Tesis: Diagnóstico de las acciones de control practicadas en el organismo regulador de servicios de saneamiento ? SUNASS, durante los años 2000, 2001 y 2002 (página 4)

• ACCIONES DE CONTROL
• FILOSOFÍA DE LAS ACCIONES DE CONTROL

Según la Ley No. 27785 – Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, las acciones de control son herramientas esenciales del Sistema de Control gubernamental, por la cual el personal técnico del Organo de Control Institucional, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales. Las acciones de control se realizan con sujeción al Plan Nacional de Control y a los planes aprobados para cada órgano del sistema de acuerdo a su programación de actividades y requerimientos de la Contraloría General. Dichos planes deberán contar con la correspondiente asignación de recursos presupuestales para su ejecución, aprobada por el Titular de la entidad, encontrándose protegidos por el principio de reserva.Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes, los mismos que se formularán para el mejoramiento de la gestión de la entidad, incluyendo el señalamiento de responsabilidad que, en su caso, se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.

Según el Informe COSO, as acciones de control, en esencia son políticas y procedimientos que tienden a asegurar que se cumplen las directrices del directorio. Las acciones de control tienden a asegurar que se toman las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos de la entidad. Las acciones de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden la evaluación de aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de resultados de operaciones, salvaguarda de activos, segregación de funciones, rotación de personal, verificación de estándares de eficiencia, verificación de metas, verificación de objetivos, etc. etc.

• LAS ACCIONES DE CONTROL EN EL INFORME COSO

Según el Instituto de Auditores Internos de España- Coopers & Lybrand (1998), constituye un motivo de gran satisfacción presentar la traducción de la versión en inglés del INFORME COSO sobre Control Interno, publicación editada en los Estados Unidos en 1992 tras un largo período de discusión de más de cinco años y realizada por un grupo de trabajo denominado Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión (COSO) y cuyos participantes fueron la American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), American Accounting Association (AAA), The Institute of Internal Auditors (IIA), Institue of Management Accountants (IMA) y el Financial Executives Institute (FAI); además de un selecto grupo de asesores de las entidades más importantes de Estados Unidos.De acuerdo con el COSO, hace tiempo que los altos ejecutivos buscan maneras de controlar mejor las entidades que dirigen. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la institución y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evaluación del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los usuarios y adaptar su estructura para asegurar la optimización. Los controles internos fomentan la eficiencia, eficacia y economía, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos. El control interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales.Los sistemas de control funcionan en tres niveles distintos de eficacia. El control interno puede considerarse eficaz en cada una de las tres categorías, respectivamente, si el directorio y la gerencia tienen la seguridad razonable de que: i) Disponen de información adecuada sobre hasta que punto se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Se preparan de forma fiable los estados financieros públicos; y, se cumplen las leyes y normas aplicables.Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación del proceso en un momento dado.

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que el directorio dirige la entidad y están integrados en el proceso de dirección estratégica. Aunque los componentes son aplicables a todas las entidades, en cada una de ellas la implantación se da de forma distinta. Los componentes, son los siguientes. I) Entorno de control; ii) Evaluación de los riesgos; iii) Actividades o Acciones de control; iv) Información y comunicación; y, v) Supervisión.

ENTORNO DE CONTROL

según el Informe COSO, el entorno de control marca las pautas de comportamiento en una entidad, y tiene una influencia directa en el nivel de concienciación del personal respecto al control. Constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando disciplina y estructura. Entre los factores que constituyen el entorno de control se encuentran la honradez, los valores éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la dirección y su forma de actuar; la manera en que la dirección distribuye la autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados, así como la atención y orientación que proporciona el Directorio.El entorno de control tiene una incidencia generalizada en la estructuración de las actividades empresariales, en el establecimiento de objetivos y en la evaluación de los riesgos. Asimismo, influye en las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y las actividades de supervisión.Esta influencia se extiende no sólo sobre el diseño de los sistemas sino también sobre su funcionamiento diario. Tanto los antecedentes como la cultura de la entidad inciden sobre el entorno de control. Ambos inciden en el nivel de concienciación del personal respecto al control. La entidad sometida a un control eficaz se esfuerzan por tener personal competente, inculcan en toda la organización un sentido de integridad y concienciación sobre el control y establecen una actitud positiva al nivel más alto de la organización.

En este sentido, establecen políticas y procedimientos adecuados, a menudo con un código de conducta escrito, haciendo hincapié en los valores compartidos y el trabajo en equipo para conseguir los objetivos de la entidad.

EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS

La entidad debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse. Una condición previa a la evaluación de los riesgos es en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización que sean coherentes entre sí. La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y, en base a dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados. Debido a que las condiciones económicas, normativas y operacionales se modifican de forma continua, se necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los riesgos especiales asociados con el cambio.La entidad, independientemente de su tamaño y estructura encuentra puede tener riesgos en todos los niveles de su organización. Los riesgos afectan la habilidad para sobrevivir, competir con éxito dentro de su sector, mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública positiva así como la calidad global de sus servicios y trabajadores. No existe ninguna forma práctica de reducir el riesgo a cero. De hecho, el riesgo es inherente a la actividad institucional. La dirección debe determinar cuál es el nivel de riesgo que se considera aceptable y esforzarse para mantenerlo dentro de los límites marcados.

El establecimiento de objetivos es una condición previa a la evaluación de los riesgos. La dirección debe fijar primero los objetivos antes de identificar los riesgos que pueden tener un impacto sobre su consecución y tomar las medidas oportunas. Por tanto, el establecimiento de unos objetivos es una fase clave de los procesos de gestión. Si bien no constituye un componente del control interno, es un requisito previo que permite garantizar el funcionamiento del mismo.

ACCIONES DE CONTROL

En La tesis de Escalante (2002) y Hernández (2002), se menciona al componente del control interno establecido por el Informe COSO; estableciéndose que las acciones de control consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la dirección.Asimismo se indica que también tienden a asegurar que se tomen las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos de las entidad. Las acciones de control se llevan a cabo en cualquier parte de la entidad, en todos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de actividades tan diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de activos y la segregación de funciones.Las acciones de control son normas y procedimientos (que constituyen las acciones necesarias para implementar las políticas) que pretenden asegurar que se cumplan las directrices que la dirección ha establecido con el fin de controlar los riesgos. Las acciones de control pueden dividirse en tres categorías, según el tipo de objetivo de la entidad con el que están relacionadas, las operaciones, la viabilidad de la información financiera o el cumplimiento de la legislación aplicable.

Aunque algunos tipos de control están relacionados solamente con un área específica, con frecuencia afectan a diversas áreas. Dependiendo de las circunstancias, una determinada actividad de control puede ayudar a alcanzar objetivos de la entidad que corresponden a diversas categorías. De este modo, los controles operacionales también pueden contribuir a la fiabilidad de la información financiera, los controles sobre la fiabilidad de la información financiera pueden contribuir al cumplimiento de la legislación aplicable, y así, sucesivamente.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La Tesis de Hernández (2004), es congruente con Vallejos (2004) y a su vez con el Informe COSO; al respecto se menciona que es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante de un modo y en un plazo tal que permitan a cada uno asumir sus responsabilidades. Los sistemas de información generan informes, que recogen información operacional, financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control de la entidad. Dichos informes contemplan, no sólo, los datos generados internamente, sino también información sobre incidencias, actividades y condiciones externas, necesaria para la toma de decisiones y para formular informes financieros. Por otra parte, se debe establecer una comunicación eficaz en el sentido más amplio, lo cual implica una circulación multidireccional de la información, es decir ascendente, descendente y transversal. La dirección debe transmitir un mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de las responsabilidades de cada uno en materia de control. Los empleados deben comprender el papel que deben desempeñar dentro del sistema de control interno, así como la relación existente entre las actividades propias y las de los demás empleados. El personal deberá disponer de un sistema para comunicar información importante a los niveles superiores de la empresa. Asimismo, es necesaria una comunicación eficaz con terceros, tales como los usuarios de los servicios, los proveedores, los organismos de control y los accionistas.

Según Tuesta (2004), todas las empresas han de obtener información relevante, tanto financiera como de otro tipo, relacionada con las actividades y acontecimientos internos y externos. La información a recoger debe ser de la naturaleza que la dirección haya estimado relevante para la gestión de la empresa pública de saneamiento y debe llegar a las personas que la necesiten en la forma y el plazo que permitan la realización de sus responsabilidades de control y de sus otras funciones

SUPERVISIÓN

Los siguientes autores : Cossio (2004), Gamarra (2004) y Puelles (2004); coinciden con el Informe COSO, cuando indican que resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la forma de acciones de supervisión continuada, de evaluaciones periódicas o una combinación de los dos anteriores. La supervisión continuada se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende unos controles regulares efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de la evaluación de riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada. Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán ser puestas en conocimiento de la gerencia y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel directivo. Según Aldave (2004) , coincidente con la opinión de García (2004) , los sistemas de control interno y, en ocasiones, la forma en que los controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dato, pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Las causas pueden ser la incorporación de nuevos trabajadores, defectos en la formación y supervisión, restricciones de tiempo y recursos, y presiones adicionales. Asimismo, las circunstancias en base a las cuales se configuró el sistema de control interno en un principio también pueden cambiar reduciendo su capacidad de advertir de los riesgos originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la dirección tendrá que determinar si el sistema de control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos.Para la Universidad Nacional de Ancash y el Instituto de Desarrollo Gerencial (2005) y Panéz (2004), el proceso de supervisión asegura que el control interno continua funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación, por parte de trabajadores de nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan las medidas necesarias. Se aplicará a todas las actividades dentro de la entidad y a veces también a externos contratados. Por ejemplo, cuando se contrata a un tercero para la tramitación de siniestros sanitarios (con un impacto directo en el coste de las prestaciones) será necesario realizar una supervisión del funcionamiento de la actividad y los controles del tramitador externo.Según el instituto de Auditores Internos del Perú (2005) , las operaciones de supervisión se materializan en dos formas: acciones continuadas o evaluaciones puntuales. Normalmente los sistemas de control interno aseguran, en mayor o menor medida, su propia supervisión. En este sentido, cuando mayor sea el nivel y la eficacia de la supervisión continuada, menor será la necesidad de evaluaciones puntuales. La frecuencia necesaria de las evaluaciones puntuales para que la dirección tenga una seguridad razonable de la eficacia del sistema de control interno se deja al juicio de la dirección. A la hora de determinar dicha frecuencia, habrá que tener en cuenta lo siguiente: la naturaleza e importancia de los cambios y los riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de las personas que aplican los controles, así como los resultados conseguidos por la supervisión continuada. Una combinación de supervisión continuada y evaluaciones puntuales normalmente asegura el mantenimiento de la eficacia del sistema de control interno.De acuerdo con el INDECOPI (2005) y el Informativo Caballero Bustamante (2005) , conviene reconocer que las acciones normales y recurrentes de la entidad incorporan procedimientos de supervisión continuada que, ejecutándose en tiempo real y arraigados en la entidad, responden de manera dinámica a las circunstancias de cada momento. En consecuencia, resultan más eficaces que los procedimientos aplicados en la evaluación independiente. Esta se realiza a posteriori, por lo que el seguimiento continuado permite identificar los posibles problemas con mayor rapidez. No obstante, algunas entidades con acciones estables de supervisión continuada realizan evaluaciones independientes de su sistema de control interno o partes del mismo, de forma regular (por ejemplo, de forma rotativa en varios años). Si la entidad advierte la necesidad de frecuentes evaluaciones puntuales, deberá centrar sus esfuerzos en mejorar las acciones de supervisión continuada, poniendo más énfasis en los controles integrados que en los controles complementariosEl control interno, de acuerdo con el Informe COSO, puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y a prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. Puede ayudar a que una entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.

El Informe COSO, indica que el control interno garantiza el éxito de una entidad, es decir, asegura la consecución de objetivos básicos institucionales o como mínimo la supervivencia de la entidad. Incluso un control interno eficiente y eficaz sólo puede "ayudar" a la consecución de los objetivos de una entidad. Puede suministrar información para el directorio sobre el progreso de la entidad, o la falta de tal progreso, hacia la consecución de dichos objetivos. Sin embargo, el control interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en un gerente

En el marco de control postulado a través del Informe COSO, la interrelación de los cinco componentes (Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación, y Supervisión) genera una sinergia conformando un sistema integrado que responde dinámicamente a los cambios del entorno.Atendiendo a necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar parte de la esencia de la institución.Mediante un esquema de controles incorporados como el descrito:· Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegación de poderes.· Se evitan gastos innecesarios.

· Se generan respuestas ágiles ante circunstancias cambiantes

• LOS CRITERIOS EN LAS ACCIONES DE CONTROL

• CRITERIOS BÁSICOS DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL.

Según el MAGU, en el ámbito gubernamental los criterios de auditoría son emitidos por la Contraloría General de la República, con el fin de orientar la gestión de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. Los criterios básicos son líneas generales de acción que aseguran la uniformidad en las tareas que realizan los auditores. Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y, proporcionan una razonable seguridad de que se están logrando los objetivos y metas programados.Es igualmente importante disponer de un conjunto de normas, procedimientos y prácticas de auditoría que orienten la acción y permitan efectuar el control de calidad de la auditoría y medir los logros alcanzados.Los criterios básicos aplicables a la auditoría gubernamental son:

1. Eficiencia en el manejo de la auditoría gubernamental;Entrenamiento continuo;Conducta funcional del auditor gubernamental;Alcance de la auditoría;Comprensión y conocimiento de la entidad a ser auditada;Comprensión de la estructura de control interno de la entidad a ser auditada;Utilización de especialistas en la auditoría gubernamental;Detección de irregularidades o actos ilícitos;Reconocimiento de logros notables de la entidad;Comunicación oportuna de los resultados de la auditoría; Comentarios de los funcionarios de la entidad auditada;Presentación del borrador del informe a la entidad auditada;Calidad de los Informes de auditoría;Tono constructivo en la auditoría;Organización de los informes de auditoría; Revisiones de control de calidad en las Auditorías Internas;Transparencia de los informes de auditoría; y,Acceso de personas a documentos sustentatorios de auditoría.

1. LOS CRITERIOS EN LAS ACCIONES DE CONTROL.

Las acciones de control se llevan a cabo sobre la base de un conjunto de criterios.

1. Criterios de carácter profesional.- Los auditores ejecutan las acciones de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas de Auditoría gubernamental, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Reglamento de los Organos de Control Institucional, Reglamento de Auditoría Interna, Reglamento de Auditoría Externa, Reglamento de Control Interno y otras normas relacionadas,
2. Criterios Institucionales.- Estos criterios están constituidos por las normas institucionales, como: Normas del Sector Vivienda, Normas del Sector Saneamiento, Normas presupuestarias, planes estratégicos, planes operativos, etc.
3. Criterios especializados.- Tales como, criterios de eficiencia, eficacia y economía de los recursos institucionales; criterios de efectividad de los servicios de saneamiento, criterios de costeo de los servicios de saneamiento; criterios de impacto, criterios de resultado y criterios de producto, otros relacionados con la prestación de los servicios de saneamiento.

Por otro lado, las acciones de control son ejecutadas con base a un plan operativo anual, en cuya elaboración se aplican criterios de economía, objetividad, oportunidad y de relevancia material, y se toman en consideración:

1. Los lineamientos establecidos en los planes estratégicos y operativos;Los resultados de las acciones de control desarrollada en ejercicios anteriores; Los planes, programas, objetivos y metas a cumplir por la entidad en el respectivo ejercicio;La situación administrativa, importancia, dimensión y áreas críticas de la entidad.Las denuncias recibidas; Las propias recomendaciones, las que formulen las firmas de auditoría y los órganos de control externo.

1. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE LAS ACCIONES DE CONTROL

Interpretando al MAGU, los procedimientos de las acciones de control son operaciones específicas que se aplican en el desarrollo de dichas acciones e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias.Los procedimientos pueden agruparse en: i) Pruebas de control; ii) Procedimientos analíticos; y, iii) Pruebas sustantivas de detalle.

Las técnicas que se aplicarán en las acciones de control son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión. Las técnicas más utilizadas al realizar pruebas de transacciones son las siguientes: i) Técnicas de verificación ocular; ii) técnicas de verificación oral; iii) técnicas de verificación escrita; iv) Técnicas de verificación documental; y, v) técnicas de verificación física.

Por otro lado, las técnicas de las acciones de control pueden clasificarse como técnicas de prevención y de descubrimiento.Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:

• Autorización supervisora de las transacciones de compras y gastos; Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos; Balance, transacción por transacción, en un sistema en línea; Verificación y validación de los datos entrados en un sistema de computador; Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema; Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:

• Conciliación de informes de balance por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios; Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes; Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas; Revisión y aprobación de informes de mantenimiento;Auditoría interna; Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan; En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares; Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.

• LA EVIDENCIA EN LAS ACCIONES DE CONTROL

Según la NAGU3.40, en las acciones de control, debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que se formula con respecto a la entidad, programa, actividad o función que es objeto de la acción de control.Para las acciones de control, se denomina evidencia a la información que se obtiene el auditor para extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinión. La evidencia comprende los documentos fuente (originales), registros, información administrativa, información presupuestaria y de otras fuentes. La evidencia se obtiene mediante la apropiada combinación de pruebas de controles y procedimientos sustantivos. La evidencia puede ser de tipo física, documental, testimonial y analítica.La realización de procedimientos y técnicas es la principal actividad en la ejecución de las acciones de control. Los procedimientos se efectúan con el objeto de obtener evidencia que permita al auditor formarse una opinión sobre la información examinada.La evidencia es suficiente cuando es la medida de la cantidad de evidencia obtenida y se refiere al alcance de los procedimientos desarrollados.La evidencia es competente, cuando se es la medida de la calidad de las evidencias obtenidas, su aplicabilidad respecto a una aseveración en particular y su confiabilidad.La evidencia es relevante o pertinente, cuando se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.La calidad de la evidencia está referida a la naturaleza y oportunidad de los procedimientos a ejecutarse. La consideración de la naturaleza de los procedimientos, puede ser útil para considerar que la evidencia obtenida de fuentes externas es más confiable que la proveniente de fuentes internas; la evidencia que se obtenga de terceros no relacionados o creada por ellos es más convincente que aquella que es obtenida de entes relacionados; la evidencia de auditoría que se obtenga dentro de la entidad es más convincente cuando el control interno es efectivo; la evidencia de auditoría que se obtenga directamente mediante comparación, inspección, observación o examen físico, es más convincente que aquella que es obtenida directamente mediante indagaciones con otros; la evidencia que se obtenga de varias fuentes que sugieran la misma conclusión es más convincente que aquella conseguida de una sola fuente; la evidencia de auditoría bajo la forma de documentos y manifestaciones escritas es más confiable que bajo la forma de declaraciones orales.

Generalmente, el auditor necesita apoyarse en evidencias que son más persuasivas que concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferente fuentes o distinta naturaleza para sustentar una misma aseveración. El auditor no examina, por lo general, toda información disponibles, pues es posible establecer conclusiones a partir de un saldo de cuenta o un tipo de transacción mediante el uso del criterio o procedimiento de muestreo estadístico.

• LOS HALLAZGOS EN LAS ACCIONES DE CONTROL

El Diccionario de la Lengua Española publicado por la Real Academia Española considera que el término hallazgo tiene tres acepciones: a) cosa hallada; b) acción y efecto de hallar; y, c) encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuotas; propio del cambio del derecho. Aun cuando el primer concepto podría asociarse con las acciones de control, la segunda acepción sobre acción y efecto de hallar, define con mayor precisión la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este término tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.Generalmente, el término hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en el sistema de control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca hechos y otra información obtenida por las acciones de control que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad y a otras personas interesadas.Según Panez (1986), coincidente con el MAGU, se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante una acción de control aplicada a la entidad, gerencia, departamento, área, proyecto, programa, actividad, función u operación. El hallazgo, es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Son elementos de los hallazgos la condición, criterio, causa y efecto. Los requisitos que deben reunir los hallazgo son: importancia relativa que amerite ser comunicado, basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo, objetivo, convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

Según Holmes (1999), el auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: i) Condiciones al momento de ocurrir el hecho; ii) Naturaleza, complejidad y magnitud de las operaciones examinadas; iii) Análisis crítico de cada hallazgo importante; iv) Integridad del trabajo de auditoría; v) autoridad legal; y, vi) Diferencias de opinión.

• CASUÍSTICA DE ACCIONES DE CONTROL.

CASO 1:

"EXAMEN ESPECIAL

A LA GERENCIA DE SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN"

01.01.2002 al 31.12.2002

I. INTRODUCCIÓN

1. ORIGEN DEL EXAMEN

El "Examen Especial a la Gerencia de Supervisión y Fiscalización", período 01.01.2002 – 31.12.2002, se efectúa de conformidad con lo establecido en el Plan Anual de Control para el año 2005, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 213-2001-CG, publicado el 13.12.2001, correspondiendo por tanto a una acción de control planificada.

La Comisión de Auditoría fue acreditada a través del Memorándum Nº 021-2003/SUNASS-040 del 01.02.2003.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

Naturaleza

La naturaleza de la acción de control corresponde a un Examen Especial.

Objetivo General

El objetivo general del Examen Especial es examinar las acciones de supervisión y fiscalización realizados por el órgano correspondiente, con la finalidad de verificar el cumplimiento de la normatividad sobre prestación de servicios de saneamiento; así como, de las disposiciones dictadas por la SUNASS, para las empresas prestadoras bajo su ámbito.

Objetivos Específicos

1. Evaluar la gestión administrativa de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización, en cuanto al cumplimiento de metas y objetivos previstos para el período 2002.2. Evaluar y verificar el proceso de supervisión y fiscalización a las EPS en el 2002.

3. Evaluar el sistema de control interno de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas – NAGA y Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU, esta última, aprobada por Resolución de Contraloría N° 162-95-CG de 22.09.1995 y modificada mediante Resoluciones de Contraloría Nos. 246-95-CG de 28.12.1995, 112-97-CG de 20.06.1997 y 259-2000-CG de 13.12.2000.

El Examen comprendió el análisis y revisión selectiva de los procesos aplicados en las fiscalizaciones y/o supervisiones y aplicación de sanciones a las empresas prestadoras de servicios, durante el período comprendido entre el 01.01.2002 al 31.12.2002.

Limitaciones

La Comisión de Auditoría, no tuvo limitación para el acceso a la información de las áreas involucradas en la acción de control.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDADAntecedentesBase Legal

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

Por la importancia relativa de las deficiencias evidenciadas en el Examen, la Comisión de Auditoría determinó no comunicar Hallazgos de Auditoría, conforme a lo prescrito en la NAGU 3.60 aprobada por Resolución de Contraloría Nº162-95-CG del 22.09.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 07.12.2000, respectivamente, concordante con el numeral 14 del Artículo 139º de la Constitución Política del Perú de 1993.

6. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO

Las consideraciones sobre la estructura de control interno no revelan necesariamente todos sus aspectos que podrían ser reportables, y consecuentemente, no revelará todos los hechos que también pudieran ser considerados como debilidades materiales, debido a la selectividad de la evaluación de las operaciones, siendo la administración de la Entidad la responsable de implantar y mantener un sistema eficaz de control interno; sin embargo, aquellas debilidades de control interno detectadas como resultado del Examen, fueron comunicadas al Titular a través del Memorando Nº 039-2003/SUNASS-040, el mismo que se adjunta como Anexo Nº 01 del presente Informe.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Como resultado del Examen practicado, se han determinado aspectos relacionados o que guardan relación con la operatividad del accionar de la SUNASS; los mismos que por su importancia o relevancia se exponen a continuación:

7.1 Con Resolución Suprema Nº 248-2002-PCM del 28.08.2002, se aprobó el Cuadro de Asignación de Personal – CAP de la SUNASS, estableciéndose la cantidad de 69 plazas aprobadas. 7.2 Al 30.09.2002, se produjo la salida de 25 trabajadores de la SUNASS, por adecuación al Cuadro de Asignación de Personal – CAP, comprendiéndose entre ellos a siete (7) profesionales de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización. 7.3 La capacidad operativa de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización, de Enero a Septiembre del 2002 fue de doce (12) profesionales y una (1) secretaria, contratados a plazo indeterminado; y a partir del 01.10.2002 quedó disminuida a cinco (05) profesionales y una (1) secretaria. 7.4 Mediante Decreto Supremo Nº 091-2002-PCM publicado el 19.11.2002, se fijo de manera excepcional, período de vacaciones de personas que prestan servicios en los pliegos y unidades ejecutoras del Poder Ejecutivo, con el objetivo de estimular el desarrollo del turismo interno, entre el 15 de diciembre de 2002 al 4 de enero de 2003; acatando la SUNASS lo dispuesto en la norma, entre los que se consideraron a los trabajadores de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización. 7.5 Por razones presupuestales la supervisión y fiscalización que realizó el órgano de línea en el ejercicio 2002, fue de dos (2) modalidades: "Desde la sede central", con información remitida por las Empresas Prestadoras de Servicios de Saneamiento (vía transmisión electrónica de datos – FTP), y "De campo" por visitas in situ para atender asuntos puntuales que provienen generalmente de contingencias ocurridas (denuncias) o a requerimientos de Congresistas de la República.

7.6 Con Informe Nº 024-2002/SUNASS-120 del 08.02.2002, el Ing. QQQ, actual Gerente de Supervisión y Fiscalización, señala que durante el ejercicio 2002, la Gerencia de Supervisión y Fiscalización, efectuó 17 fiscalizaciones a diversas Empresas Prestadoras de Servicios, formulándose en total 112 observaciones, de las cuales según el cuadro adjunto se aprecia que se han superado 105 y se encuentran en proceso 07.

Las fiscalizaciones practicadas por el órgano de línea, se hicieron "Desde la sede central" y "De campo".

1. "Desde la sede central": Con información remitida por las EPS vía transmisión electrónica de datos (FTP), a través del cual se fiscalizaron a siete (7) empresas (EMAPA HUACHO S.A., EMAPA CAÑETE S.A., EPS EMPSSAPAL S.A., EPSEL S.A., EPS TACNA, EPS SEDACUSCO, EPS CHIMBOTE).
2. "De campo": Mediante comisiones de servicio realizadas por profesionales de la Gerencia de Línea (in situ), se fiscalizaron a SEDAPAL (7 centros de servicios: Comas, San Juan de Lurigancho, Breña, Surquillo, Ate, Callao y Villa El Salvador), y a 3 EPS (EMFAPATUMBES, EPS GRAU, SEDALIB).

Es decir, de enero a diciembre del año 2002 se practicaron 17 fiscalizaciones a Empresas Prestadoras de Servicios de Saneamiento, considerando a 7 Centros de Servicios de SEDAPAL.

De las empresas evaluadas, SEDAPAL COMAS, SEDAPAL SURQUILLO, EPS EMAPA HUACHO S.A., EMFAPATUMBES Y EPS GRAU S.A., se ha revelado que las verificaciones efectuadas por los especialistas a través de los Informes entregados a las EPS, consignan información referida a las áreas: comercial (aspecto comercial), operacional (aspectos operativos y de mantenimiento) y control de calidad del agua (aspectos de calidad del agua distribuida).

7.7 Respecto al "Estado de Implementación de Observaciones y/o Medidas Correctivas", correspondiente a las fiscalizaciones realizadas en el año 2002, según información remitida por la Gerencia de Línea.

7.8 Con relación a las Sanciones aplicadas a las Empresas Prestadoras de Servicios de Saneamiento, durante el ejercicio 2002, se ha evidenciado que fueron las siguientes:

1. EPS MOQUEGUA, mediante Resolución de Gerencia General Nº 022-2003-SUNASS-GG del 31.03.2003, publicado el 03.04.2003, por el motivo de "No aplicar Segunda Etapa del reordenamiento Tarifario".EPS NOR PUNO S.A., mediante Resolución de Gerencia General Nº 058-2003-SUNASS-GG del 16.12.2003, publicado el 08.01.2004, por el motivo de "No aplicar Segunda Etapa del reordenamiento Tarifario".

7.9 Igualmente, a través del Informe Nº 024-2002/SUNASS-120 del 08.02.2002, el Ing. QQQ, Gerente de Supervisión y Fiscalización, señala como problemática de las EPS "El mal estado de conservación de la infraestructura o falta de ésta originan problemas de calidad del servicio y la implementación de la medida correctiva requiere de recursos económicos y tiempo"; y que, "No todas las empresas tienen metas de gestión establecidas".

7.10 De la información remitida por la Gerencia de Administración y Finanzas de la entidad, se ha evidenciado que durante el ejercicio 2002, funcionarios y ex funcionarios de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización efectuaron comisiones de servicios a las ciudades de Chimbote, Arequipa, Huancayo, Ayacucho, Iquitos, Tumbes, Piura, Chiclayo, Cuzco, Trujillo y Huaraz; recibiendo el importe diario de S/.XXX.XX, habiendo presentado las rendiciones de cuentas por los gastos incurridos dentro de los plazos previstos en la normatividad vigente.

II. OBSERVACIONES

De la revisión efectuada a los informes que sustentan las fiscalizaciones practicadas a las Empresas Prestadoras de Servicios de Saneamiento por parte de la Gerencia de Supervisión y Fiscalización durante el ejercicio 2002, reveladas en el capítulo precedente, la Comisión de Auditoría estima pertinente no formular observaciones.

III. CONCLUSIONES

Del numeral 7. Otros aspectos de importancia, del Capítulo I, se determina la conclusión siguiente:

Entre el 01.01.2002 al 31.12.2002, la Gerencia de Supervisión y Fiscalización realizó diecisiete (17) fiscalizaciones a Empresas Prestadoras de Servicios de Saneamiento (EPS), de los cuales se practicaron siete (7) "Desde la sede central" con información remitida por las EPS vía transmisión electrónica de datos (FTP), y diez (10) "De campo" o in situ: de las cuales se practicaron a siete (7) centros de servicios de SEDAPAL y a tres (3) EPS (EMFAPA TUMBES, EPS GRAU y SEDALIB). Como resultado de dichas fiscalizaciones practicadas se emitieron 112 observaciones, se implementaron 105 y se encuentran en proceso 7. (Otros aspectos de importancia 7.5 al 7.7).

IV. RECOMENDACIONES

De la conclusión evidenciada en el presente examen se estima pertinente formular la siguiente recomendación:AL DESPACHO DE LA PRESIDENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LA SUNASSEn mérito a sus funciones y atribuciones conferidas por Ley, se sirva disponer lo siguiente:

1. Que, la Gerencia General disponga a la Gerencia de Supervisión y Fiscalización, que las supervisiones y/o fiscalizaciones a las Empresas Prestadoras de Servicios de Saneamiento (EPS), en la medida de sus posibilidades se efectúen in situ; así como, se verifique selectivamente la veracidad de la información que remitan las EPS, vía transmisión electrónica de datos (FTP).

Asimismo, se reitere a las EPS la total implantación de las siete (7) Medidas Correctivas correspondiente al ejercicio 2003, que se encuentran "en proceso". (Conclusión Nº 1).

Magdalena del Mar, 31 de marzo de 2005

Gerente de Auditoría Interna (e)

CASO 2:

EXAMEN ESPECIAL "ÁREA DE PERSONAL"

1. INTRODUCCIÓN

1. El presente examen es una acción de control programada, dentro del Plan Anual de Control del año 2001, con el código N° 2-4539-2001-001. Cabe indicar que esta acción de control no se reprogramó en el Plan Anual de Control del año 2002, sin embargo su ejecución y conclusión fue en ese año.

2. Origen del examen

   Se trata de un examen especial, cuyo objetivo es la evaluación de los controles internos del área de Personal, en cuanto al pago de planillas, así como la revisión de los procedimientos utilizados en la realización de esas actividades.

3. Naturaleza y objetivos del examen

   El presente examen tiene un alcance desde el mes de Julio del 1997 al primer semestre del año 2001, y comprendió la revisión de las actividades realizadas por el área de Personal para el pago de Planillas, así como la revisión de los diversos procedimientos relacionados con esta actividad. Adicionalmente para el caso de la observación N° 06, se determinó la necesidad de ampliar el alcance al año 1995.

   Limitaciones

   La presente acción de control fue suspendida en el mes de noviembre del año pasado por falta de continuidad de las personas que venían llevando a cabo el trabajo de campo. En dicho mes la ex Titulardel OAI dejó de laborar, así como la profesional contratada, que se encontraba reemplazando a la Especialista en Auditoría (hoy denominado Auditor) quien se encontraba en su descanso pre y post natal. La Gerencia fue encargada a la Auditora; quien fue la única persona que laboró en el OAI durante lo que restó del año 2001. A partir del mes de enero del 2002, se contó con el apoyo de una Auditora y se priorizó la atención de las actividades de carácter permanente, realizándose además el examen especial sobre Nepotismo, solicitado por la Contraloría General de la República; de tal forma que en el mes de febrero el examen fue retomado. Cabe indicar que el examen se orientó básicamente a las actividades desarrolladas por el ex Jefe de Recursos Humanos, Manuel Oyarce Postigo, toda vez que existió un requerimiento expreso de la Gerencia en ese sentido, determinándose la necesidad de realizar un informe especial el mismo que fue elaborado y posteriormente remitido en Abril a la Contraloría General de la República. Cabe indicar que en dicho mes nuevamente se suspendió el examen, quedando pendiente la elaboración y emisión del presente informe de acuerdo a la NAGU 4.40

4. Alcance del examen

   -.-

5. Antecedentes y base legal de la entidad

   Durante el desarrollo del trabajo se ha dado cumplimiento a la comunicación de hallazgos efectuados al personal que no labora y labora en la Entidad. Tal comunicación se realizó mediante los Oficios N° 036 y 038 – 2001/SUNASS – 040, memorando N° 169 – 2001 / SUNASS – 040; memorandos N° 025, 026 y 027-2002/SUNASS-040 y Oficios N° 009, 010 y 011-2002/SUNASS-040.

   En el Anexo N° 01 se indica la relación del personal al servicio de la entidad examinada y que ha sido considerado en las observaciones contenidas en el presente informe.

6. Comunicación de hallazgos
7. Memorando de control internoOtros aspectos de importancia

Durante el desarrollo de la Acción de Control, la Administración tomó acción sobre los siguientes aspectos:

Correctivos adoptados por la administración, durante la ejecución de la acción de control, que han permitido superar hechos observables:

• Cobro a once trabajadores y ex trabajadores, a quienes se les abonó gratificaciones en exceso por S/. 11,764.86 (Ref. Observación N° 5)Cobro a cuatro trabajadores a quienes se les abonó por duplicado la bonificación vacacional, por S/. 18,233.93 (Ref. Observación N° 6, 6.1)Reintegro por bonificación vacacional dejadas de pagar en su oportunidad a dos trabajadoras por S/. 10,611.00. (Ref. Observación N° 6, 6.2)

Otros

• Con la aprobación de la nueva política remunerativa de SUNASS, mediante Decreto Supremo N° 147-2001-EF, publicado el 14 de Julio de 2001, quedó sin efecto el otorgamiento de las bonificaciones por escolaridad y vacacional.

1. OBSERVACIONES

1. IRREGULARIDADES EN EL AREA DE RECURSOS HUMANOS OCASIONARON PAGOS POR S/xxxx.xx

2. INADECUADA SUPERVISIÓN DEL MANEJO DE PLANILLAS POR PARTE DE LA EX JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN

3. DEFICIENCIAS EN LA PROGRAMACIÓN VACACIONAL OCASIONARON PAGO EN EXCESO DE S/. xxxxx.xx QUE NO FUE DESCONTADO DE LA LIQUIDACIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES

3.1 PAGO POR ADELANTADO POR CONCEPTO DE BONIFICACIÓN VACACIONAL, ASCENDIÓ A UN TOTAL DE S/. xxxx.xx

3.2 INADECUADO CONTROL PREVIO A LA LIQUIDACIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES DEL LIC. OYARCE ORIGINÓ QUE NO SE DESCONTARA LA BONIFICACIÓN VACACIONAL PAGADA POR ADELANTADO

4. EXISTEN DEFICIENCIAS EN LOS CONTROLES RELACIONADOS CON LA PROGRAMACIÓN DEL ROL VACACIONAL ASI COMO CON EL USO FÍSICO DE VACACIONES SE DETERMINÓ DEFICIENCIAS EN LA LIQUIDACIÓN DE GRATIFICACIONES POR FIESTAS PATRIAS Y NAVIDAD, LO QUE HA OCASIONADO PAGOS EN EXCESO POR S/.xxxxx.xxDEFICIENCIAS EN LAS BONIFICACIONES POR VACACIONES EN LOS PERÍODOS 2000 Y 2001

6.1 DUPLICIDAD DE PAGO POR CONCEPTO DE BONIFICACIÓN VACACIONAL, POR S/. xx,xxx.xx

6.2 BONIFICACIONES POR VACACIONES POR PAGAR POR EL MONTO DE S/. xx,xxx.xx

3. CONCLUSIONES

1. Se efectuaron pagos irregulares por bonificación y adelanto vacacional por s/ xx,xxx.xx.

2. (Observación N° 01)

   (Observación N° 02)

3. Existió una inadecuada supervisión del manejo de planillas por parte de la ex jefatura de administración y finanzas.
4. Se produjeron deficiencias en la programación vacacional que ocasionaron un pago adelantado de la bonificación por S/. xx,xxx.xx, el mismo que no fue descontado de la liquidación de beneficios sociales. (Observación N° 03)

4. Se ha observado las siguientes deficiencias en los controles relacionados con la programación del rol vacacional así como con el uso físico de vacaciones:

• Doble programación de vacaciones en un mismo período

• Programación de vacaciones a los trabajadores sin haber cumplido un año completo de serviciosKardex "Rol Vacacional" no fue elaborado en orden cronológico

(Observación N° 04)

4. Se determinó deficiencias en la liquidación de gratificaciones por fiestas patrias y navidad, lo que ha ocasionado pagos en exceso por s/.xx,xxx.xx.

5. Observación N° 05)

6. Existieron deficiencias en las bonificaciones por vacaciones en los períodos 2000 y 2001 :

• Duplicidad de pago por concepto de bonificación vacacional, por S/. xx,xxx.xx.

• Bonificaciones vacacionales por pagar por el monto de S/. xx,xxx.xx.

(Observación N° 06)

IV. RECOMENDACIONES

A la Presidencia del Consejo Directivo:Disponer a la Gerencia General :

1. Que la Gerencia de Administración y Finanzas refuerce su labor de supervisión, toda vez que la segregación de funciones en el área de personal es limitada, debido a que una sola persona efectúa todas las funciones relacionadas con la administración de personal. Para dicha labor se sugiere que se conforme un grupo de trabajo conducente a que se optimice la utilización de las bondades de los sistemas de información existentes (TEMPUS y SIGA), tal que dichos sistemas se interconecten, y produzcan reportes gerenciales que coadyuven a la función de supervisión, así como que faciliten la labor operativa del área de Recursos Humanos.

2. ( Conclusiones N° 01 y 02)

   (Conclusión N° 03)

3. Que la Gerencia de Administración y Finanzas, previo al pago de la liquidación de beneficios sociales, confronte el tiempo de vacaciones gozadas por el trabajador con las vacaciones truncas que se hubieran generado, a fin de que no se produzca duplicidad al momento de efectuar la liquidación correspondiente.

   (Conclusión N° 03. 04 y 06)

4. Que la Gerencia de Administración y Finanzas, para efectos de la programación vacacional, instruya a las diferentes áreas de la Institución que el derecho al goce vacacional se genera una vez cumplido un año de servicios. De esta manera, se está dando cumplimiento a la normatividad establecida al respecto.

   (Conclusión N° 04)

5. Que la Gerencia de Administración y Finanzas, mediante el área de Personal, en tanto se realice el interface entre el sistema SIGA y TEMPUS, optimice el documento "Kardex Rol Vacacional", el mismo que deberá contener el historial de uso de vacaciones por cada trabajador, determinando las vacaciones gozadas y pendientes en forma cronológica.

   (Conclusión N° 05)

6. Que la Gerencia de Administración y Finanzas, mediante el área de Personal prosiga con la recuperación de los pagos en exceso correspondientes a gratificaciones de fiestas patrias y navidad.
7. Que meritúe el inicio del proceso de deslinde de responsabilidades que le competen a los funcionarios y ex funcionarios involucrados en el presente informe, por las deficiencias señaladas en las observaciones N° 01 al 06.

Magdalena del Mar, 11 de Setiembre de 2002

Gerente de Auditoría Interna (e)

CASO 3: ACCIÓN DE CONTROL Nº 2-4539-2003-001

EXAMEN ESPECIAL "ATENCIÓN DE RECLAMOS DE USUARIOS"

I. INTRODUCCIÓN1. ORIGEN DEL EXAMENEl Examen Especial, sobre "Atención de Reclamos de Usuarios", período 01.01.2002 al 31.12.2002, se efectúa de conformidad con lo consignado en el Plan Anual de Control para el año 2003, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 300-2002-CG, publicado el 23.DIC.2002, correspondiendo por tanto a una acción de control planificada.La Comisión de Auditoría fue acreditada a través del Memorándum Nº 012-2003/SUNASS-040, del 03.FEB.2003.2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMENLa naturaleza de la acción de control corresponde a un Examen Especial.

El objetivo general del Examen Especial es verificar si los procesos de atención de los reclamos formulados por los usuarios, se cumplen satisfactoriamente de acuerdo a las normas y directivas establecidas para tal fin y si las mismas están operando de manera efectiva.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial comprende la verificación selectiva de los procesos aplicados a la Atención de los Reclamos de Usuarios, durante el período comprendido entre el 01.01.2002 al 31.12.2002.

El examen se efectuó en concordancia con las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) y el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), aprobadas con Resoluciones de Contraloría Nos. 162-95-CG y 152-98-CG, respectivamente.

Limitaciones

La Comisión de Auditoría, no tuvo limitación para el acceso a la información del área evaluada.

4.ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD

Antecedentes.-

Base LegaL.-

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

En cumplimiento de la NAGU 3.60 "Comunicación de Hallazgos de Auditoría", aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.SET.95, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG, del 07.DIC.2000, respectivamente, concordante con el Art. 139º numeral 14 de la Constitución Política del Perú de 1993, la Comisión de Auditoría comunicó, en forma oportuna y por escrito, los hallazgos emergentes de la acción de control.

6. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO

Durante el examen especial se emitió el Memorando de Control Interno, el mismo que se adjunta como Anexo Nº 02 del presente Informe.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Durante el desarrollo de la Acción de Control, la Comisión de Auditoría tomó conocimiento de lo siguiente:

• Que la Alta Dirección no obstante las limitaciones presupuestales, en la medida de sus posibilidades autorizó la contratación de recursos humanos, a fin de atender el incremento de reclamos presentados, tal como se muestra a continuación:

1999 : 918 expedientes. 2000 : 3,458 expedientes2001 : 9,124 expedientes 2002 : 16,038 expedientes

• Asimismo, a fin de atender la cartera pesada que se arrastraba de años anteriores, con fecha 04.FEB.2002, la SUNASS contrató por locación de servicios al Estudio ABC Abogados, con la finalidad de que el referido estudio elabore los proyectos de resoluciones a fin de que el Tribunal de Solución de Controversias resuelva en segunda y última instancia administrativa los reclamos que presenten los usuarios de los servicios de saneamiento contra las empresas prestadoras, de acuerdo a especificaciones técnicas de las bases de adjudicación directa selectiva Nº006-2001-GAF/SUNASS; sin embargo, mediante Acta de fecha 21.MAY.2002, de común acuerdo resuelven y liquidan el contrato de locación de servicios suscrito. Con fecha 18.DIC.2002 la SUNASS a través de la Gerencia General celebró un Contrato de Locación de Servicios con la empresa XYZ CONSULTING S.A.C., a fin de que la citada empresa realice la evaluación, diagnóstico y análisis del procedimiento de reclamos; así como, entregar a la SUNASS recomendaciones (técnicas, económicas y jurídicas) debidamente fundamentadas que permitan reducir significativamente el número de reclamos comerciales que recibe la empresa prestadora de servicios de saneamiento (Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Lima Sociedad Anónima – SEDAPAL, en primera instancia administrativa y lograr el mismo efecto en el Tribunal Administrativo de Solución de Reclamos de los Usuarios de los Servicios de Saneamiento de la SUNASS, como segunda instancia administrativa, elevando la referida empresa consultora su Informe Final que incluye diagnóstico y recomendaciones para SEDAPAL y para la SUNASS – TRASS; debiendo ésta última implementar en la medida de sus posibilidades las recomendaciones formuladas por la empresa consultora, a fin de optimizar las funciones del Tribunal. Mediante Resolución de Consejo Directivo Nº005-2003-SUNASS-CD, publicado el 24.ABR.2003, se aprobó el "Reglamento de Reclamos Comerciales de Usuarios de Servicios de Saneamiento", la "Directiva de Contrastación de Medidores de Agua potable" e Incorporó el numeral 6.6 a la "Directiva Importe a Facturar y Comprobantes de Pago" aprobada por Resolución de Superintendencia Nº1179-99-SUNASS.

La citada Norma entrará en vigencia a los 60 días calendario contados desde el día de su publicación; derogando el Reglamento de Reclamos Comerciales de Servicios de Saneamiento, aprobado por Resolución de Consejo Directivo Nº033-2001-SUNASS-CD, Directiva de contrastación de Medidores de Agua Potable, aprobada por Resolución de Consejo Directivo Nº034-2001-SUNASS-CD, numeral 12.5 de la Directiva Importe a Facturar y Comprobantes de Pago de los Servicios de Saneamiento aprobada por Resolución de Superintendencia Nº1179-99-SUNASS y los Artículos 2º, 4º y 5º de la Resolución de Superintendencia Nº244-2000-SUNASS, modificado por Resolución de Consejo Directivo Nº059-2001-SUNASS-CD.

II. OBSERVACIONES

1. SE HA EVIDENCIADO QUE EL TRASS DURANTE EL AÑO 2002, HA EMITIDO RESOLUCIONES FUERA DEL PLAZO ESTABLECIDO; OCASIONANDO QUE LAS MISMAS PUEDAN SER IMPUGNADAS Y/O DENUNCIADAS POR LOS USUARIOS ANTE OTRAS INSTANCIAS.

2. RESOLUCIONES EMERGENTES DE RECLAMOS PRESENTADOS POR USUARIOS, SON REMITIDOS A LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN PLAZOS QUE SUPERAN EL MES; CON EL AGRAVANTE QUE ESTA ULTIMA, REVELA NO HABER EFECTUADO LAS NOTIFICACIONES EN FORMA OPORTUNA.

III. CONCLUSIONES

De las observaciones descritas en el Capítulo precedente, se determinan las conclusiones siguientes:

1. Se ha evidenciado que el TRASS durante el año 2002, ha emitido resoluciones fuera del plazo establecido; incumpliendo lo preceptuado en el Artículo 142º.- Plazo máximo del procedimiento administrativo, de la Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobada por Ley Nº 27444 publicada el 10.ABR.2001; el numeral 143.1 del Artículo 143º Responsabilidad por incumplimiento de plazos y lo consignado en el numeral 131.2 del Artículo 131º.- Obligatoriedad de plazos y términos, de la citada Norma legal. Igualmente, han inobservado lo consignado en el Artículo 57º.- Plazo para resolver y notificar en segunda instancia, del Reglamento de Reclamos Comerciales de Usuarios de Servicios de Saneamiento, aprobado por Resolución de Consejo Directivo Nº033-2001-SUNASS-CD, publicado el 09.JUL.2001, vigente a partir del 23.JUL.2001; ocasionando que las mismas puedan ser impugnadas y/o denunciadas por los usuarios ante otras instancias y dañar la imagen institucional de la SUNASS frente a los usuarios; hechos que se han originado por inobservancia de las normas que rigen al respecto, por parte de los responsables del TRASS, al no haber resuelto oportunamente las reclamaciones presentadas por los usuarios. (Observación N° 01).Resoluciones emergentes de reclamos presentados por usuarios, son remitidos a la oficina de Trámite Documentario en plazos que superan el mes; inobservando lo preceptuado en el artículo 24º de la Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobada por Ley Nº 27444 publicada el 10.ABR.2001; ocasionando que las Resoluciones emitidas por el TRASS, consignen fechas excesivamente distantes en comparación con las fechas de las notificaciones, situación que demostraría que las resoluciones se emiten y se mantienen en los archivos del TRASS, para posteriormente remitirlas a la Oficina de Trámite Documentario; hechos que se han originado por inobservancia de las normas que rigen al respecto, por parte de los funcionarios responsables del TRASS, al no haber remitido oportunamente las resoluciones formuladas al área de Trámite Documentario para su notificación y entrega oportuna; agregando que esta última también incumplió los plazos previstos por la misma inobservancia descrita. (Observación N° 2).

3. RECOMENDACIONES

De las conclusiones evidenciadas en el presente examen se estima pertinente formular las siguientes recomendaciones:AL DESPACHO DE LA PRESIDENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LA SUNASSEn mérito a sus funciones y atribuciones conferidas por Ley, se sirva disponer a la Gerencia General lo siguiente:

1. Que, la Gerencia General, determine las sanciones a que hubiere lugar, a los funcionarios y ex – funcionario comprendidos en las observaciones evidenciadas en el presente Informe, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación vigente. (Conclusiones Nos. 1 al 2).Que, el Presidente del TRASS, disponga que los integrantes del Tribunal cumplan con atender y resolver los expedientes de reclamos dentro de los plazos previstos; debiendo la entidad, en la medida de sus posibilidades dotar de capacidad operativa idónea y suficiente. (Conclusión N° 1).Que, el Presidente del TRASS, disponga a los señores Vocales que los proyectos de resoluciones remitidas para su revisión y aprobación sean resueltas oportunamente, a fin de que la Secretaría Técnica remita en el debido plazo, a la Oficina de Trámite Documentario, para su notificación. Asimismo, deberá supervisar y monitorear las acciones encomendadas a los integrantes del Tribunal; inclusive, los señores Vocales deberán realizar coordinaciones permanentes con el personal, a fin de lograr las metas previstas y solucionar los problemas inherentes a dicho órgano, de conformidad con lo establecido en el Manual de Organización y Funciones. Igualmente, la Oficina de Trámite Documentario deberá cumplir con notificar a los usuarios, dentro de los plazos previstos en la Ley y en el Reglamento vigente. (Conclusión N° 2).

Magdalena del Mar, 30 de mayo de 2003

Gerente de Auditoría Interna (e)

• EL VALOR AGREGADO DE LAS ACCIONES DE CONTROL.

0. Las acciones de control no sólo son actividades ejecutivas de los auditores, si no que más allá de esto facilitan valor agregado en dos grandes aspectos, en cuanto al monitoreo de las recomendaciones y en el otorgamiento de asesoría especializada en aspectos relacionados al control institucional.Resulta necesario realizar un monitoreo del sistema de control de la entidad en general y de las recomendaciones emitidas en los informes de las acciones de control en particular, evaluando la calidad de su cumplimiento y rendimiento en provecho de los objetivos institucionales. Dicho monitoreo tomará la forma de actividades de supervisión continuada, de evaluaciones periódicas o una combinación de las dos anteriores. La supervisión continuada se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende el seguimiento de los controles regulares. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada. Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso deberán ser puestas en conocimiento de gerencia y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel directivo, para que tomen las acciones ejecutivas que correspondan en beneficio de la legalidad, economía, eficiencia, eficacia y optimización integral de la entidad.El proceso de monitoreo o supervisión asegura que el control interno continúa funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación, de la manera que se han diseñado o rediseñado los controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan las medidas necesarias. Se aplica a todas las actividades dentro de la entidad.Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un seguimiento de la eficacia del control interno en el desarrollo normal de las actividades de la entidad. Comprenden actividades corrientes de gestión y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias. Aunque los procedimientos de monitoreo continuado suelen proporcionar información importante sobre la eficacia de otros componentes de control, de vez en cuando un replanteamiento del sistema resulta útil. Con ocasión de dicho replanteamiento, se puede examinar la continuidad de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.

   El alcance y la frecuencia del monitoreo del control interno varía según la magnitud de los riesgos objeto de seguimiento y la importancia de los controles para la reducción de aquellos. Así, los controles que actúan sobre los riesgos de mayor prioridad y los más críticos para la reducción de un determinado riesgo será objeto de evaluación con mayor frecuencia. El monitoreo de todo sistema de control interno puede estar motivada por diferentes razones: cambios importantes en la estrategia o la dirección, importantes adquisiciones o enajenaciones, o modificaciones de envergadura efectuadas en la explotación o en los métodos utilizados en el proceso de la información. Cuando la toma de decisión es evaluar todo el sistema de control interno de la entidad, deberá centrarse la atención en cada uno de los componentes del control interno afectos a todas las actividades importantes. El alcance de la evaluación dependerá también de cual de las categorías de objetivos (operacionales, de información o de cumplimiento de las norma) va enfocada, etc.

1. MONITOREO DE LAS RECOMENDACIONES Y OTORGAMIENTO DE ASESORÍA ESPECIALIZADA.
2. RETROALIMENTACIÓN

Mediante la retroalimentación el control institucional ya no se considera como el establecimiento de normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones. Con seguridad los responsables de la gestión institucional miden la labor real, la comparan contra las normas e identifican y analizan las desviaciones. Pero entonces para hacer las correcciones necesarias, deben implantar y mejorar programas de acción correctiva con el objeto de alcanzar los objetivos deseados.Para llevar a cabo la retroalimentación debería seguirse el siguiente esquema:

1. Identificación de las desviaciones;Llevar a cabo el análisis de las causas de las desviaciones;Formular un programa de acción correctiva;Poner en marcha las correcciones necesarias;Obtener el desempeño deseado;Comparar con el desempeño real; y,Comparar el desempeño real contra los estándares (normas, criterios, indicadores, etc.)

La retroalimentación mide los resultados de un proceso y alimenta el sistema con los insumos que permiten tomar acciones correctivas para obtener los productos deseados.

La retroalimentación se ubica en el insumo del producto, de tal forma que se pueden hacer correcciones antes de que se afecte el sistema.

• DIAGNÓSTICO DE LAS ACCIONES DE CONTROL
• PROCESO DEL DIAGNÓSTICO DE LAS ACCIONES DE CONTROL.

Según Andrade (1999), el diagnóstico es el análisis de las acciones de control aplicadas. Debe comprender una mirada a la situación actual y a la evolución que ha tenido la entidad en el año 2000, 2001 y 2002, sobre la base de un informe que refleje la: situación encontrada, acciones emprendidas, resultados esperados y resultados obtenidos.

CASUÍSTICA DE DIAGNÓSTICO:

INFORME Nº 004-2002/SUNASS-040ACTIVIDAD DE CONTROL Nº 2-4539-2003-002

EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

AL 31 DE DICIEMBRE 2002

I. INTRODUCCIÓN

El presente Informe se formula en cumplimiento de la Directiva Nº 014-2001-CG/B150, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 174-2001-CG y contiene en términos generales, el desarrollo de las acciones de control y actividades de control planificadas, destacándose el logro de las metas y objetivos alcanzados.El Plan Anual de Control para el año 2002, de la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento – SUNASS, fue aprobado por Resolución de Presidencia del Consejo Directivo N° 073-2001-SUNASS-CD, y posteriormente por Resolución de Sub Contralor N°069-2001-CG, considerando un total de tres (3) acciones de control posterior y doce (12) actividades de control.Asimismo, por falta de capacidad operativa de la Gerencia de Auditoría Interna, tuvieron que cancelarse la ejecución de dos (2) acciones de control planificadas con el código 2-4539-2002-001 Remuneraciones y Bonificaciones y 2-4539-2002-003 OTROS; y, suspenderse una (1) acción de control planificada que se arrastraba como pasivo del año 2001, con el código 2-4539-2001-003 Control Presupuestal, las mismas que fueron coordinadas e informadas a la Contraloría General de la República. Igualmente, producto de una acción de control considerada como pasivo de años anteriores con el código 2-4539-2001-003, planificada en el Plan Anual de Control del año 2001 Remuneraciones y Bonificaciones ("Examen Especial al Area de Personal"), se concluyó en Setiembre del 2002, emitiéndose el Informe de Auditoría correspondiente; así como, previamente en el mes de Abril del 2002, se formuló un Informe Especial, el mismo que fue remitido al Comité de Control de Calidad de la Contraloría General de la República (CGR), para su posterior elevación al Titular de la SUNASS, para el inicio de las acciones legales del caso.Sin embargo, por disposición del Ente Rector del Sistema Nacional de Control; así como, por la Presidencia Institucional, se han realizado cuatro (4) acciones de control no planificadas, por los cuales se emitieron los Informes respectivos, que incluyen recomendaciones tendentes a reforzar el control interno institucional. Del mismo modo, se realizaron las doce (12) actividades de control planificadas, representando un cumplimiento del 100%; así como, adicionalmente se efectuaron cinco (05) actividades de control no planificadas.Cabe precisar, que a partir del 01.01.2003 y por disposición de la Presidencia Institucional, la Gerencia de Auditoría Interna se encuentra a cargo del señor CPC. ABC; así como, a partir del 06.01.2003, se ha contratado al señor CPC. XYZ, para desempeñar las funciones de Auditor; de esta manera la capacidad operativa actual del Órgano de Auditoría Interna es de dos (2) personas. II. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE METAS

La ejecución del Plan Anual de Control de 2002 de la SUNASS, se desarrolló de la manera siguiente:

ACCIONES DE CONTROL

Por las razones expuestas en el capítulo precedente, se tuvo que cancelar la ejecución de las dos (2) acciones de control consideradas en el Plan Anual de Control para el año 2002.

ACCIONES DE CONTROL (PASIVO DEL AÑO 2001)

Producto de una acción de control planificada del año 2001, se emitió el Informe de Auditoría correspondiente; así como, en cumplimiento de la NAGU 4.50 se emitió un Informe Especial, al evidenciarse indicios razonables de comisión de delito.

ACCIONES DE CONTROL NO PLANIFICADAS

Por disposición de la Contraloría General de la República; así como, por la Presidencia Institucional, se efectuaron cuatro (4) acciones de control no planificadas, habiéndose emitido los Informes de Auditoría correspondientes.

ACTIVIDADES DE CONTROL (COMPLEMENTARIAS)

Con relación a las actividades de control planificadas, éstas se desarrollaron en un 100.00%, tal como se muestra en el cuadro siguiente: