia en el uso óptimo de los recursos.Otro punto a enmarcar esta sinergia, queda establecida cuando toda autorización representa una función del directorio directamente asociada con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la entidad y constituye el punto de partida para el establecimiento del control de las transacciones.Cuando la gestión establece un sistema de acciones de control de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que sea suficiente para proporcionar un control razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos, está estableciendo una sinergia con el control para alcanzar los objetivos institucionales.El plan estratégico, el Plan operativo, el Presupuesto Institucional u otro documento que contenga metas, objetivos, misión y visión no podrá concretarse eficazmente si no toma en cuenta las acciones de control de cautela previa, simultánea y de verificación posterior; por tanto es necesario que la gestión establezca una sinergia adecuada con las acciones de control para llevar a cabo la actividad institucional en las mejores condiciones.

La integración económica, financiera, contable y de otras áreas ha creado la necesidad de establecer sinergias metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas exigencias institucionales.

• DIAGNÓSTICO DE LAS ACCIONES DE CONTROL.
• SISTEMA DE CONTROL
• FILOSOFÍA DEL CONTROL INTERNO

De acuerdo con el Informe COSO, el control interno el proceso efectuado por el Directorio, la Gerencia y el resto del personal de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías: i) Efectividad y eficiencia operacional; ii) Fiabilidad de la información financiera; y, iii) Cumplimiento de políticas, leyes y normas. El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las entidades de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión. La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la entidad convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado, estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la organización debe estar siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la entidad, siendo función de la Gerencia de auditoria interna o quien haga sus veces, la adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas en función de la consecución de los objetivos para su correcta evaluación.

La comprensión del control interno puede ayudar a la entidad a obtener logros significativos en su desempeño con economía, eficiencia y eficacia, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.

• SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL.

El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regula. El Sistema está conformado por los siguientes órganos: La Contraloría General de la República, como ente técnico rector; Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental; y, las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.

CONTROL GUBERNAMENTAL:

El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.

El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente

CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL:El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes , sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos.

Es responsabilidad del Presidente del directorio fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.

CONTROL EXTERNO GUBERNAMENTAL:Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda.

Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.

PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL:

El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de los siguientes principios:

1. La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía; El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de eficiencia; La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control; El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad; El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide;La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación; El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos; La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima utilización de recursos;La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido;La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas; La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada; El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa;La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes;El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de control de requerir, conocer y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su función;La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este último;La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de control;La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por lo órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;La participación ciudadana, que permita la contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental;La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final.

2. DOCTRINA DE CONTROL:

   1. CONCEPTOS:

Según Aldave & Meniz (2005), coincidente con la Contraloría General de la República (2004) , explican que Control Interno es el sistema integrado por la estructura organizacional y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por las entidades del estado, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.

El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

2) FINALIDAD DEL CONTROL:

El Control interno es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

1. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.

3) ELEMENTOS DEL CONTROL:

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control interno:

1. Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios; Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno; Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

4) CLASIFICACIÓN DEL CONTROL:

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.5) CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL:El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones de la respectiva entidad; Corresponde a la máxima autoridad de la entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; En cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos por la entidad; La Gerencia de Auditoría Interna es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al directorio las recomendaciones para mejorarlo;

Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA:

Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades designaran como Auditor interno o cargo similar a un funcionario que será adscrito al nivel jerárquico superior. Será un funcionario de libre nombramiento y remoción, designado por el representante legal o máximo directivo quien tendrá en cuenta la formación profesional o tecnológica en áreas relacionadas con las actividades de Control Interno. El Auditor Interno contará con personal interdisciplinario para cumplir las siguientes funciones:

1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno; Verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de la ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios; Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados; Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional; Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente; Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; Las demás que le asignadas, de acuerdo con el carácter de sus funciones.

Como mecanismo de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

1. NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO (NCI-SP).

Estas normas son de aplicación obligatoria por el Organismo Regulador de los Servicios de Saneamiento – SUNASS, a fin de optimizar sus sistemas administrativos de gestión y control interno.Mediante la aplicación de estas normas se busca la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, en el marco de una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.

Estas normas deben coadyuvar a una adecuada orientación y unificación del control interno, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme de la gestión institucional y de utilización de los recursos públicos, en un ambiente satisfactorio de control interno y probidad.

DEFINICIÓN:

Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCI-SP), son guías dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos de la entidad en el marco de una adecuada estructura de control interno. Las NCI-SP, establecen que los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y procedimiento implantados.

Las NCI-SP, se fundamentan en principios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se describen en el marco general de la estructura de control interno para el sector público.

OBEJETIVOS

Las NCI-SP, tienen los objetivos siguientes:

1. Servir de marco de referencia en materia de control interno para las prácticas y procedimientos administrativos y financieros;Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades públicas;Proteger y conservar los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen apropiadamente;Controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y que éstas se encuentren dentro de los programas y presupuestos autorizados;Permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, a través de la auditoría interna o externa, reforzando el proceso de responsabilidad institucional; y,Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas.

CARACTERÍSTICAS:Las NCI-SP, tienen las características siguientes:

1. Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los sistemas de presupuesto, tesoro, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, así como otras disposiciones relacionadas con el control internoCompatibles con los principios del control interno, principios de administración y las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la RepúblicaSencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específicoFlexibles, permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo con las circunstancias, según los avances en la modernización de la administración gubernamental.

ÁREAS DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO:Las NCI-SP, se encuentran agrupadas por áreas y sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines. Las áreas previstas son las siguientes:

• Normas generales de control internoNormas de control interno para la administración financiero gubernamentalNormas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijosNormas de control interno para el área de administración de personalNormas de control interno para sistemas computarizadosNormas de control interno para el área de obras públicas
• EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.

Según el MAGU, el control interno, es una actividad utilizada para aplicar las acciones de control para evaluar y monitorear las operaciones de la entidad por tanto constituye una herramienta de mucha relevancia para la gestión institucional.El control interno es un proceso integrado a los procesos de la gestión institucional, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. El control interno, es efectuado por el directorio, la gerencia y el resto del personal de la entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de las metas, objetivos específicos y objetivos generales contenidos en los planes institucionales.

El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, se trata de acciones de control efectivas. El control interno, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos institucionales.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones de control extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones de control se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.Interpretando la opinión de Koontz & O¨Donnell (2004), el control es la herramienta que implica la medición de la realización de los acontecimientos institucionales contra las normas de los planes y la corrección de desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo con lo planeado. Una vez que un plan de la entidad se vuelve operacional, el control es necesario para medir el progreso, para poner de manifiesto las desviaciones posibles, y para indicar la acción correctiva. Esto último puede implicar medidas sencillas como cambios menores en la dirección. En otros casos, el control adecuado puede dar lugar al establecimiento de metas nuevas, a la formulación de planes distintos, a la modificación de la estructura organizacional, a mejorar la integración y hacer cambios de importancia en las técnicas de dirección y liderazgo. El control verdadero indica que la acción puede y será tomada para volver las operaciones a su curso normal. Por lo tanto, en gran parte es la herramienta que cierra el círculo del sistema de gestión institucional.

Antes de que el control sea la herramienta significativa, tanto los planes como la estructura de la entidad deben ser claros, completos e integrados hasta donde sea posible.

Para efectos de una mejor gestión institucional se sugiere el uso del control como herramienta de retroalimentación en la administración de los recursos de la entidad.

• CULTURA DE AUTOCONTROL INTITUCIONAL

El control interno de la entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados del sistema de control gubernamental y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:

1. Salvaguardar el patrimonio público; Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica; y,Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad.

Los objetivos del control interno deben ser establecidos para cada área o actividad de la entidad, y caracterizarse por ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con los objetivos generales de la institución. El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.

El control interno contable comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción de información relacionada a las mismas.

El costo del control interno no debe exceder el que resulte de la suma de los beneficios esperados de la función contralora.

Son beneficios esperados del control interno, en general, los que incrementen la protección del patrimonio, minimicen los riesgos de daños contra el mismo e incrementen su eficiente utilización.El sistema de control de la entidad debe ser reestructurado de acuerdo con las premisas siguientes:

1. Corresponde al directorio de entidad establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en general vigilar su efectivo funcionamiento;Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el eficaz funcionamiento del sistema en cada área operativa, unidad organizativa, programa, proyecto, actividad u operación, de la cual sean responsables; El sistema de control interno es parte de los sistemas financieros, presupuestarios, contables, administrativos y operativos de la entidad y no un área independiente, individual o especializada;Es responsabilidad de la Gerencia de Auditoría Interna, sin menoscabo de la que corresponde a la función administrativa, la revisión y evaluación del sistema de control interno, para proponer a la máxima autoridad jerárquica las recomendaciones tendentes a su optimización y al incremento de la eficacia y efectividad de la gestión administrativa.Sin menoscabo de que puedan aplicarse criterios técnicos de general aceptación relativos a la unidad e integridad de los procesos y a la forma unificada de su conducción gerencial, los deberes y responsabilidades atinentes a la autorización, ejecución, registro , control de transacciones y custodia del patrimonio público, deben mantener una adecuada y perceptible delimitación.

Los sistemas y mecanismos de control interno deben estar sometidos a pruebas selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud. Las pruebas de cumplimiento están dirigidas a determinar sí dichos sistemas y mecanismos permiten detectar con prontitud cualquier desviación en el logro de las metas y objetivos programados, y en la adecuación de las acciones administrativas, presupuestarias y financieras a los procedimientos y normas prescritas. Las pruebas de exactitud están referidas a la verificación de la congruencia y consistencia numérica que debe existir en los registros contables entre sí y en los estadísticos, y a la comprobación de la ejecución física de tareas y trabajos.Los niveles directivos y gerenciales de las entidad deben:

1. Vigilar permanentemente la actividad administrativa de las unidades, programas, proyectos u operaciones que tienen a su cargo;Ser diligentes en la adopción de las medidas necesarias ante cualquier evidencia de desviación de los objetivos y metas programadas, detección de irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de legalidad, economía, eficiencia y/o eficacia;Asegurarse de que los controles internos contribuyan al logro de los resultados esperados de la gestión.Evaluar las observaciones y recomendaciones formuladas por los organismos y dependencias encargados del control externo e interno, y promover la aplicación de las respectivas medidas correctivas.

El órgano de control interno de la entidad debe estar adscrito al máximo nivel jerárquico de su estructura administrativa y asegurársele el mayor grado de independencia dentro de la organización, sin participación alguna en los actos típicamente administrativos u otros de índole similar. Igualmente, el directorio de la entidad debe dotarlo de personal idóneo y necesario, así como de razonables recursos presupuestarios, materiales y administrativos que le faciliten la efectiva coordinación del sistema de control interno de la organización y el ejercicio de las funciones de vigilancia y fiscalización.Las funciones y responsabilidades del órgano de control interno deben ser definidas formalmente, mediante instrumento normativo, por el directorio, tomando en consideración las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y las normas, pautas e instrucciones que en materia de control dicten el directorio y demás órganos competentes para ello.El órgano de control interno debe realizar la función de auditoría interna de conformidad con las disposiciones legales aplicables, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoría, otros instrumentos reglamentarios y las normas de auditoría de general y convencional aceptación.Las políticas que dicten la entidad debe definirse por escrito. Asimismo, deben adoptarse decisiones dirigidas a procurar la debida concordancia y adecuación de la organización con sus planes y programas, a establecer mecanismos para ejercer el control de las actividades de acuerdo con lo programado y a motivar al personal en la consecución de los objetivos y metas establecidos.La planificación debe ser una función institucional permanente, sujeta a evaluación periódica. Los planes, programas y proyectos de cada gerencia deben estar en concordancia con los planes institucionales y formularse con base a estudios y diagnósticos actualizados, teniendo en cuenta la misión de la entidad, sus competencias legales o estatutarias, el régimen jurídico aplicable y los recursos humanos, materiales y financieros que permitan el normal desarrollo de las actividades programadas.

Los responsables de la ejecución de los planes, programas y proyectos, deben informar a los niveles correspondientes acerca de la situación de los mismos, con indicación de las desviaciones ocurridas, sus causas, efectos, justificación y medidas adoptadas.Las autoridades de la entidad y en general los funcionarios y empleados bajo su supervisión, deben desempeñarse con arreglo a principios éticos y demostrada capacidad técnica e idoneidad en el cumplimiento de los deberes asignados.En la entidad debe estar claramente definida, mediante normas e Instrucciones escritas, las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y sus relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa, procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad.

El supervisor responsable de entidad, debe comunicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada supervisado, examinar sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se ejecute conforme a las instrucciones dictadas al efecto.Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de la entidad. Dichos manuales deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte.

Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente:

Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.Las autoridades competentes de la entidad adoptarán las medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustracción o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproducción no autorizada.

El acceso a los registros y recursos materiales y financieros debe limitarse a los funcionarios o empleados autorizados para ello, quienes estarán obligados a rendir cuenta de su custodia o utilización. La restricción del acceso a los mismos dependerá de su grado de vulnerabilidad, del riesgo potencial de pérdidas, de la necesidad de reducir la posibilidad de utilización no autorizada y de contribuir al cumplimiento de las directrices de la organización.Se establecerá un adecuado sistema de contabilidad para el registro oportuno y funcional de las operaciones financieras realizadas por la entidad u organismo, el cual deberá sujetarse a las Normas Internacionales y Nacionales de Contabilidad. Todas las transacciones que ejecute la entidad y que produzcan variaciones en sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y, en general en cualesquiera de las cuentas que conforman el sistema, deberán ser objeto de registro contable en los libros principales y auxiliares correspondientes, para facilitar de este modo la adecuada clasificación y explicación de los respectivos rubros. Las formas pre-impresas tales como recibos de caja, órdenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de operaciones, serán numerados correlativamente al momento de su impresión y su uso será controlado permanentemente. Debe elaborarse un Manual de Contabilidad, a los efectos de asegurar el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, que incluya un catálogo de cuentas acorde con el plan de cuentas, las instrucciones actualizadas para la utilización de las mismas, la definición de los registros auxiliares a utilizar, la estructura de los informes financieros y finalmente, que describa el funcionamiento del sistema de contabilidad.

El sistema de contabilidad debe proveer la información necesaria para elaborar, en el tiempo previsto, el balance de comprobación y los estados financieros y presupuestarios de la entidad.Como soporte de los sistemas y mecanismos de control interno se debe implantar y mantener un sistema de comunicación y coordinación que provea información relativa a las operaciones, confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de los organismos.La máxima autoridad jerárquica de la entidad, deberá garantizar la existencia de sistemas o mecanismos con información acerca del desempeño de la organización, para controlar y evaluar la gestión..Con respecto a los sistemas de información computadorizados el directorio de la empresa y demás niveles organizativos competentes deberán:

1. Adoptar las medidas que permitan, sólo al personal autorizado, el acceso y la modificación de los datos y de la información contenidos en los sistemas;Asegurar que los sistemas automatizados tengan controles manuales y/o automáticos de validación de los datos a ser ingresados para su procesamiento;Establecer controles para los sistemas administrativos, financieros y técnicos, a los fines de asegurar que los datos procesados y la información producida sean consistente, completa y referida al período del que se trate; Implantar los procedimientos para asegurar el uso eficiente, efectivo y económico de los equipos, programas de computación e información computadorizada; Disponer de mecanismos o medidas para la creación de archivos de respaldo de los registros correspondientes; Establecer procedimientos relativos a:

1. La suspensión automática y oportuna del registro de operaciones que no cumplan con los requisitos establecidos para su ingreso al computador.El funcionamiento y operación de los sistemas de información computadorizados a nivel de usuarios.La implementación de nuevos programas a ser incorporados en los sistemas de información computadorizados, que se generen a partir de los requerimientos formalmente tramitados.Las modificaciones a los programas cuando ellas no impliquen el desarrollo de nuevos sistemas o subsistemas.La protección y salvaguarda contra pérdidas y sustracción de los equipos, programas e información procesada.El mantenimiento de equipos y programas.